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Arte de hacer las cosas a travs de la gente Proceso de planear, organizar, integrar, liderar y controlar los esfuerzos humanos y uso de los recursos, para el logro de objetivos
Disear y mantener un ambiente en que grupos de personas y uso de recursos, buscan alcanzar metas
LA ADMINISTRACIN COMO ACTIVIDAD HUMANA El ser humano y sus mltiples necesidades El ser humano y los grupos donde satisface sus necesidades Primarios (afectivos y personales) Secundarios (agrup. religiosas, polticas, deportivas, grupos trabajo) De referencia (simpatiza)
LA EMPRESA
Unidad econmica desarrollar actividad de bienes y servicios
PRINCIPIOS BSICOS
Divisin del trabajo Autoridad Disciplina Unidad de mando Unidad de direccin Subordinacin de intereses Remuneraciones Centralizacin Cadena de mando Orden Equidad Estabilidad en el trabajo Iniciativa Unin del personal
TENDENCIAS
Diversidad fuerza de trabajo tica Estmulo a innovacin y cambio Administracin calidad total Reingeniera Delegacin autoridad y equipos trabajo Fuerza de trabajo bimodal Reduccin tamao empresa Trabajadores eventuales Globalizacin mercados
LOS ADMINISTRADORES
Administrar personas y tareas Movilizacin de la innovacin y el cambio Comunicacin Logro de la pericia tcnica Autoadministracin
+ LIDERAZGO = ADMINISTRADOR
CULTURA ORGANIZACIONAL
Conducta convencional o conjunto de patrones conductuales de una empresa, de significados compartidos, influyendo en todas las acciones. Estilo de hacer las cosas. Comprende:
Comportamientos de rutina por interacciones diarias y lenguaje comn Normas compartidas por grupos Valores empresa (liderazgo precios/calidad,polticas hacia el cliente, etc.) Reglas del juego para llevarse bien Clima relacin empresa - cliente
TIPOS DE CULTURA
De bisbol (autonoma)
De club (edad y experiencia) De academia (jvenes a modelar) De fortaleza (cambiante)
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Obligacin social (beneficios lmites, usa recursos y cumple actividades dentro de reglas del juego) Reaccin social (costo social, ecolgico y ambiental) Sensibilidad social (asuntos inters pblico)
TICA ADMINISTRATIVA
Administracin basada en valores
tica gerencial o directiva Nocin del bien y el mal Esfuerzo por desarrollar valores Personalidad para tener aceptacin de iguales Grado de desafo de prcticas de empresa Grado conviccin de valores propios Grado de exigencias de la cultura vigente Nivel del problema tico
TOMA DE DECISIONES
Proceso integral que incluye: Identificacin de un problema y causas Objetivos a lograr con solucin problema Identificacin de alternativas Evaluar las alternativas Seleccin de alternativa Evaluacin Implantar Monitorear
TOMA DE DECISIONES
Temor a perder algo Incomprensin de lo que ocurre y efectos Agravada por confianza entre quin inicia el cambio y el individuo
Se puede minimizar con: Educacin y comunicacin Comprometer en el cambio Apoyo jefes para vencer temor y ansiedad Negociacin y uso tcticas para convencer Amenazas (nunca recomendable)
LA PLANIFICACIN
Pensar anticipadamente, a travs de objetivos y acciones, que su actuacin se basa en mtodos, planes y lgica. Es: Toma de decisiones anticipada Logro objetivos v/s decisiones relacionadas Producir un estado deseado con accin correcta Clave para continuidad, sobrevivencia, adaptacin y sobrevivencia Observacin de sistemas relacionados Contacto con los participantes Definir hacia dnde va la empresa y mtodos uso Monitorear
ETAPAS DE LA PLANIFICACIN
Deteccin de oportunidades (dentro y fuera) Fijar objetivos empresas y reas Desarrollo premisas ambiente (Int. y Ext.) Definir cursos alternativos de accin Evaluacin de cursos de accin Seleccin de curso de accin Formulacin planes derivados o de apoyo Elaboracin de presupuesto
TIPOS DE PLANES
Propsitos o misiones Objetivos y metas Estrategias Polticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Compromiso
Flexibilidad Cambio de rumbo
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Proceso que incluye: Visin Misin Identificacin de las UEN Filosofa de la empresa Anlisis del medio externo Formulacin de la estrategia Asignacin de recursos Infraestructura de gestin
HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN
LA ORGANIZACIN
Proceso integral que permite crear la estructura de la empresa. Incluye: Establecimiento objetivos empresa Fijar estrategias, polticas y planes de apoyo Definir y clasificar actividades para el logro Agrupacin de actividades Delegacin de autoridad a cada nivel Vinculacin grupos (horizontal y vertical) Asignar recursos
ORGANIGRAMA
Representacin grfica de la divisin del trabajo y de los niveles de autoridad Remuneraciones iguales? Nivel de poder : cercana Directorio No muestra relaciones interpersonales de la organizacin informal y su utilidad
CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
Por funcin (tendencia especializacin) Por producto (afinidad tecnologa) Geogrfico (cercana mercados, materias primas o personal especializado) Por cliente o mercado Por proceso (conexin a igual proceso o actividades similares) Matricial (formacin equipos) (Problema : autoridad funcional y jerrquica) Manual de funciones
Recurso ms relevante. Caractersticas y problemtica actual. Caractersticas individuales Formacin Competencias Tendencias
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN
Grado en que los subordinados participan en la toma de decisiones. La proporcin ptima para logro de metas y estrategias depende de: Entorno estable (C) o complejo (D) Baja capacidad de decisin de jefes (C) o jefes experimentados (D) Jefes no quieren tomar decisiones (C) o s (D) Decisiones significativas (C) o menores (D) Empresa enfrenta riesgos o crisis (C) o no (D) Cultura empresa cree que Jefes no deben saber todo lo que ocurre (C) o s (D) Empresa no dispersa geogrficamente (C) o s lo est (D)
COMITS Y GRUPOS
Comits :
Grupo de personas a a las que se les asigna un asunto con fines de informacin, asesora, intercambio de ideas o decisiones. Naturaleza no administrativa y a veces como ejecutivo Plural (decisiones o ejecucin una o ms fases proceso administrativo)
Grupos : Uno o ms individuos, interactuantes e interdependientes que se han reunido para alcanzar determinados objetivos especficos.
DIRECCIN
Proceso de influir en las personas para que contribuyan al logro de metas de la empresa y de su grupo. Dirigir a las personas y entenderlos en sus operaciones, y as logren resultados esperados. Factores involucrados: Factor humano Liderazgo Motivacin Comunicacin
DIRECCIN Y COORDINACIN
Coordinacin : uso reglas, procedimientos, jerarquas y procedimientos para tener una organizacin estable. Uso de la comunicacin como clave. Tcnicas: Aplicacin de conceptos administracin (cadena mando, reglas, procedimientos) Aumento potencial coordinacin : A unidad ms independiente, mayor informacin para lograr coordinacin Aumento potencial con ms informacin vertical o relaciones laterales Coordinacin voluntaria
LA MOTIVACION
LA MOTIVACION
Necesidad insatisfecha Impulsos para satisfacerla
LA MOTIVACION
Teora de la vara y la zanahoria : compensacin y sancin para inducir un comportamiento deseado. Teora de la jerarqua de las necesidades de Maslow. Teora de expectativas (Vroom,Porter, Lawler): personas actan esperando que el acto tenga un resultado y ste tenga atractivo para ellas. Teora de la equidad (Adams) : personas perciben que lo que reciben de los resultados de su trabajo es acorde con su aporte y comparan aporte-resultados con los de otras personas.
LA MOTIVACION
Teora del reforzamiento (Skinner) : los individuos se pueden motivar con el diseo apropiado de su medio laboral y el elogio de su desempeo. Teora delas necesidades de Mc Clelland : 3 necesidades motivadoras (poder-posicin de liderazgo; afiliacin-queridos; logro-xito y temor fracaso)
LA MOTIVACION
Problemas contemporneos : Motivar a fuerza de trabajo con distintas necesidades Existencia del pago por desempeo. Bajo desempeo lleva a bajas recompensas. Pagos de sueldos mnimos
LA MOTIVACION
SUGERENCIAS PARA MOTIVAR AL PERSONAL Reconocer las diferencias individuales Colocar a cada quien en el lugar justo Fije metas. Resistencia a metas se vence con la participacin en la fijacin de ellas. Que las metas se vean alcanzables Individualizar las recompensas Vincular recompensas con el desempeo y que stas sean acordes con los aportes de cada uno El dinero como recompensa
EL LIDERAZGO
Arte o proceso de influir en las personas, para que se esfuercen con buena disposicin y en forma entusiasta hacia la consecucin de metas de su rea y empresa. Los componentes del liderazgo Habilidad de usar el poder en forma responsable y eficiente Habilidad de actuar, creando un clima laboral motivador y que las aporten lo mejor de s Comprender que las personas tienen distintas motivaciones v/s ocasin situacin Debe inspirar al personal en su trabajo
EL LIDERAZGO
Teora de los rasgos : Aisla caractersticas que distinguen a los lderes de los que no los son (Empuje - Honestidad e integridad Confianza en s mismos Deseo de dirigir InteligenciaConocimiento )
Teora del comportamiento : distingue a los lderes efectivos de los que no lo son (Autocrtico Democrtico Laissez faire) Teora Univ. Ohio : 2 categoras relevantes (estructura inicial consideracin)
Teora Univ. Michigan : 2 dimensiones (orientacin al trabajador y a la produccin)
EL LIDERAZGO
Grid gerencial : Representacin bidimensional basado en la preocupacin por las personas y la produccin (81 posiciones) (Estilo empobrecido Estilo campestre Estilo de tarea Estilo de equipos Estilo a mitad de camino)
Enfoques emergentes : Lder carismtico y el superliderazgo Teoras de contingencia El modelo Fiedler Teora situacional Hersey y Blanchard Teora de la ruta meta Modelo de participacin del lder
EL LIDERAZGO
Modelo Fiedler : 3 aspectos ( Relacin lder miembro, Estructura de la tarea Posicin de poder) Teora situacional Hersey y Blanchard : 4 estilos liderazgo (Decir vender Participar Delegar) Teora de la ruta meta : 4 tipos de lderes (Lder director Apoyador Participativo Orientado a logros) Modelo de participacin del lder : 5 tipos (Autocrtico I, Autocrtico II, Consultivo I, Consultivo II, Grupo II)
COMUNICACION
CONDUCTAS O ACTITUDES DE UN
RECEPTOR
SISTEMA DE COMUNICACION
QUIEN QUE MENSAJE
EMISOR
A QUIEN
RECEPTOR
Ruidos : emociones, palabras, interferencias, imgenes E/R: habilidades comunicacionales, actitudes, conocimientos, sistema social., cultura, influencia de sentidos
RESPONSABILIDADES
Del emisor Percibir el estmulo que da origen al mensaje Interpretar y codificar el mensaje (receptor) Tomarse el tiempo necesario Organizar el mensaje Basarse en hechos y evidencias Seleccionar el canal adecuado Estar atento a la retroalimentacin
RESPONSABILIDADES
Del receptor
Percepcin del mensaje Decodificacin, dndose el tiempo suficiente Interpretacin objetiva Codificacin paratransmitirlo a otros Retroalimentar al emisor
TIPOS DE COMUNICACIONES
Verbal No verbal
Expresin facial
TIPOS DE COMUNICACIONES
COMUNICACION EFICAZ
C=M -(E + R)
Responde a:
Necesidad que satisface el mensaje (origen)
Metas a lograr con el mensaje (ensear, informar, cambiar actitud) Obstculos a superar Resultados a lograr con el mensaje
ESCUCHA ACTIVA
6 NIVELES
Mirada perdida (sin atencin) Respuesta automtica (pregunta no oda) Repetir las ltimas palabras Posibilidad de contestar algunas preguntas Poder decrselo o contrselo a otro Explicrselo a otro
CUANDO ESCUCHAR
Informacin es til
ESCUCHA ACTIVA
Mirar al otro Tomar notas, para evitar olvidos No terminar las frases del otro No saque conclusiones Evite juzgar el cmo se nos dicen las cosas y atender lo que se nos dice
BARRERAS COMUNICACIONALES Omisin Filtrado (ocultar lo negativo) Falta de tiempo Marcos de referencia (captacin diferente por experiencias diferentes) Escucha selectiva Problemas semnticos (distintos lenguajes o significados, tecnicismos)
BARRERAS COMUNICACIONALES
Uso de jergas Ideas preconcebidas, prejuicios o expectativas del otro o del mensaje Sobrecarga de informacin No credibilidad de la fuente
EL MENSAJE
Claridad (entendible y valor) Integridad Utilidad Mensaje creble Fuente creble Continuidad con lo real o con problemas actuales Consistente con la realidad y datos Adecuacin al receptor Existencia de auditorio atento
CONTROL
Proceso para asegurar que las actividades reales sean ajustadas a las actividades planificadas.
Medicin y correccin del desempeo, a fin de asegurarse que se cumple con los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos. Agente retroalimentador en el proceso administrativo.
CONTROL
PLANIFICACION CONTROL
Medicin Comparacin Desviacin
DIRECCION
Decisin Actuacin
Fsicos : Hrs. Trabajo/unidad producto Costos : Costo directo e indirecto/ unidad producida Capital : Rendimiento sobre inversin Ingresos : Venta promedio por cliente Programas : desempeo programa nuevos productos Metas : capacitar a vendedores Intangibles : relaciones interpersonales
CONTROLES FINANCIEROS
Estados financieros (seguimiento valor monetario de bienes y servicios) . Tres razones:
Liquidez (Conversin activos en $, para obligaciones y necesidades corto plazo) Situacin financiera general (Equilibrio a largo plazo entre deuda y capital contable) A - P Rentabilidad (obtener utilidades constantes en un perodo)
Balance general (descripcin empresa : activos, pasivos y valor neto a un momento x) Estado de resultados (resumen comportamiento financiero en un rango de tiempo) Flujo de caja y usos de los estados de origen y aplicacin de recursos (proveniencia y su uso)
TECNICAS DE CONTROL
Presupuestos (de caja, de capital, de materiales, de costos, de tiempo, con base cero, por programa, etc.) No presupuestables (estadsticas, informes y anlisis especiales, auditora operativa, observacin personal) Redes (Carta Gantt, PERT CPM) Administracin por objetivos (integracin actividades claves, para logro eficaz y eficiente de objetivos)
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Presupuesto de operaciones Cuntos bienes y servicios espera consumir en el perodo (Unid. Fsicas y costos) De costos, ingresos y utilidades Presupuesto financiero Cunto dinero espera gastar dentro del perodo, indicando sus fuentes.
PRESUPUESTOS OPERACIONALES
De costos (costos material y mano de obra de cada producto, incluyendo los costos fijos, como publicidad, investigacin, ventas y administracin) De ingresos (medicin de la eficacia de la mercadotencia y las ventas, a travs de precio unitario x ventas proyectadas)
De utilidades (combinacin de presupuestos de costos y de ingresos de una unidad)
PRESUPUESTOS FINANCIEROS
Detalle de dinero a gastar en un perodo y fuentes
Presupuesto de capital (Inversiones futuras en edificios, equipos y otros activos materiales de la empresa) Presupuesto de caja (Combinacin ingresos, egresos y reogaciones de capital nuevo) Presupuesto financiero (Garantiza la disponibilidad de recursos para cubrir la diferencia entre ingresos y egresos y programa los crditos necesarios) Presupuesto de Balance General (Combina todos los presupuestos, a fin de ver como ser el Balance General, al trmino del presupuesto)
AUDITORIAS
Externas Verificacin y evaluacin independiente de las cuentas y estados financieros Comprobacin de activos y pasivos Revisin de integridad y exactitud de los informes financieros Internas Hechas por la empresa para verificacin de si sus activos estn debidamente cuidados y sus registros son cubiertos de manera confiable. Ve precisin de los informes y efecta recomendaciones
RECOMENDACIONES
No pretenda controlarlo todo No esconda informacin Deben llevarse registro de datos de aspectos a controlar Debe saber cuando castigar, ante resultados negativos Debe ser oportuno, para prevenir, ms que curar