PAPELDELAREAUSUARIAENLASCONTRATACIONESDELESTADO1PARTE INTRODUCCION Esinteresanteelrolquecumplehoyendaelreausuariaenlascontratacionespblicas,ms quenadaporlaimportanciaqueleotorgalanuevaLeydeContratacionesdelEstado(LCE)ysu Reglamento (RLCE), aprobados con Decreto Legislativo 1017 y D. S. 1842008EF, respectivamente.

Justamente su importancia radica en la responsabilidad que asume por las necesidades de contrataciones que requiere, as como de las facultades que ha recibido para definir las caractersticas y especificaciones tcnicas de los bienes, servicios y obras, precisando entre otras aspectos, la calidad y la finalidad pblica. En el presente informe enfatizaremos el tema de la contratacin de bienes, la responsabilidad del rea usuaria con respecto a sus necesidadesplanteadasylamaneraderequerirlo. RESPONSABILIDADDELAREAUSUARIA De conformidad con el artculo 5 del RLCE, el rea usuaria figura como uno de las dependencias responsables de las contrataciones, cuyas cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias. Aqu distinguimos 2 tipos de reas usuarias: primero aquella quien directamente usa u opera los bienes y servicios y, segundo aquella que no siendo la que usa el bien, sin embargo, por la especialidad que posee canaliza las necesidades, la revisa, corrige y determina las caractersticas y especificaciones tcnicas, siendo la encargada de hacer el requerimiento en representacin de todos los usuarios directos; as por ejemplo, todas los funcionarios y servidores de una Entidad usan computadoras personales, stos al hacer sus nuevos pedidos, son remitidos a la Oficina de Informtica de la Entidad, quien por su capacidad tcnica y especialidad que tiene, se encarga decanalizardichospedidosdelosusuariosdirectos,revisando,corrigiendoydeterminandolas caractersticas y especificaciones tcnicas, para actuar como rea usuaria tcnica en representacindelosdemsusuariosdirectos. REQUERIMIENTODELAREAUSUARIA En esta parte el rea usuaria, de conformidad con el artculo 13 de la LCE, una vez aprobado el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Entidad, debe hacer su requerimiento al rgano Encargado de las Contrataciones (OEC) de los bienes que estn programados y aprobados en dicho PAC. Para ello, al plantear su requerimiento, el rea usuaria deber describir el bien a contratar, definiendo con precisin su cantidad y calidad, indicando la finalidad pblica (Cumplimiento de metas y objetivos de acuerdo a su Plan Operativo institucional) para la que debesercontratado. El referido artculo sigue diciendo que la formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento; vale decir, que el OEC realiza el estudio de mercado, determina las alternativas del bien requerido que existe en el mercado que cumplen con las caractersticas tcnicas solicitadas y, sobre esta base, el rea

usuaria debe definir las mismas; as por ejemplo, si el rea usuaria solicit un bien con caractersticas a, b y c, pero en el mercado las alternativas existentes demuestran que hay bienes con caractersticas a, b, c, y d, en este caso, el rea usuaria puede definir que las caractersticas tcnicas sean a, b, c, y d en reemplazo de a, b y c, en cuyo caso har las modificacionespertinentes. Elcitadoartculocontinadiciendoquelacitadaevaluacindeberpermitirlaconcurrenciade la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores; es decir, que el estudio de mercado debe determinar la existencia de dos(2)msproveedoresqueofrecenelbienconlascaractersticastcnicassolicitadasporel rea usuaria. Por otro lado, algo que nunca deben hacer el rea usuaria y el OEC, es incluir dentro de sus caractersticas tcnicas y/o requerimientos tcnicos mnimos, algn requisito indebido que pueda favorecer a algn postor en particular, con la finalidad de buscar algn tipo de ventaja en particular; el hecho de hacerlo implicara que se vean envueltos y seriamentecomprometidosensendasresponsabilidadesdeordenadministrativo,civilopenal, en caso sean detectados por la Oficina de Control Institucional (OCI) y/o por alguna denuncia deunterceroantelaEntidady/oContraloraGeneraldelaRepblica. Asimismo, contina sealando el artculo 13 que las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamenteconlosreglamentostcnicos,normasmetrolgicasy/osanitariasnacionales, silashubiere.Estaspodrnrecogerlascondicionesdeterminadasenlasnormastcnicas,silas hubiere; ello significa que el rea usuaria al momento de describir las caractersticas tcnicas del bien solicitado, deber tener en cuenta que las mismas deben cumplir necesariamente, en caso existan, con los requisitos y exigencias sealadas por dichos reglamentos y normas pertinentes. Por otro lado, el artculo 11 del RLCE seala que el rea usuaria es la responsable de definir conprecisinlascaractersticas,condiciones,cantidadycalidaddelosbienes,serviciosuobras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la Ley. El rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas delo que se va a contratar. Al respecto, dichoartculocorroboralosealadoporlaLCE. Adems,dichoartculoestipulaqueparaladescripcindelosbienesyserviciosacontratarno se har referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarizacin debidamente sustentado, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad; en otras palabras, la descripcin de losbienesnodebeestarorientadaalosaspectosarribaenunciados,porloqueelreausuaria y el OEC deben estar alertas para no caer en dicha situacin, evitando de esa manera que las basespuedanserobservadas.
CPCANGELMANUELCARRILLOLEVANO AuditorIndependienteyCapacitadorOSCE