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Comment monter un projet et rdiger une proposition comptitive ?

PCN Science dans la socit

PCN Science dans la socit Mars 2007

Coralie Bajas/ Nicolas Bellego Mission Europe Bretagne

Architecture du 7me PCRD


Cooperation
1. Sant 2. Alimentation, Agriculture, Pche & Biotechnologies 3. Technologies Information Communication Bourses Marie Curie 4. Nanosciences , nanotechnologies matriaux , nvelles technologies de production

Ideas
Recherche frontire

People

Capacities
5. Energie 6. Environnement et climat 7. Transport (aronautique inclus ) 8. Sciences socio-conomiques 9. Espace 10. Scurit Infrastructures de recherche SMEs Rgions de la connaissance Science dans la socit Inco ...

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Schmas de financement
Rseaux dexcellence Projets collaboratifs Action de soutien et de coordination (CSA) Projets individuels

Actions Marie Curie

Recherche ddie des groupes particuliers (ex : PME ; ex-CRAFT) Action de soutien et de coordination

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Conditions de participation (rgles minimales)

Consortium : 3 entits lgales indpendantes de 3 Member States (MS) ou Associated Countries (AC) Quelques exceptions : ERC, Bourses Marie Curie, ex-INCO (2 MS/AC + 2 pays INCO), cas particuliers indiqus dans les calls et WP

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Contribution financire CE
Principe de co-financement Principe de remboursement des cots ligibles Plus de modles de cots Universit : cot indirect = forfait = 60% des cots directs (pour 2007-2009), passera 40% de 2010 2013 Taux de remboursement maximum :
R&D : 75% pour tous sauf grands groupes industriels Demonstration : 50% Autres : 100% Remarques : CSA + Marie Curie => 100%

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Monter une proposition comptitive


Problmatique = monter un projet europen de type collaboratif en tant que coordinateur

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Montage dune proposition


6 tapes cls : 1. Pertinence et faisabilit du projet 2. Dfinition de la proposition 3. Constitution du consortium : recherche de partenaires 4. Prparation de la proposition 5. Rdaction de la proposition 6. Donnes administratives, enregistrement et soumission EPSS => des documents CE pour vous guider chaque tape

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Utilisation des documents de la CE (1/2)


3 documents cls
Documents publis par la CE Objet et contenu des documents

Le programme de travail

Description du contenu des lignes daction proposes calendrier indicatif types dinstruments prvus et nombre

Lappel propositions

Caractristiques de lappel : lignes dactions ouvertes dates de soumission Budget types dinstruments (publi au JOUE )

Le guide du proposant

Guide expliquant la procdure de soumission et la faon de construire la proposition (critres, contraintes ,)

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Utilisation des documents de la CE (2/2)


3 documents cls: Dcryptage du WP - Contexte = (les 10 1res pages) - Content = lignes thmatiques

- Objectifs, expected impact, topic, funding scheme => est-ce quon rpond prcisment la question ?
+ Penser remonter du plus prcis au plus large : Topic => outline/objective du pilier => contexte du WP

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet


1re dmarche : savoir si mon projet de recherche ou dinnovation sinscrit bien en rponse un besoin spcifique exprim par la CE Comment ? => en recherchant une ligne thmatique, un schma de financement ou plus largement une action spcifique hors thmatiques dans le programme Document utiliser : Work programme

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

se prparer plusieurs mois lavance

Ide

Test de lide

Mise en forme

Prparation

Soumission

Projet europen

Draft des programmes

Publication de lappel propositions + documents associs

Deadline soumission

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet


=> Les questions se poser
Quels sont les objectifs du projet ? A quoi et qui serviront les rsultats ?

En quoi l ide est-elle gniale, innovante ?

Pourquoi mener un tel projet l chelle europenne ?

Les questions se poser avant de se lancer ...


Pourquoi raliser ce projet maintenant ? Pourquoi ne pas sous-traiter ? Quelles sont les recherches dj menes dans ce domaine ?

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

2me dmarche : valuer ma capacit coordonner un projet et ma lgitimit de coordinateur (vis--vis de la CE) Comment ? Leadership scientifique europen Exprience europenne Mobilisation dun core group Structure de management Visibilit europenne rfrencement CE

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tape 2 : Dfinir sa proposition


Dfinition par le core group des objectifs gnraux de la proposition en rponse la ligne thmatique ou laction spcifique identifie en prenant en compte galement:
- Ltat de lart - Le programme spcifique - Les projets dj financs dans le cadre du PCRD - Le programme de travail dans son ensemble (contexte) - Lappel propositions

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tape 2 : Dfinir sa proposition


Dfinition par le core group des besoins pour rpondre ces objectifs - Apports scientifiques ncessaires - Partenaires complmentaires - Structures - Technologies ncessaires - .

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tape 3 : Constituer son consortium


rechercher des partenaires complmentaires ayant lexpertise technique rpondant aux besoins identifis & aux objectifs fixs En ayant toujours lesprit : une situation gagnante pour tous les partenaires un rle bien dfini pour chacun des partenaires pas de chevauchement de responsabilits pas de concurrence au sein du consortium grer les collaborations pour atteindre les objectifs Quid de lquilibre gographique? Quid des partenaires industriels? Quid des partenaires hors Europe?

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tape 3 : Constituer son consortium


Pour trouver les partenaires manquants : explorer son propre rseau et celui des partenaires du core group utiliser les diffrents vecteurs de recherche de partenaires ex : CORDIS PARTNERS Service http://cordis.europa.eu/partners-service/home_en.html ex : PCN http://cordis.europa.eu/fp7/ncp.htm ex : Bureaux rgionaux Bruxelles, dispositif rgional, laide de la fiche partner search for call

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tape 4 : Prparation de la proposition

Le montage = un projet en soi ! => => rtro-planning (ressources, dlais, rpartition des tches, ) Management du montage, rpartition des tches

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tape 4 : Prparation de la proposition


1er temps : (si possible lors dun consortium meeting) Brainstorming (originalit, excellence, ides novatrices,) Validation par lensemble du consortium des objectifs fixs Vision commune et partage du projet Rpartition des activits en Workpackages (WP) Dsignation de WP Leaders et de partenaires contributeurs par WP

Garder lesprit la pertinence entre les objectifs, le topic de lappel et le schma de financement indiqu

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tape 4 : Prparation de la proposition


2me temps : 1er travail sur les WP (objectifs, tches, dliverables, milestones, pers/mois, ) Echanges entre les partenaires sur contenu des WP 1re valuation du budget (dfinition du budget max par partenaire) Grandes lignes structure de management (si possible lors dun autre consortium meeting) Attention au dcalage entre un projet trop ambitieux et des moyens (ressources + capacits de management) inadapts
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tape 5 : Rdaction de la proposition


-

Partir du template impos par le guide du proposant Partie Administrative => Forms A et EPSS Partie B = Proposition Rpondre tous les critres de manire gale !
S/T quality and relevance Implementation Impact

Documents utiliser : Guide du proposant, Work programme, Critres dvaluation, Documents politiques ,

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Formuler des objectifs de recherche appropris :
SMART
Spcific Measurable Achievable Result-oriented Time-related

Clairement rdigs Pas trop compliqus

de bons objectifs

Dvelopps en collaboration avec les partenaires Sous le contle

des leaders de WP du coordinateur

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Intgrer correctement les objectifs dans la proposition :
Objectifs stratgiques : Politiques europennes, Programme cadre Objectifs gnraux et spcifiques : appel proposition et programme de travail, proposition elle-mme Ralisations : quest ce qui sera ralis ? (des activits aux rsultats)

Ce que le projet aura apport au contexte (scientifique , technique, social , conomique,)

VISION

Mesurables

Objectifs

Organisation - dlais ressources - risques

Work packages Tches

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Rsultats avec des ressources dfinies

Dvelopper un plan de travail raliste :

Intgrer les contraintes ds le stade de la proposition

Rsultats
(qualit)

Ressources
(humaines , financires )

Rsultats en temps limit

Risques lis aux ressources

- plan de travail
(temps limit, milestones , dlais imposs par la CE )

Risques lis aux dlais

- approche managriale

Dure

Risques
(ressources , rsultats, dlais)

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Utiliser les schmas imposs :

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Dvelopper un plan de travail raliste : Utiliser les outils de management ds la proposition (Gantt chart, Pert,)

Source : hyperion.ie

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Articuler le projet avec le travail men par dautres : Cadrer le projet de faon adapte (frontires exactes du projet) Cadrer le projet par rapport linstrument choisi Bien dfinir sa contribution et celle des partenaires (quilibre)

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tape 5 : Rdaction de la proposition


Impact : dcrire les bnfices pour : Europe : comptitivit europenne, appui aux autres politiques communautaires, , comptition avec les EtatsUnis, le Japon, Chine, Rgion, Etat :dveloppement territorial, emploi, Industries : comptitivit industriels, applications industriels, marchs, Citoyens : rponses des problmes socitaux, bien-tre,
Documents utiliser : Programmes spcifiques, Work programme, Documents politiques (Green papers,)

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tape 6 : donnes administratives et EPSS

Form A1 : Informations sur la proposition : - titre, acronym - mots clefs - rsum

Form A2 : Informations sur le coordinateur et sur les partenaires (une form A2 par partenaire)

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tape 6 : donnes administratives et EPSS

Form A3 : Informations sur le budget et le financement demand la CE

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tape 6 : donnes administratives et EPSS


EPSS : Comment procder en tant que coordinateur?
- Accder Cordis website pour un appel spcifique, senregistrer sur lEPSS - Rception par mail du password pour EPSS - Identification sur l online EPSS - Changement de password pour le coordinateur et les partenaires - Envoyer aux partenaires leur identifiant et password - Enregistrer la proposition en indiquant le nombre de participants, leur id, nom et email - Remplir les Part A forms (objet, participants, budget) - Up-loader le fichier Part B - Up-loader les annexes de Part B si ncessaire - Valider la proposition (basic check) - Soumettre la proposition - Verifier que le systme procure un numro de proposition - Logout et vrification de lemail de confirmation

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Conseils pratiques
- Il faut VENDRE sa proposition la CE => marketing (schmas, images, tableaux pour illustrer largumentation) - Considrer tous les critres et tous les mots utiliss dans la ligne thmatique du WP - Savoir sentourer (Cellules Europe, PCN, ), mais aussi au sein du consortium => impliquer les partenaires ds le montage de la proposition, sassurer dune vision commune du projet - Faire relire sa proposition - Soumission lectronique (EPSS) : Sy prparer lavance Attention au pige de la dernire minute !
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Evaluation
Procdure dvaluation :
Lecture individuelle Jury Consensus
(avec entretiens optionnels )

Soumission*

Dcision de la Commission
Classement final Liste des projets refuss

Proposition Forms (administratives ) Eligibilit

Evaluateurs critres

Evaluateurs critres

Evaluateurs critres questions Classement suggr

* Attention : dans certains cas, il existe aussi des soumissions et valuations en deux tapes ! (prcis dans lappel propositions)

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Evaluation
3 critres dvaluation (pour les projets collaboratifs)
S&T project Implementation Impact + Ethique Notation & pondration:

5 points par critres Seuil critres = 3/5 Seuil proposition = 10/15

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Finalement, vous ne souhaitez plus tre coordinateur Une autre solution : trouver son consortium !
Exemple de fiche pour intgrer un consortium en cours de montage en Europe

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Liens utiles
Sites 7e PC (gnraux) Cordis towards FP7 : http://cordis.europa.eu/fp7/home.html Cordis : http://cordis.europa.eu/en/home.html ERC : http://erc.europa.eu/index_en.cfm Europa : http://europa.eu/pol/rd/index_fr.htm Eurosfaire : http://eurosfaire.prd.fr/ Clora : http://www.clora.net/ IPR : http://www.ipr-helpdesk.org/index.html Portail europen de la mobilit :http://europa.eu.int/eures/ Focus sur SIS : Cordis Appel SIS http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.CapacitiesDet ailsCallPage&call_id=33 Europa SiS:http://ec.europa.eu/research/science-society/home_en.cfm Futur site SiS sur Eurosfaire (fin mars 2007) SINAPSE : http://ec.europa.eu/sinapse/sinapse/index.cfm
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Contacts
Prenez contact avec le PCN SIS si vous souhaitez : Vous informer Rechercher des partenaires Prparer votre projet

Sophie Tocreau: sophie.tocreau@recherche.gouv.fr Martine Rousel : martine.roussel@recherche.gouv.fr

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