INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS SEDE CONCEPCIN

TRABAJO DE ANALISIS DE SISTEMAS Panadera El Roble

ALUMNOS Claudia Azocar Cristian Caro Carolina Rivera

PROFESORA Carolina Vega Mansilla

CONCEPCIN 2012

ENTREVISTAS Panadera EL ROBLE

Entrevista Gerente General

Posee algn tipo de control de ventas por cliente? R: No algo especifico y detallado, solo tengo el control sobre clientes potenciales que atiendo directamente.

Le gustara o cree que es necesario tener la informacin de los clientes que usted no atiende directamente? R: Por supuesto, para poder entregar mejores ofertas y dar confianza a mas clientes.-

Tiene conocimiento de los productos con mayor rentabilidad y rotacin? R: Solo por pedidos que hago personalmente y por las compras que debo autorizar.-

Cree que es necesario llevar estadsticas? R: Si, me gustara que en cualquier momento que necesite una informacin de mi negocio, la pueda obtener rpidamente.-

Cmo proyecta su negocio? R: Me he dado cuenta que para crecer como empresa es necesario actualizarse, por ejemplo ver opciones de crdito a algunos clientes.-

Entrevista Administradores Cmo cree usted que podra mejorar su trabajo? R: Teniendo claro que productos tienen mayor rotacin y cuales puedo potenciar. En general tener el control de todos los productos para poder ubicarlos estratgicamente.-

Qu debilidades cree que tiene la empresa? R: La poca mantencin de las maquinarias, debido al poco control que se tiene.-

Qu aportes hara? R: Poner un libro de reclamos y sugerencias para saber las necesidades de los clientes y las oportunidades de mejora.-

SISTEMA DE VENTAS Panadera EL ROBLE

Etapa de anlisis: Identificacin del problema, oportunidades y objetivos: El gerente general de la Panadera El Roble, necesita informacin detallada de los productos vendidos en la panadera. El objetivo principal es establecer la cantidad y tipos de productos que se venden en la panadera El Roble. Determinacin de los requerimientos de informacin: Entrevista Gerente General Panadera El Roble El gerente general desea saber qu tipo y cantidad de productos vende en la panadera, el tipo de pago de sus clientes y si existe posibilidad de darle crditos a sus clientes, para ellos debe tener claro la cantidad de productos que vende a un cliente en particular.

Entrevista a los Administradores de cada local Los administradores desean informar de manera exacta la cantidad de productos vendidos en cada local, se les consulta el movimiento de cada local, la cantidad de productos vendidos, los tipos de productos que ofrecen, el tipo de pago de los clientes, si la capacidad de los locales es apta para la cantidad de productos ofrecidos, en qu estado se encuentra la maquinaria de los locales y si los clientes han consultado por posibilidad de crditos.

Entrevista a los Cajeros de cada local Los cajeros son los encargados de ingresar correctamente los cdigos de barra, se les consulta que tipo de productos se venden ms, que dificultades tienen para ingresar la informacin y el estado de los equipos.

Entrevista a los Vendedores de cada local Los vendedores son los encargados de ofrecer e identificar correctamente el producto con su cdigo de barra, se les consulta el estado de las mquinas, el estado de sus puestos de trabajo, cuales son productos ms vendidos y la capacidad del local.

Anlisis de las necesidades del sistema

A base de la informacin recopilada en la entrevista, se ha determinado que el sistema debe tener las siguientes caractersticas: El sistema debe ser fcil de usar. El volumen de datos a ingresar debe ser pequeo, para evitar errores. El resultado de los datos ingresados se debe reportar en registros diarios. La informacin debe quedar en reportes diarios y mensuales. El sistema debe tener un registro histrico de los datos ingresados, para poder revisar informacin pasada. El formato de ingreso de datos deber ser amigable ante sus usuarios. Para seguridad de la informacin los usuarios tendrn claves de ingreso al sistema.

Diseo de salida Identificacin de la salida: El gerente general requiere conocer el volumen de venta de sus productos, el tipo de pago y la capacidad de crdito que puede entregar a sus clientes. Mtodo para presentar la informacin: Agrupacin de volmenes de venta por tipo de producto (tipo de pan y productos de repostera). Determinacin de estadstica de tipo de pago. Registro de crdito y deudas de clientes. Formato de presentacin de la informacin: Se generar un reporte y una estadstica instantnea de los tipos de productos vendidos en cada local y tipo de pago utilizado en un periodo determinado (diario, semanal, mensual, etc.). Se generar un segundo reporte respecto al estado de los crditos de los clientes que utilicen este mtodo de pago. Los resultados individuales y agrupados de todos los locales estarn disponibles para anlisis del gerente general de la empresa a travs de una pgina web.

Diseo de entrada Mtodo de ingreso de datos: El administrador de cada local ingresar los datos de venta al sistema especificando el tipo de productos, cantidad, precio, nmero de boleta o factura y mtodo de pago. Para evitar equivocaciones los productos estarn identificados por un cdigo de barras y adems se llevar registro de las boletas y facturas. Debido a la baja cantidad de datos a ingresar se estima que la probabilidad de errores disminuya. Este sistema estar diseado para el ingreso de datos en lnea. Se deber capacitar al administrador de cada local para ser el encargado de revisar los datos ingresados al sistema a travs de las cajas registradoras de los locales.

Diseo de sistema de archivos Se crea una base de datos donde se asigne un cdigo de barras a cada tipo de producto ofrecido en las panaderas. Se debe hacer un reporte diario de los productos vendidos.

Diseo de procedimientos Mtodo de captura de datos: Cada cajero deber utilizar el lector de cdigo de barra e ingresar la cantidad de productos vendidos. El administrador deber cotejar diariamente que cada producto este bien ingresa y con el cdigo correcto.

Diseo de controles El administrador deber cotejar y revisar la informacin ingresada automticamente a travs de las cajas registradoras. Los administradores de cada local sern los nicos autorizadores para llevar a cabo esta misin.

Diagrama de Flujo de Datos Sistema de Ventas Panadera el Roble

Clientes
Pedidos en local y sobre 25 kilos Detalle de pedidos

Recepcin de Pedidos
Pedido cancelado

Pedidos en Local Y sobre 25 kg.

Facturas

Informacin de cuentas

Nombre cliente direccin

Cliente con Factura

Nombre del cliente detalle factura

Nombre del cliente direccin

Cobranza

Cobro de indagacin

Clientes con factura

Facturas declaracin

DICCIONARIO DE DATOS tem Proceso Recepcin de Pedidos Flujo de Datos Pedidos en Local y Sobre 25 Kg. Entidad Orden de Compra Atributo Cdigo clienteNombreDireccinContacto- Fecha Cdigo clienteNombreDireccinContacto- Fecha Cdigo clienteNombreDireccinContacto- FechaRut-Folio- N O.C. Cdigo clienteNombreDireccinContacto- Fecha Cdigo clienteNombreDireccinContacto- Rut Cdigo clienteNombreDireccinContacto- FechaRut-Folio- N O.C. Cdigo clienteNombreDireccinContacto- FechaRut-Folio- N O.C. Inquietudes Cdigo clienteNombreDireccinContacto- Rut Almacenamiento Archivador de O.C. Of. Administrador

Recepcin de Pedidos

Detalle de Pedido

Orden de Compra

Archivador de O.C. Of. Administrador

Recepcin de Pedidos

Pedido Cancelado (Pagado)

Factura Boleta

Archivador de Boletas o Facturas Of. Administrador

Recepcin de Pedidos

Informe de Cuentas

Orden de Compra Listado de Clientes Activos Factura Boleta

Archivador de O.C. Of. Administrador

Recepcin de Pedidos

Nombre Cliente

Servidor

Cobranza

Detalle de Factura

Archivador de Boletas o Facturas Of. Administrador

Cobranza

Factura Declaracin

Factura Boleta

Cliente

Cobranza

Cobro - Indagacin

Verbal Listado de Clientes Activos

Cliente

Cobranza

Datos Cliente

Servidor

PROPUESTA Para que el sistema funcione se le recomienda al gerente de la panadera invertir en los siguientes equipos, ya que gracias a ello podr tener el control deseado aumentando su productividad y facilitando el trabajo. Adems instalar el nuevo sistema dar la eficiencia y eficacia a los procesos que se llevan a cabo.

Equipos a Invertir: 2 Computadores (Uno para la caja y otro para los vendedores) Talonarios de O.C Honorarios Analistas Honorarios Programador TOTAL A INVERTIR $600.000 $100.000 $200.000 $150.000 $1.050.000