Criar uma mala direta com o Microsoft Word e Excel.

possvel usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word para criar e imprimir etiquetas para envio em massa usando os dados de uma planilha do Microsoft Excel. Neste tutorial, explicamos como construir corretamente sua planilha de dados (Excel) e como utilizar esse recurso do Word utilizando o "Assistente de mala direta" que torna a tarefa muito mais simples do que se imagina. Abaixo um resumo do recurso "mala direta" e na sequncia as etapas do processo. Ao usar o recurso mala direta do Word, o Word mescla um "documento principal" com uma "lista de destinatrios" para gerar um conjunto de "documentos de sada".

O documento principal contm o texto bsico que o mesmo em todos os documentos de sada. Ele pode conter um papel timbrado, texto e instrues nos "campos de mesclagem" para inserir texto (tais como nomes e endereos de destinatrios) que variam de um documento de sada para outro. A lista de destinatrios um banco de dados, por exemplo, um arquivo de banco de dados do Microsoft Access ou uma pasta de trabalho do Excel, que contm os dados a serem mesclados nos documentos de sada. Normalmente, este banco de dados uma lista de nomes, endereos e nmeros de telefone. Os documentos de sada so o resultado da mala direta. O texto em um documento de sada pode ser o mesmo em todos os documentos de sada, mas possvel aplicar formatao em diferentes documentos.

Etapa 1: Configurar o arquivo de dados do Excel

Antes de continuar com o Assistente de mala direta, crie seu arquivo de dados do Excel e organize-o usando os campos que deseja usar para sua etiqueta verificando se a sua planilha do Excel est bem estruturada para esse propsito. Observe os seguintes requisitos para a tabela de dados:

A primeira linha deve conter nomes de campo para cada coluna. Por exemplo, nome, endereo, bairro, cep, cidade, estado. Cada nome de campo deve ser exclusivo. Cada linha deve fornecer informaes sobre um item especfico. Em uma lista de endereamento, por exemplo, cada linha pode incluir informaes sobre um destinatrio especfico. A tabela no deve ter linhas em branco.

Aps a criao do seu arquivo de dados do Excel, salve-o e feche-o.

Etapa 2: Configurar o documento principal

Inicie o Microsoft Office Word 2003 ou uma verso anterior do Word, aponte para Cartas e correspondncias no menu Ferramentas e clique em Assistente de mala direta. Inicie o Microsoft Office Word 2007, clique na guia Endereamentos, em Iniciar mala direta no grupo Iniciar mala direta e clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo.

Em Selecionar o tipo de documento, clique em Etiquetas. O documento ativo torna-se o documento principal (o documento que contm o texto e os grficos iguais para cada verso do documento mesclado. por exemplo, o remetente ou a saudao em uma carta modelo). Clique em Prximo: Iniciar o documento. Obs: Se voc estiver familiarizado com o recurso mala direta ou preferir trabalhar sem o assistente, ser possvel usar a barra de ferramentas Mala direta. Crie uma nova planilha de etiquetas: o Clique em Alterar o layout do documento. o Clique em Opes de etiqueta. o Na caixa de dilogo Opes de etiqueta, selecione as opes que deseja, tais como o tipo e o tamanho da etiqueta, e clique em OK. o Para obter ajuda sobre uma opo, clique no ponto de interrogao e na opo. Clique em Prximo: Selecione os destinatrios.

Conectar-se a um tipo de lista diferente, como um banco de dados ou uma lista de endereos do Office

Em Selecione os destinatrios, clique em Usar uma lista existente. Clique em Procurar. Na caixa de dilogo Selecionar fonte de dados, localize e clique na fonte de dados desejada. Por padro, o Microsoft Word abre a pasta Minhas fontes de dados. Clique em Abrir. Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de dilogo apaream solicitando informaes especficas. Neste tutorial, a fonte de dados uma planilha do Microsoft Excel e tem informaes distribudas em vrias guias, ser necessrio selecionar a guia contendo a informao desejada e clicar em OK.

Todas as entradas na fonte de dados aparecero na caixa de dilogo Destinatrios de mala direta, permitindo o refinamento da lista de destinatrios a serem includos na mesclagem. Na caixa de dilogo Destinatrios de mala direta, selecione os destinatrios que deseja incluir. Clique em Prxima: Prepare as etiquetas.

Organizar o contedo das etiquetas

Insira campos de mesclagem onde deseja mesclar nomes, endereos e outros dados como cdigo de barras postal. Se desejar, voc pode alterar o formato dos dados mesclados. Para copiar o formato e o layout da primeira etiqueta para todas as outras da pgina, clique em Atualizar todas as etiquetas.

Aps concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu Arquivo. Nomeie o documento e clique em Salvar.

Clique em Prxima: Visualize as etiquetas.

Visualizar as etiquetas e fazer um ajuste na lista de destinatrios

Para visualizar os itens, siga um dos seguintes procedimentos: o Para visualizar os itens em ordem, clique nos botes de direo. Cada registro ser visualizado na primeira etiqueta da folha. o Para localizar e visualizar um item especfico, clique em Localizar um destinatrio e insira os critrios de busca na caixa de dilogo Localizar entrada. o Para obter ajuda sobre uma opo, clique no ponto de interrogao e, em seguida, clique na opo. Se desejar fazer um ajuste na lista de destinatrios por exemplo, excluir um destinatrio clique em Editar a lista de destinatrios e faa alteraes na caixa de dilogo Destinatrios da mala direta.

Clique em Prxima: Conclua a mesclagem.

Concluir a mesclagem

Salvar a folha de etiquetas para usar mais tarde Se desejar editar etiquetas mescladas ou salv-las para usar mais tarde, voc poder reuni-las em um nico documento. Clique em Editar etiquetas individualmente. o Na caixa de dilogo Mesclar para novo documento, siga um destes procedimentos e clique em OK. o Para mesclar todos os documentos, clique em Todos. o Para mesclar somente o documento exibido na janela de documento, clique em Registro atual. o Para mesclar um intervalo de documento, clique em De e digite o nmero dos registros nas caixas De e At. O Microsoft Word abre um novo documento nico que contm todas as etiquetas individuais. Voc pode salvar o documento para usar posteriormente, como qualquer documento comum.