Tally Account Introduction

 
 
 
 Tally 
 
Tally  is  an  Accounting  Software  that  helps  you  in  maintaining  Accounts  and 
Inventory of your office. 
General Accounting 
What is Accounting 
“Accounting is the art of recording, classifying and summarizing in a significant manner and 
in terms of money, transactions and events, which are in part, at least, of a financial character, 
and interpreting the result thereof” – American Institute of certified public accountants. 
Methods of Accounting 
There are two types of Accounting Systems. 
1. American Method or Single Entry System. 
2. English Method or Double Entry System. 
1. American Method or Single Entry System. 
It has further five types of accounting. 
I. Assets Accounts 
II. Liabilities Accounts 
III. Capital Accounts or Owner’s Equity A/c 
IV. Revenue or Income Accounts 
V. Loss or Expenses A/c 
Methods of Recording 
I. Debit the Increase in the Assets and Credit the Decrease in the Assets. 
II. Credit the Increase in the Liabilities and Debit the Decrease in the Liabilities. 
III. Credit the Increase in the Capital and Debit the Decrease in the Capital. 
IV. Credit the Increase in the Income and Debit the Decrease in the Income. 
V. Debit the Increase in the Expenses and Credit the Decrease in the Expenses. 
 
2. English Method or Double Entry System. 
 
Classification of Accounts 
1. Personal Accounts: ­  These  accounts  are  those  accounts  which  are  opened  by  a 
name of a person, firm, company, society or organization. 
Rules: ­“Debit the Receiver and Credit the Giver”. 
Types of Personal Accounts: ­ 
I. Natural Personal Accounts: 
a) MAHESH’s Accounts 
b) Owner’s Capital Accounts 
c) Owner’s Drawing Accounts 
d) Debtors Accounts 
e) Creditors Accounts 
II. Artificial Personal Accounts 
a) Firm’s Accounts 
a) Company’s Accounts 
b) Organization Accounts 
c) Bank Accounts 
d) Club Accounts 
e) Insurance Company Accounts  
f) Government Sector accounts 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com

 III. Representative Personal Accounts 
a) Outstanding Salary Due to Staff account 
b) Prepaid Insurance Account 
c) Accrued Income Account 
d) Unearned Commission Account 
2. Real Accounts: ­Those Business assets which can be measure in the term of money; 
their accounts are called Real Accounts. 
Rules: ­ “Debit what comes in and Credit what goes out”. 
Types of Real Accounts: ­ 
I. Tangible Real Accounts: ­These accounts are those assets account which can be 
touched. 
a) Cash Account 
b) Stock Account 
c) Furniture Account 
d) Land Account 
e) Building Account 
II. Intangible Real Accounts: ­ Those accounts are those assets account which can’t 
touch but can be measured in the term of money. 
a) Goodwill Accounts 
b) Patents Accounts 
c) Trade Mark Accounts 
d) Copy Right Accounts 
3. Nominal  Accounts:  ­Income  and  Expenditure  accounts  of  a  business  are  called 
nominal accounts. 
Rules: ­ “All the Expenses are debited and Incomes are credited”. 
Types of Real Accounts: ­ 
I. Expenditure Accounts: ­ 
a) Salary Paid Accounts 
b) Rent Paid Accounts 
c) Bed Debts Accounts 
d) Commission Paid Accounts 
II. Income Accounts: ­ 
a) Salary Received Accounts 
b) Rent Received Accounts 
c) Commission Received Accounts 
d) Interest Received Accounts 
e) Bed Debts Recovered Accounts 
 
Steps for working in the Tally. 
1. Create Company: ­ In Tally this is the First task or primary task to create a company. 
For this Purpose we have to select the Create Company option from menu Gateway of 
Tally.  After  selecting  the  option  we  have  to  fill  up  the  details  for  the  Company  like 
Company Name, Address, Started Date, and Income Tax No etc. 
2. Creates Groups: ­Groups are created for same type of Ledger A/cs. In Tally There are 
many groups which are used for making ledgers. So in the rare cases we have to create 
groups. These are the main groups in the tally. 
I. Reserve  and  Surplus  (Retained  Earning):  ­You  can  use  this  group  heads  like 
Investment Allowance Reserve, Select Ledger and other such reserve accounts. 
II. Current  Assets:  ­  This  is  the  primary  group  that  has  all  the  current  assets 
accounts. It has Six Sub‐Groups under it. 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com

 a) Bank Accounts: ­It is used to hold all accounts of banks. 
b) Cash in hand: ­It is used to hold ledger account of cash. 
c) Deposits: ­It is used to hold assets like security deposits, rental deposits and all 
other deposits made by the company. 
d) Loan and Advances: ­It is used to hold all advances and loans of non trading 
nature given by the company. 
e) Stock  in  hand:  ­It  is  used  to  hold  certain  special  accounts  like  raw  material, 
finished goods and work in progress. 
f) Sundry Debtors: ­It is used to hold accounts of companies and individuals that 
give goods on credit to the company. 
III. Current Liabilities: ­This is a primary group and is used to hold outstanding and 
statuary  liabilities  of  the  company.  The  group  has  three  sub  groups  under  it 
which are as follows. 
a) Duties  and  taxes:  ­It  consists  all  types  of  taxes  and  duties  like  Excise,  Local 
Sales tax, Central Sales Tax, VAT etc. 
b) Provisions:  ­It  is  used  to  hold  other  tax  provisions  like  Income  tax, 
depreciation in it. 
c) Sundry Creditors: ­It is used to hold accounts trade creditors of the company. 
IV. Fixed Assets: ­This is used to keep accounts of all the fixed assets, patents, trade 
tights etc. 
V. Investment:  ­This  is  used  to  hold  ledger  accounts  of  shares,  bonus  and  other 
securities of the company. 
VI. Loan Liabilities: ­This is used to keep track of loan taken by the company. This 
group has three sub groups which are as follows. 
a) Bank OD Accounts: ­It is used to hold all overdraft accounts with banks. 
b) Secured  Loans:  ­It  is  used  to  hold  long/medium  term  loans  taken  by  the 
company from financial companies and Banks etc. 
c) Unsecured  Loans:  ­It  is  used  to  hold  the  loans  taken  unconditionally  by  the 
company. 
VII. Suspense  Accounts:  ­This  is  used  by  many  companies  to  maintain  a  suspense 
ledger  which  keeps  track  of  money  received  or  paid  by  the  companies,  whose 
nature of transaction is not yet known. 
VIII. Miscellaneous Expenses: ­The loss of the company, which has not been written 
off but carried forward to the next year, should fall here. However, tally treats it 
as a negative profit and carries it to the profit and loss account. 
IX. Branches/Division: ­This is used to keep the names of all companies which may 
be branches, divisions of the company. 
X. Sales Account: ­It is used to all goods sales accounts of the companies. 
XI. Purchase Account: ­It is used to all goods purchase accounts of the companies. 
XII. Direct Income: ­It is used to hold ledger accounts of non‐trade income accounts 
that affect gross profit. 
XIII. Indirect Income: ­This is used to hold ledger accounts of those expenses of the 
company  that  determine  its  gross  profit.  For  example  interest  received  and 
commission received. 
XIV. Direct Expenses: ­This is used to hold ledger accounts of those expenses of the 
company  which  determine  its  gross  profit.  Expenses  like  salary  paid  to  labour, 
transportation, electricity bills etc. 
XV. Indirect Expenses:­This is used to hold ledger account of those expenses of the 
company, which determine its net profit. Expenses like advertising, maintenance 
of vehicles, administrative expenses etc. 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com

 3. Create  Ledgers:  ­Ledgers  are  actual  account  heads  to  which  the  transactions  are 
identified.  You  Make  all  voucher  entries  in  these  accounts.  You  have  to  classify  all 
ledgers in to groups. 
4. Voucher  Entries:  ­For  Making  the  Voucher  Entries  first  of  all  we  have  to  set  the 
voucher  date by pressing  F2 then enter the voucher date. There  are various  types of 
vouchers in tally. Those are describes as follows: ‐ 
I. Contra Voucher: ­This type of voucher is used for Cash to Bank, Bank to Cash and 
Bank to Bank Entries. Press F4 to select the voucher type. 
II. Payment  Voucher:  ­This  type  of  voucher  is  used  for  the  Cash  Payment  Entries. 
Press F5 to select the voucher type. 
III. Receipts  Voucher:  ­  This  type  of  voucher  is  used  for  the  Cash  Receipts  Entries. 
Press F6 to select the voucher type. 
IV. Journal: ­ This is used for the Journal Entries like debit of credit Entries. Press F7 
to select the voucher type. 
V. Sales  Voucher:  ­This  is  used  for  the  Goods  Sales  Entries.  Press  F8  to  select  the 
voucher type. 
VI. Purchase Voucher: ­This is used for Goods Purchase Entries. Press F9 to select the 
voucher type. 
VII. Memo:  ­This  is  used  to  create  Memorandum  or  Reverse  Journal  Voucher.  Press 
F10 to select the voucher type. 
5. Display  Reports:  ­There  are  several  types  of  reports  are  generated  by  the  tally  like 
Trading  and  Profit  and  Loss  Account,  Balance  Sheet,  Inventory  Reporting  Ratio 
Analysis etc. 
 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com

 TRADING ACCOUNT 
 
   
Figure  for  the 

Figure  for  the 

Figure  for  the 

Figure  for  the 

Expenditure  Income 
previous year 

previous year 
current year 

current year 
Rs  Particulars  Rs. Rs. Particulars Rs.
  To Opening Stock:  By Sales:
I. Raw Materials     Less: Sales Returns 
II. Work‐in‐Progress  By Closing Stock: 
III. Finished Goods  I. Raw Materials 
To Purchases  II. Work‐in‐Progress 
    Less: Purchases Returns  III. Finished Goods 
To Manufacturing Exp. (Direct   
Exp.) 
I. Wages 
II. Wages and Salaries 
III. Direct charges 
IV. Carriage inwards 
V. Gas fuel and power 
VI. Freight, Octroi, Cartage
VII. Royalty 
VIII. Excise Duty 
IX. Custom or Import Duty
X. Factory  Rent  and 
Lighting 
 
Rs.  To  Gross  Profit  (If  Any)  Rs. Rs. By  Gross  Loss  (If  Any)  transferred  to  Rs.
transferred  to  P/L  Account  P/L Account (Bal. Figures) 
(Bal. Figures) 
Rs  To Gross Loss (If Any) B/D  Rs. Rs. By Gross Profit (If Any) B/D  Rs.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com

 Profit and Loss Account 
Figure for the   

Figure for the 

Figure for the 

Figure for the 
previous year 

previous year 
current year 

current year 
Expenditure  Income 

Rs  Particulars  Rs. Rs. Particulars Rs.

  To Employee’s Remuneration: By Gross Profit (If Any) B/D 
I. Salaries, Bonus etc.  By Rent From Tenant 
II. Contribution  of  By Discount Received 
provident  fund,  By Income From Investment 
Pension fund etc.  By Profit on role of investments 
III. Staff Welfare exp.  By Interest received 
To  Selling  and  Distribution  By Commission Received 
exp:  By Dividend Of Shares 
I. Advertising,  Godown,  By Apprentice Premium 
Rent etc.  By Profit on sale of Assets 
II. Commission,  By Miscellaneous Receipts 
Brokerage  and  By Income From other sources 
discount Allowed.   
To Office Exp. 
I. Rent, Rates and Taxes 
II. Salaries,  Salaries  and 
Wages 
III. Insurance Premium 
IV. Printing,  Postage  & 
Stationery 
V. Repair and lightning. 
VI. Unproductive wages. 
VII. Audit  fees  and  legal 
charges. 
VIII. Telephone Exp. 
IX. Trade Exp.  
X. Establishment Exp. 
XI. General Exp. 
To  selling  and  distribution 
Exp. 
I. Carriage outward. 
II. Commission. 
III. Export duty. 
IV. Parking charges. 
V. Bad debts. 
VI. Sales tax. 
VII. Miscellaneous Exp. 
 
Rs.  To  Net  Profit  (If  Any)  Rs. Rs. By  Net  Loss  (If  Any)  transferred  to  Rs.
transferred to Capital Account  Capital Account (Bal. Figures) 
(Bal. Figures) 
 
 
Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com
 Balance Sheet of RN Pvt. Ltd. 
As on 31st march  
 
Figure for the 

Figure for the 

Figure for the 

Figure for the 
previous year 

previous year 
current year 

current year 
Liabilities  Assets 

Rs  Particulars  Rs. Rs. Particulars Rs.

  1. Share Capital:  1. Fixed Assets: 
Authorized  and  Subscribed  I. Goodwill 
shares.  II. Land 
2. Reserve and Surplus:  III. Building 
I. Capital Reserve  IV. Leaseholds 
II. Share Premium  V. Plant and Machinery 
III. Other Reserves  VI. Furniture and Fittings 
Less:  Debit  Balance  of  P/L  VII. Patents,  Trade  Mark  and  Copy 
Appropriation A/c (If Any)  Right 
IV. Surplus i.e Credit Bal.   VIII. Vehicles 
of  P/L  A/c  (After  Providing  2. Investment: 
the Proposed Dividend, Bonus  I. Govt. or Trust Securities 
or Reserves)  II. Share, Debentures and bonds 
V. Sinking Fund  III. Investment  and  Immovable 
3. Secured Loans:  Properties 
I. Debentures  3. Current  Assets,  Loans  and 
II. Loan and Advances  Advances: 
4. Unsecured Loans:  I. Interest  Accrued  on 
I. Fixed Deposit  Investment 
II. Short  term  Loan  and  II. Stores and spare parts 
Advances  III. Loose Tools 
5. Current  Liabilities  IV. Stock‐in‐Trade 
and Provisions:  V. Work in Progress 
I. Acceptance (B/P)  VI. Sundry Debtors 
II. Sundry Creditors  Less: Cash or Bank Balance 
III. Unclaimed Dividends  VII. Bills of Exchanges 
IV. Interest  Accrued  but  4. Miscellaneous Expenditure 
not due on loans  I. Preliminary Expenses 
V. Provision for Taxation  II. Discount Allowed on the share 
VI. Proposed Dividends  or debenture 
VII. Provision  for  III. Development  Expenses  not 
Insurance  adjusted. 
VIII. Other provisions  5. Profit And Loss Account 
IX. Contingent Liabilities   Debit Balance of P/L Account (If Any). 
like  Claim  against  company  (This  is  shown  only  when  its  debit 
not acknowledged or debts  balance could not be written off out of 
other reserves) 
Rs.  Total Amount  Rs. Rs. Total Amount Rs.
 
 

Tally Account Introduction prasadprakashgavkar@gmail.com