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COLEGIODECIENCIASYHUMANIDADES DIRECCINGENERAL ARCHIVODECONCENTRACINEHISTRICO

TALLERDECAPACITACINEN ELMANEJODEARCHIVOS
CUADERNODETRABAJO

LIC.GLORIACARREO LIC.DAVIDPLACENCIABOGARIN

CIUDADUNIVERSITARIA,MXICO,2004

NDICE

I.Archivo. 1.1Definicin. 1.2TiposdeArchivo.

II.AdministracindeDocumentos. 2.1Desarrollo. 2.2LaAdministracinPblicaylosDocumentos.

III.CicloVital. 3.1Concepto. 3.2Fases.

IV.Clasificacin. 4.1Definicin. 4.2MtodosDirectosoFormales. 4.3MtodosIndirectosoInformales.

V.InstrumentosDescriptivos. 5.1Gua. 5.2Inventario. 5.3Catlogo 5.4ndice

VI.ValoracinDocumental. 6.1Conceptos. 6.2ValoresdelDocumento. 6.3ExpurgoyDepuracin.

VII.Transferencia. 7.1Concepto. 7.2TransferenciaPrimaria. 7.3TransferenciaSecundaria.

I.ARCHIVO

1.1Definicin.

Proviene del latn Archivum que significa lugar en que se conservan con separacinyseguridaddocumentos.

Existenvariasdefinicionesdearchivoperotodascoincidenenquearchivoes: a) b) consulta c) Lugardestinadoaguardardocumentos. Unconjuntodedocumentos. Unconjuntodedocumentosdebidamenteordenadosparasufcil

Elconceptodearchivoesmuyvariableendiversosautores,aunquelaesencia yobjetivoseaelmismo.

ARCHIVO

1.Conjuntodedocumentosseancualesseansufecha,suformaysusoporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral y por todo servicio y organismo pblico o privado en ejercicio de su actividad y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades trasmitidos a la institucin de archivos competente en razn de suvalorarchivstico.

2. Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacinyserviciosdelosdocumentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

DICCIONARIODELCONSEJOINTERNANCIONALDEARCHIVOS.

ARCHIVO
Uno o ms conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, suforma y soporte materialacumuladosenunprocesonaturalporunapersonaoinstitucinpblicao privadaeneltranscursodesugestin,conservados,respetandoaquelordenpara servircomotestimonioeinformacinparalapersonaoinstitucinqueloproduce para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. (Antonia Heredia

Herrera,ArchivsticaGeneral)

ARCHIVO

Conjuntoorgnicodedocumentosproducidosy/o recibidosdesus funciones porlaspersonasfsicasojurdicas,pblicasyprivadas.

Lugardondeseconservanyconsultanlosconjuntosdedocumentos.(MARA LUISA CONDE VILLAVERDE. Manual de tratamiento de archivos administrativos).

ARCHIVO

Lugardondesecustodiandocumentospblicosoparticulares.

Eselconjuntodedocumentosquehansidoproducidosporentidadespblicas o privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservacin y ordenacincientfica,consultayutilizacin.(T.SCHELLENBERG)

IMPORTANCIA

Unarchivonotienelavalidezquedebetener,sinopuedecomprobarloque hace una institucinoempresa,yestose conoce porsudocumentacin,que compruebasuexistencia,suhistoriaysusactividades,lafaltadeunarchivo, priva a cualquier entidad del reconocimiento que sta pueda tener ante una institucinpblicayantelasociedadengeneral.

Podemosasdecirquelafinalidadoimportanciadelarchivonoesotraqueel servicioa lasociedad, materializadoenelofrecimientode la informacin ya sea de las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos.

1.2TIPOSDEARCHIVO

Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del nacimiento del archivoquenaturalmenteafectarasuconcepto.Existendosteoras,unaque mantiene que ste nace en el momento mismo en que los documentos son producidosenlaoficinaoenladependencia,otraporelcontrarioquesostiene que el archivo nace cuando los documentos, perdido el inters para la institucin productora, han sido seleccionados para la conservacin permanenteyhanadquiridomadurezarchivstica.

Loanteriornosvaapermitirestablecerdiferentestiposdearchivosloscuales mencionaremos.

ARCHIVODETRAMITE.

El conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuenteconsultadebenpermanecerendichoacervo.

ARCHIVODEREAODEPARTAMENTAL.

Se entiende como tal el que se forma en la unidad productora de los documentos,estecorrespondealaprimeraetapadelavidadelosdocumentos y en ella deben permanecer mientras dura la formacin de los expedientes e inclusoalterminarstasilasnecesidadesdeconsultasoncontinuaspodemos consideranastecomopartedelarchivodetrmite.

ARCHIVODECONCENTRACIN.

Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de escaso movimiento,quehansidoretiradosdelosarchivosdetramiteparasuguarda hasta que venza su plazo de conservacin. El archivo de concentracin tambinesconocidocomoarchivodetransferenciaotransicin,debidoaque en el se acumulan todos los expedientes de asuntos terminados y que por su naturaleza deben ser conservados por determinado periodo de tiempo segn lasleyesenvigorodeacuerdoalapolticasestablecidasporlainstitucin.

ARCHIVOHISTRICO.

Sonlosformadoscondocumentosprocedentesdelsectorprivadoydelsector pblico que por su contenido y naturaleza se consideran de especial trascendencia, en este archivo no existen tiempos establecidos par la permanenciaenestelugardelosdocumentosyaquetodomaterialqueingresa a l se mantendr con carcter permanente enel mismo y la consulta de los documentosrestringidaparafuncionarioseinvestigadoresexclusivamente.

II.ADMINISTRACINDEDOCUMENTOS.

2.1Desarrollo

Apartirdelosaossetentasedeterminennuestropasadoptarcomomtodo archivstico la AdministracindeDocumentos una funcinarchivsticacuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al ncleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores o la

aplicacin de la administracin cientfica a la tramitacin de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economa, siendo todos los beneficiosparalosfuturosinvestigadores.

La Administracin de Documentos no se cre para sustituir a la archivstica, sinocomopartedeella,odesuquehacerenlaorganizacindearchivos.

ParallegaraentenderqueeslaAdministracindeDocumentos,yaqueesun trmino muy utilizado en los sistemas archivsticos de nuestro pas, es fundamentalanalizarcuatropuntosdeimportanciaqueson:

1. La Administracin de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constanteatencinalciclo vitaldelosdocumentos,desdesucreacin inicial hastasueliminacinfinaloasignacinalosarchivos.

2. La Administracin de Documentos enfatiza el mtodo de programa permanente para mejorar la tramitacin de escritos del gobierno mediante pautas,reglamentaciones,adiestramientoypromocionesadecuadas.

3. La Administracin de Documentos enfatiza el control constante de los procedimientosqueutilizanescritos,particularmenteconelobjetodeprevenir la creacin de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esencialesoineficientes.

4.LaAdministracindeDocumentosenfatizaelvalordelaespecializacinen cualquieraspectosignificativodetrmitesqueutilizanescritosquetienenuna aplicacinampliaouniversalalasdiversasfuncionesdeoficina.

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Esoscuatropuntos,nosayudanaentenderlaAdministracindeDocumentos como funcin de la Archivstica, y le permite llevar un control de los documentos que formarn parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi activa y la inactiva, las que propician la valoracin final de los documentos,yafueraparasueliminacindefinitivaosucustodiacomofuente documental histrica testimonial. De igual manera se podra tomar como un mtododeprogramapermanenteparacontrolarlatramitacindedocumentos pblicosmedianteunmarcojurdicoadecuadoyeficiente.

2.2.LAADMINISTRACINYLOSDOCUMENTOS.

Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona fsica, de unafamiliaoinstitucinprivada,ynoslocorrespondenaprocesosemanados delaadministracinpblica,poresoexistendocumentospblicosyprivados.

Losdocumentos guardadosen undepsitodebenserreflejode la institucin que los gener, siguiendo la lnea de las actividades, ya fueran jurdicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia primaparalaformacindearchivos.

Dentro de la Administracin Pblica de nuestro pas, el trmino archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin darle el valor real a su significado, es decir,cualquierestante,ropero,caja,cajnolibreroconcarpetasqueguarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es la suma de tr es

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elementos:Documentos+or ganizacin+ser vicio,(porlotanto)Archivoes unoomsconjuntosdedocumentos,seacualseasufecha,suformaysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histrica(Nacif,Jorge?)

EsnecesarioqueenlaorganizacinarchivsticasearespetadoelPrincipiode Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuandoseobservaqueeldocumentotieneunvalorseriado,mismoquepuede cambiar su valoracin de eminentemente administrativo a histrico testimonial.

Para poder definir la actividad archivstica en la administracin pblica es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su funcin profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos razn por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos estn formados los expedientes de esas seriespropiasdelosarchivos.

Documento en un sentido general, es todo registro de informacin, no importando su soporte fsico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, as podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografas, cintas de grabacin, pelculas, microfilmes, lminas, partituras, proyectos,etc.

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No es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las reas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitacin personales, ni propuestas, curricula o proyectos que no formen parte de la gestin administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo autntico de los objetivos para los que fue creada,yaquenosonconsideradosdocumentospblicos.

Encontramosdentrodelaadministracinpblica,queenlasreasoperativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que se consideran como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna tcnica ni norma archivstica,yenocasionessonconsideradoslosverdaderosarchivos,dejando loquenoimportanteolascopiassimplesenlosarchivosdetrmite,losque enverdadseconviertenenbodegasdepapelesinservibles.

Asquelosdocumentosconvaloradministrativosequedanenlasoficinas,y entonces qu es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentosqueseconsiderandearchivomuerto,esdecir,queyanolesirven aljefedeesaoficina.

Elconflictosepresentacuandosetransfiereladocumentacin,loquesehace por medio de paquetes formados por lo que se llama minutarios, estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronolgicamente, y existirn tantosminutarioscomodocumentosserecibanoseremitan.Enlosarchivos detrmite losdejanexactamente igual,sinpreocuparseen hacerexpedientes determinadosporlosasuntosycolocndolossegnsufondo,seccin,seriey subserie.

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Esecrculoviciosonohapermitidolamayordelasvecesquelosdocumentos generados en la administracin pblica estn resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en da como de trmite, los que seran las instancias legales para dar un servicio archivstico a las reas generadoras de dicha documentacin, y sigan, durante toda su vigencia, custodiadosporlassecretarias,sinexpedientacinniorden.

Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutariosynoexpedientes,lleganalarchivoesporqueelreaoperativaya los haconsideradoobsoletos,perosolicitasean guardadosporciertotiempo, sindarlesunvaloradministrativo,sloporevitarunconflictoarchivsticocon lasautoridadescorrespondientes.

As,elarchivistaquerecibecientosycientosdepaquetesparasucustodiano ejerce la actividad archivstica dentro de su funcin en la administracin pblica, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientacinseharainterminable,yconfundamentoenloslistados,queno contieneninformacin,ponenlospaquetesenunsitiofsicodentrodelsalno cuartoalque llamanarchivo,peroenrealidades una granbodegaenespera queconcluyasutiempoderesguardosinimportarquesuvaloradministrativo hayaterminadoenrealidad.

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III.CICLOVITAL

3.1CONCEPTO:

Sucesindefasesenquesedividelaexistenciadelosdocumentos,conelfin de estudiar el procesamiento ms apropiado a cada momento, la archivacin msfavorablefrentealossucesivosusosyusuariosquelossolicitanydecidir eldestinofinaldeeliminacinotransferenciaaarchivopermanente.

Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactivaeinactiva,esdecirelprocesoquesigueladocumentacindesdesu produccinhastasuconservacinoeliminacin.

3.2FASES.

ACTIVA: La fase activa de la documentacin es aquella que comprende el perodo durante el cual la documentacin resulta indispensable para el desarrollo de una actividad o funcin de la cual deriva, es propiamente el perododetrmitedesta.

SEMIACTIVA:Estafasecomienzaaltrminodelasuntoadministrativopor el cual fue creada la documentacin, sta comienza cuando la vigencia primaria ha concluido aunque la razn por la cual fue generada haya terminado no significa que el documento tenga que ser eliminado inmediatamente,puesstepuedetenerunvalortodava,seexigeconservarla durante un plazo llamado precaucional para fines de consulta y referencia, debidoaqueen muchasocasionesel volumendedocumentacinesenorme.

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Resulta necesario tomar medidas urgentes con el fin de evitar problemas de espacio.

INACTIVA:Estacomienza,precisamenteenelmomentoenquelainstitucin productoraconsideraqueladocumentacinyanotienevigencia,esdecirque su valor primario institucional ha terminado, a partir de esto se hace un anlisisenbasealautilidadsocialquepuedatenersta. Enbaseastasconsideracionessurgelasiguientedivisin:

a)

Documentosencirculacin,tramitacinogestin.

b)

Documentosdeusopocofrecuenteencuantoasugestin.

c)

Documentos sin circulacin administrativa con funciones de

investigacinonetamentecultural

Por lo anterior, el trmino corriente de tramitacin corresponde a primer momentodeldocumento,alagestinensufaseinicialdentrodelarchivode laoficinatramitadora.Elasuntoonegociorealizadoporunorganismoouna persona fsica tiene un proceso administrativo, todo lo relacionado con el asuntoencuestindeberseragrupadoyestarlistoparasuconstanteconsulta yseguimiento.

Losdocumentosintermediossonaquellosdeusomenosfrecuenteporpartede las oficinas productoras, pero de hecho son consultados por las necesidades ordinariasdeservicioocomoantecedentesdeotroasunto,enstafaseycomo yasemencionabaanteriormente,losdocumentossonseparadosdeloslugares

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degestinypasanasalvaguardayaunprocesodeestudioparadeterminarsu finltimo,yacuandosedeterminaqueladocumentacinrepresentaunvalor taldepermanecerentraenlafasededestinodefinitivoydeconservacinpara finesculturales.

Enstaetapalosdocumentossonabiertosalaconsultadelpblicoynonada msdelainstitucinproductora.

IV.CLASIFICACIN

Con la finalidad de estar en condiciones de entender la importancia de la clasificacin documental, primeramente es necesario que retomemos la importanciayelpapelquejuegalainformacinparalasociedad.

Enestesentidoloquedistingue,anuestrapocaeslacrecienteformalizacin y tecnificacin de los procesos informativos y su incorporacin en todos los sectoresdenuestravidasocial.

En lo particular nos interesa hablar de la aplicacin de estos cambios dentro delmbitoarchivstico, yaque losdocumentos y losarchivos handejadode ser antes pasivos, sino por lo contrario, son factores dinmicos de informacin,quepermitenlaagilizacindetrmitesdentrodetodasaquellas institucionesquedenunautilidadsistemticadelainformacin.

Por lo anterior cabe sealar que la clasificacin tiene o debe aplicarse a dos funciones distintas y a la vez complementarias por un lado representa un instrumentotilparaordenarlosdocumentos,esdecirescogerunlugarfsico

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que stos ocuparn dentro del archivo, por el otro, permite agrupar las nocionesquerepresentanelcontenidodeldocumento,yportantorelacionarlo lgicamenteconotrosdocumentosmedianteunlenguajeclasificatorio.

Es decir que la planificacin del sistema de clasificacin deber hacerse de una manera integral, es decir, tomar en cuenta la estructura orgnica de nuestra institucin, el volumen documental que se genera, el porcentaje de crecimientodeladocumentacin,etc.

4.1DEFINICIN:

Es la agrupacin o agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relacionesdediferenciaysemejanzaenlaformacindelosgruposoclases,y subdivisiones.

Mientras que para el archivo General de la Nacin, clasificacin consiste en Agrupar documentos relativos a un mismo asunto, tema o materias, representndolo por medio de smbolos de acuerdo con el sistema establecido.

Para Schellenberg, la clasificacin significa el arreglo de la documentacin deacuerdoconunplandelineadoparatenerladisponibleenelusocorriente.

Cabe resaltar que los sistemas de clasificacin se encargaran de facilitar en nuestros acervos documentales, la bsqueda de informacin, de una manera rpidayeficiente.

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Deloanteriorpodemosdecirqueexistendosmtodosdeclasificacin:

4.2MTODOSDIRECTOSOFORMALES:

Son aquellos que se consultan sin necesidad de consultar instrumentos de consultadeinformacin,comopuedenserinventarios,catlogos,etc.

Dentro de los mtodos directos, encontramos los siguientes sistemas de clasificacin:

Alfabtico:
Estesistemadeclasificacinesaplicableenarchivosdepersonal,endondela organizacin sehardeacuerdoalnombredelapersona,obiensiseaplicaen una institucinde manerageneralsehar deacuerdopor los nombresdelas personasfsicasomorales.

Porasuntoomaterias:
Estesistemadeclasificacinseefectuartomandoencuentaelcontenidode cada documento, segn sea su temtica y no con base en el nombre de una persona.

Geogrficos:

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Esaquelsistemaqueconsisteenordenarlaclasificacindelosdocumentosde acuerdoalaprocedenciaenqueresidenlaspartesintervinientes,yseaplicade acuerdo a los siguientes criterios, comenzar de lo general a lo particular (Nacin, estado, ciudades o provincias) y dentro de esta jerarquizacin darle unordenalfabtico.

Cronolgico:
Este sistema toma para efectos de clasificacin, el tiempo en que fue producidoeldocumentoesdecirseagruparanlosexpedientesporao,mesy da, por lo tanto los documentos se archivan segn la fecha de cada uno de ellos,secreanascomogruposprincipaleslos12mesesdelaoy,dentrode los mismos, unasseccionesconstituidasporlosdas.Naturalmente,ysegn lasnecesidadesdelainstitucinpuedencrearsegruposporsemanas.

4.3MTODOSINDIRECTOSOINFORMALES.

Est compuesto por todos aquellos sistemas de clasificacin que para la localizacin,consultaymanejodeladocumentacinrequieredeunacatlogo, ndicesoregistros,enestemtododeclasificacinseencuentran:

NumricoSimple:
Este sistema de archivo se realiza asignndole un nmero progresivo a cada expediente,sintomarencuentaotroelemento.

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Topogrficos:
Estesistemaconsisteensealarellugarenqueseencuentranlosexpedientes, indicando el local, mueble y nmero de orden se aplica por regla general a archivosterminados.

Convencionales:
Sonlossistemasqueseaplicandeacuerdoalasnecesidadesdelainstitucin, partiendo de que sta ltima es un todo y por tanto compuesta por rganos pequeos,esdecirpartirdelogeneralaloparticular.

VINSTRUMENTOSDESCRIPTIVOS.

La descripcin es la enumeracin de los principales elementos formales e informativosdelosdocumentosquepermiteconocersusrasgosdeterminantes y, de manera general, las caractersticas estructurales y funcionales de la institucinquelesdioorigen.

Losobjetivosdeladescripcinson:a)proporcionarinformacinacercadela institucinopersonaqueacumul losdocumentosb) mostrara los usuarios de manera rpida y sencilla el contenido de un fondo o de una coleccin documental y c) auxiliar en el manejo interno de la documentacin, por mediodeinstrumentosdecontrol.

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Losinstrumentosdescriptivosqueseelaboranparafondosycoleccionestanto textualescomogrficossonguas,inventariosycatlogos.

5.1GUIA.

Laguaesuninstrumentodeconsultaqueregistrayproporcionainformacin panormica sobre la formacin y contenido de los acervos de un archivo, o biende un fondo o unacoleccinenparticular,conelobjetivodeorientar y auxiliar en la bsqueda de la informacin, de manera muy general y sin descenderal detalle.Secontemplandostipos: A) Lasguas generalesson instrumentosdeconsultaquedan informacin

globalsobretodoslosfondosycoleccionesqueguardaelArchivo. B) Las guas especficas son aquellas que dan informacin, de manera

particular,sobreelcontenidodeunfondoocoleccin.

5.2INVENTARIO.

El Inventario es el instrumento que describe un fondo, coleccin o seccin, tomandolasseriescomounidadesdescriptivas,susobjetivosson:a)reflejara partir de las series documentales, la estructura, organicidad, funciones y actividades de quien recopil la documentacin, bien sea institucin o persona y b) servir como instrumento de control de la documentacin y, asimismocoadyuvarenlaconsultadelainformacinquestacontiene.

5.3CATLOGO.

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Elcatlogoeselinstrumentoquedescribeelcontenidodetodasycadaunade las unidades archivsticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales),queintegranunaserie,unaseccin,unfondoounacoleccin.

Susobjetivossonservircomomedidadecontrolyauxiliarenlalocalizacin de la informacin, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenidodelosdocumentosysuscaractersticasparticulares.

5.4NDICE

El ndice es un listado de palabras y/o trminos controlados y normalizados mediante representacin alfabtica (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los instrumentos descriptivos y en la documentacin.

Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitaraunmslaconsultaalabreviarladescripcin.Elndiceasentendido, puedeserdedostipos:a)elquerenelasvocescitadasenelinstrumentode control(inventarioocatlogo)yb)elqueademsdeestasvocesincluyeotras consignadasenlosdocumentosdescritos.

VIVALORACINDOCUMENTAL.

6.1CONCEPTOS. EntornoalobjetivodelaAdministracindedocumentosqueeselalcanzarun mximodeeficiencia yeconomaenel manejodocumental yasu vezensu soporte terico que se conoce como ciclo vital o teora de las tres edades,

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surgeunmediomspararegularelprocesoquesiguenlosdocumentosyque conocemos como valoracin documental, la cual no se basa en otra cosa queenlosvaloresqueposeenlosdocumentosensusdistintasmodalidades:

Delosenfoquesqueselehandadoalavaloracinexistendosperfectamente distinguibles:

a)

Por un lado el que concibe a la valoracin como un mecanismo

paralaeliminacindedocumentos: valoracinprimaria.

b)

Y el que considera a la valoracin como un medio para

seleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razndesucarcterhistrico: valoracinsecundaria.

Deloanteriorsedesprendeque,aunqueelprincipioenesenciaeselmismo,la diferenciaseencuentraenelenfoqueelprimerobuscaresponderauninters de carcter administrativo e institucional tratando de dar solucin a los problemasinmediatos.

Elsegundoconcepto,esunpocomsamplio,ysibienesciertoquebuscalo mismo que el anterior no se limitas slo a estos aspectossino que considera adems el valor social, cultural, poltico y econmico que pudiera tener la documentacin. El enfoque que debe imperar es el segundo, pero cmo hacerlo?ybajoqucriterios.

Paraestodebemostomaren cuentalossiguientesaspectos:

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El documento no debe ser evaluado con normas exactas, no es un acto mecnico.

Esnecesario:
Desarrollarprincipiosgenerales.

Usarcriteriosdiferentesalevaluarlosdocumentosdedistintosperodos.

El primer principio sugiere que se pongan fechas limite, determinado la conservacindeladocumentacin.

Elsegundo,consisteenqueel valordelos documentosseadeterminado porlosfuncionariosquelosusan.

El tercer lugar, los documentos deben ser evaluados en relacin con la informacinquecontienen.

Ahora bien, cabe sealar, que para poder llevar a cabo la valoracin documental tenemos que remitirnos a considerar los valores documentales, puesestossonelejebajoelcualgiratodavaloracin. stossedescribenacontinuacin:

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VALORPRIMARIO

VALORSECUNDARIO

ADMINISTRATIVOSEVIDENCIALES
Actividades rutinarias documentales de la Revelanorigen,organizacinydesarrollodelos institucin oficios, personal, oficinas organismosinstitucionales:Normasdetrabajo, memoranda, trmites relacionados con funcionesdeoficinapolticas,estadsticas, proyectos,planes,presupuestos,contabilidad. FISCALESTESTIMONIALES programas. Plazo que la legislacin establece que deben Testimonianlaevolucinycambiosms guardarse los documentos por su calidad trascendentesquedesdeelpuntodevistalegal probatoria, es decir se refiere al registro de sufrelainstitucin:directrices,polticas, relaciones ytrmites jurdicoscon la hacienda programas,proyectos. LEGALESINFORMATIVOS pblica: Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, edificios, estados, financieros, crditoshipotecarios,manifestacindebienes.

LEGALESINFORMATIVOS

Registrodetrmitesjurdicos:propiedad, labores,escrituras,bienes,leyesdecretos, acuerdos.

Revelan fenmenos sociales o instituciones: Expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales,reglamentosinternos.

Basndonos en lo anterior, podemos establecer que existen dos tipos de valoracindocumentalasaber:

ValoracinPrimariaySecundaria:

6.2VALORESDELDOCUMENTO

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VALORACIN PRIMARIA: La valoracin primaria, busca establecer ciertosparmetrosdeutilidadinstitucionaldeladocumentacin.

VALORACINSECUNDARIA:Estavaloracinbuscasobretodolautilidad diferente a la institucional, es decir se conservan por fines distintos de aquellosporlosquefueronconcebidos.

Con los antecedentes referidos tendremos los criterios necesarios para comprender una valoracin documental con la responsabilidad de ejercer funciones de seleccin cientfica y todo lo que implica el determinar un expurgo o una depuracin de documentos, para ser eliminados bajo lineamientos determinados por la praxis de la archivstica, esto quiere decir queningunapersonaquecarezcadelconocimientoexactodelasmetodologas archivsticaspodrdeterminarlaeliminacindedocumentos,yaquesedeber efectuar con estudios preliminares a travs del anlisis serial determinante paralaprimeraeliminacinoexpurgo.

6.3EXPURGOYDEPURACIN

Como se mencion anteriormente existen documentos que por su propia naturaleza son imperecederos, pero tambin existen otros, los cuales slo testimonianactos que una vezcumplidos pierdensus valoresesencialespara su productor, basndonos en lo anteriormente expuesto, dentro de la valoracindocumentaltenemosunafasemediantelacualvamosadictaminar eldestinofinaldelosdocumentos,astaledenominamosfasedeexpurgoque posteriormentedapasoaladepuracin.

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Aunque existen autores que manejan el expurgo y a la depuracin como sinnimos existen diferencias concretas entre ellos, ya que una es consecuencia de otra, por lo tanto, es importante resaltar sus diferentes aspectos.

CONCEPTO:

EXPURGO es la tarea que se realiza, luego de un anlisis de la documentacinyconsisteenlaseleccindedocumentosquehanconcluidoel plazo de conservacin que establece la legislacin, la reglamentacin o los procedimientosadministrativos,peroqueellonoimplicanecesar iamentesu destr uccin.

A la eliminacin de documentos que se realiza en el archivo de trmite se llamaEXPURGOysedeberrealizarenlapocadesuproduccin.Yaquesi se realiza a posteriori, tendr como consecuencia las eliminaciones con falta decriterios.

Cmoexpurgarfueradesutiempo?.

El expurgo lo deben efectuar los productores de la documentacin y sta se efectuar al analizar la serie que se prepara para la primera transferencia. Nuncasedebertransferirsinexpurgar,yaquesisehacedestamanera,diez o quince aos despus, personas ajenas a ese momento, destruirn lo que nuncaprodujeron,yloharnconcriteriosdesfasados.

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Dentro de la administracin pblica mexicana lo que ms se suscita es la disposicin anrquica de los organigramas moviendo continuamente los nivelesdelaadministracinpblica,poresemotivolaproduccindocumental se debe analizar siempre por serie para determinar el nmero especifico del acervoaexpurgar.Cabemencionarqueelexpurgoexigeunareglamentacin y un proceso especfico ya que las normas generales apuntan hacia la documentacinduplicadayreproducidamuchasvecesporlafotocopiadora.

Hayaquesealartambinqueelexpurgonuncadebedeterminarseporlafalta de espacio, porque esto ha conducido a la eliminacin irresponsable de unidadesparadarlescabidaalosdocumentosmsrecientes.

CONCEPTOS

DEPURACIN:Eslafaseenlaqueapartirdeloscriteriosdeconservacin se plantean los de la eliminacin. Esta fase contempla la operacin de seleccionarlosdocumentosquerenanlasmejorescondicionesdetestimonios e informacin segn los criterios de valoracin antes expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), es decir el archivo histricoobienseandadosdebaja.

Esnecesarioponerespecialatencinenstasfasesyaquesiserealizanporla errnea disposicin de la mal llamada depuracin por tipo documental se puede caer en la irreversible eliminacin de unidades documentales con elementos de valor secundario o histrico, lo que indicar un error contra el patrimoniodelahumanidad:losarchivoshistricos.

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Por sta razn tendrn que efectuarse bajo un verdadero anlisis, para considerar un buen expurgo y depuracin dentro de la metodologa de la ciencia archivstica, con el estudio profesional basados en los elementos estudiadosanteriormente.

ParaconcluirdebemosmencionarqueelEXPURGOsedebecontemplarenla primer transferencia la cual se lleva a cabo el paso de la documentacin del archivodetrmitealdeconcentracinylaDEPURACINsellevaracabo enlasegundatransferenciadeArchivoconcentracinalHistrico.

VIITRANSFERENCIA

La transferencia es el paso de los documentos de archivo corriente al de concentracinydeste,alhistrico.Tienelugardespusdeunplazomso menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa segn esas fases, activa,semiactiva,ydespusdehabersidovaloradosyseleccionados.Deah quehablemosdetransferenciaprimariaytransferenciasecundaria.

Lasfechasylosplazosdelastransferencias,varandeunospasesaotrosyde unasinstitucionesaotras.Laregladeoroeslavigenciaadministrativa,ysta esvariablesegnlosdiferentesdocumentosoasuntos.

Elgranproblemadelastransferenciaseslafaltadeunsistemaquecontemple el proceso integral segn el ciclo documental, de un calendario determinado por una adecuada planeacin y programacin, una serie de normas precisas que permitan establecer el flujo coordinado entre el ante productor y los archivos,ylosarchivosentres.

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En el campo de los archivos, el volumen documental como resultado de la gestinadministrativa,hageneradounodelosprincipalesproblemasquehay que enfrentar ahora. El volumen de documentos nace por la gran actividad administrativa, adems, por la multiplicacin innecesaria, resultado de las excesivas e incontroladas reproducciones de la documentacin original (originalycopias).

El volumen material y fsico viene a sumarse a la multiplicacin de la informacin por diferentes vas, a la cual se le ha denominado explosin documental.

Estoshechosmotivanatener mslocalesy msarchivistascalificadosypor otra parte plantea la prctica habitual de una eliminacin responsable. Pero hayquesealarqueenestepuntoexistendosposturasquedebenconocerse: unasealaqueelarchivoes unconjunto dedocumentosprocedentesde una institucin y por tanto unidos por el vnculo de procedencia, y que la eliminacindealgunapartedeeseconjunto,resultaunhechoantiarchivstico.

Otraposturasostienequeantelaproduccinactualdelamasadocumental,se plantealanecesidaddevalorarladocumentacinconvistasalaseleccin,en la que prevalece la consideracin de los costos y almacenamiento y conservacin.

Aspues,laeliminacindedocumentosdebeserpresididaporunaseleccin trashaberrealizadounanlisisdelosvaloresdelosdocumentosprimeropara

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lainstitucinquelosproduce,ysegundo,queporsucontenidoofrezcanenel futuroreferenciaseinformacinparalosinvestigadores.

7.1CONCEPTO:

Es el proceso de flujo documental sistemtico entre los archivos, sujeto a planeacin ordenada y rigurosa, tendiente a evitar la proliferacin irracional de documentos en los acervos, as como a descartar y concentrar la informacin til ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimientodeldesarrollohistricodelainstitucin.

7.2TRANSFERENCIAPRIMARIA

CONCEPTO: Conjunto de procedimientos por los cuales la documentacin pasaalaunidaddearchivodetrmitealaunidaddearchivodeconcentracin, previavaloracindelosdocumentos.

7.3TRANSFERENCIASECUNDARIA

CONCEPTO: Conjunto de procedimientos por los cuales la documentacin pasaalaunidaddearchivodeconcentracinalaunidaddearchivohistrico, previaseleccindocumental.