MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

HOJA DE APROBACIN

APROBADO POR:

__________________________ RECTORA

ELABORADO POR: Luz Estela Vzquez

REVISADO POR: Marietta Morad.

ELABORADO POR: COPIA CONTROLADA Coordinacin de Calidad

REVISADO POR: Pgina 1 de 10 Coordinadores Acadmicos

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

POLTICAS OPERACIONALES: Toda solicitud de creacin o modificacin de proceso, instructivo, formato o documento debe realizarse a travs del formato solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos (FOR- SDME) y tener aprobacin de la alta direccin del SGC y firma del solicitante. El Representante de la Alta Direccin del sistema, es el nico que realiza el diseo o la modificacin de los documentos del SGC con el respaldo de previa solicitud a travs del formato correspondiente. Ningn proceso, instructivo, formato y documento, puede aplicarse si no est debidamente aprobado por la alta direccin del SGC. En caso de manejar formatos fsicos, deber ser diligenciado correctamente con lapicero evitando tachones y enmendaduras o diligenciado por computador. Los procesos, instructivos, formatos y documentos NO podrn salir de la Institucin sin la previa autorizacin de la Rectora General del colegio IDPHU campestre bilinge. Todos los procesos, instructivos, formatos y documentos debern estar impresos con el logo del colegio IDPHU campestre bilinge segn se especifique en el presente manual.

OBJETIVO: Establecer las disposiciones para el diseo, y modificacin de los procesos, instructivos, formatos y documentos del Sistema de Gestin de Calidad del colegio IDPHU campestre bilinge. Cumplir con los requerimientos del requisito 4.1 de la NTC ISO 9001:2008. ALCANCE: Aplica a todos los documentos que estn dentro del Sistema de Gestin de Calidad aunque no estn certificados. RESPONSABLE: El Representante de la Alta Direccin del sistema, es el encargado del diseo, aprobacin, implementacin y control de los procesos, instructivos, formatos y documentos que conforman el SGC y los responsables de cada proceso son los encargados del mejoramiento en modificacin, cambio y actualizacin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad en su rea.

COPIA CONTROLADA

Pgina 2 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

ABREVIATURAS: DOC DCME ELIMINACIN DOCUMENTO DISEO, CREACIN,

MODIFICACIN

COPIA CONTROLADA

Pgina 3 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

1. Procedimiento para diseo de la documentacin. DIRECTRICES PARA LA PRESENTACIN DE LA DOCUMENTACIN: De un Proceso (PRO), Formato (FOR), Instructivo (INS) o Documento (DOC) se debe tener en cuenta los siguientes pasos: PASO 1: Definir el nombre del Proceso, Formato, Instructivo o Documento describiendo claramente en el ttulo la fuente de procedencia. Las abreviaturas deben ir de acuerdo con las inciales del nombre del proceso para su fcil identificacin. PAS 2: Definir el cdigo que servir de identificacin segn las especificaciones: a. Las tres primeras letras identificaran el tipo de documento as: PRO: FOR: INS: DOC: Proceso. Formato. Instructivo. Documento.

b. Las ltimas letras siguientes sern las inciales del titulo del documento. Ejemplo: DOC 1 1. 2. DCME 2.

Documento. Diseo, Creacin, Modificacin y Eliminacin.

COPIA CONTROLADA

Pgina 4 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

PAS 3: La institucin ha definido las directrices para la presentacin de los procesos, formatos, documentos e instructivos, as: a. ENCABEZADO: Contendr logo de la institucin, nombre del documento, cdigo, versin y fecha, esto aplica para procesos, instructivos, documentos y formatos. Ejemplo:

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: ## MES AO CDIGO: ###-####

b. PIE DE PGINA: Para los procesos, instructivos y documentos, se ubicar en el pie de pgina en color rojo y maysculo COPIA CONTROLADA o COPIA NO CONTROLADA, en el margen derecho, en el margen izquierdo la paginacin, ver siguiente modelo: Ejemplo: COPIA CONTROLADA Pgina 5 de 10

Para los formatos no aplica esta directriz, solo manejar en el margen inferior derecho y en rojo COPIA NO CONTROLADA c. TIPO Y TAMAO DE LA FUENTE: Estructura del documento: Arial 12. Caracterizacin: Arial 10. d. HOJA DE APROBACIN: Se ubicar en la primera pgina para los proceso, instructivos y documentos; para formatos no aplica esta directriz porque van ligados a los procesos e instructivos segn corresponda. La hoja de aprobacin esta contenida por la aprobacin de la alta direccin, el diseador del proceso y quien realiza la revisin.

COPIA CONTROLADA

Pgina 5 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

PAS 4: Adems de las consideraciones generales para el diseo de los procesos, formatos, instructivos y documentos debern llevar la siguiente estructura: a. Proceso deber contener: POLITICAS OPERACIONALES: Directrices que deben seguirse para la ejecucin del Proceso, en caso de ser necesario. OBJETIVO: Razn de ser del proceso, fin que persigue. ALCANCE: Incluir las reas que va a cubrir el procedimiento. RESPONSABLE: Es la persona encargada de la administracin, control y mejora del proceso. RECURSOS: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que se cuenta para alcanzar sus objetivos. DEFINICIONES: En caso de que el proceso as lo amerite. ABREVIATURAS: Se define cada una de las abreviaturas que se utilizarn. PROCEDIMIENTO: El nivel de detalle puede variar, dependiendo de la complejidad de las actividades, los mtodos utilizados y los niveles de habilidades y formacin del personal que son necesarios para llevar a cabo las actividades. 1. Flujo grama. 2. Mixto: Descriptivo y Flujo grama. 3. Cuadro Narrativo o texto. SISTEMA DE CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Segn matriz anexa en el instructivo de control de los documentos y registros del SGC.

b. El instructivo deber contener: POLITICAS OPERACIONALES: Directrices que deben seguirse para la ejecucin del Instructivo, en caso de ser necesario. OBJETIVO: Razn de ser del instructivo, fin que persigue. ALCANCE: Incluir las reas que va a cubrir el instructivo.

COPIA CONTROLADA

Pgina 6 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

RESPONSABLE: Es la persona encargada de la administracin, control y mejora del instructivo. RECURSOS: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que cuenta y utiliza una dependencia, para alcanzar sus objetivos. DEFINICIONES: En caso de que el instructivo as lo amerite. ABREVIATURAS: Se define cada una de las abreviaturas que se utilizarn. INSTRUCCIONES: Se define el detalle de manejo de una actividad especfica o el diligenciamiento de un formato que lo amerite, dejando registro de los responsables en cada actividad y definiendo su sistema de control. SISTEMA DE CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Segn matriz anexa en el instructivo de control de los documentos y registros del SGC.

c. Los documentos debern contener: POLITICAS OPERACIONALES: Directrices que deben seguirse para la ejecucin del documento, en caso de ser necesario. OBJETIVO: Razn de ser del instructivo, fin que persigue. ALCANCE: Incluir las reas que va a cubrir el documento. RESPONSABLE: Es la persona encargada de la administracin, control y mejora del documento. RECURSOS: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que cuenta y utiliza una dependencia, para alcanzar sus objetivos y producir los servicios que son de su competencia. DEFINICIONES: En caso de que el documento as lo amerite. ABREVIATURAS: Se define cada una de las abreviaturas que se utilizarn. INSTRUCCIONES: Se define el detalle de manejo de una actividad especfica o el diligenciamiento de un formato que lo amerite, dejando registro de los responsables en cada actividad y definiendo su sistema de control.

COPIA CONTROLADA

Pgina 7 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

SISTEMA DE CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Segn matriz anexa en el instructivo de control de los documentos y registros del SGC.

c. El formato deber contener: ENCABEZADO. CONTENIDO. PIE DE PAGINA: COPIA NO CONTROLADA Todos los formatos se disearn en Excel, protegiendo las celdas que el usuario no debe modificar.

COPIA CONTROLADA

Pgina 8 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME

2. Procedimiento para creacin, modificacin o eliminacin de documentos: ITEM RESPONSABLE DESCRIPCIN Analiza la necesidad de crear, modificar o eliminar documentacin con su equipo de trabajo. Enva el formato al Representante de la Alta Direccin. Analiza y evala la viabilidad de la Representante de solicitud con la Alta Direccin del la Alta Direccin sistema. CONTROL PREVENTIVO Formato solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos (FOR- SDME) Dejando evidencia de la aprobacin o rechazo en el formato. Cuenta con cinco (5) das hbiles para aprobar o rechazar la propuesta. Cuenta con ocho (8) das hbiles para llevar a cabo esta actividad.

Responsable del proceso

Comunica al responsable del proceso de Representante de la decisin de su solicitud recibida en el la Alta Direccin FOR- SDME. Para creacin realiza levantamiento de informacin, diagnstico de la actividad e identifica la documentacin a elaborar.

Representante de Para modificacin se realiza de acuerdo la Alta Direccin a lo establecido en la solicitud recibida. Para el caso de del sistema eliminacin de Para el caso de eliminacin justifica y documento se sustenta la eliminacin del documento deja evidenciado respectivo y se da de baja. en acta. Disea, crea o modifica la Cuenta con documentacin (proceso, formato, quince (15) das Representante de instructivo segn corresponda) de hbiles para llevar la Alta Direccin acuerdo a las directrices expuestas por a cabo esta del sistema el responsable del proceso, y lo entrega actividad. al mismo para revisin y visto bueno.

COPIA CONTROLADA

Pgina 9 de 10

MANUAL DE DISEO, CREACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL S.G.C.

VERSIN: 01 NOVIEMBRE 2010 CDIGO: DOC-DCME CONTROL PREVENTIVO

ITEM 7

RESPONSABLE Responsable del proceso

DESCRIPCIN Revisa, da visto bueno y devuelve a Representante de la alta direccin para continuar con la respectiva aprobacin.

10

Representante de la alta direccin y Presenta el documento a la alta responsable del direccin para su respectiva aprobacin. proceso Es quien realiza revisin y aprobacin final de los documentos. Si los documentos son aprobados, contina Alta direccin con la publicacin y socializacin a todo el personal de la Institucin por parte del responsable del proceso o coordinador de calidad. FIN

Acta de reunin

SISTEMA DE CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS A continuacin se relacionan los formatos respectivos que deben diligenciar cada responsable de instructivo para el control de registros, documentos internos (Este control lo llevar el Dpto. de Calidad) y externos generados por este instructivo: Para el control de Registros remitirse al INSTRUCTIVO CONTROL ALMACENAMIENTO Y DESTRUCCIN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC (INS- CAD), diligenciando el FORMATO CONTROL DE REGISTROS (FOR- CR) Para los Documentos externos remtase al INSTRUCTIVO CONTROL ALMACENAMIENTO Y DESTRUCCIN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC (INS- CAD), diligenciando el FORMATO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS (FOR- CDE) en caso de ser necesario.

COPIA CONTROLADA

Pgina 10 de 10