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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LAS FUERZAS ARMADAS. ESTADO ANZOTEGUI, NCLEO: SAN TOM.

ANLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO EXISTENTE EN EL DEPSITO DE MATERIALES MDICOQUIRRGICOS DEL HOSPITAL GENERAL LUIS FELIPE GUEVARA ROJAS EN EL TIGRE, ESTADO ANZOTEGUI.

Docente: Ing. Nohem Chirinos. 5to Semestre, Seccin D02.

Bachilleres: Azuaje, Luis. Beltrn, Alejandro. Correa, David. Gil, Romina. Gmez, Jos. Valdez, Gabriel. Uray, Jhonald .

C.I: 20.741.463 C.I: 19.629.701 C.I: 24.846.914 C.I: 19.984.570 C.I: 21.175.519 C.I: 20.741.646 C.I: 19.743.537

26 de Junio, 2012

NDICE DE CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCION CAPTULO I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN Planteamiento del Problema de Investigacin Objetivo General y Especficos Objetivo General Objetivos Especficos Justificacin Alcance y Delimitacin de la Investigacin Antecedentes CAPITULO II: MARCO TERICO Glosario de trminos Definicin de control Importancia del control Bases del control Elementos del control Principios del control Definicin de almacn Actividades principales que realizan en la seccin de almacn Tipos de almacn Importancia de un almacn Funcin de los almacenes Control de almacenamiento Procedimientos de almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento de materiales Tcnicas de almacenamiento de materiales Orden de compra Aspectos de una orden de compra Despacho Registro Inventario Tipos de inventarios Valoracin de inventarios CAPITULO III. MARCO METODOLGICO rea de aplicacin

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Pg. Poblacin y muestra Instrumentos para la recoleccin de datos Tcnicas para la recoleccin de datos Anlisis de los datos obtenidos Anlisis del Diagrama de Flujo de Datos Diagrama UML Metodologa Diagrama de Gantt Fases del Proyecto Estudio de factibilidad 30 32 32 40 43 44 46 50 52 54

CONCLUSIN

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RECOMENDACIONES

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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INDICE DE FIGURAS
Pg. GRAFICAS: Grafica N 1...36 Grafica N 2...37 Grafica N 3...38 Grafica N 4...39

DIAGRAMAS: Diagrama Nivel 0...41 Diagrama Nivel 1...42 Diagrama de caso de uso..44 Diagrama de Modelo de anlisis...45 Diagrama de GANTT.50

TABLAS: Tabla de presupuesto.55

INTRODUCCION
Toda actividad administrativa enfrenta constantemente el problema de cmo hacer el trabajo lo mejor posible; con un mnimo de tiempo y esfuerzo, y desde luego, al menor costo. Ni las organizaciones en general, ni las condiciones econmicas o sociales, permanecen estticas; por lo que, las polticas, la estructura organizativa o los sistemas y procedimientos que en el pasado fueron satisfactorios, pueden ser hoy obsoletos o ineficientes, debido a los rpidos cambios y nuevas tendencias que surgen constantemente debido al progreso y desarrollo. El Hospital general del Tigre Luis Felipe Guevara Rojas, no escapa a esta realidad, en consecuencia necesita adaptar sus procesos administrativos a las exigencias actuales. El presente estudio tiene como finalidad presentar un anlisis del sistema de control de inventario existente en el depsito de materiales mdicoquirrgicos, en este sentido, es vlido destacar, que un sistema es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.

A su vez el control interno comprende el plan de organizacin y la coordinacin de todos los mtodos y medidas adoptadas por una institucin para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus procesos en el control de recursos, as como promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las polticas administrativas prescritas por la direccin de la institucin. Los directivos de las empresas, los consejeros de administracin y sus comits de auditora han demostrado durante aos un gran inters por mantener controles internos efectivos.

La direccin depende del sistema de control interno administrativo y contable para la obtencin de los datos financieros y operativos en los cuales pueda basar sus planes y decisiones operativas, tanto a largo plazo como cotidianos.

En el anlisis del sistema, se lleva a cabo el reconocimiento y la definicin del problema y consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace con la finalidad de tomar las acciones correctivas que permitan el adecuado diseo de un sistema de control para mejorarlo y hacer diferentes cambios para entregar informes de cada material adquirido o requerido y hacer solicitudes de la misma a tiempo.

CAPTULO I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN


Muller, M. (2005) .expresa que: El inventario de una empresa est constituido por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados (p. 1)

Dentro de este orden de ideas, se afirma que el inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin antes de venderlos, en un periodo econmico determinado. Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados

En este orden de ideas, la finalidad de los inventarios es encontrar respuestas a las preguntas Cunto pedir? Y Cundo pedirlo? A manera de minimizar costos. Es difcil llevar un control de mercanca o artculos almacenados por una empresa sin utilizacin correcta y peridica de un inventario. Es por ello que el objetivo principal del control de inventario es tener la apropiada informacin de materia prima,

materiales y otros productos terminados en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible, proceso que, al ser automatizado, (computadorizado) resultara ms efectivo. Actualmente y, con la velocidad de cambio acelerado generado por las nuevas tecnologas, resulta imprescindible para toda empresa u organizacin tener una buena gestin de inventarios, lo que le permitir conocer sus necesidades de mercanca.

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes, tales como: la planeacin de compras de la empresa, planeacin de un flujo de efectivo, productos en condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la calidad, entre otros, en aras de tener mayores utilidades.

En este contexto, y de acuerdo a las observaciones realizadas por los investigadores en el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas, ubicado en la ciudad de El Tigre, Estado Anzotegui, se pudo evidenciar que no se lleva un manejo eficiente del control de inventarios pues no existe un sistema automatizado para la realizacin de dichos procesos, siendo llevados a cabo de manera manual por el personal que all labora utilizando tarjetas en las que anotan la cantidad de recursos pedidos y enviados a cada rea que solicite y sin llevar un control especfico del material con el que se cuenta o que se necesite.

Esta situacin ha trado como consecuencias: Retardo en las actividades de pedido-despacho de insumos en la institucin. Desconocimiento de las cantidades exactas de mercanca o artculos con los que cuenta el depsito. Inexistencia de un inventario confiable desde el ao 2009. Incomodidad de los empleados a la hora de llevar el control debido a la falta de un sistema automatizado. Desorganizacin, confusin, retardo en las operaciones propias del depsito, desconocimiento de la existencia real de insumos, prdida de tiempo, as como menoscabo en la credibilidad de la empresa.

Por lo antes expuesto, se hace necesario Analizar el Sistema de Inventario usado por el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, con la finalidad de proponer soluciones factibles para mejorar, agilizar e incrementar el rendimiento del registro de inventario.

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS Objetivo General:


Analizar el Sistema de Inventario usado por el Depsito de Materiales MdicoQuirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

Objetivos especficos:
Identificar los factores que afectan el proceso de control de inventario del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui. Definir las causas que generan los problemas que afectan el proceso del control de inventario del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui. Proponer soluciones factibles para mejorar, agilizar e incrementar el rendimiento del registro de inventario en el Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

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JUSTIFICACIN
Gracias a la llegada de herramientas tecnolgicas, son muchos los cambios que se han producido en diferentes reas profesionales, incluyendo casi todo tipo de instituciones, pues gracias a dichas herramientas procesos que antes eran manuales ahora se realizan de manera automatizada, aumentando su calidad y eficiencia.

El caso estudiado en este trabajo de investigacin no escapa de dicha situacin, pues siempre que sea factible mejorar una tarea debe hacerse. Gestionar un inventario con todos sus procesos en algo muy comn en los sitios que se trabaja con productos y la distribucin de los mismos, en este caso en un hospital.

Llevar a cabo la administracin del inventario manualmente puede servir para poco volumen de informacin pero cuando la informacin es demasiado grande es necesario buscar otras alternativas al proceso manual, es por eso que es necesario una automatizacin del mismo. Dicha automatizacin proveer un mayor respaldo y seguridad de la informacin de los procesos, tambin permitir que los datos una vez almacenados puedan ser localizados, listados, comparados, realizar estadsticas, as como otras muchas funciones que se necesite de manera iterativa y que de forma manual requieren un alto gasto de recursos.

Lo que persigue la realizacin de este es proyecto es que el proceso de control de inventario se pueda hacer de manera mucho ms rpida, eficiente, mejorando las condiciones de trabajo del personal, incrementando la seguridad, mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento preciso. Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulacin del proceso productivo.

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En este sentido, la implementacin del proyecto presentado a continuacin beneficiar a dicho centro de salud agilizando todos los procesos de la manera descrita anteriormente generando eficiencia y eficacia.

Igualmente los investigadores se vern favorecidos ya que ganarn conocimientos y experiencias que no pueden aprenderse mediante la teora.

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ALCANCE Y DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN


El proyecto de Anlisis de Sistemas de Informacin que lleva por titulo Analizar el Sistema de Inventario usado por el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui fue realizado en las instalaciones del mismo ubicadas en DIRECCIN tiene como objetivo la optimizacin de los procesos realizados especialmente por el deposito mencionado para beneficiar a los trabajadores y usuarios de dicho centro de salud.

Este proyecto fue realizado en un periodo de tiempo de ocho semanas (dos menes) en los meses de Mayo, Junio y Julio del ao 2012 y est dirigida a todo el personal que labora y recibe servicios del Depsito de Materiales MdicoQuirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui

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ANTECEDENTES
El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artculos de valor unitario alto, como automviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto fcil.

En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo costo, el registro del costo de cada transaccin de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de vveres, almacenes por departamentos y la mayora de comerciantes pequeos han usado tradicionalmente el sistema de inventario peridico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente.

Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario peridico. Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada; de all el nombre del sistema de inventario permanente.

Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de la mercanca vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por cualquier compra de mercanca. Cuando se vende mercanca, se hacen dos asientos: El primero registra el ingreso por ventas (Dbito a efectivo o cuenteas por cobrar, crdito a Ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta de inventario y registra el costo de la mercanca vendida (dbito a la cuenta Costo de mercancas vendidas, crdito a inventario).

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CAPITLO II MARCO TERICO

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GLOSARIO DE TRMINOS
DEFINICIN DE CONTROL

En tanto, Callejas, A. (2002), dice que el control:

Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.(p. 146) En el mismo orden de ideas, Gmez, Miraima y otros, (2006) definen al control como:

Un conjunto de actividades o proceso por el cual los administradores de una empresa, se asegura que los recursos de capital, tcnicos y humanos estn siendo utilizados efectiva y eficazmente de acuerdo a los objetivos que se han fijado, los administradores o gerente de la sociedad De all que se utilicen para mantener una revisin constante de todas las actividades que se realizan en la empresa con el fin de determinar que los recursos tanto patrimoniales como tcnicos y humanos, estn siendo utilizados de acuerdo a los objetivos planteados por los gerentes de dicha organizacin. (p 147). IMPORTANCIA DEL CONTROL

Al respecto Gmez, Miraima y otros, (op.cit), afirman que:

Una de las razones para las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar, sin embargo, el control tambin sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, as como sus repercusiones en el avance de la organizacin Dado el ritmo de los cambios del ambiente de las organizaciones registrados en aos anteriores, este aspecto de control ha ido adquiriendo cada vez ms importancia. (p 365). Desde otro punto de vista, Gmez, Miraima y otros, (op.cit) sealan que el control es importante puesto que:

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Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se almacenen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de plantacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. (p 172). En otras palabras, el tener un control ayuda a que los hechos vayan de acuerdo a los planes establecidos, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlo se cumplan eficaz y econmicamente.

BASES DEL CONTROL

Se podra comenzar definiendo qu es una base. Bastara traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometra cuando nos explicaban que un tringulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base sera acaso posible la estabilidad del tringulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Planear y organizar Hacer. Evaluar. Mejorar.

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Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

ELEMENTOS DEL CONTROL

Gmez, Miraima y otros (op.cit), afirman que:

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: 1. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: 2. Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. 3. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. 4. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros. 5. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.(p. 366)

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PRINCIPIOS DEL CONTROL

A) Del equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

B) De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

C) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.

D) De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

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E) De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.

F) De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

G) De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

DEFINICIN DE ALMACN Silva, J. (op.cit) expone que el almacn Es un lugar especficamente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijos y variables de una empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o su comercializacin. (p 11) ACTIVIDADES PRINCIPALES QUE REALIZAN EN LA SECCIN DE ALMACN Silva, (op.cit) explica que las actividades principales que realiza la seccin de almacn son las siguientes: La planificacin de los espacios necesarios y de la organizacin interna del almacn. Por la naturaleza misma de la mayora de los productos manejados por la empresa y sus diferentes exigencias de temperatura,

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humedad, etc., a la hora de ser almacenados, deben separarse, acondicionndose convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos materiales. Es necesario, adems, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de trnsito, permanecer el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor. Recepcin de materiales: Esta operacin se realizar en la zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigir siempre comprobante acompaando a los materiales, el cual deber contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido. Control de calidad: Antes del almacenamiento del material debe realizarse siempre el control de calidad. Esta actividad es responsabilidad no del personal del Almacn, sino de especialistas pertenecientes al departamento de Produccin. La naturaleza de las pruebas depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras representativas. Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depsito Conservacin de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener ntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacn crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulacin o conservacin, as como prdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el trnsito por el Almacn de personal ajeno al mismo Salida de materiales: sta siempre debe producirse mediante peticin de persona autorizada, normalmente el responsable de la seccin productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se har por escrito, en documento o vale de salida, que servir despus de justificante para la introduccin en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la imputacin del coste al departamento solicitante. (p. 12)

TIPOS DE ALMACN As mismo, Silva (op.cit), contina explicando que: El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar segn la mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece y puede ser de la siguiente manera:

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1. Almacn de Materia Prima y Partes Componentes: Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin. 2. Almacn de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc. 3. Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. 4. Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. 5. Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. 6. Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. 7. Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual. 8. Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en l se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn. (p. 12) IMPORTANCIA DE UN ALMACN Debido a que los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancas, la formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, cambios en los precios y materiales de compras. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados.

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FUNCIN DE LOS ALMACENES Segn Silva, (op.cit) son las siguientes: 1. Controlar administrativamente los movimientos de los materiales mediante formularios apropiados. 2. Vigilar que no se agoten los materiales (mximos- mnimos). 3. Tener suficiente materiales y productos tanto en volumen y especificaciones para el momento en que se necesitan, en cualquier etapa del proceso. 4. Asegurar la recepcin, conservacin y distribucin de los materiales. 5. Permitir a las personas autorizadas al acceso a las materias primas, materiales, y otros suministros almacenados. 6. Mantener en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. (p. 13) CONTROL DE ALMACENAMIENTO Silva (op.cit), aclara que: En el control de almacenamiento debe aplicarse buenos mtodos de direccin de empresa y almacenamiento que permitan la ubicacin adecuada de los materiales impidiendo al mismo tiempo acumulaciones de existencias, deterioros y cada en de uso de artculos. Esto se logra slo con la constante revisin del cumplimiento de los controles establecidos. (p. 575) PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Silva (op.cit), establece que El procedimiento de almacenamiento es la funcin de guardar artculos desde que se producen hasta que se necesitan (p. 89). En tanto, Villalva, J. (2007) resalta que: La importancia del mobiliario para el mantenimiento de los materiales, afirman que las estanteras ajustables se montan rpidamente y se adaptan a los cambios y ampliaciones y casi todos los modelos son modificables sin necesidad de ampliaciones. (p. 135). Como procedimientos inciales para el almacenamiento de materiales se pueden citar los siguientes: Se coloca cada producto en el lugar que le corresponda, los equipos pesados en sitios bajos y los pequeos se pueden ubicar en los altos. Se realiza un conteo de los productos almacenados.

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Se actualizan los costos de los equipos almacenados. Se realizan la toma de inventarios fsico anual, mensual o semanal. Se realizan las fichas de stock para la incorporacin de material. (p. 63) ALMACENAMIENTO

De la misma manera, Silva, (op.cit) explica que:

La funcin del almacenamiento comprende el conjunto de operaciones que tienen por objeto el ocuparse de los materiales que la empresa recibe o manipula. Esta permite a la empresa tener posibilidad de los materiales necesarios en el momento oportuno. Bien sea para el proceso o para su distribucin. La funcin de almacenamiento bajo el concepto moderno, implica una actividad debidamente planeadas, donde deben considerarse una series de aspectos que van incidir directamente sobre la optima gestin de los materiales. (p. 29). ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Los materiales son almacenados en sus estantes correspondientes de acuerdo a su nmero de partes, siempre y cuando haya espacio disponible, de lo contrario son almacenados en otro sitio hasta que el lugar que le corresponda este desocupado.

TCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

Segn Villalva (op.cit) son las siguientes: Estanteras: Es una serie de anaqueles unidos por perfiles de diferentes tamaos; mediante ellos se puede aprovechar el espacio existente facilitando as su localizacin, clasificacin y manejo de materiales. Cajas o Cajones: Constituyen un excelente medio para transportar elementos o piezas pequeas, tales como; tornillos, gomas, etc. stos se pueden disponer unas encimas de otros, hasta formar una gran fila que asemeje un estante. Estas cajas pueden ser de cartn, plstico o metal y sus dimensiones tienden a ser variables. Columnas: Se utilizan para almacenar tubos, varillas, perfiles y otros, de tal manera que se puedan manipular fcilmente y se eviten las obstrucciones u obstculos en las instalaciones del almacn.

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Apilamientos: Su forma tiende a indicar que tipo de paletas se pueden necesitar, sus dimensiones dependen de las caractersticas o el tipo de materiales. Contenedores Flexibles: Son como sacos o bolsas que nos permiten mover material a granel y su capacidad pueden variar entre 500 1000 Kg. (p. 110) ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. ASPECTOS DE UNA ORDEN DE COMPRA Villalva (op.cit); desglosa los siguientes: Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido Nmero de orden de compra Nombre y direccin del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Trminos de entrega y de pago Cantidad de artculos solicitados Nmero de catlogo Descripcin Precio unitario y total Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la Orden Firma autorizada. El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registradas en las cuentas por pagar y otra copia para el departamento de compras. (p. 115)

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DESPACHO El mismo autor explica que el despacho Es la funcin del almacn en el cual se realizan un conjunto de actividades que tienen como objetivo principal entregar productos de la empresa a los clientes (externos e internos) (p. 29)

REGISTRO La pgina Web www.gestiopolis.com, (2008), define al registro como Un libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las actividades de una empresa, o que contiene o justifica una transaccin, asiento o cuenta (s/p) INVENTARIO

As mismo, la pgina Web www.gestiopolis.com, (op.cit), dice que el inventario: Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el animo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. (s/p) TIPOS DE INVENTARIOS

1. Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas

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(aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

2. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

3. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.

4. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. 5. Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

VALORACIN DE INVENTARIOS

Hangren, Harrison y Robinson (2007), explican que: Existen numerosas bases aceptables para la valoracin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general, la de principal importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los estados financieros de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin comparar con

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estados financieros de otras entidades econmicas. Las Principales bases de valoracin de los inventarios son las siguientes: Base de costo para la valoracin de los inventarios: El costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento. Base de costo o mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate: - Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o materiales comprados. - Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes. Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y venderlas con un margen de utilizad razonable.

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CAPITULO III MARCO METODOLGICO

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REA DE APLICACIN
Todas y cada una de las tcnicas para recolectar datos y levantar informacin fueron aplicadas en un rea en la que se pudieran aprovechar al mximo, pues obviamente el lugar escogido para poner en marcha cierto mtodo con un fin especfico es indispensable y ms que eso determinante para alcanzar los objetivos propuestos.

En este caso se aplicaron tcnicas como encuestas y cuestionarios a los departamentos que componen el sistema en estudio, es decir el inventario existente en el depsito de materiales mdico-quirrgicos del hospital general Luis Felipe Guevara Rojas en el Tigre, estado Anzotegui.

Siendo el rea de aplicacin el sistema de inventario de dicho centro de salud se hace imprescindible estudiar cada una de las relaciones que se encuentran establecidas entre el depsito de los materiales del hospital y los departamentos que hacen uso de ellos. Se puede notar claramente que stos comprenden lo que son los lmites de nuestra investigacin, ya que a pesar de que ocasionalmente se estudian entidades externas al mismo, el enfoque est dirigido principalmente a este sector; pues a final de cuentas el sistema de informacin que se busca construir se propone ser implantado en esta zona.

POBLACIN Y MUESTRA
En las actividades de investigacin cientfica y tecnolgica es muy til el empleo de muestras. El anlisis de una muestra permite obtener conclusiones susceptibles de generalizacin a la poblacin de estudio con cierto grado de certeza (Holguin y Hayashi, 1993).

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Al desarrollar un proyecto de investigacin el total de observaciones en las cuales se esta interesado, sea su nmero finito o infinito, constituye lo que se llama una poblacin, (Walpole y Myers, 1996, p. 203). La muestra es una pequea parte de la poblacin estudiada. La muestra debe caracterizarse por ser representativa de la poblacin.

Los anteriores conceptos reflejan que al analizar una muestra se esta aplicando la inferencia estadstica con el propsito de ... conocer clases numerosas de objetos, personas o eventos a partir de otras relativamente pequeas, compuestas por los mismos elementos, (Glass y Stanley, 1994, p. 241). En trminos generales la informacin que arroja el anlisis de una muestra es mas exacta incluso que la que pudiera arrojar el estudio de la poblacin completa.

Una muestra puede ser de dos tipos: probabilstica y no probabilstica. Las muestras no probabilsticas se sub-clasifican en dos las cuales estn las que son a conveniencia y las intencionales mientras que las probabilsticas se divide en cuatro tipos que son las sistemtica, aleatoria simple, por conglomerados y las estratificadas.

El tipo de muestra utilizada para el anlisis del Sistema de Inventario Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui fue la muestra a conveniencia ya que en cada departamento a los cuales este surte materiales se eligi a la persona con ms conocimiento, es decir, una persona por departamento. Esto se debe a que el numero de personas que interacta con del Sistema de Inventario Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui son mnimas y con este tipo de muestra es mas fcil la recoleccin de informacin para as poder analizar el sistema.

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INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS

Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para almacenar informacin, ejemplo: fichas, cuestionario, guas de entrevistas, lista de cotejo, grabadores entre otros

Para el conveniente desarrollo de la investigacin realizada, se recurri al uso de instrumentos como:

Gua de observacin: Este instrumento permiti recolectar toda la informacin posible, aplicndolo mediante observaciones e inspecciones visuales para percibir y examinar la realidad estudiada.

Cuestionario: Serie de preguntas ordenadas, que buscan obtener informacin de parte de quien las responde, para servir a quien pregunta o a ambas partes. Este instrumento se utiliz para la entrevista estructurara y para la encuesta.

TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS

En todo trabajo de investigacin, es importante destacar que los mtodos de recoleccin de datos constituyen la vas de las cuales se vale el investigador para obtener la informacin necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigacin.

Las tcnicas de recoleccin de datos consisten en las distintas formas o maneras de obtener la informacin. Son ejemplos de estas las tcnicas, observacin directa, la encuesta en su dos modalidades: oral y escrita (cuestionario), la entrevista, el anlisis documental, anlisis de contenido, entre otros.

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Las tcnicas que se implementaron en el presente trabajo de investigacin fueron:

OBSERVACIN DIRECTA

Es la tcnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier objeto, fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos de investigacin prestablecidos.

Esta tcnica fue de frecuente uso en la realizacin de esta investigacin, ya que permiti conocer y determinar las condiciones del sistema estudiado y obtener una idea general de su funcionamiento y fallas.

ANLISIS DOCUMENTAL

Es casi posible que un estudio escrito crezca del soporte documental, pues conviene siempre revisar lo que ha ocurrido o acontecido en diferentes lugares y tiempo; de estudio de autores, artculos cientficos o experimentos. Esta tcnica fue de gran ayuda ya que le permiti a los investigadores obtener informacin referente al problema planteado, utilizando como fuentes de investigacin libros, sitios web, manuales, tesis., con el fin de poder obtener un Marco Terico que gue y sustente la investigacin.

ENTREVISTA ESTRUCTURADA

La entrevista estructurada o preparada es la ms esttica y rgida de todas, ya que se basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables que deben responder todos los aspirantes a un determinado puesto. Esto facilita enormemente la unificacin de criterios y la valoracin del candidato, pero no permite que el entrevistador ahonde en las cuestiones ms interesantes.

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Otra tcnica empleada en la recoleccin de datos fue la entrevista estructurada donde se le realiz una serie de preguntas, previamente redactadas por los investigadores, a la Licenciada Olivia Freites, encargada de llevar el control de todos los inventarios del Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, con el fin de conocer en detalle el proceso investigado y determinar la problemtica existente.

ENCUESTA Estudio en el cual el investigador obtiene los datos a partir de realizar un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinin, caractersticas o hechos especficos.

Tal tcnica se implement para obtener informacin de los departamentos relacionados con el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui los cuales reciben servicios de este. Se realizo una encuesta a una persona por cada departamento.

ANLISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS


Para conocer ms ampliamente el proceso que sigue el registro del Sistema de Inventario Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, se realiz una entrevista a Licenciada Olivia Freites, encargada de llevar el control de todos los inventarios del referido centro de salud.

Se aplic un cuestionario con diferentes preguntas con respecto al proceso y funcionamiento del Sistema de Inventario del depsito en cuestin. La Lic. Explic que el proceso manual se lleva a travs de tarjetas donde se escribe (con una mquina

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de escribir) la descripcin y cantidad de productos a solicitar (cuando el deposito compra o cuando los departamentos solicitan) y son pasadas a los encargados del control quienes descuentan o agregan los valores indicados. La encuestada confirm la existencia de un retraso en el control de inventario (desde el ao 2.009) atribuyndole este no solo al problema de no existir un registro automatizado sino tambin a los retrasos en los envos de los proveedores (SALUDANZ- en Barcelona).

Durante la fase de recoleccin de datos tambin se realiz una encuesta a los diferentes departamentos que se ven beneficiados por los servicios prestados por el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui. A continuacin se muestra cada uno de los tems con un grfico descriptivo de las respuestas obtenidas. Los departamentos encuestados fueron:

Farmacia. Psiquiatra. Departamento de Ciruga. Departamento de Ginecobstetricia. Banco de Sangre. Laboratorio. Pediatra.

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TEM 1 CALIFIQUE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL DEPSITO


a) Bueno b) Regular c) Malo

GRFICA N 1
0% 2;

33%

4; 67%
a. Bueno b. Regular c. Malo

Fuente: Los Investigadores (2012)

De acuerdo a la grfica N 1, cuatro de seis departamentos encuestados afirm que la calidad de los servicios prestados por el depsito podra mejorar mientras que los dos restantes afirmaron no tener problema con esta. Ningn departamento califico como malos dichos servicios.

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TEM 2 HA TENIDO PROBLEMAS CON EL SERVICIO PRESTADO POR EL DEPSITO?


a) S b) No

GRFICA N 2

3;

3;

50%

50%

a. Si b. No Fuente: Los Investigadores (2012)

En relacin a este segundo tem, la mitad de los encuestados (50%) aleg haber tenido problemas con el servicio, los cuales se referan a la inexistencia de los productos que solicitaban, mientras que el 50% restante no present ningn inconveniente con el referido servicio.

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TEM 3 CONOCE EL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE INVENTARIO?


a) Si b) No

GRFICA N 3

3; 50%

3; 50%

a. Si

b. No

Fuente: Los Investigadores (2012) Al igual que en tem anterior, las respuestas de los encuestados estuvo dividida a la mitad. Uno de cada dos departamentos usuarios del depsito no conoce el estado del inventario llevado por el Hospital en estudio.

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ITEM 4 CREE USTED QUE EL SISTEMA DE INVENTARIO PUEDE MEJORAR?


a) Si b) No

GRFICA N 4

6;
a. Si

100%

b. No

Fuente: Los Investigadores (2012) En cuanto a este tem, todos los encuestados coincidieron en que el sistema de inventario debe mejorar para as lograr una mayor efectividad en las actividades del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

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Tras analizar los datos mostrados anteriormente, se pueden evidenciar las fallas a las que conlleva el problema que se tiene con el control de inventario del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, pues ste afecta directamente al desempeo de los departamentos que de l dependen. La mayora de los encuestados comentaron sobre la inexistencia de los productos que se eran solicitados (los pedidos no llegaban o llegaban incompletos) y esto se debe a que los valores escritos en el inventario manual actual del depsito no son confiables y en algunas ocasiones se cree que se tiene suficiente cantidad para surtir a las diferentes reas pero fsicamente esa cantidad no existe o es menor de lo esperado. Adems, la mitad de los encargados de los departamentos desconoce el estado actual del inventario del depsito y denuncian indulgencia por parte de los empleados de ste y causa molestias debido a que las fallas no se deben del todo al personal a cargo. En tal sentido, se recibieron algunas sugerencias para la mejora del Sistema de Inventario, tales como: automatizacin de los procesos, capacitacin del personal, estadsticas, entre otras.

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DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Nivel 0

Proveedores

Departamentos

0
Controlar Inventario

Gestionar el Inventario

Oficina Principal

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Nivel 1

1 Solicitud Solicitar Materiales Existencia de inventario Entrega

2 Gestionar el inventario

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ANLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)


Nivel 0. En este se distingue el sistema principal el cual es Controlar el Inventario. Adems de esto existen 3 entidades: Proveedores, Departamentos y Oficina principal, los cuales estn relacionados al sistema central mediante 3 procesos; Suministro de materiales, Peticin de Materiales y Gestionar el Inventario.

Los proveedores son los que proporcionan los materiales al depsito donde se guarda el inventario. Los departamentos son los que se encargan de pedir los materiales a la oficina principal y la oficina principal recibe material de los proveedores para luego satisfacer la demanda de los departamentos.

Nivel 1.

Se observan 2 procesos enumerados de la siguiente manera: 1. Suministrar materiales: este proceso lo ejercen la oficina principal hacia los proveedores y los departamentos hacia la oficina principal despus de que esta ha hecho una peticin de material nuevo. Tiene como entrada la solicitud de materiales y como salida la entrega de materiales.

2. Gestionar inventario: se hace a travs de la oficina principal y se encarga de pedir nuevo material y de distribuirlo a los dems departamentos luego de que estos hacen un peticin impresa, para distribuirlo verifican la peticin hecha por los dems departamentos y la comparan con el existente en el depsito, variando as la cantidad demandada y la despachada.

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DIAGRAMAS U.M.L Diagrama de Caso de Uso


Administrar Costos <<Extends>> 1 Control de Materiales Proveedores <<Include>> <<Extends>> Ubicar centros de Servicio Suministro de Material <<Include>> <<Include>> Emitir Impresos Registrar Material <<Extends>> Gestin de Materiales Oficina Principal

<<Include>> <<Include>> <<Extends>> Depsito Departamentos <<Extends> > Revisin de Calidad Organizacin de Inventario <<Extends>>

Revisin de Cantidad

Almacenar Materiales Solicitud de Nuevo Material


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DIAGRAMAS U.M.L Modelo de anlisis

Gestor Costos

Datos Gastos y Ahorros

Gestor Distribucin
IU: Control de Materiales Proveedores Gestor Solicitud Gestor Ubicacin

Datos Envos
Datos Centros Receptores Datos pedidos

Gestor Registro

Datos Entregas

IU: Gestin de Materiales Oficina Principal

Gestor Distribucin Gestor Solicitud

Datos Envos

Datos pedidos

Gestor Almacenamiento Gestor Calidad Gestor Cantidad


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Datos Inventario

IU: Organizacin de Inventario Depsito

Datos Buen Estado Datos Existenci a

METODOLOGA

Previamente a la realizacin del presente proyecto, se ha presentado lo que es la eleccin o escogencia del tema por parte del investigador o estudiante, la cual representa la primera fase que siembra las bases para la construccin del proceso metodolgico. Se prefiri escoger un tpico que responda y se adapte a las capacidades y criterios propios, que pueda ser analizado objetivamente, que a la hora de estudiar los datos a recoger, se requiera de la capacidad de interpretacin del investigador para determinar los logros que se pretenden alcanzar; que sea de agrado, pues aunque presenta problemticas, proporciona cierta motivacin en el investigador para resolverlas, despus de todo los problemas existen para encontrarles solucin; que permita recabar informacin anticipadamente para poder realizar un efectivo anlisis; y que posea diversas fuentes bibliogrficas para revisar posibles hechos y antecedentes relacionados con el mismo.

Luego de haber completado las fases exploratorias e investigativas del proyecto en cuestin, tales como el diagnstico de necesidades y problemas de acuerdo a la situacin presentada, la aplicacin de tcnicas de observacin directa y participante, la redaccin del marco terico abordando las caractersticas y cualidades del fenmeno o problema en estudio, la seleccin de muestras poblacionales aleatorias, dividiendo los individuos en distintas categoras, la recoleccin de datos o levantamiento de informacin de forma manual elaborando preguntas mediante la aplicacin de encuestas, entrevistas y cuestionarios, la clasificacin y procesamiento de dichos datos, se decide utilizar una metodologa para el diseo de sistemas de informacin que considerada un proceso de desarrollo de software, constituye junto con el Lenguaje Unificado de Modelado (UML) la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos, llamada Proceso Unificado de Rational o RUP (Rational Unified Process).

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El RUP en realidad no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y necesidades de cada organizacin, y se basa en 6 principios claves:

Adaptar el proceso: El proceso deber adaptarse a las necesidades del cliente ya que es muy importante interactuar con l.

Equilibrar prioridades: Los requisitos de los diversos participantes pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados, por lo que debe encontrarse un equilibrio que satisfaga los deseos de todos para corregir desacuerdos que surjan en el futuro.

Demostrar valor iterativamente: En cada iteracin se analiza la opinin de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la direccin del proyecto as como tambin los riesgos involucrados.

Colaboracin entre equipos: El desarrollo de software ha de ser realizado no por una nica persona sino por mltiples equipos. Debe haber una comunicacin fluida para coordinar requisitos, desarrollo, evaluaciones, planes, resultados, etc.

Elevar el nivel de abstraccin: Evita que los ingenieros de software vayan directamente de los requisitos a la codificacin de software a la medida del cliente, sin saber con certeza qu codificar para satisfacer de la mejor manera los requisitos y sin comenzar desde un principio pensando en la reutilizacin del cdigo.

Enfocarse en la calidad: No solo debe realizarse al final de cada iteracin, sino en todos los aspectos de la produccin.

Asimismo, comprende dos aspectos importantes por los cuales se establecen las disciplinas:

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Proceso: Comprende a su vez una diversidad de tareas, como modelado de negocio, requisitos, anlisis y diseo, implementacin, pruebas, despliegue.

Soporte: Contiene las etapas de gestin del cambio y configuraciones.

El ciclo de vida RUP es una implementacin del Desarrollo en espiral. Fue creado ensamblando los elementos en secuencias semi-ordenadas. El ciclo de vida organiza las tareas en fases e iteraciones. Divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias iteraciones en nmero variable segn el proyecto y en las que se hace un mayor o menor hincapi en las distintas actividades.

Las cuatro fases que encierra este tipo de metodologa son las siguientes: Inicio: Tiene como propsito definir y acordar el alcance del proyecto con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados al proyecto, proponer una visin muy general de la arquitectura de software y producir el plan de las fases y el de iteraciones posteriores.

Elaboracin: Se seleccionan los casos de uso que permiten definir la arquitectura base del sistema y se desarrollarn, se realiza la especificacin de los casos de uso seleccionados y el primer anlisis del dominio del problema, se disea la solucin preliminar.

Desarrollo o construccin: Se completa la funcionalidad del sistema, para ello se deben clarificar los requisitos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto.

Cierre o transicin: Se asegura disponibilidad del software para los usuarios finales, ajustan los errores y defectos encontrados en las pruebas de aceptacin, capacitan a los usuarios y proveer el soporte tcnico necesario. Se debe verificar que

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el producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas en el proyecto.

Cabe destacar que UML (Unified Modeling Language) o Lenguaje Unificado de Modelado es el lenguaje de modelado de sistemas de software ms conocido y utilizado en la actualidad; concebido para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema, ofreciendo un estndar para describir un "plano" del sistema (modelo), e incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin, esquemas de bases de datos y compuestos reciclados.

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DIAGRAMA DE GANTT

Semanas Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8

Inicio: Definir alcance y riesgos Elaboracin: Establecer requisitos y arquitectura de software

Construccin: Mejoras, implementacin y pruebas Transicin: Asegurar disponibilidad, ajustar errores, capacitar usuarios y proveer soporte tcnico

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Perodo: Mayo Julio (2012). Duracin: Ocho semanas. Requerimientos: - Ubicacin del problema (rea de aplicacin). - Planteamiento de los objetivos. -Metodologa a aplicar. -Clculos poblacionales y muestreos. -Tcnicas de recoleccin y anlisis de datos realizadas. -Estudio de factibilidad. El presente diagrama de Gantt est enfocado nica y especficamente al proceso de desarrollo del sistema de informacin planteado para resolver con efectos de rapidez y automatizacin el problema del depsito de inventario y materiales mdico-quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas de El Tigre, Estado Anzotegui, donde se establecen claramente cada una de las actividades a llevar a cabo con sus especificaciones para cumplir con el objetivo, indicando por supuesto su estimada duracin expresada en semanas, por lo que se puede notar que cada una necesita aproximadamente dos semanas de dedicacin.

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FASES DEL PROYECTO


1. Escogencia del tema: Se hizo la eleccin de un tema bastante competente a la comunidad en general, pues todo individuo necesita del servicio prestado por el sistema en estudio.

2. Reconocimiento del problema: Se propuso ir en bsqueda de datos e informacin en el campo de la realidad social, estudiando determinadas situaciones para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prcticos. Se realiz lo que se conoce como investigacin in situ, la cual se lleva a cabo en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio, permitiendo al investigador adquirir un conocimiento ms a fondo, pudiendo manejar los datos con ms seguridad y soportarse en diseos exploratorios, descriptivos y experimentales.

3. Definicin de objetivos: Se determinaron tanto el objetivo general como los objetivos especfico basndose en el problema ya localizado.

4. Antecedentes del problema: Se plantea todo hecho anterior a la formulacin del problema que sirve para aclarar, juzgar e interpretarlo, hacindose una sntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado con el fin de determinar el enfoque metodolgico de la misma investigacin.

5. Redaccin del marco terico: Se formula el marco terico abordando las caractersticas y cualidades del fenmeno o problema en estudio, para comprenderlo y darle sentido, representando diferentes conceptos y proposiciones que permitirn estudiar el problema, ampliando su descripcin.

6. Marco metodolgico: Se ha definido el tipo de investigacin a realizar, la cual consiste en una investigacin descriptiva, casual, exploratoria y productiva, aplicando el mtodo deductivo, analtico y objetivo. Luego se seleccionan las muestras, es decir,
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una parte de los elementos del sistema de los cuales se extraen algunos criterios de decisin. Los mtodos para seleccionar una muestra representativa son numerosos, dependiendo del tiempo, dinero y habilidad disponibles para tomar una muestra y la naturaleza de los elementos individuales de la poblacin. Por lo tanto se utiliza un muestreo intencionado combinado con el muestreo aleatorio, ya que se dividen los individuos en distintas categoras y se estudian aparte al azar. Posteriormente, se realiza la recoleccin de datos o levantamiento de informacin de forma manual elaborando preguntas y mediante la aplicacin de tcnicas como encuestas, entrevistas y cuestionarios a los individuos escogidos mediante el muestreo, para la verificacin del problema planteado; lo que conduce luego a la clasificacin y procesamiento de dichos datos, realizndose con ellos diversos clculos de porcentajes, proporciones, promedios y estadsticas que contribuyan a comprobar la hiptesis, buscando un significado ms amplio a las respuestas mediante su comparacin con otros conocimientos disponibles, leyes teoras, etc.

6. Conclusiones y recomendaciones: Con el material ya recogido y organizado, se da forma y explicacin a los resultados obtenidos. La labor completa de la informacin con los datos procesados, analizados e interpretados, donde se ha podido llegar a la determinacin de la validez de las posiciones, donde se ha llegado a establecer la eficacia de todo el proceso planificado y donde se han verificado las hiptesis segn el diseo seleccionado.

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ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Factibilidad operacional. Desde el punto de vista de la implementacin de un sistema automatizado para llevar el sistema de inventario del Hospital General de El Tigre Luis Felipe Guevara Rojas, se ha determinado que los usuarios del nuevo sistema se adaptarn rpidamente al mismo pues la posible resistencia al nuevo sistema se reduce a cero, y para eso la manera a trabajar del sistema a implementar ser detalladamente explicada a los nuevos usuarios del sistema, es decir, habr una capacitacin de los usuarios acerca del nuevo sistema para que se adapten los ms rpido posible y aprovechen mejor el nuevo sistema que se les presentar.

Factibilidad tcnica. La tecnologa elegida para realizar la implementacin del nuevo sistema actualmente se encuentra disponible en casi cualquier tienda de ventas de equipos de computacin, al igual que dichos equipos son los adecuados para el tipo de software que se implantar en ellos. A la hora de adaptar los datos viejos no habr problemas de formatos o incompatibilidad, pues el sistema actual trabaja manualmente por lo que automatizar esos no ser ms que transcribir toda la informacin que est presente en fichas y hojas al nuevo sistema donde quedarn respaldados los datos y con un acceso mucho ms fcil a ellos.

Factibilidad econmica. En cuanto al presupuesto que un nuevo sistema requiere para ser implementado, se puede decir que este es razonablemente correcto a la hora de evaluar los mltiples beneficios que el nuevo sistema traer consigo. Pues si bien el sistema nuevo a implementar cueste tal cantidad se habla de grandes beneficios. Estos beneficios se resumen en una manera mucho ms efectiva y eficaz de guardar los datos obtenidos de la distribucin y recepcin de los materiales al inventario, se traduce en menor tiempo a la hora de acceder a los datos previos de temporadas anteriores lo que
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facilita a la vez anlisis estadsticos, esto beneficia tanto a los usuarios del nuevo sistema como a los que se benefician del sistema de inventario.

A continuacin se muestra un presupuesto de los materiales que se desean comprar para la implementacin del proyecto.

Presupuesto realizado para la compra de una computadora. CPU Intel Celeron Dual Core 2.6 GHz 755, Ddr3 Con Monitor y sus respectivos perifricos

Nota: En la tabla mostrada el presupuesto no contiene el costo del envi (flete). El costo del envi es de 120 BsF. Si se agrega al monto anterior el nuevo monto total seria de 2.925 BsF. Fuente: www.mercadolibre.com.ve
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CONCLUSIONES
Despus de haber realizado el anlisis del sistema de control de inventario del Depsito de Materiales Mdico-quirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, se puede llegar a las siguientes conclusiones: El control y registro del inventario es llevado manualmente a travs de tarjetas, lo que trae como consecuencia inexactitud en los datos a la hora de consultar informacin y de generar estadsticas. Los diferentes departamentos que existen en la institucin son los principales beneficiarios a la hora de automatizar dicho inventario. Gracias a las encuestas se sabe que la mayora de los diferentes departamentos punta como regular el sistema de control de inventario actual, y recalcan que este puede mejorar mucho ms, por lo que uno nuevo mejorara la opinin de los mismos. Al realizar la entrevista a la representante de la oficina de gestin del control de inventario, se pudo notar que tenia deseos de mejorar o automatizar el control pues, de esta manera se brindara un mejor servicio a los dems departamentos. Utilizando un sistema de control de inventario automatizado se mejora exponencialmente la rapidez y eficiencia a la hora de registrar datos, as como tambin su consulta, y seguridad de respaldo. A travs del anlisis del sistema de control de inventario se pueden escoger las mejores alternativas para automatizar el sistema.

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Gracias a la realizacin del proyecto los investigadores conocieron diferentes tcnicas de recoleccin de datos e instrumentos de recoleccin de datos, y tambin les permiti conocer experiencias que no pueden ser aprendidas mediante la teora.

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RECOMENDACIONES
Una vez que el sistema sea automatizado, los responsables de mantener operativo el sistema de control de inventario sern responsables del que mismo trabaje bajo un ritmo adecuado que permita la mejora que se persigue. Es necesario que los nuevos usuarios del sistema automatizado reciban capacitacin acerca del sistema antes de empezar a trabajar con el mismo. En caso de que se requiera una ampliacin de las instalaciones donde se desarrolla el sistema de control de inventario ser necesario evaluar si el sistema automatizado tambin necesitar extenderse. Se recomienda mejorar la comunicacin tanto entre la oficina que gestiona el inventario con los proveedores de material, como tambin con los dems departamentos de la institucin. Hacer mantenimiento necesario al sistema automatizado, para mantenerlo operativo al 100%. Aprovechar los recursos ahorrados con el nuevo sistema en otras actividades que los requieran. Chequear cada cierto tiempo determinado si existen actualizaciones para el nuevo sistema.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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SITIOS WEBS www.wikipedia.org, inventario. www.buenastareas.com, tcnicas de levantamiento de informacin. www.wikipedia.org, contabilidad.

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