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Cmo mejorar la logstica de tu empresa

La clave para ofrecer al cliente valor de largo plazo y buen rendimiento a nivel empresarial - trimestre tras trimestre y ao tras ao - es implementar una cultura esbelta (lean), es decir, de alta eficiencia, en la red de logstica. Las prcticas esbeltas mejoran la calidad y la productividad, pues revelan los aspectos de costo y desecho en todas las facetas de la operacin: desde la compra de materia prima, hasta el envo de producto terminado. En una cultura esbelta, todo paso del proceso tiene la obligacin de agregarle valor al cliente - y cuando ste no cumple con dicha premisa, es un paso que debe eliminarse. En el mbito de la cadena de suministro, una cultura esbelta se presta a ofrecer grandes recompensas , pero apegarse a este tipo de estrategias implica realizar un gran compromiso. Lo bueno es que un cambio hacia este tipo de filosofa en la operacin no quiere decir que se tenga que realizar toda una reingeniera. Existe la posibilidad de trabajar con un socio de servicios de logstica para obtener ganancias constantes y graduales, tanto en calidad como en eficiencia. Un socio externo de logstica, o 3PL adecuado puede impulsar la transformacin de una empresa hacia una organizacin realmente gil. El mejor camino: la estandarizacin Una de las caractersticas de un centro de distribucin esbelto es la estandarizacin. En una instalacin as, todo el personal est capacitado y listo para seguir lo que ya es una mejor prctica. La empresa se da a la tarea de registrar sus procesos y de capacitar a todas las personas que las llevan a cabo, sin importar quien ejecuta el proceso, los pasos que se siguen son los mismos. Y es que la estandarizacin ofrece varias ventajas. En primera instancia, permite calcular con facilidad cunto tiempo y recursos se necesitan para completar una tarea. Por ejemplo, si un cliente pone un pedido especial de urgencia, no hay necesidad de sacar a las mejores personas de sus tareas habituales para cumplir con ese pedido, ya que todos estn capacitados para hacerlo
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bien y rpido. As, hacer un estimado de lo que se necesita para cumplir con algn pedido se convierte en un simple clculo. Tambin, la estandarizacin provee el fundamento para la mejora continua. Si todos siguen un procedimiento estndar, una vez que se ha descubierto cierta mejora para un proceso, todos los participantes reciben la capacitacin para esa mejora y los beneficios se llegan a multiplicar entre todos , en vez de que sea slo uno el que lo entienda y lo mejore. En un centro de distribucin, la estandarizacin consta de cinco elementos: El manejo visual Auditoras escalonadas La administracin segn la demanda del cliente El trabajo estandarizado La organizacin del entorno de trabajo El manejo visual Existen seales, smbolos, cdigos por color y otros tipos de herramientas que hacen que una instalacin se "comunique" con la gente que trabaja en ella. Todos sirven para informar al personal acerca de cmo llevar a cabo su labor, les marcan su progreso, indican dnde se ubican las herramientas necesarias y sealan todo tipo de condiciones que sirven para concretar una tarea. El buen manejo visual garantiza que quien requiera de informacin, la tenga a la mano. No se necesita sacar el reporte de una computadora o buscar al experto en ese tema en particular para resolver una pregunta. Un ejemplo de un elemento visual puede ser una pantalla LCD donde se controle qu tan bien est progresando el trabajador en la tarea de Licking (proceso en el que se recoge el material, extrayendo unidades de un empaque superior que contiene ms unidades que las que se toman). Tal vez sea un conito verde sobre una pila de tarimas para sealar que ya estn listas para montar al camin, o uno amarillo que indique que todava falta revisarlas para cumplir con aspectos de calidad. El control visual puede ser tambin una lnea de colores en el piso que indique la ruta a seguir cuando se recibe material en el muelle de recepcin. La idea es mostrarle al trabajador cierta informacin o darle algn tipo de instruccin. Auditoras escalonadas Con una auditora escalonada se asegura que el trabajador haga sus tareas segn estndares establecidos. La clave para una auditora escalonada es hacerla mientras el trabajo se est llevando a cabo, no una vez que se haya cumplido, para as dar paso a correcciones inmediatas. Este tipo de auditoras se tienen que programar con regularidad con documentos de trabajo estndar. Se le llama 'escalonado' porque personas de distintos niveles de la organizacin son las que colaboran para asegurar que el trabajo cumple con mtricas particulares de calidad, costo, velocidad y seguridad.
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Ya en el piso del almacn, por ejemplo, el lder del equipo revisa peridicamente que el trabajador est guardando bien el producto. Luego, al supervisor le toca revisar la auditora para ver que el lder del equipo no se haya equivocado. Posteriormente, al gerente le toca ver que el supervisor a su vez haya auditado todo bien. La administracin segn la demanda del cliente Una instalacin esbelta no se hace ms productiva por exigirle ms al personal, sino que adapta sus recursos y establece un ritmo constante para producir con exactitud lo que el cliente necesita a diario. Tomemos el caso de un cliente que necesita 12,000 piezas el lunes pero nicamente 4,000 el martes. Si se asigna la misma cantidad de pickers para realizar el trabajo en ambos das , y si se les da la indicacin de trabajar al mismo ritmo, se genera un desperdicio. Puede que el equipo tenga que trabajar ms rpido para cumplir con la meta el da lunes que es cuando pueden darse ms errores. Ya para el martes, posiblemente terminan antes y pasan las dos ltimas horas del turno sin trabajo alguno. En una instalacin esbelta, se opera de otra manera. Cuando la planeacin se adapta a las seales de demanda del cliente , se puede asignar con toda exactitud el personal y las herramientas necesarias para un cierto trabajo y establecer el ritmo adecuado. Cuando se trabaja de forma ms inteligente, la compaa puede ofrecer exactamente lo que su cliente requiere , a la vez que se capta el mximo valor de sus recursos. El trabajo estandarizado El trabajo estandarizado es una descripcin por escrito de la nica manera aceptable de llevar a cabo cierta tarea. Aunque la compaa siempre espera hacer mejoras a este mtodo, el procedimiento que se establece por escrito en el documento es el camino ms rpido, seguro y eficiente de completar la tarea. Aparte de describir con exactitud la manera de realizar todo proceso, una instalacin con procesos esbeltos se presta para ofrecer al personal una gua intuitiva de cmo realizar ciertas tareas en cada clula de trabajo. Estas guas son una combinacin de instrucciones escritas sencillas con fotos en cada paso del proceso para que no quede duda alguna de la forma en que se debe hacer una tarea. Generalmente se recurre a la sealizacin para indicar el tiempo que debe llevar cada paso y esto hace factible medir qu tan eficientemente est trabajando el equipo. Aparte de documentos de trabajo estndar para los trabajadores de piso de un centro de distribucin, una operacin esbelta tambin ofrece la posibilidad de desarrollar instrucciones de trabajo estandarizado para los lderes del equipo, los supervisores y los gerentes. Estos documentos describen la manera en que se debe supervisar y manejar el trabajo cotidiano para que la operacin esbelta funcione bien. Cabe resaltar que el trabajo estandarizado no quiere decir slo redactar procedimientos estndar de operacin y girar la instruccin de seguirlos. Hablamos de que los procedimientos deben quedar bien adaptados a lo que
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son las necesidades particulares del cliente. Por ejemplo, documentar los pasos necesarios para empacar y sellar un pedido de calcetines en cajas de cartn es muy distinto al proceso para empacar y sellar un pedido de copas de cristal. La organizacin del entorno de trabajo As como hay una forma aceptable de llevar a cabo una tarea, tambin debe haber un mtodo estndar para organizar los materiales y las herramientas en un lugar de trabajo. El objetivo no es solamente lograr la nitidez, a pesar de que ese es un beneficio agregado bastante deseable. El objetivo real es crear un flujo que asegure que la tarea avanza con la mayor eficiencia posible. Si el entorno de trabajo no es uno que se preste a que haya un lugar para cada cosa, y cuando los empleados no colocan las cosas donde deben ir, baja tanto la calidad como la eficiencia. En vez de hacer su trabajo, la gente pierde el tiempo buscando la calculadora, la pluma o la escoba, o viendo dnde qued el escner, dejan las tarimas mal colocadas o donde son un peligro. Existen varias tcnicas para promover una mejor organizacin en el lugar de trabajo. Una es usar cdigos de colores , por ejemplo, el rojo marca cualquier cosa que tenga que ver con peligro, el verde se usa para indicar algo seguro y el azul para informacin. Una sealizacin clara, y diseada acorde con estndares para toda la compaa tambin permite al empleado a localizar eficientemente donde estn todas las herramientas, materiales e informacin que necesitan. Cuando una empresa se disea para eliminar ciertos obstculos, el empleado puede hacer todo movimiento con rapidez y eficiencia. Tambin es importante que todo el personal se involucre en la organizacin y sepa mantener bien su espacio laboral. Siempre deben estar al tanto de cualquier cosa que interfiera con el flujo de las tareas y estar listos para sugerir mejoras donde apliquen. Conclusin El principio de la estandarizacin sostiene que, en una instalacin esbelta, todo el trabajo sigue procedimientos bien establecidos y comprobados. La gerencia aporta instrucciones inequvocas y especficas para la realizacin de cada tarea y desarrolla calendarios y programaciones fsicas que ayudan a que el trabajo fluya sin problemas. Por ltimo, desarrolla aquellos mecanismos para controlar si se est trabajando de acuerdo al plan. Todas estas estrategias son un apoyo para que el trabajador cuente con las instrucciones y herramientas necesarias para cumplir con las expectativas del cliente. *Ernesto Donnadieu es director de operaciones para Ryder Mxico, subsidiaria de Ryder System, empresa que figura entre las FORTUNE 500 y es proveedor lder de soluciones administrativas para la cadena de suministro y servicios de logstica.
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Publicado: Martes, 28 de junio de 2011 a las 06:07:00 Por: Ernesto Donnadieu* 2010 Cable News Network. Turner Broadcasting System, Inc. All Rights Reserved. 2006 DERECHOS RESERVADOS EXPANSIN, S.A. DE C.V.

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