MANUAL DE USUARIO

MODULO: COMPRAS

INDICE
2 REGISTROS MAESTROS DE PROVEEDORES....................................................................................2 2.1 CREACIN DE UN PROVEEDOR..............................................................................................................2 2.2 MODIFICACIN DEL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES..............................................................17 2.3 VISUALIZACIN DEL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES.............................................................18 2.4 BLOQUEAR/DESBLOQUEAR EL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES..............................................19 2.5 VISUALIZAR MODIFICACIONES EN EL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES...................................22 2.6 PETICIN DE BORRADO DE UN REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES..............................................25

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Maestro de Proveedores

2 REGISTROS MAESTROS DE PROVEEDORES

2.1 Creacin de un proveedor
Objetivo: Crear una ficha de un proveedor Descripcin del procedimiento: Ruta: Transaccin: Puedes crear creado. LOGSTICA GESTIN DE MATERIALES COMPRAS DATOS MAESTROS PROVEEDOR CENTRAL CREAR XK01 el proveedor basndote en un modelo de otro ya

CAMPO Acreedor

EXPLICACIN

Introducir obligatoria m No introducir S S S

No pondremos nada porque el sistema le asignar internamente un nmero de acreedor. Sociedad en la que creamos el Sociedad proveedor Organizacin Organizacin a la que pertenece el compras proveedor: 1100 Grupo de Grupo al que pertenecer el nuevo cuentas registro maestro. El grupo de cuentas determina un cierto formato (as como campos obligatorios) para la entrada de datos en el registro maestro. Para s2s existen cuatro grupos de cuentas:
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Mod / Acreedor

Mod / Sociedad Mod / Organizacin compras

ZP01: Proveedores del grupo ZP02: Proveedores no del grupo ZP03: Otros acreedores ZP04: Comisionistas ZPES: Proveedores espordicos Para crear un proveedor con modelo, introducir aqu el n del proveedor que nos va a servir de modelo. Creando un proveedor con modelo, SAP rellena gran nmero de campos en el registro por entender que se trata de proveedores que tendrn un trato parecido (por ejemplo, las mismas condiciones de pago,...) Sociedad en la que est el proveedor modelo. Organizacin en la proveedor modelo. que est el

No

No No

Pulsar INTRO o dar al botn en la esquina superior izquierda color verde. Vista de direccin.

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CAMPO

EXPLICACIN Tratamiento que aparecer antes del nombre del proveedor en las cartas, mensajes,. que le sean enviadas. Nombre del proveedor a crear. El nombre comercial ir en la casilla de abajo Clave nemotcnica para facilitar la bsqueda de este proveedor en otros procesos en SAP. Calle del proveedor Poblacin Cdigo postal Pas del proveedor Regin del proveedor Idioma en el que haremos las comunicaciones al proveedor N de Telex Nmero de telfono ms habitual N de FAX

Introducir obligatoriame nte No

Tratamiento

Nombre Conc. Bsq Calle Poblacin Cdigo Postal Pas Regin Idioma N de tlex Telfono 1 N de telefax

S S No No No S No S No No No

Vista de control.

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CAMPO Deudor

EXPLICACIN

Introducir obligatoriamen te No No No No

N de deudor del proveedor necesario para acuerdos de rappel. NIF N de identificacin fiscal Se diferencia entre persona fsica y Persona fsica jurdica. NIF com. N de NIF comunitario

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Vista de Pagos.

Campo Pas

Utilidad

Introducir obligatoriamen te No No No No

Clave del pas en el que est la sucursal bancaria. Clave de Banco, 8 dgitos que Clave Banco corresponden a la clave del banco y la clave de la oficina. Cuenta bancaria N de cuenta, 10 dgitos. CC Dgito de control, 2 dgitos. Tipo de Banco. Sirve en otros procesos de SAP para optimizar la gestin e tesorera. TpBc Consejo: Introducir una clave mnemotcnica que recuerde el nombre del Banco. Indicador adicional que sirve Referencia en algunos pases para identificar alguna cuenta.
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No

No

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Aut. Domic

Marcarlo si esta sucursal tiene alguna domiciliacin bancaria.

No

Vista de Gestin de cuenta.

CAMPO

EXPLICACIN

Introducir obligatoriame nte S

Cuenta asociada en el plan de cuentas a este proveedor. Es Cuenta asociada un nmero de una cuenta de mayor Para la visualizacin de partidas individuales. Con este Clave clasif. campo indicamos un orden de clasificacin estndar para este proveedor Grupo de Para asignar el acreedor en la Tesorera gestin de Tesorera N cta. ant N de cuenta con el que se
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No

S No

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gestionaba este proveedor antes de instalar SAP Vista de Pagos.

CAMPO Cond. Pago

EXPLICACIN Grupo de condiciones de pago que se le asigna a este proveedor.

Introducir obligatoriame nte S S No

Grupo de Para S2S: el valor es 0010 Tolerancia Indicador que evita que al registrar Verif. Fra dob facturas recibidas stas se registren por duplicado. Se sealan aqu las vas de pago con las que trabajar el proveedor. Vas de pago Cada va de pago tiene una letra asignada. Bloqueo de Si se desea bloquear cualquier pago
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No No

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pago

Banco propio

a este proveedor marcar este campo permite el pago * omite la cuenta a bloquea el pago r verifica las facturas Indicar aqu la clave de uno de nuestros Bancos si siempre vamos a tratar con el proveedor a travs de este Banco

No

Correspondencia.

CAMPO Telefax encarg Internet resp

EXPLICACIN Fax del encargado en el acreedor Direccin de Internet del encargado

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Introducir obligatoriame nte No No

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Retencin de impuestos

CAMPO Pas de retencin Tp. Retenc. Descripcin

EXPLICACIN Pas donde se efctuara la retencin. Sirve para la clasificacin de distintas retenciones. SAP dependiento del tipo de retencin actualiza automticamente el texto descriptivo. Nmero indicado por las autoridades para la exencin de la retencin de impuestos. Porcentaje de la exencin de la retencin de impuestos. A un tipo de retencin de impuestos estn asignados uno
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Introducir obligatoriamen te No No No

N de exencin Exencin % Ind. Ret.

No No No

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Mot. Exen.

Exento de

Sujeto

CtgRet

N.I.F. Exento hasta

o varios Indicadores de retencin que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retencin. Indicadores para la clasificacin de diferentes exenciones de una retencin de impuestos. Estos indicadores pueden almacenarse en el registro maestro de proveedores por tipo de retencin. Fecha a partir de la cual la exencin de la retencin de impuestos es efectiva. Permite que el acreedor est sujeto al pago de los impuestos para este tipo de retencin. Debe marcarse si queremos poder efectuar la retencin. La categora de retencin de impuestos de un acreedor puede almacenarse en el registro maestro de acreedores. Sirve para subordinar el resumen de acreedores segn caractersticas concretas, como por ejemplo, grupos profesionales, al mismo tipo de retencin pero a tener que pagar diferentes porcentajes ( determinados en el indicador impuesto sobre el volumen de negocios.) Nmero de identificacin fiscal Fecha en que finaliza la exencin de la retencin de impuestos.

No

No

No

No

No No

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Vista de compras

CAMPOS DE INTERS Moneda del pedido Condicin de pago Incoterms Ctrl. Fact. bas. EM Liquidacin post.

EXPLICACIN Moneda en la que se valora el importe del pedido. Grupo de condiciones de pago que se le asigna al proveedor. Slo se aceptan facturas cuando se haya recibido la mercanca. Necesario para poder liquidar condiciones de rappel con un proveedor.
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Introducir Obligatoriam ente S S No No

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nd. liq. post. activo Ajust. vol. neg. neces. Grupo de compras Plazo entrega prev.

Permite la retroactividad de los acuerdos de rappel. Ajusta el volumen de negocios antes de la liquidacin final de rappel. Encargados de realizar los pedidos. Das que demora la entrega.

No No No No

Vista de funciones de interlocutor.

Por defecto el mismo proveedor que se crea asume todas las funciones indicadas. En el caso de que se quiera inlcluir, por ejemplo,
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otra direccin de pedido, en la columna nmero se introduce el cdigo del proveedor que va a realizar esta funcin (que ya debe estar dado de alta en el maestro). Al final de la introduccin de datos, nos saldr esta pantalla superpuesta a la ultima vista introducida y para grabar dichos datos pulsaremos el botn SI.

Una vez grabados los datos nos aparecer la pantalla inicial, donde en la barra de la parte inferior nos indicar el nmero del acreedor asignado internamente por el sistema. Es necesario saber que en cualquier momento de la introduccin de los datos en las diferentes vistas podemos grabar ( una vez completados todo los datos que sean obligatorios en una vista) la nica diferencia ser que el acreedor solo tendr informacin de las vistas rellenadas. Cuando visualicemos dicho acreedor nos aparecer los flags de las vistas con sus respectivos datos pudiendo rellenar las vistas restantes cuando vayamos a modificar el registro maestro del acreedor.

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Si queremos Crear, Modificar, Visualizar, Marcar para borrado, Bloquear-Desbloquear y Visualizar las modificaciones de una ficha de un proveedor, seguiremos la rutas que se muestran a continuacin: Descripcin del procedimiento: RUTA DE ACCESO: Logstica Gestin materiales Compras Datos maestros Proveedor Central Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear/ Peticin de borrado/Modificaciones En el caso de que slo se quieran modificar los datos concernientes a compras, se seguir una ruta distinta: Descripcin del procedimiento: RUTA DE ACCESO: Logstica Gestin materiales Compras Datos maestros Proveedor Compras Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear/Peticin de borrado/Modificaciones

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2.2 Modificacin del registro maestro de proveedores

Objetivo: Modificar los datos maestros introducidos en el registro maestro de proveedores. Descripcin del procedimiento: RUTA DE ACCESO: Logstica Gestin materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central / Compras Modificar TRANSACCIN: XK02 (Central) MK02 (Compras)

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En esta pantalla marcaremos los flags de las vistas que queramos modificar y el procedimiento es anlogo al de creacin visto anteriormente. Una vez finalizado este proceso GRABAR.

2.3 Visualizacin del registro maestro de proveedores

Objetivo: Visualizar los datos del registro proveedores creados con anterioridad. maestro de

Descripcin del procedimiento: RUTA DE ACCESO:

Logstica Gestin Materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central/Compras Visualizar

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TRANSACCION:

XK03 (Central) Mk03 (Compras)

En esta pantalla marcaremos los flags de las vistas que queramos visualizar y el procedimiento es anlogo a lo visto anteriormente. Los datos de las vistas que aparecen no se podrn modificar. Una vez finalizado este proceso de visualizacin para SALIR FINALIZAR pulsar o F3. o

2.4 Bloquear/Desbloquear el registro maestro de proveedores

Objetivo: Bloquear y/o desbloquear los datos del registro maestro de proveedores creados con anterioridad para impedir su contabilizacin. Esta funcionalidad deber ser utilizada cuando se hace una solicitud de abono a un proveedor, para evitar pagar facturas a este proveedor mientras no enve el abono. Descripcin del procedimiento:

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RUTA DE ACCESO:

Logstica Gestin Materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central/Compras Bloquear TRANSACCION: XK05 (Central)

Introduciremos el nmero del acreedor, la sociedad en la que vayamos a operar y la organizacin de compras. Pulsar ENTER pasando a la siguiente pantalla:

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En esta pantalla marcaremos el flag correspondiente. Utilidad Indicador que seala que la cuenta est bloqueada contra contabilizaciones en la Todas las sociedad. sociedades Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta ser rechazado con un mensaje de error. Indicador que seala que la cuenta est bloqueada contra contabilizaciones en la Sociedad sociedad. seleccionada Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta ser rechazado con un mensaje de error. Indicador que seala que la cuenta est bloqueada para contabilizaciones de todos los Todas las departamentos. organizaciones de Con el indicador fijado, cada intento de compras contabilizar a esta cuenta ser rechazado con un mensaje de error. Organizacin de Indicador que seala que la cuenta est compras bloqueada para contabilizaciones de la
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Campo

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seleccionada

organizacin de compras. Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta ser rechazado con un mensaje de error.

Al finalizar de GRABAR y en la parte inferior de la pantalla siguiente aparecer el texto se han efectuado las modificaciones.

2.5 Visualizar modificaciones en el registro maestro de proveedores

Objetivo: Visualizar un historial de las modificaciones realizadas en los datos del registro maestro de proveedores. Descripcin del procedimiento : RUTA DE ACCESO:

Logstica Gestin Materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central/Compras Modificaciones TRANSACCION: XK04 (Central) XK04 (Compras)

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Campo Acreedor

Utilidad

Nombre del acreedor Sociedad donde se quiere visualizar las modificaciones. Si este indicador no se marca Sociedad solo se vern las modificaciones de las vistas a nivel general, o sea, sin que tengan ninguna relacin con la sociedad. Representa una unidad organizativa para la gestin de reclamaciones. Area de Se instalan areas de reclamacin reclamacin cuando dentro de una sociedad existen responsabilidades o procedimientos de reclmacin diferentes. Organizacin de Organizacin donde se quieren compras visualizar las modificaciones efectuadas.
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Introducir obligatoriame nte S

No

No

No

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Surt. Parcial prov.

Centro De fecha de modificacin Modificado por

Si no se marca no se visualizarn las modificaciones realizadas en las vistas relacionadas con compras. Divisin de los materiales suministrados por un proveedor, con un maestro, condiciones, etc, comunes. Sin funcionalidad. Caso de marcarse slo se visualizan los datos modificados a nivel general. Solo se visualizarn las modificaciones que se hayan efectuado a partir de la fecha aqu indicada. Nombre del usuario que efectu la modificacin.

No

No

No No

Pulsar ENTER y apareceran las modificaciones realizadas

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2.6 Peticin de borrado de un registro maestro de proveedores

Objetivo: Borrado de un registro maestro de proveedores. Descripcin del procedimiento: RUTA DE ACCESO:

Logstica Gestin Materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central/Compras Peticin de borrado TRANSACCIN: XK06 (Central) MK06 (Compras)

Se introducen los datos que aparecen en la pantalla y se pulsa INTRO. Aparece la siguiente pantalla:

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Campo

Utilidad Indicador que seala que el borrado del proveedor afectar a todas las reas (finanzas y compras) Indicador que seala que el borrado slo afectar a los datos de sociedad del registro maestro. Indicador que seala que el borrado slo afectar a los datos de compras del registro maestro.

Introducir obligatoriamente No

Todas la reas

Peticin borrado para sociedad

No

Organizacin compras seleccionada

No

Ninguno de los campos es obligatorio, pero es necesario seleccionar alguno de los criterios para poder efectuar la peticin. Antes de salir de la pantalla anterior pulsar GRABAR.

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Los proveedores con peticin de borrado permanecen en el sistema, siendo posible realizarles pedidos (aparecer un aviso informando de tal circunstancia).

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