Manual Administrador CRM

Procedimientos de Administracin Microsoft CRM
Nota: La informacin contenida en el presente documento es un extracto de la ayuda en lnea de Microsoft CRM. Esta ayuda en lnea puede ser accesada desde el men Ayuda de cualquier formulario de Microsoft CRM. En especial se recomienda revisar el contenido acerca de Procedimientos dentro del contenido de la Ayuda.
Contenidos
PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN MICROSOFT CRM....................................... 1 CONFIGURACIN............................................................................................ 4 CONFIGURACIN DE LA ORGANIZACIN ................................................................. 4 Agregar una Unidad de Negocio ................................................................ 4 Reorganizar Unidades de Negocio.............................................................. 5 Agregar Usuarios .................................................................................... 6 Asociar un Usuario con un Supervisor ...................................................... 16 Crear Equipos y Agregar Usuarios a los Equipos ........................................ 18 Agregar Usuarios a Mltiples Equipos ....................................................... 20 Cmo ver una lista de Usuarios con Licencia ............................................. 21 Habilitar y Deshabilitar Usuarios.............................................................. 21 Borrar un Rol ....................................................................................... 25 MODELO DE SEGURIDAD ................................................................................ 27 Crear un nuevo Rol de Seguridad ............................................................ 27 Copiar y Modificar un Rol de Seguridad Existente....................................... 28 Asignar un Rol a un Usuario ................................................................... 29 ADMINISTRACIN DE CONFIGURACIN ................................................................ 30 Modificar la Configuracin de Informacin del Sistema................................ 30 Configurar Informacin de Numeracin Automtica.................................... 31 Configurar Ao Fiscal............................................................................. 32 PERSONALIZACIN ....................................................................................... 33 CREACIN DE CAMPOS EN LA BASE DE DATOS ....................................................... 33 Publicacin de la base de datos ............................................................... 35 PERSONALIZACIN DE FORMULARIOS .................................................................. 38 Edicin de campos ................................................................................ 39 Agregar campos ................................................................................... 39 Desplazamiento de campos .................................................................... 40 Eliminacin de campos .......................................................................... 40 Edicin de secciones.............................................................................. 41 Agregar secciones ................................................................................. 42 Desplazamiento de secciones.................................................................. 42 Quitar secciones ................................................................................... 42 Edicin de fichas ................................................................................... 42 Agregar fichas ...................................................................................... 43 Desplazamiento de las fichas .................................................................. 43 Eliminacin de fichas ............................................................................. 43 Publicacin de un formulario personalizado ............................................... 44 IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE PERSONALIZACIN DE SISTEMA ................................ 47 Importar Personalizacin........................................................................ 47 Exportar Personalizacin ........................................................................ 49 Publicacin de Personalizacin ................................................................ 49 PERSONALIZACIN O CREACIN DE VISTAS ........................................................... 52 Agregar o cambiar el nombre de las vistas................................................ 53 Agregar columnas ................................................................................. 53 Desplazamiento de columnas.................................................................. 53 Cambio del ancho de las columnas .......................................................... 54 Quitar columnas ................................................................................... 54 Cambio del orden de clasificacin de las columnas ..................................... 54 Establecer criterios de filtro .................................................................... 54 Compartir Vistas ................................................................................... 55 Personalizacin de Vista Previa ............................................................... 57 Establecimiento de Vistas Predeterminadas............................................... 58 CREACIN DE PLANTILLAS DE CORREO ELECTRNICO ................................................ 58 Creacin de plantillas de correo electrnico personales ............................... 59 C-Metrix Customer Solutions S.A.
Gertrudis Echeique 30, of. 43, Las Condes; Fono 263 28 70; info@c-metrix.cl; www.c-metrix.cl
Poner plantillas de correo electrnico personales a disposicin de la organizacin......................................................................................... 59 WORKFLOW ............................................................................................... 60 INFORMES................................................................................................. 61 MANTENCIN .............................................................................................. 62 ADMINISTRADOR DE SERVIDORES RESTAURAR BASES DE DATOS ............................... 62 REIMPLEMENTACIN DE MICROSOFT CRM............................................................ 65 OPTIMIZACIN DEL RENDIMIENTO DE MICROSOFT CRM ............................................ 65
C-Metrix Customer Solutions S.A.

Configuracin
Configuracin de la Organizacin
Una Unidad de Negocio es cualquier parte de la Organizacin (por ejemplo una subsidiaria, divisin o departamento), que reporta a la Unidad de Negocio raz. Todas las Unidades de Negocio deben tener una Unidad Madre, que puede ser otra Unidad de Negocio o la Unidad de Negocio raz. Existen diversas recomendaciones para administrar las Unidades de Negocio dentro de MS CRM: Una Unidad de Negocio puede deshabilitarse si de manera permanente o temporal, cesa sus operaciones. Se conserva su estructura para efectos de historial. Una Unidad de Negocio puede crearse y deshabilitarse si en el futuro se requiere reorganizacin. Una organizacin puede reestructurarse cambiando la madre de una Unidad de Negocio Una Unidad de Negocio hija, se mueve con la Unidad de Negocio Madre cuando sta se mueve. La Unidad de Negocio raz, no tiene Unidad de Negocio madre asociada.
Agregar una Unidad de Negocio

1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Unidad de Negocio. 3. Seleccione Crear Unidad de Negocio

4. En el formulario de la Nueva Unidad de Negocio, ingrese la informacin apropiada. La Empresa Primaria (Unidad de Negocio Madre) por Defecto corresponde a la Unidad de Negocio raz.
5. Guarde los cambios Nota: Una vez que el registro se guarda, no es posible modificar su nombre, ni borrar el registro, slo deshabilitarlo.
Reorganizar Unidades de Negocio

Reorganizar corresponde a cambiar la Unidad de Negocio madre. Se pueden reorganizar varias Unidades de Negocio a la vez. Seleccione las Unidades de Negocio a Reorganizar, y luego elija Cambiar Empresa Primaria del men Acciones.

En el cuadro de dilogo Confirmar cambio empresa primaria, seleccione la nueva Unidad de Negocio madre.
Otra manera de reorganizar es cambiar la Empresa Primaria a una Unidad de Negocio en especfico, directamente desde el formulario de Unidad de Negocio
Agregar Usuarios
El Administrador de usuarios en el Administrador de Implementaciones, permite agregar usuarios de manera rpida, durante el proceso de implementacin. Luego se pueden agregar ms usuarios a travs de esta herramienta, o bien utilizando la aplicacin de MS CRM. Sin importar como se agreguen los usuarios, stos deben estar creados en los Usuarios de Active Directory. Para agregar usuarios a Active Directory: 1. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Herramientas Administrativas, Usuario y Equipos de Active Directory.

2. Expanda el rbol de la base de datos y seleccione Users
3. Con el botn derecho haga clic sobre Users, y seleccione Nuevo, Usuario

4. En el cuadro de dilogo, Nuevo Objeto, ingrese la informacin correspondiente al nuevo usuario y seleccione Siguiente.
5. Escriba una contrasea para el nuevo usuario, seleccione alguna de las opciones que se indican y presione Siguiente

6. Se muestra una ventana que indica que el usuario ha sido creado en Active Directory. Presione Finalizar
Para agregar un usuario a MS CRM utilizando el Administrador de Usuarios: 1. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones 2. En el Administrador de Implementaciones, expanda el Administrador de Usuarios y seleccione la Organizacin en que se agregar el usuario. 3. Con el botn derecho haga clic sobre el nombre de la Organizacin, seleccione Nuevo, Crear Usuarios de CRM

4. En el Asistente para Administrador de Usuarios haga clic en Siguiente
5. En la ventana Seleccione los Usuarios, marque los usuarios que se agregarn a MS CRM y seleccione Siguiente

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6. En la pgina Seleccione una Unidad de Negocio, indique la Unidad de Negocio a la que pertenecern los usuarios que se agregarn y presione Siguiente.
7. Selecciones el (los) Rol(es) que se asignar al usuario y presione Siguiente.

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8. Seleccione una licencia para el usuario y presione Siguiente.
9. En la Pgina Preparado para Crear Usuarios, revise la configuracin y presione Crear, para comenzar a crear los usuarios.

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10. En la ventana Finalizacin del Asistente para el Administrador de Usuarios , presione Finalizar
Para agregar usuarios utilizando la aplicacin de MS CRM:
1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidades de Negocio, Usuarios. 3. Desde la vista de Usuarios, seleccione el botn Crear Usuario desde la barra de Acciones

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4. En la etiqueta General, ingrese la informacin que corresponda, en los campos requeridos. El nombre de inicio de sesin debe ser exactamente el mismo que en el Active Directory.
5. Al Guardar, se muestran las etiquetas laterales de Equipos, Roles y Licencias. 6. Navegue hasta la etiqueta de Licencias, y Seleccione Administrar Licencias

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7. En la ventana Administrar Licencias, seleccione la licencia apropiada de las licencias disponibles. Haga clic en Aceptar para volver al formulario de Usuario.
8. Una vez que se han asignado las licencias, vaya a la etiqueta lateral Roles y haga clic en Administrar Roles, en la barra de Acciones

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9. Seleccione los roles apropiados para el usuario y haga clic en Aceptar
10. Guarde los cambios.
Asociar un Usuario con un Supervisor

Un supervisor es un usuario que tiene uno o ms usuarios que le reportan en el sistema. 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Usuarios 3. Desde la lista de Usuarios, selecciones la cuenta que quiere asociar a un Supervisor, y seleccione Cambiar Administrador del men de Acciones

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4. En la ventana Confirmar Cambio de Administrador, seleccione el usuario que ser el Supervisor del usuario seleccionado y presione Aceptar.
Nota: para designar a un usuario como Supervisor de otro usuario, el primero debe pertenecer a la Unidad de Negocios del usuario, o a una Unidad de Negocios que sea Madre de la Unidad de Negocio del Usuario, sin importar cuantos niveles hacia arriba tenga esta relacin. El Supervisor no puede pertenecer a una Unidad de Negocio que sea hija de la Unidad de Negocio del usuario.

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Crear Equipos y Agregar Usuarios a los Equipos

Un Equipo es un grupo de usuarios que comparte informacin acerca de proyectos, de manera colaborativa. Los equipos pueden ser creados por un administrador de sistema o por un usuario con los privilegios correspondientes. Una ventaja de los Equipos, es que permiten que un grupo de usuarios pertenecientes a la organizacin, puedan compartir informacin fcilmente, con el fin de trabajar juntos. Esta informacin corresponde por ejemplo a Clientes Potenciales, Oportunidades, Cuentas y Contactos. Adems pueden compartir vistas, ya sean standard o personalizadas. Las vistas slo se pueden compartir a un equipo (no a usuarios individuales). Algunos conceptos acerca de Equipos: Cada Equipo debe estar asociado a una Unidad de Negocio Un Equipo puede estar conformado por usuarios de cualquier Unidad de Negocio Los Usuarios pueden pertenecer a varios Equipos En cuanto a administracin, los Equipos son similares a las Unidades de Negocio y Usuarios. Cuando se crea un Equipo, ste no se puede borrar. Se pueden agregar y quitar usuarios de los Equipos, pero los Equipos mismos no pueden borrarse, as como tampoco es posible cambiar la Unidad de Negocio a la que est asociado el Equipo. 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Equipos 3. Desde la vista de Equipos, selecciones el botn Crear Equipo
4. En el formulario, ingrese la informacin correspondiente y selecciones la Unidad de Negocio a la que pertenecer el Equipo. Presione el botn guardar, aparece la etiqueta lateral Integrantes

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Para Agregar Usuarios a los Equipos: 1. Navegue hasta la etiqueta Integrantes del formulario del Equipo 2. Presione el botn Agregar Integrantes
3. Seleccione los usuarios que desea agregar al Equipo, mediante las flechas. Para agregar un usuario seleccinelo desde la lista de la izquierda y presione la flecha que indica hacia la derecha, para quitarlo, seleccinelo desde la lista de la derecha y presione la flecha que indica hacia la izquierda. Al finalizar presione Aceptar.

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Agregar Usuarios a Mltiples Equipos

1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Usuarios 3. Desde la lista de usuarios, abra el registro del usuario que desea agregar a uno o ms Equipos 4. Haga clic en la etiqueta lateral Equipos, y seleccione el botn Unirse a Equipos
5. Seleccione los equipos a los que el usuario se agregar. Para agregarlo a un equipo, seleccinelo desde la lista de la izquierda y presione la flecha que indica hacia la derecha, para quitarlo de un equipo, seleccinelo desde la lista de la derecha y presione la flecha que indica hacia la izquierda. Al finalizar presione Aceptar.

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Cmo ver una lista de Usuarios con Licencia

El Administrador de Licencias permite administrar las licencias, de manera que se puedan ver fcilmente sus licencias Microsoft CRM, y agregarlas o borrarlas segn sea necesario. 1. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones. 2. Expanda el Administrador de Licencias y seleccione la organizacin
Habilitar y Deshabilitar Usuarios

Cada usuario de CRM tiene un estado Habilitado o Deshabilitado Un nuevo usuario automticamente queda Habilitado Slo se pueden logear a MS CRM los usuarios Habilitados Cada usuario Habilitado debe tener una licencia vlida MS CRM no permite borrar usuarios, pero es posible deshabilitar la cuenta de un usuario. Esto permite conservar la informacin histrica y eliminar a los usuarios de los procesos de trabajo. Los usuarios deshabilitados, pueden volver a habilitarse en cualquier momento, lo que le permite al usuario, logearse a MS CRM. Si es que se le quit la licencia a un usuario mientras estaba deshabilitado, ser necesario volver a signar la licencia al usuarios cuando se habilite, para que pueda utilizar MS CRM otra vez.

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Para Habilitar un Usuario: 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Usuarios 3. En la lista de usuarios, cambie la vista a Usuarios Deshabilitados y abra el registro del usuario que desea Habilitar y seleccione Habilitar desde el men Acciones
4. Presione Aceptar en la ventana de Confirmacin de Usuario Habilitar

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5. Una vez que se ha habilitado el usuario, seleccione la etiqueta lateral Licencias. Si no tiene licencia asignada, presione el botn Administrar Licencias y asigne una licencia al usuario
6. Guarde los cambios Para Deshabilitar un Usuario: 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Usuarios 3. En la lista de usuarios, abra el registro del usuario que desea deshabilitar 4. Desde el men de Acciones, seleccione Reasignar Registros para asignar todos los registros que estn asignados a ese usuario a otro usuario

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5. Una vez que se han reasignado los registros, seleccione la etiqueta lateral Licencias y presione el botn Administrar Licencias para quitar las licencias que se han asignado a este registro de usuario. Esto permitir utilizar las licencias para otros usuarios. 6. Desde el men Acciones, seleccione Deshabilitar

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7. Presione Aceptar en la ventana de confirmacin de Deshabilitar Usuario
Nota: es necesario quitar manualmente las licencias de los usuarios que se deshabilitan
Borrar un Rol
Nunca se debe modificar ni borrar el rol de Administrador de Sistema, ya que nunca se podr reestablecer y podra bloquear el sistema. 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Roles de Seguridad 3. Seleccione el rol que desea borrar de la lista y abra el registro 4. Desde el men de acciones seleccione Eliminar

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5. Presione Aceptar en la ventana de Confirmacin de eliminacin de Rol

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Modelo de Seguridad
Crear un nuevo Rol de Seguridad
Un Rol es una combinacin de privilegios y niveles de acceso. Estos privilegios y niveles de acceso se asignan a los usuarios a travs de los Roles. Cuando se instala MS CRM, automticamente se crean roles predefinidos y se vinculan a la Unidad de Negocio raz. Caractersticas del modelo de seguridad de Microsoft CRM: Una vez que se asigna un rol a un usuario, tiene acceso a todos los privilegios especificados en ese rol, segn lo que dictan los niveles de acceso Los Roles estn vinculados a la Unidades de Negocio. Los roles de seguridad creados para una Unidad de Negocio, se heredan de manera automtica a sus Unidades hijas, cuando se crea cada una de ellas Los usuarios pueden tener asignados varios roles al mismo tiempo Si un usuario tiene asignados varios roles, los privilegios del usuario corresponden a la unin de los derechos de acceso asignados a esos roles Los roles son configurables dentro de MS CRM, y pueden modificarse o incluso borrarse si es necesario, para satisfacer las necesidades de la organizacin. El asignar roles a la Unidades de Negocio permite que cada rol pueda ser creado a la medida para satisfacer las necesidades de seguridad de cada una de la Unidades de Negocio. Cuando se crea una Unidad de Negocio dentro de la Organizacin, todos los roles de seguridad de sus Unidades de Negocio padres se copian a la nueva Unidad. Es ms eficiente crear roles personalizados (o modificar los roles existentes) en la Unidad de Negocio raz antes de crear cualquier Unidad de Negocio hija. Al ir creando las Unidades hijas de la Unidad raz, los roles personalizados se copiarn automticamente a cada una de la unidades hijas creadas. Si cualquiera de esas Unidades de Negocio tiene a su vez hijas, los roles personalizados se copiarn de la Unidad de Negocio madre a la hija, a medida que se creer las hijas. Si no se sigue este procedimiento y en su lugar se crean todas las Unidades de Negocio primero, habr que crear manualmente los roles personalizados para cada Unidad que se cree. Esto consumir mucho ms tiempo que si se deja que el sistema cree los roles. Para crear un nuevo Rol de Seguridad: 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Roles de Seguridad 3. En la vista de Roles de Seguridad, haga clic en el botn Crear Rol 4. Ingrese un nombre lgico para el rol y selecciones una Unidad de Negocio 5. Asigne los niveles de acceso apropiados a cada privilegio y registro, segn sea necesario 6. Para asignar el nivel de acceso para un privilegio y registro, haga clic en el crculo hasta que llegue al nivel de acceso deseado. Nota: al hacer clic sobre el encabezado de la columna se alterna entre los niveles de acceso apropiados y al hacer clic en el tipo de registro se alterna entre los privilegios. Algunos de los privilegios dependen de otros privilegios. 7. Guarde los cambios

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Copiar y Modificar un Rol de Seguridad Existente

Podra suceder que los roles predefinidos no satisfagan los requerimientos de seguridad necesarios en su organizacin. Se pueden modificar los roles existente y/o crear nuevos roles. Los roles adicionales para su organizacin se pueden crear como un rol nuevo, o bien a travs de una modificacin de un rol existente. Los roles personalizados se agregar automticamente a la Unidad Organizacional de Active Directory, para la Unidad de Negocio en que se crea el rol personalizado. Cuando se copia un rol existente, como un nuevo rol, slo puede copiarse de un rol que pertenezca a su unidad de negocio. No se puede copiar un rol de una Unidad de Negocio a otra. Adems, se sugiere no borrar ni modificar el rol de Administrador de Sistema. No ser posible reestablecerlo y podra quedar bloqueado del sistema. 1. Ingrese a MS CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Roles de Seguridad 3. En la vista de Roles de Seguridad, seleccione la Unidad de Negocio en que crear el nuevo rol y haga clic en el botn Copiar Rol
4. En la ventana Copiar Rol, seleccione el rol que desea copiar de la lista desplegable e ingrese un nombre apropiado para el nuevo rol personalizado

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5. Para editar los privilegios y niveles de acceso del nuevo rol, selecciones la opcin Abrir rol cuando finalice la copia, y presione Aceptar. 6. Guarde los Cambios
Asignar un Rol a un Usuario

Se sealarn los pasos para asignar un rol a un usuario a travs de la aplicacin Microsoft CRM. Asignar roles de seguridad a los usuarios es un paso obligado para poder crear una cuenta de usuario vlida en Microsoft CRM 1. Ingrese a Microsoft CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya Pgina Principal, Configuracin, Configuracin de Unidad de Negocio, Usuarios 3. En la vista de usuarios, seleccione el usuario al que desea asignarle el rol y abra el registro 4. Seleccione la etiqueta lateral Roles y presione el botn Administrar Roles
5. En la ventana Administrar Roles de Usuario, seleccione los roles apropiados para el usuario, y luego presione Aceptar
6. Guarde los Cambios C-Metrix Customer Solutions S.A.

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Administracin de Configuracin
Modificar la Configuracin de Informacin del Sistema
La Configuracin del Sistema permite que los administradores del sistema modifiquen varias configuraciones como son orden del nombre, agrupacin de nmeros, formato de nmero negativo, smbolo de moneda, y formato de fecha y hora. Al seleccionar la opcin de Configuracin del Sistema de la ventana de Tareas Comunes, se abre el cuadro de dilogo Configuracin del Sistema. Esta ventana contiene dos etiquetas, Varios y Calendario. La etiqueta Varios permite modificar el orden del nombre, agrupacin y formato de nmero y smbolo de moneda. La etiqueta calendario permite configurar las opciones relacionadas con el da de inicio de la semana, formato de fecha y de hora. 1. 2. 3. 4. Ingrese a Microsoft CRM con una cuenta de Administrador Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Personalizacin del Sistema Seleccione Configuracin del Sistema del rea de Tareas Comunes En la etiqueta Varios, configure el Orden del Nombre, Agrupacin de Nmeros y Formato, y Smbolo de Moneda, de acuerdo a las polticas de su compaa
5. En la etiqueta Calendario, configure el formato de Fecha de acuerdo a las polticas de su compaa. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

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Configurar Informacin de Numeracin Automtica

La Numeracin Automtica configura la manera en que ciertos registros son numerados. Cada nmero tiene al menos un prefijo y un nmero. Sin importar el formato de Numeracin Automtica que se utilice, todos los nmeros secuenciales comenzarn con 1001. Existen seis tipos de documentos que soportan numeracin automtica. Ellos son Contratos, Casos, Artculos de la KB, Ofertas (Cotizaciones), Pedidos, y Facturas. Hay dos tipos de formato de numeracin automtica disponibles en el sistema. Ellos son: Prefijo + Nmero y Prefijo + Nmero + Sufijo 1. 2. 3. 4. Ingrese a Mircosoft CRM con una cuenta de Administrador Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Personalizacin del Sistema Seleccione la opcin Numeracin Automtica del rea de Tareas Comunes Configure los formatos de Numeracin Automtica de acuerdo a las polticas de su compaa
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios Nota: no se puede cambiar ni borrar el valor numrico Nota 2: los cambios en la longitud del sufijo, para cualquier etiqueta, aplican el nuevo largo de sufijo a todos los registros

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Configurar Ao Fiscal
La configuracin del Ao Fiscal habilita la funcionalidad de Cuotas de Ventas. Las Cuotas de Ventas entregan informacin acerca de la productividad de la fuerza de ventas. Esta informacin puede utilizarse para medir el progreso de la fuerza de venta en relacin a las cuotas que se les han fijado, sus jefes, y los territorios en que se dividen. Una vez que se configura el Ao Fiscal, no es posible modificarlo. Es por eso que es importante revisar cada una de las opciones que se configurar en su implementacin. 1. Ingrese a Microsoft CRM con una cuenta de Administrador 2. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Personalizacin de Sistema 3. Seleccione Configuracin del Ao Fiscal del rea de tareas comunes. Nota: las opciones del Perodo Fiscal slo pueden elegirse una vez. La configuracin NO PUEDE EDITARSE despus, por eso est seguro que los parmetros que est ingresando sean los correctos. 4. En la etiqueta Configuracin Fiscal, configure la Fecha de Inicio, El Ao Fiscal, el Perodo Fiscal, y la opcin Conectar Como, de acuerdo a las polticas de su compaa

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Personalizacin
Creacin de Campos en la Base de Datos
1. En Inicio vaya a Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones.
2. Expanda el Administrador de Esquemas, expanda la entidad a la que desea agregar un campo y elija Atributos

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3. Sobre Atributos, haga clic con el botn derecho y selecciones Crear Nuevo, Campo de Esquema
4. En la ventana indique un nombre para el nuevo campo (no puede contener espacios) y seleccione el tipo de campo que desea crear, y una descripcin de ste si lo desea y seleccione Aceptar

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Publicacin de la base de datos

1. Despus de agregar un campo a la base de datos, conctese al servidor en el que est instalado Microsoft CRM. 2. En el men Inicio, seleccione Programas, seale Microsoft CRM y haga clic en Administrador de implementaciones. 3. En el Administrador de implementaciones, haga clic con el botn secundario en el nodo Administrador de implementaciones, seleccione Todas las tareas y haga clic en Publicar personalizacin.

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4. En el cuadro de dilogo Publicador de objetos, active la casilla de verificacin de las entidades a las que ha agregado campos y haga clic en Siguiente.
5. En el cuadro de dilogo Publicar en servidores Web, haga clic en Agregar.
6. En el cuadro de dilogo Seleccionar servidor Web, seleccione los servidores Web en los que desee publicar y haga clic en Agregar. Nota: todos los servidores Web deben utilizar la misma base de datos. 7. Haga clic en Finalizar. 8. En el cuadro de dilogo Estado, haga clic en Aceptar.

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Despus de publicar el formulario personalizado, es necesario restablecer los Servicios de Internet Information Server (IIS) antes de poder ver los cambios. Para esto ejecute el comando iisreset en Inicio, Ejecutar (Run)
El campo creado aparecer en los Atributos de la entidad, con el nombre que se le ha asignado, precedido de CFx, donde x indica la primera letra del tipo de campo creado, por ejemplo si se crea un campo tipo Integer llamado Ao_Nacimiento, ste aparecer en la lista de atributos como CFIAo_Nacimiento

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Personalizacin de formularios
1. En la Pgina principal, haga clic en la ficha lateral Configuracin. 2. En la pgina Configuracin, haga clic en Personalizacin del sistema. 3. En Administracin de tipos de registros, haga clic en el tipo de registro que desee personalizar.
4. En el rea Tareas comunes, haga clic en Personalizar formulario.

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Edicin de campos
1. Haga clic en el campo que desee editar. El borde del campo se volver verde y con lneas continuas.
2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Cambiar propiedades. 3. En la ficha Presentacin, escriba un nuevo nombre o etiqueta y use las listas desplegables para cambiar la ubicacin del campo. 4. En la ficha Formato, establezca la distribucin, el tipo de texto y la longitud mxima de las cadenas. 5. En la ficha Esquema, cree o cambie el nombre y la descripcin del campo o esquema, y establezca o cambie el nivel de requisito. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Agregar campos
1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Agregar campos. Nota: Para poder agregar campos, el formulario deber contener al menos una ficha y una seccin. C-Metrix Customer Solutions S.A.
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2. Seleccione uno o varios campos par agregar a una seccin. 3. Use las listas desplegables para elegir la ficha y seccin en las que desea que aparezcan los campos.
4. Haga clic en Aceptar. 5. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Desplazamiento de campos
1. Haga clic en el campo que desee mover. El borde del campo se volver verde y con lneas continuas. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en las flechas para mover el campo a la posicin deseada. 3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Eliminacin de campos
1. Haga clic en el campo que desee quitar. El borde del campo se volver verde y con lneas continuas. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Quitar columnas. 3. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea quitar el campo. C-Metrix Customer Solutions S.A.
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4. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Edicin de secciones
1. Haga clic en la seccin que desee editar. El borde de la seccin se volver verde y con lneas continuas. (Para seleccionar una seccin, haga clic en su rea de ttulo.)
2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Cambiar propiedades. En el cuadro de dilogo Propiedades de la seccin, aparecer una o ms fichas.

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3. Realice los cambios deseados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Agregar secciones
1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Agregar seccin. Nota: Para poder agregar una seccin, el formulario deber contener al menos una ficha. 2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre exclusivo. 3. En la seccin Etiqueta, use las casillas de verificacin para determinar si el nombre de la seccin se debe mostrar en el formulario y si ste debe aparecer con una lnea divisoria debajo. 4. En la seccin Ubicacin, seleccione la ficha en la que desea que aparezcan las secciones. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Desplazamiento de secciones
1. Haga clic en la seccin que desee reubicar. El borde de la seccin se volver verde y con lneas continuas. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en las flechas para mover la seccin a la posicin deseada. 3. Guarde el trabajo a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Quitar secciones
1. Haga clic en la seccin que desee quitar. El borde de la seccin se volver verde y con lneas continuas. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Quitar columnas. 3. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea quitar la seccin. 4. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Edicin de fichas
1. Haga clic en la ficha que desee editar. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Cambiar propiedades. 3. En el cuadro de dilogo Propiedades de la ficha, escriba un nuevo nombre para la ficha.

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4. En el rea Tareas comunes, haga clic en Agregar seccin o en Agregar campos y siga los pasos descritos con anterioridad. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Agregar fichas
1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Agregar ficha. 2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la nueva ficha y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. En el rea Tareas comunes, use las opciones Agregar seccin y Agregar campos para agregar secciones y campos a la ficha y siga los pasos descritos anteriormente. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Desplazamiento de las fichas

1. Haga clic en la ficha que desee reubicar. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en la flecha derecha o izquierda para mover la seccin a la posicin deseada. 3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Eliminacin de fichas
1. 2. 3. 4. Haga clic en la ficha que desee eliminar. En el rea Tareas comunes, haga clic en Quitar columnas. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea quitar la ficha. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar

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Despus de personalizar un formulario, realice el siguiente procedimiento para asegurarse de que los cambios realizados se guardarn en la base de datos y se reflejarn en el producto.
Publicacin de un formulario personalizado

1. Despus de personalizar un formulario, conctese al servidor en el que est instalado Microsoft CRM. 2. En el men Inicio, seleccione Programas, seale Microsoft CRM y haga clic en Administrador de implementaciones. 3. En el Administrador de implementaciones, haga clic con el botn secundario en el nodo Administrador de implementaciones, seleccione Todas las tareas y haga clic en Publicar personalizacin.
4. En el cuadro de dilogo Publicador de objetos, active la casilla de verificacin del formulario que ha personalizado y haga clic en Siguiente.

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6. En el cuadro de dilogo Seleccionar servidor Web, seleccione los servidores Web en los que desee publicar y haga clic en Agregar. Nota: todos los servidores Web deben utilizar la misma base de datos. 7. Haga clic en Finalizar. 8. En el cuadro de dilogo Estado, haga clic en Aceptar. Despus de publicar el formulario personalizado, es necesario restablecer los Servicios de Internet Information Server (IIS) antes de poder ver los cambios. Para esto ejecute el comando iisreset en Inicio, Ejecutar (Run)

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Si desea ms informacin acerca del restablecimiento de IIS, vea "Publicacin de datos de personalizacin" en la Ayuda del Administrador de implementaciones.
Notas El formulario de diseo no permite desplazamiento vertical. Esto significa que cuando personaliza un formulario, si agrega muchos campos a una ficha, los campos de la parte inferior de la pgina saldrn del campo de visin. Para evitarlo, puede cambiar el tamao del formulario hasta que pueda ver todos los campos o crear fichas adicionales con menos campos en lugar de agregar muchos campos a una sola ficha. Es posible que esta funcin no est disponible. Si necesita usarla, pero no puede, pngase en contacto con el administrador del sistema o su superior inmediato para que le asignen los privilegios de seguridad apropiados.

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Importacin y Exportacin de Personalizacin de Sistema

Es posible importar y exportar las personalizaciones que se realizan en el sistema. Al importar se abre y luego se publica un archivo XML existente. Al exportar, se crea un archivo XML, que permite exportar la personalizacin a otra implementacin de MS CRM. El archivo contiene la ltima versin publicada de la personalizacin. Tambin se puede utilizar para respaldar una configuracin.
Importar Personalizacin
1. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones

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2. Con el botn derecho haga clic en Administrador de Implementaciones, seleccione Todas las Tareas, Importar Personalizacin
3. Seleccione un archivo XML existente, en el cuadro de dilogo que se abrir 4. Se abrir una ventana de verificacin, que indicar si hay errores en el archivo de origen. Si no hay errores haga clic en Siguiente.
5. Selecciones el servidor web donde se actualizarn los formularios, haciendo clic en Agregar, seleccione el servidor de la lista, haga clic en Agregar, y luego en Finalizar 6. Se despliega una ventana que va indicando el estado de la importacin. Al finalizar, revise los mensajes y haga clic en OK.
Nota: Antes de importar, los datos deben estar publicados y exportados en la implementacin original

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Exportar Personalizacin
1. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones 2. Con el botn derecho haga clic en Administrador de Implementaciones, seleccione Todas las Tareas, Exportar Personalizacin
3. En la ventana que se despliega, elija o cree un directorio para exportar la personalizacin. 4. Haga clic en Finalizar
Publicacin de Personalizacin
1. Despus de personalizar un formulario, conctese al servidor en el que est instalado Microsoft CRM. 2. En el men Inicio, seleccione Programas, seale Microsoft CRM y haga clic en Administrador de implementaciones. 3. En el Administrador de implementaciones, haga clic con el botn secundario en el nodo Administrador de implementaciones, seleccione Todas las tareas y haga clic en Publicar personalizacin.

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4. En el cuadro de dilogo Publicador de objetos, haga clic en Seleccionar todo y luego en Siguiente.
6. En el cuadro de dilogo Seleccionar servidor Web, seleccione los servidores Web en los que desee publicar y haga clic en Agregar. Nota: todos los servidores Web deben utilizar la misma base de datos. 7. Haga clic en Finalizar. 8. En el cuadro de dilogo Estado, haga clic en Aceptar. Despus de publicar el formulario personalizado, es necesario restablecer los Servicios de Internet Information Server (IIS) antes de poder ver los cambios. Para esto ejecute el comando iisreset en Inicio, Ejecutar (Run) C-Metrix Customer Solutions S.A.
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Personalizacin o creacin de vistas

1. En la Pgina principal, haga clic en la ficha lateral Configuracin. 2. En la pgina Configuracin, haga clic en Personalizacin del sistema. 3. En Administracin de tipos de registro, haga clic en el tipo de registro que desee personalizar. Se abre la pgina de personalizacin para ese tipo de registro.
4. En la lista de vistas que se muestra, abra una vista existente de la vista de lista para personalizarla. O bien En el rea Tareas comunes, haga clic en Crear nueva vista para crear una vista totalmente nueva. Nota: Al crear vistas nuevas, Microsoft CRM crear por lo menos una columna de manera predeterminada, basndose en el tipo de registro con el que est trabajando.

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Agregar o cambiar el nombre de las vistas

1. Si est creando una nueva vista, aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la vista.
O bien Si est cambiando el nombre de una vista existente, en el cuadro de dilogo Ver, en el rea Tareas comunes haga clic en Propiedades de la vista. Se abre el cuadro de dilogo Propiedades de la vista. 2. En los cuadros Nombre y Descripcin escriba informacin acerca de la vista y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Agregar columnas
1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas. 2. En el cuadro de dilogo Agregar columnas, active las casillas de verificacin de las columnas que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Desplazamiento de columnas
1. Haga clic en la columna que desee mover. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en las flechas para desplazar la columna hacia la derecha o la izquierda. C-Metrix Customer Solutions S.A.
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3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Cambio del ancho de las columnas

1. Haga clic en la columna que desee cambiar. 2. En el rea Tareas comunes, haga clic en Cambiar propiedades. 3. En el cuadro de dilogo Cambiar propiedades de la columna, haga clic en un botn de opcin para establecer el ancho de la columna y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Quitar columnas
1. 2. 3. 4. Haga clic en la columna que desee quitar. En el rea Tareas comunes, haga clic en Quitar columnas. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea quitar la columna. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Cambio del orden de clasificacin de las columnas

1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Configurar ordenacin 2. En la lista desplegable Columna, seleccione la columna que desee ordenar y, a continuacin, haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar
Establecer criterios de filtro

1. En el rea Tareas comunes, haga clic en Editar criterios de filtrado. Nota: La opcin Editar criterios de filtrado slo aparece al crear vistas nuevas. 2. Seleccione las opciones de campo, condicin y valor que desee aplicar al filtrado y la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar la pgina, haga clic en Guardar y cerrar

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Notas Es posible que esta funcin no est disponible. Si necesita usarla, pero no puede, pngase en contacto con el administrador del sistema o su superior inmediato para que le asignen los privilegios de seguridad apropiados.
Compartir Vistas
Por defecto las Vistas quedan disponibles para todos los usuarios una vez que se crean. Estas vistas se llaman Vistas Pblicas. Compartir una vista permite restringir las vistas a miembros de uno o ms Equipos. Esto convierte las vistas pblicas en vistas privadas. 1. Vaya a Pgina Principal, Configuracin, Personalizacin de Sistema 2. En Administracin de Tipos de Registro, seleccione el tipo de registro al que pertenece la vista que quiere compartir, y brala. 3. En el Men Acciones, seleccione Compartir
4. En el cuadro de dilogo Compartir Vista, seleccione Agregar Equipo desde las tareas comunes, para agregar los equipos que necesitan acceso a la vista.

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5. En el cuadro de dilogo Buscar Registros, seleccione el equipo que tendr acceso a la vista, y haga clic en OK
6. Una vez que la vista ha sido compartida con los equipos que corresponde, haga clic en Guardar y Cerrar para actualizar la vista.

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Personalizacin de Vista Previa

1. En la pgina principal, haga clic en la ficha lateral Configuracin, Personalizacin del Sistema, y escoja la entidad para la cual desea personalizar la vista previa. Del men tareas comunes, seleccione Personalizar Vista Previa. Se abre la ventana
2.
3. 4.
5.
Para agregar un campo, selecciones Agregar Campos, de las tareas comunes Para cambiar el orden en que se muestran los campos, seleccione el campo, que quedar con el borde en verde, y muvalo con las flechas que aparecen en las tareas comunes. Para quitar campos, seleccionar el campo y hacer clic en Quitar, de las tareas comunes

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Establecimiento de Vistas Predeterminadas

1. En la pgina principal, haga clic en la ficha lateral Configuracin, Personalizacin del Sistema, y escoja la entidad para la cual desea personalizar la Vista Predeterminada. Del men tareas comunes, seleccione Definir Vista Personalizada. Se abre una ventana con todas las vistas disponibles
2.
3.
Elija la vista que desee establecer como Predeterminada, y haga clic en Aceptar.
Creacin de plantillas de correo electrnico

1. Desplcese a la pgina Plantillas de correo electrnico. a. En la Pgina principal, haga clic en la ficha lateral Configuracin. b. En la pgina Configuracin, Haga clic en Administrador de plantillas y, a continuacin, haga clic en Plantillas de correo electrnico. 2. En la barra Acciones, haga clic en Nueva plantilla de correo electrnico. 3. En el cuadro de dilogo Tipo de plantilla de correo electrnico, en la lista desplegable Tipo de plantilla, seleccione el tipo que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. En el formulario de plantillas de correo electrnico, cree la nueva plantilla. 5. Guarde el trabajo. a. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. b. Para guardar los cambios y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar
Notas Es posible que esta funcin no est disponible. Si necesita usarla, pero no puede, pngase en contacto con el administrador del sistema o su superior inmediato para que le asignen los privilegios de seguridad apropiados. C-Metrix Customer Solutions S.A.
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Creacin de plantillas de correo electrnico personales

1. Desplcese a la ficha Plantillas de correo electrnico. a. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. b. En el cuadro de dilogo Definir opciones personales, haga clic en la ficha Plantillas de correo electrnico. 2. En la barra Acciones, haga clic en Nueva plantilla de correo electrnico. 3. En el cuadro de dilogo Tipo de plantilla de correo electrnico, seleccione el tipo de plantilla que desea crear y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. En el formulario Plantilla de correo electrnico, escriba un ttulo, una descripcin y un tema para su plantilla. 5. Escriba el contenido de la plantilla en el cuadro de texto. Para darle formato, use la barra de herramientas Formato. 6. Si desea insertar campos de datos, en la barra de herramientas Formato, haga clic en Insertar/Actualizar. 7. En el cuadro de dilogo Valores del campo de datos, haga clic en Agregar. 8. En el cuadro de dilogo Agregar valor de datos, seleccione un tipo de Registro y un Campo, y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 9. Repita del paso 6 al 8 para agregar tantos campos de datos como desee. Importante: Si desea que aparezcan varios campos de datos en su plantilla, debe agregar cada uno de ellos de manera individual. Por ejemplo, si quiere crear campos de datos para el nombre y el apellido, debe llevar a cabo del paso 6 al 8 dos veces, una para crear un campo de datos para el nombre y otra para crear un campo de datos para el apellido. Si agrega varios campos al mismo tiempo, Microsoft CRM aade un punto y coma (;) entre cada campo de datos y lo considera como una correlacin de O...O. Con el uso del ejemplo del nombre y el apellido, Microsoft CRM busca un nombre y lo muestra si hay uno disponible. Si no hay ninguno disponible, Microsoft CRM busca un apellido y lo muestra. Nunca mostrar el nombre y el apellido simultneamente. 10. Para cambiar el orden en que se mostrarn los campos de datos, haga clic en Subir o Bajar. Para eliminar un campo de datos, haga clic en Eliminar. 11. Para guardar los campos de datos, haga clic en Aceptar. 12. Guarde el trabajo. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. O bien: Para guardar los cambios y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar
Poner plantillas de correo electrnico personales a disposicin de la organizacin

1. Desplcese a la ficha Plantillas de correo electrnico. a. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. C-Metrix Customer Solutions S.A.
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b. En el cuadro de dilogo Definir opciones personales, haga clic en la ficha Plantillas de correo electrnico. 2. En la lista mostrada, abra la plantilla de correo electrnico que desea hacer disponible para la organizacin o convertir en personal. Se abrir el formulario de plantilla de correo electrnico. 3. Para poner a disposicin de cualquier persona de su organizacin una plantilla personal, en el men Acciones, haga clic en Plantilla disponible para la organizacin. Para lograr que una plantilla que est disponible para cualquier persona de la organizacin vuelva a ser una plantilla para uso personal, en el men Acciones, haga clic en Volver a plantilla personal. 4. Guardar la plantilla de correo electrnico. Para guardar los cambios y seguir trabajando, haga clic en Guardar. O bien: Para guardar los cambios y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar
Workflow
El Administrador de Flujos de Trabajo (Workflow Manager) es una aplicacin que permite crear y automatizar reglas y procesos de venta. Esta herramienta se instala en el servidor CRM.

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Para informacin acerca de cmo crear reglas y procesos de venta, consultar los Anexos Workflow Manager, Workflow Monitor, Workflow Sales Process Tutorial y Workflow Case Management Tutorial.
Informes
MSCRM incluye ms de 100 informes por defecto, pero es posible modificarlos y crear nuevos Informes que se ajusten a las necesidades de la empresa. Al instalar MSCRM, se instala tambin en el servidor Crystal Enterprise 9, que permite ejecutar y visualizar los reportes en MSCRM. Para modificar los informes de MSCRM y crear nuevos informes que se ajusten a las necesidades de la empresa, es necesaria una licencia de Crystal Reports 9, release 9.2.2. Para ms informacin acerca de los informes consultar el Anexo Reports FAQ WhitePaper.

61
Mantencin
Administrador de Servidores Restaurar Bases de Datos
El Administrador de Servidores es una herramienta que se encuentra en el Administrador de Implementaciones de Microsoft CRM, y permite a los administradores de sistema habilitar y deshabilitar servidores de Microsoft CRM y cambiar el Servidor de Microsoft SQL que est siendo usado por la implementacin de MS CRM. El Administrador de Servidores permite mantener los servidores. Entre otras cosas permite ver una lista de los servidores, conectar y desconectar servidores, cambiar el servidor de base de datos SQL y restaurar bases de datos. En el caso que se produzca una falla en el servidor SQL, ser necesario restaurar las bases de datos desde el respaldo ms nuevo que se tenga, y luego re-asociarlas con la organizacin de Microsoft CRM. Es necesario realizar los siguientes pasos para que Microsoft CRM quede funcionando nuevamente: Instale el sistema operativo asegurndose que el servidor Windows 2000 est en el mismo dominio que el(los) servidor(es) Microsoft CRM. Debe utilizar el mismo nombre de servidor y estructura de disco. Si necesita cambiar alguna de estas cosas, se requerirn pasos adicionales para poder restaurar correctamente el servidor SQL y la replicacin. Vea la documentacin de SQL Server para mayores detalles. Instale SQL Server Nota: al utilizar la opcin Configurar SQL, No seleccione la opcin Aplicar cambios a todos los servidores in la implementacin a menos que sepa que no hay otras implementaciones de MS CRM en el dominio. Esta opcin har que todos los servidores en el dominio cambien a utilizar las bases de datos SQL Server que ha seleccionado. SI hay un problema con las restauracin de alguna de estas bases de datos, es posible recuperarse de esa situacin. Este escenario refleja el peor de los casos, es decir, una falla total del Servidor SQL. En circunstancias menos dramticas, por ejemplo la falla de un solo disco, puede que slo necesite restaurar una base de datos para recuperar el ambiente. Para mayor informacin acerca de recuperacin de desastres para Servidor SQL, vea Diseando una Copia de Seguridad y una Estrategia de Restauracin en el sitio web de MSDN en: http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/enus/adminsql/ad_bkprst_63eh.asp 1. Si tiene una copia de seguridad de la base de datos master, restaure esa copia de seguridad Nota: Para mayor informacin, vea Restaurar la Base de datos master de una copia de seguridad existente, en los libros de SQL Server en lnea, en: http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/enus/adminsql/ad_bkprst_4g4w.asp 2. Restaure la base de datos msdb 3. Restaure las siguientes bases de datos: Nombre_de_la_Organizacin_MSCRMDistribution, Nombre_de_la_Organizacin_MSCRM, C-Metrix Customer Solutions S.A.
62
Nombre_de_la_Organizacin_METABASE, y Nombre_de_la_Organizacin_CRMCRYSTAL. Nota: para mayor informacin acerca de restauracin de bases de datos, vea los temas en los libros de SQL Server en lnea, comenzando en: http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/enus/howtosql/ht_7_backpt_754p.asp 4. Vaya a Inicio, Todos los Programas, Microsoft CRM, Administrador de Implementaciones
5. Haga clic en el Administrador de Implementaciones en el rbol, y seleccione su servidor Microsoft CRM

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6. Del Men Acciones seleccione Configurar SQL Server (Tambin peude seleccionar esta opcin al hacer clic con el botn derecho sobre el nombre del servidor de Microsoft CRM)
7. Elija o escriba el nombre del servidor SQL y presiona Siguiente

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8. Seleccione Microsoft CRM, luego seleccione la base de datos Metadata que desea utilizar con la aplicacin. Luego haga clic en Finalizar
Nota: al completar este proceso tambin se reiniciara la replicacin
Reimplementacin de Microsoft CRM

Existen herramientas que ayudan a exportar e importar tanto los datos de Microsoft CRM como las personalizaciones. Para ms informacin consultar el Anexo Microsoft CRM Deployment y http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=bfced393-61db-49af9a50-4a90b311fa7d&DisplayLang=en
Optimizacin del rendimiento de Microsoft CRM

En esta seccin se muestran algunas maneras de optimizar el rendimiento de Microsoft CRM. Adems se presentan links a artculos de la Base de Conocimientos de Microsoft y otros documentos acerca de CRM Ver Anexo Microsoft Optimize Performance

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Procedimientos de Administracin Microsoft CRM

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Agregar una Unidad de Negocio

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Reorganizar Unidades de Negocio

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2. Expanda el rbol de la base de datos y seleccione Users

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4. En el Asistente para Administrador de Usuarios haga clic en Siguiente

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7. Selecciones el (los) Rol(es) que se asignar al usuario y presione Siguiente.

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8. Seleccione una licencia para el usuario y presione Siguiente.

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Para agregar usuarios utilizando la aplicacin de MS CRM:

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9. Seleccione los roles apropiados para el usuario y haga clic en Aceptar

10. Guarde los cambios.

Asociar un Usuario con un Supervisor

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Crear Equipos y Agregar Usuarios a los Equipos

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Agregar Usuarios a Mltiples Equipos

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Cmo ver una lista de Usuarios con Licencia

Habilitar y Deshabilitar Usuarios

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4. Presione Aceptar en la ventana de Confirmacin de Usuario Habilitar

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7. Presione Aceptar en la ventana de confirmacin de Deshabilitar Usuario

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5. Presione Aceptar en la ventana de Confirmacin de eliminacin de Rol

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Copiar y Modificar un Rol de Seguridad Existente

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Asignar un Rol a un Usuario

6. Guarde los Cambios C-Metrix Customer Solutions S.A.

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Configurar Informacin de Numeracin Automtica

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Publicacin de la base de datos

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5. En el cuadro de dilogo Publicar en servidores Web, haga clic en Agregar.

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4. En el rea Tareas comunes, haga clic en Personalizar formulario.

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Desplazamiento de las fichas

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