Instructivo Formatos Rendicion de Cuentas Sia

MANUAL DEL USUARIO Sistema Rendicin de Cuentas en Lnea
PRESENTACION La rendicin de la cuenta fiscal es un proceso en el que intervienen dos actores: la Contralora y los sujetos de control. De esta forma, el Aplicativo para la Rendicin de la cuenta en lnea reproduce dicho proceso en un entorno tecnolgico. Cada uno de los actores mencionados puede utilizar el Aplicativo de una forma diferente, y por lo tanto es necesario que stos conozcan el funcionamiento de esta herramienta. Por este motivo se ha estructurado un instructivo de uso para los sujetos de control El presente documento tiene por objeto ilustrar el funcionamiento del Aplicativo en trminos del uso que le puede dar el sujeto de control. Para esto se desarrollaron varias secciones que describen: i) configurar PC; ii) Tipos de archivos que conforman la rendicin de cuentas; iii) Tipos de vigencias para la rendicin de cuentas; iv) estructura del sistema; v) diligenciamiento de los formatos; vi) descripcin de cada uno de los formatos; vii) acerca del desarrollo del Aplicativo. Se debe tener en cuenta que este Instructivo da las pautas bsicas de uso para el desarrollo del proceso de rendicin de la cuenta fiscal en lnea.
TABLA DE CONTENIDO
Configurar PC (equipo de cmputo) para correcta rendicin ............................................................ 5 1. Configuracin Regional (Paso # 1). .......................................................................................... 5 2. Configuracin de Carpetas (Paso # 2). ..................................................................................... 6 3. Solicitar la asignacin de un usuario y contrasea (Paso #3). ................................................... 7 4. Ingresar al Sistema de Rendicin de Cuentas (Paso # 4). ......................................................... 7 5. Cambiar la contrasea personal (Paso # 5). ............................................................................. 8 6. Crear la carpeta donde se graban los archivos de la Rendicin de cuentas (Paso # 6). ............. 8 7. Formatos asignados (Paso # 7). ............................................................................................... 8 8. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 8). ........................................ 9 9. Secuencia y Proceso de una subida de formato. .................................................................... 10 Tipos de archivos que conforman la Rendicin de Cuentas. ........................................................... 11 Tipos de vigencias para la rendicin de cuentas ............................................................................. 12 Estructura principal del sistema. ................................................................................................... 15 Ingreso al Sistema. .................................................................................................................... 15 Mdulos Funcionales. ............................................................................................................... 15 Funciones, manejo y operacin del sistema. ............................................................................. 16 Ingreso al sistema y seguridad. ............................................................................................. 16 Seguridad. ......................................................................................................................... 16 Perfiles de Usuarios........................................................................................................... 17 Ingreso al Sistema. ............................................................................................................ 17 Diligenciamiento de los formularios .............................................................................................. 21 Instrucciones para diligenciar los formatos de misin, visin, objetivo y organigrama............... 22 Instrucciones para el proceso de rendicin ........................................................................... 23 Tipos de campos disponibles ................................................................................................. 25 Descripcin de cada uno de los formatos ....................................................................................... 25 FORMATO 01. PLAN DE ACCIN................................................................................................ 26 FORMATO 02. RELACION CONTRACTUAL .................................................................................. 26 FORMATO 03. CIERRE PRESUPUESTAL ...................................................................................... 29 3A. Constitucin Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. (Funcionamiento-Inversin-Deuda Pblica) ................................................................................................................................. 29 Anexo: formato 03. Estado de Tesorera. Cierre Fiscal ....................................................... 30 3B. Constitucin Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiacin (Funcionamiento3 31 Inversin-Deuda Pblica) ......................................................................................................
3C. Ejecucin Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. Causacin y Pago. (FuncionamientoDeuda Pblica) ...................................................................................................................... 32 3D. Ejecucin de Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiacin. Causacin y Pago. (Funcionamiento-Deuda Pblica) .......................................................................................... 32 FORMATO 04. INFORME FISCAL Y FINANCIERO ......................................................................... 33 FORMATO 05. PROCESOS JUDICIALES ....................................................................................... 37 FORMATO 06. PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA O DONACIONES ............................... 41 6A. Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones........................................................... 41 6B. Descripcin Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones ........................................ 41 FORMATO 07. PLAN DE DESARROLLO ....................................................................................... 42 FORMATO 08. MODIFICACIONES............................................................................................... 43 FORMATO 09. ENCUESTA AMBIENTAL ...................................................................................... 43 FORMATO 10. INFORMES.......................................................................................................... 44 FORMATO 11. DEUDA PBLICA ................................................................................................. 44 Acerca del aplicativo ..................................................................................................................... 47
Configurar PC (equipo de cmputo) para correcta rendicin

A continuacin se describen los pasos necesarios para una correcta rendicin de cuentas mostrando desde la configuracin de su PC hasta las opciones disponibles para una fcil rendicin. Los siguientes pasos deben seguirse preferiblemente en el mismo orden de cmo se enuncian:
1. Configuracin Regional (Paso # 1).

El primer paso es establecer los parmetros de Configuracin Regional, donde estn establecidos la puntuacin y el formato de la Fecha. Estos valores requieren ser ajustados al Sistema de Informacin de Rendicin de Cuentas. Para modificar la configuracin usted debe: Click en [Inicio] en la parte inferior de su pantalla. Click en Panel de Control. Seleccionar la opcin de Configuracin Regional y de Idioma. Seleccionar Ingls (Estados Unidos) como aparece en la pantalla. Click en el botn [Personalizar] para modificar el formato de Fecha. Estando en el cuadro de Fecha modificar en el "Formato de fecha corta" escribiendo "aaaa/MM/dd" Los dems campos no modificarlos y solo dejarlos tal cual aparecen en las dos pantallas. El siguiente pantallazo muestra las anteriores instrucciones.
2. Configuracin de Carpetas (Paso # 2).

El segundo paso es configurar las opciones de las carpetas modificando el parmetro de ocultamiento de extensiones conocidas. Es muy recomendable siempre mostrar las extensiones "reales" de un archivo y as evitar entre otras cosas el ingreso de virus a su computadora. Para modificar las opciones de carpeta usted debe: Seleccionar Mi PC o Explorador de Windows. 6
Click en Herramientas >> Opciones de Carpeta. Buscar la opcin de Ocultar las extensiones de archivo y dejarlo sin seleccin.
3. Solicitar la asignacin de un usuario y contrasea (Paso #3).

En este paso el funcionario de la entidad debe solicitar a travs del Representante Legal de la Entidad la asignacin de un usuario y una contrasea, enviando la solicitud al correo electrnico establecido por la Contralora. En este caso a ngarcia@cga.gov.co y al correo alterno INFORMATICA@cga.gov.co. Recomendaciones para la solicitud de usuario y contrasea: Solicitar el correo electrnico donde enviar la peticin de asignacin. Enviar la solicitud al correo.
4. Ingresar al Sistema de Rendicin de Cuentas (Paso # 4).

En este paso el funcionario debe ingresar a la pgina www.cga.gov.co donde se dispone de link para ingresar al sistema de rendicin de cuentas. El funcionario debe ingresar a la siguiente direccin de Internet, donde digitar el usuario asignado con la contrasea asignada. 7
5. Cambiar la contrasea personal (Paso # 5).

Una vez se haya ingresado a la pgina, se debe por seguridad cambiar inmediatamente la contrasea por una personal, as su informacin ser confidencial. Para efectuar este cambio seleccione en el Men del Sistema ubicado en la parte superior izquierda la opcin cambar contrasea personal, donde usted debe suministrar la clave anterior y la nueva clave reconfirmando su valor.
6. Crear la carpeta donde se graban los archivos de la Rendicin de cuentas (Paso # 6).
El funcionario debe crear una carpeta que guarde los archivos para la Rendicin.
7. Formatos asignados (Paso # 7).

En la parte superior derecha de fondo azul aparece la opcin Gua para la Rendicin de Formatos donde el funcionario encontrar la lista/bajada de formatos obligados a rendir. Esta lista debe ser distribuida entre el personal responsable de la rendicin de cada rea.
Inmediatamente sale lo siguiente. LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR
[F01_CGA]: [F02_CGA]: [F03A_CGA]: [F03B_CGA]: [F03C_CGA]: [F03D_CGA]: [F04_CGA]: [F05_CGA]: [F06A_CGA]: [ F06B_CGA]: [F07_CGA]: [F08_CGA]: [F09_CGA]: [F10_CGA]: [F11_CGA]:
F01 PLAN DE ACCIN F02 RELACIN CONTRACTUAL Cuentas por pagar reservas caja Reservas Presupuestales - Reservas Apropiacin Ejecucin de cuentas por pagar - reservas caja - causacin y pago funcionamiento deuda pblica Ejecucin reservas presupuestales - reservas de apropiacin, causacin y pago - funcionamiento - deuda INFORME FISCAL Y FINANCIERO Procesos Judiciales Proyectos financiados con la banca o donaciones Descripcin de proyectos financiados con la banca PLAN DE DESARROLLO FORMATO DE MODIFICACIONES EVALUACIN DE LA GESTIN AMBIENTAL FORMATO INFORMES Movimiento mensual de la deuda pblica
* * * D click en el Formato que desee consultar, si no aparece, significa que no est obligado a diligenciarlo
En esta misma pantalla en la parte izquierda encontrar los formatos que conforman la Rendicin de su Entidad. Si aparece dicha lista vaca deber informarlo por cuanto puede tratarse de un error.
8. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 8).

Una vez cumplidos los pasos anteriores, solo basta el diligenciamiento de cada uno de los formatos. Recomendaciones para el diligenciamiento: Ir al programa "Administrador de Expedientes", seleccionando cada formato (.CSV) por rendir con el botn "Examinar" Una vez subido un formato el sistema verifica la consistencia creando un .FMT si todo est correcto. Ver en los archivos .LOG el resultado de la subida de un archivo en particular Los formatos pueden subirse en cualquier orden. 9
9. Secuencia y Proceso de una subida de formato.

Cada vez que se sube un archivo .CSV el sistema lo procesa de la siguiente manera. Paso a paso que sigue el sistema: Se incorpora el archivo .CSV al expediente de cada vigilado. Se copia la totalidad del formato .CSV a matrices en memoria. Se analiza el contenido de cada columna fila por fila. Se reporta en el archivo .LOG todo el resultado de la subida haya o no errores. Si no hay errores se crea el archivo .FMT indicando del xito de la subida. Se borra el archivo .CSV concluida la operacin haya o no errores. Siempre se borra. Usted debe tener en cuenta lo siguiente: Suba los anexos que sean requeridos en algn formato. Usted puede subir los formatos en el orden y veces que desee Si no se borra el .CSV enviar nuevamente el formato que fall, esto debera corregir el error. Puede subir formatos hasta el plazo brindado y que NO haya cerrado la rendicin. Siempre consulte el .LOG para visualizar el estado de una subida.
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Tipos de archivos que conforman la Rendicin de Cuentas.

La siguiente es la lista de Tipos de archivo que deben manejarse durante el proceso de Rendicin, ver ejemplo: FORMATO_201001_F02_CGA.CSV FORMATO_201001_F02_DEPCGA.CSV
FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.ZIP FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.RAR FORMATO_201001_F02_CGA_NUMEROCONTRATO.PDF (PARA LO MUNICIPIOS) FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.ZIP FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.RAR FORMATO_201001_F02_DEPCGA_NUMEROCONTRATO.PDF (PARA LAS ENTIDADES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL) ETC.
(Formato de rendicin principal) Donde se registra la informacin (Nombre de los anexos a los formatos) Este numero de contrato debe ser el mismo que fue reportado en la celda (NUMERO DE CONTRATO) del formato de Excel (csv)
FORMATO_2010_F08_CGA_NOAPLICA.JPG
(Nombre del anexo para definir si no aplica). Archivo escaneado donde justifica el no llenado de algn formato con la firma del representante legal. Por ejemplo el F01. EL OFICIO DEBE SER GUARDADO EN .JPG (Nombre del formato para Cierre de una Rendicin). Archivo escaneado donde relaciona los formatos diligenciados y la cantidad de anexos, con la firma del representante legal.
FORMATO_201001.JPG
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Tipos de vigencias para la rendicin de cuentas

A continuacin se describen las vigencias de rendicin para que los sujetos de control no tengan inconvenientes al momento de seleccionar los archivos para subir los formatos al sistema. Cuando se bajan los formatos estos tienen la siguiente estructura en cuanto a nombre y fecha:
VIGENCIA ANUAL
FORMATO_200913_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: FEBRERO 28 DE 20XX, 1159P
EJEMPLO:
VIGENCIA RENDIDA 01/01/2008 a 31/12/2008 * 01/01/2009 a 31/12/2009 01/01/2010 a 31/12/2010

...
FECHA DE RENDION 28 DE FEBRERO DE 2009 * 28 DE FEBRERO DE 2010 28 DE FEBRERO DE 2011
Para el formato F10 (INFORMES)

FORMATO_200913_F10_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: ABRIL 15 DE 20XX, 1159P
EJEMPLO:
01/01/2009 a 31/12/2009
...
15 DE ABRIL DE 2010
VIGENCIA SEMESTRAL
FORMATO_200906_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P FORMATO_201006_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P FORMATO_201106_FXX_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: JULIO 31 DE 20XX, 1159P
VIGENCIA RENDIDA 01/01/2009 a 30/06/2009 01/01/2010 a 30/06/2010 01/01/2011 a 30/06/2011

...
FECHA DE RENDION 31 DE JULIO DE 2009 31 DE JULIO DE 2010 31 DE JULIO DE 2011
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VIGENCIA MENSUAL
Para el formato 02 (CONTRATACION) se tiene: 20xx = ao 01,02,03,04 son los meses
Los siguientes son las actualizaciones, contratos nuevos y modificaciones del formato 02, mes a mes con los anexos correspondientes: MES DE ENERO: FORMATO_20xx01_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE FEBRERO DE 20XX, 1159P MES DE FEBRERO: FORMATO_20xx02_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE MARZO DE 20XX, 1159P MES DE MARZO: FORMATO_20xx03_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE ABRIL DE 20XX, 1159P MES DE ABRIL: FORMATO_20xx04_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE MAYO DE 20XX, 1159P MES DE MAYO: FORMATO_20xx05_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE JUNIO DE 20XX, 1159P MES DE JUNIO: FORMATO_20xx06_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE JULIO DE 20XX, 1159P MES DE JULIO: FORMATO_20xx07_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE AGOSTO DE 20XX, 1159P MES DE AGOSTO: FORMATO_20xx08_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE SEPTIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE SEPTIEMBRE. FORMATO_20xx09_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE OCTUBRE DE 20XX, 1159P MES DE OCTUBRE: FORMATO_20xx10_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE NOVIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE NOVIEMBRE: FORMATO_20xx11_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE DICIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE DICIEMBRE FORMATO_20xx12_F02_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION5 PRIMEROS DIAS HABILES DE ENERO DE 20XX, 1159P
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Para el formato 8 (MODIFICACIONES) Actos administrativos con los que se aprueben o modifiquen los documentos que se referencian en el pargrafo segundo, se tiene:
Los siguientes son las actualizaciones, contratos nuevos y modificaciones del formato 08, mes a mes con los anexos correspondientes: MES DE ENERO: FORMATO_20xx01_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE FEBRERO DE 20XX, 1159P MES DE FEBRERO: FORMATO_20xx02_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE MARZO DE 20XX, 1159P MES DE MARZO: FORMATO_20xx03_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE ABRIL DE 20XX, 1159P MES DE ABRIL: FORMATO_20xx04_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE MAYO DE 20XX, 1159P MES DE MAYO: FORMATO_20xx05_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE JUNIO DE 20XX, 1159P MES DE JUNIO: FORMATO_20xx06_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE JULIO DE 20XX, 1159P MES DE JULIO: FORMATO_20xx07_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE AGOSTO DE 20XX, 1159P MES DE AGOSTO: FORMATO_20xx08_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE SEPTIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE SEPTIEMBRE. FORMATO_20xx09_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE OCTUBRE DE 20XX, 1159P MES DE OCTUBRE: FORMATO_20xx10_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE NOVIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE NOVIEMBRE: FORMATO_20xx11_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE DICIEMBRE DE 20XX, 1159P MES DE DICIEMBRE FORMATO_20xx12_F08_CGA.CSV PLAZO DE RENDICION: 5 PRIMEROS DIAS HABILES DE ENERO DE 20XX, 1159P
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Estructura principal del sistema.

Ingreso al Sistema.
Que es la primera interface que encuentra cuando el usuario va a entrar al sistema, lo cual se hace a travs del link www.cga.gov.co b u s c a n d o e l l i n k d e r e n d i c i n d e c u e n t a s , donde luego se muestra la siguiente pantalla.
Mdulos Funcionales.
Una vez ingresado al sistema se entra al men de mdulos y funcionalidades que lo integran, el cual presenta la interface principal de manejo que contiene las opciones siguientes: Componentes mdulos del sistema para usuario final MENU DEL SISTEMA PAGINA PRINCIPAL CAMBIAR CONTRASEA PERSONAL ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES INFORMES PARA REVISION DE CUENTAS TEMINAR LA SESION SALIR. La interface para acceder a todos los anteriores mdulos del sistema es la siguiente:
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Funciones, manejo y operacin del sistema.

El sistema como ya se mencion est desarrollado para funcionar sobre plataforma Internet, lo cual hace bastante amigable, funcional e interactivo su manejo y operacin por parte del usuario final. A continuacin entraremos a explicar cmo opera cada funcionalidad del sistema partir del inicio al mismo.
Ingreso al sistema y seguridad.
El sistema define unos esquemas para su seguridad teniendo en cuenta los perfiles o roles de los usuarios y el tipo de entidad a la que pertenece.
Seguridad.
Para la administracin y manejo del esquema de seguridad se tienen en cuenta las siguientes directrices: Al sistema solo se podr acceder a travs de una cuenta de ingreso con respectivo nombre de usuario y contrasea, solicitada y creada al administrador respectivo. Los sujetos de control solicitarn su cuenta de uso a la Subdireccin de Informtica y Telecomunicaciones de la Contralora General de Antioquia, la cual se encarga de crear y darle a los entes que vigila toda la informacin, suministrndole las cuentas de acceso al sistema y dems elementos que se requieran para que los vigilados puedan tener acceso y uso del software. Todo el sistema de rendicin de cuentas y la informacin estn instalados y disponibles en un servidor web ubicado en Empresas Pblicas de Medelln, el cual soporta y cuenta con todas las medidas y estrategias de aseguramiento que se deben tener en cuenta para este tipo servicios. A este servidor solo tiene acceso el administrador general del Sistema de Informacin de Rendicin de Cuentas asignado por la CGA.
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Perfiles de Usuarios.
Los usuarios estn definidos por diferentes tipos perfiles de acuerdo al tipo de funciones, operaciones que realiza y a la entidad que pertenece.
Perfiles Entes Vigilados. Se definen por dos tipos de perfiles, que estarn definidos de acuerdo al trabajo o funciones. 1. Perfil REPRESENTANTE, Que es el asignado al director, representante o gerente de cada ente vigilado. 2. Perfil FUNCIONARIO, Se asigna a los funcionarios de las entidades vigiladas encargados de la rendicin de cuenta.
Ingreso al Sistema.
Una vez establecido el perfil del usuario y creado dentro del sistema, este puede entrar trabajar de acuerdo al mismo. El ingreso al sistema se hace a travs de la siguiente pantalla:
El usuario debe tener asignada su nombre de usuario y contrasea.
Una vez el usuario ha ingresado su identificacin y contrasea, el sistema si es funcionario de una Contralora presentar en forma automtica toda la informacin pertinente a la misma. Si es un usuario de un ente vigilado, el sistema le presentar la informacin relacionada con su entidad.
Opcin Pgina Principal.
Se despliega la pagina principal del sistema, que contiene en su parte izquierda el men de mdulos del sistema, en la parte central se despliega la informacin del usuario y entidad a la que pertenece, al lado se encuentra la fecha y pas, en la 17
parte derecha est la documentacin en lnea de ayuda para la rendicin de cuentas y ayudas del sistema. En la parte superior derecha el sistema despliega la informacin de la contralora actual que se est trabajando.
Opcin Men del Sistema.
Con esta opcin el usuario despliega o se muestra el men principal del sistema, donde podr disponer de todas las operaciones o funciones que el software tiene disponible o funcionado.
Opcin Cambiar Contrasea Personal.
Todos los usuarios podrn cambiar su contrasea personal, para lo cual se selecciona del men principal la opcin Cambiar Contrasea Personal y se despliega en pantallas la siguiente interface donde se encuentran las alternativas y manera del proceso.
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Opcin Administrador de Expedientes.
Se tiene acceso al manejo de un expediente que incluye toda la informacin del ente vigilado. Esta opcin solo permite realizar mantenimiento o actualizaciones a los expedientes que ya existen. Si existe una Entidad Vigilada (Sujeto de Control) pero no aparece su Expediente, se debe solicitar al Funcionario de la Entidad Vigilada que ingrese la Rendicin correspondiente. Los expedientes se crean cuando se necesitan o solicitan no cuando se crea la Entidad. Para ingresar a este mdulo el usuario debe localizar la opcin Administrador de Expedientes del men principal y seleccionarla, se mostrar en pantalla la siguiente interface con todos los formularios que integran dicho expediente.
En la anterior interface el usuario puede realzar las siguientes operaciones: <Refrescar>: Actualizan en pantalla el listado formularios o el contenido total del expediente actual. <Listar Expediente>: Nos muestra en pantalla el reporte o lista total de elementos formularios que integran el expediente. <Ingresar a Otro Expediente>: Para cambiar de expediente en el sistema.
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Opcin Informes para Rendicin de Cuentas.
Mediante este proceso se realiza el mantenimiento, actualizacin y soporte de los formularios que se utilizan para la rendicin de cuentas. Se debe buscar la opcin Informes para Rendicin de Cuentas del men principal y seleccionarla. Esta utilidad nos permite exportar de la Base de Datos, la informacin contenida o registrada en los diferentes Formularios. Para lo cual debemos tener en cunetas los siguientes aspectos: El programa exporta los datos Rendidos a archivos de conectividad (.CSV). La informacin est organizada segn su uso basndose en los datos incorporados a los Formularios. Los Formularios estn almacenados en archivos .FMT y corresponden a cada Formato de la Rendicin Electrnica de Cuentas. Si un informe requiere de un Formato (.FMT) no Rendido an, el programa indicar el Formato o Formatos faltantes. Cada Contralora puede disear y solicitar la incorporacin de los informes necesarios par las revisiones de Cuenta.
Opcin Tipos de Archivos Aceptados en el Expediente.
Nos da la opcin de manejar las diferentes opciones que tenemos disponibles para el manejo o utilizacin de archivos, donde se almacenan formularios y la informacin de la rendicin de cuentas, el usuario debe buscar la opcin Tipo de Archivos Aceptados en el Expediente del men principal y seleccionarla. Esta utilidad nos permite definir los tipos de archivos que se pueden incorporar o definir para el Expediente desde el programa de Administracin de Expedientes, se deben tener en cuenta las siguientes condiciones: Separar cada tipo de archivo con una coma. Por ejemplo para admitir solo fotos y hojas de clculo usted escribe .JPG, .XLS. Recuerde que los tipos de archivo definen su uso y contenido. Usted no puede incluir archivos del sistema como: .FMT, .LOG. Debe suministrar las lista de tipos de archivos permitidos: .csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip.
Una vez suministrada la informacin requerida para los archivos a trabajar en el sistema, el usuario debe salvar la informacin haciendo <Clik> en el botn <Grabar>, o cancelar si desea abortar los cambios. 20
Opcin Terminar la Sesin Salir.
Para terminar y cerrar la sesin web del navegador Internet y salir de todo el sistema.
Termina sesin de trabajo en el sistema y cierra.
Diligenciamiento de los formularios

El diligenciamiento de los Formularios para la Rendicin de Cuentas constituye una obligacin formal. Estos deben presentarse ante las Contraloras en el trmino establecido. Todas las cifras que corresponden a valores monetarios de cualquier formato, se deben ingresar en moneda nacional reflejando el saldo en pesos (No aproximar a miles o millones, incluyendo centavos). En el caso de tener que informar cifras en moneda extranjera, se debe hacer la conversin a moneda nacional indicando la tasa empleada vigente al 31 de diciembre del perodo rendido. Se recomienda tener la Hoja de Clculo Excel de Microsoft y en caso contrario se puede usar el Open Office para el diligenciamiento y anlisis de los formatos e informes.
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LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR
[F01_CGA]: [F02_CGA]: [F03A_CGA]: [F03B_CGA]: [F03C_CGA]: [F03D_CGA]: [F04_CGA]: [F05_CGA]: [F06A_CGA]: [ F06B_CGA]: [F07_CGA]: [F08_CGA]: [F09_CGA]: [F10_CGA]: [F11_CGA]:
F01 PLAN DE ACCIN F02 RELACIN CONTRACTUAL Cuentas por pagar reservas caja Reservas Presupuestales - Reservas Apropiacin Ejecucin de cuentas por pagar - reservas caja - causacin y pago funcionamiento deuda pblica Ejecucin reservas presupuestales - reservas de apropiacin, causacin y pago - funcionamiento - deuda INFORME FISCAL Y FINANCIERO Procesos Judiciales Proyectos financiados con la banca o donaciones Descripcin de proyectos financiados con la banca PLAN DE DESARROLLO FORMATO DE MODIFICACIONES EVALUACIN DE LA GESTIN AMBIENTAL FORMATO INFORMES Movimiento mensual de la deuda pblica
* * * D click en el Formato que desee consultar, si no aparece, significa que no est obligado a diligenciarlo
Instrucciones para diligenciar los formatos de misin, visin, objetivo y organigrama

En esta seccin se explica paso a paso cmo incluir en el expediente de su entidad los datos relacionados con la Misin, Visin, Objetivo y Organigrama. PASO 1: Elaborar en borrador todo lo relacionado con la Misin, la Visin, Objetivo y Organigrama, reuniendo todo el material ya sea documentativo como grfico. PASO 2: Definir en que tipo de archivo desea presentar el material recolectado. El sistema no tiene restriccin de la herramienta que se desee utilizar. El sistema permite el uso de archivos Word, Excel, Open Office, PDF, Texto Simple. Es importante no emplear herramientas desconocidas, por cuanto los Auditores no podrn fcilmente consultar dicha informacin necesaria en el momento de la Revisin de Cuenta. Tambin puede mezclar varios formatos (ej. mision.doc, mision.pdf, vision.pdf, objetivo.xls, organigrama.xls) PASO 3: Una vez diligenciados los documentos el funcionario solo tiene que guardar dicha informacin en el expediente asignado a la entidad. En caso de requerirse 22 reescribir los archivos, solicite a su Contralora que sean borrados previamente.
Los siguientes son los nombres que deben tener los archivos subidos al expediente (hemos asumido que los presentar en formato Word): MISION.DOC / VISION.DOC / OBJETIVO.DOC / ORGANIGRAMA.DOC
Instrucciones para el proceso de rendicin
En esta seccin se explica paso a paso cmo diligenciar la "Rendicin Electrnica de Cuentas". Las reglas establecidas para cada Formulario se explican ms adelante en este instructivo. PASO 1: El primer paso es crear en su PC localmente cada archivo que contendr la informacin de los Formularios. Los archivos deben tener las siguientes caractersticas tcnicas: Deben ser texto (Archivo plano) El nombre del archivo debe contemplar las siguientes caractersticas: El nombre debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos nombres se tienen en cuenta para Rendicin. Tener la extensin .CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para Rendicin. aaamm corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se est rindiendo. ididid corresponde al ID del formato que se est rindiendo. Si no est definido no se tiene en cuenta para Rendicin. Pueden ser creados usando una Hoja de Clculo o un programa para crearlo automticamente. No debe contener espacios en su nombre. Se aceptan archivos hasta 10000Kb de tamao fsico. Este instructivo indicar cada formato facilitando su creacin ya sea manual o automtica. Cuando la Hoja de Clculo es quien crea el archivo .CSV, ste tendr todas las especificaciones necesarias. En caso de usarse programas locales para copiar los datos al archivo .CSV, se debe prestar especial cuidado de mantener la norma .CSV. Usted solo debe tener cuidado de mantener las siguientes reglas: Cada columna o campo se debe separar con una coma En los campos numricos no incluir el separador de miles y punto decimal Si el valor numrico es negativo debe colocarse el signo menos delante del nmero (ej. -9000) En los campos tipo texto no incluir comas, es mejor cambiarlas por punto y coma o colocar todo el campo entre comillas dobles Campo texto con una , coma dentro de l "Campo texto con una , coma dentro de l" En un campo texto si incluye comillas dobles debe colocar todo el campo en comillas dobles: Campo "tipo" texto "Campo ""tipo"" texto" 23
PASO 2: Una vez creados los archivos .CSV, se debe dirigir a la opcin "Explorador de Expedientes" ubicada en el Men del Sistema que aparece en la parte superior izquierda de la pgina. El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de la rendicin son incorporados a este Expediente. Cada Entidad tiene un cdigo nico numrico asignado y ste nmero identifica el expediente acompaado del perodo de rendicin. Un ejemplo podra ser 18560/2007_2 donde 18560 es el cdigo de la Entidad y 2007_2 es el perodo de rendicin. El Explorador de Expedientes muestra todos los documentos que contiene y en la parte inferior la opcin para subir de su PC al Expediente. Recuerde que el nombre no debe tener espacios y el tamao no puede superar los 5000K. El sistema no permite modificar archivos ya guardados. En caso necesario de modificacin deber dirigirse al Administrador quin le guiar en los pasos necesarios. Es posible que el perodo est cerrado, pero el sistema le permite subir la rendicin, y esto no obliga a la oficina que vigila en aceptar esta rendicin si est fuera de fecha. Una entidad puede tener varios expedientes (uno por cada perodo) donde cada perodo se maneja de manera totalmente independiente. Cada expediente almacena la informacin y documentacin de un perodo en particular. PASO 3: Incorporar los anexos de cada Formulario. Los anexos deben tener como nombre de archivo: formato_aaaamm_ididid_anexos.ext Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) Donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo Donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el contenido del anexo presentado Donde ext corresponde a la extensin del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc). Es importante SIEMPRE guardar copias de los anexos presentados. PASO 4: Ya incorporados todos los anexos se procede a copiar los archivos .CSV al Expediente. Por cada Formulario se entrega un LOG (Resultado) del proceso. Si hay error el archivo .CSV se borrar. Si faltan anexos se reportar en el .log y no se acepta la rendicin. Es importante guardar copias de los archivos .CSV en caso de necesitarse reprocesar la rendicin. Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo enva convirtiendo los datos a formato .CSV. Nota: se deben subir primero el archivo anexo y luego le respectivo formato a 24
rendir para que se genere el archivo .FMT.

Tipos de campos disponibles
TIPO DE CAMPO DESCRIPCION DEL CAMPO Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Ingresos para Presupuestos. El cdigo debe estar includo en el Cdigo Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta, donde los 4 primeros dgitos deben estar contenidos en el cdigo de Ingresos. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos. Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Gastos para Presupuestos. El cdigo debe estar includo en el Cdigo Presupuestal de Gastos. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta, donde los dos primeros dgitos deben estar contenidos en el cdigo de Gastos. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos, excepto el primer dgito (A/B/C) Campo tipo texto para expresar un cdigo de SubCuenta. Debe Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta (nivel 5). Los cuatro primeros dgitos establecen la cuenta mayor y sta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben incluir, por cuanto el programa lo reportar como un error rechazando la Rendicin. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con una "Z" mayscula o minscula. Campo numrico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~ 999999999999999. Preferiblemente usar para incluir valores como cantidades , nmero de das, etc. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. Campo numrico decimal de valores entre 0 a 999999999999999.9999. Preferiblemente para expresar campos de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no superiores a 2048 letras. Cualquier campo de ms de este lmite, ser truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si no hay datos escribir ND de No Disponible Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA / MM / DD. No se aceptan valores nulos. Si no hay fecha que suministrar, escribir "ND" de No Disponible. Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~ 10.000,0000%. Recuerde no incluir el signo % al rendir una cuenta de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se aceptan campos nulos, debe escribir 0 si no aplica o no hay valor.
Descripcin de cada uno de los formatos

Al bajar cada uno de los formatos, el sistema automticamente nombra el archivo de la siguiente manera: formato_20xx06_f01_cga.csv y as sucesivamente con cada uno de ellos. Se recomienda a todos los sujetos de control guardar los formatos y luego abrirlos cuando ya estn bajados en el equipo.
25
FORMATO 01. PLAN DE ACCIN

Cdigo del proyecto: Campo alfanumrico. Registre el cdigo del proyecto al cual se hace referencia. Campo obligatorio. reas involucradas: Campo alfanumrico. Describa las reas involucradas en el proyecto registrado del plan de accin. Campo obligatorio. Actividades programadas: Campo alfanumrico. Describa las actividades programadas para dicho proyecto del plan de accin. Campo obligatorio. Recursos presupuestados: Campo numrico. Ingrese el valor presupuestado para el respectivo proyecto del plan de accin. Campo no obligatorio. Recursos ejecutados: Campo numrico. Ingrese el valor ejecutado hasta el momento, del total de recursos asignados para el respectivo proyecto del plan de accin. Campo no obligatorio. Responsable 1 y Responsable 2: Campo alfanumrico. Seale el nombre del correspondiente responsable del proyecto. En caso de tener ms de dos responsables, por favor incluya los nombres de estos en el campo de observaciones ubicado en el encabezado del formato. El nombre del Responsable 1 es obligatorio. Porcentaje de avance presupuestado: Campo numrico porcentual. Indique el porcentaje de avance presupuestado (a la fecha) para las actividades del respectivo proyecto del plan de accin. Campo obligatorio. Porcentaje de avance ejecutado: Campo numrico porcentual. Indique el porcentaje de avance ejecutado (a la fecha) para las actividades el respectivo proyecto del plan de accin. Campo no obligatorio. Indicadores: Campo alfanumrico. Seale los diferentes indicadores establecidos para el respectivo proyecto del plan de accin. Campo no obligatorio. Acciones correctivas: Campo alfanumrico. Registre las acciones a tomar para corregir posibles deficiencias o problemas del respectivo proyecto. Campo no obligatorio.
FORMATO 02. RELACION CONTRACTUAL

Descripcin de la Columnas Tipo De Registro: correspondiente
Campo alfanumrico.
Registre
segn
la
el tipo siguiente
de
registro lista:
"CONTRATO""CONVENIO""ORDEN""CESION""FACTURA""ND"
Modificacin: Campo alfanumrico. Registre el tipo de registro correspondiente segn la siguiente lista: "PRINCIPAL""ADICION""PRORROGA""ADICION PRORROGA""ND" Nmero Convenio: Campo alfanumrico. Registre el nmero del convenio correspondiente. 26
Nmero Contrato: Campo alfanumrico. Registre el nmero del contrato u orden correspondiente. Nmero Proyecto: Campo alfanumrico. Registre el nmero del proyecto asociado al contrato u orden de acuerdo con el plan de desarrollo. Nombre Del Proyecto: Campo alfanumrico. Registre el nombre del proyecto asociado al contrato u orden de acuerdo con el plan de desarrollo. Nro. Disponibilidad Pptal: Campo numrico. Registre el nmero de la disponibilidad
correspondiente al contrato.
Fecha Disponibilidad Pptal: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la

fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la disponibilidad presupuestal.
Valor Disponibilidad Pptal: Campo numrico. Registre el valor de la disponibilidad

presupuestal correspondiente al contrato.
Fecha Registro Pptal: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha
del documento soporte con el cual se hizo el registro de la presupuestal.
No. Registro Pptal: Campo numrico. Registre el nmero del registro presupuestal
correspondiente al contrato.
Rubro Registro Pptal: Campo numrico. Registre el nmero del rubro del registro
presupuestal correspondiente al contrato.
Valor
Registro
Pptal:
Campo
numrico.
Registre
el
valor
del registro presupue
stal correspondiente al contrato.
Fecha
Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la aprobacin de la garanta nica.
Aprobacin
Garanta
nica:
Fecha
Publicacin Diario Alta Circulacin: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la publicacin en diario. Fecha Informacin Cmara De Comercio: Campo con formato de
fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la informacin en la cmara de comercio.
Fecha Publicacin Proyecto Pliego De Condiciones En SECOP: Campo

con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de publicacin del contrato.
Nombre Del Contratista: Campo alfanumrico. Registre el nombre del contratista. Nit o Cedula Del Contratista: Campo numrico. Registre la cedula del contratista. 27
Direccin Domicilio: Campo alfanumrico. Registre la direccin del contratista. Naturaleza: Campo alfanumrico. Registre el tipo de naturaleza jurdica del contratista segn la siguiente lista: "NATURAL""JURIDICA""ND" Configuracin: Campo alfanumrico. Registre el tipo de configuracin del contratista (obligatorio si es persona jurdica) segn la siguiente lista:
"UNION TEMPORAL""UNIVERSIDAD PRIVADA""CONSORCIO""INSTITUCION DE INVESTIGACION CIENTIFICA""ADMINISTRADORA PUBLICA COOPERATIVA""ORGANISMO MULTILATERAL""OTRAS ENTIDADES DE ECONOMIA SOLIDARIA""INSTITUCION ASEGURADORA""SOCIEDAD ANONIMA"" INSTITUCION FINANCIERA""SOCIEDAD LTDA""EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO""SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE""EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS""SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES""INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS""FUNDACION SIN ANIMO DE LUCRO""EMPRESA PROMOTORA DE SALUD""CORPORACION SIN ANIMO DE LUCRO""CORPORACION SIN ANIMO DE LUCRO -ONG-""ADMINISTRADORA DE REGIMEN SUBSIDIADO""ENTIDAD ESTATAL""EMPRESA UNIPERSONAL""UNIVERSIDAD PUBLICA""OTRO""NO REPORTA""ND"
Tipologa: Campo alfanumrico. Registre el tipo de contrato segn la siguiente lista: "OBRA""SUMINISTRO""PRESTACION DE SERVICIOS""CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO""ARRENDAMIENTO""CONSULTORIA""INTERVENTORIA""CATEDRA""NO REPORTA""ND"
Tipo Proceso: Campo alfanumrico. Registre el tipo de proceso del contrato segn la siguiente lista: "CONTRATACION DIRECTA""CONTRATACION DIRECTA MENOR
CUANTIA""CONTRATACION DIRECTA MINIMA CUANTIA""CONTRATACION DIRECTA CONVOCATORIA PUBLICA""SUBASTA""LICITACION PUBLICA""URGENCIA MANIFIESTA""CONCURSO PUBLICO""SELECCION ABREVIADA""CONCURSO DE MERITOS""CONTRATACION PARA OBJETO ESPECIFICO""CONTRATACION DERECHO PRIVADO""NO REPORTA""ND"
Fecha Apertura: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de

apertura del proceso licitatorio. Si no aplica ingrese cero.
Objeto: Campo alfanumrico. Digite el objeto del contrato, convenio u orden. Fecha Suscripcin Del Contrato: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD.
Registre la fecha de suscripcin del contrato, convenio u orden.
Fecha Inicio: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de inicio de
la ejecucin del contrato, convenio u orden.
Fecha Terminacin: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de

terminacin de la ejecucin del contrato, convenio u orden.
Valor: Campo numrico. Registre el valor del contrato. Unidad De Plazo: Campo alfanumrico. Registre el tipo de unidad de plazo del contrato segn la siguiente lista: DIAS, MESES, AOS Plazo: Campo numrico. Registre la cantidad numrica de acuerdo a la unidad de plazo del contrato. Fecha Liquidacin: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Si esta liquidado el contrato registre la fecha. 28
Nmero Acta De Liquidacin: Campo alfanumrico. Registre el nmero del acta de liquidacin segn corresponda. Motivos Reajuste: Campo alfanumrico. Describa los motivos por los cuales se realizaron reajustes al contrato o convenio. Valor Reajuste: Valor: Campo numrico. Registre el valor total de los reajustes que ha sufrido el contrato o convenio. Clase Interventor: Campo alfanumrico. Registre la clase de interventor segn la siguiente lista: INTERNO, EXTERNO. Nombre Interventor Interno: Campo alfanumrico. Registre el nombre del interventor interno del contrato. Cedula Interventor Interno: Campo numrico. Registre la cedula del interventor interno del contrato. Nombre Interventor Externo: Campo alfanumrico. Registre el nombre del interventor externo del contrato. Cedula Interventor Externo: Campo numrico. Registre la cedula del interventor externo del contrato. Nmero Contrato Interventor: Campo alfanumrico. Registre el nmero del contrato de interventora del contrato registrado. Porcentaje Avance Desembolsos: Campo tipo porcentaje. Registre el porcentaje de
avance a la fecha de la rendicin, medido como la relacin entre el valor de desembolsos acumulados y el valor total del contrato o convenio. No incluya el signo % a este campo.
Porcentaje Avance Ejecucin: Campo tipo porcentaje. Registre el porcentaje de

avance de ejecucin del contrato a la fecha de la rendicin. No incluya el signo % a este campo.
Estado Del Contrato: Campo alfanumrico. Registre el tipo de unidad de plazo del contrato segn la siguiente lista:
"LEGALIZADO""EJECUCION""SUSPENDIDO""TERMINADO""LIQUIDADO""ANULADO""ND"
FORMATO 03. CIERRE PRESUPUESTAL

Este formato esta desagregado en 4 formatos y un anexo, a continuacin se describe cada uno:
3A. Constitucin Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. (Funcionamiento-InversinDeuda Pblica)
Destinacin: Campo alfanumrico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO. Campo obligatorio.
29
Seccin: Cdigo y Registro Cdigo contable: Campo de seleccin, ingrese el cdigo contable de acuerdo con la codificacin del Plan General de Contabilidad Pblica. Campo obligatorio. No. Registro presupuestal: Campo numrico. Indique el nmero del registro presupuestal. Campo obligatorio.
Seccin: Compromiso
Beneficiario: Campo alfanumrico. Indique la persona natural o jurdica prestadora del bien o servicio, objeto de la constitucin de la reserva. Campo obligatorio. Documento. Campo alfanumrico y obligatorio. Registre la clase (Suministro, obra pblica, interventora, asesora profesional, orden de suministro, orden de trabajo, orden de prestacin de servicios, Convenio, etc.) y el nmero del contrato Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta amparando la cuenta por pagar. Campo obligatorio. Valor: Campo numrico y obligatorio. Indique el monto de la obligacin sujeta a constitucin de reserva de caja.
Anexo: formato 03. Estado de Tesorera. Cierre Fiscal
El formato F03A_CGA tiene el anexo: FORMATO_200906_F03A_CGA_ANEXO.xls el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido. Los campos que contiene el formato anexo son:
30
Concepto: Corresponde a los conceptos de las cuentas y/o fondos donde existen los recursos de tesorera al cierre fiscal. Estos conceptos se encuentran preestablecidos. Valor: Campo numrico y obligatorio. Registre el valor existente a la fecha del cierre para cada uno de los conceptos relacionados. Fondos especiales: Campo numrico y obligatorio. Registre el valor de los fondos especiales existentes a la fecha del cierre para cada uno de los conceptos mencionados. Sistema General de Participaciones: Campo numrico y obligatorio. Indique el valor existente correspondiente al sistema general de participaciones a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados. Regalas: Campo numrico y obligatorio. Campo numrico y obligatorio. Indique el valor existente por regalas a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados. Otros destinacin especfica: Campo numrico y obligatorio. Registre el valor de recursos existentes con destinacin especfica por ley, ordenanza o acuerdo municipal a la fecha del cierre, para cada uno de los conceptos relacionados. Terceros: Campo numrico y obligatorio. Indique el valor de los recursos de terceros existentes a la fecha del cierre, para cada uno de los conceptos relacionados. Propios: Campo numrico y obligatorio. Registre el valor de los recursos propios existentes a la fecha del cierre fiscal, para cada uno de los conceptos relacionados sobre los cuales se basarn las reservas de caja.
3B. Constitucin Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiacin (FuncionamientoInversin-Deuda Pblica)
Destinacin: Campo alfanumrico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio. Seccin: Cdigo y Registro
Cdigo contable: Campo numrico. Ingrese el cdigo contable de acuerdo con la codificacin del Plan General de Contabilidad Pblica. Campo obligatorio. No. Registro presupuestal: Campo numrico. Indique el presupuestal. Campo obligatorio. nmero del registro
Seccin: Compromiso
Beneficiario: Campo alfanumrico. Indique la persona natural o jurdica prestadora del bien o servicio, objeto de la constitucin de la reserva. Campo obligatorio.
31 Documento: Campo alfanumrico y obligatorio. Registre la clase (Suministro, obra
pblica, interventora, asesora profesional, orden de suministro, orden de trabajo, orden de prestacin de servicios, Convenio, etc.) y el nmero del contrato Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha del documento soporte con el cual se esta amparando el compromiso adquirido. Campo obligatorio. Valor (Compromiso): Campo numrico y obligatorio. Indique el monto del compromiso sujeto a constitucin de reserva de caja.
3C. Ejecucin Cuentas por Pagar - Reservas de Caja. Causacin y Pago. (Funcionamiento-Deuda Pblica)
Destinacin: Campo alfanumrico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio.
Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Indique la fecha en que se produce la operacin que se registra. Campo obligatorio.
Seccin: Documentos
Registro presupuestal: Campo numrico y obligatorio. Indique el nmero del registro presupuestal. Cdigo contable: Campo numrico. Ingrese el cdigo contable de acuerdo con la codificacin del Plan General de Contabilidad Pblica. Campo no obligatorio. Documento: Campo alfanumrico. Corresponde a la identificacin del documento con el cual la entidad recibi el bien (nmero de ingreso al almacn) o recibi el servicio (certificacin, acta, informe de interventora, etc.). Campo obligatorio.
Seccin: Identificacin
Beneficiario: Campo alfanumrico. Seale el beneficiario del pago de la respectiva reserva legalmente constituida, indicando el nombre y apellidos o razn social. Campo obligatorio. Valor cuentas por pagar constituidas: Campo numrico y obligatorio. Registre el monto actual de las cuentas por pagar constituidas. Total pagos: Campo numrico y obligatorio. Registre el monto total de los pagos realizados a la fecha de cierre de la rendicin. Saldo cuentas pendientes por pagar: Campo numrico y obligatorio.
3D. Ejecucin de Reservas Presupuestales - Reservas de Apropiacin. Causacin y Pago. (Funcionamiento-Deuda Pblica)
Destinacin: Campo alfanumrico Registre entre las opciones que se presentan: FUNCIONAMIENTO, INVERSION, DEUDA PUBLICA, OTRO". Campo obligatorio. 32
Fecha: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Indique la fecha en que se produce la operacin que se registra. Campo obligatorio.
Seccin: Documentos
Registro presupuestal: Campo numrico y obligatorio. Indique el nmero del registro presupuestal. Cdigo contable: Campo numrico y obligatorio. Ingrese el cdigo contable de acuerdo con la codificacin del Plan General de Contabilidad Pblica. Campo no obligatorio. Documento: Campo alfanumrico. Corresponde a la identificacin del documento con el cual la entidad recibi el bien (nmero de ingreso al almacn) o recibi el servicio (certificacin, acta, informe de interventora, etc.). Campo obligatorio.
Seccin: Identificacin
Beneficiario: Campo alfanumrico. Indique el beneficiario del pago de la respectiva reserva legalmente constituida, indicando el nombre y apellidos o razn social. Campo obligatorio. Valor reservas constituidas: Campo numrico y obligatorio. Indique el monto de la reserva presupuestal constituida al cierre de la vigencia. Valor obligaciones causadas: Campo numrico y obligatorio. Indique el valor acumulado del cumplimiento de los compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo a satisfaccin de los bienes, obras o servicios. Saldo reservas por ejecutar: Campo numrico y obligatorio. Indique el valor de las reservas por ejecutar. Total pagos: Campo numrico y obligatorio. Indique el monto acumulado de los pagos realizados a la fecha del registro. Obligaciones por pagar: Campo numrico y obligatorio.
FORMATO 04. INFORME FISCAL Y FINANCIERO

El formato F04_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F04_CGA_ANEXOS.xls el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido. Los campos que contiene el F04_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumrico. Registre el municipio o la entidad que esta
rindiendo el formato.
Tipo de entidad: Campo alfanumrico. Registre el tipo de entidad segn la siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, 33 FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN
MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO Categora del municipio: Campo alfanumrico. Registre la categora del municipio segn la siguiente lista: PRIMERA, SEGUNDA, TERCERA, CUARTA, QUINTA, SEXTA, OTRA Periodo de anlisis: Campo alfanumrico. Registre la categora del municipio segn la siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
Descripcin de formato anexo: FORMATO_200X0X_F04_CGA_IFF.xls.

Este formato est compuesto por 25 Hojas de informacin. Deben diligenciarse las siguientes Hojas: Datos Ejecucin Ingresos Ejecucin Gastos Comparativo Ingresos Las Hojas restantes se alimentan automticamente. El formato completo debe ser rendido como archivo de Excel en el espacio determinado para tal fin. A continuacin se describe la forma en que deben ser diligenciados los campos correspondientes de esas sietes Hojas. Comparativo Egresos Balance General Estado de Resultados
Datos
Esta Hoja solicita informacin bsica sobre la entidad que realiza la rendicin y sobre el periodo de esta. Departamento: Campo de seleccin, elija el nombre del departamento al que pertenece su municipio. Campo obligatorio. Municipio: Campo de seleccin, elija el nombre de su municipio. Campo obligatorio. Categora: Campo numrico. Registre el nmero de la categora en la cual est ubicado su municipio (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6). Campo obligatorio. Ao: Campo numrico y obligatorio. Seleccione el ao correspondiente a la vigencia por la cual se rinde informacin. Salario mnimo: Campo numrico. Registre el salario mnimo legal mensual para la vigencia. Campo no obligatorio. Salario da del alcalde: Se alimenta automticamente al registrar la categora del municipio. 34
Ingresos corrientes de libre destinacin para la vigencia: Campo numrico. Registre los ingresos corrientes de libre destinacin segn el informe fiscal y financiero de la vigencia anterior. Campo obligatorio.
Ejecucin Ingresos
En esta Hoja debe diligenciarse informacin referente a la ejecucin de los ingresos municipales durante la vigencia que se reporta. Municipio: El nombre del municipio aparecer automticamente en esta hoja una vez sea seleccionado en la Hoja Datos. Descripcin: En esta columna se describen los diferentes rubros por los cuales la entidad recibe ingresos. Estos rubros se encuentran preestablecidos. Presupuesto inicial de ingresos: Campo numrico. Indique el presupuesto de ingresos inicial (por cada rubro) para la vigencia que se reporta. Debe ingresar informacin por lo menos una fila de lo contrario no se podr generar el archivo de resultados CSV. Adiciones: Campo numrico. Indique las adiciones efectuadas a cada rubro presupuestal durante la vigencia, es decir, los aumentos en el estimado inicial del presupuesto de ingresos. Campo no obligatorio. Reducciones: Campo numrico. Seale las reducciones efectuadas a cada rubro presupuestal durante la vigencia, es decir, las disminuciones en el estimado inicial del presupuesto de ingresos. Campo no obligatorio. Presupuesto definitivo de ingresos: Esta columna se calcula automticamente. Ejecucin presupuestal de ingresos: Campo numrico. Seale el valor total del presupuesto de ingresos ejecutado a la fecha. Debe ingresar informacin por lo menos una fila de lo contrario no se podr generar el archivo de resultados CSV. Saldo por ejecutar: Esta columna se calcula automticamente. % de ejecucin: Esta columna se calcula automticamente. % participacin en el total: Esta columna se calcula automticamente.
Ejecucin Gastos
En esta hoja debe diligenciarse informacin referente a la ejecucin de los gastos municipales durante la vigencia que se reporta. Municipio: El nombre del municipio aparecer automticamente en esta hoja una vez sea seleccionado en la Hoja Datos. Descripcin: En esta columna se describen los diferentes rubros por los cuales la entidad genera gastos. Estos rubros se encuentran preestablecidos. Presupuesto inicial de gastos: Campo numrico. Indique el presupuesto de gastos inicial (por cada rubro) para la vigencia que se reporta. Debe ingresar informacin por lo 35 menos una fila de lo contrario no se podr generar el archivo de resultados CSV.
Adiciones: Campo numrico. Indique las adiciones efectuadas a cada rubro presupuestal durante la vigencia, es decir, los aumentos en el estimado inicial del presupuesto de gastos. Campo no obligatorio. Reducciones: Campo numrico. Seale las reducciones efectuadas a cada rubro presupuestal durante la vigencia, es decir, las disminuciones en el estimado inicial del presupuesto de gastos. Campo no obligatorio. Presupuesto definitivo de gastos: Esta columna se calcula automticamente. Ejecucin presupuestal de gastos: Campo numrico. Seale el valor total del presupuesto de gastos ejecutado a la fecha. Debe ingresar informacin por lo menos una fila de lo contrario no se podr generar el archivo de resultados CSV. Saldo por ejecutar: Esta columna se calcula automticamente. % de ejecucin: Esta columna se calcula automticamente. % participacin en el total: Esta columna se calcula automticamente.
Comparativo Ejecucin de Ingresos

Esta Hoja realiza una comparacin respecto a la ejecucin de ingresos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior. Los valores referentes a la ejecucin de ingresos de la vigencia que se reporta se alimentan automticamente, mientras que los valores de la vigencia anterior deben ser registrados manualmente. Ejecucin (fecha vigencia anterior): Campo numrico. Para cada una de las filas de ingresos de la columna CONCEPTO, indique el valor ejecutado durante la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Comparativo Ejecucin de Egresos

Esta Hoja realiza una comparacin respecto a la ejecucin de egresos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior. Los valores referentes a la ejecucin de egresos de la vigencia que se reporta se alimentan automticamente, mientras que los valores de la vigencia anterior deben ser registrados manualmente. Ejecucin (fecha vigencia anterior): Campo numrico. Para cada una de las filas de egresos de la columna CONCEPTO, indique el valor ejecutado durante la vigencia anterior. Campo no obligatorio.
Balance General
Esta Hoja realizar una comparacin del balance general del municipio, entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior, mostrando la variacin entre una y otra vigencia en cifras y porcentaje. Activos: Esta columna identifica la informacin que se ha de reportar correspondiente a 36 los activos de la entidad. Columna preestablecida.
2005: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna ACTIVOS registre el valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio. 2004: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna ACTIVOS registre el valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio. Variacin: Corresponde a la variacin de los activos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula automticamente. Pasivos: Esta columna identifica la informacin que se ha de reportar correspondiente a los pasivos de la entidad. Columna preestablecida. 2005: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna PASIVOS registre el valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio. 2004: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna PASIVOS registre el valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio. Variacin: Corresponde a la variacin de los pasivos entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula automticamente.
Estado de Resultados
Esta Hoja presenta una comparacin de la variacin del Estado de Resultados entre la vigencia que se rinde y la anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Concepto: Esta columna presenta rubros de ingresos y gastos que permiten obtener el estado de resultados. Estos rubros se encuentran preestablecidos. 2005: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna CONCEPTO registre el valor total correspondiente para la vigencia que se reporta. Campo no obligatorio. 2004: Campo numrico. Para cada una de las filas de la columna CONCEPTO registre el valor total correspondiente para la vigencia anterior. Campo no obligatorio. Variacin: Corresponde a la variacin de los diferentes rubros entre la vigencia que se reporta y la vigencia anterior, tanto en cifras como en porcentaje. Se calcula automticamente.
FORMATO 05. PROCESOS JUDICIALES

Descripcin de los campos: Nombre y apellidos del apoderado de la entidad: Campo alfabtico. Indique el nombre y apellidos del apoderado de la entidad. Campo obligatorio. Tipo de identificacin del apoderado: Campo alfanumrico. Registre el tipo de identificacin segn la siguiente lista: "CC""CE""ND" Numero de identificacin del apoderado: Campo numrico y obligatorio. 37
Diligencie el nmero de identificacin. Nmero de la tarjeta profesional: Campo alfanumrico. Registre el nmero de la tarjeta profesional. Nombre de la entidad o de persona demandada: Campo alfabtico y obligatorio. Indique el nombre de la persona o entidad demandada. Nombre de la entidad o de la persona demandante: Campo alfabtico y obligatorio. Indique la entidad o el nombre y apellido del demandante. Departamento: Campo departamento. alfabtico y obligatorio. Indique el nombre del
Municipio: Campo alfabtico y obligatorio. Indique el nombre del municipio. Nmero de expediente: Campo alfanumrico y obligatorio. Ingrese el nmero del
expediente judicial segn esta observacin:
Nombre de la autoridad competente: Campo alfanumrico. Registre el nombre de la Autoridad Competente segn la siguiente lista:
"PROCURADURIA""JUZGADO DE CIRCUITO""JUZGADO PENAL""JUZGADO CIVIL""JUZGADO ADMINISTRATIVO""JUZGADO MUNICIPAL""JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO""TRIBUNAL SUPERIOR""CONSEJO DE ESTADO""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA""CORTE CONSTITUCIONAL""ND".
Nmero despacho de conocimiento: Campo alfanumrico. El nmero del Despacho de Conocimiento debe ser de tres dgitos. Para el Tribunal debe incluirse los tres dgitos con tres ceros (OOO) y en evento en que el Despacho Judicial sea de dos o un dgito, anteceder los ceros que sean necesarios. Ejemplo: Juzgado 1 Civil del Circuito, debe ir 001. Juzgado 23 Civil Municipal debe ir 023 Tribunal Administrativo del Valle del Cauca, debe ir 000. Ao de la demanda: Campo numrico y obligatorio. Diligencie el ao de la demanda. Nmero de expediente: Campo alfanumrico y obligatorio. Ingrese el nmero del
expediente judicial segn esta observacin: 38
Nombre del despacho judicial: Campo alfanumrico. Registre el nombre del despacho judicial segn la siguiente lista: "CORTE CONSTITUCIONAL""CONSEJO DE
ESTADO""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION CUARTA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION PRIMERA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION QUINTA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION SEGUNDA""CONSEJO DE ESTADO SALA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA SECCION TERCERA""CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL""CONSEJO DE ESTADO SALA PLENA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO""CONSEJO DE ESTADO SECRETARIA GENERAL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA DE CASACION CIVIL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA DE CASACION LABORAL""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA PLENA""CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SECRETARIA GENERAL""JUZGADO ADMINISTRATIVO""JUZGADO DE CIRCUITO AGRARIO""JUZGADO DE CIRCUITO CIVIL""JUZGADO DE CIRCUITO ESPECIALIZADO EN COMERCIO""JUZGADO DE CIRCUITO FAMILIA""JUZGADO DE CIRCUITO LABORAL""JUZGADO DE CIRCUITO MENORES""JUZGADO DE CIRCUITO PROMISCUO""JUZGADO DE CIRCUITO PROMISCUO DE FAMILIA""JUZGADO MUNICIPAL CIVIL""JUZGADO MUNICIPAL PROMISCUO""JUZGADO PENAL DE CIRCUITO""JUZGADO PENAL MUNICIPAL""JUZGADO DE EJECUCION DE PENAS Y GARANTIAS""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION CUARTA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION PRIMERA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION SEGUNDA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECCION TERCERA""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SECRETARIA GENERAL""TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SIN SECCIONES""TRIBUNAL SUPERIOR""TRIBUNAL SUPERIOR SALA AGRARIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL FAMILIA LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVIL LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA CIVILFAMILIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA DE FAMILIA""TRIBUNAL SUPERIOR SALA PENAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA LABORAL""TRIBUNAL SUPERIOR SALA UNICA""PROCURADURIA REGIONAL""PROCURADURIA PROVINCIAL""ND"
Fecha de admisin de la demanda: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Ingrese la Fecha De Admisin De La Demanda Tipo de proceso en jurisdiccin ordinaria: Campo alfanumrico. Registre el tipo de proceso segn la siguiente lista: "ACCION DE TUTELA""ACCION
REINVINDICATORIA""ACCIONES REVOCATORIAS""ACCIONES REVOCATORIAS LEY 222 DE 1995""ARBITRAL GENERAL CONTRATOS DE ARRENDIMIENTO""ARBITRAL GENERAL INTERNACIONAL""ARBITRAL GENERAL TECNICO""ARBITRAMENTO LABORAL""CIVIL ORDINARIO""CONCORDATO""CONTRATOS DE APARCERIA""CONTROVERSIAS SOBRE DERECHOS DE AUTOR""DE DEFINICION DE COMPETENCIAS""DECLARACION DE BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS""DECLARACION DE EXTINCION ANTICIPADA DE PLAZO""DECLARACIN DE PERTENENCIA""DERECHOS DEL COMUNERO. ART.2330 A 2333 DEL CC""DIVISORIO""EJECUTIVO""EJECUTIVO LABORAL""EJECUTIVO SINGULAR""ENRIQUECIMIENTO CAMBIARIO""ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA""ENTREGA DEL TRADENTE AL ADQUIRIENTE DE UN BIEN""ENAJENADO POR INSCRIPCION EN EL REGISTRO""FUERO SINDICAL""INDEMNIZACION POR RESPONSABILIDAD CIVIL""INDERDICTOS PARA RECUPERAR O CONSERVAR LA POSESION""LIQUIDACION DE PERJUICIOS""MAYOR CUANTIA RESOLUTORIA""MAYOR CUANTIA CAUSAL""MEJORAMIENTO DE LA PRENDA O HIPOTECA""NULIDAD DE ACTOS Y CONTRATOS""ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA""ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA AQUILIANA""ORDINARIO GENERAL CIVIL""ORDINARIO LABORAL""ORDINARIO LABORAL DE UNICA INSTANCIA""PAGO POR CONSIGNACION""POSESORIOS""PRESTACION DE CAUCIONES""PROTECCION AL CONSUMIDOR""RECISORIA POR LESION ENORME""REDUCCION O PERDIDA DE INTERESES PACTADOS""REINVINDICATORIA O DE DOMINIO""RELEVO DE FIANZA""REPETICION DE PAGO DE LO NO DEBIDO""REPOSICION CANCELACION O REIVINDICACION DE TITULOS""RESTITUCION DE BIENES VENDIDOS CON PACTO DE RESERVA""SANEAMIENTO POR EVICCION""SIMULACION""SUMARIO LABORAL""NO APLICA""ND"
Accin: Campo alfanumrico. Registre la accin segn la siguiente lista:
"ACCION DE TUTELA""ACCION CONTRACTUAL""ACCION DE CUMPLIMIENTO""ACCION DE GRUPO""REPARACION DIRECTA""ACCION DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO LABORAL""ACCION DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO NO LABORAL""ACCION DE REPETICION""ACCION POPULAR""ACCIONES REVOCATORIAS""ACCIONES REVOCATORIAS LEY 222 DE 1995""AQUILIANA ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA""ARBITRAL GENERAL INTERNACIONAL""ARBITRAL GENERAL TECNICO""ARBITRAMENTO EN CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO""ARBITRAMENTO LABORAL""CAUSAL RDINARIO DE MAYOR CUANTIA""CONTRATOS DE APARCERIA""CONTROVERSIAS SOBRE DERECHOS DE AUTOR""DECLARACION DE BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS""DECLARACION DE EXTINCION ANTICIPADA DE PLAZO""DECLARACION DE PERTENENCIA""DECLARACION DE PERTENENCIA DECRETO 508 DE 1974 Y PRESCRIPCION AGRARIA""DECLARACIONES DE BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS Y39
ADJUDICACION DE PATRONATOS Y CAPELLANIAS""DERECHOS DE COMUNEROS ART. 2330 A 2333 DEL C.C.""DERECHOS HUMANOS""EJECUTIVO LABORAL""EJECUTIVO SINGULAR""ENRIQUECIMIENTO CAMBIARIO""ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA""ENTREGA DEL TRADENTE AL ADQUIRIENTE DE UN BIEN""ENAJENADO POR INSCRIPCION EN EL REGISTRO""EXPROPIACION ADMINISTRATIVA""FUERO SINDICAL""IMPUGNACION DE ACTOS O DECISIONES DE ASAMBLEA Y JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS DE SOCIEDADES""INDEMNIZACION POR RESPONSABILIDAD CIVIL""INTERDICTOS PARA RECUPERAR O CONSERVAR LA POSESION""LIQUIDACION DE PERJUICIOS""MEJORAMIENTO DE LA PRENDA O HIPOTECA""NULIDAD DE ACTOS Y CONTRATOS""NULIDAD SIMPLE""ORDINARIO GENERAL CIVIL""ORDINARIO LABORAL""ORDINARIO LABORAL DE UNICA INSTANCIA""PAGO POR CONSIGNACION""PERTENENCIA DE SOLUCIONES DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL""POSESORIOS""PRESTACION DE CAUCIONES""PROCESO ARBITRAL GENERALINTERNACIONAL""PROTECCION AL CONSUMIDOR""RECISORIA POR LESION ENORME""REDUCCION DE LA PENA HIPOTECA O PRENDA""REDUCCION O PERDIDA DE INTERESES PACTADOS""REINVINDICATORIA O DE DOMINIO""RELEVO DE FIANZA""RENDICION DE CUENTAS""REPARACION DIRECTA""REPETICION DE PAGO DE LO NO DEBIDO""REPOSICION CANCELACION O REIVINDICACION DE TITULOS""RESOLUTORIA ORDINARIO DE MAYOR CUANTIA""RESTITUCION DE BIEN INMUEBLE ARRENDADO""RESTITUCION DE BIENES VENDIDOS CON PACTO DE RESERVA""RESTITUCION DE LA COSA A SOLICITUD DEL TENEDOR""SANEAMIENTO POR EVICCION""SERVIDUMBRE""SIMULACION""SUMARIO LABORAL""VIOLACION A LAS NORMAS SOBRE COMPETENCIA DESLEAL""ND"
Motivo de la demanda: Campo alfanumrico. Registre el motivo de la demanda. Tipo de participacin: Campo alfanumrico. Registre el tipo de participacin segn la siguiente lista: PRINCIPAL o SECUNDARIO. Hay dos tipo de Participacin, PRINCIPAL y SECUNDARIO, Es Principal cuando la entidad es demandada por asuntos de su competencia, de lo contrario es secundario. Nombre de la ltima actuacin: Campo alfanumrico. Registre el tipo de participacin segn la siguiente lista: "AUDIENCIA DE CONCILIACION
PREJUDICIAL""NOTIFICACION DEMANDA""FIJACION EN LISTA""CONTESTACION DEMANDA""CONTESTACION ADICION DEMANDA""AUDIENCIA DE TRAMITE""TRASLADO DE EXCEPCIONES""TRASLADO DE NULIDADES""ETAPA PROBATORIA""TESTIMONIOS""INSPECCIONES JUDICIALES""DESPACHO COMISORIO""CONCILIACION""APROBACION CONCILIACION""AUDIENCIA PACTO DE CUMPLIMIENTO""TRASLADO PARA ALEGAR ALEGATOS DE CONCLUSION""PARA SENTENCIA""SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA""SENTENCIA DE UNICA INSTANCIA""EN FIRME""SENTENCIA DE SEGUNDA INSTANCIA""NULIDAD""EN APELACION DE FALLO""RECURSO DE AUTO DE PRUEBA""SUSTENTACION DEL RECURSO DE APELACION""TRASLADO SEGUNDA INSTANCIA""ARCHIVO""RECURSO DE REPOSICION""RECURSO DE APELACION""PACTO DE CUMPLIMIENTO""INSTALACION TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO""PRESENTACION DEMANDA DE ARBITRAMENTO""CONTESTACION DEMANDA DE ARBITRAMENTO""AUDIENCIA DE CONCILIACION EN LAUDO ARBITRAL""LAUDO ARBITRAL""DEMANDA CONSTITUCION EN PARTE CIVIL""AUDIENCIA PRELIMINAR""AUDIENCIA DE FORMULACION DE ACUSACION""AUDIENCIA PREPARATORIA""AUDIENCIA DE JUICIO ORAL""AUDIENCIA DEL INCIDENTE DE REPARACION INTEGRAL""AUDIENCIA DE INDIVIDUALIZACION DE PENA Y SENTENCIA""ND"
Probabilidad de condena (Resol. 356/07 Cgr): Campo alfanumrico. Registre el tipo de participacin segn la siguiente lista: ALTA, BAJA. Debe escogerse una de estas opciones, cuando el apoderado del proceso considere que el proceso se encuentra en una de estas situaciones. Tiempo probable de duracin del proceso (en aos): Campo numrico y obligatorio. Diligencie el ao probable de duracin del proceso. Tipo de pretensin: Campo alfanumrico. Registre el tipo de pretensin segn la siguiente lista: "ECONOMICA""NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO""DE EJECUCION""
REINTEGRO""ND"
Valor en pesos colombianos: Campo numrico y obligatorio. El campo valor 40 hace referencia a la sumatoria de todas las pretensiones econmicas convertidas
a pesos colombianos. Resultado de la sentencia: Campo alfanumrico. Registre el tipo de participacin segn la siguiente lista: A FAVOR, EN CONTRA, ND (de no disponible). Resultado de la Sentencia. Solamente se diligencia en caso de condena que admita recurso alguno o que los mismos no se hayan decidido.
FORMATO 06. PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA O DONACIONES

6A. Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones
Cdigo crdito o donacin: Campo alfanumrico. Registre el cdigo del crdito financiado con la banca o donacin. Campo obligatorio. Descripcin crdito o donacin: Campo alfanumrico. Describa brevemente el objeto del crdito financiado por la banca o la donacin. Campo obligatorio. Valor total emprstito o donacin: Campo numrico. Registre el valor total del crdito o de la donacin. Campo obligatorio. Valor desembolso acumulado: Campo numrico. Ingrese el valor del desembolso acumulado a la fecha del reporte. Campo obligatorio. Valor desembolso periodo: Campo numrico. Ingrese el valor del desembolso del periodo reportado. Campo obligatorio. Valor pendiente de desembolso Campo numrico. Ingrese el valor pendiente del desembolso del periodo reportado. Campo obligatorio. Reintegros: Campo numrico y obligatorio. Ingrese el valor total de los reintegros.
6B. Descripcin Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones

No. Proyecto: Campo alfanumrico. Indique el nmero del proyecto financiado con la banca o donacin. Campo obligatorio. Descripcin proyecto: Campo alfanumrico. Describa el proyecto financiado con la banca o donacin. Campo obligatorio. Cdigo crdito o donacin: Campo alfanumrico. Indique el cdigo del crdito financiado con la banca o con donacin. Campo obligatorio. Valor presupuestado: Campo numrico. Registre el valor total presupuestado para el proyecto. Campo obligatorio. Valor ejecutado: Campo numrico. Registre el valor total ejecutado del proyecto. Campo obligatorio. Diferencia: Campo numrico. Registre la diferencia entre el valor presupuestado y el ejecutado del proyecto. Campo obligatorio.
41
FORMATO 07. PLAN DE DESARROLLO

Cdigo proyecto: Campo alfanumrico y obligatorio. Ingrese el cdigo del proyecto dado en el plan de desarrollo. Descripcin proyecto: Campo alfanumrico y obligatorio. Describa resumidamente el proyecto. Objetivos: Campo alfanumrico y obligatorio. Indique los objetivos del proyecto. Cdigo programa: Campo numrico. Ingrese el cdigo del programa dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Campo obligatorio. Nombre programa: Campo alfanumrico y no obligatorio. Registre el nombre del programa dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Cdigo subprograma: Campo numrico. Ingrese el cdigo del subprograma dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Campo obligatorio. Nombre subprograma: Campo alfanumrico y no obligatorio. Registre el nombre del subprograma dado en el plan de desarrollo, al cual se encuentra asociado. Valor presupuestado: Campo numrico y obligatorio. Ingrese el valor presupuestado para dicho proyecto. Valor ejecutado: Campo numrico y obligatorio. Ingrese el valor ejecutado a la fecha de cierre de la vigencia en dicho proyecto. Diferencia: Campo numrico y obligatorio. Ingrese la diferencia entre el valor presupuestado y el valor ejecutado del proyecto. Responsable: Campo alfanumrico y obligatorio. Ingrese el nombre y apellido del responsable del proyecto. Tiempo programado: Campo alfanumrico y obligatorio. Indique el tiempo programado en meses para la realizacin del proyecto. Tiempo ejecutado: Campo alfanumrico y obligatorio. Indique el tiempo ejecutado del proyecto en meses a la fecha de cierre de la vigencia. Fecha inicio: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Seale la fecha de inicio del proyecto. Campo obligatorio. Fecha terminacin: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Seale la fecha de terminacin del proyecto. Campo obligatorio. Lugar ejecucin: Campo alfanumrico y obligatorio. Indique el lugar en el que se ejecuta el proyecto (Municipio, vereda, barrio, etc.). Indicadores: Campo alfanumrico y obligatorio. Seale los indicadores que evalan el proyecto con su respectivo anlisis, separe cada indicador con guin (-). Fuente financiacin: Campo alfanumrico y obligatorio. Ingrese la fuente de financiacin del proyecto.
42
FORMATO 08. MODIFICACIONES

El formato F08_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F08_CGA_MODIFICACIONES.zip el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido. El archivo comprimido contiene todos los archivos digitalizados que pide la resolucin de rendicin de cuentas. Este formato admite archivos comprimidos en extensin .RAR o .ZIP Nota: Es opcional comprimir los archivos digitalizados, los puede adicionar uno por uno en el sistema.
Los campos que contiene el F08_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumrico. Registre el municipio o la entidad que esta
Tipo de entidad: Campo alfanumrico. Registre el tipo de entidad segn la siguiente lista: ALCALDIA, HOSPITAL, EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS, FONDO VIVIENDA, DEPORTES, ASOCIACION, DESCENTRALIZADA ORDEN MUNICIPAL, DESCENTRALIZADA ORDEN DEPARTAMENTAL, GOBERNACION, EDUCATIVA, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, ESTABLECIMIENTO PUBLICO AUTONOMO, FUNDACION, SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA, ASAMBLEA, CORPORACION, EMPRESA EN LIQUIDACION, CONTRALORIAS, OTRO Periodo rendido: Campo alfanumrico. Registre el periodo rendido segn la siguiente lista: ANUAL, SEMESTRAL
FORMATO 09. ENCUESTA AMBIENTAL

El formato F09_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F08_CGA_AMBIENTAL.doc (para los municipios) o FORMATO_200906_F08_CGA_NOMBREENTIDAD.doc (para las entidades del orden departamental) el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido. Este formato archivo lo puede comprimir en extensin .RAR, .ZIP o puede subirlos en cualquier extensin: JPG, doc, tiff, etc.
Los campos que contiene EL F09_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumrico. Registre el municipio o la entidad que esta
43
FORMATO 10. INFORMES

El formato F10_CGA debe ser diligenciado para poder anexar el archivo FORMATO_200906_F10_CGA_INFORMES.doc el cual es obligatorio para que el formato quede bien rendido. Este formato archivo lo puede comprimir en extensin .RAR, .ZIP; puede subirlos en cualquier extensin: JPG, doc, tiff, etc.
Los campos que contiene el F10_CGA son: Municipio o entidad: Campo alfanumrico. Registre el municipio o la entidad que
esta rindiendo el formato.
FORMATO 11. DEUDA PBLICA

Descripcin: Campo alfanumrico. Registre la identificacin interna del crdito de la entidad que reporta, puede ser el nombre del prestamista con el valor del contrato. Preferiblemente el NMERO DE PAGAR.
44
Cdigo de crdito: Campo numrico. Indique el nmero asignado por la Direccin General de Crdito Pblico (DGCP).
Nmero que corresponde a la desagregacin del crdito por monedas, tasas de inters, plazo de pago, asignado por la DGCP. Por defecto es 1.
Nro. Tramo: Campo numrico. Nro. Tabla: Campo numrico. Indique la tabla de pago (unidad mnima del contrato), cuando los pagos dependen de las fechas de los desembolsos o hay pagars. Por defecto es 1. Fecha de vencimiento: Campo con formato de fecha aaaa/mm/dd. Seale la fecha pactada para hacer el servicio de la deuda (pago), tanto de amortizaciones como de intereses y comisiones. Fecha de operacin: Campo con formato de fecha aaaa/mm/dd. Seale la fecha en la cual se realiz el servicio, o en la cual hizo el desembolso el prestamista (en la que se empiezan a causar los intereses). Tipo operacin: Escriba el nmero correspondiente a
la transaccin informada: 05- Desembolso (recibo de recursos provenientes del crdito) 06- Amortizacin 07- Intereses 08- Comisin 09- 0tros 10- Cancelacin de desembolsos por no utilizacin 11- Prepago 16- Intereses de mora 24- Ajustes a comisiones 25- Ajustes a amortizaciones 26- Ajustes a intereses 27- Ajustes a desembolsos 30- Monetizaciones 31- Novedades 99- Saldo
Tasa de inters: Campo alfanumrico. Indique valor de la tasa con la
cual fue pagado el inters. ej: si se tiene que pagar DTF+2.0 y la DTF est en 20, entonces la tasa = 20 +2 = 22
Moneda del tramo: Campo alfanumrico.Indique la moneda pactada
de pago, por defecto la moneda del contrato, utilizando la notacin internacional 3 letras (pas y moneda) ej: dlar USD, pesos COP, marcos DEM, Yenes JPY,45 u
otras creadas por las entidades del sistema estadstico en UPAC, CAM, U
Valor operacin en moneda del tramo: Campo numrico. Corresponde
al monto del desembolso o pago efectuado en la moneda del tramo
Moneda de pago: Campo alfanumrico. Indique la moneda en la cual se efecta el pago. Ej.: Pesos COP Valor operacin en moneda del pago: Campo obligatorio. Indique el monto girado en la moneda de pago. numrico y
Tasa de cambio moneda de pago USD: Campo numrico y no obligatorio. Indique la tasa de cambio para los giros, de la moneda de pago con respecto al dlar, o para el caso de desembolsos la reportada por el prestamista. ej: es la tasa representativa cuando es pesos, es 1 cuando
es dlar
Tasa de cambio operacin COP: Campo numrico y no obligatorio. Indique la tasa representativa del mercado en la fecha de operacin reportado por el Banco de la Repblica. Acumulados de movimientos en moneda original: Campo numrico y obligatorio. Registre el monto acumulado por tipo de transaccin en la moneda del tramo hasta la fecha del corte informado. Saldo anterior: Campo numrico. Seale el saldo de la deuda en pesos del periodo inmediatamente anterior. Saldo deuda moneda tramo: Campo numrico y no obligatorio. Seale el saldo de la deuda en la moneda del tramo. deuda USD: Campo numrico. Resultado de dividir saldo deuda moneda tramo por la tasa del ltimo da hbil del mes publicada por el Banco de la Repblica Saldo Saldo deuda en pesos: Campo numrico. Seale el saldo de la deuda en pesos. Este saldo debe corresponder a los valores registrados en
los libros de contabilidad y revelados en el balance general NOTAS

1. 2. 3. Debe incluir en la informacin de movimientos de los crditos, todos los crditos tengan o no movimiento. No necesariamente se deben diligenciar todas las columnas. Se llenarn las que de acuerdo al contrato sean necesarias. El campo FECHA se refiere fecha de corte del informe reportado.
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Acerca del aplicativo

Aplicativo para la Rendicin de la Cuenta Fiscal en Lnea
Este aplicativo fue desarrollado por la Auditoria General de la Repblica y fue cedido a la Contralora General de Antioquia mediante convenio interadministrativo. El Sistema de Informacin de Rendicin de Cuentas est desarrollado para funcionar con tecnologa plataforma web a travs Internet, lo cual permite ser usado por los usuarios desde cualquier parte del mundo. Tcnicamente en la actualidad el sistema est definido por las siguientes especificaciones y caractersticas: Tecnologa y lenguajes de desarrollo. La tecnologa de desarrollo definida es .NET para operar sobre servidores web ASP. El lenguaje utilizado para el desarrollo fue ASPx.NET ltima versin, Java srcip. El esquema de manejo y procesamiento datos es a travs de archivos planos tipos (csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip). Plataforma de funcionamiento. El sistema para funcionar en un servidor requiere como mnimo el sistema operativo Windows Server 2003 versin ingles a 64 bit. Programas desarrollados para el sistema en ejecutables, libreras y fuentes de ASPx, libreras y ejecutables requeridos de java strip. Utilitarios como CSV.EXE y algunos de ASPx. Manejo de Datos y Tipos de archivos utilizados. La estructura de datos que el sistema maneja es totalmente plana a travs de archivos que indexan su nombre y lo relacionan en tablas planas, para su identificacin y localizacin rpida, como tambin para administrar la seguridad de los mismos. Tipos de archivos creados y administrados. Los archivos planos mas comunes que utiliza el software son los de extensiones csv, .doc, .xls, gif, .txt, ,png, .zip. Para la construccin de los formatos que utiliza este Aplicativo, en trminos de contenido y estructura, se tomaron como referencia los establecidos por la Contralora General de Antioquia. 47

Instructivo Formatos Rendicion de Cuentas Sia

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MANUAL DEL USUARIO Sistema Rendicin de Cuentas en Lnea

Configurar PC (equipo de cmputo) para correcta rendicin

1. Configuracin Regional (Paso # 1).

2. Configuracin de Carpetas (Paso # 2).

3. Solicitar la asignacin de un usuario y contrasea (Paso #3).

4. Ingresar al Sistema de Rendicin de Cuentas (Paso # 4).

5. Cambiar la contrasea personal (Paso # 5).

7. Formatos asignados (Paso # 7).

Inmediatamente sale lo siguiente. LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR

8. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 8).

9. Secuencia y Proceso de una subida de formato.

Tipos de archivos que conforman la Rendicin de Cuentas.

Tipos de vigencias para la rendicin de cuentas

VIGENCIA RENDIDA 01/01/2008 a 31/12/2008 * 01/01/2009 a 31/12/2009 01/01/2010 a 31/12/2010

FECHA DE RENDION 28 DE FEBRERO DE 2009 * 28 DE FEBRERO DE 2010 28 DE FEBRERO DE 2011

Para el formato F10 (INFORMES)

VIGENCIA RENDIDA 01/01/2009 a 30/06/2009 01/01/2010 a 30/06/2010 01/01/2011 a 30/06/2011

FECHA DE RENDION 31 DE JULIO DE 2009 31 DE JULIO DE 2010 31 DE JULIO DE 2011

Estructura principal del sistema.

Funciones, manejo y operacin del sistema.

Opcin Men del Sistema.

Opcin Cambiar Contrasea Personal.

Opcin Administrador de Expedientes.

Opcin Informes para Rendicin de Cuentas.

Opcin Tipos de Archivos Aceptados en el Expediente.

Opcin Terminar la Sesin Salir.

Diligenciamiento de los formularios

LISTA DE FORMULARIOS PARA DILIGENCIAR

Instrucciones para diligenciar los formatos de misin, visin, objetivo y organigrama

rendir para que se genere el archivo .FMT.

Descripcin de cada uno de los formatos

FORMATO 01. PLAN DE ACCIN

FORMATO 02. RELACION CONTRACTUAL

Fecha Disponibilidad Pptal: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la

Valor Disponibilidad Pptal: Campo numrico. Registre el valor de la disponibilidad

del registro presupue

stal correspondiente al contrato.

Fecha Publicacin Proyecto Pliego De Condiciones En SECOP: Campo

Fecha Apertura: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de

Fecha Terminacin: Campo con formato de fecha AAAA/MM/DD. Registre la fecha de

Porcentaje Avance Ejecucin: Campo tipo porcentaje. Registre el porcentaje de

FORMATO 03. CIERRE PRESUPUESTAL

Anexo: formato 03. Estado de Tesorera. Cierre Fiscal

31 Documento: Campo alfanumrico y obligatorio. Registre la clase (Suministro, obra

FORMATO 04. INFORME FISCAL Y FINANCIERO

Descripcin de formato anexo: FORMATO_200X0X_F04_CGA_IFF.xls.

Comparativo Ejecucin de Ingresos

Comparativo Ejecucin de Egresos

FORMATO 05. PROCESOS JUDICIALES

expediente judicial segn esta observacin:

expediente judicial segn esta observacin: 38

Accin: Campo alfanumrico. Registre la accin segn la siguiente lista:

FORMATO 06. PROYECTOS FINANCIADOS CON LA BANCA O DONACIONES

6B. Descripcin Proyectos Financiados con la Banca o Donaciones

FORMATO 07. PLAN DE DESARROLLO

FORMATO 08. MODIFICACIONES

FORMATO 09. ENCUESTA AMBIENTAL

FORMATO 10. INFORMES

FORMATO 11. DEUDA PBLICA

Moneda del tramo: Campo alfanumrico.Indique la moneda pactada

al monto del desembolso o pago efectuado en la moneda del tramo

los libros de contabilidad y revelados en el balance general NOTAS

Acerca del aplicativo