CONTABILIDAD PARA EL PRE UNIVERSITARIO INDICE 1. LA EMPRESA 1.1 CONCEPTO 1.2 OBJETIVO 1.

.3 CLASIFICACION -POR LA ACTIVIDAD QUE REALIZA -POR SU CONSTITUCION LEGAL 1.4 IMPORTANCIA 2. LA CONTABILIDAD EN LA ACTIVIDAD ECONOMICA 2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES 2.2 OBJETIVO E IMPORTANCIA 2.3 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA 2.4 LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS 2.5 ECUACION CONTABLE 2.6 LA CUENTA 2.7 REGLAS DE CARGO Y ABONO 2.8 PERIODO CONTABLE 3. EL CICLO CONTABLE 3.1 EL CICLO CONTABLE 3.2 BALANCE GENERAL INICIAL 3.3 LIBRO DIARIO 3.4 LIBRO MAYOR 3.5 BALANCE DE COMPROBACION 3.6 ESTADO DE RESULTADOS 3.7 BALANCE GENERAL 4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS 5. EJERCICIOS

1.1 CONCEPTO La empresa es la institucin o agente econmico que toma las decisiones sobre la utilizacin de factores de la produccin para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. 1.2 OBEJTIVO El objetivo fundamental es el de obtener; utilidad, rentabilidad y maximizar la utilidad por accin, minimizando sus costos y gastos. Las empresas, de acuerdo a su naturaleza pueden ser de uno o ms propietarios. Las de un solo propietario, se conoce como negocios individuales y las de dos o ms propietarios, se conocen como sociedades. Cuando la empresa la conforman dos o ms personas naturales, que aportan bienes y/o capital para desarrollar actividades mercantiles y obviamente participar en las utilidades que genera dicha actividad (sin que exista un contrato legalizado), se conoce como Sociedad de Hecho, de conformidad con lo previsto en el Cdigo Civil. Pero; si la empresa se forma de hecho y adems por derecho, es decir mediante un contrato legalizado, debidamente escriturado en una Notaria Publica aprobado y legalizado mediante resolucin de la Superintendencia de Compaas, la misma que ordena la inscripcin en el registro Mercantil de acuerdo a lo previsto por la ley, entonces ah se considera una compaa con personera jurdica. 1.3 CLASIFICACION Existen varios criterios para la clasificacin de las empresas; pero para efectos netamente contables y administrativos, podemos ubicarlos bajo dos aspectos: 1.3.1 POR LA ACTIVIDAD QUE REALIZA

Se clasifican en: Industriales, Comerciales, Bancarias, Agrcolas, Mineras, Hoteleras, Financieras, de Transportes de Servicios, etc. 1.3.2 POR SU CONSTITUCION LEGAL

Hay cinco especies de compaas de comercio, a saber: a.- La compaa en nombre colectivo; Est formada por dos o ms socios que realizan el comercio bajo una razn social, los que responden en forma solidaria e ilimitada en caso de quiebra, disolucin o liquidacin de la compaa. Razn Social: Est integrado por el nombre de todos los socios o de alguno de ellos, con la agregacin de la palabra y compaa.

Capital Social (se rige con el de compaas annimas):Dividido en aportaciones, siendo necesario el pago de por lo menos el 50% del capital suscrito. Si fuere aportado en obligaciones, valores o bienes, se dejara constancia de aquello con sus respectivos avalos. b.- La compaa en comandita simple y dividida por acciones; Est formado por uno o varios socios solidarios e ilimitadamente responsables y otro u otros, simples suministradores de fondos, llamados socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes. Razn Social:Corresponde al nombre de uno o varios de los socios solidariamente responsables, al que se agregara las palabras compaa en comandita o su abreviatura. Capital Social ( se rige con el de compaas ilimitadas): La ley no determina su cuanta. c.- La compaa de responsabilidad limitada; Est formada por un mnimo de tres y mximo de quince socios, los que responden hasta por el monto de sus aportaciones individuales. Razn Social: Al nombre se deber agregar las palabras compaa limitada o sus respectivas siglas Ca. Ltda. Capital Social:Mnimo ser de 400 dlares, dividido en participaciones, siendo necesario el pago de por lo menos el 50% de cada participacin. d.- La compaa annima; Est formada por lo menos con dos o ms accionistas, los que responden hasta por el monto de sus aportaciones. Razn Social: Al nombre asignado, se deber agregar las palabras compaa annima o sociedad annima o sus siglas C.A. o S.A. Capital Social: Mnimo ser de 800 dlares, dividido en acciones. 1.4 IMPORTANCIA Toda empresa antes de iniciar sus operaciones, deber en primer lugar planificar para as acogerse a las normas legales establecidas en nuestra propia legislacin, con la finalidad de funcionar legalmente, ya que de esta manera, tendr derecho a ciertos beneficios de proteccin estatal; segn el caso, tales como: incentivos de orden crediticio, arancelario y tributario entre otros.

2. LA CONTABILIDAD EN LA ACTIVIDAD ECONOMICA 2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES La contabilidad es un sistema que suministra informacin fundamental para la toma de decisiones empresariales. Es un conjunto de documentos que reflejan la informacin relevante, expresada en unidades monetarias, sobre la situacin y la evolucin econmica y financiera de una empresa o unidad econmica, con el objeto de que tanto terceras personas interesadas como los administradores de dicha empresa puedan tomar decisiones. Podramos decir que la contabilidad para la empresa es como la brjula para un explorador, sin ella no sabra hacia dnde dirigirse. Sin contabilidad no hay informacin y sin informacin o sabremos en donde nos encontramos. La informacin, hoy da, supone el pilar indiscutible de un buen negocio. FUNCIONES Histricas, se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos econmicos que van apareciendo en la vida de la empresa. Ej.: la anotacin por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. Estadstica, es el reflejo de los hechos econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada la situacin de la empresa. Ej: ver el crecimiento de la empresa en cinco aos. Econmica, estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto. Ej.: costo beneficio. Financiera, analiza la obtencin de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa. Ej.: ver con qu dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobro a clientes y compromisos de pago a acreedores. Fiscal, es saber cmo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes. Ej.: IVA, Impuesto a la Renta, etc. Legal, conocer los artculos del cdigo de comercio, cdigo del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad. Ej.: permisos, contratacin, etc. 2.2 OBJETIVOS E IMPORTANCIA OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD Es suministrar informacin de la situacin econmica y financiera de las empresas lo cual es necesario para conocer el patrimonio de las mismas y ejercer un control sobre ellas. De acuerdo a eso podemos resumir sus objetivos:

-medir los recursos. -reflejar los derechos de las partes. -medir los cambios de los recursos y de los derechos. -determinar los periodos especficos de dichos cambios. -tener informacin usando la unidad monetaria como comn denominador. -controlar las propiedades de la entidad. -programar el uso que se d a estas propiedades. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD En la actualidad es imposible concebir el manejo de ninguna esfera econmica sin el uso y aplicacin de los criterios derivados de la contabilidad, de la manera siguiente: -sirve de instrumento de control y direccin de la actividad financiera. -sirve de instrumento de programacin y planificacin de las actividades econmicas en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economa mundial. -permite un mejor desarrollo de los entes econmicos individuales haciendo uso de los efectos positivos que brinda las leyes econmicas. -contribuye al servicio social que resta la empresa y por ende acta como instrumento de justicia social. 2.3 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA Dentro del macro-sistema empres existen una variedad de subsistemas de informacin administrativa, entre los cuales encontramos el subsistema de informacin contable. 2.4 LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS El producto final del proceso contable es la informacin financiera, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La informacin financiera que dichos usuarios requieren, se centra primordialmente en la evaluacin de la situacin financiera, de la rentabilidad y de la liquidez. Tomando en cuenta las necesidades de informacin de los usuarios, la contabilidad considera que todo negocio debe presentar cuatro informes bsicos. De tal manera, existen:

ESTADO DE RESULTADOS Es el documento contable que informa sobre la rentabilidad de la operacin, muestra la fuente de los ingresos as como el origen de los gastos, durante un periodo. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL El balance general muestra los recursos que posee el negocio llamados ACTIVOS, sus deudas llamadas PASIVOS y el capital aportado por los dueos llamado PATRIMONIO. A su vez, la presentacin de cada uno de los conceptos bsicos Activo, Pasivo y Patrimonio - se clasifica segn la funcin que tenga en la actividad empresarial. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS Es un estado financiero bsico que pretende explicar, a travs de una forma desglosada, las cuentas que han generado variaciones en el patrimonio de los accionistas. La informacin de los cambios que comprende este informe es necesaria para elaborar estados financieros suficientemente informativos, con el fin de satisfacer las necesidades de los distintos usuarios, lo cual es el propsito bsico de la contabilidad. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA Es un informe que desglosa los cambios en la situacin financiera de un periodo a otro e incluye de alguna forma las entradas y salidas de efectivo para determinar el cambio de esta partida, factor decisivo para evaluar la liquidez de un negocio. 2.5 ECUACION CONTABLE Interpretada literalmente la ecuacin contable establece que los activos de una empresa son iguales a la suma de los pasivos y el patrimonio.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Los bienes + lo que le deben lo que la empresa lo que debe debe a sus a terceros dueos

Un balance general es un informe detallado fe esta ecuacin. 2.6 LA CUENTA La contabilidad tiene su propio lenguaje y para referirnos a los distintos elementos que componen los valores de la empresa hacemos uso de unos conceptos concretos. A estos conceptos que utilizamos los denominamos CUENTAS.

En otras palabras, Cuenta es el ttulo genrico que se da a un grupo de valores que tienen una misma naturaleza y que poseen una serie de caractersticas comunes. Ejemplo: Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrara en la cuenta llamada Caja. Los dineros que estn depositados en el Banco, se registraran en Cuenta Banco. TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS Se representa por una T esquemtica que tiene dos partes: DEBE y HABER Los que solo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha. CONCEPTOS a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos. Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos. La suma de los cargos se llama dbitos. La suma de los abonos se llama crditos. La diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo. Cuando los dbitos son mayores, se llama saldo deudor. Cuando los crditos son mayores, se llama saldo acreedor. Cuando dbitos y crditos son iguales, se dice que la cuenta esta saldada.

2.7 REGLAS DE CARGO Y ABONO a.) Cuentas de Activo: cuando aumentan se cargan, cuando disminuyen se abonan. b.) Cuentas de Pasivo y Patrimonio: cuando disminuyen se cargan, cuando aumentan se abonan. c.) Cuentas de Resultado: cuando hay perdidas se cargan, cuando hay ganancias se abonan. 2.8 PERIODO CONTABLE El periodo contable tiene la misma duracin del ao fiscal, es decir, un ao calendario, pero desde el punto de vista de la gerencia, este tiempo es demasiado largo para conocer los resultados econmicos, por lo que se recomienda que se emita informacin financiera cada fin de mes para ejercer un mejor control de la empresa o negocio.

3. EL CICLO CONTABLE 3.1 CONCEPTO Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: sistema adoptado para llevar la cuenta y razn de las entradas y salidas en las empresas pblicas o privadas. El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada periodo contable, durante la vida de un negocio. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las transacciones explicitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. Es importante reconocer como los ajustes para las transacciones implcitas en el periodo anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el periodo actual para las transacciones explicitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del periodo anterior, la primera nmina del perodo actual eliminara esa cuenta por pagar. El pasar a un nuevo periodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al pblico. Una auditoria le agrega credibilidad a los estados financieros. 3.2 PASOS DEL CICLO CONTABLE Para comprender con ms exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relacin con los dems. Los pasos segn el orden en que se presentan, son los siguientes: 1.- Balance General al principio del periodo reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobacin y del mayor general del periodo anterior. 2.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario. 3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los asientos consignados en el diario.

4.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo (opcional). Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por ultimo a determinar y comprobar la utilidad o prdida. 5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor. Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajustes, con base en la informacin contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 6.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado. 7.- Elaboracin de los estados financieros formales. Consiste en reagrupar informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados. 8.- Cierre de libros. Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o prdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el periodo siguiente. 3.2 BALANCE GENERAL INICIAL Es un estado demostrativo que se presenta al iniciar las actividades comerciales, que posee el dueo del negocio o empresa. O bien es el Balance general del periodo anterior. El balance inicial o estado de situacin se constituye en el primer asiento del libro diario. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Se clasifican de acuerdo a la liquidez que representan sus cuentas, es decir que tan rpido pueden convertirse en efectivo. Activo Circulante.- son los valores representados en efectivo y cuentas que se convertirn en efectivo a corto plazo. Ejemplos: caja, caja chica, bancos, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, inventarios. Activo Fijo.- son todos los bienes para uso permanente de la empresa. Ejemplos: equipos de oficina, muebles de oficina, equipos de computacin, edificios, terrenos, vehculos, maquinaria. Activo Diferido.- son aquellos gastos por servicios pagados por anticipado. Ejemplos: seguros pagados por anticipado, publicidad pagada por anticipado, arriendo pagados por anticipado.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DEL PASIVO Pasivo a corto plazo.- son todas las deudas y obligaciones que la empresa tiene que cancelar en un plazo menor a un ao. Ejemplos: cuentas por pagar, documentos por pagar, intereses por pagar, acreedores varios. Pasivo a largo plazo.- son todas las deudas y obligaciones que la empresa tiene que cancelar en un plazo mayor a un ao. Ejemplos: documentos por pagar a largo plazo, hipotecas por pagar. Pasivo Diferido.- son aquellos cobros por serviciasen forma adelantada. Comisiones cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado. 3.3 LIBRO DIARIO El libro diario registra, una por una, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, a travs de lo que llamamos asientos contables. Estos asientos se deben registrar segn vayan ocurriendo los acontecimientos dentro de la empresa, siendo su numeracin correlativa. Es un libro obligatorio y constituye la base sobre la que van a nacer los dems libros o documentos contables. Mediante el asiento contable, en el libro diario quedan registradas las operaciones realizadas por la empresa. Para registrar estas operaciones es necesario conocer la TECNICA DE REGISTRO CONTABLE. El libro diario se divide en 6 columnas: FECHA DESCRIPCION CODIGO PARCIAL DEBE HABER

Las columnas del DEBE y el HABER, al sumarlas, siempre debern totalizar iguales, respondiendo al principio contable de la PARTIDA DOBLE. PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE Es una prctica mediante la cual se efecta un doble registro para cada operacin comercial que tengamos que asentar en nuestros libros. Tiene los siguientes principios bsicos: -no hay Deudor sin acreedor y viceversa. -la suma del debe tiene que ser igual a la suma del haber en cada asiento. -todas las partidas son deudoras y las ganancias acreedoras.

-toda cuenta debe salir con el mismo nombre que entro. COMO DETERMINAR LAS CUENTAS DEUDORAS O ACREEDORAS. En base a los principios de la partida doble, podemos definir las cuentas deudoras y acreedoras de una transaccin haciendo las preguntas siguientes: Cuentas deudoras Qu entra? Qu sale? Cuentas acreedoras

Hay prdida?Hay ganancia? Nos quedan debiendo?Quedamos debiendo?

Se pueden incluir 4 columnas ms, dos que correspondan a los ajustes de las cuentas en el debe o haber, y dos ms que correspondan al balance general ajustado.

3.6 ESTADO DE RESULTADOS

El Estado de prdidas y Ganacias, tambin llamado Estado de Resultado y/o rendimiento o Estado de Rentas y Gastos, muestra el resultado de las operaciones en un periodo determinado de un ao. Sus partes son: Ingresos Los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto en efectivo o a crdito. Gastos Son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos. La diferencia entre los ingresos y los gastos, se determina en este estado financiero y se refleja posteriormente en la seleccin de Patrimonio dentro del balance general. Si los ingresos son mayores que los gastos, la diferencia se llama Utilidad; la utilidad aumenta el capital, sin embargo, si los gastos son mayores que los ingresos, la compaa habra incurrido en una Prdida y consecuentemente habr una disminucin del capital. Ejemplo de Estado de Resultados.

PartcoCompany ESTADO DE RESULTADOS DESDE EL 1 DE ENERO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007 Ventas (-) Costo de ventas 400.000,00 (-)GASTOS 1.600.000,00 1.200.000,00

Gastos Luz, agua, telfono Gastos por deprecc. Equipos Gastos por sueldos Gastos por arriendo TOTAL GASTOS

70.000,00 20.000,00 200.000,00 68.000,00 358.000,00

Utilidad antes de Part. Trabajadores 15% Participacin a Trabajadores Utilidad antes de Impuestos 25% Impuesto a la Renta Utilidad del Ejercicio

42.000,00 6.300,00 35.700,00 8.925,00 26.775,00

3.7 BALANCE GENERAL (Final) Este forme muestra el resumen de las transacciones ordenadas al final del periodo, que servir para la correcta toma de decisiones de los diferentes interesados.

PartcoCompany BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007 Activo: Activo Corriente: Efectivo: Efectivo 396.000 550.000 Cuentas por pagar ctas por pag. 15% parttrab 900.000 6.300 8.925 915.225 Pasivo:

Inventario de mercanca 660.000 Total activo corriente 1606.000

ctas por pagpag 25 25% imp. Renta total pasivo

Activo fijo Equipo de trabajo Deprecacum equipo Total activo fijo Activos diferidos Renta pag por anticipado Total de activos 56.000 1.742.000 100.000 -20.000 80.000

Patrimonio de los accionistas: Capital pagado Utilidades retenidas Total de patrimonio 300.000 536.775 826.775

Total de Pasivo + Patrimonio

1.742.000

Bienes econmicos Son aquellos bienes materiales e inmateriales que posee la empresa interpretados activos, que le sirven para realizar sus operaciones econmicas ya que tienen un valor econmico y que estn valorizados en trminos econmicos. Moneda comn denominador Los hechos econmicos, que conforman los estados financieros deben ser registrados en una sola moneda con la finalidad de poder compararlos.

Empresa en marcha Todo organismo econmico se considera en marcha cuando tiene continuidad, es decir que sigue operando, esto se refleja en el xito que se mide por la diferencia entre el valor de lo que vende o del servicio que presta y el costo de los recursos que se usan para obtener esos ingresos. Valuacin al costo Es un concepto fundamental de la contabilidad en que los activos se registran el precio que se pag por adquirirlos, cuyo concepto se relaciona con la continuidad de la empresa. Periodo Es el tiempo que comprende una fecha a otra del 01 de enero al 31 de diciembre de cada ao, cuya finalidad es para conocer el resultado de operacin (perdida o ganancia), la situacin financiera y econmica de la entidad, asimismo para asi verificar los cambios habidos en este periodo y comparndolos con otros. Devengado Se refiere a los derechos y obligaciones que habr de vencer en fecha normal del ejercicio y/o posterior al cierre del ejercicio econmico que tienen que ser regularizados al cierre del periodo econmico, teniendo en cuenta el tiempo ya sea corto o mediano plano. Objetividad La informacin que se procese debe ser registrada libre de prejuicios de manera que refleje los acontecimientos con incidencia econmica financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificacin por parte de terceros independientes. Realizacin La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que han sido realizadas es decir concretadas con otros participantes de la actividad, siendo dada a travs de una transaccin econmica. Prudencia Los ingresos y gastos no se deben sobreestimar, subestimar ni anticipar o diferir. Cuando se deba elegir entre ms de una alternativa para medir un hecho econmico financiero, se elegir aquella que no sobrevalue los pasivos. Uniformidad Se refiere a que las operaciones que se registran en una empresa deben ser de una manera uniforme, es decir que si se ha decidido en uso de un mtodo entonces deber manejarse todas

las subsecuentes operaciones iguales en la misma forma y aplicables uniformemente en un ejercicio a otro. Significacin o importancia relativas Se refiere que el contador debe pasar hechos de poca importancia que no encuadran dentro de los principios o normas establecido ya que estos no tienen un efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o el resultado de operaciones. Exposicin La informacin contable se encuentra expresada en los estados financieros estos deben ser claros y comprensible para juzgar los resultados de operacin y conocer la situacin econmica en la que se encuentra la empresa y poder hacer decisiones futuras.