Definicin de Organigrama

Cuando definimos lo que es un organigrama lo mejor es hacer un poco de memoria y viajar hasta las races latinas de la misma. Est compuesta por dos trminos griegos (con su equivalente latino), que son grama, que significa carta, escrito, y organum, y que significara instrumento, til No soy muy dado a estos ejercicios lingsticos, pero lo cierto es que si definimos un organigrama como el un instrumento trasladado a papel, no estamos alejndonos demasiado de su verdadero propsito. La utilidad de un organigrama es plasmar en un esquema un proceso complejo, problema, protocolo, organizacin, mquina etc, para as permitir presentar los resultados de modo grfico, de tal modo que siguiendo el organigrama podemos conocer en que punto del proceso estamos y como se relaciona ese punto con los anteriores, huyendo de las estructuras lineales simples, muchas veces errneas. Un organigrama sirve para indicar grficamente la estructura organizativa de una empresa u organizacin. Es preciso y condicin sin equanom que el mismo refleje fielmente la estructura organizativa que mencionbamos y la divisin jerrquica que ostenta una empresa, ya que adems de ser una herramienta muy til para mostrarle al afuera cmo es su disposicin y funciones principales, servir internamente para que los empleados de la empresa u organizacin conozcan sus caractersticas generales, asimismo como el lugar y funcin que ocuparn en la misma. Tipos de Organigramas

Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la siguiente clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica.

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman [2].

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin [2].

Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado [2].

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin [3].

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel

de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin [2]. Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general [2]. Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo [2].

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente [2].

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base [2].

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos [2].

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras [3].

Funciones del organigrama Tiene una doble finalidad: * Desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. * Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: * Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos. * Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. * Debe contener nicamente los elementos indispensables

Concepto

Los organigramas son diagramas que representan grficamente y de manera simplificada la estructura formal que posee una organizacin. De esta forma, los organigramas muestran las principales funciones dentro de la organizacin y las relaciones que existen entre ellas. Son muy utilizados ya que resultan sencillos y rpidos de comprender. Para analizar y comprender un diagrama de estas caractersticas es importante entender que los cuadros representan cada uno de los puestos de la estructura organizacional, y las lneas, la cadena de autoridad y la comunicacin que los une. El siguiente modelo representa fielmente lo que es un organigrama.

Funciones de los organigramas Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado, permiten analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las situaciones ms importantes que pueden ser encontradas por este mtodo son: Fallas de control interno Duplicacin de funciones Departamentalizacin inadecuada Funciones importantes que se han descuidado Falta de unidad de mando Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a un cargo Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control, etc. Por otro lado, los organigramas cumplen una funcin como medio de comunicacin dentro de la organizacin. A travs de ellos se puede, por ejemplo, informar a los empleados la posicin relativa que ocupan y la relacin que tienen con el resto de los puestos, informar a terceros interesados en la organizacin cmo es la estructura, facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que tienen los miembros de ascender, mostrar a los nuevos empleados un cuadro global de la estructura a la que acaban de ingresar, etc. Distintos tipos de organigramas

Existen distintos tipos y clasificaciones de organigramas, los cuales se pueden distinguir segundo los siguientes criterios: Segn su contenido Organigramas estructurales: presentan solamente la estructura administrativa de la organizacin. Organigramas funcionales: muestran, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de cada departamento. Organigramas de integracin de puestos: resaltan dentro de cada unidad, los puestos actuales y tambin el numero de plazas existentes y requeridas. Segn la amplitud que se utiliza Organigramas de carcter general: muestran toda la organizacin y sus interrelaciones. Organigramas de carcter especifico: representan solamente la organizacin de un departamento o sub-unidad dentro de la organizacin. Segn la forma elegida Verticales: muestran a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, con la mxima autoridad ubicada en el nivel superior. Horizontales: ordena las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando a la mxima autoridad en el extremo izquierdo. Mixtos: disponen la estructura utilizando recursos verticales y horizontales. Circulares: colocan a la mxima autoridad en el centro, y los departamentos en torno a esta.

EJEMPLO DE UNA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES.

Un sistema popular para la programacin de proyectos es el diagrama de Gantt, estos son medios de bajo costo que ayudan a los administradores a asegurarse de que: 1. Se planean todas las actividades 2. Se considera el orden en el que se harn. 3. Se hacen las estimaciones de tiempo de cada actividad. 4. Se desarrolla el tiempo global del proyecto. Esto permite observar el progreso de cada actividad. A continuacin se muestra un ejemplo de un programa para la puesta en marcha de una nueva empresa.
PERSONAL ENCARGADO 1. Acondicionar el rea Mnica Prez de trabajo 2. Seleccionar y Alejandro Carbajal contratar el personal 3. Contactar Ral Sarmiento proveedores 4. Compra de equipo Claudia Paz 5. Pruebas de Mnica Prez produccin 6. Adquirir materia Claudia Paz prima ACTIVIDAD PERIODO DE REALIZACION 1 al 3 de marzo 2 al 5 de marzo 3 al 5 de marzo 5 al 8 de marzo 9 al 12 de marzo 13 de marzo

Grafica de Gantt
Acondicionar el rea de trabajo Seleccionar y contratar el personal Contactar proveedores Compra de equipo Pruebas de produccin Adquirir materia prima Das, mes de Marzo 1

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