Coordenao-Geral do Projeto

Presidente Ministro FRANCISCO FALCO Coordenadores EVA MARIA FERREIRA BARROS Secretria-Geral do Conselho da Justia Federal SLVIO FERREIRA Diretor-Geral do Tribunal Regional Federal da 1 Regio LUIZ CARLOS CARNEIRO DA PAIXO Diretor-Geral do Tribunal Regional Federal da 2 Regio GILBERTO DE ALMEIDA NUNES Diretor-Geral do Tribunal Regional Federal da 3 Regio ELOISA AGRA HASSEN Diretora-Geral do Tribunal Regional Federal da 4 Regio SORRIA MARIA RODRIGUES SOTERO CAIO Diretora-Geral do Tribunal Regional Federal da 5 Regio

Secretrio Executivo
MISAEL GUERRA PESSOA DE ANDRADE Secretrio de Administrao do Conselho da Justia Federal

Gerenciamento do Projeto
CARLOS EDUARDO GONALVES Gerente de Projeto CLEIDE LCIA BARBOSA LIMA Assessora Tcnica da Secretaria de Planejamento e Oramento do CJF Gerente de Execuo e Controle LEONARDO BICALHO FERREIRA DA SILVA Assessor Tcnico da Secretaria de Administrao do CJF Gerente de Mudanas RENATA MASTROCOLA DE SENZI MANDELLI Assessora Tcnico-Jurdica da Secretaria-Geral do CJF Gerente de Comunicao

SUMRIO

INTRODUO..................................................................... ............................................................................................ 5 DECLARAO DE ESCOPO ................................................................................15 Descrio .............................................................................. 15 Objetivo ............................................................................ .............................................................................................15 Finalidade ........................................................................... 16 ANLISE DA SITUAO ............................................................................16 Deficincia de coordenao central ....................................................................................16 Ausncia de uniformidade ........................................................................17 Gastos com tecnologia da informao..............................................................................17 Isolamento da informao ...........................................................................18 Deficincia da estrutura organizacional e funcional ..................................................................................19 ANLISE DAS ALTERNATIVAS ...............................................................20 Aproveitamento de sistemas informatizados existentes .................................................................................20

Aquisio de uma soluo ERP ........................................................................................20 Aquisio de soluo para automao de processos BPMS .........................................................................................21 Desenvolvimento de sistemas pelas unidades de TI ..............................................................................................22 Experincia do TCU ......................................................................................22 PARADIGMA PARA A JUSTIA FEDERAL ..................................... 24 Gesto estratgica..................................................................24 Gesto por processos..............................................................................24 Mapeamento dos processos de trabalho ..................................................................................28 Gesto dos sistemas informatizados e controle de mudanas ..................................................................................29 Gesto de projetos ................................................................................29 Funes do escritrio de projetos .................................................................................31 Funo do rgo de Coordenao Central ....................................................................................31 Estrutura organizacional e funcional da Justia Federal ....... 32 Metadados para o processo decisrio ................................................................................33 Reduo de gastos com licenas de softwares e servios de manuteno . ......................................................................... ........33

Reduo de gastos com desenvolvimento de solues ...................................................................................34 Reduo de gastos com links de comunicao ..............35 Unificao dos links de comunicao .............................36 Portal de Sistemas da Justia Federal ...................................................................................36 Proposta de integrao dos sistemas .................................................................................37 Sistema Integrado de Gesto de Pessoas ...................................................................................38 Software como servio e tendncias de mercado.....................39 Sistema de Gesto Documental Digital....................................41 Sistemas auxiliares...........................................................42 Contratao de servio de site datacenter .................................................................................................42 PR-REQUISITOS ................................................................... 43 Aquisio ou aproveitamento de ferramenta de GED ..........................................................................................43 Aquisio de ferramenta de gerenciamento de identidades ...............................................................................43 Site datacenter ..............................................................................................43 Links de comunicao ........................................................................44 Implantao dos sistemas informatizados .......................................................................44 Macro-etapas do projeto .................................................44 Estrutura analtica do projeto EAP ...............................46 ORGANOGRAMA.........................................................................47 AES NO ABRANGIDAS PELO ESCOPO ................................48
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Introduo
A Justia Federal brasileira tem origem nos tempos da instaurao da Repblica, com a qual foi institudo o regime federativo no pas. Definiu-se, poca, um sistema de Justia composto por rgos judicirios federais e estaduais, independentes e harmnicos entre si. No ano de 1890, o Poder Judicirio Nacional, com o advento do Decreto n. 848, passou a ser constitudo pela Justia Federal e pelos juzes de Direito e Tribunais dos Estados. Em consonncia com o princpio da dualidade, cada Estado-membro da Unio teria autonomia para legislar sobre sua organizao judiciria. Incumbiu Unio dispor sobre "processo federal" (ttulo III do Decreto n. 848), assim denominados os crimes sujeitos jurisdio federal em outros termos, de competncia da Justia Federal A Constituio de 1988, no corpo do pargrafo nico de seu art. 105, definiu o Conselho da Justia Federal como sendo o rgo responsvel pela superviso administrativa e oramentria da Justia Federal de primeiro e segundo graus. Com a instalao dos Tribunais Regionais Federais, no dia 30 de maro de 1989, em cumprimento determinao contida na Lei n. 7.727, de 9 de janeiro de 1989, consagrou-se a segunda instncia da Justia Federal, em virtude da extino do Tribunal Federal de Recursos. A Carta Magna de 1988, sem sombra de dvidas, constitui o ponto culminante de um processo gradativo de ampliao e independncia do Poder Judicirio. sua
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edio sobreveio a descentralizao da Justia Federal, tendo o Conselho da Justia Federal como rgo central de sistema, supervisor administrativo e oramentrio da Justia Federal de primeiro e segundo graus, no intuito de uniformizar procedimentos administrativos em todo o territrio nacional. Em 14 de outubro de 1992, por intermdio da Lei n. 8.472, legislou-se acerca da composio, das competncias e atribuies do Conselho da Justia Federal. Posteriormente, a Emenda Constitucional n. 45, de 30 de dezembro de 2004, conferiu nova redao ao inc. II do pargrafo nico do art. 105 da Constituio, atribuindo ao CJF poderes correcionais. Em decorrncia das alteraes elencadas, fez-se necessria nova regulamentao especfica, advinda com a edio da Lei n. 11.798, de 29 de outubro de 2008. O Conselho, repito, como rgo central de sistema, supervisor administrativo e oramentrio da Justia Federal de primeiro e segundo graus, dotado de poderes correcionais, possui legtimos poderes para exercer o controle administrativo de seus rgos, alm de uniformizar procedimentos e centralizar informaes estratgicas. A partir de tal premissa, e aps anlise dos modelos administrativos adotados pelos Tribunais Regionais Federais, seria possvel a efetiva unificao dos sistemas administrativos informatizados, que em muito encurtaria tempo e custos. A implantao de um sistema de gesto unificado da administrao judiciria federal representa largo passo rumo modernidade,

possibilitando os meios para uma eficaz entrega do produto jurisdicional sociedade, viabilizando a efetivao das premissas mximas da Justia Federal. No intuito de modernizar e conferir celeridade aos procedimentos administrativos desenvolvidos, o Tribunal Regional Federal da 1 Regio anunciou a abertura de procedimento licitatrio - Prego Presencial n. 095/2008 objetivando a contratao de empresa para o fornecimento da licena de uso do Sistema Integrado de Gesto Administrativa, o e-ADMIN, para ambiente web, o qual engloba gesto documental, base de dados corporativa, recursos humanos, oramento, compras e licitaes, almoxarifado e patrimnio, servios gerais, concurso, ouvidoria, controle de imveis, engenharia e controle interno em um banco de dados centralizado. Diante da proposta apresentada pelo Tribunal Regional Federal da 1 Regio, o Conselho da Justia Federal, no exerccio de sua funo como rgo central, entendeu adequada e coerente a busca por uma soluo a ser aplicada em toda a Justia Federal, e no de forma isolada, soluo esta que se concretizaria mediante a adoo de um sistema informatizado nico, e da padronizao das atividades administrativas praticadas em toda a Justia Federal. Em decorrncia, o Senhor Ministro Presidente do Superior Tribunal de Justia e do Conselho da Justia Federal determinou, em 19 de dezembro de 2008, que se procedesse ao desenvolvimento de um sistema informatizado nico, que englobasse toda e qualquer atividade administrativa da Justia Federal de primeiro e

segundo graus. Para tanto, foi expedida a Portaria n. 19, de 17 de fevereiro de 2009, instituindo um grupo de trabalho, presidido pelo Ministro Corregedor-Geral, sob a coordenao do Juiz Auxiliar junto Presidncia e subcoordenado pela Secretria-Geral do Conselho da Justia Federal e pelos Diretores-Gerais dos Tribunais Regionais Federais, tendo como Secretrio Executivo do grupo o Secretrio de Administrao do Conselho. No dia 13 de janeiro de 2009, os Diretores-Gerais e Secretrios de Oramento dos Tribunais Regionais Federais reuniram-se com o intuito de discutir as diretrizes a serem traadas para a unificao dos sistemas, trabalho que teve incio nos dias 29 e 30 do referido ms, com a apresentao do esboo do projeto e a indicao do cronograma e da metodologia adequados ao escopo. Decidiu-se, na ocasio, que cada rgo participante seria responsvel por identificar os sistemas informatizados existentes, atravs do mapeamento das rotinas administrativas, aps o que se partiria para um diagnstico dos sistemas apontados, mensurando-se sua eficincia e adequao. Essa etapa de trabalho contou com a presena dos Diretores-Gerais dos Regionais, Secretrios e representantes das reas de Recursos Humanos, Oramento, Controle Interno, Informao e Estatstica, Tecnologia da Informao e AdministraoGeral. Foram elaborados relatrios nos quais os responsveis pelas reas de atuao enumeraram os sistemas passveis de aproveitamento em um sistema nico a ser criado. Dos relatrios constaram, inclusive, os mdulos por eles pretendidos.

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Apurados os dados pelos rgos envolvidos, constatou-se que, conforme ilustrado pelo quadro que segue, dentre as atividades exercidas pela administrao, em um universo de 593 atividades avaliadas, 51% (cinqenta e um por cento) delas no possuem atendimento informatizado; 22% (vinte e dois por cento) possuem atendimento informatizado insatisfatrio ou ainda em fase de implantao, enquanto apenas 17% (dezessete por cento) prestam atendimento informatizado satisfatrio. Os 10% (dez por cento) restantes correspondem a servios realizados por empresas ou agentes externos.

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Diante tal realidade, torna-se imprescindvel a realizao de estudos que viabilizem a implantao de um nico sistema informatizado, que permita a unificao da Justia Federal, com o conseqente compartilhamento de dados e, por conseguinte, o aprimoramento da comunicao entre o Conselho da Justia Federal, os Tribunais Regionais Federais e as Sees Judicirias, desburocratizando os servios, o que ir redundar em otimizao dos recursos disponveis, uma vez que os meios convencionais perderam eficcia frente ao crescimento exacerbado da demanda. A metodologia adotada para a concretizao de um projeto de tal dimenso tomou por base as dificuldades vivenciadas em experincias anteriores
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quando da contratao de servios para o desenvolvimento dos sistemas. Verificou-se a dificuldade de definio da necessidade para a contratao, possivelmente decorrente do mtodo utilizado, alm da falta de conhecimento, por parte das empresas contratadas, das necessidades prprias de um rgo de governo, por vezes diversas daquelas praticadas para a iniciativa privada, redundando na no efetividade dos investimentos. Da cincia dos fatos resultou a necessidade de, antes de se proceder contratao de empresa para desenvolver o sistema pretendido, ter em mos exatamente o que se pretende contratar e de que forma. Nesse contexto, o mapeamento dos processos de trabalho das reas administrativas na notao BPMN Business Process Modeling Notation - constitui etapa de fundamental importncia para a obteno dos resultados que se pretende. Os mapeadores esto incumbidos de apresentar um levantamento das situaes reais de trabalho, por intermdio de entrevistas realizadas com os gestores, que devero, de forma franca, fornecer dados acerca da situao enfrentada em sua rotina, no a confundindo com a situao ideal, que decorrer deste trabalho. Acerca do Business Process Management , pode-se conceitu-lo como um conjunto de metodologia, ferramentas e tcnicas aptas a permitir a criao de uma linguagem padronizada nas mais diversas reas. O prprio usurio estar capacitado para especificar seu processo sem o risco de traumas de comunicao com os tcnicos da Tecnologia da Informao. Em suma, a

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soluo visa simplificar a implementao dos modelos definidos como ideais, a integrao de todos os usurios e o controle do sistema. O mapeamento dos processos de trabalho fundamental na identificao dos procedimentos essenciais organizao. A partir do resultado, obtm-se elementos para uma anlise sistmica organizacional. Devem-se levar em considerao aspectos como o fluxo, a sequncia das atividades, conjunto de normas, ciclo de trabalho, integrao com processos e sistemas informatizados, alm de dados e informaes utilizados, pessoas envolvidas e relao entre elas. O escopo do mapeamento reside em uma questo muito simples: para compreender o que est sendo feito, preciso conhecer o que se faz. Saber o que se espera de uma prestao o cerne da questo: Que servios voc entrega? Quem so os envolvidos no processo? O que inicia seu processo? Como so executados seus servios? Que documentos compem o processo? Quais so os dados utilizados e de onde provm? Quais so os dados gerados a partir do processo? Existe interface com outros processos? Qual o tempo de execuo e o lapso de espera das atividades desenvolvidas?. Essa importante etapa de apurao ser realizada por servidores da Justia Federal, ou seja, por agentes de todos os processos de trabalho envolvidos, os executores das rotinas administrativas. Em breves palavras, o presente projeto encontra fulcro na necessidade de desenvolvimento de um sistema nico informatizado dos processos de trabalho de toda a
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Justia Federal, com vistas a garantir a efetiva padronizao dos procedimentos administrativos, permitindo uma total integrao entre o Conselho da Justia Federal, os Tribunais Regionais Federais e as Sees Judicirias. Fundado na premissa que lhe garante a Constituio, o Conselho da Justia Federal deve adotar um modelo de gesto que viabilize o cumprimento de suas atribuies. Nesse sentido, os gestores da Administrao estaro empenhados em diagnosticar as anomalias organizacionais de modo a elimin-las, alm de identificar, definir e, posteriormente, padronizar os processos de trabalho considerados ideais que caracterizaro uma gesto moderna, marcada pela otimizao dos recursos disponveis e pela eficincia na prestao jurisdicional. Para tanto, faz-se necessrio o intercmbio de tcnicas e experincias entre os rgos envolvidos, o que se dar aps a fase de mapeamento e validao dos processos apurados. De modo a atender a demanda apresentada, procedeu-se capacitao especfica de servidores do CJF e dos Tribunais Regionais Federais. Foram designados gestores para cada uma das reas especficas, aos quais foi dado treinamento prtico referente automatizao de processos com base na arquitetura orientada a servios SOA e na notao de gerenciamento de negcios BMPN, alm da apresentao da ferramenta utilizada no mapeamento dos processos de trabalho ferramenta BIZAGI. Visa-se, em suma, adoo de uma

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modelagem de processos reconhecida e aceita em mbito mundial, padronizao dos modelos utilizados e sua adequao ao modelo a ser instaurado. Com o referido treinamento, os gestores e mapeadores tornaram-se aptos a documentar os processos de modo a permitir sua visibilidade e validao; identificar e eliminar redundncias e gargalos, reduzir os riscos, atravs da identificao prvia dos geradores de impacto; separar a lgica de integrao de seu cdigo de implementao; aumentar a portabilidade e diminuir os custos de manuteno, atravs da construo de aplicaes e respectiva execuo, observando padres consagrados; automatizar a criao dos processos, mediante a eliminao de tarefas manuais de implantao; comparar o resultado real contra indicadores de desempenho; identificar possveis melhorias; permitir a realizao de auditoria, controles e mecanismos de verificao de aderncia s normas (compliance ), e, por fim, simplificar e agilizar a gesto das excees dos processos (as quais normalmente no so documentadas e, portanto, podem no possuir uma soluo padro). A documentao produzida servir de fio condutor para que sejam definidas as atividades a serem automatizadas. Uma vez apresentado o produto final de cada rea, entram em cena os profissionais de tecnologia da informao, que iro pautar-se no desenvolvimento de sistemas, observando-se as diretrizes estabelecidas pelos gestores do ente contratante, que acompanharo sua implantao, desenvolvimento e forma de migrao de dados.
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A ttulo de curiosidade, tem-se notcia de um estudo feito com base na anlise de 6.700 (seis mil e setecentos) sistemas desenvolvidos no ano de 1997 (fonte: Jones, Carpen - 1997, Applied Software Measurement ), por qual restou demonstrado que uma inadequada realizao da etapa de apurao de requisitos pode resultar em um aumento de at duzentas vezes o valor estimado para a implantao de todo o sistema. E custos altos no correspondem necessariamente qualidade. Reforada, portanto, a fundamental participao de profissionais empenhados nas reas envolvidas, atentos necessidade especfica de cada objetivo que se pretende e cientes de que um bom levantamento de requisitos exige um mapeamento de processos, de modo a prevenir o desenvolvimento de sistemas sobre processos inadequados ou executados de forma no considerada ideal. Os processos de trabalho, superadas as fases de mapeamento, sero validados pelos servidores designados pelos TRFs e disponibilizados no Portal do SIGJUS, instrumento apto a disponibilizar aos servidores envolvidos, via internet, todos os atos referentes ao projeto, com acesso aos documentos produzidos e espao para manifestao.

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Declarao de Escopo

Descrio O planejamento preliminar apresentado toma por base as observaes oriundas de documentos e tratativas advindas de reunies realizadas com servidores e gestores das diversas reas interessadas, e ser aperfeioado durante o desenvolvimento do projeto, mediante a insero de informaes e dados fundamentais consolidao da estratgia a ser seguida durante a execuo do que se prope.

Objetivo Apresentar e implementar a gesto da qualidade com base no conhecimento da gesto por processos, de modo a dar sustentao aos recursos tecnolgicos da Justia Federal e a subsidiar o desenvolvimento, implantao e integrao de softwares . Identificar deficincias atuais e estabelecer os mecanismos adequados para a busca da eficincia e eficcia do planejamento, execuo e controle da atividade administrativa, visando melhoria constante dos processos de trabalho e dos sistemas informatizados, no mbito da Justia Federal de 1 e 2 Graus.

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Finalidade Possibilitar a modernizao das aes administrativas com a implantao solues automatizadas que permitam a transparncia dos atos e acesso irrestrito s informaes gerenciais por parte dos gestores competentes e da sociedade em geral.

Anlise da situao
Coordenao central As aes da rea tecnolgica no mbito da Justia Federal, desde a criao do CJF pela Constituio de 1988, mostraram-se descentralizadas e comandadas separadamente pelos cinco Tribunais Regionais Federais e pelo CJF. Tal fato resultou na debilitao das reas de tecnologia, que se limitaram aos procedimentos internos e rotina dos rgos. A importante funo de um rgo de coordenao central, consistindo em deter informaes privilegiadas, atualizadas e precisas acerca da realidade tecnolgica dos rgos setoriais e seccionais, o que possibilitaria a identificao das deficincias existentes no que tange ao planejamento e execuo das aes e aos critrios para alocao de recursos, no conseguiu, apesar dos esforos, ser efetiva. O planejamento adotado, no qual as aes de investimento e aquisies foram tomadas de forma
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isolada, sem a unificao das informaes tecnolgicas, no permitiram a concentrao de recursos e esforos que seriam necessrios destinao do oramento para o atendimento das prioridades comuns de interesse da Justia Federal. Busca-se a formulao de polticas, diretrizes, metodologias comuns, de modo a permitir que a Justia Federal, como um todo, seja beneficiada e, por conseguinte, torne-se mais eficiente na prestao jurisdicional. O estabelecimento de metas tecnolgicas a serem observadas por todas as unidades da Justia Federal, em um planejamento de mdio e longo prazo, possibilitar a obteno dos resultados de forma satisfatria.

Ausncia de uniformidade A Justia Federal composta por realidades diversas. fato a inexistncia de uniformidade procedimental entre as Regies. Em alguns casos no existe uniformidade nem mesmo entre Sees Judicirias de uma mesma Regio. Tais diferenas se verificam em inmeros aspectos: a comear pelos equipamentos, bancos de dados e todo ambiente tecnolgico. Os softwares demonstram disparidades em termos de atendimento ao usurio quando comparados os mesmos existentes entre os diversos rgos.

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Gastos com tecnologia da informao Cada um dos rgos da Justia Federal tem buscado o atendimento de suas necessidades institucionais de forma isolada, em prejuzo de uma gesto equnime dos recursos oramentrios. No mbito da Justia Federal pode-se verificar a ocorrncia de gastos direcionados ao desenvolvimento dos mesmos sistemas informatizados ou a sistemas de mesmas funcionalidades, concomitantemente. Em vez de contratar vrias vezes um mesmo objeto, como tem ocorrido, o ideal seria a adoo de solues nicas para a Justia Federal como um todo, tendo em vista uma economia de escala e a otimizao da fora de trabalho e dos recursos oramentrios. H, ainda, um sub-aproveitamento dos recursos humanos disponveis, vez que, em muitos casos, profissionais pertencentes ao quadro efetivo dos rgos e empregados terceirizados alocados acabam por exercer, de forma repetida, as mesmas tarefas. A soma das foras, se utilizada em demandas de interesse comum, permitiria um avano significativo rumo consecuo dos objetivos da rea de tecnologia.

Isolamento da informao O acesso s informaes muitas vezes se restringe ao profissional que delas fazem uso, o qual nem
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sempre integra o quadro efetivo do rgo, correndo-se o risco de perd-las quando utilizadas por profissionais terceirizados e no compartilhadas quando findo o contrato, no agregando nada para a instituio. O Conselho da Justia Federal, apesar de rgo central, no dispe de meios de acesso s informaes dos demais rgos da Justia Federal. Mais: dentro dos prprios Tribunais, comum a apresentao de relatrios por escrito contendo dados solicitados no disponveis em um sistema informatizado. Tais fatos culminam em entraves no desempenho da gesto pblica, comprometendo todo o processo decisrio dos rgos e gestores competentes.

Deficincia da estrutura organizacional e funcional Durante a reunio de dirigentes da Justia Federal, realizada nos dias 29 e 30 de janeiro, em Braslia foi sugerido pelo Diretor-Geral do TRF da 2 Regio a incluso no escopo do projeto de um estudo para uniformizar, mesmo que minimamente, a estrutura organizacional dos rgos da Justia Federal. Os quadros de pessoal das reas de tecnologia do CJF e dos demais rgos da Justia Federal apresentam dficits elevadssimos, o que inviabiliza a resoluo dos problemas com a qualidade e agilidade pretendidas. Alm disso, h uma enorme carncia no que se refere capacitao dos servidores, e latente a necessidade de investir em um quadro funcional de analistas de nvel
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superior capazes de gerir e tomar decises com segurana e conhecimento de causa, deixando as atividades meramente operacionais a cargo de profissionais terceirizados.

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Anlise das Alternativas

Aproveitamento de sistemas informatizados existentes Ficou estabelecido pela alta Administrao a diretriz de aproveitar os investimentos at aqui realizados nos sistemas informatizados existentes. Esta foi a tentativa da primeira da reunio dos grupos de trabalho em Braslia nos dias 29 e 30 de janeiro, e ser tido como premissa no decorrer do desenvolvimento do projeto. No entanto, em alguns casos, a perda de qualidade pode inviabilizar a utilizao destes sistemas existentes, se comparados aos ganhos fornecidos por novas tecnologias e solues mais completas. Em outras situaes, o custo do aproveitamento de sistemas prontos ou em desenvolvimento mostrou-se extremamente elevado, o que justificaria o desenvolvimento ou aquisio de novos. Aquisio de uma soluo ERP A aquisio de uma soluo ERP ( Enterprise Resource Planning ), podendo traduzir-se em planejamento de recursos empresariais, que uma soluo informatizada contendo um pacote completo destinado a atender ao conjunto de necessidades da Administrao, deve ser considerada pelo projeto. Entretanto, em virtude da inexistncia de experincias
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com a implantao de ERPs, especialmente, na administrao pblica direta, deve ser considera como fator de risco ao empreendimento, at mesmo para conseguir-se a implantao de um sistema deste completo em toda Justia Federal dentro do limite de tempo de cinco anos (durao dos contratos administrativos). O Sistema ERP totalmente integrado com todos os rgos da Justia Federal seria um alvo a ser perseguido pela Administrao, o que poderia ser viabilizado com a diviso dos contratos para implementao do sistema, de forma a permitir o tempo de execuo necessrio de cada contrato. Outro aspecto importante diz respeito ao vnculo permanente que a Administrao passar a ter com a empresa fornecedora do ERP, caso no seja desenvolvido internamente pela Administrao, assunto este que deve ser tambm objeto de apreciao.

Soluo para gesto e automao de processos BPMS As grandes empresas de tecnologia coorporativa como a Oracle, IBM e Microsoft e outras esto trazendo ao mercado novas solues de automao dos processos de trabalho, que so muito mais eficientes e de rpida implantao se comparados ao modelo tradicional de desenvolvimento de sistemas ainda utilizados pela maioria dos rgos e empresas.
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Trata-se de uma nova alternativa de soluo de automao que est iniciando sua utilizao em larga escala, e ainda no possui a confiabilidade necessria. Entretanto, parece ser j uma realidade de mercado, visto o ingresso de poderosas organizaes tanto como fornecedoras como recebedoras do servio, que ser objeto de avaliao durante o desenvolvimento do projeto, considerando tambm a grande capacidade de integrao dos sistemas legados. Desenvolvimento de sistemas pelas unidades de TI As unidades administrativas da rea de Tecnologia da Informao carecem da falta de servidores frente s demandas, cada vez mais crescentes, dos diversos setores da Administrao em busca de recursos tecnolgicos. Atualmente, as unidades de TI contam com vrios contratos de terceirizao de servios justamente pela ausncia de mo de obra de servidores do quadro, situao esta que inviabiliza qualquer expectativa de desenvolvimento prprio dos sistemas que iro atender s necessidades da Administrao.

Experincia do TCU O Tribunal de Contas da Unio recentemente tem voltado sua ateno aos gastos com a rea de Tecnologia da Administrao Pblica, o que se depreende do teor do Acrdo n. 1.603/2008 Plenrio, por intermdio do qual
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aquela Corte recomenda aos rgos representativos da Administrao Pblica que aprimorem a governana de TI, ao tempo que determina que sejam utilizadas prtica mais slidas de gesto, regidas pelo planejamento estratgico da rea. O TCU criou uma Secretaria incumbida de acompanhar as aes governamentais voltadas para a rea tecnolgica, qual caber o assessoramento quele Tribunal no exerccio de sua misso institucional, em face da sua atuao externa. Internamente, a Administrao do TCU deu incio elaborao de projeto bsico para aquisio de um Sistema Informatizado para a Gesto de Pessoas. Trata-se de um trabalho extremamente complexo e bem detalhado, contendo todos os requisitos e especificaes para contratao pretendida, com observncia dos moldes propostos pelos estudos da equipe responsvel pelo controle externo, contido no relatrio da auditoria realizada no mbito da Administrao Pblica Federal. Nos mesmos moldes, outros rgos, como o Senado Federal, apesar de contar com o grande aparato do PRODASEN, e o STJ j contrataram ou esto lanando licitaes para a contratao de Sistemas Informatizados para a Gesto de Pessoas, visto tratar-se de solues bastante comuns tanto no setor pblico como privado. O incremento da demanda promoveu a especializao de vrias empresas neste tipo de negcio, fazendo com que existam, hoje, no mercado algumas em condies de fornecer o sistema almejado a custos menores e com

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maior eficincia do que o desenvolvimento de um sistema especfico nossa realidade. Cabe ressaltar que os gestores de recursos humanos da Justia Federal, consubstanciados em resoluo do CJF, j desenvolvem aes para unificao dos sistemas de gesto de pessoas da Justia Federal.

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Paradigma para a Justia Federal

Gesto estratgica A gesto estratgica da Justia Federal, alinhada com a estratgia do CNJ, visa informatizao da justia, buscando os recursos tecnolgicos para soluo dos problemas e alcance das metas pr-estabelecidas. Neste contexto, a gesto dos processos de trabalho o instrumental indispensvel compreenso da organizao e dos mecanismos operativos envolvidos na consecuo dos objetivos institucionais de cada rgo. Importante frisar a necessidade de se avanar em relao estruturao do planejamento estratgico nacional em todos os rgos da Justia Federal, alinhando-se a este esforo o planejamento estratgico para a rea de TI, desdobrando-se no plano diretor, conforme orientao do TCU.

Gesto por processos fundamental, para uma gesto eficiente da Administrao, a implantao do escritrio de processos, que tem por objetivo fornecer o conhecimento tcnico e cientfico especializado no estudo para alcanar a melhoria constante das rotinas de trabalho. No mbito da Justia Federal, considerando a concepo existente de rgo central, rgos setoriais e
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seccionais, deve-se estudar a apresentao de um modelo de funcionamento dos escritrios de processos de trabalho mais adequado a esta realidade, possivelmente, criando-se estruturas temporrias, enquanto no for possvel dotar a unidade de uma estrutura de servidores e cargos responsveis pelo desempenho do trabalho. Como resultado imediato da execuo deste projeto, verificou-se a possibilidade do exerccio por parte dos gestores do monitoramento dos processos de trabalho. Isto converge para um procedimento de constante autocrtica e implementao de melhorias constantes na conduo das atividades administrativas das unidades. A partir desta experincia, as unidades do CJF responsveis pela gesto das atividades administrativas, juntamente com as correspondentes unidades nos TRFs, podero exercer importante papel na conduo da uniformizao de procedimentos. Com a adoo de metodologia prpria, tudo passa a ser visvel e possibilita o acompanhamento e monitoramento pelos gestores responsveis, podendo ser avaliados os processos com base em ndices qualitativos e quantitativos, considerando o acesso a inmeras informaes disponibilizadas, como tempo de realizao de tarefas, qualificao de pessoas, quantidade e nvel de complexidade das tarefas. A modernizao da gesto administrativa para implantao do modelo de gesto por processos uma abordagem constante da ISO 9000:2000, nos seguintes termos: "a gesto por processos visa criar uma dinmica

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de melhoria contnua, e permite ganhos significativos s empresas em termos de desempenho, eficincia, eficcia e custo". Com a aplicao dessas prticas, j consolidadas no mbito das grandes organizaes do mundo, que tem sido o objetivo central das corporaes preocupadas em atingir a excelncia, permitir Justia Federal a efetiva gesto da qualidade. A gesto por processos est intrinsecamente relacionada ao princpio da eficincia da Administrao Pblica, introduzido pela reforma Administrativa preconizada pela Emenda Constitucional n. 19. A partir de ento, a Administrao Pblica passou a ter o dever de ser eficiente. A eficincia diz respeito aos meios, e no aos resultados, observados pelo princpio da eficcia. Deste modo, deve-se revestir de diligncia a forma de ao adotada pela Administrao, em observncia a tal princpio, focando-se nos meios legais (princpio da legalidade), e no no resultado final. O princpio da eficincia, conforme definio do mestre Alexandre de Moraes, tido como o princpio que impe administrao pblica direta e indireta e a seus agentes a persecuo do bem comum, por meio do exerccio de suas competncias de forma imparcial, neutra, transparente, participativa, eficaz, sem burocracia e sempre em busca da qualidade, primando pela adoo dos critrios legais e morais necessrios para melhor utilizao possvel dos recursos pblicos, de maneira a evitarem-se desperdcios e garantir-se maior rentabilidade social .

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Caber ao CJF e aos TRFs estruturar um novo modelo de gesto com foco em processos, organizando os respectivos escritrios de processos, que daro suporte estrutura, alm do planejamento, acompanhamento e normatizao necessrios ao modelo, os quais podero ser desenvolvidos a partir da estrutura organizacional do CJF, TRFs e Sees Judicirias. O esquema abaixo representa cada unidade organizacional e seu relacionamento com o escritrio de processos, a rea de TI e o Controle Interno.

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Mapeamento dos processos de trabalho Antes de se pensar em automao fundamental estabelecer o que poderamos chamar de ciclo virtuoso do processo de trabalho, que retrata o seu ciclo de vida (modelar, executar, monitorar, analisar e otimizar). O
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primeiro passo para implementar a cultura de uma gesto integrada de processos, pensando em aprimoramento e automao, realizar a modelagem dos processos, identificando-os e representando-os em diagramas grficos, compreensveis aos agentes envolvidos nos processos. A partir de ento, buscou-se qual seria a ferramenta utilizada, considerando a necessidade de se iniciar o trabalho o mais rapidamente possvel, visto que o objetivo do mapeamento alcanar as atividades administrativas de todos os rgos da Justia Federal, e, em face do grande volume de trabalho, era imprescindvel iniciar o quanto antes, sob pena de comprometimento do projeto. Aps vrias reunies envolvendo a rea de TI e a busca de informaes sobre as ferramentas BPM, chegouse concluso pela utilizao da ferramenta BIZAGI (bizagi.com), que, alm das funcionalidades apropriadas aos objetivos do projeto, possui a parte da soluo de modelagem gratuita, o que traria um ganho em relao ao tempo que seria gasto para aquisio de uma ferramenta de modelagem. A ferramenta escolhida permite, tambm, a migrao de dados para outros softwares , mesmo que com alguma perda de informao, o que no deixa a Administrao vinculada especificamente a um fornecedor exclusivo, alm de permitir a extrao de vasta documentao em vrios tipos de formatos.

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Gesto dos sistemas informatizados e controle de mudanas Caber aos gestores das reas administrativas, reunidos cada qual em sua rea de competncia, dos cinco TRFs e do CJF, no somente a responsabilidade, conforme dito no item anterior, de estudar e definir melhorias dos processos de trabalho, como tambm, de demandar o desenvolvimento dos sistemas necessrios ao melhor funcionamento das atividades administrativas, bem como de exercer o controle de mudanas dos sistemas informatizados. Dentro deste modelo, inicialmente busca-se o aperfeioamento das rotinas de trabalho, e, em um segundo momento, instaura-se a automao destas novas rotinas, aps os estudos, anlises e testes devidos. A gesto do processo de negcios deve ser dirigido pelas pessoas habilitadas para tal, cabendo rea de tecnologia a proviso dos meios e recursos tecnolgicos para a obteno dos resultados esperados pelos gestores. Com esta viso organizacional, cada um poder desempenhar melhor o seu papel, separando-se adequadamente a gesto do negcio do outro papel desempenhado pela rea de TI para a proviso dos recursos tecnolgicos.

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Gesto de projetos Outra prtica que deve ser implantada nos rgos da Justia Federal a utilizao do conhecimento voltado ao gerenciamento de projetos institucionais, de extrema importncia consecuo dos projetos de desenvolvimento de softwares e mudanas em aplicativos j existentes. A gesto de projetos consistir na apresentao e acompanhamento de todas as informaes necessrias para o monitoramento de um projeto e demonstrar a sua viabilidade, em termos de custos, tempo e controle de qualidade. Caber ao CJF e aos TRFs a organizao dos respectivos escritrios de projetos, onde sero iniciados, planejados, acompanhados e implementados os projetos necessrios consecuo das aes dirigidas viso estratgica da Justia Federal, os quais podero ser desenvolvidos a partir da estrutura organizacional do CJF e dos TRFs. O esquema abaixo representa as interrelaes do gestor com os projetos e processos a ele subordinados.

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Funes do escritrio de projetos Ao escritrio de projetos incumbe: a) dar suporte ao planejamento com uma viso do portflio de projetos do rgo;

b) participar da fase pr-projeto; c) acompanhar, controlar e revisar os projetos; d) implementar metodologia; e) padronizar os processos;

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f) auxiliar os gerentes com treinamento e consultoria, disseminando conhecimento das experincias. Funo do rgo de Coordenao Central Ao rgo tcnico da rea de Tecnologia da Informao do Conselho da Justia Federal, responsvel pelo suporte especfico funo do rgo Central do Sistema, exercida pelo Colegiado do CJF, incumbir a liderana propositiva das aes da rea tecnolgica para a Justia Federal. Caber Secretaria de Tecnologia da Informao do CJF apresentar propostas para o direcionamento dos investimentos, visando satisfao dos interesses comuns da Justia Federal, de modo que todos os rgos sejam igualmente equipados e as solues de software atendam adequadamente s necessidades da Administrao, sem que se verifique disparate. Exercer funes de coordenao, estabelecer padres, efetuar pesquisa de solues de mercado e estudos de alternativas tecnolgicas, apurar as necessidades das diversas unidades, levantar diagnsticos das situaes existentes e encaminhar as respectivas medidas saneadoras. Quanto ao desenvolvimento de sistemas informatizados, a STI dever gerenciar diretamente ou acompanhar, utilizando a metodologia adequada, os projetos em andamento, coordenar todos os projetos nacionais de interesse comum, em parceria com os

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gestores dos administrativas.

negcios

das

respectivas

reas

Para tanto, imprescindvel que a STI do CJF se desvencilhe de tarefas meramente operacionais que atualmente desempenha em relao Secretaria do CJF, atuando com uma estrutura mais leve e funcional, tornando possvel sua dedicao s polticas e diretrizes da rea tecnolgica da Justia Federal.

Estrutura organizacional e funcional da Justia Federal Conforme mencionado anteriormente, foi constatada a necessidade de proposio de uma estrutura organizacional uniformizada para os rgos da Justia Federal. Dentro desta perspectiva, vislumbram-se as inmeras facilidades que sero obtidas com esta medida, desde a melhoria das comunicaes entre os rgos favorecendo o ideal de funcionamento como sistemas integrados, facilidade para se dimensionar igualmente entre os rgos os quantitativos de pessoal e funes comissionadas, alm de possibilitar a otimizao dos trabalhos voltados ao aprimoramento dos processos de trabalho. Deste modo, caber aos agentes responsveis no mbito do CJF e TRFs apresentar uma proposta de padronizao da estrutura organizacional para os Tribunais e Sees Judicirias.
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Em relao s reas TI, sero promovidos encontros entre os gestores da rea de Tecnologia da Informao para definir qual estrutura se apresenta adequada ao desempenho de suas funes.

Metadados para o processo decisrio O processo decisrio padece, principalmente, do acesso s informaes gerenciais correlatas aos grandes temas da Justia Federal. Tais informaes devem estar disponveis em tempo real aos gestores, sobretudo nos tempos atuais, em que a velocidade na obteno de informaes determinante para a consecuo de resultados e o alcance das metas pretendidas pela Administrao.

Reduo de gastos com licenas de softwares e servios de manuteno Para os grandes sistemas nacionais da Justia Federal, que so comuns a todos os rgos, no se justificaria o alto custo de aquisio, implantao e manuteno de vrios sistemas para uma nica Justia Federal, tendo em vista a possibilidade de processamento de dados em um nico local. Referimo-nos a uma considervel quantidade de solues de softwares necessrios ao funcionamento de um centro de
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processamento de dados, como ferramentas segurana, controles de acesso e outros.

de

Todos os sistemas demandam servios de ajustes e manuteno, o que gera um custo que transcende a aquisio das licenas de uso. Os valores anuais ou mensais destinados manuteno, quando multiplicados pelo nmero de centros de processamento de dados da Justia Federal, resultam em uma soma significativa de recursos. Os sistemas prprios de cada rgo tambm exigem gastos com manuteno e, em muitos casos, so despesas que se referem aos mesmos sistemas replicados de outros rgos ou sistemas com funcionalidades semelhantes.

Reduo de gastos com desenvolvimento de solues No mbito do CJF, dos cinco TRFs e das Sees Judicirias, existem trmites padronizados referentes aos servios das reas judicirias e administrativas. Nos ltimos anos, a busca por solues de softwares para o auxlio do desempenho das atividades funcionais foram crescentes. De fato, somente para as atividades judicirias, considerando os sistemas processuais das reas cveis, criminais, juizados especiais e execuo fiscal, existem 18 (dezoito) sistemas informatizados no mbito da Justia Federal de 1 e 2 Graus.
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Referidos sistemas foram desenvolvidos a altssimo custo e utilizando enorme numerrio de fora de trabalho, o que contribuiu de forma negativa para que se obtivesse uma Justia Federal integrada e una. Hoje convivemos com diversos sistemas informatizados que no condizem com o carter de unificao pretendido para a Justia Federal. Uma vez centralizados os Sistemas Informatizados, com investimento de custo nico empregado em soluo central e definitiva, tornar-se- vivel a otimizao dos recursos humanos e oramentrios disponveis, gerando, por conseguinte, um benefcio comum a todos os rgos envolvidos.

Reduo de gastos com links de comunicao Atualmente, a Justia Federal conta com diversos contratos de links privados de comunicao de dados e para servio de internet. Cada Regio realiza seus prprios contratos, impossibilitando, desse modo, uma melhor negociao com as empresas de comunicao, caso estes contratos ganhassem maior amplitude obtendo-se uma maior margem para a economia de escala. O CNJ contratou links de comunicao interligando o Conselho Nacional aos Tribunais do Pas. Em um nico contrato estabeleceu a comunicao necessria para fazer face s demandas do Conselho e para permitir a efetiva comunicao entre os rgos, permitindo uma
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centralidade das operaes e os ganhos decorrentes desta medida. Caso a opo fosse por seguir o bem sucedido exemplo do CNJ, os rgos da Justia Federal seriam beneficiados com uma enorme economia de recursos e com grandes melhorias na qualidade do trfego dos dados. A rede de comunicao poderia ser contratada de forma centralizada, aps o que seria administrada e monitorada pelos respectivos Regionais, os quais demandariam providncias diretamente empresa provedora do servio.

Unificao dos links de comunicao Conforme explanado, sob a justificativa da possibilidade de reduo de custos nas contrataes de links de comunicao, tendo em vista a melhoria da qualidade dos servios, busca-se a contratao de rede de comunicao de forma centralizada para Justia Federal de 1 e 2 Graus.

Portal de Sistemas da Justia Federal Em um primeiro momento, poder-se-ia implantar o Portal dos Sistemas Integrados de Gesto da Justia Federal SIGJUS.

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Com a rede atualmente existente, at a entrada em funcionamento dos novos links , os servidores dos rgos da Justia Federal habilitados como usurios dos Sistemas Nacionais disponibilizados pelo CJF, como o Gestojud, AJG e outros, poderiam acessar um stio onde seriam reconhecidas automaticamente pelo Portal e disponibilizariam imediatamente os sistemas que estariam habilitados para utilizarem. Posteriormente, medida que os sistemas nacionais fossem colocados em funcionamento, estes seriam disponibilizados no Portal, dando, dessa forma, transparncia aos sistemas nacionais existentes e possibilitando o acesso imediato aos servios.

Proposta de integrao dos Sistemas Com vistas ao aproveitamento e integrao dos sistemas legados, bem como considerando a diversidade de rgos envolvidos na integrao, com seus diferentes sistemas menores e peculiares, que devero permanecer integrados ao conjunto de solues comuns, direciona o processo decisrio busca da alternativa da Arquitetura Orientada a Servio SOA, que um modelo que visa organizar sistemas informatizados de forma que, dinamicamente, componham processos de negcios. A Arquitetura Orientada a Servios permite que novas aplicaes sejam criadas atravs da combinao dos servios que podem ser novos ou legados.

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Espera-se de forma mais rpida, com reduo de custos e tempo, dando maior versatilidade s reas de TI, encontrar as solues necessrias aos gestores da Justia Federal. Outra vantagem desta alternativa a possibilidade de manuteno dos sistemas de propriedade da Justia Federal, resguardando a inteligncia e o conhecimento aos servidores do quadro e eliminando-se o risco de exposio da Justia Federal ao interesse de empresas e instabilidade com a descontinuidade de servios. Os gestores se encarregaro de ditar as mudanas necessrias nos sistemas informatizados. Somente eles tero a competncia de avaliar as solicitaes de mudanas evolutivas e corretivas dos sistemas e deliberar quanto implementao rea de TI.

Sistema Integrado de Gesto de Pessoas A gesto de pessoas apresentada pela atual administrao do CJF como foco principal da necessidade de uma soluo mais rpida, essencialmente se verificarmos o grande volume de recursos utilizados para as folhas de pagamento e ausncia de sistemas informatizados que possibilitem a gesto com segurana e transparncia. Outros rgos, como j nos referimos anteriormente em relao ao prprio Tribunal de Contas

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da Unio, esto modernizando e investindo em soluo para a gesto de pessoas. Existem boas experincias no mercado que podem ser aproveitadas pela Justia Federal. Trata-se de um sistema base para os demais, visto que os usurios dos outros sistemas sero cadastrados e controlados a partir da base de dados deste sistema. Dessa forma, esta proposta a de que a Justia Federal inicialmente adquira o Sistema de Gesto de Pessoas para ser utilizado por todos os rgos e, a partir dele, as demais solues sejam tratadas pontualmente. Prope-se, assim, seguir a atual tendncia de diversos rgos de governo, seja na esfera federal, estadual e municipal, citando como exemplo o Senado Federal, STJ, Governo dos Estados de So Paulo, Rio Grande do Sul, Paran e outros. Alm de iniciativas iniciadas no TCU e no mbito do SERPRO, para substituio do SIAPE. A alternativa de se buscar no mercado uma soluo pronta parece ser a mais apropriada para a Justia Federal, considerando a agilidade do processo de implantao. Assim, no se justifica submeter-se enorme dificuldade para o desenvolvimento de um novo sistema de recursos humanos. muito mais vivel e econmico trazer para a Administrao a experincia privada nesta rea de gesto de pessoas, pela grande especialidade adquirida pelas empresas desenvolvedoras, poupando os recursos da Justia Federal para outras demandas.
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Prev-se, ainda, a contratao de todo o instrumental de servios para a implantao dos sistemas em todos os rgos da Justia Federal, para a migrao de dados e manuteno do sistema.

Software como servio e tendncias de mercado As necessidades de softwares que atendam s reas administrativas da Justia Federal, apesar das peculiaridades impostas pelo direito pblico, no so diferentes das carncias das grandes corporaes mundiais. Neste sentido, v-se claramente que o planejamento, oramento, finanas, processos internos, compras e controles diversos de materiais e patrimnio, so comuns s grandes empresas nacionais e internacionais, o que pode nos levar a pesquisar as alternativas de mercado que atenda com maior eficincia ao interesse da Administrao. Como rgo de justia os assuntos da administrao tendem a ser colocados em segundo plano, constatando-se, invariavelmente, a falta de prioridade ao desenvolvimento de sistemas para rea administrativa, sem contar ser questionvel a necessidade de se investir muitos esforos em desenvolvimento de software, matria sem nenhuma relao com o negcio justia. Assim, o dilema escolher o caminho a seguir: Um rgo de justia deve assumir todo o processo de desenvolvimento de software, terceiriz-lo

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completamente ou buscar um meio termo fazendo-se o levantamento de requisitos e terceirizando a codificao. Ainda nesta perspectiva grandes corporaes adquirem licenas de sistemas de gesto, so os ERPs, fornecidos por grande nmero de empresas que se especializaram no desenvolvimento destes sistemas e so responsveis por mant-los em perfeito funcionamento, desonerando as empresas para concentrarem esforos apenas em seu negcio. Modernamente, h uma tendncia ainda maior para que os softwares se tornem apenas servios, sem nenhum investimento em infra-estrutura ou tecnologia, como so os servios de SaaS, por meio de contratos de utilizao de softwares, e cloud computing, como servios pagos sob demanda. Como se v, so inmeras as discusses sobre o tema, que, necessariamente, faro parte de um planejamento estratgico para rea de TI, envolvendo os gestores interessados.

Sistema de Gesto Documental Digital Por questes de modernizao, considerando aspectos como a celeridade, a economicidade, a otimizao do espao fsico e, mais, a preservao ambiental, tem-se em vista a eliminao do processo administrativo fsico, em papel. A gesto documental, e

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com ela o processo digital ou eletrnico, representam sistemas de fundamental importncia e, em funcionamento com o sistema de gesto de pessoas, constituem os dois elementos primordiais para dar incio informatizao da gesto administrativa. Aps estudos das reas competentes, constatouse que trs dos sistemas atualmente em uso na Justia Federal seriam, em primeira anlise, passveis de aproveitamento na instaurao do Processo Eletrnico em mbito nacional: o sistema Fluxus , utilizado pela 5 Regio, o GDOC , pela 4 Regio, e o SIGA, utilizado pela 2 Regio. Aps avaliao da funcionalidade de cada um destes sistemas, verificou-se que o Fluxus (5 Regio) apresenta melhor estrutura, tendo condies de ser utilizado de imediato. No entanto, o assunto ainda carece de anlise mais profunda. A aquisio de um sistema completamente novo representa alternativa parte, e para tanto faz-se necessria uma anlise de custo e de outros benefcios.

Sistemas Auxiliares Quantos aos demais sistemas, auxiliares ou acessrios da gesto administrativa, faro parte em um segundo momento, aps a implementao do novo sistema de gesto de pessoas, da deciso dos gestores, podendo-se partir para uma integrao de sistemas existentes e novos

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desenvolvimentos ou a aquisio de um ERP para a Justia Federal. Neste caso, deve ser premissa a existncia na soluo a ser adquirida de ferramentas para a gesto por processos, como modelagem e automao de processos, bem como priorizadas solues ainda no existentes, como a digitalizao dos processos administrativos e controle da execuo oramentria e financeira..

Contratao de servio de site datacenter Considerando os riscos com segurana e a necessidade de garantia de continuidade plena do servio aos usurios, bem como a agilidade com a implantao dos sistemas, em face das variveis dos ambientes tecnolgicos dos diversos TRFs, prope-se a contratao do servio de site datacenter, onde ficaro instalados todos os sistemas nacionais acessados pelos usurios a partir dos seus locais de trabalho pela rede de comunicao privada da Justia Federal ou pela internet. Esta alternativa tambm se alinha otimizao do gasto visto que o servio j oferecido, sem a necessidade de alocao de mais mo de obra ou aquisio de equipamentos, que com o tempo se tornam superados tecnologicamente.

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Pr-Requisitos

Aquisio ou aproveitamento de ferramenta de GED Est em estudo a aquisio ou aproveitamento de um sistema para gesto eletrnica de documentos GED. Para tanto, encontram-se em anlise o sistema de RED, do TRF da 1 Regio, e outros que ainda sero pesquisados. Como prerrogativas, espera-se que o sistema seja capaz de suportar a plataforma do Sistema de Gesto de Pessoas, do Processo Administrativo Eletrnico e, futuramente, do novo sistema nico do processo judicial.

Aquisio de ferramenta de gerenciamento de identidades O CJF adquiriu recentemente a ferramenta IDM, que poder ser utilizada para gerenciamento dos acessos aos sistemas, alm de outras solues corporativas, a ser ampliada para atender aos demais usurios da Justia Federal.

Site datacenter Em razo da precariedade dos nossos centros de processamento de dados e tambm da dificuldade de
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prover os servios com a segurana necessria, de acordo com o exposto anteriormente, foi iniciado o projeto bsico para a contratao do servio. O projeto ser encaminhado para apreciao dos TRFs.

Links de comunicao Quanto aos links de comunicao de dados, foi autuado o processo para elaborao do projeto bsico, que ser apresentado oportunamente.

Implantao dos sistemas informatizados Tem-se verificado que a estrutura funcional atual insuficiente para a concretizao da demanda. O sucesso da implantao do sistema depende da disponibilizao de mo de obra qualificada, alocada exclusivamente para o cumprimento das metas referentes ao projeto.

Macro-etapas do projeto

As principais etapas do projeto consistem nas seguintes atividades:

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Mapeamento dos processos de trabalho dos Tribunais e Sees Judicirias; Definio do padro de processos trabalho que sero objeto de automao; de

Instalao do Portal dos Sistemas Integrados de Gesto da Justia Federal, utilizando os sistemas j existentes; Definio sobre a ferramenta de GED para a Justia Federal; Elaborao do Projeto Bsico para aquisio do Sistema de Gesto de Pessoas; Definio do Sistema de Gesto Documental Digital; Definio auxiliares; dos sistemas administrativos

Acompanhamento do desenvolvimento dos sistemas; Acompanhamento sistemas; da implantao dos

Implementao de modelo de gesto por processos para gesto de mudanas e sustentao dos sistemas informatizados, de forma integrada com as reas de TI; Implantao de metodologia para a melhoria constante dos processos de trabalho e aperfeioamento dos sistemas informatizados

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utilizando as ferramentas da gerncia de projetos e gesto de processos com base no BPM.

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Estrutura Analtica do Projeto EAP

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Organograma

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Aes no abrangidas pelo Escopo

a) b)

encaminhamento de projetos de criao de cargos e vagas; instalao dos escritrios de processos e de projetos nos Tribunais e Sees Judicirias, cabendo aos prprios rgos faz-lo no mbito de sua competncia; implantao de novas estruturas organizacionais nos diversos rgos da Justia Federal.

c)

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