MS Excel XP

Planilhas Eletrnicas

O Primeiro contato
Neste primeiro momento vamos saber o que o Excel faz, conhecer os elementos da sua janela e aprender os conceitos bsicos no trabalho com planilhas eletrnicas. O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e atualmente o software de planilha eletrnica mais popular do mercado. A planilha eletrnica agiliza muito todas as tarefas que envolvem clculos e segundo as pesquisas, o aplicativo mais utilizado nos escritrios do mundo inteiro.

O que o Excel faz

Com o Excel voc faz os mais variados clculos com rapidez. Voc pode tambm gerar grficos para interpretar visualmente os dados da planilha. Pode fazer simulaes jogando com os nmeros para criar cenrios diferentes. O Excel tem uma coleo grande de funes matemticas, lgicas, estatsticas, etc. Com isso voc faz desde um controle de despesas domsticas at sofisticados clculos de engenharia. Faz desde um grfico para trabalho escolar at complexas anlises econmicas.
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Iniciando o programa

O Excel pode ser iniciado como qualquer outro programa do ambiente Windows. A maneira mais comum usar o cone do menu Todos os programas. Faa assim: Clique no boto Iniciar da Barra de Tarefas. Aponte o menu Todos os programas. Clique no cone Microsoft Excel. O Windows permite iniciar um programa de vrios outros modos. Por exemplo: atravs comando Executar..., atravs da pasta Meu Computador, clicando em atalhos, etc..

A janela do Excel
Se voc observar outros softwares do pacote Office da Microsoft vai perceber que a janela do Excel tem semelhanas com as janelas do Word, do PowerPoint ou do Outlook. Na configurao padro voc vai encontrar os seguintes itens: barra de ttulo, barra de menus, barra de ferramentas padro, barra de formatao, barra de frmulas, barra de status, rea da planilha, painel de tarefas, barras de rolagem e guias de planilhas.

Figura 1 Janela do Excel

Barra de ttulo: Contm o menu Controle, o nome do documento ativo, o nome do programa e os trs botes: minimizar, maximizar e fechar.

Barra de menus: Exibe os menus: Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda.

Barra de ferramentas padro: Contm botes para os comandos mais usados do Excel.

Barra de formatao: Contm botes para os comandos mais usados na formatao de planilhas.

Barra de frmulas: Na barra de frmulas mostrado o contedo da clula selecionada tal como ele foi digitado, que em muitos casos diferente do que exibido na planilha.

rea da planilha: Exibe a planilha ativa. Guias de planilhas: Ficam na parte de baixo da rea de planilha. H uma guia para cada planilha da pasta de trabalho aberta.

Barras de rolagem: Permitem movimentar a rea da planilha para visualizar clulas que estejam fora do campo de viso.

Barra de status: Exibe informaes sobre a operao do programa.

Note: os botes minimizar, maximizar e fechar aparecem duas vezes na rea de Trabalho do Excel. Os botes que ficam na barra de ttulo agem sobre o Excel. Os botes que ficam na barra de menus ou na rea de planilhas agem sobre a pasta de trabalho ativa.
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Pastas de trabalho, planilhas e clulas

No confunda pasta de trabalho do Excel com pasta do Windows.
No trabalho com planilhas precisamos compreender alguns conceitos bsicos. Vamos detalhar cada um na seqncia: Pastas de trabalho. O Excel cria arquivos com extenso .xls, chamados pastas de trabalho. Estes arquivos so os documentos bsicos do Excel e contm um conjunto de planilhas. Planilhas. As planilhas ficam contidas nas pastas de trabalho. A planilha se apresenta ao usurio como uma tabela formada por vrias linhas e colunas. As colunas so identificadas por letras e as linhas so identificadas por nmeros. O cruzamento das linhas com as colunas produz as clulas. Clulas. A clula o elemento bsico da planilha. A clula armazena dados de vrios tipos, tais como: texto, valores frmulas e funes. Identificao de clulas: No Excel cada clula identificada por uma letra e um nmero. A letra define a coluna que contm a clula e o nmero define a linha que a contm. Por exemplo: a clula B20 est no encontro da coluna B com a linha 20. Como o alfabeto tem poucas letras, as colunas depois do Z so identificadas por duas letras. Por exemplo: AA, AX ou BA.
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Frmulas e funes
O Excel tem uma grande capacidade de automatizar clculos graas s frmulas e funes. Frmulas. As frmulas do o poder de clculo s planilhas eletrnicas. Voc insere frmulas numa clula comeando a linha com um sinal de igual (=). As frmulas podem buscar dados em outras clulas para calcular um resultado. Por exemplo: se voc quer exibir na clula A3 a soma dos valores colocados nas clulas A1 e A2, digite na clula A3 a frmula =A1+A2. Funes: Em muitos casos, voc monta uma frmula usando as quatro operaes bsicas da Matemtica. Para os clculos mais elaborados o Excel tem uma coleo de funes prontas para livrar o usurio de ter que quebrar a cabea com procedimentos complexos. Funes so procedimentos que o Excel utiliza nas frmulas. So exemplos de funes: clculo de mdia, operaes matemticas avanadas, clculo de juros, testes lgicos, clculos estatsticos, etc.

Obtendo ajuda
H vrios caminhos para conseguir ajuda sobre o funcionamento do Excel. Voc pode usar a documentao disponvel no computador, recorrer a materiais impressos e digitais ou buscar socorro na Internet.
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Manuais impressos e digitais

Ao adquirir o Excel voc recebe um manual impresso com informaes bsicas sobre o funcionamento do programa. Alm disso, a Microsoft publica vrias obras sobre o Excel, em vrios nveis de aprofundamento. Voc pode ver o que existe visitando o endereo das publicaes da Microsoft na Internet. O endereo : www.microsoft.com/brasil/mspress/. Nas livrarias voc tambm encontrar publicaes sobre o Excel, tanto em papel, como em CD-ROM.

A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do Microsoft Excel. Na janela de Ajuda h trs guias, cada uma com um modo diferente de consulta. Clique numa das guias: Contedo, Assistente de resposta ou ndice. D duplo clique sobre um contedo para visualizar suas sub-divises.

Figura 2 Ajuda do Excel 2000

O Assistente do Office
O Assistente do Office um servio de ajuda, representado por um instrutor divertido. Voc vai encontr-lo em todos os programas do pacote. O Assistente fica observando o que voc faz. Quando ele tem alguma dica sobre o que voc est fazendo acende uma lmpada na cabea do Assistente.
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O padro do Office trabalhar com o Assistente ativo. Ele aparece quando o Excel iniciado. Se voc no quer iniciar com o Assistente ativo, clique sobre ele e escolha o boto opes. Ento desmarque Mostrar dica do dia ao inicializar. Quando voc clica sobre o Assistente ele abre um balo de dilogo com vrias opes de consulta relacionadas ao que voc est fazendo. Clique numa opo, ou ento, digite uma pergunta no campo Consultar mais. O Assistente verificar o texto digitado procurando palavras-chave. A partir das palavraschave encontradas ele oferecer opes de ajuda Use tambm o boto Ajuda do Excel da barra padro. Em certos momentos o Assistente pode se tornar incmodo. Para remov-lo da tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu Ajuda. Voc poder traz-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar ao menu Ajuda e clicar na opo Mostrar assistente do Office. Lembre-se que a utilizao do Assistente consome memria e isso deixa o computador mais lento.
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O que isto?
Use tambm o boto O que isto?

O boto O Que isto? aparece em muitas caixas de dilogo do Windows. Sua funo explicar o funcionamento dos elementos da caixa. Se voc quer saber, por exemplo, o que faz um boto da caixa de dilogo faa assim: 1. Clique no boto O que isto? O boto muda de forma para uma seta com uma interrogao ao lado. 2. Clique no item da tela que voc deseja informaes. 3. Surgir uma etiqueta de texto explicando a funo do item clicado. 4. Depois de ler a etiqueta clique em qualquer lugar da tela para continuar trabalhando.

Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado Internet ser aberto um endereo da Microsoft sobre o Office.

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Figura 3. Menu Ajuda.

Neste captulo vamos criar uma planilha simples para mostrar o funcionamento bsico do Excel. No vamos nos preocupar neste momento com detalhes de formatao ou com recursos mais sofisticados. EXEMPLO: CONTROLE DE ORAMENTO DOMSTICO Vamos criar uma planilha para controle de oramento domstico. Faremos assim: criaremos uma tabela com os seguintes campos: Data, Descrio, Dbito, Crdito e Saldo. Na parte de cima
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da tabela colocaremos um ttulo e na parte de baixo colocaremos dois valores totais: o total de dbitos do ms e o total de crditos. Com esta planilha voc poder controlar o seu caixa domstico ou sua conta bancria, por exemplo. Mas j que o objetivo das planilhas eletrnicas simplificar a nossa vida deixaremos aos cuidados do Excel todos os clculos. Esta a diferena entre uma simples tabela e uma planilha. A planilha calcula. Vamos comear. 1. Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova. 2. Clique na guia da planilha 1 para deix-la ativa. 3. Clique na clula A1 para deix-la ativa. 4. Digite o ttulo da planilha na clula A1: Controle de oramento domstico janeiro/2002. Note: voc pode digitar texto longo numa clula. O texto vai avanar sobre as clulas vizinhas se elas estiverem vazias. 4.Clique na clula A3 para deix-la ativa. Digite nela o texto: Data. 5.Clique na clula B3 para deix-la ativa. Digite nela o texto Descrio. 6.Repita o procedimento nas clulas C3, D3 e E3, digitando em cada uma os textos: Crdito, Dbito e Saldo, respectivamente. 7.Clique na clula A4. Digite a data 01/01/2002.
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Note: s vezes a data exibida na clula de um modo diferente do que voc digitou. possvel configurar o modo como datas so exibidas. Voc aprender isso mais adiante.

8. Clique na clula B4. Digite: Saldo anterior. 9. Clique na clula E4. Digite o saldo da conta corrente no incio do ms. Por exemplo: R$ 1.000,00. 10. Agora voc pode fazer o lanamento dos dbitos e crditos do ms. Use a coluna A para as datas e a coluna B para descrever o lanamento. Se o lanamento for um crdito (ganho ou entrada), digite o valor na coluna C e se for um dbito (despesa ou sada) digite na coluna D. 11. Na coluna E, dos saldos, no digitaremos valores. Usaremos frmulas, para que o Excel calcule o saldo automaticamente. Na clula E5 digite: =E4+C5-D5. 12. Nas clulas E6, E7, E8, etc. voc tambm digitar frmulas. Na clula E6 digite =E5+C6-D6. Na clula E7 digite =E6+C7-D7. Nas demais clulas de saldo, siga a mesma lgica. 1.13. Vamos agora calcular o total de crditos do ms. Usaremos a funo SOMA do Excel. Digamos que voc fez dez lanamentos no seu controle de conta corrente. Clique na clula C15 e digite: =SOMA(C5:C14). Na clula C15 voc ter o total de crditos do ms. 15

14. Para calcular o total de dbitos do ms usaremos novamente a funo SOMA. Clique na clula D15 e digite =SOMA(D5:D14). Pronto. Sua primeira planilha est criada. Se voc no entendeu alguma etapa do processo no se preocupe, mais adiante veremos com detalhes as operaes que executamos e os meios de melhorar a planilha.

Figura 4 Planilha de controle de oramento domstico

Agora leia o prximo item da apostila e veja como salvar a pasta.

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Salvando uma pasta de trabalho

Para salvar uma pasta pela primeira vez usamos o comando Salvar como... Faa assim: 1. Escolha o menu Arquivo e a opo Salvar como... Surgir a caixa de dilogo Salvar como 2. No campo Salvar em selecione a pasta em que voc quer arquivar seu documento. Geralmente o Excel est configurado para usar a pasta Meus Documentos como padro. Abaixo do campo Salvar em voc v o contedo da pasta selecionada. 3. No campo Nome do arquivo digite o nome da sua pasta de trabalho. O Excel d uma sugesto de nome. 4. No campo Salvar como tipo voc deve escolher o formato em que ser gravado o arquivo. A opo Pasta de trabalho do Excel a escolha mais comum. 5. Por ltimo, clique em Salvar.

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Figura 5 Caixa de dilogo Salvar como

Use tambm o boto Salvar da barra padro Salvando alteraes: Se voc modificar uma pasta de trabalho depois de t-la salvo pela primeira vez fica bem simples gravar as alteraes. Basta clicar no comando Salvar do menu Arquivo. Lembre-se que a verso modificada substitui a verso anterior.
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Abrindo uma pasta de trabalho

Para abrir pastas de trabalho gravadas faa assim: 1. No menu Arquivo escolha Abrir... Surgir a caixa Abrir. 2. No campo Examinar selecione a pasta que contm o documento desejado. Abaixo deste campo exibido o contedo da pasta selecionada. 3. No campo Nome do arquivo digite o nome da pasta de trabalho ou clique no nome exibido na lista. 4. No campo Arquivos do tipo voc pode escolher que tipo de arquivos aparecero na caixa de arquivos disponveis. 5. Finalize clicando em Abrir.

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Use tambm o boto Novo da barra padro.

Figura 6 Caixa de dilogo Abrir

Use tambm o boto Abrir da barra padro

Nova pasta de trabalho

Use tambm o boto Novo da barra padro
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Ao iniciar o Excel, uma nova pasta de trabalho em branco criada automaticamente. Esta pasta segue o modelo padro do Excel. A qualquer momento, porm, possvel criar novas pastas de trabalho. Como o Excel um aplicativo de janelas mltiplas voc pode ter mais de uma pasta de trabalho aberta simultaneamente. Para criar uma nova pasta de trabalho faa assim:

1. Clique em Arquivo e em seguida Novo... Surgir o painel de tarefas. 2. Clique no link modelos gerais. Se voc no tem um modelo definido em mente escolha o modelo padro chamado Pasta de trabalho que aparece na guia Geral. 3. Clique em OK.

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O Excel vai criar uma pasta de trabalho baseada no modelo que voc escolheu. Modelos so pastas parcialmente montadas que servem de base para o Excel criar novas pastas. Falaremos sobre modelos mais adiante.

Modos de visualizao
O Excel tem vrios modos de exibir os dados de uma planilha. Vejamos quais so e quando uslos. Os modos de visualizao so escolhidos no menu Exibir.

Normal
O modo normal ideal para voc trabalhar na sua planilha. Ele exibe a planilha como uma grande tabela

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Zoom
O comando zoom controla o afastamento ou proximidade com que as clulas so exibidas na tela. O comando zoom imita as lentes fotogrficas zoom que aproximam ou afastam os objetos dos nossos olhos. Use uma porcentagem de zoom confortvel para voc, mas lembre-se: o tamanho dos objetos na tela no necessariamente o tamanho com o que o objeto ser impresso. Use tambm a cortina de Zoom da barra padro.

Pr-visualizao das quebras de Pgina

Planilhas grandes ocupam vrias pginas ao serem impressas. No modo Visualizar quebras de pgina voc v e controla como a planilha vai ser paginada para impresso.

Tela inteira
A opo Tela inteira oculta boa parte dos elementos da janela do Excel permitindo que a rea de planilha fique o mais ampla possvel.

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Note que no modo Tela cheia inclusive a barra de tarefas do Windows fica escondida. Para acess-la tecle CTRL + ESC. Para sair do modo Tela inteira v ao menu Exibir e desmarque o comando Tela inteira para desativ-lo.

Visualizao de impresso
Este modo permite ver como ficar a planilha impressa. Para acess-lo v ao menu Arquivo e clique em Visualizar impresso.

Alternando entre planilhas

Uma pasta de trabalho tem trs planilhas ao ser criada e voc pode adicionar mais planilhas se quiser. Para alternar entre uma planilha e outra use a guia de planilhas localizada abaixo da rea de planilha.

Seleo
Antes de executar um comando no Excel precisamos definir quais clulas sero atingidas pelos efeitos do comando. Uma clula selecionada fica realada para diferenciar-se das outras clulas. H vrias maneiras de selecionar no Excel. Para selecionar: Uma clula: Clique na clula ou digite o nome da clula na barra de frmulas.
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Uma linha: Clique no nmero da linha localizado no lado esquerdo da rea de trabalho do Excel. Uma coluna: Clique na letra da coluna, localizada no lado superior da rea de trabalho do Excel. Um grupo contnuo de clulas: se as clulas esto lado a lado, clique na primeira da seqncia e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na ltima clula do grupo. Um grupo contnuo de linhas: Clique no nmero da primeira linha e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica no nmero da ltima linha do grupo. Os nmeros das linhas ficam no lado esquerdo da rea de trabalho do Excel. Um grupo contnuo de colunas: Clique na letra da primeira coluna e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na letra da ltima coluna do grupo As letras das colunas ficam no lado superior da rea de trabalho do Excel. Um grupo qualquer de clulas, linhas ou colunas: Se as clulas no esto lado a lado clique na primeira clula e em seguida mantenha a tecla CTRL apertada enquanto clica nas outras clulas, linhas ou colunas do grupo.
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Recorte, cpia e colagem

Use tambm os botes Recortar e Colar da barra padro. Voc usa as operaes de recorte, cpia e colagem no Excel de modo semelhante ao usado em outros aplicativos. Para mover o contedo de uma clula para outra posio use os comandos Recortar e Colar. Se voc quer copiar um contedo para outra posio use Copiar e Colar. Para mover dados faa assim: 1. Selecione as clulas que contm os dados. 2. No menu Editar escolha Recortar. As clulas selecionadas ficam realadas com um efeito animado de formigas marchando. 3. Selecione as clulas que recebero os dados recortados. 4. No menu Editar escolha Colar. Note: o Excel move tambm a formatao .da clula.

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Use tambm os botes Copiar e Colar da barra padro Para copiar dados faa assim: 1. Selecione as clulas que contm os dados. 2. No menu Editar escolha Copiar. As clulas selecionadas ficam realadas com um efeito animado de formigas marchando. 3. Selecione as clulas que recebero os dados copiados. No menu Editar escolha Colar. Se voc quiser fazer mais cpias selecione outras clulas para receber os dados copiados e use o comando Colar. Para encerrar o processo tecle ESC.

Movendo dados por arraste

Outra forma de mover dados de uma clula para outra usar o arraste de mouse. Faa assim: Selecione as clulas cujos dados sero movidos. Aponte sobre as clulas selecionadas de modo que o ponteiro do mouse fique na forma de seta padro. Arraste o contedo das clulas at o local de destino e solte o boto do mouse. Note que a formatao tambm movida.
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Inserindo linhas e colunas

Voc pode inserir uma linha nova na planilha a qualquer momento fazendo assim: 1. Selecione a linha localizada abaixo de onde voc quer inserir uma linha nova. 2. No menu Inserir escolha Linhas. Para inserir colunas adicionais o procedimento semelhante. A coluna nova entra a direita da coluna selecionada. Note que o Excel renomeia todas as linhas e colunas e faz as modificaes necessrias nas frmulas da planilha para no criar problemas para o usurio.

Impresso
Antes de imprimir uma planilha preciso definir alguns detalhes. Comece pela configurao de pgina. Em seguida visualize a impresso para ter uma prvia de como a planilha ser impressa. Por ltimo defina a impresso propriamente. Vejamos cada etapa:

Configurar pgina
No menu Arquivo clique em Configurar pgina... Surgir a caixa de dilogo correspondente.
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Figura 8 Caixa de dilogo Configurar pgina

Na configurao de pgina voc define: Tamanho do papel: escolha o formato de papel que est na sua impressora. Orientao das pginas: retrato ou paisagem. Margens: na guia margens voc define a largura das margens. Cabealho e rodap: Voc pode inserir dados no cabealho ou rodap como: nome da planilha, numerao das pginas, data e hora. Nmero de pginas: Defina em quantas folhas de papel a planilha ser distribuda. Escolha corretamente para que os dados no saiam muito pequenos ou muito grandes. 29

Visualizar pgina
Use tambm o boto Visualizar impresso da barra padro. Depois de configurar a pgina use o comando Visualizar impresso do menu Arquivo para ter uma prvia da impresso. Se tudo estiver correto passe para a impresso propriamente.

Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo. Para uma impresso rpida clique no boto Imprimir da barra padro.

Figura 9 Caixa de dilogo Imprimir

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Escolha uma das impressoras configuradas no seu micro, o que ser impresso, quantas cpias e se as cpias sero agrupadas. Vejamos como melhorar a aparncia de sua planilha. Para isso estudaremos as opes do menu Formatar EXEMPLO: CONTROLE DE RENDIMENTO ESCOLAR Vamos fazer uma planilha que controla o rendimento escolar de um aluno. 1. Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova. 2. Clique na guia Plan1 para deix-la ativa. 3. Na clula A1 digite o ttulo para a planilha: Notas bimestrais. 4. Na clula A3 digite o texto Disciplinas. 5. Na clula B3 digite 1 bimestre, na clula C3 digite 2 bimestre, na clula D3 digite 3 bimestre e na clula E3 digite 4 bimestre. 6. Na clula F3 digite Mdia anual. 7. Embaixo da clula A3 digite o nome das disciplinas. Por exemplo: Portugus, Matemtica, Histria, etc... 8. Digite as notas que o aluno teve durante o ano em cada bimestre. Use valores de 0 a 10, com uma casa decimal. Por exemplo: 7,5. 9. Na coluna de Mdia anual utilizaremos frmulas. A mdia anual conseguida somando as notas dos quatro bimestres e dividindo por 4. Para que o Excel calcule a mdia anual do aluno em Portugus digite na clula F4 a frmula: =(B4+C4+D4+E4)/4.
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1.10. Nas demais disciplinas siga o mesmo raciocnio que foi usado para calcular a mdia de Portugus. Pronto. Os textos, valores e frmulas foram digitados. Agora vamos salvar a pasta de trabalho e mais tarde, faremos a formatao. Para salvar a pasta de trabalho faa assim: 1. Clique em Arquivo e no comando Salvar como... 2. Digite um nome para a planilha. Sugerimos Notas bimestrais. 3. Selecione uma pasta para armazenar o arquivo. Sugerimos a pasta Meus Documentos. 4. Clique em Salvar.

Figura 10 Planilha Notas bimestrais sem formatao

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A pasta de trabalho est salva. Pode fech-la clicando no boto Fechar. Mais tarde vamos formatar esta planilha.

O digitado e o exibido
Na barra de frmulas o contedo da clula aparece do jeito que foi digitado.
Trabalhando no Excel voc ver que muitas vezes digitamos um valor e o Excel o exibe de modo diferente do que foi digitado. Esta uma das grandes vantagens do Excel. O usurio pode digitar valores de forma simplificada que o Excel se encarrega de fazer a formatao. Veja um exemplo. Se voc digitar nmeros em clulas formatadas para moeda o resultado o seguinte:
Voc digita ... 1 1000 1,1 2,1234 e o Excel exibe ... R$ 1,00 R$ 1.000,00 R$ 1,10 R$ 2,12

Acostume-se com a idia que o Excel formata o que voc digita antes de exibir na clula. Vamos ver em seguida como fazer a formatao de valores.

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Formatao de valores
Formatar valores no Excel definir como os nmeros digitados sero exibidos na clula. Para formatar os valores de uma clula faa assim: 1. Selecione a clula ou as clulas. 2. Clique no menu Formatar e em Clulas... Surgir a caixa de dilogo Formatar clulas. 3. Clique na guia Nmero. 4. Selecione uma categoria: Geral, nmero, moeda, data, hora, etc.. 5. Defina os detalhes para aquela categoria. 6. Clique em OK. Esta a explicao geral, mas voc s vai comear a entender quando conhecer os detalhes de cada categoria. Por isso vamos falar das categorias principais separadamente.

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Figura 11 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Nmero

Categoria Geral
Esta a formatao que apresenta menos diferenas entre o digitado e o exibido. Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as clulas esto formatadas na categoria geral. Veja alguns exemplos de valores formatados na categoria geral.
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Voc digita ... 1 1000 1.000 1,0001 1,100 00001 10/01

e o Excel exibe ... 1 1000 1.000 1,0001 1,1 1 10/jan No acrescenta casas decimais No acrescenta separador de milhar No altera o separador de milhar digitado No faz arredondamento Elimina os zeros direita Elimina os zeros esquerda Pode alterar a exibio de datas.

Categoria nmero
A categoria nmero ideal para definir quantas casas decimais sero exibidas. Tambm podemos definir se o separador de milhar ser exibido e de que forma sero exibidos os nmeros negativos. Veja os exemplos. Definimos 4 casas decimais, com separador de milhar e nmeros negativos identificados pelo sinal de menos.
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Voc digita ... 1 1000 -1,1 -2,1234

e o Excel exibe ... 1,0000 1.000,0000 -1,1000 -2,1234

Categoria Moeda
Esta categoria indicada para trabalho com dinheiro. Todo valor digitado na clula ser interpretado como moeda. Geralmente o nmero de casas decimais 2. O smbolo da moeda definido para cada pas. Vamos aos exemplos: Voc digita ... 1 1000 1,1 2,1234 e o Excel exibe ... R$ 1,00 R$ 1.000,00 R$ 1,10 R$ 2,12
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Categoria Data
Quando uma clula est formatada para data, todos os valores digitados nela sero interpretados como data. Isso, s vezes, leva a resultados surpreendentes. Vamos escolher datas no formato: 10 maro, 1998. Veja os exemplos:
Voc digita ... 1/03 01/03/00 01/13/00 e o Excel exibe ... 01 maro, 2000 01 maro, 2000 01/13/00 Quando no especificamos o ano o Excel supe que o ano corrente Quando escrevemos 00 no ano o Excel supe que seja 2000 e no 1900 Como no existe ms 13 o Excel no pode exibir a data. O valor tratado como se fosse texto. Quando escrevemos apenas um nmero numa clula formatada para data o Excel conta os dias a partir de 01/jan/1900. Neste caso, 32 nos leva ao 32 dia contado a partir de 1900, ou seja 01/fev/1900.

32

01 fevereiro, 1900

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Texto
Voc digita ... e o Excel trata como ... porque ...

1 Um Brasil 500 01/mar/00

Valor Texto Texto Valor

Sem comentrio Sem comentrio Quando valores e texto se misturam, o Excel trata tudo como texto. Datas so valores que podem ser expressos como combinao de nmeros e palavras. Quando comeamos uma digitao com o apstrofo () o Excel trata a informao como texto, mesmo que digitemos nmeros. Datas impossveis so tratadas como texto. Valores inseridos com erro so tratados como texto
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123

texto

10/13/00 R$1,0000.0

Texto Texto

 importante saber que texto no pode ser usado em frmulas ou funes. Por isso, quando uma frmula no est dando certo confira se o valor inserido no tem algum erro de apresentao. O Excel pode estar tratando-o como texto.

Alinhamento
O Excel tem vrias opes de alinhamento de textos e valores da clula. Voc pode optar por alinhamento esquerdo, centralizado ou direito. Se quiser pode girar o texto para que ele seja exibido na vertical ou inclinado. Para definir o alinhamento do texto da clula faa assim: 1. Selecione as clulas que sero formatadas. 2. No menu Formatar, escolha Clulas... 3. Na caixa de dilogo Formatar clulas e escolha a guia Alinhamento. 4. Defina as opes de formatao e clique em OK.

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Figura 12 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Alinhamento

Fonte
Voc pode formatar a fonte da clula. No importa que a clula esteja preenchida com valores ou com texto. Para formatar a fonte faa assim:

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1. 2. 3. 4.

Selecione as clulas que sero formatadas. No menu Formatar, escolha Clulas... Na caixa de dilogo Formatar clulas escolha a guia Fonte. Defina as opes de formatao e clique em OK.

Figura 13 Caixa de dilogo Formatar clulas guia fonte

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Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel vemos as linhas horizontais e verticais que separam as clulas. Estas linhas no so impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar impresso para ver como ficar o aspecto da planilha impressa. Geralmente criamos linhas horizontais e verticais para melhorar a apresentao dos dados impressos. Fazemos isso definindo bordas para as clulas.

1. 2. 3. 4.

Selecione as clulas que sero formatadas. No menu Formatar, escolha Clulas... Na caixa de dilogo Formatar clulas escolha a guia Bordas. Defina as opes de formatao e clique em OK.

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Figura 14 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Bordas

Padro de preenchimento
possvel preencher uma clula com cores slidas preenchimento. Faa isso na guia Padres da caixa clulas. O procedimento semelhante ao dos outros No esquea de selecionar as clulas primeiro. ou com padres de de dilogo Formatar itens de formatao.
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Figura 15 Caixa de dilogo Formatar clulas guia Padres

Formatao de colunas
A formatao de coluna basicamente trabalha com a largura da coluna. Para formatar uma coluna selecione a coluna ou clique numa clula da coluna. No menu Formatar, comando Colunas temos as seguintes opes:

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O que falamos sobre largura de colunas vlido tambm para largura de linhas.

Largura: permite digitar uma largura para as colunas selecionadas. AutoAjuste da seleo: o Excel ajusta a largura da seleo para o encaixar o texto mais longo da coluna. Ocultar: clicando neste comando as colunas selecionadas no so mais vistas, nem impressas, embora continuem ativas na planilha. Este comando tem vrias utilidades como: ocultar colunas com informaes auxiliares que no precisam ser impressas ou, ento, reduzir a quantidade de informao visvel na tela para deixar a rea de trabalho mais limpa. Reexibir: Desfaz a ao do comando ocultar. Primeiro selecione as duas colunas vizinhas da coluna oculta. Por exemplo: se a coluna B est oculta, selecione A e C. Em seguida clique no comando Reexibir. Largura padro: digitando uma nova largura padro todas as colunas da planilha sero alteradas
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Formatao de planilhas
Uma pasta de trabalho tem vrias planilhas. O padro iniciar uma pasta nova com trs planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras planilhas podem ser criadas, se necessrio. O comando Planilhas do menu Formatar permite os seguintes ajustes: Renomear: permite mudar o nome da planilha selecionada. Ocultar: a planilha selecionada deixa de ser vista na rea de trabalho, embora permanea ativa. Geralmente ocultamos planilhas com informaes auxiliares, de menor importncia ou sigilosas. Reexibir...: torna visvel novamente uma planilha oculta. Clique no comando para escolher a planilha na lista de planilhas ocultas. Plano de fundo...: permite escolher uma imagem decorativa para servir de fundo da planilha. A imagem ser repetida para encher a tela, formando um ladrilho.

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Estilos
Um estilo um conjunto completo de definies de formatao. Aplicando um etilo, num s clique voc define a fonte, o alinhamento, as bordas, etc.. Os estilos economizam tempo na hora de formatar clulas. O Excel traz alguns estilos prontos. Para aplicar um estilo selecione as clulas, clique em Estilo no menu Formatar. Ento use a caixa de dilogo Estilo para definir um estilo.

Figura 16 Caixa de dilogo Estilo

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Auto Formatao
A auto formatao simplifica bastante o trabalho de formatar planilhas. Voc seleciona um conjunto de clulas e escolhe uma opo de auto formatao. O Excel faz todos os ajustes de fonte, bordas, padres, alinhamento, etc. por voc. Para usar a auto formatao faa o seguinte: 1. Selecione um conjunto de clulas. A auto formatao no se aplica a uma nica clula. 2. No menu Formatar clique em AutoFormatao. 3. Na caixa de dilogo AutoFormatao selecione um modelo de formatao. 4. Clique em OK.

Figura 17 Caixa de dilogo Auto Formatao

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A auto formatao muito prtica, mas no se aplica a todos os casos. s vezes, a nica soluo a formatao passo a passo.

Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar linhas, setas, quadrados, crculos, caixas de texto, wordart e clipart na planilha. Com isso voc pode melhorar a aparncia do seu trabalho. Um objeto de desenho entra na planilha numa camada acima das clulas. Os desenhos e imagens no ficam ligados a uma clula em particular. Se o desenho cobrir uma clula preenchida ela continua funcionando normalmente. EXEMPLO: FORMATANDO UMA PLANILHA Vamos abrir a planilha Notas bimestrais para format-la. Faa assim: 1. No menu Formatar, clique em Abrir. 2. No campo Examinar selecione a pasta Meus Documentos. 3. Selecione o arquivo Notas bimestrais na lista. 4. Clique em OK. Vamos agora formatar a planilha em etapas. Formatao das fontes
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1. Selecione a clula A1. 2. No menu Arquivo, selecione Fonte. Aumente a fonte do ttulo para Arial Negrito 12 pontos para obter um destaque maior. 3. Selecione a linha 3. 4. Na caixa de dilogo Fonte mude a fonte para Arial negrito. 5. Selecione as clulas com os nomes das disciplinas. 6. Na caixa de dilogo Fonte mude a fonte para Times New Roman Negrito Itlico 12 pontos.

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Formatao das colunas 1. Selecione as colunas A,B,C,D,E e F. Faa isso clicando com o mouse na letra A e arrastando o mouse at a letra F. 2. No menu Formatar, clique em Colunas. Ento escolha a opo AutoAjuste da seleo.

Note que durante a seleo as clulas ficam com uma cor destacada. Pronto. As colunas foram ajustadas na largura para exibir todos os textos e valores digitados.
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Formatao de nmeros 1. Selecione todas as clulas que contm notas, inclusive as mdias. 2. No menu Formatar, clique em Clulas e em seguida na guia Nmero. 3. Defina que os nmeros sero formatados na categoria geral com uma casa decimal apenas. 4. Clique em OK. Observe que as mdias so arredondadas para a primeira casa decimal. Formatao de bordas 1. Selecione as clulas de A3 at F10 2. No menu Formatar clique em Clulas e em seguida na guia Bordas. 3. Defina que as clulas tero borda superior e inferior fina, inclusive internamente. 4. Clique em OK. Formatao de padres 1. Selecione as clulas A3 at F3 (Ttulos das colunas) 2. No menu Formatar clique em Clulas e em seguida na guia Padres. 3. Defina uma cor clara para as clulas e clique em OK. 4. Selecione as clulas A4 at A10 (nomes das disciplinas) 5. Volte caixa de dilogo de Padres e defina outra cor clara para as clulas.
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Pronto. A planilha est formatada e com boa aparncia. Se quiser clique no menu Arquivo e em Visualizar impresso para ver como a planilha ser impressa.

Por ltimo clique em Arquivo/Salvar para gravar as modificaes feitas na planilha. Em seguida pode fech-la.
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