Respecto a los libros que debe llevar un comerciante el Cdigo de comercio establece: ARTICULO 48.

CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES. Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. ARTICULO 49. LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar: ART. 125. Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global; b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidadde sus operaciones; c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras; d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos, y

e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales. ART. 126. Registro de los libros Cuando la ley as lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, stos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador pblico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar la copia autntica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin. ART. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente econmico. ART. 128. Forma de llevar los libros Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros est prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se

consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. PAR.Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo. ART. 129. Inventario de mercancas El control de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos: 1. Clase y denominacin de los artculos. 2. Fecha de la operacin que se registre. 3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada. 4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. 5. Existencia en valores y unidad de medida. 6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. 7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulte el registro por unidades, se har por grupos homogneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. PAR.Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos sealados en los numerales 5, 6 y 7 de este artculo. ART. 130. Libro de accionistas y similares Los entes econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicacin de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior. ART. 131. Libros de actas Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin,

administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. ART. 132. Correccin de errores. Los simples errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo. ART. 133. Exhibicin de libros Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que ste hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relacin con las operaciones del establecimiento. Si el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesin, salvo que aparezca probada y justificada su prdida, extravo o destruccin involuntaria. Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente econmico, ste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario seale. En la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 1. La fecha aproximada de la operacin. 2. Los libros en que, conforme a la tcnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine. La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artculo 64 del Cdigo de Comercio tambin proceder en el caso de la liquidacin de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyuges tengan la calidad de comerciante. ART. 134. Conservacin y destruccin de los libros Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos. ART. 135. Prdida y reconstruccin de los libros El ente econmico debe denunciar ante las autoridades competentes la prdida, extravo o destruccin de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los dems documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposicin. Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de contabilidad o comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artculo 49 Cdigo de Comercio). Los libros mas importantes que se deben registrar en la cmara de comercio son: De contabilidad: diario y mayor y balances. De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artculos 189, 195 y 431 del Cdigo de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993). De registro de acciones (Artculos 195 y 406 Cdigo de Comercio). De registro de socios en sociedades limitadas (Artculo 361 Cdigo de Comercio). De Accionistas, (Artculo 130 Decreto 2649/93). Requisitos para su registro: Para registrar un libro por primera vez Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:

El nombre del libro. Indicacin de que su registro es por primer vez. Indicacin del nmero de folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final). Presentacin del libro si este se lleva en forma manual para su rbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripcin correspondientes. Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere: Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicacin del nmero de folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final). Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentacin del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador pblico en el cual conste su nmero de tarjeta profesional. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en caja los derechos de inscripcin correspondientes. Importante: Los libros slo pueden registrarse en blanco y previamente numerados. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin del anterior, debe aportarse copia autntica de la respectiva denuncia. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripcin (Artculo 126 Decreto Reglamentario 2649/93).

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a

continuacin se presentan los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definicin y sus principales caractersticas. GENERALIDADES Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son: 1. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignacin bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija 3. Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente. 4. Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeracin en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 5. Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 6. Comprobante de pago Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa 7. Letra de cambio Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 8. Pagar Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios. 9. Nota Dbito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. 10. Nota Crdito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 12. Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. 13. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Procedimiento contable Clasificacin, anlisis y codificacin de los soportes Elaboracin de asientos en borrador Preparacin del comprobante diario de contabilidad.

TIPOS DE EMPRESAS
Una empresa es una entidad econmica de produccin que se dedica a combinar capital, trabajo y recursos naturales con el fin de producir bienes y servicios para vender en el mercado. Las empresas pueden ser clasificadas de distintas maneras: segn la forma jurdica, el tamao, la actividad y la procedencia del capital, entre otras. Tipos de empresas de acuerdo a su forma jurdica: 1) Unipersonal: son aquellas empresas que pertenecen a un solo individuo. Es este quien debe responder ilimitadamente con su patrimonio frente a aquellos individuos perjudicados por las acciones de la empresa. 2) Sociedad Colectiva: son las empresas cuya propiedad es de ms de una persona. En estas, sus socios responden de forma ilimitada con sus bienes. 3) Cooperativas: son empresas que buscan obtener beneficios para sus integrantes y no tienen fines de lucro. Estas pueden estar conformadas por productores, trabajadores o consumidores. 4) Comanditarias: en estas empresas existen dos tipos de socios: por un lado, estn los socios colectivos que participan de la gestin de la empresa y poseen responsabilidad ilimitada. Por otro, los socios comanditarios, que no participan de la gestin y su responsabilidad es limitada al capital aportado. 5) Sociedad de responsabilidad limitada: en estas empresas, los socios slo responden con el capital que aportaron a la empresa y no con el personal. 6) Sociedad annima: estas sociedades poseen responsabilidad limitada al patrimonio aportado y, sus titulares son aquellos que participan en el capital social por medio de acciones o ttulos. Tipos de empresa de acuerdo a su tamao:

1) Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueo suele trabajar en esta y su facturacin es ms bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricacin es casi artesanal. 2) Pequeas empresas: poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especializacin en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados. 3) Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener reas cuyas funciones y responsabilidades estn delimitadas, comnmente, tienen sindicato. 4) Grandes empresas: son aquellas que tienen ms de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores estn sindicalizados. Adems, estas empresas tienen posibilidades de acceder a prstamos y crditos importantes. Y por ltimo, de acuerdo a la actividad: 1) Empresas del sector primario: son aquellas que, para realizar sus actividades, usan algn elemento bsico extrado de la naturaleza, ya sea agua, minerales, petrleo, etc. 2) Empresas del sector secundario: se caracterizan por transformar a la materia prima mediante algn procedimiento. 3) Empresas del sector terciario: son empresas en que la capacidad humana para hacer tareas fsicas e intelectuales son su elemento principal. Tambin de acuerdo a la procedencia del capital: 1) Empresas pblicas: son aquellas en las que el capital proviene del Estado, ya sea municipal, provincial o nacional. 2) Empresas privadas: su capital proviene de particulares. 3) Empresas mixtas: en este caso, el capital proviene tanto de particulares como del Estado.

CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

Para que la contabilidad pueda cumplir con sus objetivos, para que sea fuente confiable de la informacin que ha de servir como base para tomar decisiones, esta debe cumplir con unos requisitos y contar con ciertas cualidades. Segn el artculo 4 del decreto 2649 de 1993, el cual seala los principios decontabilidad generalmente aceptados en Colombia, la contabilidad debe tener las siguientes cualidades: Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. Segn el decreto 2649, todo se resume a que la contabilidad debe ser comprensible, til y comparable.

De all la importancia que la empresa o el comerciante disee un sistema de contabilidad que le permita a esta desarrollar a plenitud sus cualidades. Hoy en da, como estn diseados los software contables garantizan en buena parte el desarrollo de las cualidades que debe tener la contabilidad, pero para ello, se requiere de unas polticas contables sanas y encaminadas a que precisamente la contabilidad pueda contar con las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus objetivos. Quizs una de las cualidades ms inobservadas de la contabilidad, es la utilidad. En nuestro medio es costumbre que la contabilidad lleve un atraso de un mes o hasta mas. En esas condiciones la contabilidad es muy poco til, pues nunca aportar al empresario la informacin que requiere para que pueda tomar decisiones. En muchas empresas, la contabilidad solo resulta til para cumplir con las obligaciones tributarias, pero no para servir como soporte en la toma de decisiones, puesto que siempre llega tarde, y adems de ello, no se interpreta ni analiza. Al empresario se le entrega unos balances que si bien pueden estar elaborados correctamente, de nada le servirn si no se le explica que representan. Es posible que para los encargados de la contabilidad, esta sea comprensible, pero no as para el personal administrativo. A este hay que explicarle que significan, que representan todos esos nmeros, de lo contrario les ser completamente intil al no comprender su significado. En la medida en que el contador garantice que su contabilidad cumpla con las cualidades que le son propias, el valor agregado que se le pueda aportar al cliente ser mucho mayor, y mayor ser la satisfaccin de este, y solo as, seguramente algn da el empresario deje de ver en la contabilidad un gasto ms que solo sirve para cumplir con exigencias legales.

GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Y SISTEMAS DE COSTOS. Autores: Lic. Carlos Gonzlez Garca. Lic. Heriberto Serpa Cruz. Resumen En el presente trabajo se exponen conceptos bsicos de la Contabilidad General. Se caracteriza la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Gestin, profundizando detalladamente en la Contabilidad de Costos. Se abordan trminos como Costos y Gastos, clasificacin de los costos, elementos de gastos y se detallan las caractersticas principales de los Sistemas de Costos existentes en la actualidad, as como las premisas para la implantacin de estos sistemas especificando en el Sistema de Costos por Ordenes, que resultan de vital importancia para las empresas de hoy en da. Generalidades de la Contabilidad.

La Contabilidad es una ciencia de naturaleza econmica cuyo objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad econmica en trminos cuantitativos a todos los niveles organizativos, mediante mtodos especficos apoyados en bases suficientemente contrastadas a fin de elaborar una informacin que cubra las necesidades financieras externas y las de planificacin y control internas. Contabilidad Financiera y de Gestin. Particularidades. La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestin constituyen las dos ramas ms importantes de la Contabilidad. La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los Estados Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados. La contabilidad de Gestin es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la captacin, medicin, registro, valoracin y control de la circulacin interna de valores de la empresa, con el objetivo de suministrar informacin para la toma de decisiones sobre la produccin, formacin interna de precio de costo y sobre la poltica de precios de venta y anlisis de los resultados mediante el contraste con la informacin que revela el mercado de factores y productos, basndose en las leyes tcnicas de produccin, las leyes sociales de organizacin y las leyes econmicas del mercado. La Contabilidad de Gestin no slo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que tambin es utilizada para el anlisis externo acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo. La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de Gestin, que se relaciona fundamentalmente con la acumulacin y el anlisis de la informacin de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la valuacin de inventarios, la planeacin, el control y la toma de decisiones. Es adems la que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos a travs de la obtencin de costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y correlacin.

Entre los principales objetivos de la Contabilidad de Costos se encuentran: Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad. Servir de base para la determinacin de los precios de los productos y/o servicios. Facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar que permitan la seleccin de aquella variante que brinde el mayor beneficio con el mnimo de gastos. Clasificar los costos de acuerdo a su naturaleza y origen. Analizar el comportamiento de los mismos con respecto a las normas establecidas para la produccin o servicio en cuestin. Analizar los costos de cada subdivisin estructural de la empresa a partir de presupuestos de gastos que se elaboren para ello. Terminologa bsica del costo Diversos han sido los conceptos expresados sobre el trmino Costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los recursos materiales, humanos y financieros consumidos o empleados en la elaboracin de un producto o en la prestacin de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia econmica productiva, por lo que su comportamiento facilita evaluar los resultados.

Al examinar el contenido del costo se aprecia que el concepto de gasto es ms amplio, y refleja el consumo de cualquier recurso durante un perodo de tiempo independientemente de su destino dentro de la entidad, por ello, se afirma que el costo antes de ser costo fue gasto. La diferencia entre costo y gasto no es trivial. Hay que tener en cuenta que todos los recursos que emplea una empresa deben estar catalogados en una de estas dos categoras. Los costos, como se defini anteriormente, son aquellos recursos que se aplican a la fabricacin de los bienes o servicios que la empresa ofrece, mientras que los gastos seran aquellos recursos aplicados en el perodo contable, en los que se incurri para conseguir los ingresos de un determinado perodo, o que la empresa tuvo que incurrir necesariamente para existir durante el mismo. El costo de produccin es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado. Este indicador constituye un importante ndice generalizador de la eficiencia de la empresa, este muestra cuanto le cuesta a la empresa la produccin de determinados artculos o la prestacin de determinados servicios. En el costo se refleja el nivel de productividad del trabajo, el nivel tcnico, el grado de eficiencia de los Activos Fijos tangibles, as como el ahorro de los recursos materiales, laborales y financieros. La determinacin del costo real de produccin reviste gran importancia para la Direccin Econmica ya que permite determinar los gastos de la actividad y la ganancia de la empresa, evaluar y calcular los inventarios de produccin en proceso y produccin terminada, establecer o demostrar los listados de precios, planificar en concordancia con el nivel de la actividad prevista en los indicadores para un periodo de operaciones, controlar los insumos en el proceso de produccin y tomar decisiones para nuevas alternativas de produccin y ventas.

Tomando la produccin como aspecto fundamental, el anlisis del costo tiene gran importancia porque: Expresa en medida considerable los resultados de toda la actividad productiva y econmica de la empresa. Es un elemento bsico para la formacin del precio. Es determinante de la magnitud de la ganancia y el nivel de rentabilidad de la produccin. La reduccin sistemtica del costo de produccin es una de las fuentes de acumulacin socialista de cuyo nivel dependen ritmos de ampliacin de la reproduccin socialista y la posterior elevacin del nivel de vida material y cultural de la poblacin. Costos Unitarios: El costo medio unitario o costo por unidad de volumen, es el cociente de dividir el costo total por el volumen de actividad, los costos unitarios son por lo tanto valores promedios. Un punto fundamental en esta cuestin es ver que el costo por unidad de volumen de actividad se comporta muy diferente de cmo lo hace el costo total. Costos Totales: Incluye el costo fabril ms los gastos incurridos en su proceso de distribucin y venta. Clasificaciones de los costos. La clasificacin de los costos puede hacerse de diferentes formas en funcin del criterio de clasificacin elegido, entre las principales se encuentran:

Elementos del costo de un producto. Materiales

Mano de obra. Otros costos de manufactura. Materiales Son los materiales los principales bienes que se usan en la produccin y que se transforman en artculos terminados. Estos materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos. Los materiales directos son todos aquellos elementos fsicos que sean imprescindibles consumir durante el proceso de elaboracin de un producto o servicio, y representan el principal costo de la materia prima en el proceso de manufactura. Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales directos como: toda aquella materia prima que fsicamente puede ser observada como formando parte ntegramente del producto terminado y que su cantidad en el producto puede ser determinada mediante una forma que sea factible econmicamente. Los materiales indirectos son todos los que no estn asociados directamente con el producto o servicio terminado. Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales indirectos como: los costos de determinar la cantidad exacta que de estos materiales tiene el producto terminado, para as calcular ms exactamente el costo del producto, no se justifican en trminos de los beneficios a obtenerse. Mano de Obra La mano de obra se define como el esfuerzo fsico o mental gastado en la fabricacin de un producto o servicio. Su costo se puede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta. Charles Hongren, en su cuarta edicin plantea: la mano de obra directa se define como la mano de obra que est directamente involucrada en la produccin de un artculo terminado, la cual puede ser fcilmente rastreada en el producto y representa un costo de mano de obra importante en su produccin. La mano de obra indirecta es la que no se vincula directamente en el proceso productivo. Charles Hongren, en su cuarta edicin, plantea: no es fcilmente rastreada en el producto y se considera que no se justifica determinar el costo de la mano de obra en relacin con el producto. Otros Costos de Manufactura Los otros costos de manufactura son todos los costos de produccin, excepto los materiales y la mano de obra. Son aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines, salvo casos de excepcin, son de asignacin indirecta, y por lo tanto precisa de bases de distribucin. Aqu aparece el trmino Costo Indirecto de Fabricacin.

Por su incorporacin al producto. Directos: Son aquellos que son identificables con unidades especficas de produccin o servicio dado. Indirectos: Son aquellos que no son identificables con el producto o servicio y que se relacionan con l de forma indirecta.

Estos costos indirectos forman parte del trmino Costo Indirecto de Fabricacin, que son los costos que se usan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los otros costos

indirectos de manufactura que no se pueden identificar directamente con los productos especficos, ejemplo de costos indirectos de fabricacin adems de los materiales indirectos y la mano de obra indirecta se encuentran: arrendamiento de almacenes, oficinas, autos, energa, depreciacin de los equipos de fbrica, y otros. Por tanto se puede definir el costo de un producto y/o servicio como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacin. Para su mejor comprensin se muestra el siguiente esquema:

Fuente: Elaboracin Propia. De acuerdo al perodo en que se van a cargar a los ingresos. Costo del producto: Son los costos directa e indirectamente identificables con el producto. Son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacin. Estos costos no proveen ningn beneficio hasta tanto el producto se venda y por lo tanto se inventaran hasta la terminacin del producto. Cuando se venden los productos, los costos totales del producto se registran como un gasto. A este gasto se le denomina costo de los artculos vendidos que se enfrentan con los ingresos del perodo en el cual se vendieron los productos. Costo del perodo: Son los costos que no estn directa ni indirectamente relacionados con el producto y que por lo tanto, no se inventaran. Los costos del perodo se cancelan inmediatamente, dado que no se puede determinar ninguna relacin entre el costo y el ingreso. Por su relacin con el nivel de actividad. Variables: Son aquellos que sufren cambios en su magnitud total en proporcin al volumen de produccin y permanecen constantes en su magnitud unitaria. Fijos: Son aquellos que permanecen inalterables en su magnitud total, independientemente del aumento o disminucin de los volmenes de produccin y varan inversamente proporcional a los volmenes de produccin en su magnitud unitaria. Mixtos: Estos costos contienen una porcin fija y una porcin variable, a lo largo de varios rangos relevantes de operacin

Por su relacin al momento del clculo. Real: Es calculado a partir de los consumos reales en el proceso productivo durante un perodo de tiempo. Predeterminado: Es calculado a partir de los consumos predeterminados, a un precio determinado para un perodo futuro. Elementos del gasto. Los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas, atendiendo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas y Precios. Segn las bases generales para el Perfeccionamiento Empresarial son elementos de gastos, aquellos que se identifican con su naturaleza econmica, estn o no asociados directa o indirectamente con el producto o servicio. Los elementos de gastos son aquellos que se incurren durante el proceso productivo o de servicio, tales como, administracin, distribucin, ventas y en otras ajenas a las actividades fundamentales de la entidad.

Los lineamientos generales del costo establecen como elementos de gastos los siguientes: Materias primas y materiales: Incluye las materias primas, materiales bsicos y auxiliares. Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con fines tecnolgicos para producir energa, bien estn asociados al proceso productivo, administrativo, de distribucin y venta o ajenos a las actividades fundamentales. Energa: Est constituido por todas las formas de energa adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las necesidades tecnolgicas y las restantes demandas elctricas. Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas a los trabajadores, incluyendo el acumulado de las vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales y cualquier remuneracin al trabajo que se realice a partir del fondo de salarios. Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos originados por la aplicacin de las tasas aprobadas por la legislacin financiera vigente que se aporta como contribucin al estado y como impuesto por la utilizacin de la fuerza de trabajo. Comprende adems los pagos por concepto de seguridad social a corto plazo que se realiza al personal de la entidad en los lmites establecidos por la ley. Depreciacin y amortizacin: Incluye los gastos de utilizacin de los activos fijos tangibles sobre la base de la aplicacin de las tasas establecidas al efecto a sus valores iniciales (en el caso de la depreciacin); y comprende tambin los gastos por la utilizacin de los activos fijos tangibles y la distribucin alcuota de los valores pagados por ellos. Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos asociados a la entidad que no se identifiquen con los elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse los gastos de personal en comisin de servicios, los impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos comprados, etc. Partidas del costo. La agrupacin de los gastos por partidas, est asociada al proceso de produccin o de servicio, teniendo como objetivos fundamentales la determinacin y clculo del costo del producto, servicio o proceso. Las partidas de costos agrupan los gastos, por la forma de inclusin en el producto y por su incidencia directa o indirecta.

Los gastos se agrupan por partidas por el hecho de que la agrupacin por elementos es insuficiente para la planificacin, el registro, el clculo y el anlisis del costo de produccin por tipos de productos. Partidas de costo directo: Materias primas y materiales. Salario y otros gastos de fuerza de trabajo.

Partidas de costo indirecto: Gastos indirectos de fabricacin. Sistemas de Costos. Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la produccin y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros. Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran: Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignacin de costos. Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y prorrateo de los gastos. Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de clculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, as como la metodologa para la presupuestacin de costos y determinacin de estndares. Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de Contabilidad de Costo segn la concentracin de los mismos: Sistema de Costo por Proceso. Sistema de Costo por rdenes de Trabajo. Sistema de Costo por Proceso: Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboracin continua o en masa, donde se producen unidades iguales sometidas a los mismos procesos de produccin. El mismo constituye un costo promedio, donde a cada unidad fsica de produccin se le asigna una parte alcuota del todo que representa el costo de produccin. Se utiliza cuando los productos se hacen mediante tcnicas de produccin en gran volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es adecuado cuando se producen artculos homogneos en gran volumen as como en las refineras de petrleo, en una fbrica de azcar o en una fabrica de acero. Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos bsicos del costo de un producto (materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin) se acumulan de acuerdo con los departamentos o centros de costos. Sistema de Costo por rdenes de Trabajo: Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de los gastos identificados con rdenes de produccin especificas, lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y determinar los

diferentes niveles del costo en relacin con la produccin total, en las empresas donde la produccin se hace por pedidos. Un sistema de acumulacin de Costos por rdenes de Trabajo es ms adecuado donde un solo producto o un grupo de productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida. Objetivo del Sistema de Costo por rdenes de Trabajo Responder rdenes segn la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones previamente establecidas. Bajo un Sistema de Costos por rdenes de Trabajo, los tres elementos bsicos del costo de un producto, es decir, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de produccin, se acumulan de acuerdo con su identificacin con cada orden. En este sistema la incorporacin de los gastos a la orden se realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal en el sistema y que se emitir una por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro auxiliar de la cuenta Produccin en Proceso y es diligenciada detalladamente y archivada al terminar las rdenes de trabajo. Para agregar los materiales directos a esta hoja de costos se dispone de un documento primario denominado Vale de Entrega o Devolucin, el cual reflejar el nmero de la orden para la cual es asignado y contabilidad por su parte procede al registro del consumo de los materiales de cada orden en la cuenta Produccin en Proceso. Respecto a la mano de obra directa, esta se determina segn el resumen de tiempo y trabajo donde se detallan las horas trabajadas por los obreros en cada orden, lo cual permitir identificar el costo por concepto de salario directo incurrido en las rdenes y reflejado contablemente en la cuenta Produccin en Proceso. Los otros gastos que no se identifican con una orden y se consideran indirectos, en la medida en que se incurren, se registran contablemente en la cuenta Costos Indirectos de Fabricacin. Para su prorrateo entre las rdenes resulta conveniente determinar una tasa de aplicacin la cual puede ser Real o Predeterminada. Si la tasa de aplicacin es Real parte de los datos histricos utilizndose el Mtodo de Costeo Real y si la tasa de aplicacin es predeterminada se toman los datos provenientes del presupuesto, utilizndose el Mtodo de Costeo Normal. La tasa de aplicacin se calcula dividiendo el total de costos indirectos de fabricacin entre el total de una base, la cual puede ser el gasto de material directo, horas de mano de obra directa, horas mquinas, unidades de produccin y costo de mano de obra directa. Una vez concluida la orden de produccin, esta ser transferida al almacn de produccin terminada y contabilidad proceder a contabilizar dicha produccin en la cuenta Produccin Terminada, para su posterior venta al cliente. Ya facturada y en poder del cliente se procede a registrar el costo de venta.

Los gastos de administracin y ventas no se consideran parte del costo de produccin de la orden de trabajo y se muestra separadamente en el estado de resultado. A continuacin se muestra para mejor comprensin un esquema de acumulacin de costos por rdenes de trabajo.

Leyenda: P.P: Produccin en Proceso. P.T: Produccin Terminada. C.V: Costo de Venta. Fuente: Elaboracin Propia. Premisas para la Implantacin de los Sistemas de Costos Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones mnimas, para que los resultados sean slidos y permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra adems de una contabilidad analtica con la creacin de una base organizativa que garantice su

implantacin, como sera: Asignar la tarea para la adecuacin e implantacin del Sistema de Costos a una persona que sirva como instrumento de direccin. Asignar la tarea al personal que se dedicar al control, registro y anlisis de los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos y adecuadamente. Instrumentar perodos de anlisis que hagan obligatorio su realizacin para la evaluacin de la gestin econmica administrativa a varios niveles. Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantacin y su posterior seguimiento de explotacin y utilidad. Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados.

Para la eficaz implantacin de este sistema hay que empezar por la base, en la unidad de produccin para consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior anlisis de los resultados reales y estimados. El sistema informativo debe establecerse en los talleres, organizando la base, sistematizando, estableciendo los mtodos de trabajo a travs de creacin de condiciones o implantando previamente un modelaje para recoger la informacin, estableciendo hbitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos en cada una de las reas de cada taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios, etc. En resumen, se considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan a continuacin para una

adecuada implantacin de un Sistema de Costos por rdenes. Determinar las reas de responsabilidad. Determinar el personal directo e indirecto a la produccin. Reporte de labor diaria. Control del consumo de materiales por rdenes de trabajo. Devoluciones de materiales al almacn. Reporte de produccin terminada. Implantacin de la orden de trabajo. Traspaso de las rdenes de trabajo entre reas. Control de los desperdicios para la venta. Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos: Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organizacin de las distintas reas para la elaboracin e implantacin de las bases normativas de consumo para los recursos que as lo requieran. Aspectos metodolgicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario para el registro y anlisis de los costos materiales, establecimiento de un mtodo de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboracin de las normas metodolgicas y especficas para la planificacin y control de los trabajos de mantenimiento. Aspectos relacionados con la operacin del sistema: Organizacin del flujo de informacin a suministrar al rea de contabilidad. Elaboracin de los presupuestos de gastos. Determinacin de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos aprobados y el anlisis de las variaciones.