ADQUIRIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA

1. TEMA I. GENERALIDADES SOBRE LAS COMPRAS

El xito de cualquier empresa, sea publica, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el rea, asi como habilidad, capacidad, inteligencia, empeo e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones ptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidacin definitiva. Para las empresas industriales y comerciales las compras representan una inversin de su capital, es otras palabras, es dinero de la compaa y por ello deben ser administradas. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a travs de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

GENERALIDADES
La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dos actividades son complementadas; no pueden existir una sin la otra, sean nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios. Las compras estn integradas al comercio, a la organizacin funcional especializada y a las tcnicas que impone el comercio; han alcanzado tal importancia y aun sigue creciendo que la productividad y comercializacin dependen de ellas. Debe entenderse que toda empresa dedicada a la produccin de satisfactores, comercializacin de estos o de los servicios que ofrece, tiene necesariamente que adquirir en forma adecuada y continua materias primas, mercancas u otros materiales para su correcto funcionamiento, con lo que podr cubrir las necesidades del mercado y cumplir con sus objetivos. Para tal fin, dichas materias primas, mercancas y dems materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: Precio Calidad Cantidad Condiciones de entrega Condiciones de pago Servicios de posventa

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El incumplimiento de todos o de algunos de estos requisitos repercutir invariablemente en la produccin o comercializacin de sus bienes o servicios, con lo cual la empresa proyectara una mala imagen, perder mercado y correr el riesgo de salir definitivamente del mismo.

CONCEPTO E IMPORTANCIA
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio.

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Pero, qu es comprar? ******************

Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero.

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; siendo hasta aqu la definicin usada por los libros especializados, y, la palabra correcto(a), se puede sustituir por las de adecuado, justo y/o preciso.

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Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Las compras pueden originarse por diversas situaciones. Sin embargo, en todas se identifica una necesidad, ya sea por el Departamento de Compras, o por una determinada persona o departamento en la organizacin, a fin de emitir un pedido u orden de compra. De igual forma, la funcin de administracin de compras persigue una serie de objetivos especficos, entre los cuales estn: a) Reduccin de costos y obtencin de utilidades, mediante la adquisicin de materiales apropiados en cantidad y precio, adems de recibidos en forma oportuna. Para lograrlo, el Departamento de Compras y Abastecimientos debe emplear la competitividad a fin de lograr la eficiencia. b) Servicio, el cual, mediante la capacitacin adecuada del Departamento de Compras, lograra apoyar en forma cooperativa a los dems departamentos en sus actividades operativas

1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales. 4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 5. Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos. 6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

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ELEMENTOS DE LAS COMPRAS

Son cuatro los elementos que conforman a la compra y son: a) Comprador: El personaje que ejecuta la accin de compra. El que hace fsicamente la transaccin, para quien se realizan las exhibiciones, a quien se busca atraer en el punto de venta. El comprador complementa la actividad comercial, facilitando la orientacin de las estrategias de venta y de la exhibicin en los puntos de venta o de exhibicin. b) Convenio: Es un acuerdo de voluntades entre dos o ms personas. c) Objeto y o servicio: Es un bien o servicio, que el vendedor ofrece al comprador. d) Vendedor : Es aquella persona que efecta la accin de vender algo, y de esa manera lograr una situacin de compra-venta en la que ambas partes, el comprador y el vendedor, se benefician mutuamente, todo esto a cambio de una remuneracin o pago.

CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Normalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes rubros: BIENES Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrcola, minera o de otras industrias, por medio de las cuales tendrn su primer grado de transformacin. Mercancas Productos terminados que se destinan a la venta de quienes lo necesitan Suministros varios

Bienes o servicios que se proveen en forma peridica o continua a una empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn, papelera, energa elctrica, gas, diesel, telfono, agua entre otros). SERVICIOS Los servicios pueden ser: - Personales

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- Financieros (Bancos, seguros) -Transportes (Terrestre, areo, martimo) -Tursticos

FUNCIONES DE LAS COMPRAS

Las funciones de servicio del Depto. de Compras se pueden dividir en 3 aspectos 1) LAS QUE SON SU RESPONSABILIDAD, Tales como cotizar, elegir proveedores y la relacin con los mismos, la mejora continua de su personal, la emisin de Pedidos y Ordenes de Compra, seguimiento de pedidos, asegurar los embarques, etc. 2) LAS COMPARTIDAS CON OTROS DEPARTAMENTOS, Tales como tener informes y asesoramiento, procedimientos para realizar inventarios, control de existencias, control de calidad, almacenaje, acciones legales (Depto. Legal), agentes aduanales, aseguramiento (Cas. de seguros), Bancos (Cartas de crdito), Artculos promocionales (Mercadeo),etc. 3) LAS ACTIVIDADES QUE NECESITA ESTAR INFORMADO: Ingreso de materiales y condiciones en que lleg el producto, lugar del almacenaje, pago de facturas, llegadas a las aduanas (arrivals)

PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS

Ya hemos dicho que el comprador debe buscar siempre, utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa, y para ello deber observar con toda atencin los siguientes principios: a) Las prcticas en el mundo de las compras debern sujetarse a las necesidades particulares de la empresa, sea sta comercial, industrial o de servicios. b) Las compras debern hacerse basndose en un examen minucioso de las caractersticas de las mercancas y los servicios ofrecidos por los proveedores.

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c) El acuerdo de lo que se haya de comprar y cul sea el momento de hacerlo, lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, as como del estado de la oferta y la demanda. d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios postventa. e) El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado. Todo eso que se ha detallado, se puede resumir en 3 elementos fundamentales: 1 Fijar claramente lo que la empresa necesita. 2 Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita, dentro o fuera del pais. 3 Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago as como servicios de postventa. Existen aspectos bsicos, correctos y tradicionales que se deben de considerar en la compra, y esos son: Calidad Cantidad Precio Financiamiento Servicio

QU ES LA CALIDAD? La necesidad que tengas determina el precio, el tiempo en que quieras tenerlo y las caractersticas que debe de tener para cubrir esa necesidad. En resumen La calidad la decides tu T eres el comprador, t decides que necesitas y que es lo que va a cubrir esa necesidad. Solo tu sabes cundo lo necesitas y tambin, solo t sabes cunto estas dispuesto a pagar. Sorprendido? No lo ests. Nosotros tenemos el poder, pero nos han estado programando para olvidar ese poder. salo. Investiga, compara y elige, solo as sers un Comprador Inteligente.

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Respecto a la calidad tenemos: Conveniencia: Determinar la calidad mnima aceptable. Esto es desde el punto de vista del departamento que lo va a usar. Disponibilidad: O sea adquirirlos con facilidad en las condiciones ya mencionadas anteriormente. O sea que se puede contar con el material dentro de un perodo razonable. Costo: Otro factor importante, ligado a los anteriores de manera muy fuerte. Es importante que el precio no exceda a lo que se ha estado comprando porque influye directamente en el costo. Sistematizacin: Es importante que se relacionen los distintos factores mencionados para tomar la mejor decisin y hacer una buena compra. Control de Calidad: Se refiere a revisar que los artculos, los materiales o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones, y considerar ciertos parmetros determinados.

RESPECTO A LA CANTIDAD: La cantidad a comprar es una decisin que toma el Depto. de Compras y podra aprovecharse las compras al mayoreo y procurando algunas reservas. Respecto a la cantidad a comprar, se debe relacionar el tiempo para comprar, tiempo para buscar y con el volumen econmicamente justificable, tanto al comprar como al almacenar. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, est regulada por algunos factores que se deben considerar: Tipo de Artculo Tiempo de entrega Necesidad del Pedido Precio unitario del material o servicio Promedio de compras del Inventario Emisin de pedidos Costo de transaccin Perodo de compra Mantenimiento del inventario (mximos y mnimos)

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Este ltimo factor implica otros factores, tales como Inversiones en el mismo, espacio en el Almacn, sueldo de los trabajadores del Almacn, aseguramiento, financiamiento, etc.

Factores que influyen en la cantidad:

a) Tiempo adecuado de entrega, recepcin y produccin: Esto es con relacin al proveedor. Eso toma en cuenta desde que se realiza el pedido, hasta que se reciben los artculos en la empresa compradora. Aqu tiene que ver el tiempo de trnsito, la produccin del artculo por parte del proveedor. b) Embarque (Tradicin comercial): Esto se relaciona con que el producto est listo, empacado para transportarlo y con la cantidad despachada. Aqu puede variar la cantidad, de acuerdo con lo que el proveedor produjo. El costo del transporte es otro valor que se suma al costo total de adquisicin que paga el comprador. El costo de transporte se relaciona con espacio, peso, riesgo y distancia. c) Almacenaje y mantenimiento: Esto ser de acuerdo a mximos y mnimos establecidos de los cuales ya se mencion antes. d) Mercado, condiciones y tendencias: Hay una tendencia de muchas empresas de que si el mercado eleva precios, se compra en mayor cantidad y si es lo contrario, entonces baja. RESPECTO AL PRECIO: El precio que se paga es responsabilidad del Encargado de Compras. La administracin de una empresa confa que el Depto. de Compras adquiera mercancas a precios favorables, que pueden dar una buena calificacin al Depto. o al Encargado

Factores que influyen en el precio:

Proveedor adecuado: Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un trato inteligente, sobre los factores de calidad y servicio (Trato a los clientes) y el mejor precio (esos factores son difciles de controlar)

Al proveedor habr que buscarlo o el proveedor enva a su representante para presentarnos sus productos. Elegir al mejor proveedor es responsabilidad del Jefe del Depto. Y debe escoger aquel que puede darnos muchas ventajas y facilidades. Entre los factores que nos pueden interesar para elegir un suplidor, debemos conseguir los siguientes: Averiguar todos los futuros y posibles lugares de suministro. Adquirir informacin para aprobar a los posibles proveedores.
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 Tratar y elegir quien surtir un pedido. Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. Duracin del proceso. Tiempos de entrega. Elegir un proveedor no significa que nos vamos a comprometer con l toda la vida, por el contrario, debemos buscar ms oportunidades de obtener los mismos productos con otros suplidores tratando siempre de conseguir mejores precios, pero manteniendo calidad, tanto en el producto como en el servicio y condiciones de pago.

FINANCIAMIENTO Este es un factor que debe tenerse presente, para ayudar a la liquidez de la empresa o tambin por la necesidad de efectivo para determinadas operaciones importantes. SERVICIO La entrega a tiempo, en nuestro domicilio que no signifique costo adicional, son algunos de los factores que pueden determinar elegir a determinado proveedor.

LAS COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES

Las compras pueden clasificarse por su mbito territorial en: Nacionales: Existen compradores que prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y no importa si tienen que pagar un poco ms y en muchos casos sacrifican algo de la calidad de los productos o del servicio. Las razones para hacer eso son las siguientes: a) Una fuente local puede, frecuentemente ofrecer un servicio ms confiable que otra que se encuentra a grandes distancias. El resultado es que se tienen entregas a tiempo; en caso de emergencia la respuesta del proveedor puede ser ms pronta que la que pueda tener uno del exterior. b) Hay aspectos muy razonables pero poco evidentes, tales como el social. Es decir la empresa trata de que la comunidad donde se encuentra operando prospere econmicamente hablando. Eso hace que la empresa goce de buena imagen pues contribuye al desarrollo local, comprando a otros que ofrecen trabajo a la comunidad.

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Sin embargo, esto no tiene mayor relevancia cuando se trata de alcanzar los objetivos de un departamento de Compras. Internacionales: Situaciones que dan origen a las compras en el extranjero: a) La obtencin de mercancas, maquinaria y equipo de pases extranjeros, que no se producen en el pas. b) La calidad c) El precio d) La adquisicin de mercancas en un pas extranjero, para usarlas en otro e) Los convenios y los tratados de libre comercio y produccin. Algunas formas de comprar en el extranjero: a) b) c) d) Directamente con un fabricante Por medio de un representante local Por medio de un representante en el exterior Una transnacional tiene un Depto. de Compras que negocia para todas las afiliadas o sucursales y es donde se centralizan los presupuestos de compras de todas sus diferentes empresas en todo el mundo. Algunos factores a tomar en cuenta para comprar al extranjero: a) b) c) d) e) f) Localizacin del proveedor El conocimiento de la capacidad tcnica del proveedor Capacidad de produccin y reaccin del proveedor Aspectos polticos y laborales del pas donde est el proveedor Tipo de cambio de la moneda en que se debe trabajar y la forma de pago Idioma y costumbres de cada pas.

La negociacin de muchos aspectos es determinante sobre todo en los costos de la importacin. Esos aspectos son medio de transporte, seguros de riesgos de la mercadera, formas de pago, honorarios del arbitraje en caso de siniestros o incumplimientos en la entrega, etc. Algunas veces se negocia bajo que leyes, de cual pas se van a dirimir los conflictos que surjan. Esto es parte de lo que al Derecho Internacional le compete.

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LAS COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO Y EN EL SECTOR PRIVADO

SECTOR PBLICO Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (Sistema de Adquisiciones y Contrataciones ( SIAC), que le dio vida a las Unidades de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) Presupuesto Programas Algunos de los objetivos de las compras dentro del gobierno son bsicamente los mismos que las compras del Sector Privado, e incluyen: Asegurar la continuidad de abastecimiento, para poder satisfacer las necesidades del servicio Evitar duplicacin y despilfarro Poder mantener los estndares de calidad requeridos en las compras de bienes y servicios. Desarrollar un ambiente de colaboracin entre el Depto. de Compras, respecto de todas las dependencias y departamentos a quienes se les brinda servicio. Obtener el mximo de ahorros, a travs de innovaciones en compras, mediante la aplicacin de tcnicas de anlisis de valor. Administracin de la funcin de compras, con una eficiencia interna Efectuar las compras al precio ms bajo, con buena calidad y todos los requerimientos necesarios.

Formas de Contratacin. Libre Gestin: es el procedimiento por el que las instituciones adquieren bienes o servicios relativos a sus necesidades ordinarias, disponibles al pblico en almacenes, fbricas o centros comerciales, nacionales o internacionales. Licitacin pblica por invitacin: La licitacin y el concurso pblico por invitacin son la forma de seleccin de contratistas en la que se elabora una lista de ofertantes, con un mnimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, a los que se invita pblicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos.
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Licitacin pblica.: Es el procedimiento por cuyo medio se promueve competencia, invitando pblicamente a todas las personas naturales o jurdicas interesadas en proporcionar obras, bienes y servicios que no fueren los de consultora. Contratacin directa. : La Contratacin Directa es la forma por la que una institucin contrata directamente con una persona natural o jurdica sin seguir el procedimiento establecido en esta Ley LACAP, pero manteniendo los criterios de competencia y tomando en cuenta las condiciones y especificaciones tcnicas previamente definidas.

SECTOR PRIVADO La empresa privada conforma diferentes sectores econmicos tales como Industrial, Comercial, Servicios, etc. y en cada uno de ellos hay diversidad de negocios que necesitan adquirir los insumos necesarios para sus operaciones. La operacin de compra en este sector est direccionado por presupuestos establecidos segn las necesidades de cada una de las organizaciones mencionadas y su forma de operar es orientado a lograr la mayor eficiencia posible, pues uno de los objetivos de la empresa privada es obtener ganancias financieras y econmicas, ya que se tiene que rendir cuentas a los accionistas o propietarios de las mismas. El departamento de Compras es muy importante para este sector, en vista de que puede originar ahorros y tambin costos, que se pudieran evitar si se hace una labor eficiente y productiva.

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