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DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD NTC-GP1000:2009 MECI-CALIDAD PARA LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA

ZAIDA YANETHE ZARATE PORRAS

Proyecto Gerencial presentado como requisito para optar al ttulo de Especializacin en Gerencia Pblica

Director Adm. Julio Torres Vega

UNIVERSIDAD DE SANTANDER, BUCARAMANGA ESPECIALIZACIN EN GERENCIA PBLICA 2012

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TABLA DE CONTENIDO Pg.

GLOSARIO................................................................................................................................10 RESUMEN ................................................................................................................................24 INTRODUCCIN.......................................................................................................................26 1. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN ..................................................................................28 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................28

1.2 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................28 2. MARCO DE REFERENCIA..................................................................................................29 2.1 MARCO TEORICO .........................................................................................................29 2.1.1 Antecedentes .........................................................................................................29 2.1.2. Concepto de Gestin.............................................................................................30 2.1.3. Entidades Pblicas ................................................................................................32 2.1.4 Gestin en las Entidades Pblicas ..........................................................................32 2.2 MARCO CONCEPTUAL ...............................................................................................34

2.3 MARCO LEGAL ...............................................................................................................37 3. METODOLOGA ...................................................................................................................42 3.1 TIPO DE ESTUDIO .......................................................................................................42 3.2 RECOLECCIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN ..........................................................42 4. RESULTADOS .......................................................................................................................47 4.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) .................................................................................................................................47 4.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL .............................................................................................................49

4.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009...............................................54 4.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA...........................................................................................................................63 4.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ................76 5. ANALISIS Y EVALUACIN DE LOS RESULTADOS ..................................................................83 5.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) .................................................................................................................................83 5.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL. ............................................................................................................83 5.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009...............................................84 5.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA...........................................................................................................................84 5.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ................................................................................86 5.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ................87 5.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009...............................................................................................88 6. CONCLUSIONES ...................................................................................................................90 6.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) .................................................................................................................................90 6.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL .............................................................................................................90

6.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009...............................................92 6.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA...........................................................................................................................92 6.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ................................................................................93 6.6 REFERENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ................94 6.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009...............................................................................................95 7. RECOMENDACIONES ...........................................................................................................97 7.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) .................................................................................................................................97 7.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL ......................................................................97 7.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 ...........................99 7.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA ....................100 7.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ..............................................................................101 7.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. ..............102 7.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009.............................................................................................103 8. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................106

9.

RECURSOS .....................................................................................................................107

10. LISTADO DE ABREVIATURAS .........................................................................................108 11. ANEXOS .........................................................................................................................111

LISTA DE FIGURAS Pg.

Figura 1. Paralelo entre la educacin y la educacin implementada con sistemas de gestin de calidad ..........................................................................................49 Figura 2. Mapa de procesos Institucin Educativa Provenza .......................................63 Figura 3. Estructura de la documentacin del SIG .........................................................68 Figura 4. Smbolo de la Institucin Educativa Provenza ................................................74 Figura 5. Smbolos de la Institucin Educativa Provenza realizado por Alumnos. ................................................................................................................................75

LISTA DE TABLAS Pg.

Tabla 1. Paralelo entre el Enfoque tradicional y el Enfoque basado en procesos de una IES. ....................................................................................................... 53 Tabla 2. Conceptualizacin descrita en la NTC-GP1000:2009. ................................ 54 Tabla 3. Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009. ....... 60 Tabla 4. Conceptos relativos a la documentacin de un sistema de gestin de la calidad. ........................................................................................................................... 61 Tabla 5. Procedimientos documentados exigidos por la NTC- GP 1000:2009 ....... 70 Tabla 6. Conformacin de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa de procesos. ......................... 76

LISTA DE ANEXOS Pg.

ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD .............................................................................. 111 ANEXO B: MAPA DE PROCESOS .............................................................................. 147 ANEXO C: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ......................................................... 148 ANEXO D : AUTOEVALUACION INSTITUCIPONAL I.E. PROVENZA 2011 ... 149 ANEXO E: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2012 I.E. PROVENZA...................................................................................................................... 190

GLOSARIO TRMINOS Y DEFINICIONES. Los siguientes trminos y definiciones son aplicables para el propsito de esta norma: Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. NOTA 1Puede haber ms de una causa para una no conformidad. NOTA 2La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. NOTA 1Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. Adecuacin. Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir requisitos Adquisicin de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad. Alta direccin. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin. NOTA: En el caso de los establecimientos educativos la alta direccin puede estar representada por las siguientes instancias: rganos de gobierno de carcter colegiado en los que participan representantes de los distintos estamentos de la comunidad educativa, como son los consejos directivos y acadmicos en los establecimientos educativos de

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carcter oficial rector, directores, coordinadores. En los establecimientos educativos de carcter privado pueden adems de las instancias antes mencionadas, la alta direccin est constituida por el vicerrector, secretario general o director administrativo juntas de socios, consejos de direccin, consejo de propietarios u otras instancias en que los creadores del establecimiento toman decisiones de alto nivel sobre el mismo. Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. NOTA En el mbito de esta norma las condiciones incluyen solamente aquellas que pueden tener una influencia significativa sobre la conformidad del producto y/o servicio. Las condiciones pueden incluir los factores fsicos, sociales, y ambientales (tales como la temperatura, instalaciones para el personal, ergonoma y composicin atmosfrica). Auditora interna. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. NOTA: Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora, y que sea verificable. Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin. Beneficiario (Cliente). Segn la [NTC-ISO 9000:2005], pueden ser una organizacin (vase el numeral 3.3.1.) o persona que recibe un producto o servicio (vase el numeral 3.4.2 de la norma ISO 9000:2005). EJEMPLO Los clientes de un establecimiento educativo son los beneficiarios del servicio educativo: estudiantes, padres de familia o acudientes, organizaciones que contratan servicios educativos, establecimientos educativos receptores de estudiantes provenientes de un nivel diferente o inferior de formacin, as como organizaciones o personas que se benefician del aprendizaje alcanzado.

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NOTA 1 La educacin es un servicio pblico al cual deben tener acceso todas las personas sin importar su gnero, origen, razn o condicin econmica, consistente en ofrecer formacin bsica o complementaria, formal o no formal. La educacin puede ser de carcter oficial o privado. En el primer caso, el operador es el Estado, mientras que en el segundo, es un particular, sin que esto le cambie su condicin de servicio pblico. NOTA 2 Los beneficiarios (clientes) en los establecimientos educativos varan segn el contexto y el tipo de servicio ofrecido. Por ejemplo, en los establecimientos de educacin formal desde el prescolar hasta la media los beneficiarios (clientes) son los estudiantes y padres de familia. Igualmente, pueden ser entes gubernamentales que contratan a particulares para que presten el servicio Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2"Inherente", en contraposicin a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una caracterstica permanente. Calidad en el servicio educativo. Grado en el cual las caractersticas inherentes del Servicio Educativo al finalizar cada perodo, ao, nivel y ciclo de educacin, cumplen los requisitos legales, lineamientos y estndares curriculares y dems compromisos establecidos en el PE as como las obligaciones especficas acordadas con los estudiantes, padres de familia y otras partes interesadas. NOTA 1 El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de adjetivos tales como pobre, buena, alta o excelente. NOTA 2 "Inherente" en contraposicin a "asignado" significa que existe en el Servicio Educativo, especialmente como una caracterstica permanente. Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
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NOTA Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el trmino cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Comunidad educativa. Es el grupo de personas encargadas del diseo, ejecucin y evaluacin, del Proyecto educativo institucional (PE) y de la buena marcha del establecimiento educativo. Est conformada por estudiantes, educadores, padres o acudientes, egresados y administradores escolares. Concesin. Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. NOTA: Una concesin est generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene caractersticas no conformes, dentro de lmites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. . Conformidad. Cumplimiento de un requisito. NOTA 1 Vanse artculo 68 de la Constitucin Nacional, artculo 6 de la Ley 115 de 1994 y artculo 18 del Decreto 1860 de 1994. Contexto interno. Ambiente interno en el cual la organizacin busca alcanzar sus objetivos. NOTA: El contexto interno puede incluir: gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades; polticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlos; las capacidades, entendidas en trminos de recursos y conocimiento (por ejemplo capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologas); sistemas de informacin, flujos de informacin y procesos para la toma de decisiones (tanto formales como informales); relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y valores; la cultura de la organizacin; normas, directrices y modelos adoptados por la organizacin; y forma y extensin de las relaciones contractuales. Contexto externo. Ambiente externo en el cual la organizacin busca alcanzar sus objetivos.

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NOTA: El contexto externo puede incluir: el ambiente cultural, social, poltico, legal, reglamentario, financiero, tecnolgico, econmico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local; impulsores clave y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organizacin; y relaciones con las partes involucradas (vase el numeral 2.13) y sus percepciones y valores. Control de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Conveniencia. Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales. Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA 1Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva NOTA 2Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificacin. Diseo y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica, programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o sistema, producto y/o servicio. NOTA 1 Los trminos "diseo" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinnimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseo y desarrollo. NOTA 2 Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se est diseando y desarrollando (por ejemplo: diseo y desarrollo del producto o servicio, o diseo y desarrollo del proceso). Documento. Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentacin".

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NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Docente. Educador que ejerce la formacin y enseanza en establecimientos oficiales y no oficiales de educacin que planifica, desarrolla, evala y ejecuta acciones de mejora para el aprendizaje de los estudiantes. NOTA: La definicin de docente en el sector oficial se ampla en el decreto 1278 de 2002. Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. Especificacin. Documento que establece requisitos. NOTA 1 Segn el artculo 2 de la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestin de la Calidad se desarrollar y se pondr en funcionamiento, en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado, por servicios de la Rama Ejecutiva del poder pblico del orden nacional, y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las dems ramas del poder pblico en el orden nacional. As mismo, en las Corporaciones Autnomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica o las privadas concesionarias del Estado.
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Establecimiento educativo. Es un conjunto de personas y bienes promovido por las autoridades pblicas o por particulares, cuya finalidad es prestar el servicio de educacin. El servicio ofrecido sigue una secuencia regular con sujecin pautas curriculares progresivas y conduce a grados y ttulos. EJEMPLO: Establecimientos educativos que ofrecen al menos un grado de prescolar y la bsica, que se denominan instituciones educativas y centros educativos los que no tienen oferta completa. Estructura de la entidad. Distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del marco de la Constitucin y la Ley. NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad. Evaluacin. Proceso para determinar el valor de algo. Es conveniente aplicarla f de acuerdo con objetivos prestablecidos o criterios definidos, y partiendo de un nivel inicial. Evaluacin institucional. Proceso de revisin a las diferentes estructuras, recursos, procesos, acciones o resultados de una institucin educativa, con miras a la toma de i decisin. De acuerdo con quien la hace, la evaluacin se clasifica en interna o externa. Interna: Es la que aplica el establecimiento educativo y cuyos resultados son de manejo interno. Incluye la autoevaluacin institucional. Externa: Es la que aplican agentes externos al establecimiento educativo. Las evaluaciones externas ms extendidas en Colombia son las pruebas SABER, que se aplican censalmente a los estudiantes de los grados 5, 9 y 11 de los establecimientos educativos del pas, para determinar los resultados de la accin educativa sobre los estudiantes en un momento determinado. Ejemplos de otras pruebas internacionales de carcter muestral son TIMSS (Estudio Internacional de Tendencias en Matemticas y Ciencias), PISA (Programa Internacional para la Evaluacin de Estudiantes), LLECE (Evaluaciones del Laboratorio Latinoamericano de Evaluacin de la Calidad Educativa), entre otras. Tambin se incluyen en las evaluaciones externas las que realizan sobre los procesos, recursos o resultados de los establecimientos educativos las secretaras de educacin, auditores
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externos o pares evaluadores, o las pruebas mustrales o censales aplicadas a los estudiantes en diferentes entidades territoriales Formacin. Proceso por medio del cual una institucin educativa promueve el desarrollo integral de las personas, facilita la apropiacin y el uso adecuado del conocimiento con el propsito de mejorar la calidad de vida y lograr una adecuada articulacin con su entorno. Funcin de una entidad. Se entiende como el objeto social o la razn de ser de la entidad. Gestin. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Habilidad. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos comportamientos personales para desempear una actividad. Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos necesarios para el funcionamiento de una entidad. y o

servicios

Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una entidad. Marco legal vigente. Leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas y directivas que regulan o inciden, directa o indirectamente, la prestacin del servicio educativo. NOTA Vanse normas nacionales en www.mineducacion.gov.co, "Asesora Jurdica" y educacin privada" y locales en las pginas web de cada secretaria de educacin. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada entidad en particular. Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
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No conformidad. Incumplimiento de un requisito (Vase 3.47) Objetivo de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. NOTA 1Los objetivos de la calidad se basan en la poltica de la calidad definida por la entidad. NOTA 2Los objetivos de la calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad. Parte interesada. Persona o grupo que tiene inters en el desempeo o el xito de una organizacin. EJEMPLO Para los numerales del documento GTC 200: una parte interesada puede ser un beneficiario (cliente) (vase el numeral 3.1), una asociacin de padres, otros organismos educativos relacionados, (vase el numeral 3.5), instituciones de educacin superior, instituciones de formacin para el trabajo, empleadores, los proveedores, la alta direccin, los accionistas, propietarios y la sociedad. Las autoridades educativas que regulan la prestacin del servicio y demandan informacin para su control y seguimiento son consideradas como partes interesadas. Planificacin de la calidad. Parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. NOTA El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificacin de la calidad. Poltica de la calidad de una entidad. Intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de la entidad. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA1 Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo.

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Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente pueden existir, segn sea aplicable, los siguientes: Procesos estratgicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. Procesos de evaluacin: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales. Procesos educativos. Conjunto de actividades interrelacionadas que tienen como objetivo la formacin en los estudiantes de las competencias bsicas, ciudadanas y laborales que les permitan un desarrollo personal, cultural, social y productivo acorde con sus

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proyectos de vida y la dinmica y proyeccin socio-econmica de su entorno Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. NOTA En esta Norma, el trmino "producto y/o servicio" se aplica nicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por l, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realizacin del producto o prestacin del servicio. Proveedor. Organizacin o persona que proporciona un producto y/o servicio. EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o informacin. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. NOTA 2En una situacin contractual, un proveedor puede denominarse "contratista". Proyecto Educativo Institucional (PE). El proyecto educativo institucional es un documento que contiene la propuesta de educacin que hace un establecimiento educativo, en la que plasma sus principales objetivos, el enfoque pedaggico, metodolgico y curricular, los elementos que lo caracterizan y diferencian de otros, define las competencias a desarrollar a travs de la formacin ofrecida, lo que espera alcanzar y las estrategias para hacerlo. NOTA Vanse artculo 73 de la Ley 115 de 1994 y artculos 14 y 15 del Decreto 1860 de 1994. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la organizacin (vase NTC-ISO 9000 numeral 3.3.1), sus beneficiarios (clientes) (vase NTC-ISO 9000 numeral 3.3.5) y otras partes interesadas (vase NTC-ISO 9000 numeral 3.3.7) que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
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NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin. Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita. NOTA 2La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carcter legal. NOTA 3Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente. NOTA 4Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. Revisin. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. EJEMPLO Revisin por la direccin, revisin del diseo y el desarrollo, revisin de los requisitos del cliente y revisin de no conformidades. Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

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NOTA 1Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfaccin del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfaccin del cliente. NOTA 2Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con l mismo y stos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfaccin de su parte. Servicio educativo. Resultado de los procesos educativos, definido en el proyecto educativo institucional, el cual est orientado a la formacin, desarrollo y cumplimiento en los estudiantes de las competencias planificadas y acordadas. Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de lograr un propsito. Sistema de gestin. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Sistema de gestin de la calidad. Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. Sistema de Gestin de la Calidad para entidades. Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin. NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: el origen de los materiales y las partes, la historia del procesamiento y la distribucin y localizacin del producto y/o servicio despus de su entrega. Validacin. Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista. NOTA 1El trmino "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2Las condiciones de utilizacin para validacin pueden ser reales o simuladas.
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Verificacin. Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1El trmino "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2La confirmacin puede comprender acciones tales como: la elaboracin de clculos alternativos; la comparacin de una especificacin de un diseo nuevo con una especificacin de un diseo similar probado; La revisin de los documentos antes de emisin.

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RESUMEN

Palabras Claves: SGC, NTC-GP1000:2009, MECI, DOFA, procesos, procedimientos, misin, visin, poltica de calidad, IAP, PHVA, indicadores. El presente trabaj se realiz con el objetivo de lograr la implementacin del sistema de gestin de calidad en La institucin educativa Provenza bajo los estndares de calidad NTC GP-1000;a travs del diseo, implementacin y mantenimiento de un SGC en la institucin, para promover la organizacin de la gestin interna, mediante una cultura del mejoramiento continuo y autoevaluacin. Basados en el DECRETO No. 4110 DE 2004 (9 Dic. 2004), por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.El estudio es DESCRIPTIVO, utilizando el mtodo deductivo. Se obtuvo la identificacin y comprensin de la conceptualizacin descrita en la NTC-GP 1000:2009, para la implementacin de un sistema de calidad y el establecimiento de los procesos, procedimientos y trmites estandarizados y normalizados en la Institucin Educativa Provenza. Se mejor continuamente la eficacia el SGC mediante el uso de la misin, visin, poltica de calidad, objetivos de calidad, y aplicacin del PHVA y se foment la participacin de todos los miembros de la comunidad educativa para documentar y difundir los documentos del sistema de calidad de acuerdo con sus reas de responsabilidad. ABSTRACT Keywords: SGC, NTC-GP1000: 2009, MECI, DOFA, processes, procedures, mission, vision, quality policy, IAP, PHVA indicators. This work was done with the objective of implementing the quality management system in school Provenza quality standards under NTC GP-1000, through the design, implementation and maintenance of a QMS in institution to promote the internal management organization, through a culture of continuous improvement and self-evaluation. Based on Decree No. 4110 of 2004 (December 9, 2004), which is regulated for Law 872 of 2003 and adopted the Technical Standard of Quality in Public Management NTCGP 1000:2004. The study is descriptive, using the deductive method. Was obtained the identification and understanding of the conceptualization described in NTC-GP

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1000:2009, for the implementation of a quality system and the establishment of processes, procedures and standardized and normalized procedures in educational institution Provenza. Was improved SGC effectiveness continually through the use of the mission, vision, quality policy, quality objectives, and implementation of PHVA and encouraged the participation of all members of the educational community to document and disseminate documents of the system quality according to their areas of responsibility.

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INTRODUCCIN La Institucin Educativa Provenza, es una entidad de carcter oficial, ubicada en la ciudad de Bucaramanga, Departamento Santander, con Resolucin de aprobacin: No 01534 de 1 de junio de 2004 registrada con NIT: 804005058-6 DANE: 168001001050, que ofrece educacin formal en los niveles de prescolar, bsica y media. La institucin est conformada por tres sedes. La sede Ase encuentra situada en el barrio Provenza en la Carrera23 No 109-07 y limita al norte con la calle 105, al sur con el polideportivo Provenza, al oriente con la carrera23 y al occidente con la CDMB y la quebrada Cuellar. La sede B se encuentra ubicada en el Sector5 Parte baja del Barrio El Cristal. La sede C ubicada Calle 108 No. 23B-04Barrio del Barrio Provenza En la actualidad La institucin educativa Provenza cuenta con una poblacin escolar de 1994 estudiantes distribuidos de la siguiente forma: En la sede A, 136 estudiantes de prescolar, 562 estudiantes de bsica Primaria, 566 estudiantes de secundaria para un total de 1264 estudiantes. La sede B cuenta con una poblacin escolar de 30 estudiantes en el grado prescolar, 94 estudiantes de Bsica primaria, para un total de 124 estudiantes. La sede cuenta con una poblacin escolar de 30 estudiantes en el grado prescolar, 369estudiantes de Bsica primaria, 207 estudiantes de bsica secundaria para un total de 606estudiantes. La institucin cuenta una nomina 5 directivos docente: un rector, cuatro coordinadores, 65 docentes, de los cuales 54 docentes regidos por el decreto 2277, 10 docentes regidos por el decreto 1278, 1 docente provisional3 auxiliares administrativos, tres auxiliares de servicios generales. Se justifica implementar y mantener un SGC en las instituciones educativa Provenza , porque se promueve la organizacin de la gestin interna, permite definir criterios comunes para la planeacin, ejecucin y evaluacin de la gestin educativa para lograron mejor entendimiento de las necesidades y expectativas de los padres de familia y estudiantes promoviendo una cultura del mejoramiento continuo y

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autoevaluacin con base en cifras e indicadores concretos que facilita la capacidad de demostrar la eficacia de las acciones realizadas. El presente trabajo pretende a partir de un diagnostico disear e implementar el sistema de gestin de calidad NTC-GP1000:2009 definiendo las estrategias para el diseo, implementacin y evaluacin de los procesos y procedimientos en la Institucin Educativa Provenza bajo el criterio de efectividad y eficiencia. Para evidenciar si el colegio cumple con el anterior objetivo fundamental, es necesario que una entidad competente los certifique por haber adoptado algn modelo de gestin de la calidad para nuestro caso la GP 1000:2009, enfocado en la prestacin del servicio educativo y considerado como el conjunto de criterios y elementos estandarizados cuya aplicacin y evaluacin busca facilitar el logro de una gestin de calidad. El mtodo que se utilizara es el deductivo, ya que a partir de los principios descubiertos, se aplicara en caso particular la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad ella Institucin Educativa Provenza. Se tendr en cuenta la metodologa Investigacin, Accin, Participacin (IAP) en la Institucin Educativa y a que el investigador forma parte del grupo estudiado e interacta con ste para guiarlo en la implementacin de la NTC-GP1000:2009.

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1. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar diagnstico de la institucin a travs del anlisis DOFA Identificar y comprender la conceptualizacin descrita en la NTC-GP 1000:2009 Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestin de calidad integral Establecer los procesos, procedimientos y trmites estandarizados y normalizados en la Institucin Educativa Provenza Definir una Cultura de Calidad en la Institucin Educativa Provenza. Establecer las estrategias para la apropiacin de los procesos y procedimientos en la Institucin Educativa Provenza. Lograr la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en La Institucin Educativa Provenza bajo los estndares de calidad NTC GP1000:2009. 1.2 OBJETIVO GENERAL

Disear e implementar el sistema de gestin de calidad NTCGP1000:2009 Meci Calidad para la institucin educativa Provenza Bucaramanga fundamentado en los procesos sostenibles, medibles y costeables bajo el criterio de efectividad y eficiencia.

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2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEORICO

2.1.1 Antecedentes En el sector Industrial el inters por la calidad se inici sobre todo como una estrategia defensiva de muchas empresas para resolver sus problemas de compatibilidad de productos o servicios, sus dificultades de produccin internas y sobre todo con la idea de que poda servir para reducir costos. Es por esta razn que en la actualidad hay quienes todava identifican la calidad con la reduccin de costos. Superada la fase defensiva en el sector industrial, el inters por la calidad de muchas empresas obedeci a su necesidad de encontrar una estrategia para continuar en el mercado. El objetivo que se persegua entonces era asegurarse unos niveles determinados de productividad y competitividad que posibilitaran la supervivencia de la empresa. Desde esta perspectiva la calidad no solo afecta a los aspectos tcnicos de los productos o de los servicios, tambin se nota su efecto en las relaciones de la empresa con sus clientes y en lo que stos esperan de ellas. Actualmente, para muchas empresas, la preocupacin por la calidad se traduce en una estrategia con la que competir en su mercado. La calidad se ha convertido en una necesidad estratgica y en un arma para sobrevivir en mercados altamente competitivos. La empresa que desea ser lder debe saber qu espera y necesita su clientela potencial, tiene que producir un buen producto, debe cuidar las relaciones con sus clientes y, para lograrlo, es comn que hoy da las empresas vinculen su estrategia de marketing a su sistema de calidad. Ahora bien, es evidente que aunque todos recurrimos al mismo trmino de calidad, no todos entendemos lo mismo. Para el experto, productor o proveedor de un servicio, calidad significa fundamentalmente qu y cmo es ese producto (es decir, la efectividad).En otros trminos, lo que el cliente realmente se lleva. Para el cliente, en cambio, lo importante es para qu le sirve y si respondi a sus necesidades y expectativas, lo que podemos definir como su satisfaccin o utilidad. Para el empresario (y en su caso las Administraciones Pblicas cuando actan como tales)
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lo importante es la relacin costo-beneficio o, en otros trminos, la eficiencia que se alcanza. Conceptualmente, hablamos en trminos de: CALIDAD CIENTIFICO: Tcnica: por ejemplo, la que el cliente realmente est recibiendo y que debe ser juzgada en relacin con los avances tcnicos disponibles en ese momento y el juicio profesional. CALIDAD FUNCIONAL: Por ejemplo, la forma en que se imparte docencia tal y como es juzgada o percibida por el cliente. CALIDAD CORPORATIVA: Por ejemplo, la imagen que transmite una Universidad, juzgada por los estudiantes, sus familiares, los clientes potenciales y el PDI Y PAS y que condiciona poderosamente las otras visiones de la calidad. La Gestin de Calidad total es entendida hoy da como un conjunto de tcnicas de organizacin orientadas a la obtencin de los niveles ms altos de calidad en una empresa. Estas tcnicas se aplican a todas las actividades de la organizacin, lo que incluye los productos finales, los procesos de fabricacin, la compra y manipulacin de los productos intermedios, todos los procesos de negocio asociados a la venta y a todos los clientes (internos y externos). 2.1.2. Concepto de Gestin El concepto de gestin por estos das, se ha convertido en un trmino muy usado en la gerencia moderna, pro a pesar de su uso constante pocos han reflexionado sobre su significado y no se tiene un concepto unificado. Algunos han definido gestin como el conjunto de actividades tendientes al logro de un objetivo especfico. La anterior es una definicin muy usual pero que se comparte si se mira desde otra ptica, ya que sta no permite medir en forma real. Si se mediera esta gestin, tendramos que decir que se hace mucha gestin cuando se realizan muchas actividades, lo cual no es cierto. Por lo anterior, el concepto de gestin debe mirarse como el logro de la misin o el cumplimiento de los objetivos. Esto nos lleva a revisar los trminos misin y objetivos. Se entiende por misin el cumplimiento de

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una tarea encomendada a alguien. Y la tarea encomendada a las personas o las empresas es la de servir o contribuir al mejoramiento de la colectividad o la sociedad. Es decir, contribuir a pasar de un estado actual A, a un estado mejorado B. Se entiende por objetivo el fin de nuestros productos o el fin de nuestros procesos. Es decir el punto a donde debemos llegar. Toda organizacin tiene dos objetivos generales: en lo social y en lo institucional. Son dos objetivos de la organizacin, sociales o externos e Institucionales o Internos. Los primeros o sociales, tendr como objetivo o cliente la sociedad y los segundos o Institucionales, tendrn como objetivo o cliente la propia empresa y sus dueos. Debe cambiarse el concepto antiguo de que Gestin es actuar o trabajar. Debe entenderse como el mejoramiento de objetivos, como los aciertos y no como los lanzamientos; debe entenderse como los aciertos y no como la bsqueda. La Gestin entonces est relacionada con los resultados o logros y no con el trabajo o las actividades desarrolladas. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que el control de gestin se concibe sobre una empresa en funcionamiento y se basa en la continua conversin de informacin clave en accin proactiva, a travs de la toma efectiva de decisiones. Por lo anterior, es vital contar con informacin administrable, que permita su anlisis gil: este tipo particular de informacin est contenido y representado en los indicadores de gestin. Podemos considerar en la organizacin la gestin en tres niveles diferentes: 1. Gestin Estratgica: Se desarrolla en la direccin y tiene como caracterstica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es generalmente corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definicin marco del negocio e incluye la relacin de la empresa con el entorno. 2. Gestin Tctica: Se desarrolla con base en la gestin estratgica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo abarca las unidades estratgicas de negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratgicas. Enmarca las funciones de la organizacin y coordinacin.

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3. Gestin Operativa: Se desarrolla con base en la gestin Tctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Bsicamente tiene que ver con las funciones de ejecucin y control. 2.1.3. Entidades Pblicas

Son los Entes de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.Estas Entidades estn reguladas a su interior a travs de las oficinas de control interno y externamente por la contralora, procuradura o fiscala dependiendo del rea a regular.

2.1.4 Gestin en las Entidades Pblicas La gestin en las Entidades Pblicas se enmarca en los siguientes principios, los cuales deben ser gua de la alta direccin para mejorar el desempeo: Enfoque hacia el Cliente: La razn de ser de las Entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la Entidad. Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas: es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.

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 Enfoque basado en procesos: En las Entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Enfoque del Sistema para la Gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las Entidades en el logro de sus objetivos. Mejora Continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las Entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la Entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin y no simplemente en la intuicin. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las Entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Coordinacin, Cooperacin y Articulacin: El trabajo en equipo, en y entre Entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las Entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos para facilitar as el bien social.

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2.2

MARCO CONCEPTUAL

ACREDITACIN: Mtodo empleado para calificar atributos de la atencin brindada por un establecimiento. Tambin se le define como el procedimiento de evaluacin peridica de los recursos de un servicio o establecimiento de salud que tiende a garantizar la calidad de atencin a travs de estndares previamente definidos y aceptados. ADMINISTRACIN: Conjunto de tcnicas por medio de las cuales se determinan, clasifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular (Petersen y Plowman) CALIDAD HUMANA: Comprensin. Cortesa, Confidencialidad, Comunicacin,

CALIDAD DE LOS RECURSOS: Caractersticas que deben presentar para satisfaccin del usuario externo o interno. CENTRALIZACIN: Modo operativo en el que se concentra las funciones decisorias. CONTINUIDAD: Capacidad del servicio de realizar actividades debidas en la secuencia apropiada y sin interrupcin del proceso de atencin al usuario, desde la primera atencin hasta la satisfaccin de sus necesidades, solicitudes y expectativas de salud. CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades, por medio del cual una parte que se denomina CONTRATISTA, se obliga para con la OTRA, que se denomina CONTRATANTE, a dar, hacer, o no hacer una cosa. Son contratos todos los actos jurdicos, mediante los cuales se adquiere derechos o contrae obligaciones. DESCENTRALIZACIN: Proceso de delegacin de decisin, responsabilidad y funciones o actividades que realiza el poder central de una entidad para simplificar su operatividad, con el objeto de lograr mayor cobertura y mejores resultados. DISPONIBILIDAD: Cantidad de Recursos por unidad de poblacin a atender. Si solo es una lista de recursos, se le denomina inventario.

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EDUCACIN: El proceso bidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar. La educacin no slo se produce a travs de la palabra, est presente en todas nuestras acciones, sentimientos y actitudes.* El proceso de inculcacin / asimilacin cultural, moral y conductual. EFECTIVIDAD: Expresa cambios que la ejecucin de un programa de trabajo, genera en una poblacin. Relaciona Eficiencia y Eficacia. Relacionada con Indicadores de Efecto e Impacto. EFICACIA: Califica logro de los Objetivos. Relacionada directamente con la Disponibilidad, Accesibilidad, Cobertura, Concentracin y Calidad de los Recursos. EFICIENCIA: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimizacin. El Indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimizacin de los insumos (entendindose como la mejor combinacin y la menor utilizacin de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecucin de las metas. EMPRESA ESTATAL: Es una empresa pblica controlada por el Estado que no est sujeta al rgimen jurdico de los organismos de la administracin y que no se ha constituido en forma de sociedad. ENCUESTA: estudio que se realiza con base a una muestra poblacional de caractersticas y nmero especiales que permite tomar conocimiento de los hechos en un momento determinado y en una poblacin especfica. EQUIDAD: Distribucin de Recursos en funcin de las necesidades de la poblacin. A mayor necesidad, debera existir una mayor asignacin de recursos ESTRATEGIA: Alternativas que se pueden optar para lograr los objetivos. Son las Variables Controlables.

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ESTRUCTURA: Conjunto de Recursos (humanos, fsicos, financieros y tecnolgicos) necesarios para producir una actividad. INCIDENCIA: Capacidad de una organizacin para afectar decisiones que involucran sus propios intereses o de otros que representa INTEGRALIDAD: Capacidad de un servicio, para identificar todas las necesidades clnicas del usuario y de procurar los medios para tratarlas con acciones preventivas, curativas y de rehabilitacin. MECI: Modelo Estndar de Control Interno MODELO NORMATIVO: Conjunto de conceptos que describen los parmetros bajo cuyo cumplimiento deberan comportarse todas las personas de una empresa con el fin de lograr los objetivos que se hayan propuesto. OFERTA: Capacidad de producir actividades. Se mide a travs de Indicadores de Cantidad (produccin, productividad, rendimiento) y de Calidad (capacidad de respuesta, calidad humana, cortesa, etc.) OPORTUNIDAD: Capacidad del servicio para intervenir en el debido tiempo. ORGANIZACIN FORMAL: Es aquella en la que s se han determinados los mbitos, alcances y caractersticas de las relaciones interpersonales y sociales. PARTICIPACIN: Accin de involucrarse en el desarrollo de una actividad o proyecto. Es estar involucrado o desempear un papel en algo. Ser escuchado y tomado en serio por lo general cuando se toman decisiones. La participacin, sin embargo, tambin puede ser simblica, lo que quiere decir que no se toma en serio a la persona y slo se permite su participacin para mantenerla contenta o porque se ve bien. REDES: Tipo de organizacin operativa que permite prestar determinados servicios de manera complementaria o de manera integral en distintos centros de atencin. Ej: Red de Hospitales, Red de Consultorios, red de educacin, etc. TENDENCIA: Cambio en el tiempo de las Variables de un servicio. TRANSICIN poblacin. DEMOGRFICA: Volumen y composicin de la

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TRANSICIN EPIDEMIOLGICA: Perfil de la salud en una poblacin dada. UTILIZACIN: Relacin entre los Recursos Utilizados y los Recursos Disponibles Existentes. VARIABLES: Caractersticas o atributos de un servicio, medidas por Indicadores. 2.3 MARCO LEGAL ISO 9001 La norma ISO 9001 de 2008 elaborada por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin, y especfica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, para certificacin o con fines contractuales. Actualmente es la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008. ISO 9001: Contiene la especificacin del modelo de gestin. Contiene "los requisitos" del Modelo. ISO 9004: Contiene a la vieja ISO 9001, y adems ampla cada uno de los puntos con ms explicaciones y casos, e invita a los implantadores a ir ms all de los requisitos con nuevas ideas, esta apunta a eficiencia del sistema. De todo este conjunto de Normas, es ISO 9001 la que contiene el modelo de gestin, y la nica capaz de certificar. Los documentos base para la elaboracin de las normas SGC GP 1000 fueron principalmente las normas de la serie ISO 9000. La implementacin de la norma permite el cumplimiento de la norma internacional ISO 9001, puesto que ajusta la terminologa y los requisitos de sta a la aplicacin especifican en las entidades obligadas. Sin embargo, la norma NTC GP 1000:2009 integra requisitos y concepto adicionales a los del estndar ISO. LEY 489 DE 1998(diciembre 29) ARTICULO 27. Crase el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participacin, polticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologas, sistemas de informacin, y tecnologa aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la funcin administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor pblico.

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ARTICULO 28. OBJETO. El Sistema Nacional de Control Interno tiene por objeto integrar en forma armnica, dinmica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones pblicas, para que, mediante la aplicacin de instrumentos idneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado El Sistema de Control Interno( Ley 872 de 2003 )Reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2004, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4295 de 2007"Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios". Artculo 1. Creacin del sistema de gestin de la calidad. Crase el Sistema de Gestin de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente. Artculo2. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestin de la calidad se desarrollar y se pondr en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden Nacional, y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional. As mismo en las Corporaciones Autnomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica o las privadas concesionarios del Estado. Pargrafo 1. La mxima autoridad de cada entidad pblica tendr la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestin de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposicin ser causal de mala conducta.

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Pargrafo 2. Las Asambleas y Concejos podrn disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades de la administracin central y descentralizada de los departamentos y municipios. Pargrafo transitorio. Las entidades obligadas a aplicar el Sistema de Gestin de la Calidad, contarn con un trmino mximo de cuatro (4) aos a partir de la expedicin de la reglamentacin contemplada en el artculo 6 de la presente ley para llevar a cabo su desarrollo. DECRETO No. 4110 DE 2004 (9 Dic. 2004) Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. ARTCULO 1. Adoptase la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003. DECRETO 2375 DE 2006 (julio 17) Por el cual se reglamenta el artculo 7 de la Ley 872 de 2003. El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales en especial las conferidas en el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y la Ley 872 de 2003, Artculo 1. Las entidades y agentes obligados de que trata el artculo segundo de la Ley 872 de 2003, que deseen certificar su sistema de gestin de la calidad bajo la norma NTCGP: 1000:2009, debern realizarlo ante un organismo de certificacin de sistemas de gestin de calidad acreditado bajo dicha norma, por la Superintendencia de Industria y Comercio. DECRETO 4485 DE 2009 (Noviembre 18) Por medio de la cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. El presidente de la repblica de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artculo 189 numeral 11 de la Constitucin Poltica, y en la Ley 872 de 2003. Artculo 1. Adptese la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los
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organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003. La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2009 versin 2009 es parte integrante del presente decreto, de obligatoria aplicacin y cumplimiento, con excepcin de las notas y los recuadros de orientacin los cuales expresamente se identifican como de carcter informativo. Artculo 2. Los organismos y entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del ao siguiente a la publicacin del presente decreto, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versin de la norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2009. Vencido el trmino del ao sealado en el presente artculo, la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, las certificaciones y las renovaciones de las mismas debern efectuarse de conformidad con la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Versin 2009. Plan Nacional de Desarrollo 2007 2010. Programa de gobierno: Luis francisco Bohrquez, 2012-2015. Lucho con todo el corazn. El municipio de Bucaramanga a travs de la Secretara de Educacin fortalecer las estrategias para continuar con el proceso de implementacin y certificacin en calidad de todas las instituciones educativas del Municipio de Bucaramanga, con el fin de alcanzar mejores niveles de eficiencia, eficacia en la prestacin del servicio educativo. As mismo, se garantizar la continuidad del proyecto de modernizacin de la Secretara de Educacin con el fin de lograr la implementacin de todos los 14 macro procesos con sus procesos y subprocesos, con el propsito de continuar con la meta de alcanzar la certificacin de nuevos macroprocesos lo que ha permitido que la Secretara de Educacin de Bucaramanga, siga siendo objeto de reconocimientos en el escenario nacional Que a travs del Decreto 1599 de 2005 se adopt el Modelo Estndar de Control Interno en las entidades del Estado. Artculo 1. Adptese el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar,

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implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artculo 5 de la Ley 87 de 1993. Circular 1000-02-07 del Departamento administrativo de la Funcin Pblica, en la cual se unifica el sistema de gestin de calidad con el equipo MECI. El MECI plantea una estructura compuesta por 3subsistemas, nueve componentes y 29 elementos; LA NTC 1000: 2009 plantea 242 requisitos normativos, divididos en 8 captulos, 3 generales y 5 especficos; ambos sistemas enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA, lo que facilita su implementacin en forma paralela y armonizada

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3. METODOLOGA

3.1 TIPO DE ESTUDIO El mtodo que se utilizara es el deductivo, ya que a partir de los principios descubiertos, se aplicara en caso particular la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad ella Institucin Educativa Provenza. El estudio es DESCRIPTIVO, que consiste en llegar a conocer las situaciones y actitudes predominantes a travs de las actividades, objetos y procesos de Calidad en la Institucin Educativa Provenza de acuerdo a los lineamientos trazados por la Secretaria de Educacin Municipal. La recoleccin tratamiento de la informacin primaria efectuar directamente con los funcionarios y responsables de los procesos que se adelantan en la institucin mediante el instrumento de investigacin de encuestas a travs de la aplicacin de un cuestionario con preguntas abiertas, cerradas de alternativas y preguntas de control para verificar su confiablidad y validez en su aplicacin. La informacin secundaria se tomara de las directrices impartidas por la secretaria de educacin en cuanto al control de gestin y mejora continua y los documentos referentes a la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. 3.2 RECOLECCIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN La recoleccin y tratamiento de la informacin primarias efectuar directamente con los funcionarios y responsables de los procesos que se adelantan en la institucin mediante el instrumento de investigacin de encuestas a travs de la aplicacin de un cuestionario con preguntas abiertas, cerradas de alternativas y preguntas de control para verificar su confiablidad y validez en su aplicacin. La informacin secundaria se tomara de las directrices impartidas por la Secretaria de Educacin en cuanto al Control de Gestin y Mejora Continua y los documentos referentes a la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. En lo que tiene que ver con la tcnica de observacin, la misma se emple para determinar los posibles avances de la Institucin educativa Provenza en la implementacin de la Norma NTC-GP 1000:2009
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De igual manera se observ la forma como el plantel lleva actualmente el desarrollo de cada uno de los procesos que permiten a la misma ofrecer el servicio educativo, razn de ser del mismo As mismo a travs de esta tcnica de observacin, se identificaron las falencias en la aplicacin de los criterios definidos en la Norma NTC-GP 1000:2009 TRABAJO DE CAMPO: Las siguientes son las actividades que se llevaron a cabo en el proceso de investigacin, para cada uno de los objetivos especficos definidos: OBJETIVO ESPECFICO No 1 Realizar diagnstico de la institucin a travs del anlisis (DOFA) Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para el diseo, e implementacin del sistema de gestin de calidad SGC GP 1000:2009 en las tres sedes del Institucin Educativa Provenza, con el fin de establecer las estrategias que permitan el mejoramiento del servicio educativo en esta entidad. Para la elaboracin de la matriz DOFA se efectu teniendo en cuenta los factores claves de xito: ingreso a la educacin superior, desempeo laboral, desarrollo del pensamiento tecnolgico, principios, valores y una cultura del medio ambiente. Otras fuentes de insumo en el diagnostico para la elaboracin de la matriz DOFA y cuyas evidencias se encuentran en la institucin son: la autoevaluacin institucional 2010 y 2011 y el cumplimiento del plan de mejoramiento ao 2010 y 2011. Se identificaron enla matriz los aspectos de mayor impacto que inciden en la implementacin del sistema de calidad GP 1000:2009 Diseo de acciones y estrategias, que permitan definirlas fortalezas del servicio y a la minimizacin de los riesgos del mismo.
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Establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la entidad pblica, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos. Identificar las opciones para tratar y manejar los riesgos, basadas en la valoracin de los mismos; permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la administracin del riesgo; Con las actividades descritas se pretendi obtener un diagnstico del estado en que se encuentra el diseo e implementacin de un sistema de calidad bajo la norma SGC GP 1000:2009 y de esta manera disear actividades y procedimientos o ejecutar acciones de mejora. OBJETIVOS ESPECIFICO No 2 Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestin de calidad integral Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Elaborar un paralelo entre la forma tradicional de administrar la Institucin y los beneficios obtenidos aplicando los procesos descritos en la NTC GP1000:2009 OBJETIVO ESPECFICO No 3 Identificar y comprender la conceptualizacin descrita en la NTC-GP 1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Exposicin Magistral sobre la conceptualizacin de la cartilla editada por el DAFP sobre la NTC GP1000:2009. Establecer la definicin de los trminos empleados en calidad. Definicin del servicio Identificacin del cliente. Anlisis de los principios de gestin de calidad. Qu es sistema? Qu es gestin?Qu es proceso? Qu es un enfoque basado en procesos?
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Tipos de procesos Desarrollar cada una de las fases del PHVA en el proceso general de la institucin y anotar conclusiones. Conocer la estructura de la NTC GP1000: 2009 OBJETIVO ESPECFICO No 4 Establecer los procesos, procedimientos y trmites estandarizados y normalizados en la Institucin Educativa Provenza Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron Elaboracin del mapa de procesos Institucionales teniendo en cuenta las directrices de la norma. Elaboracin de la caracterizacin de los diferentes procesos. Identificacin de los procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP1000:2009, Identificar La documentacin tpica de un Sistema de gestin de calidad Elaboracin de algunos procedimientos OBJETIVOS ESPECIFICO No 5 Definir una Cultura de Calidad en la I.E.P Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron Jornada Pedaggica para sensibilizar y comprometer a todos los miembros de la comunidad Educativa (Directivos Docentes, docentes; padres de familia, estudiantes y personal administrativo) en la implementacin de la cultura de Calidad. OBJETIVOS ESPECIFICO No 6 Establecer las estrategias para la apropiacin de los procesos y procedimientos en la I.E.P Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron:

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Conformacin de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa, teniendo presente la designacin de un lder por cada proceso quien ser el responsable del cumplimiento de las acciones requeridas en cada uno de ellos.

OBJETIVOS ESPECIFICO No 7 Lograr la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en La I.E.2009 bajo los estndares de calidad NTC GP-1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Desarrollar en los lderes de los procesos y todo el equipo de Calidad en general un alto sentido de pertenencia y compromiso que propendan por alcanzar altos estndares de Calidad. Tratamiento de la Informacin mediante conceptualizacin y la sensibilizacin. las actividades de

Mediante la conceptualizacin se aclararon algunos conceptos bsicos que se van a utilizar a lo largo del proceso de la implementacin de un sistema de calidad mediante la NTC GP 1000:2009y que permiten unificar el lenguaje necesario para el trabajo individual y colectivo en la Institucin, adems de la comprensin de la filosofa de la Calidad y los principios de Calidad aplicados a la educacin. La primera etapa del proceso de mejora institucional, est orientada a lograr una sensibilizacin de la Comunidad Educativa frente a la importancia de implementar un proceso de gestin integral, partiendo de la identificacin de las razones que justifican el cambio en la Institucin, definiendo la educacin que se quiere impartir y estableciendo la estructura y el compromiso de la direccin de la Institucin frente al proceso de mejoramiento.

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4. RESULTADOS

4.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) El objetivo especfico 1 consiste en: Realizar diagnstico de la Institucin a travs del anlisis (DOFA) Una vez realizadas las actividades que se haba propuesto realizar en cumplimiento de este objetivo, se pudo determinar lo siguiente: Las debilidades que presenta la institucin con respecto a la implementacin de un sistema de calidad la GP-1000: 2009 son las siguientes: -Resistencia al cambio por parte del personal en cuanto a la implementacin y mantenimiento de un sistema de gestin de calidad. -Desconocimiento de la importancia de la implementacin de un sistema de gestin de calidad. -Apata y miedo a la implementacin de procesos de evaluacin. -Baja motivacin de los docentes para recibir capacitacin en gestin de calidad -Carencia de una certificacin de calidad --Desconocimiento del grado de satisfaccin de los clientes -No ha sido formalizado institucionalmente un proceso de auditoras internas -Desactualizacin en el manejo de herramientas relacionadas con la informtica y tecnologa. Las fortalezas son: -La institucin ha desarrollado algunas acciones correspondientes a la evaluacin institucional. Cuenta con algunas evidencias -La institucin cuenta con otras fuentes o insumos diagnsticos que soportan la planeacin estratgica. Cuenta con evidencias suficientes. -La institucin ha identificado y conceptualizado algunos de sus factores claves de xito. Existen algunas evidencias -Existencia de instrumentos de autoevaluacin.
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-Existencia Plan de autoevaluacin institucional. -Existencia del Plan de mejoramiento institucional. -Ingresos de nuevos docentes cualificados mediante pruebas de seleccin. -Habilidad tcnica de la entidad para ejecutar los procesos que le competen. -Alianzas estratgicas con otras entidades Las oportunidades son: -Mejorar la imagen de la Entidad en el orden Municipal. -Capacitacin en calidad ofrecida por otras entidades. -Existencia de Instrumentos de gestin del DAFP -Apoyo entidades externas. SENA, CRUZ ROJA, UNAB, UCC. -Pgina web de la secretaria de educacin de Bucaramanga. -Con la implementacin del sistema de gestin de calidad la institucin tiene la oportunidad de certificarse a travs de entidades como el ICONTEC. -Mayor competitividad por la implementacin de normas relacionadas con la calidad. -La globalizacin y la expansin de los mercados a nivel mundial. Las amenazas -Recursos econmicos insuficientes para mantener el nivel del sistema. -Recorte presupuestal.. -Constantes cambios de normatividad. -Factores culturales y polticos. -Alto costo de los equipos y servicios tecnolgicos. -Escasa dotacin de recursos tecnolgicos. -Baja cobertura de internet -Cambios en la poltica general que afectan la entidad -Modificaciones legales a las fuentes de ingresos de la entidad -Decisiones sobre el ingreso y retiro de servidores pblicos -Resistencia a los cambios tecnolgicos Una vez efectuada la priorizacin de los aspectos definidos en la matriz DOFA, se pudo determinar que los que generan mayor impacto en la implementacin de un sistema de calidad es la resistencia al cambio y una baja motivacin por recibir capacitacin en temas relacionados con calidad ya que estos implican procesos de evaluacin con los cuales una gran mayora de docentes no estn de acuerdo.
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La estrategia consiste en efectuar una sensibilizacin a los miembros de la comunidad sobre los beneficios y oportunidades que nos puede brindar la implementacin de un sistema de gestin de calidad en la institucin al mejorar los resultados de los diferentes procesos. 4.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL El objetivo especfico 2 consiste en: Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestin de calidad integral -Elaborar un paralelo entre la forma tradicional de administrar la Institucin y los beneficios obtenidos aplicando los procesos descritos en la NTC GP1000:2009 Figura 1. Paralelo entre la educacin y la educacin implementada con sistemas de gestin de calidad

Fuente: En lnea. <http://3.bp.blogspot.com/_3QFbPRcafW0/Sk5Oj7aLJI.Dibujo.bmp>

El maestro es la base y condicin del xito de la educacin. A l le corresponde organizar el conocimiento, aislar y elaborar la materia que ha de ser aprendida, trazar el camino y llevar por l a sus alumnos. El maestro es el modelo y el gua, al que se debe imitar y obedecer. La

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disciplina y el castigo se consideran fundamentales, la disciplina y los ejercicios escolares son suficientes para desarrollar las virtudes humanas en los alumnos. El castigo ya sea en forma de reproches o de castigo fsico estimula constantemente el progreso del alumno. Magistro centrismo: el maestro es la base y la condicin del xito de la educacin. A l le corresponde organizar el conocimiento, aislar y elaborar la materia que ha de ser aprendida. Enciclopedismo. La clase y la vida colectiva son organizadas, ordenadas y programadas. El manual escolar es la expresin de esta organizacin, orden y programacin; todo lo que el nio tiene que aprender se encuentra en l, graduado y elaborado, si se quiere evitar la distraccin y la confusin nada debe buscarse fuera del manual. Verbalismo y Pasividad. El mtodo de enseanza ser el mismo para todos los nios y en todas las ocasiones. El repaso entendido como la repeticin de lo que el maestro acaba Todas las acciones administrativas generales tienen el objetivo de racionalizar el trabajo bajo dos principios funcionales muy valorados: la subordinacin y la previsibilidad de resultados. La administracin supone un sistema de tareas rutinarias jerrquicamente dependientes, a travs de las que se simplifica una realidad compleja. Cada persona tiene su jefe y trabaja recibiendo comunicaciones oficiales de tipo vertical. El modelo simplifica el entorno, obvindolo o cerrando las relaciones del sistema organizacional: desconoce diferencias en las poblaciones estudiantiles, las demandas, las necesidades especficas, los dinamismos. La regularidad y la previsibilidad proporcionaban un marco de certezas para todos. Sin embargo, dicha previsibilidad se tradujo en rutinizacin, respuestas lentas y tardas, falta de autonoma y creatividad. Estas certezas se transforman en firmes obstculos para el mejoramiento, actualizacin o innovacin. La diferenciacin social y el reconocimiento de la complejidad de las organizaciones hacen ineficaz cualquier intento de controlar jerrquicamente rutinas y obstruyen toda posibilidad de cambios que no sean pura cosmtica.

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La direccin de la organizacin educativa se maneja mediante un organigrama y cuya autoridad es vertical de arriba hacia abajo. Prevalece el trabajo individual sobre el trabajo en equipo donde cada persona esta interesada solo en su trabajo y formacin personal. EDUCACION CON SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Proporciona una educacin de calidad formando recursos humanos competitivos y dispuestos a enfrentar las exigencias de globalizacin. Debe responder a las necesidades sociales y a las exigencias que enfrenta el sistema educativo. La mejora continua del desempeo de los procesos, relativos a la educacin, necesita convertirse en una forma de trabajo cotidiana, Se aplican procesos orientados a la inspeccin y al aseguramiento de la calidad del producto. La escuela de calidad es la que promueve el progreso de sus estudiantes en una amplia gama de logros intelectuales, sociales, morales y emocionales, teniendo en cuenta su nivel socioeconmico, su medio familiar y su aprendizaje previo. Un sistema escolar eficaz es el que maximiza la capacidad de las escuelas para alcanzar esos resultados." Facilitar los recursos personales, organizativos y materiales, ajustados a las necesidades de cada alumno para que todos puedan tener las oportunidades que promovern lo ms posible su progreso acadmico y personal. Promover cambio e innovacin en la institucin escolar y en las aulas (lo que se conseguir, entre otros medios, posibilitando la reflexin compartida sobre la propia prctica docente y el trabajo colaborativo del profesorado) Promover la participacin activa del alumnado, tanto en el aprendizaje como en la vida de la institucin, en un marco de valores donde todos se sientan respetados y valorados como personas. Lograr la participacin de las familias e insertarse en la comunidad Estimular y facilitar el desarrollo y el bienestar de la comunidad educativa estimulando La Efectividad del aprendizaje, Satisfaccin
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padres de familia, estudiantes, y profesores, relacin costo efectividad, y acceso a colectivos con educacin inclusiva y necesidades diversas La institucin promueve La participacin de todos los implicados, mediante el liderazgo participativo, clima de trabajo favorable, desarrollo y crecimiento personal... La actividad directiva se centra en el desarrollo de actividades de informacin, organizacin, gestin, coordinacin y control. Supone una continua toma de decisiones en aspectos: administrativos y burocrticos, jefatura del personal, disciplina de los alumnos, relaciones externas, asignacin de recursos, resolucin de problemas... Debe conocer bien lo que pasa en el centro, mediar en la negociacin de los conflictos y ver de tomar decisiones compartidas. La enseanza y el aprendizaje deben constituir el centro de la organizacin y la actividad escolar. Se debe cuidar el ambiente de aprendizaje buscando el aprovechamiento del estudiante y el empleo eficiente de los tiempos de aprendizaje. La motivacin y los logros de cada estudiante estn muy influidos por la cultura o clima de cada escuela. La calidad depende bsicamente de las personas, por ello resulta fundamental atender a aspectos como: La participacin, el compromiso, la implicacin voluntaria, la colaboracin, el trabajo en equipo, la formacin de las personas, propiciar el desarrollo/crecimiento personal de cada individuo como clave del crecimiento y enriquecimiento de la organizacin La institucin emplea en la evaluacin indicadores de desempeo: eficacia, eficiencia y efectividad. Los docentes ingresan a las entidades territoriales cuando obtienen resultados satisfactorios en las especficas del ICFES y los requisitos que solicita la Comisin nacional del servicio civil CNSC. La institucin es evaluada anualmente mediante la autoevaluacin institucional los docentes son evaluados durante le transcurso del ao y presentan evaluaciones de prueba y de desempeo. La institucin tiene en cuenta para evaluar los diferentes procesos el ciclo PHVCA. Planear. Hacer, verificar, actuar para luego aplicar acciones de mejora acciones correctivas. Para superar las no conformidades.

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La direccin de la organizacin educativa se maneja mediante un mapa de procesos donde cada uno de ellos se convierte en proveedor del otro y existe una comunicacin continua. Prevalece el trabajo en equipo como factor de xito para lograr mestas a travs de los indicadores enunciados. Tabla 1. Paralelo entre el Enfoque tradicional y el Enfoque basado en procesos de una IES. Enfoque tradicional en una IES Los colaboradores son el problema Hacer el trabajo Entendimiento de mis funciones Cambiar a la persona Evaluacin de los individuos Siempre se pueden mejores profesores Enfoque basado en Procesos en una IES El proceso es el que provoca los problemas Apoyar a que el trabajo se haga Conocer cmo mi perfil profesional y acadmico se relaciona con el proceso Cambiar el proceso Evaluacin de personal docente, administrativo, operativo, as como del proceso se puede mejorar el

encontrar Siempre proceso

Controlar a los colaboradores No hay confianza en nadie Quin cometi el error? Correccin de errores nfasis en el producto Fuente: El Autor

Desarrollar gente Todos somos responsables Qu permiti ocurriera? que el error

Reduccin de variaciones nfasis en los educandos

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Del anterior paralelo podemos concluir Las Instituciones Educativas no pueden anquilosarse como organizaciones; requieren mirarse a s mismas como un sistema en el cual todos los procesos deben estar al servicio de la formacin integral de los estudiantes. Porque al verse a s mismas como un sistema, las instituciones necesitan adoptar herramientas y mtodos que les permitan solucionar problemas, analizar datos, mejorar sus prcticas y evaluarse de manera permanente y consistente. Porque la educacin es factor de desarrollo permitiendo un mejoramiento en la calidad de vida de las personas. Porque el mundo actual y ms concretamente nuestro pas, Colombia, necesita personas que vivan de acuerdo con una escala de valores que las lleve a: Crecer permanentemente como ser humano.

4.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 El objetivo especfico 3 consiste en: Identificar y comprender la conceptualizacin descrita en la NTC-GP1000:2009. Tabla 2. Conceptualizacin descrita en la NTC-GP1000:2009. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales a. Identificar los procesos que le permitan Mapa de procesos (Manual cumplir la misin que le ha asignado. Gestin de la Calidad) b. Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos. d. Asegurarse de la disponibilidad de Caracterizacin de los procesos recursos e informacin necesarios para (Manual de Gestin de la Calidad) apoyar la operacin y el seguimiento de Ficha de indicadores estos procesos. de

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS

e, Realizar el seguimiento, la medicin y Ficha de indicadores anlisis de estos procesos f. Implementar las acciones necesarias Procedimiento para la toma de para alcanzar los resultados planificados y Acciones correctivas, preventivas y la mejora continua de estos procesos. de mejora. g. Identificar y disear los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfaccin de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad. 4.2. Gestin documental 4.2.1. Generalidades a. Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la Poltica y objetivos de la calidad calidad. b. Un manual de la calidad. Manual de Gestin de la Calidad

Procedimiento para la gestin de riesgos Mapa de riesgos, poltica de riesgos y plan de control de los riesgos.

Procedimientos para: Control de los documentos (4,2,3) Control de los registros (4,2,4) Auditoras c. Los procedimientos documentados internas (8,2,2) Control del requeridos en esta Norma. producto y/o servicio no conforme (8,3) * Acciones correctivas, preventivas y de mejora (8.5.) d. Los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus Segn necesidades especficas de objetivos institucionales y que le permitan cada organizacin asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS

e. Los registros requeridos por esta Norma Ver Numeral 2.5.7. De esta gua. 4.2.2. Manual de la Calidad 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de los registros (Manual de Gestin de la Calidad) Procedimiento para el control de los documentos Procedimiento para el control de los registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION Gua para el comit de la calidad y/o de mejoramiento Poltica y objetivos de calidad (Manual de Gestin de la Calidad) Procedimiento para la revisin del Sistema de gestin de la calidad Procedimiento para el manejo de solicitudes, quejas, reclamos y sugerencias Otros: necesidades especficas de cada organizacin * Poltica de calidad (Manual de Gestin de la Calidad) Procedimiento para la elaboracin del plan de desarrollo Procedimiento para la elaboracin de los planes de accin 5.4. Planificacin Procedimiento para la gestin de programas y proyectos Objetivos de la calidad (Manual de Gestin de la Calidad) Despliegue de los objetivos.

5.1. Compromiso de la Direccin

5.2. Enfoque hacia el cliente

5.3. Poltica de la calidad

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS Organigrama de la entidad y Matriz de responsabilidades y autoridades y frente al SGC (Manual de Gestin de la Calidad) Matriz o plan de comunicaciones. Procedimiento para la revisin del Sistema de gestin de la calidad. Programa de reuniones de revisin por la Direccin Plan de mejora del Sistema de Gestin de la calidad, como resultado de la revisin por la Direccin. 6. GESTION DE LOS RECURSOS Procedimiento elaboracin seguimiento del Plan de accin y

5.5. Responsabilidad, comunicacin

autoridad

Revisin por la Direccin

Procedimiento elaboracin y seguimiento del Plan de inversiones 6.1 provisin de recursos Procedimiento elaboracin, ajustes y aprobacin del Presupuesto Procedimiento para la elaboracin del plan financiero Procedimiento para la gestin del talento humano en la entidad (Seleccin, Contratacin, Vinculacin, Formacin y Evaluacin) Gua o Manual de competencias y/o funciones y responsabilidades.

6.2 Talento humano

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS Procedimiento para la capacitacin o formacin de los funcionarios de la entidad. Plan de capacitacin para los funcionarios de la entidad. 6.2 Talento humano Evaluacin de la eficacia de (a capacitacin brindada a los funcionarios. Hoja de vida de los funcionarios actualizadas y con los soportes de educacin, formacin, habilidades y experiencia, necesarios de acuerdo a lo establecido por la entidad Procedimiento Mantenimiento de la infraestructura de la entidad. 6.3. Infraestructura Plan de mantenimiento de la infraestructura. Caracterizacin de los procesos (Manual de Gestin de la Calidad)

6.4. Ambiente de trabajo

7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO Procedimiento(s) para la prestacin del servicio (el nmero y los procedimientos depende de los servicios 7.1. Planificacin de la que preste la entidad y de lo que requiera realizacin del documentacin) producto o prestacin Plan de calidad de los procesos misionales cuando lo del servicio considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales Procedimiento para solicitudes, quejas, reclamos y 7.2. Procesos sugerencias relacionados con el Matriz o plan de comunicaciones cliente

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 7.3. Diseo desarrollo 7.4. Adquisicin bienes y servicios DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS y Procedimiento para diseo y desarrollo de servicios, programas y proyectos de Procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios Procedimiento para la seleccin, evaluacin, seguimiento y reevaluacin de proveedores.

Procedimiento(s) para la prestacin de servicio (el nmero y los procedimientos depende de los servicios que preste la entidad y de lo que requiera 7.5. Produccin y documentacin) prestacin del servicio Plan de calidad de los procesos misionales cuando lo considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales. Procedimiento Mantenimiento de la infraestructura de la entidad.

7.6. Control dispositivos seguimiento medicin

de y

los de Plan de mantenimiento de la infraestructura. de Hoja de vida de equipos. Caracterizacin de los procesos.

8. MEDICIN ANALISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades Procedimiento para la medicin de la satisfaccin del cliente. Procedimiento para la gestin de las auditoras internas Plan de calidad de los procesos misionales y cuando lo considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales. Fichas de indicadores Procedimiento para la revisin del Sistema de gestin de la calidad

8.2. Seguimiento medicin

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Tabla 2. Continuacin. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS

8.3. Control del Procedimiento para el control del producto o servicio no producto y/o servicio conforme no conforme Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.

Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009. De acuerdo con NTC-GP 1000:2009, la entidad debe establecer y mantener procedimientos documentados para:

Tabla 3. Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009. PROCEDIMIENTO 4.2.3. Control documentos FINALIDAD de Definen cuales documentos afectan la calidad del producto

4.2.4.Control de los registros Definen las evidencias de los resultados de los de calidad procesos. 8.2.2. Auditoras internas de Permiten medir el cumplimiento de requisitos de la calidad calidad 8.3.Control del producto Implementar registros de calidad para la deteccin y no conforme correccin de defectos 8.5.2.Acciones correctivas 8.5.3.Acciones preventivas Lograr la no recurrencia de defectos e iniciar acciones de mejora Permiten detectar causas de no conformidades potenciales

Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.

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Tabla 4. Conceptos relativos a la documentacin de un sistema de gestin de la calidad. TALLER No 1. TERMINOS RELACIONADOS CON LOS DOCUMENTOS OBJETIVO: Identificar y analizar los conceptos relativos a la documentacin de un sistema de gestin de la calidad. METODOLOGA: Correlacionar el trmino de la izquierda con el concepto de la derecha que corresponda, colocando el respectivo nmero.

01

Informacin

Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Descripciones detalladas de cmo realizar y registrar las tareas. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Documento que establece requisitos. Datos que poseen signicado. Informacin y su medio de soporte. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin. Documento que especica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un Proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

02

Manual de calidad

03

documento

04 05 06 07 08

Manual de calidad Procedimiento Proceso Registro instructivo

09

Especificacin

10

Guas

61

Tabla 4. Continuacin. 11 Trazabilidad Documento que especica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin. Instrumento que garantiza el cumplimiento del control interno en la organizaciones pblicas, estas elaborarn, adoptarn y aplicara a Manuales a travs de los cuales se documentarn y formalizaran lo procedimientos a partir de la identificacin de procesos institucionales Documento que especifica requisitos para el cargo, interaccin con otros procesos, responsabilidades y funciones Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin" de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin., 15 Soporte documental Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los, materiales empleados. Adems de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos,orales y sonoros, Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a la cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Conjunto de documentos conservados por su valor histrico cultural.

12

Manual de procedimientos

13

Gestin documental

14

Patrimonio documental

16

Documento original

17

Tabla de retencin documental Manual funciones de

18

Fuente: El Autor

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4.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. El objetivo especfico 4 consiste en: Establecer los procesos, procedimientos y trmites estandarizados y normalizados en la Institucin Educativa Provenza. ELABORACIN DEL MAPA DE PROCESOS Figura 2. Mapa de procesos Institucin Educativa Provenza

Fuente: Institucin Educativa Provenza

CARACTERIZACIN DE PROCESOS. (Ver anexo A) La primera actividad dentro de la fase de diseo bajo NTC-GP 1000:2009fue la identificacin de los procesos que se realizan en la entidad y que estarn dentro del SGC.

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Estos procesos se pueden clasificar en cuatro categoras bsicas: Procesos visionales o estratgicos, procesos misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluacin. Procesos Visionales, Estratgicos (o tambin denominados gerenciales): Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Direccin. Procesos Misionales (o tambin denominados procesos clave, de prestacin del servicio, procesos esenciales): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de Apoyo (o tambin denominados procesos de soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin, anlisis y mejora. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin y seguimiento, auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales En la institucin educativa Provenza se identificaron los siguientes procesos: Procesos visionales: Gestin de Planeacin institucional. Procesos misionales: Gestin curricular, Gestin de la convivencia. Procesos de Apoyo: Gestin de informacin y comunicacin, gestin de bienestar y Talento humano, gestin de recursos fsicos y financieros. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Gestin de evaluacin y mejoramiento institucional. Una vez identificando los procesos, se describen mediante una caracterizacin del proceso. Este documento desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales: Nombre del proceso , objetivo, responsable, alcance, entradas al proceso , proveedores del proceso ( internos y externos) , salidas del proceso , actividades , cliente o usuarios , documentos internos y externos , requisitos, recursos, indicadores, seguimiento y control,
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Nombre del proceso: El nombre del proceso debe presentar de manera breve una identificacin de lo que este hace dentro la entidad pblica. Objetivo del proceso. Describe de manera ms detallada el logro especfico que se espera alcanzar en la ejecucin del proceso; es decir, los resultados que cumplan con requisitos previamente definidos. Se utiliza un verbo en infinitivo. Alcance del proceso. Identifica la Actividad inicial y la Actividad final del proceso. La definicin del alcance del proceso es muy importante para determinar las interacciones entre los procesos, de manera que no haya traslape de actividades (una actividad que corresponda simultneamente a dos procesos) o vacos entre los procesos (una actividad que se lleva acabo pero no est incluida en ningn proceso). Responsable o lder del proceso. Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad est el proceso. El rol del responsable o lder del proceso es el de velar porque el proceso se ejecute de acuerdo con las actividades planificadas, realizar la divulgacin de las novedades que se presenten en el proceso, tales como: actualizacin de documentacin asociada al proceso, ampliacin del alcance del proceso y adicionalmente, el seguimiento de indicadores y control de los riesgos propios de cada proceso y se identifiquen las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Actividades del Proceso. As como un proceso se compone de varias actividades, una actividad se puede descomponer en varias tareas o trabajos que son necesarios para llevarla a cabo. Sin embargo, no existe una manera especfica de determinar para cada entidad a qu se le denomina proceso, actividad y tarea. Entradas al proceso. Se refiere a los insumos, materias primas y/o informacin que se requiere para llevar a cabo el proceso. Pueden incluir productos tangibles, informacin (documentos) o servicios. stos pueden provenir de otros procesos del SGC o de clientes externos (requisitos del cliente, legales o reglamentarios y del producto y/o servicio). Proveedores del proceso. Se identifican dos clases de proveedores: Proveedores internos: Se refiere a los otros procesos del SGC que le entregan sus salidas

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(Resultados) a este proceso. Por ejemplo, el Proceso de Gestin de planeacin institucionales proveedor de todos los procesos porque les entrega como uno de los insumos la Poltica de Calidad. Los proveedores internos de un proceso son otros procesos, y no dependencias o reas funcionales. Proveedores externos: Se refiere a las entidades externas (pblicas o privadas) o personas que entregan algn insumo o materia prima requerida para el proceso. Para facilitar la documentacin de las interacciones entre los procesos, se recomienda que en la Caracterizacin de procesos, cada Proveedor se coloque en frente de la entrada que suministra. Por razones de transparencia no deben incluirse en el tem proveedores nombres propios de contratistas externos. Salidas del proceso. Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso. Los resultados del proceso pueden ser: Productos tangibles, como por ejemplo, una cartilla, un acto administrativo, un manual, un documento preliminar, entre otros. Productos intangibles Servicios, como por ejemplo, una capacitacin a docentes en la Institucin Educativa Provenza. Cuando la NTC-GP 1000:2009 habla de Interaccin (4.1.b), entre los procesos, se refiere precisamente a identificar cules son las salidas de un proceso que pueden ser entrada (Insumo) para otro proceso. Usuarios del proceso. Se identifican dos clases de usuarios. Usuarios internos: Se refiere a los otros Procesos del SGC, que reciben las salidas (resultados) de un proceso. Usuarios externos: Se refiere a los usuarios de la prestacin del servicio o usuarios receptores del producto de la entidad. Pueden ser ciudadanos, entidades comunitarias, otras entidades del Estado o entidades privadas.

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Recursos La NTC-GP 1000:2009 determina tres categoras de recursos que deben ser identificadas en la caracterizacin de los procesos del SGC: Talento Humano: Se deben identificar los cargos que intervienen en el proceso; a estos cargos posteriormente se le debe determinar las competencias considerando las especificaciones dadas en el numeral 6, Gestin de recursos de la norma NTC-GP 1000:2009 y la normatividad vigente que rige la materia. (Por ejemplo, el Decreto 2539 de 2005 reglamentario de la Ley 909 de 2004) Infraestructura: Se deben considerar los equipos, instalaciones, servicios de apoyo (Transporte, sistemas de informacin, hardware, software) que se requieren para el proceso. Ambiente de trabajo: Se deben considerar aquellas condiciones ambientales (fsicas, ergonmicas, sociales) que puedan afectar la prestacin del servicio. Documentos asociados. Se refiere a los documentos que se requieren para llevar a cabo el proceso. Los documentos asociados pueden incluir: Documentos internos: Son aquellos documentos que la entidad genera para el normal desempeo de las actividades en cada uno de los procesos. Documentos externos: Son aquellos documentos que la entidad no genera, pero que utiliza para el normal desempeo de las actividades en cada uno de los procesos, como su nombre lo indica son generados en otras entidades. Por ejemplo: La Gua de Administracin del Riesgo emanada del DAFP, utilizada como referencia para la administracin de los riesgos en la entidad. Requisitos aplicables La caracterizacin del proceso debe incluir una lista de los requisitos asociados a ste. Estos incluyen:

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 Especificados por el cliente: Se refiere a los requisitos del cliente, incluidos los relacionados con actividades de entrega y las posteriores a esta y cuando sea conocido, los necesarios para uso especificado o uso previsto. Legales y reglamentarios: Se refiere a aquellas disposiciones del Estado que establecen lineamientos para ejecucin de un proceso. Organizacionales: Requisitos establecidos por la propia entidad para llevar a cabo el proceso (Ejemplo: Resoluciones, Actos administrativos). De la NTC-GP 1000:2009: Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relacin con el proceso. Indicadores de gestin En la caracterizacin de los procesos se deben enunciar los indicadores a travs de los cuales se ha de efectuar el seguimiento y medicin al proceso. Estos indicadores incluyen de acuerdo a la norma NTCGP 1000:2009 las categoras de eficiencia, eficacia y efectividad. La enunciacin debe incluir como mnimo el nombre del indicador y la frmula de clculo ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin, parte de la Poltica de Calidad y culmina con los registros. En la estructura definida para la documentacin del SIG se determinaron cinco niveles, los cuales se ilustran a continuacin. Figura 3. Estructura de la documentacin del SIG

Fuente: Institucin educativa Provenza

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Para la emisin, modificacin, distribucin y control del Manual de Calidad del Sistema Integrado de Gestin, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros. La persona que desempee el cargo de Jefe de Calidad es la responsable de la validez de su contenido y de su formalizacin. La documentacin tpica de un Sistema de gestin de calidad puede contener: El manual de Gestin de la Calidad Los procedimientos Los instructivos y guas Los planes de calidad, revisar el tem 2.4.6. Donde se explica la aplicabilidad. Las especificaciones tcnicas (planos, listados, catlogos, listas de precios, etc.) Los documentos externos (Documentos suministrados por el cliente, proveedores o normas nacionales e internacionales, entre otros) Los formatos Los registros. Los registros. La Poltica y Objetivos de calidad. Se consideran documentos del SGC. stos adems de ser divulgados de manera general al interior de la Entidad, deben permanecer documentados en el Manual de Gestin de la Calidad, y deben ser actualizados cuando sea pertinente. Manual de Calidad. El numeral 4.2.2 de la norma NTCGP 1000:2009, determina que las entidades deben establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) El alcance del sistema de gestin de calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin. b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de gestin de calidad, o una referencia a los mismos. c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de gestin de calidad. Segn la Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 10013: Directrices para elaborar manuales de calidad, es conveniente que un Manual de Calidad conste o referencie los procedimientos documentados del SGC destinados a planificar o administrar en general las actividades que afecten la calidad dentro de la entidad. Tambin es pertinente que el
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manual contenga, o haga referencia, a aquellos procedimientos que no se tratan en la norma pero que son necesarios para el buen desarrollo del SGC. Procedimientos Un procedimiento describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio. La norma NTC-GP 1000:2004 no establece el formato o contenido mnimo de los procedimientos, Pasos para el desarrollo de un procedimiento Identificacin de la necesidad. Autorizacin de la elaboracin de procedimientos, otorgada generalmente por el responsable del rea donde se aplicarn dichos procedimientos. Definicin del alcance del procedimiento. Recoleccin y documentacin de la informacin actual Preparacin de un borrador del procedimiento. Solicitud de comentarios sobre el borrador del procedimiento e incorporacin de cambios Aprobacin y distribucin formal del procedimiento Publicacin del procedimiento para los participantes de su uso. Mantenimiento y revisin del procedimiento Retiro de un procedimiento (cuando sea aplicable).

Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009 De acuerdo con NTC-GP 1000:2009 la entidad debe establecer y mantener procedimientos documentados para: Tabla 5. Procedimientos documentados exigidos por la NTC- GP 1000:2009 PROCEDIMIENTO 4.2.3. Control documentos FINALIDAD de Definen cuales documentos afectan la calidad del producto

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Tabla 5. Continuacin PROCEDIMIENTO FINALIDAD

4.2.4.Control de los Definen las evidencias de los resultados de registros de calidad los procesos. 8.2.2. Auditoras Permiten medir el internas de la calidad requisitos de calidad cumplimiento de

8.3.Control del producto Implementar registros de calidad para la no conforme deteccin y correccin de defectos 8.5.2.Acciones correctivas 8.5.3.Acciones preventivas Lograr la no recurrencia de defectos e iniciar acciones de mejora Permiten detectar causas conformidades potenciales de no

Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.

Instructivos Los instructivos de trabajo describen cmo se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Se apoyan en el manual de calidad. Es de anotar que un proceso puede requerir la intervencin de elementos variados como indicaciones para su realizacin o utilizacin. Estas indicaciones son conocidas generalmente con el nombre de instructivos. Los instructivos, aunque semejantes en la forma a los procedimientos, se diferencian de stos en su fondo; mientras los procedimientos indican tambin responsabilidades, los instructivos son interpersonales y se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo. En este sentido es importante recalcar que los instructivos no necesariamente deben ser centralizados; son de utilidad diaria en la realizacin de algunas actividades o en la prestacin del servicio. Un procedimiento puede contener uno o ms instructivos. Esto hace necesario que la entidad piense en una forma de racionalizar la informacin de tal forma que se pueda dar en forma oportuna.

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Registros Los registros para el SGC se definen como: Documento s que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos, y las consideraciones que debemos tener frente a estos desde el requisito 4.2.3 de la norma NTC-GP 1000:2009, son: Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del SGC. Deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin el tiempo de retencin y disposicin de los registros. 4.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. El objetivo especfico 5 consiste en: Definir una cultura de calidad en la Institucin Educativa Provenza Jornada Pedaggica para sensibilizar y comprometer a todos los miembros de la comunidad Educativa (Directivos Docentes, docentes; padres de familia, estudiantes y personal administrativo) en la implementacin de la cultura de Calidad. MISIN La Institucin Educativa Provenza, es una entidad de carcter oficial, que ofrece educacin formal en los niveles de preescolar, bsica y media, comprometida con la formacin de personas para la continuidad en la Educacin Superior, con un eficiente desempeo laboral y desarrollo del pensamiento tecnolgico, apropindose de los principios y valores institucionales y de una cultura del medio ambiente. VISIN La Institucin Educativa Provenza, en el ao 2015, aspira ser una Institucin reconocida en el mbito local, por la calidad en la formacin de bachilleres acadmicos, que les permita el ingreso a la educacin superior y al mercado laboral, estimulando el desarrollo del pensamiento tecnolgico y la interiorizacin de principios y valores institucionales y el cuidado del medio ambiente.

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POLTICA DE CALIDAD La INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA, en concordancia con la normatividad vigente, se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de sus beneficiarios, mediante una formacin que promueva la calidad humana, el desarrollo del pensamiento tecnolgico, el acceso a la educacin superior y el respeto por el medio ambiente, en un clima laboral armnico fortalecido por las competencias laborales, para garantizar el mejoramiento continuo en todos los procesos. FACTORES CLAVES DE XITO Continuidad en la Educacin Superior. Desempeo Laboral. Desarrollo del Pensamiento Tecnolgico. Principios y Valores Institucionales. Cultura del Medio Ambiente

VALORES INSTITUCIONALES Honestidad Responsabilidad Solidaridad Lealtad Tolerancia Laboriosidad Conciencia ecolgica y social

OBJETIVOS DE CALIDAD Alcanzar un alto grado de satisfaccin de los clientes. Garantizar el desarrollo integral de nuestros estudiantes. Mantener un clima laboral armnico entre los miembros de la comunidad educativa. Gestionar y optimizar los recursos. Mantener un personal competente. Alcanzar la mejora continua de los procesos.

CREENCIAS El Estudiante es un ser en formacin, nico, sociable, irrepetible, inacabado, histrico, tico, trascendente y por tanto el centro del proceso educativo.

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La Educacin es un proceso integral y personal, y por tanto utiliza los fundamentos de la pedagoga activa que oriente a los estudiantes, hacia la formacin de una persona competente en el conocimiento, la interaccin social y democrtica y la conciencia ecolgica. El Docente es una persona ecunime, idnea, tica, justa, innovadora y radical, que educa a travs de sus acciones y actitudes. El logro de la Metas y Objetivos Institucionales, se realiza mediante el trabajo en equipo de toda la Comunidad Educativa.

PRINCIPIOS Respeto por s mismo y por los dems. Libertad para actuar responsablemente. Justicia sin discriminar al otro. Equidad para todos los integrantes de la Comunidad Educa LEMA SMBOLO Figura 4. Smbolo de la Institucin Educativa Provenza El trabajo en equipo clave del xito

Fuente: Institucin Educativa Provenza

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Figura 5. Smbolos de la Institucin Educativa Provenza realizado por Alumnos.

Fuente: Institucin Educativa Provenza

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4.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA.

Tabla 6. Conformacin de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa de procesos.
No

PROCESO

JEFE PROCESO

EQUIPO DE TRABAJO

CRUZ CORTES (SEDE A)

ELENA ARRIETA

ELIECER ZARATE HOLGUIN (RECTOR) CLAUDIA YESENIA CARREO (EXAL) JOSE ROMAN FLOREZ (SEDE A CRISTINA GOMEZ (SECTOR PRODU) TARDE) GESTIN DE PLANEAC IN INSTITUCI ONAL MARIA LEDY ESPEERANZA GISELA OCHOA NAVARRO (SEDE A ) MORENO(MADRE MARIA ALIX FAMILIA) CAMACHO DE R TANIA LORENA (SEDE B) FAN (ALUMNA 11) MARITZA PATIO LUIS ARNULFO LEON (SEDE C) BAREO MARTIN RAUL BARRERA ORTEGA (PADRE FAMILIA) ELSA GAMBOA MARINA

MARITZA INS PATIO

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Tabla 6. Continuacin
No

PROCESO

JEFE PROCESO

EQUIPO DE TRABAJO NANCY CABRALES CLAUDIA YANETH URIBE PATIO LEN NUBIA GARCA

GESTIN DE EVALUAC IN Y MEJORA MIENTO INSTITUCI ONAL

JHON WILLIAN FONSECA (Coordinador)

DANIELA HERNANDEZ ELICER HOLGUN

AMAYA RUTH LILIANA ZRATE LOZANO MURILLO

VILMA DELGADO MARTHA LUCA PENAGOS BARAJAS MENDOZA ANGY BOTELLO MARTHA SUREZ ADRIANA CASTAEDA ALBARRACIN GOMEZ JAIRO GABRIELCADAVID MORALES JEANNETTE CERON DORIS ZARATE GRIMALDOS FROILAN GUERRERO

GESTIN CURRICU LAR 3 (CONSEJ O ACADMI CO)

GERMN CHAPETA (Coordinador) LUIS ALFREDO SERRANO (Coordinador)

JOS BENEDICTO MARIA DEL ESTBAN LLANES CARMEN ROS JUAN HILDEBRANDO LVAREZ S MARDORY CASTRO MARIA TERESA PEDRAZA RINCON JOSE MARTIN CARDENAS

MARTHA PARRA MARY YASMN RODRIGUEZ BARAJAS GMEZ RUBEN DARIO MARIA GOMEZ MENDOZA SIERRA DANIEL OSWALDO TLLEZ NAVARRO ZORAIDA

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Tabla 6. Continuacin
No

PROCESO

JEFE PROCESO

EQUIPO DE TRABAJO ANA SALAMANCA MALUENDAS INS HUGO GALINDO CEPEDA IRIS RUEDA DUEAS

GESTIN DE CONVIVE NCIA

SONIA BOHORQUEZ (Coordinadora )

CARMEN ALICIA HERNNDEZ Q. ROSALBA DAZ DE RUEDA FLIX JOAQUN VILLAMIZAR ROJAS YASMINE ORTIZ BARAJAS MARA CRISTINA DAZ DE JAIMES MARGARITA ARIAS SANTOS MARTHA YANETH MANTILLA SNCHEZ MARA EUGENIA MENDOZA G. MELBA NIO NIO ZORAIDA AMADO DE LPEZ ALBA AMADO MANRIQUE MARINA ALIX GOMEZ DE MARTINEZ

GESTIN DE INFORMA CIN Y COMUNIC ACIN

MARTHA YANETH MANTILLA SANCHEZ

JORGE ALBERTO JOS ROMN SERRAN0O M FLREZ RUEDA JORGE IVAN JUAN CARREO HILDEBRANDO GERMAN LVAREZ S. CHAPETA MARA JUDITH LUIS ALFREDO ACOSTA SERRANO ZORAIDA SIERRA MORENO RODRGUEZ

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Tabla 6. Continuacin
No

PROCESO

JEFE PROCESO

EQUIPO DE TRABAJO ANA SALAMANCA MALUENDAS INS Hna. BARBARITA MONROY R

GESTIN DE BIENEST AR Y TALENTO HUMANO

ROSA JEANNETTE CERN PICO (Docente)

MARA FABIOLA LIX GUTIRREZ GMEZ CAMARGO ARDILA ARACELY PINTO DORA ALBA PATIO DE CAMACHO HERNNDEZ CLARA MATILDE Hna. ALICIA PARADA MORALES MUOZ ACEVEDO ADRIANA CRISTINA SARMIENTO M. GRACIELA YOHANA GRAZT SOFA MEDINA LUZ ELENA GMEZ GIL

DORA TRASLAVIA

ELSA GMEZ URIBE ESPERANZA ROMERO RAMOS ESPERANZA VELANDIA PINILLA DE

GESTIN AXA RINCN DE RECURSO (Docente) S FSICOS Y FINANCIE ROS

MARA AURORA AYALA SNCHEZ MARLENE AVENDAO NIO

RITA ELISA MARTHA EDILIA LIZCANO JAIMES FLREZ GUERRERO ROGELIO TORRA YOLANDA ARDILA PABON PREZ MANUEL ANTONIO FLOREZ RUIZ

Fuente: Institucin Educativa Provenza

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4.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Desarrollar en los lderes de los procesos y todo el equipo de Calidad en general un alto sentido de pertenencia y compromiso que propendan por alcanzar altos estndares de Calidad. COMIT DE CALIDAD DIRECTOR DE CALIDAD: Lic. Elicer Zrate Holgun COORDINADOR DE CALIDAD: Lic. Alfredo Serrano PROCESOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. GESTIN DE PLANEACIN INSTITUCIONAL GESTIN DE EVALUACIN Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL GESTIN CURICULAR GESTIN DE CONVIVENCIA GESTIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN GESTIN DE BIENESTAR Y TALENTO HUMANO GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y FINANCIEROS

ROLES Y RESPONSABILIDADES ROL DEL DIRECTOR DE CALIDAD Definir, difundir, implementar y mantener vigentes las polticas y objetivos institucionales. Asumir toda la responsabilidad del proceso de Calidad en la Gestin. Motivar a la Comunidad Educativa para que asuma el proceso de mejoramiento. Mantener un canal de comunicacin asertiva ante toda la Comunidad Educativa. Viabilizar la legitimacin de las decisiones y productos generados por el Comit.

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Es ejemplo de comportamiento y actitud de liderazgo frente al proceso de Calidad.

ROL DEL COORDINADOR DE CALIDAD Liderar la implementacin de cada una de las actividades propuestas por el Comit. Liderar el proceso de Calidad en la gestin, coordinando recursos. Est en capacidad de poner en marcha las actividades definidas por el Comit y la direccin asesorando y guiando todas las reas. Tiene a su cargo el desarrollo e implementacin de herramientas metodolgicas asociadas al proceso de mejoramiento y a la bsqueda de mecanismos que permitan la comparacin con otras Instituciones. Impulsar prcticas comunes para concebir avances en la implementacin y desarrollo de los procesos.

PERFIL DE CADA UNO DE LOS LDERES Liderazgo Organizacin y disciplina Comunicacin asertiva y efectiva Reconocimiento y confianza institucional Credibilidad y compromiso con los procesos Creatividad Disponibilidad Flexibilidad

ROL DE LDERES DE GESTIN: Apropiarse del liderazgo para el logro del plan de mejoramiento institucional conducente a la calidad educativa. Coordinar y motivar al equipo en el planeamiento y desarrollo de los procesos que se llevan a cabo en cada gestin. Mantener un canal de comunicacin formal. Servir de ejemplo con su actitud de liderazgo y compromiso con el proceso que le corresponde.

RESPONSABILIDADES DE CADA LDER Apropiarse del liderazgo para el logro del plan de mejoramiento institucional conducente a la calidad educativa.

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Orientar todo el proceso de sensibilizacin, diseo e implementacin y evaluacin de cada gestin. Elaborar anualmente el plan de trabajo individual de cada una de las gestiones y procesos en materia de calidad. Est al tanto de los avances, resultados y efectividad de cada proceso, as como de las actividades especficas de cada gestin. Verificar y dar seguimiento a los resultados de cada una de las actividades planeadas y ejecutadas, y hace efectivas las acciones preventivas, correctivas y de mejora de cada proceso. Comunicar peridicamente, a todos los miembros de la comunidad educativa, sobre los avances de los procesos. Participar y proponer capacitacin sobre la implementacin del sistema de gestin de la calidad educativa.

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5. ANALISIS Y EVALUACIN DE LOS RESULTADOS

5.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) El anlisis DOFA como herramienta de Planeacin permite obtener informacin para adelantar las acciones tendientes a corregir deficiencias y a la generacin de nuevos y mejores proyectos de mejora. Es as como esta herramienta aplicada a la gestin de calidad en la Institucin educativa Provenza permiti identificar las fortalezas y debilidades que presenta la institucin Educativa Provenza para adelantar las acciones de mejora que permitan implementar el sistema de gestin de calidad mediante la SGC-GP1000:2009. 5.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL. Un servicio educativo de alta calidad es aquel cuyos atributos cumplen en alto grado con expectativas y necesidades de estudiantes y padres de familia. Para que esto se cumpla, los establecimientos educativos requieren implementar un Sistema de Gestin de la Calidad - S.G.C, que se entiende como un conjunto de elementos interrelacionados, procesos y procedimientos, recursos y estructura interna de responsabilidades y jerarquas, a travs de los cuales se administra de forma planificada la calidad del servicio educativo, en busca de la satisfaccin de los estudiantes y padres de familia. Se justifica implementar y mantener un SGC en las instituciones educativas, porque Se promueve la organizacin de la gestin interna. Permite definir criterios comunes para la planeacin, ejecucin y evaluacin de la gestin educativa. Logra un mejor entendimiento de las necesidades y expectativas de los padres de familia y estudiantes. Promueve una cultura del mejoramiento continuo y autoevaluacin con base en cifras e indicadores concretos

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que facilita la capacidad de demostrar la eficacia de las acciones realizadas. Genera mayor motivacin y compromiso del talento humano derivados de compartir una visin y un esquema de trabajo unificados. Permite la sistematizacin de las actividades y las responsabilidades necesarias para obtener un resultado deseado. Logra reconocimiento nacional e internacional. 5.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 La Institucin Educativa Provenza estructur e implement el Sistema de Integrado de Gestin SIG- con el propsito de mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus estudiantes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestin lo componen la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 la cual determina las generalidades y los requisitos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en el sector pblico, el Modelo Estndar de Control Interno - MECI - y en adelante, todos aquellos modelos y sistemas que les sean complementarios, con objetivos como son el lograr la armonizacin y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. Con la implementacin del SGC, la Institucin Educativa Provenza da cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003, el Decreto 1599 de 2005. 5.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA La Gestin por Procesos con lleva: Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la organizacin Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos tanto desde el punto de vista

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interno (indicadores de rendimiento) como externo (indicadores de percepcin). Una designacin de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (costes, calidad, productividad, medioambiente, seguridad y salud laboral, moral)

Cuando se define y analiza un proceso, es necesario investigar todas las oportunidades de simplificacin y mejora del mismo. Para ello, es conveniente tener presentes los siguientes criterios: Se deben eliminar todas las actividades superfluas, que no aaden valor. Los detalles de los procesos son importantes porque determinan el consumo de recursos, el cumplimiento de especificaciones, en definitiva: la eficiencia de los procesos. La calidad y productividad requieren atencin en los detalles. No se puede mejorar un proceso sin datos. En consecuencia: son necesarios indicadores que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los procesos (al menos para los procesos clave y estratgicos). Las causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos, nunca a las personas. En la dinmica de mejora de procesos, se pueden distinguir dos fases bien diferenciadas: la estabilizacin y la mejora del proceso. La estabilizacin tiene por objeto normalizar el proceso de forma que se llegue a un estado de control, en el que la variabilidad es conocida y puede ser controlada. La mejora, tiene por objeto reducir los mrgenes de variabilidad del proceso y/o mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia.

El anlisis y definicin de los procesos permite: Establecer un esquema de evaluacin de la organizacin en su conjunto (definiendo indicadores de los procesos). Comprender las relaciones causa-efecto de los problemas de una organizacin y por lo tanto atajar los problemas desde su raz. Definir las responsabilidades de un modo sencillo y directo (asignando responsables por proceso y por actividad). Fomentar la comunicacin interna y la participacin en la gestin.

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Evitar la Departamentalizacin de la empresa. Facilitar la Mejora Continua (Gestin del Cambio). Simplificar la documentacin de los sistemas de gestin (puesto que por convenio un proceso podemos describirlo en un nico procedimiento) Evitar despilfarros de todo tipo.

5.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. La calidad debe ser para las instituciones de educacin superior una directriz orientada a la mejora continua de sus servicios, sistemas y procesos. Su fuerza bsica son las personas involucradas, los sectores sociales y econmicos, su personal, sus dirigentes, sus proveedores y la sociedad que le otorga un lugar y una funcin de produccin acadmica y de servicio, por tal razn la calidad no es un fin, sino un camino, que requiere del trabajo diario de todos, sin importar especialidad, cargo o habilidades. La prctica constante y sistemtica de los principios y valores de calidad son los elementos bsicos de la cultura de calidad que la sociedad nos requiere. Los lderes son los impulsores del cambio, en ellos descansa la visin y la congruencia entre el ser, el saber y el hacer, as como la responsabilidad de la creacin de una cultura de calidad y el rumbo estratgico de la Institucin; Por lo tanto, el compromiso de un sistema de calidad se inicia con las polticas y lineamientos de la rectora. Solamente se puede ofrecer un servicio de calidad mediante proyectos y programas planeados, continuos, documentados y revisados. El principal recurso es el ser humano; no se le podr exigir al personal docente, administrativo y operativo que hagan bien su trabajo, si antes no cuenta con las herramientas tcnicas, administrativas y humansticas para lograrlo.

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5.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeo armnico de su labor. Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a cabo su trabajo diario adems de participar en las actividades del equipo; alternar fcilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver problemas, y comprender el proceso de toma de decisiones comunicndose eficazmente para negociar las diferencias individuales. Son mltiples los beneficios derivados del trabajo en equipo en cualquier proceso de mejora de calidad. Dentro del equipo, cada uno de los componentes aporta distintas experiencias, habilidades, conocimientos y perspectivas sobre los temas que abordan diariamente. En general, una nica persona que est intentando solucionar o eliminar un problema o un defecto raras veces conseguir dominar un proceso completo de trabajo. Los beneficios ms significativos en calidad, los alcanzan por lo general los equipos. Esto es, grupos de individuos que unen su talento y vuelcan la experiencia que han desarrollado trabajando en distintas etapas del proceso que comparten. Los equipos de mejora consiguen resultados duraderos ya que pueden abordar aspectos ms amplios que una sola persona, pueden comprender completamente el proceso, tienen acceso inmediato a los conocimientos y habilidades tcnicas de todos los miembros del equipo, y finalmente pueden confiar en el apoyo mutuo y en la cooperacin que surge entre los componentes del grupo. Un equipo se constituye en un conjunto de personas comprometidas con un propsito comn y del que todos se sienten responsables. Dado que los componentes del equipo representan a varias funciones y departamentos, se obtiene una profunda comprensin del problema, permitiendo a la organizacin resolver los problemas que afectan a varios departamentos y funciones. Para mejorar la

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eficacia del trabajo en equipo es necesario dominar una serie de habilidades: Toma de decisiones, mediante tres pasos: 1) Entradas: que consisten en la recoleccin y presentacin de toda informacin relevante; 2) Proceso del equipo: formar una comprensin en comn de los hechos y ponerse de acuerdo sobre las opiniones e ideas de los distintos componentes del equipo utilizando tcnicas de comunicacin eficaces; 3) Resultados: este es el momento donde se decide que hacer para tomar las acciones apropiadas. 5.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 La implantacin del Sistema de Gestin de Calidad en la Institucin educativa Provenza ha implicado la incorporacin de una nueva forma de trabajar y la adopcin de la filosofa de la mejora continua que se ha revelado como muy positiva para la propia organizacin y para los usuarios. El proceso de implantacin pasa necesariamente por una serie de etapas que afectan tanto a la propia organizacin como al producto o servicio que ofrece y a las expectativas que sobre ste tienen los usuarios. En nuestro caso, las tareas que se acometieron fueron: Poner por escrito las directrices del nuevo sistema de gestin Identificar y documentar todas las actividades que configuran el servicio de prstamo. Fijar los objetivos de calidad, las acciones asociadas a stos, as como la forma de seguimiento y medicin de los resultados. Determinar y construir los indicadores Difundir y comunicar los resultados Comunicacin: se realizan reuniones peridicas en las que participan los integrantes del comit de calidad.

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Documentacin: se comienza a recopilar informacin para elaborar los documentos del sistema: Manual de calidad y Procedimientos

La implantacin del Sistema de Gestin de Calidad ha puesto en evidencia ventajas derivadas de la filosofa de la mejora continua: Para la propia organizacin: Unificacin de criterios y actuaciones Mayor integracin y motivacin del personal Sistematizacin de las tareas Aprendizaje de trabajo en grupo Mejora de la comunicacin Adquisicin de prcticas de planificacin, medicin, anlisis y evaluacin Mayor conocimiento de los propios procesos Establecimiento de nuevas herramientas informticas Aumento de la eficiencia y eficacia Mejora de imagen Mayor conocimiento del funcionamiento y posibilidades del propio servicio Identificacin de las necesidades Control de los estndares en los procesos Mayor sensibilidad y atencin para detectar necesidades de los usuarios y procesar la informacin obtenida directamente de aquellos

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6. CONCLUSIONES

6.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) El mtodo DOFA se puede ver tanto como un anlisis de vulnerabilidad si se llega tan solo hasta la conformacin de la matriz de acciones con el anlisis de riesgo, pero si es visto en su globalidad se puede ver como lo que es, un modelo completo para la estructuracin de proyectos. Es bastante importante el uso del mtodo DOFA como herramienta de anlisis de vulnerabilidad y como planificacin estratgica. Modelo este, que se realiza generalmente como un ejercicio para lograr tener una visin panormica de un problema. No obstante, el conocer el modelo completo trae consigo poder saber el potencial real del mtodo y hasta qu punto, segn la importancia del problema tratado, definir hasta que parte se avanza en su anlisis, pues a medida que se adelanta en el proceso de anlisis se conoce ms detalles del proyecto y su entorno. La tcnica DOFA permite el anlisis de problemas precisando las fortalezas y debilidades de una institucin, relacionadas con sus oportunidades y amenazas en el mercado. Las fortalezas y debilidades se refieren a la organizacin y sus productos, mientras que las oportunidades y amenazas por lo general, se consideran como factores externos sobre las cuales la propia organizacin no tiene control. Luego es posible tratar de explotar las fortalezas, superar las debilidades, aprovechar oportunidades y defenderse contra las amenazas funciones todas importantes del proceso de planeacin y en las cuales la tcnica, puede utilizarse en el anlisis situacional dentro de dicho proceso. 6.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL La Norma SGC-GP 1000:2009 establece que el personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas y que la conformidad con los requisitos del producto puede verse afectada directa o indirectamente por el personal

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que desempea cualquier tarea dentro del sistema de gestin de la calidad. Por lo que la organizacin, entre otras acciones, debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, b) cuando sea aplicable, proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. Adems, la Norma GP 1000:2009 establece que la organizacin debe: Revisar los requisitos relacionados con el producto. Planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realizacin del producto. Planificar y controlar el diseo y desarrollo del producto. Planificar y llevar a cabo la produccin y la prestacin del servicio bajo condiciones controladas. Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios. Realizar el seguimiento y medir las caractersticas del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo.

Determinar los equipos de seguimiento y medicin necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados. Asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad mediante el uso de la poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el anlisis de datos, las acciones correctivas (la organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir) y preventivas (la organizacin debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia) y la revisin por la direccin.

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Un personal competente e instruido, que sea capaz de innovar para mejorar tanto los productos como los procesos productivos, est cumpliendo con la mejora del sistema de gestin de la calidad que plantea esta norma y est asimismo aumentando el prestigio de la marca. Adems, si la empresa que aplique un sistema de gestin de la calidad se certifica por un organismo competente, puede adjuntar a su marca de fbrica o de comercio una marca de certificacin que acredita que cumple con la Norma Internacional ISO 9001, lo cual le confiere una mayor reputacin 6.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 La NTCGP 1000:2009 es un documento que pretende que todas las entidades puedan mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. El Sistema de Gestin de la Calidad es una herramienta til para el logro de los objetivos institucionales en trminos de satisfaccin de los clientes, usuarios o beneficiarios: es por ello que, para su implementacin, se enmarque Dentro de unas fases o etapas que deben comenzar por saber la situacin actual de la entidad frente al cumplimiento de lo dispuesto en la norma tcnica de calidad. En el proyecto de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad se identifican varias fases bsicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemtica para lograr el propsito 6.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA Un modelo de operacin por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los macroprocesos y procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misin y visin de la entidad; de economa, al identificar con precisin los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad y cantidad requeridas; de eficiencia, al evitar duplicidad de funciones; y de eficacia,

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al definir la cadena de valor o mapa de procesos de manera coherente y armnica con los planes y programas de la Institucin. Los procedimientos nos permiten Estandarizar las funciones y formas de proceder de la entidad, para ser ms efectivos en la consecucin de los objetivos institucionales, de acuerdo con la unificacin de los criterios internos y externos que garanticen el control de la entidad, fortalecer los procesos de evaluacin del sistema de control interno para generar las herramientas necesarias que permitan apoyar la toma de decisiones, garantizando el mejoramiento continuo y con ello el cumplimiento de sus objetivos organizacionales y sociales. 6.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. La construccin de un equipo de trabajo efectivo requiere tiempo y compromiso, adems de la habilidad para crear una estructura de equipo y procesos apropiados para la tarea propuesta. Para que un equipo pueda desarrollar sus actividades eficientemente, cada miembro debe de aceptar las reglas de comportamiento grupal y comprender claramente sus responsabilidades derivadas del Qu?, Cundo?, Dnde?, Quin?, y Cmo?, inherente de cada actividad Se elabor un procedimiento para el diagnstico, la seleccin de estrategias para la gestin de calidad y la implantacin del sistema de la calidad aplicable a cualquier organizacin. La confeccin de las guas para la etapa de diagnstico teniendo en cuenta los factores externos e internos que inciden en la calidad y las caractersticas particulares de las organizaciones permiten seleccionar la estrategia para gestionar la calidad ms coherente con la situacin actual de stas. El proceso de cambio organizacional encaminado a crear cultura de calidad es una etapa vital en la implantacin del sistema de gestin de calidad, pues permite crear las bases para su funcionamiento eficaz. En la etapa de diseo del sistema la identificacin y clasificacin de los procesos y sus interrelaciones debe ser el punto de partida para la posterior documentacin.

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Las auditoras internas y externas, as como el monitoreo de los indicadores de eficacia y eficiencia del sistema de la calidad permiten emplearlo como una herramienta para la mejora continua de los resultados globales de la organizacin. Se recomienda la aplicacin de esta metodologa adaptndola a las condiciones especficas de cada organizacin.

6.6 REFERENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. La construccin de un equipo de trabajo efectivo requiere tiempo y compromiso, adems de la habilidad para crear una estructura de equipo y procesos apropiados para la tarea propuesta. Para que un equipo pueda desarrollar sus actividades eficientemente, cada miembro debe de aceptar las reglas de comportamiento grupal y comprender claramente sus responsabilidades derivadas del Qu?, Cundo?, Dnde?, Quin?, y Cmo?, inherente de cada actividad Al desarrollar este proyecto se concluye que el trabajo en equipo es sustancial para la integracin de un comit de calidad debidamente comprometido con la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier organizacin. Fue muy importante la intervencin e involucramiento de la alta direccin en la provisin de todos los recursos, tanto humanos, materiales y financieros necesarios para el logro de tan importante proyecto. Al planear la implementacin del sistema se verific que cada una de las actividades planteadas se ejecut en tiempo y forma. De igual manera en esta fase del proyecto se foment la participacin de todos los miembros de la comunidad educativa para documentar y difundir los documentos del sistema de calidad de acuerdo con sus reas de responsabilidad, fue determinante que los dueos de cada proceso hayan sido los que se encargaron de documentar, ya que esto permiti la adecuada descripcin de las etapas de cada proceso. La capacitacin de las partes involucradas en la implementacin de todo sistema de gestin de la calidad en materia de interpretacin de la norma de calidad aplicable, en este caso la NTC -GP 1000:2009 asegura la correcta implementacin del sistema.

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6.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 Es muy importante tener en cuenta los conceptos de calidad, contenidos en la norma tcnica de Calidad NTC-GP 1000:2009 que es necesario tener en cuenta para facilitar la implementacin del SGC, los cuales deben ser socializados con la comunidad educativa para facilitar el estudio de la norma. Las actividades de diseo y documentacin del SGC permiten que los ejecutores de los procesos describan la manera en que los realizan, identificando si los mismos se ajustan a los requerimientos especficos de la Norma. La norma NTC-GP 1000:2009 establece unos requisitos mnimos tanto en la definicin de los procesos como en la documentacin, pero es la entidad la que define efectivamente qu actividades documenta y hasta dnde se extiende, tomando en consideracin la complejidad de sus procesos y la competencia de las personas que los realizan. Las actividades de implementacin del SGC permiten que los ejecutores de los procesos lleven a la prctica lo establecido en los documentos elaborados, identificando si los mismos se ajustan a los requerimientos especficos de la norma NTCGP 1000:2009, los requisitos legales, reglamentarios y de los usuarios. Para ejecutar estas etapas deben tener en cuenta las caractersticas propias de la Entidad y los recursos existentes. En el SGC, la fase de implementacin consiste en entender lo que se tiene que hacer (conocimiento, competencia), aplicar lo que est documentado y dejar evidencias (los registros como elemento que soporta el resultado de los procesos). La fase de implementacin, es el momento adecuado para evaluar el grado de entendimiento, aporte y contribucin que hacen todos los procesos, equipos de trabajo y en general cada servidor pblico, para alcanzar los propsitos expresados en la poltica de calidad. Las estrategias para evaluar lo anterior pueden ir desde encuestas, evaluaciones por grupos hasta debates sobre la relacin de la poltica con la estrategia de la Entidad (plan de desarrollo u otro) y la relacin con los objetivos operacionales o de primer nivel, de tal manera que
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cada servidor pblico, independiente de su cargo se vea reflejado en la misma. La documentacin diseada para la operacin del SGC en la entidad debe divulgarse paulatinamente y considerando a los servidores pblicos que tienen responsabilidades definidas en estos documentos; de esta manera es necesario que la divulgacin de los documentos del SGC se realice por grupos de servidores pblicos y por proceso con el fin de garantizar un adecuado entendimiento y aplicacin de estos. Las estrategias de divulgacin puesto a puesto por procesos y actividades, son las ms adecuadas, teniendo en cuenta el mapa de procesos, las caracterizaciones, los procedimientos, instructivos y formatos, los mapas de riesgos, los indicadores y los requisitos legales aplicables al proceso o actividad. Es necesario que la entidad defina cul(es) sern las herramientas de las que dispondr para garantizar la consulta de la documentacin a los servidores pblicos que as lo requieran; esto con el fin de que en la medida que se realice la divulgacin de la documentacin, se comuniquen adems las herramientas definidas para el acceso a sta y los controles establecidos; entre otras se relacionan: internet, impresin fsica, pagina web, software especializado. La implementacin de los indicadores del SGC en la entidad debe partir de la ficha tcnica que se elabor para los mismos; si la entidad durante la etapa de diseo configur o adapt un aplicativo para el clculo de los mismos, se debe hacer uso de estos para que durante la divulgacin se muestre un caso prctico con dichos indicadores. La divulgacin de los aspectos relacionados en la ficha tcnica de cada indicador, debe realizarse a todos los servidores pblicos de la entidad, garantizando de esta manera que la recoleccin y el anlisis de la informacin dentro del SGC se realice de manera sistemtica, peridica y con una adecuada toma de acciones.

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7. RECOMENDACIONES

7.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIN A TRAVS DEL ANLISIS (DOFA) Cuando se requiere tener una vista panormica del problema con la matriz bsica DOFA es suficiente, pero si el problema tratado o el proyecto es muy importante para la institucin , mal se hace en avanzar solo hasta ese punto ya que se podran dejar por fuera del anlisis de una serie de aspectos importantes que de una u otra forma pueden poner en riesgo el xito del proyecto o atacar el problema a resolver de una forma dbil, lo cual puede acarrear que el problema crezca o que no reaccione ante las acciones conducentes a solucionarlo. Se debe tener en cuenta que es muy comn que durante el desarrollo del modelo, la matriz de diagnstico cambie en varias oportunidades y por lo tanto las acciones de control, ya que entre ms se avanza en el anlisis, mas se conoce el problema, tanto internamente como el entorno del mismo. 7.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INTEGRAL Tener en cuenta que la acreditacin o certificacin de un sistema de gestin de calidad no es un certificado para colgar en la pared o que basta con elaborar procedimientos y diligenciar formatos o que, simplemente, se limita a cumplir con un requerimiento de algn cliente importante o una iniciativa del sector restaurador. Romper el paradigma de que para desarrollar este tipo de proyectos se necesita de personal especializado y dedicado a esta tarea durante largos perodos, de una infraestructura especial, tecnologa de punta y de una cantidad de recursos que no le van a permitir trabajar tranquilamente. Tener en cuenta que si se disea adecuadamente un sistema de gestin de calidad, ste debe ser flexible. Aunque hay que cumplir una serie de requisitos para implementarlo, la idea es adaptarlo a las necesidades y realidad de la institucin.

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Cuando decida tomar la decisin y lanzarse a desarrollar un proyecto de este tipo, tenga en cuenta algunas recomendaciones para que la tarea sea exitosa y vea de verdad los beneficios al implementar un sistema de mejores prcticas de gestin en su institucin. Tener claro qu es un sistema de gestin de la calidad, cmo se implementa y, ante todo, qu beneficios reales le va a traer a su negocio. En realidad, el objetivo final no es la obtencin de un certificado. El objetivo real debe ser que la empresa entre en un proceso de mejoramiento continuo y en una cultura de la calidad en donde se asegure la satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente. Antes de comenzar el proceso investigue acerca de los requerimientos legales y reglamentarios que debe cumplir ante el ente que certifica. Para lograr el xito en la implementacin es requisito indispensable el compromiso y la responsabilidad de la direccin. Si el gerente, propietario o responsable de un negocio cree que no tiene que ver en nada con el tema y que al poner una persona al frente del proceso es suficiente, est equivocado. Tenga en cuenta que si todo el equipo de trabajo lo ve a usted liderando las actividades, cumpliendo con lo establecido y comprometido con las tareas, el resultado va a ser positivo. Todo proyecto de mejora en una empresa requiere de recursos para su ejecucin y mantenimiento. Es por eso que es recomendable que se tome un tiempo para definir y aprovisionar estos recursos o de los contrario tendr problemas a futuro. Esta planeacin y provisin de recursos no va nicamente hasta el logro de la certificacin; debe ampliarse tambin para el sostenimiento del sistema. Cuando se habla de recursos hay que involucrar adems del dinero, los recursos fsicos y humanos y, claro est, el tiempo. Asegrese de que el proceso no se detenga porque no hay tiempo para desarrollar una reunin o para una capacitacin del personal o que no exista un computador para elaborar un documento. Es necesario involucrar al equipo de trabajo en las diferentes actividades durante la implementacin. sta no debe ser una tarea de una o dos personas, porque a largo plazo la gente no sentir que hace parte del sistema y que sus responsabilidades llegan simplemente a la realizacin de unas tareas establecidas. La responsabilidad por el

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mejoramiento continuo y la satisfaccin del cliente es de todos los miembros de la organizacin. Recuerde que un sistema de gestin de la calidad no son papeles, tambin recuerde que el papel aguanta todo y que el tener documentos y registros en cantidad en ningn momento asegura que su empresa sea mejor y que satisfaga al cliente. La documentacin debe ser acorde al tamao y necesidades de la empresa y debe facilitar el da a da y no complicarlo. En algunos casos, por una mala asesora, es tanto el volumen de documentacin que se maneja que no se trabaja o se olvida el objetivo del negocio por estar diligenciando papeles y presentando informes que nadie revisa.

7.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 Unificar los indicadores del Plan Indicativo a los indicadores relacionados en el Tablero de Indicadores de cada uno de los procesos. Mayor compromiso con el seguimiento y cumplimiento de los Planes de Mejoramiento por parte de las reas. Oficializar las Tablas de Retencin Documental. Se requiere implementar acciones para mejorar el flujo de informacin interna y externa, requerida para la operacin de la entidad. Fortalecer los mecanismos relacionados con la socializacin de la informacin institucional, hacia la ciudadana y partes interesadas. Desarrollar e implementar Sistemas Integrales de Informacin, como herramienta para la toma de decisiones oportuna. Realizar jornadas de sensibilizacin de la armonizacin del MECI con el Sistema de Gestin de la Calidad, a todos los funcionarios de la entidad.

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7.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA Antes de describir las etapas, es necesario precisar que en las fases del estudio, anlisis, diseo y mejoramiento de procesos y procedimientos, se debe utilizar siempre metodologas de carcter participativo, con equipos de mejoramiento, reuniones de anlisis, observacin directa del trabajo, entrevistas con los usuarios, anlisis del informe de actividades de los procesos, informe de auditoras internas, anlisis de quejas y reclamos e investigacin de procesos de impacto por intermedio del estudio de benchmarking para conocer, asimilar e implantar, de acuerdo con su factibilidad, las mejores prcticas de los procesos. El xito de toda documentacin relacionada a procesos y procedimientos radica en la informacin contenida en los mismos; por esto se recomienda: - Realizar una reunin de apertura y formalizacin del trabajo: involucrar a todos los participantes en el proceso o procedimiento objeto de anlisis. - Establecer las reglas del juego en aspectos tales como metodologa, responsable y cronograma concertado de actividades. - Definidos estos componentes, formalizar los compromisos adquiridos mediante un comunicado escrito o por medio magntico. Si bien la consolidacin de los procesos y procedimientos se puede generar a travs de un manual se entiende a este como un medio y no el fin para la implementacin. Tradicionalmente se considera que el diseo de los mismos se orienta a la generacin de un documento fsico; sin embargo, su destino debe ser el establecimiento o mejoramiento de formas de trabajar. Todo proceso o procedimiento debe estar relacionado con las disposiciones de carcter legal que intervienen en su ejecucin; stas se encuentran reflejadas en: constitucin nacional, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, directivas

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7.5 REFERENTES A LA DEFINICIN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. Para establecer una cultura de calidad es necesario establecer en nuestra institucin su filosofa, misin, visin y objetivos de la empresa para saber a quin va dirigido el producto o servicio que se vende y que rumbo se debe tomar. Posteriormente hay que concientizar a los miembros de la comunidad educativa en esta filosofa para que todas estn en el mismo barco. Una vez establecido, se obtienen ventajas para todos los que integran la entidad educativa, nuestros clientes y proveedores. Tambin, tenemos que tener mucho cuidado en cmo se maneja la publicidad de nuestro producto, saber si el cliente percibe nuestro producto como nosotros queremos que lo reciba. Esto para qu?, bueno porque si estamos seguros de que el producto es bien percibido por nuestros clientes no habr reclamaciones y ser adquirido, pero si maneja mal este concepto, al momento en el que el cliente solicite un bien o servicio con las caractersticas con que se promociona y no lo encuentre o no cubra las necesidades que l espera entonces en lugar de ganar un cliente perderemos muchos. La satisfaccin de las necesidades del cliente es un factor muy importante dentro de toda institucin pues es importante tener definido el concepto de satisfaccin del cliente para cubrir sus necesidades. Para esto se utilizan diferentes sistemas de medicin las cuales son establecidas por cada empresa segn el producto o servicio que se ofrezca, una de las mediciones de satisfaccin ms comunes son las encuestas, las cuales podemos encontrar en revistas, en empresas, hoteles, restaurantes, tiendas de autoservicio, etc. Recordemos que el cliente aprecia y evala la calidad de servicio, porque sta, como la belleza, est en el ojo del observador. Todos los clientes evaluamos el servicio que recibimos a travs de la suma de las evaluaciones que realizamos a varios factores, a saber: Elementos tangibles: Se refiere a la apariencia de las instalaciones de la organizacin, la presentacin del personal y hasta los equipos utilizados en determinada compaa (de cmputo, oficina, transporte, etc.). Una evaluacin favorable en este rubro invita al cliente para que realice su primera transaccin con la empresa.

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Cumplimiento de promesa: Significa entregar correcta y oportunamente el servicio acordado Actitud de servicio: Con mucha frecuencia los clientes perciben falta de actitud de servicio por parte de los empleados; esto significa que no sienten la disposicin quienes los atienden para escuchar y resolver sus problemas o emergencias de la manera ms convenienteCompetencia del personal: El cliente califica qu tan competente es el empleado para atenderlo correctamente; si es corts, si conoce la empresa donde trabaja y los productos o servicios que vende, si domina las condiciones de venta y las polticas, en fin, si es capaz de inspirar confianza con sus conocimientos como para que usted le pida orientacin. Empata: El cliente desea ser tratado como si fuera nico, que le brindemos los servicios que necesita y en las condiciones ms adecuadas para l y - por qu no? Que le ofrezcamos algo adicional que necesite; esto es, que superemos sus expectativas.

7.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA. Uno de los elementos esenciales para lograr un alto rendimiento en los equipos de trabajo es aplicar estrategias que apoyen a una conformacin y desarrollo adecuado del equipo. Construir equipos a travs de la confianza mutua y un detallado perfil de reclutamiento permitir a los lderes y a los encargados conformar equipos de alto rendimiento y de contar con el logro de resultados esperados. Un lder de estilo flexible recibe y aporta ideas, permite un aporte individual de los miembros del equipo sin miedo alguno, hace sentir a cada miembro que sus ideas son muy importantes. El complemento para un equipo de alto rendimiento son las reuniones y la evaluacin de desempeo del equipo, de estos depende una correcta interrelacin del equipo. Los lderes de un equipo de trabajo tienen la responsabilidad de coordinar la interaccin de los miembros, as como estos ltimos tiene la funcin de cumplir con las metas prefijadas a travs de las tareas trazadas. El xito del equipo depende de cada miembro, sugiere responsabilidad mutua, los aportes tanto del equipo como de los miembros se presenta en el siguiente cuadro

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Los lderes de equipo pueden contar con los miembros del equipo para proponer soluciones, al mismo tiempo los miembros pueden pedir apoyo en problemas, as como sugerencias. La conformacin y mantenimiento del equipo asegura la comunicacin del equipo de trabajo a travs del establecimiento de reuniones formales e informales, afianzando los vnculos entre los miembros del equipo, as como su correcto desempeo de las actividades que deben realizar.

7.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 Es necesario evidenciar el compromiso de todos los servidores pblicos con la validacin y apropiacin del Mapa de Procesos y su articulacin con la Visin y Misin de la entidad de acuerdo con la estructura documental aprobada; adems se debe tener en cuenta que por la misma dinmica del sistema la documentacin debe revisarse, corregirse y actualizarse en forma permanente, con el fin de mantener la mejora continua del sistema. La fase de diseo, corresponde a la definicin de soluciones y puesta en marcha de metodologas para implementar un SGC coherente con el estndar nacional NTC-GP 1000:2009 y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios propios de las entidades del Estado. En esta fase se realiza la definicin y caracterizacin de los procesos que harn parte del SGC, se elabora el soporte documental (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) requerido para la adecuada y efectiva operacin de estos procesos, se determinan los instrumentos para la gestin de su medicin y seguimiento (indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad), y se identifican los riesgos inherentes a la prestacin del servicio con el fin de planear y realizar el control especifico. Es conveniente realizar la fase de diseo, porque sta se constituye en un componente fundamental en la implementacin del SGC, ya que permite a las entidades esquematizar lo que ser su propio modelo, de acuerdo con las exigencias de la norma NTC-GP 1000:2009 y bajo el ciclo PHVA (Planificar Hacer Verificar-Actuar).

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En la fase de implementacin de la NTC GP 1000:2009 las actividades no son necesariamente secuenciales, ya que se debe propender y priorizar por implementar todo lo planeado en la fase de diseo, en la medida que vaya siendo aprobado, con el fin de monitorear resultados y efectuar acciones de retroalimentacin y as ajustar el SGC; sin embargo, se pueden considerar las siguientes actividades: La primera, tiene relacin con la planificacin de la implementacin, en la cual se elabora y aprueba el plan de accin. La segunda actividad considera la comunicacin a travs de la divulgacin masiva de la documentacin del SGC como estrategia para comprometer a todos los servidores pblicos con el sistema y marcar un hito en la implementacin de ste. La tercera actividad es la implementacin propiamente dicha de todo lo que compone y caracteriza cada proceso, donde todos y cada uno de los servidores pblicos de la Entidad debe conocer, aplicar, dejar evidencia y retroalimentar el sistema en virtud de la aplicacin real de lo descrito en los procedimientos y disposiciones definidas en el SGC. Esta tercera actividad involucra aspectos relacionados con comunicaciones, procesos, indicadores de proceso, competencias, adquisicin de bienes y servicios, administracin del riesgo, control de documentos, medicin, anlisis y mejora entre otros. Es fundamental que la alta direccin de las entidades ejerza un liderazgo importante a travs de la aplicacin de principios gerenciales y la fijacin de lineamientos, que impulsen una verdadera cultura de hacer cada vez mejor las cosas, lo que redundar en una gestin eficaz. Es importante que los funcionarios conozcan y participen activamente en la implementacin del sistema de gestin de la calidad en la entidad; para esto se recomienda realizar jornadas de sensibilizacin a travs del desarrollo de actividades ldicas a todos los servidores pblicos de la Entidad. Es necesario que la totalidad de los servidores pblicos interioricen las ventajas de trabajar bajo esquemas de calidad, como un componente importante de optimizacin de recursos y esfuerzos, que le permitir a la organizacin mantenerse vigente; para esto podra utilizarse como herramienta, el empowerment que de acuerdo con la definicin que da CARLOS MARTINEZ, es La capacidad de generar Liderazgo participativo, desarrollar factores de motivacin, propiciar
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organizaciones inteligentes, procesos de aprendizaje y capital intelectual,1 elementos que se consideran fundamentales para el mejoramiento continuo. La fase de Implementacin es conveniente porque a travs de sta, las entidades llevan a la prctica lo establecido en la fase de diseo y definen las estrategias que permiten la adecuada puesta en marcha y ejecucin de las actividades y tareas descritas en la documentacin establecida para el SGC.

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8. BIBLIOGRAFA Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4485 de 2009: Adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Norma ISO 19011:2002: Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. Decreto 1599 de 2005: Mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. Anexo Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005: Establece el marco conceptual del Modelo. Armonizacin MECI-GP1000 DAFP 2007: Gua que permite mayor comprensin de las similitudes existentes entre los elementos del MECI y los requisitos de la NTCGP 1000:2009. Manual de Implementacin del MECI 1000:2005 DAFP 2008: Gua General para el Diseo, Desarrollo e Implementacin de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estndar de Control Interno - MECI 1000:2005 Rol Oficinas de Control Interno DAFP 2009: brinda orientacin conceptual y parmetros para armonizar y fortalecer el rol que dicha oficina debe cumplir en el proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, MECI.

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9. RECURSOS HUMANOS.

RECURSOS

Entre los recursos humanos que se utilizaron para adelantar la investigacin se tienen: Directivos Docentes Estudiantes Padres de familia Clientes externos Integrantes del comit de gestin de calidad Institucin educativa Provenza RECURSOS FINANCIEROS Para llevar a cabo la investigacin se debieron invertir recursos en: Honorarios a Investigadores $1.200.000 Encuestadores $100.000 Transporte (Areo-Terrestre) $300.000 Papelera $300.000 Acceso internet $250.000 Procesamiento de Informacin $200.000 Celular $240.000 _________ $2.590.000 RECURSOS TECNICOS Internet Porttil marca Toshiba Una impresora marca EPSON, modelo 1110,

107

10.

LISTADO DE ABREVIATURAS

DOFA: Debilidades, oportunidades, Fortalezas y Amenazas IEP: Institucin Educativa Provenza SIE: Sistema Institucional de evaluacin. PEI.: Proyecto educativo institucional. NTC GP 1000: 2000 Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica 1000 ao 2009. .MECI. Modelo Estndar de Control Interno PHVA: Planear, hacer, verificar , actuar SGC: Sistema Gestin de Calidad

PROC: Proceso CA: Caracterizacin PR: Procedimiento GU: Gua IN: Instructivo MA: Manual FT: Formato GPI: Gestin de Planeacin Institucional GEMI: Gestin de Evaluacin y Mejoramiento Institucional GCU: Gestin Curricular GCO: Gestin de Convivencia GIC: Gestin de Informacin y Comunicacin GBT: Gestin Bienestar y Talento humano
GRFF: Gestin Recursos Fsicos y Financieros

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APROBACIN PARA SUSTENTACIN

COMENTARIO FINAL DEL COMIT DE INVESTIGACIN:

FECHA DE APROBACIN PARA SUSTENTACIN:

NOMBRE DE INVESTIGACIN

LOS

INTEGRANTES

DEL

COMIT

DE

FIRMA DIGITAL DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT DE INVESTIGACIN

FECHAS DE PRESENTACIN FECHA DE LA PRIMERA ENTREGA: FECHA DE LA SEGUNDA ENTREGA: FECHA DE LA TERCERA ENTREGA:

OBSERVACIONES SOBRE EL DESARROLLO DEL DOCUMENTO TRABAJO DE GRADO (Son los comentarios debidamente fechados de los profesores asignados al mdulo Proyecto gerencial de Investigacin)

OBSERVACINES SOBRE EL BORRADOR 1 (FECHA:

OBSERVACINES SOBRE EL BORRADOR 2 (FECHA:

OBSERVACINES SOBRE EL BORRADOR 3 (FECHA:

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APROBACIN DEL TRABAJO DE GRADO

El Documento Trabajo de Grado ha sido revisado en sus contenidos y metodologa y se encuentra terminado, Por lo tanto se aprueba y la nota es de:

Nombre de los profesores Fecha

El Documento Trabajo de Grado ha sido revisado en sus contenidos y metodologa y el nivel de avance es deficiente. Por lo tanto se desaprueba y la nota es de:

Nombre de los profesores Fecha

ENVO DEL DOCUMENTO AL COMIT DE INVESTIGACIN

Una vez terminado el Informe sobre el trabajo de Grado, los profesores deben consignar una breve presentacin del documento para el Comit de Investigacin.

Nombre de los profesores Fecha

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11. ANEXOS ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA

BUCARAMANGA, 2012

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO GENERAL ALCANCE CONTROL DEL MANUAL 1. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN 1.1 INTRODUCCIN 1,2 DESCRIPCIN DE LA INSTITUCIN 1.3 REFERENTE HISTRICO 1.4 SERVICIOS 1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 2.1 MISIN 2.2 VISIN 2.3 VALORES 2.4 PERFILES 2.4.1 PERFILES ESTUDIANTE 2.4.2PERFIL DOCENTE 2.4.3PERFIL DIRECTIVO DOCENTE 2.4.4 PERFIL PERSONAL ADMINISTRATIVO 2.4.5PERFILPERSONAL DE SERVICIOS 2.5 FACTORES CLAVES DE XITO 2.6 POLTICA DE CALIDAD 2.7 OBJETIVOS DE CALIDAD 2.8 SISTEMA DE MEDICIN: MATRIZ DE INDICADORES 3.GERENCIA DE PROCESOS 3.1 MAPA DE PROCESOS 3.2 DESCRIPCIN DE PROCESOS CLAVES: OBJETIVO Y ALCANCE, RESPONSABLES, INDICADORES DE GESTIN, DOCUMENTOS Y DESCRIPCIN 3.3CARACTERIZACIN DE PROCESOS CLAVES

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OBJETIVO GENERAL Presentar en forma clara y coherente la estructura de la INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA como un Sistema de Gestin basado en estndares de calidad, que asegure la prestacin de todos los servicios; como resultado de la interaccin de los procesos definidos al interior de la misma y que apoyan fundamentalmente la toma de decisiones de la Alta Direccin.

ALCANCE El sistema de gestin de la calidad de la Institucin Educativa Provenza de Jess, da cubrimiento al diseo y prestacin del servicio educativo formal en los niveles de: Pre-escolar, Bsica, Media Acadmica. Comprende todos los procesos relacionados en el mapa de procesos del Sistema de Gestin de la Calidad. EXCLUSIONES: Del presente manual se excluye el numeral 7.6 de la norma NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008 relacionada con Control de los equipos de seguimiento y medicin puesto que la prestacin del servicio educativo no requiere de estos dispositivos, ya que las practicas que se desarrollan en los laboratorios de biologa y qumica, Fsica y tecnologa no requiere asegurarse de la validez de los resultados de las mediciones. CONTROL DEL MANUAL El Manual de Calidad entra en vigencia, una vez revisado por el Comit de calidad y aprobado, mediante acto administrativo, por el rector de la INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA .El Manual de Calidad se revisa y actualiza una vez al ao para garantizar los cambios correspondientes a procesos, procedimientos y requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008. La naturaleza de su actualizacin se identifica en el mismo Manual bajo responsabilidad del Comit de Calidad y es evidenciada en la seccin denominada Control de Cambios del Manual. Cualquier miembro de la comunidad educativa de la Institucin educativa Provenza puede consultar el manual de calidad a travs del blog de la Institucin. Es responsabilidad de todos los miembros del Comit de calidad, asegurar que no existan copias desactualizadas del manual de calidad en sus dependencias. Todo cambio, actualizacin o modificacin al manual de
113

calidad debe seguir lo dispuesto en el respectivo procedimiento Control de Documentos contenidos en el proceso PGPI Gestin de Planeacin institucional El Representante de la Direccin es el responsable de la entrega de las copias del manual de calidad tanto al interior de LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA como hacia otras partes interesadas que lo requieran.

114

1.

PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN RAZN SOCIAL

UBICACION

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA I E PROVENZA sede A Carrera 23 No 109-07 Barrio: Provenza Telfono: - 6361000 I E PROVENZA sede B Sector 5 Parte Baja Barrio el Cristal I E PROVENZA sede C Calle 108 No. 23B-04 Barrio Provenza Telfono: 6515457 ELICER ZRATE HOLGUN REGISTRO DANE: 168001001050 REGISTRO NIT: 804005058-6 DE N 01534 DE 1 DE JUNIO DE 2004 PREESCOLAR BSICA PRIMARIA BSICA SECUNDARIA MEDIA ACADMICA

REPRESENTANTE LEGAL ASPECTO LEGAL RESOLUCION APROBACION NIVELES OFRECIDOS

1.1 INTRODUCCIN Este manual enuncia la poltica gerencial para la administracin de la calidad en LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA con un enfoque integral orientado a satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas y vinculadas a las actividades de prestacin de servicios educativos El manual describe las disposiciones adoptadas por LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA para cumplir polticas, objetivos, requisitos legales, contractuales y normativos relacionados con la calidad; as como, los requisitos exigidos en las normas NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008 Este manual describe los diferentes elementos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad De LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA agrupados en las cuatro actividades bsicas relacionadas con el ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) P: Planificacin: H: Implementacin y operacin V: Medicin y Monitoreo
115

A: Revisin y Mejoramiento El vocabulario aplicado en este manual es el presentado en las normas NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008. 1.2 DESCRIPCIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA

La institucin educativa Provenza se encuentra conformada por tres sedes. La sede A se encuentra situada en el barrio Provenza en la Carrera 23 No 109-07.. Esta sede limita al norte con la calle 105 , al sur con el polideportivo Provenza, al oriente con la carrera 23 y al occidente con la CDMB y la quebrada Cuellar. La institucin educativa Provenza cuenta con una poblacin escolar de 1858 estudiantes y una nomina de 60 docentes, tres coordinadores, tres auxiliares administrativos, tres auxiliares de servicios generales y un rector. La infraestructura fsica del sede A se compone de dos pisos , con oficinas administrativas dotadas para la rectora, secretaria y saln de reuniones, una sala para profesores, un total de 19 aulas de clase, dos aulas de tecnologa: el aula Gali y el aula Galileo, una aula de informtica, dotada con 40 computadores, una aula mltiples parta el desarrollo de eventos acadmicos, culturales y artsticos, un polideportivo para la prctica del microftbol y el basquetbol, una amplia zona para el desarrollo de actividades culturales y artsticas con estudiantes, servicios de cafetera y fotocopiadoras y la zona de servicios con sus respectivas bateras sanitarias para hombre y mujeres. En la Jornada de la maana funcionan dos grados de preescolar tres grados de sptimo, tres grados de octavo, tres grados de noveno, tres grados de decimo y dos grados de undcimo bajo la coordinacin de Germn chapeta para un total de 633 estudiantes. Y 22 docentes.

116

La jornada de la tarde de la sede A se encuentra bajo la coordinacin de Mery Rincn Ardila. All funcionan dos grados de preescolar, tres grados de primero, tres grados de segundo, tres grados de tercero, tres grados de cuarto y tres grados de quinto. Para un total de 652 estudiantes y 17 docentes. La sede B se encuentra situada en el sector 5 del barrio El cristal bajo, posee tres aulas y una aula de informtica., servicios de baos esta sede ha siso dotada gracias al apoyo que le ha brindado el club kiwanis y la Cruz Roja. All laboran tres docentes que reciben el apoyo de la cruz Roja a travs de una coordinadora y una psicloga. Cuenta con grupos de primero a quinto grado y su poblacin estudiantil es de 75 estudiantes. La sede B se encuentra bajo la coordinacin de Luis Alfredo serrano Moreno La sede C se encuentra situada en el barrio Provenza Calle 108 No. 23B-04 y cuya nomenclatura es compartida con el colegio Federico Ozanan con el cual comparte las instalaciones ya que la alcalda cedi en comodato para su administracin de estos terrenos a esta institucin y cuyo contrato se viene prorrogando cada cinco aos. La sede C se encuentra bajo la coordinacin de Luis Alfredo serrano Moreno , posee una sala para profesores, una oficina para la coordinacin, una cocina para el restaurante escolar, una aula de informtica, servicios de fotocopiadora, un polideportivo para la prctica de baloncesto y microftbol, una cancha de futbol y un total de 8 aulas de clase. En la jornada de la maana laboran un grupo de cuarto y otro de Quinto y cinco grados de Sexto, bajo la orientacin de un total de 10 docentes. En la jornada de la tarde se encuentran dos grados de primero, dos grados de segundo, dos grados de tercero y un grado de cuarto y otro de quinto para un total de 8 docentes. Es decir en la sede C posee un total de 573 estudiantes laboran un total de 18 docentes. Desde el ao 2008 se viene implementando el Sistema de Gestin de la Calidad con la finalidad de Obtener la certificacin bajo la norma NTC GP 1000 versin 2008 con el acompaamiento de la Cmara de Comercio a travs de lderes Siglo XXI y as brindar una educacin de Calidad. Esto ha permitido una mayor organizacin y la creacin de toda una cultura que nos orienta a brindar un mejor servicio y atencin a toda la Comunidad

117

1.3 RESEA HISTRICA La Institucin fue fundada hace 40 aos, en 1970, y construida en terrenos que hacan parte de una hacienda de propiedad de don Pedro Tristancho que luego fueron adquiridos por la firma Robledo Hermanos con el fin de parcelarlos. Despus el Instituto de Crdito Territorial en 1966 construy dos manzanas de tipo urbano ocupadas sobre todo por militares. En enero de 1970 la Institucin inicia labores con un grupo de cuarenta y seis (46) estudiantes de primero de primaria, bajo la direccin de la profesora CARMEN PICO DE CLAVIJO luego, en 1975, y por escritura pblica 2679, el ICCE (Instituto Colombiano de construcciones escolares) construy un local escolar para 11 grupos con 302 estudiantes; en ese momento, el plantel se encontraba bajo la direccin de la Seora MARA DOLORES PICO DE CERN. A partir de 1986 y hasta 2009, dirigi la Institucin, la seora MARA ENCARNACIN ORDUZ DE GUARN y durante su gestin, en 1993, por acuerdo No. 030 del Honorable Concejo Municipal de Bucaramanga, se legaliza el funcionamiento de la Institucin, con el nombre de CONCENTRACIN ESCOLAR PROVENZA y establece el trnsito y la continuidad de los estudiantes dentro del sistema educativo abriendo cobertura al grado sexto de la educacin bsica secundaria con proyeccin al noveno grado. En 1997, por resolucin 0388 de agosto 20, emitida por el doctor CARLOS IBEZ MUOZ, Alcalde de Bucaramanga, la Institucin cambia de denominacin y recibe el nombre de COLEGIO BSICO PROVENZA, ofreciendo los niveles de preescolar y bsica, posteriormente, en 2002, por Resolucin 012439 del 28 de octubre la Secretara de Educacin Departamental, se integra a la Institucin la Concentracin Escolar El Cristal, quedando anexa como Sede B. En 2004 segn Resolucin 01534 del 01 de Junio, emanada de la Secretara de Educacin Municipal cambia de denominacin asumiendo el nombre de INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA, quedando establecidos los tres niveles de la educacin: Preescolar, Bsica y Media. En 2004 se promulga la Primera Promocin de Bachilleres y en 2006, mediante convenio de articulacin con el SENA, se grada la Primera promocin con Certificado de Aptitud Profesional (CAP) con lo cual se
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dota a los egresados de una competencia laboral, atendiendo a las directrices del MEN. En Enero de 2010 por renuncia de su titular, asume la rectora el Licenciado ELICER ZRATE HOLGUN, quien recibe el plantel con 1.563 estudiantes y gracias a su gestin logra que mediante Resolucin 2754 del 30 de julio, la Secretara de Educacin anexe el Hogar San Jos, el cual se encontraba adscrito al INEM y pasa a ser la Sede C del plantel. Es de resaltar que como parte de su quehacer, el licenciado Elicer Zrate Holgun ha logrado realizar un notable mantenimiento a la planta fsica ha gestionado la consecucin de material didctico y tecnolgico en especial la re potenciacin de la sala GALI y la dotacin del proyecto ROBOTICA con la cual los estudiantes han tenido la posibilidad de ingresar en el campo de las TICs. Igualmente el actual rector logr en menos de un ao incrementar en un 30% cobertura y actualmente se cuenta con 1.925 estudiantes y tramit el nombramiento de un nuevo coordinador, el docente de fsica en propiedad adems de cinco docentes para poder atender la ampliacin de cobertura. 1.4 SERVICIOS

La institucin presta los servicios de cafetera, restaurante escolar fotocopiadora, psicorientacin, entrenamientos deportivos y conformacin de equipos nivel de voleibol, enseanza de la tics mediante las aulas de informtica y tecnologa, conferencias de superacin personal para docentes y estudiantes, y padres de familia, desarrollo de actividades ldicas y deportivas. Aplicacin de pruebas tipo icfes mediante el programa martes de prueba.

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1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2 DIRECCIONAMIENTOESTRATGICO 2.1 VISIN La Institucin Educativa Provenza, en el ao 2015, aspira ser una Institucin reconocida en el mbito local, por la calidad en la formacin de bachilleres acadmicos, que les permita el ingreso a la educacin superior y al mercado laboral, estimulando el desarrollo del pensamiento tecnolgico y la interiorizacin de principios y valores institucionales y el cuidado del medio ambiente. 2.2 MISIN La Institucin Educativa Provenza, es una entidad de carcter oficial, que ofrece educacin formal en los niveles de preescolar, bsica y media, comprometida con la formacin de personas para la continuidad en la Educacin Superior, con un eficiente desempeo laboral y desarrollo del pensamiento tecnolgico, apropindose de los principios y valores institucionales y de una cultura del medio ambiente.

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2.3 VALORES Honestidad Responsabilidad Lealtad Tolerancia Solidaridad Laboriosidad Conciencia ecolgica Conciencia social

2.4 PERFIILES 2.4.1 PERFIL DEL ESTUDIANTE El centro de la accin educativa, capaz de trascender y transformar la realidad. Digno representante de la comunidad educativa la cual pertenezco. Libre, autnomo, responsable en la toma de decisiones y capaz de responder por mis actos. Colaborador, solidario, recto y honrado en mi pensar y obrar. Lder en el amor, el arte, el deporte y la verdad. Pacfico, comprometido con la comunidad. Competente para ingresar a la educacin superior y al mbito laboral Reflexivo, creativo, investigador y crtico. Responsable dentro y fuera de la Institucin. Capaz de emplear el tiempo libre en forma positiva. Critico, tolerante, equitativo y participativo. Amante de la ciencia tecnologa. Consentido de pertenencia y amor por la Institucin y el medio ambiente

2.4.2 PERFIL DEL DIRECTIVO DOCENTE El directivo docente de LA INSTITUCION EDUCATIVAPROVENZA debe ser una persona: Ecunime, justa, creativa, equilibrada, equitativa, objetiva, humana y con una visin prospectiva de la educacin. Con capacidades de liderazgo, manejo administrativo, pedaggico y legislativo, de acuerdo con la normatividad vigente.
121

Capaz de desarrollar su labor dentro de una atmsfera de colaboracin, armona, entendimiento y dinamismo, entre toda la Comunidad Educativa.

2.4.3 PERFIL DEL DOCENTE Con valores ticos, humanos y profesionales muy profundos de tal forma que se convierta en el orientador e investigador de sus estudiantes. Capaz de disponer de toda capacidad fsica e intelectual al servicio de la Institucin Con capacidad de ofrecer a sus educandos una formacin integral, fundamentada en el respeto mutuo y el ejemplo. Capaz de poner todos sus saberes, virtudes, talentos e inteligencia en el manejo de conflictos en la formacin del estudiante. Amante del cuidado del medio ambiente y la ecologa Con capacidad de motivar e integrar a los padres de familia al proceso educativo Con sentido de pertenencia con la Institucin Prudente, creativo, colaborador, solidario, con el deseo de actualizacin y superacin y cumplidor del deber. Con capacidad para solucionar los conflictos pacficamente, a travs de dilogo y la concertacin.

2.4.4 PERFIL DEL ORIENTADOR El orientador de la Institucin Educativa Provenza debe caracterizarse por ser una persona: Profesional en el conocimiento de la orientacin Equilibrada, objetiva, ecunime, imparcial, justa y humana tica, prudente y acertada en sus decisiones y orientaciones Con capacidad de crear ambientes armoniosos y sanos para el desarrollo integral de los estudiantes. Servicial, colaborador y con gran dinamismo para integrar a la Comunidad Educativa

2.4.5 PERFIL DE LA SECRETARIA La secretaria de la Institucin Educativa Provenza, debe ser una persona: Comprometida con la Institucin y con gran sentido de pertenencia.

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Honesta, prudente, amable, eficiente, eficaz, equilibrada y cumplidora de las funciones. Practicante de los principios y la cultura institucional. Con grandes valores morales y ticos.

2.4.6 PERFIL PERSONAL ADMINISTRATIVO Con grandes valores morales y ticos. Sentido de pertenencia Alta responsabilidad Conciencia de su labor Buenas relaciones interpersonales Preparacin laboral Espritu de superacin

2.4.7 PERFIL PERSONAL SERVICIOS GENERALES El Personal de Servicios Generales, de la Institucin Educativa Provenza, se destaca por su puntualidad, presentacin personal, y responsabilidad en el horario de trabajo. Respeta y acoge la Filosofa y el Proyecto Educativo Institucional, con gran sentido de pertenencia. El Personal de Servicios Generales es cordial y da buen trato a todas las personas que integran la Comunidad Educativa: Estudiantes, Docentes, Padres de Familia, Egresados, Personal Administrativo y a las dems personas que se acercan a la Institucin.

2.4.8 PERFIL PADRES DE FAMILIA Los padres de familia y/o acudientes la Institucin EducativaProvenza, deben ser personas: Comprometidas, colaboradoras, solidarias, dinmicas, participativas y responsables en la formacin integral de sus hijos y/o acudidos y con La Institucin. Promotores de la justicia, la verdad, la equidad, la solidaridad y en general el respeto por los derechos humanos y en particular de la Comunidad Educativa e Institucional. Con un sentido de pertenencia a la institucin y atentos a todos los llamados y situaciones en pro de la formacin y orientacin mancomunada de sus hijos y/o acudidos.

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2.5 FACTORES CLAVES DE XITO Continuidad en la educacin superior Desempeo laboral Desarrollo del pensamiento tecnolgico Formacin en valores y cultura del medio ambiente

2.6 POLTICA DE CALIDAD La INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA, en concordancia con la normatividad vigente, se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de sus beneficiarios, mediante una formacin que promueva la calidad humana, el desarrollo del pensamiento tecnolgico, el acceso a la educacin superior y el respeto por el medio ambiente, en un clima laboral armnico fortalecido por las competencias laborales, para garantizar el mejoramiento continuo en todos los procesos. 2.7 OBJETIVOS DE CALIDAD Alcanzar un alto grado de satisfaccin de los clientes. Garantizar el desarrollo integral de los estudiantes. Mantener un clima laboral armnico entre los miembros de la comunidad educativa. Gestionar y optimizar los recursos. Mantener un personal competente. Alcanzar la mejora continua de los procesos.

2.8 CREENCIAS El estudiante es un ser en formacin, nico, sociable, irrepetible, inacabado, histrico, tico, trascendente y por tanto el centro del proceso educativo. La Educacin es un proceso integral y personal, y por tanto utiliza los fundamentos de la pedagoga activa que oriente a los Estudiantes, hacia la formacin de una persona competente en el conocimiento, la interaccin social y democrtica, y la conciencia ecolgica. EL Docente es una persona ecunime, idneo, tico, justo, innovador y racional, que educa a travs de sus acciones y actitudes.

124

El logro de las metas y objetivos institucionales, se realiza mediante el trabajo en equipo de toda la Comunidad Educativa.

2.9..PRINCIPIOS Respeto por s mismo y por los dems. Libertad para actuar responsablemente. Justicia sin discriminar al otro. Equidad para todos los integrantes de la comunidad educativa.

3. GERENCIA DE PROCESOS 3.1MAPA DE PROCESOS

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INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIN DEL PROCESO : GESTIN DE PLANEACIN INSTITUCIONAL

CDIGO: PGPI-001 Pgina 1 de 7

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS

Liderar la planeacin y direccin Institucional, estableciendo polticas y lineamientos, que apunten al logro de una educacin integral de calidad. RECTOR (Elicer Zrate Holgun) Desde la Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad hasta la Revisin y mejora del SGC PROVEEDOR ACTIVIDADES Planear la revisin y ajustes al horizonte institucional y la planeacin estratgica Planear las actividades institucionales para el ao escolar Planear la organizacin del gobierno escolar Planear la revisin y actualizacin del P.E.I. Planear la evaluacin institucional Planear el sistema de comunicacin interna Disear el Plan de Mejoramiento y el Plan Operativo Planear la evaluacin de docentes y administrativos Disear el proceso de matrcula Disear el proyecto de cultura Institucional Disear el Plan de asignacin acadmica Disear programa de cualificacin del 126 SALIDAS Horizonte actualizado CLIENTE

Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad Normatividad vigente PGEMI P.E.I. Institucional PGC Horizonte institucional PGCO Plan estratgico PGIC Autoevaluacin PGBT Institucional PGRF P Plan de Mejoramiento
Institucional

Ministerio de Educacin Nacional (MEN)

institucional Proceso de Gestin de Planeacin institucional Proceso de Gestin Cronograma y calendario de evaluacin y escolar mejoramiento Plan de Direccin del institucional Gobierno Escolar Proceso de Gestin PEI y Plan curricular Curricular actualizado anualmente Proceso de Gestin Plan Estratgico de convivencia actualizado y coherente Proceso de Gestin con el Horizonte de Informacin y Institucional Comunicacin Polticas de Informacin y Proceso de Gestin Comunicacin de Bienestar y

Secretaria Educacin Bucaramanga (SEB)

de de

personal

Cmara de Comercio ICONTEC

Normatividad vigente P.E.I. Institucional Horizonte institucional Plan estratgico Autoevaluacin Institucional Plan de Mejoramiento Institucional

Realizar la revisin y ajustes al Horizonte Institucional y la planeacin estratgica Socializar y ejecutar el cronograma de actividades Ejecutar el Proyecto del gobierno escolar Efectuar r la revisin y actualizacin del P.E.I. Aplicar la evaluacin institucional Ejecutar procesos de comunicacin interna Ejecutar el Plan de Mejoramiento y el Plan Operativo Evaluar al personal docente y administrativo Aplicar el proceso de matrcula Ejecutar el proyecto de cultura Institucional Elaborar el Plan de asignacin acadmica Implementar el programa de cualificacin del personal

Talento Humano Plan de Mejoramiento Institucional Anual y Plan Proceso de Gestin Operativo Anual de recursos fsicos y financieros Manual de funciones y responsabilidades, para todos los funcionarios de la Institucin Procedimientos y estrategias institucionales de matrcula Proyecto Cultura Institucional Asignacin acadmica de los docentes Plan de cualificacin del personal de la institucin

DOCUMENTOS Leyes y reglamentos vigentes Manual de Convivencia Documentos del Plan Estratgico,

Plan

Seguimiento y control del plan de mejora de REQUISITOS la Revisin por la Direccin Medir el desempeo del proceso a travs de Ley 115/94 actividades de seguimiento y medicin Ley 715/2001 ( indicadores ) Reglamentarios de las leyes anteriores.

127

Operativo Anual, Plan de Mejoramiento Anual, Manual de Convivencia Planeacin Curricular, PEI, Horizonte Norma NTC GP 1000:2004 numerales 4.1, 4.2, 5.3, Institucional, Plan de formacin de personal, Analizar resultados de verificacin de las 5.4.1, 5, 6.1 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5 plan de Gobierno Escolar actividades y del indicador del proceso. CA-PGPI-001 Caracterizacin proceso de A Definir e implementar acciones correctivas, gestin gerencial preventivas y de mejora segn los resultados GU-PGPI-001 Gua de revisin por la direccin obtenidos GU-PGPI-002 Gua de ejecucin presupuestal MA-PGPI-001 Manual de Calidad SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES Seguimiento a la ejecucin presupuestal Resultados de las auditoras internas y externas Reuniones de proceso Directivos Personal Administrativo Docentes Personal e instituciones especializadas Equipos tecnolgicos (computadores, impresoras, etc.) Formatos actualizados Numero de planes y proyectos institucionales Porcentaje de personas de la institucin satisfechos con la direccin de la Institucin. Nivel de cumplimiento de la planeacin institucional

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA

CODIGO: PGEMI

-001

128

CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN DE EVALUACIN Y Pgina 2 de 7 MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE

Realizar procesos de evaluacin, control y seguimiento a los proyectos, Planes y Programas, institucionales, liderados por la Direccin, utilizando estrategias que permitan la participacin y la aplicacin de acciones de mejora continua. RECTOR (Elicer Zrate Holgun)

Desde la identificacin de las necesidades de recursos y formulacin de actividades estratgicas hasta la implementacin de acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso e calidad
PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Proceso de Gestin de Planeacin institucional Proceso de Gestin Curricular Proceso de Gestin de convivencia Proceso de Gestin de Informacin y Comunicacin Proceso de

ENTRADAS Planes y proyectos institucionales Programas de Auditora interna y externa Normas vigentes sobre evaluacin y control Autoevaluacin institucional.

Todos procesos del Sistema Gestin de Calidad PGPI PGC PGCO PGIC PGBT PGRF
Ministerio Educacin

los de
P

de H

Diseo planeacin estratgica Diseo de procedimientos para Diseo de procedimientos PARA crear, modificar o anular documentos. Diseo de procedimientos para el control de documentos, tanto internos como externos. Diseo de auditoras internas de calidad. Diseo de formato de evaluacin y mejoramiento institucional. Diseo de procedimientos para no conformidades reales o potenciales y de los servicios no conformes, Diseo de procedimientos para acciones correctivas, preventivas y de mejora Implementar y controlar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad Ejecutar auditoras internas de calidad. 129

Diagnostico institucional Plan de Implementacin de auditora y autoevaluacin Institucional Actas de auditoras internas y externas Resultados de Auditorias y autoevaluaciones Institucionales

Nacional (MEN)

Socializar e implementar planes de mejoramiento Verificar el estado de actualizacin de los documentos en uso Verificar el diligenciamiento y la implementacin de los registros Verificar el estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin V

SEB ICONTEC

( indicadores )

Consolidado de debilidades, fortalezas. Planeacin Estratgica Planes de mejora, de equipo e individuales. Propuestas de acciones de mejora Plan de Implementacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Gestin de Bienestar y Talento Humano Proceso de Gestin de recursos fsicos y financieros

DOCUMENTOS

REQUISITOS
Ley 115/94 Ley 715/2001 Resultados de la autoevaluacin institucional. Resultados de las auditoras internas y externas NTC GP 100O: 2009: 4, 5.3, 5.4.1, 6.1, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5

CA-PGEMI-001 Caracterizacin proceso calidad y mejora GU-PGEMI-001 Gua para la elaboracin de documentos PR-PEMI-001 Control de documentos PR-- PGEMI -002 Control de registros PR-- PGEMI -003 Servicio no conforme, A quejas, reclamos y sugerencias PR- PGEMI -004 Acciones preventivas PR- PGEMI -005 Acciones correctivas PR-- PGEMI 006 Auditora interna MA- PGPI--001 Manual de calidad

Analizar resultados de verificacin de las actividades y del indicador del proceso. Definir e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora segn los resultados obtenidos

130

SEGUIMIENTO Y CONTROL Cumplimiento del programa de auditoria Resultados de indicadores Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas Verificacin de planes de mejora Auditoria del proceso Resultados de la revisin por la direccin Ejecucin del plan de auditoria

RECURSOS HUMANOS: Directivos, docentes, estudiantes, administrativo. FISICOS Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cmputo, internet, telfonos escritorios, archivadores, equipos de impresin, papelera, instalaciones locativas FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institucin. INFORMACION: Registros, formatos, documentos, boletines manuales, informacin generada por los dems procesos.

INDICADORES Cumplimiento de auditoras. Acciones preventivas implementadas. Acciones correctivas implementadas Acciones de mejora implementadas

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA 131

CDIGO: PGC

-001

CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN CURRICULAR

Pgina 3 de 7

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE

Planear y desarrollar acciones y procedimientos, que permitan la implementacin de un currculo de calidad, para la formacin integral de los estudiantes y el logro del horizonte institucional. COORDINADOR SEDE A SECUNDARIA (Germn Chapeta) Desde el diseo y desarrollo de planes institucionales hasta la autoevaluacin institucional

ENTRADAS Normatividad vigente y afn Planes y Proyectos acadmicos y de otros procesos institucionales Plan de estudios Resultados de la autoevaluacin institucional Planeacin estratgica Asignacin acadmica Seguimiento a estudiantes desde orientacin Listados de Estudiantes matriculados

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

SALIDAS Plan de Estudios coherente y actualizado Asignacin acadmica Horarios de clase Modelo pedaggico Proyectos pedaggicos Experiencias significativas. Tabla de indicadores de gestin Boletines Sistema de evaluacin y promocin de

CLIENTE Proceso de Gestin de Planeacin institucional Proceso de Gestin de evaluacin y mejoramiento institucional Proceso de Gestin de convivencia Proceso de Gestin de Informacin y Comunicacin Proceso de Gestin de Bienestar y

Todos los procesos Sistema de Gestin de Calidad PGEPI PGEM PCO PGIC PGBT PGRFF Ministerio Nacional (MEN) de

del

Educacin

Disear Plan de estudios de la Institucin Disear asignacin acadmica. Disear horarios de clase Disear Prcticas pedaggicas y gestin en el aula Disear Proyectos Pedaggicos. Diseo de experiencias significativas. Disear Registro, control y seguimiento acadmico. Disear Sistema de evaluacin y promocin de los estudiantes.

132

 Manual de convivencia Cronograma versin anterior Compromisos de estudiantes Documentacin interna

Secretaria de Educacin de Bucaramanga

(SEB)

Estudiantes Elaborar el Plan de estudios de actualizado. SIEC la Institucin Ejecutar la asignacin Listas de Estudiantes promovidos, acadmica. reprobados Elaborar horarios de clase Elaborar Proyectos Actas de grado. Pedaggicos. Elaborar experiencias H significativas. Ejecutar Registro, control y seguimiento acadmico. Ejecutar el Sistema de evaluacin y promocin de los estudiantes. Medir el desempeo del proceso a travs de actividades REQUISITOS de seguimiento y medicin

Talento Humano Proceso de Gestin de recursos fsicos y financieros

DOCUMENTOS

PEI Plan de estudios Modelo pedaggico CA-PGC-001 Caracterizacin proceso gestin curricular
P.E.I.

FT-PGC-001 Plan de rea y V asignatura FT-PGC-002 Plan de periodo

( indicadores )

FT-PGC-003 Proyectos pedaggicos(Enfoque Transversal) A PR-PGC-001 Procedimiento para la Elaboracin de planes de rea y FT-PGC-004 Proyecto periodo Educativo Institucional (PEI) PR-PGC-002 Procedimiento para la elaboracin de proyectos

Analizar resultados de verificacin de las actividades y del indicador del proceso. Definir e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora segn los resultados obtenidos

Norma NTC GP 1000:2009 numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 6.1, 7.1,7.2.3, 7.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, y 8 Ley 115 de 1994 Decreto 1860 de 1994 Decreto 1290 de 2009 Decreto 1014 de 2004 Resolucin 2343 Ley de infancia y adolescencia Decreto 2247 del 11 de septiembre de 1997 Requisitos Institucionales P.E.I
Requisitos del cliente

133

pedaggicos GU-PGC-001 Actualizacin del Proyecto Educativo Institucional

SEGUIMIENTO Y CONTROL Auditoras internas y externas Autoevaluacin Institucional Encuestas de satisfaccin Evaluaciones internas y externas Chequeos permanentes Anlisis de resultados acadmicos

RECURSOS HUMANOS: Directivos, docentes, estudiantes, administrativo. FISICOS Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cmputo, internet, telfonos escritorios, archivadores, equipos de impresin, papelera, instalaciones locativas FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institucin. INFORMACION: Registros, formatos, documentos, boletines manuales, informacin generada por los dems procesos.

INDICADORES Resultados histricos( SABER E ICFES) Promocin anual por grado. Reprobacin anual por rea y grado Desercin escolar por grado e institucin Proyectos pedaggicos implementados Experiencias pedaggicas implementadas

134

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN DE CONVIVENCIA

CDIGO: P GCO Pgina 4 de 7

-001

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE

Propiciar un ambiente armnico a la comunidad educativa mediante la aplicacin y prctica de procedimientos legales y de regulacin de la convivencia institucional y las relaciones con el entorno escolar. COORDINADORA SEDE A PRIMARIA (Germn Chapeta) Abarca la regulacin del ejercicio de los derecho y deberes con fines de convivencia de la comunidad de la Institucin Educativa Provenza desde el diagnostico hasta la evaluacin institucional .

ENTRADAS Manual de convivencia actual Cartillas instructivas Proyecto Lideres Siglo XXI Proyectos ambientales existentes en la Institucin Planeacin Estratgica Alianzas y convenios existente en la institucin

PROVEEDOR

ACTIVIDADES Determinar elementos y contenidos bsicos en el Manual de Convivencia. Disear proyectos de Mejoramiento Ambiental Definir lineamientos y estructura de los Proyectos Pedaggicos obligatorios Disear Manual de Funciones del Gobierno Escolar Disear Polticas de comunicacin y alianzas con los acudientes y las autoridades educativas

SALIDAS

CLIENTE

Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad P PGEM PGC PGCO PGIC PGBT PGRFF Ministerio de

Cartilla del Manual de Convivencia Observador de Alumno Proyecto de mejoramiento Proceso de Gestin de ambiental Planeacin institucional y proyectos obligatorios Proceso de Gestin de evaluacin y mejoramiento Manual de funciones del institucional Gobierno Escolar Proceso de Gestin Actas y Actos Curricular Administrativos de Proceso de Gestin de formalizacin de los Informacin y Comunicacin procedimientos, para la Proceso de Gestin de aplicacin de polticas y Bienestar y Talento Humano

135

 Normatividad vigente

Educacin Nacional (MEN) Secretaria de Educacin de Bucaramanga

(SEB)

DOCUMENTOS Manual de convivencia Cartilla No. 8: programa de 5S Ley 115/94 y sus reglamentarios Gua No. 34 del MEN Mejoramiento Institucional

SEGUIMIENTO Y CONTROL Auditoras Internas

alianzas Redisear los contenidos bsicos del Proceso de Gestin de Manual de Convivencia. recursos fsicos y financieros Redisear los lineamientos y estructuras del los Proyectos Pedaggicos obligatorios Ejecutar proyectos de mejoramiento ambiental Socializar el Manual de funcionamiento H del Gobierno Escolar Socializar polticas comunicacin y alianzas con los acudientes y las autoridades educativas Verificar el cumplimiento de implementacin de las actividades planeadas, mediante instrumentos REQUISITOS estratgicos pertinentes. Ley de la Infancia y la Adolescencia Verificar no conformidades en los procesos Ley 115 de 1994 y procedimientos V Manual de Convivencia Seguimiento a las auditoras internas y Programas de mejoramiento ambiental externas a los procesos y procedimientos Convenios y alianzas institucionales Anlisis de resultado de la verificacin Identificacin de logros, aciertos y desaciertos en la implementacin de procesos y procedimientos A ejecucin de acciones preventivas y correctivas para las inconsistencias encontradas en la implementacin de procedimientos RECURSOS INDICADORES HUMANOS: Directivos, docentes, administrativo. 136 ndice de satisfaccin con el clima escolar.

 Autoevaluacin Institucional Auditoras Externas Controles y registros peridicos Observaciones directas

FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cmputo, internet, telfonos escritorios, archivadores, equipos de impresin, papelera, instalaciones locativas FINANCIEROS: institucin. presupuesto aprobado por la

Porcentaje de casos de conflicto solucionados. Grado de satisfaccin con el proceso de convivencia

INFORMACION: Registros, formatos., documentos, manuales, informacin generada por los dems procesos.

137

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES

CDIGO: PGIC -001 Pgina 5 de 7

OBJETIVO

Promover el establecimiento de polticas, planes y programas que garanticen a travs del uso de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones: el desarrollo de procesos de calidad. el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, el acceso a mercados para el sector productivo, y el acceso equitativo a oportunidades de educacin, trabajo, salud, justicia, cultura y recreacin. COORDINADOR SEDE C (Luis Alfredo Serrano Moreno) Desde el diseo de tecnologas de informacin y comunicacin en la institucin hasta la Revisin y mejora del SGC. PROVEEDOR ACTIVIDADES Diseo de capacitacin en TIC para la comunidad educativa. Disear la ctedra de Tecnologa con nfasis en TIC desde preescolar. Disear programas de acceso y uso a las plataformas de comunicacin, en especial de Internet y contenidos informticos y de educacin integral. Planear las capacitaciones sobre archivos de documentacin. Planear el sistema de comunicacin interna. Diseo del uso eficiente de la infraestructura y recursos disponibles. Disear el programa de mantenimiento 138 SALIDAS Programa de capacitacin en TIC programa de Tecnologa con nfasis en TIC. programas de acceso y uso a las plataformas de internet. Capacitaciones sobre archivos de documentacin CLIENTE Proceso de Gestin de Planeacin institucional Proceso de Gestin de evaluacin y mejoramiento institucional Proceso de Gestin Curricular Proceso de Gestin de

RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS Resultados de la Autoevaluacin institucional Horizonte Institucional. Pan estratgico Plan de Mejoramiento Institucional Plan Operativo Anual Diagnstico de expectativas y necesidades sobre la Comunicacin y el manejo de la informacin institucional. Condiciones generales de los equipos de cmputo y redes de internet.

Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad PGPEI PGEM PGC PGCO PGBT P PRFF
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones

 Informacin para publicar. normas para el manejo del Ministerio archivo y documentacin. Educacin Normatividad vigente. Nacional.(MEN)

Secretaria Educacin Bucaramanga

(SEB)

DOCUMENTOS autoevaluacin CA-PGIC-001

de Sistema convivencia de comunicacin Proceso de interna. Gestin de Bienestar y Programa para Talento Humano el uso de la infraestructura y Proceso de de recursos Gestin de de disponibles. recursos fsicos y financieros Programa de Ejecutar el programa de mantenimiento mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo. preventivo y implementar el programa de capacitacin en correctivo de TIC para la comunidad educativa. equipos de Implementar la ctedra de tecnologa con cmputo nfasis en TIC desde preescolar. Pagina Web o Implementar programas de acceso y uso a las block. plataformas de comunicacin, en especial de Indicadores del H Internet y contenidos informticos y de proceso. educacin integral. Informacin y Ejecutar capacitaciones sobre archivos de documentacin documentacin. organizada. Implementar el sistema de comunicacin interna Medicin del Implementar el programa para el uso eficiente proceso de la infraestructura y recursos disponibles Ejecutar indicadores de proceso. Atender quejas reclamos y sugerencias Realizar seguimiento y ,medicin a las diferentes actividades implementadas V Realizar medicin de los indicadores del REQUISITOS proceso. Autoevaluacin institucional

de

preventivo y correctivo de equipos comunicacin e informacin Diseo pagina web o block de la institucin. Disear indicadores del proceso

139

institucional Plan de mejoramiento. Ley de TIC. Ley 1341 del 30 de julio de 2009 Constitucin nacional. artculos 20 y 67 Plan Nacional Decenal de Educacin 2006 2016. M.E.N

Caracterizacin proceso de gestin de in formacin y comunicacin. MA-PGPI-001 Manual de calidad

Planes de mejoramiento SGC GP1000 7.2.3. Comunicacin con el cliente Analizar resultados de verificacin de las actividades y del indicador del proceso. A Definir e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora segn los resultados obtenidos 7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO 8.2.3 Seguimiento y medicin del proceso 8.4 Anlisis de datos 8.5 Mejora continua

SEGUIMIENTO Y CONTROL Auditoras internas y externas Autoevaluacin Institucional Encuestas de satisfaccin Chequeos permanentes Buzn de sugerencias Uso de herramientas informticas de la entidad Cumplimiento del programa de mantenimiento

RECURSOS HUMANOS: Directivos, docentes, administrativo. FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cmputo, internet, telfonos escritorios, archivadores, equipos de impresin, papelera, instalaciones locativas FINANCIEROS: institucin. presupuesto aprobado por la

INDICADORES Nivel de satisfaccin con el uso de herramientas informticas Cumplimiento del programa de Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo Capacitaciones en TICS para docentes Capacitaciones en TICS para estudiantes Capacitaciones en TICS para personal administrativo

INFORMACION: Registros, formatos., documentos, manuales, informacin generada por los dems procesos.

140

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN DE BIENESTAR Y TALENTO HUMANO OBJETIVO

CDIGO: PGBT Pgina 6 de 7

-001

Brindar herramientas encaminadas a mejorar la calidad de vida y bienestar a los integrantes de la comunidad educativa, mediante capacitacin, recreacin, orientacin y prestacin de servicios adecuados que permitan un desempeo laboral y estudiantil ptimo. DOCENTE SEDE A SECUNDARIA (Rosa Jeannette Cern Pico) Desde el diseo del proyecto de mejoramiento personal hasta la autoevaluacin institucional PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS Gestin de Planeacin institucional Proyecto de vida de Estudiantes, Directivos, Docenes, Acudientes, Administrativos, Operativos Programa de induccin de personal segn funciones Lineamientos para la capacitacin, formacin y cualificacin Docente. CLIENTE Proceso de Gestin de Planeacin institucional Proceso de Gestin de evaluacin y mejoramiento institucional Proceso de Gestin Curricular Proceso de Gestin de convivencia Proceso de Gestin de Informacin y Comunicacin

RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS Resultados de Autoevaluacin y Auditoras Listados de Estudiantes Directivos, Docentes, Acudientes, Administrativos y Operativos Normatividad vigente Observadores de los Estudiantes Contrato de cafetera Diagnstico de necesidades de cualificacin de personal Evaluacin de desempeo Cronograma Institucional Evaluacin Institucional Formato Evaluacin de desempeo Resultados evaluacin de

Todos procesos Sistema de Gestin Calidad PGPI PGEM PGC PGC PGCO PGIC PRFF Ministerio Educacin Nacional (MEN)

los del de
P

de

Diseo Proyecto de mejoramiento personal (Proyecto de vida). Diseo programa de Induccin del personal Establecimiento de lineamientos para capacitacin y formacin del personal. Diseo programa escuela de padres. Diseo registros control y seguimiento, a estudiantes casos especiales. Diseo formatos control y seguimiento servicio de cafetera. Diseo de programa Bienestar del personal. Implementacin y ejecucin proyecto de vida Socializacin del Programa de induccin del personal de la institucin. Dar a conocer los lineamientos para la capacitacin y formacin del personal de la institucin. Ejecutar el programa de escuela de padres. 141

desempeo Hojas de vida del personal Secretaria de Nomina de personal Educacin de Listado estudiantes Bucaramanga matriculados Necesidades de capacitacin

DOCUMENTOS Gua No. 6, procesos de mejoramiento personal (Proyecto Educativo Lderes Siglo XXI) Gua No. 34 del MEN, sobre Mejoramiento Institucional Contrato de arrendamiento de la cafetera. V Manual de Convivencia Plan de necesidades de cualificacin de personal

Formalizar y hacer entrega, a quien Cronograma anual Proceso de corresponda, de los formatos para el registro, de convivencias y Gestin de control y seguimiento de los estudiantes Escuela de Padres recursos fsicos y considerados como casos especiales. financieros Guas y formatos de Formalizar y hacer entrega, a quien registro del corresponda, de los formatos para el control y seguimiento y seguimiento del servicio de cafetera. atencin a Estudiantes Socializacin del programa de bienestar del personal. Contrato de cafetera Verificar la ejecucin de las actividades Programa anual de utilizacin de tiempo previstas en el proyecto de vida, mediante estrategias programadas desde la libre y recreacin. REQUISITOS planeacin.

Constatar la prctica del programa de escuela de padres, mediante instrumentos previamente planificados. Mediante instrumentos estratgicos oportunos, confirmar la socializacin del programa de induccin y de los lineamientos para la capacitacin y formacin del personal, as como del programa de bienestar. Confirmar la formalizacin de los instrumentos diseados para el control y seguimiento de estudiantes casos especiales y el servicio de cafetera.
Anlisis de resultados en cada una de las herramientas utilizadas para la verificacin. Identificacin de logros, aciertos y desaciertos en la implementacin de programas y 142

Ley 115/94 Decretos reglamentarios Planes de necesidades de cualificacin de personal, de escuela de padres y de convivencias Formatos de registro existentes en la actividad

procedimientos. Establecer y ejecutar acciones preventivas, correctivas, y de mejora dentro del proceso. SEGUIMIENTO Y CONTROL Chequeos peridicos Encuesta de satisfaccin Autoevaluacin Institucional Planes de mejora contina RECURSOS HUMANOS: Directivos, docentes, administrativo. FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de Porcentaje de padres que participan en actividades institucionales cmputo, internet, telfonos escritorios, archivadores, equipos de impresin, papelera, instalaciones Porcentaje de estudiantes en situaciones de locativas riesgo atendidos con programas. Programas o proyectos realizados con la FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la comunidad local. institucin. INFORMACION: Registros, formatos., documentos, manuales, informacin generada por los dems procesos. INDICADORES

143

INSTITUCIN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIN FINANCIEROS DEL PROCESO GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y

CDIGO: PGRFF Pgina 7 de 7

-001

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE

Proveer y administrar eficiente, eficaz y efectivamente los recursos fsicos y financieros para el cumplimiento de las actividades de los diferentes procesos del sistema de gestin de calidad. DOCENTE SEDE C SECUNDARIA (Graciela Yohana Grazt Medina) Aplica para el mantenimiento de los recursos fsicos y equipos y para la ejecucin de presupuesto en la institucin.

ENTRADAS Presupuesto Institucional vigente Estado contable vigente Plan de necesidades de mantenimiento de la Institucin Resultados de auditoras y autoevaluacin institucional

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTE

Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad PGEM PGPI P PGC PGCO PGIC PGBT Ministerio de Educacin Nacional (MEN)

Determinar los criterios para seleccionar, Plan institucional de Proceso de evaluar y reevaluar proveedores mantenimiento de la Gestin de planta fsica, Identificar y evaluar la necesidad de Planeacin mobiliario y equipos adquirir un bien y/o servicio institucional de aprendizaje para Planear el presupuesto anual de la Proceso de las dos Sedes institucin y su respectiva reglamentacin Gestin de Plan institucional de de gastos. evaluacin y adquisicin de mejoramiento Planear las compras de la institucin recursos para el institucional educativa. aprendizaje para las Proceso de Planear el mantenimiento preventivo de dos Sedes Gestin Curricular los bienes muebles e inmuebles de la Informe de Proceso de institucin. presupuesto y Gestin de Planear mantenimiento correctivo de los estado contable de convivencia bienes muebles e inmuebles de la 144

Secretaria de Educacin de Bucaramanga

(SEB)

institucin. Planeacin de actividades financieras

la Institucin

Padres de familia Entidades financieras H

Aprobar y ejecutar proyecto de presupuesto Ejecutar plan de compras Verificar el cumplimiento de las clusulas de contrato Ejecutar el manual de contratacin Actualizar inventario. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la institucin. Efectuar las actividades financieras

Proceso de Gestin de Informacin y Comunicacin Proceso de Gestin de Bienestar y Talento Humano

DOCUMENTOS Resultados de la autoevaluacin institucional. Resultados de las auditorias Plan de mejoramiento Presupuesto institucional Estado Contable institucional

Verificar lo compra realizada Verificar el desempeo de los proveedores Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin ( indicadores ) Realizar seguimiento y medicin hacia el proceso Establecer y ejecutar acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora dentro del proceso 145

REQUISITOS Decreto de presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos. Normas de contratacin Presupuesto anual institucional Estado Contable Institucional

SEGUIMIENTO Y CONTROL Chequeos permanentes al cumplimiento de los planes propuestos Encuestas de satisfaccin de la Comunidad educativa sobre el presupuesto y el estado contable de la Institucin Autoevaluacin Institucional Auditoras internas y externas

RECURSOS HUMANOS: administrativo. Directivos,

INDICADORES

docentes, Presupuesto Institucional vigente Planes de mejoramiento de la planta fsica implementados FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y Gestin de recursos fsicos y financieros redes de cmputo, internet, telfonos escritorios, Grado de satisfaccin de la comunidad archivadores, equipos de impresin, papelera, educativa instalaciones locativas Numero de mantenimientos preventivos y correctivos realizados FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institucin. INFORMACION: Registros, formatos., documentos, manuales, informacin generada por los dems procesos.

146

ANEXO B: MAPA DE PROCESOS

147

ANEXO C: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

148

ANEXO D : AUTOEVALUACION INSTITUCIPONAL I.E. PROVENZA 2011 SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIN MUNICIPAL DE AO 2.011 PAG 23 1 DE

VERSIN 3.0

AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS

A: SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL POR: INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA

CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

2.011 AO SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIN MUNICIPAL DE VERSIN 3.0 2.011 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03 PAG 2 DE

1.0 IDENTIFICACION GENERAL 20 N0V 2011 INSTITUCION EDUCATIVA: ______________________________________________________________________________

149

1.1 DATOS DE IDENTIFICACION INSTITUCIONAL: Direccin: Carrera a 23 No 109-07 Telfono: 6361000 Correo electrnico: rectoriaprovenza@gmail.com Rector: ELIECER ZARATE HOLGUIN 1.2 SEDES I E PROVENZA SEDE A I E PROVENZA SEDE B I E PROVENZA SEDE C Barrio: PROVENZA Comuna: 10 No. DANE: 168001001050 Ncleo Educativo No: 4

Carrera a 23 No 109-07 Barrio Provenza Sector 5 Parte Baja Barrio el Cristal Calle 108 No. 23B-04

1.3 COBERTURA DE ESTUDIANTES, DIRECTIVOS, DOCENTES, ADMINISTRATIVOS Y GRUPOS ESTUDIANTES Pr-escolar: 140 Bsica Primaria: 976 Bsica Secundaria: 575 Media: 166 Ciclos CLEI: 0 Ciclos. Normal: 0 Total: 1.857 DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS: DIRECTIVOS: 03 DOCENTES: 61 ADMINISTRATIVOS: 06 APOYO: 01

NUMERO DE GRUPOS POR GRADO: Pr-escolar: 05 Bsica Primaria: 25 Bsica Secundaria: 15 Media 05
150

Ciclos CLEI:

Ciclos. Normal:

Total: 50

 NUMERO DE GRUPOS POR GRADO: Pr-escolar: 05 Bsica Primaria: 25 Bsica Secundaria: 15 Media 05 DE Ciclos CLEI: Ciclos. Normal: AO 2.011 Total: 50 PAG 3 DE 23

SECRETARIA DE EDUCACIN BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS 2.0 EVALUACION POR AREAS DE GESTION

MUNICIPAL

VERSIN 3.0

CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

2.1 GESTION DIRECTIVA 2.1.1 MATRIZ PARA EL REGISTRO DE RESULTADOS VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4 Misin, visin y principios en el marco de X una institucin integrada Metas institucionales DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Conocimiento y Y HORIZONTE direccionamiento INSTITUCIONAL X

EVIDENCIAS PEI. Actas consejo directivo. Actas comit de calidad Actas reuniones Consejo Directivo. Actas reuniones Consejo Acadmico. Plan estratgico de calidad. Actas reuniones bimensuales con la comunidad educativa e Instituciones de apoyo (SENA,, POLICIA, UDI, CRUZ ROJA, UCC, , PONTIFICIA, UNAB) CDMB. Boletines informativos de la Institucin PEI. Incorporacin de datos en el Simat

apropiacin

del

Poltica de integracin de personas con capacidades dismiles o diversidad cultural TOTAL 0

X 0
151

Liderazgo Articulacin acciones de planes, proyectos y

X X

Estrategia pedaggica GESTIN ESTRATGICA

Uso de informacin (interna y externa) para la toma de decisiones

Seguimiento y auto evaluacin TOTAL Consejo directivo 0 0 2

X 3 X

Actas reuniones consejo directivo. Mapa de procesos organizados en 9 equipos de trabajo. Plan estratgico de calidad. PEI, Actas de reuniones del consejo directivo y del Consejo acadmico PEI, Plan de estudios, actas del consejo acadmico PEI, actas el consejo directivo, resultados de la autoevaluacin de 2009, 2010, plan de mejoramiento. Anlisis de las Pruebas externas (ICFES, SABER). Proceso de Gestin de informacin y comunicacin. Actas consejo directivo, estadsticas de promocin y desercin, registro de programas de formacin de docentes, encuestas. Actas del consejo directivo. Cumplimiento del 90% Soportes fotogrficos Actas del Consejo acadmico. Cumplimiento del 70 % Reportes de seguimiento de decisiones del Consejo Acadmico Actas de la comisin de evaluacin y promocin

GOBIERNO ESCOLAR

Consejo acadmico

Comisin de evaluacin y promocin

X
152

SECRETARIA DE EDUCACIN BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS

MUNICIPAL

DE

VERSIN 3.0

AO 2.011

PAG 4

DE 23

CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

VALORACIN

PROCESO

COMPONENTE 1 Comit de convivencia X 2 3 4

EVIDENCIAS

Consejo estudiantil

Registro de la eleccin de los miembros del consejo estudiantil. Acta de reuniones del consejo estudiantil. Registro de la eleccin del personero

Personero estudiantil

Acta del comit de convivencia. Informe escrito de actividades realizadas y su evaluacin

Asamblea de padres de familia Consejo de padres de familia TOTAL 2 3

X X 2 1

Actas de las reuniones de la asamblea de padres de familia. Actas del consejo de padres de familia.

153

Buzn de Quejas, sugerencias y felicitaciones. Mecanismos de comunicacin X Pgina Web Institucional, Blog institucional, Correos institucionales, Boletines semanales, Actas de reunin de comits y comisiones. Carteleras institucionales Actas del consejo acadmico, Trabajo en equipo X actas de reuniones de docentes por areas. Actas comit Meci- calidad CULTURA INSTITUCIO-NAL Reconocimiento de logros X Actas del consejo Directivo exaltando logros. Registro de estudiantes sobresalientes en su rendimiento acadmico. EDUSYS. Actas del consejo acadmico. Identificacin y divulgacin de buenas prcticas X Acta Foro Institucional Video, Fotografas TOTAL 0 0 1 3

CLIMA ESCOLAR

Pertenencia y participacin

Registros fotogrficos de: Actividades ambientales Organizacin y participacin de intercalases e

154

intercolegiados Olimpiadas matemticas internos. Festival de la cancin inglesa. Organizacin del Gobierno Escolar Estrategias para el mejoramiento de la planta fsica y de la asignacin y distribucin de los espacios institucionales. Diagnstico, estudio y documentacin presentada por estudiantes nuevos. Induccin a los nuevos estudiantes x Entrevista no estructurada con padre de familia y estudiante. Programa de induccin a los nuevos estudiantes

Ambiente fsico

155

AO SECRETARIA DE EDUCACIN MUNICIPAL DE BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS VERSIN 3.0 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

PAG 5

DE 23

VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 Motivacin hacia el aprendizaje 2 3 4 Seguimiento de consejera escolar X Seguimiento por parte de los directores de grupo Actas de reunin del Comit de Convivencia Manual de convivencia X Actas de reunin del grupo de Gestin de Convivencia del comit de calidad X Programacin detallada de actividades deportivas y artsticas. Actas de entrega de refrigerios y de almuerzos sedes A,B,C Bienestar del alumnado X Programas de atencin a los estudiantes por parte de las entidades externas EVIDENCIAS

Actividades extracurriculares

156

Manejo de conflictos Manejo de casos difciles

X X

Actas del comit de convivencia Comit de convivencia Actas del comit de convivencia

TOTAL

0 Entrega de los boletines

Padres de familia

En la comisin y Evaluacin se analizan las estadsticas acadmicas Agendas de reuniones con directores de ncleo Directrices de secretara de educacin municipal y MEN. Actas de reuniones de directivos docentes con autoridades educativas Acuerdos con la Empresa Cooprofesores.

RELACIONES CON Autoridades educativas EL ENTORNO

Sector productivo

X Acuerdos con Club Kiwanis

TOTAL TOTAL PROCESOS AREA DIRECTIVA (34)

1 4

0 8

2 11

1 1 2

157

SECRETARIA DE BUCARAMANGA

EDUCACIN

MUNICIPAL

DE

AO VERSIN 3.0 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

PAG 6

DE 23

AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS

2.1.2 MATRIZ DE REGISTRO GENERAL DEL AREA DIRECTIVA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL GESTION ESTRATEGICA GOBIERNO ESCOLAR CULTURA INSTITUCIONAL CLIMA ESCOLAR RELACIONES CON EL ENTORNO TOTAL REA DIRECTIVA (34): 0 0 2 0 1 1 4 11.77% 2 0 0 3 0 5 0 8 23.53% 3 1 2 2 1 3 2 11 32.35% 4 3 3 1 3 0 1 11 32.35%

158

2.1.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL REA DIRECTIVA La gestin directiva evala 34 procesos de los cuales11 procesos que corresponden al 11.77 se encuentran en la categora de (existencia) hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 8 procesos que corresponden al 23.53 % se encuentran en la categora de (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 11 procesos que corresponden al 32.35% se encuentran en la categora de (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulacin y, en general, son conocidas por la comunidad educativa. 11 de los procesos que corresponden al 32.35% se encuentran en la categora de (mejoramiento continuo): es decir los procesos estn consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos

159

SECRETARIA DE BUCARAMANGA

EDUCACIN

MUNICIPAL

DE

AO VERSIN 3.0 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

PAG 7

DE 23

AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS

2.1.4 AREA DE GESTION DIRECTIVA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) Manual de convivencia: La institucin no ha podido consolidar su nuevo manual de convivencia debido a los inconvenientes que surgen en su aprobacin para poner de acuerdo a los diferentes estamentos de la comunidad educativa, por lo tanto las decisiones se rigen por el manual de convivencia aprobado en el ao 2009. Manejo de conflictos: Falta conformar el comit de convivencia como la instancia encargada de analizar y plantear soluciones a los problemas de convivencia que se presentan en la institucin y el diseo de programas para fortalecer la convivencia, por lo tanto no se han definido polticas y mecanismos para prevenir situaciones de riesgo y manejo de casos difciles, dificultades en la FORTALEZAS (3) Direccionamiento estratgico y horizonte institucional. La institucin evala peridicamente los niveles de conocimiento y apropiacin del direccionamiento estratgico por parte de los miembros de la comunidad educativa y realiza acciones para lograr dicha apropiacin.

Gestin estratgica La institucin evala peridicamente la eficiencia y pertinencia de los criterios establecidos para su manejo y realiza ajustes para mejorarlos y lograr mayor cohesin. Se trabaja en equipo y se aplican distintas formas para resolver los problemas.

160

socializacin, y conformacin de grupos delincuenciales. Gobierno escolar: La institucin promueve en forma democrtica la conformacin del gobierno sin embargo cada uno de sus integrantes , personero escolar, consejo estudiantil, consejo de padres no se renen ni toman las decisiones que son de su competencia Consejo directivo El consejo directivo se rene peridicamente de acuerdo con un cronograma establecido y sesiona con el aporte activo de todos sus miembros. Hace seguimiento sistemtico al plan de trabajo, para garantizar su cumplimiento.

161

SECRETARIA DE BUCARAMANGA

EDUCACIN

MUNICIPAL

DE

AO VERSIN 3.0 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118,04 - D.01.03

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AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS

2.2 AREA GESTION ACADEMICA 2.2.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4 PEI, plan de estudios Actas de reuniones Consejo acadmico. Plan de estudios DISEO PEDAGGICO (CURRICULAR) X Proyectos de aula y transversales Los planes de rea y asignatura fueron elaborados a tiempo y reposan en coordinacin. PEI, Plan de estudios, Actas de reuniones de los consejos Directivos y Acadmico Acta jornada pedaggica. EVIDENCIAS

Enfoque metodolgico

162

2.2 AREA GESTION ACADEMICA 2.2.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 Recursos para el aprendizaje 2 X 3 4 PEI, plan de estudios, planillas parta el uso de recursos. Calendario acadmico divulgado en la pagian web y carteleras de las sedes. Formatos de control de clase y asistencia Se establecieron tres tipos racionalizar el uso del tiempo. de horarios para EVIDENCIAS

Jornada escolar

Evaluacin

PEI, Plan de estudios, Actas del consejo acadmico , y de las comisiones de evaluacinYy promocin Folleto s sistema de Evaluacin. SIE

TOTAL PRCTICAS PEDAGGICAS Opciones didcticas para las reas, asignaturas y proyectos transversales

1 PEI, Plan de estudios.

X acuerdo pedaggico aprobado y socializado

163

2.2 AREA GESTION ACADEMICA 2.2.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 Estrategias para las tareas escolares 2 3 X 4 Se establecieron y socializaron criterios para la formulacin de las tareas escolares. Plan de estudios. Uso articulado de los recursos para el aprendizaje X Falta formular el proyecto sobre el uso y control de los recursos. PEI, Plan de estudios Se establecieron tres tipos de horarios escolar 0 EVIDENCIAS

Uso de los tiempos para el aprendizaje TOTAL 0 0

X 4

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VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4

EVIDENCIAS

Relacin pedaggica

Los Consejos acadmicos peridicos y las comisiones de evaluacin y promocin. Se valoran los resultados acadmicos de cada periodo. Plan de estudios. Plan de rea. Plan e asignatura. Proyectos pedaggicos Conclusiones y planes de mejoramiento a partir de las comisiones de evaluacin y promocin y consejo acadmico. Se estableci un acuerdo pedaggico mnimo para unificar criterios SIE formulado socializado. por la comunidad educativa y

Planeacin de clases

GESTIN DE AULA Estilo pedaggico X

Evaluacin en el aula

Cada periodo se analizan los resultados acadmicos en el Consejo Acadmico. La Orientadora Escolar 165

lleva un seguimiento de los estudiantes con bajo rendimiento..Observador del Alumno. TOTAL 0 0 4 0 Se analizan los resultados en cada acadmico por parte de docentes y Acadmico. X periodo Consejo

Seguimiento acadmicos

los

resultados

Se establece el cuadro de honor para cada curso. Se llevan Actas de Compromisos Acadmicos y en el Observador Simulacros continuos en todas las reas,

SEGUIMIENTO ACADMICO

Uso pedaggico de las evaluaciones X externas

Publicacin y Anlisis de los resultados de las pruebas SABER e ICFES 2010. Control de entrada al colegio .Control de inicio de clase

Seguimiento a la asistencia

Llamadas espordicas a acudientes Falta mayor seguimiento y portero en la jornada de la tarde.

Actividades de recuperacin

Plan de actividades de recuperacin dentro del periodo acadmico. Cronograma habilitacin des 166

asignaturas perdidas. Acta de Carpetas de seguimiento en Psico-orientacin y coordinacin Talleres para padres Acta reunin de Egresados con motivo de los 40 aos del colegio. Seguimiento a los egresados X Hay un grupo en Facebook y un formulario digital para recolectar la informacin de los egresados. TOTAL TOTAL PROCESOS REA ACADEMICA 1 (19) 7 10 1 1 4 1 0

Apoyo pedaggico para estudiantes con dificultades de aprendizaje

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2.2.2 MATRIZ REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION ACADEMICA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 DISEO PEDAGOGICO (CURRICULAR) PRACTICAS PEDAGOGICAS GESTION DEL AULA SEGUIMIENTO ACADEMICO TOTAL REA ACADEMICA (19): 0 0 0 1 1 5.26% 2 3 0 0 4 7 36.85% 3 1 4 4 1 10 52.63% 4 1 0 0 0 1 5.26%

168

2.2.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL REA ACADEMICA La gestin Acadmica evala 19 procesos de los cuales uno de los procesos que corresponden al 5.26 % se encuentran en la categora de (existencia) hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 7 procesos que corresponden al 36.85 % se encuentran en la categora de (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 10 procesos que corresponden al 52.63 % se encuentran en la categora de (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulacin y, en general, son conocidas por la comunidad educativa. Uno de los procesos que corresponde al 5.26 % se encuentra en la categora de (mejoramiento continuo): es decir los procesos estn consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos

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VALORACIN PROCESO COMPONENTE 1 Convivencia y manejo de conflictos 2 X 3 4 Reuniones para mediar conflictos entre los docentes Salidas a polideportivo, centros recreacionales. Bienestar del talento humano X Jornada promocin de la salud a travs de Avanzar y Medico preventiva 4 0 PEI, Plan anual. de mejoramiento, Plan operativo EVIDENCIAS

TOTAL

APOYO FINANCIERO CONTABLE

Presupuesto anual del Fondo de Servicios Y Educativos (FSE)

Existe un presupuesto en el cual regularmente se controla la ejecucin presupuestal de 170

ingresos y gastos de la institucin con el objeto de cumplir con las partidas presupuestales. Contabilidad X Libros contables y auxiliares Libros contables y auxiliares. Informes financieros divulgados en carteleras y reuniones Informe financiero entregado a las autoridades educativas y Contralora Municipal.

Ingresos y gastos

Control fiscal TOTAL TOTAL PROCESOS REA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4 (26) 8 8

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2.3.2 MATRIZ REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 APOYO A LA GESTION ACADEMICA ADMINISTRACIN DE LA PLANTA FISICA Y LOS RECURSOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS TALENTO HUMANO APOYO FINANCIERO Y CONTABLE TOTAL REA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 0 2 1 1 0 4 2 0 2 1 5 0 8 3 2 1 0 4 1 8 4 1 2 0 0 3 6

172

26:

15.38%

30.77%

30.77%

23.08%

2.3.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL REA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA La gestin directiva evala 26 procesos de los cuales 4 procesos que corresponden al 15.38 % se encuentran en la categora de (existencia) hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 8 procesos que corresponden al 30.77 % % se encuentran en la categora de (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 8 procesos que corresponden al 30.77 % se encuentran en la categora de (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulacin y, en general, son conocidas por la comunidad educativa. 6 de los procesos que corresponden al 23.08 % se encuentran en la categora de (mejoramiento continuo): es decir los procesos estn consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos

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2.3.4 AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) Mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje. El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje slo se realiza cuando stos sufren algn dao. Perfiles La institucin no revisa y evala continuamente la definicin de los perfiles y su uso en los procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal, en funcin del plan de mejoramiento y de sus necesidades. Apoyo la investigacin La investigacin en la institucin se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y seguimiento a las iniciativas de los docentes. FORTALEZAS (3) Boletines de calificaciones La institucin revisa peridicamente el sistema de expedicin de boletines de calificaciones e implementa acciones para ajustarlo y mejorarlo. Mantenimiento, adecuacin y embellecimiento de la planta fsica La institucin cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su planta fsica, revisa y evala peridicamente su programa de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de su planta fsica y los resultados propician acciones de mejoramiento. Apoyo financiero y contable La contabilidad tiene todos sus soportes; los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la tomde decisiones en el corto, mediano y largo plazo. 174

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2.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD

2.4.1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIN 1 ACCESIBILIDAD Atencin educativa a grupos poblacionales o en situacin de vulnerabilidad. 2 3 4 Se aprob una poltica sobre educacin inclusiva. Se han recibido estudiantes con limitaciones motoras y estudiantes de diferentes etnias y algunos con limitacin cognitiva o del lenguaje Falta hacer el diagnstico de los nios con dificultades cognitivas. EVIDENCIAS

175

2.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD

2.4.1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIN 1 2 3 4 Se aprob una poltica sobre educacin inclusiva. Atencin educativa a estudiantes pertenecientes a grupos tnicos X Hay estudiantes negra X pertenecientes a una comunidad EVIDENCIAS

Necesidades y expectativas de los estudiantes

Tasa de desercin por grados y sedes. Causas indagadas de desercin y de inasistencia. Se trabaj proyecto de Vida con Docentes estudiantes. Tambin con padres de preescolar. Se hacen convivencias una vez al ao. y

Proyectos de vida

TOTAL

0 Hubo 26 encuentros con padres de los diferentes grados de preescolar, primaria y secundaria.

Escuela familiar

176

2.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD

2.4.1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIN 1 2 3 4 Se trabaj con los padres de los estudiantes que van perdiendo el ao. Hay un programa especial de visitas domiciliarias para casos especiales. Se vincul a la comunidad para la celebracin de los 40 aos del colegio. Hay presencia de varias universidades s (UCC, UNAD, SANTO TOMAS DE AQUINO, UNAB) Oferta de servicios a la comunidad X Se cuenta con la vinculacin de la Cruz Roja Colombiana. Hay apoyo de San Camilo y el IPA para interconsulta. Hay convenio con el SENA. EVIDENCIAS

PROYECCIN COMUNIDAD

LA

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PROCESO

COMPONENTE

VALORACIN 1 2 X 3 4

EVIDENCIAS

Uso de la planta fsica y de los medios

Se prestan las instalaciones para entrenamientos deportivos , escuela de formacin deportiva en voleibol Se formul el Proyecto de Servicio Social Obligatorio, pero falta socializarlo y ponerlo en marcha.

Servicio social estudiantil

Los campos de accin son: Polica comunitaria en la institucin.

TOTAL PARTICIPACIN CONVIVENCIA Y

1 PEI, consejo y personero estudiantil elegidos, actas consejo directivo. No hubo desarrollo del plan de trabajo propuesto en la

Participacin de los estudiantes

178

campaa poe el personero. No funcion el Consejo de Padres. Asamblea y consejo de padres de X familia Se reactiv la Asociacin la Asociacin de Padres de Familia Se vincul a los padres al desarrollo de varias actividades del colegio, como: El bazar de los 40 aos. Apoyo a las actividades culturales . 0 Falta redactar el proyecto, socializarlo y ponerlo en prctica. Se desarroll en proyecto tu Vida es un tesoro por parte de las estudiantes del programa de Enfermera de la UCC.

Participacin de las familias

TOTAL Prevencin de riesgos fsicos

1 X

PREVENCIN RIESGOS

DE Prevencin de riesgos psicosociales

Programas de seguridad TOTAL

X 2 3 0 5 1 5 0 1

TOTAL PROCESOS REA COMUNIDAD (14)

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2.4.2 MATRIZ DE REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION A LA COMUNIDAD ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 ACCESIBILIDAD PROYECCION A LA COMUNIDAD PARTICIPACION Y CONVIVENCIA PREVENCION DE RIESGOS TOTAL REA COMUNIDAD EDUCATIVA (14): 0 0 1 2 3 21.42% 2 2 2 1 0 5 35.72% 3 2 1 1 1 5 35.72% 4 0 1 0 0 1 7.14%

180

2.4.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL REA COMUNIDAD EDUCATIVA La gestin directiva evala 14 procesos de los cuales 3 procesos que corresponden al 21.42% se encuentran en la categora de (existencia) hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 5 procesos que corresponden al 35.72 % se encuentran en la categora de (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 5 procesos que corresponden al 35.72 % se encuentran en la categora de (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulacin y, en general, son conocidas por la comunidad educativa. 1 de los procesos que corresponden al 7.14 % se encuentran en la categora de (mejoramiento continuo): es decir los procesos estn consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos

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2.4.4 AREA DE GESTION COMUNIDAD EDUCATIVA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) FORTALEZAS (3)

Atencin educativa a grupos poblacionales o en situacin de Necesidades y expectativas de los estudiantes vulnerabilidad. La institucin cuenta con polticas y programas claros que recogen las La institucin desconoce los requerimientos educativos de las expectativas de todos los estudiantes y ofrece alternativas para que se poblaciones pertenecientes a los grupos tnicos y ha diseado identifiquen con ella. estrategias pedaggicas para atenderlas en concordancia con el PEI y la normatividad vigente.

182

Servicio social estudiantil. El servicio social obligatorio de los estudiantes es un requisito, pero se encuentra desarticulado de la institucin y su entorno.

Proyectos de vida La institucin evala y mejora los procesos relacionados con los proyectos de vida de sus estudiantes, de modo que hay un inters por cualificar este aspecto en la formacin de sus alumnos.

Prevencin de riesgos. La institucin carece de programas para la prevencin de riesgos fsicos que hacen parte de los proyectos transversales (educacin ambiental, por ejemplo) y son coherentes con el PEI.

Proyeccin a la comunidad La comunidad tiene participacin en la vida institucin y hay procesos de seguimiento y evaluacin de los programas y las actividades. Las alianzas con las organizaciones culturales, sociales, recreativas y productivas son permanentes y sirven como base para la realizacin de acciones conjuntas que propenden al desarrollo comunitario.

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3.0 MATRIZ GENERAL INSTITUCIONAL 2.011 Para obtener el perfil general de la institucin los resultados de cada una de las reas de gestin, debern trasladarse al siguiente cuadro. De esta manera podr visualizarse el estado global de la institucin: VALORACION AREAS DE GESTION 1 GESTION DIRECTIVA GESTION ACADEMICA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION DE LA COMUNIDAD 4 1 4 3 12 (93) 12.90% 2 8 7 8 5 28 30.11% 3 11 10 8 5 34 36.56% 4 11 1 6 1 19 20.43%

TOTAL

184

3.1 ANALISIS GENERAL DE LAS AREAS DE GESTION ESCOLAR Las cuatro reas de gestin contemplan 93 procesos de los cuales12 procesos que corresponden al 12.90% se encuentran en la categora de (existencia) hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 28 procesos que corresponden al 30.11 % se encuentran en la categora de (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 34 procesos que corresponden al 36.56 % se encuentran en la categora de (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulacin y, en general, son conocidas por la comunidad educativa. 19 de los procesos que corresponden al 20.43 % se encuentran en la categora de (mejoramiento continuo): es decir los procesos estn consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos

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4.0 PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO POR AREA DE GESTION No. AREA GESTION DE DEFINICION DE PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO Aprobar y socializar con la comunidad educativa el manual de convivencia, enfatizando la aplicacin del debido proceso. Conformar el comit de convivencia como la instancia encargada de analizar y plantear soluciones a los problemas de convivencia que se presentan en la institucin y el diseo de programas para fortalecer la convivencia Promover la conformacin democrtica del gobierno escolar personero escolar, consejo estudiantil, consejo de padres para que ejecuten sus respectivas funciones y tomen las decisiones que son de su competencia Organizar el plan de estudios en forma articulada y coherente para que cuente con mecanismos de seguimiento y retroalimentacin, a partir de los cuales se mantenga su pertinencia, relevancia y calidad. Utilizar los resultados de las evaluaciones externas (pruebas SABER y exmenes de Estado) para que sean conocidos por los docentes, para disear e implementar acciones de mejoramiento.

ACADEMICA

DIRECTIVA

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AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME SINTESIS No. AREA DE DEFINICION DE PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO GESTION

ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Disear e implementar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, elaborando los respectivos procedimientos y adjuntando los manuales de los equipos para que estn al alcance de los usuarios en caso de requerirse Revisar y evaluar continuamente la definicin de los perfiles y su uso en los procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal, en funcin del plan de mejoramiento y de sus necesidades. Disear e implementar una poltica de investigaciones para que los docentes desarrollen planes para la divulgacin del conocimiento generado entre sus miembros. Disear e implementar planes de trabajo pedaggico para atender a los grupos poblacionales o en situacin de vulnerabilidad que experimentan barreras al aprendizaje y la participacin en concordancia con el PEI y la normatividad. Disear e implementar a travs del El servicio social estudiantil proyectos que responden a las necesidades de la comunidad y que sean pertinentes para la actividad institucional.

_______________________________________________________ ELIECER ZARATE HOLGUIN Rector

187

COMUNIDAD

GESTION DIRECTIVA PROCE SO COMPO NENTES OBJETIVOS META INDICADOR ACTIVIDADES Confirmacin de un equipo de trabajo, segn pertinencia Estudiar, modificar y ajustar al currculo y la organizacin del plan de estudios. Participar en el proceso como consultor del Consejo Directivo en la propuesta del proyecto educativo institucional, Orientar la ejecucin del plan de estudios y participar en la evaluacin institucional anual. El consejo acadmico conformara para cada grado una comisin de evaluacin y promocin, integrada por tres o mas docentes, el representante del re3cto y de los padres de familia. Definir la promocin de los estudiantes. Hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superacin para estudiantes con dificultades. TIEMPO RESPONSABLE S

GOBIERNO ESCOLAR

Brindar el respectivo apoyo para que el consejo acadmico se pueda reunir peridicamente con el aporte activo de todos sus miembros

Nmero total Al finalizar el 2012 de reuniones el consejo efectuadas por Acadmico habr el consejo efectuado el 80% acadmico por de las reuniones 100 sobre el programadas en nmero total el cronograma de reuniones acadmico. diseadas.

CONSEJO ACADMICO

Marzo 30 a Noviembre 22

Directivos Consejo acadmico Psicorientadora

COMISIN DE EVALUACIN Y PROMOCIN

Brindar el respectivo apoyo para que las comisiones de evaluacin y promocin se puedan reunir peridicamente al finalizar cada periodo y pueda tomar las decisiones pertinentes apoyando la definicin de polticas institucionales de evaluacin que favorezcan a la diversidad de la poblacin

Al finalizar el 2012 el consejo Acadmico habr efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma acadmico.

Nmero total de reuniones efectuadas por las comisiones de evaluacin y promocin por 100 sobre el nmero total de reuniones diseadas en el cronograma acadmico.
188

Marzo 26 a Noviembre 22

Directivos Comisiones de evaluacin y promocin Psicorientadora

COMIT DE CONVIVENCIA

Organizar el comit de convivencias, segn criterios y funciones establecidos, y aprobadas por el consejo directivo en el 2011.

Al finalizar el 2012 el comit de convivencia habr efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma acadmico.

Nmero total de reuniones efectuadas por el comit de convivencia por 100 sobre el nmero total de reuniones diseadas en el cronograma acadmico

Socializacin del texto de conformacin y funciones del Comit de Convivencia aprobado por el consejo directivo con la Comunidad estudiantil, para ser extendida a sus acudientes. Socializacin con Docentes por sedes y jornadas, sobre el procedimiento del comit de convivencia Aplicacin de directrices a la solucin de conflictos y debido proceso disciplinario Verificacin y control de su cumplimiento Ajustes

Enero 27 a Noviembre 22

Gestin de convivencia Psicorientadora

189

ANEXO E: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2012

GESTION DIRECTIVA COMPO PROCE SO NENTE S OBJETIVOS META

I.E. PROVENZA

INDICADOR

ACTIVIDADES

TIEMP O

RESPONS ABLES

GOBIERNO ESCOLAR

CONSEJO ESTUDIANTIL

Brindar el respectivo apoyo para que se pueda organizar el consejo estudiantil ejecutando las diferentes funciones que le corresponden como instancia de representacin de todos los estudiantes.

Al finalizar el 2012 el consejo estudiantil habr efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma acadmico.

Nmero total de reuniones efectuadas por el consejo estudiantil por 100 sobre el nmero total de reuniones diseadas en el cronograma acadmico

Disear y ejecutar la eleccin de los estudiantes ante el consejo directivo, el cual estar integrado por un vocero de cada uno de los grados que ofrece la institucin. Invitar a los estudiantes que presenten sus iniciativas y propuestas sobre el desarrollo de la vida estudiantil. Consejo Estudiantil velar por los derechos de los estudiantes y su correcto cumplimiento de las normas ya existentes, as mismo la creacin o modificacin de normas inconsistentes con las cuales no se ven muy beneficiada la comunidad estudiantil.

Directivos Marzo 6 a Noviem bre 22 Represent antes de los estudiante s Psicorienta dora

190

PERSONERO ESTUDIANTIL

Suministrarle al personero escolar las herramientas necesarias para que pueda velar por los derechos y los deberes de los estudiantes en la institucin.

Finalizado 2012 personero escolar ejecutara 90% de actividades registradas su plan gobierno.

Nmero total el de actividades el ejecutadas por el personero escolar por el 100 sobre el las nmero total de actividades en registradas en de su plan de gobierno

CLIMA ESCOLAR

INDUCCIN A LOS NUEVO

ESTUDIANTES

Implementar un programa de induccin y acogida apoyado en materiales y estrategias que se adapten a las condiciones personales , sociales y culturales de todos los integrantes

Finalizado el 2012, se habr implementado en un 90% el programa de induccin a estudiantes nuevos, registrando los procedimiento s en formatos y actas

Nmero de actividades de induccin desarrolladas con Estudiantes nuevos por 100 sobre el Nmero total de actividades de induccin planeadas. 191

Informar a todos los estudiantes y damas formas organizativas, en que consiste el ser personero, discutir y aclara interrogantes. Ilustrar sobre las ventajas educativas que ofrecen los personeros y al organizacin estudiantil. Recurrir a la registraduria nacional para que esta suma lo pertinente a los tarjetones y apoyo logstico a las elecciones. El consejo directivo debe liderar el proceso electoral, tanto del personero como del consejo de estudiantes de los otros rganos de gobierno escolar. Facilitar el acceso del personero a los organismo de control: personera, veedura municipal, defensora del pueblo, contralora. . Confirmacin de un equipo de trabajo, segn pertinencia Diseo un programa de induccin a estudiantes nuevos de acuerdo a las necesidades de la Institucin Diagnstico y registro de estudiante nuevos 2011. Socializacin con la comunidad educativa, utilizando los medios de comunicacin establecidos. Aplicacin de los planes y actividades programadas Verificacin y control del cumplimiento

Marzo 6 a Noviem bre 22

Directivos Personero estudiantil Psicorienta dora

Enero 16 a enero 18

coordinado res Gestin de Bienestar y talento humano Psicorienta dora

GESTION DIRECTIVA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Numero total de miembros de la comunidad educativa Provenza encuestados que utilizan internet y que recibieron informacin del nuevo manual de convivencia a travs de la pagina web y blog de la institucin por 100 sobre el Nmero total de miembros de la comunidad educativa Provenza encuestados. 192 META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES

Socializar con los miembros de la comunidad a travs de la pagina web y blog de la I:E: Provenza en nuevo manual de convivencia

CLIMA ESCOLAR

MANUAL DE CONVIVNCIA

Finalizado el 2012, se habr socializado a en un 80 % con los miembros de la comunidad educativa I.E Provenza el nuevo manual de convivencia a travs de la pagina web y blog de la Institucin.

Socializacin con la comunidad educativa del nuevo manual de convivencia. Enero 27 La divulgacin del manual de convivencia a travs de la pgina web y el blog beneficiar a Noviembre directamente a 1900 estudiantes ya que los 22 derechos, deberes, valores y procedimientos contenidos en el Manual de Convivencia corresponden a todos los grados

Directivos Gestin de convivencia Psicorientado ra

BIENESTAR DEL ALUMNO

Ofrecer un programa de promocin de bienestar de los estudiantes con nfasis hacia aquellos que tienen ms necesidades buscando el apoyo de otras entidades y de la comunidad educativa

Al finalizar el ao 2012 el 80% de los estudiantes inscritos en los programas de promocin de bienestar de los estudiantes recibirn los respectivos servicios.

Nmero total de estudiantes recibieron servicios de programas de bienestar institucional por 100 sobre el nmero total de estudiantes registrados como beneficiarios de programas de bienestar Nmero total de acuerdos ejecutados con el sector productivo por 100 sobre el nmero total de acuerdos formalizados con el sector productivo

registrar los estudiantes beneficiarios restaurante escolar y que tienen sisben 1 y 2.

del Enero 27

coordinadore s

Gestin de Bienestar y a Noviembre talento Registrar los estudiantes que se encuentran 22 humano inscritos en familias en accin. Psicorientado ra

EL

SECTOR PRODUCTIVO

RELACIONES ENTORNO

Establecer alianzas con el sector productivo para apoyar el desarrollo de competencias de los estudiantes

Al finalizar el 2012 se habrn cumplido el 80% de los acuerdos establecidos con el sector productivo.

Directivos Solicitar mediante cartas enviadas a diferentes empresas el acompaamiento del sector Abril 9 productivo. Establecer alianzas con el sector productivo para a Noviembre que los estudiantes puedan realizar algunas practicas. Docentes. Coordinadore s Psicorientado ra

CON

193

GESTION ACADEMICA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Al finalizar el 2012 se habr socializado e implementado el plan de estudios en un 80% de los docentes , teniendo en cuenta el PEI, los estndares bsicos de competencias, , los proyectos pedaggicos y contenidos transversales META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES

DISEO PEDAGGICO (CURRICULAR)

PLAN DE ESTUDIOS

Articular y socializar el plan de estudios en todas las sedes de la institucin para que responda a las polticas el PEI, lineamientos y estndares bsicos de competencias, y que contenga las orientaciones para los planes de reas , grados y sedes

Nmero total de docentes que participan en la socializacin del plan de estudios por 100 sobre el nmero total de docentes de la institucin.

Efectuar la reunin de docentes. Presentar el plan de estudios existente. Efectuar las respectivas modificaciones. Enviar al consejo acadmico para su respectiva aprobacin. Enero 10 Solicitar al consejo directivo su respectiva a Enero 13 aprobacin.. Socializar y divulgar el paln de estudios a travs de la pgina web y blog de la institucin. Efectuar evaluacin, control al plan de estudios.

Consejo acadmico

194

ENFOQUE METODOLGICO

Implementar las prcticas pedaggicas para que todos los docentes desarrollen el enfoque metodolgico en cuanto a mtodos de enseanza flexible y la aplicacin del modelo constructivista. Apoyar el aprendizaje de los estudiantes mediante la dotacin y mantenimiento de los recursos para el aprendizaje que permita apoyar el trabajo acadmico de estudiantes y docentes.

Al finalizar el ao 2012 el 80% de los docentes de la institucin aplican el enfoque metodolgico teniendo en cuenta los mtodos de enseanza, relacin pedaggica y uso de recursos,

Nmero total de docentes que participan en la socializacin del enfoque metodolgico por 100 sobre el nmero total de docentes de la institucin

Efectuar la reunin de docentes. Presentar el enfoque metodolgico la institucin. Enfoque constructivista.. Efectuar las respectivas aplicaciones en Enero 10 las diferentes reas. Socializar y divulgar el enfoque a Enero 13 metodolgico a travs de la pgina web y blog de la institucin. Efectuar evaluacin, control del enfoque metodolgico a travs de la autoevaluacin y procesos de calidad.

Consejo acadmico

RECURSOS PARA EL

APRENDIZAJE

Al finalizar el ao 2012 el 80% de los docentes de la institucin utilizan los recursos para el aprendizaje que dispone la institucin para apoyar el trabajo acadmico

Nmero total de docentes que utilizan los recursos del aprendizaje que dispone la institucin por 100 sobre el nmero total de docentes de la institucin

Entregar a los docentes el inventario de recursos con los cuales dispone la institucin para apoyar el aprendizaje de los estudiantes. Gestionar la consecucin de los nuevos Enero 16 a recursos solicitados por los docentes. Noviembre Ubicar la oficina en la cual se entregan los 22 recursos en calidad de prstamo. Diligenciar los formatos de prstamo de recursos. Efectuar evaluacin, control a la utilizacin de los recursos por parte de los docentes.

Gestin de recursos fsicos y financieros

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GESTION ACADEMICA PROCE SO COMPO OBJETIVOS NENTES Revisar peridicamente el seguimiento acadmico, realizar los ajustes correspondientes para mejorar el porcentaje de promocin de los estudiantes. META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES

SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS

ACADMICOS

Al finalizar el ao 2012 el 90% de estudiantes que terminan el ao logran su promocin

Nmero de estudiantes promocionados por 100 sobre el nmero de estudiantes que terminan el ao

Efectuar la reunin de docentes. Presentar los indicadores del ao 2011 relacionados con la promocin escolar Elaborar y socializar los resultados y desempeos acadmicos en el ao 2012 a Enero 16 a travs de reas y grados. Noviembre Efectuar las respectivas medidas 22 correctivas para mejorar el desempeo acadmico de los estudiantes Efectuar evaluacin, control a los resultados acadmicos obtenidos por los estudiantes en el ao 2012.

SEGUIMIENTO ACADMICO

Consejo acadmico Psicorientad ora

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USO PEDAGGICO DE LAS EVALUACIONES EXTERNAS

Utilizar las evaluaciones externas para elaborar conclusiones de los anlisis de para el mejoramiento de las practicas de aulas los resultados

Al finalizar el 2012, el 80 % de los docentes tendrn en cuenta los resultados obtenido en las pruebas saber 11, saber 9 y saber 5, para ejecutar la planificacin de las diferentes reas de estudios y establecer los respectivos correctivos

Nmero total de docentes que utilizaron los resultados de las pruebas externas para ejecutar la planificacin en las diferentes reas y establecer correctivos por 100 sobre el nmero total de docentes de la institucin.

Enviar a los docentes el tablero de indicadores a travs de la pagina web o blog donde se encuentran el registro de las evaluaciones externas y y el puntaje obtenido por los estudiantes en las pruebas ICFES en las diferentes reas. Efectuar el diagnstico DOFA de las diferentes reas teniendo en cuenta como uno de los indicadores las evaluaciones externas. Implementar las diferentes estrategias para mejorar los resultados de las pruebas externas. Efectuar evaluacin, control a los resultados acadmicos en las pruebas externas

SEB Enero 10 a enero 13 Gestin curricular psicorientad ora

197

SEGUIMIENTO A LA

ASISTENCIA

Controlar la asistencia de los estudiantes a la institucin para prevenir la desercin.

Al finalizar el ao 2012 el 90% de estudiantes matriculados terminan el ao.

Numero de estudiante que terminan el ao sobre el nmero de estudiantes matriculados por 100

Disear y elaborar los respectivos formatos para controlar la asistencia de los estudiantes a la institucin. Diligenciar los respectivos formatos de asistencia teniendo en cuenta los turnos de disciplina de docentes.. Enero 16 a Establecer las causas de inasistencia de Noviembre los estudiantes a la institucin. 22 Dialogar y establecer compromisos con los acudientes para mejorar la asistencia de los estudiantes. Efectuar evaluacin, control a la asistencia de acuerdo a los resultados obtenidos.

Directores de grupo Coordinador es Gestin de convivencia Psicorientad ora

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APOYO PEDAGGICO PARA ESTUDIANTES CON DIFICULTADES DE APRENDIZAJE

Establecer programas de apoyo pedaggico para los casos de bajo rendimiento acadmico implementado las acciones correctivas.

Al finalizar el 2012 el 80 % de los estudiantes con dificultades de aprendizaje recibirn el respectivo apoyo pedaggicos para mejorar los resultados de los estudiantes

Nmero de estudiantes con dificultades de aprendizaje que recibieron el respectivo apoyo pedaggico por 100 sobre el nmero de estudiantes valorados con dificultades de aprendizjaje

Identificar los estudiantes que presentan bajo rendimiento acadmico. Identificar las causas del bajo rendimiento acadmico. Establecer medidas correctivas para el mejoramiento del rendimiento de los estudiantes con dificultades de aprendizaje. Solicitar la ayuda de personal idneo parta mejorar el rendimiento de los estudiantes con dificultades de aprendizaje. Efectuar evaluacin, control a los resultados acadmicos de los estudiantes con dificultades de aprendizaje

Enero 16 a Noviembre 22

Gestin de bienestar y talento humano Psicorientad ora

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GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROC ESO ADMINISTRA-CIN DE LA PLANTA FSICA Y DE LOS RECURSOS COMPO OBJETIVOS NENTES Establecer un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje, que asegure su estado ptimo y que el uso de los manuales estn disponibles cuando se requieran META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES

Y RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

MANTENIMIENTO DE

Al finalizar el 2012, se habr implementado en un 80% el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos de aprendizaje

EQUIPOS

Nmero total de equipos de la institucin que recibieron, mantenimiento preventivo y correctivo por 100 sobre el nmero total de equipos reportados para mantenimiento preventivo y correctivo

Elaboracin de la relacin de equipos y recursos existente en la institucin, para el aprendizaje, segn reas fundamentales, demanda y necesidades de docentes y estudiantes. Diseo e implementacin de un programa de mantenimiento Enero 16 a preventivo y correctivo, de los recursos Noviembre del aprendizaje existentes. Elaborar un manual de instrucciones 22 de utilizacin y cuidado de los recursos y equipos de aprendizaje. Hacer relacin de los manuales tcnicos de los equipos y ponerlos a disposicin de los docentes. Implementacin del programa controlando su cumplimiento y haciendo ajustes.

Rector Coordinado res Docentes informtica y tecnologa Secretaria. Gestin de recursos fsicos y financieros

200

PERFILES

Utilizar los perfiles de los integrantes de la comunidad educativa para la toma de decisiones del personal, relacionados con seleccin, capacitacin, induccin, sus necesidades y del plan de mejoramiento institucional. Impartir formacin y capacitacin a los docentes en aspectos relacionados con proyectos obligatorios,

Al finalizar el ao 2011 el 90 % del personal docente y administrativo desarrolla su labor teniendo en cuenta su perfil en los procesos de seleccin , solicitud e induccin de personal

Nmero de administrativos y docentes ubicados en la institucin de acuerdo a su perfil profesional por 100 sobre el Nmero total de administrativos y docentes de la institucin

Revisin de los perfiles del personal de la institucin coherente con el PEI y SEB con la normatividad vigente Relacin de necesidades de personal Rector en los cuales debe tenerse en cuente los perfiles (asignacin acadmica, Enero 10 a Coordinado gobierno escolar, liderazgo de res enero 13 procesos y proyectos, etc) Establecimiento de criterios claros Gestin de para la utilizacin de los perfiles, planeacin segn necesidades de la institucin institucional Aplicacin de criterios de uso de los perfiles en situaciones necesarias de la institucin. Verificacin de su aplicacin, control Detectar las necesidades de capacitacin mediante la observacin directa, entrevistas, encuestas, evaluaciones de desempeo Disear y entregar a los docentes la capacitacin para el diligenciamiento de plan de rea y de asignatura, proyectos obligatorios, competencias laborales, aplicacin de herramientas
Enero 10 al Gestin de l13 bienestar y Abril 2 al l 4 talento humano Junio 11 al Psicorienta 15 dora Octubre 8 al

TALENTO HUMANO

FORMACIN CAPACITACIN

Al finalizar el ao Nmero total de 2012 se proyectos obligatorios implementaran el implementados por 80% de los 100sobre el nmero proyectos total de proyectos obligatorios se obligatorios encuentran diseados. diseados.

201

competencias laborales, herramientas bsicas de la informtica y la comunicacin, procesos de calidad, y dems reas que impliquen el mejoramiento del proceso enseanza aprendizaje

En el 2012, el 80% de las reas y asignaturas del plan de estudios, habrn seleccionado las competencias laborales generales pertinentes, incorporndolas a sus planeamientos. Al finalizar el ao 2012 el 80% de docentes aplicaran las herramientas bsicas de la informacin y la comunicacin. Al finalizar el ao 2012 el 90% de docentes que participarn en la socializacin e implementacin de proyectos y procesos de calidad

Nmero total de docentes que incorporan competencias laborales generales en sus planeamientos por 100 sobre el nmero total de docentes. Nmero total de docentes que aplican herramientas de la informacin y la comunicacin por 100 sobre el nmero total de administrativos. Nmero total de docentes que participan en la socializacin e implementacin de proyectos y procesos de calidad por 100 sobre el nmero total de docentes 202

bsicas e la informacin, proyecto de calidad. Identificar los recursos humanos. fsicos, financieros, institucionales, necesarios para llevar a cabo la capacitacin. Asegurar los suministros de los recursos necesarios para poder ofrecer la capacitacin. Establecer las fechas y lugares de capacitacin. Ejecutar los programas de capacitacin. Efectuar evaluacin, control y seguimiento de la capacitacin.

12 Noviembre 27 a 3 diciembre

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Disear una estrategia organizada de induccin de docentes y administrativos nuevos y reinduccin de antiguos en lo relacionado al PEI, Plan de mejoramiento, disciplina META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES

TALENTO HUMANO

INDUCCIN

Al finalizar el ao 2012 el 80% de miembros de la comunidad recibirn procesos de induccin y capacitacin en las diferentes reas..

Nmero total de miembros de la comunidad que recibieron procesos de induccin por 100 sobre el nmero total de miembros de la comunidad citados .

Reunin del equipo de directivos y orientadora para establecer criterios sobre el diseo de las estrategias de induccin y acogida del personal directivo, administrativo, docente nuevos y antiguos. Socializacin e implementacin de los programa de induccin y reinduccin al personal nuevo y antiguo. Verificacin, control y ajustes

Gestin de Enero 10 al bienestar y 13 talento humano Y cuando se requiera Psicorienta dora

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APOYO A LA INVESTIGACIN

Brindar el respectivo apoyo a los docentes para que puedan elaborar proyectos de investigacin y produccin de materiales de acuerdo a la poltica de la institucin y a los lineamientos del PEI

Al finalizar el ao 2012 el 60% de docentes de la institucin recibirn el respectivo apoyo por parte de las directivas para desarrollar proyectos y produccin de materiales de acuerdo con una poltica de investigaciones

Nmero total de proyectos de investigaciones elaborados y ejecutados en la institucin por 100 sobre el nmero de proyecto de investigaciones presentados por los docentes para su respectiva aprobacin

Organizacin de un comit con participacin de estudiantes 11 y docentes y directivos de las tres sedes Relacin de necesidades de recursos fsicos, humanos y de programa sencillos por grados, encaminados a incentivar la investigacin formativa, por parte de los estudiantes Enero 10 a Redaccin de las polticas de apoyo a la noviembre investigacin formativa de los 22 estudiantes de la tres sedes Diseo de un programa secuencial y sistemtico por grados para la prctica de ejercicios que incentivan a la investigacin por parte de los estudiantes Socializacin y ajustes a las polticas y programas, para ejecutarlas en el 2012

SEB Gestin de informacin y comunicaci n

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CONVIVENCIA CONFLICTOS

Solucionar los diferentes conflictos y problemas de convivencia mediante el comit de convivencia, a trasvs del dialogo y la concertacin aplicando las directrices del manual de convivencia.

DE

Al finalizar 2012, el 50% de los Estudiantes y personal vinculado a la institucin, solucionar los conflictos y problemas de convivencia, a travs del dilogo y la concertacin.

Numero toral de conflictos solucionados por 100 sobre el nmero total de conflictos presentados

Reunin del comit de convivencia de cada sede y nivel, para revisar sus funciones y asumir compromisos. Diseo de programas y cronogramas de trabajo para prevenir y resaltar Enero 16 a conflictos y casos en el 2011 noviembre Socializacin con la comunidad educativa a travs de los medios 22 existentes Implementacin de los planes y registro en actas de sus procedimientos Verificacin y control del cumplimiento. Ajustes y adquisicin de compromisos

,MANEJO

Comit de convivencia coordinador Psicorientac in escolar Gestion de convivencia

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GESTION A LA COMUNIDAD PROC ESO COMPO NENTES GRUPOS OBJETIVO S Disear modelo pedaggico flexible que permitan la inclusin y la atencin a personas en situacin de vulnerabilid ad que experiment an barreras al aprendizaje y la participaci n. META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES

SITUACIN DE VULNERABILIDAD.

EDUCATIVA ATENCIN POBLACIONALES O EN

ACCESIBILIDAD

Finalizado el 2012, el 90% de la comunidad educativa, de la poblacin vulnerable o con barreras de aprendizaje de la institucin sern incluidas en el programa de inclusin

Nmero total de personas en situacin d vulnerabilidad que fueron atendidas en el programa de inclusin por 100 sobre el nmero total de personas de la institucin en situacin de vulnerabilidad o que experimentan barreras de aprendizaje.

Socializacin con el Consejo Acadmico, sobre polticas normas y fundamentacin en el tema de inclusin. Diagnostico en las tres sedes sobre poblacin vulnerable Diseo de planes programas y un modelo pedaggico flexible, para la atencin de la poblacin vulnerable o Enero 10 a problemas de aprendizaje y noviembre participacin 22 Socializacin e implementacin de los planes y programas segn diagnostico Verificacin, control y seguimiento dejando registros escritos en actas y formatos. Ajustes a los planes programas y procedimientos.

SEB Gestin de bienestar y talento humano

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PROEYECCION A LA COMUNIDAD

SERVICIO SOCIAL

ESTUDIANTIL

Elaborar un proyecto del servicio social obligatorio, para estudiantes de educacin media (10 y 11 ) que responda a las necesidade s de la comunidad y ste a su vez, sea pertinente y contribuya con sus programas a la solucin de necesidade s de la comunidad

Al finalizar el 2012, se habrn desarrollado en un 90%, los programas de servicio social obligatorio de los estudiantes de la media, evidenciando el impacto en la comunidad de las tres sedes

Nmero total de estudiantes que desarrollaron proyectos de servicios social por 100 sobre el Nmero total de estudiantes que se registraron para desarrollar el servicio social obligatorio

Organizacin de un equipo que responda con la elaboracin de un proyecto de servicio social obligatorio para ser desarrollado anualmente por estudiantes de la media y que contenga programas concretos y Enero 16 a ajustados en la normatividad vigente noviembre sobre el tema. 22 Socializacin del proyecto con los estudiantes de la media y publicacin por los medios de comunicacin existente Verificacin, control, seguimiento, y ajustes segn resultados.

Proceso de Gestin de bienestar y talento humano. Psicorienta dora

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PARTICIPACIN Y CONVIVENCIA

PARTICIPACIN DE LOS

Brindar los estudiantes mecanismo s y escenarios de participaci n que les permita su propia formacin ciudadana.

Nmero total de estudiantes 2012, el 90% de que participan en la eleccin estudiantes elegirn del gobierno escolar por 100 sus representantes en sobre el nmero total de estudiantes matriculados. a el gobierno escolar

A finales del 2012, el 80 % de estudiantes de la institucin, disearan e implementaran su proyecto de vida.

Numero total de estudiantes que implementaron su proyecto de vida por 100 sobre el nmero total de estudiantes capacitados integrantes de la comunidad educativa de la institucin, disearan e implementaran su proyecto de vida.

ESTUDIANTES

Al finalizar el 2012, se habr implementado en un 80 % con participacin de los estudiantes el programa de las 5 S.

Numero toral de estudiantes que implementan el proyecto de mejoramiento ambiental por 100 sobre el nmero total de estudiantes que recibieron la capacitacin por 100

Conformacin de las listas de los diferentes representantes al gobierno escolar. Presentacin de las propuestas por los diferentes aspirantes al gobierno escolar Organizacin de la jornada de eleccin para el personero, consejo de estudiantes. Disear e implementar estrategia que permita disear un programa que Enero 16 a contenga elementos claros, efectivos y noviembre reales para que los estudiantes 22 puedan estructurar l su proyecto de vida, y el proyecto de mejoramiento ambiental a travs del programa de las 5. Jornada de trabajo ldico, reflexivo, productivo y creativo destinado a evaluar la vivencia de determinado valor y a proponer alternativas de desarrollo y mejoramiento personal.

Gestin de bienestar y talento humano Psicorienta dora Psicorienta dora

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GESTION A LA COMUNIDAD PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES fomentar la participacin de los padres de familia mediante El consejo de padres de familia que es un rgano destinado a asegurar su continua participacin enel proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio. Al finalizar el 2012, el 80% de acudientes de los estudiantes participaran en la escuela de padres de familia. Nmero total de acudientes que participan en la escuela de padres de familia por 100 sobre el nmero total de acudientes asistentes a la institucin. Conformar El consejo de padres que estar integrado por mnimo un META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES

PARTICIPACIN Y CONVIVENCIA

ASAMBLEA CONSEJO DE

PADRES DE FAMILIA

Facilitar a los padres de familia el conocimiento de sus deberes y derechos, de manera que ellos se sientan miembros legtimos de la asamblea y del consejo de padres

Gestin de Enero 27 a convivencia (1) y mximo tres (3) padres de familia por noviembre cada uno de los grados del Psicorienta 22 establecimiento educativo. dora Durante el transcurso del primer mes del ao escolar contado desde la fecha de iniciacin de las actividades acadmicas, el rector o director del establecimiento educativo convocar a los padres de familia para que elijan a sus representantes en el consejo de padres de familia.

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PREVENCIN DE RIESGOS

RIESGOS FSICOS

PREVENCIN DE

Implementar un programa con el apoyo de otras entidades que busque favorecer los aprendizajes de los estudiantes sobre los riesgos a que estn expuestos y crear una cultura de autocuidado y de prevencin

Al finalizar el 2011, el 90% de la comunidad educativa, conocer a travs de los medios de comunicacin existentes en la institucin, el programa completo y claro de prevencin de riesgos fsicos,

Nmero total de miembros de la comunidad que sufrieron lesiones fsicas por 100 sobre el nmero total de miembros capacitados en prevencin de riesgos fsicos.

Organizacin de un equipo para que con el panorama de riesgos, levantado por el equipo responsable, organice con la asesora de personal especializado un programa de prevencin de riesgos fsicos existentes en las tres sedes Enero 16 a noviembre Puesta en marcha de una campaa de 22 conocimiento del programa y de la creacin de un cultura de autocuidado. Control y seguimiento al cumplimiento y efectividad de la aplicacin del programa. Ajustes y compromisos

Gestin de bienestar y talento humano Psicorienta dora

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PROGRAMAS DE

SEGURIDAD

Verificar el estado de seguridad de la infraestructura fsica de las tres sedes alertando sobre posibles accidentes y a la vez implementar un plan de evacuacin, frente a desastres naturales o similares, que sea conocido por todos los miembros de toda la comunidad educativa,

Al finalizar el 2011, el 90 % de la poblacin existente en la institucin habr participado en los diferentes simulacros de riesgos y prevencin de accidentes

Nmero total de miembros de la comunidad educativa que participaron en simulacros de riegos y prevencin de accidentes por 100 sobre el nmero total de personas capacitadas en programas de seguridad

Tomando como referentes el programa de riesgos fsicos de la institucin y los desastres naturales que puedan ocurrir, disear un plan de simulacros de evacuacin, para las tres sedes, con accesoria de entidades especializadas (Defensa Civil, Bomberos, Cruz Rojas, CDMB, y otros).

Gestin de bienestar y talento Organizar un cronograma de ejecucin Enero 16 a humano simulacros de evacuacin para las tres noviembre sedes 22 Psicorienta Socializacin del plan y cronograma con dora la comunidad educativa Implementacin del cronograma de simulacros de evacuacin, haciendo control y seguimiento Ajustes y compromisos.

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212