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G U I A D E OPER ACI N

F U N CI O N AL I D AD C I ER R E Y AP E R T U R A AN U AL Proceso 2012 -2013 SIGFE TRANSACCIONAL 1.0

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I. 1. A.

ASPECTOS CONCEPTUALES FUNCIONALIDAD DE CIERRE Y APERTURA ANUAL. CIERRE ANUAL. Es una funcionalidad que est circunscrita al modulo de Contabilidad que comprende la generacin de los asientos contables que intervienen en el cierre anual, cierre de las cuentas de resultado, traspaso de los saldos de ingresos por percibir y deuda flotante de deudores y acreedores presupuestarios a movimientos devengados de aos anteriores, acumulacin de los costos de los proyectos y el ajuste de traspaso e intermediacin de fondos. Permite determinar los saldos finales de los recursos y fuentes de financiamiento al 31 de Diciembre de cada ao.

B.

APERTURA ANUAL. Proceso que opera a partir del cierre del ejercicio fiscal del ao anterior y que se aplica exclusivamente al mdulo de Contabilidad. Es una funcionalidad que permite relacionar las reas Transaccionales para el nuevo periodo con aquellas del ao anterior, generando asientos contables de apertura en estado aprobado con los saldos iniciales y sus respectivas carteras, manteniendo la identificacin del deudor o acreedor, principal y beneficiarios, como asimismo el vinculo de relacin con las transacciones de origen de cada una de ellas. Junto con lo anterior, se genera en cada rea transaccional, asientos contables con sus correspondientes carteras, traspasando los cobros o pagos presupuestarios pendientes de liquidacin al trmino del ejercicio anterior, en estado digitado.

2.

PROPIEDADES DE LAS CUENTAS CONTABLES. La funcionalidad requiere definir en las cuentas contables las propiedades de Cierre y Condicin. La configuracin de dichas propiedades ha quedado establecida en el Catlogo Contable establecido por la Contralora General de la Repblica y materializado mediante Documento de Configuracin y Poblamiento SIGFE_GLOBAL. La propiedad de Cierre, seala si las cuentas contables participan o no en los asientos contables que intervienen en el proceso de cierre anual. La propiedad de Condicin seala la naturaleza de las cuentas contables, si son de origen o destino. Por lo cual es recomendable realizar esta verificacin, previo al proceso de cierre anual. Para revisar el poblamiento de las propiedades de Cierre y Condicin en la base institucional, se debe ingresar en el Componente Reportes, a la Opcin Catlogos e Introducir en el campo de Tipo de Catlogo, opcin Jerrquicos Bsicos y en el campo Catlogo de Exposicin, seleccionar Catlogo Contable, como a continuacin se indica:

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Ingreso a la opcin Catlogos.

Pantalla de definicin de criterios, se debe seleccionar Tipo de Catlogo y Catalogo de Exposicin.

Exposicin del Reporte de Catlogo Contable.

Como se visualiza en el Catalogo Contable y de acuerdo a la naturaleza de las cuentas contables, estas presentan las siguientes caractersticas: a. Las cuentas contables, que en la propiedad de Cierre tienen configurada la opcin SI y en la propiedad de Condicin tienen la opcin Origen, son aquellas que al trmino del ejercicio, finalizado el proceso de cierre anual, debern registrar saldo cero, siendo su saldo traspasado a la cuenta de destino correspondiente. b. Las cuentas contables, que en la propiedad de Cierre tienen configurada la opcin SI y en la propiedad de Condicin tienen la opcin Destino, son aquellas que acumularn los saldos traspasados desde las cuentas de origen. c. Las cuentas contables, que en la propiedad de Cierre tienen configurada la opcin NO y en la propiedad de Condicin tienen la opcin Destino, son aquellas cuentas que no participan en el proceso de cierre anual, y sus saldos son trasladados al ejercicio siguientes.
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II.

CONDICIONES PARA INICIAR EL CIERRE ANUAL 1. Debe estar finalizado el cierre peridico correspondiente al mes de diciembre del ejercicio fiscal. a. En el ltimo mes de ejercicio fiscal se efectan todos los ajustes y correcciones propias del trmino del ejercicio anual. b. La funcionalidad dispone de mecanismos de control, destinados a asegurar la desactivacin de toda opcin de modificar o efectuar cualquier otro tipo de cambio en los componentes del sistema cuando se ha cerrado el ltimo mes del ejercicio fiscal. 2. Todas las cuentas contables que participan en el proceso de cierre deben tener configuradas las propiedades de Cierre y Condicin. 3. La base institucional debe tener cargada la configuracin del nuevo ejercicio fiscal (ao 2013).

III.

OPERACIN DE LA FUNCIONALIDAD A. FUNCIONALIDAD DE CIERRE ANUAL Previo del cierre anual se deben generar los asientos modelos de cierre. El Cierre Anual consta de las siguientes etapas: 1. ASIENTOS MODELO DE CIERRE La funcionalidad de Cierre Anual permite predeterminar los asientos contables que intervienen en el Cierre Anual, mediante la generacin de asientos modelo. Los asientos modelos son comunes y nicos para el conjunto de las reas transaccionales de una misma institucin. Esta funcionalidad presenta una propuesta de asientos modelo de cierre, los cuales se generan automticamente, pero tambin es posible la generacin manual de asientos modelos, esto a objeto de adicionar asientos contables diferentes, a lo propuesto por el sistema. Es importante destacar que si la base tiene asientos modelos de cierre activos, debe desactivarlos y eliminarlos para generarlos nuevamente, con el fin de capturar todas la cuentas que hayan sido creadas durante el perodo fiscal. En la funcionalidad de cierre, solamente intervienen los asientos modelos generados para tal efecto, es decir, que en el campo Tipo de Movimiento presentan la opcin Cierre y en el campo Relacin presentan la opcin Sin Relacin. a. Los asientos que conforman la propuesta de asientos modelo de cierre son: 1. Asiento de Cierre Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar: Los saldos de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar deben quedar saldadas al 31 de diciembre, y traspasar dichos saldos a cuentas de Bienes Financieros y Deuda.
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2. Asiento de Cierre Cuentas de Gestin: Las variaciones del patrimonio se registran en forma indirecta en las cuentas de ingresos y gastos de gestin, siendo necesario al trmino del ejercicio traspasar a la cuenta patrimonial que acumula el movimiento en tiempo. 3. Asientos de Cierres de Proyectos: Las cuentas asociadas a proyectos, debern cerrarse al 31 de diciembre a efecto de acumular los costos asociados a cada proyecto. 4. Asientos de Cierre de Cuentas Interdependencias: Permiten saldar las cuentas de traspasos interdependencias. b. Condiciones de construccin de los asientos modelo son: 1. Deben incluir la totalidad de cuentas contables que en la propiedad de Cierre tienen la opcin SI. 2. Las cuentas contables que en la propiedad de Cierre tienen la opcin SI y en la propiedad de Condicin tienen la opcin Origen se activan en los asientos modelos, con el tipo de saldo contable distinto al que les corresponde, esto significa que las cuentas con saldo deudor se activan en Haber y en las cuentas con saldo acreedor se activan en Debe. 3. Las cuentas contables que en la propiedad de Condicin tienen la opcin Destino, operan como contracuentas de las cuentas que tienen la opcin Origen. c. Condicin de creacin de los Asientos de Cierre, a partir de los Asientos Modelos: 1. En el proceso de creacin de los asientos de cierre, la funcionalidad opera sobre los saldos finales de las cuentas de activo y pasivo, que las normas tcnicas establezcan como obligatorias de cierre al trmino del ejercicio fiscal, como igualmente respecto de las variaciones indirectas del patrimonio, reflejadas en las cuentas de ingresos y gastos patrimoniales. 2. En las cuentas contables que en la propiedad de Condicin tienen la opcin Origen, el valor del cargo (Debe) o abono (Haber) en los Asientos de Cierre, corresponde al saldo final que registre la cuenta antes de la ejecucin del proceso cierre anual. 3. En las cuentas contables que en la propiedad de Condicin tienen la opcin Destino, el valor del cargo (Debe) o abono (Haber) en los Asientos de Cierre, corresponde a la diferencia entre las anotaciones de DEBE y HABER que registren las respectivas contra-cuentas del asiento contable, en trminos que se pueda cumplir con la igualdad entre los montos de DEBE y HABER.

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2. GENERACIN DE ASIENTOS MODELO DE CIERRE Para generar los asientos modelo de cierre anual debe ingresar al ejercicio 2012 en que se ejecutar el cierre y realizar las siguientes acciones: a. Ingresar al Componente Contabilidad y seleccionar la opcin Asientos Modelos.

b. Presionar el botn Generar asiento modelo de cierre. Si en la base se visualizan asientos modelos de cierre, deber eliminarlos y posteriormente ejecutar la accin antes indicada.

c. Se generan los asientos modelo de cierre en estado NO ACTIVO

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d. Es requisito que todos los asientos modelos de cierre se encuentren en Estado Activo para ejecutar la segunda fase del proceso de Cierre Anual. Para cambiar los asientos modelo de cierre al Estado Activo, se deben seleccionar presionando la lnea (que cambia de color) y luego presionar el botn ACTIVAR, como se muestra a continuacin. El asiento modelo cambia a Estado Activo

3. Ejecucin del Cierre Anual por rea Transaccional Cuando se han activado todos los asientos modelo de cierre, se procede a realizar el cierre anual del ejercicio. El proceso de cierre anual es automtico e independiente por cada rea transaccional, por lo cual se debe realizar el mismo procedimiento en cada una de las reas transaccionales. Para generar Ejecucin del Cierre Anual, por rea transaccional se debe ingresar al ejercicio 2012 en que se ejecutar el cierre y realizar lo siguiente:

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a. Ingresar al Componente de contabilidad, seleccionar la opcin Cierre Apertura Anual

b. Se muestra la siguiente pantalla, donde la opcin de cierre anual est seleccionada por defecto. Para activar el Cierre Anual debe presionar al botn Aceptar.

c. El proceso de cierre anual finaliza enviando el siguiente mensaje Proceso Exitoso, saliendo de la opcin al presionar Aceptar, en cuadro de dialogo, que muestra el sistema.

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d. Una vez realizado el cierre por rea transaccional, se desactiva toda opcin de realizar nuevamente esta operacin de Cierre Anual, tal como se aprecia en la pantalla siguiente.

4. Consideraciones en el resultado de la ejecucin del Cierre Anual. a. Los asientos contables de cierre se generan automticamente en estado Aprobado en el rea Transaccional correspondiente, como se muestra a continuacin.

Los asientos de cierre se despliegan solamente en el Reporte de Diario, siendo excluidos de los Reportes de Mayor y de todo otro tipo de reportes del sistema. La fecha de los asientos de cierre se determina por sistema y corresponde a la fecha de ejecucin de la accin, excepto que sea superior al ao fiscal habilitado, en cuyo caso asigna la correspondiente al ltimo da del ejercicio fiscal. b. En los Asientos de Cierre, los registros auxiliares contables presentan los siguientes comportamientos: En las cuentas contables que tienen la propiedad Origen, cuyo saldo es traspasado a la cuenta de destino correspondiente, el registro auxiliar se desactiva, no registrando movimientos en las carteras. En las cuentas contables que tienen la propiedad Destino, que acumulan los saldos traspasados desde las cuentas de origen, el registro auxiliar contiene los saldos finales individuales que registren las carteras de las contra-cuentas, manteniendo la identificacin del deudor o acreedor y el vnculo de relacin con las transacciones de origen.
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B. FUNCIONALIDAD DE APERTURA ANUAL La funcionalidad de Apertura Anual est circunscrita nica y exclusivamente al componente de Contabilidad, solamente se puede activar si ha finalizado exitosamente el proceso de cierre anual del ejercicio precedente en todas las reas transaccionales. La Apertura Anual consta de las siguientes etapas: 1. Configuracin reas de Apertura 2. Ejecucin de Apertura Anual, por rea transaccional Al finalizar la apertura anual de todas las reas transaccionales, se habilita la opcin de men Abrir Ejercicio, que permite iniciar las actividades del nuevo ejercicio fiscal. 1. Configuracin reas de Apertura a. Pareo de cdigos de reas Transaccionales entre el ejercicio anterior y el nuevo ejercicio, el cual se realiza en forma automtica en aquellos casos en los cuales no se han eliminado o reemplazado reas transaccionales. b. Cuando una institucin ha eliminado o reemplazado reas transaccionales en la pantalla de configuracin de reas de apertura, debe realizar el pareo de stas. c. La condicin que determina el rea de destino de los saldos de cierre por rea transaccional, es el pareo entre los cdigos del catlogo de reas transaccionales del ao anterior con los cdigos del mismo catlogo en el nuevo ejercicio fiscal. La opcin de Configuracin de reas de Apertura, se realiza de la siguiente forma: En el componente de Contabilidad, se debe ingresar la opcin Configuracin reas Apertura.

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Se despliega pantalla Configuracin de reas Apertura, que presenta el pareo de las reas transaccionales del ejercicio anterior y el nuevo ejercicio.

Consideraciones que se presentan en el proceso de apertura respecto de la configuracin de las reas transaccionales: 1. reas transaccionales del ejercicio anterior que no presentan cambios en el nuevo ejercicio. La pantalla Configuracin de reas Apertura, presenta iguales cdigos y nombres de las reas transaccionales del ejercicio anterior y del nuevo ejercicio. 2. Creacin de reas Transaccionales en el nuevo ejercicio. La pantalla Configuracin de reas Apertura muestra el pareo realizado entre las reas creadas en el ejercicio anterior, que se mantienen en nuevo ejercicio. Agregando a ste listado las nuevas reas transaccionales, las cuales no presentarn pareo con reas del ejercicio anterior. 3. reas transaccionales del ejercicio anterior que no han sido creadas en el nuevo ejercicio. Las reas transaccionales que han sido eliminadas en el ejercicio cerrado, se presentan con la opcin de seleccionar (a travs de un combo box), el rea transaccional a la que se trasladarn los saldos finales. 4. Se pueden fusionar dos o ms reas transaccionales (del ejercicio anterior), en un rea transaccional del nuevo ejercicio. 5. En las reas transaccionales del nuevo ejercicio que reciben saldos de reas transaccionales del ejercicio anterior, se crearn varios asientos de apertura (uno por cada rea transaccional).

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2. Ejecucin de Apertura Anual. Una vez ejecutado al menos un proceso de apertura exitosamente, se deshabilita la opcin de modificar el pareo de reas transaccionales. a. Para activar la Apertura Anual, debe ingresar al Componente Contabilidad y seleccionar la opcin de men cierre y apertura anual, en cada rea transaccional.

b. Se despliega la siguiente pantalla, donde la opcin de apertura anual est seleccionada por defecto, por lo cual para ejecutar el proceso debe presionar el botn Aceptar

c. Al aceptar el la opcin de Apertura Anual el sistema despliega la pantalla denominada ASISTENTE DE APERTURA, el cual permite efectuar el pareo de las cuentas contables que presentan saldos al trmino del ejercicio anterior, con el poblamiento de cuentas contables del nuevo ejercicio. d. El Asistente de Apertura presenta las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio con saldos al trmino del ejercicio anterior, desplegando su cdigo y denominacin a ltimo nivel y por defecto se despliega su relacin con el cdigo y denominacin al ltimo nivel para el nuevo ejercicio fiscal, tal como se presenta en la siguiente pantalla.

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Se recomienda capturar pantallas de respaldo del asistente de apertura para su posterior consulta de ser necesario. e. En caso que no se cumplan las condiciones antes sealadas, el sistema entrega las siguientes opciones de correccin: 1. Cuando existan cuentas co ntables no pareadas entre el cdigo del ao precedente y el poblamiento del nuevo ejercicio, el ASISTENTE DE APERTURA presentar el campo vaco. 2. Para completar el campo vaco o si se requiere reemplazar las cuentas asignadas por sistema, la funcionalidad entrega la opcin de acceder al catlogo contable y seleccionar la cuenta respectiva, utilizando el cono lupa. 3. La funcionalidad acepta que determinadas cuentas de aos anteriores estn asociadas a una sola cuenta en el nuevo ejercicio, no obstante excluye opcin de distribucin parcial o porcentual. f. La operacin de correccin de cuenta contable se realiza de la siguiente forma: 1. Presionar el icono lupa para acceder al catlogo contable y seleccionar la cuenta contable respectiva luego presionar el botn Aceptar, de esta forma la cuenta seleccionada aparecer en el espacio que se encontraba en blanco.

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2. Si la cuenta seleccionada no est al ltimo nivel de desagregacin, se desplegar un mensaje que cual debe ser el nivel de captura.

g. Validaciones previas a la ejecucin del proceso de Apertura Anual. 1. Una vez finalizado el proceso de pareo de cuentas contables se recomienda comparar los saldos finales de las cuentas contables del ejercicio anterior con los saldos inciales del nuevo ejercicio. 2. Para ejecutar el proceso de Apertura Anual, se debe presionar el botn Aceptar en el Asistente de Apertura. 3. El sistema ejecuta una serie de validaciones antes de aceptar la finalizacin del proceso de Apertura Anual. En caso de incumplimiento de alguna de las condiciones, el sistema enva mensaje y suspende el proceso de apertura anual, las validaciones son las siguientes: a. Todas las cuentas contables con saldos superiores a cero al trmino del ejercicio anterior deben estar asociadas a cuentas contables del nuevo ejercicio. b. Las cuentas contables que participan en la apertura del ejercicio fiscal, deben estar a ltimo nivel de desagregacin. c. Todas las cuentas con cartera en el ao anterior deben estar asociadas a cuentas con
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propiedad de uso de auxiliar. d. Los asientos contables de apertura que se generarn deben cumplir con el principio de dualidad econmica. e. Las cuentas corrientes bancarias existentes en el ejercicio anterior deben estar creadas en el nuevo ejercicio. En caso contrario el sistema desplegar el siguiente mensaje:

4. El proceso de apertura finaliza enviando un mensaje de Proceso Exitoso, que se debe aceptar.

5. Una vez realizada la apertura por rea transaccional, se desactiva toda opcin de realizar nuevamente esta operacin.

6. La funcionalidad de apertura genera automticamente los asientos contables de apertura en estado aprobado, en los siguientes trminos:

a. Los asientos contables se generan independiente por cada rea transaccional y con fecha de aprobacin 01 de enero. b. En la vieta cuentas contables del asiento de apertura, se despliegan las cuentas con montos que corresponden a saldos iniciales. c. En las cuentas contables que tienen propiedad de uso de auxiliar, se habilitan las carteras respectivas con el detalle del saldo pendiente de ejecutar, proveniente del ejercicio anterior. d. Las cuentas que participan del proceso de apertura y tengan asociadas carteras contables, en el evento de presentar diferencias en la comparacin de los saldos acumulados, el sistema insertar en forma automtica un registro auxiliar con Diferencia
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de Cartera por el monto calculado. e. Los asientos contables incluyen en la cabecera un ttulo estndar, con tipo de movimiento Apertura, en campo moneda nacional y en tipo de relacin sin relacin. En la vieta de descripcin se repite el texto del ttulo. f. En los asientos de apertura, en la medida que tcnicamente sea necesario, es factible aplicar la funcionalidad de ajuste del componente de contabilidad. g. Los asientos de apertura se despliegan en el reporte Registro Diario y se incluyen como saldos iniciales en los Reportes de Registro Mayor, Cartera Financiera y Balance de Comprobacin y Saldos. 7. La funcionalidad de apertura adicionalmente genera en cada rea transaccional, en estado digitado, asientos contables con el traspaso de la Deuda Flotante y/o de los Acreedores Presupuestarios.

NOTA: Las reas Transaccionales que no registren movimientos en el Ejercicio Fiscal, y acumulen saldos iniciales de aos anteriores, se debern aperturar de acuerdo al siguiente procedimiento: a. Aplicar proceso de cierre anual a todas las reas transaccionales que registren movimiento en el ejercicio fiscal y luego, ejecutar en las mismas reas, el proceso de apertura automtica. b. Finalizado el proceso automtico de apertura, solicitar va correo electrnico a la unidad de Service Desk, ejecutar el proceso de apertura de las reas Transaccionales, que no han presentado flujos durante el ejercicio cerrado.

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Al finalizar la apertura anual de todas las reas transaccionales, ingresar a la opcin de men abrir ejercicio, que permite iniciar las actividades del nuevo ejercicio fiscal.

1. Para activar la opcin debe ingresar al componente contabilidad y seleccionar la opcin Abrir Ejercicio.

2. En la pantalla Abrir Mes Enero debe presionar el botn Aceptar

3. En caso que el proceso de apertura anual no se encontrara finalizado en todas las reas transaccionales, se desplegar el siguiente mensaje:

4. Para verificar si el mes de enero del nuevo ejercicio se encuentra abierto, debe ingresar al componente Contabilidad, opcin Cierre Perodo.

5. En la pantalla Cierre Perodo el mes de Enero del nuevo ejercicio debe presentar Estado
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Abierto.

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