Aflai mai multe...

Microsoft Office Access 2007 Manual pentru uz colar

Microsoft Office Access 2007 - Manual pentru uz colar

este component integrant a CD-ului intitulat

Manuale Windows Vista i Microsoft Office 2007 pentru uz colar,

ISBN: 978-973-0-05945-8

Not: Este interzis utilizarea acestui manual sau a oricare dintre prile lui componente n scopuri comerciale sau n alte scopuri nafara celui susmenionat. Drepturile de autor ale Microsoft Office Access 2007 Manual pentru uz colar aparin Microsoft. Septembrie 2008

Cuprins

Introducere ...................................................................................................................................... 5 1.1 1.2 1.3 1.4 Obiectivele publicaiei ............................................................................................................. 5 Grupul int de cititori ............................................................................................................. 5 Ce trebuie s cunoatei nainte de a citi publicaia?.............................................................. 5 Care sunt avantajele lecturii capitolelor urmtoare? ............................................................. 5

Ce aduce Microsoft Office Access 2007 .......................................................................................... 6 2.1 Cele mai interesante nouti ale aplicaiei.............................................................................. 6

Noua interfa utilizator .................................................................................................................. 7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Panglica.................................................................................................................................... 7 nceperea lucrului cu Microsoft Office Access 2007 ............................................................... 7 Panoul de navigare .................................................................................................................. 8 Afiarea filelor obiectelor deschise n prezent ........................................................................ 9 Caracteristicile barei de stare .................................................................................................. 9 Sesiune practic Noua interfa ........................................................................................... 9 Tem ................................................................................................................................ 9 Procesul de lucru ............................................................................................................. 9

3.6.1 3.6.2 4

Noi caracteristici pentru lucrul cu tabelele ................................................................................... 10 4.1 Sortarea i filtrarea datelor ................................................................................................... 10 Sortarea ......................................................................................................................... 10 Filtrarea ......................................................................................................................... 11

4.1.1 4.1.2 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

Calendarul automat ............................................................................................................... 11 Cmpurile Memo i formatele lor ......................................................................................... 11 Noile cmpuri de tabel .......................................................................................................... 12 abloanele de cmp .............................................................................................................. 12 Lista de cmpuri .................................................................................................................... 13 Cmpul de tip ataare ........................................................................................................... 13 Cmpul multivaloric............................................................................................................... 14 Totalurile din tabele .............................................................................................................. 15 Sesiune practic Lucrul cu tabelele .................................................................................... 16

4.10.1 4.10.2 5

Tem .............................................................................................................................. 16 Procesul de lucru ........................................................................................................... 16

Noi caracteristici pentru lucrul cu formularele ............................................................................. 17 5.1 Afiarea unui tip de aspect .................................................................................................... 17 Formatarea de baz a textului....................................................................................... 17 Formatarea cmpurilor de numere i date ................................................................... 17 Controalele .................................................................................................................... 18

5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.3 5.4 5.5

Modificarea aspectului formularului ..................................................................................... 18 Scindarea formularului .......................................................................................................... 19 Culoarea alternativ de umplere/fundal ............................................................................... 20 Sesiune practic lucrai cu formulare ................................................................................. 21 Tem .............................................................................................................................. 21 Procesul de lucru ........................................................................................................... 21

5.5.1 5.5.2

1
1.1

Introducere
Obiectivele publicaiei

Obiectivul principal al capitolelor urmtoare este s introduc cititorii n mediul, funciile i posibilitile noi ale Microsoft Office Access 2007, comparndu-le cu versiunea anterioar a acestei aplicaii, Microsoft Office Access 2003. Cu ajutorul unei structuri simple i clare, aceast publicaie ncearc s descrie posibilitile noilor funcii prin exemple practice i exerciii.

1.2

Grupul int de cititori

Publicaia Microsoft Office Access 2007 - Manual pentru uz colar se adreseaz tuturor profesorilor i elevilor care doresc s descopere noile proprieti ale Microsoft Office Access 2007 i s afle care sunt modificrile fundamentale pe care aceast aplicaie le ofer utilizatorilor. Acest manual conine o larg de exemple i exerciii, care ofer cititorilor ocazia de a pune n practic funciile descrise. Deoarece grupul int principal l reprezint actorii educaionali, exemplele i exerciiile sunt plasate n mediul colar.

1.3

Ce trebuie s cunoatei nainte de a citi publicaia?

Acest manual se adreseaz tuturor profesorilor i elevilor care au nceput de curnd s cunoasc noua versiune de Microsoft Office Access 2007 i sunt interesai s afle diferenele pe care le aduce aceast versiune n comparaie cu versiunea anterioar de Microsoft Office Access 2003. Capacitatea de a nelege informaiile i abilitile practice sunt elementele de baz pentru lucrul cu o baz de date.

1.4

Care sunt avantajele lecturii capitolelor urmtoare?

Aceast publicaie v va ajuta s cunoatei noul mediu de utilizator al Microsoft Office Access 2007, v va nva cum s utilizai noile funcii ale acestei aplicaii prin numeroase exemple practice i v va oferi o prezentare general a noilor funcii, ajutndu-v astfel s lucrai mai repede.

Ce aduce Microsoft Office Access 2007

Comparativ cu versiunile anterioare, aceast aplicaie creeaz mult mai rapid obiecte i accept o cutare mult mai rapid a informaiilor. Cu ajutorul unei serii de elemente i abloane inovative, avei ocazia s creai baze de date chiar dac nu suntei specialiti i s ncepei s lucrai n mediul bazelor de date. Conexiunea sistemului bazei de date cu Microsoft Office Outlook 2007 permite strngerea datelor n pota electronic i salvarea lor direct n baza de date. Inovaiile sunt i n domeniul formularelor i al proprietilor lor. Astzi nu este nicio problem s editai formulare sau rapoarte direct n examinare atunci cnd vizualizai datele. Conectndu-v la Microsoft Windows SharePoint Services, intrai n contact mult mai mult cu ali utilizatori. Acum avei posibilitatea s partajai pri individuale ale bazelor de date mult mai simplu dect nainte i s urmrii n acelai timp actualizrile lor n formularul versiunii individuale publicate pe Web.

2.1

Cele mai interesante nouti ale aplicaiei

Interfaa utilizator o Aplicaia face parte dintr-o serie n care s-a utilizat noua interfa utilizator. Prin urmare, pictogramele amplasate pe file sunt dependente de context. Modificarea din Microsoft Office Access 2007 este mult mai vizibil dect n alt aplicaie, deoarece exist un numr destul de mare de tipuri de obiecte cu care avei posibilitatea s lucrai. Importul datelor din Microsoft Office Outlook 2007 o Ambele aplicaii sunt acum strns legate, iar importul sau exportul lor comun presupune i mai multe implicaii. Avei posibilitatea s exportai tabele din cutia potal ntr-un folder de contact selectat sau, de exemplu, s efectuai copii de rezerv ale persoanelor de contact ntr-o baz de date. Strngerea datelor i conectarea la o aplicaie de pot electronic o Aceast conexiune simplific opiunea de stocare n mas a datelor de la ali utilizatori. Avei posibilitatea s creai formulare utiliznd Microsoft Office InfoPath 2007, un program pe care utilizatorii l vor primi prin pota electronic. Baza de date la care se leag formularul va fi umplut n mod automat dup ce trimitei formularul completat. Conexiunea la Microsoft Windows SharePoint Services o Avei posibilitatea s urmrii informaiile din listele Windows SharePoint Services utiliznd clientul Microsoft Office Access 2007 din computer. o Datorit aplicaiei bazei de date, avei posibilitatea s lucrai offline cu Windows SharePoint Services. n cazul n care cltorii, se poate, de exemplu, s lucrai cu o copie a listei Windows SharePoint Services din blocnotes. Aici se poate s editai listele i s le parcurgei la fel cum procedai cu orice tabel de baz de date. Formularele i rapoartele care utilizeaz lista Windows SharePoint Services sunt complet interactive i, atunci cnd laptopul este conectat la Internet i se afl n modul online, aplicaia bazei de date poate sincroniza lista local cu lista online.

3
3.1

Noua interfa utilizator

Panglica

n publicaiile anterioare ai avut ocazia s citii despre noua form a interfeei utilizator, reprezentat printr-o Panglic cu pictograme. Microsoft Office Access 2007 este una dintre aplicaiile n care s-au utilizat aceste controale noi. Controalele sunt intuitive i simple. S lum ca exemplu grupul Creare. Aici vei gsi toate funciile pentru inserarea mai multor tipuri de obiecte. Toate sunt coninute aici de la a crea un tabel sau un raport pn la a crea macrocomenzi. De asemenea, aceast fil este punctul de pornire principal pentru crearea de obiecte noi. n timpul procesului de creare, fila funcioneaz cu un obiect deschis activ. De exemplu, cnd deschidei un tabel, noul formular va fi creat n baza cmpurilor de date din acest tabel.

Figura 1

3.2

nceperea lucrului cu Microsoft Office Access 2007

Titlul nsui ne arat c ntregul coninut este destinat nceptorilor. Este un set de abloane predefinite pentru aplicaiile bazelor de date, care poate funciona independent, ca baz de date cu funcii complete. Cnd executai Microsoft Office Access 2007, apare ntotdeauna fereastra cu selectarea abloanelor de baz. n partea din stnga de aici vei gsi o list de abloane predefinite. abloanele sunt mprite n dou grupuri. Categoria abloane locale conine o list de abloane stocate local pe hard disk.
Figura 2 Alte abloane fac parte din categoria De la Microsoft Office Online. Oricare dintre aceste abloane se pot descrca de la site-ul Web Microsoft Office, dac v-ai nregistrat pentru serviciul Microsoft Office Online. Avei

posibilitatea s v nregistrai pe site-ul Web Office Online. Dup nregistrare, se poate s descrcai un numr de instrumente de suport pentru baza de date, mai ales abloane noi. Orice baz de date creat dup un ablon conine deja tabele, ntrebri i formulare. Din acestea se poate s utilizai doar o anumit parte. Prin urmare, nu este neaprat necesar s lucrai cu toate elementele bazei de date construite. Dac suntei nceptori, aceast caracteristic va fi cu siguran un ajutor pentru prima introducere n Microsoft Office Access 2007. Pentru activiti colare, asigurai-v c ncercai urmtoarele baze de date: Facultate V permite s pstrai date despre corpul didactic, inclusiv informaii de contact pentru situaii urgente. Efectueaz nregistrri ale istoricului, activitilor din facultate, ale datelor posibile din CV, cum ar fi, de exemplu, informaii despre educaie etc. n imaginea

urmtoare vedei o examinare a unui formular pregtit pentru nregistrarea facultii. Studeni Aceasta este o baz de date cu studeni i informaiile lor de contact, cum ar fi domeniul de studiu, dac urmeaz un tratament medical, cine este tutorele lor legal etc.

3.3

Panoul de navigare

Spre deosebire de versiunea anterioar, avei posibilitatea s rsfoii prin aplicaie utiliznd panoul de navigare. Cu aspectul i proprietile sale, acesta se aseamn foarte mult cu panoul de navigare din Microsoft Office Outlook 2007. Fereastra este conceput i aranjat n funcie de numeroasele opiuni de afiare, de ex., n funcie de obiectele din baza de date sau de vizualizrile diferite care se leag.

3.4

Afiarea filelor obiectelor deschise n prezent

Toate obiectele, cum ar fi Tabel, Interogare, Formular, Rapoarte i altele deschise vor aprea afiate sub Panglic. Avei posibilitatea s comutai arbitrar ntre ele, Figura 3 la fel cum procedai cu ferestrele deschise n mod simultan n bara de activitate Windows principal.

3.5

Caracteristicile barei de stare

Bara de stare din noua aplicaie v permite s modificai vizualizrile curente ale obiectului activ cu ajutorul pictogramelor speciale. Figura 4 Pictogramele sunt afiate n partea din dreapta a barei de stare i funcioneaz ca nite comutatoare. De exemplu, n tabele vei vedea c vizualizarea poate fi Vizualizare foaie de date, Vizualizare PivotTable i Vizualizare proiect.

3.6

Sesiune practic Noua interfa

3.6.1 Tem La nceputul anului trebuie s creai o baz de date care s includ o list cu elevii. Cunoatei doar generaliti despre mediul bazelor de date relaionale. Prin urmare, utilizai abloanele predefinite pentru a crea n mod automat o baz de date. 3.6.2 Procesul de lucru Dup activarea unui ablon vei avea o baz de date complex, pe care nu va trebui s o mai editai. Baza de date va conine formulare, tabele i rapoarte. Sarcina dvs. este foarte simpl: ncepei doar s completai baza de date. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Executai Microsoft Office Access 2007. n selecia de abloane din stnga, selectai abloane locale. Facei clic pe pictograma denumit Elevi. n partea din dreapta a ferestrei, vei vedea un nume de fiier i o cale. n cmpul pentru numele fiierului, introducei numele unei baze de date, de exemplu Elevul1A.accdb, nu uitai extensia de fiier. Dac trebuie s modificai calea fiierului, facei clic pe pictograma pentru modificarea folderului. Facei clic pe butonul Creare i baza de date se va crea n mod automat. Introducei numele elevilor n tabelul pregtit. nchidei tabelul completat fcnd clic pe marcajul x din colul din dreapta al tabelului. Deschidei Panoul de navigare utiliznd sgeata dubl din partea de sus a panoului. Facei clic pe Afiare total. n lista oferit, facei clic pe Tip obiect n seciunea Navigare la categoria.

a. Obiectele vor vi afiate sortate n funcie de tip (tabele, chestionare, formulare etc.). 13. Rsfoii prin obiectele individuale i vizualizai prile individuale ale acestei baze de date. Aceast metod se mai utilizeaz i pentru a rsfoi i testa celelalte tipuri de abloane. ncercai s nregistrai serviciul Microsoft Office Online i, cu ajutorul lui, descrcai unul dintre celelalte abloane predefinite oferite. Imediat ce nvai s lucrai cu abloane i rsfoii prin bazele de date predefinite, avei posibilitatea s ncepei s v creai propriile baze de date relaionale.

4
4.1

Noi caracteristici pentru lucrul cu tabelele

Sortarea i filtrarea datelor

Sortarea i filtrarea datelor din aplicaie se efectueaz la fel ca ntr-o foaie de calcul. Fiecare cmp creat n tabel are afiat i activat un filtru automat. Astfel se poate s sortai foarte simplu i rapid nregistrrile n tabele. 4.1.1 Sortarea Sortrile se selecteaz cu instrumentele standard. Sortarea influeneaz coninutul datelor: Elemente text avei opiunea de a sorta n ordine cresctoare (A-Z) sau descresctoare (ZA) Elemente dat se poate s sortai de la cel mai vechi la cel mai nou sau invers. i aici se poate selecta de la A la Z sau de la Z la A. Elemente numr sortai de la elementele cele mai mici la cele mai mari. Din nou, n funcie de tipul A-Z sau Z-A.

n cazul n care avei nevoie s sortai dup mai multe coloane, este disponibil opiunea de sortare complex, pe care o gsii la fia Pornire din grupul Sortare i filtrare. Aici se afl pictograma Complex i sub ea se afl comanda Filtrare/Sortare complex. Dup ce selectai comanda pentru sortare complex, vei vedea o comand asemntoare Figura 5 aspectului interogrii afiate, unde se poate s definii condiiile de sortare pe care Figura 6 le solicitai. Selectai un cmp dup care dorii s sortai i, utiliznd pictograma Utilizare filtru, afiai datele din tabel care corespund sortrii definite.

10

4.1.2 Filtrarea n versiunea curent, sgeile de ajutor sunt afiate n mod automat n titlurile de coloan. Utilizndu-le, vei activa filtrele. Selectarea unui filtru se mai efectueaz fcnd clic cu butonul din dreapta pe o anumit nregistrare a unui cmp selectat. Filtrarea datelor are loc n baza seleciei cmpurilor care corespund unui criteriu comun. n vizualizarea implicit sunt disponibile toate nregistrrile. Dac debifai caseta de selectare Selectare total, toate nregistrrile vor fi debifate. Apoi le selectai doar pe cele pe care dorii sau nu s le afiai. Dup aceea, totul depinde numai de datele pe care trebuie s le selectai. Dac acestea se leag de un filtru de cmpuri text, se va afia o selecie de elemente text. n meniul Filtre text vei gsi tipuri de condiii: (ncepe cu, Egal cu, Nu este egal cu, Conine etc.). Dac filtrai cmpuri dat, se va afia alt tip de filtru, cum ar fi Filtre dat, unde selectai condiii legate de date (Sptmna viitoare, Sptmna aceasta, Anul acesta, Luna aceasta etc.). Cu elementele numr, criteriile se modific apoi n Filtre numr (Egal cu, Nu este egal cu, Mai mare dect, Mai mic dect etc.).

4.2

Calendarul automat

Este un element inovativ pe care l vei aprecia cu siguran atunci cnd introducei elemente dat n formulare sau diagrame. Calendarul interactiv predefinit se afieaz de fiecare dat cnd dorii s adugai o dat. Nu trebuie s v complicai i s introducei manual datele, ci s le selectai printr-o pictogram mic, ce va aprea imediat ce facei clic pe cmpul cu data. Aceasta este o inovaie foarte plcut, care nu face parte doar din Microsoft Office Access 2007, ci este integrat i n alte aplicaii.

4.3

Cmpurile Memo i formatele lor

Figura 7

Cmpul Memo, unde avei posibilitatea s introducei o cantitate i mai mare de text, poate avea o lungime de peste 255 de caractere comparativ cu tipul de cmp Text. Dimensiunea maxim a acelui cmp este de 64 de caractere cu spaii. n versiunile anterioare ale aplicaiei, aveai posibilitatea s continuai s introducei n mod arbitrar ct text doreai, ns fr nicio formatare. O inovaie a noii versiuni este c ofer, de asemenea, opiunea de a introduce textul n format RTF. Aadar, acum nu este nicio problem s formatai textul dat utiliznd fontul Cursiv sau Aldin. Proprietilor cmpului Memo li s-au adugat o nou funcie, denumit Format text, unde avei posibilitatea s selectai formatul text simplu sau RTF. Cu toate acestea, dac utilizai o baz de date creat n versiunile anterioare, se recomand s pstrai formatul text simplu implicit. Formatul implicit pentru noile baze de date este formatul RTF.

11

4.4

Noile cmpuri de tabel

Cnd adugai noi cmpuri ntr-un tabel, Figura 8 nu trebuie s comutai de la o vizualizare la alta. Nu este necesar s comutai la Proiectare tabel pentru a aduga un cmp nou. Acum se poate s facei totul n mod direct, cnd rsfoii dup date din tabel. La sfritul fiecrui tabel vei vedea ntotdeauna elementul Adugare cmp nou, pe care avei posibilitatea s l utilizai imediat. Pentru a modifica numele unui cmp, utilizai fila context Foaie de date, unde vei gsi pictograma Redenumire. Acest cmp servete la editarea unui nume de cmp. n fila context Instrumente tabel avei alte comenzi, care v vor ajuta s editai proprietile cmpului fr a fi necesar s comutai la vizualizarea Proiectare tabel. Printre principalele proprieti ale cmpului pe care se poate s le editai se numr: Tip date determin exact dac sunt cmpuri text, numr sau de alt tip. Format este dependent de tipul cmpului de date. Unic blocheaz configurarea unei dubluri a cmpului.

Figura 9

4.5

abloanele de cmp

n versiunea anterioar a aplicaiei ai ntlnit crearea de tabele i probabil c ai lucrat deja cu experi i cu abloane predefinite. n ciuda faptului c este vorba de o creare pasiv de tabele, acest lucru este agreabil ndeosebi pentru nceptori, care, utiliznd tabele, nva i devin tot mai profesioniti, pentru ca apoi s beneficieze de crearea tabelelor cu ajutorul instrumentului Proiectare tabel. n noua versiune de Microsoft Office Access 2007, adugai cmpuri din tabele predefinite n tabele deja existente, utiliznd noul meniu abloane de cmp. De exemplu, dac dorii s inserai un cmp dintr-un tabel pregtit ntr-un tabel, selectai pictograma Cmp nou din fila Foaie de date i aceasta v va permite s selectai din abloane predefinite. Nu

Figura 10

12

trebuie s editai proprietile acestor cmpuri, deoarece sunt pregtite deja. Cu toate acestea, dac una dintre proprietile pregtite nu v convine, avei posibilitatea s o editai manual. Cmpul nou se poate aduga n spaiul tabelului printr-o simpl glisare de mouse. Cmpul va fi plasat n acelai loc din tabel unde avei nevoie s l inserai. abloanele de cmp sunt bazate pe fiiere XSD, deci partajarea lor n grupuri sau separarea lor nu reprezint nicio problem.

4.6

Lista de cmpuri

Aceast opiune de meniu se aseamn foarte mult cu adugarea de cmpuri din abloane. Pe lng cmpuri predefinite, avei posibilitatea s adugai un cmp existent din alt tabel n tabelul dvs, printr-o simpl glisare de mouse. Dac avei deja o oarecare experien cu bazele de date, atunci cu siguran v vei gndi la posibilitatea Figura 11 de conectare i creare a unei relaii. Aceasta chiar este o opiune, cu ajutorul creia va porni automat Expertul cutare i v va ndruma prin conectarea tabelelor existente. Cmpurile existente se adaug ntr-un tabel deschis deja exact n locaia care v trebuie. La fila Foaie de date, selectai pictograma Adugare cmp existent. Vei vedea o fereastr List de cmpuri, n care selectai cmpurile pe care dorii s le adugai n tabel. Dup ce le glisai cu mouse-ul, vei vedea fereastra Expert cutare, unde setai i definii proprietile celor dou tabele legate.

4.7

Cmpul de tip ataare

Acesta este un nou tip de cmp de date, care permite stocarea n baza de date a fiierelor ataate. Nu este nicio problem dac inserai chiar mai multe cmpuri ntr-un astfel de cmp. Principalul avantaj este comprimarea automat, care asigur c baza de date nu se extinde n mod inutil. Avei posibilitatea s ataai aproape orice fiier n tabel de la documente scrise ntr-un procesor de cuvinte pn la imagini. Adugai un cmp nou la fel cum procedai cu un cmp cu un tip de date noi. Cmpul va fi afiat n tabel cu o agraf de birou. Dup ce facei dublu clic, vei vedea fereastra de dialog Atari. Aici, utiliznd butonul Adugare, inserai o ataare nou, care va fi comprimat n mod automat. Butonul Salvare ca servete la stocarea atarilor n folderul selectat.

Figura 12

13

 Salvare total permite salvarea ntr-un folder selectat a tuturor atarilor legate de o anumit nregistrare. Eliminare revoc i elimin fiierul ataat la o anumit nregistrare dintr-o baz de date.
Figura 13

4.8

Cmpul multivaloric

Acest tip de cmp este un ajutor excelent nu doar atunci cnd dorii s publicai date prin Windows SharePoint Services, ci i pentru c nu trebuie s creai conexiuni complexe de tabel de forma relaiilor N:N. De exemplu, dac dorii s conectai tabelul la clase i profesori individuali care predau la o clas dat, avei o ocazie ideal s utilizai un cmp cu valori multiple. Procesul se desfoar dup cum urmeaz: Deschidei tabelul de control (n exemplul nostru, tabelul cu clase) i adugai un cmp nou. La fila Foaie de date, selectai pictograma Coloan de cutare Va aprea Expertul cutare, iar la primul pas selectai s citii datele dintr-un tabel sau o interogare. La cellalt pas al expertului, selectai tabelul cu lista de profesori. Apoi selectai cmpurile pe care dorii s le rsfoii (de ex. codul, numele i prenumele profesorului). Restul setrilor trebuie doar verificate, nu setai nicio alt modificare n expert.

Figura 14

14

n ultima parte a ferestrei expertului ai setat c dorii s permitei valori multiple. Se va crea o conexiune i relaie automat cnd expertul a terminat procesul. n tabel vei avea apoi ocazia s adugai mai muli profesori ntr-o singur clas.

Figura 15

4.9

Totalurile din tabele

Fiecare tabel ce conine date numr, unde avei posibilitatea s creai orice operaie matematic, are acum o funcie Totaluri. Aceasta este o opiune pentru afiarea valorilor rezultate n forma unui total, medie, minimum, maximum, numr etc., deci funcii de baz similare, incluse n Microsoft Office Excel 2007. Pentru totaluri nu trebuie s creai interogri sau formulare, cum se ntmpla n versiunile anterioare ale aplicaiei, ci s le aplicai direct n tabele. La fila Pornire din grupul nregistrri, vei gsi pictograma Totaluri. Selectai o coloan numr corespunztoare n tabel i aplicai-i aceast comand. ntr-o coloan separat vei avea ocazia s selectai un tip de funcie de care vei avea nevoie pentru coloan, vedei Figura 16.

Figura 16

15

4.10 Sesiune practic Lucrul cu tabelele

4.10.1 Tem Exemplul se leag de exerciiul anterior, n care ai creat o baz de date cu elevi. Dorii s avei o descriere mai bun a elevilor i continuai s creai tabele, un tabel pentru cursuri i un tabel pentru seminarii. Dup ce introducei date n aceste tabele, avei posibilitatea s ncercai s le sortai i filtrai. 4.10.2 Procesul de lucru Creai un tabel nou; inserai cmpurile corespunztoare adugnd cmpuri noi la tabel, direct n Vizualizare foaie de date. n cmpurile tabel se mai insereaz i cmpuri de date de tipul Ataare, Memo. Vei mbunti tabelul de nregistrare a elevilor cu un cmp de tipul Dat. Vei lega tabelele selectnd din lista de cmpuri. Vei atribui proprietatea Cmp multivaloare cmpului legat. Imediat ce introducei date calendaristice n tabel, se poate s le sortai i s le filtrai n funcie de un criteriu comun: 1. Deschidei baza de date Elevi.accdb, care este stocat pe disc. 2. Creai un tabel nou, denumit Cursuri. Facei clic pe pictograma Tabel de la fila Creare. 3. Direct n Vizualizare foaie de date, adugai cmpurile individuale. Redenumii cmpurile prin pictograma Redenumire i modificai tipul de date utiliznd pictograma Tip de date. a. Nume curs, tip de date Text. b. Comentariu, tip de date Memo, iar la proprieti setai formatul RTF. 4. n tabelul Elevi, adugai cmpurile urmtoare: a. Data naterii, tip de date Data i ora. b. Fotografie, tip de date Ataare. 5. Salvai tabelele i comutai la tabelul Cursuri. 6. La fila Creare, facei clic pe pictograma Tabel i selectai Adugare cmpuri existente Adugai-le din tabelul Elevi n tabelul Cursuri. a. Un cmp se va deplasa i se va conecta n acelai timp, incluznd date existente. b. Utilizai Lista de cmpuri pentru a alege din cmpurile de tabel existente. 7. n Expertul cutare, selectai toate cmpurile din tabelul Cursuri care s fie conectate (cod, nume). 8. La ultima fil din expert, activai Cmpuri multivaloare 9. Completai tabelele cu elevi i cursuri cu date individuale. a. n cmpul Elevi conectat din tabelul Cursuri, remarcai opiunea de a aduga mai multe intrri la un singur cmp. b. Cnd introducei date n tabelul Elevi, observai calendarul interactiv pentru adugarea datei de natere a elevului i opiunea de a formata textul din comentariu. 10. ncercai s inserai un fiier imagine, cum ar fi *.jpg, n cmpul atarilor din tabelul Elevi.

16

11. Sortai tabelul cu toi elevii n funcie de cmpul Nume. 12. n tabelul Elevi, utilizai filtrul pentru selectarea tuturor elevilor din primul an.

Figura 17

La Figura 17, avei posibilitatea s vedei tabelele legate Cursuri i Elevi adugnd Cmpuri multivaloare.

5
5.1

Noi caracteristici pentru lucrul cu formularele

Afiarea unui tip de aspect

n noua versiune avei posibilitatea s editai fiecare formular i n mediul de afiare Vizualizare formular. Vizualizarea aspect pentru formulare i rapoarte rmne opiunea principal de editare; cu toate acestea, opiunea de a Figura 18 modifica aspectul cmpului i editarea sa de baz direct cnd rsfoii prin nregistrri reprezint inovaii plcute. Pentru a edita i modifica direct n aspectul formularului, este necesar s setai vizualizarea formularului la Vizualizare aspect, pe care o gsii sub pictograma din stnga a filei context Format. . 5.1.1 Formatarea de baz a textului Acum se poate s formatai fr prea mult efort orice text. Avei posibilitatea s utilizai fila context Format i, n timpul lucrului, s utilizai detalii de formatare ca fonturi, culori, umpleri sau borduri individuale de cmp. Toate aceste funcii sunt amplasate n grupul Font. Pictogramele sunt activate n baza seleciei mai multor pri de formular, care se pot formata n acest mod. 5.1.2 Formatarea cmpurilor de numere i date Dup ce activai orice cmp cu un coninut numeric sau cu date calendaristice atunci cnd rsfoii dup date, vei avea posibilitatea s modificai orice tip de date sau formate numerice, posibil i s setai o vizualizare monetar sau un procent cu cmpuri de numere direct n fereastra de examinare.

17

5.1.3 Controalele Controalele aparin celui mai interesant grup de obiecte inserate. Aici, direct n vizualizarea de formular, se poate s inserai fr probleme Adugare cmp existent chiar i din alte tabele. n antetul de tabel avei posibilitatea s inserai apoi numere de pagin sau un cmp cu data curent. Dac utilizai un format automat pentru a edita un formular, vei gsi pictogramele pentru acesta n grupul AutoFormat, se poate s editai i s continuai lucrul la formular la scurt timp, aa cum dorii.
Figure 19

5.2

Modificarea aspectului formularului

Aspectele de formular sunt mprite de noi n dou grupe: Tabel i Stratificate. Aceste aspecte afecteaz vizualizrile cmpurilor din corpul formularului. Cmpurile pot fi mutate manual, aa cum dorii, la fel cum v-ai obinuit deja n versiunile anterioare ale aplicaiei, cnd lucrai cu Proiectare formular. Desigur, se poate n continuare s editai aspectul cmpului n Proiectare formular. Opiunea de modificare a aspectului i setrile sale sunt amplasare n fila context Instrumente aspect formular din seciunea Aranjare.

Figura 20

Baza acestor aspecte o reprezint gruparea cmpului. Se poate s grupai n mas un anumit grup de cmpuri, apoi s lucrai cu ele ca i cum ar fi un singur obiect. Crearea de formulare se efectueaz apoi mult mai simplu i mai rapid, deoarece avei posibilitatea s vedei imediat datele cu care lucrai. Cele mai frecvente operaiuni care se pot efectua cu cmpurile grupate sunt: Modificarea dimensiunii sau mutarea n alt poziie. Printr-o simpl glisare de mouse, cmpurile grupate pot fi amplasate n alt parte. Uniformizarea formatelor text. Dup editare, cmpurile au un aspect uniform.

ntr-o grupare se poate s adugai cu uurin chiar i alt cmp existent, care va fi integrat apoi n mod automat printre celelalte, prelund proprietile obiectului format uniform. Aspectul se salveaz mpreun cu formularul, deci nu este necesar s l ajustai de fiecare dat cnd deschidei formularul.

18

5.3

Scindarea formularului

Un formular scindat poate afia date att n structura unui formular, ct i un tabel asociat acestuia. Prin urmare, vei obine simultan o afiare a formularului i o foaie de date. Vei aprecia acest aspect mai ales atunci cnd cutai date, deoarece ntr-o seciune se pot cuta date, iar n alta se pot edita i modifica date. Crearea unui formular scindat se efectueaz n dou modaliti: Utilizai Creare i vei gsi aici pictograma Scindare formular. De asemenea, n baza unui tabel selectat de dvs., se va afia o fereastr scindat, care va cuprinde o seciune de formular i o seciune de foaie de date. Dac ai creat deja un formular i nu dorii s creai unul nou, este necesar s i editai proprietile astfel nct proprietatea Vizualizare implicit s fie setat la Scindare formular, nu la Formular continuu sau Formular unic. o Proprietile formularului sunt enunate n mediul Aspect proiect. Apoi, la fila Proiect, selectai pictograma Foaie de proprieti. Dup activarea acestei pictograme, vei vedea caseta de dialog Foaie de proprieti. Aici, la fila Format se afl o pictogram denumit Vizualizare implicit. o Printre aceste proprieti vei gsi Figura 21 proprietatea Orientare formular scindat, care ofer amplasarea exact unde se va afia acest formular. Exist patru opiuni (la stnga, la dreapta, sus, jos).

Aceste opiuni de formular scindat se mai gsesc i n abloane. n baza acestora, avei posibilitatea s creai o serie de baze de date. Dup ce le studiai alctuirea, vei vedea n detaliu utilizarea lor practic.

19

n imaginea urmtoare vedei o vizualizare a unui formular scindat, utilizat pentru nregistrarea elevilor. Cmpul de date este amplasat de aceast dat n partea de jos, sub formularul obinuit afiat.

Figure 22

5.4

Culoarea alternativ de umplere/fundal

Aceasta este o inovaie plcut a mediului de formulare continuu, care permite afiarea separat a rndurilor colorate. V permite s v orientai mai bine i mai simplu atunci cnd cutai date. Funcia pentru setarea culorii de umplere/fundal este amplasat n mediul vizualizrii Proiect a formularului. n corpul formularului din seciunea care afieaz cmpurile de date, facei clic cu butonul din dreapta n fundal. Caracteristica pentru modificarea culorii mai multor fundaluri de rnduri este amplasat n comanda Culoare de umplere/fundal. Aici se poate s selectai la ntmplare o culoare, care va deveni o alternativ la culoarea implicit din fundalul cmpurilor de date. Afiarea rezultat poate arta apoi dup cum urmeaz:
Figura 23

20

5.5

Sesiune practic lucrai cu formulare

5.5.1 Tem Exerciiul se leag de cel anterior, deci vei lucra din nou cu un tabel cu elevi i cursuri. Dorii s creai un formular cu aspect profesionist, care s includ cmpuri din tabele. Obiectivul principal este s creai un formular cu aspect profesionist. Pentru c trebuie s cutai rapid n formular, setai n mod corespunztor formularul scindat. Antetul va conine din nou o sigl, o dat i un titlu. 5.5.2 Procesul de lucru Pentru a crea formularul de care avei nevoie, utilizai maximul de instrumente disponibile, pentru a reduce durata procesului de lucru. Prin urmare, vei edita formularul n principal n Vizualizare aspect. n aceast vizualizare vei aduga n mod direct sigla i chiar data. Apoi setai proprietile formularului astfel nct s se afieze ca formular scindat i s vedei pn i vizualizarea foaie de date. 1. Deschidei tabelul Elevi, pe care l gsii n panoul de navigare din seciunea Tabele. 2. La fila Creare, selectai pictograma Scindare formular i se va ncrca un formular scindat deja, care afieaz toate nregistrrile legate de elevi. 3. La fila context Format din grupul AutoFormat, selectai formatul corespunztor pentru formular. Aplicai-l fcnd clic pe pictograma formularului selectat. 4. La fila context Format din grupul Controale, facei clic pe pictograma Sigl. Selectai o imagine corespunztoare, care va fi plasat n mod automat n antetul formularului. 5. La fila context Format din grupul AutoFormat, facei clic pe pictograma Data i ora i se va insera data curent n partea din dreapta a antetului de formular. 6. n formular, selectai un cmp pe care dorii s l grupai. Cmpurile se selecteaz fcnd clic cu mouse-ul i meninnd apsat tasta SHIFT. 7. La fila context Aranjare din grupul Control aspect, facei clic pe pictograma n stiv i cmpurile selectate anterior vor fi grupate ntr-un singur obiect. 8. Mutai obiectele grupate glisndu-le cu mouse-ul n centrul formularului. 9. n fila context Format, facei clic n grupul Controale din pictograma Adugare cmpuri existente. Se va afia caseta de dialog List de cmpuri. Gsii cmpul Curs i glisai-l cu butonul din stnga direct ntre cmpurile grupate.

Figura 24

21