PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE SALAS DIDCTICAS DE COMPUTO Gestin Informtica Administracin y Soporte de Infraestructura de TI.

Versin 4 21 de Noviembre de 2011

BO-GI-03-P-03

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NDICE

Revis: Profesional Oficina de Sistemas Firma

Aprob: Jefe Oficina de Sistemas Firma

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0. Objetivo Ofrecer un servicio efectivo y oportuno de prstamo de espacios fsicos dotados de equipos de cmputo acorde con los avances tecnolgicos y pedaggicos requeridos para la formacin acadmica y la investigacin. 1. Alcance Este procedimiento aplica a estudiantes, docentes, egresados, personal administrativo habilitados para el uso de las salas didcticas de cmputo y en general para todas las actividades acadmicas programadas por la Administracin a travs del funcionario que asigna las salas. Se aclara que la Direccin de Sistemas no asigna salas. 2. Definiciones Campus Agremment: Es un modo de licenciamiento de Microsoft. Consiste en brindar toda la familia de herramientas de Software de Microsoft sin restriccin de licencias de uso. CPU: La unidad central de proceso. Puede considerarse como el cerebro de la computadora. Dispositivos perifricos: Son componentes externos de una estacin informtica de trabajo. Estos dispositivos se comunican directamente con el CPU o transfieren informacin binaria de y a la memoria, a solicitud del CPU. Se dividen en dispositivos de Entrada y Salida. Dispositivos perifricos de Entrada: Permiten el ingreso de informacin a la computadora por medio de dispositivos externos. Algunos dispositivos de entrada son: Teclado, Mouse, drive, cmara digital, micrfono, joystick, etc. Dispositivos perifricos de Salida: Permiten la salida de informacin de la computadora por medio de dispositivos externos. Algunos dispositivos de Salida son: Monitor, impresora, etc. Practicas dirigidas: Son asignaturas que por su contenido y actividades requieren hacer uso de la salas durante todo el semestre, las cuales son programadas por las diferentes facultades y asignadas por el administrador de las Salas Didcticas de Computo, de acuerdo con los recursos requeridos. Sala Didctica de Computo: Sitio en el cual se cuenta con un inventario de recursos informticos (Computadoras, herramientas de Software, dispositivos perifricos) disponibles para el uso y servicio de los usuarios que tienen acceso a la sala (Estudiantes, egresados, empleados, docentes, investigadores). Servicio Abierto: Son actividades realizadas por los usuarios de Salas Didcticas de computo durante su tiempo libre dentro de la misma. stas son complementarias al proceso de formacin de los estudiantes.

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Usuario: Persona que accede a la sala didctica de cmputo y se beneficia con alguno de los servicios all brindados. 3. Responsable Coordinador de Sistemas y el coordinador de soporte tcnico del contrato de outsourcing. 3.1 La estructura de la sala didctica de computo, est conformada por: Coordinador de Sistemas Funcionario perteneciente a la Direccin de Sistemas de la Universidad. Outsourcing de Servicios de monitorias de Sala Empresa externa comprometida a brindar el servicio de administracin de las salas didcticas de cmputo a travs de monitores de sala y de responder por el inventario fsico de los equipos de cmputo de las salas, anexo al acta de inicio del contrato. En este contrato est contemplada la figura del coordinador del servicio de salas.

4. Responsabilidades Outsourcing de Servicios de monitorias de Sala. Proveer servicios a travs del grupo de personas encargadas de Monitoria de Salas didcticas de cmputo con las siguientes personas. Coordinador Salas Didcticas Contacto primario con la Universidad y encargado de toda la gestin del contrato. Monitores El monitor de la sala didctica de computo tendr como funcin principal, dar el soporte tcnico a primer nivel del Hardware y el Software instalado en las salas didcticas de computo; la de administrar el estado general de las salas informando de las irregularidades oportunamente al Coordinador de Sistemas; y asignar turnos de consulta nicamente, llevando el control de los usuarios de la universidad. Otras responsabilidades del Monitor son: Cumplir puntualmente con el horario establecido de atencin y permanencia en su puesto de trabajo, si requiere permiso solicitarlo anticipadamente. Llevar el control de los equipos de cmputo. Preparar los equipos y elementos necesarios para el desarrollo de las prcticas de asignaciones 15 minutos antes del inicio de estas. Asignar a cada grupo de trabajo el computador y elementos necesarios para el desarrollo de la prctica. Asesorar al estudiante en los cursos que se dictan.

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Coordinador de Sistemas: Estar supervisando las Salas Didcticas de cmputo durante el tiempo en que se desarrolle la prctica a su cargo. Tener puntualmente la Sala organizada para las clases y despus de las mismas. Hacer cumplir las normas que rigen este procedimiento e informar oportunamente de su incumplimiento al Coordinador de Sistemas, segn BO-GI-03-E-04 Reglamento interno de salas didcticas. 5. Generalidades 5.1 La administracin general de Sala didctica de cmputo depende del Coordinador de las Salas didcticas asignado por el outsourcing. 5.2 La Universidad cuenta con una cantidad especfica de Salas Didcticas de Computo, de acuerdo a su poblacin de estudiantes. Las que estn incluidas en este procedimiento son las que estn especificadas en el Anexo No. 1 Relacin de Salas Didcticas de Computo por Sede asignadas a la administracin por outsourcing. 5.3 Las herramientas, software y en general los recursos de informtica que estn a disposicin a los usuarios en la salas didcticas de computo, se encuentran en el Anexo No.2 Recursos por Sala Didctica de Computo, esta informacin es dinmica y puede cambiar de acuerdo con las necesidades. 5.4 Los usuarios que acceden a las salas didcticas y de cmputo son: Estudiantes: Matriculados, que presenten carn estudiantil vigente. Igualmente estudiantes que se encuentren desarrollando su trabajo de grado. Egresados: Que se acrediten y estn debidamente identificados. Empleados administrativos: Funcionarios que en desarrollo de programas de capacitacin, bienestar y otras actividades requieran del servicio. Docentes de la Universidad en cualquiera de sus unidades acadmicas. Investigadores en cualquiera de sus unidades acadmicas. Externos autorizados por las Facultades 5.5 El servicio de las salas didcticas de cmputo se prestar de lunes a viernes entre las 7:00 y 22:00 horas y sbados de 7:00 a las 16:00 horas y los domingos segn requerimiento en el horario de 8:00 a 16:00, de acuerdo con la programacin y solicitud previa de las facultades. 5.6 Cuando existan necesidades de mantenimiento a causas de fuerza mayor, el Coordinador de Sistemas, podr suspender los servicios, previo aviso a los usuarios. 5.7 Durante el perodo de vacaciones de fin de ao no hay servicio. 5.8 Los equipos de cmputo estn cubiertos con la poltica de seguridad establecida para la Universidad respeto de acceso a pginas restringidas. 5.9 A los usuarios se les controla el tiempo de uso de un equipo de cmputo. Tienen un tiempo mximo de una hora y una vez se complete tienen la posibilidad de reasignacin de tiempo siempre y cuando se cuente con la disponibilidad.

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5.10 Para el soporte a usuarios, la sala didctica de computo, est en la disponibilidad de ofrecer los siguientes servicios: Uso y manejo de herramientas de ofimtica. Asesora en el uso de Internet a nivel general. Asesora general en el manejo de la funcional Web del sistema de Registro y Control (Siul). 5.11 Por ningn motivo dentro de la sala debe permanecer gente diferente a los usuarios inscritos, el monitor y el personal autorizado por sistemas. Se permitir un mximo de dos (2) personas por computador. 5.12 El usuario ser el nico responsable del equipo en el que se encuentra trabajando. Cualquier anomala debe ser informada lo ms pronto posible al monitor de la sala. 5.13 Los archivos almacenados en el disco duro de los computadores, sern eliminados todos los sbados. La administracin de la sala no se hace responsable por la prdida de cualquier tipo de documento almacenado en los computadores. 5.14 El usuario no puede por ningn motivo realizar alteracin del software propio de los equipos, as como instalar paquetes de software diferentes a los autorizados por la Direccin de Sistemas. 5.15 Los usuarios, los monitores y el Coordinador de Sistemas, se comprometen a acatar las normas especificadas en el reglamento de uso de las salas didcticas de cmputo en la sede principal de la Universidad libre. GI-03-E-04 Reglamento interno SALAS DIDACTICAS 5.16 Las licencias, medios magnticos y manuales del software especializado son responsabilidad de las Facultad que los adquiera. 5.17 La asignacin de las salas es responsabilidad exclusiva de la Administracin a travs de una persona que coordina dicha tarea. Este funcionario entrega al coordinador de salas la asignacin semestral de las salas y eventualmente cambios o solicitudes adicionales a dicha programacin. 5.18 La Direccin de Sistemas no asigna salas.

6. Registro de Cambios La historia de revisin de este procedimiento se realizar a travs de la pgina Web en la zona Intranet en el sitio Gestin Documental en el historial de versiones de este procedimiento. 7. Procedimiento 7.1 Ingreso y Control de usuarios a Salas Didcticas y de Computo Servicio de Consulta El usuario solicita acceso a un equipo de cmputo. El monitor encargado verifica si hay disponibilidad de equipo de cmputo, si hay disponibilidad se valida la existencia de una

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credencial (Carn) con fecha de vigencia valida o recibo de pago de matrcula en caso de prdida su carnet para lo cual deben demostrar la respectiva denuncia y solicitud de uno nuevo, para conceder el acceso. Si no hay disponibilidad, se informa al usuario. Una vez el usuario finaliza el uso del equipo de cmputo, el monitor estar pendiente de la salida del usuario y verifica el estado en que es entregado el respectivo equipo de cmputo. Si existe y es detectada alguna anomala o dao en el equipo, el usuario ser responsable de lo ocurrido segn lo estipulado en el reglamento de uso de las salas didcticas de cmputo en la Universidad Libre. Servicio de Practica Dirigida El monitor verifica en la reserva de sala y aprueba su uso por parte del usuario especificado. Si no existe una reserva de sala, el monitor informa al usuario responsable la no existencia de la reserva y lo enva al funcionario que asigna las salas. Para efectuar la devolucin de las aulas o turno, el usuario responsable deber hacer la entrega al monitor de la sala a fin que verifique el estado de los recursos asignados a la prctica. 7.2 Soporte a Usuarios Los servicios de soporte, son brindados a los usuarios respondiendo a una solicitud verbal del interesado. El servicio se presta con la capacidad y conocimiento del monitor encargado de la sala. 7.3 Asistencia Tcnica Al empezar cada jornada de trabajo los monitores llevan a cabo una rutina de revisin general de los equipos, para verificar que equipos presentan fallas operativas. Una vez detectadas las fallas se informa al soporte tcnico. El recibo a satisfaccin lo hace el responsable de la sala de cmputo. Cuando se trate de inconvenientes con el software los monitores de las salas estn en capacidad de brindar asistencia superar la situacin. 7.4 Seguridad Fsica Para la seguridad en la sede Candelaria, el monitor de la sala didctica de cmputo, cuenta al interior de cada sala con cuatro (4) espejos de seguridad en los extremos superiores de las mismas, desde los cuales puede obtener una panormica visual de toda la sala didctica de cmputo. As mismo se cuenta, en ambas sedes, con extintores para eliminar una emergencia de fuego. Por parte de los monitores encargados de las salas se efectan constantes chequeos visuales y recorridos de inspeccin a los equipos de cmputo y as constatar que no haga falta ningn accesorio. Este proceso es practicado despus de cada sesin.

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7.5 Manejo de Reportes Mensualmente el Coordinador de salas de cmputo hace entrega al Coordinador de Sistemas de un informe con el uso de las salas de cmputo o con inconvenientes presentados. Diariamente se lleva un formato de empalme en el cual se relacionan la entrega al monitor de turno los equipos y las observaciones realizadas en el transcurso de la jornada. Formato BO-GI-03-P-03-F01 Entrega diaria de sala didctica de cmputo. 7.6 Reserva de Turnos Asignacin de Salas Didcticas de Computo La asignacin de la sala es responsabilidad del funcionario asignado para dicha tarea en la Administracin. El coordinador de Salas Didcticas brinda el soporte segn la programacin que se le entrega. 7.7 Alistamiento de las salas para prcticas Luego de aprobada la solicitud de reserva de sala, el usuario responsable debe entregar con un (2) das de anticipacin, como mnimo, al monitor de la sala didctica de cmputo, el material correspondiente para la prctica requerida. El monitor prepara los equipos de cmputo efectuando las configuraciones y actualizaciones necesarias para la prctica, de acuerdo a lo especificado por el usuario responsable.

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8. Flujograma ACTIVIDAD QUIEN

Usuario de Sala

Usuario de Sala, Monitor

Monitor

Adm.de asignacin Salas

Monitor

Monitor, Usuario Sala

Monitor

Usuario Sala

Monitor Coordinado r de salas.

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9.

Control de Registros Ver listado maestro de documentos y registros ST-AC-01-P-01-F02, donde se consolidan todos los registros.

10. Formatos Entrega diaria de sala didctica de cmputo. 11. Anexos Anexo No.1 Relacin de Salas Didcticas de Computo por Seccional. Anexo No.2 Recursos por Sala Didctica de Computo.

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ANEXO NO.1 RELACIN SALAS DIDCTICAS DE COMPUTO Seccional

Bogot Candelaria

No. Sala
1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre Sala
Azul Gris Mandarina Biblioteca C127 CONTADURIA C128 CONTADURIA C129 INTERNET CONTADURIA C130 CONTADURIA C224 CONTADURIA C225 CONTADURIA P107 Postgrados G110 Biblioteca A203 INGENIERIA A204 INGENIERIA

Bogot Bosque

Total Salas Bogot

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ANEXO NO.2 RECURSOS INFORMTICOS POR SALA DIDCTICA DE CMPUTO BOGOT SEDE CANDELARIA
SALA PROGRAMA Acrobat Reader Versin 5.0 Biblioteca Jurdica Digital Antivirus Microsoft Office Professional Edition 2003 Net meeting GRIS X X X X X MANDARINA X X X X X AZUL X X X X X

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