DOCUMENTACION Y MANEJO DE INFORMACION

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS SEMESTRE 1 JORNADA EMPRESARIAL

DOCENTE ANTONIO MEJIA GONZALES

INTEGRANTES Claudia Patricia Senz. Diana Carolina Gonzlez Wilmar Estupin Alzate. Edinson Jaramillo Ducuar. Adiel Said Medina.

Santiago de Cali, 13 de Marzo de 2013

METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 1. RESEA. La implementacin de un sistema de gestin de calidad versus un sistema de gestin documental. El 10 febrero 2010Hctor Rodrguez Deja un comentario en Go to comments: En el presente ensayo presentare una comparacin entre la implementacin de un sistema de gestin de calidad y la relacin tan estrecha que puede existir con la implementacin de un sistema de gestin de calidad. Un sistema de gestin de calidad se define bajo la norma ISO 9000:2000 que: El SGC es aquella parte del sistema de gestin de la organizacin enfocada en el logro de resultados, en relacin con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, segn corresponda De esta manera un sistema de gestin documental: permite la automatizacin, la creacin, el mantenimiento y la consulta de fuentes de informacin constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema (Codina, 1994). Es as como los sistema de calidad tiene en su base de desarrollo la necesidad de documentar sus procesos ya que hacen parte de la gestin de la organizacin y la forma como se aplican los procesos de calidad, y es donde los SGD permiten una clara y visible forma de estructurar y definir la informacin que se genera dentro de la empresa, a partir de documentar de forma especfica los procedimientos que son reflejo de las funciones que se desarrolla en cada dependencia. Por lo anterior los sistemas de gestin documental son la base para la implementacin de un eficiente sistema de gestin de calidad como ISO 90001, que hace imprescindible la gestin de su informacin a partir del eficiente desarrollo en los procesos que permitan medir la calidad de los productos y servicios que produzca cualquier empresa. Diagnostico Determinacin de las necesidades de documentacin. Diagnstico de la situacin de la documentacin en la organizacin. Diseo del sistema documental. Elaboracin de los documentos. Implantacin del sistema documental. Mantenimiento y mejora del sistema. Conclusiones Bibliografia.

2. RESUMEN. El sistema de gestin de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo que ste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es ms que la satisfaccin de las necesidades de los clientes. Existen varias metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboracin de la documentacin, pero no se trata con profundidad el tema de cmo lograr el funcionamiento eficaz del sistema documental y qu procesos implica. Es por ello que se realiz este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodologa para implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9000

del 2000 y sirva de referencia a cualquier organizacin que se encuentre enfrascada en esta compleja tarea. Aplicando el enfoque de procesos se logr caracterizar los procesos de la documentacin y proponer los pasos necesarios para implementar el sistema documental que sirva de base al sistema de gestin de la calidad en cualquier tipo de organizacin. 3. INTRODUCCIN La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestin de la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo. Cuba no est ajena a este proceso. La desaparicin de los mercados tradicionales ha forzado al pas a tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que ha convertido en un imperativo para muchas empresas la implementacin de sistemas de gestin de la calidad. De hecho, en el 2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestin de la calidad certificados, con una tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de Perfeccionamiento Empresarial. La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. Existen diversos metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboracin de la documentacin como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestin a ofrecer algunos consejos para la elaboracin de documentos ( fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se trata slo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administracin de los procesos. Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodologa para implementar un sistema documental que cumpla con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los especialistas de calidad de cualquier organizacin que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestin de la calidad. 4. DESARROLLO La metodologa que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general de la forma siguiente: 4.1 ETAPA 1. Determinacin de las necesidades de documentacin. 4.1.1 4.1.2 Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organizacin para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. Tareas: Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentacin aplicables a la organizacin. La versin del ao 2000 de las normas ISO 9000 dan la posibilidad de aplicar el sentido comn y decidir de acuerdo con las caractersticas de la organizacin en cuanto a tamao, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensin de la documentacin del sistema de gestin de calidad. No obstante exigen la existencia de los siguientes documentos:

Declaraciones documentadas de una poltica de calidad y objetivos de la calidad. Manual de Calidad. Procedimientos documentados para: Control de documentos, control de los registros de calidad, Auditoras internas, Control de productos no conformes. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Los documentos requeridos por la organizacin para asegurar el control, funcionamiento y planificacin efectivos de sus procesos.

4.2 ETAPA 2. Diagnstico de la situacin de la documentacin en la organizacin. 4.2.1 Objetivo: Conocer la situacin de la documentacin en la organizacin comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior. 4.2.2 Tareas: Al elaborar la gua se deben tener en cuenta las necesidades de documentacin determinadas en la etapa anterior as como los requisitos que debe cumplir la documentacin. En este caso se elabor un cuestionario organizado por requisito de la norma ISO 9001:2000, teniendo en cuenta adems los requisitos de la documentacin de calidad encontrados en la bibliografa consultada. 4.2.3 Elaborar la gua para el diagnstico: Para la ejecucin del diagnstico se debe utilizar la gua y aplicar tcnicas como la observacin, la entrevista y la revisin de documentos. Se debe determinar la existencia o no de los documentos, en qu medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentacin y si estn siendo utilizados adecuadamente. 4.2.4 Ejecutar el diagnstico: Elaborar y presentar el informe de diagnstico. El informe debe contener los documentos existentes por proceso, su adecuacin o no a los requisitos y su utilizacin correcta o no, de acuerdo con los resultados del diagnstico. Debe presentarse a la alta direccin. 4.3 ETAPA 3. Diseo del sistema documental. 4.3.1 4.3.2 Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboracin del Sistema Documental. Tareas: Para realizar esta tarea se debe clasificar la documentacin y definir su jerarqua utilizando un criterio nico. Usualmente se utiliza el criterio de la pirmide que aparece en la ISO 10013:94, donde se ubica en el nivel ms alto el Manual de Calidad, en el segundo nivel los procedimientos y en el tercer nivel instrucciones, registros, especificaciones y otros documentos. Definir estructura y formato del Manual de Calidad: El grupo de personas designadas para elaborar el Manual de Calidad deben definir sobre la base de las normas ISO 9001 y 9004, la estructura y formato del Manual de Calidad, teniendo en cuenta las exclusiones permisibles. Esta estructura contar con las siguientes partes:

4.3.3

Titulo Resumen acerca del manual Tabla de contenido Breve descripcin de la organizacin Alcance (incluyendo toda exclusin permisible) Trminos y definiciones Sistema de Gestin de la Calidad Responsabilidad de la direccin Gestin de recursos Materializacin del producto 4.3.4 Medicin, anlisis y mejora: El formato del manual debe tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos para la documentacin y facilitar su consulta y actualizacin. 4.3.5 Determinar los procesos de la documentacin: Para determinar los procesos de la documentacin proponemos auxiliarse del siguiente enfoque que los desagrega en dos procesos generales: Gestin de la documentacin tcnica Utilizacin de la documentacin Gestin de la documentacin tcnica: Estos procesos especficos se desagregan a su vez en procesos unitarios y se determinan las entradas y salidas de cada uno de ellos. 4.4 ETAPA 4. Elaboracin de los documentos. 4.4.1 4.4.2 Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. Tareas: En esta tarea se llevar a cabo la capacitacin planificada en la etapa anterior. Capacitar al personal implicado. Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura: Carcter Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Contenido Definir el objetivo del procedimiento Especificar el alcance de la aplicacin del procedimiento Designar a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento Aclarar de ser necesario el uso de trminos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento. Describir en orden cronolgico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento. Relacionar todos los registros que deben ser completados durante la ejecucin del procedimiento. Referir todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento Incluir el formato de los registros, planos, tablas o algn otro material que facilite la comprensin del procedimiento.

Partes Objetivo Alcance Responsabilidades

Trminos y definiciones Opcional Procedimiento Requisitos documentacin Referencias Anexos Obligatorio de Obligatorio Obligatorio Opcional

4.5 ETAPA 5. Implantacin del sistema documental. 5.1.1 Objetivo: Poner en prctica lo establecido en los documentos elaborados. 5.1.2 Tareas: Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las caractersticas propias de la organizacin y los recursos existentes. Definir el cronograma de implantacin. La documentacin aprobada debe ser distribuida a las reas en la medida en que vaya siendo aprobada. Distribuir la documentacin a todos los implicados. Cuando existan dificultades con la implantacin de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitacin el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la accin correctora en el perodo de tiempo ms breve posible. Determinar las necesidades de capacitacin y actualizar el plan de capacitacin. Poner en prctica lo establecido en los documentos. Recopilar evidencia documentada de lo anterior. 4.6 Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema 4.5.1 Objetivo: Mantener la adecuacin del sistema a las necesidades de la organizacin a travs de la mejora continua. 4.5.2 Tareas: Realizar auditoras internas para identificar oportunidades de mejora, Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentacin. 5. SOFTWARE PARA IMPLEMENTACION SGD. 5.1 SaaS (1), Software as a Servicie, Software como Servicio, "SaaS" Otros trminos utilizados para hablar de SaaS son Cloud Computing . 5.2 Dokmee, puede ayudarle a organizar, asegurar y gestionar los documentos. A partir de archivos PDF, TIFF, Word, Excel, CAD, correos electrnicos, y ms; Dokmee es el software de gestin de documentos que pueden ayudarle a gestionar todos los documentos necesario.

5.3 SOFTWARE ITS GESTION SOLUCIONES ESTRATEGICAS para sector publico, diseado para soportar la administracin de los sistemas integrados de gestin (calidad NTC GP 1000: 2009 e ISO 9001:2008, AMBIENTE - ISO 14001:2004; OHSAS 18001; Control interno - MECI 1000:2005; Dasarrollo Administrativo SISTEDA 2005) el cual reune las mejores practicas de varias entidades publicas y cumple con los requisitos definoidos por las normas correspondientes. Sector privado, ITSGESTION, software diseo para soportar la adiministarcion del diseo integrado de gestin de su organizacin (ISO 9001, ISO 9004, ISO 1400, OHSAS,ISO 27000, ISO19011, ISO 31000, y sistemas de control interno en entre otros),capitalizando las mejores practicas y cumpliendo los requisitos y lineamientos de las normas correspondientes. 5.4 UNIT4 Agresso Business World! Desarrolla y ofrece Software de Gestin Empresarial - ERP - para todo tipo de organizaciones y empresas pblicas y privadas que se enfrentan a cambios constantes y dinmicos. Ofrece entre otras las siguientes aplicaciones, todas totalmente integradas: Contabilidad y Finanzas, Presupuestos y Previsiones, Activos Fijos, Gestin de Compras e Inventarios, Ventas, Cuentas por Pagar y por Cobrar, Impuestos, Gestin de Proyectos, Nmina y RRHH, Reporting y Anlisis. 6. CONCLUSIONES: El trabajo realizado provee a las organizaciones de una metodologa para implementar su sistema documental de acuerdo con las normas ISO 9000:2000 y garantizar el soporte de su sistema de gestin de la calidad. 7. BIBLIOGRAFIA. AEC. Centro Nacional de Informacin de la calidad. Implantacin de un sistema de la calidad segn la norma UNE-EN-ISO-9002. Internet, enero de 2000. ISO 9001:2000 Normas para la Gestin de la Calidad y el Aseguramiento de la calidad. ISO 9004:2000 Gestin de la Calidad y elementos de los Sistemas de Calidad. Parte 1. Directrices. Pinto Molina, Mara. Revista de biblioteconoma y documentacin. Servicio de publicaciones. Universidad de Murcia. Vol . 1, 1998. NC-ISO 9000:2001. Sistemas de Gestin de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario 2001. Consultora en Iso 9001Asegura Satisfaccin del Cliente Metodologa Garantizada www.gestiondecalidad.co Iso 9001Estudia Calidad y Seguridad para el Sector Transporte. Infrmate Aqu. www.UniAsturias.Edu.co/Programas Gestin de la Calidad Software soporta todas las fases del ciclo de mejora continuad softexpert.es/gestion-calidad