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Sistemas y Procedimientos Contables

domingo, 6 de marzo de 2011

SISTEMA Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. CONTABILIDAD GENERAL La Contabilidad General es el eje de la informacin financiera para todo su negocio. La configuracin flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para que usted domine sus datos financieros. SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL Est definido como un sistema de informacin consistente en un conjunto de cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos, lgicamente organizados e interrelacionados entre s, los cuales mediante accin coordinada conllevan a la obtencin de informacin contable. Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarn los soportes necesarios para el registro y procesamiento contable de la informacin. Controla las operaciones y suministra informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vnculo que mantiene juntas las diversas partes de una organizacin. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los propietarios de negocios que no estn familiarizados con los sistemas de contabilidad son vctimas de esta prctica con una alarmante frecuencia. CONCEPTO: Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la informacin de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Los procesos varan en nmero y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es conveniente disear un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de all que se recomiende su elaboracin por separado. TIPOS DE SUBSISTEMAS Sistema de contabilidad general Sistema de ventas Sistema de compras Sistema de recursos humanos y nomina Sistema de inversiones Sistema de control de registro de propiedades, plantas y equipos Sistema de cuentas por cobrar Sistema de cuentas por pagar Muchas personas todava creen que la contabilidad es una tcnica de recopilacin de informacin y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la informacin de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho ms que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones. La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisin del contador Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente: El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable. Preparar y analizar la informacin referente a la razn social, ubicacin fsica, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc. Elaborar un informe preliminar de la situacin de la empresa. Verificar la aplicacin de las normas legales

Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos Implementar metodologas de recoleccin de informacin Buscar que la informacin se aproxime lo mayor posible a la realidad econmica de la empresa. Preparar los informes pertinentes Registrar las operaciones en los libros correspondientes Elaborar los informes financieros La implementacin de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en la conformacin de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento, su gestin, su control y determinar su posicin financiera. OBJETIVOS: Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes para un registro correcto de las operaciones mercantiles y dems hechos contables. Suministrar informacin contable adecuada a travs de los estados financieros a los diferentes usuarios a los efectos de la toma de decisiones. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras. El Sistema contable puede ser: Sistema contable financiero: Un sistema de informacin contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de informacin, es la combinacin del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de informacin diferentes cada uno usa un sistema de informacin contable distinto. Sistema contable de Costos: Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. Los informes de costos son muy tiles tambin para la planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada. Sistema contable Administrativo: Es bsicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definicin del flujo de informacin, el diseo del soporte de los datos y la descripcin de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelacin entre las operaciones de la organizacin, se requiere normalizar el tratamiento de la informacin de manera que el mismo presente un proceso de integracin anlogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones. Sistema contable Tributario: Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones. Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concrecin en trminos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organizacin y los que ella misma genera, se conviertan en informacin relevante para la toma de decisiones. Los Sistemas Administrativos y Contables implican adems, la expresin operativa de los criterios emanados de la Teora de la Administracin. As los procesos de departamentalizacin, programacin, y otros, se conviertan en Manuales de Organizacin y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos. FUNCIONES BSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL Un sistema contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones bsicas donde intervenga la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. CARACTERSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. Flexibilidad: Es la adaptacin de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros. Relacin de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores

y mejores resultados, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan. CARACTERSTICAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL 1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a travs de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o ms registros sean dbitos o crditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a travs del ingreso de datos en un formulario de captura de datos Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magntico para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de informacin. Es posible encontrar problemas de integracin, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta razn se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la informacin transferida esta completa cotejndola con los comprobantes fijos definidos. 2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parmetros previamente establecidos para su respectivo control. Tambin aqu se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podra decir en trminos de riesgo que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas. Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validacin, actualizacin y emisin de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar inconsistencia de la informacin deben ser detectados en el momento de la validacin. 3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualizacin de los datos al mayor la informacin grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualizacin de registros puede efectuarse de dos maneras: Actualizacin interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador est grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos. Actualizacin en lote: implica la validacin previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del da por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas 4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la informacin contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la informacin sea presentada bajo ciertos parmetros, clasificacin o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un software debe tener incorporada la opcin en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le permitir presentar la informacin contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera. Elementos que integran el sistema de contabilidad general Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y registrar en libros dispuestos para tal fin registrar en sistemas automatizado con ese fin, todas las operaciones de entrada y salida financiera y presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes financieros y operativos, por ello, sus elementos estn constituidos por: Cuentas contables y sus descripcin, a esto se le llama Plan de Cuentas Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan de Asientos Constituido por todos los Formularios que maneja la organizacin, a esto se le llama Plan de Forma Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan Reporte A qu llamamos una cuenta contable? Es una representacin numrica (o cdigo) que identifica y representa los aumentos y disminuciones de un hecho econmico en una organizacin. Qu es un Plan de Cuentas? Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, partculares e indispensables, que permitir registrar las transacciones en la organizacin, el mismo contendr la informacin necesaria para la elaboracin de los estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan de cuentas son: listado de cuentas, catlogo de cuentas, cdigos de cuentas o plan contable, el orden de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de cuentas en el plan de cuentas. (Ejemplo fsico para la clase libro diario y mayor empresa: Hotel Bar y Restaurant El Manchego C.A.) Otra definicin del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora Haydee Duque de Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de Contabilidad y Finanzas, en su libro:SISTEMAS CONTABLES una metodologa para su elaboracin expresa: se puede definir el plan de cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa para registrar sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una metodologa establecida y el cual forma parte de su sistema de contabilidad En conclusin el plan de cuentas, se prepara en base a las caractersticas de las empresas y sta tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes actividades que ejecuta la organizacin, con respeto a la contabilidad. Objetivos del Plan de Cuentas Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y clasificacin para el correcto registro de las transacciones de la organizacin (Ejemplo un restaurante fsico del acta constitutiva artculo sobre su fin econmico) Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo, pasivo y patrimonio, por el estado de resultado por: ingreso, costo y gasto, cuentas control, otros. Garantizar la correcta formulacin de los estados financieros Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su necesidad, permite realizar cambios necesarios, tales como la eliminacin o inclusin de cuentas contables sin modificar el orden preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida y

bebida a 4101-01 ingreso por comida y bebida no alcohlica y 4101-02 ingresos por bebidas alcohlicas, para la determinacin del pago de impuesto municipal ejemplo del Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) . Para qu nos sirve el plan de cuentas? Como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el rea contable. Dar a conocer al personal que elabora en el rea contable la estructura del sistema de contabilidad general. Proporcionar una gua para el correcto registro de las transacciones a travs de los asientos contables La codificacin del Plan de Cuentas Para la codificacin (asignacin de un nmero referncialo letra referencia), se hace necesario la asignacin para una cuenta contable de sta codificacin, con la finalidad de: Facilitar la localizacin de las cuentas, registros y aportes, as como la informacin de manera rpida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se tiene. Simplificar su denominacin: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros. Permite una mejor visin de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad, ejemplo: 1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CIRCULANTE 1.1.01 EFECTIVO EN CAJA 1.1.01-001 Caja oficina principal 1.1.01-002 Caja oficina de ventas 1.1.02 BANCOS 1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente 1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente 1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES 1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1.2.01-001 Local Principal 1.2.01-002 Maquinaria y equipo Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse cdigos. Plan de asientos Segn lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su trabajo Sistematizacin Contable Consideraciones Generales ao 1997, define como: el plan de asientos de la organizacin va a estar integrado por el conjunto de asientos y la explicacin de cada uno de ellos, para llevar a cabo el registro de las operaciones mercantiles y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin El Lic. Lenin Valeri, define tambin el plan de asientos como: conjunto de asientos organizados atendiendo a las caractersticas de la empresa. Representa los posibles hechos contables siguiendo los PCGA, permitiendo la generacin de los estados financieros. En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el conjunto de procedimientos contables que realiza el personal especfico de una organizacin para dejar asentados las transacciones contables mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios establecidos en la PCGA para la emisin de estados financieros confiables y necesarios en un momento clave en la organizacin, con el objeto de la toma de decisiones transcendentales para el fin de la empresa. El fin de plan de asiento es la estandarizacin del registro de las operaciones, el adecuado registro de las transacciones por el personal que elabora en el departamento de administracin y/o contabilidad y como herramienta de entrenamiento para el nuevo personal del departamento. El plan de asientos debe contener el mtodo de registro de las transacciones de la organizacin, debe contener un ejemplo ilustrado del mismo donde se represente la forma de realizarlo, la llamada de la cuenta nica a utilizar en ciertos casos, la frecuencia de la misma y el soporte contable que lo acredita. PLAN DE LIBROS El Plan De Libros Es Un Sistema De Registro Y Libros Que Brindar Informacin Ordenada, Completa, Oportuna Y Exacta, Este Plan Se Rige Por Las Normativas Legales Vigentes En Nuestro Pas. Recordemos Que Los Libros De Contabilidad Sin Aquellos En Los Que Se Anotan De Manera Definitiva Las Informaciones Aportadas Por Los Formularios, Con El Fin De Cumplir Con Las Obligaciones Impuestas Por La Ley. Recomendaciones Con Respecto A Los Registros Computarizados El Reporte Que Arroje El Sistema Computarizado Denominado Diario General Computarizado Se Convertir En Un Libro Resumen Y A La Par Deber Llevarse En Forma Manual El Libro Diario. El Libro Mayor Encuadernado, Puede Ser Sustituido Por Los Reportes Que Genera El Sistema, Los Cuales Se Pueden Empastar Y Foliar, Pero Siempre Es Recomendable, Al Igual Que En El Caso Anterior, Llevar En Forma Manual Dicho Libro. La Conservacin De Los Reportes Computarizados, Al Igual Que Los Documentos Probatorios Como Comprobantes De Las Operaciones Realizadas Debern Ceirse A Las Normas Establecidas En El Cdigo De Comercio. En Toda Clase De Libros, El Rayado Y Uso De Los Mismos Estar Determinado Por El Mtodo De Registro O Contabilizacin: Manual Mecanizado Computarizado PLAN DE FORMAS Un Formulario Es Una Hoja De Papel En La Cual Hay Alguna Informacin Impresa Y Espacios En Blanco Para La Insercin De Datos. Clark Gale Y Gray (1973). Podemos Decir Que Los Formularios Son Los Registros Inmediatos De Los Detalles De Cada Transaccin Sirviendo De Documento Probatorio O Contable Siempre Y Cuanto Estn Autorizados. Los Formularios Estn Conformados Por Toda La

Documentacin De ndole Comercial E Interno Y Constituye Todos Los Comprobantes Expedidos Por Escrito En Los Que Se Deje Constancia De Las Operaciones Que Se Realice. Los Formularios Sin Un Elemento Fundamental Para La Contabilizacin De Operaciones, Ya Que Su Misin Es Dejar Constancia De La Relacin Jurdica Entre Las Partes Q Intervienen En Una Determinada Operacin, Tambin Ayudan A Demostrar La Realizacin De Alguna Accin Comercial. Ejemplos De Formatos: Facturas, Formato De Solicitud De Mercanca, Solicitud De Permiso, Recibo De Ingresos, Recibo De Egreso. PLAN DE REPORTES Toda Su Organizacin Basa Sus Decisiones En La Informacin Financiera Emanada Por La Contabilidad, Ya Sean Empresas Pblicas O Privadas, Es Por Eso Que Se Generan Los Reportes Contables; Los Cuales Son El Producto Final Del Proceso Contable, Son Elaborados De Manera Tal Que Los Usuarios De La Informacin Financiera Tomen Decisiones Adecuadas Y En El Momento Oportuno. Los Reportes Se Pueden Clasificar En Principales Auxiliares Los Reportes Contables Principales Son Aquellos Estados Financieros Demostrativos Y Resumidos Que La Legislacin Nacional Exige A Cualquier Ente Pblico, Y Va A Constituir Un Instrumento De Control De La Gestin En Cuanto A La Percepcin De Ingresos Y Ejecucin De Gastos; Determinando A Travs De Los Mismos La Situacin Financiera Real De La Organizacin. Ejemplo: Balance De Comprobacin, Estado De Resultado, Estado De Flujo De Efectivo, Estado De Flujo De Cuenta De Patrimonio. Los Reportes Contables Auxiliares Son Estados Complementarios Y Estn Anexos A Los Estados Financieros Permitindole Al Usuario, Conocer En Forma Detallada La Informacin Econmica De La Organizacin En Forma Ms Amplia. Ejemplo: Relacin De Bancos, De Colocaciones, De Activos Exigibles, De Inversiones Financieras, De Activos Fijos, De Otros Activos, De Cuentas Por Pagar, Ingresos, Etc. -------------------------------------------------------------------------------------------------

Publicado por Contadores del Siglo XXI en 06:12 No hay comentarios:

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