Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa Veamos cmo un importante laboratorio farmacutico ubicado en Barcelona se beneficia del

Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de produccin en el extrarradio de la ciudad. El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricacin de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y produccin, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos nicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayora se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al mximo su ejecucin y control. Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la informacin que le llegue y capturar los datos importantes, para as almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser ledo por otros programas. Para poder permitir una gestin controlada, cada ubicacin escanea los documentos localmente, extrae informacin predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentacin de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse nicamente la informacin necesaria, para su posterior gestin, automatizacin y optimizacin permitiendo as un seguimiento completo de su flujo de trabajo. En nuestro caso, el formulario de pedido est estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automticamente la informacin necesaria, as como el nmero de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le enva la mercanca los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. A los productos que hay en almacn les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente. A continuacin la aplicacin enva un email al departamento de envo de mercancas. Este, por su parte, procesa el envo consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarn automticamente y prepara el envo para el martes. La lectura de los cdigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todava, el Workflow enva un aviso a una estancia superior.

El motor de Workflow, adems, consulta dnde se fabrica cada producto, de modo que actualiza tambin automticamente la planificacin para cada centro de produccin, y enva los emails con la informacin de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y mircoles para verificar si ha entrado la mercanca en el almacn para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercanca en el almacn, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a travs de la lectura de los cdigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacn. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarn y se extrae la informacin para actualizar el stock. Naturalmente, tambin la facturacin y los pagos de facturas aprovechan la informacin del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow. Cuando el importe de la mercanca enviada supera cierto lmite, se genera automticamente una factura para una serie de envos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automticamente los datos del albarn correspondiente y, si no hay discrepancias, se enva un email al responsable para la aprobacin de pagos. La aprobacin, a su vez, genera el envo de otro email para avisar del pago pendiente. Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancas afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podra automatizarse ms si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicacin en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha mdulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trmites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantacin del Workflow. Pixelware le ofrece una solucin, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a travs de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio. Pixelware ha creado diferentes Soluciones de Negocio que se integran tecnologa de Workflow para cumplir con las ms diversas demandas de negocio adecuadas a sus necesidades: Soluciones disponibles Gestin de Expedientes de Contratacin Registro de Entrada / Salida Gestin de Recursos Administrativos y Contenciosos Registro Electrnico y Sede Electrnica Gestin Integral de Facturas