MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 INTRODUO AO EXCEL O Microsoft Office Excel 2007 pode ser utilizado em diversas reas,

tais como: as reas administrativas, financeira, produo, comercial, entre outras.

rea Administrativa: Folha de Pagamento, Salrios, Contabilidade, Controle de Compras, Tabelas de Preos, Saldos etc. rea Financeira: Anlise de Investimentos, Custos, Projeo de Lucros, Fluxo de Caixa, Controle de Captao de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a Receber, Simulao de Custos etc. Produo: Controle de Produo, Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc. rea Comercial: Plano de Vendas, Controle de Visitas, Anlise de Mercado, Controle de Notas Fiscais, Emisso de Listagem de Preos etc.

APRESENTAO DO EXCEL Para iniciar o Microsoft Office Excel 2007, clique em Iniciar/ Todos os programas/ Microsoft Excel 2007.
Faixa de Opes - Guias Boto Office Acesso rpido Barra de Ttulo

Barra de Funo Colunas

Linhas

Planilhas

Boto do Office No boto do Office encontramos as seguintes opes com suas respectivas funes:

Novo: Criar novo documento. Abrir: Abrir um documento do Excel. Salvar: Salva alteraes de um documento j salvo. Se for a primeira vez que o documento salvo voc ter q nome-lo como um novo documento. Salvar como: Salva o arquivo, nomeando-o. Pode-se salvar com um novo nome um arquivo j salvo anteriormente, sem fazer alteraes no arquivo anterior. Imprimir: Pode-se imprimir uma planilha ao clicar nesse boto.

Barra de Menu (Guias) Existem 7 menus bsicos que organizam as funes mais usadas do programa. Cada um desses menus agrupam funes semelhantes. Podemos localizar qualquer comando atravs desses menus, ou adicion-los na barra de acesso rpido, como veremos mais adiante. A seguir, encontram-se os menus prdefinidos, onde podemos localizar os seguintes comandos: 1. Guia Inicio: A maior parte dos botes de formatao de texto, tamanho da fonte, tipo de fonte (Arial,...), alinhamento do texto, copiar, recortar e colar encontram-se no menu Incio.

2. Guia Inserir: podemos encontrar vrias coisas que podemos inserir na planilha, tais como grficos, tabelas, caixas de texto, smbolos, e outros.

3.Guia Layout da pgina: podemos configurar as margens da pgina, orientao e tamanho da folha, plano de fundo, altura e largura das clulas, exibio de linhas de grade, entre outros.

4. Guia frmulas: funes que esto armazenados de lgica (se, e, ou), funes de texto, financeiras, data e hora, e outros.

5. Guia dados: usado para filtrar dados, classificar em ordem crescente/decrescente, entre outros.

6. Guia Reviso: comandos de comentrios na clula, reviso ortogrfica, entre outros.

7. Guia Exibio: ferramentas de zoom, exibio de grade, barra de frmulas e ttulos, entre outros.

Barra de Acesso Rpido A barra de acesso rpido muito til para se adicionar os comandos mais usados sem necessidade de procur-los nos menus.

CRIANDO UMA PLANILHA SIMPLES Para inserir dados numa planilha basta clicar numa clula e digitar o valor ou texto de entrada, conforme exemplo na figura abaixo. Exemplo: Inserindo um valor (10) na clula A1: Clicar na clula, digitar 10 e aperte a tecla ENTER. Pode-se inserir um texto da mesma forma. Caso o texto ou valor for maior que o espao pr-definido para a clula, basta redefinir o tamanho desta. Para tanto, a Formatao de dados e clulas, a seguir.

Formatao de dados e clulas Para redefinir o tamanho das clulas, basta clicar com o boto direito no nmero da linha ou nome da coluna e escolher a opo altura da linha/largura da coluna. Outra opo, mais simples, arrastar com o mouse o limite da linha/coluna, conforme indicado nas figuras a seguir. Para formatao automtica, basta dar duplo clique na divisria da linha/coluna, na barra de ttulos, quando tiver algum texto escrito na clula.

Aumentar/Diminuir a Largura da Coluna

Inserindo e excluindo linhas e colunas Quando estamos criando uma tabela, podemos nos deparar com a necessidade de inserir ou excluir linhas e/ou colunas. Para tal, basta clicar com o boto direito do mouse na linha ou coluna que se deseja excluir e selecionar a opo Excluir. Para inserir uma nova linha/coluna, selecionamos a linha/coluna em que desejamos adicionar com o boto direito do mouse e clicamos em Inserir. Por exemplo: Se voc quiser inserir uma linha nova entre a linha 1 e 2, clique na linha 2 com o boto direito do mouse e escolha a opo Inserir. A antiga linha 2 passa a ser linha 3, a antiga linha 3 passa a ser linha 4, e assim por diante. O mesmo vlido para colunas.

Formatando Fonte, Alinhamento, Nmeros e Estilo Nesta planilha foi formatado as seguintes opes: 1. Bordas 2. Cor de Preenchimento 3. Estilo: Negrito 4. Alinhamento: Centralizar 5. Mesclar clulas: 6. Fonte e Tamanho:

CRIANDO UMA PLANILHA FINANCEIRA SIMPLES Fazendo referncias de dados para clculos Para se referir a uma clula, basta escrever na frmula o nome desta. Por exemplo, para nos referir a um valor presente na clula B5, na barra de frmulas no devemos escrever o valor, e sim o nome B5. No exemplo para saber o Total de produtos comprados, referenciou-se as clulas B3 (Qtd) e C3 (Preo Unit.), multiplicando-as: =B3*C3

CLASSIFICANDO OS DADOS

Para colocar a coluna produto da tabela abaixo em ordem alfabtica basta clicar na Guia Dados/ classificar.

FILTRANDO OS DADOS Para filtrar os dados da tabela, ou seja, ver somente os dados que interessa no momento, basta clicar na Guia Dados/ Filtro. Caso deseja desativar o filtro da tabela, s clicar novamente que os botes de filtro da tabela sero removidos. Como o exemplo a seguir:

Para filtrar os dados basta clicar nestes botes que esto no ttulo de cada coluna da tabela. Exemplo: deseja-se filtrar somente o produto: Acar.

Depois que clicar no boto, aparecer uma lista marcado todos os itens Produto, logo, voc ter que marcar somente a opo Acar e Ok. A tabela ficar conforme abaixo:

OPERAES BSICAS DE ADIO, SUBTRAO, MULTIPLICAO E DIVISO. Podemos realizar todo tipo de clculo atravs dos operadores aritmticos, tais como Adio (+), Subtrao (-), Multiplicao (*), Diviso (/), e outros. Para tais operaes entre clulas, depois de introduzirmos os valores, basta que faamos referncia ao nome da clula que o valor acompanhar sempre que est for referida. Vejamos um exemplo:
Funo Potenciao Multiplicao Diviso Soma Subtrao Operador ^ * / + Exemplo =5^2 =5*2 =5/2 =5+4 =5-2 Resultado 25 10 2,5 9 3

Todas as funes do Excel utilizam uma sintaxe em comum, para digitar qualquer clculo necessrio iniciar com o smbolo de igual =. Este smbolo define que tudo o que ser digitado ali dever ser buscado na biblioteca de funes.

Ateno: Para que o Excel reconhea uma funo necessrio por o sinal de igual (=) esteja antes de qualquer operao ou funo. Ex:

FRMULAS Mximo Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que se desejasse saber qual a maior idade de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo:

Mnimo Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o menor peso de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo:

Mdia Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo:

Cont.SE Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo:

SomaSE Soma um intervalo de clulas mediante uma condio estabelecida. Exemplo: voc gostaria de somar somente as faturas que est devendo.

SE Esta funo usada para testar condies como, por exemplo: O aluno para ser aprovado, ter que ter mdia maior ou igual a 6, caso seja menor que 6, o aluno estar reprovado. Esta funo condicional est composta por trs critrios: teste lgico, situao verdadeira e situao falsa. Como o modelo abaixo: Teste lgico: B2>=6; Verdadeiro: Aprovado; Falso: Reprovado
Observe que cada critrio separado por ponto e vrgula (;)

Soma No exemplo abaixo, pretende-se somar o total dos gastos, utilizando a funo soma. Como o modelo abaixo:

Mult Esta frmula multiplica todos os nmeros dados como argumentos, como segue o exemplo abaixo:

INSERINDO UM GRFICO O Excel oferece uma ferramenta de criao de grficos de vrios modelos diferentes. Veremos a seguir alguns tipos mais comuns deles. Para fazer um grfico, deve-se primeiro criar uma tabela bem organizada com os dados que se deseja trabalhar. Existem vrias maneiras de criar grficos. Esta apostila se restringir a tratar apenas de uma maneira prtica e rpida de faz-lo. Veja o exemplo abaixo. Inicia-se o processo criando uma tabela no Excel com os dados necessrios:

Em seguida, devem ser selecionados os dados que se deseja inserir no grfico. Para marcar vrios dados ao mesmo tempo, basta clicar na primeira clula superior esquerda e deslocar arrastando o mouse at a ltima clula, inferior direita, mantendo o boto esquerdo pressionado, como mostrado na figura. Para criar um grfico que relacione, a cada sujeito, sua idade e peso, selecionamos os dados referidos e escolhe-se um tipo de grfico adequado para os dados, atravs do menu Inserir. Existem vrias opes de grficos que podem ser escolhidas, tais como Coluna 2D, Coluna 3D, Cilindro, Cone e Pirmide. Pode-se ainda verificar outros tipos de na opo Todos os Tipos de Grficos. No exemplo a seguir, feito um grfico de coluna 2D com os dados selecionados demonstrados na mesma figura.

Quando se cria um grfico, um novo menu, Ferramentas de Grfico, exibido, para se trabalhar com o grfico. Pode-se alterar o Design do grfico, alterar os dados selecionados e mesmo o tipo de grfico no sub menu Design, representado na figura abaixo.

O sub menu Layout o mais usado na formatao de um grfico. Podemos modificar todo o layout do grfico com relao a eixos, linhas de grade, editar a legenda e ttulos, modificar/acrescentar dados ao grfico e muito mais. Neste manual restringiremos a tratar das ferramentas mais bsicas, porm essenciais, deste menu, que pode ser visto na figura abaixo.

O ltimo sub menu que aparece em Ferramentas de Grfico o Formatar. Como o prprio nome induz ao usurio a pensar, nesse menu que ser trabalhado a forma das letras, cores, estilos, e outros. A figura a seguir mostra o sub menu Formatar.

Nas prximas figuras, pode-se ver um exemplo de processo de criao e formatao de um grfico de setores e de um grfico de pizza para os alunos aprovados e reprovados de uma escola, segundo a tabela dada: Relao de notas dos alunos:

Depois de fazer as tabelas, selecione os dados que voc deseja colocar no grfico e, no menu Inserir, clique em grfico de Linhas. Veja a seguir o passo a passo desse processo at a criao do grfico.

Pode-se alterar o design do grfico da mesma maneira que foi feito com o grfico de Linhas. No exemplo a seguir foi escolhido a Layout 2, que apresenta as porcentagens dentro dos setores e com legenda e ttulo acima do grfico:

CONFIGURANDO A PLANILHA PARA IMPRESSO Para alterar a configurao da pgina, na guia Layout da Pgina, na caixa Configurar Pgina e selecione as opes desejadas, Margens, Orientao e Tamanho ou clicar na caixa de Configurar pgina. Configurar Pgina

Configurar Margem

Configurar rea de impresso

Imprimir a planilha: No boto do Office escolha a opo Imprimir. As configuraes para impresso esto definidas em cada uma das planilhas de uma pasta de trabalho.