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En 2003, 70% se desviaron en sus planes por ms del 20%. En 2003, el 54% sobrepasaron sus costos en un 20%. 60% de los completados fallaron al no lograr el ROI prometido. 52% cubren menos del 75% de la funcionalidad esperada. 28% se suspendieron antes de ser terminados. En el 2004, 49% de todos los proyectos fracasaron.
Cambio Acelerado (incertidumbre). Globalizacin (Rpida competencia). Consumidor nunca satisfecho y ms selectivo (sin lealtad). Presiones econmicas (al menor costo posible - optimizacin de presupuestos). Ms valor por menor costo. Rpidos cambios tecnolgicos (inestabilidad). Tecnologa accesible para todos. Ciclos de vida menores de productos. Menores tiempos de produccin. Recursos limitados. Gran desarrollo y cambios en telecomunicaciones e informacin.
Alto grado de complejidad en los trabajos. Alto nivel de innovacin y creatividad. Procesos complejos de transferencia de tecnologa. Trabajo en equipo y toma de decisiones multidisciplinarias. Sistemas de soporte complejos. Sofisticadas alianzas multiempresas Complejas formas de integracin de trabajo. Multiplicidad de tcnicas, herramientas y filosofas administrativas. ROI Retorno en la inversin (estrictos parmetros y alta presin en inversiones). Eficiencia operacional.
Regularmente los problemas tpicos que las organizaciones enfrentan en lo referente a la Administracin de Proyectos se clasifican en los diferentes niveles:
Las Expectativas del negocio son desconocidas o no son realistas. Presupuesto Inadecuado. Poco tiempo para la Planeacin Estratgica. Dificultad para demostrar el Valor de los proyectos a la Organizacin.
Falta de alineacin entre los proyectos y las metas Organizacionales. Incumplimiento del tiempo y costo pactado. Toma de decisin inoportuna y basada en poca informacin. Expectativas no cubiertas, pobre calidad. Indefinicin e informalidad de las iniciativas. Iniciativas duplicadas o contradictorias. Proyectos de bajo valor.
Proyecto Productivo
Son proyectos que Son los proyectos que buscan generar buscan alcanzar un rentabilidad impacto sobre la econmica y calidad de vida de la obtener ganancias poblacin, los cuales en dinero. Los no necesariamente se promotores de estos expresan en dinero. proyectos suelen Los promotores de ser empresas e estos proyectos son el individuos estado, los organismos interesados en multilaterales y tambin alcanzar beneficios las empresas, en sus econmicos para polticas de distintos fines. responsabilidad social.
Actualmente existen estndares internacionales que permiten administrar proyectos de diferentes naturalezas, uno de los estndares ms reconocidos en la administracin de proyectos es PMBOK emitido por el Instituto de Administracin de Proyectos.
Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos empresariales Proyectos de desarrollo de productos y servicios Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Proyectos Simples Proyectos complejos Proyectos tcnicos Proyectos cientficos Proyectos de vida Proyectos escolares
Basndose en la complejidad
A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organizacin dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre.
Puede hacerse un anlisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organizacin funcione debe tener, al menos, un mnimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos. Lo peor que le puede ocurrir en una organizacin es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defuncin est en marcha. No tiene posibilidades de competir. Tampoco es lgico pensar que se puede desenvolver normalmente la organizacin donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). Sin duda una situacin donde el Management de la organizacin se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su mximo responsable. La bsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visin de la organizacin y formar parte vital de la misin de sus lderes. Un lder se considerar satisfecho de haber cumplido su funcin y deber ser reconocido su xito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestin. No slo a nivel personal, sino trasmitindola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composicin de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estn conformados por una adecuada dosificacin de eficacia y eficiencia a travs de sus actitudes y aptitudes.
Las organizaciones estn enfocadas en lograr la eficacia y eficiencia en todos los rubros de la misma, no importando el giro de la organizacin siempre buscaran optimizar sus procesos para hacer ms con menos y tambin siempre buscaran mejores retribuciones econmicas o impactos sociales de acuerdo al giro de la misma, por lo que estarn midiendo constantemente los esfuerzo que se requieren para alcanzar sus objetivos.
El costo, el tiempo, el uso adecuado de los recursos materiales y humanos y el cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.
Los resultados ms eficientes los alcanzarn cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
. Por qu fracasan la mayora de los proyectos? Por qu las empresas no logran alcanzar sus objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Slo el 20% de los planes terminan con el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. La causa ms comn dentro del sector empresarial, es la falta de gestin de proyecto como tal.
Informes inadecuados del avance Falta de capacidad para tomar decisiones Poca comprensin de la tecnologa y sus beneficios Visin limitada Poca habilidad para comunicarse Falta de espritu y trabajo en equipo Recursos inadecuados Planeacin insuficiente Proyectos poco realistas Subestimacin de ingresos y costos Terminacin tarda del proyecto Falta de apoyo administrativo y gerencial
Consideraciones
Debes de considerar todos las factores anteriores para evitar que se presenten en tu proyectos.
El rol del administrador del proyecto no est bien definido. Falla de autoridad. Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar en equipo. Rotacin excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especializacin.
Henry Ford: podremos construir tantos autos como el peor de Uds. quiera! Adam Smith: 1 trabajador 20 alfileres, 10 trabajadores 48.000 alfileres.
Algunos controles inapropiados en los proyectos No realizar informes de avance peridico. El administrador del Proyecto pierde la visin de conjunto al controlar detalles minuciosos. La gran mayora de los controles inapropiados en los proyectos radica en la falta de realizar
las cosas de manera correcta y completa.
No comparar el estado del proyecto con el plan original. Anlisis del valor ganado.
Una metodologa de administracin de proyectos permite: Un sistema comn de procesos y tcnicas usados en una disciplina especfica. Mejores prcticas repetibles, formatos y conocimiento previo acumulado. Proporcionar un lenguaje y cultura comn para facilitar el entendimiento entre todos y de la metodologa. Crear un ambiente orientado a los proyectos que incrementa las posibilidades de xito.
Nos permite terminar ms trabajo en menos tiempo con menos recursos Se incrementa la rentabilidad del negocio Se mantiene un mejor control de cambios Ayuda a la eficiencia y eficacia de la organizacin Permite trabajar ms de cerca con los clientes internos y externos Se incrementa la calidad de los productos y servicios Permite a los individuos tomar mejores decisiones para la organizacin Incrementa el negocio y la competitividad Se entregan soluciones a los clientes Se establece una Base de Conocimiento
De acuerdo a la pregunta Punto o Cubo? se hace nfasis en que si el administrador de proyectos se enfoca solamente en una restriccin, perder de vista el impacto que tengan las dems restricciones del proyecto, es por eso la importancia del cubo, ya que contempla todas las perspectivas de impacto en las restricciones del proyecto. Conforme se vaya avanzando en los mdulos se analizar que actualmente ya se consideran en su mayora las reas de conocimiento del PMI como restricciones que se deben contemplar en cualquier proyecto.
La figura representa las restricciones en las que un administrador de proyectos debe enfocarse en todos los proyectos en los que participe.
Factores Primarios
Alineacin con planeacin estrategia Penetracin en el mercado Oportunidad de mejora Rentabilidad financiera Superioridad tcnica Reputacin corporativa Satisfaccin de equipo Conducta tica
A tiempo Dentro del presupuesto aprobado Con la calidad especificada Satisfaccin de cliente y usuarios