Gelmema 004 Versi N 3.0

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD MONITOREO Y EVALUACIN Repblica de Colombia - Derechos Reservados
Bogot, D.C., Octubre de 2008
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Ttulo: Fecha elaboracin aaaa-mm-dd: Sumario: Palabras Claves: Formato: Dependencia: Cdigo: Categora: Autor (es): Revis: Aprob: Informacin Adicional: Ubicacin: MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL. 2007-10-21 Conjunto de criterios o parmetros para la elaboracin de documentos generados por procesos y actividades del Programa Agenda de Conectividad, en el marco del Sistema de Gestin de Calidad. Documento, Plantillas, Formatos, Comunicaciones Internas. DOC Lenguaje: Espaol
Ministerio de Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad. Estrategia de Gobierno en lnea. GELMEMA-004 Estndares Carmen Cecilia Henao Espinosa Eliecer Vanegas Murcia Eliecer Vanegas Murcia No disponible. El archivo magntico asociado al documento est localizado en est localizado en la pgina del Programa Agenda de Conectividad:
programa.gobiernoenlinea.gov.co/Documentos/SistemadeGestiondeCalidad/Monitoreo yEvaluacin/GELMEMA-004.
Versin:
3.0
Estado:
Generado.
Firmas:
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSI N 1.0 2.0 3.0 FECHA 2007-10-21 2008-04-07 2008-10-07 RESPONSABLE Elicer Vanegas Murcia Elicer Vanegas Murcia Elicer Vanegas Murcia DESCRIPCIN Creacin del documento. Elaboracin de ajustes al documento y plantillas. Ajustes a las plantillas de acuerdo con el Manual de Identidad Institucional del Programa
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TABLA DE CONTENIDO DERECHOS DE AUTOR...................................................................................................8 CRDITOS......................................................................................................................9 1. AUDIENCIA...............................................................................................................10 2. INTRODUCCIN........................................................................................................11 3. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS.......................................12 3.1 Papel 12 3.2. Fuente 12 3.3. encabezado y pi de pgina 12 3.4. Redaccin 13 3.5. Puntuacin 13 3.6. Mrgenes 13 3.7. NUMERACIN 14 3.8. otras especificaciones 14 3.9. Codificacin de los documentos 15 3.10. matriz de responsabilidades y autoridades en la documentacin del Sistema de gestin de calidad 17 3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL 17 3.11.1. Manual 18 3.11.2. Procedimiento 18 3.11.3. Registro 18 3.11.4. Formato 18 3.11.5. Documentos 18 4. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES...................................20 4.1 DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRNICO 20 4.1.1 ASUNTO 20 4.1.2 FIRMA en CORREOS ELECTRNICOS 20 5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO...........................................................21 5.1. carta U OFICIO 21 5.1.1. Definicin 22 5.1.2. rea de Difusin 22 5.1.3. Facultad para firmar Oficios o Cartas 22 5.1.4. Partes de la Carta u Oficio 22 5.2. CUBIERTA DE FAX 24 5.2.1. Definicin 25 5.2.2. Partes de la cubierta de Fax 25 5.3. MEMORANDO 26 5.3.1. Definicin 27 5.3.2. rea de Difusin 27 5.3.3. Facultad para firmar Memorandos 27 5.3.4. Partes de un Memorando 27
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL 5.3.5. Clases de Memorando 28 5.4. ayuda de memoria 29 5.4.1. Definicin 30 5.4.2. Partes de la ayuda de memoria 30 5.4.3. Observaciones 31 5.5. ACTAS DE REUNIN 32 5.5.1. Definicin 32 5.5.2. Partes del acta de reunin 32 5.5.3. Estaciones o momentos de la sesin 33 5.6. informes 35 5.6.1. Informe Ordinario o de actividades 35 5.6.1.1. definicin 40 5.6.1.2. rea de difusin 40 5.6.1.3. Partes del Informe DE ACTIVIDADES 40 5.6.2. Informe Extraordinario 43 5.6.2.1. definicin 43 5.6.2.2. rea de difusin 43 5.6.2.3. Partes del Informe EXTRAORDINARIO 43 5.6.3. Informe tcnico 43 5.6.3.1. definicin 43 5.6.3.2. rea de difusin 43 5.6.3.3. Partes del Informe tcnico 43 5.7. NOTA INTERNA O REMISORIA 45 5.7.1. Definicin 45 5.7.2. Partes de la Nota Interna 45 5.8. presentacin institucional en power point 47 5.8.1. Definicin 49 5.8.2. Partes de la presentacin 49 6. DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD..................................50 6.1. MANUAL o documento 50 6.1.1. definicin 63 6.1.2. CONSIDERACIONES GENERALES 63 6.1.3. PARTES QUE COMPONEN UN MANUAL 63 6.2. CARACTERIZACIN 67 6.2.1. definicin 67 6.2.2. PARTES QUE COMPONEN UNA CARACTERIZACIN 68 6.3. PROCEDImientos 71 6.3.1. FORMATO VERTICAL 71 6.3.2. FORMATO HORIZONTAL 73 6.3.3. Definicin 74 6.3.4. elementos de los procedimientos 74 6.4. formato 78 6.4.1. Definicin 78 6.4.2. elementos de UN FORMATO 78 7. TERMINOLOGA.........................................................................................................80 8. CONCLUSIONES........................................................................................................84
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LISTA DE FIGURAS Y TABLAS

Figura 1. Codificacin de documentos Figura 2. Pirmide documental Figura 3. Plantilla Carta Figura 4. Plantilla Cubierta de Fax Figura 5. Plantilla Memorando Figura 6. Plantilla Ayuda de Memoria Figura 7. Plantilla Portada Informe Ordinario Figura 8. Plantilla Formato Preliminar al documento Informe Ordinario Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido Informe Ordinario Figura 10. Plantilla Introduccin Informe Ordinario Figura 11. Plantilla Relacin de actividades adelantadas Informe Ordinario Figura 12. Plantilla Nota Interna o Remisoria Figura 13. Plantilla Portada Presentacin Figura 14. Plantilla Desarrollo Contenido Presentacin Figura 15. Plantilla Desarrollo Grfica - Presentacin Figura 16. Plantilla Desarrollo Contenido 2 Presentacin Figura 17. Plantilla Portada Manual o Documento Figura 18. Plantilla Formato Preliminar al documento Manual o Documento Figura 19. Plantilla Control de Cambios Manual o Documento Figura 20. Plantilla Tabla de Contenido Manual o Documento Figura 21. Plantilla Lista de Figuras Manual o Documento Figura 22. Plantilla Derechos de Autor Manual o Documento Figura 23. Plantilla Crditos Manual o Documento Figura 24. Plantilla Audiencia Manual o Documento Figura 25. Plantilla Introduccin Manual o Documento Figura 26. Plantilla Desarrollo del Documento Manual o Documento Figura 27. Plantilla Terminologa Manual o Documento Figura 28. Plantilla Conclusiones Manual o Documento Figura 29. Plantilla Apndices Manual o Documento Figura 30. Plantilla Caracterizacin Figura 31. Plantilla Portada Vertical - Procedimiento Figura 32. Plantilla Descripcin de Actividades Vertical - Procedimiento Figura 33. Plantilla Portada Horizontal - Procedimiento Figura 34. Plantilla Descripcin de Actividades Horizontal - Procedimiento Figura 35. Plantilla Formato 15 18 20 23 25 28 34 35 36 37 38 44 46 46 47 47 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 66 70 71 72 73 77
Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento 15 Tabla 2. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad 16
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DERECHOS DE AUTOR
menos que se indique de forma contraria, el copyright (traducido literalmente como derecho de copia y que, por lo general, comprende la parte patrimonial de los derechos de autor) del texto incluido en este documento es del Gobierno de la Repblica de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones: El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. La copia no se hace con el fin de ser distribuida comercialmente. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engaoso. Las copias sern acompaadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la Repblica de Colombia. Todos los derechos reservados. El ttulo del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicacin o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propsitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones de la Repblica de Colombia.
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CRDITOS
D
-
entro del marco de documentacin e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en el Programa Agenda de Conectividad, se han generado un conjunto de criterios de estandarizacin para la elaboracin y presentacin de documentos, resultado de un trabajo conjunto realizado con la asesora de la firma consultora Bureau Veritas Colombia, el equipo de trabajo del rea de Monitoreo y Evaluacin y las dems reas del Programa. As mismo, se consideraron para el contenido de este Manual los siguientes elementos ajustados al Programa Agenda de Conectividad: Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental , elaborado por el Archivo General de la Nacin en el cual se busca dotar a las entidades pblicas y privadas que presten servicios pblicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un Programa de Gestin Documental (PGD). Acuerdo N 027 de 2006, por el cual se modifica el acuerdo N 07 del 29 de junio de 1994, donde el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia, actualiza el Reglamento General de Archivos en su artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. Normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC, para la elaboracin, presentacin, y manejo de documentos, entre las que se encuentran: o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigacin. Bogot: ICONTEC, 1996. 132 p. (NTC 1486) o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Gua para numeracin de divisiones y subdivisiones en documentos escritos. Bogot: ICONTEC, 1994. 132 p. (NTC 1075)
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1. AUDIENCIA
ste documento est dirigido a los consultores del Programa Agenda de Conectividad, como un insumo que contiene informacin mediante el cual, de manera prctica y organizada, orienta la elaboracin y presentacin de documentos, mediante la utilizacin de plantillas y formatos con su correspondientes instrucciones de diligenciamiento y aspectos relevantes que deben ser tenidos en cuenta. Aplicable a documentos internos, externos y los generados dentro del Sistema de Gestin de Calidad. El manual fuera de ser una herramienta de estandarizacin al interior del Programa, permite fortalecer la imagen institucional con entregables de alta calidad destinados a clientes externos como internos.
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2. INTRODUCCIN
l presente documento es generado por el rea de Monitoreo y Evaluacin, segn lo definido por el Sistema de Gestin de Calidad implementado en el Programa Agenda de Conectividad, y pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboracin y presentacin de los documentos que se generan en el Programa, convirtindose en un herramienta que permita continuar con el proceso de normalizacin documental. Metodolgicamente el manual se encuentra orientado en dos partes: la primera consiste en los formatos de apoyo administrativo para la elaboracin de documentos y en la segunda seccin se incluyen aquellos formatos y plantillas base del Sistema de Gestin de Calidad. Para lo anterior, dentro del Manual de Calidad del Programa, se define una codificacin especfica a travs de la pirmide documental aplicada de acuerdo con las condiciones, caractersticas y necesidades especficas del Programa, y el cual permite que se identifiquen todos los documentos que son generados. En el sitio Web http://programa.gobiernoenlinea.gov.co en el link de Documentos - Sistema de Gestin de Calidad, se encuentran disponibles las plantillas y formatos que se relacionan en el cuerpo del documento. Las normas establecidas en el presente manual, ajustadas a los requerimientos del Programa buscan contribuir al mejoramiento de su gestin, respondiendo a las necesidades y objetivos actuales, adems de fortalecer la proyeccin de una imagen corporativa unificada.
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3. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS
S
3.1
e describen algunas especificaciones generales para la generacin de documentos fsicos, donde se aplica una mayor normalizacin, coherencia en el desarrollo y utilizacin del material impreso, permitiendo mediante la aplicacin de estos formatos estndar el ahorro y facilidad en la comunicacin tanto interna como externa. PAPEL
Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la reproduccin del documento. Se utiliza generalmente tamao carta y por una sola cara de la hoja, a regln o interlineado sencillo. Existen algunas excepciones en el caso del manejo del tamao oficio, el cual aplica en documentos demasiado extensos y que requieren la utilizacin de este formato. En documentos de gran extensin como son los documentos tcnicos, informes o trminos de referencia, se sugiere imprimir el documento utilizando las dos caras de la hoja con el objetivo de economizar papel. 3.2. FUENTE
Para la generacin de documentos se sugiere utilizar letra tipo arial en su contenido para una mayor comprensin y manejo en otras versiones, programas o computadores. Para los ttulos se recomienda las siguientes fuentes: Tahoma, Trebuchet MS, Comic Sans MS, Times New Roman y Verdana. El tamao vara de acuerdo al tipo de documento. Sin embargo, se recomienda utilizar en los ttulos de los captulos el tipo Tahoma en tamao diecisis (16) y dentro del documento el arial tamao de diez (10) a doce (12) puntos dependiendo de la extensin del documento. 3.3. ENCABEZADO Y PI DE PGINA
Dependiendo del tipo de documento se maneja el formato del encabezado y pie de pgina de acuerdo con lo establecido para cada uno de los casos, tal y como se presenta en el desarrollo del documento. En el encabezado se emplea un cuadro de texto para el nombre del documento centrado, en negrilla y un tamao de texto de doce (12) puntos. En el pie de pgina se emplea letra tipo Arial centrado a un tamao de siete (7) puntos. En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamao que sea visible.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL El encabezado en documentos como el presente manual, el formato que se utiliza es el logo del Ministerio de Comunicaciones en la parte izquierda del documento y en su parte derecha la imagen de Gobierno en lnea. Para el pi de pgina, el formato para un documento de Y pginas es:
Pgina X de Y
3.4.
REDACCIN
Los documentos se redactan de manera impersonal y cumpliendo con el estndar del documento a realizar. 3.5. PUNTUACIN
Para el manejo de la puntuacin se deben tener las siguientes condiciones: - El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos se escriben siempre sin dejar un espacio de separacin con respecto a la palabra o el signo que lo precede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que sigue, a no ser que este sea de cierre. - Los signos dobles, como los de interrogacin y exclamacin, los parntesis, los corchetes, las comillas y las rayas que encierran aclaraciones e incisos, todos ellos compuestos por un signo de apertura y uno de cierre, se escriben as: los de apertura se separan por medio de un espacio de palabra o signo al que siguen, y se escriben sin espacio de separacin con respecto a la palabra a la que anteceden, y los signos de cierre se escriben sin espacio de separacin con respecto a la palabra o signo al que siguen, separados por un espacio de la palabra a la que preceden y sin este espacio si lo que sigue es un signo de puntuacin. 3.6. MRGENES
Las mrgenes de los documentos sern aplicables de acuerdo con el tipo de documento a realizar. Sin embargo, segn las normas ICONTEC las mrgenes adecuadas de los documentos que faciliten la encuadernacin y posible reproduccin, es la siguiente: Izquierdo: Derecho: Superior: Inferior: Encabezado y pi de pgina: 3 cm. 3 cm. 3 cm. 2 cm. 2 cm.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL 3.7. NUMERACIN
Las tablas, se enumeran por separado consecutivamente y llevan el ttulo distintivo en la parte superior de la misma. Para la numeracin de las pginas, se incluye centrada en el margen inferior, en nmeros arbigos hasta la ltima pgina del documento, tal y como se describe en la seccin de pi de pgina. Los cuadros, se enumeran por separado consecutivamente, y llevan el ttulo distintivo en la parte superior. Las figuras, se enumeran por separado consecutivamente, el ttulo se registra en la parte inferior. 3.8. OTRAS ESPECIFICACIONES Todos los prrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar sangra. El texto se escribe a interlineado sencillo. Todos los ttulos, subttulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Los ttulos se escriben en mayscula, igual que los subttulos, mientras que los numerales se escriben en mayscula inicial. Manejo de minsculas y maysculas. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad, se escribe con mayscula inicial el nombre de las entidades y nombres propios, siglas, acrnimos, reas, procesos, y el perfil en el caso de los Directores de proceso. La redaccin del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de trminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de uso tcnico. La fecha en los documentos emplea el formato aaaa/mm/dd. Siempre que se realice una modificacin a un documento perteneciente al Sistema de Gestin de Calidad, se deben relacionar los cambios efectuados en el tem de Control de cambios, lo cual tambin se ver reflejado en el control de cambio de versin de acuerdo a lo representativo que haya sido el cambio. El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versin que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se excluyen los formatos. Para el manejo de Control de Versin, se utilizan los siguientes criterios. o Versin Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura, contenido, objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.) que ha tenido el documento a travs del tiempo. Se compone por un slo dgito el cual deber ser un nmero entero. Por ejemplo: 1, 2, 3.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento, correspondientes a forma y estilo. NOTA: A partir de la fecha de aprobacin y la correspondiente socializacin de este Manual, los documentos que se generen en el Programa Agenda de Conectividad, deben utilizar los criterios definidos en el mismo. 3.9. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Para la codificacin de los documentos se realizan los siguientes pasos: o Definir macroproceso. o Identificar el proceso y escribir cdigo de acuerdo a lo establecido en la columna de CODIFICACIN PROCESO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento.
Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento. CODIFICACIN CODIFICACIN TIPO PROCESO TIPO DOCUMENTO PROCESO DOCUMENTO Direccionamiento DR Manual MA Investigacin y Planeacin IP Caracterizacin CR Articulacin y Gestin AG Procedimiento PR Desarrollo Operacin Apropiacin Monitoreo y Evaluacin Administrativa, Financiera y Jurdica DE OP AP ME AF Formato FM
o Identificar el tipo de documento y codificar de acuerdo a lo establecido en la columna de CODIFICACIN TIPO DOCUMENTO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento. o Indicar consecutivo numrico de acuerdo a la cantidad de documentos generados por el Sistema de Gestin de Calidad, los cuales son controlados por el Representante de la Direccin, por medio del Listado Maestro de Documentos.
GEL AdC DR PR 001

MACROPROCESO PROCESO TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
Figura 1. Codificacin de documentos.

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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL 3.10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Tabla 2. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.
PERFIL RESPONSABLE DE ELABORAR EL DOCUMENTO PERFIL RESPONSABLE DE REVISAR EL DOCUMENTO Verificar la pertinencia en cantidad y descripcin de las actividades documentadas. Verificar la pertinencia de los documentos durante su implementacin. Constatar que las modificaciones efectuadas a los documentos, sean necesarias y suficientes segn el objeto y alcance del documento. Verificar que la plantilla y codificacin, estn alineadas con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos y en el GELMEMA-004 Manual de Parametrizacin Documental. Verificar la trazabilidad del documento, as como la alineacin con el(os) proceso(s) vinculante(s). Constatar la asignacin de responsabilidades y el alcance de las mismas, de conformidad con el proceso, la gestin documental, el tipo de documento y la "Matriz de Responsabilidades y autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad". PERFIL RESPONSABLE DE APROBAR EL DOCUMENTO PERFIL RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTAL
FUNCIONES
Escribir exactamente cmo se realizan las actividades. Realizar seguimiento al documento hasta su implementacin. Realizar los cambios al documento que sean requeridos. Elaborar el documento en la plantilla aprobada para tal fin.
Verificar: Que el contenido tcnico sea correcto. Que lo descrito sea razonable. Que la informacin descrita d alcance al cumplimiento de las normas vigentes de Calidad, legales y tcnicas. Que las funciones y responsabilidades sean pertinentes a lo establecido en los perfiles.
Verificar que la codificacin asignada corresponda a las directrices establecidas. Actualizar el Listado Maestro de Documentos. Identificar y distribuir las copias controladas. Disponer de los documentos obsoletos. Mantener actualizado el archivo magntico de los documentos originales y obsoletos. Verificar que el documento ste elaborado en la plantilla aprobada para tal fin.
CLASE DE DOCUMENTO Manual Poltica y objetivos de calidad Procedimiento Formato Documentos externos
PERFIL RESPONSABLE DE ELABORAR EL DOCUMENTO Director del proceso. Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad. Consultor del proceso. Consultor del proceso. No aplica.
PERFIL RESPONSABLE DE REVISAR EL DOCUMENTO Director del proceso. Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad. Director del proceso. Director del proceso. Director del proceso.
PERFIL RESPONSABLE DE APROBAR EL DOCUMENTO Director (a) del Programa Agenda de Conectividad Director (a) del Programa Agenda de Conectividad Director del proceso Director del proceso No aplica
PERFIL RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTAL Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad
3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL La documentacin del Sistema de Gestin de Calidad describe cmo funciona el Programa Agenda de Conectividad, de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde la funcionalidad. El Programa ha decidido clasificar su documentacin en 5 niveles, de acuerdo con
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL lo establecido en el Manual de Calidad en el numeral 2.4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, de la siguiente manera: 3.11.1. Manual Manual Es un documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema especfico. Ejemplos: GELMEMA-001 Manual de Calidad, GELMEMA-002 Manual de ProcedimientoIndicadores, GELMEMA-003 Manual de Riesgos. 3.11.2. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso i. Ejemplos: GELMEPR001 Procedimiento para el control de documentos, GELMEPR-002 Procedimiento para el control de registros, GELMEPR-003 Procedimiento para control de producto No Conforme. Documentos Externos e internos 3.11.3. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadasii.Ejemplos: Informe consolidado de avance de la Estrategia de Gobierno en lnea: proyectos Programa Agenda de Conectividad, GELMEFM-003 Reporte de No conformidades, acciones correctivas y preventivas, Plan de accin sectorial para la implementacin de Gobierno en lnea, Solicitud de servicio de operacin, GELAGFM-002 Ficha de proyecto. 3.11.4. Formato Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad, stos una vez diligenciados se denominan registros. Ejemplos: GELAPFM-001 Solicitud de sensibilizacin o capacitacin, GELDEFM-001 Requerimiento para desarrollo. 3.11.5. Documentos Informacin y su medio de soporte iii. Documentos que sirven como soporte para tomar decisiones en procesos y/o proyectos, pueden ser internos o externos. Documento Externo: Documento generado por entes externos que establece compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que sirven de soporte a la gestin del Programa. Ejemplos de documentos externos: CONPES 3072 del 2000; Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos. Documento Interno: Documento generado dentro del Programa Agenda de Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte para la gestin del Programa. Ejemplos de documentos internos: Metodologa para la elaboracin de diagnsticos sectoriales para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, y la metodologa para la elaboracin de planes de accin sectorial para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, Gua de contratacin.
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Estos documentos son elaborados, codificados, aprobados y actualizados siguiendo los parmetros establecidos en GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
Manual
Procedimiento
Registro
Formato Documentos Externos e Internos
Figura 2. Pirmide documental.
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4. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES
S
4.1 4.1.1
e describen algunas especificaciones generales para la generacin de correos electrnicos, para una mayor normalizacin y coherencia en el desarrollo tanto en la comunicacin interna como externa. DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRNICO ASUNTO
Se diligencia con las iniciales del Programa seguido de las iniciales del rea o proceso segn lo establecido en el numeral 3.9. Codificacin de los documentos en la Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento , los dos puntos, y luego el tema relacionado con el mensaje que se enva. Por ejemplo: un mensaje remitido por un consultor del rea de Operacin relacionado con el envo de una pliza de un contrato, sera: GEL_OP: Envo pliza Contrato N 195044. 4.1.2 FIRMA EN CORREOS ELECTRNICOS
Con el fin de estandarizar las firmas de los mensajes de salida, el modelo a utilizar esta compuesto por los siguientes campos: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que enva el mensaje, el cual debe ir en mayscula sostenida y en negrilla; Perfil del Consultor, (Director o Consultor) y el nombre del rea a la que pertenece; el nombre del Programa Agenda de Conectividad; el nombre de la Estrategia de Gobierno en lnea; el nombre del Ministerio de Comunicaciones; direccin de ubicacin del Ministerio, ciudad y pas; la ruta del sitio Web del Programa (http://programa.gobiernoenlinea.gov.co); nmero de telfono y fax. Un ejemplo de firma:
ELICER VANEGAS MURCIA
Director de Monitoreo y Evaluacin Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea Ministerio de Comunicaciones Edificio Murillo Toro Cra. 8 entre Calles 12 y 13 Bogot D.C., Colombia http://programa.gobiernoenlinea.gov.co Telfono: +57 (1) 3443460 Ext. 1011 - 3442270 Fax: +57 (1) 3442248
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5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO

5.1. CARTA U OFICIO
CIERRE
CUERPO
ENCABEZADO
Figura 3. Plantilla Carta.
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5.1.1.
DEFINICIN
La CARTA u OFICIO es una comunicacin escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje. Se emplea para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir, contestar o suministrar informacin, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Podr ser dirigida a personas naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. Se imprime un original dirigido al remitente, una copia para la carpeta relacionada con el tema o asunto referenciado en la carta y si la comunicacin es a nivel externo, se imprime una copia adicional para ser entregada en el Punto de Atencin al Ciudadano y al Operador - PACO del Ministerio de Comunicaciones al momento de ser radicada. 5.1.2. REA DE DIFUSIN
El oficio o carta se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera del Programa Agenda de Conectividad; y nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas al Programa. A nivel interno, enlazan a los que desempean perfil de direccin o consultora dentro del Programa Agenda de Conectividad. 5.1.3. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS O CARTAS
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la Directora del Programa Agenda de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera del Programa, puede hacerse pero slo por un Director de rea. Los oficios de circulacin interna, son firmados por quienes desempean perfil de direccin en el Programa Agenda de Conectividad. 5.1.4. PARTES DE LA CARTA U OFICIO MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. CIUDAD Y FECHA: Se incluye la ciudad y la fecha de despacho de la comunicacin, el formato de la fecha es da, mes y ao. NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO: Colocar en negrilla sin subrayar y en maysculas sostenidas, el nombre del destinatario, no use abreviaturas, y en lo posible escriba el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)), los dems datos se deben escribir sin negrilla ni maysculas, como son el cargo o perfil, la empresa, institucin o razn social, direccin (si aplica) y la ciudad, an tratndose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o pas cuando vaya dirigida a otro lugar.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL REFERENCIA: (Opcional) Constituye la sntesis del tema de la carta, expresado mximo en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO: Encabezado de la carta con el ttulo y apellido a quien es dirigida. Ejemplo: Apreciado Doctor Ramrez. TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por carta. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Ej.: Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto (.) (Ej.: Agradecemos su gentil colaboracin o Cordial saludo.). NOMBRE COMPLETO DEL REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla. Para los dems datos no utilizar negrilla, subrayar o centrar, como son el perfil (Director(a) o Consultor(a)) y rea a la que pertenece, el nombre del Programa Agenda de Conectividad, el nombre de la Estrategia de Gobierno en lnea y el nombre del Ministerio de Comunicaciones. El perfil se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente debe ajustarse a lo definido en el presente documento en el numeral 5.1.3. Facultad para firmar oficios o cartas. ANEXOS: (Opcional) Si se requiere o dependiendo del carcter de la comunicacin se deben enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento como anexos. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicacin a un solo anexo de consignar la frase lo enunciado o el tipo de anexo. NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA, REVISA, Y APRUEBA: Consignar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elabor, revis y aprob el documento. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los participantes. La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.
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5.2.
CUBIERTA DE FAX
Figura 4. Plantilla Cubierta de Fax.
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5.2.1.
DEFINICIN
El FAX es el documento que se transmite y recibe mediante la red telefnica conmutada y que se basa en la conversin a impulsos de las imgenes ledas. Se emplea en comunicaciones cortas y copia de documentos que se disponen de manera fsica. Podr ser dirigida a personas naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. 5.2.2. PARTES DE LA CUBIERTA DE FAX MEMBRETE o ENCABEZADO: Mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Se encuentran pre diligenciados los datos del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea (como son direccin fsica, nmero telefnico y de fax, direccin de sitio Web). FECHA: Diligenciar la fecha en la que se enva la comunicacin. DESTINATARIO: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de la persona o contacto a la que va dirigido el documento, el nombre de la compaa o institucin, y nmero de fax. REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor del Programa que enva el documento. As mismo se diligencian el nmero de hojas o pginas que se remiten incluyendo la cartula y nmero de fax del remitente. ACCIONES: Seleccionar con una X en la casilla de acuerdo al tratamiento e importancia del documento. Las variables a considerar son urgente, revisar, comentarios, y para informacin. ASUNTO y/o COMENTARIOS: Breve resumen del tema a que se refiere el documento. Se deja un espacio en blanco que puede ser utilizado a discrecin del remitente.
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5.3.
MEMORANDO
Figura 5. Plantilla Memorando.
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5.3.1.
DEFINICIN
Es un documento de comunicacin que se utiliza para transmitir informacin, orientaciones y pautas entre todas las reas del Programa Agenda de Conectividad. Es flexible y prctico, breve y directo. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. 5.3.2. REA DE DIFUSIN
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde al interior del Programa Agenda de Conectividad. Establece comunicacin entre todos los Consultores del Programa, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. 5.3.3. FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS
Los memorandos solo pueden ser firmados por la Directora del Programa Agenda de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar un memorando sobre un tema especfico, puede ser firmado por un Director de rea. 5.3.4. PARTES DE UN MEMORANDO MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. PARA: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor o consultores a los cuales va dirigido el memorando. DE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando quien es el Director (a) del Programa de acuerdo a lo sealado en este manual en el numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos. ASUNTO: Constituye la sntesis del tema del memorando, expresado mximo en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. FECHA: Se relaciona la fecha en que es genera la comunicacin. TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos espacios entre prrafos. Se recomienda omitir temas personales y tratar slo un asunto por carta excepto cuando los temas sean relacionados.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL DESPEDIDA: (Opcional) El memorando no incluye por obligacin que tenga frase de cierre es voluntaria. FIRMA: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando, el cual debe ser coherente con lo escrito en el campo DE y alineado con los sealado en el manual en el numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos, en maysculas sostenidas en negrilla. Para los dems datos como el perfil y el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. ANEXOS: (Si aplica) Si se requiere o dependiendo del carcter de la comunicacin se debe enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento como anexos. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicacin a un solo anexo de consignar la frase lo enunciado o el tipo de anexo. NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA, REVISA, Y APRUEBA: Consignar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elabor, revis y aprob el documento. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los participantes. La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra. CLASES DE MEMORANDO
5.3.5.
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple. El Memorando simple se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. (Ejemplo: comunicacin oficial de la Directora del Programa informando a un consultor sobre la aprobacin de las plizas de su contrato). El Memorando mltiple se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. (Ejemplo: comunicacin oficial de la Directora del Programa comunicando a los directores de las reas las fechas de realizacin del taller de planeacin estratgica).
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5.4.
AYUDA DE MEMORIA
Figura 6. Plantilla Ayuda de Memoria.
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5.4.1.
DEFINICIN
Se conoce con este nombre a los diferentes documentos que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de las obligaciones cotidianas. Las ayudas de memoria, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Se designa la elaboracin de la ayuda de memoria antes de iniciar la reunin o dependiendo de los acuerdos definidos con anterioridad dentro de un contrato o proyecto. Los que intervienen pueden sugerir la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por los participantes de la reunin. 5.4.2. PARTES DE LA AYUDA DE MEMORIA
Presenta las siguientes partes obligatorias: MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. NUMERO DE AYUDA DE MEMORIA: Nmero consecutivo de la ayuda de memoria dependiendo del tipo o tema. PROYECTO o TEMA: Se indica el proyecto o tema sobre el cual se realiza la ayuda de memoria. FECHA: Da, mes y ao en que se realiza la reunin. HORA: Hora de inicio y hora de finalizacin de la reunin. DURACIN: Tiempo en minutos de ejecucin de la reunin. ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunin. Se debe relacionar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)), cargo o perfil y la entidad o institucin a la cual pertenece o representa el participante. TEMAS A TRATAR: Es el orden del da de la reunin, se elabora utilizando vietas. DECISIONES: Relacionar los acuerdos en consenso que sean discutidos y aprobados por los asistentes a la reunin y que por su importancia debe constar evidencia por escrito en la ayuda de memoria. COMPROMISOS: Se relacionan los compromisos asignados derivados de las decisiones, identificando el responsable y la fecha de ejecucin de la actividad. FIRMAS: (Opcional) Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL completo (nombre(s) y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la rbrica en tinta negra, el cargo o perfil y la institucin o entidad a la que pertenece. 5.4.3. OBSERVACIONES
a) Si la ayuda de memoria comprende varias pginas, las personas firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas, elaborando un visto bueno en cada una de ellas. b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se deben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o texto posteriormente.
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5.5. 5.5.1.
ACTAS DE REUNIN DEFINICIN
Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Un ejemplo de esta clase de reuniones son: el Comit Operativo de Fonade y las reuniones de la Junta Administradora del Proyecto Cumbre. Las actas de las sesiones se llevan en libros especiales llamados Libros de Actas, los cuales se encuentran bajo la custodia de un responsable de las mismas. 5.5.2. PARTES DEL ACTA DE REUNIN
El acta debe contener como mnimos los siguientes elementos: MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. TTULO: Permite tipificar el tipo de acta de reunin. Ejemplo: Comit Operativo del Convenio Fonade N 193046. FECHA Y HORA: Da, mes, ao y hora en que se realiza la reunin. ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunin. Se debe relacionar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)), cargo o perfil y la entidad a la cual pertenece o representa el participante. ORDEN DEL DIA: Son los temas a tratar en dicha reunin. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA: Se menciona para cada uno de los puntos del orden del da el correspondiente progreso, avance o comentarios al respecto, que deben ser sometidos a aprobacin por parte de los asistentes. CIERRE DEL ACTA: Se relaciona la hora de finalizacin de la reunin y en la cual se da por terminada la sesin. FIRMAS: Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la rbrica en tinta negra.
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5.5.3.
ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIN
Debido al carcter legal o jurdico que enmarca un acta de reunin, existen varios momentos durante la sesin que deben ser profundizados en detalle con las siguientes observaciones: Control de asistencia. Se realiza llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin un recuento de los asistentes a la reunin a fin de determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Con la asistencia de los miembros que representan el qurum, se da por instalada formalmente la sesin, de lo que se deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario se hace mencin al nmero de asistentes que conforman legalmente el rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la sesin. En esta estacin, no se genera discusin alguna, ya que se realiza a manera de informacin. Lectura de la agenda. El secretario o quien lidera la sesin, lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin se hace referencia a los documentos e informes que pasaron al "orden del da" para ser discutidos y aprobados dentro de la reunin. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar en la estacin siguiente. Pedidos. En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el secretario o quien lidera la sesin los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. Desarrollo del orden del da. Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes. El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por cualquier miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos. Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, se somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el secretario o quien lidera la sesin declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Este mismo proceso se aplica para cada punto de la agenda; que incluye la exposicin, debate y acuerdo. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin. Tratamiento de pedidos. Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el secretario o quien lidera la sesin invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente vlidos. Aprobacin del acta. Cuando se haya agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; se debe someter a consideracin de los presentes la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin. NOTA: No todas las estaciones o momentos se pueden desarrollar en un acta de reunin, si llegara a no cumplirse una de ellas simplemente no se considera.
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5.6.
INFORMES
Existen variedad de informes, los cuales se pueden clasificar en informe ordinario, extraordinario, y tcnicos, dependiendo de los consultores que los emplean, la rigidez que se observa en su redaccin, y la regularidad con que se presentan. 5.6.1. INFORME ORDINARIO O DE ACTIVIDADES a. Portada
Figura 7. Plantilla Portada Informe Ordinario
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b. Formato preliminar al documento
Figura 8. Plantilla Formato Preliminar al documento Informe Ordinario
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c. Tabla de Contenido
Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido Informe Ordinario
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d. Introduccin
Figura 10. Plantilla Introduccin Informe Ordinario
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e. Relacin de actividades adelantadas
Figura 11. Plantilla Relacin de actividades adelantadas Informe Ordinario
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5.6.1.1.
DEFINICIN
Es un documento usado para informar el avance o la culminacin de acciones y/o actividades adelantadas de acuerdo con el contrato, ya que proporciona informacin sobre el progreso en perodos determinados de tiempo durante los cuales se ejecutaron dichas acciones. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado, por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarcar incluso varias pginas. Son caractersticas de los informes ordinarios o de actividades su regularidad y rigidez, y que se emiten por perodos de tiempo definidos, como por ejemplo: semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, entre otros. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad, el Informe Ordinario es de generacin obligatoria y se realiza generalmente de manera mensual reportando las actividades del mes inmediatamente anterior, a excepcin de casos en donde el contrato de referencia del informe indique otra periodicidad. 5.6.1.2. REA DE DIFUSIN
El informe es un documento que se anexa para informacin de supervisores de los contratos de consultora y aquellas personas interesadas en el mismo. As mismo, es soporte fundamental de los pagos estipulados en los contratos. 5.6.1.3. PARTES DEL INFORME DE ACTIVIDADES
El informe est compuesto por varias partes as: a. PORTADA Es la parte inicial del informe, y est compuesto por los siguientes elementos en el formato establecido. MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. TTULO DEL INFORME: Denominar el informe y el nmero del contrato relacionado. Ejemplo: Informe de Actividades Contrato N 506020. PERODO: Se relaciona el rango de tiempo al que pertenece el informe. Ejemplo: correspondiente al periodo comprendido entre el da 2 de enero y 1 de febrero de 2007. REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el consultor que elabora el informe. NOMBRE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que elabor el informe.
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b. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Se realiza una breve descripcin del contenido del documento, conformada por los siguientes elementos: ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado izquierdo superior y el nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el Consultor que elabora el informe sobre el costado derecho superior. TTULO: Denominar el informe, el nmero del contrato relacionado y el perodo que abarca el informe. Ejemplo: Informe de Actividades Contrato N 506020, correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de enero y el 1 de febrero de 2007. FECHA: Se relaciona la fecha de elaboracin del documento. SUMARIO: Detallar el contenido del informe. Ejemplo: Informe de actividades de la contratista Carmen Cecilia Henao Espinosa, correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de enero y 1 de febrero de 2007, en calidad de Consultor del rea de Monitoreo y Evaluacin. PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como referencia de ubicacin. FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el documento. Ejemplo: .DOC, .XLS. DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones, el nombre del Programa Agenda de Conectividad y el nombre del rea a la cual pertenece el Consultor que elabora el informe. CODIGO: Codificacin segn el Listado maestro de documentos y registros, asignado a los informes de actividades de los Consultores del Programa. VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin del informe y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el documento y su correspondiente firma al frente. REVIS: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el documento y su correspondiente firma al frente. APROB: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el documento y su correspondiente firma al frente.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL INFORMACIN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella informacin que considere de importancia dentro del informe. UBICACIN: Se relaciona la posicin magntica del informe, que le permita una fcil bsqueda. (POIRA/reas/Informes de Gestin) HISTORIA: Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al documento, sealando la versin, la fecha en que se realiz, y el tipo de cambio especfico introducido en el documento.
c. TABLA DE CONTENIDO Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles (nivel 1, nivel 2 y nivel 3). Ejemplo: 1., 1.1., 1.1.1.
d. INTRODUCCIN Es la comunicacin inicial que permite (sin necesidad de explicar) penetrar a detalles del documento, realiza la presentacin del tema del informe, los propsitos esenciales y datos generales del contenido estructural del escrito, es decir una breve descripcin capitular. Para redactar la introduccin deben cumplirse las siguientes recomendaciones: Redactarla al finalizar el ordenamiento y clasificacin de todos los datos, es decir, cuando se ha terminado todo el informe. Se ubica luego de la tabla de contenido. Realizar una breve descripcin del tema del informe y los objetivos. No se presentan resultados ni definiciones. Debe ser clara y concreta.
e. RELACIN DE ACTIVIDADES ADELANTADAS Se relacionan en detalle todas y cada una de las actividades que se realizaron durante el perodo reportado, relacionado con el objeto del contrato y las obligaciones estipuladas en el mismo.
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5.6.2. 5.6.2.1.
INFORME EXTRAORDINARIO DEFINICIN
Es un documento usado para informar sobre asuntos diversos de trabajo y tal como lo indica es poco comn y contiene elementos que no son relacionados en el informe ordinario o de actividades. Como por ejemplo: participacin en alguna actividad acadmica o el informe sobre un viaje o visita realizada por el consultor. No relaciona un periodo de tiempo especfico sino depende de la actividad realizada. 5.6.2.2. REA DE DIFUSIN
El informe extraordinario, no es obligatorio, por lo tanto su elaboracin depende de un requerimiento o solicitud directa del supervisor del contrato. 5.6.2.3. PARTES DEL INFORME EXTRAORDINARIO
El informe extraordinario est compuesto por las mismas partes del informe ordinario o de actividades. 5.6.3. 5.6.3.1. INFORME TCNICO DEFINICIN
Se utiliza para informar sobre un proyecto o tema especifico, ya que es un documento ilustrativo, que suministra elementos de juicio, orienta acciones, soluciona problemas, trata temas o hechos relevantes, importantes, delicados o de inters que requieren de conocimientos especializados en la materia. Sirve de instrumento valioso para la toma de decisiones. Se redacta solo cuando es solicitado. Es necesario incluir la referencia del proyecto o tema especifico que se desarrolla en el informe. 5.6.3.2. REA DE DIFUSIN
El informe tcnico, no es obligatorio, por lo tanto su elaboracin depende de una solicitud directa elaborada al Consultor. 5.6.3.3. PARTES DEL INFORME TCNICO
El informe tcnico se elabora en el mismo esquema del informe ordinario, pero debe contener las siguientes secciones adicionales: INTRODUCCIN: Se relaciona el motivo o las razones que impulsan la elaboracin del informe. ANTECEDENTES: Revisin de aspectos previos relacionados con el tema, incluyendo el planteamiento del problema a resolver en el informe.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL ANLISIS: Estudio destinado a separar y distinguir las partes que integran un todo, con el fin de conocer y clasificar sus principios, caractersticas o elementos, y poder tomar decisiones sobre el tema, en base a los antecedentes, argumentos, disposiciones legales, etc. CONCLUSIONES: Contiene la deduccin lgica del anlisis que se realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. RECOMENDACIONES: Se relacionan o sugieren las posibles soluciones con relacin al asunto tratado.
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5.7.
NOTA INTERNA O REMISORIA
Figura 12. Plantilla Nota Interna o Remisoria.
5.7.1.
DEFINICIN
Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite, entre las reas del Programa y los consultores. 5.7.2. PARTES DE LA NOTA INTERNA MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado. NMERO INTERNO: Cdigo o nmero interno que se le asigna a la comunicacin de acuerdo con el consecutivo del Programa Agenda de Conectividad. FECHA DE RECEPCIN: Da, mes y ao en que se diligencia el formato. PARA: Seleccionar y marcar con una (x) el rea a la cual est dirigida la comunicacin para su correspondiente trmite.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL DE: Este campo viene prediligenciado con el nombre del rea de Monitoreo y Evaluacin responsable de dar trmite a la correspondencia. N RADICADO: Nmero de radicado asignado por la oficina PACO de recepcin de correspondencia del Ministerio de Comunicaciones. ASUNTO o REFERENCIA: Constituye la sntesis del tema de la comunicacin recibida, expresado mximo en 6 palabras. OPCIONES DE TRMITE: Se debe seleccionar y marcar con (x) donde corresponda, de acuerdo al trmite que se espera con la comunicacin, el cual se puede ubicar entre las siguientes opciones: para su informacin, favor dar concepto, favor informar por escrito, favor encrguese del asunto, favor preparar respuesta para mi firma, favor dar respuesta y enviar copia, favor tramitar, favor archivar, para enterarse y devolver, y por ltimo favor diligenciar y devolver. OBSERVACIONES: Describe brevemente las observaciones o aspectos relevantes de la comunicacin o de la accin. FIRMA DE RECIBO: Firma o rbrica del consultor que recibe la comunicacin. FECHA Y HORA DE RECIBO: Datos precisos de la hora y fecha en que se recibe la misma.
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5.8.
PRESENTACIN INSTITUCIONAL EN POWER POINT a. Portada
Ttulo Presentacin Subttulo Presentacin
Figura 13. Plantilla Portada Presentacin
b.
Desarrollo Contenido
Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto.
Figura 14. Plantilla Desarrollo Contenido Presentacin
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b.
Desarrollo Grfica
Ttulo de la grfica
Ttulo del Prrafo

Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto.
Figura 15. Plantilla Desarrollo Grfica Presentacin
b.
Desarrollo Contenido 2
Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto. Bloque de texto, bloque de texto, bloque de texto.
Figura 16. Plantilla Desarrollo Contenido 2 Presentacin
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5.8.1.
DEFINICIN
Instrumento que permite realizar una sntesis sobre un tema especfico y difundirlo ante un pblico seleccionado. Las diapositivas deben ser claras y permitir que se trasmita el mensaje lo desea, en este caso el Programa Agenda de Conectividad. Se utiliza para presentaciones a nivel interno y externo, 5.8.2. a. PARTES DE LA PRESENTACIN PORTADA Es la primera diapositiva que conforma la presentacin, en la cual se incluye el tema especfico que se va a tratar y el nombre del Programa Agenda de Conectividad. b. DESARROLLO Se desarrollan los puntos a tratar con el estilo que se propone en la plantilla donde cada diapositiva cambia de color en el orden amarillo, azul y rojo, manteniendo el diseo y formato en ttulos y contenido.
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6. DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

6.1. MANUAL O DOCUMENTO a. Portada
Figura 17. Plantilla Portada Manual o Documento
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b.
Formato preliminar al documento
Figura 18. Plantilla Formato Preliminar al documento Manual o documento
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c.
Control de Cambios
Figura 19. Plantilla Control de Cambios Manual o documento
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d.
Tabla de Contenido
Figura 20. Plantilla Tabla de Contenido Manual o documento
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e.
Lista de Figuras
Figura 21. Plantilla Lista de Figuras Manual o documento
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f.
Derechos de Autor
Figura 22. Plantilla Derechos de Autor Manual o documento
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g.
Crditos
Figura 23. Plantilla Crditos Manual o documento
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h.
Audiencia
Figura 24. Plantilla Audiencia Manual o documento
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i.
Introduccin
Figura 25. Plantilla Introduccin Manual o documento
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j.
Desarrollo del Documento
Figura 26. Plantilla Desarrollo del Documento Manual o documento
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k.
Terminologa
Figura 27. Plantilla Terminologa Manual o documento
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l.
Conclusiones
Figura 28. Plantilla Conclusiones Manual o documento
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m.
Apndices o Anexos
Figura 29. Plantilla Apndices o Anexos Manual o documento
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6.1.1.
DEFINICIN
Es una descripcin genrica con respecto a un tema especfico, que permite ser una herramienta de consulta para el manejo de actividades, recursos, responsabilidades o procedimientos comunes del Programa Agenda de Conectividad. 6.1.2. CONSIDERACIONES GENERALES
Para el manejo del encabezado y pie de pgina, se ha definido el siguiente esquema: ENCABEZADO: A excepcin de la portada, para el encabezado debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta en las pginas pares por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y el nombre del manual sobre el costado derecho superior, intercalando en la siguiente pgina o las pginas impares con la imagen de Gobierno en lnea mencionando al costado derecho superior el rea al que pertenece el manual, Sistema de Gestin de Calidad y el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea. PI DE PGINA: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento. PARTES QUE COMPONEN UN MANUAL
6.1.3.
a. PORTADA Es la parte inicial del informe, y est compuesto por los siguientes elementos en el formato establecido. MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior. TTULO DEL MANUAL: Denominar el manual de acuerdo con su tema especifico. Ejemplo: Manual de Indicadores, Manual de Calidad, Manual de Parametrizacin Documental. REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el manual. CIUDAD Y FECHA: Diligenciar la ciudad y el mes y ao del documento.
b. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Se realiza una breve descripcin del contenido del documento, conformada por los siguientes elementos:
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL TTULO: Denominar el manual de acuerdo con su tema especfico, el cual pertenece al Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad. Ejemplo: Manual de Indicadores. Sistema de Gestin de Calidad. Programa Agenda de Conectividad. Estrategia de Gobierno en lnea. FECHA DE ELABORACIN: Se relaciona la fecha de elaboracin del documento en el formato da, mes y ao. SUMARIO: Detallar el contenido del manual. Ejemplo: Conjunto de criterios o parmetros para la elaboracin y presentacin de documentos generados por procesos y actividades del Programa Agenda de Conectividad. PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como referencia de ubicacin. FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el documento. Ejemplo: .doc, .xls. LENGUAJE: Es el idioma en que se encuentra redactado el documento. DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones, el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea, finalmente, el nombre del rea a la cual pertenece el manual. CDIGO: Codificacin segn el Listado maestro de documentos, asignado al Manual. VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin del documento y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. ESTADO: Es la clasificacin de acuerdo con el avance de generacin del documento. Ejemplo: En proceso, Generado, En revisin. CATEGORIA: Es la tipificacin que tiene el manual. Ejemplo: Estndares. AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el manual y su correspondiente firma al frente. REVIS: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el manual y su correspondiente firma al frente. APROB: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el manual y su correspondiente firma al frente. INFORMACIN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella informacin que considere de importancia dentro del manual.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL UBICACIN: Se relaciona la posicin magntica del manual que permita su fcil bsqueda.
c. CONTROL DE CAMBIOS Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al documento, sealando la versin, la fecha en que se realiz la modificacin, el nmero de solicitud con que se aprob dicho cambio y el tipo de cambio especfico introducido en el manual. d. TABLA DE CONTENIDO Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles (nivel 1, nivel 2 y nivel 3). Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. e. LISTA DE FIGURAS Y TABLAS Cuando el documento lo requiera se anexa un listado de las figuras, imgenes y tablas, que hacen parte del manual, relacionando en nmeros arbigos la pgina en la que se encuentran. f. DERECHOS DE AUTOR Se realiza una descripcin de la propiedad intelectual del manual aplicado al Programa Agenda de Conectividad, el cual protege la publicacin del documento. g. CRDITOS Relaciona la participacin, aportes y fuentes que fueron tenidos en cuenta y sirvieron de insumo para la elaboracin del manual. En este captulo se reconoce su apoyo y colaboracin. h. AUDIENCIA Hace referencia al alcance del manual, mencionando el campo de aplicacin y cobertura del mismo, donde el manual suministrar informacin de gran utilidad para el desarrollo de actividades diarias. i. INTRODUCCIN Es el prembulo que permite describir detalles relevantes del documento y la importancia y beneficios de aplicarlo en el quehacer diario, la necesidad de que sea de consulta frecuente y que se encuentre disponible en los lugares de uso permanentemente
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL actualizado. As mismo, se mencionan los propsitos esenciales y metodologa utilizada dentro del documento. Para redactar la introduccin debern cumplirse las siguientes recomendaciones: j. Se ubica luego de la tabla de contenido. Entrega una breve descripcin de lo que se hizo. Se menciona el tema del manual y los objetivos. No se presentan resultados ni definiciones. Debe ser clara y concreta.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO Se profundiza en detalle cada uno de los temas que forman parte del contenido del manual, incluyendo cuando se requiera formatos y los parmetros para el diligenciamiento de los registros, diagramas de flujo y la definicin de responsabilidades.
k. TERMINOLOGA Instrumento en forma de diccionario que permite unificar y aclarar el sentido de los conceptos manejados en el Programa Agenda de Conectividad, a travs de definiciones con palabras claras y usuales y directamente relacionados con el tema especfico del manual. l. CONCLUSIONES La conclusin consiste en emitir un comentario o idea final que resuma los aspectos ms importantes tanto del tema como del documento elaborado, es decir, el manual. Adems de resaltar la importancia y utilidad en las actividades diarias del Programa Agenda de Conectividad. m. APNDICES o ANEXOS Los apndices son utilizados para incluir informacin secundaria o material importante relacionado con el tema especifico del manual que es demasiado extenso para formar parte del mismo. Por ejemplo: una lista de referencias, listado de municipios o localidades, resultados de anlisis estadsticos, etc.
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6.2.
CARACTERIZACIN
Figura 30. Plantilla Caracterizacin.
6.2.1.
DEFINICIN
Descripcin esquematizada que plasma las caractersticas propias de cada uno de los procesos definidos dentro del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad, mostrando interrelaciones, objetivos, proveedores, entradas, actividades, salidas, documentos de aplicacin, riesgos, acciones de control, indicadores, y recursos. Las caracterizaciones forman parte del Manual de Calidad del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad, independientes para cada proceso.
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6.2.2.
PARTES QUE COMPONEN UNA CARACTERIZACIN
a. ENCABEZADO Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento. Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin: MACRO PROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea. VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. PGINA N DE M: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos.
b. DESCRIPCIN DEL PROCESO Conformado por los siguientes elementos: OBJETIVO: Descripcin de la esencia y funcin del proceso y el aporte que realiza en el logro de los objetivos del Programa. La redaccin debe iniciar con un verbo. PROVEEDORES: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas, que suministran entradas para el desarrollo de la actividad. Si el proveedor hace parte del Programa Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones, se considera como interno, en caso contrario es externo. Ejemplo: Proveedor Interno: Ministerio de Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad. Proveedor Externo: Entidades, Administrador de Recursos, Organismos Internacionales y Multilaterales. ENTRADAS: Son los productos, servicios, documentos (informes, registros, reportes, recomendaciones, planillas, formatos, fichas, manuales, etc.), informacin, y/o sistema que es entregado por el proveedor para dar inicio al desarrollo de la actividad. Por ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos, Documento Visin Colombia Segundo Centenario: 2019, Estrategia de Gobierno en lnea, Plan de accin Programa Agenda de Conectividad del ao en vigencia, CONPES 3072 de 2000, Ficha de proyecto, Solicitud de servicio de operacin, Manuales de contratacin.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL ACTIVIDADES: Debe iniciar con un verbo para indicar la accin que se ejecuta dentro del proceso, que transforma la informacin suministrada para obtener un resultado dentro del proceso. Las actividades se dividen en actividades principales y se detallan originando las actividades secundarias. Ejemplo: 1. 1.1. 1.2. 1.3. Definir esquema de operacin para los Sistemas de Informacin. Definir y verificar roles, funciones y procedimientos internos asociados con el sistema de informacin. Definir y verificar los requisitos tcnicos. Definir los requisitos de la infraestructura.
SALIDAS: Son los productos, servicios, documentos (informes, registros, reportes, recomendaciones, planillas, formatos, fichas, manuales, etc.), informacin y/o sistema que es resultado de la ejecucin de actividades dentro del proceso. Por ejemplo: Acuerdo de nivel de servicio, Acuerdo de nivel de operacin, Esquema de operacin de Sistemas de Informacin, aprobado y publicado, Solicitud de sensibilizacin o capacitacin, Requerimiento de contratacin, Estudio de Mercado, Trminos de Referencia. CLIENTES: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas, que reciben las salidas del desarrollo de la actividad. Si el cliente hace parte del Programa Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones, se considera como interno, en caso contrario es externo. Ejemplo: Cliente Interno: Ministerio de Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad. Cliente Externo: Entidades, Administrador de Recursos, Organismos Internacionales y Multilaterales. RESPONSABLES: Denominacin del perfil del Programa Agenda de Conectividad, que se encarga de velar por el cumplimiento del proceso. PARTICIPANTES: Denominacin de los perfiles que toman parte en la ejecucin de las actividades descritas en el proceso. RECURSOS: Relacin de los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades del Proceso y los cuales pueden ser: humanos, de infraestructura fsica, infraestructura tecnolgica, de informacin, financieros. DOCUMENTOS INTERNOS: Relacin de los documentos generados dentro del Programa Agenda de Conectividad. DOCUMENTOS EXTERNOS: Relacin de los documentos generados por entes externos que establecen lineamientos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad. REGISTROS DE CALIDAD: Relacin de los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de las actividades desempeadas. RIESGOS: Relacin de las posibilidades de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Agenda de Conectividad
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL y afectar el logro de los objetivos establecidos. En las caracterizaciones de los procesos del Programa Agenda de Conectividad, se contemplan los riesgos cuya evaluacin es alta; es la calificacin dada en el anlisis de la matriz de riesgos. ACCIONES DE CONTROL: Descripcin de las acciones identificadas para mitigar los riesgos altos. INDICADORES: Relacin de los indicadores definidos para medir la eficacia, eficiencia y/o efectividad del proceso. El detalle se encuentra descrito en el Manual de Indicadores.
c. PIE DE PGINA Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la primera pgina de la caracterizacin esta conformado por: ELABORADO POR, FECHA Y FIRMA: Identifica el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento, y la correspondiente fecha y firma. REVISADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento, y la correspondiente fecha y firma. APROBADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento, y la correspondiente fecha y firma.
A partir de la segunda pgina solamente se incluye el pi de pgina, el cual est compuesto por: MACROPROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea. NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos. VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. PGINA N DE M: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.
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6.3. 6.3.1.
PROCEDIMIENTOS FORMATO VERTICAL a. Portada
Figura 31. Plantilla Portada Vertical - Procedimiento
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b.
Descripcin de actividades
Figura 32. Plantilla Descripcin de Actividades Vertical - Procedimiento
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6.3.2.
FORMATO HORIZONTAL a. Portada
Figura 33. Plantilla Portada Horizontal - Procedimiento
b.
Descripcin de actividades
Figura 34. Plantilla Descripcin de Actividades Horizontal - Procedimiento

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6.3.3.
DEFINICIN
Es una herramienta que de forma detallada especfica el paso a paso para desarrollar una actividad. Adems define responsabilidades, registros, tiempos (cuando aplique), flujograma y el como desarrollar el procedimiento. Los procesos del Programa Agenda de Conectividad deben llevar cuantos procedimientos requieran de acuerdo a las actividades que adelanten. El formato de procedimiento vertical, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es menor o igual a tres responsables. El formato de procedimiento horizontal, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es mayor a tres responsables. 6.3.4. ELEMENTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos estn compuestos por dos secciones: a. PORTADA Se hace referencia a la informacin general del procedimiento. ENCABEZADO: Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento. Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin: o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre del Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea. o Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). o Proceso: Nombre del proceso al cual corresponde la descripcin de las actividades mencionadas en el documento. El nombre debe coincidir con el asignado en el mapa de procesos dentro del GELMEMA-001 Manual de calidad. o Nombre del documento: Identificacin del procedimiento compuesto por el cdigo y la denominacin dada, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL OBJETIVO: Descripcin del logro que se pretende alcanzar con el desarrollo de las actividades descritas en el procedimiento. La redaccin debe iniciar con un verbo. ALCANCE: Describir el mbito de aplicabilidad del procedimiento, el cual incluye rea(s), proceso(s) y actividad(es) que requieren aplicar lo descrito. DEFINICIONES: Glosario de los trminos tcnicos que son mencionados en el cuerpo del documento o aquellos que tienen alguna relevancia y por su naturaleza requieren ser ampliados para su mayor comprensin. CONDICIONES GENERALES: Establece aquellas condiciones especiales cuyo cumplimiento es necesario para la eficacia del procedimiento. PIE DE PGINA: Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la primera pgina de la caracterizacin esta conformado por: o Elaborado por, fecha y firma: Identifica el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento, y la correspondiente fecha y firma. o Revisado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento, y la correspondiente fecha y firma. o Aprobado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento, y la correspondiente fecha y firma. A partir de la segunda pgina solamente se incluye el pi de pgina, el cual est compuesto por: o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad. o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos. o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.
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b. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Se describe el flujo de actividades que son desarrolladas para llevar a cabo el procedimiento. Compuesta por: DESCRIPCIN: Detalle de los pasos que soportan la ejecucin de las actividades que hacen parte del proceso y que por su grado de complejidad o comprensin requieren ser ampliadas. Debe iniciar con un verbo. Cuando se menciones documentos como manual, procedimiento, formato, etc., se har un link que llevar al documento referenciado. En las actividades que se considere adecuado se establecern tiempos, con titulo en negrilla. Ejemplo: Tiempos: 1.1. 5-7 das, interpretado que la actividad 1.1. se desarrolla en un plazo de 5 a 7 das. RESPONSABLES: Nombre de los perfiles que tienen la responsabilidad de ejecutar lo establecido en las actividades. DIAGRAMA DE FLUJO: Representacin grfica de la descripcin detallada de la actividad de acuerdo con el responsable de la ejecucin. REGISTRO: Nombre de los registros de calidad en los cuales se deja evidencia de que se ha realizado la actividad. ANEXOS: Registros de calidad que son utilizados durante el procedimiento y que se encuentran referenciados en el Listado maestro de registros. CONTROL DE CAMBIOS: Se determina de acuerdo con: o Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. o Motivo de cambio: Describe las modificaciones realizadas al documento. o Responsable de aprobacin del cambio: Nombre de perfil con el nivel de autoridad para aprobar el cambio efectuado en el documento. o Fecha: Corresponde a la fecha a partir de la cual se aprueba el cambio en el documento y/o fue actualizado. Se utiliza el formato da mes - ao (dd mm aaaa). PIE DE PGINA: La informacin se debe diligenciar concordante a la escrita en el encabezado de la portada del procedimiento. o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos. o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.
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6.4.
FORMATO
Figura 35. Plantilla Formato
6.4.1.
DEFINICIN
Son aquellos documentos que son diseados por cada proceso para llevar un seguimiento o evidencia de las actividades realizadas. Cada vez que se diligencie un formato se empieza a generar un registro. El cuerpo del formato es definido por el director del proceso generador y recolector del registro, de acuerdo a la necesidad de los datos que requiera registrar. 6.4.2. ELEMENTOS DE UN FORMATO
El encabezado debe mantenerse en la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin: MACRO PROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea. PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde el formato. El nombre debe coincidir con el asignado en el Mapa de Procesos.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del formato, compuesto por el cdigo y la denominacin dada, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de documentos. VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin y la fecha, de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. FECHA: Indica la fecha en la cual se diligencia el formato.
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7. TERMINOLOGA
ADMINISTRADOR DE RECURSOS: Es la entidad a travs de la cual se adelanta el proceso de seleccin, contratacin y pago de bienes y servicios requeridos para el Programa Agenda de Conectividad. APROBACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un perfil previamente autorizado evala el contenido de un documento y los requerimientos que debe cumplir, para que mediante su aplicacin se alcance el objetivo propuesto. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin del rea respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en generaliv. ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados v. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitosvi. CIUDADANOS: Cualquier persona natural que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en lnea. CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio vii. CONTRATISTA O PROVEEDOR: Es la persona natural o jurdica que mediante contrato suministra bienes o servicios requeridos por el Programa Agenda de Conectividad. CONTROL DE VERSIN: Es la accin de controlar los cambios que tiene un documento a travs del tiempo y se evidencia en el nmero de versin que se establece desde la edicin del mismo documento. DISPOSICIN FINAL: Destino final de los registros. Accin que se toma una vez se ha cumplido el tiempo de retencin o conservacin establecido para un registro. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporteviii.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entes externos que establece compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que sirve de soporte a la gestin del Programa. DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Programa Agenda de Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte a la gestin del Programa. DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificadosix. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un documento se suprime o elimina del Sistema de Gestin de la Calidad, puesto que pierde funcionalidad dentro del mismo. EMPRESARIOS: Cualquier representante de una persona jurdica debidamente constituida que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en lnea. ENTIDAD: Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003 x. Adicionalmente se consideran a los entes privados que realicen funciones pblicas. El Programa Agenda de Conectividad trabaja con aquellas Entidades que han demostrado inters en la implementacin de Gobierno en lnea. FORMATO: Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad, estos una vez diligenciados se denominan registros. IMPACTO: Consecuencias que se pueden ocasionar por la materializacin del riesgo. LEGIBILIDAD: Caracterstica de poderse leer la informacin contenida en el documento. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Registro que lista los documentos internos y externos que deben ser controlados puesto que influyen directamente sobre los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad del Programa Agenda de Conectividad. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS: Registro que lista los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeadas. MANUAL: Documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema especfico. MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de una organizacinxi. MODIFICACIN DE DOCUMENTOS: Accin a travs de la cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
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ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades. autoridades y relacionesxii. PARTE INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tenga un inters en el desempeo de una entidadxiii. PROBABILIDAD: Nmero de veces que el riesgo puede presentarse o se ha presentado en un determinado tiempo. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar acabo una actividad o un proceso xiv. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados xv. PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos xvi. Para el Programa Agenda de Conectividad, todo lo que pasa a operacin se convierte en producto / servicio. Los productos generados actualmente en el Programa se relacionan con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. PROGRAMA: Cuando se usa dentro de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, hace referencia al Programa Agenda de Conectividad. PROYECTO: Conjunto de acciones planificadas en funcin de un objetivo, en un plazo determinado con un presupuesto definido, y nace como respuesta a una necesidad detectada. Es importante aclarar que en el Programa Agenda de Conectividad se entiende que, una vez que una Solucin TIC sea puesta en Operacin, deja de ser proyecto y se convierte en producto / servicio. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadasxvii. RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Agenda de Conectividad y afectar el logro de los objetivos establecidosxviii. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad xix. En el Programa Agenda de Conectividad se entiende por Sistema de Gestin de Calidad al conjunto conformado por la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para lograr la satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, asegurando la conformidad de los productos con los requisitos especificados. SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra adherida la informacin, puede ser electrnico, magntico o fsico.
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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relacin de series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retencin. TIEMPO DE RETENCIN: Perodo de tiempo que se conservan y mantienen los registros dentro de un archivo fsico o electrnico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organizacin de acuerdo a las necesidades de operacin. VERSIN: Nmero de edicin de un documento. En el Programa Agenda de Conectividad se representa por un nmero entero. Ej. Versin: 1.0. Para el Programa Agenda de Conectividad, las versiones se definen as: o Versin Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura, contenido, objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.) que ha tenido el documento a travs del tiempo. Se compone por un solo dgito el cual debe ser un nmero entero. Por ejemplo: 1, 2, 3. o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento correspondientes a forma y estilo.
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8. CONCLUSIONES
l Manual de Parametrizacin Documental es un herramienta de consulta permanente para cada uno de los consultores del Programa Agenda de Conectividad, donde se definen y unifican criterios para la elaboracin y presentacin de los documentos que se generen en el Programa, convirtindose en un insumo en el proceso de normalizacin documental. As mismo, la utilidad de tener una manual que oriente en la estandarizacin de los documentos permite fortalecer la imagen institucional del Programa tanto interna como externa, generando productos de alta calidad alineados dentro con la filosofa del Sistema de Gestin de Calidad.
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i Norma ii
Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.38. Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.42. iii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.18. iv Ley 594 de 2000. v Ley 594 de 2000. vi Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, Numeral 3.6. vii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.10. viii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.7.2. ix Norma ISO 9000:2000, Numeral 3.2.14. x Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.23. xi Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.33. xii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.3.1. xiii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.35. xiv Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.38. xv Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.39. xvi Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.40. xvii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.42. xviii Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.46. xix Norma ISO 9000:2000, Numeral 3.2.3.

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GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD MONITOREO Y EVALUACIN Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Bogot, D.C., Octubre de 2008

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LISTA DE FIGURAS Y TABLAS

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3. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL 3.7. NUMERACIN

GEL AdC DR PR 001

Figura 1. Codificacin de documentos.

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Formato Documentos Externos e Internos

Figura 2. Pirmide documental.

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4. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES

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5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO

Figura 3. Plantilla Carta.

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Figura 4. Plantilla Cubierta de Fax.

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Figura 5. Plantilla Memorando.

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Figura 6. Plantilla Ayuda de Memoria.

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ACTAS DE REUNIN DEFINICIN

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ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIN

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Figura 7. Plantilla Portada Informe Ordinario

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b. Formato preliminar al documento

Figura 8. Plantilla Formato Preliminar al documento Informe Ordinario

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Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido Informe Ordinario

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Figura 10. Plantilla Introduccin Informe Ordinario

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e. Relacin de actividades adelantadas

Figura 11. Plantilla Relacin de actividades adelantadas Informe Ordinario

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INFORME EXTRAORDINARIO DEFINICIN

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NOTA INTERNA O REMISORIA

Figura 12. Plantilla Nota Interna o Remisoria.

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