Exemplo de Manual de Acolhimento

Manual de Acolhimento

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Seja Bem-Vindo

O Manual de Acolhimento um instrumento facilitador do processo de acolhimento e integrao de todos os colaboradores da Contab Servios de Contabilidade, Lda.

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NDICE

1. 2. 3.

INTRODUO ................................................................................................................................ 4 HISTRIA DA EMPRESA............................................................................................................. 5 INFORMAES GERAIS DA EMPRESA .................................................................................. 6 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. LOCALIZAO GEOGRFICA ......................................................................................... 6 VISO ....................................................................................................................................... 7 PRINCPIOS E VALORES .................................................................................................... 7 ORGANOGRAMA .................................................................................................................. 8 DESCRIO DAS REAS E SUAS FUNES ................................................................. 9

4. 5.

PROCEDIMENTOS DE PREVENO E PROTEO ............................................................ 9 DESCRIO DE RESPONSABILIDADES ............................................................................... 10 5.1. 5.2. DESCRIO DE RESPONSABILIDADES DAS DIFERENTES REAS ..................... 10 DESCRIO DE FUNES E SERVIOS PRESTADOS POR CADA REA ........... 11

6. 7.

CDIGO DE CONDUTA ............................................................................................................. 12 PERSPECTIVAS DE CARREIRA E FORMAO .................................................................. 13

ANEXO ................................................................................................................................................... 14

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1. INTRODUO

Este manual foi elaborado a pensar em si, tendo como objetivo fornecer informaes teis sobre a Contab Servios de Contabilidade, Lda., dando-lhe a conhecer a estrutura organizacional e o funcionamento da nossa empresa. A Contb Servios de Contabilidade, Lda. deseja a todos os seus novos colaboradores boasvindas, por passarem a fazer parte da nossa equipa, e votos de sucesso profissional.

Contamos Consigo!

A Gerncia

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2. HISTRIA DA EMPRESA

A Contab Servios de Contabilidade, Lda uma pequena empresa, sediada no Cartaxo, criada a 20 de janeiro de 2008, pelo Dr. Raimundo Pacheco, Licenciado em Contabilidade, pelo ISCAL Instituto Superior de Contabilidade e Administrao de Lisboa e Tcnico Oficial de Contas, inscrito na Ordem dos Tcnicos Oficiais de Contas (OTOC) com a Cdula Profissional N. XXXX. Prestamos servios de Contabilidade Organizada e No Organizada (para Empresrios em Nome Individual), planeamento e preparao das Obrigaes Fiscais (IVA, reteno de IRS/IRC, Segurana Social e IES), Gesto de Ativos, Projetos de Investimento, Processamento de Salrios (recibos de vencimento, folha de remuneraes, guias de pagamento e declaraes anuais de reteno de impostos dos colaboradores), Criao do Posto de Trabalho, Relatrio nico e Balano Social. Contamos com uma carteira de clientes em franco crescimento. Distinguimo-nos pela excelncia e qualidade dos servios prestados e procuramos, a cada momento, criar valor aos nossos clientes com a determinao e o empenho da nossa equipa.

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3. INFORMAES GERAIS DA EMPRESA

3.1. LOCALIZAO GEOGRFICA

A Contab Servios de Contabilidade, Lda, est sediada no Cartaxo, na Rua XX, Lote A, R/C Dto, 2070 Cartaxo.

Telefone: (+ 351) 243 243 243 E-mail geral: contab.geral@gmail.com

Fax: (+ 351) 243 243 242

Contab Servios de Contabilidade, Lda.

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3.2.

VISO

Acreditamos que o saber aliado experincia profissional dos nossos colaboradores so a frmula para o sucesso que temos vindo a alcanar, imprescindvel na delineao de solues e no aconselhamento que prestamos aos nossos clientes.

3.3.

PRINCPIOS E VALORES

A Contab baseia a sua atividade em seis valores fundamentais: 1) Transparncia; 2) Rigor; 3) Excelncia; 4) Inovao; 5) Responsabilidade; 6) Competncia e motivao da sua equipa.

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3.4.

ORGANOGRAMA

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3.5.

DESCRIO DAS REAS E SUAS FUNES

reas
Direo Diretor de Contabilidade Diretor de Recursos Humanos Tcnico de Contabilidade Tcnico Administrativo o Gerir a empresa.

Funes
o Gerir e supervisionar todo o trabalho contabilstico. o Gesto dos Recursos Humanos afetos empresa; o Processamento salarial. o Efetuar a contabilidade dos clientes que lhe estejam afetos. o Prestar apoio administrativo ao Diretor de Recursos Humanos.

4. PROCEDIMENTOS DE PREVENO E PROTEO

Todos os colaboradores devem:

a) Colaborar em situaes de emergncia; b) Colaborar em simulacros; c) Respeitar a sinalizao de emergncia; d) Cumprir as boas prticas de proteo ambiental: poupana de energia, poupana de gua, reduo e separao de resduos; e) Utilizar todo o material informtico e de escritrio, respeitando as normas de segurana e de ergonomia no posto de trabalho; f) Participar em aes de formao de HST.

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5. DESCRIO DE RESPONSABILIDADES
5.1. DESCRIO DE RESPONSABILIDADES DAS DIFERENTES REAS

reas
Direo

Descrio de Responsabilidades
o Garantir os meios necessrios para atingir os objetivos definidos. o Planificar, organizar e coordenar todo o trabalho contabilstico, segundo o Sistema de Normalizao

Diretor de Contabilidade

Contabilstica, respeitando as normas legais e os princpios contabilsticos; o Garantir a qualidade e o rigor do trabalho realizado pelos Tcnicos de Contabilidade. o Garantir uma Gesto eficaz dos Recursos Humanos da

Diretor de Recursos Humanos

empresa; o Efetuar com rigor o processamento salarial; o Garantir a qualidade e o rigor do trabalho realizado pelo Tcnico Administrativo. o Efetuar com rigor a contabilidade dos clientes que lhe estejam afetos, respeitando as normas legais e os princpios contabilsticos. o Garantir o apoio necessrio aos Recursos Humanos.

Tcnico de Contabilidade Tcnico Administrativo

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5.2.

DESCRIO DE FUNES E SERVIOS PRESTADOS POR CADA REA

reas
Direo

Descrio de Funes e Servios Prestados

o Gerir os meios humanos, tcnicos e organizacionais afetos empresa; o Quantificar os meios necessrios para atingir os objetivos; o Garantir o nvel de qualidade definido nos objetivos da Empresa. o Controlo e superviso do trabalho realizado pelos Tcnicos de Contabilidade; o Planeamento e preparao das Obrigaes Fiscais: IVA, reteno de

Diretor de Contabilidade

IRS/IRC, Segurana Social e IES; o Contabilidade Organizada e No Organizada (para Empresrios em Nome Individual); o Gesto de Ativos; o Projetos de Investimento. o Gesto administrativa de pessoal; o Recrutamento e seleo de novos colaboradores; o Processamento de

Diretor de Recursos Humanos

salrios:

recibos

de vencimentos,

folha de

remuneraes, guias de pagamento e declaraes anuais de reteno de impostos dos colaboradores; o Criao do Posto de Trabalho; o Elaborao do Relatrio de Atividades e do Plano de Atividades; o Elaborao do Balano Social e do Relatrio nico. o Preparao das Obrigaes Fiscais: IVA, reteno de IRS/IRC,

Tcnico de Contabilidade

Segurana Social e IES da sua carteira de clientes; o Contabilidade Organizada e No Organizada (para Empresrios em Nome Individual). o Atendimento ao pblico; o Apoio aos Recursos Humanos: registo de cadastros, frias, faltas, horas suplementares, entre outros; o Registo de correspondncia expedida e recebida; o Organizao do arquivo.

Tcnico Administrativo

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6. CDIGO DE CONDUTA
O Cdigo de Conduta e tica Profissional pretende definir de uma forma geral o comportamento que a Empresa espera de todos os colaboradores, no que diz respeito atitude a assumir no mbito da execuo do seu trabalho, a sua infrao poder incorrer em sanes e/ou processos disciplinares.

Princpios gerais: o da responsabilidade de cada colaborador agir em conformidade com as normas; o Todos os colaboradores esto sujeitos ao dever de lealdade para com a Empresa, bem como ao da confidencialidade e sigilo profissional; o Todos os colaboradores so tratados de forma igual independentemente do sexo, cor, idade, lngua, religio ou atividade poltica; o Os TOCs devem agir de acordo com o Cdigo Deontolgico dos Tcnicos Oficiais de Contas - Decreto-Lei n. 310/2009 de 26 de Outubro.

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7. PERSPECTIVAS DE CARREIRA E FORMAO

A formao profissional determinante para a qualificao dos recursos humanos de qualquer empresa ou organizao, neste sentido, a Contab aposta na formao profissional, pois esta permite no s adquirir como aumentar e/ou desenvolver os conhecimentos e competncias profissionais e socio-relacionais, melhorando o desempenho individual dos nossos colaboradores.

O plano anual de formao desenvolvido pela Contab tem em conta as necessidades especficas de cada colaborador no descorando as especificidades e alteraes legislativas inerentes a cada funo, sendo que os colaboradores tm a liberdade de sugerir aes de formao.

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ANEXO
CDIGO DEONTOLGICO DOS TCNICOS OFICIAIS DE CONTAS

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CDIGO DEONTOLGICO DOS TCNICOS OFICIAIS DE CONTAS

Artigo 1. mbito de aplicao O Cdigo Deontolgico aplica-se a todos os tcnicos oficiais de contas com inscrio em vigor que exeram a sua atividade em regime de trabalho dependente ou independente, integrados ou no em sociedades profissionais ou em sociedades de contabilidade. Artigo 2. Deveres gerais No exerccio das suas funes, os tcnicos oficiais de contas devem respeitar as normas legais e os princpios contabilsticos geralmente aceites, adaptando a sua aplicao situao concreta das entidades a quem prestam servios, evitando qualquer diminuio da sua independncia em razo de interesses pessoais ou de presses exteriores, pugnando pela verdade contabilstica e fiscal. Artigo 3. Princpios deontolgicos gerais 1 - No exerccio das suas funes, os tcnicos oficiais de contas devem orientar a sua atuao pelos princpios da integridade, idoneidade, independncia, responsabilidade, competncia, confidencialidade, equidade e lealdade profissional. a) O princpio da integridade implica que o exerccio da profisso se paute por padres de honestidade e de boa f; b) O princpio da idoneidade implica que o tcnico oficial de contas aceite apenas os trabalhos que se sinta apto a desempenhar; c) O princpio da independncia implica que os tcnicos oficiais de contas se mantenham equidistantes de qualquer presso resultante dos seus prprios interesses ou de influncias exteriores, por forma a no comprometer a sua independncia tcnica; d) O princpio da responsabilidade implica que os tcnicos oficiais de contas assumam a responsabilidade pelos atos praticados no exerccio das suas funes; e) O princpio da competncia implica que os tcnicos oficiais de contas exeram as suas funes de forma diligente e responsvel, utilizando os conhecimentos e as tcnicas divulgados, respeitando a lei, os princpios contabilsticos e os critrios ticos; f) O princpio da confidencialidade implica que os tcnicos oficiais de contas e seus colaboradores guardem sigilo profissional sobre os factos e os documentos de que tomem conhecimento, direta ou indiretamente, no exerccio das suas funes; g) O princpio da equidade implica que os tcnicos oficiais de contas garantam igualdade de tratamento e de ateno a todas as entidades a quem prestam servios, salvo o disposto em normas contratuais acordadas; h) O princpio da lealdade implica que os tcnicos oficiais de contas, nas suas relaes recprocas, procedam com correo e civilidade, abstendo-se de qualquer ataque pessoal ou aluso depreciativa, pautando a sua conduta pelo respeito das regras da concorrncia leal e pelas normas legais vigentes, por forma a dignificar a profisso.

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2 - Os tcnicos oficiais de contas devem eximir-se da prtica de atos que, nos termos da lei, no sejam da sua competncia profissional. Artigo 4. Independncia e conflito de deveres 1 - O contrato de trabalho celebrado pelo tcnico oficial de contas no pode afetar a sua iseno nem a sua independncia tcnica perante a entidade patronal, nem violar o Estatuto ou o presente Cdigo Deontolgico. 2 - Se a prevalncia das regras deontolgicas provocar um conflito que possa pr em causa a subsistncia da relao laboral, deve o tcnico oficial de contas procurar uma soluo concertada conforme s regras deontolgicas e, se no for possvel, solicitar um parecer ao conselho diretivo da Ordem sobre o procedimento a adotar. 3 - No exerccio das suas funes, os tcnicos oficiais de contas no devem subordinar a sua atuao a indicaes de terceiros que possam comprometer a sua independncia de apreciao, sem prejuzo de auscultarem outras opinies tcnicas que possam contribuir para uma correta interpretao e aplicao das normas legais aplicveis. Artigo 5. Responsabilidade 1 - O tcnico oficial de contas responsvel por todos os atos que pratique no exerccio das suas funes, incluindo os dos seus colaboradores. 2 - O recurso colaborao de empregados ou de terceiros, mesmo no mbito de sociedades profissionais de tcnicos oficiais de contas ou de sociedades de contabilidade, no afasta a responsabilidade individual do tcnico oficial de contas. Artigo 6. Competncia profissional Para garantir a sua competncia profissional e o exerccio adequado das suas funes, os tcnicos oficiais de contas devem, nomeadamente: a) Por forma continuada e atualizada desenvolver e incrementar os seus conhecimentos e qualificaes tcnicas e as dos seus colaboradores; b) Planear e supervisionar a execuo de qualquer servio por que sejam responsveis, bem como avaliar a qualidade do trabalho realizado; c) Utilizar os meios tcnicos adequados ao desempenho cabal das suas funes; d) Recorrer ou sugerir o recurso a assessoria tcnica adequada, sempre que tal se revele necessrio. Artigo 7. Princpios e normas contabilsticas 1 - Os tcnicos oficiais de contas, no respeito pela lei, devem aplicar os princpios e as normas contabilsticas de modo a obter a verdade da situao financeira e patrimonial das entidades a quem prestam servios. 2 - No mbito das demonstraes financeiras, podem ser adotados procedimentos que no estejam expressamente previstos na legislao portuguesa, desde que apoiados em normas ou

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diretrizes contabilsticas estabelecidas por entidade competente e reconhecida na matria. Artigo 8. Relaes com a Ordem e outras entidades 1 - Os tcnicos oficiais de contas devem colaborar com a Ordem na promoo das normas estatutrias e deontolgicas. 2 - Os tcnicos oficiais de contas, nas suas relaes com entidades pblicas ou privadas e com a comunidade em geral, devem proceder com a mxima correo e diligncia, contribuindo desse modo para a dignificao da profisso. Artigo 9. Contrato escrito 1 - O contrato entre os tcnicos oficiais de contas e as entidades a quem prestam servios deve ser sempre reduzido a escrito. 2 - Quando os tcnicos oficiais de contas exeram as suas funes em regime de trabalho independente, o contrato referido no nmero anterior deve ter a durao mnima de um exerccio econmico, salvo resciso por justa causa ou mtuo acordo. 3 - Entre outras clusulas, o contrato deve referir explicitamente a sua durao, a data de entrada em vigor, a forma de prestao de servios a desempenhar, o modo, o local e o prazo de entrega da documentao, os honorrios a cobrar e a sua forma de pagamento. Artigo 10. Confidencialidade 1 - Os tcnicos oficiais de contas e os seus colaboradores esto obrigados ao sigilo profissional sobre os factos e documentos de que tomem conhecimento no exerccio das suas funes, devendo adotar as medidas adequadas para a sua salvaguarda. 2 - O sigilo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, direta ou indiretamente, com os factos sujeitos a sigilo. 3 - A obrigao de sigilo profissional no est limitada no tempo, mantendo-se mesmo aps a cessao de funes. 4 - Os membros dos rgos da Ordem no devem revelar nem utilizar informao confidencial de que tenham tomado conhecimento no exerccio das suas responsabilidades associativas, exceto nos casos previstos na lei. Artigo 11. Deveres de informao Os tcnicos oficiais de contas devem prestar a informao necessria s entidades onde exercem funes, sempre que para tal sejam solicitados ou por iniciativa prpria, nomeadamente: a) Inform-las das suas obrigaes contabilsticas, fiscais e legais relacionadas exclusivamente com o exerccio das suas funes; b) Fornecer todos os esclarecimentos necessrios compreenso dos relatrios e documentos de anlise contabilstica;

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Artigo 12. Direitos perante as entidades a quem prestam servios 1 - Para alm dos direitos previstos no Estatuto, os tcnicos oficiais de contas, no exerccio das suas funes, tm direito a obter das entidades a quem prestam servios toda a informao e colaborao necessrias prossecuo das suas funes com elevado rigor tcnico e profissional. 2 - A negao das referidas informaes ou de colaborao, pontual ou reiterada, desresponsabiliza os tcnicos oficiais de contas pelas consequncias que da possam advir e confere-lhes o direito recusa de assinatura das declaraes fiscais, sem prejuzo do disposto no n. 2 do artigo 54. do Estatuto. 3 - Para efeitos do nmero anterior, considera-se falta de colaborao a ocultao, omisso, viciao ou destruio de documentos de suporte contabilstico ou a sonegao de informao que tenha influncia direta na situao contabilstica e fiscal da entidade a quem o tcnico oficial de contas presta servios. 4 - A no entrega atempada, nos termos contratuais, dos documentos de suporte contabilstico da prestao de contas desonera os tcnicos oficiais de contas de qualquer responsabilidade pelo incumprimento dos prazos legalmente estabelecidos. 5 - A violao, por parte das entidades a quem prestam servios, de qualquer dos deveres referidos nos nmeros anteriores, constitui justa causa para a resciso do contrato, sendo que, nesse caso, o tcnico oficial de contas deve, por carta registada com aviso de receo, indicar o fundamento da resciso e a data a partir da qual a mesma se torna eficaz. 6 - Os tcnicos oficiais de contas, antes de encerrarem o exerccio fiscal, tm direito a exigir das entidades a quem prestam servios uma declarao de responsabilidade, por escrito, da qual conste que no foram omitidos quaisquer documentos ou informaes relevantes com efeitos na contabilidade e na verdade fiscal, sob pena de poderem socorrer-se do disposto no n. 2. Artigo 13. Conflitos de interesses entre as entidades a quem prestam servios 1 - Os tcnicos oficiais de contas devem evitar situaes passveis de gerar conflitos de interesses entre entidades a quem prestam servios. 2 - Em caso de verificao de conflito de interesses, os tcnicos oficiais de contas, no respeito dos princpios da confidencialidade e da equidade de tratamento, devem adotar, entre outras, as seguintes medidas de salvaguarda: a) Sempre que possvel, disponibilizar colaboradores diferentes para o tratamento contabilstico das entidades potencialmente conflituantes; b) Reforar as precaues para evitar fugas de informao confidencial entre os colaboradores das entidades potencialmente conflituantes. Se, apesar das medidas de salvaguarda adotadas, subsistir a possibilidade de haver prejuzo para uma das entidades, os tcnicos oficiais de contas devem recusar ou cessar a prestao de servios.

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Artigo 14. Incompatibilidades e conflitos de interesses no exerccio das funes de tcnico oficial de contas 1 - Existe incompatibilidade no exerccio de funes dos tcnicos oficiais de contas sempre que a sua independncia possa ser, direta ou indiretamente, afetada por interesses conflituantes. 2 - H conflito de interesses quando o tcnico oficial de contas exera qualquer funo de fiscalizao de contas em organismos da administrao central, regional ou local e quando integre o rgo de fiscalizao de qualquer entidade pblica ou privada. 3 - Sempre que existam dvidas sobre a existncia de um conflito de interesses, os tcnicos oficiais de contas devem solicitar um parecer ao conselho diretivo da Ordem. Artigo 15. Honorrios 1 - A falta de pagamento dos honorrios ou remuneraes acordadas com as entidades a quem prestam servios constitui justa causa para a resciso do contrato. 2 - No caso referido no nmero anterior, o tcnico oficial de contas deve, por carta registada com aviso de receo, rescindir o contrato e indicar a data a partir da qual a resciso se torna eficaz. 3 - Os tcnicos oficiais de contas em regime de trabalho independente, alm dos honorrios acordados, no podem aceitar ou cobrar outras importncias que no estejam, direta ou indiretamente, relacionadas com os servios prestados, devendo, nos termos da lei, emitir uma nota de honorrios e o correspondente recibo. 4 - Os tcnicos oficiais de contas em regime de trabalho independente no podem cobrar ou aceitar honorrios cujo montante dependa diretamente, no todo ou em parte, dos lucros conexos com o servio prestado. 5 - No se consideram honorrios as importncias recebidas pelos tcnicos oficiais de contas a ttulo de reposio de despesas. 6 - Os salrios a pagar aos tcnicos oficiais de contas que exeram as suas funes em regime de trabalho dependente regem-se pelo disposto nas convenes coletivas aplicveis ao sector. Artigo 16. Devoluo de documentos 1 - No caso de resciso do contrato, o tcnico oficial de contas entrega entidade a quem prestou servios, ou a quem aquela indicar por escrito, os livros e os documentos que tenha em seu poder, no prazo mximo de 60 dias, devendo ser emitido e assinado documento ou auto de receo, no qual se descriminem os livros e documentos entregues. 2 - Aps o cumprimento do disposto no nmero anterior, o tcnico oficial de contas fica desobrigado de prestar qualquer informao respeitante aos livros e documentos devolvidos, salvo se lhe for novamente facultada a sua consulta. Artigo 17. Lealdade entre tcnicos oficiais de contas 1 - Nas suas relaes recprocas, os tcnicos oficiais de contas devem atuar com lealdade e integridade, abstendo-se de atuaes que prejudiquem os colegas e a classe.

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2 - Sempre que um tcnico oficial de contas seja solicitado a substituir outro tcnico oficial de contas deve, previamente aceitao do servio, solicitar-lhe esclarecimentos sobre a existncia de quantias em dvida, no devendo aceitar as funes enquanto no estiverem pagos os crditos a que aquele tenha direito, desde que lquidos e exigveis. 3 - Sempre que o contacto a que alude o nmero anterior se revele impossvel, o tcnico oficial de contas d conhecimento desse facto ao conselho diretivo da Ordem. 4 - So deveres do tcnico oficial de contas antecessor: a) Informar o novo tcnico oficial de contas, no prazo mximo de 30 dias aps a comunicao referenciada no n. 2, se foi ou no ressarcido dos seus crditos; b) Comunicar-lhe todas as circunstncias que possam influenciar a sua deciso de aceitar ou no a proposta contratual. 5 - Os tcnicos oficiais de contas no devem pronunciar-se publicamente sobre os servios prestados por colegas de profisso, exceto quando disponham do seu consentimento prvio. 6 - Sempre que um tcnico oficial de contas seja solicitado a apreciar o trabalho de outro tcnico oficial de contas deve comunicar-lhe os seus pontos de divergncia, sem prejuzo do respeito pela obrigao de sigilo profissional. 7 - Em caso de conflito entre tcnicos oficiais de contas, estes devem, antes de mais, procurar entre si formas de conciliao e s em ltima instncia recorrer arbitragem do conselho diretivo da Ordem. Artigo 18. Infrao deontolgica Qualquer conduta dos tcnicos oficiais de contas contrria s regras deontolgicas constitui infrao disciplinar, nos termos e para os efeitos do disposto no Estatuto dos tcnicos oficiais de contas. Artigo 19. Sociedades profissionais de tcnicos oficiais de contas e sociedades de contabilidade O disposto no presente Cdigo Deontolgico relativamente aos tcnicos oficiais de contas aplicvel, com as necessrias adaptaes, aos profissionais integrados em sociedades profissionais de tcnicos oficiais de contas ou em sociedades de contabilidade. Artigo 20. Interpretao e integrao de lacunas A interpretao das normas e a integrao de lacunas do presente Cdigo Deontolgico so da competncia do conselho diretivo da Ordem.

http://www.otoc.pt/pt/a-ordem/estatuto-e-codigo-deontologico/codigo-deontologico/, fevereiro de 2013.

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de

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