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Christian

Barbosa

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VIVA COM ORGANIZAO


IDIAS PARA VOC GERENCIAR SEU TEMPO E SUA VIDA

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dos executivos brasileiros SOFREM DE ESTRESSE em sua vida

87%

e Chaplin estivesse vivo ele no chamaria os dias de hoje de tempos modernos, mas sim de tempos malucos. A vida se transformou em um Tsunami de urgncias, problemas e

atividades em que poucos conseguem manter seu ritmo em equilbrio. O estresse j to comum nos dias de hoje, que se algum falar que no est estressado para voc, automaticamente vir idia de desemprego ou de alguma herana no planejada. O estresse a doena da vida moderna. Uma pesquisa recente aponta que 87% dos executivos brasileiros sofrem de estresse em sua vida. Talvez voc esteja dentro desse percentual ou seja um dos felizardos do grupo dos 13% que aproveitam seu tempo com astcia.

Usar seu tempo com sabedoria aproveit-lo para o que importante para voc, reduzir suas urgncias e evitar ao mximo gast-lo com as circunstncias.

Um dos grandes fatores que levam as pessoas a terem muitas urgncias ou circunstncias a falta de organizao. Em nossos treinamentos desenvolvemos um perfil de produtividade pessoal, feito a partir de pesquisas com base em cinco competncias bsicas que uma pessoa precisa ter para ser mais produtiva no sculo XXI. Uma das competncias que tem sempre um ndice mdio baixo, na casa dos 35%, a Organizao.

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Quer saber qual o seu perfil de organizao? Realize o teste abaixo, selecionando a opo que mais descreve voc:
PERGUNTA Minha mesa est limpa e organizada, sem pilhas de papis ou revistas. Levo menos de 5 minutos para localizar informaes (papis, arquivos, etc) que preciso em meu computador, meu ambiente (armrios, mesas, gavetas,etc), agenda ou revistas. Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado. Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos, de forma organizada em pastas e arquivos categorizados e etiquetados. Raramente perco minhas coisas As pessoas me acham uma pessoa organizada Voc s consegue trabalhar em uma mesa limpa e organizada? Organizo constantemente minhas gavetas do escritrio e do meu armrio de roupas para manter sempre a ordem. NUNCA AS VEZES SEMPRE

Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: NUNCA 1 ; S VEZES 2 ; SEMPRE 3 e veja seu resultado:
AT 10 PONTOS
Voc est muito desleixado com sua organizao! Talvez esteja perdendo tempo precioso do seu dia e nem perceba isso. Comece a adotar pequenos hbitos de organizao para ser mais produtivo, antes que a baguna tome conta da sua vida.

AT 18 PONTOS
Voc tem o perfil mdio de uma pessoa com um nvel bsico de organizao. H tendncias para ser uma pessoa totalmente organizada um dia, mas ainda precisa de algumas dicas para melhorar sua organizao e ganhar mais tempo.

ACIMA DE 19 PONTOS
Parabns! Voc uma pessoa tipicamente organizada! Bastante detalhista e sistemtica. Deve perder muito pouco tempo localizando coisas. Continue assim e veja se essa matria pode trazer ainda mais dicas para melhorar sua performance.

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Pense um pouco sobre seus hbitos dirios. Quantas vezes no passou horas procurando aquele papelzinho com o telefone importante que voc anotou mas no se lembra aonde colocou? Ou tentando localizar uma revista por conter uma matria interessante que voc precisa utilizar para uma apresentao? Ou ainda, quantas vezes no utilizou o recurso localizar do Windows para procurar um arquivo que no se lembra mais aonde deixou? Talvez voc d alguns suspiros quando olha para sua mesa e percebe que parece um atelier de um artista plstico. Alguma coisa parece familiar? comum voc passar o dia localizando informaes e nem perceber. Se voc for curioso para computar todos os minutos gastos diariamente nessas atividades de busca e apreenso, vai perceber

que gasta em mdia 30 minutos procurando por coisas que deveriam ser facilmente localizadas. Nossas pesquisas apontam que um executivo com nvel moderado de organizao, gasta at 3 horas por semana ou 12 horas por ms devido deficincia de organizao. Para piorar um pouco a situao, vamos acrescentar o volume de contedo que o profissional do sculo XXI precisa enfrentar. So fontes de informaes que aparecem de todo o lugar: da prpria empresa, Internet, e-mail, mercado, TV, revistas, jornais, etc. O volume absurdo de informaes se transformou em um dos piores inimigos da produtividade nos dias atuais. Esse problema no pode ser negligenciado, ele precisa ser urgentemente tratado. Que tal comear organizando a sua baguna?

Organizao Completa
Minha abordagem para organizao dividida em trs nveis complementares: fsico, lgico e conhecimento.

FSICO
O nvel fsico o mais externo e visvel de todos. Ele se refere a toda baguna que pode ser tocada, como seus papis, agenda, armrios, gavetas, pastas, mesa, etc.

LGICO
O nvel lgico contempla a organizao do seu computador, arquivos, pastas, links, etc.

CONHECIMENTO
O ltimo nvel o de conhecimento, o mais abstrato, mas o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que voc sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Do conhecimento que foi adquirido e no pode ser perdido.

Apesar de to importante, antes da metodologia da Trade propor esse conceito, ele no era abordado nos treinamentos convencionais de administrao de tempo ou produtividade, apenas em cursos sobre gesto do conhecimento para empresas.

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Precisa achar alguma coisa? Que tal um mapa?


Quando voc est no carro perdido, o que voc usar para localizar um endereo? Um mapa? E se voc tivesse um mapa para localizar as informaes que precisa? O mapa que proponho integra todo o tipo de informao que voc usa e aplicvel em todos os nveis de organizao. Esse mapa chamado de Taxonomia Pessoal. De acordo com o dicionrio Houaiss, taxonomia uma cincia de classificao, que lida com a descrio, identificao e classificao dos organismos, individualmente ou em grupo. O conceito da taxonomia pessoal muito simples mas no simplista: ele estabelece uma forma de classificar todos os tipos de informao que voc possui em uma hierarquia em todos os nveis. Ela torna automtico o processo de localizar e recuperar suas informaes, pois cria uma organizao uniforme, fcil de lembrar e memorizar. Sem uma classificao organizada, quando necessrio localizar algum documento, por exemplo, voc pode passar horas vasculhando suas gavetas, armrios e pastas. Com a taxonomia, na prxima vez em que precisar de uma proposta que escreveu a um cliente, voc poder acessar diretamente suas categorias -- de uma forma muito mais rpida e eficaz do que ocorreria caso tivesse que localiz-la no meio de todos os seus arquivos. Abaixo voc tem um exemplo de uma Taxonomia Pessoal de uma gerente de Marketing. A taxonomia pessoal dela composta por 6 categorias principais, subdividas em diversas categorias.

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Algumas dicas para voc elaborar a sua taxonomia pessoal:

Evite criar muitas categorias principais, tentando no ultrapassar 10 categorias As categorias principais devem ser distintas uma da outra, caso contrrio podem causar confuso na hora de classificar a informao Utilize nomes bvios e de fcil memorizao Evite ultrapassar 4 sub-nveis na hierarquia

Gosto de utilizar o modelo grfico de Mapas Mentais para desenvolver a taxonomia pessoal, pois ele facilita a visualizao e um modelo de fcil memorizao. Mas voc pode utilizar qualquer estrutura, desde que seja funcional para voc. Minha sugesto que assim que estiver pronta, voc a imprima imediatamente e deixe-a sempre prxima de voc, para ajudar na sua memorizao e poder revisar constantemente suas categorias.

Esse conceito pode ser utilizado dentro de sua casa, de sua empresa, de seu departamento. Desenvolvi uma taxonomia para o departamento de engenharia de uma empresa de construo civil. Eles simplesmente no conseguiam localizar a montanha de papelada dos projetos em execuo e arquivados. A taxonomia do departamento ficou com 8 categorias principais e ajudou a compor a taxonomia da equipe e a reduzir em aproximadamente 25% o tempo de arquivamento e recuperao dos projetos.

Organizando a sua papelada


Sabe o que pior do que o dilvio de e-mails que recebemos e enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados pela mesa. Pode parecer cena de filme de ao americano, mas um hbito cada vez mais comum dos trabalhadores do conhecimento. Alguns at j enviam um e-mail com mensagens do tipo: Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade com o meio ambiente. Mas o problema no pra por a! Se essa fosse a nica fonte de papelada seria timo. Ainda temos de lidar com papis soltos, pginas impressas, anotaes, post it, agendas, cadernos, revistas e jornais, etc.. tanta papelada que organizar tudo isso se torna um verdadeiro desafio dirio.

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Posso garantir que possvel vencer essa jornada. J passei de 1h 12horas ao lado de clientes ajudando a organizar suas informaes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade pessoal. Vou resumir alguns passos bsicos para ajud-lo nesse desafio:

1. Planeje a aplicao da taxonomia pessoal no seu ambiente fsico

Com sua taxonomia definida, o prximo passo pensar onde ficaro alocadas fisicamente suas categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a localizao dos seus itens. Vamos supor que a dona da Taxonomia Pessoal que usamos de exemplo, tenha em seu escritrio dois armrios e trs gavetas.Ela poderia alocar sua taxonomia da seguinte forma:
ARMRIO 1 Gerente Marketing ARMRIO 2 Arquivo

Plan 05 - Gerente Mkt PESSOAL FACULDADE

No exemplo, um armrio foi dedicado para a categoria de Gerente de Marketing e outro para Arquivo. A primeira gaveta de sua mesa ficou para Planejamento 2005 que faz parte da categoria Gerente de Marketing que a mais utilizada por ela no momento, outra para assuntos pessoais e outra para documentos da faculdade. Nem todas as categorias se encaixam no escritrio, outras ficaro exclusivamente em casa, outras ficaro divididas por categorias entre casa e escritrio. A regra : o que mais utilizar, mais prximo deve ficar de voc.

2. Pastas, Arquivos e Sacos Plsticos

Dentro das suas categorias principais existem sub-categorias que iro armazenar sua papelada. Para organizar esse ambiente necessrio que voc utilize pastas, arquivos suspensos, sacos plsticos ou qualquer outro acessrio de papelaria que ajude voc a agrupar seus documentos. Essas pastas devem ser rotuladas com o nome da categoria e se existirem sacos plsticos dentro das pastas, faa o mesmo para cada um. Se quiser, voc pode utilizar um esquema de cores, se o fizer no faa um carnaval no seu escritrio, utilize cores conforme as categorias da sua taxonomia.

3. Dando um destino a papelada

Agora que seu ambiente est preparado, hora de dar um destino a sua papelada. Existem trs solues possveis para sua papelada: LIXO - Se no servir pra nada jogue fora. No junte papelada toa. S guarde o que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de guardar cartinhas de amor j passou.

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GUARDAR - Se deve ser armazenado, classifique em que categoria a sua papelada deve ficar e arquive-a. Se quiser, faa um link no seu formulrio de informaes, conforme falaremos mais adiante para localizar o papel no futuro.

AGIR - Se necessrio tomar alguma ao com aquele papel, imediatamente crie uma tarefa ou compromisso com data e hora marcadas para fazer ao. O papel pendente hoje, vira a urgncia de amanh.

Se tiver dvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o perodo para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo cdigo civil:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de gua, luz, telefone e gs Contratos de seguro (incluindo Seguro Sade) Plano de Sade Contrato de aluguel Pagamento de condomnio Prestao da casa Mensalidades escolares

5 anos 1 ano 5 anos 3 anos 5 anos 5 anos 5 anos


Fonte: IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)

Baguna Digital: Organizando seu nvel lgico


Uma das grandes vantagens de se viver no sculo XXI so as facilidades da tecnologia. Voc consegue se imaginar sem um editor de textos, e ter de voltar velha mquina de escrever? Meu filho de 6 anos ficou to impressionado quando eu mostrei uma mquina de escrever que ele falou: Pai! Pra de brincadeira. Isso no pode ser verdade.. Felizmente verdade, o mundo evoluiu, mas a grande promessa da tecnologia de tornar o homem mais produtivo nem sempre verdadeira. Boa parte do tempo de trabalho atualmente feito em frente a um computador, logo esse ambiente precisa ser to organizado e prtico quanto seu ambiente fsico. Presenciei muitas cenas de pessoas de braos cruzados para o computador, esperando a localizao de arquivos ou e-mails que foram perdidos. A organizao lgica deve seguir os mesmos conceitos da organizao fsica, mas seguem duas dicas bsicas:

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1. Utilize uma pasta centralizada para seus documentos 2. Aplique a Taxonomia Pessoal no Seu Computador

Se voc espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficar muito complicada e lenta a localizao desses arquivos. A partir do Windows 95, a Microsoft sugere uma pasta padro chamada Meus Documentos, na qual deveriam ficar localizadas todas as suas outras sub pastas. A recomendao valida e compensa.

A partir da pasta central Meus Documentos, crie sub pastas conforme sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes. Outra dica importante utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos como por exemplo: relat_vendas_1semestre.doc ao invs de relatoriovendas1.doc, pois dessa forma voc pode saber o que sem precisar abrir o arquivo.

Dicas com seu e-mail


Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em mdia quatro horas por dia lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar seus e-mails da forma correta essencial, veja algumas dicas:

Defina horrio para seus e-mails

Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso s o far perder seu foco e ateno. Recomendo que voc estipule horrios durante seu dia para se dedicar ao seu e-mail.

Processe seus e-mails

Um pssimo hbito deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens. A forma correta ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que dependem de terceiros (aes delegadas). Quando voc estiver dedicando tempo para ver seus e-mails voc deve processar sua caixa de entrada, que consiste em dar um fim para tudo que voc recebeu: LIXEIRA - Caso o e-mail no seja til ele deve ser apagado imediatamente RESPONDER - Se voc comeou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, pois voc ter de reler e repensar a resposta. Se for uma pendncia, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail for respondido apague-o. Se precisar futuramente, voc pode localiz-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do destinatrio.

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AGIR - Da mesma forma que voc fez com sua papelada, faa com seu e-mail. Se ele exigir uma ao priorize e execute. No deixe e-mails sem ao. ARMAZENAR - Se o e-mail contm uma informao importante o mesmo deve ser armazenado. Voc pode mover para uma pasta conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar uma informao com seu e-mail.

Gerenciando o que voc sabe que sabe!


Estamos na era do profissional do conhecimento, valorizado no apenas pelo seu currculo mas principalmente por suas competncias e conhecimentos, informao comea a ser smbolo de poder. Gosto de definir conhecimento como experincia de vida e capacidade de discernimento que transformam dados em informaes, necessidades em ao com base em informaes anteriores. Pensando sob essa perspectiva, de que forma ento controlar e gerenciar esse conhecimento pessoal? Podemos at afirmar que o verdadeiro diferencial competitivo de um profissional para outro est na sua capacidade de gerenciar seu conhecimento. Nas empresas a gesto do conhecimento est comeando a ter grande destaque, mas esse conceito precisa ser aplicado para voc tambm! Podemos definir gesto do conhecimento como: tcnicas e tecnologias que tm por finalidade criar condies para identificar, capturar, taxonomizar, recuperar e compartilhar conhecimento. Para resumir a explicao, veja como fazer uma aplicao prtica desse conceito:

1. Crie sua base de conhecimento

Quanto contedo de valor voc tem contato diariamente e simplesmente quando precisa reutilizar no encontra? Voc deve criar um procedimento para armazenar esse conhecimento. Por exemplo, sempre que preciso desenvolver uma palestra ou artigo sobre produtividade eu procuro em minha base de conhecimento informaes com palavras chave como stress, pesquisas ou produtividade e automaticamente uma srie de notcias, e-mails, artigos, textos e vdeos que em algum momento eu tive contato so recuperados para que possa utilizar se precisar. Essa base est no Triad Software, um programa desenvolvido para produtividade pessoal (voc pode baixar uma verso de demonstrao no endereo: www.triadedotempo.com.br). Voc tambm pode utilizar uma pasta dividida por categorias, armazenando seus textos ou informaes, caso eles sejam apenas referncias voc pode criar um ndice que contenha informaes de como localizar esse item.

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2. Crie um ndice para seu conhecimento

Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido atravs de livros, revistas, vdeos ou outras opes que simplesmente no podem ser recortadas e armazenadas, mas precisam ser localizadas da mesma forma. Nesse caso voc precisa criar um ndice que indique o local aonde essa informao poder ser encontrada. Voc pode fazer isso atravs do Triad Software ou criando um documento no Word, com uma tabela similar ao exemplo abaixo, indicando o que e aonde localizar:

Ttulo / Data
Duas Vidas Walt Disney

Localizao
N/D

Mdia
DVD: Duas Vidas Walt Disney

Taxonomia
Pessoal

Resumo
Filme que mostra que precisamos aproveitar melhor a vida hoje para no se arrepender depois. Curso que preciso fazer sobre empresa

Palavras Chave
Reflexo ; Liderana pessoal ; motivao

Seminrio Empreendedorismo

Escritrio Gaveta Pessoal Pasta Cursos

Folheto Impresso

Pessoal

Plano de negcios, dinheiro, empresa

Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizao pessoal ou pelo menos levantar uma bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informaes ou ajuda consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo - Editora Campus. Tambm existem alguns sites na Internet especializados no assunto, como: www.organizesuavida.com.br , www.myorganizedlife.com. Boa Sorte!

Christian Barbosa
Um dos maiores especialistas em produtividade e gerenciamento de tempo do pas. Palestrante focado exclusivo no tema da administrao de tempo. Jovem empreendedor, fundou sua primeira empresa aos 14 anos de idade, um dos pioneiros da Internet no Brasil, scio da Blue Eagle. Foi um dos mais jovens profissionais certificados da Microsoft do mundo e precursor de diversas tecnologias no Brasil. Diretor Executivo da Trade do Tempo. Master Practitioner em PNL. Escritor do livro A Trade do Tempo, pela Editora Campus. Autor convidado no Livro Gigantes da Liderana, os 25 maiores nomes no pas no tema. Facilitador do programa Empretec da ONU, para formao de empreendedores. Articulista de diversas revistas e jornais sobre o tema da administrao do tempo.

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