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Project Management

Manual de referencia
1997 - 2005 Primavera Systems, Inc. Todos los derechos reservados. A no ser que se especifique lo contrario, este software es propiedad de Primavera Systems, Inc. (Primavera) o de sus licenciadores, y est sujeto a la proteccin de los derechos de autor. Cualquier reproduccin total o parcial est estrictamente prohibida. Aunque se ha hecho todo lo posible por asegurar la precisin del documento, Primavera no asume ninguna responsabilidad por las omisiones o imprecisiones que pudiera contener, ni por el uso de la informacin obtenida del mismo. Primavera se reserva el derecho a realizar cambios en cualquiera de los productos aqu descritos para mejorar la fiabilidad, la funcin o el diseo, y se reserva asimismo el derecho a revisar este documento y a realizar cambios de vez en cuando en su contenido sin obligacin alguna de notificar a nadie de dichas revisiones o cambios. Primavera no asume ninguna responsabilidad surgida de la aplicacin o el uso de los productos aqu descritos, ni otorga licencia segn sus derechos de patente o los derechos de otros. Puede enviar sus comentarios a: Primavera Systems, Inc. Three Bala Plaza West Bala Cynwyd, PA 19004 Telfono: 1-610-667-8600 FAX: 1-610-667-7894 Sitio de Internet: http://www.primavera.com Derechos del software: Los productos informticos de Primavera descritos en este documento no pueden copiarse, reproducirse, modificarse ni distribuirse de ningn modo sin el consentimiento previo por escrito de Primavera. Restricciones de uso y divulgacin: El software descrito en este documento es propiedad de Primavera Systems. Se proporciona mediante un contrato de licencia, y slo podr utilizarse o divulgarse segn las condiciones del contrato. Derechos restringidos del gobierno de los EE.UU.: Si los Estados Unidos de Amrica, sus agencias o departamentos, o alguien en su nombre (Gobierno de los EE.UU.) adquiere el Software, se proporcionar con DERECHOS RESTRINGIDOS. El Software y la documentacin que lo acompaa son software comercial y documentacin del software comercial, respectivamente, de acuerdo con 48 C.F.R. 12.212 y 227.7202, y software restringido de acuerdo con 48 C.F.R. 52.227-19(a), segn corresponda. El uso, la modificacin, la copia, la divulgacin, la reproduccin, la exhibicin o la revelacin del Software y de la documentacin que lo acompaa por parte del Gobierno de los EE.UU. estn sujetos a las restricciones establecidas en este Contrato, de acuerdo con 48 C.F.R. 12.212, 52.227-14 (Alternate III), 52.227-19, 227.7202, y 1852.227-86, segn proceda. Marcas comerciales: Primavera, el logo del reloj de sol de Primavera, Evolve, Expedition, P3, P3e, Primavera Enterprise, Primavera Project Planner, Primavision, PrimeContract, SureTrak Project Manager, SureTrak y TeamPlay son marcas comerciales o marcas registradas de Primavera Systems, Inc. en los Estados Unidos de

Amrica y en otros pases. El resto de marcas comerciales aqu mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios. Impreso en los Estados Unidos de Amrica.

Introduccin

Los productos de Primavera


Primavera proporciona una solucin de gestin de proyectos integrada que cuenta con herramientas especficas adecuadas a las necesidades, las responsabilidades y las habilidades de todos los miembros del equipo. Esta solucin emplea interfaces Windows estndar, arquitectura cliente/servidor, tecnologa compatible con Internet (web-enabled) y bases de datos autnomas (MSDE) o en red (Oracle y Microsoft SQL Server). Primavera ofrece los siguientes componentes de software: Project Management El mdulo Project Management permite a los usuarios realizar el seguimiento y el anlisis del rendimiento. Es un sistema para mltiples usuarios y proyectos con funciones de control de programacin y recursos, que adems acepta jerarquas multicapa de proyecto, programacin de recursos con nfasis en los puestos o roles y en las habilidades, grabacin de datos reales, vistas a medida y datos que puede definir el usuario. El mdulo resulta ideal para organizaciones que necesitan gestionar varios proyectos y usuarios de forma simultnea en un mismo departamento o en toda la empresa. Admite una estructura de proyectos de la empresa (EPS - Enterprise Project Structure) con un nmero ilimitado de proyectos, actividades, programas base, recursos, estructuras jerrquicas de trabajos (WBS - Work Breakdown Structures), estructuras jerrquicas de la organizacin (OBS - Organizational Breakdown Structures), cdigos definidos por el usuario, y programacin y nivelacin de recursos por el mtodo de ruta crtica (CPM Critical Path Method). Cuando se trata de aplicaciones a gran escala para una gestin de proyectos que abarque toda la organizacin, se utiliza con Oracle o SQL Server como base de datos del proyecto. Para aplicaciones ms pequeas, se puede usar el Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE). El mdulo tambin proporciona una gestin de recursos centralizada. Esto incluye la aprobacin de hojas de tiempo de los recursos y la capacidad de comunicarse con recursos de proyecto que utilicen el mdulo Timesheets. Adems, el mdulo integra gestin de riesgos, seguimiento de problemas y gestin por umbrales. La caracterstica de seguimiento permite que los usuarios realicen resmenes dinmicos y cruzados de costes, programas y valor ganado de varios proyectos. Se pueden asignar productos y documentos de trabajo del proyecto a las actividades, y gestionarlos de forma centralizada. El Asistente para informes crea informes a medida que extraen datos especficos de su base de datos. Methodology Management El mdulo Methodology Management es un sistema para crear y guardar metodologas o plantillas de planes de proyecto en una ubicacin central. Los gerentes de proyectos pueden seleccionar, combinar y adaptar las metodologas para crear planes de proyecto a medida. Estas metodologas combinadas pueden importarse al mdulo Project Management con el asistente Arquitecto de proyecto y utilizarse

como plantillas para proyectos nuevos. De este modo, su organizacin podr mejorar y ajustar continuamente las actividades de metodologa, las estimaciones y dems informacin con cada nuevo proyecto. Portfolio Analysis El mdulo Portfolio Analysis es una herramienta para preparar informes que proporciona a la alta direccin una vista resumida de los datos del proyecto que necesiten para su labor. El mdulo importa datos activos o resumidos de la base de datos del mdulo Project Management, lo que permite que los coordinadores de control de proyecto, los gerentes de proyectos y los gerentes de programas puedan agrupar rpidamente los proyectos en portafolios para su comparacin y anlisis. Los usuarios pueden abrir el nivel de detalle ms bajo de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) y personalizar un amplio conjunto de grficas, tablas e informes. Timesheets Primavera tambin proporciona un sistema de comunicacin y control de tiempos entre proyectos basado en entorno web. Como herramienta de equipo para los participantes del proyecto, Timesheets ayuda a los miembros del equipo a centrarse en el trabajo que tienen entre manos con una simple lista que detalla las tareas por hacer en varios proyectos. Tambin proporciona vistas de los cambios en los proyectos y fichas de tiempos para la aprobacin del gerente. Dado que los miembros del equipo utilizan este mdulo para introducir informacin actualizada sobre sus asignaciones, y para registrar el tiempo y compararlo con su carga de trabajo, los jefes del proyecto pueden tomar decisiones cruciales con la confianza de saber que cuentan con la ltima informacin disponible. myPrimavera myPrimavera es una aplicacin web que proporciona acceso mediante explorador a datos de proyectos, portafolios y recursos de toda la empresa. Cada usuario de myPrimavera puede personalizar una pgina de rea de trabajo personal (Personal Workspace) para crear una vista individualizada centrada en los proyectos especficos y en las categoras especficas de datos de proyecto que sean ms relevantes para su rol dentro de la gestin de proyectos y recursos. Las reas de trabajo y los grupos de trabajo (Workgroups) amplan el modelo de vistas de datos personalizables y especializadas al permitirles a los miembros designados del equipo de proyecto crear una vista de datos uniforme para todo el equipo, relacionada con un proyecto especfico o con un subconjunto de actividades dentro de un proyecto. Los mens Navegacin y Acciones relacionadas proporcionan acceso a una amplia gama de vistas de datos y caractersticas que permiten a los usuarios de myPrimavera gestionar sus proyectos, desde la revisin y la aprobacin del concepto inicial hasta su finalizacin. Software Development Kit El Primavera Software Development Kit (SDK) permite a los usuarios integrar los datos de la base de datos del mdulo Project Management en bases de datos y aplicaciones externas. Proporciona acceso al esquema y a los procedimientos almacenados que resumen la lgica empresarial. El SDK admite la norma de conectividad abierta de bases de datos (Open Database Connectivity - ODBC) e interfaces compatibles con la ODBC, como OLE-DB y JDBC, para conexin con la base de datos de gestin del

proyecto. El SDK se instalar en cualquier ordenador que vaya a integrarse con la base de datos. Claim Digger Claim Digger ofrece la posibilidad de comparar dos proyectos, o un proyecto y un programa base asociado, para determinar qu datos se han aadido, borrado o modificado en los programas. Segn los campos de datos que seleccione para la comparacin, esta funcin crear un informe de comparacin de planes de proyecto en uno de los tres formatos de archivo disponibles. Claim Digger se instalar de forma automtica con el mdulo Project Management. Puede acceder a esta funcin desde el men Herramientas. ProjectLink ProjectLink es un plug-in que permite a los usuarios de Microsoft Project (MSP) trabajar en el entorno de MSP mientras estn conectados a las funciones corporativas de Primavera. Esta funcin hace posible que los usuarios de MSP abran o guarden los proyectos de la base de datos del mdulo Project Management desde la aplicacin MSP. Adems, los usuarios de MSP pueden recurrir a la gestin de recursos de Primavera desde el entorno de MSP. ProjectLink ayuda a las organizaciones con una cantidad importante de datos de proyecto almacenados en MSP, pero que necesitan que algunos usuarios cuenten con la funcionalidad aadida y la organizacin de datos optimizada que ofrecen las aplicaciones de Primavera.

Cmo usar la documentacin y la ayuda


Si desea conocer la lista de funciones nuevas de esta versin del mdulo, consulte el apartado Whats New in Project Management? en la Ayuda.

Este manual lo guiar a travs del proceso de planificacin y control de proyectos con el mdulo Project Management. Lea el primer captulo para familizarizarse con el proceso de la gestin de proyectos, despus siga los pasos de cada uno de los captulos para crear proyectos y componentes de proyectos, configurar los cdigos y los documentos, gestionar los recursos adquiridos para llevar a cabo el plan del proyecto, actualizar los proyectos conforme se realiza el trabajo, e informar sobre los resultados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este manual est organizado de la siguiente forma: Parte 1: Informacin general y configuracin Ofrece una visin general de la gestin de proyectos, pasos sencillos para empezar a trabajar lo antes posible, e informacin sobre los diseos estndar que puede utilizar para visualizar los datos del proyecto. Esta parte tambin ofrece una visita rpida que incluye instrucciones para configurar las preferencias del espacio de trabajo administrativo (de todo el mdulo) y del usuario. Parte 2: Estructuracin de proyectos Incluye la informacin esencial sobre la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y describe cmo se configura dicha estructura, cmo se aaden proyectos nuevos para crear la jerarqua, cmo se usa y cmo se navega por la EPS, cmo se abren los proyectos existentes, y cmo se definen las propiedades de los proyectos. Adems, la Parte 2 describe cmo: \n Utilizar la estructura jerrquica de la organizacin (OBS) junto con la EPS para asegurarse de que todos los proyectos se gestionen de forma eficiente y de que las medidas de seguridad correspondientes se apliquen de forma correcta. Establecer el personal y el equipo necesarios para realizar el trabajo, definir cdigos de recursos jerrquicos ilimitados para agrupaciones y resmenes, y crear un conjunto estndar de roles basados en los requisitos de habilidades que podr asignar a los recursos de todos los proyectos. Establecer y utilizar una estructura jerrquica de trabajos (WBS) como base para la informacin sobre presupuesto y gastos, las especificaciones y los hitos dentro de la EPS. Establecer los presupuestos de los proyectos y las fuentes de financiacin que los sustentan, los planes de gastos mensuales que muestran cmo se distribuyen los presupuestos a lo largo de los ciclos de vida de los proyectos, y el diseo de las vistas en las que se realiza el seguimiento y el anlisis de la desviacin conforme avanza el proyecto. Configurar los cdigos de los proyectos para categorizarlos y as poder organizarlos, agruparlos, seleccionarlos y resumirlos.

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Crear calendarios en los que se definan las fiestas nacionales y de la empresa, los das laborables y no laborables especficos del proyecto, y los das de vacaciones de los recursos.

Parte 3: Implantacin del programa Describe cmo definir un conjunto de cdigos para categorizar las actividades del proyecto y as poder organizarlas, agruparlas, seleccionarlas y resumirlas. La Parte 3 tambin explica cmo: \n \n Establecer las actividades que componen los proyectos, y aplicar duraciones, fechas, informacin de recursos, tipos de actividad, relaciones entre actividades y otros detalles de las mismas. Establecer los gastos o los costes de un proyecto no relacionados con los recursos, y crear cuentas de costes globales para realizar el seguimiento de los costes y valores ganados de las actividades segn los cdigos de cuentas de costes especficos de la organizacin.

Parte 4: Actualizacin y gestin del programa Describe cmo se establecen planes de programa base para el seguimiento de costes de proyecto, programas y datos de rendimiento. La Parte 4 tambin explica cmo: \n Actualizar los proyectos mediante la asignacin directa de fechas reales a las actividades o mediante el uso de fechas de las hojas de tiempo del mdulo Timesheets, y cmo programar y nivelar los proyectos Resumir y guardar los datos de proyecto sobre la marcha o segn los intervalos regulares que usted programe. Establecer cuestiones o problemas conocidos dentro de un plan de proyecto, ya sea de forma manual o mediante la definicin de umbrales, que controlen los datos de proyecto segn las medidas que se especifiquen. Calcular el efecto que un riesgo de proyecto (cuando existe alguna preocupacin o incertidumbre sobre un proyecto o uno de sus componentes) tendr en el programa, los costes y la duracin de un proyecto. Catalogar y realizar el seguimiento de todos los documentos y entregas relacionados con el proyecto, y realizar el seguimiento del programa mediante la configuracin de vistas adicionales para controlar el estado del proyecto. Comprobar los proyectos dentro y fuera del mdulo para lograr que los datos siempre sean lo ms actuales posibles en toda la organizacin.

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Parte 5: Personalizacin de proyectos Describe cmo personalizar los diseos de las vistas para analizar los datos e introducirlos de la forma ms sencilla posible, y para visualizar informacin especfica sobre los proyectos. La Parte 5 tambin describe cmo preparar informes que detallen o resuman la informacin del proyecto y respondan a las preguntas claves que surjan conforme dicho proyecto avance. Adems, en esta parte se analiza cmo publicar un proyecto en Internet.

Ayuda de Project Management Proporciona un extenso sistema de ayuda en lnea que complementa la documentacin. Utilice la Ayuda para acceder a informacin general sobre opciones de programa, a descripciones detalladas de ventanas y cuadros de dilogo, y a instrucciones paso a paso para tareas especficas de proyecto. La Ayuda tambin incluye una Ayuda para sugerencia sobre los valores de las columnas de varias ventanas. Para acceder a la Ayuda para sugerencia, haga clic en la barra de opciones Mostrar o Diseo, escoja Ayuda para sugerencia y despus haga clic en un valor de una columna.

Dnde obtener asistencia tcnica


Si tiene alguna pregunta sobre el uso de los productos de Primavera que su administrador de redes no pueda resolver con la informacin de la documentacin o la Ayuda, pngase en contacto con el Servicio de asistencia al cliente en los horarios y oficinas incluidos a continuacin. Procure tener a mano el nmero de serie del producto de Primavera cuando realice la llamada. Todas las llamadas se graban para que Primavera pueda responder a sus preguntas con rapidez.
Oficina
Bala Cynwyd, Pennsylvania, EE.UU. Londres, Inglaterra, R.U. Hong Kong GMT +8 GMT

Zona horaria
ET

Horas
8:0020:00 (L-V) 9:0014:00 (S) 8:30-18:30 (L-J) 8:30-17:30 (V) 8:00-17:00 (L-V)

Telfono
1-610-668-3030

FAX
1-610-667-0652

Direccin de Internet*
usatech@primavera.com

44-20-8563-5555 44-20-8563-5543

uktech@primavera.com

+852-2111-8299

+852-2111-9477

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*Para obtener asistencia 24 horas, visite la base de conocimientos en lnea de Primavera (Knowledgebase) en http://www.primavera.com/support/knowledgebase.html.

En los Estados Unidos de Amrica, Primavera supervisa de forma peridica y aleatoria las llamadas al servicio de asistencia tcnica para asegurarse de que usted reciba una ayuda de primera calidad.

Todos los productos de Primavera estn respaldados por una asistencia y una formacin exhaustivas. Si se encuentra en los EE.UU. y desea solicitar folletos informativos sobre nuestros productos, pngase en contacto con su distribuidor local, llame a Primavera al 1-610-667-8600 o enve su peticin por correo electrnico a info@primavera.com. En el Reino Unido, llame al 44-20-8563- 5500 o enve su solicitud por correo electrnico a intlinfo@primavera.com.

El mdulo Project Management de Primavera es un completo software de planificacin y control de mltiples proyectos sobre bases de datos de

servidor SQL, Oracle y MSDE para la escalabilidad de la gestin de proyectos de toda la empresa. El mdulo puede utilizarse de forma autnoma para la gestin de proyectos y recursos, o puede emplearse con otros productos de Primavera.

En esta introduccin

Parte 1

Informacin general y configuracin


En esta parte

ea esta parte para ampliar sus conocimientos sobre la gestin de proyectos.

Comprender la gestin de proyectos analiza cmo aborda Primavera la gestin de proyectos. Tambin define los distintos roles de gestin de proyectos dentro de la organizacin, explica cmo estos roles pueden utilizar otros programas de Primavera para lograr los objetivos de su proyecto, y proporciona informacin general sobre los mtodos empleados para gestionar y controlar los proyectos de forma apropiada. Visita rpida presenta conceptos clave de la gestin de proyectos y explica cmo realizar tareas bsicas, como abrir un proyecto nuevo y usar los asistentes. Definicin de preferencias y categoras administrativas explica cmo aplicar una serie de parmetros y valores comunes a todos los proyectos. El captulo Configuracin de las preferencias de usuario explica cmo personalizar el mdulo para adaptarlo a sus necesidades especficas.

Comprender la gestin de proyectos


Por qu usar la gestin de proyectos corporativa?
Las grandes empresas suelen tener cientos (o incluso miles) de proyectos iniciados al mismo tiempo para crear productos y servicios nuevos que construyan su futuro. Estos proyectos se expanden por las jerarquas y las cadenas de mando normales de la empresa, por lo que la gestin de proyectos se convierte en un reto que abarca toda la organizacin. La presin por terminar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto, y mantener adems un margen competitivo impulsa a las empresas a desarrollar e implantar procesos de gestin de proyectos. Las empresas se empiezan a alejar de las estructuras funcionales tradicionales para optar por una organizacin de varios proyectos que logre objetivos claros y urgentes mediante el uso de recursos limitados y compartidos, y necesitan recuperar ms deprisa la inversin en dichos proyectos para materializar los ingresos potenciales y aumentar el capital de los accionistas. La gestin de proyectos proporciona informacin completa sobre todos los proyectos de una organizacin, desde resmenes para la direccin hasta planes detallados por proyecto. Los miembros de los distintos niveles de la compaa podrn analizar, registrar y comunicar informacin fiable, y tomar decisiones oportunas y fundamentadas que les ayuden en su misin corporativa. Al poner la herramienta correcta en las manos adecuadas, la gestin de proyectos permite que la organizacin pueda: \n \n \n \n \n Tomar decisiones empresariales estratgicas. Controlar hasta el ltimo detalle necesario para llevar los proyectos a buen trmino. Comprender las necesidades de recursos en cada momento, establecer prioridades y evaluar los requisitos de personal a largo plazo. Utilizar recursos especializados de forma eficiente y productiva. Reorganizar los proyectos para ajustar los cambios en las prioridades sin sacrificar la calidad.

Su papel en la organizacin
Por definicin, la gestin de proyectos debe satisfacer las necesidades de varios tipos de usuarios. Este apartado describe los papeles o roles que suelen utilizarse en los programas de Primavera. Los roles pueden variar o solaparse segn la organizacin de la que se trate. Administradores de redes Los administradores de redes configuran el entorno de red de una organizacin (redes locales y extensas) para un rendimiento ptimo con los programas de Primavera. Instalan y mantienen el servidor, y los componentes de servidor y cliente de los programas. Adems, gestionan el acceso de los usuarios a los datos, y desarrollan y mantienen una poltica de seguridad completa que asegure la proteccin de los datos frente a accesos no autorizados, robos o daos. Los administradores de redes se aseguran de que el hardware y el software en el que se basan los programas de Primavera funcionen de forma fiable, para lo cual realizan las siguientes acciones: \n \n Configuran y mantienen la red para garantizar conexiones fiables y que la transferencia de datos sea lo ms rpida posible. Crean y mantienen listas precisas de recursos y usuarios de la red, de modo que cada uno de ellos cuente con una identidad nica en la red.

Administradores de la base de datos Los administradores de la base de datos (DBA) son los responsables de configurar, gestionar y asignar derechos de acceso a la base de datos de Primavera. Configuran y supervisan las reglas que rigen el uso de las bases de datos corporativas, mantienen la integridad de los datos y establecen las normas de interoperabilidad. Los administradores de la base de datos garantizan el acceso seguro a la base de datos de Primavera, para lo cual realizan las siguientes acciones: \n \n \n \n \n Instalan, configuran y actualizan el software del servidor de la base de datos y los productos relacionados, segn se requiera. Crean y implantan la base de datos. Implantan y mantienen la seguridad de la base de datos, lo que incluye la creacin y el mantenimiento de usuarios, roles y privilegios para la base de datos. Supervisan el rendimiento de la base de datos y realizan los ajustes que sean necesarios. Planifican el crecimiento y los cambios, y establecen y mantienen las polticas y los procedimientos de copia de seguridad y recuperacin.

Directores de operaciones Los directores de operaciones son responsables de la planificacin estratgica y del anlisis continuo del rendimiento. Utilizan los mdulos Project Management y Portfolio Analysis para analizar datos de programacin, recursos y costes en mltiples proyectos. Los directores senior pueden ser responsables de: \n \n \n \n Priorizar proyectos. Las ganancias o prdidas de una persona jurdica concreta. La financiacin y la decisin de realizar o no realizar los proyectos. La planificacin estratgica del futuro de la empresa o el departamento.

Coordinadores de control de proyectos Los coordinadores de control de proyectos son responsables de garantizar que los programas de Primavera se implanten de forma correcta y funcionen sin problemas. Desempean un papel clave durante la implantacin, para lo cual: \n \n Trabajan con los directores de operaciones y con los gerentes de programas/proyectos para configurar las metodologas en el mdulo Methodology Management. Trabajan con los directores de operaciones y con los gerentes de programas/proyectos para estructurar las jerarquas de proyecto, la estructura jerrquica de la organizacin (OBS) y las jerarquas de recursos, para establecer calendarios bsicos, y para definir los campos y cdigos personalizados de la organizacin en el mdulo Project Management. Trabajan con el administrador de proyectos para crear cuentas de usuario y grupos de usuarios para el mdulo Project Management. Asignan derechos de seguridad a los usuarios del mdulo Project Management.

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Gerentes de programas Los gerentes de programas supervisan a varios gerentes de proyectos de alto nivel; son responsables de mltiples proyectos y utilizan los mdulos Project Management, Methodology Management, Portfolio Analysis y myPrimavera para: \n \n \n \n Realizar anlisis cruzados de varios proyectos. Gestionar proyectos para terminarlos a tiempo y dentro de presupuesto. Priorizar recursos de varios proyectos. Planificar los proyectos antes de su financiacin.

Gerentes de proyectos Los gerentes de proyectos gestionan mltiples proyectos pequeos y repetitivos o un solo proyecto complejo. Son los responsables de terminar a tiempo y dentro de presupuesto los proyectos, y utilizan el mdulo Project Management para: \n \n \n Asignar recursos especficos a un proyecto, junto con el gerente funcional de dichos recursos. Comunicar la informacin del proyecto al resto de la cadena de mando, tanto por encima como por debajo de ellos. Gestionar los recursos relacionados con el proyecto.

Gerentes de recursos/costes Los gerentes de recursos asignan los recursos de varios proyectos y distribuyen las cargas de trabajo. Son los responsables de planificar los recursos, incluidos los de contratacin, alquiler y formacin, y pueden ser responsables de cargar la informacin sobre los recursos en los mdulos Project Management o Methodology Management. Los gerentes de costes realizan anlisis financieros detallados de los proyectos, manejan la facturacin de los proyectos e integran la informacin financiera de la compaa. Jefes de equipo Los jefes de equipo gestionan el trabajo de parte de un proyecto ms grande. Son gerentes que producen trabajo y gestionan un equipo, y a menudo utilizan los mdulos Project Management y Timesheets para priorizar las tareas o los objetivos a corto plazo, sobre todo cuando la duracin es inferior al periodo de planificacin del proyecto. Miembros del equipo Los miembros del equipo tienen la formacin especfica necesaria para un proyecto. Trabajan con su gerente para desarrollar actividades y duraciones para su incorporacin al programa. Una vez aadidas las actividades al programa, los miembros del equipo las actualizan con el mdulo Timesheets para indicar el trabajo que han realizado durante los periodos contables designados.

Informacin general sobre el proceso de gestin de proyectos


Cuando los contratistas desarrollan los planes para construir un edificio, uno de los primeros pasos es echar los cimientos. Esto tambin puede aplicarse a la construccin de proyectos con el mdulo Project Management. Las estructuras jerrquicas de los datos actan como los cimientos antes de aadir los datos reales del proyecto. A continuacin se sugiere una secuencia para configurar estas estructuras: \n \n Configurar la estructura jerrquica de la organizacin (OBS), que es la disposicin jerrquica de la estructura de gestin de su compaa, ya sea por roles o individuos. Configurar la estructura de proyectos de la empresa (EPS), que es la estructura jerrquica que identifica los proyectos que abarcan toda la compaa y permite la organizacin y la gestin de dichos proyectos en su empresa. Configurar una jerarqua de recursos que refleje la estructura de recursos de su organizacin y ayude a asignar recursos a las distintas actividades. Para cada proyecto, configurar la estructura jerrquica de trabajos (WBS), que es una disposicin jerrquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto.

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Si desea ms informacin sobre la configuracin de la seguridad, consulte la Administrators Guide.

Los coordinadores de control de proyectos, en colaboracin con los directores de operaciones y los gerentes de programas o proyectos, estructuran las jerarquas de las OBS y EPS. Si se configura la OBS en primer lugar, se podr relacionar a los gerentes responsables con sus reas de la EPS (ya sean nodos o proyectos) cuando se estructure esta ltima. El acceso y los privilegios de los usuarios para los nodos y proyectos dentro de la jerarqua de la EPS tambin se implantarn a travs de una OBS seria, de modo que los perfiles de seguridad que supervisan el acceso de los participantes a los datos puedan establecerse al inicio del proceso. Una vez establecida la OBS podr configurarse la EPS. Una EPS puede consistir en varios nodos raz que permiten la agrupacin de tipos concretos de proyectos, como plantillas de proyecto o proyectos de alto riesgo. Dentro de cada nodo raz puede desglosar ms una EPS en mltiples nodos, como proyectos de mejora de capital y proyectos de fabricacin, para categorizar los tipos de proyectos de plantillas. La WBS acta como una continuacin de la EPS para los proyectos individuales de la organizacin. Una WBS proporciona organizacin y control del proyecto, as como informacin sobre las actividades a travs de una jerarqua de elementos de la WBS. Cuando se crea un proyecto, el mdulo Project Management crea automticamente un elemento de la WBS en el mismo nivel de jerarqua y con el mismo nombre que el proyecto. Puede establecer fechas, presupuestos y planes de gastos previstos para los proyectos de un nivel alto de la WBS, de modo que se indique cundo debe realizarse el trabajo, cul

ser su presupuesto y los gastos mensuales previstos antes de aadir cualquier proyecto a la EPS. Adems, podr usar el presupuesto y los datos de financiacin ya establecidos en los elementos de la WBS para los elementos homlogos en proyectos y actividades.
Si desea ms detalles sobre la configuracin de estas estructuras, consulte los captulos correspondientes de la Parte 2.

El siguiente ejemplo representa cmo las estructuras de OBS, EPS y WBS se interrelacionan dentro de una rama de la EPS.

Planificacin, control y gestin de proyectos


Antes de implantar el mdulo para programar los proyectos, los miembros del equipo y el resto de los participantes deben comprender los procesos de la gestin de proyectos y las recomendaciones pertinentes que ayudarn a implantar de forma segura el software que apoyar su misin corporativa. Si se dirigiera a un lugar que no ha visto nunca, se metera en el coche sin unas instrucciones previas o un mapa? Seguramente no. Es ms que probable que se tome un tiempo para planificar el viaje, considerar las rutas alternativas y calcular cundo llegar. Planificar el viaje antes de salir lo ayudar a realizarlo con xito. Y por el camino, si se encuentra con carreteras cortadas o retrasos por el trfico, ya tendr preparadas unas vas alternativas para llegar a su destino. La gestin de proyectos sigue la misma metodologa y tiene el mismo objetivo: para lograr los objetivos del proyecto, antes hay que planificarlos. La buena gestin de proyectos ya no es una opcin en el mundo empresarial de hoy en da. Se ha convertido en una herramienta crtica para que la compaa est bien encauzada y logre sus objetivos. En pocas palabras, la gestin de proyectos es el proceso de lograr los objetivos marcados dentro de las restricciones de tiempo, presupuesto y personal establecidas. Le permite sacar el mximo provecho de los recursos disponibles. Los recursos incluyen: \n \n \n \n \n \n \n Gente Materiales Dinero Equipos Informacin Instalaciones Roles

Gestionar todas estas variables teniendo en cuenta los factores de la organizacin en mltiples proyectos permite que los gerentes de proyectos y los directivos de la compaa cuenten con una visin precisa de cmo el uso de cada recurso de un proyecto afecta a los otros proyectos. El proceso de la gestin de proyectos se rige por tres principios claves: \n \n Planificacin Control

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Gestin Planificacin de un proyecto El primer paso de la gestin de proyectos es definir el proyecto. 1 Cul es el alcance del trabajo? Qu actividades comprender el proyecto y cul es la relacin entre ellas? Tambin tendr que identificar los hitos principales que lo ayudarn a supervisar el progreso del proyecto. Cunto durar el proyecto? Cul es la fecha de inicio y de fin del proyecto? Qu recursos estn disponibles para el proyecto? Adems de la mano de obra, piense en todos los tipos de recursos que necesitar. Quin realizar cada tarea? Determinar los recursos de mano de obra y las horas de trabajo de las que disponen es una parte fundamental de la creacin de un buen proyecto. Hay que tener en cuenta el tiempo de inactividad y las vacaciones, y determinar la semana de trabajo normal para los distintos tipos de personal. Cunto costar el proyecto? Cunto costar cada recurso? Hay algn coste oculto en el proyecto? Cul es el presupuesto estimado? Establecer una estimacin de presupuesto por adelantado lo ayudar a supervisar posibles excesos en los costes.

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Las respuestas a estas preguntas constituyen el marco de su proyecto. Control de un proyecto Una vez creado el proyecto y estimado el presupuesto necesario, se guardar este plan original como programa base o programa objetivo que lo ayudar a controlar el proyecto. El programa base proporciona un punto de referencia slido aunque el programa vare con el tiempo. Le permite comparar el programa original con el actual, identificar los cambios significativos y desarrollar planes de emergencia. El proyecto se controla para mantenerlo en la direccin correcta. Podr realizar un seguimiento del progreso y los costes del trabajo, compararlo con su programa base y despus recomendar las acciones oportunas. El control eficaz del proyecto supone muchas ventajas. Le permite vigilar de cerca los posibles problemas antes de que se conviertan en crticos. Permite que el equipo del proyecto y la direccin vean los costes y los plazos del programa basados en la programacin real. Gestin de un proyecto El proceso de guiar un proyecto desde su inicio hasta su finalizacin es responsabilidad del gerente de proyectos. Un buen gerente de proyectos tiene muchas funciones: a veces acta como motivador, otras

como comunicador, otras como coordinador y otras como asesor. Mientras controla el progreso del proyecto debe mantener al equipo al corriente de los cambios en el programa y de las posibles consecuencias. En muchos aspectos, el gerente es el embajador del proyecto y debe asegurarse de que la organizacin del mismo lleva a cabo su trabajo para lograr el mejor resultado posible. Para ser un gerente de proyectos eficiente tambin es necesario ser coherente cuando se actualizan los proyectos. Seleccione un da de la semana o un da cada dos semanas para actualizar los proyectos de forma regular. Esta actualizacin regular incluir el progreso y tendr en cuenta valores como: \n \n \n Fechas en las que se inician o finalizan las actividades. Fechas en las que se consumen los recursos. Cambios en los porcentajes de recursos.

Determine una poltica estndar para el proceso de actualizacin y programacin, y para informar del progreso. El mdulo Project Management proporciona varias herramientas que lo ayudarn a informar sobre el progreso tanto a los miembros del equipo como a la direccin. Utilice la opcin Sitio web del proyecto para crear una ubicacin central en la que los miembros del equipo puedan consultar el progreso del mismo. Considere los distintos informes de sistema como una forma de comunicar los cambios. Adems, la direccin puede utilizar el mdulo Portfolio Analysis para resumir los datos de proyecto y contar con una imagen instantnea del progreso de un proyecto o de un grupo de proyectos.

Los productos informticos de Primavera estn diseados para atender las necesidades de gestin de organizaciones que trabajan en muchos proyectos de forma simultnea. Estas aplicaciones integradas utilizan la gestin de proyectos para atender las necesidades de gestin de los equipos de proyecto en distintos lugares y niveles de la organizacin. Este captulo proporciona una visin general de la gestin de proyectos, los roles utilizados en ella, y los conceptos bsicos para planificar, gestionar y controlar sus proyectos. En este captulo

Visita rpida

Cmo empezar
El proceso de instalacin lo guiar para configurar el mdulo en su ordenador. Consulte la Administrators Guide si necesita instrucciones ms detalladas. Entrada en el mdulo Project Management Haga clic en Inicio, despus escoja Programas/Primavera/Project Management. Inicio de la sesin Antes de utilizar el mdulo, tendr que introducir el nombre de registro y la contrasea correctos. Si no conoce su nombre de registro o su contrasea, consulte con el administrador de sistemas.

1 Escriba su nombre de registro. 2 Escriba su contrasea. 3 Acepte la base de datos que se muestra o seleccione otra base de datos

4 Haga clic para abrir el cuadro de dilogo de bienvenida

En las contraseas se distingue entre maysculas y minsculas. El nombre de registro y la contrasea no pueden tener ms de 20 caracteres.

Utilice el cuadro de dilogo de bienvenida para crear un nuevo proyecto, abrir un proyecto existente, abrir el ltimo proyecto utilizado o abrir slo datos globales.

Haga clic para seleccionar otro portafolio. Inicia el asistente Crear un nuevo proyecto para aadir un proyecto nuevo. Muestra el cuadro de dilgo Abrir proyecto para seleccionar un proyecto existente o un nodo de la EPS. Abre el ltimo proyecto utilizado. Abre el mdulo sin abrir ni crear ningn proyecto. Slo estarn disponibles los datos globales y las funciones administrativas.

Marque la casilla de verificacin No volver a mostrar esta ventana si no desea que el cuadro de dilogo de bienvenida aparezca cada vez que abre el mdulo. Se abrir automticamente el ltimo proyecto utilizado. Para volver a activar esta opcin, escoja Editar, Preferencias del usuario, haga clic en la pestaa Aplicacin y marque la casilla Mostrar la ventana de Bienvenida al inicio.

Seleccionar un portafolio Seleccione un portafolio de proyectos para ver un grupo de proyectos con una caracterstica comn. Un portafolio puede contener cualquier cantidad de proyectos. Entre en Archivo, Seleccionar portafolio de proyecto para configurar los portafolios de proyectos.

Haga clic para cambiar la vista de los portafolios. Puede cambiar la fuente de la tabla, el color y la altura de las filas, o plegar/desplegar todas las bandas.

Haga clic para seleccionar el portafolio marcado.

Modificar un portafolio Utilice el cuadro de dilogo Portafolios del proyecto para ver y cambiar la informacin general sobre el portafolio seleccionado. Tambin se pueden aadir y borrar portafolios. La parte superior del cuadro de dilogo Portafolios de proyectos contiene informacin sobre todos los portafolios disponibles, mientras que la parte inferior se divide en dos pestaas que muestran informacin especfica sobre el portafolio seleccionado.

Seleccione quin puede acceder al portafolio deseado. Todos los usuarios significa que el portafolio estar disponible para todos los usuarios; Usuario actual significa que slo el usuario actual podr acceder al portafolio; y Otro usuario significa que slo el usuario que se especifique podr acceder al portafolio.

Haga clic para aadir proyectos al portafolio deseado.

Haga clic para eliminar proyectos del portafolio seleccionado.

Seleccionar un idioma
Utilice el cuadro de dilogo Definir idioma para seleccionar el idioma de la informacin de los mens, cuadros de dilogo y mensajes.

Esta opcin no afecta a los datos que introduzca, que aparecern tal y como usted los escriba.

Seleccionar un idioma Para mostrar el cuadro de dilogo Definir idioma, entre en Herramientas, Establecer idioma.

El rea de trabajo
Cuando un proyecto se abre por primera vez, el rea de trabajo inicial muestra las principales funciones disponibles en el mdulo. Por ejemplo, haga clic en Actividades para centrarse en los datos de actividades y personalizar el diseo. El rea de trabajo de cada ventana principal consta de una barra de men, una barra de navegacin, una barra de directorio, una barra de herramientas y una barra de comandos.

Use la barra de herramientas para acceder rpidamente a las opciones de la ventana mostrada y para cambiar el aspecto de la vista. Escoja un men para abrir una lista de comandos.

Use la barra de navegacin para moverse entre ventanas abiertas, mostrar y ocultar el directorio, y abrir rpidamente la Ayuda de una ventana especfica.

Use el directorio para cambiar su punto de inters.

Haga clic en la barra de comandos para realizar varias funciones especficas de las ventanas abiertas.

Visualizar la barra de directorio Utilice el directorio para visualizar las ventanas ms deprisa. Entre en Ver, Barras de herramientas, Directorio para mostrar u ocultar la barra de directorio. Para mostrar u ocultar el texto de los botones de la barra de directorio, entre en Ver, Barras de herramientas, Texto de los botones de directorio.
Muestra la ventana Proyectos. Utilcelo para revisar de forma global la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y para trabajar con proyectos individuales.)

Muestra los datos correspondientes a la empresa.

Muestra la ventana Recursos. Utilcelo para aadir o modificar los recursos de su organizacin. Muestra la ventana Informes. Utilcelo para generar informes de todos los proyectos o del proyecto abierto. Muestra la ventana Seguimiento. Utilcelo para mostrar y crear diseos de seguimiento para el proyecto abierto. Muestra la ventana Estructura jerrquica de trabajos (WBS). Utilcelo para aadir o modificar la WBS del proyecto abierto. Muestra la ventana Actividades. Utilcelo para trabajar con actividades en el proyecto abierto.

Muestra los datos correspondientes al proyecto.

Muestra la ventana Asignaciones de recursos. Utilcelo para ver, aadir y borrar recursos asignados a las actividades. Muestra la ventana de Documentos y productos de trabajo. Utilcelo para crear y asignar productos de trabajo/documentos al proyecto abierto. Muestra la ventana Gastos del proyecto. Utilcelo para trabajar con elementos de gasto del proyecto abierto. Muestra la ventana Umbrales del proyecto. Utilcelo para aadir o borrar umbrales en el proyecto abierto. Muestra la ventana Problemas del proyecto. Utilcelo para aadir o borrar problemas en el proyecto abierto, para revisar el historial de problemas y para notificar los problemas a otros miembros del equipo. Muestra la ventana Riesgos del proyecto. Utilcelo para aadir, borrar o calcular los riesgos del proyecto abierto.

Visualizar la barra de navegacin Utilice la barra de navegacin para moverse entre ventanas abiertas. Tambin puede utilizar la barra de navegacin para mostrar u ocultar el directorio, y para abrir la Ayuda de la ventana actual o del cuadro de dilogo actual. La barra de navegacin se muestra u oculta si selecciona Ver, Barras de herramientas, Barra de navegacin. Para mostrar u ocultar el texto de los botones de la barra de navegacin, escoja Ver, Barras de herramientas, Texto de los botones de la barra de navegacin.
Muestra la siguiente ventana de la serie de ventanas que haya abierto. El botn Adelante slo est disponible despus de usar el botn Atrs para volver a mostrar una ventana previa.

Vuelve al rea de trabajo inicial.

Muestra la ltima ventana abierta.

Muestra u oculta el directorio.

Abre la Ayuda.

Utilizar los mens de acceso directo En vez de utilizar los mens y botones normales, tambin puede utilizar el botn derecho del ratn para acceder a los comandos ms usuales. Para utilizar los mens de acceso directo, haga clic con el botn derecho del ratn en un elemento o espacio en blanco de cualquier ventana, despus escoja el comando adecuado. Seleccionar varios elementos Para seleccionar un grupo de elementos que estn juntos en la visualizacin, mantenga pulsada la tecla Maysculas, haga clic en el primer elemento del grupo y despus en el ltimo elemento del grupo. Para seleccionar varios elementos que no estn juntos en la visualizacin, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de los elementos que desee seleccionar.

Qu es un diseo de vista?
Un diseo de vista es una vista a medida de la informacin del proyecto. Para personalizar un diseo de modo que satisfaga unas necesidades especficas, se puede elegir entre una amplia gama de informacin de proyecto, columnas, colores, fuentes y agrupaciones de actividades, y estos datos pueden visualizarse en los diseos de vista superior o inferior. Por ejemplo, puede mostrar un diagrama de Gantt en el diseo de vista superior y una tabla de actividades en el inferior. Cada vez que cambie la forma en la que se presentan los datos en el diseo de vista superior e inferior, estar creando un diseo nico. Cuando cierre un diseo, el mdulo le pedir automticamente que lo guarde, lo que le permitir definir un nombre nico para dicho diseo y volver a utilizarlo con el proyecto actual o con otro proyecto distinto.
Tambin puede personalizar la tabla de actividades y el diagrama de Gantt en la ventana Proyectos.

La tabla de actividades Muestra la informacin de la actividad en formato tabular. Utilice este tipo de diseo para actualizar rpidamente un proyecto. Utilice la funcin Llenar hacia abajo para copiar y pegar el contenido de las filas de la tabla de actividades. Puede utilizar filtros y agrupar datos para ver tan slo las actividades que tengan lugar en su ciclo de estado actual. Puede personalizar las columnas de la tabla de actividades. Tambin puede clasificar, filtrar y agrupar actividades en la tabla de actividades, adems de cambiar la fuente de la informacin y el color del fondo de la tabla. La tabla de actividades se muestra en el diseo de vista superior e inferior.
Si necesita ms informacin sobre el uso de la funcin Llenar hacia abajo de la tabla de actividades, consulte la Ayuda.

El diagrama de Gantt Proporciona una presentacin grfica del progreso de la actividad a lo largo del proyecto. Puede personalizar las barras, los colores, las etiquetas y los smbolos del diagrama de Gantt. Tambin puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades. El diagrama de Gantt se muestra en el diseo de vista superior e inferior. La tabla de uso de actividades Muestra datos de unidades, costes o valores ganados por actividad a lo largo del tiempo. Utilice este tipo de diseo de vista para revisar por perodo y por datos de recursos/costes de actividad resumidos. La tabla de uso de actividades se muestra en el diseo de vista superior e inferior. La red de actividades Proporciona una presentacin grfica de actividades, incluidas las relaciones lgicas. Puede especificar qu informacin desea que se muestre, y puede cambiar los colores y las fuentes. Tambin puede agrupar y filtrar las actividades de la red. La red de actividades se muestra slo en el diseo de vista

superior. Los detalles de actividad Muestran informacin detallada sobre la actividad que seleccione en la tabla de actividades o en la red de actividades. Tambin puede usar los detalles de actividad para introducir y editar la informacin de una actividad, como fechas, asignaciones de recursos, y relaciones predecesoras y sucesoras. Los detalles de actividad se muestran slo en el diseo de vista inferior. La tabla de utilizacin de recursos Muestra los datos de los recursos en formato tabular. Este enfoque le resultar til cuando actualice y mantenga tanto la jerarqua de recursos de la organizacin como la informacin de recursos individual. Esta tabla se muestra slo en el diseo de vista inferior. El perfil de utilizacin de actividades Muestra una distribucin temporal de unidades y costes de actividades en formato de grfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de la presentacin del perfil de utilizacin de actividades. Tambin puede filtrar la informacin de actividades del mismo. Este perfil se muestra slo en el diseo de vista inferior. El perfil de utilizacin de recursos Muestra una distribucin temporal de unidades y costes de recursos en relacin con las actividades de un formato de grfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de la presentacin del perfil de utilizacin de recursos. Tambin puede filtrar la informacin de actividades y recursos. Este perfil se muestra slo en el diseo de vista inferior. Tambin puede visualizar un histograma apilado del perfil en la ventana Actividades, y en el diseo tipo Anlisis de recursos de la ventana Seguimiento. La lgica de seguimiento Proporciona una presentacin grfica de las relaciones de dependencia de una actividad seleccionada en la tabla de actividades o en la red de actividades. La lgica de seguimiento se muestra slo en el diseo de vista inferior.
Use la barra de herramientas para personalizar el diseo. Para cerrar del todo la parte inferior del diseo y ver slo la parte superior, haga clic en el botn Mostrar/ocultar diseo inferior.

Para ocultar o mostrar ms informacin en cada panel, arrastre la barra horizontal que divide la parte superior e inferior.

En este diseo de ejemplo, la parte superior de la ventana muestra los datos de actividad en un diagrama de Gantt, mientras que la parte inferior de la ventana muestra los detalles de actividad.

Personalizacin de presentaciones
La mayora de las ventanas y de los cuadros de dilogo incluyen una barra de opciones de presentacin o diseo en la parte superior de la pantalla, que contienen comandos que le permiten personalizar la presentacin actual. Haga clic en esta barra para mostrar un men con los comandos disponibles para la ventana o el cuadro de dilogo en cuestin. Tambin podr acceder a muchos de estos comandos desde el men Ver.

Haga clic en la barra de opciones de diseo para mostrar el men de opciones disponibles para la ventana Actividades.

Si necesita ms detalles sobre la personalizacin de diseos de vista, consulte el captulo Personalizacin de diseos de vistas.

Puede cambiar su presentacin de vista jerrquica a lista para mostrar la informacin que aparece en distintos niveles, como en el caso de recursos y de la estructura jerrquica de trabajos. Para cambiar una presentacin de vista jerrquica a modo lista, haga clic en la etiqueta de la columna que aparece a la izquierda de la pantalla.

Un smbolo de esquema ( ) en la etiqueta de la columna de la izquierda indica vista de jerarqua.

Un smbolo de tringulo( ) en la etiqueta de la columna de la izquierda indica modo lista.

Despus de cambiar una presentacin a modo lista, tambin puede ordenar la informacin mostrada si hace clic en la etiqueta de cualquier columna.

Diseos de ejemplo
La base de datos de ejemplo que incluye el mdulo proporciona diseos estndar que puede utilizar en sus propios proyectos. Para abrir un diseo de ejemplo, abra primero uno de los proyectos de la base de datos de ejemplo o de su propia base de datos en la ventana Actividades, despus escoja Ver, Diseo, Abrir.

En este diseo de ejemplo puede ver los datos del proyecto segn la estructura jerrquica de trabajos (WBS)

Este diseo le permite comparar las fechas actuales con las fechas del programa base.

Este diseo de red de actividades le permite ver su proyecto de forma grfica, por relaciones de precedesor y sucesor. Haga clic en los cuadros de la red de actividades para moverse por la ruta crtica del proyecto, o haga clic con el botn derecho del ratn para cambiar los datos.

Utilizacin de los asistentes


Los asistentes son muy tiles para agilizar el trabajo. Lo pueden guiar rpidamente por los pasos repetitivos y hacer la mayor parte del trabajo por usted. El mdulo contiene asistentes para crear proyectos nuevos, aadir actividades, crear recursos y preparar informes.

Si prefiere trabajar sin asistentes, marque esta casilla de verificacin en el primer cuadro de dilogo de cada asistente, o entre en Editar, Preferencias del usuario, Asistencia y configure sus preferencias en la seccin Asistentes.

Estos botones de navegacin lo guiarn por el asistente. Haga clic en Prev para cambiar las entradas previas y en Siguiente para avanzar.

Puede especificar si desea que los asistentes lo ayuden a aadir actividades y recursos. Tambin existen otros asistentes para crear proyectos nuevos, exportar e importar datos del proyecto, y definir preferencias administrativas. Los asistentes se analizan con ms detalle en los captulos correspondientes de este manual o en la Ayuda.

Establecer las opciones de los asistentes Entre en Editar, Preferencias del usuario. Haga clic en la pestaa Asistencia.

Marque para usar el asistente de recurso nuevo.

Marque para usar el asistente de actividad nueva.

Navegar por los asistentes Para moverse entre las distintas ventanas de los asistentes, haga clic en Prev o en Siguiente. Para guardar los cambios y cerrar el asistente el cualquier momento, haga clic en Finalizar. Para cerrar el asistente sin guardar los cambios, haga clic en Cancelar.

Esta visita rpida sirve de introduccin al mdulo Project Management y a su rea de trabajo. Analiza el uso de diseos para ver los datos e incluye ejemplos que lo ayudarn a empezar a crear sus propios diseos de vista. Tambin aprender los pasos bsicos para entrar en el mdulo, abrir un proyecto y utilizar los asistentes para agilizar el trabajo. En este captulo

Definicin de preferencias administrativas y categoras

Definicin de la configuracin por defecto


Utilice el cuadro de dilogo Preferencias de admin para especificar la configuracin por defecto establecida por el coordinador de control de proyecto. Entre en Admin, Preferencias de admin. Informacin general Utilice la pestaa General para especificar las opciones generales por defecto, como el da de la semana en el que comienza el calendario. Tambin puede cambiar el carcter empleado para separar los niveles de la jerarqua en los cdigos de recursos, proyectos y actividades; las cuentas de costes; y los elementos de la WBS.

El primer da de la semana para calendarios globales, de proyecto y de recursos.

La duracin por defecto para las actividades nuevas de todos los proyectos; simplifica el proceso de agregar nuevas actividades.

El carcter que separa los niveles jerrquicos en roles, cdigos de recursos, cdigos de proyectos y cdigos de actividades; tambin es el separador por defecto de los cdigos de WBS en todos los proyectos nuevos. Se puede introducir un separador de cdigo de WBS para proyectos especficos en la pestaa Configuraciones de Detalles de proyecto.

El da de inicio de la semana afecta a la forma en la que se mostrarn todos los das de la semana en los perfiles, las tablas y otros diseos de vista en los que pueda aparecer una escala de tiempo. Por ejemplo, si se selecciona el mircoles como da de inicio de la semana, la semana se mostrar como MJVSDLM en un perfil de utilizacin de actividades.

Hojas de tiempo Utilice la pestaa Hojas de tiempo para especificar las opciones de configuracin por defecto cuando use el mdulo Timesheets.

Escoja esta opcin para exigir que todos los recursos informen sobre sus horas diariamente para cada actividad asignada.

Marque esta casilla para exigir que todos los recursos nuevos utilicen hojas de tiempo, a no ser que espeficique lo contrario.

Escoja esta opcin para exigir que todos los recursos informen sobre sus horas como valor nico de tiempo por cada actividad asignada en un perodo de informe de hoja de tiempo, al margen del nmero de das incluidos en el perodo de la hoja.

El apartado Nivel de aprobacin de hojas de tiempo contiene las siguientes opciones: \n Envo automtico Escjalo para indicar que no es necesario enviar ni aprobar las hojas de tiempo de recursos. Los datos de las hojas de tiempo se actualizarn automticamente en la base de datos cuando aplique valores reales. Aprobacin automtica Escjala para indicar que las hojas de tiempo de recursos no necesitan aprobacin de gestin. Las hojas de tiempo se aprobarn automticamente al enviarse.

\n

Si necesita ms informacin sobre la implantacin del mdulo Timesheets, consulte la Administrators Guide.

\n

1 nivel aprobacin Escjalo para indicar que las hojas de tiempo de recursos slo necesitan la aprobacin del gerente de recursos o de costes. Si selecciona esta opcin, el estado de todas las hojas de tiempo ser Enviado hasta que el gerente que realice la aprobacin lo cambie. Si antes necesitaba la aprobacin del gerente de proyectos y del gerente de recursos/costes, y decide seleccionar esta opcin, el estado de todas las hojas de tiempo actuales que hayan recibido un nivel de aprobacin cambiar a Aprobado.

2 niveles aprobacin Escjalo para indicar que las hojas de tiempo de recursos necesitan la aprobacin del gerente de recursos o de costes y del gerente de proyectos. Si selecciona esta opcin, el estado de todas las hojas de tiempo ser Enviado hasta que los dos gerentes las aprueben. \n El gerente de proyectos debe aprobar antes que el gerente de recursos Si escoge 2 niveles de aprobacin, marque esta casilla para indicar que los gerentes de proyectos deben aprobar las hojas de tiempo antes que los gerentes de recursos o costes. Gerente de recursos predeterminado para aprobacin de hojas de tiempo El nombre del gerente que aprueba las hojas de tiempo si no se especifica lo contrario. Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar otro gerente.

\n

Privilegios de hoja de tiempo Utilice la pestaa Privilegios de hoja de tiempo para definir los privilegios para informar sobre las horas.

El nmero predeterminado de das durante el que los usuarios pueden previsualizar una actividad antes de su inicio.

El nmero predeterminado de das durante el que los usuarios pueden revisar una actividad despus de su finalizacin.

Lmites de datos Utilice la pestaa Lmites de datos para especificar el nmero mximo de niveles para las estructuras jerrquicas. Tambin puede especificar el nmero mximo de programas base y cdigos de actividad que pueden incluirse en un proyecto.

El nmero mximo combinado de niveles de jerarqua en la EPS y la WBS: 1 es el ms bajo y 50 el ms alto.

El nmero mximo de niveles de jerarqua en estas estructuras: 1 es el ms bajo y 25 el ms alto.

El nmero mximo de cdigos de actividad en los proyectos: 0 es el ms bajo y 500 el ms alto.

El nmero mximo de programas base de los proyectos: 1 es el ms bajo y 50 el ms alto.

Si cambia los ajustes de nivel mximo de jerarqua, los nuevos ajustes slo se activarn cuando aada nuevos elementos o cuando edite los elementos existentes.

Longitudes de ID Utilice la pestaa Longitudes de ID para especificar el nmero mximo de caracteres para los ID y los cdigos.

El nmero mximo de caracteres en estos ID y cdigos: 1 es el ms bajo y 20 el ms alto.

Si cambia el nmero mximo de caracteres de un ID o cdigo, el nuevo nmero slo se aplicar

cuando aada nuevos ID o cdigos, o cuando edite los existentes.

Perodos de tiempo Utilice la pestaa Perodos de tiempo para definir el nmero de horas por defecto de un da laboral, una semana laboral, un mes laboral y un ao laboral. Estos valores se utilizan como factores de conversin cuando se muestran las unidades de tiempo y los formatos de presentacin de duracin que seleccione. Tambin puede especificar las abreviaturas para mostrar los minutos, las horas, los das, las semanas, los meses y los aos.
Rango de entradas vlidas de 1,0 a 168,0. Rango de entradas vlidas de 1,0 a 744,0.

Rango de entradas vlidas de 1,0 a 24,0.

Rango de entradas vlidas de 1,0 a 8784,0.

Introduzca una abreviatura de un carcter que se usar para mostrar las unidades de tiempo y los formatos de visualizacin de duraciones que seleccione.

Cmo permitir a los usuarios definir las horas por defecto de cada perodo
Primavera calcula y guarda los valores de las unidades de tiempo en incrementos horarios. Sin embargo, gracias a Preferencias del usuario, cada usuario puede decidir si desea presentar los valores de las

unidades de tiempo en horas, das, semanas, meses o aos. Cuando un usuario muestra los datos en campos de unidades de tiempo que no sean incrementos horarios, el mdulo Project Management convierte los datos basndose en los ajustes de Horas por perodo de tiempo de Preferencias de admin. A la inversa, si un usuario introduce las unidades de tiempo en incrementos no horarios, los ajustes de Horas por perodo de tiempo de Preferencias de admin se utilizan para convertir los valores introducidos en horas para el clculo y el almacenamiento en la base de datos. Como administrador, puede especificar los factores de conversin o puede permitir que los usuarios especifiquen los factores de conversin. Si quiere especificar estos factores, introduzca el nmero de horas que se usarn como factor de conversin en cada campo de Horas por perodo de tiempo. Si quiere que los usuarios especifiquen los factores de conversin, marque la casilla de verificacin Permitir a los usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada perodo. Permitir que los usuarios introduzcan sus propios ajustes de Horas por perodo de tiempo en Preferencias del usuario evita que los datos de unidades de tiempo se muestren de forma incorrecta cuando vean los datos resumidos o detallados de sus actividades en tablas, informes, etc. (cosa que puede ocurrir si los ajustes de Perodos de tiempo de Preferencias de admin y los ajustes de perodos de tiempo del calendario de actividades no coinciden). Si no quiere permitir que los usuarios especifiquen las Horas por perodo de tiempo en Preferencias del usuario, y las preferencias de visualizacin del usuario estn configuradas para un incremento no horario, cuando un usuario introduzca horas para una actividad que use unos valores de calendario de horas/tiempo distintos a los de los ajustes de Horas por perodo de tiempo de Preferencias de admin, puede que la salida de pantalla no sea como usted esperaba. Esto sucede porque la pantalla refleja el factor de conversin de las Horas por perodo de tiempo de Preferencias de admin no el perodo de horas/tiempo definido en el calendario de actividades. Por ejemplo: Preferencias del usuario, Unidades de tiempo = da Preferencias de admin, Horas por perodo de tiempo = 8h/d Calendario de actividades = 10h/d Duracin de actividades introducida por el usuario = 30h Pantalla de duraciones = 3d6h (duracin 30h/8h al da, segn el factor de conversin) Para evitar un resultado inesperado, marque la casilla de verificacin Permitir a los usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada perodo. Despus, advierta a los usuarios de que configuren los valores de Horas por perodo de tiempo en Preferencias del usuario segn el calendario de actividades empleado por su rol en la organizacin. Por ejemplo, si los ingenieros usan un calendario de actividades de 8 horas, deberan introducir un 8 en las preferencias del usuario para Horas/Da. De igual modo, si los trabajadores de la construccin utilizan un calendario de actividades de 10 horas, deberan introducir un 10 en las preferencias del usuario para Horas/Da. Si les pide a los usuarios que configuren las preferencias segn su rol, conseguir que cuenten con una representacin precisa de la

duracin de sus actividades.

Valor ganado Utilice la pestaa Valor ganado para especificar la configuracin por defecto en el clculo del valor ganado. Puede cambiar los ajustes para elementos especficos de la WBS en la pestaa Valor ganado de la seccin Detalles de la estructura jerrquica de trabajos.

Si desea ms detalles sobre los campos de la pestaa Valor ganado, consulte el captulo Revisin de las estructuras jerrquicas de trabajos.

Escoja el tipo de valor de programa base empleado para calcular el valor ganado.

Informes Utilice la pestaa Informes para definir hasta tres juegos de encabezados, pies de pgina y etiquetas personalizadas para informes.

Seleccione uno para definir un juego compuesto por encabezado, pie de pgina y etiqueta de texto personalizada...

...y despus especifique el texto personalizado para el encabezado, el pie de pgina y la etiqueta personalizada de ese juego.

Opciones Utilice la pestaa Opciones para especificar el intervalo de tiempo para calcular los resmenes de costes y cantidades para las presentaciones de tablas de utilizacin de recursos y actividades. Adems, decida si los usuarios pueden acceder a las metodologas para aadir actividades o para crear nuevos proyectos con el Arquitecto de proyecto. Para permitir que los usuarios inicien documentos de colaboracin, introduzca la URL del servidor myPrimavera. El administrador de flujo de trabajo es el usuario de la web responsable de las tareas administrativas relacionadas con las plantillas de flujo de

trabajo de myPrimavera, que se utilizan para las solicitudes de proyectos y procesos. Haga clic en el botn de exploracin para seleccionarlo. Tambin puede utilizar esta pestaa para establecer un vnculo con Primavera Expedition y escoger la versin de Expedition con la que desee conectarse.

Si establece un vnculo con Expedition, los usuarios podrn crear un vnculo a un proyecto de Expedition para importar y ver datos a nivel de proyecto. Consulte el captulo Cmo vincular el mdulo Project Management si desea ms informacin. El intervalo de tiempo para resumir los costes y cantidades de la actividad en las hojas de recursos.

El intervalo de tiempo para resumir los costes y cantidades de asignacin de recursos/roles en las hojas.

Marque la casilla para permitir que la base de datos de Project Management borre el historial de eliminaciones cuando cierre la aplicacin.

Si se conecta con Expedition versin 9.x o superior, introduzca la URL y el nmero de puerto del servidor web de Expedition.

Tipos de tarifa Utilice la pestaa Tipos de tarifa para proporcionar un ttulo a cada uno de los cinco campos disponibles de Precio/Unidad. El ttulo debe describir lo que representa el tipo de tarifa. Los ttulos de

tipo de tarifa que defina aparecern siempre que los tipos de tarifa se presenten en una lista o columna.

Puede definir nuevos ttulos para estos tipos de tarifa, como por ejemplo tarifa comercial o tarifa gubernamental.

Definicin de categoras y valores estndar


Utilice el cuadro de dilogo Categoras de admin para definir las categoras y los valores estndar que puede aplicar a todos los proyectos. Entre en Admin, Categora de admin.
Si necesita ms informacin sobre los programas base, consulte el captulo Gestin de los programas base.

Tipos de programa base Utilice la pestaa Tipos de programa base para crear, editar y borrar tipos de programas base. Los tipos de programas base le permiten categorizar y normalizar los programas base para todos los proyectos. Si desea cambiar el nombre de un tipo, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el programa base.

Haga clic en los botones Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo para mover la categora o el tipo seleccionado a una posicin superior o inferior en la pantalla. Esto cambia el orden en el que aparecen las categoras o los tipos cuando los asigna. Estos botones slo estn disponibles cuando la lista no se ordena alfabticamente. Si necesita ms informacin sobre los gastos, consulte el captulo Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto.

Categoras de gastos Utilice la pestaa Categoras de gastos para crear, editar y borrar categoras de gastos. Las categoras de gastos pueden utilizarse para categorizar y normalizar los gastos de proyecto, y para organizar y mantener su informacin de gastos. Si desea cambiar una categora de gastos, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el gasto.

Si necesita ms informacin sobre la WBS, consulte el captulo Revisin de la estructura de trabajo.

Categora personalizada de WBS Utilice la tercera pestaa del cuadro de dilogo Categoras de admin para definir una categora personalizada de la WBS y los valores de la categora. La pestaa muestra el nombre que usted defina. Para cambiar el nombre de la categora, haga clic en el campo de la esquina superior derecha y escriba un nombre nuevo. Utilice esta categora para organizar, filtrar e informar sobre los datos de la WBS en todos los proyectos. Si desea cambiar un valor de categora, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el elemento de la WBS.

Si cambia la categora de la WBS, los valores o las asignaciones de valores de la categora no cambiarn.

Categoras de documento Utilice la pestaa Categoras de documento para establecer categoras para los productos y documentos de trabajo, y despus asigne dichas categoras a los documentos de la ventana Documentos

y productos de trabajo, y a las actividades de la pestaa PT y Docs de la ventana Detalles en Actividades. Si desea cambiar una categora de documento, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el documento.

Si necesita ms informacin sobre los productos y documentos de trabajo, consulte el captulo Mantenimiento de una librera de documentos de proyecto.

Estado de documento Utilice la pestaa Estado de documento para crear, editar y borrar tipos de estado de documento. Los tipos de estado identifican el estado actual de los productos y documentos de trabajo dentro de un proyecto. Utilcelos para determinar qu documentos pueden asignarse a las actividades o a los elementos de la WBS. Si desea cambiar un tipo de estado, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el documento.

Si necesita ms informacin sobre el mdulo Timesheets, consulte el captulo Definicin de recursos y roles.

Cdigos de gastos generales Utilice la pestaa Cdigos de gastos generales para crear, editar y borrar los cdigos de actividades de gastos generales para los usuarios del mdulo Timesheets. Los usuarios del mdulo Timesheets aaden actividades de gastos generales a sus hojas de tiempo para registrar las horas de las mismas no relacionadas con actividades de proyecto. Si desea cambiar un cdigo, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el cdigo.

Si necesita ms informacin sobre riesgos, consulte el captulo Gestin de riesgos.

Tipos de riesgo Utilice la pestaa Tipos de riesgo para crear, editar y borrar tipos de riesgo o categoras de posibles riesgos. Los tipos de riesgo le permiten clasificar y normalizar los riesgos de varios proyectos. Si desea cambiar un tipo de riesgo, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todos los proyectos a los que se asigne el riesgo.

Si necesita ms informacin sobre las notas de actividades, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Temas del bloc de notas Utilice la etiqueta Temas del bloc de notas para crear, editar y borrar los temas del bloc de notas. Los temas del bloc de notas suelen consistir en instrucciones o descripciones para realizar una actividad. Sin embargo, los temas del bloc de notas tambin pueden asignarse a los niveles de la EPS, el proyecto y la WBS. Ejemplos de temas son Objetivo, Criterios de entrada, Herramientas y tcnicas, y Criterios de salida. Si desea cambiar un tema del bloc de notas, haga doble clic en l y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todas las asignaciones de los blocs de notas.

Unidades de medida Utilice la pestaa Unidades de medida para establecer etiquetas de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos materiales. Si desea cambiar una etiqueta de unidad de medida, haga doble clic en ella y escriba un nombre nuevo. El cambio se aplicar a todas las asignaciones de las unidades de medida.

Definicin de monedas
Se puede especificar la unidad monetaria o moneda base empleada para guardar los datos de costes de todos los proyectos de la base de datos, as como la unidad monetaria o moneda de vista empleada para mostrar los datos de costes en las ventanas y en los cuadros de dilogo.

Slo un usuario con privilegios de Superusuario de admin puede cambiar la moneda base y definir los tipos adicionales de moneda de vista.

El tipo de cambio para la moneda base siempre es 1,0. Si selecciona una moneda que no sea la de base para ver los datos de costes, el valor de la moneda base se multiplicar por el tipo de cambio actual para la moneda de vista, y as se calcularn los valores que aparecern en los campos de coste y precio. Por ejemplo, si la moneda base es dlares estadounidenses, la moneda de vista es francos y el tipo de cambio del franco es 1,3, un valor de 10 dlares guardado en la base de datos aparecer como 13 francos en los campos de coste y precio de las ventanas y los cuadros de dilogo. De forma similar, si introduce 13 francos en un campo de coste o precio, se guardar en la base de datos como 10 dlares.

Cuando introduzca valores en los campos de coste y precio, siempre se mostrarn en la moneda de vista.

Indica la moneda base empleada para guardar los datos de costes.

Utilice el cuadro de dilogo Monedas para establecer las monedas base y de vista.

Si va a actualizar una versin previa del mdulo Project Management, debera establecer la moneda base en la nueva versin antes de empezar a aadir y cambiar proyectos.

Definir una moneda base La moneda base por defecto es dlares estadounidenses. Si desea definir otra moneda base, seleccione Admin, Monedas. Elija la moneda base y, en la pestaa General, escriba el ID, el nombre y el smbolo de la moneda. El tipo de cambio de la moneda base siempre es uno. Haga clic en la pestaa Apariencia para definir con ms exactitud cmo se mostrar la moneda.

Separa valores enteros de valores decimales en la presentacin de monedas, por ejemplo: 500.5 o 500,5.

Separa grupos de dgitos en la presentacin de monedas, por ejemplo: 300.000 o 300-000.

Indica cuntos lugares decimales se quieren presentar, por ejmplo: ninguno (70), uno (70,1) o dos (70,14).

Si quiere ver los costes en la antigua moneda base, tendr que aadirla a la lista de monedas disponibles.

Aadir una moneda de vista Seleccione Admin, Monedas. Haga clic en Agregar. Especifique el ID, el nombre, el smbolo y el tipo de cambio de la moneda, e indique cmo quiere que se muestre.

Seleccione Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Monedas para seleccionar la moneda usada para ver los costes.
Escriba un ID que defina claramente el tipo de moneda. Introduzca el smbolo universal para identificar la moneda.

Introduzca el tipo de cambio global actual par la moneda.

El mdulo Project Management le permite a su organizacin definir una serie de parmetros y valores aplicables a todos los proyectos de una estructura de proyectos de la empresa (EPS). Utilice estos ajustes para personalizar el mdulo, de modo que satisfaga requisitos y normas especficos de la gestin de proyectos. Aunque todos los usuarios puedan ver estos ajustes, hacen falta privilegios especiales de seguridad para editarlos. Este captulo analizar los tipos de ajustes que

puede especificar. Las preferencias de administracin, que son ajustes por defecto; las categoras de administracin, que son valores estndar aplicados a todos los proyectos; y las monedas, que consisten en una moneda base empleada para guardar los costes en la base de datos, y una moneda de vista empleada para mostrar los datos de costes en las ventanas y en los cuadros de dilogo.

En este captulo

Configuracin de las preferencias del usuario

Formato de unidades de tiempo


La configuracin de las unidades de tiempo afecta a la presentacin de los valores de dichas unidades en los diseos de seguimiento, la duracin de las actividades, los precios de los recursos, la disponibilidad y los esfuerzos de trabajo. Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Unidades de tiempo.
Marque para ver la abreviatura de unidad de tiempo con el valor de tiempo/duracin. Para cada perodo de tiempo, especifique el nmero de horas que se usarn como factor de conversin cuando visualice los campos de unidad de tiempo en incrementos no horarios. Estos campos estn desactivados cuando la preferencia de admin. Permitir a usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada perodo no est seleccionada.

Esta opcin estar desactivada si la etiqueta Mostrar etiqueta de unidad o la etiqueta Mostrar duracin no est marcada.

Configuracin de las opciones de unidades de tiempo En el apartado Formato de unidades, seleccione la unidad de tiempo empleada para presentar los esfuerzos de trabajo, los precios de recursos y la disponibilidad. En el apartado Formato de duraciones, seleccione la unidad de tiempo empleada para presentar los valores de duracin de actividades. Marque la casilla Subunidad para incluir el siguiente intervalo menor de tiempo para la unidad de tiempo seleccionada; el nombre del campo cambiar en consecuencia. Por ejemplo, si selecciona Da en el campo Unidades, el campo Subunidad mostrar Horas. Tambin puede seleccionar el nmero de decimales que desea ver en las unidades de tiempo.

En el apartado Formato de unidades/tiempo, escoja mostrar las unidades de recursos por tiempo como porcentajes o como unidades por duracin. Esta decisin determinar cmo se presentan los datos. Por ejemplo, 4h/d es lo mismo que el 50 por ciento de un da de ocho horas. Definicin de horas por perodo de tiempo Primavera calcula y guarda los valores de las unidades de tiempo en incrementos horarios. Cuando se muestran o introducen los datos en campos de unidades de tiempo que no sean incrementos horarios, el mdulo Project Management convierte los datos basndose en los ajustes de Horas por perodo de tiempo (en las Preferencias de admin o en las Preferencias del usuario, vase la nota a continuacin). A la inversa, si se introducen las unidades de tiempo en incrementos no horarios, los ajustes de Horas por perodo de tiempo (en las Preferencias de admin o en las Preferencias del usuario, vase la nota a continuacin) se utilizan para convertir los valores introducidos en horas para el clculo y el almacenamiento en la base de datos. Para poder visualizar correctamente los datos de las unidades de tiempo, debe configurar los valores de las Horas por perodo de tiempo segn el calendario de actividades empleado por su rol en la organizacin. Por ejemplo, si usted es ingeniero y los ingenieros usan un calendario de actividades de 8 horas, introduzca un 8 como valor de Horas/Da. Si no introduce el valor correspondiente al calendario de actividades de su rol, las duraciones de las actividades pueden aparecer de forma incorrecta cuando las vea en hojas, informes, etc.

Si la opcin de Preferencias de admin Permitir a usuarios especificar la cantidad de horas laborales en cada perodo no se selecciona, estos campos no podrn editarse. Si no se selecciona la opcin, los ajustes de Horas por perodo de tiempo de Preferencias de admin, dentro de la pestaa Perodos de tiempo, se utilizan para calcular los valores de presentacin para los campos de unidades de tiempo.

Formato de fechas
Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Fechas para especificar cmo visualizarlas.

Escoja para excluir la hora de los campos de fecha.

Ofrece una muestra de sus preferencias de formato.

Especificar el formato de fecha Escoja el formato de fecha que desee usar y despus cmo quiere que se muestren los valores de tiempo en los campos de fecha. Marque las casillas correspondientes en el rea Opciones para indicar cmo aparecern los formatos de fecha seleccionados. En el campo Separador, seleccione el carcter que quiera emplear para separar das, meses y aos.

Configuracin de moneda de vista y smbolos


Escoja Editar, Preferencias del usuario, y haga clic en la pestaa Moneda para especificar la moneda que se emplear para ver los datos de costes y para decidir si desea mostrar u ocultar el smbolo de la moneda y/o los valores decimales en dichos valores.

Debe introducir todos los datos de costes en la moneda de vista seleccionada en las Preferencias del usuario.

Marque para incluir el smbolo utilizado para la moneda.

Haga clic para seleccionar la moneda en la que desea ver los costes; puede ser distinta de la moneda base usada para guardar los valores monetarios.

Marque para mostrar los valores decimales de los costes.

Las monedas disponibles para ver las unidades monetarias las define su administrador en el cuadro de dilogo Monedas.

Configuracin de preferencias de correo


Escoja Editar, Preferencias del usuario, y haga clic en la pestaa Correo para configurar el mdulo para transferir y recibir informacin a travs de las instalaciones de correo electrnico.

No es necesario para correo de Internet-

Suele ser la direccin del administrador del proyecto.

Configuracin de ajustes de correo El mdulo acepta tanto MAPI (Messaging Application Interface) como SMTP (Internet) para enviar problemas a los usuarios a travs del correo electrnico. Seleccione el protocolo correspondiente para su sistema de correo en el campo Protocolo de correo. Si utiliza SMTP, seleccione Internet. Si utiliza MAPI como protocolo, introduzca el nombre de perfil en el campo Nombre de inicio de sesin en el servidor de correo/Nombre del perfil. El nombre de perfil se configura en el panel de control del cuadro de dilogo Ajustes de correo (accesible a travs del icono Correo y fax) de la estacin de trabajo en la que se utilice el mdulo. Haga clic en Contrasea para introducir la contrasea del perfil MAPI. En el campo Servidor de correo saliente (SMTP), introduzca el nombre de dominio completo homologado del servidor de correo de Internet o su direccin IP. En el campo Direccin de correo del

usuario, introduzca la direccin de correo de Internet del usuario que enviar el correo. Si tiene una configuracin MAPI, borre el campo Servidor de correo saliente (SMTP) e introduzca en el campo Direccin de correo del usuario la direccin de correo electrnico de Microsoft Exchange de la persona que enva la notificacin.

Utilizacin de los asistentes


Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Asistencia para activar el uso de asistentes cuando aada recursos y actividades.
Para dejar de usar un asistente puede desactivar la casilla de este cuadro de dilogo o marcar la casilla No volver a mostrar este asistente en el cuadro de dilogo del asistente. Para que el asistente aparezca en las sesiones posteriores, marque la casilla correspondiente de nuevo en la pestaa Asistencia del cuadro de dilogo Preferencias del usuario.

Si deja sin marcar una o ambas casillas y aade un recurso nuevo o una actividad nueva, tendr que usar el diseo actual para agregar la informacin.

Configuracin de las opciones de asistencia Los asistentes lo guiarn por los pasos necesarios para realizar una funcin. Cuando ya est familiarizado con el proceso de aadir recursos y actividades, puede que ya no necesite seguir usndolos. Marque las casillas del apartado Asistentes para mostrar automticamente el asistente de recurso nuevo cuando aada un nuevo recurso y el asistente de actividad nueva cuando aada una nueva actividad.

Creacin de un registro de tareas, y configuracin de las opciones de inicio, agrupar y ordenar, y columnas
Escoja Editar, Preferencias del usuario, y haga clic en la pestaa Aplicacin para establecer la ventana y el cuadro de dilogo predeterminados que aparecern cuando inicie el mdulo, y para grabar las acciones que realice en una archivo de registro. Tambin puede configurar opciones para agrupar y ordenar.

Marque para crear automticamente un archivo de registro llamado ERRORS.LOG cada vez que trabaje en el mdulo Project Management.

Realice su seleccin segn el rea en la que suela trabajar; puede cambiar este ajuste conforme cambien sus necesidades.

Debe elegir Mostrar ID/cdigo, Mostrar nombre/descripcin o ambas.

Seleccione el rango de perodos financieros que se mostrarn en columnas. Si no desea seleccionar un rango, todos los perodos se vern en columnas.

Configuracin de las opciones de inicio y archivo de registro Seleccione la ventana que aparecer cada vez que inicie el mdulo. Seleccione Pgina de inicio si su trabajo vara todos los das; el espacio de trabajo de la pgina de inicio le permite seleccionar la ventana o el diseo aplicables a cada sesin. Tambin puede indicar si desea ver el cuadro de dilogo del navegador de problemas, que contiene los problemas pendientes generados segn los umbrales establecidos, y el cuadro de dilogo de bienvenida,

que le permite escoger entre crear un proyecto nuevo, abrir uno existente, abrir el ltimo proyecto utilizado en la sesin anterior o mostrar tan solo los datos globales.

Primavera no recomienda utilizar el archivo de registro sin la ayuda del personal del Servicio de asistencia al cliente de Primavera.

Configuracin de las opciones de agrupar y ordenar Puede mostrar u ocultar los campos ID/Cdigo o Nombre/Descripcin como etiquetas de las bandas agrupar por cuando agrupe por jerarquas que incluyan tanto un ID/cdigo como una descripcin de nombre. Este ajuste de las preferencias del usuario afecta a las ventanas/cuadros de dilogo si no puede acceder a un cuadro de dilogo de Agrupar y ordenar. Marque la casilla Volver a organizar automticamente para permitir que el mdulo Project Management reorganice de inmediato cualquier cambio en los datos de actividad de la vista actual, de modo que se reflejen los criterios de agrupacin y ordenacin del diseo.

Si no quiere que el mdulo reorganice automticamente los datos, puede escoger Reorganizar ahora en el men Herramientas para aplicar los criterios de agrupacin y ordenacin a las actualizaciones de la vista actual.

Configuracin de las opciones de columna para perodos financieros Puede hacer que una serie de perodos financieros estn disponibles como columnas en las ventanas Actividades y Asignaciones de recursos, as como en la pestaa Recursos de Detalles de actividad. Si selecciona un rango limitar el nmero de perodos financieros que aparecern en el cuadro de dilogo Columnas. Puede que le interese especificar un rango si el diccionario Perodo financiero contiene varios perodos. Por ejemplo, si cada perodo financiero del diccionario tiene una duracin de un mes, puede que slo desee ver los seis perodos financieros previos (seis meses). Si no desea introducir un rango, todos los perodos financieros estarn disponibles para su seleccin en el cuadro de dilogo Columnas.

Cambio de la contrasea
Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Contrasea para cambiar la contrasea actual de entrada al mdulo.

1 Haga clic para cambiar su contrasea.

2 Introduzca una contrasea nueva. 3 Vuelva a escribir la contrasea nueva para verificarla.

Configuracin de las opciones de datos de perfil y tabla


Escoja Editar, Preferencias del usuario, y haga clic en la pestaa Anlisis de recursos para seleccionar los datos de proyecto que utilizar cuando muestre y resuma las unidades y costes restantes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseos de seguimiento. Tambin puede escoger si desea utilizar las fechas anticipadas remanentes o fechas de pronstico para presentar las unidades de recursos y los valores de costes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseos de seguimiento.

Si decide no escoger Mostrar todos los proyectos, el mdulo le mostrar slo el perfil/tabla y los datos de seguimiento de los proyectos abiertos, y los datos sern activos en vez de resumidos.

Escoger los datos de Todos los proyectos y presentar fechas en el perfil de uso de recursos, la tabla de uso de recursos y los valores de seguimiento. Si escoge Mostrar todos los proyectos en la barra de opciones Mostrar del Perfil de utilizacin de recursos o de la Tabla de utilizacin de recursos, puede especificar si desea incluir datos de proyectos abiertos y cerrados o slo de los proyectos abiertos cuando calcule las unidades y costes restantes (los

proyectos cerrados son aquellos proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que no estn abiertos en ese momento). \n Para incluir datos activos de todos los proyectos abiertos y datos resumidos guardados de todos los proyectos cerrados (salvo los que tenga un estado what-if), escoja Todos los proyectos cerrados (excepto proyectos what-if).

Los datos resumidos slo estn disponibles cuando se han resumido los proyectos. Para resumir datos, escoja Herramientas, Resumir, y despus seleccione resumir los proyectos abiertos en la vista actual, todos los proyectos de la EPS (incluye proyectos tanto abiertos como cerrados, pero no los de slo resumen), o slo proyectos resumidos (los proyectos que tienen marcada la casilla Contiene slo datos resumidos en la pestaa Configuraciones de Detalles del proyecto).

\n

Para incluir datos activos de todos los proyectos abiertos y datos resumidos guardados de todos los proyectos cerrados con una prioridad de nivelacin especfica, escoja Todos los proyectos cerrados con prioridad de nivelacin de datos igual a/mayor que, e introduzca la prioridad de nivelacin que desee utilizar (especifique la prioridad de nivelacin por proyecto en la pestaa General de la ventana Proyectos). El mdulo utiliza este valor para tener en cuenta los proyectos externos aplicables (los no incluidos en el diseo actual) al descontar de la disponibilidad de recursos de forma inmediata durante la nivelacin. Para no incluir los datos de recursos de proyectos externos (cerrados) en las unidades y valores de costes restantes de los perfiles de uso de recursos, las tablas de uso de recursos y los valores de seguimiento, escoja Slo proyectos abiertos.

\n

En el apartado Datos distribuidos en el tiempo de la pestaa Anlisis de recursos, escoja un punto de inicio para calcular las unidades y costes restantes en las tablas de uso de recursos, los perfiles de uso de recursos y los diseos de seguimiento. Para centrarse en la estimacin restante actual, escoja Fechas anticipadas remanentes. Para centrarse en valores calculados a partir de una fecha pronosticada establecida al mover la barra de proyecto hacia delante hasta una fecha what-if del mdulo Portfolio Analysis, escoja Fechas pronosticadas. Adems, seleccione el intervalo para calcular los recursos y los clculos de costes activos para las pantallas de perfiles de uso de recursos y tablas de uso de recursos, y los diseos de seguimiento. Los perfiles, las tablas y los diseos slo se ven afectados si su intervalo de escala de tiempo es menor que el establecido en el campo Intervalo para clculos de recursos distribuidos en el tiempo.

Configuracin de opciones de clculo para asignaciones de recursos y roles


Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Clculos para especificar cmo asignar los costes y unidades cuando aada o borre mltiples asignaciones de recursos. Tambin puede escoger el comportamiento por defecto cuando sustituya un recurso/rol en una asignacin de actividad existente por un recurso/rol distinto.

Seleccin de opciones por defecto de la asignacin de recursos Puede especificar cmo calcular los valores restantes cuando se aadan o eliminen asignaciones de recursos nuevas de las actividades. La duracin restante, las unidades restantes y las unidades/tiempo restantes no cambiarn en las asignaciones existentes, al margen del tipo de duracin.

Cuando se aade la primera asignacin, las unidades/costes se calculan segn el tipo de duracin

de la actividad.

\n

Conservar unidades, duracin y unidades/tiempo de las asignaciones existentes

Cuando aada o elimine asignaciones de mltiples recursos en las actividades, escoja esta opcin para que las unidades, la duracin y las unidades/tiempo permanezcan constantes cuando se asignen recursos adicionales a cualquier actividad. Al margen del tipo de duracin de una actividad, esta ecuacin siempre es cierta:
Unidades restantes = duracin restante x unidades/tiempo restante

\n

Volver a calcular unidades, duracin y unidades/tiempo de las asignaciones existentes sobre la base del tipo de duracin de la actividad Cuando aada o elimine asignaciones de mltiples recursos en las actividades, escoja esta opcin para calcular los valores restantes de una asignacin de recursos segn el tipo de duracin de la actividad, especificado en la pestaa General de Detalles de actividad.

Seleccin de opciones por defecto de provisin de personal para asignaciones En el mdulo Project Management puede escoger el comportamiento por defecto cuando sustituya un recurso en una asignacin de actividad existente por un recurso distinto, y cuando asigne un recurso a una asignacin de rol existente. Cuando sustituya un recurso en una asignacin de actividad existente, puede escoger utilizar siempre las unidades/tiempo y el factor de horas extras del nuevo recurso o de la asignacin actual (es decir, del recurso que est sustituyendo); o puede decidir seleccionar las unidades/tiempo y el factor de horas extras que desee utilizar en cada ocasin. Cuando asigne un recurso a una asignacin de rol existente, puede decidir usar siempre el precio/unidad del recurso o rol; o puede decidir seleccionar qu precio/unidad desea usar en cada ocasin.

Si decide usar siempre el precio/unidad del rol, el Origen de tarifa se establece como Rol en la pestaa Recursos de Detalles de actividad. Si decide usar siempre el precio/unidad del recurso, el Origen de tarifa se establece como Recurso. El valor de precio/unidad empleado para calcular los costes de la asignacin se determina mediante el tipo de tarifa que haya seleccionado en el campo Tipo de tarifa (especfico de recurso y rol).

Seleccin de filtros de inicio


Escoja Editar, Preferencias del usuario y haga clic en la pestaa Filtros de inicio para escoger los filtros de datos que desee ejecutar cuando se inicie el mdulo. Puede decidir ver slo los datos de sus proyectos actuales o todos los datos de la base. Estos filtros pueden reducir el tiempo que tardan en abrirse los proyectos.
Cuando cambia una opcin en la pestaa Filtros de inicio, debe salir del programa y volver a iniciarlo para que el cambio surta efecto.

Estos filtros pueden cambiarse en las vistas individuales si se hace clic en la barra de opciones y despus en Filtrar por.

Sus privilegios de seguridad controlan qu datos se muestran al seleccionar Ver todos los datos (sin filtro).

Puede personalizar ciertas opciones para adaptarlas a sus necesidades especficas. Por ejemplo, indicar el formato para mostrar las unidades de tiempo y las fechas, especificar la moneda que desea utilizar para ver los costes y establecer preferencias de pantalla de inicio. Tambin puede indicar cmo quiere transmitir y recibir informacin a travs de las instalaciones de correo electrnico del mdulo, y especificar si desea utilizar los ltimos datos resumidos calculados o los datos ms actuales de las tablas y perfiles de uso de actividades/recursos. Este captulo describe cmo configurar todas estas opciones. En este captulo

Parte

Configuracin de la estructura de proyectos de la empresa

Parte 2: Estructuracin de proyectos

Informacin general sobre la estructura de proyectos de la empresa


Los usuarios de una organizacin de gran tamao suelen tener acceso a una gran base de datos que contiene todos los proyectos de la compaa, junto con la informacin relacionada. La informacin que contiene esta base de datos debe estructurarse de forma que permita a cada usuario acceder al proyecto que necesite de manera rpida y precisa. Adems, los usuarios deben poder revisar los datos de los proyectos que resulten apropiados para su puesto dentro de la organizacin y las preguntas especficas que necesiten responder. Su base de datos de proyectos se organiza en una jerarqua llamada estructura de proyectos de la empresa (EPS). La EPS puede subdividirse en tantos niveles o nodos como sean necesarios para realizar trabajos en paralelo dentro de la organizacin. Los nodos del nivel ms alto o raz pueden representar divisiones dentro de su compaa, fases de proyecto, ubicaciones de emplazamientos u otras agrupaciones que satisfagan las necesidades de su organizacin, mientras que los proyectos siempre representan el nivel ms bajo de la jerarqua. Todos los proyectos de la organizacin deben incluirse en un nodo de la EPS.
Utilice la pestaa Lmites de datos, dentro de Preferencias de admin, para especificar el nmero mximo de niveles de la EPS que puede definir. Puede especificar hasta 50 niveles combinados de EPS/WBS.

El nmero de niveles de la EPS y su estructura dependen del alcance de los proyectos y de cmo quiera resumir los datos. Por ejemplo, puede que desee definir niveles cada vez ms bajos de los nodos de la EPS, a modo de esquema, para representar reas ms amplias de trabajo que se expanden para formar proyectos ms detallados. En el siguiente ejemplo, el nodo de la EPS de Enterprise incluye un nodo de nivel bajo llamado Apex Project. El nodo Apex Project se divide a su vez en el nodo Apex Construction. Este nodo contiene los proyectos que constituyen su parte de Apex Project. Por ejemplo, el nodo Construccin Apex contiene los proyectos Automatic Systems y Conveyor Systems. Puede especificar tantos proyectos como sean necesarios para completar el trabajo requerido y satisfacer el alcance establecido por los directores de operaciones y los gerentes de programa de su organizacin.

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Esta EPS muestra el nodo Enterprise, que se divide en varios nodos que contienen proyectos correspondientes a los tipos de proyectos de la organizacin.

Un proyecto es el nivel ms bajo de la EPS.

La variedad de niveles le permite gestionar proyectos de forma individual sin renunciar a la capacidad de resumir datos hacia niveles superiores. Por ejemplo, puede resumir la informacin de forma ascendente hasta cada nodo de la EPS. A la inversa, pueden realizarse presupuestos descendentes a partir de nodos superiores de la EPS a travs de sus proyectos de nivel inferior para controlar los costes. Lo ideal sera que una persona o grupo controlara la EPS en toda la organizacin. El coordinador de control de proyectos crea la estructura jerrquica que identifica los proyectos que abarcan toda la compaa. El coordinador trabaja con el gerente de proyectos de cada rea de la organizacin para definir la informacin bsica del proyecto para cada grupo y para desarrollar las normas antes de aadir ningn proyecto. El siguiente diagrama es una representacin simplificada de las responsabilidades y proyectos dentro de una jerarqua.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Cmo moverse por la EPS Cuando inicie por primera vez el mdulo, haga clic en Abrir existente en el cuadro de dilogo de bienvenida, o seleccione Archivo, Abrir dentro del mdulo. Los nodos de la EPS que contienen otros nodos y proyectos se identifican mediante el smbolo de la pirmide. El smbolo A + indica que hay ms nodos o proyectos ocultos bajo el nodo seleccionado. Haga clic en + o doble clic en el nodo para mostrar los niveles adicionales de la jerarqua.

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Nivel raz de la estructura de proyectos de la empresa.

Indica que este nivel est expandido. Haga clic en el + para expandir el elemento; haga clic en el - para contraerlo. Identifica un proyecto, el nivel ms bajo de la jerarqua. Indica que este nodo contiene ms nodos o proyectos en su interior.

Seleccione el nodo o proyecto de la EPS que desee abrir y haga clic en Abrir. Para ver la estructura de la EPS, haga clic en Proyectos dentro del rea de trabajo Inicio.

Puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la ventana Proyectos y escoger Abrir proyecto para ver el cuadro de dilogo Abrir proyecto.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Haga clic en Proyectos para abrir la estructura de proyectos de la emopresa.

Puede agrupar y ordenar por cualquier cdigo de proyecto definido; haga clic en la barra de opciones Diseo, escoja Agrupar y ordenar por y seleccione un cdigo. El proyecto Automatic Systems se ha abierto desde el cuadro de dilogo Abrir proyecto; este proyecto est situado bajo el nodo Apex Constructions en la EPS.

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Si ha convertido proyectos a la versin 4.1 o posterior desde una versin anterior a la 4.1, el mdulo Project Management mostrar los grupos de proyecto y los proyectos de la EPS como una jerarqua de dos niveles en la que aparecer el grupo de proyectos como nodo de la EPS, y los proyectos que lo componen como proyectos del nodo.

Otras estructuras de proyectos Otros datos de proyecto, como la estructura jerrquica de la organizacin (OBS), la estructura jerrquica de trabajos (WBS), los recursos y los cdigos de proyecto, utilizan una estructura similar. Estos datos corresponden directamente a los distintos niveles de la EPS para indicar divisiones lgicas y significativas en la organizacin. Estructura jerrquica de trabajos Cada proyecto tiene su propia WBS, que muestra la jerarqua de productos y servicios producidos durante y por un proyecto. El resumen desplegable del nivel ms alto de la WBS es igual al del nivel de proyecto en la EPS. Esto desciende de manera eficaz por la jerarqua de la EPS hasta llegar al nivel de actividad de la EPS, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

Tanto los nodos de la EPS como los de la WBS se les pueden asignar fechas y presupuestos, que son elementos esenciales para la planificacin descendente.

Si necesita ms informacin sobre la jerarqua de la OBS, consulte el captulo Configuracin de la estructura jerrquica de la organizacin.

Estructura jerrquica de la organizacin Tanto el acceso del usuario a los nodos como sus privilegios dentro de la jerarqua de la EPS se implantan a travs de una OBS global que representa la gerencia responsable de los proyectos en la EPS.
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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Cada gerente de la OBS se relaciona con su rea de la EPS, ya sea mediante nodo o mediante proyecto, y con la WBS del nivel adecuado de la jerarqua.

Cada nivel de la OBS se asocia con un nivel de la jerarqua de la EPS, ya sea nodo o proyecto.

Recursos Los recursos son el personal y los equipos que realizan el trabajo en todos los proyectos. Puede configurar una jerarqua de recursos que refleje la estructura de recursos de su organizacin y ayude a asignar recursos a las distintas actividades.

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Si necesita ms informacin sobre la jerarqua de recursos, consulte el captulo Definicin de recursos y roles.

Cdigos de proyecto Los cdigos de proyecto son otra forman de agrupar y ordenar los proyectos de la organizacin. Cuando tiene muchos proyectos en la jerarqua, los cdigos permiten la consolidacin y/o el filtro de cantidades potencialmente enormes de informacin situadas en distintas reas de la organizacin.

Cuando abra un nodo de alto nivel de la EPS podr organizar el diseo por cdigo de proyecto para ver rpidamente slo los proyectos asignados a dicho cdigo.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Si necesita ms informacin sobre cmo resumir datos, consulte el captulo Resumen de proyectos.

Resumen de proyectos
Puede ver los datos de resumen de todos los proyectos de la organizacin en el mdulo Portfolio Analysis y en la ventana Proyectos del mdulo Project Management. El mdulo Project Management le permite resumir los datos a intervalos regulares programados o sobre la marcha, mediante la funcin Resumir del men Herramientas. Puede resumir los datos para obtener una visin general amplia de la informacin de proyecto y para visualizar rpidamente los datos de proyecto.

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Configuracin de la estructura de proyectos de la empresa


Para establecer los nodos de la EPS que contendrn sus proyectos, escoja Empresa, Estructura de proyectos de la empresa.

El cuadro de dilogo presenta una imagen de alto nivel de su EPS, lo que le permite establecer las diviones apropiadas de informacin en la organizacin

Debe especificar un gerente responsable para cada nodo de la EPS, lo que permitir establecer derechos y privilegios de seguridad; el mdulo utiliza la raz de la OBS por defecto para todos los nodos si no elige uno.

Aadir un nodo a la EPS Seleccione el nodo en el que quiera aadir un nodo. El nuevo nodo aparecer debajo del nodo seleccionado en la jerarqua. Haga clic en Agregar dentro del cuadro de dilogo Estructura de proyectos de la empresa (EPS). Escriba un ID y un nombre nicos para el nodo directamente en las casillas de las columnas o en los campos ID de EPS y Nombre de EPS. Acepte el gerente responsable que aparezca o haga clic en el botn de exploracin del campo para seleccionar un elemento diferente de la OBS para el nodo. Utilice las flechas para mover el nodo a izquierda o derecha e indicar as su lugar dentro de la EPS, y para moverlo arriba o abajo dentro de la jerarqua. Haga clic en Cerrar. Aadir varios nodos raz Puede distinguir entre las distintas ramas de la jerarqua de la EPS si introduce ms de un nodo raz. Por ejemplo, puede querer separar los proyectos actuales de los ya terminados, o de los proyectos de plantilla
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Parte 2: Estructuracin de proyectos

que utilice como base para los proyectos nuevos. Puede aadir un nodo raz de la EPS igual que aade un nodo normal, pero colocndolo lo ms a la izquierda posible de la jerarqua.

Aada nodos raz para separar proyectos con un estado inactivo o para distinguir proyectos utilizados como plantillas.

Si desea ms informacin sobre perfiles de seguridad, consulte la Administrators Guide.

Construccin de la jerarqua Una vez configurada la EPS, puede definir datos adicionales sobre cada nodo, como fechas anticipadas, presupuestos y planes de gastos. Utilice los Detalles del proyecto para especificar la informacin, tal y como se describir en este mismo captulo. Tambin puede empezar a aadir proyectos dentro de los nodos aplicables de la estructura si cuenta con los derechos de acceso para dichas funciones. Los derechos de acceso los establece su administrador de redes o de base de datos.

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Aadir un proyecto nuevo a la estructura de proyectos de la empresa


Un proyecto es un conjunto de actividades y de informacin asociada que constituye un plan para crear un producto o un servicio. Un proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de fin, una estructura jerrquica de trabajos (WBS), y varias actividades, relaciones, programas base, gastos, riesgos, problemas, umbrales y productos/documentos de trabajo. Un proyecto tambin puede tener su propio sitio web. Aunque los recursos suelen trabajar en varios proyectos, cada proyecto tiene sus asignaciones de recursos. De forma similar, aunque los calendarios, informes y cdigos de actividades pueden abarcar todos los proyectos, tambin pueden ser especficos para cada uno de ellos. Determine sus requisitos para aadir un proyecto nuevo a la jerarqua. Como gerente de proyectos que gestiona uno o ms proyectos de nivel superior en la organizacin, es probable que desee aadir un nodo de la EPS que abarque todos esos proyectos. Si es usted un jefe de equipo, es probable que desee aadir un proyecto individual que incorpore las tareas que su grupo debe realizar para terminar el nodo de nivel superior de la EPS. Crear este proyecto individual bajo uno de los nodos de la EPS previamente establecidos por su gerente de proyectos.
Tambin puede utilizar el asistente Arquitecto de proyecto. Consulte el apartado Utilizacin del Arquitecto de proyecto en este captulo.

Utilice la ventana Proyectos para aadir un proyecto a la jerarqua de la EPS. Defina la informacin general como ID y nombre de proyecto, fechas programadas de inicio y fin obligatorio, y gerente responsable. Aadir un proyecto a la EPS Entre en Empresa, Proyectos, o haga clic en Proyectos dentro del rea de trabajo Inicio para abrir la ventana Proyectos. Seleccione el nodo de la EPS en el que quiera aadir un proyecto (si no ha creado todava ningn nodo en la EPS, seleccione el nodo raz de la EPS creado de forma automtica al instalar el mdulo). Haga clic en Agregar. El asistente Crear un nuevo proyecto lo guiar a travs de los pasos necesarios para aadir un proyecto, entre los que se encuentran la seleccin del nodo en el que desee colocar el proyecto en la EPS, darle nombre al proyecto e identificar al gerente responsable del mismo.

No se pueden aadir proyectos bajo proyectos ya existentes.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Se eligi el nodo raz como el nodo de la EPS donde se desea crear el nuevo proyecto. Identifique el proyecto nuevo con la pestaa General en Detalles del proyecto. Utilice la informacin por defecto ofrecida, o cmbiela para adaptarla a los requisitos del proyecto.

Para definir la informacin adicional de proyectos, abra los Detalles del proyecto en la parte inferior del diseo (haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles del proyecto), despus consulte el apartado Definicin de los detalles de la EPS de este captulo.
Si desea ms informacin sobre la importacin y la conversin de proyectos, consulte la Administrators Guide.

Importacin de proyectos Puede que desee construir su EPS con proyectos ya creados en una versin anterior del mdulo de Project Management, Microsoft Project o Primavera Project Planner 3.0 (P3). El asistente Importar le pedir que especifique la informacin que desea importar y el lugar de la jerarqua actual de la EPS donde desea situar el proyecto.

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Utilizacin del Arquitecto de proyecto


El asistente Arquitecto de proyecto lo ayudar a seleccionar e importar metodologas como planes de proyecto prediseados del mdulo Methodology Management. Utilice el arquitecto de proyecto para crear un plan de proyecto nuevo o para aadir actividades e informacin asociada a un proyecto existente. Como el arquitecto de proyecto copia las metodologas de la base de datos del mdulo Methodology Management, la informacin que cambie no afectar a las metodologas de origen.
Si necesita ms informacin sobre el uso de las metodologas, consulte el Methodology Management Reference Manual.

Adems de proporcionar acceso a las metodologas, el arquitecto de proyecto tambin cuenta con una funcin para realizar estimaciones ascendentes, lo que le permitir estimar las unidades y los costes de los recursos para sus selecciones de metodologa. El arquitecto de proyecto basa esta estimacin en el valor de complejidad del proyecto que haya especificado durante el proceso del asistente. Esto le permite estimar el esfuerzo y el coste del trabajo antes de aadir un proyecto.
Tambin puede acceder al asistente Arquitecto de proyecto desde el men Archivo. Utilice esta opcin para incorporar metodologas al proyecto actual.

Inicio del asistente Arquitecto de proyecto Escoja Archivo, Nuevo para iniciar el asistente Crear un nuevo proyecto. Seleccione el nivel de la EPS en el que desea colocar el nuevo proyecto. Nombre el proyecto, especifique una fecha de inicio, seleccione al gerente responsable y escoja el tipo de tarifa predeterminada. Seleccione S, ejecutar el Arquitecto de proyecto. Seleccin de metodologas y de complejidad estimada del proyecto Haga clic en Metodologa base o en Metodologa plug-in para seleccionar la metodologa que desee importar. Haga clic en Siguiente para seleccionar la metodologa base o plug-in que desee importar. Haga clic en Siguiente e introduzca un valor para la complejidad del proyecto, o haga clic en el botn del Asistente de tamao y complejidad para calcular un valor de complejidad para el proyecto. El mdulo utiliza el porcentaje de complejidad del proyecto para calcular un valor situado entre el valor mnimo y el valor mximo estimados definidos para las unidades laborales y no laborales, los costes de materiales y los costes de gastos definidos para cada actividad en el proyecto. El valor de complejidad del proyecto puede estar entre el 0 y el 100 por cien. Si el valor de complejidad del proyecto es igual a 0, el mdulo utiliza la estimacin mnima para cada actividad. Si el valor de complejidad del proyecto es igual a 100, el mdulo utiliza la estimacin mxima para cada actividad. Para valores de complejidad del proyector entre 0 y 100, el mdulo calcula un valor intermedio entre las estimaciones mxima y mnima en cada actividad. El valor calculado con el valor de complejidad del proyecto se copia entonces en las unidades laborales/no laborales presupuestadas, los costes de materiales y los costes de gastos para cada actividad.
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Parte 2: Estructuracin de proyectos

FALTAN PANTALLAS A LAS QUE NO HE PODIDO LLEGAR, YA QUE NO CUENTO CON NINGUNA METODOLOGA BASE** Ajuste de los elementos de la WBS Se pueden modificar los elementos de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) asociados con la metodologa seleccionada. Haga clic en Ajustar para ver los detalles y las actividades de cada elemento de la WBS.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn modificar las WBS gestionadas mediante Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botn Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.

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Haga clic para incluir el elemento


Click toWBS include the selected de la seleccionado. WBS element.

Click to view the det ails of the elemento de la WBS seleccionado. selected WBS element.

Haga clic para ver los detalles del

Haga para especificar Click to clic specify which of the qu actividades de la WBS activities for the selected WBS seleccionada quiere incluir en su you want to include in your plan de proyecto. Desactive la project plan. Clear the casilla correspondiente corresponding checkbox to para excluir laselected actividad seleccionada. exclude the activity .

Ajuste de los WP y docs Se pueden ver los productos de trabajo y los documentos asociados con la metodologa seleccionada. Haga clic en Ajustar para ver los detalles de cada producto de trabajo o documento, y para seleccionar qu documentos desea incluir en el plan de proyecto. Revisin de la metodologa ajustada Haga clic en Siguiente para ver los resultados tras el ajuste de la metodologa. Haga clic en Informacin general para revisar los cambios realizados en la metodologa seleccionada.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Seleccin de opciones de actualizacin de proyecto Seleccione la configuracin de pantalla que desee usar cuando introduzca los datos de la metodologa en el proyecto. Puede crear y guardar varias configuraciones; sin embargo, slo una se utilizar para importar el archivo. Seleccione S en el campo Utilizar junto a la configuracin que desee.

Haga clic para personalizar la Click to customize the configuracin de tion. layout configura diseo.

Click to para createcrear a new Haga clic configuration. unalayout configuracin nueva.

Modificar una configuracin de pantalla Para modificar las opciones especificadas en una configuracin de pantalla, seleccione el diseo que desee en el cuadro de dilogo Actualizar opciones de proyecto y haga clic en Modificar. La accin especificada en el diseo determina cmo importar los datos que coincidan en el archivo de importacin y en la base de datos existente del proyecto.

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El cuadro de dilogo Modificar configuracin de importacin indica los tipos de datos en los que puede establecer distintas opciones. Seleccione una de las siguientes opciones en el campo Accin para indicar cmo quiere actualizar el tipo de datos:
Q

Conservar existente: Mantiene los datos de la base de datos existente y no los sobrescribe con los datos de la metodologa actualizada; aade datos nuevos si no existe el registro. Actualizar existente: Sobrescribe los datos de la base de datos existente con los datos de la metodologa actualizada; aade datos nuevos si no existe el registro. Introducir nuevo: Mantiene los datos de la base de datos existente y aade los datos nuevos. Por ejemplo, si se aade un rol nuevo en el mdulo Methodology Management, pero no quiere cambiar los roles existentes, escoja Introducir nuevo para aadir el nuevo rol a la base de datos de Project Management. No importar: Mantiene los datos en la base de datos existente y no importa los datos de metodologa.

Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la configuracin de pantalla modificada. Haga clic en Siguiente para especificar dnde le gustara colocar la metodologa base o plug-in, y despus haga clic en Finalizar para crear el proyecto.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Trabajar con la estructura de proyectos de la empresa


Abra un nodo de la EPS para abrir todos los proyectos que lo compongan, o abra los proyectos de forma individual. Tambin puede seleccionar proyectos no consecutivos para ver su estado, recursos o costes combinados. Escoja Archivo, Abrir, seleccione los nodos o proyectos que desee abrir, y haga clic en Abrir.
Haga clic para ver una lista de usuarios que tengan abierto en estos momentos el proyecto seleccionado.

Segn su perfil de seguridad o la forma en la que otros usuarios hayan abierto el proyecto, puede que al menos una de estas opciones no est disponible.

Slo podr haber un usuario con Acceso exclusivo a un proyecto en cada ocasin.

Utilizacin del estado para filtrar proyectos en la EPS Puede cambiar un proyecto de abierto (Activo) a cerrado (Inactivo) una vez terminado. Tambin puede asignar un estado what-if a un proyecto copiado que desee analizar. El estado del proyecto se puede utilizar para organizar y resumir informacin, y para filtrar proyectos.
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Seleccione Archivo, Abrir. Seleccione el nodo o proyecto de la EPS cuyo estado desee cambiar y haga clic en Abrir. Despus haga clic en Proyectos dentro del rea de trabajo Inicio.

Seleccione el estado en la pestaa General.

Para ver slo aquellos proyectos con un estado especfico, escoja Ver, Filtrar por, Estado, y escoja el estado que desee utilizar. Tambin puede seleccionar Ver, Filtrar por, Personalizar. En el cuadro de dilogo Filtros, marque las casillas Seleccionar que desee para escoger los estados de los proyectos que quiera ver.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Filtros de estado.

Utilizacin de nodos raz para indicar estado de proyecto


Otra forma de distinguir proyectos con estados que no sean activos es colocarlos en distintos nodos raz de la EPS. Los proyectos siguen formando parte de la jerarqua, pero no se consideran cuando se hace un presupuesto, se programa o se nivelan los proyectos activos. Escoja Empresa, Estructura de proyectos de la empresa, para establecer los nodos raz como marcadores de posicin dentro de la EPS. As podr arrastrar y soltar proyectos en estos nodos raz cuando cambie el estado.

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Puede que desee colocar los nodos raz de estado al fondo de la EPS para mantenerlos separados del resto de la jerarqua.

Haga clic para mover el nodo seleccionado hacia la izquierda y designarlo como nodo raz.

Copiar un nodo o proyecto de la EPS Puede copiar un nodo o proyecto ya existente para usarlo como plantilla de uno nuevo. Vuelva a nombrar el nodo o el proyecto despus de copiarlo, despus haga los cambios necesarios. Cuando abra la ventana Proyectos, incluya el nodo/proyecto que desee copiar, adems del nodo en el que quiera copiarlo. Seleccione el nodo/proyecto que quiera copiar y haga clic en el botn Copiar de la barra de comandos. Seleccione el nodo en el que quiera copiar el nodo/proyecto y haga clic en el botn Pegar de la barra de comandos. Cuando copie un proyecto en otro lugar de la EPS, tambin puede copiar los vnculos con la WBS, los documentos, la OBS y otros elementos relacionados. Marque las casillas adecuadas en los cuadros de dilogo que aparezcan cuando haga clic en Pegar. Haga clic en Aceptar en cada cuadro de dilogo para proceder a la copia.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Marque las casillas de los elementos que desee copiar.

Slo podra borrar proyectos abiertos en modo Exclusivo.

Borrar un nodo o proyecto de la EPS Cuando borre un nodo, todos los proyectos de esa rama de la jerarqua tambin se eliminarn. Si no quiere borrar estos proyectos, debe copiarlos y pegarlos en otra zona de la jerarqua antes de borrar el nodo de nivel superior de la EPS. Para borrar un nodo de la EPS, entre en Empresa, Estructura de proyectos de la empresa. Seleccione el nodo de la EPS que desee borrar y haga clic en Eliminar. Para confirmar que desea eliminar el nodo seleccionado, haga clic en S. Para borrar un proyecto, abra la ventana Proyectos o WBS que
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incluya ese proyecto. Seleccione el proyecto y haga clic en Eliminar. Para confirmar que desea eliminar el proyecto seleccionado, haga clic en S.

Haga clic para borrar el proyecto seleccionado.

Haga clic para borrar el nodo seleccionado.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Definicin de los detalles de la estructura de proyectos de la empresa


Los detalles de proyecto y las opciones predeterminadas que se emplean en un proyecto se pueden definir con las pestaas de Detalles del proyecto que se encuentran en la parte inferior de la ventana Proyectos. Tambin puede definir informacin especfica de los nodos de la EPS en su jerarqua. Para ver los Detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones y escoja Mostrar abajo, Detalles del proyecto (hay que marcar la casilla junto a Detalles del proyecto).

Asegrese de que aparezcan los Detalles del proyecto para poder definir las propiedades.

Para incluir/excluir pestaas, haga clic con el botn derecho del ratn en la zona de detalles y escoja "Personalizar detalles del proyecto.

Abra cada pestaa para ver y editar ese tipo de informacin dentro del nodo o proyecto seleccionado.

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Si necesita ms detalles sobre las pestaas Registro de presupuesto, Plan de gastos, Resumen de presupuestos y Financiamiento, consulte el captulo Definicin de presupuestos.

Informacin general La pestaa General le permite ver y editar la informacin general del nodo o proyecto seleccionado. Esta informacin incluye el ID, el nombre, el gerente responsable, la prioridad de nivelacin y el nivel de riesgo. Tambin puede ver o editar la direccin del sitio web del proyecto, si lo hay.
Utilice el estado para identificar proyectos activos (Activo) o cerrados (Inactivo). Tambin puede seleccionar el estado What-if para anlisis antes de establecer un programa de proyecto ms permanente, o el estado Planeado para utilizarlo durante la fase de planificacin del proyecto. El elemento de la estructura jerrquica de la organizacin (OBS) del nodo o proyecto. El gerente responsable es una asignacin obligatoria para cada nivel de la EPS.

El nombre del usuario, y la fecha y la hora en la que el usuario extrajo el proyecto. El campo estar en blanco si el estado es Devuelto.

El riesgo general de la realizacin del proyecto o nodo. Utilice el nivel de riesgo para organizar, filtrar e informar sobre la informacin del proyecto.

Utilice este valor para tener en cuenta los proyectos externos aplicables (los no incluidos en la ventana actual) cuando descuente de la disponibilidad de recursos durante la nivelacin.

Prioridad de nivelacin
Puede incluir asignaciones de proyectos cerrados durante la nivelacin. Marque la casilla Considerar asignaciones de otros proyectos con prioridad igual a/mayor que en el cuadro de dilogo Nivelar recursos e indique una Prioridad de nivelacin de proyecto en la pestaa General de la ventana Proyectos. Puede introducir un valor del 1 al 100, en el que el 1 representa la prioridad ms alta. Para usar el nivel de prioridad como forma de evitar paralelismos durante la nivelacin, hay que incluir Prioridad de nivelacin de proyecto en las Prioridades de nivelacin del cuadro de dilogo Nivelar recursos.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Fechas La pestaa Fechas le permite editar la informacin de programa del proyecto seleccionado. Esta informacin incluye la fecha de los datos actuales, la fecha de inicio planeado y la fecha de fin obligatorio programada. Si ha seleccionado un nodo de la EPS, tambin puede introducir las fechas previstas de inicio y fin del nodo.
La ltima fecha de fin anticipado calculada cuando se program por ltima vez el proyecto. Lmite de tiempo para la fecha de fin del proyecto. La fecha definida por el usuario en la que se espera el inicio o el fin del proyecto.

La fecha de inicio del proyecto. La fecha usada como punto de partida paa calcular el programa.

La fecha de fin real del proyecto, si el proyecto ya ha terminado; todas las actividades del proyecto tienen fecha de fin real.

Fechas previstas
Las fechas previstas de inicio y fin se utilizan durante la fase de planificacin del proyecto, y pueden configurarse a nivel de la EPS, del proyecto o de la WBS. Si el proyecto seleccionado no tiene actividades, o si estas actividades todava no han comenzado, la fecha Inicio o Fin (en las columnas) ser igual a la fecha de Inicio previsto o Fin previsto. Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar una fecha nueva.

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Bloc de notas La pestaa Bloc de notas le permite asignar temas y detalles del bloc de notas al nodo o proyecto seleccionado. Estos temas se definen en la pestaa Temas del bloc de notas, en el cuadro de dilogo Categoras de admin.

Haga clic para aadir un tema, seleccione un tema del cuadro de dilogo Asignar tema del bloc de notas y haga clic en Asignar. Haga clic en esta zona para escribir una descripcin del tema seleccionado.

Para introducir detalles con el formato que desee y definidos por el usuario, puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Cdigos de proyecto La pestaa Cdigos le permite asignar valores de cdigos de proyecto al proyecto seleccionado. Primero debe aadir cdigos y valores de proyecto (en Empresa, Cdigos de proyecto). Para ordenar la presentacin, haga clic en la etiqueta de la columna correspondiente.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Valores predeterminados La pestaa Predeterminados le permite especificar los ajustes predeterminados del proyecto seleccionado. Esta informacin incluye la cuenta de costo por defecto para las asignaciones de recursos a las actividades, los ajustes predeterminados para numeracin automtica de actividades, y el calendario de actividades predeterminadas, el tipo de duracin y el tipo de porcentaje de avance.
Si cambia el calendario predeterminado, el mdulo slo aplicar dicho calendario a las actividades nuevas. La cuenta de costo predeterminada para asignaciones de recursos a actividades y gastos del proyecto.

La duracin, el porcentaje de avance y el tipo de actividad predeterminados para las actividades del proyecto. Cambiar estos ajustes no afecta a las actividades existentes. Marque para numerar automticamente las nuevas actividades con un incremento ms que la actividad seleccionada, si las aade manualmente.

Los ID de las nuevas actividades se numeran segn este incremento.

Autonumeracin de ID de actividad
Cuando se crea una actividad nueva, el ID de actividad se genera automticamente con la autonumeracin. La autonumeracin concatena el prefijo y el sufijo, y este ltimo se incrementa para conseguir que el ID sea nico. Por ejemplo, A (prefijo), 1000 (sufijo), 10 (incremento) genera los ID de actividad A1010, A1020, A1030, etc. Si cambia el prefijo, el sufijo o el incremento del ID de la actividad, el cambio se aplicar slo a las actividades nuevas.

Recursos La pestaa Recursos le permite especificar los permisos de recursos para el mdulo Timesheets del proyecto seleccionado. Los permisos incluyen si los recursos pueden asignarse a actividades o si los recursos entran en las unidades restantes o en los porcentajes de avance de actividad de sus actividades asignadas. Puede especificar si desea permitir que la fechas de las nuevas asignaciones de recursos sean independientes de la actividad o permitir que las nuevas asignaciones recalculen las fechas y la duracin de la actividad.
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Este ajuste se usa para calcular el coste de las actividades que tienen unidades laborales/no laborales sin recursos/roles asignados o con recursos/roles sin precios.

Marque para permitir que las nuevas asignaciones de recursos/roles determinen las fechas y las duraciones de su actividad.

Si se marca la casilla Manejar fechas de actividad por defecto, sealar al recurso correspondiente en la RBS; si personaliza las columnas de la ventana Recursos para incluir la columna editable Manejar fechas de actividad, una marca aparecer en esa columna junto a los recursos correspondientes.

Configuraciones La pestaa Configuraciones le permite ver y especificar informacin de resumen y los ajustes a nivel de proyecto para el proyecto seleccionado.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Marque para mantener slo los datos resumidos del proyecto. Mximo nivel de la WBS para guardar la informacin en la base de datos para su resumen. Este nivel resumido afecta a los datos que aparecen en el mdulo Portfolio Analysis si decide mostrar datos de resumen en vez de datos activos. Decida si desea identificar todas las actividades que tengan un fin anticipado igual al timo fin anticipado calculado para el proyecto con las relaciones trazadas hasta la fecha de inicio del proyecto.

El mes en que comienza el ao fiscal del proyecto. Puede seleccionar uno nuevo.

La holgura mxima para las actividades del proyecto antes de marcarlas como crticas. Puede introducir un nmero y un perodo nuevos.

Si marca la casilla Contiene slo datos resumidos, la organizacin podr mantener datos a nivel de resumen para proyectos gestionados de forma externa desde el mdulo Project Management.

Clculos La pestaa Clculos le permite establecer preferencias en las asignaciones de recursos/roles de actividades para el proyecto seleccionado. En la zona Asignaciones de recursos, para ajustar el apartado Cuando se actualicen unidades o costos reales, si desea calcular un nuevo Al completar como la suma de las unidades o los costos reales y remanentes (Al completar = Unidades/costos reales + unidades/costos remanentes), escoja Agregar reales a remanentes. Las unidades y los costos reales se suelen calcular con esta opcin. Si desea calcular las unidades o los costos remanentes como la diferencia entre las unidades o los costos al completar y los reales (Unidades/costos remanentes = Unidades/costos al completar - Unidades/costos reales), escoja Sustraer real de Al completar.

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33 El ajuste se usa para calcular el coste de las actividades que tienen unidades laborales/no laborales/materiales sin recursos/roles asignados o con recursos/roles que no tienen precios. Marque para basar el porcentaje de avance en los pasos de actividad cuando se trata del tipo de avance fsico. Marque para actualizar los valores presupuestados de unidad/coste y las fechas de fin, si los valores Remanentes o Al completar han cambiado en actividades an no iniciadas. Despus, seleccione cmo calcular la duracin y las unidades cuando el avance se elimine de una actividad. Seleccione para determinar los costes/unidades reales al completar. Seleccione para realizar el seguimiento de la cantidad restante antes de pasarse del presupuesto.

Marque para volver a calcular las unidades y costes reales o reales para este perodo, si uno de los valoresse ha actualizado. Esta opcin debe seleccionarse para guardar el rendimiento del perodo.

Si necesita ms informacin sobre los ajustes de los clculos, consulte la Ayuda.

Marque la casilla Volver a calcular unidades y costo real cuando el % de avance de la duracin cambie para actualizar automticamente las unidades y costes reales cuando se actualice el porcentaje de avance de la duracin. Si la casilla no est marcada, el mdulo no estimar los valores reales y los campos de estos valores permanecern en blanco, a no ser que especifique algn valor.

Si utiliza hojas de tiempo o Aplicar reales para actualizar o aplicar los valores reales, este ajuste no se aplicar, y el mdulo no volver a calcular estos valores.

Necesita el privilegio de proyecto Editar detalles de proyecto excepto finanzas para editar esta configuracin. Puede comprobar los privilegios de proyecto en Admin, Perfiles de seguridad.

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Parte 2: Estructuracin de proyectos

Para volver a calcular las unidades cuando se actualizan los costes en las asignaciones de recursos, marque la casilla Actualizar unidades cuando el costo cambie en las asignaciones de recursos. Marque Vincular unidades y costos reales con los reales para este perodo si pretende guardar los valores reales del perodo anterior en el cuadro de dilogo Almacenar rendimiento del perodo. Si no se selecciona esta opcin, no podr guardar el rendimiento del perodo ni editar valores reales de perodos anteriores.

En esta parte

Parte 2

Estructuracin de proyectos

n esta parte se describe cmo empezar a planificar y crear proyectos.

Los primeros cuatro captulos explican cmo estructurar y aadir proyectos a la jerarqua; cmo establecer los gerentes directamente responsables de los proyectos y los usuarios asociados a ellos en toda la organizacin; cmo establecer los recursos y los roles de los proyectos; y cmo usar la estructura jerrquica de trabajos (WBS) para planificar y gestionar la informacin de los proyectos.

En los captulos posteriores se explica cmo establecer presupuestos de proyecto, fuentes de financiacin y planes de gastos; cmo realizar el seguimiento y el anlisis de la desviacin conforme avanza el proyecto; cmo definir cdigos de proyecto y asignar valores a la informacin de proyecto, de modo que pueda organizarla de distintas formas en toda la organizacin; y cmo definir campos a medida del usuario. Una vez
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configuradas las estructuras del proyecto, podr definir los calendarios que determinen cundo puede realizarse el trabajo y cundo no.

Este captulo describe cmo definir la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que se emplear para organizar y gestionar los proyectos de su organizacin. Adems, explica cmo desarrollar, crear y aadir proyectos a la EPS, y cmo definir los atributos de los proyectos. En este captulo

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Configuracin de la estructura jerrquica de la organizacin

La OBS
La estructura jerrquica de la organizacin (OBS) es una jerarqua global que representa a los gerentes responsables de los proyectos de su organizacin. La OBS suele reflejar la estructura de gestin de su organizacin desde el personal de alto nivel, pasando por todos los niveles que constituyen su negocio. Puede relacionar a los gerentes responsables con sus reas de la EPS, ya sean nodos o proyectos individuales. Cuando relacione a un gerente responsable con un nodo de la EPS, a todos los proyectos que aada a esa rama de la EPS se les asignar ese gerente de forma predeterminada. La jerarqua de la OBS tambin se utiliza para garantizar a los usuarios privilegios de acceso especfico a los proyectos y a los niveles de la WBS dentro de los proyectos.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar, despus en Filtrar por, EPS/proyectos actuales para ver slo los elementos de la OBS asignados a los proyectos abiertos.

Puede que desee crear su OBS de modo que coincida con las configuraciones de nodos y proyectos de la EPS. En primer lugar, puede hacer que coincidan los nombres de la OBS con los nombres de los nodos y proyectos de la EPS. Por ejemplo, para el nodo Corporate (Corporate IT), llame al elemento OBS Gerente de Corporate IT.
Si desea ms informacin sobre la configuracin de la seguridad, consulte la Administrators Guide.

Asigne a los usuarios por sus nombres de registro a los elementos de la OBS, de modo que puedan acceder a los nodos o proyectos correspondientes de la EPS. El tipo de acceso concedido a un usuario lo determina el perfil de seguridad de proyecto que se le haya asignado. Los perfiles de seguridad se

establecen en el cuadro de dilogo Perfiles de seguridad (entre en Admin, Perfiles de seguridad) y despus se asignan a los usuarios mediante el cuadro de dilogo Usuarios (en Admin, Usuarios).

Este usuario tendr derechos de gerente de proyectos en el elemento de la OBS al que se le haya asignado.

Nodos de la OBS Al crear un nodo o un proyecto de la EPS en la ventana de proyectos, se crea y se asocia de forma automtica un nodo de la OBS y el gerente responsable.

El mdulo asocia automticamente la OBS asignada al nodo de la EPS en el que se aade el nuevo proyecto.

La OBS puede reflejar la EPS a nivel de nodo y proyecto, o incluir niveles adicionales para adaptarse a su organizacin de gestin. Por ejemplo, puede que desee especificar jefes de equipo como gerentes responsables de los niveles de la WBS de un proyecto, y al gerente de proyectos que est por encima de los jefes de equipo de la OBS como gerente responsable del proyecto. De este modo, podr trazar las medidas apropiadas de acceso y seguridad en varios niveles de la EPS, a la vez que mantiene una OBS que refleje de forma precisa la estructura de su organizacin.

Una OBS slo puede tener un elemento raz.

Si necesita ms informacin sobre la creacin de la OBS y otros informes estndar, consulte la Parte 5, Personalizacin de proyectos.

Tambin puede crear informes basados en su OBS; en los proyectos de ejemplo se incluyen varios informes estndar de la OBS.

Ver la OBS
Puede ver una OBS de dos formas: como una grfica o como una tabla. Seleccione Empresa, OBS para abrir el cuadro de dilogo Estructura jerrquica de la organizacin (OBS).

Cmo ver la grfica de la OBS Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Vista grfica. Para cambiar la informacin incluida en la grfica y la forma en la que se presenta, haga clic en la barra de opciones y escoja Plantilla de caja de grfico, Personalizar.

Esta grfica muestra el nombre de la OBS y los usuarios asociados a cada elemento; escoja Plantilla de caja de grfico, Personalizar para editar la informacin que aparece en las cajas, as como su altura y ancho.

Los detalles de la OBS estn ocultos para poder ver mejor la grfica.

Cmo ver la tabla de la OBS Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Vista de tabla.

Haga clic en la columna Nombre de OBS para ver la jerarqua; vuelva a hacer clic para ordenar los elementos y disponerlos en una lista.

Configuracin de una OBS


Utilice el cuadro de dilogo Estructura jerrquica de la organizacin (OBS) para crear, ver y editar la OBS global. Tambin puede utilizar este cuadro de dilogo para ver una lista de usuarios que pueden acceder a la informacin global y de proyecto de un elemento de la OBS, y para ver cmo est asignada la gente a distintos proyectos.
Si necesita ms informacin sobre la configuracin de los nodos de la EPS, consulte el captulo Configuracin de la estructura de proyectos de la empresa.

Creacin de una OBS Al nodo raz de la EPS se le asigna automticamente un nodo raz de la OBS, de modo que un elemento por defecto de la OBS pueda asignarse a cada proyecto que aada a la raz de la EPS. Cuando utilice un cuadro de dilogo de la estructura de proyectos de la empresa para configurar los nodos de la EPS que componen los cimientos de la misma, puede emplear la EPS raz existente como predeterminada para cada nodo, o puede configurar la OBS antes de construir la EPS. Despus podr asignar los gerentes responsables reales cuando cree los nodos de la EPS. Una vez establecida la OBS bsica, puede incluir elementos adicionales que proporcionen acceso a nodos y proyectos especficos de la EPS, y a elementos de la WBS para los usuarios no incluidos en el nodo original de la OBS. Entre en Empresa, OBS. Seleccione el elemento de la OBS inmediatamente superior y del mismo nivel de jerarqua que el elemento que quiera aadir, y pulse Agregar.

Haga clic en la columna Nombre de OBS para mostrar la jerarqua, tal y como indica este smbolo. El mdulo introduce el nuevo elemento de la OBS en el mismo nivel que el elemento seleccionado. Escriba un nombre significativo para la nueva OBS.

Haga clic en el rea Descripcin de OBS de la pestaa General para introducir una descripcin del elemento de la OBS. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Si necesita ms informacin sobre la configuracin de usuarios y perfiles, consulte la Administrators Guide.

Cmo ver a los usuarios asociados con los elementos de la OBS Haga clic en la pestaa Usuarios del cuadro de dilogo Estructura jerrquica de la organizacin (OBS) para ver los usuarios y los perfiles correspondientes relacionados con un elemento de la OBS. Tambin puede asignar usuarios desde esta pestaa, si cuenta con los derechos de acceso apropiados.

El usuario asociado a la OBS seleccionada en ese nivel concreto de la jerarqua.

Cmo ver una lista de responsabilidades Haga clic en la pestaa Responsabilidad para ver cmo estn asignados los gerentes responsables (elementos de la OBS) a lo largo de la organizacin. Seleccione el nombre de la OBS cuyas asignaciones desee ver.

Las asignaciones del gerente seleccionado se muestran por nivel de WBS en toda la EPS.

Edicin de elementos de la OBS


Puede editar una OBS de varias formas. Puede cambiar la posicin y la informacin de un elemento existente de la OBS, puede aadir un elemento nuevo (descrito anteriormente) y puede borrar un elemento de la OBS. Edicin de un elemento de la OBS Entre en Empresa, OBS. Haga clic en la etiqueta de la columna Nombre de OBS para ver la jerarqua de la OBS. Un smbolo de esquema ( ) en la etiqueta de la columna Nombre de OBS indica una presentacin jerrquica. Seleccione el elemento de la OBS que quiera editar. Para cambiar la informacin del elemento, haga clic en la pestaa General e introduzca la informacin nueva. Para cambiar la posicin del elemento en la OBS, haga clic en los botones de flecha que correspondan.

El elemento Manufacturing de la OBS se mueve hacia la derecha con la flecha correspondiente para convertirlo en un elemento de la OBS New Technologies.

Borrar un elemento de la OBS Entre en Empresa, OBS. Haga clic en la etiqueta de la columna Nombre de OBS para ver la jerarqua de la OBS. Seleccione el elemento de la OBS que quiera borrar y haga clic en Elim./Combinar. Si el elemento de la OBS que quiere borrar tiene asignaciones de WBS, problemas, umbrales, riesgos o cualquier otro dato, el programa le pedir que combine el elemento con el elemento de nivel superior de la OBS. Haga clic en S, y de nuevo en S.

Si borra un elemento de nivel superior de la OBS, el mdulo borrar todos los elementos incluidos dentro de l.

La estructura jerrquica de la organizacin (OBS) es una disposicin jerrquica de la estructura de gestin de un proyecto. El acceso del usuario a los nodos y proyectos, y sus privilegios dentro de la jerarqua de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) se implantan a travs de los gerentes responsables, definidos en una OBS que abarque toda la organizacin. Una OBS no es lo mismo que un grupo de recursos. Mientras que los recursos se asignan a las actividades, los elementos de la OBS se asocian con nodos y proyectos de la EPS. El elemento de la OBS que corresponde a un nodo de la EPS es el gerente de proyectos responsable de todo el trabajo incluido en esa rama de la jerarqua. De este modo, una OBS admite grandes proyectos en los que participen varios gerentes de proyectos con distintas reas de responsabilidad. Lea este captulo para aprender a configurar una OBS y a relacionar sus elementos con la EPS. En este captulo

Definicin de recursos y roles

Informacin general sobre los recursos


Se puede desarrollar un plan de recursos que integre recursos, costes y el programa, de modo que pueda controlar sus proyectos de forma eficiente. Empiece por definir una lista de todos los recursos necesarios para realizar los proyectos incluidos en la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Para cada recurso, establezca los lmites de disponibilidad, los precios unitarios y un calendario para definir su tiempo estndar, tanto laboral como no laboral. Defina turnos y aplique uno o ms de los turnos a los recursos correspondientes. Agrupe los recursos en categoras amplias para poder encontrar fcilmente un recurso concreto cuando asigne recursos a un proyecto. Para permitir la agrupacin y los resmenes de los recursos de toda la organizacin, establezca cdigos de recursos y asigne valores de cdigos. Utilice esta informacin para crear informes y perfiles de recursos. Analice el reparto de recursos y ajuste su plan de proyecto para evitar un mal reparto o que se produzcan picos y cadas en el uso de los recursos. Recursos y gastos son dos cosas distintas. Mientras que algunos recursos se basan en el tiempo y suelen abarcar mltiples actividades y proyectos, los gastos son desembolsos puntuales para artculos no reutilizables exigidos por las actividades. Roles Si se encuentra en la fase de planificacin del proyecto, o si desea ver cmo afectarn ciertas asignaciones de recursos al programa, puede asignar roles como marcadores de posicin temporales de las asignaciones de recursos. Los roles son los puestos de trabajo o habilidades del personal del proyecto. Representan un tipo de recurso con cierto nivel de habilidad, y no a un individuo en concreto. Los roles tambin pueden asignarse a recursos especficos para identificar con ms detalle las habilidades de esos recursos.
Si necesita ms informacin sobre la asignacin de recursos a las actividades, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Recursos primarios El recurso primario de una actividad suele ser el recurso responsable de la coordinacin del trabajo de dicha actividad. El recurso primario actualiza la fecha de inicio, la fecha de fin y la fecha de fin esperado de la actividad. Adems, si una actividad tiene recursos materiales, el recurso primario ser el responsable de informar sobre las horas o unidades del recurso material. Los recursos primarios tambin son responsables de la edicin del porcentaje de avance fsico de la actividad si hay pasos ponderados vinculados al porcentaje de avance fsico en las actividades correspondientes del proyecto seleccionado.

Cmo ver y aadir recursos


Utilice la ventana Recursos para ver y aadir los recursos necesarios para realizar todos los proyectos de la organizacin. Estructure la jerarqua de recursos segn el trabajo realizado. Por ejemplo, puede que tenga varios equipos compuestos por individuos de varios grupos de recursos de la organizacin. Puede establecer la jerarqua de modo que la gente que gestione estos grupos est en un nivel superior que los recursos de los mismos. Puede establecer varios elementos raz o de nivel superior en una estructura jerrquica de recursos (RBS). Un elemento raz de la RBS acta como jefe (como gerente, por ejemplo), en vez de como divisin o departamento. Por tanto, no se pueden resumir los recursos de nivel inferior hasta el recurso raz.

Tambin puede abrir la ventana Recursos a nivel global, sin ningn proyecto abierto.

Los jefes de equipo, gerentes de proyectos y gerentes de recursos a cargo de los equipos o grupos de la organizacin deben establecer conjuntamente la jerarqua de recursos. Puede que el gerente de programas o el coordinador de control de proyectos necesiten participar en este proceso para asegurarse de que los recursos se distribuyan de forma coherente segn su disponibilidad. Ver recursos Seleccione Empresa, Recursos, o haga clic en Recursos desde el rea de trabajo Inicio. Haga

clic en la barra Mostrar y seleccione una de estas opciones:


Para cambiar una presentacin de vista jerrquica a vista de lista, haga clic en la etiqueta de la columna ID de recurso. El smbolo del tringulo en la etiqueta de esta columna indica una vista de lista. Para ordenar la informacin de los recursos en una vista de lista, haga clic en la etiqueta de una columna.

\n \n \n \n \n

Para ver informacin detallada sobre un recurso especfico, seleccione Detalles, y despus el recurso cuya informacin quiera ver. Para ver los recursos en una grfica, escoja Vista grfica. Para seleccionar las columnas que desea incluir en el diseo, entre en Columnas, Personalizar, o seleccione uno de los diseos de columnas predefinidos. Para seleccionar los recursos que desea ver, escoja Filtrar por, Todos los recursos activos, Todos los recursos o Recursos del proyecto actual. Para organizar la jerarqua de recursos, escoja Agrupar y ordenar por y seleccione una de las agrupaciones predefinidas, o personalice la suya.

Si est activada la seguridad de recursos, el mdulo slo mostrar aquellos recursos para los que cuente con los derechos de acceso pertinentes. Consulte la Administrators Guide de Primavera si necesita ms informacin.

Aadir un recurso Entre en Empresa, Recursos. Haga clic en la barra de opciones Mostrar, escoja Agrupar y ordenar por, Predeterminado, para ver la jerarqua de recursos. Seleccione el recurso que est justo encima y al mismo nivel del recurso nuevo que desee aadir, y despus pulse Agregar. Segn las preferencias de usuario, puede que se inicie el Asistente de nuevo recurso. El asistente le pedir que aada la informacin incluida en cada pestaa de los Detalles del recurso. Si no usa el asistente, podr introducir esta informacin directamente en cada pestaa. Haga clic en la barra de opciones Mostrar, Detalles para ver los detalles del recurso. Consulte este apartado para establecer la informacin bsica del recurso. Si necesita especificar informacin adicional, consulte los apartados posteriores de este mismo captulo. \n \n Cdigos Definicin y asignacin de cdigos y valores de recursos Roles Configuracin de roles y asignacin de roles a recursos

Informacin general Utilice la pestaa General para introducir informacin general sobre el recurso seleccionado, incluido el ID del recurso, el nombre del recurso, el ttulo, el ID del empleado, la direccin de correo electrnico, los nmeros de telfono de la oficina y el estado.

Es el identificador de empleado que corresponde al recurso y que se utiliza para identificarlo dentro de la compaa, por ejemplo, el nmero de la seguridad social.

Si el recurso est relacionado con un usuario del mdulo Timesheets, este campo se corresponder con la Direccin de correo electrnico de la pestaa Contacto del cuadro de dilogo Usuarios.

Si esta casilla est marcada, el recurso estar disponible para una asignacin; si no indicar que est en estado inactivo o no disponible.

Detalles Utilice la pestaa Detalles para especificar la clasificacin laboral del recurso: laboral (personal), no laboral (equipo) o material (suministros). Tambin para indicar si un recurso puede registrar horas extra, para asignar un calendario al recurso seleccionado, especificar las unidades/tiempo por defecto del recurso, especificar cmo se aplican las unidades reales y remanentes para las asignaciones de un recurso, e indicar que se volvern a calcular las cantidades de las asignaciones a un recurso siempre que se produzca un cambio en los costes.

El mdulo usa el calendario de asignaciones para la programacin de actividades, el seguimiento y la nivelacin de recursos; puede seleccionar un calendario global o un calendario de recursos para el recurso. Puede seleccionar una unidad de medida y su abreviatura si es un recurso material. Por defecto, muestra la moneda de vista seleccionada en las Preferencias del usuario al aadir el recurso; puede seleccionar otra moneda asociada al recurso. Marque para permitir que el recurso laboral o no laboral registre horas extra en las actividades del mdulo Timesheets. Escriba el nmero por el que se multiplicar el precio estndar del recurso para determinar su precio por hora extra (precio estndar * factor de horas extra = precio por hora extra).

La cantidad mnima de tiempo que el recurso podr trabajar en una actividad.

Marque para calcular automticamente la cantidad real de trabajo del recurso seleccionado segn el plan de proyecto, y no las horas registradas en el mdulo Timesheets; no lo marque si usa el mdulo Timesheets para actualizar los valores reales. Marque para indicar que se volvern a calcular los costes de cualquier nueva asignacin del recurso siempre que se produzca un cambio de cantidad, como el cambio de la estimacin para completar de una actividad.

Unidades/tiempo predeterminadas
Puede introducir el valor predeterminado de unidades/tiempo como valor numrico seguido de una barra (/) y la duracin de tiempo apropiada, segn cmo haya configurado las unidades de tiempo en sus preferencias de usuario, o como porcentaje de los recursos laborales y no laborales. Por ejemplo, si el recurso seleccionado es una persona, un valor razonable podran ser ocho horas (unidades) al da (duracin). En este caso, las unidades/tiempo predeterminadas seran 8,00h/d, u ocho horas de trabajo al da. Si est introduciendo un porcentaje, debera ser el 100%, que indica que el recurso est disponible para trabajar a tiempo completo. De forma similar, si el recurso seleccionado es un departamento con cinco personas, las unidades/tiempo mx. pueden ser 40,00h/d o 500%. Esto quiere decir que cinco personas pueden realizar 40 horas de trabajo al da, en vez de tener a una persona que realiza 8 horas de

trabajo al da. El mdulo utiliza este valor junto con la asignacin de calendario para calcular la distribucin de recursos durante la programacin y la nivelacin.

Si se marca la casilla Calcular costos a partir de unidades, sealar al recurso correspondiente en la RBS; si personaliza las columnas de la ventana Recursos para incluir la columna editable Calcular costos a partir de unidades, una marca aparecer en esa columna junto a los recursos correspondientes. En realidad, el ajuste para realizar un nuevo clculo de cantidades de recursos est en la pestaa Clculo, de Detalles del proyecto.

Unidades y precios Utilice la pestaa Unidades y precios para especificar las cantidades (lmites) disponibles del recurso. Los lmites de ajuste lo ayudarn a identificar rpidamente las reas de sobrecarga de recursos en los perfiles de utilizacin de recursos, usando distintos colores para representar lmites y unidades sobreasignadas en los histogramas. El mdulo ajusta automticamente los costes del recurso para que las actividades asignadas a l reflejen los cambios de precio de distintos perodos.

Seleccione el calendario de turnos del recurso y el nmero de turno aplicable que est ajustando, si el calendario de turnos tiene ms de un turno. Consulte el apartado Definicin de turnos de recursos si necesita ms informacin sobre el tema.

Haga doble clic en la celda, escriba el precio del recurso, seguido de una barra inclinada (/) y la unidad asociada con el precio.

Puede establecer distintos lmites y precios a lo largo del tiempo si especifica la fecha de entrada en vigencia de cada cambio.

El nmero de unidades disponibles durante cada perodo de trabajo (hora, da, semana o mes) del marco de tiempo especificado; puede introducir un porcentaje, o un valor numrico seguido de barra (/) y la duracin apropiada, segn las preferencias de usuario establecidas para las unidades de tiempo.

Para nivelar los recursos, debe establecer los lmites de disponibilidad (Unidades/tiempo mx.).

Puede cambiarle el nombre a los cinco campos disponibles de precio/unidad en Preferencias de admin, dentro de la pestaa Tipos de tarifa.

Uso de lmites para retrasar el inicio de recursos


Use los lmites para retrasar el inicio de un recurso en el programa del proyecto hasta que dicho recurso est disponible. Por ejemplo, suponga que contrata a un ingeniero nuevo, Joe, pero que Joe no empieza a trabajar hasta el mes que viene. Puede aadir las actividades y asignaciones de Joe al proyecto, y despus establecer los siguientes lmites de recurso: Fecha de entrada Unidades/tiempo en vigencia mx.
10AG01 10SEP01 0h/h 1h/h

Notas Utilice la pestaa Notas para introducir comentarios sobre el recurso. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Si necesita ms informacin sobre la configuracin de recursos para su uso con el mdulo Timesheets, consulte la Administrators Guide.

Hojas de tiempo Utilice la pestaa Hojas de tiempo para especificar el nombre de registro de la hoja de tiempo del recurso seleccionado, y si el recurso utiliza hojas de tiempo para registrar las horas de las actividades asignadas. Primero hay que configurar los nombres de registro en el cuadro de dilogo Usuarios. Entre en Admin, Usuarios y haga clic en la pestaa General.

Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar un nombre de registro para Timesheets.

Marque si el recurso usa las hojas de tiempo para registrar el tiempo empleado en sus actividades.

Haga clic para acceder al cuadro de dilogo Usuarios, donde puede especificar un nombre de registro y una contrasea distintos.

Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar al gerente de aprobacin de hojas de tiempo del recurso.

Definicin de turnos de recursos


Pueden definirse de forma global turnos que abarquen horas de trabajo especficas a lo largo de cierto tiempo, y aplicar uno o ms turnos directamente a los recursos que correspondan. El mdulo tiene en cuenta las horas de los turnos al calcular las unidades y precios durante la nivelacin. El calendario de recursos se emplea para determinar cundo puede trabajar el recurso, as como los lmites para ese perodo que se determinen a partir de la definicin del turno de dicho recurso. Definicin de turnos de recursos Entre en Empresa, Turnos de recursos. Haga clic en Agregar e introduzca un nombre nuevo para el turno. Si desea editar el turno nuevo, haga clic en Modificar.

El nmero de horas totales del turno debe sumar 24 horas, y cada turno debe tener una duracin de al menos una hora

La hora de inicio debe empezar y terminar a una hora en punto, por ejemplo, a las 8:00 y no a las 8:30.

Seleccione Empresa, Recursos para asignar los turnos a los recursos en esta ventana, dentro de la pestaa Unidades y precios.

Definicin y asignacin de cdigos y valores de recursos


Los cdigos de recursos ofrecen otra forma de categorizar los recursos de los proyectos. Por ejemplo, establezca un cdigo llamado Clasificacin y cree valores para l, como por ejemplo: Gestin e Ingeniera. Asigne dichos valores a los recursos apropiados, de forma que pueda agrupar, filtrar u ordenar rpidamente todos los gerentes o todos los recursos del equipo de ingeniera. Configuracin de cdigos de recursos Entre en Empresa, Cdigos de recursos. Haga clic en Modificar para aadir las definiciones de cdigo de recurso, que son categoras amplias en las que aadir valores. Escriba el nombre del cdigo del recurso e introduzca el nmero mximo de caracteres para cada valor que le asigne al cdigo. Haga clic en Cerrar cuando termine de aadir cdigos y longitudes para los valores.

Aadir valores de cdigos a los recursos En el cuadro de dilogo Cdigos de recursos, seleccione el cdigo en el que quiera establecer valores y pulse Agregar. Escriba el nombre de valor del cdigo del recurso; el nmero mximo de caracteres se determina en el nivel de cdigo de recurso. Escriba una descripcin para ese valor. Si desea crear una jerarqua de valores de cdigo, haga clic en la flecha correspondiente para mover el valor un nivel hacia la derecha.

Para categorizar mejor los valores de cdigos, puede disponerlos en una jerarqua.

Asignar valores de cdigos a los recursos Se pueden asignar valores de cdigo a los recursos con la pestaa Cdigos de la ventana Detalles de recursos, o creando columnas de cdigos de recursos en la ventana Recursos para despus asignar valores en las columnas. Para utilizar la pestaa Cdigos, haga clic en la barra de opciones Mostrar y entre en Detalles (la casilla junto a la orden Detalles debe estar marcada). Haga clic en la pestaa Cdigos y despus en Asignar. Para utilizar columnas, haga clic en la barra de opciones Mostrar, seleccione Columnas, Personalizar, y aada una o ms columnas de cdigos de recursos. Consulte el siguiente ejemplo:

Personalice las columnas para incluir los cdigos de recursos a los que quiera asignar valores; haga clic en la celda de la columna de cada recurso para seleccionar una asignacin de valor de cdigo... o Haga clic en Asignar para seleccionar el valor de cdigo de recurso que desee para el recurso seleccionado.

Agrupacin y resumen con cdigos de recursos Los cdigos de recursos pueden utilizarse para agrupar y ordenar en las tablas de utilizacin de recursos. Haga clic con el botn derecho del ratn en un diseo de tabla de utilizacin de recursos y seleccione Agrupar y ordenar por, Personalizar. Si agrupa por cdigos de recursos podr ver rpidamente las actividades asignadas a un rea concreta de responsabilidad o realizadas por un grupo especfico en toda la organizacin. Haga clic en la banda de un grupo para ver el resumen de un grupo concreto.

Este apartado indica las asignaciones de actividades This section lists the activity assignments de los recursos o roles seleccionados.
for selected resources or roles.

Este apartado se agrupa por This section is grouped cdigo de recurso.

by resource code.

NO ENCUENTRO LA PANTALLA**

Configuracin de roles
Los roles son los puestos de trabajo o habilidades del personal del proyecto, por ejemplo: planificador del proyecto, responsable de garanta de calidad o ingeniero. Se puede crear un conjunto estndar de roles para asignarlos a recursos laborales y no laborales, y a actividades de todos los proyectos de la organizacin. Puede establecer un nmero ilimitado de roles y organizarlos en una jerarqua para poder gestionarlos y asignarlos con mayor facilidad. El conjunto de roles que asigne a una actividad definir los requisitos de habilidades de dicha actividad. Tambin puede definir varias tarifas de precio por unidad para cada rol y as lograr una planificacin de costes precisa. Asigne roles a las actividades, igual que asignara los recursos durante la programacin del proyecto y la planificacin de costes. Una vez terminados los planes, puede sustituir roles por recursos, basndose en los requisitos de roles y habilidades de cada actividad. Ver roles Entre en Empresa, Roles y haga clic en la barra de opciones Mostrar. \n \n Para ver slo aquellos roles que tengan asignaciones en el proyecto abierto, escoja Filtrar por, Roles del proyecto actual. Para ver todos los roles, escoja Filtrar por, Todos los roles.

Ver roles de un recurso especfico Entre en Empresa, Recursos. Seleccione el recurso cuyos roles desee ver. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y en Detalles para ver los detalles del recurso. Haga clic en la pestaa Roles.

Aadir un rol Entre en Empresa, Roles. Seleccione el rol que est justo encima y al mismo nivel que el rol que desee aadir, y pulse Agregar. Escriba el ID y el nombre del rol. Si desea crear una jerarqua de roles, haga clic en la flecha correspondiente para mover el rol seleccionado un nivel hacia la derecha. Por ejemplo, puede que desee elaborar una lista de roles especficos incluidos bajo el gerente de proyectos, como el gerente de diseo. Escriba una descripcin de las responsabilidades del rol. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Sustituya el texto sealado por el ID y el nombre del nuevo rol.

Haga clic en las flechas arriba/abajo para mover un rol en direccin ascendente o ascendente; haga clic en las flechas izquierda/derecha para cambiar el nivel jerrquico de un rol.

Si necesita ms informacin sobre la asignacin de roles a las actividades, consulte el apartado Asignacin de recursos y roles del captulo Trabajo con actividades.

Aadir tarifas a un rol Puede aadir hasta cinco tarifas de precio por unidad para cada rol en el diccionario de roles. Cuando asigne un rol a una actividad durante la planificacin de un proyecto, puede decidir la tarifa con la que desea calcular el coste. La definicin de tarifas para roles especficos genera unos resultados de planificacin de costes de proyecto ms precisos. Para aadir tarifas a un rol, entre en Empresa, Roles. Si las pestaas no aparecen en el cuadro de dilogo Roles, haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles. Seleccione el rol al que desee aadir tarifas, despus haga clic en la pestaa Precios. Introduzca un mximo de cinco tarifas de precio/unidad para el rol seleccionado. Por ejemplo, si el precio por unidad es de 25$/hora, introduzca 25h; si el precio por unidad es 50000$/ao, introduzca 50000a. Slo podr introducir valores de unidades en minutos, horas, das, semanas, meses y aos. Su administrador de sistemas define las abreviaturas para dichas unidades en Preferencias de admin, dentro de la pestaa Perodos de tiempo.

Marque esta casilla para indicar que se volver a calcular cualquier asignacin de este rol siempre que se produzca algn cambio en las cantidades, como por ejemplo si se cambia la estimacin para completar de una actividad.

Introduzca el precio y la unidad de cada rol seleccionado. La unidad debe ser la misma en todas las tarifas definidas para un rol especfico (p.ej. no se pueden mezclar tarifas por hora y semana en el mismo rol). Si se define ms de una tarifa para el mismo rol y despus se cambia la unidad de una de ellas, el mdulo cambiar la unidad de todas las tarifas definidas. Si introduce un precio sin unidad, la unidad por defecto es la hora.

Asignacin de roles a recursos


El conjunto de roles que asigne a un recurso describe las habilidades de dicho recurso. Estas asignaciones de roles facilitan la asignacin de recursos a las actividades segn el rol. Tambin puede asignar roles directamente a actividades si no est seguro de los recursos disponibles actualmente para trabajar en dichas actividades. Ms adelante podr sustituir los roles por los recursos correspondientes.
Si desea ms informacin sobre la asignacin de recursos a actividades por rol, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Puede asignar roles a recursos de dos formas: desde los Detalles de la ventana Recursos, o desde el cuadro de dilogo Roles. Asignacin de roles a recursos desde los detalles de la ventana Recursos. Entre en Empresa, Recursos, seleccione el recurso al que desee asignar un rol, haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles. Haga clic en la pestaa Roles y despus en Asignar.

Marque la casilla del rol que desea utilizar por defecto, si hay ms de uno en la lista del recurso. Muestra los roles del recurso seleccionado; haga clic en la etiqueta de la columna ID de rol para ordenar la pantalla.

Puede modificar los nombres de los roles en el cuadro de dilogo Roles (entre en Empresa, Roles).

Puede analizar la oferta y la demanda del recurso y de la habilidad con los perfiles de uso de rol y habilidad.

Asignacin de roles a recursos desde el cuadro de dilogo Roles Entre en Empresa, Roles. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles de

roles. Seleccione el rol al que desee asignar recursos. Haga clic en la pestaa Recursos y despus en Asignar.

Seleccione el recurso al que desee asignar el rol seleccionado; haga clic en el botn Asignar y despus en el botn Cerrar.

Haga doble clic en el nivel de habilidad y seleccione el nivel apropiado.

Definicin de curvas de recursos


Las curvas de distribucin de recursos/costes le permiten especificar cmo quiere repartir las unidades o costes de recursos a lo largo de la actividad. Las unidades y costes de recursos se distribuyen de forma uniforme durante una actividad, a no ser que especifique una distribucin no lineal por medio de curvas. El perfil de utilizacin de recursos y la tabla de utilizacin de recursos reflejan las curvas de recursos. Las curvas de recursos no se utilizan en la nivelacin. Si existen datos en la hoja de tiempo de los valores reales, no se tienen en cuenta las curvas para los reales, y se distribuyen segn los datos de la hoja de tiempo. Las actividades con datos en la hoja de tiempo siguen distribuyendo el resto de unidades mediante la curva. Marque la casilla Volver a calcular unidades y costo real cuando el % de avance de la duracin cambie en la pestaa Clculos de Detalles del proyecto para utilizar curvas para calcular Unidades/costes reales y Unidades/costes de VG.

Las curvas de recursos no aceptan gastos. El campo Tipo de devengo seguir distribuyendo los gastos.

Aadir una curva de recurso Entre en Empresa, Curvas de recursos. Haga clic en Agregar. Seleccione una curva existente de la que copiar los porcentajes de valor de la curva y haga clic en Agregar. Escriba un nombre para la nueva curva de recurso.

El nombre de la nueva curva de recursos puede tener hasta 60 caracteres alfanumricos.

Haga clic en Modificar para definir la distribucin de la curva. Edite los porcentajes de valor de la curva para crear una curva que indique cmo se distribuirn sus costes/unidades en el tiempo. Las curvas se definen mediante 21 puntos (a intervalos del 5% de 0 a 100). Haga clic en Prorratear para que el total de los valores de distribucin sea igual al 100%, manteniendo la forma que haya especificado. Pulse Aceptar y Cerrar.

Se tiene en cuenta la demora del recurso. La curva empezar en la fecha de inicio retrasada. Si necesita ms instrucciones sobre cmo asignar curvas de recursos a asignaciones de recursos y roles, consulte el captulo Trabajo con actividades de la Parte 3: Implantacin del programa.

Borrar una curva de recurso Entre en Empresa, Curvas de recurso. Seleccione la curva global que desee borrar. Haga clic en Eliminar y en S.

Las curvas predeterminadas no pueden borrarse. Si borra una curva de recurso asignada a una asignacin de recurso o rol, la curva desaparecer de la asignacin, y el valor ganado de dicha asignacin volver a calcularse.

Los recursos son el personal y los equipos que realizan el trabajo de las actividades en todos los proyectos. Los recursos laborales y no laborales, como los ingenieros y el equipo, siempre dependen del tiempo y suelen asignarse a otras actividades o proyectos; los recursos materiales, como lo suministros y otros artculos consumibles, se registran en trminos de coste por unidad, en vez de horas. Puede crear una jerarqua de recursos que refleje la estructura de recursos de su organizacin y ayude a asignar recursos a las distintas actividades. Puede establecer cdigos de recursos jerrquicos ilimitados para agrupaciones y resmenes. Adems, puede establecer roles con conjuntos de habilidades especficas y utilizarlos como asignaciones de recursos hasta poder asignar recursos concretos. Esto le permitir programar y planificar los costes por rol durante la fase de planificacin del proyecto. Tambin puede asignar calendarios de

recursos y definir la informacin de contacto del recurso y su precio a lo largo del tiempo. En este captulo se describen recursos, roles y cdigos de recursos. En este captulo

Revisin de la estructura jerrquica de trabajos

La WBS
La estructura jerrquica de trabajos (WBS) consta de la WBS de todos los proyectos incluidos en la estructura de proyectos de la empresa (EPS) y, de hecho, ampla la EPS ms all del nivel de proyecto. Puede ver toda la WBS de una vez, o puede mostrar slo las estructuras jerrquicas de trabajos de un nodo o proyecto especficos. Abra el elemento de la EPS cuya WBS desee ver, despus entre en Proyecto, WBS.
Cuando crea un proyecto, el mdulo crea automticamente un elemento de la WBS al mismo nivel jerrquico y con el mismo nombre que el proyecto; para diferenciar el nivel de la WBS del nivel del proyecto puede aadir nmeros o letras como Lincoln Hospital A, Lincoln Hospital B. Puede desglosar ms el trabajo ampliando la EPS a otro nivel.

Planificacin y presupuesto Puede establecer fechas, presupuestos y planes de gastos previstos en un nivel alto de la WBS, de modo que se indique cundo debe realizarse el trabajo, y cul ser el coste de su presupuesto y los gastos mensuales. Como la informacin financiera la comparten varios proyectos y sus elementos de la WBS, podr usar el presupuesto y los datos de financiacin ya establecidos en los elementos de la WBS para los elementos homlogos en proyectos y actividades.

El plan de presupuesto y gastos puede utilizarse de forma independiente para representar datos financieros para el nivel de la WBS.

Tambin podr resumir los datos de proyecto hasta un nivel especfico de la WBS cuando calcule y mantenga los datos de resumen.
Detalles de proyecto

Los niveles de la WBS cuyos datos quiere resumir para usarlos en el mdulo Portfolio Analysis

Tambin puede usar la WBS en la fase de planificacin de un proyecto para estimaciones descendentes y resmenes desplegables de datos todava no asociados a proyectos. Por ejemplo, puede crear una WBS para un nodo de nivel superior de la EPS e incluir datos de resumen, presupuestos previstos y fechas que sean independientes de todos los proyectos.

Visualizacin de una WBS


Puede ver una WBS como grfico o como tabla. Abra la ventana de la estructura jerrquica de trabajos seleccionando Proyecto, WBS; tambin puede hacer clic en la opcin WBS de la barra de directorio o en el rea de trabajo Inicio. Ver la grfica de la estructura jerrquica de trabajos Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar arriba, Vista de grfica. Para cambiar la informacin presentada, haga clic en la barra de opciones y escoja Plantilla de caja de grfico, Personalizar.

Para cambiar el contenido y la apariencia del diseo, haga clic en la barra de opciones, escoja Plantilla de caja de grfico o Fuente y colores de grficos.

Ver la tabla de la estructura jerrquica de trabajos Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar arriba, Tabla de WBS. Para hacer una lista y ordenar los elementos de la WBS, haga clic en la etiqueta de la columna Cdigo de WBS. Para cambiar la informacin que muestra la tabla, haga clic en la barra de opciones y seleccione una de estas: \n Para ver informacin detallada sobre un elemento especfico de la WBS, seleccione Mostrar abajo, Detalles de WBS, y despus el elemento de la WBS cuya informacin quiera ver. Para ocultar los detalles de la WBS, escoja Mostrar abajo, Sin diseo inferior. Para cambiar las columnas de la vista de WBS, escoja Columnas y uno de los diseos predefinidos, o personalice las columnas.

\n

Tambin puede decidir mostrar un diagrama de Gantt a la derecha de la tabla de WBS. Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar arriba, Diagrama de Gantt.

Haga clic en la barra de opciones Diseo, entre en Columnas, Personalizar y seleccione slo las columnas que desee mostrar.

La pantalla se agrupa segn la asginacin de la OBS.

Agrupar por ruta de WBS


Puede organizar mltiples proyectos que usen la misma estructura jerrquica de trabajos (WBS) agrupando sus niveles WBS idnticos. La ruta de WBS hace una lista de actividades por niveles de la WBS, sin mostrar el nodo de nivel de proyecto. Agrupe por ruta de WBS en las ventanas Actividades y WBS. Tambin puede filtrar o mostrar la ruta WBS como una columna en proyectos e informes. Puede organizar mejor un diseo si lo ordena y dispone el orden de las actividades. Si usa tanto la agrupacin como el orden para organizar un diseo, los elementos se agrupan primero y despus se ordenan.

Organice varios proyectos con la misma ruta de estructura de desglose de trabajos.

Agrupar actividades por ruta de WBS Entre en Proyecto, Actividades, despus en Ver, Agrupar y ordenar. En el apartado Agrupar por, haga clic en la celda y seleccione Ruta de WBS. Haga clic en Ordenar y seleccione un orden para la ruta de WBS. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Ordenar y seleccione un orden para la ruta WBS. Haga clic en Aceptar.

Para ver la ruta WBS en la ventana WBS, entre en Proyecto, WBS, y despus en Ver, Agrupar y ordenar por, Ruta de WBS.

Cmo aadir elementos de la WBS y asignar propiedades


Cuando crea proyectos, el mdulo genera automticamente un elemento de nivel superior de la WBS con el mismo nombre, EPS e ID de proyecto que el proyecto en cuestin. Utilice la ventana de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) para ver y editar la WBS del proyecto abierto. Aadir un elemento de la WBS Entre en Proyecto, WBS. Seleccione el elemento de la WBS bajo el que desee aadir el elemento nuevo y pulse Agregar. El nuevo elemento de la WBS se coloca sangrado un nivel por debajo del elemento seleccionado. Para mostrar los detalles de la estructura jerrquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles de WBS. Consulte los siguientes apartados para establecer las propiedades bsicas de la WBS. Para especificar informacin adicional, consulte los siguientes captulos:
Para incluir/excluir etiquetas, haga clic con el botn derecho del ratn en la zona de detalles y escoja Personaliza detalles de WBS.

\n \n \n \n \n

Etiqueta Bloc de notas Captulo Configuracin de la estructura de proyectos de la empresa Etiquetas Registro de presupuesto, Plan de gastos y Resumen de presupuesto Captulo Definicin de presupuestos Hitos de WBS Uso de los hitos de la WBS, en este mismo captulo Etiqueta PT y Docs Captulo Mantenimiento de una librera de documentos de proyecto Etiqueta Valor ganado Definicin de ajustes de valor ganado para elementos especficos de la WBS, en este mismo captulo

Muestre los detalles de la estructura jerrquica de trabajos para poder aadir y asignar informacin a cada elemento de la WBS que cree

Informacin general Utilice la pestaa General para ver y editar la informacin general del elemento seleccionado de la WBS. Esto incluye el cdigo, el nombre, el estado y el gerente responsable.
Las fechas definidas por el usuario en las que se espera iniciar y terminar el proyecto o las actividades asociadas con el elemento de la WBS; se utiliza durante la fase de planificacin del proyecto y se establece a nivel de WBS, EPS o proyecto.

Determina la accesibilidad de los usuarios del mdulo Timesheets a las actividades de la WBS; si el estado no es Activo, no se permite el acceso. El nombre del elemento raz de la OBS correspondiente al elemento seleccionado de la WBS.

El ajuste del estado tambin determina la inclusin de un proyecto durante el resumen; cualquier actividad dentro de un elemento de la WBS que tenga un estado distinto a What-if se incluye en el resumen. Si necesita ms informacin sobre cmo resumir datos, consulte el captulo Resumen de proyectos. Los otros estados de WBS son Inactivo y Planeado.

Tambin puede editar directamente parte de la informacin de la WBS en la tabla de la estructura jerrquica de trabajos. Haga doble clic en la informacin que desee cambiar y escriba o seleccione el valor nuevo.

Editar un elemento de la WBS Seleccione el elemento de la WBS que quiera editar. Para cambiar la posicin del elemento en la WBS, haga clic en los botones de flecha que correspondan, situados en la parte inferior de la barra de comandos, a la derecha de la ventana Estructura jerrquica de trabajos (WBS). Para mostrar los detalles de la estructura jerrquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles de WBS; despus introduzca la informacin nueva en las pestaas. Borrar un elemento de la WBS Entre en Proyecto, WBS. Seleccione el elemento de la WBS que quiera borrar y haga clic en Eliminar. Si los elementos de la WBS que quiere borrar tienen asignaciones de actividades, se le pedir que borre el elemento de la WBS y todas sus asignaciones de actividades, o que borre el elemento de la WBS y reasigne o combine todas sus asignaciones de actividades con el elemento de nivel superior al elemento que desea borrar. Haga clic en Aceptar, y despus en S.

Si borra un elemento de nivel superior de la WBS, el mdulo borrar todos los elementos incluidos dentro de l.

Cmo afecta el estado de un elemento de la WBS a los usuarios de Timesheets


Existen cuatro tipos de estado para los elementos de la WBS: planeado, activo, inactivo y what-if. Elementos planeados de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es Planeado, los usuarios de Timesheets no podrn ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. As se evita que dichos usuarios se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento de la WBS que no est autorizado para su uso real. Elementos activos de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es Activo, los usuarios de Timesheets podrn ver todas las actividades incluidas en el elemento de la WBS. Segn sus privilegios para la hoja de tiempo, los usuarios tambin podrn asignarse o realizar el trabajo de las actividades incluidas en el elemento activo de la WBS. Si un elemento de la WBS pertenece a un elemento de nivel superior dentro de la misma, el elemento inferior tiene el mismo estado que el superior. Elementos inactivos de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es Inactivo, los usuarios de Timesheets no podrn ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. As se evita que los usuarios de Timesheets se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento no vlido de la WBS. Adems, cuando se realiza la programacin, el mdulo interpreta una actividad asignada a un elemento inactivo de la WBS como una actividad de duracin cero. Aunque la duracin real que defina para la actividad no cambie, el mdulo programar la misma fecha como inicio y fin de la actividad. Elementos what-if de la WBS: Si el estado del elemento de la WBS es What-if, los usuarios de Timesheets no podrn ver ninguna de las actividades incluidas en dicho elemento. As se evita que los usuarios de Timesheets se asignen o realicen el trabajo de las actividades asignadas a un elemento de la WBS que no est autorizado para su uso real. Si un elemento de la WBS pertenece a un elemento de nivel superior dentro de la misma, los dos elementos tienen el mismo estado.

Uso de los hitos de la WBS


En las fases iniciales de la planificacin del proyecto, el gerente del proyecto y otros individuos responsables de establecer los procesos del mismo necesitan decidir qu har el mdulo para calcular el valor ganado, el porcentaje de avance, el uso de recursos y los datos financieros. Puede aadir un nmero ilimitado de hitos de la WBS, que tambin pueden usarse para calcular el valor ganado. Los hitos se vuelven a asignar al nivel de la WBS, y cada hito recibe un peso que indica su importancia para el programa del proyecto. Cuando marque un hito de la WBS como completo, el mdulo usar su peso para calcular el porcentaje de avance de rendimiento de todas las actividades incluidas en el nivel de la WBS. Es decir, porcentaje de avance de rendimiento se aplica a todas las actividades de ese nivel de la WBS y despus vuelve a resumirse hasta la WBS. Por ejemplo, supongamos que un nivel concreto de la WBS incluye 10 actividades, y que se han introducido fechas de fin reales para 5 de ellas. El mismo nivel de la WBS se asigna tambin a cuatro hitos con pesos iguales, pero slo uno de ellos se marca como completo. El mdulo utiliza el hito de la WBS completado para calcular que el porcentaje de avance de rendimiento del nivel de la WBS es 25, aunque la mitad de las actividades incluidas en dicho nivel ya se hayan terminado. Puede que desee utilizar los hitos de la WBS cuando los incrementos de tarea del nivel superior comprendan un conjunto de actividades, y usted quiera controlar las actividades a nivel de la WBS. Por ejemplo, para controlar el diseo de un producto nuevo, puede asignar hitos de la WBS a los pasos principales necesarios para completar el diseo, como el borrador de los requisitos, la escritura de las especificaciones de diseo, etctera. Cada uno de estos hitos contendra las actividades detalladas necesarias para completarlo.

El primer hito se ha terminado, y se muestra el porcentaje de avance de rendimiento correspondiente en relacin a los dems hitos de la WBS.

Si un elemento de la WBS no tiene ninguna actividad debajo, y ha marcado los hitos como completos, el porcentaje de avance de rendimiento se quedar en cero. Para calcular el porcentaje de avance de rendimiento, aada una actividad de prueba al elemento de la WBS.

Aadir hitos de la WBS Utilice la pestaa de Hitos de WBS para aadir un nmero ilimitado de hitos a un elemento de la WBS. Haga clic en Agregar, escriba un nombre para el hito y asgnele un peso para calcular el porcentaje de avance de rendimiento de todas las actividades del elemento de la WBS.
El mdulo calcula este porcentaje de avance o valor ganado segn los hitos ponderados que marque como Completos en esta pestaa, al margen de las actividades hijas que correspondan al elemento de la WBS seleccionado. Escriba un nmero que indique la importancia de este hito en relacin con los dems de la lista, y para calcular el valor correspondiente de porcentaje de avance cuando se marque el hito como Completo.

Cuando marque la casilla de un hito, el mdulo calcular el porcentaje de avance de rendimiento del elemento de la WBS a partir del peso del hito en combinacin con los otros hitos de la lista.

Cmo afecta el peso al porcentaje de avance


Si todos los hitos ponderados para un elemento de la WBS tienen un valor de 1,0, y hay cuatro hitos en total, si uno se marca como completo se estara indicando que se ha terminado el veinticinco por ciento del elemento de la WBS. Si el mismo hito tuviese un peso de 9,0, y los otros tres de 1,0, si se marca como completado se estara indicando que se ha terminado el setenta y cinco por ciento del elemento de la WBS. El mdulo utiliza la siguiente frmula para calcular el porcentaje de avance de los hitos ponderados:
Peso real de hitos completos / Peso posible total de todos los hitos

Al aplicar esta frmula al ejemplo anterior, el hito completo tiene un peso de 9,0 y se divide entre el peso total de todos los hitos (12,0), con lo que se obtiene un porcentaje de avance de setenta y cinco por ciento.

Cmo asignar valores a las categoras de la WBS


Segn su perfil de seguridad, podr definir una categora personalizada y valores de categora para los elementos de la WBS. Esta categora y sus valores no son especficos de un proyecto, sino que puede asignar valores de categora a todos los elementos de la WBS dentro de la EPS, lo que le permitir personalizar el mdulo para reflejar la terminologa y los requisitos exclusivos de su organizacin. Esta categora y sus valores tambin le permiten agrupar, ordenar y filtrar elementos de la WBS.
Si necesita ms informacin sobre cmo definir una categora de la WBS y sus valores, consulte el captulo Definicin de preferencias y categoras administrativas.

Para establecer una categora personalizada y sus valores, utilice el cuadro de dilogo Categoras de admin. El cuadro de dilogo Categoras de admin aparecer si entra en Admin, Categoras de admin. Asignar un valor a la categora de la WBS Entre en Proyecto, WBS. Para aadir la categora de la WBS a una columna, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Columnas, Personalizar. Seleccione el nombre de la categora de la WBS dentro de General, en el rea de Opciones disponibles, y despus pulse el botn de la flecha derecha para moverlo a la columna de Opciones seleccionadas; haga clic en Aceptar. Seleccione el elemento de la WBS al que desee asignar un valor de categora, despus haga clic en el botn de exploracin de la columna de la categora de la WBS.

Seleccione el valor que desee asignar al elemento de la WBS, haga clic en el botn Seleccionar y despus en el botn Cerrar.

Definicin de ajustes de valor ganado para elementos especficos de la WBS


El valor ganado es una tcnica empleada para medir el rendimiento del proyecto a partir de los costes y el programa del mismo. Esta tcnica compara el coste presupuestado del trabajo con el coste real. Aunque los anlisis de valor ganado suelen aplicarse a los elementos de la WBS, tambin puede realizar uno de actividades y grupos de actividades. Utilice la pestaa Valor ganado de los detalles de la pantalla Estructura jerrquica de trabajos (WBS) para especificar la configuracin empleada para calcular el valor ganado del elemento de la WBS seleccionado. El coste del valor ganado es la parte del coste total presupuestado de la actividad que ya est completada a fecha de los datos del proyecto; se calcula como:
Valor ganado = Presupuesto al completar (BAC) x Porcentaje de avance de rendimiento

El mtodo para calcular el porcentaje de avance de rendimiento depende de la tcnica de valor ganado seleccionada para la WBS de la actividad.
Para definir los ajustes predeterminados de valor ganado de todos los elementos de la WBS, entre en

Admin, Preferencias de admin, y haga clic en la pestaa Valor ganado.

Definicin de ajustes de valor ganado para un elemento especfico de la WBS Para mostrar los detalles de la estructura jerrquica de trabajos, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles de WBS. Seleccione el elemento de la WBS cuyos ajustes de valor ganado desee definir y haga clic en la pestaa Valor ganado.

En la zona Tcnica para calcular porcentaje de avance de rendimiento, escoja el mtodo de porcentaje de avance que desee emplear para calcular el valor ganado de una actividad: \n Porcentaje de avance de la actividad: Calcula el valor ganado segn los porcentajes de avance actuales de la actividad y el tipo de porcentaje de avance seleccionado en la pestaa General de los detalles de la pantalla Actividad. Para no tener en cuenta el tipo de porcentaje de avance de actividad en las actividades que tengan asignada una curva de recurso al menos a una de las asignaciones de recursos, marque Usar curvas de recursos. Si se asigna una curva, el porcentaje de avance de las unidades siempre se multiplica por el Presupuesto al completar para calcular el valor ganado. Porcentaje de avance de hitos de WBS: Calcula el valor ganado segn se hayan terminado los hitos ponderados del elemento de la WBS, en vez de los porcentajes de avance de las actividades del elemento. Porcentaje de avance 0/100: Calcula el valor ganado como 100 por cien slo cuando acaba la actividad. Hasta que se termine la actividad, el valor ganado de la misma ser el 0 por ciento. Porcentaje de avance 50/50: Calcula el valor ganado como 50 por cien desde el inicio de la actividad hasta su fin. Cuando la actividad se termina, su valor ganado ser el 100 por cien. Porcentaje avance personalizado: Calcula el valor ganado como el porcentaje que se especifique. Este porcentaje se aplica desde el inicio de la actividad hasta su fin. Cuando la actividad se termina,

\n

\n \n \n

su valor ganado ser el 100 por cien. En la zona Tcnica para calcular Estimacin para completar (ETC), escoja el mtodo que desee emplear para calcular el valor de la estimacin para completar (ETC) de una actividad: \n TC = costo remanente para la actividad Calcula los valores de la ETC como el coste que queda para completar una actividad (ETC = duracin restante de la actividad * tarifas de recursos aplicables). PF = 1: Calcula los valores de la ETC como Presupuesto al completar (BAC) menos el coste del valor ganado. Este mtodo ofrece un resultado optimista. PF = 1/CPI: Calcula los valores de la ETC segn un factor de rendimiento (PF) de 1, dividido por el ndice de rendimiento de costo (CPI). Este mtodo ofrece el resultado ms probable. PF = 1/(CPI*SPI): Calcula los valores de la ETC segn un PF de 1 dividido por el producto del CPI y el ndice de rendimiento del programa (SPI). Este mtodo ofrece un resultado pesimista. PF=: Calcula los valores de la ETC segn el PF que especifique.

\n
\n

\n \n

Cmo asignar pesos de estimacin a los elementos de la WBS


Puede asignar pesos de estimacin a los elementos y las actividades de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) para realizar estimaciones descendentes. Puede asignar pesos de estimacin directamente en el mdulo Project Management o importarlos desde el mdulo Methodology Management con el Arquitecto de proyectos.
Si necesita ms informacin sobre el uso de la estimacin descendente, consulte el captulo Realizacin de estimaciones descendentes de la Parte 3.

El mdulo Project Management utiliza los pesos de estimacin para calcular el nmero de unidades que recibe cada elemento de la WBS en relacin con sus elementos de nivel inferior de la jerarqua de la WBS. Por ejemplo, si se aplican 1000 das de trabajo en orden descendente a tres elementos de la WBS con pesos de estimacin de 30, 30 y 40, cada uno de ellos recibir 300 das, 300 das y 400 das, respectivamente. Los pesos de estimacin descendente son valores relativos entre los elementos de la jerarqua de la WBS; los valores absolutos de los pesos de estimacin no significan nada. La estimacin descendente utiliza el campo Peso estimado de WBS para determinar cmo distribuir las unidades dentro de cada rama de la WBS. El algoritmo es:
Peso WBS 1.1 Unidades WBS 1.1 = Suma de todos los pesos de la WBS a nivel de la misma x unidades est.

Donde:

Peso WBS 1.1 = Peso de WBS 1.1 Unidades WBS 1.1 = Nmero de unidades asignadas al elemento 1.1 WB Suma de todos los pesos de la WBS a nivel de la misma = Suma de los pesos de todas las WBS al mismo nivel de jerarqua de la WBS 1.1 Unidades est. = Nmero de unidades estimadas distribuidas entre todas las WBS a nivel de WBS 1.N Por ejemplo, si selecciona una WBS que tenga tres elementos de nivel uno de la WBS bajo ella, y cada uno de esos elementos tiene un peso de 1 con una estimacin de 100 das, el mdulo calcula que cada WBS tiene 33,3 das, as:
1 Unidades = 1 + 1 + 1 x 100d = 33,3d

Por otra parte, si los pesos de cada elemento de la WBS varan, como 6 para uno y 2 para cada uno de los otros dos elementos, el resultado es 60 das para el primero y 20 das para cada uno de los otros dos:
6 Unidades = 6 + 2 + 2 x 100d=60d

El algoritmo sigue calculando cualquier elemento de nivel inferior de la WBS en la rama de la WBS para distribuir las unidades como corresponda. Este proceso contina hasta que se hayan tenido en cuenta todos los niveles de la WBS de la rama; despus contina con la siguiente rama de la jerarqua. El mdulo no cuenta ningn elemento de la WBS que no tenga asignaciones de actividades al distribuir las unidades dentro de una rama de la WBS. Si una actividad tiene asignados varios recursos, cada uno de ellos recibir las unidades restantes en proporcin al nmero de unidades restantes que se le hayan asignado previamente a cada recurso para dicha actividad. Por ejemplo, si el Recurso 1 antes tena seis horas de unidades restantes en una actividad con cinco das de unidades restantes, y si el Recurso 2 antes tena cuatro horas de unidades restantes, el Recurso 1 ahora tendr unidades restantes de tres das (24 horas) y el Recurso 2 tendr unidades restantes de dos das (16 horas).

Si se termina una actividad, dicha actividad recibir cero unidades restantes. Si todas las actividades de una WBS se terminan, en esa WBS se distribuirn cero unidades.

Asignar pesos de estimacin a los elementos de la WBS Entre en Proyecto, WBS. Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Columnas, Personalizar. En la columna Peso est. (dentro de General), introduzca los pesos aplicables para cada elemento de la lista.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn para seleccionar las columnas que desea mostrar para introducir datos. Escriba el peso estimado directamente en el campo de la columna de cada elemento de la WBS.

Asignar pesos de estimacin a actividades Entre en Proyectos, Actividades. Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Columnas. Para aadir la columna Peso est., seleccinela en la lista Opciones disponibles y haga clic en la flecha derecha. Haga clic en Aceptar. Introduzca los pesos aplicables en la columna Peso est. para cada actividad de la lista.

El Peso est. est dentro de la categora General.

Una estructura jerrquica de trabajos (WBS) es una disposicin jerrquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto. El proyecto es el nivel ms alto de la WBS, mientras que una actividad individual necesaria para crear un producto o servicio representa el nivel ms bajo. Cada proyecto de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) tiene su propia WBS. Cuando se crea un proyecto, el gerente de proyectos suele desarrollar primero la WBS, asignar productos de trabajo y documentos a cada elemento de la misma, y despus definir las actividades para desarrollar el trabajo del elemento. Los clculos especficos de valor

ganado puede concretarse para cada elemento de la WBS, junto con un elemento de la estructura jerrquica de la organizacin (OBS) responsable de todo el trabajo incluido en el elemento de la WBS. En este captulo aprender a configurar e implantar una WBS. En este captulo

Definicin de presupuestos

Presupuestos descendentes
La capacidad para realizar una planificacin descendente resulta clave para la planificacin y el control de toda la organizacin en su conjunto. Si los proyectos de una organizacin tienen un presupuesto de 5.000 millones de dlares para los prximos dos aos, es probable que no se trabajen los detalles hasta que el primer proyecto lleve algn tiempo iniciado. La estructura que emplea una compaa para organizar sus proyectos debe ser lo bastante flexible para permitir que cada proyecto y cada grupo de proyectos mantenga su WBS , y para que consuma slo los recursos que suelen asignrsele. El mdulo facilita un mtodo de presupuesto descendente para la gestin de costes. El gerente de recursos/costes o la persona responsable de tomar las decisiones sobre los lanzamientos de proyectos suele establecer estimaciones de presupuestos de alto nivel. Estas estimaciones se establecen en cada nodo de la EPS. Los gerentes de proyectos distribuyen los presupuestos para los proyectos de los que son responsables en cada nodo, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

Establezca la estimacin de presupuesto original en el nodo de la EPS. Distribuya el presupuesto original a nivel de proyecto. Los valores no se resumen, y los valores distribuidos no tienen que ser iguales al presupuesto del nodo de nivel superior de la EPS.

Una vez establecidas las estimaciones de presupuestos a nivel de la EPS, se puede establecer un plan de gastos mensual para controlar el flujo de caja de cada nodo y proyecto.

Plan de gastos a nivel de nodo de la EPS.

Plan de gastos a nivel de proyecto.

Cuando ya tenga organizados los planes de gastos, podr comparar los totales mensuales del nodo de la EPS con los de todos los proyectos del nodo, para asegurarse de que los gastos mensuales no excedan las estimaciones de presupuesto originales.

Si sus proyectos necesitan financiacin para los presupuestos, tambin puede crear un diccionario de fuentes de financiamiento, que despus podr usar para asignar rpidamente fuentes especficas de financiacin conforme desarrolle los proyectos. Una vez bien establecidas las estimaciones, los gerentes de recursos/costes y los jefes de equipo pueden establecer cantidades de presupuesto y planes de gastos en los niveles de la WBS que entren dentro de su responsabilidad. Despus, los recursos y los presupuestos podrn asignarse al nivel de actividad. Cuando ya se hayan iniciado los proyectos, podr supervisar los cambios en el presupuesto mediante registros de cambios, y seguir realizando el seguimiento mensual de los gastos conforme se apliquen los

costes reales. Al terminar los proyectos podr registrar y mantener el beneficio o la rentabilidad de la inversin (ROI) de realizar cada proyecto. Este valor ayuda al director de operaciones en el proceso de planificacin estratgica de futuros proyectos. El resto del captulo analiza cmo establecer presupuestos, planes de gastos y financiacin, adems de cmo realizar el seguimiento de los cambios.

Cmo establecer presupuestos


Puede establecer estimaciones de presupuestos en la etapa de planificacin, para despus ajustarlos conforme avance el proyecto. Documente los cambios en el presupuesto conforme se produzcan y utilice esos cambios para calcular las ltimas cantidades presupuestadas para el proyecto. Tambin puede registrar los gastos mensuales de los fondos presupuestados, realizar el seguimiento de las cantidades de desviacin actual y sin distribuir, y resumir el plan de gastos mensuales de cada proyecto en una rama hasta sus nodos superiores de la EPS. Primero establezca el presupuesto total para cada nodo de la EPS de la jerarqua y despus introduzca la parte aplicable de la cantidad total presupuestada a cada proyecto de la rama del nodo. Una vez introducidas estas cantidades totales iniciales, puede empezar a asignar las cantidades de gastos mensuales previstas para cada proyecto. El mdulo tendr en cuenta las cantidades de los proyectos para que usted pueda realizar el seguimiento del plan total de gastos y evaluar la desviacin entre este total y el presupuesto actual. Este proceso es continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Al acercarse al fin del proyecto, podr determinar mejor los beneficios e introducir la rentabilidad de la inversin. Esta cantidad puede utilizarse como indicador para determinar si debera volver a realizar un proyecto de este tipo en el futuro.
Para mostrar los detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles del proyecto.

Establecer presupuestos Entre en Empresa, Proyectos para abrir la ventana Proyectos (si ya ha establecido las estimaciones de presupuesto para los nodos y proyectos, abra la ventana WBS para introducir presupuestos para los niveles de la WBS de sus proyectos). Haga clic en la pestaa Registro de presupuesto para el nodo/proyecto seleccionado (o elemento de la WBS). Introduzca la cantidad presupuestada total que prevea para este proyecto en el campo Presupuesto original.

Introduzca la cantidad total estimada para el presupuesto del proyecto o nodo de la EPS seleccionado

Despus de introducir los totales presupuestados para un nodo y sus proyectos, puede empezar a asignar las cantidades de gastos mensuales previstas para cada uno de los proyectos de la rama. Encontrar ms informacin en el siguiente apartado.

Cmo establecer un plan de gastos mensual


Puede distribuir el presupuesto mensualmente en cada nodo y proyecto de la EPS para crear un plan de gastos. La pestaa Plan de gastos tambin suma los planes de gastos de los niveles inferiores de la EPS mensualmente para que pueda comparar lo distribuido en un nivel alto con lo distribuido realmente en los niveles inferiores. En el siguiente ejemplo, el plan de gastos de la EPS Assembly para 06 - Abr es 150.000 dlares. Los planes de gastos combinados de los proyectos de Assembly (AUTO y CONV) suman 160.000 dlares. Como esta cantidad es 10.000 dlares superior a lo previsto, aparece en rojo ($10.000) en la columna Desviacin actual sin distribuir.

Plan de gasto mensual de los niveles inferiores al nodo de la EPS seleccionado.

La diferencia entre los gastos mensuales del nodo de la EPS y los gastos mensuales totales de sus proyectos.

Introducir las cantidades de los gastos mensuales a nivel de la EPS

Haga clic en la pestaa Plan de gastos dentro de la ventana Proyectos de un nodo o proyecto seleccionado de la EPS. Introduzca el total de gastos para cada mes en la columna Plan de gastos. La columna Total cuenta plan de gastos muestra las cantidades registradas anteriormente en los planes de gastos del proyecto. Tambin puede usar esta pestaa para establecer un plan de beneficios mensual. Este plan lo ayudar a realizar el seguimiento mensual de los beneficios financieros de la realizacin de los proyectos. Introduzca la cantidad de beneficios o el rendimiento de las ganancias en sus gastos mensuales, dentro de la columna Plan de beneficios. El mdulo tambin cuenta los planes de beneficios en las cantidades combinadas de los proyectos de la rama seleccionada del nodo de la EPS.

Seguimiento de los cambios en el presupuesto


Conforme avanzan los proyectos, suelen producirse cambios en el alcance, reasignacin de recursos, aumento o retirada de financiacin y otros factores que afectan a las cantidades presupuestadas originalmente. Registro de cambios en el presupuesto le permite realizar el seguimiento de modificaciones que afecten al presupuesto; este registro tambin proporciona una indicacin clara de todos los aspectos del cambio: quin, qu, cundo, dnde y cmo. Fecha 10-jul-2005 21-jul-2005 05-ago-2005 Cantidad 500.000 1.000.000 250.000 Responsable Jane Brown Eileen Jones Frank Anderson Estado Aprobado No aprobado Pendiente Razn Inflacin Error de estimacin Circunstancias imprevistas

Las cantidades del cambio no se incorporan al presupuesto actual hasta obtener el estado Aprobado. Slo los participantes autorizados del proyecto pueden publicar cambios en el presupuesto y marcarlos como aprobados. Puede incluir una cantidad de cambio como Pendiente; el gerente de programas del nodo de la EPS afectado o el gerente de proyectos del proyecto afectado marcar la cantidad como Aprobada o No aprobada. El mdulo vuelve a calcular la nueva cantidad presupuestada y ajusta el presupuesto actual segn los cambios aprobados del registro.
Presupuesto propuesto = Presupuesto original + Cambios de presupuesto aprobados + Cambios de presupuesto pendientes Presupuesto actual = Presupuesto original + Cambios de presupuesto aprobados

Introduzca el presupuesto. Conforme avance el proyecto, registre los cambios

El mdulo calcula estos campos a partir del presupuesto original y de los cambios de presupuesto aprobados y pendientes.

Haga clic en la pestaa Resumen de presupuesto para realizar el seguimiento del presupuesto y los gastos totales conforme avanza el proyecto y se producen los cambios. La pestaa Resumen de presupuesto le permite ver los totales del presupuesto actual, el presupuesto actual distribuido y el plan de beneficios, para obtener as una visin general del estado financiero de los proyectos.

Presupuesto actual - Plan de gastos totales

Plan de gastos totales - Cmputo de plan de gastos totales

Cmo establecer la financiacin


Si est trabajando en proyectos gubernamentales, de capital u otros proyectos que suelen financiarse a travs de fuentes internas o externas a la organizacin, puede establecer un diccionario de fuentes de financiamiento, para despus poder asignar rpidamente fuentes de financiacin especficas a los elementos presupuestados conforme desarrolle los proyectos.
Puede aplicar asignaciones de financiacin ilimitada tanto a nivel de la EPS como a nivel de proyecto.

Definicin de las fuentes de financiacin Entre en Empresa, Fuentes de financiamiento. Seleccione la fuente de financiamiento que est justo encima y al mismo nivel de la fuente nueva que desee aadir, y despus pulse Agregar. Puede configurar el diccionario de fuentes de financiamiento como una jerarqua, para as categorizar y agrupar fondos similares, como las afiliadas a una agencia en concreto. Introduzca cualquier informacin adicional sobre la fuente en el rea Descripcin, mediante las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Para mostrar su jerarqua de financiacin en forma de grfico, haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Vista grfica.

Los fondos que establezca sern globales o estarn disponibles para cualquier proyecto o nodo de la EPS en su jerarqua de la EPS.

Utilice las flechas para cambiar la ubicacin de un fondo seleccionado en la jerarqua.

Especifique su fuente de financiamiento, la cantidad y el porcentaje de fondos compartidos a nivel de la EPS o del proyecto.

El valor de fondos compartidos es la parte de la cantidad total aportada por la fuente de financiacin para esa asignacin. Puede asignar la misma fuente de financiacin varias veces con cantidades y contribuciones compartidas distintas para diferentes niveles de la EPS. Se definen tanto la cantidad como el valor compartido de los fondos. Los fondos no se resumen; se editan para cada nivel de la EPS, de forma que se pueda realizar la planificacin descendente. Se puede aadir una columna de Financiamiento total en la ventana Proyectos para ver la suma de la financiacin de cada proyecto y nodo de la EPS.

Los totales que aparecen aqu representan la financiacin total de un proyecto o nodo de la EPS concreto; puede asignar uno o ms fondos a cada nodo o proyecto.

Establezca contribuciones de fondos individualmente para los proyectos y nodos de la EPS correspondientes.

Seguimiento y anlisis de presupuestos


Las tablas de recursos y costes ofrecen una visin general de las distribuciones de presupuestos de unidades y costes, junto con las cantidades de las desviaciones que resultan al comparar el uso actual con las estimaciones originales a nivel de la actividad. A nivel de la EPS, se pueden personalizar las columnas y generar informes que muestren las cantidades de los presupuestos originales por proyecto, junto con las desviaciones actuales. Esto resulta muy til en las primeras etapas de los proyectos, cuando puede que no tenga todos los recursos y estimaciones preparados para cubrir el alcance y los objetivos establecidos por la alta direccin. Crear un diseo para comparar presupuestos y desviacin Abra la ventana Proyectos, haga clic en la barra Diseo y escoja Columnas, Personalizar. Puede seleccionar cualquier columna relacionada con el presupuesto de la lista de opciones. El siguiente ejemplo compara las cantidades del presupuesto original asignado a los proyectos con las desviaciones actuales que resultan de los gastos de presupuestos de los proyectos hasta la fecha.

Si necesita ms informacin sobre la asignacin y el anlisis de presupuestos a nivel de WBS, actividad y cuentas de costes, consulte los captulos Revisin de las estructuras jerrquicas de trabajo, Trabajo con actividades y Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto, respectivamente. Si necesita ms informacin sobre la realizacin de informes, consulte el captulo Impresin de diseos e informes.

Cuando los gastos actuales se diferencian de las estimaciones del presupuesto original, aparece una desviacin. La cantidad de la desviacin mostrada entre parntesis indica una desviacin negativa del proyecto.

Los presupuestos consisten en el esfuerzo (o cantidades) total estimado necesario y el flujo de caja requerido para terminar un proyecto. Antes de iniciar un proyecto, el gerente de recursos/costes y el director de operaciones, el gerente de programas y el gerente de proyectos determinan los requisitos de alcance y presupuesto, y establecen estas estimaciones. Conforme cambian los requisitos, se ajustan los recursos y la financiacin para compensar dichos cambios. Los individuos participantes en la financiacin y el apoyo econmico pueden realizar estimaciones descendentes y registrar cambios en el presupuesto dentro de la fase de planificacin del proyecto o una vez iniciado el mismo. El mdulo realiza el seguimiento de estos cambios y guarda las cantidades originales. En este captulo aprender cmo establecer un presupuesto, anotar y aplicar los cambios que se realicen en l, y realizar el seguimiento mensual de los gastos y las desviaciones a distintos niveles de la organizacin: nodo de la estructura de proyectos de la empresa (EPS), proyecto y estructura jerrquica de trabajos (WBS). En este captulo

Trabajo con campos definidos por el usuario

Creacin de campos definidos por el usuario


Los campos definidos por el usuario (UDF) le permiten aadir un nmero ilimitado de campos y valores personalizados a la base de datos del proyecto. Entre los UDF estn los nmeros de rdenes de compra, las fechas de entrega, los nmeros de planos, los beneficios, las desviaciones y los presupuestos revisados. reas temticas Se puede personalizar un nmero ilimitado de UDF en cualquiera de las siguientes reas temticas: Actividades, Pasos de actividad, Asignaciones de recursos de actividades, Proyectos, Recursos, WBS, Gastos, Problemas, Riesgos y Documentos y productos de trabajo. En cada una de dichas reas se pueden aadir columnas, y agrupar, ordenar y filtrar datos segn los UDF aplicables al rea temtica. Tipos de datos Se podr especificar cualquiera de los siguientes tipos de datos para cada campo personalizado que se cree: Costo, Entero, Nmero, Texto, Fecha de inicio, Fecha de fin e Indicador. El tipo de dato que se seleccione determinar el tipo de dato que pueda se pueda introducir en el campo. Por ejemplo, si selecciona Fecha de inicio, cuando cree una columna para la fecha de inicio slo podr introducir fechas en dicha columna.
Si necesita ms informacin sobre los UDF de tipo Indicador, consulte el apartado Trabajo con indicadores de este mismo captulo.

El UDEF Indicador es un tipo especial de campo que le permite introducir valores con cdigos de colores y visualizarlos en columnas e informes.

La siguiente tabla resume los tipos de datos disponibles y sus usos en los campos definidos por el usuario: Tipo de dato
Texto Fecha de inicio Fecha de fin Nmero Costo Indicador

Empleado para
Texto o combinaciones de texto y nmeros Fecha de inicio Fecha de fin Valor numrico con dos decimales Valor en moneda Un campo indicador que puede utilizarse para introducir valores con cdigo de colores en las columnas, y para ver texto

Entero

con cdigo de colores en los informes Datos numricos, salvo dinero

Definicin de campos definidos por el usuario Entre en Empresa, Campos definidos por el usuario. Seleccione el rea temtica en la que desee aadir un campo nuevo, y haga clic en Agregar.

Debe seleccionar el rea temtica antes de introducir informacin adicional en el UDF.

Haga doble clic en la columna Ttulo e introduzca un nombre para el UDF. Haga doble clic en la columna Tipo de datos y seleccione el tipo apropiado; despus pulse Cerrar.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn definir ni asignar valores a UDF para proyectos gestionados con Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre ProjectLink, pulse el botn de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y acceder a la ayuda de Primavera Project Link en Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado ProjectLink).

Debe seleccionar un rea temtica antes de introducir un Ttulo o un Tipo de datos.

Introduzca un Ttulo y un Tipo de datos para el campo definido por el usuario. Por ejemplo, en el rea temtica Actividades puede introducir Orden de compra como ttulo y seleccionar Entero como tipo de datos.

Los botones Agregar y Eliminar se desactivan si no tiene privilegios de edicin para campos definidos por el usuario.

Slo los usuarios con privilegios de seguridad para editar UDF podrn aadir, modificar o borrar UDF en el cuadro de dilogo Campos definidos por el usuario. Los usuarios que no tengan derechos de acceso para editar UDF podrn verlos en dicho cuadro de dilogo. Cualquier usuario puede asignar valores a los UDF existentes en las columnas. Adems, slo los usuarios con privilegios de seguridad del proyecto para ver datos de costes del proyecto podrn ver los valores de los UDF con tipo de dato Costo.

Trabajo con campos definidos por el usuario


Como los dems campos de datos, se pueden crear columnas para los UDF, agrupar, ordenar y filtrar segn los datos de los UDF, y ver los datos en los informes. En los siguientes apartados aprender ms cosas sobre la utilizacin de estas funciones. Creacin de columnas de los UDF Se pueden ver los UDF en las columnas de Tabla de actividades, Pasos de actividad, Asignaciones de recursos de actividades, Proyectos, Recursos, WBS, Gastos del proyecto, Problemas, Riesgos y Productos de trabajo y documentos.
Si necesita ms informacin sobre cmo aadir columnas, consulte el captulo Personalizacin de diseos de vistas.

Slo podr crear columnas para un UDF en la pantalla del rea temtica en la que lo haya creado. Por ejemplo, si crea un UDF llamado Nmero de orden de compra en el rea temtica Gastos del proyecto, el UDF Nmero de orden de compra slo podr verse en el diseo de vista Gastos. Si necesita ms informacin sobre cmo agrupar, ordenar y filtrar datos, consulte el captulo Agrupar, ordenar y filtrar datos.

Agrupar, ordenar y filtrar UDF Cuando se agrupa un diseo de vista por campo de usuario, se pueden agrupar, ordenar, filtrar y ver resmenes. Para agrupar y ordenar segn los UDF, haga clic en Ver, Agrupar y ordenar. Para filtrar datos segn un UDF, seleccione Ver, Filtros.
Si necesita ms informacin sobre Cambio global, consulte el apartado Utilizacin de Cambio global en el captulo Trabajo con actividades.

Cambio global con UDF Se puede utilizar Cambio global para asignar valores a los campos de usuario de Actividad, Asignaciones de recursos de actividades y Gastos. Para asignar un cambio global, haga clic en Herramientas, Cambio global.

Debe crear un UDF en el cuadro de dilogo Campos definidos por el usuario antes de poder asignar y rellenar los UDF con Cambio global. No existen UDF predefinidos disponibles en la base de datos.

Si necesita ms informacin sobre los informes, consulte el captulo Personalizacin de informes.

Cmo ver los UDF en informes Los UDF se pueden ver en informes y visualizarlos en columnas. En el Asistente para informes se puede seleccionar cualquier UDF para incluirlo en el informe. Tambin puede agrupar, clasificar y filtrar los datos segn un UDF. Despus de ejecutar el informe, los UDF que haya seleccionado aparecern en las columnas.
Si necesita ms informacin sobre cmo formatear barras, consulte el apartado Formato de diagramas de Gantt en el captulo Personalizacin de diseos de vistas.

Formato de barras de datos de los UDF Se pueden crear barras para los campos de datos definidos por el usuario y verlos en el diagrama de Gantt. Haga clic en Ver, Barras. En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Agregar. Introduzca un nombre en el campo Nombre. En el campo Escala de tiempo, seleccione las Fechas del usuario (as se activar la Fecha de inicio del usuario y la Fecha de fin del usuario). Seleccione los valores de las fechas de inicio y fin definidas por el usuario en los campos Fecha de inicio del usuario y Fecha de fin del usuario.

Debe crear campos de datos de fechas de inicio y fin definidas por el usuario en el cuadro de dilogo Campos definidos por el usuario antes de poder crear barras para dichos campos en el diagrama de Gantt. Adems, las columnas Fecha de fin del usuario y Fecha de inicio del usuario slo pueden editarse cuando se haya seleccionado Fechas del usuario en la columna Escala de tiempo.

Haga clic en la columna Filtro para abrir el cuadro de dilogo Filtros. Seleccione un filtro y haga clic en Aplicar, Aceptar. Si lo desea, haga clic en la pestaa Estilo de barra para cambiar la apariencia. Haga clic en Aplicar, Aceptar.

Si selecciona una Fecha de fin del usuario que sea anterior a la Fecha de fin del usuario, o si no existe ningn valor asociado a dichos campos, la barra no aparecer.

Seleccione Fechas del usuario en la columna Escala de tiempo.

Los campos Fecha de inicio del usuario y Fecha de fin del usuario se activarn automticamente cuando seleccione Fechas del usuario en la columna Escala de tiempo.

Si lo desea, haga clic en la pestaa Etiquetas de barra e introduzca la informacin para mostrar los UDF como etiqueta en cualquier barra.

Trabajo con indicadores


Los indicadores son un tipo especial de campo definido por el usuario (UDF) que le permite seleccionar iconos con un cdigo de colores que se muestran como valores en columnas, en agrupar y ordenar, en filtrar, y en informes. Los UDF de indicadores pueden utilizarse para destacar Actividades, Pasos de actividad, Asignaciones de recursos de actividades, Proyectos, Recursos, WBS, Gastos, Problemas, Riesgos y Productos de trabajo y documentos. Por ejemplo, puede agrupar actividades segn la prioridad o el estado mediante UDF de indicadores. Como ocurre con los dems UDF, puede utilizar las siguientes funciones con los indicadores: Mostrar en columnas Agrupar y ordenar datos segn lo indicadores Filtrar datos segn los indicadores Realizar cambios globales Mostrar como etiquetas en barras de escala de tiempo Ver datos de indicadores en informes con columnas, agrupar y ordenar, y filtros

Si necesita ms informacin sobre cmo definir UDF, consulte el apartado Trabajo con campos definidos por el usuario de este captulo.

Definicin de UDF de indicadores Desde el men Empresa, haga clic en Campos definidos por el usuario. Haga clic en Agregar y seleccione el rea temtica en la que desee aadir el UDF de indicador. En el campo Tipo de datos, seleccione Indicador. Introduzca un nombre (p.ej. Alta prioridad) en el campo ttulo y pulse Cerrar. Seleccin de valores del UDF de indicador Despus de crear un UDF de indicador, puede asignarle valores. Debe crear columnas para los UDF de indicador si desea asignar valores a una actividad, recurso, proyecto, etc. concretos. Un UDF de indicador puede tener uno de estos cuatro valores: rojo, amarillo, verde o azul. Estos valores, que aparecen en la siguiente imagen, son iconos que se pueden seleccionar en una lista desplegable cuando hace clic en un UDF. Debe seleccionar uno de estos valores siempre que introduzca un valor para un UDF de indicador, ya sea en columnas, en agrupar y ordenar, en filtros, en informes, en cambio global o en barras.

Ejemplo de UDF de indicador A modo de ejemplo, suponga que desea crear un UDF de indicador que se refiera al estado y a la prioridad de las actividades, segn los siguientes parmetros: Rojo - actividades de alta prioridad que no se han iniciado Amarillo - actividades de alta prioridad que se han iniciado Verde - actividades terminadas Azul - actividades de baja prioridad que se han iniciado

En primer lugar, puede crear un UDF de indicador en el cuadro de dilogo Campos definidos por el usuario, y llamarlo Indicador de prioridades. Despus, en Actividades, creara una columna para el UDF Indicador de prioridades. En la columna Indicador de prioridades identificara las actividades a las que quisiera aadir un valor de indicador, hara clic en el campo Indicador de prioridades y seleccionara el valor apropiado. Despus podra agrupar, clasificar y filtrar los datos segn el valor del indicador de prioridades. La tabla de actividades tendra un aspecto similar al de la siguiente imagen, con los indicadores agrupados por tipo.

UDF de indicador en columnas, agrupar y ordenar, filtros, barras, cambio global e informes Para utilizar las opciones de modificar columnas, agrupar y ordenar, filtros, barras, cambio global, e informes para incluir datos de UDF de indicador, se siguen los mismos pasos que en los dems tipos de UDF. Los valores aparecern como iconos en cada caso, salvo en los informes. En los informes, las columnas de UDF de indicador muestran el valor de texto del icono (es decir, en vez de mostrar el icono, el valor ser rojo, amarillo, verde o azul), tal y como se indica en la siguiente imagen.

Los valores de los iconos de los UDF de indicador aparecen como textos en los informes.

Los campos definidos por el usuario le permiten personalizar campos y valores, y aadirlos a la base de datos del proyecto. Por ejemplo, puede usarlos para realizar el seguimiento de datos de actividad, como fechas de entrega y nmeros de rdenes de

compra. Tambin puede realizar el seguimiento de datos relacionados con los recursos y los costes, como beneficios, desviaciones y presupuestos revisados. En este captulo se describe cmo configurar los campos definidos por el usuario para que satisfagan las necesidades de su proyecto. En este captulo

Cmo establecer cdigos de proyecto

Definicin y asignacin de cdigos de proyecto


Los cdigos de proyecto pueden utilizarse para agrupar proyectos, para consolidar grandes cantidades de informacin y, en general, para distinguir uno proyecto de otro. Se pueden realizar agrupaciones por cdigo de proyecto en el cuadro de dilogo Abrir proyecto y en la ventana Proyectos; para ello, haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier parte del cuadro o de la ventana, escoja Agrupar y ordenar por, y seleccione el nombre del cdigo de proyecto. Todos los proyectos que tengan un valor asignado para ese cdigo aparecern en el cuadro de dilogo Abrir proyecto o en la ventana Proyectos, agrupados por su valor correspondiente. Si hay proyectos sin un valor asignado para el cdigo de proyecto, aparecern al fondo de la ventana, bajo una banda de grupo No hay + el cdigo de proyecto.

Escoja agrupar los proyectos seleccionados por cdigo de proyecto; todos los cdigos de proyecto predefinidos estn disponibles en el men Agrupar y ordenar por.

Los cdigos de proyecto se configuran en el diccionario Cdigos de proyecto, que estn disponible para toda la empresa. Se pueden crear valores para los cdigos predefinidos, o se pueden crear cdigos de proyecto y valores nuevos para sus proyectos. Asigne valores de cdigo a los proyectos con la pestaa Cdigos en Detalles del proyecto.

Definicin de cdigos de proyecto y valores Entre en Empresa, Cdigos de proyecto. Haga clic en Modificar dentro del cuadro de dilogo Cdigos de proyecto, y despus defina tantos cdigos de proyecto como necesite.

Haga clic en Modificar, despus introduzca un nombre para el cdigo de proyecto, junto con el nmero de caracteres disponibles para cada valor de cdigo.

Para aadir valores a un cdigo de proyecto, haga clic en Cerrar dentro del cuadro de dilogo Definiciones de cdigo de proyecto. En el cuadro de dilogo Cdigos de proyecto, seleccione el cdigo en el que quiera establecer valores, pulse Agregar e introduzca los valores y descripciones. Para cambiar la posicin del valor de un cdigo en la jerarqua de cdigos de proyecto, seleccione el cdigo y pulse el botn de flecha apropiado. Por ejemplo, si crea un cdigo llamado Ubicacin, quiz desee especificar valores de cdigo para las distintas ciudades en las que tenga oficinas su compaa, como Filadelfia, Chicago y San Francisco. Dentro de estas oficinas, puede crear valores para los departamentos especficos que haya en dicha ciudad. Para situar un departamento bajo una ciudad, primero debe seleccionar el departamento, despus

pulsar las flechas que apuntan hacia arriba o hacia abajo hasta colocarlo justo debajo de la ciudad. Para colocar el departamento hacia la derecha, pulse la flecha correspondiente.

Haga clic en las flechas para mover los valores arriba y abajo en la lista, o para cambiar la posicin de un valor en la jerarqua.

Para mostrar la jerarqua de cdigos en forma de grfico, haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Vista grfica. Tambin puede modificar la apariencia de la tabla o de la grfica con las otras funciones de men disponibles en la barra de opciones Mostrar. Definicin de cdigos de proyecto ponderados Los cdigos de proyecto ponderados le permiten clasificar o priorizar los proyectos con un valor de peso, para despus verlos ordenados por su puntuacin. El mdulo Project Management trabaja con los cdigos de proyecto y la funcin de puntuacin de myPrimavera para determinar la puntuacin de cada cdigo de proyecto. Por ejemplo, supongamos que sus proyectos se ordenan en funcin del riesgo. Los cdigos de proyecto con la mayor puntuacin tendrn ms riesgo; los que tengan la puntuacin menor, tendrn menos riesgo. Para aadir peso a un cdigo, se introduce un valor en la columna Peso" de Cdigos de proyecto. Para ver la columna Peso, haga clic en la barra de opciones Mostrar, seleccione Columnas y

escoja Peso. El campo Project Score de la pgina Personal Portal, dentro de la seccin Project Statistics de myPrimavera, puede ensearle la puntuacin de cada cdigo de proyecto ponderado que cree.

En Definiciones de cdigo de proyecto puede ver la columna Peso, junto con las columnas Porcentaje de peso y Peso mximo de valor de cdigo. Para ver estas columnas, haga clic en la barra de opciones Mostrar, seleccione Columnas y escoja Peso. La columna Porcentaje de peso muestra el peso del cdigo de proyecto, dividido por el total de los pesos de todos los cdigos de proyecto. La columna Peso mximo de valor de cdigo le permite introducir el valor de peso mximo permitido para un tipo de cdigo de proyecto especfico. Si no aparece la pestaa Cdigos en Detalles del proyecto, haga clic con el botn derecho del ratn en dicha rea de la ventana Proyectos y escoja Personalizar detalles del proyecto; seleccione Cdigos de la lista de pestaas disponibles, haga clic con el botn derecho para moverlo a la columna Mostrar pestaas y pulse Aceptar.

Asignar valores de cdigos de proyecto En la ventana Proyectos, seleccione el proyecto al que quiera asignar valores de cdigos de proyecto. Para ver Detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Mostrar abajo, Detalles del proyecto. Haga clic en la pestaa Cdigos y despus en Asignar. En el cuadro de dilogo Asignar cdigos de proyecto, haga clic en el valor para el cdigo aplicable y despus en el botn Asignar.

Botn para cerrar Botn para asignar

En el cuadro de dilogo Asignar cdigos de proyecto, haga clic en el botn Cerrar cuando haya terminado de asignar valores de cdigo de proyecto.

Tambin puede asignar distintos valores a la vez. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione todos los valores que desee asignar. Pulse el botn Asignar.

Cmo agrupar, resumir y filtrar por cdigos


Utilice los cdigos de proyecto para agrupar proyectos en los diseos Tabla de actividades y Diagrama de Gantt, dentro de la ventana Proyectos. Agrupar le permite centrarse en un aspecto concreto de los proyectos, como la lnea de productos o la ubicacin. En el siguiente ejemplo, los proyectos a los que se han asignado los mismos valores de divisin se agrupan e identifican mediante bandas descriptivas. En el diseo de la vista se incluyen las barras actuales, que representan las fechas de inicio y fin anticipadas o reales de cada proyecto, y las barras de resumen, que representan todos los proyectos dentro de cada banda de grupo. La barra de resumen empieza en la primera fecha de inicio de los proyectos que reciben el valor de cdigo y abarca hasta la ltima fecha de fin anticipado de todos los proyectos que reciben dicho valor.

Agrupe los cdigos de proyecto para leer fcilmente la pantalla.

Para seleccionar las barras incluidas en el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Barras.

Barra de resumen

Barra actual

Agrupacin por cdigo de proyecto Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Agrupar y ordenar por. Escoja un cdigo de proyecto especfico o elija Personalizar para incluir cdigos adicionales u otros elementos de proyecto en su diseo. El mdulo crea una banda de grupo para cada parmetro Agrupar por que seleccione en

el cuadro de dilogo Agrupar y ordenar.

Puede personalizar la apariencia de cada banda de grupo, escoger si desea mostrar datos de resumen, sangrar la banda de grupo, especificar el nivel ms bajo que desea incluir para el elemento Agrupar por, e introducir el intervalo de tiempo en el que agrupar los elementos relacionados con fechas.

Marque la casilla para esconder las bandas de ttulo que no contengan actividades dentro del grupo.

Haga clic en la primera fila de la columna Agrupar por, seleccione el cdigo de proyecto u otro parmetro que quiera utilizar para agrupar. Puede agrupar ms de un elemento si aade filas adicionales. Marque la casilla Sangrar para que los elementos jerrquicos muestren todos los niveles, o slo los niveles hasta el nmero indicado en la celda Al nivel. Slo se puede sangrar un nivel por grupo. Si selecciona un elemento de Agrupar por fecha, puede seleccionar el intervalo de tiempo en la celda Intervalo de grupo. Para cambiar el color de fuente y de fondo de las bandas de grupo, haga doble clic en la celda Fuente y color de cada elemento.
Si necesita ms informacin sobre cmo resumir datos, consulte el captulo Resumen de proyectos.

Resumen de grupos de cdigos de proyecto Por defecto, el mdulo resume los datos incluidos bajo cada banda de grupo del nivel de banda de grupo en el diseo y muestra las barras de resumen en el diagrama de Gantt. Si no aparece el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar arriba, Diagrama de Gantt. Los datos de resumen se actualizan hasta la fecha del ltimo resumen.

Marque la casilla para mostrar una barra de resumen para cada banda de grupo del diseo. Si su diseo tambin se agrupa por EPS, marque la casilla Mostrar para la barra de resumen EPS.

Para excluir los detalles de proyecto y mostrar slo una banda resumida, haga doble clic en la banda. Un signo ms (+) aparece delante del nombre de la banda de grupo cuando se resume un grupo. Para resumir todos los grupos del diseo, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Contraer todo.

Filtrar por cdigo de proyecto Puede crear filtros personalizados que usen cdigos de proyecto para limitar los proyectos incluidos en la ventana Proyectos. Por ejemplo, para revisar slo los proyectos dentro de una divisin especfica, seleccione el cdigo de proyecto Divisin. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Filtrar por, Personalizar. Haga clic en Nuevo dentro del cuadro de dilogo Filtros para aadir un filtro.

Identifique el filtro con un nombre significativo.

Seleccione el parmetro del filtro. En este caso se seleccionarn todos los proyectos con el valor de cdigo MIA (Miami) para el cdigo de proyecto Divisin/Oficina.

Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Filtros. El filtro nuevo se incluye dentro de los filtros Definidos por el usuario, y se marca la casilla correspondiente para indicar que est activo. Haga clic en Aplicar para ver los proyectos seleccionados por el filtro, o haga clic en Aceptar para aplicar el filtro al diseo y cerrar el cuadro de dilogo.

Este diseo contiene los proyectos seleccionados por el filtro. Tambin puede ver informacin especfica para estos proyectos si modifica los datos de las columnas: haga clic en la barra de opciones Diseo y despus en Columnas, Personalizar.

Puede organizar los proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) en grupos segn una categora especfica, como su ubicacin o divisin, mediante los cdigos de proyecto. El mdulo acepta un nmero ilimitado de cdigos de proyecto jerrquicos; puede establecer tantos como necesite para cumplir los requisitos de filtro, orden e informes de sus proyectos. Por ejemplo, utilice los cdigos de proyecto para disponer los proyectos de forma jerrquica cuando su EPS contenga muchos proyectos dentro de muchos niveles. En este captulo aprender a configurar cdigos de proyecto, asignar valores de cdigos a los proyectos y utilizar cdigos de proyecto para organizar sus diseos de empresa.

En este captulo

Creacin de calendarios

Cmo aadir calendarios


Puede establecerse un nmero ilimitado de calendarios para utilizar distintos patrones de trabajo. Por ejemplo, si algunas actividades necesitan una semana de trabajo de cinco das, mientras que otras se realizan a tiempo parcial (como, por ejemplo, los lunes, mircoles y viernes), puede crear distintos calendarios, y asignarles las actividades y los recursos de sus proyectos.
Si necesita ms informacin sobre la asignacin de calendarios globales o de proyecto a las actividades, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Existen tres grupos de calendarios: globales, de recursos y de proyectos. El grupo de calendarios globales contiene calendarios que se aplican a todos los proyectos de la base de datos. El grupo de calendarios de proyectos es un grupo de calendarios independiente para cada proyecto de la empresa. El grupo de calendarios de recursos es un grupo de calendarios independiente para cada recurso. Puede asignar calendarios de recursos o globales a los recursos, y calendarios globales o de proyectos a las actividades.

Si necesita ms informacin sobre cmo modificar calendarios, consulte el apartado Cmo modificar calendarios de este captulo.

Cmo crear un calendario global Entre en Empresa, Calendarios. Seleccione Global y haga clic en Agregar. Seleccione el calendario que desee copiar para el nuevo calendario global y despus haga clic en el botn Seleccionar. Escriba el nombre del nuevo calendario. Para que el nuevo calendario se convierta en el calendario global por defecto de las actividades y los recursos, marque la casilla Predeterminado. Si desea editar el nuevo calendario, haga clic en Modificar. Para ver las asignaciones del calendario antes de cambiarlo, haga clic en Utilizado por.

Si necesita ms informacin sobre la asignacin de calendarios de recursos a las actividades, consulte el captulo Definicin de recursos y roles.

Cmo crear un calendario de recursos o de proyectos Entre en Empresa, Calendarios. Si est creando un calendario de proyectos, primero debe abrir un proyecto. Entre en Recurso o Proyecto, y haga clic en Agregar. Seleccione el calendario que desee copiar para el nuevo calendario de recursos o proyectos y haga clic en el botn Seleccionar. Escriba el nombre del nuevo calendario. Si desea editar el nuevo calendario, haga clic en Modificar. Para ver las asignaciones del calendario antes de cambiarlo, haga clic en Utilizado por.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn crear ni editar los calendarios especficos de proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre ProjectLink, pulse el botn de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y acceder a la ayuda de Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Haga clic aqu para convertir un calendario de recurso o de proyecto en un calendario global.

Modificacin de calendarios
Si necesita ms informacin sobre cmo modificar calendarios, consulte la ayuda.

Utilice ms de un calendario cuando sus proyectos contengan actividades que puedan producirse en distintos programas. Por ejemplo, puede crear un calendario que especifique una semana de trabajo normal de lunes a viernes, y otro que especifique un horario de trabajo continuo (24 horas/da). Si define varios calendarios de proyectos, debe asignar cada actividad al calendario especfico que indique el tiempo de trabajo disponible para realizar dicha actividad. El mdulo programa cada actividad slo durante los tiempos de trabajo del calendario al que se ha asignado.
Un calendario consta de una semana de trabajo estndar y una lista de excepciones.

Tambin puede crear varios calendarios para controlar los momentos en los que los recursos de la organizacin realizan el trabajo. Despus puede asociar distintas vacaciones/excepciones para el calendario global de cada ciclo de trabajo, para indicar as la disponibilidad individual de los recursos. Defina las horas de trabajo para cada da de la semana de trabajo normal. Utilice el cuadro de dilogo Calendario para ver y editar un calendario global, de proyectos o de recursos. Modificacin de calendarios Entre en Empresa, Calendarios; escoja el tipo de calendario (Global, Recurso, Proyecto), seleccione el calendario que quiera modificar y haga clic en Modificar.

Para basar un calendario de recurso o proyecto en otro calendario, seleccione un nuevo calendario global en el campo Heredar das festivos y excepciones del calendario global.

Escoja el mes que quiera modificar haciendo clic en la flecha apropiada junto al ttulo del mes-ao. Modifique el ao haciendo clic en el ttulo del mes/ao y en la flecha apropiada. Si desea cambiar el nmero de horas de un da de trabajo especfico, haga clic en la fecha que desee cambiar.

Las horas de trabajo definidas con valores decimales que no sean ,0 ni ,5 se redondearn al alza o a la baja hasta ,0 o ,5.

Muestra un calendario anual, de modo que pueda seleccionar un mes especfico.

Escoja definir el total de horas de trabajo de cada da.

Configure el nmero de horas disponibles para trabajar en un da concreto.

Haga clic para que el da seleccionado sea un da no laborable.

Para aplicar el mismo cambio a, por ejemplo, todos los martes del mes que aparece en pantalla, haga clic en la etiqueta de la columna de ese da de la semana.

Seleccione para definir qu horas del da son horas laborables y qu horas no.

Seleccione las horas que desee cambiar y haga clic en Trabajo o No Trabajo.

Para convertir una excepcin en un da de trabajo y aplicar el nmero predeterminado de horas laborables a dicho da, haga clic en la excepcin que desee cambiar y despus en Estndar. Haga clic para especificar el nmero de horas laborables predeterminadas para el da seleccionado en el calendario abierto.

Si el color de la fecha cambia a blanco, el nmero de horas que ha introducido no es igual al nmero de horas de trabajo predeterminadas para ese da de la semana.

El tiempo de trabajo/no trabajo del calendario se basa en su semana de trabajo estndar. Los cambios que introduzca en la semana de trabajo estndar se reflejan en el cuadro de dilogo del calendario global, de recurso o de proyecto. El cuadro de dilogo de calendario muestra las horas normales/estndar, no laborales y las excepciones en los colores que indica la leyenda. Las excepciones se aplican directamente en el cuadro de dilogo del calendario. Para aplicar el mismo cambio a, por ejemplo, todos los martes del mes que aparece en pantalla, haga clic en la etiqueta de la columna de ese da de la semana. Cmo especificar las horas de trabajo predeterminadas Utilice el cuadro de dilogo Semana de trabajo para especificar el nmero de horas de trabajo predeterminadas para cada semana dentro del calendario abierto.

Seleccione un da de la semana para establecer su nmero de horas laborables por defecto.

Haga clic aqu para que la hora seleccionada sea laborable. Haga clic aqu para que la hora seleccionada no sea laborable.

Compruebe en la pantalla el nmero predeterminado de horas laborables del da seleccionado en el calendario abierto.

Cmo borrar un calendario Entre en Empresa, Calendarios. Escoja Global, Recurso o Proyecto, segn el tipo de calendario que desee borrar. Seleccione el calendario que desee borrar y haga clic en Eliminar. Si el calendario tiene actividades o recursos asignados, aparecer el cuadro de dilogo Calendario en uso.

Para borrar el calendario y vincular sus asignaciones a un calendario distinto, escoja Seleccionar calendario de reemplazo, haga clic en Aceptar y seleccione el calendario correspondiente cuando se el programa se lo pida. Para borrar el calendario y vincular sus asignaciones al calendario global

predeterminado, escoja Vincular al calendario global predeterminado y haga clic en Aceptar.

Puede crear y asignar calendarios a cada recurso y a cada actividad. Estos calendarios definen el nmero de horas de trabajo disponibles para cada da del calendario. Tambin puede especificar las fiestas nacionales y de la empresa, los das laborables y no laborables especficos del proyecto y los das de vacaciones de los recursos. El mdulo utiliza las asignaciones del calendario para programar y realizar el seguimiento de actividades, adems de para nivelar recursos. El tipo de actividad determina si la actividad utiliza el calendario de un recurso asignado o su calendario de actividad. Puede vincular calendarios de recursos y proyectos a los calendarios globales. Los cambios a un calendario global se aplican a todos los calendarios de recursos y proyectos vinculados al calendario global. En este captulo aprender a aadir y modificar calendarios. En este captulo

En esta parte

Parte 3

Implantacin del programa

n esta parte aprender cmo definir y utilizar los

cdigos de actividad para organizar y filtrar actividades de proyecto, aadir actividades y relaciones a los proyectos, y supervisar los gastos de proyecto mediante cuentas de costes. Cmo establecer cdigos de actividad describe cmo estructurar los datos de proyecto con los cdigos de actividad para organizar la informacin de distintas formas. Trabajo con actividades describe cmo crear un programa que conste de actividades y asignaciones de recursos. Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto analiza cmo realizar el seguimiento de los costes de actividad y el valor ganado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Realizacin de estimaciones descendentes le muestra cmo realizar una estimacin descendente y aplicarla a elementos y actividades de la WBS.

Cmo establecer cdigos de actividad

Creacin de cdigos y valores de actividad


Los cdigos de actividad representan categoras amplias de informacin, como diseo, control de calidad o ubicacin. Podr definir valores especficos para cada cdigo que describan mejor esa categora. Por ejemplo, si su organizacin tiene ms de una ubicacin, cree un cdigo llamado Ubicacin con valores como Nueva York, San Francisco o Chicago. Despus puede asociar actividades a una ubicacin especfica, como Nueva York, y definir un nmero ilimitado de valores para cada cdigo. Creacin de cdigos de actividad globales Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione Global y haga clic en Modificar. Haga clic en Agregar e introduzca el nombre del cdigo de actividad global. Especifique el nmero mximo de caracteres para los valores del cdigo de actividad.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar, Filtrar por, Valores del proyecto actual para ver slo los valores asignados a los proyectos abiertos.

Valores de cdigo de actividad

Cdigos de actividad

Creacin de valores para cdigos de actividad globales Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione Global. Seleccione el cdigo de actividad para el que quiera crear un valor, y haga clic en Agregar. Escriba el nombre y la descripcin del valor. El valor no puede exceder la longitud mxima de caracteres especificada para el cdigo de actividad. Creacin de cdigos de actividad a nivel de la EPS Seleccione EPS y haga clic en Modificar. Haga clic en Agregar para seleccionar la EPS a la que quiera aplicar el cdigo de actividad. Despus introduzca el nombre del cdigo de actividad de la EPS. Especifique el nmero mximo de caracteres para los valores del cdigo de actividad.

Muestra los niveles de la EPS que tienen asignados cdigos de actividad y a los que tiene acceso de seguridad, segn los perfiles de seguridad de usuario.

Haga clic para seleccionar el nivel de la EPS al que desee aadir un cdigo de actividad.

Project Management mostrar la lista de cdigos de actividad a nivel de la EPS para los que no

tenga derechos de acceso dentro de la seccin Sin ID de EPS. En la ayuda de Project Management encontrar ms informacin sobre la seguridad de los cdigos de actividad a nivel de la EPS.

Creacin de valores de cdigos de actividad a nivel de la EPS Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione EPS. Seleccione el cdigo de actividad para el que desee crear un valor y haga clic en Agregar. Escriba el nombre y la descripcin del valor. El valor no puede exceder la longitud mxima de caracteres especificada para el cdigo de actividad.

Haga clic para eliminar el valor del cdigo de actividad y sus valores.

Creacin de cdigos de actividad a nivel de proyecto Abra el proyecto para el que desee crear cdigos de actividad; despus entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione Proyecto y haga clic en Modificar. Haga clic en Agregar e introduzca el nombre del cdigo de actividad de proyecto. Especifique el nmero mximo de caracteres para los valores del cdigo de actividad.

Creacin de valores de cdigos de actividad a nivel de proyecto Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione Proyecto. Seleccione el cdigo de actividad para el que desee crear un valor y haga clic en Agregar. Escriba el nombre y la descripcin del valor. El valor no puede exceder la longitud mxima de caracteres especificada para el cdigo de actividad.

Escriba el nombre y la descripcin del nuevo valor directamente en estas celdas; la longitud no puede ser mayor de lo especificado en el campo Longitud Mx. para ese cdigo.

Utilice estas flechas para mover hacia la derecha o la izquierda un valor dentro de la jerarqua de cdigos de actividad y para mover un valor seleccionado arriba o abajo de la lista.

Conversin de cdigos y valores de actividad a nivel de la EPS Puede convertir un cdigo de actividad a nivel de la EPS y sus valores en un cdigo de actividad global con valores globales. Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione EPS y haga clic en Modificar. Seleccione el cdigo que desee convertir y haga clic en Hacer global. Haga clic en S para convertir el cdigo y sus valores.
Si necesita ms instrucciones sobre la asignacin de cdigos y valores a las actividades, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Conversin de cdigos y valores de actividad a nivel de proyecto Puede convertir un cdigo de actividad a nivel de proyecto y sus valores en un cdigo de actividad global con valores globales. Entre en Empresa, Cdigos de actividad. Seleccione Proyecto y haga clic en Modificar. Seleccione el cdigo que desee convertir y haga clic en Hacer global. Haga clic en S para convertir el cdigo y sus valores.

Si cambiar cdigos o valores de actividad, el mdulo aplica sus cambios a todas las asignaciones de actividades. Adems, si convierte cdigos de actividad de proyecto en cdigos de actividad globales, el mdulo aplica estos cambios a todas las asignaciones de actividades.

Cmo agrupar y resumir por cdigos


Utilice los cdigos de actividad globales, de EPS y de proyecto para agrupar actividades y proyectos en los diseos de tabla de actividades, diagrama de Gantt y red de actividades. Agrupar le permite centrarse en actividades especficas, como las que se encuentran dentro de una fase o departamento concreto. En el siguiente ejemplo se muestran actividades agrupadas por los cdigos de actividad globales Departamento y Fase.

Agrupe por Departamento y Fase para poder leer fcilmente la pantalla. Cuando resuma un grupo de actividad, la barra de fecha anticipada empezar en la primera fecha de inicio de todas las actividades del valor de cdigo, y llegar hasta la ltima fecha de inicio anticipado de todas las acticidades del valor de cdigo.

Barra de resumen

Si necesita ms informacin sobre cmo agrupar y ordenar, consulte el captulo Agrupar, ordenar y filtrar datos.

Agrupacin por cdigo de actividad En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo, y seleccione Agrupar y ordenar. En Agrupar por, haga clic en la primera lnea disponible, despus seleccione el cdigo de actividad de proyecto EPS o global que quiera utilizar para la agrupacin.

Agrupe en funcin de todos los campos que necesite tener en pantalla.

Si est agrupando por un elemento jerrquico, puede seleccionar el nivel ms bajo que desee incluir en pantalla.

Si necesita ms informacin sobre cmo resumir datos, consulte el captulo Resumen de proyectos.

Resumen de grupos Por defecto, el mdulo resume los datos incluidos en cada banda de grupo a nivel de dicha banda en el diseo de vista, y muestra barras de resumen en el diagrama de Gantt. Si no aparece el diagrama de Gantt, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar arriba, Diagrama de Gantt. Los datos de resumen se actualizan hasta la fecha del ltimo resumen.

Marque para mostrar una barra de resumen por cada banda de grupo de la pantalla.

Para excluir los detalles de proyecto y mostrar slo una banda resumida, haga doble clic en la banda. Un signo ms (+) aparece delante del nombre de la banda de grupo cuando se resume un grupo. Para resumir todos los grupos del diseo, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Contraer todo.

Se puede definir un conjunto de cdigos para categorizar las actividades de sus proyectos. Despus puede ordenar, filtrar y agrupar las actividades segn los cdigos de actividad y los valores que les asigne. En este captulo se describe cmo utilizar los cdigos globales para organizar las actividades de proyecto de una estructura de proyectos de la empresa (EPS) en funcin de categoras especficas, como producto y divisin. Aprender a utilizar cdigos de actividad a nivel de la EPS para organizar actividades de proyecto. Tambin aprender a

establecer cdigos de actividad de proyecto para filtrar y organizar actividades en funcin de caractersticas o requisitos nicos y especficos del proyecto. En este captulo

Realizacin de estimaciones descendentes

Realizacin de estimaciones descendentes


Para realizar estimaciones descendentes, primero debe asignar pesos de estimacin a los elementos y las actividades de la estructura jerrquica de trabajos (WBS). Puede asignar pesos de estimacin directamente en el mdulo Project Management o importarlos desde el mdulo Methodology Management con el Arquitecto de proyectos.
Si necesita ms informacin sobre la asignacin de pesos a elementos y actividades de la WBS, consulte Revisin de la estructura jerrquica de trabajos en Parte 2: Estructuracin de proyectos.

Puede limitar el alcance de su estimacin segn el elemento y el recurso de la estructura jerrquica de trabajos (WBS). Tras desarrollar una estimacin descendente, guarde la estimacin para referencia o uso posterior, o aplique la estimacin al proyecto. Si aplica una estimacin, el mdulo actualiza las unidades laborales/no laborales planeadas para todas las actividades y asignaciones de recursos de actividad que entren dentro del alcance que especifique para la estimacin. Las estimaciones descendentes no afectan a los gastos del proyecto. Cuando realice una estimacin descendente, primero debe determinar el nmero total de unidades de recursos laborales y no laborales que desee aplicar. Puede determinar este nmero a travs de la experiencia previa en proyectos similares, o puede utilizar la opcin Punto de funcin del mdulo, si est realizando la estimacin de un proyecto informtico.

Por el contrario que los recursos laborales y no laborales, una estimacin descendente no puede aplicarse a la vez a todos los recursos materiales, ya que sus unidades de medida difieren. Debe seleccionar los recursos de materiales de manera individual.

En las organizaciones que usen Primavera ProjectLink, la estimacin descendente est desactivada para proyectos gestionados con Microsoft Project (MSP). Si necesita ms informacin sobre ProjectLink, pulse el botn de ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink y acceder a la ayuda de Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Realizacin de estimaciones descendentes a travs de la experiencia previa Entre en Herramientas, Estimacin descendente. Seleccione si desea estimar unidades de recursos laborales o no laborales. Haga clic en el botn de exploracin del campo WBS para seleccionar el elemento cuyas actividades quiera estimar; despus pulse el botn Seleccionar. Para estimar

actividades asignadas a un recurso especfico dentro del elemento de la WBS indicado, como un recurso de tipo material, haga clic en el botn de exploracin del campo Recurso, seleccione el recurso y haga clic en Seleccionar.

El campo Total de actividades refleja el nmero de actividades incluidas dentro del elemento especificado de la WBS. Para estimar todo el proyecto, seleccione el elemento raz de la WBS. Seleccione un recurso individual cuyas actividades asignadas quiera estimar para el elemento seleccionado de la WBS. Haga clic para ver informacin detallada sobre una estimacin ya guardad /o para aplicarla.

Seleccione Experiencia previa. Utilizando como gua el valor que aparece en el campo Unidades actuales, escriba la estimacin en el campo Unidades estimadas. Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimacin, marque la casilla Aplicar ajuste e introduzca el porcentaje de ajuste que desee usar. Por ejemplo si las unidades estimadas son 400, y aplica un ajuste del 50%, el mdulo aadir 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo Unidades ajustadas mostrar 600 unidades. Para guardar la estimacin sin aplicarla, haga clic en Guardar como. Escriba un nombre y cualquier hiptesis o nota sobre la estimacin; haga clic en Guardar. Desarrollo de estimaciones descendentes con puntos de funcin Entre en Herramientas, Estimacin descendente. Seleccione si desea estimar unidades de recursos laborales o no laborales, o seleccione un recurso material en el campo Recurso. Haga clic en el botn de exploracin del campo WBS para seleccionar el elemento cuyas actividades quiera estimar; despus pulse el botn Seleccionar. Seleccione Punto de funcin y haga clic en Puntos de funcin.

Escriba el valor de Cantidad de puntos de funcin no ajustados (UFP) que desee usar, o haga clic en Calcular para calcular la UFP. Si decide calcular la UFP, escriba el nmero de archivos y transacciones de complejidad baja, media y alta que se desarrollarn en el elemento y recurso de la WBS, si lo hay, que est estimando.

Haga clic en Cerrar. Volver a aparecer el cuadro de dilogo Estimacin de puntos de funcin. Su valor de UPF se incluye en el cuadro Cantidad de puntos de funcin no ajustados (UPF). Escriba el Grado de influencia total (TDI) que desee usar o haga clic en Caractersticas para calcular el TDI. Si decide especificar caractersticas, seleccione una caracterstica de sistema y despus el valor numrico que indique el grado de influencia de la caracterstica en el elemento que est estimando. Un 0 indica que no hay influencia, y un 5 representa la influencia mayor. Cuando seleccione un valor, el cuadro Descripcin del valor mostrar un texto que describe el valor de la caracterstica seleccionada. Seleccione un valor para todas las caractersticas del sistema y pulse Cerrar.

Volver a aparecer el cuadro de dilogo Estimacin de puntos de funcin. El valor del TDI aparece en el cuadro Grado de influencia total (TDI). Escriba el valor productividad media y haga clic en Cerrar. Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimacin, marque la casilla Aplicar ajuste e introduzca el porcentaje que desee usar. Por ejemplo si las unidades estimadas son 400, y aplica un ajuste del 50%, el mdulo aadir 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo Unidades ajustadas mostrar 600 unidades.

Para guardar la estimacin sin aplicarla, haga clic en Guardar como. Escriba un nombre y cualquier hiptesis o nota sobre la estimacin; haga clic en Guardar. Aplicacin de estimaciones descendentes Haga clic en Aplicar para realizar una estimacin descendente. Haga clic en S cuando el programa le pida que confirme que desea aplicar una estimacin descendente al proyecto. Haga clic en Aceptar.

Cmo aplicar a un proyecto las estimaciones descendentes guardadas


Despus de indicar el nmero de unidades que desee aplicar, el mdulo distribuir las unidades totales entre las actividades seleccionadas, usando para ello los pesos estimados asignados a los elementos y actividades de la WBS del proyecto. El mdulo utiliza estos pesos para calcular la proporcin de unidades de recursos que cada elemento y actividad de la WBS debe recibir en relacin con otros elementos de la WBS. El mdulo tambin mantiene un historial de estimaciones descendentes guardadas. Aplicacin de estimaciones descendentes guardadas Entre en Herramientas, Estimacin descendente. Haga clic en Historia. Seleccione la estimacin que desee aplicar. Haga clic en Aplicar.

Cmo ver las estimaciones descendentes de un proyecto Entre en Herramientas, Estimacin descendente. Haga clic en Historia.

La columna Aplicado indica qu estimaciones d el cuadro de dilogo Historia de estimacin se aplicaron al proyecto abierto.

Para ver los detalles de una estimacin, seleccione la estimacin y haga clic en estas pestaas.

Para borrar una estimacin, seleccinela y haga clic en Eliminar.

La estimacin descendente le permite aplicar unidades de recursos laborales, no laborales, y/o materiales a las actividades de una forma descendente, mediante la utilizacin de pesos estimados. En este captulo aprender a realizar y aplicar una estimacin descendente a elementos y actividades de la WBS. En este captulo

Trabajo con cuentas de costes y gastos de proyecto

Informacin general sobre cuentas de costes y gastos


Puede crear cuentas de costes para asignarlas a actividades de cualquier proyecto. Las cuentas de costes son jerrquicas y le permiten realizar el seguimiento de costes y valor ganado de actividades segn los cdigos especficos de cuentas de costes de su organizacin.
Puede asignar una cuenta de costes de nivel superior predeterminada para cada proyecto de la ventana Proyectos y despus asignar las cuentas de costes de nivel inferior cuando asocie los gastos con las actividades.

Tambin puede aadir gastos, asignarles categoras de gastos y especificar si un gasto aumenta al inicio o al fin de una actividad, o si se reparte de manera uniforme a lo largo de su duracin. Cada gasto tiene un valor presupuestado, real, remanente y al completar tanto para costes como para unidades.

Los gastos no son lo mismo que los recursos. Los recursos pueden basarse en el tiempo y suelen abarcar varias actividades o proyectos. Ejemplos de recursos son el personal y el equipo. Por el contrario que los recursos, los gastos son especficos de cada proyecto y no se basan en el tiempo.

El mdulo no incluye gastos al nivelar recursos.

Configuracin de una estructura de cuenta de costes


Configure una estructura de cuenta de costes y asigne cdigos a las actividades o recursos. Utilice la estructura de cuenta de costes para realizar el seguimiento del trabajo terminado y compararlo con el dinero que se ha gastado. Creacin de una jerarqua de cuenta de costes Entre en Empresa, Cuentas de costo. Haga clic en la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo para ver la jerarqua de cuentas de costes. El smbolo de esquema de la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo indica un diseo de jerarqua. Seleccione la cuenta de costes que est justo encima y al mismo nivel de la cuenta nueva que desee aadir; pulse Agregar. Escriba el ID y el nombre de la cuenta de costes. El ID y el nombre de la cuenta deben identificar un componente del proyecto, como ingeniera, hardware o investigacin. Cree cuentas de costes dentro de cada componente principal para esbozar sus partes, como la codificacin e instalacin del hardware. En el campo Descripcin de cuenta de costo, puede ofrecer un resumen de la cuenta. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Cuando sangra o crea una cuenta de costes de nivel inferior, el mdulo utiliza automticamente para la nueva cuenta el prefijo de la ID de nivel superior.

Utilice estas flechas para sangrar o alinear un valor en la jerarqua de cuentas de costes, as como para mover el valor seleccionado hacia arriba o hacia abajo.

Establecer la cuenta de costes predeterminada del proyecto Especifique una cuenta de costes predeterminada que se utilice para los recursos asignados a gastos de actividades y proyectos en el proyecto seleccionado. Entre en Empresa, Proyectos para abrir la ventana Proyectos. Para mostrar los detalles del proyecto, haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles del proyecto. Haga clic en la pestaa Predeterminados, seleccione un proyecto en la parte superior de la pantalla y pulse el botn de exploracin en el campo Cuenta de costo. Seleccione la cuenta de costes predeterminada y haga clic en el botn Seleccionar.

El mdulo slo utiliza su cuenta de costes predeterminada para las nuevas asignaciones de recursos a actividades y nuevos gastos de proyecto. Si cambia esta configuracin, no afectar a las asignaciones de recursos existentes de actividades o gastos de proyecto ya existentes.

Edicin de una cuenta de costes Entre en Empresa, Cuentas de costo. Asegrese de que aparece la jerarqua de las cuentas de costes; el smbolo de esquema de la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo indica un diseo de jerarqua. Seleccione la cuenta de costes que quiera editar. Escriba un nuevo ID y un nuevo nombre para la cuenta de costes. Si desea cambiar la posicin de la cuenta en la jerarqua, haga clic en las flechas apropiadas.

Si cambia el ID o el nombre de una cuenta de costes, el cambio se aplicar a todas las asignaciones de actividades.

Eliminacin de una cuenta de costes Entre en Empresa, Cuentas de costo. Seleccione la cuenta de costes que quiera borrar y haga clic en Elim./Combinar. Si la cuenta est asignada a actividades o proyectos, aparecer el cuadro de dilogo Cuenta de costo en uso.

Para borrar la cuenta de costo y especificar una cuenta de reemplazo, escoja Seleccionar cuenta de reemplazo, haga clic en Aceptar y seleccione la cuenta que desee. Para borrar la cuenta de costes sin especificar una cuenta de reemplazo, escoja Eliminar cuenta(s) y haga clic en Aceptar. Copiado y pegado de cuentas de costes Entre en Empresa, Cuentas de costo. Asegrese de que aparece la jerarqua de las cuentas de costes; el smbolo de esquema de la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo indica un diseo de jerarqua. Seleccione la cuenta de costes que quiera copiar y haga clic en Copiar. Seleccione la cuenta de coste en la que desee pegar la cuenta copiada y haga clic en Pegar.

La cuenta de costes copiada aparece bajo la cuenta de costes seleccionada en la jerarqua e incluye todas las cuentas de costes de nivel inferior que tuviese la seleccionada.

No se pueden copiar las asignaciones de actividades y proyecto de una cuenta de costes.

Cortado y pegado de cuentas de costes Entre en Empresa, Cuentas de costo. Asegrese de que aparece la jerarqua de las cuentas de costes; el smbolo de esquema de la etiqueta de la columna ID de cuenta de costo indica un diseo de jerarqua. Seleccione la cuenta de costes que quiera cortar y pegar, y haga clic en Cortar. Seleccione la cuenta de coste a la que desee mover la cuenta cortada y haga clic en Pegar.

Cuando se corta y pega una cuenta de costes, el mdulo mantiene las asignaciones de actividades y proyecto de la cuenta.

Cmo aadir gastos e introducir informacin de costes


Utilice la ventana Gastos del proyecto para crear, ver y editar los gastos y la informacin de costes relacionada del proyecto abierto. Puede asignar una cuenta de costes y el cdigo correspondientes de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) para identificar el componente del proyecto asociado con el gasto, as como el rea de trabajo con la que est asociado. Cuando entre en Proyecto, Gastos, aparecer la ventana Gastos del proyecto. Para incluir los detalles de gasto del proyecto en la parte inferior de la ventana de Gastos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Detalles de gasto (debe marcarse la casilla junto a Detalles de gasto).

Si necesita ms informacin sobre cmo aadir gastos a las actividades desde la ventana Actividades, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Cmo aadir gastos Entre en Proyecto, Gastos. Haga clic en Agregar. Seleccione la actividad que genere el gasto y haga clic en Seleccionar. Agrupe las actividades en el cuadro de dilogo Seleccionar actividad, de modo que pueda encontrar la actividad fcilmente. Haga clic en las pestaas General, Actividad, Costos y Descripcin, e introduzca la informacin del gasto. Si necesita ms informacin sobre los campos de estas pestaas, consulte la seccin Definicin de detalles de gastos de este mismo captulo. Introduccin de informacin de costes en los gastos Entre en Proyecto, Gastos. Seleccione el gasto cuya informacin desee introducir y haga clic en la pestaa Costos. Introduzca el nmero de unidades que espere utilizar en la actividad asignada al gasto y aporte el precio de cada unidad. El mdulo calcula y muestra el coste presupuestado del gasto seleccionado (unidades presupuestadas * precio/unidad) en el campo Presupuestado Costo.
Si necesita ms informacin sobre cmo calcular valores reales de forma automtica, consulte el captulo Actualizacin, programacin y nivelacin.

Para calcular automticamente el coste real de un gasto basado en el porcentaje de avance de la actividad, marque la casilla Calcular reales automticamente. El mdulo actualiza automticamente las unidades reales/remanentes cuando se aplican los valore reales del proyecto. Esta configuracin supone que todo el trabajo de la actividad se desarrolla segn el plan.

Introduccin de un tipo de un tipo de devengo de gasto Entre en Proyecto, Gastos. Seleccione el gasto cuyo tipo de devengo desee introducir y haga clic en la pestaa Actividades.

Seleccione uno de los siguientes tipos de devengo.

\n \n \n

Inicio de la actividad, para devengar todo el gasto en la fecha de comienzo de la actividad. Fin de la actividad, para devengar todo el gasto en la fecha de fin de la actividad. Uniforme a travs de la actividad, para distribuir de manera uniforme el gasto a lo largo del transcurso de la actividad.
Para configurar categoras de gastos, entre en Admin, Categoras de admin, y haga clic en la pestaa Categoras de gastos.

Asignacin de una categora de gastos. Entre en Proyecto, Gastos. Seleccione el gasto al que desee asignar una categora. Las categoras de gastos le permiten clasificar el tipo de coste, y pueden utilizarse para agrupar, ordenar, filtrar y proporcionar informacin sobre los gastos y costes de sus proyectos. Haga clic en la pestaa General y en el botn de exploracin del campo Categora de gasto. Seleccione la categora que quiera asignar y haga clic en el botn Seleccionar.

Cambio de una asignacin de gastos Entre en Proyecto, Gastos. Seleccione el gasto que quiera reasignar y haga clic en la pestaa Actividad. Haga clic en el botn de exploracin del campo Nombre de actividad. Seleccione la actividad a la que quiera reasignar el gasto y haga clic en Seleccionar.

Definicin de detalles de gastos


Utilice Detalles de gasto para ver y editar informacin detallada sobre el gasto seleccionado. Detalles de gasto aparece en la ventana Gastos del proyecto cuando escoge Detalles de gasto en la barra de opciones Mostrar. Informacin general Utilice la pestaa General para definir informacin general del gasto seleccionado, como su nombre y categora. Tambin puede especificar el proveedor, la cuenta de costes y el nmero de documento.

La cuenta de costes asignada a la actividad que genera el gasto seleccionado.

El nombre del negocio u organizacin al que hay que abonar el gasto seleccionado.

El administrador del proyecto define las categorias de gastos en el cuadro de dilogo Categorias de admin.

La orden de compra o nmero de factura del gasto seleccionado.

Informacin de la actividad Utilice la pestaa Actividad para cambiar la asignacin de actividad del gasto seleccionado y para especificar el tipo de devengo del gasto. Tambin puede ver la asignacin de actividad del gasto por elemento de la WBS, estado de actividad, fechas de inicio y fin de actividad, y recurso primario

Nombre e ID de la actividad que genera el gasto seleccionado. Cdigo del elemento de la WBS que contiene la actividad asignada al gasto seleccionado.

El ritmo de devengo del gasto seleccionado.

Costes Utilice la pestaa Costos para especificar las cantidades de costes para el gasto seleccionado, lo que incluye el precio/unidad, el coste presupuestado, el coste real y el coste remanente. Tambin puede indicar si desea calcular el coste real de un gasto segn el porcentaje de avance de la actividad. Descripcin Utilice la pestaa Descripcin para introducir una descripcin del gasto seleccionado. Puede escribir una descripcin nueva. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Anlisis de costes
Comparar costes reales con costes presupuestados es un acercamiento simplista al control de costes. Resulta ms eficaz determinar el rendimiento con el valor ganado. Para medir el valor ganado se necesitan tres indicadores clave: valor presupuestado, valor ganado y coste real. Si realiza el seguimiento de estos valores a lo largo del tiempo, podr ver los gastos pasados y programar tendencias del proyecto, junto con una previsin de costes futuros.

La desviacin entre el presupuesto planeado y el valor ganado indica una desviacin de presupuesto desfavorable.

Personalice las columnas de la ventana Proyectos para informar sobre el valor ganado en todos los proyectos de la empresa.

Utilice tablas de costes, perfiles e informes de control de costes para supervisar los gastos. Por ejemplo, el siguiente informe de resumen indica los gastos asociados con cada proyecto, y proporciona los costes totales presupuestados, reales y remanentes de cada gasto.

La siguiente tabla de utilizacin de actividades empareja las columnas de duracin de la actividad (a la izquierda) con la correspondiente informacin de costes acumulados (a la derecha). Puede ver el coste de los gastos remanentes acumulados de cada actividad al mes, junto con los totales de los elementos de la WBS.

Cree perfiles de actividad para ver una representacin grfica del flujo de costes de todas las actividades seleccionadas en la ventana Actividades. Las barras de histograma del siguiente ejemplo indican gastos trimestrales para varias actividades seleccionadas. Con una grfica basada en el tiempo le resultar ms fcil calcular dnde y cundo se generan los costes, lo que le permite ver si los gastos se mantienen dentro del presupuesto.

Las cuentas de gastos le permiten realizar el seguimiento de los costes de actividad y del valor ganado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Configure la cuenta de costes predeterminada a nivel del proyecto, de modo que se asigne automticamente a las actividades del proyecto. Las cuentas de costes se establecen en una jerarqua disponible para todos los proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Los gastos son costes, y no recursos, asociados a un proyecto y asignados a las actividades del mismo. Suelen ser pagos

nicos de artculos no reutilizables. Ejemplos de gastos son las instalaciones, los viajes, la asesora y la formacin. En este captulo aprender a configurar cuentas de costes y a aadir gastos. En este captulo

En esta parte

Actualizacin y gestin del programa


Parte 4

na gestin de proyectos eficaz no acaba tras el desarrollo del plan de proyecto.

Resulta necesario realiza el seguimiento de los acontecimientos diarios y actualizar el programa con datos precisos. En Gestin de fechas de plazos se describe cmo crear una copia de un proyecto para compararla con el programa actual y as medir el progreso, y en Actualizacin, programacin y nivelacin se explica cmo actualizar el programa y nivelar recursos. En Resumen de proyectos se ofrecen los pasos para resumir datos de proyectos segn resulte necesario o a intervalos regulares programados. Lea Problemas y umbrales del proyecto y Gestin de riesgos para saber cmo pueden ayudarlo estas funciones a supervisar los programas del proyecto, e identificar as problemas potenciales lo antes posible. En Mantenimiento de una librera de documentos de proyecto se describe cmo realizar el seguimiento de documentos relacionados con el proyecto y de productos de trabajo, mientras que Seguimiento de proyectos le muestra cmo crear diseos que le permitan ver datos de resumen de proyectos individuales, as como toda la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Lea el captulo Cmo extraer y devolver proyectos para aprender a realizar el seguimiento de los proyectos que se estn empleando fuera de la base de datos de la empresa.

Gestin de programas base

Creacin y mantenimiento de programas base


Antes de actualizar un programa por primera vez, deber crear un plan de referencia. El plan ms simple es una copia completa o instantnea de la programacin original. Esta instantnea ofrece un objetivo con el que medir el coste, el programa y el rendimiento de un proyecto. Cada plan de referencia, tambin llamado programa base, puede tener asignado un tipo que caracterice su objetivo; por ejemplo, programa base de planificacin inicial, programa base de proyecto what if o programa base de estado a medio proyecto. Los tipos de programa base los define el administrador en el cuadro de dilogo Categoras de admin. Puede comparar hasta tres programas base al mismo tiempo. Por ejemplo, quiz quiera crear un programa base de la programacin original del proyecto y despus crear dos programas base adicionales en distintas fases del mismo. Puede comparar estos ltimos con el programa actual para ver si el proyecto avanza segn el plan. Tambin puede crear un programa base de proyecto para hacer resmenes.
Debe tener al menos un proyecto abierto para acceder a los programas base de proyecto en los cuadros de dilogo Mantener programas base o Asignar programas base.

Designe como programa base cualquier proyecto existente o una copia del proyecto actual. El nmero mximo de programas base permitidos lo define el administrador en el cuadro de dilogo Preferencias de admin. Los proyectos de programa base no existen como proyectos independientes a los que poder acceder. Si desea copiar o modificar manualmente un proyecto de programa base, primero debe desvincularlo de su proyecto actual. Despus de hacerlo, el proyecto de programa base restaurado actuar como cualquier otro proyecto de la estructura de proyectos de la empresa (EPS). Tambin puede actualizar un proyecto de programa base con datos de proyecto nuevos o modificados del proyecto actual. El mdulo slo actualiza los tipos de datos que seleccione al actualizar el programa base.

Creacin de programas base de proyecto Abra los proyectos para los que desee crear un programa base, o vea los proyectos de programa base asignados. Seleccione Proyecto, Mantener programas base. Este cuadro de dilogo agrupa los proyectos abiertos en bandas individuales, con cualquier proyecto de programa de base que exista bajo su proyecto actual.

Tras crear un programa base, puede establecerlo como programa base primario, secundario o terciario del proyecto en el cuadro de dilogo Asignar programas base.

Haga clic para borrar el proyecto de programa base seleccionado.

Puede renombrar cada programa base para hacerlo nico.

Asigne un tipo de programa base que lo ayude a categorizarlos en varios proyectos.

Haga clic para actualizar el proyecto de programa base seleccionado con los datos nuevos/modificados del proyecto actual.

Para crear un proyecto de programa base, seleccione el proyecto deseado y haga clic en Agregar. Si

hay varios proyectos abiertos, puede crear un programa base para los proyectos seleccionados (para seleccionar un proyecto, mantenga Ctrl pulsado y haga clic en su banda). Seleccione guardar una copia del proyecto actual como nuevo programa base, o convierta otro proyecto en un nuevo programa base. Si decide guardar el proyecto actual como base, el mdulo crear un proyecto de programa base con el mismo nombre y fecha de datos que el proyecto actual. Para distinguir el proyecto de programa base, el mdulo aade el cdigo B1 y posteriores incrementos con cada nuevo programa base aadido. Por ejemplo, si el Proyecto Acme est guardado con 3 programas base, los nuevos programas base deberan guardarse como: ID Nombre

ACME B1 Proyecto Acme B1 ACME B2 Proyecto Acme B2 ACME B3 Proyecto Acme B3

Antes de convertir un proyecto en programa base, debe copiarlo; dejar de estar disponible en la jerarqua de proyectos.

Si decide convertir otro proyecto en programa base del proyecto actual, se le pedir que seleccione el proyecto que desea designar como programa base dentro de la jerarqua de proyectos. No puede seleccionar un proyecto que ya est abierto, ni tampoco uno que ya tenga asignado un programa base. El mdulo crea un proyecto de programa base con el mismo nombre y la misma fecha de datos que el seleccionado. Para distinguir el proyecto de programa base, el mdulo aade el cdigo B1. Este nuevo proyecto de programa base desaparece entonces de la jerarqua de proyectos y deja de estar disponible como proyecto individual.

Los proyectos slo se pueden convertir en programas base de uno en uno. Si hay varios proyectos abiertos, debe seleccionar uno antes de crear el proyecto de programa base.

Tras crear un programa base, puede cambiarle el nombre y asignarle un tipo de programa base.

Eliminacin de un programa base Puede borrar un programa base de la base de datos de proyectos. Seleccione el proyecto que contenga el programa base que desee borrar. Seleccione Proyecto, Mantener programas base. Seleccione el programa base y haga clic en Eliminar.

No se puede borrar un programa base activo. Un programa base activo es un programa base designado como primario, secundario o terciario en el cuadro de dilogo Asignar programas base.

Modificacin manual de un programa base Como los proyectos avanzan y se producen cambios, puede que necesite modificar un proyecto de programa base. Puede restaurar un proyecto de programa base para que vuelva a estar disponible como proyecto independiente en la jerarqua de proyectos. Abra el proyecto que contenga el programa base que desee restaurar. Seleccione Proyecto, Mantener programas base. Seleccione el programa base que desee restaurar y haga clic en Restaurar. Haga clic en S. El proyecto restaurado se coloca en el mismo nodo que el proyecto al que estaba vinculado como programa base.
Si necesita ms informacin sobre la actualizacin de programas base con datos nuevos o modificados del proyecto actual, consulte la seccin Actualizacin de programas base en este captulo.

Restaurar un proyecto para modificar un programa base de forma manual es distinto que actualizar un programa base. Cuando actualiza un programa base con la herramienta Actualizar programa base, el mdulo actualiza todos los casos de todos los tipos de datos que seleccione. Si slo desea reflejar en el programa base algunos de los cambios realizados en el proyecto actual para un tipo de datos especfico (por ejemplo, asignaciones de recursos), debe restaurar el programa base y editar los datos. Si quiere reflejar en el programa base todos los cambios realizados en un tipo de datos, debe actualizar el programa base.

Puede accederse al proyecto de programa base restaurado desde la jerarqua de proyectos, junto con su proyecto actual.

Proyecto actual

Despus de hacer cambios en un proyecto de programa base restaurado, puede volver a convertirlo en programa base para conservar los cambios y compararlo con el proyecto actual. Por ejemplo, puede que desee revisar el programa base para indicar cambios de alcance una vez iniciado el proyecto.

Asignacin de programas base a proyectos


Utilice el cuadro de dilogo Asignar programas base para designar el proyecto actual o un programa base existente como el programa base de proyecto, primario, secundario o terciario. El programa base del proyecto siempre se usa para resumirlo. El programa base del proyecto o programa base primario puede designarse como el proyecto que se usar cuando se calcule el valor ganado (segn lo configurado en la pestaa Configuraciones, dentro de Detalles del proyecto). Los programas base primarios, secundarios y terciarios son programas definidos por el usuario para comparar proyectos. Asignacin del programa base para resmenes o valor ganado Para decidir qu programa base usar en el resumen de un proyecto, abra el proyecto en cuestin. Seleccione Proyecto, Asignar programas base. En el campo Proyecto, seleccione el proyecto al que quiera asignar un programa base de proyecto. En el campo Programa base, seleccione el programa base deseado o el proyecto actual. Si no se designa como activo ningn programa base, el proyecto actual se usa de forma predeterminada.

Slo puede asignar un programa base de proyecto por proyecto. Debe tener los privilegios de seguridad apropiados para seleccionar el programa base de proyecto.

Asignacin de programas base para usarlos en el proyecto actual Utilice el cuadro de dilogo Asignar programas base para escoger el programa base primario de un proyecto. Abra los proyectos para los que quiera seleccionar un programa base. Seleccione Proyecto, Asignar programas base. En el campo Proyecto, seleccione el proyecto al que quiera asignar un programa base primario. Cada campo de programa base en este cuadro de dilogo indica cul es el proyecto actual, adems de todos los programas base existentes en el proyecto seleccionado. Para usar un programa base existente como primario, seleccione un programa base existente en el campo Primario. Si no selecciona un valor para el programa base primario, el proyecto actual se usa de forma predeterminada.

Asignacin de programas base para comparacin Para asignar un programa base existente como programa base secundario o terciario, seleccione Proyecto, Asignar programas base. En el campo Proyecto, seleccione el proyecto al que quiera asignar programas base. En los campos Secundario y Terciario, seleccione un programa base existente o el proyecto actual. Puede asignar el mismo proyecto como programa base secundario y terciario.

Slo puede asignar un programa base primario, otro secundario y otro terciario por proyecto. No es imprescindible tener programas base secundarios y terciarios.

Seleccione un proyecto de la lista de proyectos abiertos

Seleccione el programa base que desea utilizar para resmenes y valor ganado.

Las asignaciones de programas base son especficas del usuario, lo que significa que cada usuario puede escoger una versin diferente para su programa base activo del proyecto actual.

Comparacin de la programacin actual con la del programa base


Si necesita ms informacin sobre cmo actualizar la programacin, consulte el captulo Actualizacin, programacin y nivelacin.

Una vez actualizado un proyecto, puede evaluar rpidamente en pantalla el avance y el rendimiento. Utilice un diseo que muestre tanto la barra actual como la de programa base para identificar las tareas que comienzan o terminan despus de lo planeado. En la lista de actividades, incluya columnas para el valor planeado, costes reales hasta la fecha y valor ganado, de modo que pueda identificar las tareas que estn retrasadas o que se pasen del presupuesto. Si necesita informes detallados, cree informes de matriz de programa y actividades, y grficas de recursos y costes. Ejecute el informe Valor ganado para analizar la desviacin de costes y programa segn el programa base de proyecto o primario. La barra actual y la barra de programa base en el diagrama de Gantt indican cmo avanza la programacin con respecto al plan original.
PB** aparece delante de cualquier dato que provenga de un proyecto de programa base.

Una comparacin de objetivos facilita la visualizacin de las desviaciones entre las fechas actuales y las del programa base. Aada columnas en la tabla de actividades para casi todos los datos del proyecto de programa base. Muestre barras de actividad que representen fechas de programa base. Tambin puede mostrar datos de objetivo y desviacin en las barras de actividad.

Cuando est abierto el proyecto actual, podr ver los datos del programa base, pero no cambiarlos. Para modificar el programa base, debe restaurarlo primero como proyecto independiente. Tambin puede actualizar los datos del proyecto de programa base con la funcin Actualizar programas base.

Este diseo incluye las columnas de las fechas de inicio y fin tanto actuales como de los programas base.

Configuracin de preferencias para valores de programa base Seleccione si desea calcular el valor ganado a partir de los valores planeados o al completar del programa base primario o del proyecto. Por ejemplo, segn la configuracin escogida, puede aadir la duracin planeada o la duracin al completar a la fecha de inicio de PB para calcular la fecha de fin de PB. Entre en Admin, Preferencias de admin. En la pestaa Valor ganado, en el apartado Clculo de valor ganado, escoja valores presupuestados o al completar para calcular el valor ganado.

Actualizacin de programas base


Conforme avance el proyecto, es muy probable que cambien ciertos tipos de datos. Cuando un proyecto est en progreso y cambian los datos, el programa base original creado para el proyecto no comparar de forma precisa el rendimiento con el proyecto actual. De igual modo, puede que crear un nuevo programa base no ofrezca resultados precisos para medir el rendimiento, ya que algunos datos cambiarn a lo largo del proyecto, y ser necesario compararlos con los datos del proyecto original. Por ejemplo, los cambios a los siguientes tipos de datos pueden afectar a los resultados cuando comparamos un proyecto con su programa base: actividades aadidas/eliminadas datos modificados de actividades, como fechas, costes, recursos, pasos, documentos, blocs de notas, relaciones, cdigos, gastos y campos definidos por el usuario datos modificados a nivel de proyecto, como detalles, documentos, riesgos, problemas, umbrales, calendarios y cdigos

Con la funcin Actualizar programa base de Primavera, podr actualizar el plan de referencia original con nuevas actividades, asignaciones de recursos/roles y datos de proyecto. Cuando actualice un programa base, podr decidir si quiere actualizar todas las actividades o aplicar un filtro para actualizar las actividades que cumplan ciertos criterios. Tambin puede especificar los tipos de datos que quiere actualizar.

No puede actualizar ms de un programa base de una sola vez. Necesita el privilegio de proyecto Actualizar programas base de proyecto para actualizar un programa base.

Actualizacin de un programa base de proyecto Para actualizar un programa base, abra el proyecto que contenga los datos que desee aadir al programa. Seleccione Proyecto, Mantener programas base. Seleccione el programa base que desee actualizar. Haga clic en Actualizar. Seleccione los datos de nivel de proyecto que desee actualizar. Escoja actualizar todas las actividades o seleccione un filtro para actualizar slo las actividades que cumplan sus criterios. Decida si desea aadir nuevas actividades del proyecto actual, borrar actividades que ya no estn en el proyecto actual o actualizar las actividades existentes. Si decide actualizar las actividades existentes, haga clic en Actualizar opciones para seleccionar los tipos de actividad y los datos de asignaciones de recursos/roles que desee actualizar. Para guardar los resultados de la actualizacin de programa base en

un archivo (incluidos los errores y advertencias), introduzca un nombre de ruta o seleccione un archivo. Despus de seleccionar las opciones, haga clic en Actualizar. Cuando termine la actualizacin, haga clic en Ver archivo de registro para consultar los resultados.

Como mnimo, debe seleccionar una de estas opciones para actualizar los datos. Escoja esta opcin para ejecutar la actualizacin del programa base ms deprisa. Si la escoge, los errores no se registrarn durante la actualizacin del programa base (vea la nota).

Haga clic para especificar los tipos de datos que desee actualizar para las actividades existentes.

Si se producen errores durante la actualizacin de un programa base en modo optimizado, no podr determinar qu dato est causando el fallo. Para determinarlo, desactive la opcin Ejecutar optimizado y vuelva a realizar la actualizacin. Cuando termine, consulte el archivo de registro para

determinar qu dato est causando el fallo.

Si entra en Primavera como Superusuario admin., se optimizar todava ms el rendimiento de la actualizacin de programas base.

Cmo asegurarse de que los datos del programa base estn actualizados
Cuando se actualiza un programa base, el mdulo guarda la fecha en la que se realiz la ltima actualizacin. Puede ver esta fecha en el campo Fecha de ltima actualizacin del cuadro de dilogo Mantener programas base. El mdulo no tiene en cuenta la fecha de ltima actualizacin si escoge la opcin Ignorar fecha de ltima actualizacin en el cuadro de dilogo Actualizar programa base. Primavera recomienda seleccionar la opcin Ignorar fecha de ltima actualizacin si piensa actualizar distintos tipos de datos en momentos distintos (es decir, que no actualizar todos los datos del programa base en todas las actualizaciones). Si no selecciona esta opcin, puede que algunos tipos de datos no se actualicen en la fecha correcta cuando ejecute la actualizacin del programa base.

Por ejemplo: \n \n \n El da 1 de junio ejecuta una actualizacin de programa base que incluye pasos de actividad. El da 8 de junio ejecuta una actualizacin de programa base que NO incluye pasos de actividad. El da 15 de junio ejecuta una actualizacin de programa base que incluye pasos de actividad. No selecciona la opcin Ignorar fecha de ltima actualizacin.

Con este ejemplo, cuando ejecute la actualizacin del da 15 de junio, los pasos de actividad slo se actualizarn segn el da 8, ya que el programa base se actualiza desde la ltima fecha de actualizacin. Si selecciona la opcin Ignorar fecha de ltima actualizacin, todos los cambios en los pasos de actividad se actualizan, independientemente de la fecha de la ltima actualizacin del programa.

Un programa base es una copia completa de un plan de proyecto que puede comparar con la programacin actual para evaluar el avance. En este captulo se describe cmo crear programas base y asignarlos a los proyectos. Tambin aprender a modificar un programa base, a actualizar un programa base con datos nuevos y a comparar la programacin actual de un proyecto con su programa base. En este captulo

Publicacin de un proyecto en la World Wide Web

Informacin general sobre el sitio web del proyecto


Para compartir datos de proyecto con otras oficinas de la compaa, ya sean locales o de otras partes del mundo, se pueden publicar los planes de proyecto en un sitio web al que pueda acceder cualquiera a travs de Internet, o slo los empleados de su oficina a travs de la intranet. Con un explorador web, los usuarios podrn ver los documentos del proyecto que tengan vnculos de hipertexto, o saltar a otras pginas de la estructura, lo que les permitir moverse entre proyectos e informes, y entre las pginas de un informe. El sitio web de un proyecto les permite a los usuarios explorar el plan de proyecto a un nivel alto y despus ver rpidamente informacin ms detallada sobre los datos especficos del proyecto. El sitio web del proyecto se divide en tres paneles.
El panel superior contiene una barra de navegacin para acceder rpidamente a las The upper secciones pane contains a navigation distintas del sitio web. toolbar for quick
access to the various sections of the Web site.

Select the data todatos que Seleccione los view in the or panel de desea verleft, en el N lai izquierda, ti o panel de

...and for the ... ythe los details detalles del selected element are elemento seleccionado di aparecern l d i th eni el htpanel

ERROR AL INTENTAR PUBLICAR**

navegacin...

de la derecha.

Puede navegar por el sitio web del proyecto usando la estructura jerrquica de trabajos (WBS), la jerarqua de recursos, los roles, el esquema de documentos y productos de trabajo, los cdigos de actividad, los problemas y los riesgos. Por ejemplo, seleccione un recurso en el panel de la izquierda y vea la informacin y las asignaciones de actividades del mismo en el panel derecho. De igual forma, seleccione un documento o producto de trabajo y vea los detalles, la WBS y las asignaciones de actividades de dicho documento. El nivel de detalle de la informacin que puede verse depende de la informacin que decida publicar. Adems, puede ver informes, diseos de actividad y diseos de seguimiento en el sitio web del proyecto. La lista de informes o diseos aparece en el panel izquierdo, y el informe o diseo seleccionado, en el derecho. Requisitos de sistema Consulte la Administrators Guide si necesita comprobar los requisitos de sistema de su servidor web.
Puede que los exploradores Netscape Navigator/ Communicator 4.5 y anteriores no expandan los archivos PNG de forma correcta. Las dems reas del sitio web del proyecto pueden verse sin dificultad con estos exploradores.

Los sitios web de proyecto utilizan archivos PNG para publicar algunas imgenes grficas, como los diseos. Asegrese de que la configuracin de tipo MIME de su servidor web est ajustada para identificar el tipo de archivo PNG como imagen/png. En la ventana del Windows NT Explorer, entre en Ver / Opciones y haga clic en la pestaa Tipos de archivos. Desplcese hacia abajo para ver los ajustes para archivos PNG. Si el tipo de contenido (MIME) no est configurado para imagen/png, seleccione Imagen PNG de la lista de tipos y haga clic en Editar para cambiar la configuracin.

Publicacin del sitio web del proyecto


Cuando publique un sitio web de proyecto, podr controlar el nivel de detalle publicado, adems de los informes y diseos de proyecto que desee incluir. Publicacin del sitio web del proyecto Abra el proyecto que desee publicar. Entre en Herramientas, Publicar, Sitio web del proyecto. Haga clic en la pestaa General para especificar la informacin general del sitio web.

El nombre del sitio web y su descripcin aparecen en la pantalla de inicio o presentacin del sitio web.

Escriba la ubicacin de los archivos del sitio web. Escoja una carpeta vaca. Marque la casilla para previsualizar el sitio web en su explorador web despus de crear los archivos.

Haga clic en la pestaa Temas para determinar los datos detallados que se publicarn en el sitio web. Si se desactivan todas las casillas, slo se publicarn los datos de la WBS. Marque la casilla situada junto a cada tipo de informacin que desee incluir.

Mueva el ratn sobre una casilla para ver su descripcin aqu.

Haga clic en la pestaa Grficos para seleccionar los diseos existentes de actividades y seguimiento para publicarlos en el sitio web del proyecto. Defina los diseos de actividad en la ventana Actividades y los diseos de seguimiento en la ventana Seguimiento.

Marque para incluir los diseos de actividad y seguimiento seleccionados en el sitio web del proyecto.

Haga clic en la pestaa Informes para seleccionar los informes existentes que desea publicar en el sitio web del proyecto. Los informes se definen en la ventana Informes.

Marque para incluir los informes en el sitio web del proyecto.

Haga clic en Publicar para crear el sitio web del proyecto.

Personalizacin del aspecto del sitio web del proyecto


Utilice el esquema estndar o predeterminado de sitio web para crear el sitio de su proyecto; tambin puede personalizar el esquema o crear uno nuevo. Personalizar un esquema de sitio web Entre en Herramientas, Publicar, Sitio Web del proyecto. Haga clic en la pestaa General y en Editar esquema. Seleccione un elemento de sitio web del campo Elemento y modifique los ajustes. Haga clic en Aceptar.

Haga clic para especificar el fy the Click to speci iconoWeb del sitio site icon...

..., y seleccione el archivo y la ...then select the icon ubicacin del file and location. icono.

ERROR AL INTENTAR PUBLICAR**

Quiz desee crear una copia del esquema predeterminado para despus realizar los cambios en la copia. Haga clic en Guardar como e introduzca un nombre nuevo.

Publicacin de diseos de actividad y seguimiento


Tambin puede guardar diseos individuales de actividad y seguimiento en archivos HTML que puede publicar en un sitio web o en su intranet corporativa. Estos diseos no estn vinculados a ningn sitio web de proyecto que pueda haber creado con anterioridad.

ERROR AL INTENTAR PUBLICAR** Para diseos de actividad: \n \n \n La escala de tiempo empieza en la fecha definida por el diseo seleccionado. Las columnas que aparecen en las pginas web se definen en el diseo seleccionado. Los diseos de actividad no son interactivos. Slo son una imagen de su proyecto.

Para diseos de seguimiento: \n \n Los elementos que aparecen en las pginas web se definen en el diseo seleccionado. Los diseos de seguimiento no son interactivos. Slo son una imagen de su proyecto.

Publicar un diseo de actividad Entre en Herramientas, Publicar, Diseos de actividad. Seleccione el diseo y haga clic en Seleccionar. Especifique la ubicacin y el nombre del archivo HTML en el que guardar el diseo. Haga clic en Abrir. Publicar un diseo de seguimiento Entre en Herramientas, Publicar, Diseos de seguimiento. Seleccione el diseo y haga clic en Seleccionar. Especifique la ubicacin y el nombre del archivo HTML en el que guardar el diseo. Haga clic en Abrir.

Si deja en blanco la casilla Incluir en el sitio web del proyecto dentro de la pestaa Grficos de la ventana Publicar sitio web del proyecto, cuando se publique el sitio, los diseos de actividad y seguimiento se guardarn como archivos HTML no vinculados al sitio web del proyecto.

Para compartir datos de proyecto, puede publicar planes de proyecto en formato HTML con la herramienta de publicacin de sitios web de proyecto. En este captulo se describe cmo publicar datos de proyecto en un sitio web en formato HTML, cmo personalizar el aspecto de las pginas web del sitio, y cmo publicar diseos de actividad y seguimiento en forma de pginas HTML. En este captulo

Impresin de diseos e informes

Definicin de ajustes de pgina


Los diseos e informes impresos pueden personalizarse de varias formas. Por ejemplo, se pueden personalizar los ajustes de encabezado y pie de pgina, y cambiar los mrgenes de la pgina impresa. Definicin de ajustes de pgina Desde la ventana Vista preliminar, haga clic en el botn Configurar pgina. Haga clic en la pestaa Pgina para establecer la orientacin, la escala y el tamao del papel.

Utilice la vista preliminar para ver el nmero de pginas que ocupar la impresin. Escoja esta opcin para comprimir el espaciado especificando el nmero de pginas. Esta opcin slo est disponible para diseos.

Para aumentar o reducir el tamao del diseo/informe impreso, especfique un porcentaje en el campo Ajustar a. Para aumentar o reducir el nmero de pginas que se imprimirn, escoja el segundo Ajustar a y especifique un valos en el campo pgina(s) de ancho.

Configuracin de mrgenes de pgina Haga clic en la pestaa Mrgenes y especifique los valores de cada margen.

Aadir encabezados y pies de pgina El encabezado y el pie de pgina se pueden personalizar. Tambin se puede insertar un grfico, como el logo de la compaa, en el encabezado o el pie. Haga clic en la pestaa Encabezado o en la pestaa Pie de pgina.

Escriba o seleccione la cantidad de secciones en las que desea dividir el encabezado o pie.

Seleccione cundo quiere incluir el encabezado/pie.

Seleccione la altura del encabezado/pie.

Haga clic para aadir un logo a la seccin seleccionada. Haga clic para cambiar la fuente, especifquela y haga clic en Aceptar. En la seccin Texto/logo, aada el texto que desee que aparezca en el encabezado o pie escribindolo directamente en la pestaa seleccionada. No modifique el texto entre corchetes [].

Seleccione una variable global y haga clic en Agregar. Las variables globales incluyen propiedades de portafolio (inicio ms anticipado del proyecto, fecha de datos ms anticipada, etc.).

En el apartado Definir encabezado/Definir pie de pgina, marque la casilla Mostrar lneas de divisin de seccin para que se vean lneas entre cada apartado del encabezado o pie. Defina los valores que desee introducir en el encabezado o pie. Escoja Texto/logo para aadir variables de texto o un logo (por ejemplo, el logo de su compaa). Elija Cuadro de revisin para crear un espacio en el encabezado/pie en el que poder introducir informacin sobre fechas, aprobaciones y revisiones. Si en su diseo tiene un diagrama de Gantt, podr escoger mostrar la Leyenda de diagrama de Gantt en el encabezado o pie.

Aadir un logo al encabezado o pie Haga clic en la pestaa Encabezado o en la pestaa Pie de pgina; en el apartado Definir encabezado/Definir pie de pgina, escoja Texto/logo para la seccin seleccionada. En el apartado Agregar texto, haga clic en el botn Imagen. Haga clic en el botn Examinar del cuadro de dilogo Imagen, seleccione un nombre de archivo y pulse Abrir. Especifique las opciones de diseo y espacio, y haga clic en Aceptar. La imagen del logo aparecer en la zona de muestra de encabezado o pie.

Si cambia la configuracin de la pgina del informe desde el cuadro de dilogo Vista preliminar, los cambios slo se aplicarn a la impresin que realice en ese momento. Para guardar los cambios de forma permanente, realcelos desde el cuadro Propiedades del Editor de informes.

Especificar las opciones de diseo Utilice la pestaa Opciones para seleccionar las zonas de diseo y la escala de tiempo que desea incluir en el diseo impreso.

Marque esta casilla si quiere que cada grupo se imprima en su propia pgina. Por ejemplo, puede agrupar las actividades por recurso y entregar una hoja a cada persona.

La pestaa Opciones contiene opciones distintas cuando se imprimen informes.

Previsualizacin de diseos e informes


La opcin Vista preliminar le permite revisar el diseo o el informe antes de enviarlo a la impresora. Abrir la vista preliminar Para previsualizar un diseo, mustrelo en la ventana Actividades y entre en Archivo, Vista preliminar. Para previsualizar un informe, seleccinelo en la ventana Informes y haga clic en Ejecutar informe. Escoja Vista preliminar y haga clic en Aceptar.

Utilice estos botones para ir al inicio del diseo/informe, para ir de una pgina a otra o para ir al final del diseo/informe.

Haga clic en las lupas para aumentar o alejar la imagen.

Haga clic para seleccionar la impresora predeterminada, el tamao del papel y la orientacin. Cuando est satisfecho con el aspecto del diseo/informe, haga clic para imprimirlo.

La barra de estado indica el tamao al que se ha aumentado el diseo/informe, el nmero de la pgina que se muestra y el nmero total de pginas del diseo/informe.

Al mover el ratn por la ventana Vista preliminar, el puntero se convertir en una lupa. Haga clic en el botn Acercar de la barra de herramientas para ver mejor los detalles, y en el botn Alejar para devolverlos a su estado inicial.

Impresin de diseos e informes


Se pueden imprimir diseos e informes envindolos directamente a la impresora, publicndolos como archivos HTML o imprimindolos en archivos de texto ASCII (slo los informes). Imprimir un diseo Para enviar un diseo directamente a la impresora, abra el diseo que desee imprimir y entre en Archivo, Imprimir. Tambin puede hacer clic en el botn Imprimir desde la ventana Vista preliminar. Imprimir un informe En la ventana Informes, seleccione el nombre del informe que desee imprimir. Haga clic en Ejecutar informe.

1 Seleccione la ubicacin para el informe. Si se trata de un archivo de texto ASCII, tambin puede especificar el carcter para separar los campos y el texto.

3 Haga clic para ejecutar el informe.

2 Para archivos HTML y ASCII, especifique un nombre y una ubicacin para el archivo guardado.

Tambin puede publicar un informe en un archivo HTML a travs de Vista preliminar. Si necesita ms informacin, consulte el apartado Publicacin de diseos e informes en formato HTML de este mismo captulo.

Seleccin de impresora
Puede seleccionar una impresora que no sea la impresora por defecto del sistema operativo para imprimir diseos e informes. La configuracin de la impresora se mantendr hasta que salga del programa. Entre en Archivo, Config. impresora.

Haga clic para ajustar las caractersticas y configuraciones proporcionadas por la impresora seleccionada.

Publicacin de diseos e informes en formato HTML


Utilice Vista preliminar para publicar diseos e informes en archivos HTML, para publicarlos en un sitio web o compartirlos con otros miembros del equipo de proyecto.

1 Haga clic en el botn Publicar.

2 Seleccione la unidad y la carpeta en la que quiera guardar el archivo.

3 Escriba el nombre del archivo.

El diseo/informe se abre en su explorador web.

La impresin de diseos e informes para su distribucin es una forma eficaz de comunicar los datos del proyecto. En este captulo se analiza cmo definir la configuracin de la pgina (la orientacin, los mrgenes y el encabezado/pie), cmo previsualizar diseos/informes y cmo imprimirlos (incluyendo cmo convertirlos en informes web). En este captulo

Ordenar orgenes de datos de un informe


Puede ordenar los registros de un informe aplicando un orden de clasificacin a uno o ms de los orgenes de datos del mismo, y editar un orden de clasificacin de informe cambiando los ajustes de orden de uno o ms de los orgenes. Ordenar un informe 1 Haga doble clic en el origen de datos cuyos registros desee ordenar. 2 3 Haga clic en la pestaa Origen y despus en Agregar. Seleccione el campo que desea utilizar para ordenar los registros del origen de datos.

La lista de campos de ordenacin disponibles refleja el objeto de orden seleccionado en la lista Ordenar por objeto. 4 5 Para ordenar los registros en orden ascendente, seleccione Ascendente. Para ordenar los registros en orden descendente, seleccione Descendente. Haga clic en Aceptar. Para ordenar por cualquier objeto o campo adicional, repita los pasos del 2 al 4.

Editar rdenes de clasificacin para informes Haga doble clic en el origen de datos cuyo orden de clasificacin desee editar y entre en la pestaa Origen.

Para aadir un campo nuevo al orden de clasificacin, haga clic en Agregar y escriba el criterio de clasificacin. Haga clic en Aceptar y cambie la posicin del campo en el orden de clasificacin, en caso necesario. Para borrar un campo del orden de clasificacin, seleccione una fila de la clasificacin y pulse Eliminar. Para cambiar la posicin de un tipo de datos en el orden, seleccione su fila en la clasificacin y haga clic en los botones de flecha que correspondan. Para editar un objeto o campo de orden de una fila de clasificacin, seleccione la fila y pulse Editar.

Personalizar un informe con el Editor de informes: un ejemplo

En este ejemplo usaremos el editor para personalizar un informe creado originalmente con el Asistente de informes. Para ver el informe original, seleccione el informe PP-01 EPS, Project Details, que se encuentra en el grupo de informes Project/WBS details. El informe original, segn los datos de proyecto que contenga, ser similar a este:

Despus de personalizarlo, el mismo informe tiene el siguiente diseo:

b) Slo aparecen los proyectos con ms de una actividad.

a) Ordenados estratgica.

por

prioridad

c) Separador de doble lnea.

d) Si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo, el campo se destaca en rojo.

e) La nueva columna de estado de proyecto slo aparece si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo

Para personalizar un informe original con el Editor de informes: 1 En la ventana Informes, seleccione el informe original creado en el Asistente de informes (PP-01 EPS, Project Details). 2 3 4 5 Haga clic en Copiar. Haga clic en Pegar. Haga doble clic en el nombre del informe copiado y cmbiele el nombre para poder recordar cul ha personalizado. Con el nuevo informe seleccionado, haga clic en Modificar.... . Como el informe original se cre en el Asistente de informes, aparecer una advertencia diciendo que est a punto de modificar el informe. Confirme su decisin haciendo clic en el botn S. Aparecer el Editor de informes.

Filtrar y ordenar el origen de datos El informe actual muestra todos los proyectos, al margen de las actividades que contengan. Puede que desee filtrar el origen de datos para mostrar proyectos que tengan ms de una actividad. Tambin puede que desee ordenar estos proyectos por prioridad estratgica. Para filtrar y ordenar el origen de datos: 1 Haga doble clic en el rea de encabezado de origen de datos. Aparecer la ventana Propiedades.
La pestaa seleccionada muestra las propiedades del componente que se pueden modificar.

Haga clic para editar los criterios del filtro para el origen de datos. Haga clic para ordenar los datos del origen de acuerdo a un campo.

Pulse el botn Editar filtro....

Los criterios de filtro existentes mostrarn todos los nodos de proyecto y EPS, pero no incluirn los nodos de la WBS.

3 4 5

Haga clic en Agregar. Establezca el criterio de filtro para que slo muestre datos si las Actividades completas son mayores que 1. Cambie el operador lgico (Cualquiera de los siguientes) por (Todos los siguientes).

Para crear una nueva lnea de filtro puede copiar/pegar una ya existente y despus modificar sus propiedades.

6 7

Haga clic en Aceptar. Haga clic en el botn Agregar de la ventana Propiedades para ordenar el origen de datos.

8 Seleccione Proyecto en el campo de datos Ordenar por objeto y Prioridad estratgica en el campo de datos Ordenar por campo.

Haga clic en Aceptar.

10 Cierre la ventana Propiedades haciendo clic en la x de la esquina superior derecha. 11 Haga clic en el icono de vista preliminar para ver el informe actual. El lienzo de informes no muestra la altura o espacio vertical real que ocupar cada componente del informe en el informe compilado. Para ver el espacio vertical del informe y su avance, siempre puede hacer clic en el icono de vista preliminar para ver el informe.

Aadir una nueva columna filtrada Para ver el estado del proyecto tendr que aadir una columna nueva al informe. Puede que quiera mostrar el campo Estado de proyecto slo si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo. Para aadir una nueva columna filtrada: 1 Seleccione la fila en la que desee aadir la nueva columna. La fila se marca en azul. 2 Haga clic con el botn derecho del ratn en la fila y escoja Agregar celda de texto.

Aparecer la ventana Propiedades, en la que ahora podr ver las propiedades de Celda. 3 Establezca WBS como Objeto de celda, y Estado de proyecto como Campo de celda. Puede que tambin desee establecer las propiedades de la celda para ajustar la posicin y la alineacin.

Si ha movido o cambiado el tamao de una celda sin querer, puede elegir la posicin y el tamao exactos aqu.

4 Haga clic en Editar filtro y establezca el criterio de filtro para que se muestre la celda slo si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo.
El ttulo de la ventana muestra el alcance del filtro. En este caso, el filtro se aplica a la celda seleccionada. Para crear rpidamente la segunda condicin de filtro, seleccione la primera, copie/pegue (Ctrl+C/Ctrl+V) y cambie el valor de Muy bajo a Bajo.

Asegrese de cambiar el operador lgico a (Cualquiera de los siguientes). Como ver, esta vez el criterio de filtro se aplica slo a esta celda y no a todo el informe. 5 6 7 Haga clic en Aceptar. Cierre la ventana Propiedades. Aada un encabezado titulado Estado de proyecto a la nueva columna.

Puede seguir los pasos anteriores para aadir el encabezado a la columna Estado de proyecto, o puede copiar/pegar primero la celda Prioridad estratgica, y despus moverla a la derecha y editar sus propiedades. Estas celdas son de texto personalizado. Los textos personalizados no muestran datos, sino lo que se escriba en el campo Texto personalizado. 8 Haga clic en el icono de vista preliminar para ver el informe actual. La columna nueva slo debera aparecer si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo. Destacar el campo Nivel de riesgo Puede que, para llamar la atencin sobre los proyectos que tengan un nivel de riesgo Bajo o Muy bajo, desee marcar el valor de campo en rojo. No es posible cambiar la propiedad de un campo durante la ejecucin, pero puede que el siguiente consejo lo ayude a lograr el mismo resultado. Para destacar el campo Nivel de riesgo en rojo: 1 2 Seleccione el rea de detalle. Escoja Agregar fila en el men del botn derecho del ratn.

Copie las celdas de la primera fila y pguelas en la segunda.

Si previsualiza el informe en este momento, ver registros dobles, ya que hemos creado dos filas con los mismos datos. 4 Haga doble clic en la celda Nivel de riesgo de la segunda fila.

5 Cambie el estilo de fuente a Personalizar y haga clic en Fuente personalizada... para cambiar el color a rojo. No cierre la ventana Propiedades todava. Puede trabajar en el lienzo del informe con la ventana Propiedades abierta. Puede que as acelere el proceso de ajuste de las propiedades de distintos componentes de la pantalla. 6 Haga clic en la primera fila del rea de detalle. Como la ventana Propiedades sigue abierta, debera mostrar la pestaa Fila. Asegrese de que hace clic en la fila y no en una celda de la fila. 7 8 Haga clic en Editar filtro... de la pestaa Fila. Seleccione el criterio de filtro para mostrar datos slo si el nivel de riesgo no es igual a Bajo o Muy bajo.

Haga clic en Aceptar. Esta condicin le permite mostrar la fila seleccionada slo si la condicin es cierta. En este caso, slo se muestran los datos si el nivel de riesgo no es igual a Bajo o Muy bajo.

10 Haga clic en la segunda fila del rea de detalle. 11 Haga clic en Editar filtro y establezca el criterio de filtro para que muestre la celda slo si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo. 12 Cierre la ventana Propiedades y previsualice el informe. Las condiciones establecidas para las filas nos permitirn ver slo una fila cada vez. Si el nivel de riesgo es Bajo o Muy bajo, aparecer la segunda fila; si el nivel de riesgo no es ni Bajo, ni Muy bajo, aparecer la primera fila. Como todas las celdas son iguales en las dos filas, salvo el color de Nivel de riesgo, es como si la celda estuviese marcada en el informe.

Si necesita detalles ms especficos, consulte la ayuda. Haga clic en el botn de ayuda del cuadro de dilogo para abrir la ayuda dependiente del contexto.

Trabajar con lneas Las lneas aparecen en las celdas de lnea. Puede que desee utilizar una lnea doble en vez de una lnea simple bajo los encabezados de las columnas. Para modificar las propiedades de las lneas, haga doble clic en la celda de lnea bajo el rea del encabezado de pgina y cambie el nmero de lneas a dos. Si previsualiza en este momento, el informe se asemejar al diseo que busca. Cierre el Editor de informes y confirme que quiere guardar el informe actual. Ahora podr ejecutar el informe haciendo clic en el botn Ejecutar informe... de la vista Informes.

Utilizacin de grupos de informes


Los grupos de informes son una forma jerrquica de organizar informes globales y de proyecto. Un informe slo puede pertenecer a un grupo de informes. Aadir un grupo de informes Entre en Herramientas, Informes, Grupos de informes. Haga clic en Agregar e introduzca un nombre para el grupo nuevo.

Haga clic para ver los grupos de informes en orden ascendente o descendente, o como una jerarqua.

Los grupos de informes pueden tener mltiples niveles.

Haga clic para mover los grupos hacia arriba y hacia abajo, y para poner o quitar sangras de modo que quede claro su nivel en la jerarqua.

Asignar un informe a un grupo de informes Entre en Herramientas, Informes, Informes. Seleccione el informe que desee aadir a un grupo de informes y haga clic en el botn de exploracin del campo Grupo de informes, que se encuentra en la parte inferior de la ventana Informes. Seleccione el grupo donde desee agregar el informe y haga clic en Seleccionar.

Utilice tambin este campo para eliminar el informe seleccionado de un grupo de informes o para reasignar el informe a un grupo distinto.

Configuracin de los informes de lote


Los grupos de lotes le permiten ejecutar una serie de informes al mismo tiempo. Un informe slo puede tener una asignacin de grupo de lote. Crear un grupo de informes de lote Entre en Herramientas, Informes, Informes de lote. Seleccione Global o Proyecto. Haga clic en Agregar e introduzca un nombre para el grupo nuevo. Haga clic en Cerrar.

Aadir informes a un grupo de informes de lote Entre en Herramientas, Informes, Informes de lote. Seleccione el grupo de informes de lote y haga clic en Asignar. Seleccione los informes que desee asignar a este grupo y haga clic en el botn Asignar. Cuando termine de asignar informes, haga clic en el botn Cerrar. Ejecutar un informe de lote Desde la ventana Informes, haga clic en Ejecutar lote, seleccione el lote que desea imprimir y haga clic en Aceptar.

Haga clic para ejecutar el informe de lote. Seleccione el informe de lote.

Ejecutar un informe de lote como servicio Entre en Herramientas, Servicios de trabajo y pulse Agregar. Seleccione Informes de lote en el campo Tipo de servicio. Especifique un nmero en el campo Nmero de trabajo para indicar la secuencia en la que se realizar el servicio, si hay ms de uno. Escriba una breve descripcin del servicio en el campo Nombre de trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para habilitar el servicio de informe de lote. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual slo tendr que elegir Desactivado en el campo Estado. En la zona Ejecutar trabajo, dentro de la pestaa Detalles de trabajo, programe cundo ejecutar el servicio: todos los das a una hora especfica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el da y a la hora que especifique.

Haga clic para seleccionar los nodos de proyecto/EPS en los que quiera ejecutar el informe de lote. Seleccione el informe en el que quiera ejecutar el servicio de trabajo. Aada un servicio de trabajo para cada informe de lote que quiera ejecutar.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El "Servicio de trabajo no interacta con el cliente del mdulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor en el que est instalado el Servicio de trabajo.

Personalizacin de informes

Informacin general sobre los informes


Puede crear nuevos informes o modificar los existentes mediante el Asistente para informes o el Editor de informes. Existe una gran librera de informes estndar disponible para su uso. El Asistente para informes le permite crear una amplia variedad de informes complejos en poco tiempo gracias a su interfaz. Tambin puede utilizar el asistente para modificar los informes creados con el mismo. El Editor de informes es un escritor de informes de tipo lo que ve es lo que tiene (WYSIWYG) que le permite agrupar, ordenar, filtrar y resumir informacin de proyectos. Tambin puede mostrar distribuciones de tiempo para unidades y costes, e incluir grficos y vnculos HTML en los informes. Utilice el Editor de informes para modificar y personalizar informes creados con el Asistente para informes. El icono del informe indica si se ha creado con una u otra herramienta.
Indica si los informes se han creado con el Asistente para informes.

Indica si los informes se han creado con el Editor de informes.

Despus de crear un informe puede previsualizarlo, imprimirlo o guardarlo como texto o como archivo HTML. Si guarda el informe en un archivo podr importar los datos en un programa de hoja de clculo, mandarlo por correo electrnico, archivarlo o publicarlo en un sitio web.

Abrir informes
Utilice la ventana Informes para crear, editar, ejecutar y eliminar informes globales y de proyecto. Tambin puede utilizar esta ventana para exportar e importar informes de otras instalaciones del mdulo. Abrir la ventana Informes Entre en Herramientas, Informes, Informes.

Los informes pueden ser globales o especficos del proyecto. Los globales estn vinculados al mdulo Portfolio Analysis. Haga clic en la barra de opciones "Mostrar para ordenar y filtrar los informes incluidos en la ventana, y para definir las fuentes y los colores de la pantalla. Imprimir informes individuales o de lote.

Haga clic para crear informes con el editor.

Haga clic para crear fcilmente informes ad hoc.

Cada informe puede pertenecer a un grupo de informes. Para aadir, modificar o borrar estos grupos, entre en Herramientas, Informes, Grupos de informes.

Crear y modificar informes


Si necesita ms informacin sobre cmo crear y modificar informes con el Asistente para informes y el Editor de informes, consulte la ayuda.

Puede crear y modificar informes mediante el Asistente para informes o el Editor de informes. Utilice el asistente para crear rpidamente un informe con la interfaz creada a tal efecto. Utilice el editor para modificar y personalizar los informes segn le convenga. El Asistente para informes lo guiar rpidamente por los distintos pasos necesarios para crear informes ad hoc, y le permitir agrupar, ordenar y filtrar los datos. Si un informe se modifica con el Editor de informes, pero decide cambiarlo de nuevo con el asistente, se perdern los cambios realizados en el editor.

Para incluir un informe nuevo en un grupo de informes concreto, seleccione el grupo de informes en la ventana Informes antes de iniciar el asistente. Cuando haya creado el informe, ste se guardar en el grupo de informes seleccionado.

Crear un informe con el Asistente para informes Entre en Herramientas, Asistente para informes, y siga las instrucciones. Con el asistente podr seleccionar varias reas temticas para el informe. Podr personalizar las columnas de cada rea temtica seleccionada, adems de aplicar opciones de grupo, orden y filtro. Cuando termine de definir los parmetros del informe, haga clic en Finalizar.

El rea temtica seleccionada aqu...

...determina las reas temticas adicionales disponibles en el informe.

Seleccione el rea temtica que desee configurar. Puede personalizar las columnas, y aplicar opciones para agrupar, ordenar y filtrar.

Haga clic para cambiar el nombre de un campo para que aparezca as en el informe.

Crear un informe con el Editor de informes Para crear un informe en blanco con el Editor de informes, primero tendr que seleccionar un informe existente. Si no quiere modificar su informe original, haga una copia del mismo antes de editarlo. Una vez seleccionado un informe, haga clic en Modificar y confirme que desea utilizar el editor. Dentro del editor, haga clic en el icono de informe nuevo y confirme su decisin. Ya tiene un informe en blanco que podr personalizar.

Haga clic en el icono de informe nuevo para crear un informe en blanco.

Modificar un informe Puede modificar informes mediante el Asistente para informes o el Editor de informes. En la ventana Informes, seleccione el nombre del informe que desee modificar. Para utilizar el asistente, haga clic en el botn Asistente. Para utilizar el editor, haga clic en Modificar.

Utilizacin del Editor de informes


El Editor de informes es una completa herramienta que le permite crear informes muy personalizados, hechos a medida. El editor le permite crear, editar y organizar componentes de informes, y estos componentes pueden ser una fuente de datos, una fila o una celda. El editor consta de las siguientes partes principales: barra de herramientas, regla, margen izquierdo, lienzo de informe y men de botn derecho. En la ventana Informes, seleccione un informe y haga clic en Modificar para abrirlo con el editor.

Barra de herramientas Regla

Margen izquierdo

Lienzo del informe

Utilizacin de la barra de herramientas La barra de herramientas proporciona accesos directos a las funciones principales del Editor de informes.

Barra de herramientas

El botn Nuevo informe borra los ajustes mostrados y crea un informe nuevo. El botn Agregar origen de datos aade un origen de datos o categora de informacin, al informe mostrado. Este botn slo est disponible si el rea de informe seleccionada es un rea de detalle. El botn Agregar fila aade una fila a la zona seleccionada del informe mostrado. El botn Agregar celda de texto" aade una celda de texto a la fila seleccionada. El botn Agregar celda de imagen aade una celda de imagen a la fila seleccionada. El botn Agregar celda de lnea aade una celda de lnea a la fila seleccionada.

El botn Vista preliminar muestra una presentacin preliminar del informe mostrado. El botn Propiedades le permite definir las propiedades de los componentes del informe seleccionado. Tambin puede hacer doble clic en un componente. El botn Asistente para informes le permite modificar los ajustes del informe con el asistente. Al iniciar el asistente dentro del editor, se eliminarn todos los ajustes del informe aadidos con el editor. Los ajustes configurados con el asistente no se eliminarn.

Utilizacin de la regla La regla indica la posicin horizontal de cada componente del informe. La zona de sombra azul indica la posicin y el ancho de la celda seleccionada. La barra roja vertical indica la posicin del cursor en el lienzo del informe. Utilizacin del margen izquierdo El margen izquierdo lo ayuda a identificar cada origen de datos y cada fila. Para ayudarlo a identificar orgenes de datos, el margen izquierdo muestra el nombre y el grupo de cada origen, si lo hubiera, en la esquina superior izquierda de la zona de origen de datos. Para ayudarlo a identificar filas, el margen izquierdo muestra cada tipo de fila en la esquina superior izquierda de la fila. Este

icono indica las filas que forman parte de un rea de encabezado. Este

icono indica las filas que forman parte de un rea de pie. Utilizacin del lienzo del informe El lienzo del informe le permite ver la posicin de cada componente en el informe general. El lienzo tambin ofrece pistas visuales para identificar las propiedades de cada componente: Los orgenes de datos tienen un cdigo de colores. Si un origen de datos est empotrado o anidado en un origen de datos padre, cada origen tendr un color distinto. Las celdas de texto tienen un cdigo que depende del tipo de datos de los que informen. Para determinar el tipo de una celda de texto, puede consultar los iconos que aparecen en la esquina superior derecha de la celda.

indica una celda de texto personalizado, o una celda que contiene el texto que usted especifique.

- indica una celda de datos de campo, o una celda que compila y ofrece informacin sobre el campo que especifique.

- indica una celda de ttulo de campo, o una celda que contiene el nombre de un campo que usted especifique.

- indica una celda variable, o una celda que ofrece informacin relacionada con el informe general, en vez de con un origen de datos especfico. Las celdas de texto que aparecen en rojo indican que las propiedades de la celda no se han definido, o que estn en conflicto con las propiedades del origen de datos en el que se encuentra la celda. Para ver las propiedades de una celda, haga doble clic en ella. Seleccin de un componente de informe Un borde azul distingue al componente de informe seleccionado. Para seleccionar un componente, haga clic en l. Para aumentar el alcance del rea seleccionada, pulse Esc. Por ejemplo, si se selecciona una celda de texto, al pulsar Esc se selecciona la fila en la que se encuentra. Si vuelve a pulsar Esc, se selecciona el origen de datos en el que se encuentra la fila.
Haga doble clic en un componente para abrir la ventana Propiedades. Con la ventana abierta, podr seleccionar cualquier componente del lienzo del informe y modificar sus propiedades.

Modificacin de propiedades Adems de ver el diseo de un informe, tambin puede usar el lienzo del informe para editarlo directamente. Para ver las propiedades o los ajustes de un componente, haga doble clic en l. Tambin puede usar la ayuda por contexto si hace clic con el botn derecho en un componente. Eliminar un componente Algunos componentes pueden borrarse pulsando la tecla Supr o escogiendo Eliminar en el men del botn derecho del ratn. Sin embargo, si no puede borrar as el componente seleccionado, pulse Esc primero para aumentar el alcance del rea seleccionada y vuelva a pulsar la tecla Supr.

Aadir orgenes de datos y filas a los informes


Utilice el Editor de informes para aadir o eliminar orgenes de datos y filas. El lienzo del informe le proporciona las siguientes reas principales para orgenes de datos: rea
rea de encabezado de pgina

Descripcin
Componentes del informe que aparecen en la parte superior de cada pgina del informe compilado. El rea de encabezado de pgina puede contener filas y celdas. El rea de encabezado de pgina no es igual que el encabezado estndar que se especifica en el cuadro de dilogo Configuracin de pgina. Si especifica un encabezado estndar, ste aparecer en la parte superior de la pgina del informe compilado, seguido del encabezado de pgina del informe. Componentes del informe que aparecen antes de los detalles del informe compilado, slo en la primera pgina del informe. El rea de encabezado de informe puede contener filas y celdas. Si el informe contiene un origen de datos, los componentes del informe que aparecen delante de los registros del origen en el informe compilado. El rea de encabezado de origen de datos puede contener filas y celdas. El rea en la que aparece casi toda la informacin del informe. Si el informe contiene un origen de datos, el rea de detalle indica qu informacin del origen de datos se compila y el diseo de la informacin en el informe compilado. El rea de detalle puede contener orgenes de datos, filas y celdas. Si el informe contiene un origen de datos, los componentes del informe que aparecen despus de los detalles del origen en el informe compilado. El rea de pie de origen de datos puede contener filas y celdas. Componentes del informe que aparecen despus de los detalles del informe compilado, slo en la ltima pgina del informe. El rea de pie de informe puede contener filas y celdas. Componentes del informe que aparecen en la parte inferior de cada pgina del informe compilado. El rea de pie de pgina puede contener filas y celdas. El rea de pie de pgina no es lo mismo que el pie estndar que se especifica en el cuadro de dilogo Configuracin de pgina. Si especifica un pie estndar, dicho pie aparecer en la parte inferior de la pgina del informe compilado, despus del pie de pgina del informe.

rea de encabezado de informe rea de encabezado de origen de datos rea de detalle

rea de pie de origen de datos

rea de pie de informe

rea de pie de pgina

Slo puede aadir un origen de datos en el rea de detalle del informe o en el rea de detalle de otro origen de datos.

Aadir orgenes de datos a los informes 1 En el Editor de informes, haga clic en el rea de detalle gris y en . Tambin puede usar el men del botn derecho del ratn dentro del rea de detalle. 2 Haga clic en la pestaa Origen y, en la lista Repetir en, seleccione el tipo de informacin que desea ofrecer en el nuevo origen de datos. Para agrupar la informacin del origen de datos segn una categora relacionada, haga clic en la flecha de Agrupar por y seleccione una categora. La lista de categoras disponibles refleja el origen de datos que haya seleccionado en la lista Repetir en.

Empotrar orgenes de datos Al empotrar orgenes de datos (es decir, aadir orgenes de datos a otros orgenes de datos), podr definir las relaciones entre distintos tipos de informacin. Por ejemplo, si empotra un origen de datos de actividad en un origen de datos de WBS, el informe compilado incluir la informacin de actividades segn la WBS. 1 Haga clic en el rea de detalle del origen de datos en el que desee empotrar el nuevo origen de datos, y haga clic en

. 2 Haga clic en la pestaa Origen y, en la lista Repetir en, seleccione el tipo de informacin que desea ofrecer en el nuevo origen de datos. La lista de orgenes de datos disponibles refleja la relacin del nuevo origen de datos con el origen de datos padre. Para agrupar la informacin del origen de datos segn una categora relacionada, haga clic en la flecha de Agrupar por y seleccione una categora. La lista de categoras disponibles refleja el origen de datos que haya seleccionado en la lista Repetir en. Definir las opciones de configuracin de los orgenes de datos 1 Haga doble clic en el origen de datos cuyas opciones de diseo desee definir. 2 Haga clic en la pestaa Origen. 3 Seleccione cundo desea introducir saltos de pgina en el informe compilado. 4 Para especificar el nmero de niveles jerrquicos que desee introducir en el informe compilado, especifique un nmero en el campo Nivel mximo. Para incluir todos los niveles jerrquicos, seleccione 0. El campo Nivel mximo slo est disponible si el origen de datos ofrece informacin jerrquica. 5 Para ofrecer informacin en orden jerrquico, marque la casilla Organizar jerrquicamente. La casilla Organizar jerrquicamente slo est disponible si el origen de datos ofrece informacin jerrquica. 6 Para ocultar o excluir los componentes del informe del origen de datos si el origen no produce ningn registro, marque la casilla Ocultar si est vaco. Esto incluye el encabezado y el pie del origen de datos. 7 Para ocultar o excluir los registros del origen de datos padre del informe compilado si el origen de datos hijo no produce ningn registro, marque la casilla Ocultar registro si no tiene niveles inferiores.

El Editor de informes no muestra la altura ni el espacio vertical reales que ocupar la fila en el informe compilado. Para ver la altura real de la fila en el informe, haga clic en Vista preliminar.

Aadir filas a los informes 1 En el Editor de informes, haga clic en el rea de informe en la que desee aadir una fila; haga clic en . 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaa Fila y escriba la altura de la fila nueva. Para cambiar el color de fondo de una fila, haga clic en el botn Color y seleccione el color nuevo.

Copiar (o cortar) y pegar filas 1 Haga clic con el botn derecho en la fila que desee copiar (o cortar) y pegar; despus escoja Copiar (o Cortar). Para copiar/cortar una fila que contenga celdas, haga clic en una celda de la fila, pulse la tecla Esc y despus Ctrl+C para copiar, o Ctrl+X para cortar. 2 Haga clic con el botn derecho del ratn en la zona en la que desee pegar la fila copiada/cortada y pulse Pegar.

Eliminar filas del informe Haga clic con el botn derecho del ratn en la fila que desee eliminar y seleccione Eliminar. Para borrar una fila con celdas, haga clic en una de las celdas de la fila, pulse la tecla Esc y despus Supr.

Aadir celdas de texto a los informes


El Editor de informes le permite aadir cuatro tipos de celdas de texto a los informes: celdas de ttulo de campo, celdas de datos de campo, celdas variables y celdas de texto personalizado. Celdas de ttulo de campo Contienen el nombre del campo que se especifique del mdulo Project Management. Estas celdas son tiles cuando desea aadir una etiqueta o una columna a otra celda de texto. Ejemplos de ttulos de campo son Cdigo WBS y Nombre de actividad. Celdas de datos de campo Compilan y ofrecen informacin del campo que se especifique del mdulo Project Management. Por ejemplo, si aade una celda de datos de campo que se refiera al campo Cdigo de WBS, la celda informar de los cdigos de los elementos de la WBS. Celdas variables Ofrecen informacin relacionada con el informe general, en vez de con un origen de datos especfico. Ejemplos de informacin de tipo variable son el nombre del informe y el nmero de pgina. Celdas de texto personalizado Contienen el texto personalizado que se especifique.

Seleccione el tipo de celda que quiera aadir al informe.

Si necesita ms informacin sobre cmo aadir filas a los informes, consulte el apartado anterior.

Aadir celdas de ttulo de campo o datos de campo a los informes 1 En el Editor de informes, seleccione la fila a la que desee aadir una celda de ttulo de campo o de datos de campo. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaa Celda y seleccione Ttulo de campo o Datos de campo como tipo de celda. Si la celda forma parte de un origen de datos, seleccione la categora de informacin que contenga el ttulo de campo que desee incluir en la celda. 4 Seleccione el campo cuyo ttulo quiera incluir en la celda de Ttulo de campo; si se trata de una celda de Datos de campo, seleccione el campo cuya informacin quiera compilar e inclyalo en la celda.

Ttulo de campo y Datos de campo slo estn operativos si la celda de informe seleccionada est dentro de un origen de datos.

Aadir celdas variables o de texto personalizado a los informes 1 En el Editor de informes, seleccione la fila a la que desee aadir una celda variable o de texto personalizado. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaa Celda y seleccione Variable o Texto personalizado como tipo de celda. 4 Seleccione el tipo de informacin variable que desee incluir en la celda, o escriba el texto personalizado que desee que aparezca en ella.

Aadir celdas de imgenes a los informes 1 En el Editor de informes, haga doble clic en la fila a la que desee aadir una celda de imagen. 2 Haga clic en dentro de la pestaa Imagen del cuadro de dilogo Propiedades. 3 Haga clic en Seleccionar imagen y en Cargar. 4 Seleccione la unidad en la que se encuentre el archivo de imagen. 5 En el campo Buscar en haga doble clic en la carpeta que contenga el archivo, seleccinelo y haga clic en Abrir. Para ampliar la imagen hasta el tamao de la celda seleccionada, marque la casilla Alargar imagen. 6 Haga clic en Aceptar.

El Editor de informes acepta archivos BMP y JPG.

Tambin puede cambiar el ancho de una celda directamente en el Editor de informes. Coloque el puntero en el borde izquierdo o derecho de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre el borde de la celda hasta la posicin que desee.

Definir las opciones de configuracin de las celdas de imagen 1 Haga doble clic en la celda de imagen cuyas opciones de diseo desee definir. 2 Haga clic en la pestaa Imagen y en la flecha de la casilla Alineacin de imagen. Si quiere usar el ratn para arrastrar la celda hasta la posicin adecuada de la fila, seleccione Ninguno.

Para colocar la celda en relacin al margen izquierdo, seleccione Izquierda y escriba la sangra izquierda que desee aplicar en el campo Izquierda. Para colocar la celda pegada al margen derecho, seleccione Derecha. Para aumentar la celda de modo que cubra toda la fila, seleccione Centro. 3 En el campo Ancho, escriba el ancho numrico de la celda o la distancia que quiera que ocupe entre los mrgenes izquierdo y derecho del informe. Si la alineacin de la celda es Centro, no podr introducir un ancho. Definir las opciones de HTML de las celdas de imagen El mdulo Project Management le permite especificar cmo desea incluir una imagen en un informe si lo compila en un archivo HTML. 1 Haga doble clic en la celda de imagen cuyas opciones de HTML desee definir. 2 Haga clic en la pestaa Imagen y despus en Seleccionar imagen. Para copiar el archivo de imagen, escriba una ubicacin y un nombre en el campo Ruta imagen relacionada para el archivo de imagen copiado en relacin al directorio HTML del informe. Copiar un archivo de imagen le permite mantener un directorio HTML estable para el informe. Para hacer referencia al archivo de imagen en vez de copiarlo, marque la casilla Hacer referencia a imagen, y escriba la ubicacin y el nombre del archivo de imagen en el campo Ruta imagen relacionada. Hacer referencia a un archivo de imagen resulta til cuando el contenido de la imagen cambia frecuentemente. Aadir celdas de lnea a los informes 1 En el Editor de informes, seleccione la fila en la que desee aadir una celda de lnea. 2 Haga clic en . 3 Haga clic en la pestaa Lnea y especifique el nmero de lneas que desea incluir en la nueva celda.

Tambin puede cambiar el ancho de una celda directamente en el Editor de informes. Coloque el puntero en el borde izquierdo o derecho de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre el borde de la celda hasta la posicin que desee.

Definir las opciones de configuracin de las celdas de lnea o texto 1 Haga doble clic en la celda de lnea o texto cuyas opciones de diseo desee definir. 2 Para definir las opciones de una celda de lnea, haga clic en la pestaa Lnea y en la flecha de la casilla Alineacin de lnea. Para definir las opciones de una celda de texto, haga clic en la pestaa Celda y seleccione Alinear celda. Si quiere usar el ratn para arrastrar la celda hasta la posicin adecuada de la fila, seleccione Ninguno. Para colocar la celda en relacin al margen izquierdo, seleccione Izquierda y escriba la sangra izquierda que desee aplicar en el campo Izquierda. Para colocar la celda pegada al margen derecho, seleccione Derecha. Para aumentar la celda o lnea de modo que cubra toda la fila, seleccione Centro. 3 Escriba el ancho numrico de la celda o la distancia que quiera que ocupe entre los mrgenes izquierdo y derecho del informe. Si la alineacin de la celda es Centro, no podr introducir un ancho.

Aadir bordes a las celdas de texto a los informes 1 En el Editor de informes, haga doble clic en la celda de texto a la que desee aadir bordes. 2 Haga clic en la pestaa Celda y despus en Bordes. 3 Marque las casillas apropiadas para aadir bordes a la celda.

Los bordes de la celda siempre aparecen en negro. No puede cambiar el color de los bordes de una celda.

Desactive las casillas para eliminar los bordes correspondientes.

Dar formato al texto de las celdas de texto 1 Haga doble clic en la celda del texto al que quiera dar formato. 2 Haga clic en la pestaa Celda. Para cambiar la posicin del texto de la celda en relacin a los bordes izquierdo y derecho, seleccione una nueva alineacin. Para aplicar un estilo al texto de la celda, seleccione un nuevo estilo de fuente. Para aplicar un estilo personalizado al texto de una celda, seleccione Personalizar como estilo de fuente y haga clic en Fuente personalizada para seleccionar nuevas opciones de formato.

Cambiar el color de fondo de una celda de texto 1 Haga doble clic en la celda de texto cuyo color de fondo desee cambiar. 2 Haga clic en la pestaa Celda y despus en Color. Puede utilizar el cuadro de dilogo Color para seleccionar un color de la paleta de colores bsicos o definir un color personalizado con el espectro de colores. Para seleccionar un color de la paleta de colores bsicos, bajo Colores bsicos, haga clic en el color que desee aplicar en la celda de texto; pulse Aceptar. Para definir un color personalizado 1 En el espectro de colores, haga clic en el color que desee aplicar, arrastre la barra de desplazamiento vertical situada a la derecha del cuadro de dilogo para ajustar los atributos de color. Tambin puede escribir los valores numricos del color en los campos Rojo, Verde y Azul, y en Matiz, Sat. (Saturacin) y Lum. (Luminosidad). 2 Haga clic en Agregar a los colores personalizados y despus en Aceptar.

Desactive esta casilla para deshabilitar el vnculo de HTML de la celda.

Es probable que el campo Prefijo de vnculo sea la URL previa al archivo que desea vincular, por ejemplo html://www.foo.com/. De igual manera, la casilla Habilitar campo de vnculo y el campo Sufijo de vnculo se usarn para generar el nombre de archivo real y la extensin que desea vincular. Si est marcado Habilitar campo de vnculo, los campos Objeto de vnculo y Campo de vnculo determinarn el nombre de archivo, mientras que el campo Sufijo de vnculo proporcionar la extensin del archivo que desee vincular, como por ejemplo .html. Si no est marcado Habilitar campo de vnculo, el campo Sufijo de vnculo proporcionar tanto el nombre como la extensin del archivo que desee vincular, por ejemplo foo.html.

Aadir vnculos de HTML a celdas de imagen o texto 1 Haga doble clic en la celda del texto a la que quiera aadir un vnculo de HTML. 2 Haga clic en la pestaa apropiada al tipo de celda a la que desea aadir el vnculo: pestaa Celda para celdas de texto y pestaa Imagen para celdas de imagen; haga clic en Vnculos HTML. 3 Escriba la direccin de Internet de la pgina web que quiera vincular a la celda de texto seleccionada, o escriba el prefijo de la direccin de Internet que quiera vincular a la celda de imagen seleccionada. 4 Si desea que cada registro del informe sea un vnculo activo a otro archivo, marque la casilla Habilitar campo de vnculo. Para deshabilitar el vnculo si un campo especfico no genera registros en el informe compilado, marque la casilla Deshabilitar vnculo si no hay valor. Seleccione un objeto o categora de informacin, y un campo de las listas Objeto de vnculo y Campo de vnculo. La lista de objetos y campos disponibles refleja el tipo de informacin ofrecida por la fila de la celda. 5 Escriba el sufijo de la direccin de Internet que quiera vincular a la celda seleccionada. 6 Para crear un vnculo a un marco especfico de la pgina web (si la pgina usa marcos), escriba el nombre del marco.

Tanto Prefijo de vnculo como Sufijo de vnculo se utilizan para crear el vnculo de URL para la celda de texto o imagen. LA URL se crea como sigue: [Prefijo de vnculo]+[Campo de vnculo]+[Sufijo de vnculo], si la casilla Habilitar campo de vnculo est marcada. Si la casilla no est marcada, la URL se crear as: [Prefijo de vnculo]+[Sufijo de vnculo]. Si la imagen de fondo es menor que la pgina del informe, el mdulo Project Management pone la imagen en mosaico o la repite para rellenar el rea de fondo del informe. Si la imagen de fondo es mayor que la pgina del informe, el mdulo coloca la imagen en la esquina superior izquierda de la pgina del informe, y despus excluye las zonas de la imagen que no quepan dentro de los mrgenes derecho e inferior.

Aadir imgenes de fondo a los informes 1 En el Editor de informes, haga clic en . 2 Haga clic en la pestaa Informe y despus en Imagen de fondo. 3 Haga clic en Cargar. 4 Seleccione la unidad en la que se encuentre el archivo de imagen. 5 En el campo Buscar en haga doble clic en la carpeta que contenga el archivo, seleccinelo y haga clic en Abrir. Eliminar imgenes de fondo de los informes 1 En el Editor de informes, haga clic en . 2 Haga clic en la pestaa Informe y despus en Imagen de fondo.

3 Haga clic en Borrar y despus en Aceptar.

Copiar (o cortar) y pegar celdas 1 Haga clic con el botn derecho en la celda que desee copiar (o cortar) y despus escoja Copiar (o Cortar).

2 Haga clic con el botn derecho del ratn en la fila en la que desee pegar la celda copiada y pulse Pegar. Para pegar la celda en una fila que contenga otras celdas, selecciona una celda de la fila, pulse la tecla Esc y despus Ctrl+V. Eliminar celdas del informe Haga clic con el botn derecho del ratn en la celda que desee eliminar y seleccione Eliminar".

Personalizacin de diseos de vistas

Modificacin de columnas
Se puede personalizar el aspecto y el contenido de las columnas incluidas en las tablas y las hojas de la ventana Actividades. Escoja las columnas que desee incluir; cambie el ancho, el orden en el que aparecen y la altura de las filas; especifique las fuentes y los colores de las columnas; edite los ttulos de las columnas; y copie los formatos de las columnas de otros diseos.

Para mover una columna, haga Haga clic en el ttulo de una columna para cambiar el orden de ascendente a descendente. clic y arrstrela a su nueva La flecha que seala abajo indica que los datos ubicacin. estn ordenados en orden descendente.

Tambin puede personalizar las columnas que aparecen en la mayora de las ventanas, como Proyectos, Recursos, WBS y Problemas.

Para ver ms columnas, haga clic y arrastre la barra divisora.

Aadir o eliminar columnas En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Columnas.

Para incluir una columna en el diseo, seleccinela en la lista "Opciones disponibles y haga clic en la flecha que seala hacia la derecha. Para quitar una columna de un diseo, seleccinela en Opciones seleccionadas y haga clic en la flecha que seala hacia la izquierda. Haga clic en las flechas dobles si desea aadir o eliminar todas las columnas de una vez.

La secuencia de columnas del diseo ser igual que la de esta lista. Haga clic en las flechas que sealan arriba y abajo para mover las columnas en esas direcciones.

Copiar el formato de las columnas de otro diseo En el cuadro de dilogo Columnas, haga clic en Copiar de. Seleccione el diseo y haga clic en Abrir. Editar ttulos, anchos y alineaciones de columnas En la zona Opciones disponibles u Opciones seleccionadas del cuadro de dilogo Columnas, seleccione el nombre de la columna que desee cambiar. Haga clic en Editar columna. Introduzca un nombre nuevo y especifique el nmero mximo de caracteres para el ancho de la columna. Decida cmo ser la alineacin del ttulo en el encabezamiento de la columna.

Cambiar fuentes, colores y altura de filas de la columna Haga clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Actividades y entre en Fuente y fila de la tabla. Para cambiar una fuente, haga clic en el botn Fuente y seleccione la fuente nueva. Para cambiar un color, haga clic en el botn Color y seleccione el color nuevo.

Haga clic en estos campos para personalizar la fuente y el color de la tabla.

Haga clic para restaurar las fuentes y colores estndar de la tabla.

Marque esta casilla para mostrar los smbolos que identifican los distintos niveles de informacin incluidos en las columnas.

Tambin puede especificar la altura por columnas: \n \n La opcin Conservar alturas de fila actuales le permite mantener todas las alturas de fila personalizadas que haya introducido manualmente en el diseo durante la sesin de usuario actual. Si desactiva la casilla Conservar alturas de fila actuales, el tamao de cada fila se adaptar automticamente al contenido de la celda, el tamao de la fuente y el ancho de la columna, o puede introducir una altura comn para todas las filas del diseo. Si decide escoger Optimizar altura segn contenido de fila, puede establecer un valor que limite la cantidad de lneas por fila que se ajustan automticamente durante la adaptacin del texto.

Las alturas de fila ajustadas manualmente no se guardan cuando se guarda el diseo.

Ajuste de la escala de tiempo


Los diagramas de Gantt, las tablas de utilizacin de actividades y recursos, y los perfiles de utilizacin de actividades y recursos muestran una escala de tiempo que se inicia justo antes del inicio del proyecto y llega hasta la fecha de fin. Esta escala de tiempo puede verse en distintas unidades de tiempo, como aos, trimestres y das. Puede expandir o condensar la vista de la escala para controlar el tamao de las barras o columnas que aparecen en el diseo.

Para mostrar datos de meses distintos, haga clic y arrastre la columna de un mes.

Cambiar la escala de tiempo de un perfil, una tabla o un diagrama de Gantt En la ventana Actividades, abra un perfil, una tabla o un diagrama de Gantt. Haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Escala de tiempo. En la ventana Proyectos, haga clic con el botn derecho del ratn en la zona de la barra de un diagrama de Gantt y entre en Escala de tiempo. Para seleccionar la fecha en la que debe empezar la escala en el perfil, la tabla o el diagrama de Gantt, haga clic en el botn de exploracin que se encuentra en el campo Inicio de escala de tiempo. Seleccione los intervalos de fechas en los que mostrar los datos. Si escoge Da/turno como intervalo de fecha, haga clic en el botn de exploracin para seleccionar el turno correspondiente en el campo

Calendario de turnos. Para cambiar la configuracin de fuente y color, haga clic en el botn de fuente para especificar el estilo, el tamao y el color para la escala de tiempo y los encabezamientos de las columnas. Haga clic en el botn Fuente predeterminada para que la configuracin de fuente y color vuelva a ser la predeterminada. Escoja si desea mostrar fechas primarias u ordinales. Si muestra fechas primarias, escoja el formato en el que desea ver los intervalos de fechas: Calendario, Fiscal o Semana de ao. Si el perfil o la tabla muestran valores reales de perodos pasados, escoja un intervalo de fecha de perodo financiero.

Decida si desea mostrar dos o tres unidades de tiempo en la escala. Las opciones de Intervalo de fechas difieren segn el tipo que escoja. Si el perfil o la tabla muestra los reales de perodos anteriores (y no los valores de reales a la fecha), escoja Calendario o Fiscal en Tipo. En el campo Intervalo de fechas, seleccione una escala de tiempo financiera para ver los datos reales de perodos anteriores por perodo financiero. Si el perfil o la tabla no muestra los valores reales de perodos anteriores, escoja el tipo e intervalo que desee.

Los ajustes de la escala de tiempo se aplican a los diseos inferiores y superiores.

Calcule el promedio de la escala de tiempo para las tablas de actividades y recursos Puede mostrar una escala de tiempo basada en el clculo del promedio en las tablas de actividades y recursos. Marque la casilla Basado en horas/perodo de tiempo para dividir los totales del intervalo de la escala entre incrementos automticos, basados en el intervalo de fecha seleccionado. Cuando escoja esta opcin, el campo Dividir totales del intervalo por muestra el incremento de divisin basado en el incremento de divisin especificado en las Preferencias del usuario para el intervalo de fecha correspondiente. h para el intervalo de fecha Hora, 2h para intervalo de fecha Turno, 8h para el intervalo de fecha Da, 40h para el intervalo de fecha Semana, etc.
Marque la casilla para especificar los valores que desee usar para dividir los totales de los intervalos de la escala de tiempo en el campo Dividir totales del intervalo por. Especifique la unidad de medida para los intervalos de la unidad de la escala de tiempo.

Formato de los diagramas de Gantt


Las barras de los diagramas de Gantt pueden representar muchas cosas, como hitos, fechas anticipadas y tardas de una actividad, o datos resumidos. Para distinguir visualmente las distintas barras incluidas en un diagrama de Gantt, especifique colores, formas y patrones nicos. Puede mostrar el diagrama de Gantt en la ventana Proyectos cuando revise una EPS, o en la ventana Actividades cuando revise proyectos especficos. Aadir y borrar barras Haga clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Actividades o Proyectos, y entre en Barras. Haga clic en Agregar. Introduzca un nombre para la barra nueva, despus seleccione el lapso de tiempo que representa la barra en la lista desplegable Escala de tiempo. Haga doble clic en el campo Filtro y marque todos los filtros que desee aplicar. Haga clic en Aceptar. Para borrar una barra, seleccinela en el cuadro de dilogo Barras y haga clic en Eliminar.

Marque para mostrar u ocultar una barra.

Utilice estos campos para cambiar la forma, el color y el patrn de la barra seleccionada.

Para combinar barras, especifique el mismo nmero de fila para cada una. Por ejemplo, para mostrar la barra real y la barra remanente en la misma lnea, especifique fila 1 en las dos.

Cambiar el lapso de tiempo de una barra del diagrama de Gantt Haga clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Actividades o Proyectos, y entre en Barras. Seleccione la barra del diagrama de Gantt cuya escala de tiempo desee cambiar. Haga doble clic en la columna Escala de tiempo y seleccione la escala nueva. Para representar este valor:
Fecha de inicio a fecha de fin Porcentaje de avance Porcentaje de avance de rendimiento Fecha de inicio planeado a fecha de fin planeado Fecha de inicio real a fecha de fin real Fecha de inicio remanente a fecha de fin remanente Fecha de inicio planeada de programa base primario a fecha de fin planeada de programa base primario Fecha de inicio planeada de programa base secundario a fecha de fin planeada de programa base secundario Fecha de inicio planeada de programa base terciario a fecha de fin planeada de programa base terciario

Seleccione esta barra:


Barra actual Barra de % de avance Barra de % de avance de rendimiento Barra de plan Barra real Barra remanente Barra de programa base primario Barra de programa base secundario Barra de programa base terciario

Fecha de inicio anticipado a fecha de fin anticipado Fecha de inicio tardo a fecha de fin tardo Fecha de fin remanente a fecha de fin tardo Fecha de fin remanente a fecha de fin tardo con remanente despus de la fecha tarda Fechas de inicio y fin del usuario definidas en las columnas de actividad

Barra anticipada Barra tarda Barra de holgura Barra de holgura neg. Barras definidas por el usuario

Aplicar configuracin de diagrama de Gantt de otro diseo En el cuadro de dilogo Barras (ventana Actividades), haga clic en Copiar de. Seleccione el diseo con la configuracin de diagrama de Gantt que desee aplicar. Para aplicar la configuracin del diseo seleccionado y cerrar el cuadro de dilogo, haga clic en Abrir. Cambiar el estilo de una barra de Gantt En el cuadro de dilogo Barras, seleccione la barra del diagrama de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaa Estilo de barra. Para especificar la forma, el color y el patrn del punto de inicio de la barra (primer campo), la altura y el grosor de la barra (segundo campo) y el punto final (ltimo campo), haga clic en el campo correspondiente y seleccione una forma. Cambiar la configuracin de una barra de Gantt En el cuadro de dilogo Barras (ventana Actividades), seleccione la barra de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaa Configuracin de barra. En el apartado Parmetros de barra de grupo, marque la casilla Mostrar barra cuando se contrae para incluir la barra seleccionada cuando se muestre informacin de nivel de resumen. Marque Mostrar barra para bandas de grupo si desea mostrar la barra seleccionada slo como barra de resumen. Seleccione cmo mostrar el tiempo no trabajado de la actividad en el apartado Configuracin de cuellos de barra. Marque la casilla Tiempo no laborable del calendario para mostrar el tiempo no laborable del calendario de actividades como si fuera un cuello de la barra seleccionada. Marque la casilla Intervalos no laborables de la actividad para mostrar el tiempo no laborable de la barra seleccionada segn las fechas de suspensin y reanudacin de la actividad, adems de otros intervalos de tiempo, como cuando se usa avance sin seguir la secuencia.

Cambiar la etiqueta de una barra del diagrama de Gantt Puede mostrar una etiqueta de barra, que acta como ttulo para describir el objetivo de la misma. En el cuadro de dilogo Barras, seleccione la barra del diagrama de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la pestaa Etiquetas de barra. Para aadir una etiqueta, haga clic en Agregar. Haga doble clic en el campo Etiqueta y seleccione el valor de la misma. Haga clic en el campo Fuente para modificar la fuente de la etiqueta. Para borrar una etiqueta, seleccinela en la pestaa Etiquetas de barra y haga clic en Eliminar. Para cambiar la posicin de una etiqueta, seleccinela y haga doble clic en la columna Posicin; despus, seleccione la posicin nueva. Mostrar elementos del bloc de notas en el diagrama de Gantt Se pueden adjuntar elementos del bloc de notas a las barras de un diagrama de Gantt. Los elementos del bloc de notas pueden incluir problemas previstos, requisitos centrales, criterios de entrada, criterios de salida, mtrica, alcance, estado y otra informacin. Se pueden imprimir estos elementos con el diseo, o publicarlos con el mismo en el sitio web del proyecto. En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en la pestaa Etiquetas de barra. Para aadir un elemento del bloc de notas, haga clic en Agregar. Seleccione una posicin para la etiqueta y seleccione un elemento de la lista desplegable.

Se pueden adjuntar elementos del bloc de notas a las barras de un diagrama de Gantt en la pestaa Etiquetas de barra. Slo se puede adjuntar un elemento por cada barra del diagrama.

Establecer el tamao por defecto de los elementos del bloc de notas en el diagrama de Gantt En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa General. Escriba o seleccione un nuevo ancho y una nueva altura para los elementos del bloc de notas que desee mostrar en el diagrama de Gantt.

Estos ajustes slo se usan la primera vez que aparece un elemento del bloc de notas junto a la barra. Una vez ajustado el tamao del elemento manualmente, se descartan los ajustes por defecto. Tambin puede hacer clic en el botn Lneas de relacin en la barra de herramientas para mostrar u ocultar las lneas de relacin.

Mostrar u ocultar las lneas de relacin en el diagrama de Gantt En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa General. Marque la casilla Mostrar relaciones para mostrar las lneas de relacin en el diagrama de Gantt, o desactive la casilla para ocultar las lneas de relacin

En la vista Actividades, marque la casilla para mostrar las relaciones entre actividades. Estos ajustes se usan slo la primera vez que se muestra un elemento del bloc de notas junto a la barra. Una vez modificado manualmente el tamao del elemento, se descartan los ajustes predeterminados.

Mostrar u ocultar la leyenda del diagrama de Gantt En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa General. Marque la casilla Mostrar leyenda para mostrar la leyenda del diagrama de Gantt, o desactive la casilla para ocultar la leyenda del diagrama. Establecer el lmite de texto para las etiquetas de las barras del diagrama de Gantt En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa General. Para limitar la cantidad de caracteres de texto que aparecen en las barras, marque la casilla Limitar caracteres en etiqueta de texto a, y escriba o seleccione el lmite de caracteres que desea utilizar en la etiqueta de texto.
Cuando muestre barras contradas, slo aparecern los elementos del bloc de notas que contengan todo el texto.

Personalizar barras contradas en el diagrama de Gantt Se puede personalizar el formato de las barras contradas para que aparezcan como una barra nica o como barras individuales en el diagrama de Gantt de la ventana Actividades. En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa Barras contradas. Escoja la opcin Contraer a bandas de grupo para mostrar las barras de actividad en una sola barra. Si est marcada la casilla Mostrar relaciones de la pestaa General, podr marcar Mostrar relaciones para barras contradas y mostrar as las lneas de relacin de las barras contradas con otras barras contradas o

individuales. En el apartado Configuracin de cuellos de barra, marque la casilla Tiempo no laborable del calendario para mostrar el tiempo no laborable del calendario de actividades como si fuera un cuello, o barra delgada, en la barra seleccionada. Marque la casilla Intervalos no laborales de la actividad para mostrar un cuello o barra delgada en el tiempo no laboral de la actividad y/o del calendario, incluidas las fechas de suspensin/reanudacin.
Escoja esta opcin para colocar cada barra individual lo ms cerca posible de la banda de grupo, bajo su fecha de escala de tiempo. Marque esta casilla para permitir que las etiquetas de las barras y las barras se superpongan cuando se minimice espacio en el diagrama de Gantt.

La pestaa Barras contradas est disponible si personaliza el formato de las barras desde la ventana Actividades.

Personalizar la lnea de la fecha de datos Se puede cambiar el estilo, el tamao y el color de la lnea de la fecha de datos para poder distinguirla con mayor facilidad en pantalla y en las impresiones. En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa Fecha de datos. Para cambiar el estilo de la lnea de la fecha de datos, seleccione un estilo del men desplegable. La lnea puede ser continua o contener una serie de guiones y puntos. Para cambiar el grosor de su lnea de fecha de datos, seleccione un valor entre 1 y 10 pxeles en el campo Tamao. Esta opcin slo se puede aplicar al estilo de lnea continua. Haga clic en el campo Color para seleccionar un color de la paleta disponible.

Si la lnea no es de estilo continuo y cambia el tamao a ms de 1, el estilo de barra pasar a lnea continua.

Cambiar las lneas de fondo del diagrama de Gantt. En el cuadro de dilogo Barras, haga clic en Opciones. Haga clic en la pestaa Lneas grficas. Para mostrar lneas de fondo horizontales delante de cada barra de resumen, marque la casilla Mostrar lneas principales en el apartado Lneas horizontales, y despus seleccione un estilo de lnea en el men desplegable. Para mostrar lneas de fondo horizontales delante de cada X nmero de filas, marque la casilla Mostrar lneas secundarias cada e despus introduzca o seleccione el intervalo de filas en el que desee mostrar lneas secundarias. Despus, seleccione un estilo de lnea en el men desplegable. Para mostrar las lneas de fondo verticales principales cada X tiempo, marque la casilla Mostrar lneas principales en el apartado Lneas verticales, y escriba o seleccione el nmero de intervalos y la unidad de tiempo para mostrar las lneas verticales principales. Despus seleccione un estilo de lneas verticales en el men desplegable. Para mostrar lneas de fondo verticales secundarias cada X tiempo, marque la casilla Mostrar lneas secundarias en el apartado Lneas verticales, y escriba o seleccione el nmero de intervalos y la unidad de tiempo para mostrar las lneas verticales secundarias. Despus seleccione un estilo de lnea en el men desplegable.

Muestra las lneas grficas basadas en la unidad de tiempo seleccionada.

Destacar un perodo en un diagrama de Gantt Utilice el cuadro de dilogo Agregar cortina para destacar un perodo especfico en el diagrama de Gantt. En la ventana Actividades, escoja Ver, Anexos, Cortina, Agregar cortina. Marque la casilla Mostrar cortina. Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar las fechas de inicio y fin. Haga clic en Eliminar para borrar la cortina del diseo. En la vista, para mover manualmente la cortina, mueva el cursor del ratn sobre ella y haga clic para arrastrarla hasta las nuevas fechas. Para cambiar las fechas de inicio y fin de la pantalla, haga clic y arrastre los laterales de la cortina hacia las nuevas fechas. Para ocultar todas las cortinas que aparecen en el diseo, entre en Ver, Anexos, Cortina, y escoja Ocultar todo. Para mostrar las cortinas que estn ocultas en el diseo, escoja Ver, Anexos, Cortina, Mostrar todo. Haga doble clic en la cortina para editar el rango de color de la misma, adems del color y el patrn de relleno.
Desactive la casilla para ocultar el anexo de cortina en el diagrama de Gantt.

Haga clic para seleccionar el color del anexo de cortina.

Haga clic para seleccionar el patrn de cortina.

Aadir texto a un diagrama de Gantt Utilice el cuadro de dilogo Anexo texto para crear textos con formato e insertarlos en un diagrama de Gantt. El texto aparecer en primer plano del diagrama de Gantt siempre que pinche en el diseo. En la ventana Actividades, seleccione la actividad en la que desee aadir texto. Haga clic en la barra de opciones Diseo, y entre en Anexos, Texto.

Haga clic para seleccionar la fuente y el estilo del texto.

Modificar y eliminar texto en un diagrama de Gantt En el diagrama de Gantt, haga doble clic en el texto para seleccionarlo y modifquelo en el cuadro de dilogo Anexo texto. Para mover manualmente el anexo de texto, mueva el cursor del ratn sobre l, haga clic para seleccionarlo y arrstrelo hasta su nueva ubicacin. Para eliminar un anexo de texto en el diagrama de Gantt, haga clic en el anexo de texto que desee borrar y despus en Eliminar.

Personalizar el formato de los diseos de las redes de actividades


El diseo Red de actividades muestra un proyecto en forma de diagrama de actividades y relaciones, segn la estructura jerrquica de trabajos (WBS). Puede controlar casi todos los aspectos de la red de actividades, incluidos el aspecto de las actividades, los contenidos de las cajas de actividades y el espaciado entre ellas.

Puede utilizar un diseo de red de actividades para \n \n \n Ver fcilmente las relaciones entre las actividades y el flujo de trabajo del proyecto Examinar y editar una actividad, y sus predecesoras y sucesoras Centrarse en la ruta de relaciones principal

La caja de una red de actividades representa visualmente la actividad de un proyecto. Cuando se personalizan las cajas, se pueden especificar fuentes y colores, establecer espaciados y posiciones, y copiar estilos de otros diseos.

ID de actividad

Holgura total

Duracin real Nombre de actividad Duracin remanente

Inicio anticipado

ID de actividad

Escoger una plantilla de caja de red de actividades Con el diseo Red de actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Red de actividades, Opciones de red de actividades. Haga clic en la pestaa Plantilla de caja de actividad.
Haga clic para mostrar una lista de plantillas predefinidas de caja de actividades.

Haga clic para personalizar la fuente y los colores de la caja de actividad seleccionada.

Haga clic para personalizar la plantilla de la caja de actividad seleccionada.

Personalizar una plantilla de caja de red de actividades Se puede usar una de las plantillas predefinidas de las cajas de actividad o crear una nueva. Con el diseo Red de actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Red de actividades, Opciones de red de actividades. Haga clic en la pestaa Plantilla de caja de actividad. Seleccione una plantilla en la lista desplegable que sea similar a la que desee crear, y

haga clic en Plantilla de caja. Puede aadir filas para introducir nuevos campos, y determinar la altura y el ancho que ocuparn las celdas dentro de la caja.

Haga clic para aadir una fila nueva a la caja de actividad.

Utilice los campos Ancho y Alto para personalizar el tamao de las celdas con los datos nuevos.

Haga doble clic en el campo Nombre de campo y escoja el dato que desea aadir a la caja.

Personalizar el diseo de las redes de actividades Con el diseo Red de actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Red de actividades, Opciones de red de actividades. Haga clic en la pestaa Diseo de red de actividades.

Alinea las cajas de actividad en la parte superior de la ventana de la red de actividades, segn sus predecesores/sucesores. Centra las cajas de actividad segn sus predecesores/sucesores.

Seleccione si, en la red de actividades, desea mostrar arriba la ruta ms larga o ms corta de actividades vinculadas.

Cuando el predecesor o el sucesor de una actividad no estn junto a ella en la red, puede que la lnea de relacin no sea visible por culpa de las otras cajas de actividades. Para volver a colocar las cajas de modo que se vean todas las lneas de relacin, marque la casilla Ajustar para mostrar todas las relaciones. Para que el mdulo determine automticamente la vista que mejor muestre todas las cajas de actividad en el diseo despus de reorganizarlo, marque la casilla Siempre realizar zoom para mejor ajuste tras reorganizar. Para que el mdulo indique el avance mediante una X en las actividades terminadas o mediante una barra oblicua en las actividades en progreso, marque la casilla Mostrar avance. Para cambiar la cantidad de espacio vertical entre las cajas de actividad de la red de actividades, especifique un factor de espaciado que sea un porcentaje de la altura de las cajas de actividad en la tabla de la red. Para cambiar la cantidad de espacio horizontal entre las cajas de actividad de la red de actividades, especifique un factor de espaciado horizontal que sea un porcentaje del ancho de las cajas de actividad en la tabla de la red.

Copiar de otro diseo de red de actividades Con el diseo Red de actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Red de actividades, Opciones de red de actividades. Haga clic en Copiar de. Seleccione el diseo de red de actividades cuyos atributos desee copiar. Haga clic en Abrir.

En la red de actividades, cuando seleccione un elemento de datos para agrupar, la jerarqua del lado izquierdo de la ventana contendr la WBS, de modo que pueda filtrar las actividades segn dicha jerarqua.

Guardar un diseo de las redes de actividades Se puede guardar el diseo de la red de actividades en un archivo .ANP, para poder utilizarlo despus o para enviarlo por correo electrnico a otro usuario de proyecto. Para guardar un diseo, haga clic en la barra de opciones Mostrar, despus entre en Red de actividades, Guardar posiciones de red. Abrir un diseo guardado de red de actividades Para abrir un diseo guardado, haga clic en la barra de opciones y seleccione Red de actividades, Abrir posiciones de red. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

Modificar la configuracin de los perfiles de utilizacin de recursos y actividades


El perfil de utilizacin de actividades muestra una distribucin temporal de unidades y costes de actividades en formato de grfico de barras. Puede personalizar todos los aspectos de esta pantalla y filtrar la informacin que contiene. El perfil de utilizacin de recursos muestra una distribucin temporal de unidades y costes de recursos en relacin con las actividades de un formato de grfico de barras. Tambin puede personalizar y filtrar los ajustes de este diseo. Puede personalizar los perfiles de utilizacin de recursos y actividades de varias maneras. Seleccione el tipo de informacin que quiera mostrar, cambie la escala de tiempo o personalice las barras y el fondo.

Tambin puede pulsar este botn para mostrar el perfil de utilizacin de recursos en la parte inferior.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Todos los proyectos para mostrarlos todos. Si no lo hace, slo aparecern los datos de los proyectos abiertos.

Para mover la leyenda, haga clic y mantenga pulsado el botn del ratn; despus arrastre la leyenda al lugar que desee del perfil.

Cuando muestre todos los proyectos, las distribuciones de recursos se calcularn a nivel de recursos. Cuando muestre los proyectos abiertos, los clculos se realizarn a nivel de asignaciones de actividad.

Personalizar el formato de los ajustes de datos de recursos Muestre el perfil de utilizacin de recursos en el panel inferior de la ventana Actividades. Haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Mostrar abajo, Perfil de utilizacin de recursos. Despus haga clic en la barra de opciones Mostrar del perfil de utilizacin de recursos y escoja Opciones del perfil de utilizacin de recursos. Haga clic en la pestaa Datos, y especifique el tipo de datos que desea mostrar en el perfil y la forma en que se representarn. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la zona del perfil de utilizacin de recursos y escoger Opciones del perfil de Marque ligeramente para mostrar segn los valores reales de perodos utilizacin de recursos. Las opciones de datos difieren se estn mostrando los datos pasados (en vez de los valores reales a la fecha). de todos los proyectos o slo de los abiertos.
Seleccione el tipo de informacin que desea mostrar en el perfil. Marque la casilla para cada tipo de valor de coste/unidad que desee mostrar. Determine si desea mostrar estos valores por fecha (en forma de barra) o mediante una curva que represente el valor acumulativo. Seleccione el color de cada barra/curva. Cuando muestre todos los proyectos, marque para mostrar el lmite de recurso, las unidades disponibles y la sobreasignacin. Si slo muestra los proyectos abiertos, marque para mostrar el lmite de asignacin y las horas extra.

Si necesita ms instrucciones para personalizar los perfiles de utilizacin de actividades y recursos, consulte la

Ayuda.

Tambin puede mostrar el lmite y la sobreasignacin cuando muestre slo los proyectos abiertos. Slo puede mostrar el lmite planeado cuando muestre los datos en unidades.

El perfil de utilizacin de recursos muestra los datos reales de perodos anteriores para las opciones Real, Mostrar sobreasignacin y Mostrar unidades disponibles si escoge la opcin Mostrar real utilizando datos del perodo financiero.

Cuando muestre todos los datos de de proyecto, decida cmo desea mostrar las distribuciones de unidades remanentes o costes para las fechas anticipadas o tardas. Personalizar el formato de los ajustes de datos del histograma apilado Muestre el perfil de utilizacin de recursos en el panel inferior de la ventana Actividades. Haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Mostrar abajo, Perfil de utilizacin de recursos. Despus haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Histograma apilado. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Opciones del perfil de utilizacin de recursos. Haga clic en la pestaa Datos, y especifique el tipo de datos que desea mostrar en el perfil y la forma en que se representarn. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la zona del perfil de utilizacin de recursos y escoger Opciones del perfil de utilizacin de recursos.

Marque para mostrar los valores reales del perodos anteriores (en vez de los valores reales a la fecha). Decida qu tipo de informacin quiere mostrar en el perfil. Seleccione si desea mostrar un curva total o curvas individuales que representen el valor acumulativo en el color seleccionado para cada filtro de recursos. Aada un filtro para seleccionar los recursos que desee incluir en el perfil. Seleccione un patrn y un color para cada filtro. Utilice las flechas para decidir el orden en el que aparecern los filtros de recursos en el histograma apilado.

En el perfil, la leyenda muestra el nombre del filtro/grupo de recursos, tal y como se haya especificado en las opciones.

Si necesita instrucciones detalladas sobre cmo personalizar histogramas apilados, consulte la Ayuda.

Haga doble clic en la barra individual para mostrar el valor de cada grupo de recursos/roles en el perodo de tiempo seleccionado.

Personalizar el formato de los ajustes de grficos Haga clic en la pestaa Grfico. Marque la casilla junto a cada unidad de tiempo (principal o secundaria) para la que desee mostrar una lnea vertical en el fondo. Escoja el tipo de lnea horizontal que desee mostrar para cada nmero a lo largo del perfil; seleccione el color de la lnea. Si est disponible la opcin, marque la casilla Mostrar leyenda para mostrar una leyenda en las barras del perfil. Para mostrar las barras del perfil en 3D, marque la casilla Barras 3D. Para cambiar el color de fondo del perfil, haga clic en Color de fondo y seleccione un color nuevo. Para dividir la escala de tiempo en los incrementos que especifique, marque la casilla Calcular promedio. Especifique la unidad de medida de los incrementos de la escala de tiempo.
Opciones cuando est seleccionado el histograma apilado en el perfil de utilizacin de recursos.

Especifique el valor que usar el mdulo para dividir los totales de los intervalos de tiempo. O muestre la divisin en el incremento especificado en Preferencias del usuario para el intervalo de fecha correspondiente.

Si necesita ms informacin sobre cmo configurar las preferencias del usuario, consulte el captulo Configuracin

de las preferencias de usuario.

Configurar preferencias del usuario para anlisis de recursos Dentro del cuadro de dilogo Perfil de utilizacin de recursos, haga clic en Preferencias para especificar si desea incluir datos de proyectos abiertos y cerrados, o slo datos de los proyectos abiertos en ese momento cuando calcule las unidades y costes remanentes (los proyectos cerrados son aquellos proyectos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) que no estn abiertos en ese momento). Especifique si desea utilizar las fechas de inicio y fin remanentes o pronosticadas para presentar las unidades de recursos y los valores de costes, y para seleccionar el intervalo para calcular los recursos y los costes activos para las pantallas de perfil y tabla de utilizacin de recursos y para los diseos de seguimiento.

Personalizar el formato de los ajustes de actividades Muestre el perfil de utilizacin de actividades en el panel inferior de la ventana Actividades. Haga clic en la barra de opciones Diseo, y entre en Mostrar abajo, Perfil de utilizacin de actividades. Haga clic en la barra de opciones Mostrar del perfil de utilizacin de actividades y escoja Opciones de perfil de utilizacin de actividades. Haga clic en la pestaa Datos. Marque la casilla junto a cada tipo de filtro que desee usar para seleccionar los datos incluidos en el perfil. Despus seleccione el patrn que se usar para mostrar cada tipo de datos. Marque la casilla Total para mostrar el coste total. Seleccione ms de un filtro para ver una combinacin de valores en el perfil de utilizacin de actividades.

Escoja el tipo de informacin que desea mostrar en el perfil.

Marque para mostrar los valores reales de perodos anteriores (en vez de los valores reales a la fecha).

Marque la casilla de cada tipo de valor de coste/unidad que desee mostrar. Determine si desea mostrar estos datos por fecha (en forma de barra) o mediante una curva que represente el valor acumulativo. Seleccione el color de cada barra/curva.

Marque la casilla de cada tipo de curva acumulativa que desee mostrar. Seleccione el color de cada una de ellas.

El perfil de utilizacin de actividades muestra los datos reales de perodos anteriores para la opcin Real de barras y curvas, y para las curvas Costo del valor planeado, Costo de valor ganado y Costo estimado al finalizar si escoge la opcin Mostrar valor real y ganado con datos de perodo financiero.

Personalizar el formato de los ajustes del grfico de actividades Haga clic en la pestaa Grfico. Marque la casilla junto a cada unidad de tiempo (principal o secundaria) para la que desee mostrar una lnea vertical en el fondo. Marque la casilla junto al tipo de lnea horizontal que desee mostrar para cada nmero a lo largo del perfil. Seleccione el color de la lnea. Para mostrar una leyenda en las barras del perfil, marque la casilla Mostrar leyenda. Para mostrar las barras del perfil en 3D, marque la casilla Barras 3D. Para cambiar el color de fondo del perfil, haga clic en Color de fondo y seleccione un color nuevo. Para mostrar la escala de tiempo en los incrementos que especifique, marque la casilla Calcular promedio. Especifique la unidad de medida de los incrementos de la escala de tiempo.

Especificar el valor que usar el mdulo para dividir los totales de los intervalos de la escala de tiempo. O muestre la divisin en el incremento especificado en Preferencias del usuario para el intervalo de fecha correspondiente.

En este captulo se describe cmo personalizar las filas y columnas de los diseos, cmo establecer la escala de tiempo, cmo modificar las barras del diagrama de Gantt, cmo indicar el aspecto de las cajas de la red de actividades, y cmo modificar los ajustes de los perfiles de utilizacin de recursos y actividades para mejorar la supervisin del rendimiento del proyecto. En el captulo Impresin de diseos e informes podr consultar las instrucciones para configurar las opciones de pgina e impresin, previsualizar e imprimir diseos e informes, y publicar diseos e informes en formato HTML. En este captulo
Para expandir o condensar la escala de tiempo, haga clic y arrastre la fecha de un mes. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la zona de Barras y escoger Escala de tiempo para cambiar su configuracin.

Agrupar, ordenar y filtrar datos

Agrupar datos
Los datos se agrupan para organizar la informacin en categoras que compartan un atributo comn, como la estructura de proyectos de la empresa (EPS), la estructura jerrquica de trabajos (WBS), el valor del cdigo o el recurso. Utilice opciones de agrupacin predefinidas; por ejemplo, cuando est en la ventana Gastos, agrupe por proveedor, WBS o categora.

Utilice estas opciones predefinidas para agrupar y ordenar en las ventanas de WBS, gastos, documentos y productos de trabajo, umbrales y riesgos.

Tambin puede personalizar los criterios de agrupacin cuando trabaje con proyectos, actividades y recursos. Agrupe en simples listas de informacin de un nivel, como fechas, duraciones, costes y otros datos numricos. Tambin puede agrupar por varios tipos de datos en el mismo diseo de vista. Por ejemplo, agrupe por proyecto y despus por holgura total. Cada banda de grupo puede tener un color y una fuente nicos. Los criterios de agrupacin tambin pueden disponerse en jerarquas de datos con varios niveles (hasta 20). Estos elementos incluyen proyectos, WBS, cdigos de proyecto y cdigos de actividad. Seleccione si desea sangrar cada nivel de la jerarqua, y especifique cuntos niveles desea ver. Si limita el nmero de niveles, podr agrupar por datos adicionales.

Este diseo est agrupado por varios niveles de la WBS.

Tambin puede especificar criterios de agrupacin y orden personalizados cuando hay una tabla de utilizacin de recursos en la parte inferior de la ventana Actividades.

Personalizar grupos En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo, y seleccione Agrupar y ordenar. Tambin puede hacer clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Proyectos o en la barra Mostrar de la ventana Recursos.

Cuando agrupe por elemento jerrquico, como WBS, marque la casilla Sangrar para sangrar cada nivel, y especifique cuntos niveles mostrar.

Cuando agrupe por nmeros, fechas o duraciones, escoja un intervalo para cada grupo. Por ejemplo, agrupe actividades por costes reales en incrementos de 3.000 dlares.

Para seleccionar el elemento que quiera usar para agrupar los datos, haga clic en Agrupar por y seleccione un valor del men desplegable.

Estos ajustes se aplican al campo Agrupar por seleccionado ms arriba.

Marque o desactive las casillas para seleccionar el texto que aparecer en las bandas de grupos. Para mostrar el nombre del campo en la banda, marque la casilla Mostrar ttulo. Para mostrar el ID o el cdigo en la banda, marque la casilla Mostrar ID/cdigo. Para mostrar el nombre o la descripcin en la banda, marque la casilla Mostrar nombre/descripcin. Para ordenar las bandas de grupo alfabticamente y no segn su posicin en la jerarqua respectiva, marque la casilla Ordenar alfabticamente bandas de grupo. Para ocultar las bandas de ttulo que no contengan actividades dentro del grupo, marque la casilla Ocultar si est vaco.

Debe seleccionar Mostrar ID/cdigo o Mostrar nombre/descripcin.

Configurar como preferencia del usuario Si desea mostrar una etiqueta en las bandas de grupo, pero se encuentra en una ventana/cuadro de dilogo desde la que no puede acceder a un cuadro de dilogo de Agrupar y ordenar, entre en Editar, Preferencias del usuario. Haga clic en la pestaa Aplicacin. En el apartado Agrupar y ordenar, marque Mostrar ID/cdigo, Mostrar nombre/descripcin o las dos.

Marque para reorganizar inmediatamente los datos actualizados de las actividades, y as reflejar los criterios de agrupacin y orden.

Ordenar datos
Al ordenar se determina la secuencia en la que los proyectos, actividades o recursos aparecern en la ventana en la que se encuentre. Puede ordenar alfabticamente, numricamente o cronolgicamente, segn los datos que escoja. Por ejemplo, ordene por holgura total para ver primero las actividades crticas, u ordene por porcentaje de avance en orden descendente para ver las actividades terminadas o en progreso en la parte superior de la pantalla. Especificar el orden En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo, y seleccione Agrupar y ordenar. Haga clic en Ordenar. Tambin puede hacer clic en la barra de opciones Diseo en la ventana Proyectos o en la barra de opciones Mostrar de la ventana Recursos, y seleccionar Agrupar y ordenar por, Personalizar, Ordenar.
Para seleccionar un elemento como mtodo para ordenar, haga doble clic en la celda Nombre de campo y seleccione el campo. Para seleccionar un orden, haga doble clic en Secuencia de orden y escoja Ascendente o Descendente.

Haga clic en Agregar para especificar otros criterios de orden.

Reorganizar los datos


Puede marcar la casilla Volver a organizar automticamente si entra en el men Editar y selecciona Preferencias del usuario, Aplicaciones; de este modo, reorganizar la vista o el diseo actuales cada vez que aada una actividad o cambie los datos de actividad. Sin embargo, si tiene muchos cambios que hacer y decide no marcar este ajuste en Preferencias del usuario, puede entrar en Herramientas, Reorganizar ahora para organizar el proyecto. Cuando cambie de vista, aplique un filtro, corte, copie, pegue o actualice los datos, el mdulo reorganizar los datos, independientemente de que haya marcado o no la casilla Volver a organizar automticamente.

Filtrar datos
Utilice filtros para centrarse en datos especficos. Un filtro es un conjunto de instrucciones que determina los datos que aparecern en la ventana en la que se encuentre. Puede crear un conjunto de filtros para actividades y otro para proyectos, o usar filtros predefinidos. Los filtros pueden ser filtros definidos por el usuario o filtros globales. Los filtros definidos por el usuario son los que usted define. Slo usted tendr acceso a ellos para todos los proyectos en los que trabaje. Los filtros globales estn disponibles para todos los usuarios de todos los proyectos. Seleccionar un filtro Para seleccionar actividades del proyecto abierto, haga clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Actividades y seleccione Filtros. Para filtrar los proyectos en la ventana Proyectos, haga clic en la barra de opciones Diseo y en Filtrar por. Marque la casilla junto a cada filtro que desee aplicar.

Haga clic para ver todas las actividades (y eliminar todos los filtros).

Escoja Todos o Cualquier para combinar varios filtros. Combinar filtros reduce todava ms los datos seleccionados.

Estos filtros predefinidos estn disponibles cuando selecciona actividades en la ventana Actividades. Un conjunto distinto de filtros predefinidos aparece cuando filtra los proyectos en la ventana Proyectos. Decida sustituir las actividades que aparecen en el diseo o marcar un subconjunto de las actividades del diseo.

Haga clic para ver cmo funciona un filtro antes de seleccionarlo definitivamente.

Para convertir un filtro definido por el usuario en uno al que puedan acceder todos los usuarios, seleccinelo y haga clic en Hacer global.

Tambin puede personalizar filtros individuales cuando realice el seguimiento de diseos o informes (con el asistente de informes).

Para ver los ajustes de un filtro definido por el usuario o global antes de aplicarlo, seleccinelo y haga clic en Modificar. Para ver los criterios de un filtro predefinido, cpielo y pguelo. El filtro se copia en la lista de filtros definidos por el usuario, donde podr modificarlo.

Crear un filtro definido por el usuario En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Filtros. Tambin puede hacer clic en la barra de opciones Diseo de la ventana Proyectos y entrar en Filtrar por, Personalizar. Haga clic en Nuevo. Escriba el nombre del filtro. Haga clic en la celda Parmetro y seleccione un dato. Haga doble clic en la celda Es para seleccionar un criterio para el filtro. Especifique un valor en el campo Valor. Si los valores requieren una entrada especfica, puede seleccionarla de una lista desplegable. Por ejemplo, si filtra por tipo de actividad, debe seleccionarlo de la lista de tipos disponibles. Haga clic en Agregar para definir mltiples criterios de seleccin. Especifique si deben cumplirse

todos los criterios o slo un criterio.

Si especifica que deben cumplirse todos los criterios, las afirmaciones se unen mediante Y. Si se puede cumplir cualquier criterio, se utiliza una O.

Puede estructurar los criterios para crear varios niveles de selecciones. Si especifica que el parmetro superior es Todos los siguientes, cada nivel sucesivo seleccionar slo aquellos proyectos/actividades que cumplan los criterios de los niveles que tengan por encima. Si especifica Cualquiera de los siguientes como parmetro superior, cada grupo de criterios se separa por una O.

Un segundo conjunto de criterios se une mediante una Y porque se especifica Todos los siguientes como parmetro superior. Este filtro selecciona todas las actividades con holgura negativa que pertenezcan al proyecto Bldg y tengan un recurso Purchasing o Construct asignado.

Eliminar filtros Haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Filtro. Para eliminar un filtro especfico, desactive la casilla Seleccionar del mismo. Para eliminar todos los filtros, marque la casilla Todas las actividades o Todos los proyectos. Para previsualizar sus cambios, haga clic en Aplicar. Eliminar filtros de actividades definidos por el usuario Haga clic en la barra de opciones Diseo y entre en Filtro. Seleccione el filtro que desee borrar y haga clic en Eliminar. Slo se pueden borrar los filtros definidos por el usuario.

Combinar filtros
Para crear un filtro que seleccione cualquier actividad con un criterio de seleccin y cualquier actividad con otro criterio de seleccin, debe definir dos filtros distintos y despus combinarlos cuando los ejecute. Por ejemplo, para seleccionar cualquier actividad que pertenezca al grupo Corporate IT y que no est terminada, puede crear un filtro que seleccione todas las actividades que entren dentro de varios niveles de la WBS (especficos del grupo Corporate IT), y otro filtro que seleccione todas las actividades con unidades de trabajo remanente mayores que cero. Para ejecutar los filtros, entre en el cuadro de dilogo Filtros, seleccione Todos los filtros seleccionados y marque las casillas de los dos filtros en cuestin.

Muestra el nombre del filtro aplicado al diseo.

Las actividades y los proyectos pueden agruparse en categoras que compartan un atributo comn. Por ejemplo, se puede centrar en actividades seleccionadas por recurso, responsabilidad o fechas. Puede ordenar las actividades, recursos y proyectos en cualquier orden que desee, como por ejemplo, por fecha de inicio. Los filtros le permiten limitar su seleccin a un grupo de datos especfico. Utilice los filtros estndar proporcionados o aada filtros nuevos.

En este captulo aprender a agrupar, ordenar y filtrar los datos de sus proyectos. En este captulo

Parte

Personalizacin de proyectos
En esta parte

ea esta parte para aprender a personalizar su

escritorio y a crear diseos que lo ayuden a ver los datos que necesite para gestionar sus proyectos. Trabajo con diseos describe los tipos de diseos que pueden crearse, y explica cmo aadir, abrir y guardar diseos. Tambin describe cmo importar y exportar diseos para compartirlos con otros usuarios. Agrupar, ordenar y filtrar datos explica cmo mostrar slo los datos que necesite ver en un diseo. Personalizacin de diseos muestra cmo cambiar el aspecto y el contenido de los diseos mediante la modificacin de columnas, el formato de los diagramas de Gantt, el ajuste de la escala de tiempo, y la edicin de fuentes y colores. Personalizacin de informes analiza cmo crear informes y asignarlos a grupos y lotes de informes. Impresin de diseos e informes describe las opciones de impresin, y Publicacin de un proyecto en la World Wide Web explica cmo crear un sitio web para el proyecto. Cmo

vincular el mdulo Project Management con Primavera Expedition describe cmo vincular los proyectos de Project Management con Primavera Expedition.

Trabajo con diseos

Tipos de diseo
Puede abrir diseos de WBS, proyectos y asignaciones de recursos, y los siguientes tipos de diseos de actividad: tablas de actividades, tablas y perfiles de utilizacin de actividades y recursos, diagramas de Gantt, redes de actividades, detalles de actividad, y lgica de seguimiento. Divida la ventana Actividades en dos paneles, uno superior y otro inferior, para mostrar distintos tipos de diseos de forma simultnea. Por ejemplo, muestre una tabla de actividades en el panel superior, y un perfil de utilizacin de recursos en el inferior.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar para ver un men de opciones que puede utilizar para personalizar los paneles superior e inferior de la ventana Actividades.

Haga clic en Mostrar arriba y Mostrar abajo para seleccionar el tipo de diseo que aparecer en cada zona de la ventana Actividades.

Si necesita ms informacin sobre los tipos de diseos de vistas y diseos de ejemplo, consulte la Visita rpida en la Parte 1.

Consulte los siguientes ejemplos:

Haga clic en el botn Mostrar/ocultar diseo inferior para expandir el diseo superior.

Tabla de actividades Muestra la informacin sobre las actividades en una tabla. Utilice este tipo de diseo para actualizar rpidamente un proyecto.

Puede usar filtros y agrupacin de datos para ver slo aquellas actividades que tengan lugar en su ciclo de estado actual.

Tabla de utilizacin de actividades Muestra las unidades, los costes o los datos de valor ganado por actividad en el tiempo. Utilice este tipo de diseo para revisar por perodo y por datos de recursos/costes resumidos de la actividad.

Puede crear diseos que muestren los datos que necesite ver, en el formato que ms le convenga. Personalice la zona superior y la zona inferior del diseo de la vista para incluir tablas, grficos, diagramas, detalles de actividad o proyecto, y ms. Cuando quede satisfecho con el diseo, podr guardarlo para que tanto usted como otros miembros del equipo puedan volver a usarlo. En este captulo se describen los distintos tipos de diseo, y cmo crearlos, abrirlos, guardarlos, exportarlos e importarlos. En este captulo

Haga clic en Lneas de relacin para ver las relaciones en el diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt Ofrece una representacin grfica del avance de las actividades a lo largo del proyecto. Utilice este diseo para revisar o analizar el programa.

Red de actividades Ofrece una representacin grfica de las actividades, incluidas las relaciones lgicas. La red de actividades slo puede aparecer en la parte superior. El lado izquierdo de este ejemplo muestra la jerarqua de la WBS, mientras que el derecho muestra el flujo de actividades en formato grfico. Utilice este diseo para cambiar la secuencia de actividades conforme avanza el proyecto.
Para ampliar rpidamente una de las casillas de la red, mantenga pulsada la tecla Alt, y despus pulse y arrastre el ratn en la zona de la red de actividades.

Detalles de actividad Le permite ver y modificar informacin detallada de la actividad seleccionada en la Tabla de actividades o en la Red de actividades. Este tipo de diseo slo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseo para aadir y actualizar actividades.
Para mostrar u ocultar una de las pestaas, haga clic con el botn derecho del ratn en el ttulo de la pestaa y seleccione Personalizar detalles de actividad.

Perfil de utilizacin de actividades Muestra una distribucin en el tiempo de unidades y costes de actividad en un formato de grfico de barras. Este perfil slo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este tipo de diseo para revisar el uso de trabajo para las actividades en un perodo especfico.
Puede mostrar la utilizacin de todas las actividades, o escoger Actividades seleccionadas para mostrar slo las actividades marcadas.

Tabla de utilizacin de recursos Muestra los datos de recursos en formato de tabla. Esta tabla slo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseo para ver la asignacin de recursos a lo largo del tiempo, segn la escala que especifique.

Perfil de utilizacin de recursos Muestra una distribucin en el tiempo de unidades y costes de recursos en funcin de las actividades, en un formato de grfico de barras. Este perfil slo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este diseo para analizar niveles de recursos con el programa.
Para mostrar un cuadro emergente con los totales de un mes especfico, haga doble clic en la barra de ese mes en el grfico. Tambin puede mostrar el perfil como un histograma con distintos colores y dibujos para cada recurso. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Histograma apilado.

Lgica de seguimiento Proporciona una representacin grfica de las relaciones de dependencia de la actividad seleccionada en la Tabla de actividades o en la Red de actividades. La lgica de seguimiento slo puede aparecer en la parte inferior. Utilice este tipo de diseo para moverse fcilmente hacia delante y hacia atrs en el plan, y as ver la ruta crtica.
Para ampliar rpidamente un cuadro, mantenga pulsada la tecla Alt, y despus pulse y arrastre el ratn por la zona de Lgica de seguimiento.

Cmo crear, abrir y guardar diseos de vistas


Una vez creado su diseo, podr guardarlo y volver a usarlo en otras etapas del proyecto o en otros proyectos. Los proyectos pueden estar a disposicin de todos los usuarios (globales) o slo de un usuario especfico.

Entre en Diseo, Abrir para aplicar un diseo existente al proyecto o a los proyectos actuales.

Si necesita ms informacin sobre cmo personalizar los diseos superiores e inferiores, consulte el captulo Personalizacin de diseos de vistas.

Aadir un nuevo diseo Personalice el diseo superior y el inferior para crear uno nuevo; despus guarde el diseo con el nombre que especifique. Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Guardar como. Introduzca el nombre del diseo y seleccione quin podr usarlo: Todos los usuarios, Usuario actual u Otro usuario. Si selecciona Otro usuario, haga clic en el botn de exploracin del campo Usuario y seleccione el nombre del mismo (si guarda un diseo de vista y especifica un usuario que no sea usted, ya no podr acceder al diseo). Haga clic en Guardar. Abrir un diseo Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Abrir. Seleccione el diseo que desee abrir, y haga clic en Abrir. Para previsualizar el diseo sin cerrar el cuadro de dilogo Abrir

diseo, haga clic en Aplicar. Guardar cambios en un diseo Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Guardar. Para guardar una copia del diseo usando un nombre distinto, seleccione Diseo, Guardar como. Introduzca un nombre para la copia del diseo, y haga clic en Guardar.

Exportacin e importacin de diseos


Si desea compartir un diseo con otros usuarios, exprtelo a una ubicacin central de la que ellos puedan importarlo para utilizarlo con sus proyectos. Exportar un diseo Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Abrir. Haga clic en el nombre del diseo que desee exportar, y despus haga clic en Exportar. Especifique un nombre y una ubicacin para el archivo de exportacin, y haga clic en Guardar.

Importar un diseo Haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Abrir. Haga clic en Importar, y seleccione la ubicacin del archivo de diseo que desee importar (los archivos de diseo de Primavera tienen la extensin .PLF). Haga clic en Abrir. Si desea que el diseo est disponible para todos los usuarios, haga clic en S cuando el programa se lo pregunte.

Para sobrescribir el diseo actual con sus cambios, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Diseo, Guardar.

Copiar y pegar datos de la tabla de recursos en Microsoft Excel


Ahora puede copiar datos de la tabla de recursos del mdulo Project Management y pegarlos en Microsoft Excel. Entre en Proyecto, Asignaciones de recursos. Seleccione una fila y entre en Editar, Copiar. Tambin puede seleccionar varias filas. Todos los datos asociados, as como los cabeceros y valores de las filas y columnas, se copiarn en el portapapeles.

Puede que tenga que aumentar el ancho de las columnas para ver toda la informacin de proyecto.

En Excel, haga clic con el botn derecho del ratn en la tabla, y despus seleccione Pegar. Cualquier modificacin realizada en Excel no podr devolverse al proyecto del mdulo Project Management. Utilice esta funcin slo para realizar informes.

Puede que Excel cambie el formato de los datos pegados en la hoja. Para evitarlo, cambie el formato de las celdas a texto antes de pegar los datos, o pegue los datos en otra aplicacin de hojas de clculo.

Cmo extraer y devolver proyectos

Gestin de proyectos remotos


Se pueden extraer proyectos para trabajar con ellos en ubicaciones remotas. Si se extrae un proyecto, no podr modificarse en el mdulo hasta su devolucin. Los proyectos pueden extraerse en el formato de Primavera (XER). Este formato le permite utilizar informacin de proyecto sobre actividades, costes, recursos, etc. en otras instalaciones del mdulo Project Management, independientemente de la base de datos que est empleando (Oracle o Microsoft SQL Server, MSDE incluido).
Si desea ms informacin sobre la conversin de proyectos, consulte la Administrators Guide.

Seguimiento del estado de extraccin Es fcil determinar si se ha extrado un proyecto. Entre en Empresa, Proyectos, haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Mostrar abajo, Detalles del proyecto.

La marca en el smbolo del proyecto indica que se ha extrado el proyecto.

Haga clic en la pestaa General para comprobar o cambiar el estado del proyecto.

El nombre del usuario que ha extrado el proyecto. Este campo aparece en blanco si el estado del extraccin es Devuelto.

La fecha y la hora en la que el usuario extrajo el proyecto. Este campo aparece en blanco si el estado de extraccin es Devuelto.

Extraccin de proyectos
El asistente de extraccin lo guiar a travs del proceso de extraccin de proyectos. Antes de iniciar el asistente, abra los proyectos que desee extraer. Extraccin de proyectos Entre en Archivo, Extraer.

Pueden extraerse varios proyectos en formato XER.

Seleccione los proyectos que desee extraer. Si no desea extraer algn proyecto, quite la marca de la casilla Extraccin.

Si el proyecto que desea extraer no est en la lista, haga clic en Cancelar, abra el proyecto y vuelva a entrar en el asistente.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn extraer del mdulo Project Management los proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP). Los proyectos gestionados mediante MSP se extraern en Microsoft Project con ProjectLink. Si necesita ms informacin sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botn Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.

Especifique el nombre del archivo y la ubicacin en la que lo guardar; pulse Finalizar.

Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar la ubicacin del archivo.

Si extrae varios proyectos en un mismo archivo .XER, se mantendrn las relaciones entre las actividades de todos los proyectos incluidos en el archivo.

Devolucin de proyectos
Los proyectos previamente extrados de la base de datos de Project Management pueden devolverse a travs de cualquier instalacin del mdulo Project Management. Devolucin de proyectos Entre en Archivo, Devolver. Haga clic en el botn de exploracin para seleccionar el archivo que desee devolver; pulse Siguiente.

Se mantendrn las relaciones entre todos los proyectos del archivo XER.

Especificar las opciones de devolucin de proyectos Un archivo XER puede contener datos de varios proyectos. La primera columna del cuadro de dilogo Opciones de devolucin del proyecto incluye todos los proyectos del archivo XER. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre en la instalacin actual del mdulo, la casilla Coincidencia estar marcada. Para evitar sobrescribir los datos de la base de datos del mdulo al devolver el archivo XER, haga doble clic en el campo Accin de importacin junto a cada proyecto y seleccione una de las

siguientes opciones: \n Actualizar proyecto existente: Se actualiza el proyecto existente con los datos nuevos o modificados del archivo XER; aade datos nuevos si no existe el registro. Seleccione el proyecto que desea actualizar en el campo Importar a. Puede definir los datos que deben actualizarse cuando haya coincidencia. Consulte Seleccin de opciones de actualizacin de proyecto en este mismo apartado. Reemplazar proyecto existente: El proyecto existente se borra y se sustituye por el proyecto devuelto del archivo XER. Seleccione el proyecto que desea reemplazar en el campo Importar a.

\n

Ignorar este proyecto: El proyecto no se devuelve. Seleccin de opciones de actualizacin de proyecto Haga clic en Siguiente para seleccionar una configuracin de diseo para la devolucin de datos de proyecto. Las opciones especificadas en la configuracin de diseo determinan la forma en la que el mdulo maneja los datos del archivo que coincidan con los de la base de datos. Puede crear y guardar varias configuraciones distintas; sin embargo, slo una se utilizar para devolver el archivo. Seleccione S en el campo Utilizar junto a la configuracin que desee.

Haga clic para crear una configuracin de diseo nueva.

Haga clic para personalizar la configuracin de diseo.

Modificar una configuracin de diseo Las opciones especificadas en una configuracin de pantalla determinan la forma de actualizacin de los datos cuando se devuelven los proyectos. Para modificar estas opciones, seleccione el diseo que desee en el cuadro de dilogo Actualizar opciones de proyecto y haga clic en Modificar.

Marque para borrar riesgos, relaciones con proyectos externos, umbrales, actividades, relaciones de actividades y asignaciones de recursos de actividades que estn en el proyecto que se va a actualizar, pero que no estn incluidas en el archivo. Para mantener los datos, desactive la casilla.

El cuadro de dilogo Modificar configuracin de importacin indica los tipo de datos en los que puede establecer distintas opciones. Marque la casilla Eliminar junto al tipo de dato para eliminar los datos que existan en el proyecto que est actualizando, pero que no estn incluidos en el archivo que est devolviendo. Por ejemplo, si se definen varios umbrales en el proyecto que est actualizando, pero no se incluyen en el archivo que est devolviendo, marque la casilla en la columna Eliminar para borrar los umbrales del proyecto que se actualiza.

El campo Eliminar slo se aplica a los riesgos, las relaciones con proyectos externos, los umbrales, las actividades, las relaciones de las actividades y las asignaciones de recursos de las actividades. Los tipos de datos globales no se ven afectados por esta configuracin.

Seleccione una de las siguientes opciones en el campo Accin para indicar cmo quiere actualizar el tipo de datos: Conservar existente: Mantiene los datos del proyecto existente y no los sobrescribe con los datos

actualizados; aade datos nuevos si no existe el registro. \n \n Actualizar existente: Sobrescribe los datos del proyecto existente con los datos actualizados; aade datos nuevos si no existe el registro. Introducir nuevo: Mantiene los datos del proyecto existente y aade los datos nuevos. Por ejemplo, si se aade un rol nuevo a los datos, pero no quiere cambiar los roles existentes, escoja Introducir nuevo para aadir el nuevo rol al proyecto existente. No importar: Mantiene los datos del proyecto existente y no importa los datos actualizados.

\n

Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la configuracin de pantalla modificada. Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar para terminar la devolucin.

La funcin de extraer y devolver proyectos le permite realizar el seguimiento de los proyectos que se estn empleando fuera de la base de datos de la empresa. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede extraer un proyecto y llevrselo al emplazamiento del mismo, para as actualizarlo o modificarlo en dicho emplazamiento. Cuando el gerente de proyectos regresa a la oficina, el proyecto se devuelve, y la base de datos queda actualizada. En este captulo se describe el formato de archivo XER, con el que puede extraer y devolver proyectos del mdulo; tambin se explica cmo extraer y devolver proyectos usando el formato XER. En este captulo

Comparacin de proyectos con Claim Digger

Programacin de Claim Digger Informacin general


Puede utilizar Claim Digger para generar un informe de comparacin de los proyectos originales con los revisados a los que tenga acceso, o de los proyectos revisados a los que tenga acceso con sus programas base asociados. Puede seleccionar un mximo de cinco comparaciones de proyectos o de proyectos/programas base para un mismo informe. En cada informe comparativo podr especificar los campos de proyecto y de datos de actividad que desee comparar, el formato del archivo de salida del informe, y si prefiere agrupar los datos de actividad por actividad o por tipo de datos.

Comparacin proyecto/programa base


Puede accederse a Claim Digger desde el men Herramientas del mdulo Project Management. Si Claim Digger est configurado para usar la misma base de datos que el mdulo, la entrada es automtica. Si Claim Digger est configurado para usar una base de datos distinta, o para usar varias bases de datos, se le pedir una identificacin. Inicio de Claim Digger Entre en Herramientas, Claim Digger. Si necesita una identificacin, escriba su nombre de registro y su contrasea. En caso necesario, escoja la base de datos a la que desee conectarse, y despus pulse OK.

Si se configura ms de una base de datos, aparecer una lista desplegable bajo el campo de la contrasea, de modo que pueda seleccionar la base que desee utilizar.

Una vez registrado, aparecer la ventana principal de Claim Digger, y podr seleccionar los proyectos/programas base y los campos de datos especficos que desee comparar.

Seleccin de los proyectos/programas base para la comparacin Para comparar un proyecto con su programa base o con otro proyecto, seleccione el proyecto revisado en la ventana principal de Claim Digger, y despus seleccione el proyecto o el programa base con el que desee compararlo. Escoja un formato, un nombre y una ubicacin para el archivo de salida del informe comparativo, y especifique las opciones avanzadas para seleccionar los campos de datos que desee comparar.
Haga clic para seleccionar el proyecto o el programa base original.

Haga clic para seleccionar el proyecto revisado

Seleccione el formato de salida y la ubicacin del informe.

Seleccione los campos de datos de proyecto y actividad para la comparacin.

LAS PANTALLAS DE CLAIM DIGGER ESTN MUY MAL TRADUCIDAS Y, EN ALGUNOS CASOS, SIN TRADUCIR. NO HE PODIDO ENCONTRAR ESOS STRINGS EN LOS ARCHIVOS QUE TENGO, AS QUE NO HE PODIDO ARREGLARLAS. HE TRADUCIDO DESDE CERO LAS FUNCIONES DE LAS QUE SE HABLA EN EL MANUAL, EN VEZ DE USAR LAS MALAS TRADUCCIONES DEL PROGRAMA.**

Para eliminar un proyecto o un programa base de la lista de elementos para comparar, haga clic en la fila correspondiente y pulse Eliminar.

Seleccin de un proyecto revisado Para seleccionar un proyecto revisado, haga clic en una fila y despus en el botn de exploracin, que aparecer en ese momento.

En el cuadro de dilogo Seleccionar proyecto aparecern todos los proyectos a los que tenga acceso, agrupados por EPS. El smbolo A + indica que hay ms nodos o proyectos ocultos bajo el nodo seleccionado. Haga clic en + o doble clic en el nodo para mostrar los niveles adicionales de la jerarqua. Seleccione el proyecto que desee y haga clic en OK.

Haga clic en el botn Buscar para buscar un proyecto por su nombre. Los proyectos encontrados aparecen en una lista sin jerarqua, no como en la EPS. Para volver al rbol original de la EPS, haga clic en el botn Limpiar.

La funcin Buscar siempre busca en todos los proyectos, no slo en los que se muestren en ese momento.

Seleccin de un proyecto original o de un programa base Para seleccionar un proyecto original o un programa base, haga clic en una fila y despus en el botn de exploracin, que aparecer en ese momento. Escoja la opcin de mostrar proyectos o programas base. Con la opcin Proyectos aparecern todos los proyectos a los que tenga acceso, agrupados por EPS. La opcin Programas base muestra todos los programas base asociados al proyecto revisado que haya seleccionado. Tras localizar el proyecto o el programa base que desee, seleccinelo y pulse OK.

Seleccione si desea mostrar proyectos o programas base.

Cuando se selecciona la opcin Programa base, los programas encontrados aparecen en una lista sin jerarqua, no como en la EPS.

Haga clic en el botn Buscar para buscar un proyecto o programa base por su nombre. Si necesita ms informacin, consulte el apartado Seleccin de un proyecto revisado.

Configuracin de opciones avanzadas Haga clic en Avanzado... para seleccionar los campos de datos de proyecto y actividad que desee incluir en el informe.

Datos de proyecto

Datos de actividad

Todas las opciones de proyecto y actividad aparecen seleccionadas por defecto. Para excluir una opcin, desactive la casilla correspondiente. Para incluir una opcin en el informe comparativo, marque la casilla situada junto al nombre del elemento. Para agrupar los datos de actividad del informe comparativo por actividad y no por tipo de campo de datos, marque la casilla Agrupar informe por actividad. Cuando se activa esta opcin, los elementos que seleccione en el apartado de datos de actividad se agrupan por actividad en el informe. Los elementos del proyecto aparecen en la parte superior del informe y no agrupados por actividad. Haga clic en OK para guardar las opciones seleccionadas. Configuracin del formato de salida En el apartado Enviar informe a, escoja uno de los formatos disponibles: \n \n \n HTML (predeterminado) CSV texto ASCII

Si el formato de salida es texto ASCII, seleccione un delimitador de campo y un calificador de texto de

la lista desplegable. \n Delimitadores de campo disponibles pleca (|) \n punto (.) coma (,)

Calificadores de texto disponibles: ninguno comillas inglesas () comillas simples () smbolo del dlar ($)

Configuracin de la ubicacin del archivo de salida Para configurar el nombre de archivo y la ubicacin en la que se guardar el informe comparativo, utilice una de las siguientes opciones: \n En el campo Archivo de salida, escriba la ruta completa y el nombre del archivo.

Asegrese de introducir la extensin correcta del archivo, segn el formato de salida que haya seleccionado. Si escribe una extensin equivocada, el informe no aparecer correctamente cuando lo abra.

Si especifica un nombre de archivo, pero no su ubicacin, el informe se guarda en el directorio de instalacin del mdulo.

\n

Haga clic en el botn de exploracin situado junto al campo Archivo de salida. Busque la ubicacin de salida que desee, escriba un nombre de archivo (no hace falta poner la extensin) y haga clic en Guardar.

Ver los informes automticamente Para ver los informes automticamente despus de su creacin, marque la casilla junto a Ver archivo cuando termine. Si esta opcin est seleccionada, los informes se abren automticamente en el mdulo predeterminado que est asociado al formato de salida del informe (por ejemplo, los informes en HTML se abren en el explorador predeterminado del sistema). Generacin del informe comparativo Una vez configuradas todas las opciones del informe y de la salida, haga clic en Comparar para generar el informe.

Si alguno de los proyectos revisados incluidos en la lista para su comparacin no tienen asociado un proyecto original o un programa base, aparecer un mensaje de error. Asegrese de seleccionar un proyecto original o un programa base para cada proyecto revisado de la lista.

Si ya existe el archivo de salida, aparecer una advertencia. Para sobrescribirlo, haga clic en S. Para cancelar la comparacin y seleccionar un nombre de archivo distinto, haga clic en No. Durante el funcionamiento de Claim Digger aparece un cuadro de dilogo en el que se muestra el avance de la comparacin. Para detener la comparacin antes de que termine, haga clic en Cancelar. Al finalizar la comparacin aparece un cuadro de dilogo en el que se muestra la ubicacin del informe. Haga clic en OK para continuar.

Datos de comparacin
En la siguiente tabla se incluyen los objetos empresariales que compara Claim Digger, junto con los campos que contienen.

Algunos campos son para realizar informes o para verificar que se trata de un archivo nico, no para compararlos. Dichos campos se identifican mediante un asterisco.

Opcin Datos generales de proyecto

Objeto empresarial Proyecto

Datos generales de la WBS

WBS

WBS aadida/borrada

WBS

Datos de presupuesto del proyecto Proyecto

Opciones de programacin

Opciones de programa

Campos Fecha de datos [DataDate] Fecha de fin [FinishDate] Fecha de fin obligatorio [MustFinishByDate] Nombre de OBS [OBSName] Fecha de inicio planeado [PlannedStartDate] Fecha de inicio [StartDate] Estado [Status] Fecha de fin previsto [AnticipatedFinishDate] Fecha de inicio previsto [AnticipatedStartDate] Nombre de OBS [OBSName] Estado [Status] Cdigo [Code] Nombre [Name] Presupuesto actual [CurrentBudget] Desviacin actual [CurrentVariance] Presupuesto actual distribuido [DistributedCurrentBudget] Plan total de ingresos [TotalBenefitPlan] Cuenta del plan de gastos totales [TotalBenefitPlanTally] Plan total de gastos [TotalSpendingPlan] Cuenta del plan de gastos totales [TotalSpendingPlanTally] Presupuesto sin asignar [Unallocated Budget] Desviacin actual sin distribuir [UndistributedCurrentVariance] Calcular tipo de holgura total

Actividades aadidas/eliminadas Datos generales de actividad

Actividad Actividad

Costes

Actividad

[ComputeTotalFloatType] Umbral de holgura de actividades crticas [CriticalActivityFloatThreshold] Tipo de ruta de actividades crticas [CriticalActivityPathType] Ignorar otras relaciones de proyecto [IgnoreOtherProjectRelationships] Nivelar recursos durante programacin [LevelResourcesDuringScheduling] Hacer que las actividades abiertas sean crticas [MakeOpenEndedActivitiesCritical] Tipo de programa fuera de frecuencia [OutOfSequenceScheduleType] Recalcular costos de asignaciones Calendario de demoras de relaciones [RelationshipLagCalendar] Tipo de clculo de demora de inicio a inicio [StartToStartLagCalculationType] Utilizar fechas de fin esperado [UseExpectedFinishDates] ID Nombre [Name] Nombre de calendario [CalendarName] Holgura libre [FreeFloat] Es crtico [IsCritical] Holgura total [TotalFloat] Cdigo de WBS [WBSCode] Nombre de WBS [WBSName] Costo de gasto real [ActualExpenseCost] Costo laboral real [ActualLaborCost] Costo de material real [ActualMaterialCost] Costo no laboral real [ActualNonLaborCost] Costo de gastos al completar [AtCompletionExpenseCost] Costo laboral al completar [AtCompletionLaborCost] Costo material al completar [AtCompletionMaterialCost] Costo no laboral al completar [AtCompletionNonLaborCost] Costo de gastos planeado [PlannedExpenseCost] Costo laboral planeado [PlannedLaborCost] Costo de material planeado [PlannedMaterialCost] Costo no laboral planeado

Unidades

Actividad

Duracin

Actividad

Fechas

Actividad

Porcentaje de avance

Actividad

Restricciones

[PlannedNonLaborCost] Costo de gastos remanente [RemainingExpenseCost] Costo laboral remanente [RemainingLaborCost] Costo material remanente [RemainingMaterialCost] Costo no laboral remanente [RemainingNonLaborCost] Unidades laborales reales [ActualLaborUnits] Unidades no laborales reales [ActualNonLaborUnits] Unidades laborales al completar [AtCompletionLaborUnits] Unidades no laborales al completar [AtCompletionNonLabor Units] Unidades laborales planeadas [PlannedLaborUnits] Unidades no laborales planeadas [PlannedNonLaborUnits] Unidades laborales remanentes [RemainingLaborUnits] Unidades no laborales remanentes [RemainingNonLaborUnits] Duracin real [ActualDuration] Duracin al completar [AtCompletionDuration] Duracin planeada [PlannedDuration] Duracin remanente [RemainingDuration] Fecha de fin real [ActualFinishDate] Fecha de inicio real [ActualStartDate] Fecha de fin anticipado Fecha de inicio anticipado [EarlyStartDate] Fecha de fin tardo [LateFinishDate] Fecha de inicio tardo [LateStartDate] Fecha de fin planeado [PlannedFinishDate] Fecha de inicio planeado [PlannedStartDate] Porcentaje de avance de duracin [DurationPercentComplete] Porcentaje de avance fsico [PhysicalPercentComplete] Porcentaje de avance de unidades [UnitsPercentComplete] Fecha de restriccin primaria [PrimaryConstraintDate] Tipo de restriccin primaria [PrimaryConstraintType]

Asignaciones aadidas/eliminadas

Asignacin de recursos

Asignacin general de recursos

Asignacin de recursos

Gastos aadidos/eliminados

Gastos de actividad

Gastos generales

Gasto de actividad

Relaciones

Relaciones

Fecha de restriccin secundaria [SecondaryConstraintDate] Tipo de restriccin secundaria [SecondaryConstraintType] ID de Actividad [ActivityID] Nombre de actividad [ActivityName] ID de recurso [ResourceID] Nombre de recurso [ResourceName] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Costo real [ActualCost] Unidades reales [ActualUnits] Costo al completar [AtCompletionCost] Unidades al completar [AtCompletionUnits] Nombre de cuenta de costo [CostAccountName] Es recurso primario [IsPrimaryResource] Costo planeado [PlannedCost] Duracin planeada [PlannedDuration] Unidades planeadas [PlannedUnits] Precio por unidad [PricePerUnit] Costo remanente [RemainingCost] Duracin remanente [RemainingDuration] Unidades remanentes [RemainingUnits] Unidades remanentes por tiempo [RemainingUnitsPerTime] ID de recurso [ResourceID] Nombre de recurso [ResourceName] ID de rol [RoleID] Nombre de rol [RoleName] ID de Actividad [ActivityID] Nombre de actividad [ActivityName] Elemento de gasto [ExpenseItem] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Costo real [ActualCost] Costo al completar [AtCompletionCost] Nombre de cuenta de costo [CostAccountName] Elemento de gasto* [ExpenseItem*] Porcentaje de avance de gasto [ExpensePercentComplete] Costo planeado [PlannedCost] Precio por unidad [PricePerUnit] Costo remanente [RemainingCost] Demora

Cdigos de actividad Temas del bloc de notas Pasos Nota de actividad Paso de actividad

ID de actividad predecesora [PredecessorActivityID] Nombre de actividad predecesora* [PredecessorActivityName*] ID de actividad sucesora [SuccessorActivityID] Nombre de actividad sucesora* [SuccessorActivityID*] Tipo* [Type*] Valor de cdigo [CodeValue] Descripcin Nombre de tema de bloc de notas [NotebookTopicName] ID de Actividad* [ActivityID*] Nombre de actividad* [ActivityName*] Nombre* [Name*] Porcentaje de avance [PercentComplete] Peso [Weight] Porcentaje de peso [WeightPercent]

Claim Digger proporciona la posibilidad de comparar dos proyectos, o un proyecto y una base de referencia asociada, para determinar qu datos se han aadido, borrado o modificado en los programas. Segn los campos de datos que seleccione para la comparacin, esta funcin crear un informe de comparacin de planes de proyecto en uno de los tres formatos de archivo disponibles. En este captulo

Mantenimiento de una librera de documentos de proyecto

Cmo ver una librera de documentos y cmo agregar/eliminar productos de trabajo y documentos
Un documento puede ser un documento de referencia para una actividad, si proporciona normas y directrices para la realizacin del trabajo de dicha actividad, o puede identificarse formalmente como una norma de proyecto. Un documento tambin puede ser un producto de trabajo o la salida de una actividad, como ocurre con los planes de pruebas y los anteproyectos. Tambin puede identificar las entregas del proyecto, es decir, los documentos que se entregarn al usuario final o cliente al final del proyecto. Utilice la funcin Productos de trabajo y documentos para mantener informacin general sobre los documentos del proyecto, como la fecha de revisin, la ubicacin y el autor. Guarde los archivos de documentos en un servidor de archivos de la red, un sistema de gestin de configuracin o un sitio web, segn los requisitos del proyecto. Puede asignar productos de trabajo y documentos de Detalles de WBS (y asignarlos a elementos especficos de la WBS para realizar el seguimiento del trabajo) o de Detalles de PT y Doc. Tambin puede indicar si los documentos son pblicos o privados. Ver una librera de documentos de proyecto Entre en Proyecto, Documentos y productos de trabajo. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles de PT y Doc (debe marcarse la casilla que hay junto a dicha opcin). Aadir un documento o producto de trabajo Abra el proyecto en el que desee aadir un documento o producto de trabajo. Entre en Proyecto, Documentos y productos de trabajo. Haga clic en la etiqueta de la columna Ttulo para ver la jerarqua de documentos (un smbolo de esquema en la etiqueta de la columna Ttulo indica una presentacin jerrquica). Seleccione el documento que est justo encima y al mismo nivel que el documento que desee aadir, y despus pulse Agregar. Haga clic en la pestaa General de los Detalles de PT y Doc. Escriba un nombre para el documento, y despus aada informacin general sobre el mismo.

Introduzca el nmero de referencia o de catlogo del documento seleccionado.

Controle la versin del documento introduciendo el nmero correspondiente y la fecha de la ltima actualizacin

Configure categoras de documentos en Admin,Categoras de admin; utilice categoras para organizar distintos tipos de documentos.

Marque para indicar que el documento es una entrega del proyecto.

Configure un estado de documento en Admin, Categoras de admin.

Introduccin de la descripcin de un documento Haga clic en la pestaa Descripcin y escriba la descripcin del documento. Puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos. Eliminacin de registros de documentos Entre en Proyecto, Documentos y productos de trabajo. Seleccione el documento o el grupo de documentos que desee borrar, y despus pulse Eliminar. Haga clic en S cuando se lo indique el programa.

La eliminacin de un documento no supone tan slo la eliminacin del vnculo del mismo, sino tambin del archivo fsico real del documento.

Especificacin de las referencias de ubicacin del documento


Puede especificar dos tipos de referencias de ubicacin del documento: ubicacin privada y ubicacin pblica. Las referencias de ubicacin privada slo pueden verlas los usuarios del mdulo Project Management. Las referencias de ubicacin pblica pueden verlas todos los participantes en el proyecto, incluidos los usuarios de Timesheets. Por tanto, las referencias pblicas suelen ser los archivos guardados en una red de amplio acceso, una intranet o Internet. Introduccin de las referencias de ubicacin del documento En la ventana Documentos y productos de trabajo, seleccione el registro del documento en el que desea introducir una referencia de ubicacin. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles de PT y Doc (debe marcarse la casilla que hay junto a dicha opcin). Haga clic en la pestaa Archivos.

Si desea definir el documento como privado, escriba la ubicacin del archivo en este campo, o haga clic en el botn de exploracin para seleccionar la ubicacin. Si desea definir el documento como pblico, escriba la ubicacin del archivo en este campo, o haga clic en el botn de exploracin para seleccionar la ubicacin.

Abrir un documento o producto de trabajo Entre en Proyecto, Documentos y productos de trabajo. Seleccione el documento que desee abrir. Haga clic en la pestaa Archivos. Para ver el archivo privado de un documento, haga clic en Lanzar junto al campo Ubicacin privada. Slo los usuarios del mdulo Project Management pueden ver este

archivo. Para ver el archivo pblico de un documento, haga clic en Lanzar junto al campo Ubicacin pblica. Todos los participantes en el proyecto pueden ver este archivo.

Asignacin de documentos y productos de trabajo


Puede asignar documentos y productos de trabajo tanto a actividades como a elementos de la WBS. Por ejemplo, durante las primeras etapas de planificacin de un proyecto, puede asignar un documento a un elemento de la WBS. Ms adelante, puede asignar el mismo documento a una o ms actividades, conforme se desarrollen los detalles de las actividades de su proyecto.
Si necesita ms instrucciones sobre cmo asignar documentos de las ventanas Actividades y WBS, consulte los captulos Trabajo con actividades y Revisin de la estructura jerrquica de trabajo.

Asignacin de documentos de la ventana Documentos y productos de trabajo Seleccione el documento que desee asignar. Para asignar varios documentos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de ellos. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y seleccione Detalles de PT y Doc (debe marcarse la casilla junto a Detalles de PT y Doc). Haga clic en la pestaa Asignaciones. Haga clic en Asignar. En el cuadro de dilogo emergente, seleccione la actividad o el elemento de la WBS al que desee asignar el documento seleccionado. Pulse el botn Asignar. Para eliminar una asignacin de documento de una actividad o de un elemento de la WBS, seleccione el elemento en la pestaa Asignaciones y haga clic en Eliminar.

Para cambiar el orden de clasificacin de cualquier columna, haga clic en las etiquetas de las mismas.

Marque esta casilla para indicar que el documento asignado es un producto de trabajo.

Utilice la funcin Documentos y productos

de trabajo para catalogar y realizar el seguimiento de todos los documentos y entregas relacionados con el proyecto. Esto incluye directrices, procedimientos, normas, planes, plantillas de diseo, hojas de trabajo y todo tipo de entregas del proyecto. En este captulo se describe cmo mantener la librera de documentos y productos de trabajo de su proyecto. En este captulo

Gestin de riesgos

Cmo aadir riesgos


Para identificar un riesgo, introduzca el nombre, el estado, el tipo de riesgo, el nivel de prioridad y la fecha en la que se identific. Tambin puede especificar a qu elemento y a qu recursos de la WBS afectar el riesgo, as como el elemento de la OBS responsable de controlarlo. Aadir un riesgo Seleccione Proyecto, Riesgos. Haga clic en la barra de opciones Mostrar, y despus en Detalles de riesgo (la opcin se marcar con un smbolo). Haga clic en Agregar y despus en la pestaa General. Escriba el nombre del riesgo, y seleccione el elemento de la WBS y el recurso que se vern afectados por el mismo. Si no especifica ningn recurso, el mdulo considerar todos los recursos de la WBS seleccionada. Seleccione al gerente responsable de controlar el riesgo. Los gerentes responsables se definen en la estructura jerrquica de la organizacin (OBS). Seleccione el tipo de riesgo que est creando, y especifique el nivel de prioridad que desea asignar al riesgo.

Para especificar una fecha de identificacin de riesgos que no sea la actual, haga clic en el botn de exploracin y seleccione una nueva fecha.

Aadir una descripcin de riesgo y un plan de control Haga clic en la pestaa Descripcin y escriba la descripcin del riesgo. Para introducir la descripcin del plan de control del riesgo, haga clic en la pestaa Control y escriba la descripcin en el campo Plan de control de riesgo. En ambas pestaas puede utilizar las funciones de edicin de HTML, que incluyen formato de texto, insercin de imgenes, copiado y pegado de informacin de otros archivos de documentos (manteniendo el formato) e introduccin de hipervnculos.

Clculo de valores de exposicin


El mdulo utiliza la probabilidad de que suceda el riesgo, la fecha del impacto potencial, y las estimaciones de unidades de recursos y gastos para calcular los valores de exposicin netos de un riesgo. Estos valores de exposicin se usan para determinar el impacto del riesgo en el coste, la holgura y la fecha de fin del proyecto. Los datos del proyecto actual no varan. Clculo de los valores de exposicin de un riesgo Seleccione Proyecto, Riesgos. Haga clic en la barra de opciones Mostrar, y despus en Detalles de riesgo (la opcin se marcar con un smbolo). Seleccione el riesgo cuyos valores de exposicin desee calcular, y haga clic en la pestaa Impacto. Una vez dentro, especifique la fecha de impacto que le interese. El mdulo slo tiene en cuenta las actividades de la WBS o del recurso seleccionado que estn programadas para iniciarse durante o despus de la fecha de impacto. Escriba el nmero estimado de unidades laborales y no laborales, o de unidades materiales o de tiempo, y el coste total estimado de los gastos que supondr el riesgo, si se produce. Escriba o seleccione una estimacin porcentual de la probabilidad de que se produzca el riesgo. El mdulo calcula y muestra los valores de exposicin del riesgo como Exposicin = Impacto x Probabilidad.

Este nmero se calcula usando la WBS, el recurso y la fecha.

El campo Actual contiene el nmero restante de unidades laborales y no laborales, o materiales y de tiempo, as como los gastos remanentes actuales, de la WBS y del recurso asignados al riesgo seleccionado.

Clculo del impacto de un riesgo


El mdulo usa el mtodo de estimacin descendente para aplicar los valores de exposicin de un riesgo, y calcular el impacto en el programa, el coste y la duracin de un proyecto. El mdulo aplica estos valores a las actividades que terminan en la fecha de impacto del riesgo o despus de ella. Esto no incluye las actividades terminadas, bloqueadas o de hitos. Al aplicar los valores de exposicin, el mdulo utiliza cualquier elemento o actividad que contenga la WBS, junto con cualquier asignacin o informacin de recursos (como precio y disponibilidad); despus programa el proyecto segn las preferencias de programacin actuales.

Antes de calcular el impacto de un riesgo, debe determinar los valores de exposicin del mismo en la pestaa Impacto.

Clculo del impacto de un riesgo Programe el proyecto en el que desee calcular el impacto del riesgo, y despus entre en Proyecto, Riesgo. Seleccione el riesgo cuyo impacto desee calcular. Vaya a la barra de comandos y haga clic en Calc impacto. El mdulo aplica cualquier unidad de recursos y despus programa el proyecto usando las opciones de programacin vigentes en ese momento.

Utilice este cuadro de dilogo para ver el efecto de los riesgos seleccionados en el coste y la duracin programados del proyecto.

El nmero de actividades a las que afectar el riesgo. No es el nmero total de actividades contenidas en el elemento de la WBS.

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Creacin y eliminacin de tipos de riesgo


Puede crear tipos de riesgo o categoras de posibles riesgos, para despus asignarlos a los riesgos de cualquier proyecto. Puede utilizar los tipos de riesgo para clasificar y normalizar los riesgos de todos los proyectos. Aadir un nuevo tipo de riesgo Entre en Admin, Categora de admin. Haga clic en la pestaa Tipo de riesgo y despus en Agregar. Escriba el nombre del nuevo tipo de riesgo.
Para mover un tipo de riesgo por la lista, seleccinelo y haga clic en Desplazar hacia arriba o Desplazar hacia abajo.

Borrar un tipo de riesgo Entre en Admin, Categora de admin. Haga clic en la pestaa Tipo de riesgo y despus seleccione un riesgo. Haga clic en Eliminar. Haga clic en S para borrarlo.

Personalizacin de los diseos de las vistas de riesgos


Utilice el cuadro de dilogo Columnas para especificar qu columnas desea mostrar en el diseo actual de la tabla de riesgos. Personalizacin de las columnas de las tablas de riesgos En la ventana Riesgos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y escoja Columnas, Personalizar.

Los botones con una flecha doble sirven para aadir/eliminar todas las columnas disponibles en el diseo actual; los botones con una sola flecha aaden/eliminan los elementos seleccionados del diseo actual.

Haga clic para cambiar el ttulo de la columna del elemento seleccionado.

Para modificar las columnas que aparecen en la vista de riesgos, haga clic en los botones de las flechas para mover los datos de Opciones disponibles a Opciones seleccionadas, y viceversa. Los elementos incluidos en la columna Opciones seleccionadas aparecern en la vista actual cuando haga clic en Aceptar. Haga clic en Aplicar para ver sus cambios sin cerrar el cuadro de dilogo. Filtrar, agrupar y ordenar la tabla de riesgos Puede seleccionar los riesgos que desee ver y especificar cmo desea verlos, y puede restringir los riesgos que van a verse. En la ventana Riesgos del proyecto, haga clic en la barra de opciones

Mostrar. Escoja Filtrar por o Agrupar y ordenar por, y la opcin que mejor describa cmo desea ver los riesgos.

Este diseo de vista de riesgos est agrupado por elemento de la WBS y filtrado por riesgos abiertos, para un rpido anlisis.

La funcin integrada de gestin de riesgos le permite identificar, categorizar y priorizar los posibles riesgos asociados con elementos y recursos especficos de la estructura jerrquica de trabajos (WBS). Tambin puede crear planes de control de riesgos, y asignar una probabilidad de que ocurran y un elemento de la estructura jerrquica de la organizacin (OBS) a cada riesgo. Dicho elemento de la OBS es la persona o el gerente de proyectos responsable de la gestin del riesgo. En este captulo se describe cmo aadir riesgos y tipos de riesgos, cmo calcular el impacto de un riesgo y cmo personalizar la forma en la que aparecen en pantalla los

riesgos. En este captulo

Resumen de proyectos

Configuracin de las opciones de resumen


Antes de poder resumir la informacin, tendr que especificar qu proyectos deben resumirse, as como el nivel mximo de la estructura jerrquica de trabajos (WBS) cuyos datos desee resumir. Por ejemplo, puede que desee analizar slo proyectos especficos de la estructura de proyectos de la empresa (EPS), o concentrarse en la informacin perteneciente a un nivel concreto o inferior de la WBS.
Los administradores pueden profundizar en la definicin del resumen si editan los ajustes de registro. Consulte la Administrators Guide si necesita ms informacin.

Configuracin de las opciones de resumen Entre en Empresa, Proyectos. Seleccione el proyecto que desee resumir. Haga clic en la pestaa Configuraciones de Detalles del proyecto. En el campo Resumir a nivel de WBS, especifique el nivel mximo de la WBS al que resumir el proyecto.
Este nmero indica el nivel mximo que los dems podrn visualizar en myPrimavera y en el mdulo Portfolio Analysis.

El campo Resumido por ltima vez el muestra la fecha en la que se resumieron los datos del proyecto por ltima vez.

Marque la casilla Contiene slo datos resumidos si piensa vincularlos con datos de proyecto en otras aplicaciones.

El mdulo resume dos conjuntos de datos de proyecto: reales del anterior perodo de actividad y reales a la fecha. Para seleccionar el conjunto de datos que desee ver, entre en Editar, Preferencias del usuario. En la pestaa Anlisis de recursos, seleccione mostrar las unidades y costes reales y de valor ganado como rendimiento de perodo lineal (para valores reales a la fecha) o rendimiento de perodo anterior (para valores reales del anterior perodo).

Resumen de datos de proyecto


Con la opcin Resumen, dentro del men Herramientas, puede resumir los datos en cualquier momento. Tambin puede utilizar la opcin Servicios de trabajo para programar un momento en el que resumir los datos de forma regular. Por ejemplo, configure el mdulo para resumir los datos todos los lunes a las 8 de la maana. En ambos casos, los datos de proyecto se resumen segn la configuracin que especifique, y los nuevos valores se guardan en la base de datos del proyecto y sustituyen a los datos de resumen que se hayan calculado antes. Puede ver y realizar informes sobre los datos resumidos en el mdulo Project Management, en myPrimavera y en el mdulo Portfolio Analysis. ESTA PANTALLA PERTENECE AL MDULO PORTFOLIO ANALYSIS, AS QUE NO HE PODIDO SACARLA.**
Consulte los datos de resumen para ver rpidamente lo fundamental en el mdulo Portfolio Analysis.

Tambin puede resumir un solo proyecto o un grupo especfico de proyectos. Seleccione los proyectos

que desee resumir en la EPS, despus haga clic con el botn derecho del ratn y escoja Resumir proyecto. Haga clic en S.

Resumen manual de datos de proyecto Entre en Empresa, Proyectos. Entre en Herramientas, Resumir, despus seleccione resumir los proyectos abiertos en la vista actual, todos los proyectos de la EPS (incluye proyectos tanto abiertos como cerrados, pero no los de slo resumen), o slo proyectos resumidos (los proyectos que tienen marcada la casilla Contiene slo datos resumidos en la pestaa Configuraciones de Detalles del proyecto).

Si decide resumir todos los proyectos, tambin se resumen los datos de cada nodo de la EPS una vez guardados los resmenes del proyecto en la base de datos.

Resumen de datos de proyecto mediante servicio de trabajo no distribuido Entre en Herramientas, Servicios de trabajo y pulse Agregar. Seleccione Resumir en el campo Tipo de servicio. Especifique un nmero en el campo Nmero de trabajo para indicar la secuencia en la que se realizar el servicio, si hay ms de uno. Escriba una breve descripcin del servicio en el campo Nombre de trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de resumen. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual slo tendr que elegir Desactivado en el campo Estado. En la zona Ejecutar trabajo, dentro de la pestaa Detalles de trabajo, programe cundo ejecutar el servicio: todos los das a una hora especfica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el da y a la hora que especifique.

En este ejemplo, los proyectos se programan y resumen al final de cada perodo de dos semanas.

Marque para resumir los proyectos inmediatamente despus de su programacin. Marque para registrar la informacin sobre el servicio en el archivo que especifique.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El Servicio de trabajo no interacta con el cliente del mdulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que est instalado el Servicio de trabajo. Si necesita ms informacin sobre el servicio de trabajo distribuido de Primavera, consulte la Administrators Guide.

Resumen de datos de proyecto mediante servicio de trabajo distribuido Los servicios de trabajo distribuido de Primavera (PDJS) permiten dividir los trabajos de resumen de

gran tamao en trabajos ms pequeos, para lo que ejecutan los servicios de forma simultnea en varios servidores. Por ejemplo, puede resumir una EPS con cuatro nodos (proyectos) en dos, tres o cuatro trabajos de resumen individuales. Consulte las siguientes imgenes: La primera imagen muestra que el Trabajo1 est resumiendo 2 nodos de la EPS (Conv y Bldg). La segunda imagen muestra que el Trabajo2 est resumiendo 2 nodos distintos de la EPS (Autumn Breezes y Lofty Heights). Todos estos nodos forman parte de la misma EPS.

Trabajo1 resume los datos en dos nodos de la EPS de un solo proyecto, Conv y Bldg.

Trabajo2 tambin resume los datos en dos nodos de la EPS de un solo proyecto, Autumn Breezes y Lofty Heights.

El PDJS ejecutar el Trabajo1 y el Trabajo2 a la vez en distintos servidores de PDJS. Cuando se termine el Trabajo2, el PDJS resumir los datos a nivel de empresa como un trabajo individual.

Antes de ejecutar el PDJS, confirme con su administrador que el PDJS se ha instalado y configurado en la red.

Cuando ejecute trabajos simultneos, no mezcle trabajos de resumen con otro tipo de trabajos. Si mezcla distintos tipos de trabajos con trabajos de resumen, el PDJS ejecutar los trabajos de forma secuencial y no simultnea. Por tanto, los datos a nivel de la empresa no se resumirn.

Entre en Herramientas, Servicios de trabajo y pulse Agregar para configurar un trabajo de resumen de PDJS. Seleccione Resumir en el campo Tipo de servicio. Especifique un nmero en el campo Nmero de trabajo para indicar la secuencia en la que se realizar el servicio. Escriba una breve descripcin del servicio en el campo Nombre de trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado

para activar el servicio de resumen. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual slo tendr que elegir Desactivado en el campo Estado. En la zona Ejecutar trabajo, dentro de la pestaa Detalles de trabajo, programe cundo ejecutar el servicio para el Trabajo1: todos los das a una hora especfica, semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en el da y a la hora que especifique. En la zona Ejecutar trabajo de la pestaa Detalles de trabajo, seleccione para cada trabajo siguiente la opcin de ejecutar el trabajo Inmediatamente despus del nmero de trabajo anterior (tal y como se muestra en la siguiente imagen). Asigne en la pestaa Opciones de trabajo los nodos de la EPS que desee incluir en cada trabajo (tal y como se muestra en las imgenes anteriores).

Lo ideal sera que el nmero de trabajos simultneos que se ejecuten en un momento dado no exceda el nmero de mquinas configuradas para ejecutar PDJS (controlador y servidores de PDJS). No existe un mximo de trabajos simultneos permitidos, aunque pueden surgir problemas de rendimiento si el nmero de trabajos simultneos excede al nmero de mquinas.

Puede resumir y guardar informacin sobre la cantidad de recursos y costes, o sobre los campos definidos por el usuario pertenecientes a un nodo de la estructura de proyectos de la empresa (EPS) o a una estructura jerrquica de trabajos (WBS). Despus, en los mdulos Project Management y Portfolio Analysis, y en myPrimavera, podr ver los datos de resumen, como el presupuesto original, y otros valores de costes a distintos niveles de la EPS. En este captulo se explica cmo resumir los datos sobre la marcha o segn los intervalos regulares que usted especifique. En este captulo

Cmo se resumen los datos


Puede resumir los datos de todos los proyectos de la EPS. Se calcula y muestra la informacin de resumen de costes y cantidades, campos definidos por el usuario, fechas, duraciones, holgura, progreso, programas base, desviaciones, y casos especiales de datos de actividades, recursos y costes. En los prrafos siguientes se explica cmo resume el mdulo cada tipo de datos. Costes y cantidades El total de los datos de costes y cantidades, como los de coste presupuestado y la cantidad presupuestada, se halla aadiendo los valores de cada actividad del resumen. Campos definidos por el usuario Los campos definidos por el usuario se resumen segn su tipo. Por ejemplo, los elementos que representan fechas de inicio muestran la primera fecha de inicio, mientras que los elementos de las fechas de fin muestran las ltimas fechas de fin. Un campo numrico de usuario se calcula sumando las actividades resumidas. Un campo de texto definido por el usuario aparecer en blanco, a no ser que los valores de todas las actividades sean iguales. Fechas Si se muestran las fechas anticipadas, se mostrarn la primera fecha de inicio anticipado (o real) y la ltima

fecha de fin anticipado (o real). La misma regla se aplica a las fechas tardas y a las fechas anticipadas y tardas de los programas base. Duracin Se resumen los valores de duracin planeada y remanente. Si se trata de actividades sin avance, las duraciones planeadas y remanentes son el nmero de perodos de trabajo entre la primera fecha de inicio anticipado y la ltima fecha de fin anticipado. Si la actividad de resumen tiene una fecha de inicio real, la duracin planeada se calcula desde la fecha de inicio real hasta la ltima fecha de fin anticipado; la duracin remanente se calcula desde la fecha de inicio anticipado interna hasta la ltima fecha de fin anticipado. El mdulo realiza el seguimiento de la fecha de inicio anticipado de cada actividad, aunque asigne una fecha de inicio real; dicha fecha se conoce como fecha de inicio anticipado interna de la duracin remanente. Si la actividad de resumen se termina al cien por cien, la duracin planeada se calcula como la diferencia entre la fecha de inicio real y la fecha de fin real; la duracin remanente es cero. Holgura Puede basar la holgura total de los datos resumidos en las fechas de inicio, las fechas de fin o las fechas ms crticas. Para configurar esta opcin, entre en Herramientas, Programa, Opciones. En la pestaa General, seleccione cmo desea calcular la holgura total en el campo Calcular holgura total como. En la pestaa Avanzado, escoja cmo desea calcular las mltiples rutas de holgura. Avance La medida ms sencilla del porcentaje de avance utiliza la duracin para comparar la cantidad de tiempo restante para terminar las actividades con la duracin planeada. En este caso, se utiliza la siguiente relacin para cada grupo.
[(Duracin planeada actual de resumen Duracin remanente de resumen) / Duracin planeada actual de resumen] x 100

Datos de programa base, datos de comparacin y desviaciones Cada dato de programa base, comparacin o desviacin puede clasificarse como una fecha o como un dato de duracin. Consulte los apartados Fechas y Duracin de esta misma pgina.

Actualizacin, programacin y nivelacin

El proceso de actualizacin
Una vez iniciado el proyecto, es importante mantener actualizado el programa. Es probable que la duracin real se desve de las estimaciones originales, y la secuencia de actividades puede cambiar una vez iniciado el trabajo. Adems, puede que necesite aadir actividades nuevas y borrar las innecesarias. La actualizacin regular de la programacin y su comparacin con la del programa de referencia le garantiza un uso eficaz de los recursos, la supervisin de los costes de proyecto segn el presupuesto, y estar al corriente de la duracin y los costes reales, de forma que pueda iniciar su plan de contingencia en caso necesario. El coordinador de control de proyectos, junto con los gerentes de proyectos, establece los procedimientos de la compaa y se los comunica a todos los participantes. Normalmente, se realizan de forma simultnea varios proyectos con varios niveles de avance. La gestin de varios proyectos puede complicarse ms cuando los gerentes de proyectos, los recursos clave u otros empleados que participan en el proceso se encuentran dispersos por la geografa. Debe tener en cuenta estos factores cuando establezca las directrices de actualizacin. Este tipo de preguntas pueden ayudarlo a desarrollar los procedimientos: \n \n \n \n \n \n \n Qu datos deben reunirse para la actualizacin y qu mtodos se usarn para recogerlos? Cada cunto tiempo se actualizarn los proyectos? Los recursos son locales o se encuentran fuera del emplazamiento? En qu equipos de proyecto participan los recursos? Quin ser el encargado dentro de cada equipo de recoger la informacin utilizada para la actualizacin del proyecto? Quin necesita ver los resultados de la actualizacin y cundo necesita verlos? Qu tipo de informacin necesita generarse despus de cada actualizacin para comunicar el avance antes de la siguiente actualizacin?

Las respuestas a estas preguntas lo ayudarn a determinar cmo usar el mdulo para actualizar los proyectos. Identificacin del tipo de datos que se recogern Los datos que se recojan dependern de si est actualizando actividades o asignaciones de recursos individuales. Puede actualizar actividades simplemente registrando las fechas reales y una duracin

remanente. Para asignaciones de recursos, introduzca las horas reales a la fecha y las horas remanentes. El mdulo tambin puede estimar automticamente el progreso. Determinar cmo se renen los datos Piensa reunir automticamente los datos de entrada en las hojas de tiempo de cada empleado desde el mdulo Timesheets? Importar los datos de otros sistemas admitidos por su compaa, como el sistema de contabilidad? O se escribirn las actualizaciones a mano en copias impresas del programa distribuidas a los participantes del proyecto y recogidas semanalmente por el gerente de proyectos o el jefe de equipo, para su posterior introduccin en el mdulo? Si ha respondido S a una o ms de las preguntas, es probable que su proceso de actualizacin necesite ms de un procedimiento... Y el mdulo podr gestionar con la misma eficacia todos ellos. Determinar la frecuencia de actualizacin de los datos Segn lo deprisa que cambien sus proyectos, puede que prefiera actualizarlos mensualmente, semanalmente o incluso diariamente. Aunque no existen reglas para la frecuencia de actualizacin, tenga en cuenta estas directrices generales: si sus proyectos nunca parecen ser precisos, es que no est actualizando lo bastante a menudo, o que el alcance de sus actividades es demasiado amplio, as que debera dividirlas en unidades ms pequeas; si pasa demasiado tiempo actualizando, es que est actualizando demasiado a menudo, o que el alcance de sus actividades es demasiado limitado. Anlisis y comunicacin de datos Registrar el avance en el mdulo es slo el comienzo del proceso de actualizacin; despus de generar un programa actualizado, tendr que analizar los resultados. Examine los programas actualizados del proyecto con las muchas opciones de pantalla e impresin disponibles. Primero puede ver los diseos en pantalla para ver los resultados inmediatos, y despus examinar los datos del proyecto de forma ms exhaustiva mediante la generacin de informes. Indique los problemas potenciales comparando el programa actual con el plan objetivo en la grfica de barras o visualizando un perfil de utilizacin de recursos para una representacin grfica del uso de recursos. Si hay algn problema, puede que necesite realizar anlisis what-if antes de modificar la red. Utilice las plantillas de informes existentes, cree nuevas especificaciones de plantillas modificando las existentes o aada su propia plantilla para generar los datos que necesite ver. La comunicacin eficaz con todos los participantes en el proyecto es tambin esencial para el xito del mismo. Utilice informes y diseos fciles de entender para ensearles al equipo y a la direccin del proyecto lo que est sucediendo. Cntrese en actividades, recursos y sobrecargas de costes crticos, as como en desfases, e identifique el avance tanto real como necesario. Los siguientes temas de este captulo analizan mtodos especficos para registrar el avance.

Seleccin del mtodo de actualizacin


Puede actualizar los programas del proyecto de varias formas. Puede actualizar el avance de todas las actividades y recursos en su conjunto, actualizar las actividades y recursos individualmente, actualizar el avance segn las hojas de tiempo, o usar una combinacin de estos mtodos. Es ms que probable que sus proyectos no avancen segn lo planeado; muchas actividades empiezan a destiempo, otras duran ms o menos de lo estimado, y el uso real de los recursos excede el uso planeado. En estos casos, actualice las actividades y los recursos individualmente. Esto lo ayudar a prever los efectos de avances o retrasos imprevistos, de modo que pueda tomar las acciones correctoras apropiadas cuando sea necesario. Puede actualizar actividades o recursos manualmente en el mdulo Project Management, o reunir los datos de las hojas de tiempo del mdulo Timesheets. Puede que a veces slo necesite estimar el avance. Puede decidir calcular reales automticamente, y despus especificar la fecha de los datos y aplicar los datos reales. Antes de la primera actualizacin, la fecha de los datos es la fecha de inicio del proyecto; una vez que se inicia el proyecto, la fecha de los datos es la fecha ms reciente del informe de avance. El mdulo utiliza la fecha de los datos para determinar qu actividades han avanzado y cunto lo han hecho, y para calcular la duracin restante de las actividades que hayan empezado. El mdulo tambin indica qu actividades estn terminadas y pone a cero su duracin remanente. La mayora de los proyectos avanza entre estas dos situaciones: algunas actividades se desarrollan segn lo planeado y otras no. Si este es el caso, puede que desee combinar los dos mtodos de actualizacin. Permita que el mdulo calcule un programa de proyecto como si el proyecto progresara exactamente segn lo planeado, y despus actualice individualmente aquellas actividades y recursos que se hayan desviado del plan. Independientemente del mtodo que escoja, el proceso de actualizacin debe realizarse segn lo que se indica a continuacin:
Si necesita ms informacin sobre la implantacin del mdulo Timesheets, consulte la Administrators Guide.

Establezca un procedimiento de actualizacin estndar que incluya el mtodo que usar para registrar el avance. Segn el mtodo que escoja, establezca variables de clculo para el tipo de porcentaje de avance y el tipo de duracin.

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Cree un plan de referencia, tal y como se analiza en el captulo Gestin de programas base de esta misma parte del manual. Registre automtica o manualmente el progreso de las actividades en el mdulo Project

Management, o a partir de los datos del mdulo Timesheets. Registrar el avance incluye la introduccin de las fechas reales de inicio y/o fin, la actualizacin del uso/coste real de los recursos a la fecha, y la estimacin del trabajo que queda por terminar. Si se renen los datos de las hojas de tiempo del mdulo Timesheets, revise y apruebe las hojas de tiempo en el mdulo Project Management. 1 2 3 4 5 Aplique los valores reales del proyecto. Calcule el programa y nivele los recursos. Compare el programa actual con el plan de referencia e identifique las desviaciones. Analice los datos a travs de diseos de pantalla e informes. Haga ajustes y comunique las actualizaciones del programa.

Destacar actividades para la actualizacin


La funcin Marcador de avance destaca las actividades sobre las que debe haberse trabajado en un perodo especfico. Tambin puede arrastrar la lnea de fecha de datos hasta una fecha especfica para destacar las actividades que entren dentro del perodo comprendido entre la ltima fecha de datos y la nueva fecha de datos. Una vez destacadas las actividades, podr asignarles un estado automticamente y actualizarlas manualmente.
Por el contrario que con las actividades seleccionadas, cuando el Marcador de avance est activado, las actividades permanecen destacadas aunque haga clic en otra zona del espacio de trabajo.

Uso de la funcin Marcador de avance Entre en Ver, Marcador de avance, o haga clic en el icono Marcador de avance para destacar un perodo igual al incremento menor de la escala de tiempo mostrada a partir de la fecha de datos anterior. Para aumentar/disminuir en uno o ms incrementos de la escala de tiempo el rea destacada entre la fecha de datos anterior y la nueva fecha de datos, arrastre la lnea de la fecha de datos hacia la derecha o la izquierda. Actualice las actividades segn se describe en este captulo, o vuelva a programar el proyecto de inmediato segn la nueva fecha de datos, para lo que tendr que pulsar la tecla F9. Arrastrar la lnea de la fecha de datos Haga clic en la lnea de la fecha de datos; cuando cambie a una flecha, arrastre la lnea hacia la derecha hasta llegar a la nueva fecha de datos. El mdulo Project Management marcar las actividades entre la ltima fecha de datos y la nueva fecha de datos. Actualice las actividades segn se describe en este captulo, o vuelva a programar el proyecto de inmediato segn la nueva fecha de datos, para lo que tendr que pulsar la tecla F9.
Si necesita ms informacin sobre el cuadro de dilogo Actualizar avance, consulte el apartado Estimacin automtica del avance de las actividades en este mismo captulo.

Segn la densidad de la escala de tiempo por encima de las barras de actividad, puede que no logre colocar la lnea de la fecha de datos en la fecha y la hora exactas que desea utilizar. En este caso, introduzca la fecha de datos en el cuadro de dilogo Actualizar avance y haga que el mdulo Project Management estime el avance para dicha fecha antes de actualizar las actividades individuales.

El mdulo Project Management marca las actividades que deberan haber empezado, avanzado o terminado entre la fecha de datos anterior y la nueva en el diagrama de Gantt.

Actualizacin del avance para actividades marcadas


Si las actividades avanzan segn lo programado, puede que desee estimar el avance de todas las actividades en la nueva fecha de datos que especifique. El mdulo Project Management puede estimar rpidamente las fechas de actividades, los porcentajes de avance y la duracin remanente cuando use el cuadro de dilogo Actualizar avance para actualizar un proyecto. Estimar el avance de la actividad es una forma rpida y cmoda de actualizar un proyecto. El mdulo Project Management slo estima el avance de las actividades cuya realizacin estaba supuesta. Como el avance puede ocurrir sin seguir la secuencia, quiz necesite actualizar actividades adicionales, sobre todo si seleccion las actividades arrastrando la lnea de la fecha de datos o usando la funcin Marcador de avance. Tambin debera revisar todas las actividades incompletas para asegurarse de que la duracin remanente, las fechas reales y el porcentaje de avance sean realistas. Una vez marcadas las actividades, puede actualizar rpidamente el proyecto como si estuviese dentro de tiempo. Puede actualizar los proyectos automticamente, actualizar cada actividad manualmente o usar ambos mtodos. Estimacin del avance para todas las actividades marcadas Marque las actividades para las que desee estimar el avance; para ello, arrastre la lnea de la fecha de datos o use la funcin Marcador de avance. Entre en Herramientas, Actualizar avance. Seleccione una nueva fecha de datos si la que aparece no es precisa.

No puede arrastrar la lnea de la nueva fecha de datos hasta una fecha anterior a la lnea de la fecha antigua.

Seleccione actualizar todas las actividades programadas durante el perodo de actualizacin actual o slo las aactividades seleccionadas.

Haga clic en Aplicar. El mdulo Project Management estimar el porcentaje de avance para cada actividad de la actualizacin en la fecha de datos, establecer las fechas reales si son anteriores a la nueva fecha de datos y estimar la duracin remanente de las actividades no finalizadas en la fecha de datos. El mdulo tambin actualiza las asignaciones de recursos segn el porcentaje de avance revisado y la duracin remanente de cada actividad, en funcin de las Reglas de costo automtico. Adems, Project Management slo tiene en cuenta el primer precio por unidad del diccionario de recursos al actualizar las asignaciones de recursos, si es que existe ms de un precio por unidad que vare a lo largo de las fechas.

Si estima el avance de varias actividades seleccionadas que no entren en el perodo de actualizacin, dichas actividades no mostrarn avance alguno. Cuando marque actividades, slo podr estimar el avance (porcentaje de avance, duracin remanente y dems) de las actividades que estn dentro del perodo de actualizacin. Si actualiza manualmente una actividad marcada y despus ejecuta Actualizar avance, el mdulo Project Management evita la actividad y mantiene los cambios.

Estimacin automtica del avance


Si desea estimar el avance como si las actividades se desarrollaran segn el programa, puede calcular automticamente los datos reales segn los datos de actividades, recursos o gastos. Estimar el avance de la actividad es una forma rpida y cmoda de actualizar un proyecto. El mdulo Project Management slo estima el avance de las actividades cuya realizacin estaba supuesta. Como el avance puede producirse sin seguir la secuencia, quiz necesite actualizar actividades adicionales. Establecer Calcular reales automticamente por actividad Si selecciona la opcin Calcular reales automticamente por actividad, el mdulo determina las fechas reales, los porcentajes de avance, la duracin remanente, y las unidades reales y remanentes para todos los recursos asignados. Entre en Proyecto, Actividades y abra un diseo que contenga las actividades que quiera actualizar automticamente. Aada una columna para la opcin Calcular reales automticamente y marque la casilla junto a cada actividad.

No debera calcular reales automticamente en las actividades cuyos datos de hoja de tiempo recoja a travs del mdulo Timesheets; de lo contrario, sus datos de hoja de tiempo se sobrescribirn cuando aplique los valores reales.

Marque la casilla Calcular reales automticamente al lado de cada actividad que desee actualizar automticamente.

La opcin Calcular reales automticamente est incluida en el apartado General de las Opciones disponibles, dentro del cuadro de dilogo Columnas.

Establecer Calcular reales automticamente por recurso Si establece la opcin Calcular reales automticamente por recurso individual, el mdulo actualiza automticamente las unidades reales y remanentes usando las unidades planeadas y el porcentaje de avance de la actividad. Entre en Empresa, Recursos y seleccione el recurso que desee actualizar automticamente cuando aplique los valores reales. Haga clic en la pestaa Detalles y marque la casilla Calcular reales automticamente.
Para activar Calcular reales automticamente para gastos, entre en Proyecto, Gastos, haga clic en la pestaa Costos y marque la casilla Calcular reales automticamente . Se actualizarn los costes y unidades reales y remanentes.

Marque para calcular automticamente los valores reales del recurso seleccionado.

No puede calcular automticamente los valores reales de los recursos cuyos datos de hoja de tiempo recoja del mdulo Timesheets. Si decide desactivar el uso de las hojas de tiempo, sus datos se sobrescribirn al aplicar los valores reales.

Configuracin de Calcular reales automticamente


Si se activa la opcin Calcular reales automticamente para una actividad, se actualizarn de manera automtica las unidades/costes reales y remanentes de todos los recursos/gastos asignados a dicha

actividad, independientemente de que esos recursos o gastos individuales tengan activada la opcin Calcular reales automticamente. Si no quiere actualizar todas las asignaciones, desactive la opcin Calcular reales automticamente y actvela slo para aquellos recursos/gastos que desee actualizar de forma automtica. Por ejemplo, puede que est recogiendo datos reales de algunos de los recursos a travs del mdulo Timesheets, pero no de todos. En aquellos recursos para los que est recogiendo datos reales, desactive la opcin Calcular reales automticamente a nivel de actividad y de recurso, y desactvela en aquellos recursos que no informen de los datos a travs del mdulo Timesheets.
Si necesita ms informacin para aplicar valores reales, consulte el apartado Interrupcin del avance de la actividad en este mismo captulo.

Actualizacin automtica del avance Una vez configuradas las opciones apropiadas de Calcular reales automticamente, podr actualizar el avance de forma automtica. Entre en Herramientas, Aplicar reales.

Actualizacin mediante hojas de tiempo


Si los empleados estn introduciendo los datos de las hojas de tiempo mediante el mdulo Timesheets, podr actualizar las actividades en el mdulo Project Management segn las entradas de sus hojas de tiempo. Utilice la ventana Aprobacin de horas para procesar las hojas de tiempo entregadas por los usuarios de Timesheets.
Si necesita ms informacin sobre la configuracin de recursos para usar las hojas de tiempo, consulte la Administrators Guide.

Aprobacin de hojas de tiempo Entre en Herramientas, Aprobacin de horas. Seleccione el perodo de la hoja de tiempo que desee revisar. Segn las opciones de aprobacin de la hoja de tiempo establecidas en la pestaa Hojas de tiempo de Preferencias de admin, el campo Privilegio indicar Slo lectura, Gerente de proyectos o Gerente de recursos. Si las hojas de tiempo debe aprobarlas tanto el gerente de proyectos como el de recursos, ambas opciones de gerente estarn disponibles.
Para filtrar las hojas de tiempo por estado, haga clic en la barra de opciones Mostrar en la parte superior de la pantalla, escoja Filtrar por y seleccione un estado de hoja de tiempo, como Aprobado o No enviado.

Si tiene privilegios de aprobacin, seleccione Gerente de proyectos o Gerente de recursos en el campo Privilegio. Seleccione el recurso cuya hoja de tiempo quiera aprobar y haga clic en Aprobar para actualizar el proyecto con avance de actividad o en Rechazar para devolver una hoja de tiempo a un usuario de Timesheets.

El nivel de seguridad corresponde al tipo de The security level corresponds to the privilege privilegio que aparezca en el vampo Privilegio.

type currently displayed in the Privilege field.

Seleccione un a Select perodo timeshee de hoja t de tiempo. period. Se indica cada List s each recurso conwith una a resource hoja timesheet de tiempo for the selected para el perodo period seleccionado.

Se muestra la the Displays informacin de timesheet la hoja de tiempo information for the selected del recurso y el resource and perodo timeperiod seleccionados.

ERROR DEL PROGRAMA AL INTENTAR ACCEDER A ESTA PANTALLA. PUEDE SER POR NO TENER TIMESHEETS?**

Puede seleccionar las columnas de informacin mostradas para las hojas de tiempo. Haga clic en la barra de opciones Mostrar de la parte inferior de la pantalla. Seleccione Columnas y escoja uno de los conjuntos de columnas predefinidos, o entre en Personalizar para seleccionar las columnas que desee. Tambin puede agrupar y ordenar la informacin de la hoja de tiempo por actividad, proyecto, WBS o rol, y filtrar las hojas de tiempo para ver todas las actividades, slo las actividades regulares o slo las actividades de los gastos generales.

Si la hoja de tiempo de un recurso no est disponible, puede introducir el avance de las actividades asignadas.

Actualizacin manual de las actividades


Adems de actualizar automticamente las actividades o de usar las hojas de tiempo, tambin puede actualizar manualmente los datos de cada actividad. Registre las fechas reales, el uso real de los recursos y los costes generados hasta la fecha de los datos o tiempo actual. Hay distintos tipos de actividades, tipos de porcentajes de avance y tipos de duracin para adaptarlos a los requisitos de su programa. Estas variables se configuran al inicio del proyecto, cuando se establecen los procedimientos de actualizacin.
Si necesita ms informacin sobre la definicin de tipos de actividades y duraciones, consulte el captulo Trabajo con actividades.

Configuracin del tipo de porcentaje de avance Un porcentaje de avance de actividad puede calcularse segn la duracin de la actividad, las unidades de la misma o el porcentaje de avance fsico que introduzca para cada actividad. Seleccione Proyecto, Actividades y muestre la pestaa General de Detalles de actividad, o aada una columna de Tipo de porcentaje de avance en la tabla de actividades.
Puede aadir una columna para revisar o modificar el tipo de porcentaje de avance.

Seleccione el tipo de porcentaje de avance de la actividad.

Seleccione el tipo de porcentaje de avance a partir de la forma en la que informe del avance de la

actividad. \n \n Seleccione el porcentaje de avance Fsico cuando lo ms sencillo sea informar del avance de la actividad segn su propio criterio. Introduzca el porcentaje de avance de la actividad. Seleccione Duracin cuando se pueda informar fcilmente del avance de la actividad en trminos de das reales de trabajo remanente.

Duracin de % avance = [(Duracin planeada - Duracin reman.) / Duracin planeada] x 100

\n

Seleccione Unidades cuando la mejor forma de informar sobre el avance sea en base al trabajo terminado y a la cantidad de trabajo que queda por terminar. Introduzca las unidades reales y remanentes.
Unidades de % avance = [Unidades reales / Unidades al completar] x 100

Actualizacin de fechas reales Una vez iniciada una actividad, actualice sus fechas de inicio y fin, as como otra informacin de estado. Entre en Proyecto, Actividades y abra la pestaa Estado dentro de Detalles de actividad. Si la actividad ya ha empezado, marque la casilla Iniciado y especifique la fecha de inicio real en el campo Iniciado. Si la actividad est terminada, marque la casilla Finalizado y especifique la fecha de fin real en el campo Finalizado.
Para actualizar cualquier otro dato de la actividad, como la duracin remanente o las unidades reales, debe introducir primero una fecha de inicio real de la actividad.

Actualizacin de actividades con tipo de porcentaje de avance Duracin En la ventana Actividades, seleccione la actividad que desee actualizar y muestre la pestaa Estado dentro de Detalles de actividad. En el campo Remanente, escriba el nmero remanente de perodos de trabajo necesarios para terminar la actividad seleccionada. Cuando programe o aplique los valores reales, la duracin real se calcula como el tiempo de trabajo total desde la fecha de inicio real a la fecha de datos actual (para actividades en progreso) o hasta la fecha de fin real (para actividades terminadas), mediante el calendario de la actividad. Si la actividad tiene recursos asignados, las unidades remanentes de cada recurso se calculan como la duracin remanente de la actividad multiplicada por las unidades remanentes por tiempo.

Introduzca la nueva duracin remanente de la actividad.

Actualizacin de actividades con tipo de porcentaje de avance Fsico En la ventana Actividades, seleccione la actividad para actualizar y abra la pestaa Estado dentro de Detalles de actividad. Introduzca el porcentaje de avance fsico y la duracin remanente de la actividad. Si tiene recursos asignados, tambin debe actualizar las unidades regulares reales de cada recurso.
Introduzca el porcentaje de avance de la actividad si es de tipo Fsico.

El mdulo calcula la duracin real de la actividad cuando se aplican valores reales o cuando se programa el proyecto.

Introduzca una duracin remanente nueva para la actividad.

Actualizacin de actividades con tipo de porcentaje de avance Unidades Si est actualizando las actividades con el tipo de porcentaje de avance Unidades, lo ms probable es que est ms interesado en la planificacin y programacin de recursos (tambin puede que haya especificado el tipo de actividad como Dependiente de recurso y el tipo de duracin como Unidades/tiempo fijas). Debe actualizar las unidades laborales (o no laborales) de la actividad, en vez

de la duracin. Si una actividad tiene asignados mltiples recursos, debe actualizar cada recurso individualmente en la pestaa Recursos. En la ventana Actividades, seleccione la actividad para actualizar y abra la pestaa Recursos dentro de Detalles de actividad.
Unidades reales normales de un recurso indica las cantidades reales sin tener en cuenta las unidades de horas extras. Unidades reales incluye Unidades reales normales y Unidades reales de horas extra.

Cuando actualiza las actividades manualmente, debe desactivar los ajustes de Calcular reales automticamente; de lo contrario, sus cambios se sobrescribirn cuando aplique valores reales o calcule el programa.

Actualice las unidades reales normales y las unidades remanentes de cada recurso.

Cuando actualice las unidades de la pestaa Recursos, se marcar automticamente la casilla Iniciado de la pestaa Estado.

Las Unidades laborales de la pestaa Estado son las cantidades totales para todos los recursos asignados en la pestaa Recursos.

El porcentaje de avance de unidades se calcular a partir de las cantidades reales y al completar.

Cmo se sincroniza la duracin de la actividad, las unidades y las unidades/tiempo de los recursos
El mdulo sincroniza automticamente la duracin, las unidades laborales y no laborales, y las unidades/tiempo de los recursos de las actividades, de modo que la siguiente ecuacin siempre es cierta para cada actividad: Duracin = unidades / (unidades/tiempo de recurso). Como se juega con tres variables (duracin, unidades y unidades/tiempo), cuando cambia el valor de una variable, el mdulo altera el valor de una segunda para equilibrar la ecuacin. El ajuste de Tipo de duracin de actividad le permite controlar cmo sincroniza el mdulo estas variables cuando alguna de ellas cambia. La siguiente tabla indica el valor que cambiar automticamente para sincronizar estas variables siempre que cambia el valor de una de las variables de tipo de duracin. Tipo de duracin de actividad Cuando se cambian las unidades, este valor cambia lo siguiente: Cuando se cambia la duracin, este valor cambia lo siguiente: Cuando se cambian las unidades/tiemp o, este valor cambia lo siguiente: Duracin Cuando se Cuando se aade el primer aaden recursos recurso, este adicionales, este valor cambia lo valor cambia lo siguiente: siguiente: Unidades Unidades Duracin Unidades

Unidades/tiempo Duracin Unidades fijas Duracin y Unidades/tiempo Unidades Unidades unidades/tiempo fijas Unidades fijas Duracin Unidades/tiempo Duracin Unidades/tiempo Unidades/tiempo Unidades Duracin y unidades fijas

Unidades Unidades

Duracin Unidades/tiempo de cada recurso

Eliminacin del avance de las actividades


Puede eliminar el avance de una actividad si elimina el Inicio real o el Fin real de la actividad. Cuando el fin real o el inicio real se eliminan de la actividad, las unidades planeadas de la unidad y sus duraciones se vuelven a calcular. El clculo de estos cambios por parte del mdulo se basa en la configuracin del proyecto que aparece en la pestaa Clculos, dentro de Detalles del proyecto. Segn la opcin seleccionada, el mdulo redistribuir el trabajo restante de la actividad estableciendo que la duracin planeada es igual a la duracin remanente, y estableciendo que las unidades planeadas son iguales a las unidades remanentes; o el mdulo puede distribuir el trabajo planeado estableciendo

que la duracin remanente es igual a la planeada, y estableciendo que las unidades remanentes son iguales a las planeadas.
Si necesita ms informacin sobre la pestaa Clculos de Detalles del proyecto, consulte la Ayuda.

Si la casilla Vincular Presupuesto y Al completar para las actividades no iniciadas no est marcada en el apartado Actividades de la pestaa Clculos en la ventana Proyectos.

Seleccione redistribuir el trabajo remanente o el trabajo original de las actividades cuando se elimine el avance.

Interrupcin del avance de la actividad


Puede que en algn momento del proyecto necesite detener el trabajo de una actividad durante un tiempo. Indique esta interrupcin especificando las fechas de suspensin y reanudacin en la pestaa Estado de Detalles de actividad. Suspensin del avance de una actividad Abra la pestaa Estado dentro de Detalles de actividad. En la tabla de actividades, seleccione la actividad que desee suspender, y despus introduzca una fecha de suspensin. Cuando se reanude la actividad, introduzca una fecha en Reiniciar. La actividad debe tener una fecha de inicio real antes de poder introducir una fecha de suspensin.

En Suspender, introduzca el ltimo da en el que se trabaj en la actividad. Cuando se reanude el trabajo, registre la fecha en Reiniciar.

El mdulo calcula una duracin real para todas las actividades basadas en la cantidad de tiempo que se ha trabajado realmente. La cantidad de tiempo que se suspende el avance de una actividad se considera tiempo no trabajado, segn las definiciones del calendario de actividades y recursos. Puede usar las barras para ver grficamente el tiempo no trabajado de la actividad suspendida. En el dilogo Barras, dentro de la pestaa Configuracin de barra, seleccione la opcin Tiempo no trabajado del calendario, dentro de Configuracin de cuellos de barra. Tambin puede mostrar las fechas de suspensin y reanudacin en forma de columnas.

Slo puede introducir fechas de suspensin y reanudacin en las actividades Dependientes de tarea y Dependientes de recurso. Cuando introduce una fecha de suspensin o reanudacin, la actividad se suspende o reanuda al inicio del da especificado.

Aplicacin de valores reales


Una vez registrado el avance mediante la aprobacin de hojas de tiempo, la introduccin de datos reales o la configuracin de las opciones de Calcular reales automticamente, tendr que aplicar los valores reales. La aplicacin de valores reales programa las actividades con avance o las que tengan activada la opcin Calcular reales automticamente. Cuando aplica valores reales, se mueve la fecha de los datos o el tiempo actual. El mdulo slo programa las actividades dentro de la escala de tiempo especificada (entre la fecha de datos actual y la nueva fecha de datos) y calcula el avance de las actividades que estn configuradas para el clculo automtico de valores reales. Aplicacin de valores reales Abra el proyecto o el nodo de la EPS que contenga los proyectos que desee programar. Entre en Herramientas, Aplicar reales. Si ha abierto un nodo de la EPS que contiene mltiples proyectos, puede decidir usar la misma fecha de datos para todos los proyectos y despus especificar la fecha, o puede decidir usar una fecha de datos distinta para cada proyecto y despus seleccionar las fechas.

Haga doble clic par seleccionar una nueva fecha de datos para el proyecto correspondiente.

Haga clic para actualizar el programa.

Decida si desea utilizar una fecha de datos distinta para cada proyecto.

Si escoge recalcular siempre, todas las actividades se tratarn como Unidades fijas y Unidades/tiempo fijas.

Aplicacin de valores reales como servicio Puede utilizar Servicios de trabajo para aplicar automticamente los valores reales a los proyectos/nodos de la EPS seleccionados a intervalos regulares previamente programados. Entre en Herramientas, Servicios de trabajo y pulse Agregar. Seleccione Aplicar reales en el campo Tipo de servicio. Especifique un nmero en el campo Nmero de trabajo para indicar la secuencia en la que se realizar el servicio, si hay ms de uno. Escriba una breve descripcin del servicio en el campo Nombre de trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de aplicacin de valores reales. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual slo tendr que elegir Desactivado en el campo Estado. En la zona Ejecutar trabajo, dentro de la pestaa Detalles de trabajo, programe cundo ejecutar el servicio: todos los das a una hora especfica, o semanalmente, o cada dos semanas, o mensualmente en el da y a la hora que especifique.

Haga clic en la pestaa Opciones de trabajo para seleccionar los proyectos o nodos de la EPS en los que el servicio de trabajo aplicar los valores reales. Marque la casilla del proyecto que desee utilizar como predeterminado. El valor de la duracin remanente de la actividad de cada proyecto se obtiene de la del Proyecto predeterminado.

Seleccione la fecha mxima para aplicar los valores reales a los proyectos abiertos o nodos de la EPS.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El Servicio de trabajo no interacta con el cliente del mdulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que est instalado el Servicio de trabajo.

Cmo guardar el rendimiento del perodo (los valores reales de perodos anteriores)
Puede realizar el seguimiento de unidades y costes reales hasta la fecha cada vez que actualice el programa mediante el almacenamiento del rendimiento del perodo. Por ejemplo, si este perodo aumenta el valor real en 50, el mdulo Project Management aumenta el valor real hasta la fecha en la misma cantidad. Al final de cada perodo financiero, ponga a cero los valores reales de dicho perodo para todas las actividades y asignaciones, para lo que tendr que entrar en Herramientas, Almacenar rendimiento del perodo. Al poner a cero los valores reales del perodo, no resultan afectados los valores reales hasta la fecha; ms bien, esto lo preparar para empezar a realizar el seguimiento del nuevo uso dentro del perodo actual. Al guardar el rendimiento del perodo se registran los valores reales para el perodo financiero seleccionado, junto con el valor ganado y el valor planeado, de modo que pueda controlar los perodos previos y comparar las tendencias actuales y futuras. Si cambian los datos del perodo anterior despus de guardar el rendimiento del perodo, podr editar los datos en las columnas de perodo financiero de la tabla de actividades y en la ventana Asignaciones de recursos. Los proyectos pueden programarse para actualizarse cada dos semanas, mensualmente o hasta trimestralmente. Para realizar el seguimiento de los valores reales registrados de costes y avance, actualice su programa en los momentos establecidos en el diccionario de perodos financieros; despus guarde el rendimiento del perodo al final del perodo de actualizacin y antes del inicio de la siguiente actualizacin de programa.

Para ejecutar Almacenar rendimiento del perodo, debe tener asignados los privilegios de proyecto Almacenar rendimiento del perodo y Agregar/editar actividades del proyecto excepto relaciones.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn ejecutar Almacenar rendimiento del perodo en proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre Primavera ProjectLink, pulse el botn de ayuda en

cualquier pantalla de ProjectLink y acceder a la ayuda de Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink).

Vincular unidades y costes reales con unidades y costes reales de este perodo Para guardar el rendimiento del perodo de un proyecto, hay que vincular las unidades y costes reales con unidades y costes reales de este perodo. Entre en Empresa, Proyectos. Haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Mostrar abajo, Detalles del proyecto. En Detalles del proyecto, entre en la pestaa Clculos y marque la opcin Vincular unidades y costes reales con los reales para este perodo.
Si necesita ms informacin sobre los perodos financieros del diccionario de perodos financieros, consulte el Anexo C de la Primavera Administrators Guide.

Publicacin de cantidades reales para el perodo Entre en Herramientas, Almacenar rendimiento del perodo. El cuadro de dilogo Almacenar rendimiento del perodo indica todos los proyectos abiertos. Para cada proyecto cuyo rendimiento del perodo desee guardar, haga doble clic en la columna Perodo financiero para seleccionarlo. El cuadro de dilogo Seleccionar perodo financiero indica todos los perodos financieros predefinidos en el diccionario de perodos financieros. Si no quiere guardar el rendimiento del perodo de uno de los proyectos, quite la marca de la casilla correspondiente en la columna Seleccionado.

Si algn proyecto abierto est en modo slo lectura o extrado, la opcin de men Almacenar rendimiento del perodo estar desactivada.

Haga clic para ejecutar el almacenamiento del rendimiento del perodo de los perodos seleccionados.

Haga doble clic en cualquiera de las filas de la columna Perodo financiero para seleccionar uno.

No marque la casilla si no desea almacenar el rendimiento del perodo de ese proyecto.

Haga clic en Almacenar ahora. El mdulo Project Management guarda los valores reales de este perodo en el perodo financiero seleccionado para cada proyecto (independientemente de la fecha de los datos o de la fecha de inicio real), y despus pone a cero los valores reales de este perodo a la espera del siguiente perodo de actualizacin programado.

Puede guardar el rendimiento del perodo ms de una vez para el mismo perodo financiero de un

proyecto. Cuando guarde el rendimiento despus de haberlo guardado antes en ese mismo perodo, el mdulo aade cualquier valor al perodo y no sobrescribe los valores existentes (salvo en el caso de los datos de valor ganado y de valor planeado, que se calculan como siempre; los nuevos datos de valor ganado y valor planeado sustituyen a los datos del perodo existente). Adems, no tiene que guardar el rendimiento del perodo de forma secuencial (es decir, puede saltarse perodos).

Ver o editar los datos reales de perodos anteriores Puede ver o editar los datos reales de perodos anteriores de cada perodo financiero. Para controlar el rango de perodos financieros disponibles para su visualizacin como columnas, entre en Editar, Preferencias del usuario. En la pestaa Aplicacin, seccin Columnas, introduzca un rango de perodos financieros.

Si sus recursos emplean el mdulo Timesheets para introducir el tiempo, no debera editar los valores reales de perodos anteriores en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre la visualizacin de columnas, consulte la seccin Modificacin de columnas en el captulo Personalizacin de diseos de vistas.

En la tabla de actividades podr ver las columnas de las unidades laborales y no laborales reales de este perodo; las columnas de coste laboral, no laboral, material, gastos, valor ganado y valor planeado; y las columnas de unidades laborales de valor ganado y valor planeado. En la ventana Asignaciones de recursos y en los Detalles de actividad, dentro de la pestaa Recursos, puede ver las columnas de las unidades y costes reales. Las columnas de perodo financiero disponibles estn incluidas en el apartado Valor del perodo financiero. Una vez que aparezca una columna de perodo financiero, podr editar los datos en cualquier campo de dicha columna.

Columnas de perodo financiero disponibles en la tabla de actividades.

Cuando se crea un perodo financiero, el nombre predeterminado es AAAA-MMDD (p.ej. 2006-04-01). El cuadro de dilogo Columnas ordena alfanumricamente los perodos financieros, y no en el orden indicado en el diccionario de perodos financieros. Para garantizar el orden correcto, se debe usar el nombre predeterminado o aadir una letra o un nmero al inicio del nombre (p.ej. Mes fiscal 1, Mes fiscal 2, etc.).

Columnas de perodo financiero disponibles en la ventana Recursos de asignacin y en la pestaa Recursos de Detalles de actividad.

No puede editar los datos reales de perodos anteriores de actividades que no tengan una fecha de inicio real. Puede editar los datos reales de perodos pasados de las actividades que tengan asignaciones de recursos en la ventana Asignaciones de recursos o en la pestaa Recursos de Detalles de actividad.

Tambin puede ver las tablas de valores reales de perodos anteriores en el perfil o la tabla de utilizacin

de actividades, en el perfil o la tabla de utilizacin de recursos, en la ventana Seguimiento (dentro de los diseos de Gantt/perfil de proyecto y anlisis de recursos), en los informes distribuidos en el tiempo y en myPrimavera.

Programacin de proyectos
El mdulo utiliza la tcnica de programacin Mtodo de ruta crtica (Critical Path Method - CPM) para calcular los programas del proyecto. El CPM emplea la duracin de las actividades y las relaciones entre ellas para calcular las fechas del proyecto. Este proceso se realiza en dos fases o pases en las actividades de un proyecto. El primer pase o clculo hacia delante calcula las fechas de inicio y fin anticipado de cada actividad a partir de las fechas de inicio y fin de las actividades anteriores, as como la duracin de la actividad en s. El segundo pase o clculo hacia atrs calcula las fechas de inicio y fin tardo de cada actividad a partir de las fechas de inicio y fin de las actividades posteriores, as como la duracin de la actividad en s. Se vuelven a calcular la holgura libre y la holgura total de cada actividad.

Puede programar un proyecto o todos los proyectos de un nodo concreto de la EPS. Para ver o usar la configuracin de programacin predeterminada, haga clic en Predeterminados dentro del cuadro de dilogo Opciones de programa.

Programacin de un proyecto Abra un proyecto individual o el nodo que contenga los proyectos que desee programar. Entre en Herramientas, Programa. El cuadro de dilogo Programa muestra el numero de proyectos que se van a programar, junto con la fecha de datos ms prxima de todos los proyectos abiertos. Puede cambiar las fechas de datos de proyectos individuales cuando aplique los valores reales (entre en Herramientas, Aplicar reales).
Si necesita ms informacin sobre las opciones de programacin adicionales, consulte la Ayuda.

Aparecer una fecha de inicio prevista si ha cambiado manualmente la fecha de inicio de un proyecto arrastrando la barra de proyecto hasta una nueva franja horaria en el mdulo Portfolio Analysis o en los diseos de Seguimiento. Podr usar esta nueva fecha en vez de la fecha planeada del proyecto y de la fecha actual cuando programe el proyecto. Marque la opcin Fecha datos/inicio planeado como inicio pronos. proyecto en clculo prog.. Si hay varios proyectos abiertos, cada uno con una fecha de inicio pronosticada, la fecha de inicio pronosticada de cada proyecto se usa durante la programacin.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn programar los proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de ProjectLink en Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado Primavera ProjectLink). Para acceder a la ayuda, pulse el botn Ayuda en cualquier pantalla de ProjectLink.

Si slo hay un programa abierto, esta opcin pasa a ser Fecha de datos actual. Marque para registrar el resultado de su programacin en un archivo, despus haga clic en el botn de exploracin para especificar un nombre de archivo y una ubicacin. No marque esta opcin si quiere conservar las fechas de actividad que dependan de relaciones externas con proyectos que no estn en la misma base de datos que el proyecto que se actualiza. Marque para nivelar recursos mientras programa los proyectos abiertos. Marque para volver a calcular los costes de las asignaciones de recursos y roles despus de programar los proyectos. Haga clic en Avanzado para especificar opciones adicionales que determinen actividades crticas a partir de varias rutas de holgura.

Programacin y nivelacin automticas Tambin puede calcular el programa cada vez que cambien los datos de las actividades, para volver a programar aquellas que hayan cambiado de manera significativa y aquellas afectadas por el cambio en la primera actividad. Marque la casilla Calcular programa automticamente cuando un cambio afecte fechas, en la pestaa General del cuadro de dilogo Opciones de programa, para as volver a calcular el programa cada vez que se realice un cambio significativo en una actividad, relacin o recurso. Si desactiva la programacin automtica, los cambios en las actividades no se reflejarn en el programa hasta que lo calcule de nuevo. Tambin puede nivelar los recursos durante la programacin automtica. Para activar la nivelacin de recursos, marque la casilla Nivelar recursos durante el clculo de programa, dentro de la pestaa General del cuadro de dilogo Opciones de programa.

Despus del clculo hacia delante, si se ha especificado una fecha de Fin obligatorio en la pestaa Fechas de Detalles del proyecto, el clculo hacia atrs se realiza utilizando la fecha de fin obligatorio y no la fecha de fin del programa.

Programacin de los datos de proyecto como servicio Entre en Herramientas, Servicios de trabajo y pulse Agregar. Seleccione Programa en el campo Tipo de servicio. Especifique un nmero en el campo Nmero de trabajo para indicar la secuencia en la que se realizar el servicio, si hay ms de uno. Escriba una breve descripcin del servicio en el campo Nombre de trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de programacin. Puede suspender un servicio en cualquier momento, para lo cual slo tendr que elegir Desactivado en el campo Estado. Dentro de la pestaa Detalles de trabajo, en la zona Ejecutar trabajo, programe cundo ejecutar el servicio. todos los das a una hora especfica, o semanalmente, o cada dos semanas, o mensualmente en el da y a la hora que especifique.

Haga clic en la pestaa Opciones de trabajo para seleccionar los proyectos o nodos de la EPS que programar el servicio.

En este ejemplo, los proyectos se programan todas las semanas, los domingos.

Marque para registrar la informacin sobre el servicio en el archivo que especifique.

Debe tener los derechos de acceso apropiados para establecer servicios de trabajo. El Servicio de trabajo no interacta con el cliente del mdulo cuando ejecuta trabajos. Todos los trabajos se ejecutan en el servidor o los servidores en los que est instalado el Servicio de trabajo.

Tipos de fechas de actividad


Campo de fecha Inicio Definicin La fecha de inicio actual de la actividad. Es la fecha de inicio remanente hasta que la actividad comienza, y despus es la fecha de inicio real. Una A detrs del valor Inicio indica que se trata de la fecha real; un * indica que la actividad tiene una restriccin de inicio. La fecha de fin actual de la actividad. Es la fecha de fin planeada de la actividad cuando la actividad no se ha iniciado, la fecha de fin remanente cuando est en progreso, y la fecha de fin real cuando se termina. Una A detrs del valor Fin indica que se trata de la fecha real; un * indica que la actividad tiene una restriccin de fin. La fecha en la que comenz realmente la actividad. La fecha en la que termin realmente la actividad. La fecha ms prxima posible en la que podr comenzar el trabajo remanente de la actividad. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La fecha ms prxima posible en la que podr terminar la actividad. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La ltima fecha posible en la que podr empezarse el trabajo remanente de la actividad sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La ltima fecha posible en la que podr terminarse la actividad sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Esta fecha la calcula el programador de proyecto a partir de las relaciones de las actividades, las limitaciones de programa y la disponibilidad de los recursos. La fecha de inicio programado de la actividad. El programador de proyecto establece que esta fecha es igual a la fecha de inicio anticipado, pero el gerente de proyectos puede actualizarla manualmente. El programador no cambia esta fecha una vez aplicada la fecha de inicio real. La fecha de fin programado de la actividad. El programador de proyecto establece que esta fecha es igual a la fecha de fin anticipado, pero el gerente de proyectos puede actualizarla manualmente. El programador no cambia esta fecha una vez aplicada la fecha de fin real. La fecha en la que est programado el inicio del trabajo remanente. La calcula el programador del proyecto, pero el usuario puede actualizarla

Fin

Inicio real Fin real Inicio anticipado

Fin anticipado

Inicio tardo

Fin tardo

Inicio planeado

Fin planeado

Inicio remanente

Fin remanente

Fin esperado

Fecha de restriccin

manualmente. Antes de iniciar la actividad, el inicio remanente es igual al inicio planeado. Es la fecha de inicio que siguen los usuarios de Timesheets. La fecha en la que est programado el fin del trabajo remanente. La calcula el programador del proyecto, pero el usuario puede actualizarla manualmente. Antes de iniciar la actividad, el fin remanente es igual al finplaneado. Es la fecha de fin que siguen los usuarios de Timesheets. La fecha en la que se espera terminar la actividad. Suele introducirla el recurso primario en el mdulo Timesheets. Cuando programe sus proyectos, puede usar o ignorar las fechas de fin esperado. La fecha en la que se aplica la restriccin de la actividad. Segn el tipo de restriccin, esta fecha puede ser de inicio o de fin. Por ejemplo, para una restriccin Finalizar en, la fecha de restriccin es la fecha en la que debe terminar la actividad. Si la actividad no tiene una restriccin, este campo estar vaco.

Nivelacin de recursos
Nivele los recursos de sus proyectos para asegurarse de que la demanda de recursos no exceda la disponibilidad de los mismos. La nivelacin de recursos es un proceso automatizado que cambia el inicio de ciertas actividades. Durante la nivelacin, los requisitos de recursos de todas las actividades programadas se comparan con la cantidad mxima disponible en el momento de la nivelacin. Una actividad se retrasa si hay muy pocos recursos disponibles en cualquier momento de la actividad.
Los gastos no se incluyen en la nivelacin de recursos.

Puede seleccionar los recursos que desee nivelar y puede aadir prioridades de nivelacin que especifiquen qu proyecto o actividad se nivela primero cuando se produce un conflicto.

La cantidad mxima de trabajo que un recurso es capaz de realizar para un perodo dado se define mediante las Unidades/tiempo mx. de la pestaa Unidades y precios, dentro de la ventana Recursos.

Las organizaciones que utilicen Primavera ProjectLink no podrn nivelar recursos de proyectos gestionados mediante Microsoft Project (MSP) en el mdulo Project Management. Si necesita ms informacin sobre Primavera ProjectLink, consulte la ayuda de Primavera ProjectLink en Microsoft Project (slo disponible si tiene instalado ProjectLink). Para acceder a la ayuda, haga clic en el botn Ayuda de cualquier pantalla de ProjectLink.

Nivelacin de recursos Abra los proyectos que contengan los recursos que quiera nivelar. Entre en Herramientas, Nivelar recursos. Puede configurar varias opciones de nivelacin de recursos para que satisfagan sus requisitos. Haga clic en Nivelar una vez seleccionadas las opciones.

Marque para nivelar automticamente los recursos cada vez que programe un proyecto.

Marque para recalcular todos los costes de asignaciones de recursos y roles despus de nivelar recursos. Marque para nivelar todos los recursos, o djelo en blanco y haga clic en Seleccionar recursos para especificar los recursos que desea nivelar. Marque para retrasar las actividades con conflictos de recursos slo hasta sus ltimas fechas de fin, despus escriba la cantidad mnima de holgura total y especique el porcentaje mximo de aumento de la disponibilidad del recurso.

Por ejemplo, si los recursos se asignar a varios proyectos, podr determinar si desea tener en cuenta en la nivelacin las asignaciones de los recursos dentro de los otros proyectos. A cada proyecto aadido se le asigna un nmero de prioridad de nivelacin (en la pestaa general de Detalles del proyecto). En el cuadro de dilogo Nivelar recursos, marque la casilla para tener en cuenta las asignaciones en otros proyectos y especifique el valor de prioridad que quiera considerar.
Si necesita ms informacin sobre las opciones de nivelacin, consulte la Ayuda.

Si marca la casilla Preservar fechas anticipadas y tardas programadas, las fechas anticipadas actuales del proyecto se mantienen antes de nivelar. Para revisar las fechas anticipadas niveladas, seleccione si desea mostrar las fechas de inicio/fin remanente o las fechas de inicio y fin. Adems, cuando mantenga las fechas, el mdulo slo calcular el programa hacia delante, lo que significa que se programarn las fechas anticipadas de las actividades desde el inicio al fin del proyecto.

Cuando preserve las fechas anticipadas y tardas, muestra las fechas anticipadas antes de nivelar.

Muestra fechas niveladas.

Muestra las fechas niveladas.

Si marca la casilla Preservar fechas anticipadas y tardas programadas, el mdulo tambin realizar la nivelacin hacia atrs. La nivelacin hacia atrs programa las actividades para que se produzcan lo ms tarde posible, sin retrasar por ello el fin del proyecto. El mdulo invierte el proceso de nivelacin, comenzando por el fin tardo del proyecto y avanzando hacia el inicio del mismo. Si no hay recursos suficientes disponibles para programar una actividad en sus fechas tardas, la actividad avanza hacia una fecha anterior. Cuando el programa se nivela hacia delante y hacia atrs (al desactivar la casilla para preservar las fechas anticipadas y tardas programadas), las fechas anticipadas/tardas del proyecto se actualizan. Priorizacin de actividades durante la nivelacin Para manejar los conflictos de programacin que pueden producirse durante la nivelacin, puede aadir prioridades que especifiquen qu proyecto o actividad se nivela primero. En el apartado Prioridades de nivelacin del cuadro de dilogo Nivelar recursos, haga clic en Agregar para aadir una prioridad en blanco a la lista. Seleccione el tipo de prioridad y el orden en el que el elemento especificado se nivelar. Aada las prioridades en el orden en el que las va a considerar el mdulo. Para eliminar una prioridad, seleccinela y haga clic en Eliminar. Si desea cambiar la informacin de una prioridad, haga doble clic en la columna Nombre de campo y seleccione un nuevo nombre, y/o haga doble clic en la columna Secuencia de orden y seleccione Ascendente o Descendente.

Nivelacin de definiciones de prioridad La siguiente tabla define algunas de las opciones de prioridad y orden que puede especificar para nivelar los recursos. Prioridad
Prioridad de nivelacin de actividades Prioridad de nivelacin de proyectos Inicio planeado

Ascendente (menor)
Nivela primero las actividades de mayor prioridad Nivela primero los proyectos de mayor prioridad

Descendente (mayor)
Nivela primero las actividades de menor prioridad Nivela primero los proyectos de menor prioridad

Nivela primero las actividades con fechas de inicio planeado anteriores Fin planeado Nivela primero las actividades con fechas de fin planeado anteriores Duracin planeada Nivela primero las actividades con una duracin planeada menor Duracin remanente Nivela primero las actividades con una duracin remanente menor Holgura total * Nivela primero las actividades con menos holgura total o ms crticas Inicio anticipado

Fin anticipado

Inicio tardo

Fin tardo

Nivela primero las actividades con fechas de inicio planeado posteriores Nivela primero las actividades con fechas de fin planeado posteriores Nivela primero las actividades con una duracin planeada mayor Nivela primero las actividades con una duracin remanente mayor Nivela primero las actividades con mayor holgura total o menos crticas Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de actividades con fechas de inicio anticipado anteriores inicio anticipado posteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de fin actividades con fechas de fin anticipado posteriores anticipado anteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de actividades con fechas de inicio tardo posteriores inicio tardo anteriores Nivela primero las Nivela primero las actividades con fechas de fin actividades con fechas de fin tardo posteriores tardo anteriores

Indica que la prioridad slo est disponible si marca la casilla Nivelar recursos solo dentro de la holgura total de la

actividad, dentro del cuadro de dilogo Nivelar recursos.

Volver a calcular los costes de asignaciones de recursos y roles


Cuando cambie la informacin de costes de recursos o roles, se le pedir que vuelva a calcular los costes para que aparezcan los valores correctos de los costes de actividades en todos los proyectos abiertos. La orden Recalcular costos de asignacin garantiza que los costes de proyecto reflejen cualquier valor actualizado de precio por tiempo en las actividades. Por ejemplo, debe volver a calcular los costes si cambia el precio/tiempo de un recurso y el recurso est asignado a actividades, o si un recurso/rol tiene varios precios y cambian las fechas de las actividades, porque el clculo del coste de las actividades se basa en la fecha de inicio de las mismas. En algunos casos, se le pedir que vuelva a calcular los costes. Tambin puede ejecutar esta orden desde el men Herramientas, si tiene derechos de acceso para Ver costes de roles y recursos.

La opcin Recalcular costos de asignacin estar desactivada si no tiene el privilegio global Ver costos de roles y recursos.

Recalcular costes de asignaciones Para actualizar costes de asignaciones de actividades en un proyecto abierto, entre en Herramientas, Volver a calcular costos de asignacin. Haga clic en Recalcular.

Si selecciona esta orden, se volvern a calcular los costes de actividad de todos los proyectos abiertos.

Marque esto para sincronizar los factores de horas extra.

La opcin de recalcular no tiene en cuenta ninguna asignacin con el tipo de tarifa personalizada. El precio personalizado e introducido manualmente no se sobrescribir cuando sincronice los precios.

En la ventana Recursos, dentro de la pestaa Detalles, debe marcar la opcin Calcular costos a partir de unidades para volver a calcular los costes de asignaciones. En la ventana Recursos, entre en Ver, Detalles y haga clic en la pestaa Detalles.

Clculo del coste con varias tarifas de recursos El coste total de una asignacin de recurso tiene en cuenta cualquier cambio realizado en el precio/unidad a lo largo de la actividad. Introduzca un precio/unidad para cada tipo de tarifa (definido en Preferencias de admin, pestaa Tipos de tarifa) en la pestaa Unidades y precios de la ventana Recursos. Seleccione el tipo de tarifa que usar esa asignacin en la pestaa Recursos, dentro de Detalles de actividad. El coste de la asignacin de recurso se basa en el tipo de tarifa asignado a dicha asignacin.
Si necesita ms informacin sobre cmo usar varias tarifas y tipos de recursos, consulte la Ayuda.

Por ejemplo, una actividad de tres das tiene un recurso que trabaja 8 horas al da. El precio/unidad del recurso para los primeros dos das es de 10 dlares/hora, y el precio/unidad del tercer da es de 30 dlares/hora. El coste de las primeras 16 horas de la asignacin de recurso es 160 dlares (16 horas x 10 dlares/hora). El coste de las ltimas 8 horas de la asignacin de recurso es 240 dlares (8 horas x 30 dlares/hora). El coste total del recurso es $400,00 ($160,00 + $240,00).

Si tiene recursos con turnos que utilicen hojas de tiempo, los costes se calculan con el precio del primer turno del recurso.

Gestin de asignaciones de recursos


Utilice la ventana Asignaciones de recursos para aadir y ver todas las asignaciones de recursos, agrupadas por recurso, para todos los proyectos abiertos en la actualidad. Tambin puede ver la informacin de coste y cantidad de recursos en una tabla. Mostrar la tabla de utilizacin de recursos Entre en Ver, Tabla de utilizacin de recursos, o haga clic en la barra de opciones Diseo y seleccione Tabla de utilizacin de recursos.

Cuando agrupe por Recurso, haga clic para asignar una actividad al recurso.

Utilice las pestaas de detalles para ver o asignar propiedades a las asignaciones de recursos, como cuenta de costes, precio/unidad, tipo de tarifa e informacin de planificacin.

Agrupar y ordenar asignaciones de recursos Entre en Proyecto, Asignaciones de recursos, y despus en Ver, Agrupar y ordenar por, o haga clic en la barra de opciones Diseo y escoja Agrupar y ordenar por. Seleccione una de las opciones predefinidas de agrupacin y orden, o entre en Personalizar.

Un buen programa de proyecto puede servir como herramienta de gestin clave para tomar decisiones y predecir si el proyecto terminar

a tiempo y dentro de presupuesto. Actualice su proyecto de forma regular para poder registrar el avance e identificar problemas potenciales. Puede actualizar el avance del proyecto aplicando datos reales a las actividades directamente en un proyecto, o usando las actualizaciones de las hojas de tiempo del mdulo Timesheets. Despus de actualizar el proyecto, progrmelo para calcular las fechas de inicio y fin ms cercanas, as como las ms alejadas para cada actividad y para todo el proyecto. Nivele los recursos de su programa de proyecto para asegurarse de que la demanda de recursos no exceda la disponibilidad de los mismos. Cuando se nivelan los recursos, cada actividad se retrasa hasta que existen suficientes recursos disponibles. En este captulo aprender a actualizar y programar proyectos, adems de a nivelar recursos. En este captulo

Cmo vincular el mdulo Project Management con Primavera Expedition

Cmo vincular el mdulo Project Management con Primavera Expedition


Para configurar el acceso a Expedition, primero debe crear un vnculo entre el mdulo Project Management y Expedition. Vincular con Primavera Expedition Utilice el cuadro de dilogo Preferencias de admin para establecer un vnculo con Primavera Expedition y escoger la versin de Expedition con la que desee conectarse. Entre en Admin, Preferencias de admin Marque la casilla Habilitar vnculo con el mdulo Contract Management y escoja la versin con la que vaya a conectarse. Haga clic en Cerrar.

Si se conecta con Expedition versin 9.x o superior, escriba la URL y el nmero de puerto del servidor web de Expedition.

Para crear un vnculo entre el mdulo Project Management y Expedition, primero debe tener el privilegio de seguridad necesario: Editar preferencias y categoras de admin.

Una vez establecido el vnculo entre el mdulo Project Management y Expedition, puede crear un vnculo desde su proyecto a un proyecto de Expedition, de modo que los usuarios puedan importar y ver

datos de Expedition en el mdulo Project Management. Si quiere conectar con Expedition versin 9.x o superior, la creacin de un vnculo entre su proyecto y un proyecto de Expedition le permitir tambin ver datos de Expedition en myPrimavera. La conexin con la versin 9.x o superior tambin permitir que los usuarios puedan iniciar Expedition desde myPrimavera. Vincular con un proyecto de Expedition Entre en Empresa, Proyectos y abra los detalles del proyecto. Seleccione el proyecto que quiera vincular con un proyecto de Expedition. En la pestaa Contract Management, marque la casilla Permitir que este proyecto se vincule con un proyecto de Contract Management. Haga clic en el botn de exploracin para escoger el proyecto de Expedition que quiera vincular con su proyecto.

Si se est conectando a Expedition versin 8.5, el nombre de grupo y el nombre de proyecto aparecern en campos distintos. Escriba el nombre de la base de datos y el proyecto de Expedition con los que quiera vincular su proyecto.

Escoja si los usuarios tendrn que introducir la identificacin de usuario y la contrasea cuando extraigan datos de Expedition. Si decide que no es necesario, escriba la identificacin y la contrasea.

NO ME APARECE ESA PESTAA, AS QUE NO PUEDO SACAR LA PANTALLA**

Para vincular su proyecto con un proyecto de Expedition, debe tener el privilegio de proyecto Editar vnculo de Contract Management.

Desde Primavera Expedition tambin se puede vincular un proyecto de Expedition con un programa de proyecto de Project Management. El vnculo desde Expedition le permite revisar las fechas del programa del proyecto para ver si ste se retrasa y otros factores que afecten al mismo. Si necesita ms informacin sobre cmo crear un vnculo desde Expedition, consulte el manual de usuario de Primavera Expedition.

Expedition es la herramienta de gestin de contratos y administracin de proyectos de Primavera. Desde el mdulo Project Management podr configurar el acceso a Expedition y crear un vnculo con el que importar datos de Expedition (versin 8.5 o superior) para actualizar fechas de programa, informacin de costes, el diccionario de cdigos de actividades y el diccionario de cuentas de costes. Tambin puede ver documentos de Expedition relacionados con las actividades de su proyecto y, si su organizacin ha configurado el acceso a Expedition versin 9.0 o superior, podr ver informacin a nivel de proyecto de Expedition desde myPrimavera. En este captulo se explica cmo vincular el mdulo Project Management con Primavera Expedition. En este captulo