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Manual de Usuario

Mdulo AP
Capacitacin Usuarios Finales

Versin 1 Diciembre 2006

Cuentas a Pagar - AP -

INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR ................................................................ 4 MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES .................................... 10 BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES ...................................................... 11 FIJACIN PETICIN DE BORRADO ........................................................................ 12 CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADO .13 CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADO 14 CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE UN PROVEEDOR .19 7.1. 8. 9. Aplicacin de Abono a factura................................................................... 20

VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR...................................... 23 PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO ............................... 25 9.1. 9.2. Liberacin Individual ....................................................................................... 25 Liberacin Masiva............................................................................................ 28 ANTICIPOS Y COMPENSACIN.......................................................................... 30 Creacin del anticipo y su pago ............................................................. 30 Compensacin de anticipo contra una factura de proveedor....... 32 Importe del anticipo menor al de la factura del proveedor..... 32 Importe de anticipo igual al de la factura .................................... 34 Compensacin de anticipo contra n facturas de proveedor ...... 37

10.

10.1. 10.2. 10.2.1. 10.2.2. 10.3. 11.

FONDO FIJO .......................................................................................................... 41 Constitucin/Reposicin de Fondo Fijo / Solicitud de anticipo ........ 41 Pago del Fondo Fijo .................................................................................... 43 Visualizacin cuenta corriente del acreedor fondo fijo ..................... 43 Rendicin de gastos ................................................................................... 45 Gastos SIN I.V.A.................................................................................... 45 Gastos CON I.V.A. ............................................................................... 49 Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo ........................ 50

11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.4.1. 11.4.2.

11.4.2.1. 12.

ANTICIPO PARA VIAJES ....................................................................................... 53 Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir..................................... 53 Pago de la solicitud de anticipo .............................................................. 54 Visualizacin cuenta corriente del acreedor empleado ................... 55 Contabilizacin de rendicin de vitico para viajes .......................... 56

12.1. 12.2. 12.3. 12.4.

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12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del proveedor comercial al proveedor empleado ............................................................................................. 59 13. TARJETA CORPORATIVA...................................................................................... 64 Creacin solicitud anticipo ....................................................................... 64

13.1.

13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la tarjeta de crdito corporativa .................................................................................................................... 66 13.3. 14. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a proveedor empleado... 75

ANULACIONES DE ASIENTOS .............................................................................. 76 Anulacin de asientos con compensacin........................................... 76 Anulacin de asientos sin compensacin ............................................. 78 Anulacin individual ........................................................................... 78 Anulacin en masa............................................................................. 80

14.1. 14.2. 14.2.1. 14.2.2.

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CUENTAS A PAGAR

1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Crear Cdigo de Transaccin FK01

En esta pantalla debe indicar: o o Cdigo de la sociedad. Grupo de cuentas, consiste en una caracterstica clasificadora dentro de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija en qu intervalo de nmeros debe estar comprendido el nmero de cuenta del acreedor as como tambin qu datos en el registro maestro son necesarios. Las opciones de grupo de cuentas sern: Proveedores Nacionales Acreedores Nacionales Proveedores Exterior Acreedores Exterior Fondo Fijo Empleados Otros Organismos Proveedores Servicios RED Acreedores CPD

En este caso la sociedad es 01ES (Espaa) y el grupo de cuentas es ES02 (Acreedores Nacionales).

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Una vez creado el proveedor, SAP le asignar automticamente un nmero. Excepto los proveedores servicios RED, dnde, la creacin ser hecha de manera centralizada para que su codificacin coincida en todas las sociedades. En caso que desee crear un proveedor tomando como referencia a uno ya existente en la subpantalla Modelo debe indicarse el cdigo del mismo as como el cdigo de su sociedad, de esta manera se asumirn los datos de sociedad debiendo ingresarse manualmente los datos generales. Luego de ingresados los datos solicitados presione Enter. Datos Generales:

Complete datos obligatorios, ellos son identificados mediante . En el campo Concepto de bsqueda ingrese palabra/s clave que servirn para futuras bsquedas en donde este proveedor aparecer. A continuacin presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

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Datos de Sociedad:

Control de cuentas: este campo sirve para el caso en que este proveedor tambin sea su cliente y en este caso ingrese su nmero para que pueda efectuar compensaciones entre sus facturas. Complete el cuadro de Informacin fiscal, de acuerdo a las particularidades de su filial. En Datos de referencia completamos el Ramo al cual pertenece este acreedor para futuros reportes. Al completar los datos solicitados presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

Esta pantalla es opcional y podrn ingresarse los datos solicitados en caso de que vaya a efectuarle el pago a travs de transferencia electrnica donde los pagos se generarn en SAP y se procesarn va web a travs de un archivo. o o Pas. Clave banco (banco de nuestro proveedor).

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o o o

Titular de la cuenta. Clave de control de bancos (01 Cuenta corriente, 02 Caja de ahorro, etc.) Tipo de banco interlocutor.

Contine presionando Enter.

En esta pantalla se asocia el proveedor creado con la cuenta de Libro Mayor que ser de referencia en su accionar. En Gestin de cuenta ingrese: o o Cuenta asociada: cuenta de mayor asociada al proveedor. Clave clasificacin, nosotros colocamos clave 009 (External doc. Number), ya que ella luego nos permitir ver el nmero de factura/nota de crdito/nota de dbito en el campo referencia. Grupo de tesorera: es una clasificacin necesaria para el momento de determinar la previsin de tesorera y determina la actividad principal

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del proveedor. Debe seleccionar una de las opciones indicadas para proveedores, las mismas se identifican con la letra K, ellas son: Deudas comerciales RED Lneas Areas Correos y fleteros Agentes y transportistas Sueldos y cargas sociales Deudas impositivas Otras deudas vto. crtico Otras deudas por pagar

Datos de referencia nos sirve para insertar el nmero de cuenta este acreedor posea en nuestro sistema Ocasa, consistiendo en un dato opcional. Al finalizar el ingreso de estos datos nuevamente presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

En esta pantalla definiremos el mecanismo de pago al proveedor, como ser: o Condicin de pago, aqu ingresamos la condicin (das de pago) acordada con el proveedor. Esta condicin al momento de ingresar una factura la trae por defecto, pudiendo ella ser cambiada en cada ingreso de factura. Verificacin de factura doble, campo obligatorio que se seleccionar para evitar el ingreso de facturas con igual numeracin. Vas de pago (por ejemplo: cheque, debito automtico, efectivo, cheque a fecha, pagar, transferencia bancaria) indica el medio de pago seleccionado para el pago. Compensacin deudor acreedor: activar el campo si anteriormente se defini un cliente en Datos de Sociedad en la seccin Control de cuentas.

o o

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Presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)), y en caso de que debiramos efectuarle retenciones al proveedor debemos completar los datos solicitados en la siguiente pantalla:

Nota: Pas de retencin, slo es necesario ingresar los respectivos cdigos para los casos de Argentina y Estados Unidos. Se debe ingresar los datos solicitados en las diferentes columnas: Tipo de retencin: ganancias, S.U.S.S., ingresos, etc. Indicador de retencin: ganancias por ventas de bienes, actividades personales, etc. Sujeto: activar el campo. Categora de retencin del proveedor. Nmero de exencin: nmero del certificado de exencin otorgado por el organismo fiscal. Porcentaje de exencin. Exento desde: fecha a partir de la cual es vlida la exencin. Exento hasta: fecha en que vence el perodo de exencin. (Grabar (Ctrl+S)).

A continuacin

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2. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES


En caso en que quiera modificar los datos maestros de proveedores utilizaremos la siguiente transaccin: Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Modificar Cdigo de Transaccin FK02

Deber indicar cules son las secciones que desea cambiar dentro de Datos generales y Datos de sociedad, en caso que desee seleccionar todas las opciones presione (Marcar todo (F7)).

A continuacin presione Enter y lo llevar a las solapas seleccionadas previamente donde desea modificar los datos. Ingrese los cambios, grabe (Grabar (Ctrl+S)).

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3. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES
Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Bloquear/Desbloquear Cdigo de Transaccin FK05

Si pretende que no se puedan efectuar transacciones contables con este proveedor deber bloquearlo y despus para volver a permitirle transacciones har el mismo procedimiento desactivando el bloqueo.

Presione Enter.

Ingrese el nmero de proveedor y seleccione Sociedad seleccionada. Para grabar el bloqueo presione (Grabar (Ctrl+S)).

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4. FIJACIN PETICIN DE BORRADO


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Fijar peticin de borrado Cdigo de Transaccin FK06

A travs de esta transaccin fijamos la peticin de borrado. Siendo ste un proceso que no se realiza a nivel de usuario.

Presione Enter y seleccione las opciones de peticiones y bloqueos de borrado deseadas.

Para guardar los cambios presione

(Grabar (Ctrl+S)).

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5. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADO


Path MEN SAP Logstica / Gestin de materiales / Verificacin de facturas logstica / Entrada de documentos / Aadir factura recibida Cdigo de Transaccin MIRO

En la pantalla anterior se coloca el Nmero de Pedido para que traiga los datos de la orden de compra ya ingresada. Adems, es necesario, completar: o o o o Fecha factura: Fecha del documento emitido por el proveedor. Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser modificada. Referencia: Nmero Oficial de la Factura. Importe: el importe bruto de la factura. Se activar el flag del campo calcular impuestos, para que el sistema calcule su importe segn los indicadores de impuestos definidos previamente en el Pedido, pueden ser modificados durante la verificacin.

En caso de que se desee cargar una nota de dbito, en Actividad deber seleccionarse la opcin Cargo Posterior. Posteriormente grabe, (Grabar (Ctrl+S)):

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6. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADO


Este procedimiento deber desarrollarse para el caso de facturas de proveedores sin Orden de Compra. Se definir por procedimiento interno para cules compras corresponder generar una Orden de Compra. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera Contabilizacin / Factura / Acreedores / Cdigo de Transaccin FB60

Los datos a completar en la solapa Datos bsicos son: o o o o o o Acreedor: cdigo del acreedor. Fecha factura: fecha del documento, factura o nota fiscal. Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser modificada dentro del perodo abierto de contabilizacin. Referencia: Nmero Oficial de la Factura o Nota Fiscal. Importe: el importe bruto de la factura. Moneda, por defecto sugiere la moneda de la sociedad FI, si el documento fuera en otra moneda deber cambiarse.

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Si marcamos el flag del campo Calc. Impuestos el sistema calcula automticamente el importe del mismo. En caso de que se vaya a ingresar el importe del impuesto manualmente no se deber tildar este campo e ingresar el importe del impuesto en el campo .

Adems se debe indicar en el detalle de la factura: o o o Cuenta de mayor donde imputar la compra (cuenta de gasto o costo). Importe moneda documento. Centro de coste, centro de costo al cual se asignarn los costos.

En caso de que la factura sea en moneda extranjera y que la factura posea un tipo de cambio distinto al vigente para el da de la fecha, antes de ingresar el detalle debe ir a la solapa Moneda Local y cambiar el tipo de cambio.

En la solapa Pago los datos que podemos ingresar son: o o o Va de pago. Fecha de vencimiento, por defecto nos trae la condicin de pago ingresada en los datos maestros del proveedor. Moneda de pago.

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En la solapa Retencin de impuestos se podrn cambiar los indicadores de retencin, no as el Tipo de retencin que fue ingresado en los datos maestros del proveedor.

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Antes de grabar esta factura vamos a simular el asiento presionando (Simular contab. documento (F9)) para visualizar la contabilizacin antes de hacerla efectiva:

Luego presione (Grabar (Ctrl+S)) para contabilizar efectivamente. Nos informa el nmero de documento SAP del asiento efectuado. Nota: Si la factura posee tanto partidas gravadas como no gravadas, en el detalle deber indicarse como primera posicin la partida no gravada con el indicador correspondiente, y en la segunda posicin se ingresar la partida gravada, completando el campo Importe con el dgito * (asterisco) y el correspondiente indicador de impuesto para lo gravado.

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Con este dgito (*) el sistema asocia los valores ingresados, y calcular el impuesto sobre la diferencia entre el bruto y el no gravado. En el ejemplo, se visualiza un gasto con Indicador de impuestos CO (exento) y la partida gravada con indicador de impuestos C1 (IVA 21%).

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7. CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE UN PROVEEDOR


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera Contabilizacin / Abono / Acreedores / Cdigo de Transaccin FB65

Se ingresa la nota de crdito de igual manera que una factura. Luego se va a Referencia la solapa Pago y en el campo factura se ingresa el nmero de documento SAP al cual la nota de crdito se refiere, es decir el nmero de contabilizacin SAP de la factura, esto en caso de que la nota de crdito se refiera a una factura en especial, en caso de que no sea as no se ingresar ninguna referencia. Ingrese los campos del detalle y antes de contabilizar visualice la simulacin del asiento para verificar los datos ingresados, para ello presione (Simular contab. documento (F9)).

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Grabe,

(Grabar (Ctrl+S)).

7.1. Aplicacin de Abono a factura


Este procedimiento es vlido cuando la nota de crdito contabilizada fuera por el 100% de la factura. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Cuenta / Compensar / Cdigo de Transaccin F-44

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Ingrese nmero de cuenta del proveedor. Presione (Tratar partidas abiertas (Shift+F4)).

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En la siguiente pantalla en la solapa Estndar seleccione la factura (KR) y el abono (KG) a aplicar, efectuando dos clic sobre cada uno de ellos. Simule el asiento, barra de men: Documento Finalice contabilizando el asiento generado, Simular. (Contabilizar (Ctrl+S)).

Nota: Si la nota de crdito fuera por un importe menor, al ingresar el nmero de factura SAP en el campo sta quedar linkeada, o sea, al momento del pago se detraer el importe de la nota de crdito.

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8. VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas Cdigo de Transaccin FBL1N

Seleccin de acreedor Se indica el cdigo del proveedor, o bien el rango o rangos de cdigos de proveedores que se quiere obtener. Seleccin por ayuda para bsqueda Seleccin de partidas o Partidas abiertas: comprende todos los documentos cancelados parcialmente o pendientes de pago a la fecha indicada como clave para visualizacin de partidas abiertas.

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Partidas Compensadas: comprende todos los documentos pagados, compensados o anulados que existan en la cuenta corriente del proveedor.

Todas las partidas: es la sumatoria de las dos opciones anteriores.

Salida en lista Indique condicin de impresin. Luego de ingresar los parmetros de bsqueda presione nos trae el reporte solicitado. (Ejecutar (F8)) y

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9. PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO 9.1. Liberacin Individual


Para la liberacin individual de facturas contamos con dos opciones: 1. A travs de la cuenta corriente del cliente, transaccin BFL1N. 2. Modificando directamente el documento, FB02. 1. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas Cdigo de Transaccin FBL1N

Seleccione el acreedor/es o rango de ellos e indique el cdigo de su sociedad. Seleccione Partidas abiertas, presione (Ejecutar (F8)).

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Ya visualizando el reporte, haga dos clic sobre el documento que desea modificar y desmarque Bloque de pago as como lo vemos en la opcin a travs de la transaccin FB02. Guarde las modificaciones, 2. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera Documento / Modificar / Acreedores / Cdigo de Transaccin FB02 (Grabar (Ctrl+S))

En esta pantalla ingresamos el nmero de documento a liberar (por defecto visualizaremos nuestra sociedad FI) y presionamos Primera posicin doc. (Shift+F6)). (Vis.

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Vamos al campo Bloqueo pago y cambiamos la opcin Bloqueado al pago (en nuestro ejemplo A) a Autorizado el pago (en el ejemplo espacio en blanco), es decir, borramos el bloqueo para el pago. Presionamos (Grabar (Ctrl+S)) para guardar las modificaciones.

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9.2. Liberacin Masiva


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas Cdigo de Transaccin FBL1N

Cuando se visualice el reporte debern seleccionarse todos los documentos a modificar y a continuacin presionar (Modificacin en masa (Ctrl+Shift+F1)), y en la pantalla siguiente deber presionar suprimir en el campo Bloqueo de pago. Finalice presionando (Intro).

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Adicionalmente, si deseara modificar un nico documento desde la cuenta corriente deber hacer dos clic sobre el documento a modificar y ya dentro (Cambio modo visualizacin/modificacin del documento presione (Shift+F1)) y a continuacin deje el campo Bloqueo de Pago en blanco.

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10. ANTICIPOS Y COMPENSACIN 10.1. Creacin del anticipo y su pago


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Contabilizacin / Anticipo / Solicitud Acreedores / Cdigo de Transaccin F-47

Complete los siguientes campos: o o o o o o o o Fecha documento. Clase de documento, KS (solicitud de anticipo). Sociedad. Fecha de contabilizacin. Perodo. Moneda. Cuenta del acreedor. Indicador CME de destino, ingrese A (Anticipo a proveedores). (F8) o Enter e ingrese el importe y fecha de

Presione vencimiento.

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Luego de ingresados estos datos presione (Grabar (Ctrl+S)), como ha visto solamente ingresamos una partida del asiento, por lo tanto no generamos un asiento contable sino slo un apunte estadstico. Para visualizar lo que hemos hecho visualizamos la cuenta corriente del proveedor (FBL1N) o el documento (FB03). Si visualizamos el documento generado a travs de la transaccin FB03, debemos ingresar el nmero de documento SAP generado:

Presione Enter.

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Para continuar y emitir el pago utilizamos la transaccin F110, ver Manual de Tesorera. Arme la propuesta para el mismo acreedor que la solicitud de anticipo creada. Luego de armada la propuesta y ejecutado el pago visualice el asiento a travs de la transaccin FB03 o en la cuenta corriente del proveedor (FBL1N):

10.2. Compensacin de anticipo contra una factura de proveedor


10.2.1. Importe del anticipo menor al de la factura del proveedor
Este caso ser utilizado en caso que el anticipo efectuado al proveedor sea de menor importe que el total de la factura, lo que logramos es que al efectuar el pago posteriormente mediante una propuesta, cuando seleccionemos la factura a pagar tendr asociado el anticipo trayendo el importe neto.

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Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Anticipo / Compensacin /

Cdigo de Transaccin F-54

Ingrese: o o o o o o o o Fecha documento. Clase de documento, KA (documento acreedor). Sociedad. Fecha de contabilizacin. Perodo. Moneda. Cuenta del acreedor. Nmero del documento SAP de la factura a compensar. (Shift+F4).

Presione

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(Contabilizar (Ctrl+S)), con esta Seleccione el anticipo y presione transaccin lo que hacemos es aplicar la factura del proveedor al anticipo previamente generado.

10.2.2.

Importe de anticipo igual al de la factura


Path Cdigo de Transaccin / F-44

MEN SAP

Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Cuenta / Compensar

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Ingrese cuenta del Acreedor e indique el CME correspondiente, A (Anticipos) y presione (Procesar partidas abiertas (Shift+F4)).

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En este caso lo que seleccionamos fueron dos facturas (KR) con dos anticipos (KZ). Seguidamente simulamos el asiento, barra de men: Documento Simular.

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Luego contabilizamos,

(Contabilizar (Ctrl+S)).

10.3. Compensacin de anticipo contra n facturas de proveedor


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

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Ingrese la fecha y presione

En la siguiente pantalla complete los siguientes campos: o o o o Cdigo de su sociedad. Cuenta del acreedor. Clase de cuenta, K (acreedor). Indicador CME A, anticipos, para que nos traiga los mismos.

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Luego de completar lo solicitado presione

En este caso tenamos un anticipo, documento KZ, por 5000 y dos facturas, documento KR, por 2000 y 3000, seleccionamos las partidas y simulamos (barra de men: Documento Simular):

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Finalizamos contabilizando,

(Contabilizar (Ctrl+S)).

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11. FONDO FIJO


Primeramente debemos crear un proveedor denominado Fondo Fijo con cuenta asociada Caja Chica Moneda Local y un proveedor Fondo Fijo asociado a la cuenta Caja Chica Moneda Extranjera, estos proveedores debern crearse tantas veces como sectores con Fondo Fijo tengamos en nuestra sociedad. Es decir si tenemos dos sectores con fondos fijos en nuestra filial y en ambos tengamos Fondo Fijo en Moneda Local y Fondo Fijo en Moneda Extranjera debern crearse cuatro cuentas de proveedores fondo fijo con sus respectivas cuentas de caja asociadas. Estos proveedores sern creados con las siguientes salvedades: o o o Grupo de Cuentas: Fondo Fijo. Proveedores Nacionales. Cuenta asociada: Caja chica MN / ME.

11.1. Constitucin/Reposicin Solicitud de anticipo

de

Fondo

Fijo

La constitucin del Fondo Fijo se efectuar al momento de creacin de Fondo Fijo y la reposicin se har cuando se rinda el mismo. Path MEN SAP Finanzas / Gestin Financiera / Contabilizacin / Anticipo / Solicitud Acreedores / Cdigo de Transaccin F-47

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Ingresamos: o o o Clase doc.: KS, solicitud de anticipo Cuenta: nmero de cuenta de nuestro acreedor fondo fijo. In. CME dest.: R (constitucin fondo fijo) en el momento de la constitucin y en caso de reposicin debemos ingresar T (reposicin fondo fijo).

Presionamos Enter.

Ingresamos importe, vencimiento y guardamos, creando un apunte estadstico sin impacto contable. Si lo visualizamos a travs de la transaccin FB03 vemos:

(Guardar (Ctrl+S)),

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11.2.

Pago del Fondo Fijo


Path Cdigo de Transaccin F110

MEN SAP

Finanzas / Gestin financiera / Bancos / Salidas / Pago automtico / Partidas abiertas (deudores y acreedores)

Seguir procedimiento en Manual Mdulo TR (Tesorera). Cuando debamos seleccionar lo que deseamos pagar vamos a seleccionar el apunte estadstico generado en el momento de la constitucin del fondo fijo (transaccin F-47), documento KS (Anticipo). Asiento contable Anticipo proveedores a Banco XX Cheques emitidos

11.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor fondo fijo


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas Cdigo de Transaccin FBL1N

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Tildamos todos los flags y seleccionamos todas las partidas. Presionamos (Ejecutar (F8)).

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11.4.

Rendicin de gastos
Gastos SIN I.V.A.

11.4.1.

Ejemplo de gastos: peaje, boleto colectivo. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

Ingresar: Fecha de documento Clase de documento KF Facturas Fondo Fijo Referencia: ingresar nro de comprobante a ingresar Clave de contabilizacin: 40 (debe) Cuenta de gasto.

Presionar ENTER para acceder a la siguiente pantalla:

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Una vez definido el monto del gasto, el centro de coste al cul debe ser imputado y un texto que describa la naturaleza del mismo. Presionamos , completar: o o o o o Sociedad Cuenta del acreedor Fondo Fijo Clase de cuenta, K, Acreedores Desactivar partidas normales Indicador CME, seleccionamos de la siguiente lista R y T, constitucin y reposicin respectivamente.

46

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Presionamos (Back (F3)), en la pantalla principal presionamos (Procesar partidas abiertas (Shift+F4))

En esta pantalla debemos ir a la solapa Pago Parcial, y damos dos clic sobre el valor del Importe neto para que nos habilite el campo Importe pago donde debemos ingresar el valor del gasto SIN I.V.A. A continuacin simulamos el asiento, barra de men Documento Simular:

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Finalmente contabilizamos,

(Contabilizar (Ctrl+S)).

Si luego visualizamos la cuenta corriente del proveedor, transaccin FBL1N, vemos que como partida abierta nos quedan $1250 (1500-250), y los $250 estn compensados.

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11.4.2.

Gastos CON I.V.A.

Si el proveedor fuera habitual deber estar ingresado previamente en la base de datos si fuera espordico corresponde utilizar un proveedor del tipo CPD, este proveedor CPD habilitar los datos necesarios para la contabilizacin del documento. Cuando se ingresa la factura del proveedor, a travs de la transaccin MIRO y FB60, al momento de contabilizarla nos solicita los datos del proveedor.

Luego la carga de comprobantes se har en forma similar al punto anterior, utilizando la clase de documento KF.

49

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11.4.2.1. Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo Vamos a compensar la factura del proveedor espordico (CPD) o habitual contra el Fondo Fijo. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

Presionamos

En la siguiente pantalla ingresamos nmero de cuenta del proveedor emisor de la factura y tildamos, Otras cuentas.

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Presionamos y en esta pantalla ingresamos la cuenta del proveedor Fondo Fijo, clase de cuenta K (acreedor), la sociedad e indicador CME RT (constitucin y reposicin). Presionamos .

51

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En la siguiente pantalla ingresamos el importe que nos queda en el Fondo Fijo en la solapa Part. Rest. columna de igual nombre.

Simulamos el asiento, barra de men, Documento Contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).

Simular.

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12. ANTICIPO PARA VIAJES


Con esta transaccin vamos a crear una solicitud de anticipo para el empleado. Para ello debemos contar con un proveedor creado con el nombre del empleado, es decir, deber crearse un proveedor a travs de la transaccin FK01 (ver captulo 1), con las siguientes caractersticas: o o Grupo de cuentas: Empleado. Cuenta asociada: 212001 (Sueldos a pagar).

12.1.

Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir


Path Cdigo de Transaccin Acreedores / F-47

MEN SAP

Finanzas / Gestin Financiera / Contabilizacin / Anticipo / Solicitud

Ingresamos: o o o Clase doc.: KS, solicitud de anticipo Cuenta: nmero de cuenta de nuestro acreedor empleado. In. CME dest.: V (anticipo viticos).

Presionamos Enter.

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Ingresamos importe, vencimiento y guardamos, creando un apunte estadstico sin impacto contable. Si lo visualizamos a travs de la transaccin FB03 vemos:

(Guardar (Ctrl+S)),

12.2.

Pago de la solicitud de anticipo


Path Cdigo de Transaccin F110

MEN SAP

Finanzas / Gestin financiera / Bancos / Salidas / Pago automtico / Partidas abiertas (deudores y acreedores)

54

Cuentas a Pagar - AP -

Seguir procedimiento en Manual Mdulo TR (Tesorera). Cuando debamos seleccionar lo que deseamos pagar vamos a seleccionar el apunte estadstico generado en el momento de la creacin de la solicitud de anticipo para viaje (transaccin F-47), documento KS (Anticipo). Asiento contable Anticipo proveedores a Banco XX Cheques emitidos

12.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor empleado


Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas Cdigo de Transaccin FBL1N

55

Cuentas a Pagar - AP -

Presione

(Ejecutar (F8)).

Visualizamos que se ha efectuado el pago.

12.4. viajes

Contabilizacin de rendicin de vitico para

Al momento de contabilizarse la rendicin se contar con documentos con valor fiscal (facturas, notas fiscales) y documentos sin valor fiscal (tickets, taxis). Para los primeros se utilizar la transaccin FB60 (ver captulo 6) y para los dems lo que se har ser compensarlos directamente sobre el anticipo efectuado, para ello utilizar la transaccin F-51. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

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Ingrese: o o o ClvCT: 39 (CME acreedor/Haber) Cuenta: cdigo de proveedor empleado. CME: V (Viticos a rendir). y a continuacin deber ingresar:

Presione o o o

Importe del gasto. ClvCT: 40 (Contab. Debe). Cuenta: cuenta contable de gasto.

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Presione Enter.

Ingrese el monto del importe del gasto. Para visualizar el asiento que estamos generando vaya a la barra de men, Documento Simular:

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Si el asiento es correcto contabilice, presione

(Contabilizar (Ctrl+S)).

12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del proveedor comercial al proveedor empleado


Con esta aplicacin lo que haremos es aplicar los documentos contabilizados previamente a travs de la transaccin FB60 al proveedor empleado. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

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Presionamos

En la siguiente pantalla ingresamos nmero de cuenta del proveedor emisor de la factura y tildamos, Otras cuentas.

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Presionamos y en esta pantalla ingresamos la cuenta del proveedor empleado, clase de cuenta K (acreedor), la sociedad e indicador CME V (anticipo viticos).

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Presionamos

En la siguiente pantalla vamos a la solapa Part. rest. Y seleccionamos la factura del proveedor a compensar con el viticos as como tambin seleccin el anticipo pagado, a la derecha del anticipo pagado ingresamos el importe que nos queda pendiente de rendir en la columna Part. rest.

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Simulamos el asiento, barra de men, Documento Contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).

Simular.

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13. TARJETA CORPORATIVA 13.1. Creacin solicitud anticipo

Con esta transaccin vamos a crear una solicitud de anticipo para el pago del resumen de la tarjeta corporativa. Para ello debemos contar con un proveedor creado, el cual ser la tarjeta corporativa. Se crear este proveedor a travs de la transaccin FK01 (ver captulo 1), con la siguiente caracterstica: o Cuenta asociada: 215300 (Acreedores). Path MEN SAP Finanzas / Gestin Financiera / Contabilizacin / Anticipo / Solicitud Acreedores / Cdigo de Transaccin F-47

Complete los siguientes campos: o o o o o o o o Fecha documento. Clase de documento, KA (documento acreedor). Sociedad. Fecha de contabilizacin. Perodo. Moneda. Cuenta del acreedor. Indicador CME de destino, ingrese A (Anticipo a proveedores). (F8) e ingrese el importe y fecha de vencimiento.

Presione

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Luego de ingresados estos datos presione (Grabar (Ctrl+S)), como ha visto solamente ingresamos una partida del asiento, por lo tanto no generamos un asiento contable sino slo un apunte estadstico. Para visualizar lo que hemos hecho visualizamos la cuenta corriente del proveedor (FBL1N) o el documento (FB03). Si visualizamos el documento generado a travs de la transaccin FB03, debemos ingresar el nmero de documento SAP generado:

Presione Enter.

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Para continuar y emitir el pago utilizamos la transaccin F110, ver Manual de Tesorera. Arme la propuesta para el mismo acreedor que la solicitud de anticipo creada. Luego de armada la propuesta y ejecutado el pago visualice el asiento a travs de la transaccin FB03 o en la cuenta corriente del proveedor (FBL1N):

13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la tarjeta de crdito corporativa


Al momento de la rendicin de gastos de la tarjeta de crdito corporativa habrn gastos: 1. Respaldados con una factura de un proveedor comercial. 2. Comprobantes de gastos que aplican directamente sobre el proveedor empleado. 1. Para los gastos con factura/nota fiscal repaldatoria del gasto se utilizar la transaccin FB60 para la imputacin del cargo. Por lo tanto, el asiento contable que se realizar es el siguiente:

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Gasto a Proveedor comercial Luego de ingresada la factura se deber realizar la compensacin de este proveedor contra el proveedor empleado a travs de la transaccin F-51. El asiento contable ser: Proveedor comercial a Proveedor empleado Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

Ingrese: o Fecha de documento. .

Presione

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Ingrese: o o o o Cuenta del proveedor comercial. Clase de cuenta: K (acreedor). Seleccione Pas normales. Seleccione Otras cuentas. .

Presione

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En esta pantalla deber ingresar: o o o o Cuenta: Cdigo de cuenta del proveedor empleado. Clase cuenta: K (acreedor). Cdigo de su sociedad. Seleccione Pas normales. o Enter.

Presione

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A continuacin deber seleccionar la factura del proveedor comercial haciendo dos clic sobre la misma. Presione (Eliminar diferencias (F7)).

En esta pantalla en la seccin Otra posicin de documento ingrese: o o ClvCT: 31 (Factura). Cuenta: cdigo de cuenta del proveedor empleado.

Presione Enter.

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Vuelva a ingresar el importe. Simule el asiento, barra de men: Documento Simular:

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Contabilice, presione

(Grabar (Ctrl+S)).

Visualice la cuenta corriente del proveedor empleado (FBL1N) y visualice la contabilizacin:

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2. Para el caso de gastos sin comprobantes debern contabilizase a travs de la transaccin F-51 contra la cuenta del empleado. El asiento contable ser: Gastos a Proveedor empleado Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores Contabilizacin / Otros / Con compensacin / Cdigo de Transaccin F-51

Ingrese: o o ClvCT: 40 (Contab. Debe) Cuenta de gasto. .

Presione

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Ingrese importe del gasto y centro de costo. Presione Enter.

Confirme el importe y dirjase a la barra de men, Documento

Simular:

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Visualizamos el asiento, contabilcelo, (

(Contabilizar (Ctrl+S)).

13.3. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a proveedor empleado


Luego de ingresados todos los gastos del estado de cuenta de la tarjeta haremos: Proveedores comerciales XX a Proveedor empleado Idem captulo 13.2 transaccin F-51.

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14. ANULACIONES DE ASIENTOS


Para anular los asientos efectuados disponemos de dos opciones, dependiendo si en dichos asientos hemos compensado o no. En caso de que el asiento que pretenda anular cuente con una compensacin la transaccin a utilizar es la FBRA. Para los dems casos se utilizar la transaccin FB08.

14.1.

Anulacin de asientos con compensacin


Path Cdigo de Transaccin Libro mayor / FBRA

MEN SAP

Finanzas / Gestin Financiera / Documento / Anular compensacin

En la pantalla que nos muestra, ingrese el nmero de Documento de compensacin (nmero de documento SAP generado al haber contabilizado la compensacin), Sociedad y Ejercicio.

Con el botn

se visualizan las partidas que pretendemos anular.

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En esta pantalla se visualiza el asiento, volvemos a la pantalla principal con el botn (Back (F3)). (Listar cuentas implicadas (Ctrl+F1)), ver la cuenta

Si presiona afectada.

Para volver a la pantalla principal presione

(Continuar (Intro)). (Anular compensacin

Finalmente para anular el asiento presione ( (Ctrl+S)), y tendr dos opciones:

De los siguientes motivos de anulacin nosotros elegiremos el 01 (Anulacin en perodo actual):

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Fecha de contabilizacin por defecto trae la del da y el perodo contable correspondiente. Finalmente presione compensacin: (Continuar (Intro)) y nos confirmar la anulacin de la

(Continuar (Intro)) o Enter y ver el nmero de Presione nuevamente documento de anulacin.

Finalizamos presionando Enter.

14.2.

Anulacin de asientos sin compensacin


Anulacin individual
Path Cdigo de Transaccin mayor / FB08

14.2.1.

MEN SAP

Finanzas / Gestin Financiera / Libro Documento / Anular / Anulacin individual

Al ingresar a la transaccin debe completar los datos solicitados, as como aqu se muestra:

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Cuentas a Pagar - AP -

Antes de anular el

asiento lo visualizaremos, para ello presionamos (Visualizar documento antes de anular (F5)).

Luego que comprobamos que es el documento que nos interesa presionamos (Back (F3)). Para anularlo presionamos ( (Contabilizar (Ctrl+S)).

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14.2.2.

Anulacin en masa

Este caso ser utilizado para la situacin en que tenga varios documentos para anular. Path MEN SAP Finanzas / Gestin Financiera / Libro Documento / Anular / Anulacin en masa mayor / Cdigo de Transaccin F.80

Ingrese los datos referentes a Sociedad, nmeros de documentos, ejercicio. Seleccione la opcin de Ejecucin de test para primero ver los documentos afectados, presione (Ejecutar (F8)).

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Si confirma que stos son los documentos que necesita anular vuelva a la (Back (F3)) y desmarque la opcin pantalla principal presionando Ejecucin de test para efectivamente anular los documentos en cuestin. Presione anulados. (F6) y mostrar que todos los documentos fueron

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NOTAS

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