12SD Gestión de Facturas GRUPO A 2012-2013 v.IMP

MSG SAP 2012 MSG-SAP 2012-13 13 SD Sales and Distribution Sesin 12 Gestin de facturas
MSG-SAP Mster en Software de Gestin de Empresa SAP
SD Sales and Distribution
Sesin 12
Pg. 1
NDICE
Proceso de gestin de facturas Funciones y controles en las facturas Generacin de facturas Anulacin de facturas Mensajes en facturas Determinacin de cuentas Relacin FI/CO
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Pg. 2
NDICE
Sesin 12
Pg. 3
Proceso de gestin de facturas 1

La facturacin representa p la etapa p de tratamiento final de una operacin p comercial en ventas y distribucin. Pueden crearse: Facturas basadas en entregas pedidos ( (ej. j abonos y notas de cargo) g ) Facturas basadas en p En Customizing, se define en el tipo de posicin si la facturacin se basa en el pedido o en la entrega. Tambin pueden crearse Factura proforma: Clase de factura que no transfiere datos a la Gestin Financiera (FI). No necesita pagarse. Documento en papel con apariencia de factura que puede ser necesario cuando se opera con exportaciones.
Sesin 12
Pg. 4

Inputs iniciales
Gestin de facturas
Outputs finales
Gestin de entregas
Entregas preparadas para la facturacin C Cargos y abonos preparados para la facturacin
Facturacin inmediata?
NO
SI
Gestin de cargos y abonos
Creacin manual de factura
Creacin de documento financiero
Listado de facturas previstas
Imprimir facturas?
SI
NO
Enviar por EDI?

NO
SI
Envo por EDI
Job facturacin
Tratamiento posterior?
NO
Impresin de la factura Envo facturas
Creacin de factura
SI
Impresin factura + Documentacin adicional
Sesin 12
Pg. 5
Inputs iniciales
Facturas pro-forma
Outputs finales
Pedido creado
Seleccin del pedido
Impresin de factura proforma
Factura proforma impresa
Entrega creada
Seleccin del documento de entrega
Impresin de factura proforma
Factura proforma impresa
Sesin 12
Pg. 6
NDICE
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Pg. 7
Funciones y controles en las facturas 1

Un documento de facturacin es un trmino g genrico p para facturas, , abonos, , notas de cargo, facturas proforma y documentos de anulacin. g de las p principales p clases de facturas estndar son: Algunas
Clase doc. Fact. Descripcin F2 F5 F8 G2 L2 RE S1 S2 Factura basada en entrega Factura proforma para pedido de cliente Factura proforma para entrega Abono Nota de cargo Abono para devoluciones Factura de anulacin Abono de anulacin
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Control en la clase de factura:
Rappel Interlocutores Bloqueo de contabilizaciones Textos Clase de factura Determinacin de cuenta de ingreso g
Numeracin (rango) Clase de lista de facturas Mensajes Cl Clase de d anulacin l i
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Pg. 9

Estructura del documento de facturacin
Cabecera Posicin
D t ll Detalle
D t ll Detalles
Interlocutor
Interlocutor
Condiciones
Codiciones
Mensajes
Textos
Textos
Datos comercio ext.
Comercio exterior
Datos de pedido
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Pg. 10

Las funciones bsicas de facturacin tambin incluyen y el control de copia. p El Control de copia establece para cada clase de factura, la clase de que se debe copiar p y los tipos p de p posicin q que se documento de referencia q pueden adoptar. Podemos tener: Control de copia: Documento venta a factura Control de copia: Factura a factura Control de copia: Documento entrega a factura Algunos de los puntos que podemos controlar son: Qu documentos pueden utilizarse como base para el documento de f t facturacin i Qu datos deben copiarse del documento de referencia en el documento de facturacin
Sesin 12
Pg. 11

Qu cantidad debe facturarse ( (La del p pedido o la de la entrega?) g ) Cmo deben transferirse los precios (Se debe volver a efectuar la determinacin de precio o se deben copiar los precios del pedido de ) cliente?) Bajo qu clusulas condicionales se facturar un documento Qu criterios de particin de factura ha de tener en cuenta
Sesin 12
Pg. 12

Definir nueva clase de factura Cdigo VOFA IMG Comercial Facturacin Documentos de facturacin Definir clases de factura Control de copia de entrega a factura Cdigo VTFL IMG Comercial Facturacin Documentos de facturacin Actualizar control de copia Control de copia: Documento entrega a factura Visualizar factura Cdigo VF03 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Visualizar
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Pg. 13
NDICE
Sesin 12
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Generacin de facturas 1
Se p pueden crear documentos de facturacin de las siguientes g maneras: Haciendo que el sistema procese un pool de facturacin automticamente como tarea de fondo partir de un p pool de trabajo j Procesndolos manualmente a p Creando un documento de facturacin explcitamente Se p pueden utilizar los siguientes g mtodos de facturacin: Factura individual Factura colectiva Particin de factura
Sesin 12
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Factura individual:
Pedido
Entrega
Factura
Pedido
Entrega
Factura
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Factura colectiva:
Entrega
Pedido
Entrega
Factura
Pedido
Entrega
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Particin de factura:
FACTURA PEDIDO ENTREGA
Responsable pago: K1 Pos. mat. Gr.mat. 10 M1 01
Solicitante: K1 Pos. mat. Gr.mat. 10 20 M1 M2 01 02
Dest.mercancas: K1 Pos. mat. Gr.mat. 10 20 M1 M2 01 02
FACTURA
Responsable pago: K1 Pos. mat. Gr.mat. 10 M2 02
Sesin 12
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Calendarios de facturacin:
Operacin Entrega 1 SM 12-Mayo SM: 12 M Entrega 1 Entrega 2 SM 13-Mayo SM: 13 M Entrega 2 Entrega 3 SM: 17-Mayo 17 Mayo Entrega 3 31 mayo Proceso colectivo Entrega 4 SM 20-Mayo SM: 20 M Entrega 4 31 mayo 15 mayo Factura 31 Mayo 15 mayo Factura 15 Mayo Facturar el
El responsable de pago tiene asignado un calendario de facturacin en su ficha que indica que slo se factura el 15 y 30 de cada mes
Sesin 12
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Listas de factura:
Factura 1 Cliente 1 Responsable de pago 1 1000.-
Lista de facturas Factura 2 Cliente 2 Responsable de pago 1 1000.3000 Factura 3 Cliente 3 Responsable de pago 1 1000.factura 1 Factura 2 Factura 3 1000 1000 1000
Sesin 12
Pg. 20
Crear factura Cdigo VF01 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Crear Tratar pool de facturacin Cdigo VF04 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Tratar pool de facturacin Visualizar factura Cdigo VF03 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Visualizar
Sesin 12
Pg. 21
NDICE
Sesin 12
Pg. 22
Anulacin de facturas 1
Un documento de facturacin p puede anularse. Posibles motivos: Datos errneos, contabilizacin de datos en cuentas errneas, etc. Al anular un documento de facturacin se est creando un nuevo documento de factura de tipo anulacin.
Clase doc. Fact. Descripcin S1 S2 Factura de anulacin Ab Abono d anulacin de l i
En E customizing t i i puede d indicarse i di l clase la l d factura de f t anulacin l i propuesta t por cada clase de factura
Sesin 12
Pg. 23
Sesin 12
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Inputs p iniciales
Anulacin de factura
Outputs p finales
Reclamacin Cliente
Factura impresa
Error de precios Motivo? Pagador errneo
Anular factura
Contabilizar factura
Envo?
Datos IVA Otros Factura creada Motivo?
Pagador errneo
Modificar interlocutores Contabilizar factura Imprimir factura Factura impresa
Error de precios Nueva determinacin de precios
Sesin 12
Pg. 25
Anular factura Cdigo VF11 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Anular
Visualizar factura Cdigo VF03 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Visualizar
Sesin 12
Pg. 26
NDICE
Sesin 12
Pg. 27
Mensajes en facturas 1
La determinacin de mensajes j permite q p que el sistema determine q qu mensaje debe generarse para cada documento comercial. j se lleva a cabo ( (al igual g que la q La determinacin de mensajes determinacin de precios) mediante la tcnica de condiciones: Crear tablas de condicin Crear secuencias de acceso Crear clases de condicin Asignar secuencias de acceso a clases de condicin Crear esquema de determinacin de mensaje Asignar esquema de determinacin de mensaje Crear registro de condicin
IMG: Comercial IMG C i l Funciones F i b i bsicas Control C t l de d mensajes j Determinacin D t i i de d mensaje Actualizar determinacin de mensajes p.facturas
Sesin 12
Pg. 28
Mensajes en facturas 2
Modificar factura - dar de alta mensaje manualmente Cdigo VF02 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Modificar Crear registro de condicin de mensaje Cdigo VV31 Men SAP Logstica Comercial Datos maestros Mensajes Factura Crear Crear factura Cdigo VF01 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Crear
Sesin 12
Pg. 29
NDICE
Sesin 12
Pg. 30
Determinacin de cuentas 1
Cuando se g genera un documento de facturacin, , el sistema realiza automticamente una determinacin de cuentas y todos los documentos necesarios para la contabilidad. En Customizing se define el control de la determinacin de las cuentas de para transferir los importes de facturacin del mdulo SD al mdulo FI. La determinacin de las cuentas se realiza mediante la tcnica de condiciones Esquema para la determinacin de cuentas: Contiene C las clases de determinacin de cuentas necesarias. Clase Cl d condicin de di i de d determinacin d t i i de d cuentas: t D b ir Debe i asignada i d a un esquema para la determinacin de cuentas. Secuencia S i de d acceso: se especifica ifi en qu secuencia i se leern l los l campos del documento de facturacin (cabecera y posicin).
Sesin 12
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Tabla p para la determinacin de cuentas: criterios de los q que debe depender la determinacin de cuentas. g a las clases de condicin contenidas en los Clave de cuenta: Se asignan esquemas de clculo de la factura. Se asigna finalmente la cuenta de ingresos. Ej. Claves de cuenta estndar: ERF Ingresos de porte ERL Ingresos ERS Reduccin de ingresos MWS S Impuesto sobre el valor aadido
Sesin 12
Pg. 32
Definir y asignar esquemas para la determinacin de cuentas IMG Comercial Funciones bsicas Imputacin/clculo Determinacin de cuentas de ingreso Definir y asignar esquemas para la determinacin de cuentas Definir clases de determinacin de cuentas y secuencias de acceso IMG Comercial Funciones bsicas Imputacin/clculo Determinacin de cuentas de ingreso Definir clases de determinacin de cuentas y secuencias de acceso Definir y asignar clave de cuenta IMG Comercial Funciones bsicas Imputacin/clculo Determinacin de cuentas de ingreso Definir y asignar clave de cuenta
Sesin 12
Pg. 33
Asignar cuentas de mayor Cdigo VKOA IMG Comercial Funciones bsicas Imputacin/clculo Determinacin de cuentas de ingreso Asignar cuentas de mayor Visualizar factura Cdigo VF03 Men SAP Logstica g Comercial Facturacin Factura Visualizar
Sesin 12
Pg. 34
NDICE
Sesin 12
Pg. 35
Relacin con FI/CO 1

El documento de facturacin sirve de fuente de datos p para la contabilidad financiera, con el fin de ayudar a supervisar y tratar los pagos del cliente. que p permite indicar q que existe una El asiento de la factura de ventas es el q deuda contrada por un cliente, que deber ser pagada en la fecha de vencimiento. Mediante un apunte financiero el sistema realiza lo siguiente: Una contabilizacin en el Debe en la cuenta de crditos del cliente Una contabilizacin en el Haber en la cuenta de ingresos por ventas Cuando se contabiliza un pago recibido, los datos de las cuentas de mayor correspondientes se contabilizan. El sistema realiza lo siguiente: Una U contabilizacin t bili i en el l Debe D b en la l cuenta t de d efectivo f ti (banco) (b ) Un abono en la cuenta de crditos del cliente compensando la partida
Sesin 12
Pg. 36
Relacin con FI/CO 2

La integracin g con Finanzas y Controlling g consiste en transmitir datos de facturacin a: Gestin financiera (FI-GL y FI-AR) g( (CO) ) Controlling El sistema Contabiliza contrapartidas en las cuentas apropiadas (con la ayuda de "imputacin") y se asegura de que finanzas pueda reconocer todos los documentos de facturacin pertenecientes a una operacin comercial. La integracin con Controlling consiste en asignar costes e ingresos a la cuenta de resultados analtica.
Sesin 12
Pg. 37
Relacin con FI/CO 3

Inputs iniciales
Creacin de factura
Creacin Doc. FI? NO SI
Creacin de documento financiero
Outputs finales
Documento financiero creado
NO
Reproceso de documentos errneos
Documento bloqueado para contabilidad Error interfase FI-CO Error determinacin de precio Datos comercio exterior
Desbloqueo de facturas
Problema SI solucionado?
Modificar/ completar datos factura
SI Datos NO Problema maestros solucionado? incompletos? NO SI
Revisin determinacin de cuentas y precios
Notificacin al departamento p responsable
SI Problema solucionado? NO Revisin/ modificacin customizing
Sesin 12
Pg. 38
Relacin con FI/CO 4

Listado de facturas bloqueadas para contabilidad Cdigo VFX3 Men SAP Logstica Comercial Facturacin Factura Facturas bloqueadas
Visualizar factura Cdigo VF03 Men SAP Logstica g Comercial Facturacin Factura Visualizar
Sesin 12
Pg. 39
Ventas y Distribucin SD-Sales & Distribution / LE-Logistics Execution
Sesin 12
Pg. 40

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Entregas preparadas para la facturacin C Cargos y abonos preparados para la facturacin

Gestin de cargos y abonos

Creacin manual de factura

Creacin de documento financiero

Listado de facturas previstas

Enviar por EDI?

Envo por EDI

Impresin de la factura Envo facturas

Impresin factura + Documentacin adicional

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Seleccin del pedido

Impresin de factura proforma

Factura proforma impresa

Seleccin del documento de entrega

Impresin de factura proforma

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Numeracin (rango) Clase de lista de facturas Mensajes Cl Clase de d anulacin l i

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Datos comercio ext.

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