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Erfolgreich ERP implementieren!

Erfahrungen mit Software as a Service

Cloud ERP

fr Fertigungsunternehmen

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ZUsammenfassung:

Dieses Whitepaper stellt die fnf zentralen Vorteile von ERP-Systemen dar, die on demand nach dem SaaS-Modell bereitgestellt werden. Eine ERP SaaS hat fr Fertigungsunternehmen handfeste finanzielle Vorteile: niedrige Anschaf-

fungskosten, niedrige Betriebskosten und schnelle Amortisation. Drei Berichte aus der Praxis zeigen, wie Kunden ganz konkret von Plex Online profitieren dem fhrenden SaaS ERP fr Fertigungsunternehmen.

ERP-Implemen-tierung: Die Vorteile des SaaS-Modells in der Fertigungsindustrien


Angesichts einer anhaltend schwierigen Konjunktur stellen Fertigungsunternehmen weltweit ihre ERP-Systeme auf den Prfstand. Ob in der Medizintechnik, in der Lebensmittel- und Getrnkeindustrie oder bei Zulieferern fr die Luftfahrt- und Automotive-Industrie: Gefragt ist nicht irgendein ERP-System, sondern eines, das dabei hilft, Kosten zu senken, Ablufe zu straffen und die Unternehmensperformance zu steigern.

und das nicht nur einmal, sondern potenziell auch erneut bei einem spteren Release-Wechsel.

Das SaaS-Prinzip
Eine zunehmend attraktive Alternative fr die ERP-Integration in Unternehmen, die mit weniger IT-Ressourcen mehr erreichen wollen, sind OnDemand-ERP-Lsungen nach dem SaaS-Modell (Software as a Service). Ein wesentlicher Vorteil von SaaS-Lsungen ist der deutlich geringere Zeitaufwand fr die ERPImplementierung. Dies ist umso wichtiger, als eine schnelle Einfhrung neuer Technologien fr das Reengineering und die Automatisierung von Geschftsprozessen allein schon aus Wettbewerbsgrnden geboten ist. Fertigungsunternehmen knnen es sich einfach nicht mehr leisten, knappe IT-Ressourcen in monatelangen Entwicklungszyklen zu verschwenden.

Die Erfolgskriterien
Zur Beurteilung einer ERP-Implementation werden bisher blicherweise drei finanzielle Kriterien verwendet: die Anschaffungskosten, die Kosten im laufenden Betrieb sowie die Dauer, bis sich die Lsung bezahlt macht. Fhrende Analysten stellen jedoch fest, dass die Ergebnisse bei der ERP-Integration oft hinter den Erwartungen zurckbleiben. Viele Projekte dauern lnger als erwartet, kosten mehr als geplant und liefern nur unbefriedigende Ergebnisse. Grund dafr sind die Einschrnkungen des herkmmlichen On-Premise-Bereitstellungsmodells. Eine ERP-Einfhrung nach diesem Prinzip erfordert umfangreiche Programmierarbeiten, hohe Investitionen in Server und Software und lange Schulungen

Das richtige Timing


Branchenanalysten stellen in einer aktuellen Studie* jedoch einen besorgniserregenden Trend fest: Schwcht sich die Konjunktur ab, stoppen Unternehmen oft quasi reflexhaft alle Neuinvestitionen fr ERP-Einfhrungen obwohl gerade in einer solchen Situation das Einsparpotenzial eines leistungsfhigen ERPs am dringendsten bentigt wird!

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"ERP-Einfhrungen mssen gerade jetzt weiter vorangetrieben werden und SaaS bietet sich dafr als Bereitstellungsmodell besonders an."

Gerade in einer solchen Lage mssen ERP-Einfhrungen also weiter vorangetrieben werden und SaaS bietet sich dafr als Bereitstellungsmodell besonders an. ROI-Kalkulationen sind ein wirksames Mittel, um Projektkosten zu rechtfertigen und Ergebnisse zu messen. Auf der Grundlage solcher Berechnungen kommen Analysten zu dem Schluss, dass die Unternehmen mit den effektivsten Implementierungen einen doppelt so groen Nutzen realisieren wie der Branchendurchschnitt beispielsweise, wenn es darum geht, Lagerbestnde zu reduzieren. Angesichts einer solchen Bestandsoptimierung und weiterer Einsparungen in der Verwaltung gehen die meisten dieser Best-in-Class-Unternehmen davon aus, dass sich ihr neues ERP-System binnen zwei Jahren bezahlt macht. Darber hinaus kann eine leistungsfhige ERP-Lsung, sofern sie richtig implementiert wird, das Fundament fr eine kontinuierliche Kosten- und Prozessoptimierung bilden ein wichtiger Erfolgsfaktor gerade in einer schwierigen Wirtschaftslage.

Die fnf groSSen Vorteile


Die fnf berzeugendsten Vorteile des SaaS-Modells kurz zusammengefasst: 1. Schnellere Wertschpfung: In einer schwierigen Konjunktur ist ein schneller ROI wichtiger denn je. Ein SaaS-ERP ermglicht es, smtliche Phasen des Implementierungszyklus zu beschleunigen, von der Erfassung der Anforderungen ber Prozessoptimierungen bis hin zu den Tests und Anwenderschulungen. Bei einer SaaSImplementierung erhlt der Kunde ein fertiges Komplettsystem, das sich zudem auch noch kostengnstiger skalieren lsst, wenn weitere Standorte oder auch Lieferanten und Kunden angebunden werden sollen. 2. Keine Investitionskosten: Anders als ein herkmmliches On-Premise-ERP werden SaaS-Lsungen fr eine Abo-Gebhr gemietet. Wenn der Kunde es wnscht, kann er zunchst klein einsteigen und die Lsung je nach Bedarf ausbauen dank der nutzungsbasierten Abrechnung bei minimalem Risiko. Beispielsweise knnen zuerst der Warenausgang, dann die Lagerverwaltung und spter weitere Module implementiert werden. Da die Abo-Gebhren keine Investitionskosten, sondern laufende Betriebsausgaben sind, kann sich die Mietlsung auch unter bilanziellen Gesichtspunkten sehr vorteilhaft darstellen.

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onskosten, sondern laufende Betriebsausgaben sind, kann eine Mietlsung auch bilanziell sehr attraktiv sein."

"Da die Abo-Gebhren

keine Investiti-

3. Minimale Betriebskosten: Kosten und Aufwand fr laufende Wartung, Support, Hardware-Upgrades und Versionskontrolle fallen mit dem SaaS-Modell weg. Um Datensicherheit, Globalisierung, Funktionsverbesserungen, Verfgbarkeit und Sicherheit kmmert sich der Anbieter, nicht der Kunde dieser kann sich stattdessen ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Da echte SaaS-Lsungen auerdem ber eine Mandantenarchitektur verfgen, kommen Verbesserungen am System automatisch allen Kunden zugute. 4. Weniger Bedarf an spezialisierten IT-Ressourcen: Bei einem echten SaaS-ERP knnen die Fertigungsmitarbeiter mit ihrem umfassenden Prozesswissen strker zur Implementierung und Anwendungsentwicklung beitragen. ber eine einfache Drag & Drop-Oberflche knnen Anwender ohne Programmieren eigene Berichte oder Datenfelder erstellen. Sind nderungen aufgrund neuer Anforderungen erforderlich, wird dafr nicht unbedingt spezialisiertes IT-Personal bentigt. 5. Einfachere Integration: Schtzungen von Gartner zufolge entfallen bis zu 35 Prozent der Implementierungskosten fr ein On-Premise-ERP auf die Integration. Mit einem SaaS-ERP wird die Integration anderer Anwendungen oder Hardwaresysteme schneller, einfacher und weniger riskant.

SaaS in Aktion: Drei Berichte aus der Praxis


CAMACO, ein fhrender Anbieter von Sitzsystemen, hatte seit Lngerem mit Systemausfllen und Datenverlusten zu kmpfen. Das alte, PC-basierte EDI-System des Unternehmens war noch auf eine Modemverbindung zum Datenaustausch angewiesen. Da die Software auerdem veraltet war, gab es auch keinen Support mehr. Das Unternehmen suchte ein modernes System, das einen zuverlssigen Datenaustausch ermglichen, gleichzeitig aber auch die hohen Kosten fr Wartung, Hardware- und Software-Upgrades reduzieren sollte. Zudem wnschte sich CAMACO eine integrierte, zukunftssichere Komplettlsung, um spter nicht noch einen Datenbankadministrator oder externen Berater zur Entwicklung weiterer Module heranziehen zu mssen. Mit dem Cloud ERP-System Plex Online lieen sich all diese Anforderungen ganz ohne hohe Investitionskosten abdecken. Heute wird Plex Online an smtlichen CAMACO-Standorten als integriertes Echtzeitsystem fr die Bereiche MRP und ERP genutzt. Dank des SaaS-Bereitstellungsmodells und der hohen Servicequalitt von Plex kann CAMACO das neue System auerdem ohne zustzliche Mitarbeiter verwalten.

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Tatschlich wurden die Erwartungen des Unternehmens sogar noch bertroffen: Dank der Mandantenarchitektur von Plex Online stehen smtliche Daten, Informationen und Berichte an allen CAMACO-Standorten in Echtzeit zur Verfgung. Das Gleiche gilt fr neue Funktionen und Verbesserungen ganz ohne zustzlichen Aufwand oder Eingriffe im System. So konnte CAMACO mit Plex Online sein Bestandsmanagement, die Rckverfolgbarkeit, Produktivitt und Produktionsplanung optimieren und sich trotz schwieriger Wirtschaftslage erfolgreich im Wettbewerb behaupten. Okay Industries, Inc. (OKAY) ist ein Metallverarbeiter, der sich auf Przisions-Umformteile fr die Medizintechnik, die Rstungsindustrie, die Automobilbranche und andere spezielle Anforderungen spezialisiert hat. Entsprechend den Anforderungen dieser Branchen muss OKAY eine Vielzahl von ISO-Normen erfllen. Diese Vorgaben haben sich im Laufe der Jahre schon fters gendert und fr jede Anpassung war mindestens eine neue, spezialisierte Datenbank fllig. So sah sich die Firmenleitung von OKAY schlielich mit insgesamt 18 verschiedenen Datenbanken konfrontiert, die ber individuell erstellte Anbindungen zwar untereinander kommunizieren konnten, nicht aber mit dem UNIX-Server.

Auf dieses UNIX-System wiederum griffen die Administratoren mit Terminals zu. Von der Produktion aus war es nicht zugnglich. Eine wirkliche Datenintegration gab es also nicht und dementsprechend wurden smtliche Managementberichte bei OKAY noch per Hand erstellt. Zur Vereinfachung und Integration dieser Umgebung implementierte OKAY Plex Online. Ohne hohe Anfangsinvestitionen konnte das Unternehmen auf diese Weise allen Mitarbeitern Echtzeitdaten zur Verfgung stellen. Heute knnen sich die Anwender auf jeder Unternehmensebene ohne groen Aufwand aussagefhige, aktuelle Berichte mit Daten aus den verschiedenen Modulen zusammenstellen. Fr die Einfhrung von Plex Online und den laufenden Systembetrieb musste OKAY kein zustzliches Personal einstellen. Um Datensicherheit, Globalisierung, Funktionsverbesserungen, Verfgbarkeit und Sicherheit kmmert sich der Anbieter Plex. Langfristig betrachtet sind die Betriebskosten fr OKAY dadurch deutlich gesunken.

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Die Jagemann Stamping Company (JSC), ein Komplettanbieter aus der Umformtechnik, suchte nach einem kostengnstigen IT-System, um unntigen Ressourcenverbrauch zu reduzieren, die Produktivitt zu steigern und schneller auf genderte Marktanforderungen reagieren zu knnen. Vor der Implementierung von Plex Online nutzte das Unternehmen eine Reihe heterogener Systeme auf unterschiedlichen Plattformen. Das Einspielen der verschiedenen Patches, Updates und Upgrades kostete eine Menge Zeit genau wie die manuelle Entwicklung von Programmen und Berichten, weil die Systeme nicht auf eine gegenseitige Integration vorbereitet waren.

Um das vorhandene Konglomerat an Systemen abzulsen, entschied sich Jagemann fr Plex Online. Das Unternehmen erhielt dadurch alle bentigten Funktionen in einer einzigen Lsung musste sich aber nicht mehr um den Systembetrieb kmmern, denn das erledigte Plex Systems in seinem eigenen Rechenzentrum. Einzige Voraussetzung fr die Anwender bei JSC: eine Internetverbindung und ein gnstiger Standard-PC. Die laufenden Wartungskosten von Jagemann sanken dadurch signifikant.
*Measuring the ROI of ERP: Keeping Projects Alive Just When You Need Them the Most, Benchmark-Report der Aberdeen Group (Harte-Hanks-Gruppe).

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