Cuando la informacin de los comprobantes contables no coinciden con lo digitado en el Software contable

Por: actualicese.com 10 Comentarios Publicado: 27 de Mayo de 2009

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En muchas ocasiones se puede dar el caso de que al tener que corregir una imputacin o codificacin contable la correccin slo se hace en el Software de contabilidad pero se olvida volver a corregir la imputacin que se haba hecho en el cuerpo del soporte contable.

En la norma del Artculo 124 del Decreto 2649 de 1993 se lee actualmente lo siguiente: ART. 124.Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano ( 0206). Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las operaciones (los subrayados son nuestros) Como se ve, dicha norma indica que en los comprobantes mensuales de contabilidad (por ejemplo el comprobante de ingresos, el comprobante de egresos, el comprobante de notas de contabilidad, etc.) se hace necesario que queden incluidos los cdigos y nombres de las cuentas afectadas con las operaciones que estn respaldadas con los soportes que se le adjuntaran a dichos comprobantes.

Y en la mayora de las empresas, en cada uno de esos soportes contables que respaldan a los comprobantes de contabilidad (ver Artculo 123 del Decreto 2649 de 1.993) tambin se deja la huella de cules fueron los cdigos de las cuentas que se afectaban con la operacin contable (lo anterior porque los digitadores de la empresa van digitando uno a uno dichos soportes contables).

Si hay que cambiar el registro, se debe cambiar el soporte y no slo el registro en el Software
Ahora bien, lo que hoy queremos destacar es que, como lo dice el ltimo inciso del artculo 124 antes citado, es necesario que entre los comprobantes de contabilidad y los asientos en los libros auxiliares exista la debida correspondencia. Y es que en muchas ocasiones se ha dado el caso de que al tener que corregir una imputacin o codificacin contable, en esos casos normalmente sucede que la correccin solo se hace en el Software Contable pero se olvidan de volver a corregir la imputacin contable que se haba hecho en el cuerpo del soporte contable y del respectivo comprobante de contabilidad. En esos casos, cuando alguna entidad o persona efecta posteriores auditoras a los documentos y a lo que dicen los registros auxiliares y libros oficiales de la contabilidad, se puede encontrar con que los soportes y comprobantes de contabilidad dicen una cosa pero el Software contable de la empresa muestra otra. Esa situacin conllevara a que no se pudiera conocer con certeza cul de los dos elementos de la contabilidad (si el soporte o el Software) es el que tiene el error. Y lo delicado es que para esa fecha ya no est en la empresa la persona que originalmente hizo los respectivos registros. Por lo anterior, siempre que se haga necesario efectuar alguna correccin a la imputacin o codificacin de las cuentas contables que se afectan en una operacin contable, lo correcto es hacer la correccin tanto en el Software como en el soporte y comprobante de contabilidad fsicos.

Los espacios para firmas en los soportes contables deben quedar diligenciados
Por: actualicese.com 15 Comentarios Publicado: 6 de Mayo de 2009

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En algunas ocasiones, y por el afn con que se trabaja en los departamentos contables, es posible que se olvide dar cumplimiento a la norma del Artculo 123 del Decreto 2649 de 1993.
En Artculo 123 del Decreto 2649 de 1993 se establece hoy da lo siguiente: 123.Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen

interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. Como se ve, es obligatorio que en los Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Notas de Contabilidad y dems soportes que se emplean en la contabilidad existan entonces los espacios donde se puedan colocar los nombres y firmas de quienes los hayan elaborado, aprobado y autorizado. Sin embargo, es normal ver que en muchos casos ese requisito no se cumple a plenitud sobre todo en las pequeas empresas. Es decir, las personas encargadas, a veces por el afn con que atienden la contabilidad, solo generan los documentos, los codifican, y los registran en la contabilidad pero se olvidan de incluir en ellos las firmas antes mencionadas.

Los inconvenientes de no cumplir con esta norma

Cuando eso sucede, a parte de no poder tener identificado al responsable directo de las operaciones (lo cual de por s es algo delicado), el otro inconveniente que se puede presentar es que al acumularse muchos documentos a los cuales no se les han puesto esas firmas, se sienta entonces algo de pereza en tener que devolverse a agregarles dichas firmas. Y ms delicado an es que si los que tenan que haberlos firmados se terminan yendo de las empresas, en ese caso se volver ms complicado el salir a buscarlos para que cumplan con ese requisito.

Por lo anterior, es mejor tener presente que en todos los soportes contables se hace necesario que se coloquen las firmas de quienes han participado en su elaboracin y aprobacin.

No se debe olvidar efectuar la impresin de los comprobantes de contabilidad

Por: actualicese.com 30 Comentarios Publicado: 3 de Julio de 2006

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La norma exige la existencia de los comprobantes de contabilidad

Justamente, entre las normas que todo obligado a llevar contabilidad debe observar, se encuentra la de elaborar los respectivos comprobantes de diario o comprobantes de contabilidad, pues las siguientes normas as lo confirman:

ART. 53 del Cdigo de Comercio (decreto ley 410/71).En los libros se asentarn en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen. Art. 124 del decreto 2649/93 .Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes [ver art.123 del mismo decreto 2649/93], por cualquier medio y en idioma castellano Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las operaciones (los subrayados son nuestros) Como vemos, las dos normas anteriores coinciden en establecer que las operaciones que quedan registradas en los libros oficiales de contabilidad, tienen su sustento en los respectivos comprobantes de contabilidad (o mejor conocidos entre los contadores como comprobantes de diario), los cuales deben quedar elaborados, autorizados (entindase firmados) y acompaados de los respectivos soportes (Nota: respecto a los soportes, consulta nuestro editorial Debemos imprimir todas las notas contables mensuales?) En efecto, si resumimos la forma de como nacen los registros contables hasta culminar en la informacin que se revela en los Estados Financieros de Fin de Ejercicio, entenderemos por qu es importante que la norma exija la existencia de los comprobantes de contabilidad. Para ello, podemos establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos: 1. Obtener (o elaborar) los respectivos soportes de las transacciones (ej: facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, etc. 2. Agrupar, segn una misma naturaleza, tales soportes para con ellos elaborar los distintos comprobantes de contabilidad (ej: el comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes; el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes de egreso del mes; etc). Tales comprobantes de contabilidad tendrn una numeracin consecutiva, de forma tal que los mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en libro oficial conocido como Libro Diario. Un ejemplo de cmo luce un comprobante de contabilidad, sera :
Empresa: Ejemplo S.A.

Comprobante de contabilidad No:

01

Fecha: Junio 30 de 2006

Descripcin: Recibos de Caja mes de junio de 2006

Cdigo cuenta

Nombre cuenta

Parciales

Db

Cr

11

Disponible

1105

Caja

110505

Caja General

$10.000.000

13

Deudores

1305

Clientes

130505

Nacionales

$10.000.000

Totales

$10.000.000

$10.000.000

Elaborado por: Julin Prez (asistente)

Autorizado por Germn Gmez (contador)

Este comprobante de contabilidad estara acompaado de todos los respectivos recibos de caja del mes, en los cuales se vean esos mismos cdigos contables que quedaron resumidos dentro del comprobante de contabilidad. 3. Efectuar, con base en los comprobantes de contabilidad, los respectivos registros en libro oficial conocido como Libro Diario. Para que

visualicemos cmo se hace el registro de tales comprobantes de contabilidad en el respectivo libro Diario, pensemos en que la cuenta 1105- Caja fue afectada con el comprobante de contabilidad 01 que antes ilustramos, pero que en el mismo mes de junio de 2006, y con el comprobante de contabilidad 02 comprobantes de egreso, la misma cuenta 1105-caja fue afectada por el crdito en un valor de $2.000.000, y la contrapartida se efectu en la cuenta 5195-Gastos Diversos. En tal caso, el asiento dentro del libro Diario, para el mes de junio de 2006, de esos dos comprobantes de contabilidad sera :

Libro Diario

Folio: 150

Empresa : Ejemplo SA

Mes : Junio de 2006

Cuenta contable

Nombre cuenta

Comprobante de contabilidad que afect la cuenta durante el mes

Partidas Debtos registradas en tal comprobante de contabilidad

Partidas Crdito registradas en tal comprobante de contabilidad

para la cuenta para la cuenta

1105

Caja

01

$10.000.000

02

$2.000.000

Totales del mes para la cuenta

$10.000.000

$2.000.000

1305

Deudores

01

$10.000.000

Totales del mes para la cuenta 0 $10.000.000

5195

Diversos

02

$2.000.000

Totales

$2.000.000

(Nota: respecto al nivel de la cuenta con el cual se deberan imprimir los libros oficiales, como el Diario que aqu ilustramos, puedes consultar nuestro anterior editorial : A qu nivel de detalle se deberan asentar las cifras en los libros oficiales?) 4. La informacin registrada como totales del mes en las columnas debitos y crditos en el libro Diario anterior, y para cada cuenta, sern los mismos valores que se registraran, a nivel de las mismas cuentas, y tambin como debitos y crditos, dentro del libro conocido como Libro Mayor. Esto sera:

Libro Mayor

Folio: 100

Empresa : Ejemplo SA

Mes : Junio de 2006

Cuenta contable

Nombre cuenta

Saldo anterior

Debitos del Mes

Crditos del Saldo al final Mes del mes

1105

Caja

$1.000.000

$10.000.000

$2.000.000

$9.000.000

1305

Deudores

$15.000.000

$10.000.000

$5.000.000

3115

Aportes sociales

$1.000.000 CR

$1.000.000 CR

4105

Ingresos industrias manufactureras

$15.000.000 CR

$15.000.000 CR

5195

Gastos Diversos

$2.000.000

$2.000.000

Totales

$12.000.000

$12.000.000

A partir de los saldos al final del mes (en este caso, a junio 30 de 2006) que se muestran en el Libro Mayor, se podrn finalmente elaborar los respectivos Estados financieros a dicha fecha. Como vemos, sin la existencia de los soportes, no existira el comprobante de contabilidad. Y sin la existencia del comprobante de contabilidad, no estaran bien respaldados los registros del libro Diario y los subsiguientes registros en el libro Mayor y los Estados Financieros. En consecuencia, la existencia del comprobante de contabilidad es parte fundamental de los documentos que respaldan una contabilidad llevada conforme las normas vigentes en Colombia.

Cul es la costumbre que se tiene respecto a los comprobantes de contabilidad?

La razn bsica para que hayamos hecho este editorial radica en que muchas veces los encargados de los registros contables se han descuidado en el proceso de imprimir y firmar los respectivos comprobantes de contabilidad en la practica, lo nico que se hace es digitar uno a uno los respectivos soportes (ej; los recibos de caja, o los comprobantes de egreso), pero una vez finalizada la captura de tales soportes no se culmina el trabajo en debida forma imprimiendo y firmando el respectivo comprobante de contabilidad en el cual fueron capturados tales soportes.

Incluso, algunos registros en la contabilidad se hacen generando comprobantes de contabilidad en forma automtica (como sera el caso por ejemplo del comprobante de contabilidad para cierre de las cuentas de resultado al final del ejercicio), y tales comprobantes automticos a veces brillan por su ausencia. Sin embargo, si tales comprobantes de contabilidad no se imprimen y firman, es claro entonces que los registros que se hacen en el libro Diario no tendran su respectivo respaldo tal como lo ordenan las normas que antes citamos. Incluso, en su Orientacin profesional No.05 del ao 2003, el Consejo Tcnico ratifica la importancia de que los comprobantes de contabilidad s se deben elaborar y firmar en debida forma, pues opin lo siguiente: 4.1.3.7.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transaccin, con fundamento en los soportes, debiendo contener el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas, para luego ser registradas en orden cronolgico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la informacin. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin de la fecha de su preparacin , indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano (los subrayados son nuestros)

La calidad de nuestra profesin est en juego

Siendo el caso de que la norma lo exige, y que el tiempo para hacerlo es muy mnimo gracias a la existencia de los aplicativos informticos que hoy se utilizan para llevara las contabilidades, es conveniente que todos los contadores nos preocupemos por dejar debidamente impresos y firmados los mencionados comprobantes de contabilidad.

Lo que est en juego, a parte de la aceptacin de las contabilidades como medio de prueba ante terceros, es nuestra reputacin como profesionales que se preocupan por hacer un constante trabajo de calidad (consulta tambin nuestro editorial Los contadores pblicos no solo debemos hacer el Balance y el Estado de Resultados).

Deberamos imprimir y conservar los libros auxiliares de una contabilidad?

Por: actualicese.com 38 Comentarios Publicado: 7 de Marzo de 2006

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autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeraci n sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global; b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones; c) Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras; d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos; e) Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. Ahora bien, aunque las dos normas anteriores sealan que es obligatorio llevar los libros auxiliares junto con los principales, es costumbre que en muchas empresas solo se preocupen por tener impresos y al da los libros principales pero no as sus auxiliares, pues no consideran como obligatoria dicha impresin sino que consideran que es suficiente con que est en el sistema o est el backup o copia de seguridad del sistema y que cuando alguien necesite un listado, entonces se imprime el que se necesite. Frente a esta costumbre, surge la pregunta: llevar los libros auxiliares significa que los mismos tambin se deben imprimir o es suficiente con que queden en el sistema o con que queden en las copias de seguridad o backups (hablando de los que llevan contabilidad sistematizada)?

Examinemos lo que han expresado las ms importantes autoridades de nuestro pas en la materia

Lo que ha dicho la DIAN

La DIAN, en su concepto 39801 de jun 17 de 1994 dijo lo siguiente: Los libros de contabilidad del contribuyente, tanto principales como auxiliares, constituyen prueba a su favor siempre que se lleven en debida forma. El contribuyente debe presentar sus libros (principales y auxiliares), comprobantes y dems documentos de contabilidad cuando la administracin lo exija, de no hacerlo as, no podr involucrarlos posteriormente como prueba en su favor, tenindose tal hecho como indicio en su contra. Se considera como un hecho irregular en la contabilidad el de no llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones. En consecuencia, los obligados a llevar contabilidad que utilicen un sistema computarizado estn obligados a tener impresos al da, adems de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en las normas tributarias por irregularidades en la contabilidad (E.T., arts. 654 y 655). (los resaltados son nuestros)

Lo que ha dicho la Junta Central de Contadores

En concepto 292 de feb.11 de 1999, la JCC expres lo siguiente: Ante todo es vlido advertir, en primer lugar, que quienes estn obligados a llevar contabilidad, as utilicen un sistema computarizado, deben tener impresos al da tanto los libros oficiales como los libros auxiliares que sirvan de soporte.

Lo que ha dicho el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica

El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, en concepto 017 de 2001, respondiendo a la pregunta: Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad?, expres lo siguiente: Si bien es cierto que el Artculo 126 del Decreto 2649 de 1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artculo 49 del Cdigo de Comercio.

Lo que recomendamos en actualicese.com

Las autoridades antes citadas son coincidentes en concluir que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros oficiales (o principales) sino tambin los auxiliares. Por tanto, la sana recomendacin que aqu hacemos es que una vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales (ver art.56 inciso 3 del dec.2649/93) igualmente se vayan imprimiendo los libros auxiliares. De otra parte, quienes se confan en que los libros auxiliares estn en el computador, o estn en el backup, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir los auxiliares el software y sus backups fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente los listados auxiliares que la autoridad exija. Y si las pruebas no se suministran oportunamente, entonces todo lo que se quiera probar en contra tendr ms oportunidad de tener xito. (ver art.70 del Cdigo de Comercio, y el art.133 del dec.2649/93) Recurdese incluso que a lo largo del presente ao 2006, en razn a que la Superintendencia de Sociedades exigir estados financieros trimestrales (ver artculo relacionado haciendo click aqu), ello es razn ms que suficiente para

que los Contadores y asistentes encargados de la administracin de la informacin contable se preocupen de tener oportunamente impresos tanto los libros oficiales como los auxiliares, pues los reportes a la Superintendencia exigen que se acompaen de una certificacin firmada por contador pblico indicado que la informacin suministrada a tal entidad fue fielmente tomada de los libros oficiales. Pero si los mismos no estn en verdad impresos Qu tan veraz es dicha certificacin?

Por cuanto tiempo se tienen que conservar los soportes de las Declaraciones Tributarias?
Por: actualicese.com 18 Comentarios Publicado: 20 de Abril de 2009

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Para las Declaraciones que se hayan estado presentando desde Julio de 2005 en adelante se deber tomar en cuenta la medida contenida en el Artculo 46 de la Ley 962 de dicho ao. Tal cambio slo aplica a quienes presentan Declaraciones de Renta pero no aplica a los que presentan Declaraciones de Ingresos y Patrimonio.
Segn lo dispuesto en la norma del Artculo 632 del Estatuto Tributario, los documentos que respaldan las cifras llevadas a las declaraciones tributarias (como la de renta, la de ingresos y patrimonio, las de IVA, las de Retenciones en la fuente, etc.), se tienen que conservar, para efectos fiscales, durante un periodo de 5 aos contados a partir del 1 de Enero del ao siguiente al de su elaboracin. Es norma establece hoy da lo siguiente: ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, debern conservar por un perodo mnimo de cinco (5) aos, contados a partir del 1o. de enero del ao siguiente al de su

elaboracin, expedicin o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que debern ponerse a disposicin de la Administracin de Impuestos, cuando sta as lo requiera: 1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnticos que contengan la informacin, as como los programas respectivos. 2. Las informaciones y pruebas especficas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y dems beneficios tributarios, crditos activos y pasivos, retenciones y dems factores necesarios para establecer el patrimonio lquido y la renta lquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes. 3. La prueba de la consignacin de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor. 4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, as como de los recibos de pago correspondientes. Esa disposicin no solo se aplicara a las declaraciones de impuestos nacionales sino tambin a las de impuestos territoriales (como las de industria y comercio) pues el Artculo 59 de la Ley 788 de Diciembre de 2002 dispuso que las normas de Procedimiento Tributario del Estatuto Tributario Nacional (como lo es la de ese artculo 632) tambin se aplicaran por igual a los impuestos territoriales.

La Ley 962 de 2005 introdujo un cambio especial

Ahora bien, para aplicar lo indicado en ese artculo 632, se deber tomar en cuenta que para los casos de las Declaraciones Tributarias que se hayan estado presentando desde el mes de Julio de 2005 en adelante, esos 5 aos de exigencia en la conservacin de esos documentos se reduciran slo a 2 aos o menos si el contribuyente es un contribuyente que presenta anualmente su Declaracin de Renta pues as lo dispuso el Artculo 46 de la Ley 962 de Julio 8 de 2005 (mejor conocida como Ley antitrmites) en donde leemos: ARTCULO 46. RACIONALIZACIN DE LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS SOPORTE. El periodo de conservacin de informaciones y pruebas a que se refiere el artculo 632 del Estatuto Tributario, ser por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaracin de renta que se soporta en los documentos all enunciados. La conservacin de informaciones y pruebas deber efectuarse en el domicilio principal del contribuyente. (el subrayado es nuestro) Como se ve, slo si el contribuyente presenta Declaraciones de Renta, en ese caso solo tienen que esperar a que dicha Declaracin de Renta quede en firme y despus de ese momento no estn obligados a seguir conservando, para efectos fiscales, esos documentos mencionados en el artculo 632 del ET y con los que se respaldan no slo su Declaracin de Renta sino tambin las de IVA y de Retencin en la fuente que sean del mismo ao al que pertenece la Declaracin de Renta. (nota: La contabilidad y sus soportes s se tienen que seguir conservando para otros fines, como los mercantiles o los posibles procesos con la fiscala, y se deber hacerlo por el termino indicado en las norma del cdigo de comercio, el artculo 134 del decreto 2649 de 1993 y el artculo 28 de la ley 962 de 2005) Al respecto, es importante recordar que segn el artculo 714 del ET, las Declaraciones de Renta quedaran en firme dos aos siguientes al vencimiento del plazo para declarar (si arrojaron saldo a pagar) o en los dos aos siguientes a la solicitud de devolucin o compensacin del saldo a favor que en ellas se haya liquidado.

Pero si se cumplieron los requisitos mencionados en el artculo 689-1 del Estatuto Tributario para acogerse al beneficio de auditora, en ese caso la declaracin queda en firme en los 6, 12 18 meses siguientes a su presentacin (consulta nuestros anteriores editoriales: Cuales son los requisitos para que opere el beneficio de auditora en las declaraciones de renta del 2008 y El beneficio de auditora s ampara a las declaraciones de IVA y de Retencin en al fuente )

El cambio de la ley 962 no le aplica a las entidades No Contribuyentes

La medida del Artculo 46 de la Ley 962 de 2005 no tendra entonces aplicacin en el caso de las personas naturales que no presentan Declaracin de Renta ni tampoco para aquellas entidades Personas Jurdicas que califican como No contribuyentes las cuales pueden estar obligadas o no a presentar una declaracin distinta a la Declaracin de renta y que se denomina Declaracin de Ingresos y Patrimonio (Nota: si deseas profundizar en las diferencias entre una Declaracin de Renta y una Declaracin de Ingresos y patrimonio, no dejes de consultar nuestro producto educativo multimedia: Gua para la Declaracin de renta 2008 de Personas jurdicas) As lo indic la DIAN en su Circular 118 de Octubre de 2005 donde dijo lo siguiente sobre la medida que se introduca con el artculo 46 de la ley 962 de 2005: En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carcter de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el trmino de conservacin de los documentos, informaciones y pruebas es de cinco (5) aos, de conformidad con lo previsto en el artculo 632 del Estatuto Tributario.