Manual SD Bis Co Admor Pedidos Despacho

Coca-Cola FEMSA Colombia Proyecto: Implementacin SD-BIS CO Documento: MANUAL USUARIO ADMINISTRADOR PEDIDOS.
Proceso: DESPACHO
TABLA DE CONTENIDO. TEMA TPROCESO DE DESPACHO T1. TRANSMISION DE DATOS DE HH a SAP 2. 3. 4. 5. 7. VALIDACIN DE DESABASTO VALIDAR PEDIDOS BLOQUEADOS POR CRDITO GENERACIN DE ENTREGAS (VALIDACIN ATP). BALANCEO DE CARGAS GENERACIN DE TRANSPORTES PAG 2 2 3 6 12 15 23 24 28 34 38 41 45 49 53 57 61 64 72 78 81 84
7.1 GENERACION DE TRANSPORTES DE FORMA MASIVA 7.2 GENERACION DE TRANSPORTES DE FORMA INDIVIDUAL 7.4 GENERACION DE TRANSPORTES PARA AUTOVENTA 7.5 REDONDEO DE CAJAS 8. IMPRESION DE LA HOJA DE CARGA, Y MARBETES 9. SALIDA DE MERCANCIAS 10. FACTURACION INTERNA O AFECTACION CONTABLE 11. GENERACION DE FACTURACION FORMAL 12. GENERACION DE REMISIONES O FACTURACION NO FORMAL 13. IMPRESIN DE FACTURAS Y REMISIONES 14. GENERACION DEL LIBRO DE PEDIDOS O LISTADO DE ENTREGA 15. VALIDACION DE ENTREGAS 16. CIERRE DE PEDIDOS 17. LIBERACION DE DESABASTO 18. RECARGUES
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Coca-Cola FEMSA Colombia Proyecto: Implementacin SD-BIS CO Documento: MANUAL USUARIO ADMINISTRADOR PEDIDOS. Proceso: DESPACHO
PROCESO DE DESPACHO En este proceso el administrador de pedidos transfiere, procesa y genera toda la informacin, ya sea va Hand Held, manual, o va interfase, necesaria requerida para la generacin de listados de entrega o libro de pedidos, guas de despacho, marbetes, comprobantes de venta de contado, obsequios, facturas de crdito formal, crditos informales, consignaciones, sampling, descuentos, listados de cambios al mercado, de las rutas del Cedis. 1. TRANSMISION DE DATOS DE HH a SAP Lo primero que se debe validar a nivel de administrador de pedidos es que la transmisin de las Hand Held a SAP este fluyendo sin problema, para esto mediante la transaccin ZHH023 se puede visualizar el estado de esta transmisin. El detalle de esta transmisin y de este proceso de puede ver en el manual de procedimiento de Hand Held.
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2.
VALIDACIN DE DESABASTO Finalizada la transmisin de datos, se puede realizar la validacin del desabasto o reporte de desabasto mediante la transaccin ZO107 para poder seguir adelante con el proceso. Esta validacin sirve al personal de bodega para apresurar o definir si se queda seco en algn SKU de acuerdo a la programacin que tenga de fleteo. En esta transaccin es importante capturar la siguiente informacin para la generacin de dicho reporte: 2.1 DATOS DE SELECCIN Aqu se determina el tipo de desabasto que se requiere. Para este caso se define DESABASTO EN LINEA FALTA DE CREDITO DE CLIENTE Aqu se define si en el reporte se incluyen o no los clientes bloqueados por crdito. PARAMETROS En los parmetros se define el centro o Cedis a procesar, puesto de expedicin, el material o los materiales que se quieran procesar, la fecha de seleccin que debe ser la del da en proceso, y las rutas en caso que se este procesando solo algunas zonas o rutas de lo contrario se deja en blanco. DATOS DE ORDENAMIENTO Aqu se define como quiere que salga ordenado el reporte, por ruta o por material. DATOS DE REPORTE Si el reporte se quiere solo sumarizado el desabasto en caso que sea un solo material que se haya solicitado, o de lo contrario en detalle para tener exactamente el detalle por producto.
2.2
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E 2.1
2.2
2.3
2.4 2.5
EJECUTAR (F8) Despus de capturar los anteriores datos se presiona la tecla F8 o se oprime con el Mouse la tecla marcada con E.
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Al ejecutar esta tecla se genera un reporte de desabasto donde muestra la informacin de la compaa, el Cedis, puesto de expedicin, No. de pgina, fecha, hora, fecha del reporte, material, descripcin del material, la cantidad y el ingreso del material retenido.
Con la tecla F3 o con la flecha marcada en el recuadro (R) se regresa a la pantalla anterior.
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3.
VALIDAR PEDIDOS BLOQUEADOS POR CRDITO El siguiente paso es la validacin y desbloqueo de pedidos que se encuentran bloqueados por CREDITO. Para esto es necesario ejecutar la transaccin VKM1. En esta transaccin se muestran los siguientes datos: 3.1 AREA DE CONTROL DE CREDITOS El rea de control de crditos es la entidad organizativa que especifica y controla el lmite de crdito para clientes. El rea de control de crditos puede abarcar una o ms sociedades. En este caso eequivale a CCCO rea de control de crditos de Colombia EQUIPO RESPONSABLE Un deudor puede asignarse a un equipo encargado del control de crditos. Dicho equipo es incluido en la orden y puede emplearse como criterio de seleccin para evaluaciones y funciones de liberacin. El equipo responsable corresponde al Cedis que este procesando dicha transaccin. Ej.: 505 Bogota Sur PROXIMA FECHA DE ENVIO Corresponde a la fecha de entrega que se vaya a ejecutar (la del da siguiente) CUENTA DE CREDITO Este campo se requiere cuando el sistema ha de proponer el lmite de crdito para un grupo de deudores, en lugar de hacerlo para un deudor. En este caso, el lmite de crdito se propone para uno de los deudores del grupo. Todos los dems deudores del grupo hacen entonces referencia a dicho deudor a travs de este campo. CATEGORIA DE RIESGO Un deudor puede ser asignado a una clase de riesgo de crdito. La clase de riesgo de crditos controla todas las verificaciones crediticias. GRUPO DE CREDITO DE CLIENTE Trmino de reagrupamiento que se defina para alguno o algunos clientes NOTA: Para ejecutar esta transaccin solo basta con tabular la fecha de entrega que se quiere revisar, el rea de control de crditos y el equipo responsable.
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E 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
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En el caso que no haya pedidos bloqueados muestra la siguiente pantalla, en donde indica que no hay ningn pool a tratar y se debe seguir el proceso:
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En el caso que haya pedidos bloqueados y se autorice el desbloqueo de los mismos, se debe proseguir as: Al presionar la tecla F8 o ejecutar la funcin marcada con la letra E con el Mouse se genera el siguiente reporte que muestra los datos de la organizacin, numero de crdito, tipo de riesgo, datos del cliente, valor del crdito: 3.8 3.9 Marcar o colocar chulo al cliente que se deseo desbloquear Presionar el recuadro de bandera verde
3.9 3.8
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3.10 El cliente desbloqueado aparece con una marca verde que indica que esta seleccionado para desbloqueo. 3.11 Presionar guardar
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3.12 Al presionar guardar muestra el siguiente pantallazo donde indica que el pedido ya quedo liberado
3.12
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4.
GENERACIN DE ENTREGAS (VALIDACIN ATP). En la generacin de entregas se debe tabular la fecha a trabajar, donde toma los pedidos que se deben entregar, tomando de esta forma los pedidos que se han facturado con fechas anteriores (posfechados). Aqu se realiza la validacin del ATP (cantidad pedido vs. inventario disponible). El proceso se realiza en la transaccin VL10A y consiste en suministrar el total de pedidos que se tengan y crear la entrega. Dependiendo de las existencias en bodega la entrega podr ser generada ya sea por el 100% del pedido o parcialmente, en caso de que no existiera inventario disponible para los productos solicitados en un pedido la entrega no se podr generar. Se deben capturar las siguientes opciones: 4.1 PUESTO DE EXPEDICION Y/O PUESTO DE RECEPCION Lugar en el que se tratan las entregas. Puede tratarse de un lugar fsico (p. ej. un almacn o un grupo de rampas de carga) o de una agrupacin lgica (p. ej. un grupo de personas encargadas de llevar a cabo las actividades de expedicin) Ej. BS00 = BOGOTA SUR FECHA DE CREACION DE LA ENTREGA Durante el tratamiento de entregas, el sistema propone automticamente la fecha de creacin de la entrega para todos los repartos con la misma fecha de salida de mercancas y considera la fecha ms temprana de todas las fechas siguientes: Fecha de puesta a disposicin de material Fecha de planificacin de necesidades de transporte.
4.2
Se debe tomar la fecha de entrega a trabajar o a procesar. 4.3 REGLA PARA CALCULAR VALOR DE PROPUESTA DE CREACION DE ENTREGA Aqu se debe contemplar que se trabaja con la opcin 2 para tomar las entregas del da: 1. Todos los documentos con vencimiento de envo en la fecha de hoy 2. Todos los documentos con vencimiento de envo hoy y maana 3. Todos los documentos con vencimiento de envo hasta el final de la semana prxima 4. Todos los documentos con vencimiento de envo hasta maana
Igualmente, se cuenta con la opcin de ruta, para capturar solo los pedidos pertenecientes a la (s) rutas seleccionadas.
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E 4.1 4.2 4.3
Teniendo estos tres campos diligenciados podemos ejecutar la consulta con la tecla F8 con el Mouse se oprime la funcin del reloj (ejecutar)
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Al ejecutar F8 muestra el siguiente reporte con la informacin como: Fecha de la salida de las mercancas, prioridad de entrega (que usualmente es 2 entrega normal), cdigo de cliente o destinatario, ruta de entrega, cdigo del contacto, peso en Kg., volumen en Cm3 y el documento comercial. 4.4.1 Picando con el Mouse en el libro donde se encuentra este numero sombrea todos los pedidos que hay seleccionados para este da. Aqu todos los pedidos se encuentran en rojo en el semforo. 4.4.2 Picando con el Mouse en la palabra fondo, realiza la asignacin de las entregas pasando el semforo de rojo a verde y generando el documento de entrega 4.4.3 Esta opcin permite refrescar, la cual al ejecutarla como resultado no mostrara ningn pedido pendiente si se realizo bien la operacin
4.4.2 4.4.3 4.4.1
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5.
BALANCEO DE CARGAS En caso de ser necesario, se puede realizar balanceo de cargas para ajustar las rutas de acuerdo a las necesidades de ventas. Es importante tener en cuenta que para poder realizar balanceo de cargas se debe hacer antes de generar transportes y de dar salida de las mercancas de lo contrario no va a ser posible. Para realizar balanceo se debe realizar por la transaccin ZOP002C la cual requiere de la siguiente informacin: 5.1 CENTRO Corresponde al Cedis a trabajar. Ej. CO22 (Bogota Sur) RUTA Solo se digita la ruta o grupo de rutas que se quieran balancear nicamente. FECHA DE SALIDA DE LA MERCANCIA Se tabula la fecha en la cual se esta trabajando la entrega. Con esta opcin o pulsando F8 con el Mouse ejecutamos el proceso
5.2
5.3
E.
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5.1 5.2
5.3 E
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Al pulsar la opcin F8 nos muestra la siguiente pantalla: 5.4 RUTA Muestra la (s) ruta (s) que se van a balancear VEH. MOTOR Muestra la placa del camin asignado a esa ruta VENDEDOR Muestra el vendedor asignado a la ruta VOL. CARGA Muestra el volumen de carga que lleva la ruta en cm3 % OCUPACION Muestra en porcentaje la ocupacin del camin de acuerdo a la carga que lleva siendo 100% la Cp. Mxima. CANT.ENT Muestra la cantidad de clientes que lleva la ruta VOL. ENTRE Muestra el volumen en cm3 que lleva la ruta SECUENCIAS Equivale al nmero de viajes que programa el sistema de acuerdo al volumen de la carga de cada ruta y a la capacidad del camin. BALANCEO Para empezar el balanceo se debe seleccionar la ruta a balancear oprimiendo con el Mouse la ruta ESTADO Para identificar el estado de las rutas de acuerdo a la capacidad del camin. Cuando la carga esta dentro del % de ocupacin del camin muestra un botn verde, cuando la carga esta por encima del % de ocupacin del camin (>100%) muestra un botn rojo BARRA DE SELECCIN Esta barra sirve para seleccionar una o ms rutas para crearles transportes. BARRA DE SELECCIN TOTAL En caso que se requiera de crear transportes a todas las rutas que se encuentran dentro de la opcin de balanceo solo se presiona con el Mouse en el libro verde quedando todas las rutas marcadas con color naranja.
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5.15
5.15
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5.10 5.13 5.14 5.12 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9
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Al oprimir la opcin 5.12 BALANCEO muestra la siguiente pantalla: 5.16 ENTREGA Es el numero Sap de entrega del cliente DEST MERCANCIAS Es el cdigo del cliente NOMBRE DEST MERCANCIA Es el nombre del cliente RUTA Equivale a la ruta de entrega actual VOL. ENTREGA Equivale al volumen de carga que lleva cada cdigo UND. Es la medida del volumen de la carga en dada en cm3 NUEVA RUTA Se debe tabular la nueva ruta a la cual se va a enviar el cliente. Ej. Si el cliente esta en la ruta BS0105 y se quiere balancear a la ruta BS0104, se debe tabular la ruta BS0104. BUSCAR Oprimiendo esta tecla nos permite ubicar fcilmente el cliente que se desee balancear sin tener que buscar uno a uno dentro de todo el pantallazo de la ruta. La forma de hacerlo es al oprimir la tecla de bsqueda se digita el cdigo del cliente a balancear y presionar enter, al encontrarlo ubica el cursor en este. Si el cliente no existe dentro de la ruta muestra un recuadro indicando no existe.
5.17
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5.20
5.21
5.22
5.23
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5.17 5.16 5.18 5.19 5.20
5.22 5.21
5.24
5.23
5.24
ACEPTAR CAMBIOS Despus de terminar de realizar los respectivos movimientos de balanceo, y tener listas las rutas, se debe oprimir la tecla ACEPTAR CAMBIOS para que el sistema tome el balanceo de las rutas, y muestre como quedaron los nuevos cargues con sus respectivos volmenes, porcentajes etc. de cargas.
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5.25
CREAR TRANSPORTES En esta seccin al terminar el balanceo de cargas, la creacin o generacin de transportes se ejecutara solo para las rutas inicialmente seleccionadas para balanceo, las dems rutas que no se seleccionaron para balanceo se debe generar transportes de acuerdo al procedimiento de este documento mencionado en el punto 7 (generacin de transportes). Se debe seleccionar todas las rutas a crear el transporte pulsando en este icono. Si solo se quiere, se selecciona las rutas que se deseen marcando una a una con el Mouse, y estas van quedando marcadas de amarillo.
5.26
5.27
5.25
5.26
5.27
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5.28
Se crea el transporte o los transportes para la ruta o las rutas seleccionadas en balanceo, adicional muestra resumen del movimiento realizado.
NOTA: Es importante apuntar este nmero de transporte ya que se requiere mas adelante para la generacin de las facturas contables.
5.28
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7.
GENERACIN DE TRANSPORTES Los transportes se pueden generar: 7.1 De forma masiva: para preventa por la transaccin /BEV1/RP3 y esta al correrse genera los recargues necesarios de manera automtica siempre y cuando los camiones estn bien configurados en el maestro de vehculos. De forma individual VT01N Igualmente desde la opcin de balanceo de carga (Remitirse al numeral 4 balanceo de cargas de este documento) Para autoventa se realiza la generacin de transportes por la transaccin VT04 Es importante apuntar los nmeros de transporte ya que se requiere mas adelante para la generacin de las facturas contables.
7.2 7.3
7.4
NOTA:
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7.1
GENERACION DE TRANSPORTES DE FORMA MASIVA Mediante la transaccin /BEV1/RP3 se procesa y tabula la siguiente informacin: 7.1.1 PARAMETROS PREVIOS Como el proceso es de despacho (salida) se debe marcar como crear transportes de salida 7.1.2 SELECCIONAR ENTREGAS Con la tecla F4 seleccin el Cedis a trabajar. Ej.: CO22 TRANS. LOG. BOGOTA SUR 7.1.3 Actualizar Aqu se define: El puesto de expedicin (cedis) La fecha de entrega a procesar Las rutas a procesar 7.1.4 Despus de tabular la anterior informacin se da la opcin de grabar 7.1.5 CREAR TRANSPORTES Con la tecla F4 seleccin el Cedis a trabajar los cuales los transportes que se seleccionen deben ser los LOGISTICOS. Ej.: CO22 TRANS. LOG. BOGOTA SUR 7.1.6 NO GRABAR SI HAY ERRORES Se define esta opcin para grabar los transportes que se creen despus de ejecutar siempre que estos no tengan errores. En caso de tener errores no se van a grabar y se pueden revisar cual es el error. 7.1.7 PROTOCOLO Se define como protocolo normal
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7.1.4 E 7.1.1 7.1.2 7.1.3
7.1.5
7.1.6
7.1.7
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ANEXO PUNTO 7.13
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Con esta opcin o pulsando F8 con el Mouse ejecutamos el proceso y nos muestra la siguiente pantalla resumen del proceso con el numero de transporte asignado.
NOTA: Es importante apuntar este nmero de transporte ya que se requiere mas adelante para la generacin de las facturas contables.
No. DE TRANSPORTE
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7.2
GENERACION DE TRANSPORTES DE FORMA INDIVIDUAL Mediante la transaccin VT01N se procesa y tabula la siguiente informacin: 7.2.1 PUESTO DE PLANIFICACION Se refiere al Cedis a trabajar 7.2.2 CLASE DE TRANSPORTE Siempre se van a manejar como no relevantes y van a ser ZCNR
7.2.1 7.2.2
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7.2.3 Despus de esta informacin con intro muestra la siguiente pantalla en la que se debe pulsar con el Mouse la opcin ENTREGAS:
PULSE ENTREGAS
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7.2.4 Luego muestra esta pantalla en la cual se debe capturar la siguiente informacin: PUESTO DE EXPEDICION O PUESTO DE RECEPCION y posteriormente EJECUTAR (E) o presionar la tecla F8.
7.2.4
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7.2.5 De ser necesario se debe ocultar las entregas que no se van a trabajar as: seleccionar las entregas a ocultar, luego con el botn sealado de ocultar presionarlo para que oculte aquellas entregas que no se quiere trabajar 7.2.6 Marcar la figura de forma de volcn que indica la grafica
7.2.5 OCULTAR
7.2.5 SELECCIONAR ENTREGA A OCULTAR
7.2.6
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Al presionar la figura de forma de volcn, aparece la siguiente pantalla en la cual se debe diligenciar la informacin respectiva 7.2.7 RUTA P. TRANSP. Capturar la ruta a trabajar 7.2.8 No. Consec. Donde se indica el numero de secuencias o recargues a los que se este haciendo referencia la ruta. 7.2.9 CONDUCTOR 1 Se captura el cdigo del vendedor asignado a la ruta, seguido de enter 7.2.10 Oprimir la tecla de planificacin nec. Donde el sistema marca la fecha y hora de planificacin 7.2.11 Oprimir la opcin de grabar donde genera el nmero del transporte respectivo. NOTA: Es importante apuntar este nmero de transporte ya que se requiere mas adelante para la generacin de las facturas contables.
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E 7.2.11
7.2.7 7.2.9
7.2.8
7.2.10
BARRA DONDE SE MUESTRA EL NUMERO DE TRANSPORTE
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7.4
GENERACION DE TRANSPORTES PARA AUTOVENTA Mediante la transaccin VT04 se procesa y tabula la siguiente informacin: 7.4.1 Se debe marcar crear transportes de salida ya que el proceso que estamos corriendo es de salida 7.4.2 VARIANTE DE SELECCIN Debe ser la correspondiente al cedis a trabajar y los transportes deben ser LOGISTICOS. Ej: CO22 TRANS LOG 7.4.3 ACTUAL. Al presionar esta tecla se debe actualizar la fecha de entrega 7.4.3.1 GRABAR Para que le fecha quede guardada Presionar la tecla de regreso o F3 para regresar a la pantalla anterior.
7.4.4 CRITERIOS DE AGRUPACION Seleccionar el cedis a trabajar por ruta. Ej.: CO22 X RUTA 7.4.4.1 ACTUAL. Al presionar esta tecla se debe marcar con flat donde dice RUTA, luego presionar grabar y luego la tecla de regresar o F3
7.4.5 DATOS Y OPCIONES Debe ser el cedis a trabajar. Ej.: CO22 TRANSP LOG 7.4.6 NO GRABAR EN ERRORES Se debe marcar la opcin de no grabar en errores para que el transporte se pueda crear siempre y cuando no tenga errores la generacin del transporte. 7.4.7 LOG. Debe marcarse como LOG NORMAL
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7.4.1 7.4.2 7.4.3 VER MAS ADELANTE ESTE ANEXO No. 1 7.4.4.1 VER MAS ADELANTE ESTE ANEXO No. 2
7.4.4 7.4.5
7.4.6
7.4.7
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ANEXO 1
7.4.3.1
7.4.3
ANEXO 2
R GRABAR
7.4.4.1
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Al regresar a la pantalla principal y despus de haber capturado todos los datos necesarios, se debe ejecutar el proceso as: E. EJECUTAR. Al presionar esta tecla o con F8 se ejecuta el proceso generando un reporte donde indica las entregas seleccionadas y los transportes generados para estas entregas.
7.4.8 No. De transporte creado
7.4.8
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7.5
REDONDEO DE CAJAS Con este proceso se ajustan a cajas todas aquellas botellas que llegan facturadas de ventas, para que Bodega realice el respectivo cargue en cajas. En caso de no realizarse este paso, la hoja de carga va a salir con botelleo tanto para el vendedor como para Bodega. La transaccin para ejecutar este proceso es la ZOP010C y requiere de la siguiente informacin: 7.5.1 Centro Se debe capturar el centro de distribucin a trabajar. Ej.: CO22 (Bogota Sur) 7.5.2 No. De Transporte Capturar el (los) numero(s) de transporte a realizar redondeo. 7.5.3 Fecha inicio de planificacin de la carga Corresponde a la fecha de entrega de los transportes seleccionados. 7.5.4 EJECUTAR Presionar el reloj o la tecla F8 para ejecutar el proceso.
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7.5.4
7.5.1 7.5.2 7.5.3
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Despus de ejecutar el proceso, muestra la siguiente pantalla, donde indica:
7.5.5 No. De transporte, No. De pedido grabado.
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8. IMPRESION DE LA HOJA DE CARGA, Y MARBETES Con este proceso se inicia la documentacin que se le debe de entregar al vendedor. Generados los transportes se debe de realizar la reimpresin de la hoja de carga y los marbetes de cambio de producto en el caso que lleve, y estos son los primeros documentos para el vendedor el cual es generado en la transaccin VT70. Al seleccionar esta transaccin muestra la siguiente pantalla que requiere de la informacin que a continuacin se muestra: 8.1 No. DE TRANSPORTE Debe colocarse el nmero de transporte al que se quiere generar la hoja de carga (solo para una ruta) 8.1.1 Aqu se abre esta flecha y se indican todos los transportes a los que se quiere generar (dos o mas rutas) 8.2 MODO DE TRATAMIENTO Se debe indicar si la impresin es por primera vez opcin 1, o por repeticin opcin 2. TRANSPORTE CLASE DE MENSAJE Dependiendo de la necesidad de impresin se selecciona: ZC01 que es la hoja de carga ZC03 que es marbetes restos /completos ZS07 que es el marbete de cambio de producto MEDIO DE ENVIO Que corresponde a 1 salida de impresin EJECUTAR o presionar la tecla F8
8.3 8.4
8.5
E.
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E 8.1
8.1.1
8.2 8.3 8.4 8.5
F.
EJECUTAR o presionar la tecla F8
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Al presionar ejecutar, se genera una pantalla con la informacin del transporte, tipo dre mensaje, medio de envo, denominacin, ubicacin. 8.6 E Marcar con chulo el transporte a reimprimir Presionar la tecla marcada con el reloj o F8
8.6
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Al presionar F8 o ejecutar el proceso, marca el transporte con color verde y lo enva a imprimir a la impresora predeterminada.
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9. SALIDA DE MERCANCIAS Este proceso afecta directamente al almacn, aqu es donde se descuenta del inventario la cantidad que se tenga en entregas por producto, la salida de mercancas se realiza en la transaccin ZVL06G. Al realizar la salida de mercancas la cantidad que se tena como comprometido en entregas se resta de libre utilizacin. 9.1 PUESTO DE EXPEDICION/PUESTO RECEPCION Se debe capturar el cedis a trabajar. Ej.: BS00 (Bogota Sur) FECHA PREV. MOV. MCIA Corresponde a la fecha en la que las mercancas deben abandonar fsicamente el lugar de expedicin para que lleguen a tiempo al cliente, es decir, la fecha de entrega. Es importante capturarla en los dos campos. Presionar la tecla marcada con el reloj o presionar F8 para ejecutar la consulta.
9.2
E.
E 9.1
9.2
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Al ejecutar la consulta muestra los datos correspondientes a los clientes que tienen pedidos con producto asignados para ese da con la siguiente informacin: ENTREGA, SAL. MERCANCIAS, RUTA, DESTINATARIO, NOMBRE DESTINATARIO, SOLICITANTE, NOMBRE DEL SOLICITANTE. 9.3 Seleccionar las entregas a las cuales se les va a realizar la salida de mercancas colocando un chulo o flat a cada entrega 9.4 Presionar con el Mouse en la pestaa de CONTABILIZAR SALIDA DE MERCANCIAS o con la tecla F8 realiza la transaccin. 9.5 Con intro o con presionar el chulo verde con el Mouse, se debe confirmar la fecha de la salida de la mercanca, que debe ser igual a la del proceso que se este generando.
9.4 9.3 9.5
46 de 89
9.6 Despus de presionar contabilizar salida de mercancas todas las entregas quedan marcadas con verde y muestra un mensaje indicando el resultado de la contabilizacin.
9.7
9.6
9.7 Con el Mouse presionar en el recuadro que se muestra a continuacin o con las teclas de forma simultanea SHIFT F8 para refrescar.
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9.8 Al refrescar queda la siguiente pantalla indicando que las entregas quedaron refrescadas o listas y que no contiene datos:
9.8
48 de 89
10.
FACTURACION INTERNA O AFECTACION CONTABLE Proceso para la generacin de la factura, as como el documento contable de facturacin interna, la transaccin para contabilizar la facturacin interna es ZVF04. 10.1 FECHA DE FACTURACION DE Capturar la fecha de entrega a realizar ORGANIZACIN DE VENTAS Capturar la organizacin de ventas que se este trabajando. Ej. F428 (ZONA BOGOTA) PUESTO DE EXPEDICION Capturar el puesto de expedicin o Cedis a trabajar. Ej.: BS01 (Bogota Sur) NUMERO DE TRANSPORTE Capturar el transporte a ejecutar en caso que sea uno solo. 10.4.1 Capturar el transporte final en el caso que sea un rango de rutas. Ej.: del 9800 al 9900 10.4.2 Desplegar la flecha amarilla para capturar los transportes necesarios en el caso que se este generando varias rutas. Ej.: 9800, 9840, 9620 etc. 10.5 DOCUMENTOS A SELECCIONAR Marcar el flat o chulo, en BASE A LA ENTREGA
10.2
10.3
10.4
E. Presionar la tecla F8 o presionar con el Mouse el recuadro del reloj para ejecutar
49 de 89
10.1
10.2
10.3
10.4 10.4.1 10.4.2
10.5
Al ejecutar este proceso genera el siguiente pantallazo, que muestra todas las facturas que afectaran el sistema contable.
50 de 89
10.6
GRABAR Oprimir este comando para empezar a afectar contablemente.
10.6
51 de 89
10.7
GRABAR Al oprimir este comando el sistema se afecta contablemente generando un numero de documento para este grupo de facturas, mostrando un reporte que contiene el numero de empleado que creo el documento, la fecha de creacin, y la cantidad de facturas agrupadas en este documento.
10.7
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11. GENERACION DE FACTURACION FORMAL En este proceso se generara el spool de impresin con las facturas fsicas para aquellos clientes formales. El nmero de copias que requiere es control del rea de ventas de acuerdo a las necesidades del cliente, este spool es generado en la transaccin ZVF31. 11.1 CLASE DE MENSAJE Hace referencia a la clase de mensaje que se va a crear. Para este tipo de facturacin debe ser los mensajes ZC00, ZC01, ZC02. MODO DE ENVIO Se determina el medio por el cual va salir la factura: para el caso debe ser 1 salida de impresin. CLASIFICACION Debe ser 01 ruta de expedicin / numero de cliente MODO DE TRATAMIENTO Se define la impresin es por primera (1) o por repeticin (2). CLASE DOC. FACTURA Para este tipo de clientes (Formales) debe ser ZCOA, ZOSA, ZC03, ZDPF, ZCBO, ZDCF, ZPCO. ZONA DE VENTAS Corresponde al Cedis a Trabajar. Ej.: CO22 (Bogota Sur) No. DE TRANSPORTES Corresponde al nmero del transporte en el cual va los clientes con facturacin formal. Al presionar la tecla F8 o presionar con el Mouse el recuadro del reloj para ejecutar el proceso.
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
E.
53 de 89
11.1 11.2 11.3 11.4
11.5
11.6
11.7
54 de 89
Al ejecutar el proceso con F8, muestra la siguiente pantalla: 11.8 El numero de la factura contable creada.
11.9 Se debe marcar con flat o con chulo el o los clientes a los cuales se les va a imprimir la factura. E. Presionando esta tecla o con F8 ejecuta el proceso.
11.9
11.8
55 de 89
Al ejecutarlo muestra un pantallazo de esta forma, que indica que esta saliendo la impresin.
56 de 89
12. GENERACION DE REMISIONES O FACTURACION NO FORMAL Al igual que la generacin de facturas en este proceso se generara el spool de impresin con las remisiones, comprobantes de venta, y/o facturas informales, comodatos, prestamos etc. para aquellos clientes que as lo requieran. Para poder generar la remisin el cliente deber de estar identificado que requiere la remisin. El nmero de copias que requiere es control del rea de ventas, el spool de remisiones es generado en la transaccin ZVL71 12.1 CLASE DE MENSAJE Hace referencia a la clase de mensaje que se va a crear, dependiendo el tipo de documento se debe capturar. Para abarcar todas las posibles formas de facturacin no formal se debe seleccionar de la ZCV0 hasta la ZCV6, donde: La impresin de comprobantes de clientes Rut o clientes que solicitan comprobante de costos y deducciones a la compaa por tener NIT tiene las siguientes caracteristicas.
CLASE DE DESCRIPCION COMPROBANTES MENSAJE ZCV2 ZCV2 ZCV3 ZCV5 ZCV2 ZCV2 ZCV0
CLASE DE PEDIDO ZOB1 YOB1 BONIFICACION ZOEC YOEC CONSIGNACIN ZOPE ZOSA PRESTAMO MUESTREO O SAMPLING ZOCE YOCE COMODATO ZOP1 YOP1 PROMOCIONES ZOC1 YOC1 VENTA DE CONTADO
La impresin de comprobantes de venta del concesionario hacia el cliente, tiene las siguientes caracteristicas.
CLASE DE DESCRIPCION COMPROBANTES VENTA DE CONTADO CREDITO INFORMAL PRESTAMO COMODATO MUESTREO O SAMPLING BONIFICACIN PROMOCIONES CONSIGNACIN MENSAJE ZCV1 ZCV6 ZCV3 ZCV5 ZCV4 ZCV4 ZCV4 ZCV4
CLASE DE PEDIDO ZOC1 YOC1 ZOI1 YOI1 ZOPE ZOCE YOCE ZOCI YOCI ZOSA ZOB1 YOB1 ZOB2 YOB2 ZOP1 YOP1, ZOP2 YOP2 ZOEC YOEC
57 de 89
12.2
MEDIO DE ENVIO Debe ser igual a 1 que es salida de impresin CLASIFICACION Debe ser igual a: 01 Entrega/Posicin/Clase de mensaje MODO DE TRATAMIENTO Si es la primera vez que se enva la impresin (1) o si es reimpresin (2) FECHA DE ENTREGA Se captura la fecha en tratamiento. Presionando esta tecla o con F8 ejecuta el proceso.
12.3
12.4
12.5 E.
E 12.1 12.2 12.3
12.4
12.5
58 de 89
Al presionar ejecutar, genera el siguiente pantallazo con los datos de No. De entrega, tipo de mensaje, nombre del cliente, barrio, cedis, fecha de entrega, y fecha de salida de mercancas. 12.6 Seleccionar los clientes a los cuales se les quiere generar documentos de remisin o facturas mediante marcacin de chulito en los recuadros. E. Presionando esta tecla o con F8 ejecuta el proceso
12.6
59 de 89
12.7 Despus de ejecutar el proceso, los clientes seleccionados quedan marcados en verde y muestra un mensaje que indica el estado de los mismos.
12.7
60 de 89
13. IMPRESIN DE FACTURAS Y REMISIONES Generados el spool de facturas formales, facturas informales y remisiones, es necesario imprimir el spool correspondiente a las facturas y remisiones para las rutas que se estn tratando. Esta documentacin tambin es entregable para el vendedor y la transaccin para imprimir los documentos es SP01. 13.1 Creador Capturar el usuario que gener la transaccin. Ej.: CO01801225 13.2 Fecha de creacin Capturar la fecha en la cual se creo la facturacin o la transaccin 13.3 Presionar la tecla marcada para ejecutar el proceso.
13.1 13.2
13.3
61 de 89
13.4 Al ejecutar esta transaccin muestra el spool de las facturas y remisiones a imprimir por lo que se debe marcar con el flat o chulo 13.5 Presionar la tecla marcada con la impresora para imprimir los documentos seleccionados.
13.5 13.4
Al ejecutar el comando de impresin muestra esta pantalla donde indica el estado de la impresin:
62 de 89
63 de 89
14. GENERACION DEL LIBRO DE PEDIDOS O LISTADO DE ENTREGA Aqu se genera toda la informacin fsica que requiere el concesionario para realizar las entregas del producto a los clientes. La transaccin es la ZRPPEDIDOS. NOTA: En esta transaccin si no se ha realizado la salida de mercancas, y la facturacin va generar un warning de seguridad que indica que no se ha realizado dicha accion. Por lo tanto es necesario que se realicen estos pasos para poder generar el listado o libro de pedidos. El warning que genera es el siguiente:
64 de 89
En el caso que se haya realizado de forma correcta las debidas transacciones, no se presenta warning y el proceso sigue de la siguiente manera: Al ejecutar la transaccin de generacion de libro de pedidos, se deben capturar los siguientes daros que son necesarios para poder generar dicho libro o listado. 14.1 Fecha de entrega Se debe capturar la fecha en la cual se esta procesando la entrega. PTO. DE EXPEDICION/PUESTO RECEPCION Se debe capturar el cedis a trabajar. Ej.: BS00 (Bogota Sur) RUTA En este campo se tabula la ruta que se quiere generar o el inicio de las rutas que se quieran generar. 14.3.1 En este campo se coloca la ruta final a imprimir si se decidi por imprimir un rango de rutas 14.3.2 Esta opcin se usa para imprimir rutas en las cuales no se puede determinar un rango, es decir, se quiere solo rutas puntuales. Ej.: queremos imprimir las rutas BS0101, BS0107, BS0109 (VER ANEXO 14.3.2) 14.4 TIPO DE REPORTE En este campo definimos que tipo de reporte queremos imprimir: detallado, integral, resumen etc. Para la operacin normal el reporte que se genera es el reporte integral donde se muestra toda la informacin necesaria para que el concesionario realice las entregas a los clientes.
14.2
14.3
65 de 89
E 14.1 14.2 14.3.2 14.3.1 14.3
14.4
Presionando esta tecla o con F8 ejecuta el proceso.
66 de 89
ANEXO PUNTO 14.3.2
14.3.2
67 de 89
Al ejecutar el proceso se genera el o los libros de pedidos para la(s) ruta(s) seleccionada(s) 14.5 El paso siguiente es imprimir el o los libros de pedidos, presionando la tecla marcada con la impresora.
14.5
68 de 89
Al ejecutar la impresin se requiere de la siguiente informacin: 14.6 14.7 14.8 14.9 El dispositivo de salida La impresora donde se va a enviar Cantidad de copias que desea Las paginas que requiera o todo el libro
14.10 Despus de tener definido estos parmetros se pulsa la tecla continuar
14.10
14.6 14.7 14.8
14.9
69 de 89
14.11 Donde muestra numero de spool de impresin generado y un recuadro donde muestra el avance de la impresin.
14.11
70 de 89
14.12 Y posteriormente un recuadro donde muestra el avance de la impresin hasta su finalizacin.
71 de 89
15.
VALIDACION DE ENTREGAS Este proceso es una validacin y se utiliza a fin de corroborar que el proceso se concluyo exitosamente, la transaccin es la VL06O. Al ingresar a esta transaccin se debe proseguir con lo siguiente: 15.1 LISTA DE ENTREGAS DE SAL. Se debe presionar este icono para ingresar a realizar la validacin.
15.1
72 de 89
15.2 ORGANIZACIN DE VENTAS Corresponde a la zona o filial que se este trabajando. Ej.: F428 (Bogota) 15.3 CANAL DE DISTRIBUCION El canal es siempre Z1 VENTAS DIRECTAS 15.4 SECTOR El sector corresponde a bebidas Z1 15.5 PTO. EXPEDICION / PTO. DE PLANIFICACION Hace referencia al Cedis donde se esta realizando la planificacin o expedicin de las entregas. 15.6 FE. PREV. MOV. MCIA Se debe capturar la fecha en la cual se va a realizar el proceso. Esto debe ser la del da salvo que se tengan procesos atrasados sin verificar, los cuales no deben existir ya que a diario se debe validar el cierre de operacin completo. STAT. TOT. MOV. MCA. Aqu se define los estatus que se quieren validar: 15.7.1 A: NO TRATADO (NO TIENE SALIDA DE MERCANCIAS) C: TRATADO COMPLETAMENTE (TIENE SALIDA DE MERCANCIAS)
15.7
15.8
STAT. PLANIF. TRANSP. Aqu se define los estatus de transporte que se quieren validar: 15.8.1 A: NO TIENE TRANSPORTES (NO TIENE TRANSPORTES) B: TRATADO PARCIALMENTE (TIENE TRANSPORTE LOGISTICO)
73 de 89
NOTA:
para el ejercicio en la operacin estas son las 3 validaciones que se deben realizar para garantizar que el proceso concluyo bien: Las entregas no tiene salida de mercancas y tampoco tienen transportes: A: A: E NO TIENE SALIDA DE MERCANCIAS NO TIENE TRANSPORTES EJECUTAR Con el Mouse presionar el recuadro del reloj o con la tecla F8 para ejecutar la opcin requerida
1.
2.
Las entregas no tienen salida de mercancas y tienen transporte logstico: A: B: E NO TIENE SALIDA DE MERCANCIAS TIENE TRANSPORTE LOGISTICO EJECUTAR Con el Mouse presionar el recuadro del reloj o con la tecla F8 para ejecutar la opcin requerida
3.
Las entregas tienen salida de mercancas, pero no tienen transportes logsticos: C: A: E TIENE SALIDA DE MERCANCIAS NO TIENE TRANSPORTES EJECUTAR Con el Mouse presionar el recuadro del reloj o con la tecla F8 para ejecutar la opcin requerida
74 de 89
15.2 15.3 15.4
15.5
15.6
15.7 15.7.1 15.8 15.8.1
75 de 89
Al ejecutar las tres opciones que se nombran despus del punto 15.8.1 en la parte de NOTA, se presenta el siguiente pantallazo dependiendo si hay procesos aun incompletos: 15.9 Si hay procesos inconclusos, muestra las entregas que tienen este problema con los datos pertinentes dependiendo de cada caso.
76 de 89
15.10 Ante esto, es necesario remitirse a la(s) entrega(s) y completar y ejecutar el proceso que haga falta. Ej.: si hace falta dar salida de mercancas a la entrega, hay que remitirse a la opcin de salida de mercancas y ejecutar el proceso. Si hace falta crear transporte a una entrega, hay que remitirse y crear dicho transporte. Y as se debe ir solucionando cada situacin hasta que se corra de nuevo este proceso de VALIDACION DE ENTREGAS y no genere inconsistencias. La pantalla sale as:
15.10
77 de 89
16.
CIERRE DE PEDIDOS Terminada la validacin de entregas es necesario realizar el bloqueo de pedidos. Este bloqueo se refiere a marcar todas aquellas posiciones que no se pudieron suministrar al 100% (por falta de inventario, o por crdito) esto con la finalidad de evitar problemas en la liquidacin ya que al no bloquear dichas posiciones el sistema interpretara que hay posiciones pendientes por entregar. Este proceso se debe realizar por la transaccin ZMASS.
NOTA:
Bloqueados los pedidos estos no podrn ser suministrados, por lo que en caso de que se requiera suministrar un pedido ya bloqueado primero se tendra que desbloquear.
16.1
ORGANIZACIN DE VENTAS Se debe capturar el numero de la sociedad a trabajar. Ej.: F428 (Bogota) CLASE DE DOCUMENTO Se debe capturar solo los documentos que se tratan en pedidos, esto con el fin de no afectar la liquidacin u otras reas que este en el momento realizando sus procesos. Estos son: ZOC1 ZOCB ZOB3 ZOP2 ZOEP ZOCI ZOI1 ZOB1 ZOEC ZOP3 ZOC7 ZOCF ZOF1 ZOB2 ZOP1 ZOSA ZOCE ZOPE
16.2
16.3
FECHA PREFERENTE DE ENTREGA Se debe capturar la fecha de entrega del dia ejecutado para poder cerrarlo. Ej., si se esta trabajando pedidos del 10 de enero para entregar el 11, la fecha preferente de entrega ha de ser 11 de enero. CENTRO Se debe capturar el Cedis a trabajar. Ej.: CO22 (Bogota Sur) MOTIVO DE RECHAZO Se debe capturar la opcin 60 que es CIERRE DE PEDIDOS. Nota: si esta opcin se deja en blanco lo que se ejecuta es el desbloqueo de pedidos de forma masiva. EJECUTAR Con el Mouse presionar el recuadro del reloj o con la tecla F8 para ejecutar la opcin requerida
78 de 89
16.4
16.5
16.1 16.2 16.3 16.4 16.5
79 de 89
16.6 Al ejecutar muestra la siguiente pantalla indicando que pedidos fueron modificados y/o bloqueados o se ha grabado por alguna razn (por exceso en cupo de crdito, por falta de inventario)
16.6
80 de 89
17.
LIBERACION DE DESABASTO La liberacin de desabasto generalmente se da por las maanas y esto ocurre siempre y cuando durante la madrugada arribe a la unidad operativa algn flete primario que contenga el o los productos que se encuentren en desabasto. En caso de que se decida liberar el desabasto el administrador de pedidos deber de desbloquear los pedidos, esto en la transaccin ZMASS e iniciar nuevamente el proceso a partir de la generacin de entregas (punto 3 de este documento). NOTA: Los pedidos que se liberen deben ser entregados, ya que de lo contrario causa un problema serio en la liquidacin (necesitara rechazar todos los pedidos liberados) 17.1 ORGANIZACIN DE VENTAS Se debe capturar el nmero de la sociedad a trabajar. Ej.: F428 (Bogota) CENTRO Se debe capturar el Cedis a trabajar. Ej.: CO22 (Bogota Sur) MOTIVO DE RECHAZO Se deja en blanco para que ejecuta el desbloqueo de pedidos que hay bloqueados en ese momento. EJECUTAR Con el Mouse presionar el recuadro del reloj o con la tecla F8 para ejecutar la opcin requerida
17.2
17.3
81 de 89
17.1
17.3
17.2
82 de 89
17.4 Al ejecutar muestra la siguiente pantalla indicando que pedidos fueron modificados y/o desbloqueados
17.4
Despus de realizar este proceso de desbloqueo de pedidos se debe remitir al proceso de generacin de entregas (punto 3 de este documento) y realizar todos los pasos hasta finalizar.
83 de 89
18.
RECARGUES
En caso de requerirse, se pueden efectuar recargues durante el da. Para esto es necesario coordinarlos con la persona encargada de Bodega para no afectar su proceso de inventarios, cuando la persona de Bodega de va libre al recargue, el transporte logstico que se genera en el recargue debe ser cargado o agrupado al transporte relevante para poder ser liquidados. Para esto se debe realizar el siguiente procedimiento:
18.1 18.2 18.3 18.4
Ingresar a la transaccin VT11 Listar la ruta implicada en recargue Indicar la fecha de entrega Ejecutar con la opcin marcada con reloj
84 de 89
18.4 18.2
18.3
85 de 89
18.5 CLTR En esta columna indica el tipo de transporte a tratar: ZCNR Transporte no relevante o logstico ZCRR Transporte relevante 18.6 Con el Mouse, picar en el transporte relevante al que se requiere de agregar las entregas del recargue
18.5
18.6
86 de 89
18.7 Al picar en este transporte muestra la siguiente pantalla en las que hay que capturar las siguientes opciones. 18.8 ENTREGAS Dar clic en esta opcin para generar las entregas que se requieren agregar al relevante
18.8
87 de 89
18.9 En esta opcin capturar la entrega o las entregas a cargar al relevante 18.10 Ejecutar con la opcin marcada con reloj
18.9
18.10
88 de 89
18.11 Lista la entregas que tiene originalmente el transporte y las o la entrega adicional que se desea agregar al relevante 18.12 Con el Mouse, picar en esta opcin para grabar esta modificacin al transporte relevante De esta forma se han aadido entregas o entregas de recargues a transportes relevantes para poder ser liquidados de forma normal.
18.12
Entregas originales Entrega adicionada
89 de 89

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Coca-Cola FEMSA Colombia Proyecto: Implementacin SD-BIS CO Documento: MANUAL USUARIO ADMINISTRADOR PEDIDOS.

E 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

E 4.1 4.2 4.3

4.4.2 4.4.3 4.4.1

5.17 5.16 5.18 5.19 5.20

7.1.4 E 7.1.1 7.1.2 7.1.3

ANEXO PUNTO 7.13

7.2.5 SELECCIONAR ENTREGA A OCULTAR

BARRA DONDE SE MUESTRA EL NUMERO DE TRANSPORTE

7.4.8 No. De transporte creado

7.5.1 7.5.2 7.5.3

Despus de ejecutar el proceso, muestra la siguiente pantalla, donde indica:

7.5.5 No. De transporte, No. De pedido grabado.

8.2 8.3 8.4 8.5

EJECUTAR o presionar la tecla F8

9.4 9.3 9.5

10.4 10.4.1 10.4.2

GRABAR Oprimir este comando para empezar a afectar contablemente.

11.1 11.2 11.3 11.4

E 12.1 12.2 12.3

E 14.1 14.2 14.3.2 14.3.1 14.3

Presionando esta tecla o con F8 ejecuta el proceso.

ANEXO PUNTO 14.3.2

14.10 Despus de tener definido estos parmetros se pulsa la tecla continuar

14.6 14.7 14.8

14.12 Y posteriormente un recuadro donde muestra el avance de la impresin hasta su finalizacin.

15.2 15.3 15.4

15.7 15.7.1 15.8 15.8.1

16.1 16.2 16.3 16.4 16.5

18.1 18.2 18.3 18.4

Entregas originales Entrega adicionada

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