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Anexo I. Formato del documento de alcance del proyecto.

OBJETO DEL DOCUMENTO, REQUERIMIENTOS Y DIRECTRICES.

Objeto del documento: Este documento tiene por objeto establecer el objetivo y alcance global del proyecto con la empresa ESCAYOLAS, S.L.. Se trata de una enumeracin de reas funcionales a las que se les va a dar soporte con el sistema ERP, indicando en cada una de ellas los apartados en los que se centrar el proyecto. En fecha posterior a este documento de Alcance de Proyecto, tras la Toma de Datos, se emitir el documento de Requisitos, que s reflejar los detalles sobre las necesidades y peticiones de cada una de las reas usuarias de la empresa ESCAYOLAS y el grado de conformidad de la solucin propuesta. Los puntos enumerados sern los que se lleven a cabo en la implantacin. Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, anlisis y contraste por parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las reas de actividad que se abordarn en la implantacin. El cronograma de fechas en las que se llevar a cabo cada tarea se concretar despus de la Toma de Datos. Por la experiencia consideramos que es en la Toma de Datos cuando se realiza un anlisis en profundidad de cada una de las reas y se obtiene una visin eficiente de los requerimientos necesarios, pudiendo comprometerse a una planificacin definitiva de proyecto. Requerimientos y Directrices: El proyecto se plantea desde la perspectiva de dotar a Escayolas S.L. de herramienta de gestin para el ejercicio 2007 y sucesivos. Dada lo avanzado de la fecha de comienzo del proyecto (diciembre de 2006), se pondrn los medios necesarios para agilizar el proceso de implantacin en cada una de las fases. Requisito imprescindible para la celeridad del proceso es la disponibilidad de los usuarios clave, que tendrn que dedicar su tiempo al conocimiento y pruebas de MIC2000ERP+. La implantacin arrancar sin introducir adaptaciones funcionales al sistema. Ser necesario un esfuerzo de anlisis de los procesos para adaptarlos al sistema. Somos conscientes de la necesidad de ESCAYOLAS de disponer de una aplicacin que le permita gestionar la informacin. En este sentido la apuesta por MIC2000ERP+ est orientada a lograr una mayor integridad de los procesos, enlazando la contabilidad con la gestin, y mejorar los flujos y las salidas de informacin para poder realizar un seguimiento, control y una mejora de los procesos. En cuanto a las decisiones de cmo funcionar, ser responsabilidad decidir sobre la necesidad de modificar sus procesos. Entendemos que una implantacin supone una coyuntura que puede aprovecharse para realizar un anlisis interno de la empresa pero ste no ser el objetivo de la implantacin: podr aconsejar pero la decisin ser del cliente.
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OBJETIVO DEL PROYECTO.

Se define el objetivo del presente proyecto en el marco de proporcionar a ESCAYOLAS, S.L. herramientas de gestin que permitan, desde una nica aplicacin centralizada el control de la organizacin. Dadas las lneas actuales de negocio, las soluciones se dirigirn al control y gestin de los procesos comercial, de ventas, produccin, compras y almacn, gestin econmico-financiera, as como el control de la informacin. Segn esto, el entorno del negocio se concretar a partir de: Anlisis de los procesos La definicin del Modelo de parametrizacin de la solucin que establezca el escenario que mejor garantice: La ejecucin de los procesos.

Los procedimientos de control de gestin que de forma permanente actualicen la situacin de la empresa con relacin a sus objetivos.

LCANCE DEL PROYECTO. reas a implantar.

Se establece como mbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones e infraestructura de sistemas, as como la implantacin, de las siguientes reas Funcionales:
rea Comercial.

Ficha de clientes y potenciales clientes: Datos generales, personas de contacto, direcciones, formas de pago, agente comercial, definicin del riesgo. Seguimiento de clientes. Mantenimiento de relaciones con clientes. Gestin del Riesgo de Clientes. Estadsticas de ventas y clientes. Comisiones de Agentes comerciales.

Ventas.

Fabricacin.

Emisin de presupuestos a clientes. Evolucin de estados (pendiente de analizar, rechazada, aceptada, ) de las ofertas e histrico de versiones. Gestin de Tarifas. Presupuestos / Pedidos / Albaranes / Facturas. Trazabilidad entre documentos de venta. Formatos de impresin de documentos de venta (presupuesto/pedido/albarn/factura) Albaranes de venta: entregas totales o parciales de pedidos.

Facturacin: emisin de facturas por albaranes individuales, por rango de fechas, por obras, ..

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Control de costes de produccin: escandallos de fabricacin (materias primas, semielaborados, operaciones, mermas, ) Gestin de rdenes de Fabricacin: + Fabricacin a partir de stock bajo mnimos. + Produccin contra Pedidos de cliente (trazabilidad con los documentos de venta). Partes de Trabajo de fbrica. Incidencias de fabricacin.

Almacn/Logstica.

Control de stock. Valoracin de existencias. Movimientos de almacn: + Entradas/Salidas. + Traspasos. + Recuento de existencias.

Compras.

Gestin de Pedidos y Albaranes de proveedor. Conformacin de facturas de proveedor. Formatos de impresin de documentos de compra (pedidos y albaranes). Ficha de proveedores. Gestin de proveedores. Estadsticas de compras y proveedores.

Incidencias de proveedores.

rea Econmico Financiera.

Procesos Contables: + Introduccin de facturas. + Introduccin de asientos contables. + Compras: Conformacin de facturas de compra e introduccin de otras facturas de compra. + Ventas: Facturacin de clientes, Anulacin de facturas, Imputacin de Facturas a Contabilidad. + Extractos (contabilidad general y analtica) + Traspasos de movimientos contables y analticos. + Procesos de Cierre: de Explotacin y de Contabilidad. + Proceso de Apertura de Ejercicio. + Gestin del Inmovilizado. Balances: + De Situacin. + De Explotacin. + De Comprobacin de Sumas y Saldos.

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Gestin de Tesorera: + Conciliacin bancaria + Gestin de Cobros + Gestin de Pagos Libros de IVA, Diario y Mayor. Contabilidad Presupuestaria (presupuestos de VV, %MV y Costes de Estructura). Seguimiento de reales y desviaciones.

Migracin de datos.

Se migrarn los datos de los sistemas corporativos actuales de ESCAYOLAS, S.L., entendindose sta como el traspaso de datos desde sus actuales aplicaciones a la nueva, siendo esta informacin la relativa a ficheros maestros de clientes, artculos, proveedores y cuentas contables.

CRONOGRAMA.

Tal como explicamos en el apartado de introduccin, ser tras la Toma de Datos cuando se realice un anlisis en profundidad de todas las reas y sus requerimientos que nos permita proponer un calendario definitivo de implantacin. A la fecha de emisin del presente documento, en la fase en que nos encontramos y con la informacin de la que disponemos, nuestra planificacin de trabajo se cie a la presentada en la propuesta inicial de proyecto.

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Anexo II. Formato del documento de alcance del proyecto.

OBJETO Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

Objeto del documento: Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto con la empresa ESCAYOLAS , S.L., en base a los requisitos de la organizacin y los requerimientos de cada una de las reas usuarias. Se har referencia a cada una de las reas funcionales a las que se va a dar soporte con el sistema ERP y se detallarn las necesidades y peticiones de ESCAYOLAS , S.L., indicando el grado de conformidad de la solucin propuesta. Los requisitos enumerados sern los que se consideren durante el proyecto. Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, anlisis y contraste por parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las reas de actividad y requerimientos que se tratarn en la implantacin.

Contenido del documento: El documento har referencia a los USUARIOS CLAVE designados desde ESCAYOLAS , S.L. para el proyecto de implantacin. Se trata de personas de la organizacin cliente que desempeen un papel protagonista en el normal desarrollo del proyecto: Un coordinador de proyecto por parte del cliente, que sirva de interlocutor ltimo con el equipo de implantacin y que asuma, por parte de ESCAYOLAS , S.L., la responsabilidad en la toma de decisiones. Por cada rea funcional, un usuario final con responsabilidades y habilidades para asumir la adaptacin del flujo de proceso de la empresa al sistema ERP.

Se enumerarn los REQUISITOS de cada una de las reas usuarias (en documentos independientes referenciados), explicando cul es la peticin por parte de ESCAYOLAS , S.L.. Se valorar el objeto o fin que se persigue con los mismos y se informar de su inclusin o no dentro del proyecto, explicando el grado de conformidad de la solucin propuesta frente a la peticin realizada. Se har referencia a ASPECTO LIMITANTES para el arranque, relacionados con el Marco Tcnico (sistemas actuales, comunicaciones, etc), informacin importante o condicionante para el arranque, intercambio de datos con terceros, etc Es tras la Toma de Datos cuando se realiza un anlisis en profundidad de todas las reas y sus requerimientos que nos permite proponer una PLANIFICACIN definitiva de proyecto en documento independiente a ste de REQUISITOS.

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USUARIOS CLAVE.

Los usuarios de la empresa ESCAYOLAS , S.L. que liderarn el proyecto que nos ocupa son las que a continuacin se mencionan:

Gerente de ESCAYOLAS , S.L.: Responsable de proyecto: . Interlocutores de las reas usuarias:

REQUISITOS.

Los requisitos de cada una de las reas usuarias son los que se detallan en los documentos referenciados en este tercer apartado: rea Econmico Financiera: EAL_Requisitos EEFF.pdf. rea de Control de Gestin: EAL_Requisitos CONTROL DE GESTION.pdf. rea de Ventas: EAL_ Requisitos VENTAS.pdf. rea Comercial: EAL_ Requisitos COMERCIAL.pdf. rea de Compras: EAL_ Requisitos COMPRAS.pdf. rea de Almacn: EAL_ Requisitos ALMACEN.pdf. rea de Fbrica: EAL_ Requisitos FABRICA.pdf.

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ASPECTOS LIIMITANTES.

Desde el punto de vista de infraestructura es importante mencionar los siguientes aspectos: La empresa ESCAYOLAS, S.L tiene tres delegaciones en la provincia de Sevilla, conectadas va VPN (red privada virtual). Se reservarn los recursos necesarios de la citada red para dar servicio al sistema ERP a implantar. En la sede central, ubicada en la localidad de Carmona, residir el servidor de datos (servidor principal del sistema). En cada una de las delegaciones se configurar un servidor de ficheros y se instalar el software cliente correspondiente. Para el envo de documentos de compra y venta (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, ) a terceras empresas por correo electrnico (o fax) se configurarn los formatos de la gestin comercial con la imagen corporativa de ESCAYOLAS , S.L. Estos formatos sustituyen los actuales sobre papel preimpreso que actualmente se emplean, para lo que se hace necesaria la instalacin de impresoras a color para la impresin fsica de los mismos. Se pretende dotar a la organizacin de la posibilidad de envo por fax de documentos generados desde el sistema ERP. Ser necesario disponer, en las estaciones clientes que corresponda, de mdem y acceso a la conexin telefnica. Estamos analizando la viabilidad de soportar imgenes digitalizadas de documentos firmados por tercereas empresas. Sera entonces necesario disponer de equipo de digitalizacin de documentos (escner).

Para el arranque del nuevo sistema Mic2000 ERP+, hacemos los comentarios que siguen: Se determinar fecha de corte de operaciones de los sistemas actuales de gestin comercial (OficomW) y gestin EEFF (CONTAPLUS de Sage SP) y fecha de comienzo (arranque) posterior de explotacin del nuevo sistema. No habr convivencia de sistemas actuales y el ERP Mic2000. Se migrar desde CONTAPLUS el ejercicio contable 2007, las transacciones hasta el da de la fecha de corte de operaciones. No se migrar al nuevo sistema la gestin comercial.

En cuanto a los datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento del sistema: Se exportarn desde los sistemas actuales los datos maestros correspondientes a las principales entidades (clientes, proveedores, artculos, plan contable, elementos de inmovilizado,), rescatables en formatos estndar de los mencionados sistemas, haciendo la carga inicial correspondientes en el sistema ERP destino. Desde ESCAYOLAS, S.L se aprovechar la implantacin para codificar o revisar la codificacin de las entidades implicadas, para conseguir una gestin normalizada de la informacin. Se han de definir y/o validar los escandallos de fabricacin que permitan una mecanizacin de la gestin de almacn y un seguimiento de desviaciones de reales frente a presupuestos.

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REQUISITOS EEFF
Escayolas, S.L.

HISTORIA DE CAMBIOS
Cod RQEF RQEF Ed. 1 1.1 Nombre Requisitos EEFF Requisitos EEFF Fecha 10-01-07 29-01-07 Resumen de cambios Primera Edicin RQEF: 005; 006; 022; 035

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OBJETO DEL DOCUMENTO.

Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto de implantacin con la empresa ESCAYOLAS, S.L., en relacin al rea Econmico Financiera. Se enumerarn los REQUISITOS del rea Econmico Financiera explicando cul es la peticin por parte de ESCAYOLAS, S.L.. Se valorar el objeto o fin que se persigue con los mismos y se informar de su inclusin o no dentro del proyecto, explicando el grado de conformidad de la solucin propuesta frente a la peticin realizada.

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REQUISITOS.

CODIGO Descripcin

Detalles

Comen

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