Surabaya, 01 April 2009 No Lampiran Perihal : Kepada Yth, Direktur PT Indojewel Di Surabaya Kami telah melakukan audit atas

Program Pelatihan Sumber Daya Manusia PT. Indojewel Tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup Program Pelatihan Sumber Daya Manusia PT Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) Program Pelatihan Sumber Daya Manusia yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya Hasil audit kami sajikan dalam laporan audit yang meliputi : Bab I Bab II Bab III Bab IV : Informasi latar Belakang : Kesimpulan audit yang didukung dengan temuan audit : Rekomendasi : Ruang Lingkup Audit Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami ucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini. Kantor Akuntan Publik Rawiatmaja dan Partner : 055/KAP/IV/2009 : 2 eksampler : Laporan Hasil Audit Manajemen

Tn. Kris Palguna Page 1

BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG

PT Indojewel (selanjutnya disebut perusahaan) bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Tujuan dari didirikannya perusahaan adalah untuk membudidayakan mutiara dan emas yang merupakan hasil pengembangan litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya. Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut: Direktur utama Direktur Akuntansi&Keungana Direktur Pemasaran Direktur Produksi Manajer SDM : : : : : Tn.Kevin Suparno Tn.Cecep Mulyadi Nn.Sandra Gultom Tn.Steve Handayana Tn.Syam Nugroho

Adapun tujuan dilakukannya audit adalah untuk: 1. 2. Menilai tingkat kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Program pelatihan karyawan yang dilaksanakan perusahaan yang mana program pelatihan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan dalam mongoperasikan mesin baru. 3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan program pelatihan sumber daya manusia yang ditemukan

Page 2

BAB II KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut: Kondisi: 1. PT Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dengan rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan dari bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya. 2. Perusahaan memperkerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang diperkerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. 3. 4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai Kemitraan antara departemen SDM dan menejemen lini dalam pengelolaan SDM berjalan dengan baik dan dipimpin oleh suatu pedoman yang disepakati penerapannya. 5. Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan. 6. Belum tersedia suatu system review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

Kriteria: 1. 2. Tujuan pelatihan adalah untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mampu Page 3

mengintegrasikan seluruh divisi kedalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan. 3. 4. a. b. c. d. 5. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan ini adalah untuk: Meningkatkan keterampilan karyawan Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5 % Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap kerjanya. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan karyawan yang harus diidentifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi: a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan. b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat. c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

Penyebab: 1. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini, bukan berdasarkan kebutuhan karyawan. 2. Belum tersedianya suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan. 3. Pelatihan penggunaan mesin baru tidak dijalankan secara intensif disebabkan anggaran tidak cukup memadai ketika pelatihan berorienrasi pada praktik lapangan

Page 4

Akibat: 1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual) tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada akhir praktik lapangan. 2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan. 3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar Rp 650,75 miliar. 4. 5. Terjadi penurunan produk gagal menjadi 18% dibandingkan sebesar 20% tahun lalu. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal, sehingga tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. 6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut: a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan. b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan. c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan. d. Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

Page 5

7.

Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi pada proses pengepakan, dan 25% dalam proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

8.

Pengambilan produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Pejabat yang bertanggung jawab: Direktur Administrasi dan Keuangan.

Page 6

BAB III REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu: 1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur akuntansi yang dimiliki perusahaan. 2. Kelemahan yang terjadi karena kurang terlatihnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan tersebut: Rekomendasi: 1. 2. Perusahaan harus memiliki program pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Karyawan yang bertugas melakukan pengelolaan laba rugi harus memenuhi kualifikasi sebagai pengelola laba rugi baik dalam pendidikannya maupun pengalaman dan harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. 3. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan yang cukup untuk menjadi dasar dalam Pengelolaan Laba Rugi, baik dalam menentukan batas maksimum laba rugi maupun Penghapusan Laba Rugi. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pengelolaan Laba Rugi Perusahaan di masa yang akan datang.

Page 7

BAB IV RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah menurunnya laba kotor PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008.Audit kami mencakup penilaian atas sistem pengendalian manajemen laba kotor, personalia yang bertugas mengelola laba kotor ,dan aktivitas pengelolaan laba kotor itu sendiri.

Page 8