PAPELES DE TRABAJO

1.-CONCEPTOS DE PAPELES DE TRABAJO: Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formarse la opinin. Constituyen, por tanto, el nexo de unin entre el trabajo de campo y el informe de la auditora. El propsito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificacin y realizacin de la auditora, en la supervisin y revisin de la misma y en suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe. Los papeles de trabajo deben contener informacin suficiente a los efectos de permitir que un auditor experimentado, sin conexin previa con la auditora, identifique la evidencia que soportan, las conclusiones y juicios ms significativos de los auditores. 2. OBJETIVOS DE PAPALES DE TRABAJO: Los papeles de trabajo les permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar constancia de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones y de la informacin obtenida. Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Pblico que efecte la Auditora de estados financieros pueden ser relacionados as: Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo. - Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor Fiscal. - Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin con el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como futuras Auditoras. - Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional. - Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conduccin de su trabajo.

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El contenido de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de informacin financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de anlisis, las tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las reas examinadas. Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por: Programas de trabajo Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa. Las cartas de confirmacin enviadas por terceros. Manifestaciones obtenidas de la compaa Extractos de documentos y registros de la compaa. Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.. Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo: 1. Identificacin 2. Trabajo realizado 3. Conclusiones 1.- IDENTIFICACIN Suelen contener la siguiente informacin: El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central. Ejercicio al que se refiere la auditora. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha. Ttulo. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del P de T. Sumarias. El ttulo es el epgrafe del rea de los estados financieros.

Papeles de detalle. El ttulo indica el tipo de anlisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se refiere a la correspondiente prueba del programa de auditora.

Programas de trabajo Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa. Las cartas de confirmacin enviadas por terceros. Manifestaciones obtenidas de la compaa Extractos de documentos y registros de la compaa. Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.. Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo: 1. Identificacin 2. Trabajo realizado 3. Conclusiones 1.- IDENTIFICACIN Suelen contener la siguiente informacin: El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central. Ejercicio al que se refiere la auditora. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha. Ttulo. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del P de T. Sumarias. El ttulo es el epgrafe del rea de los estados financieros. Papeles de detalle. El ttulo indica el tipo de anlisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se refiere a la correspondiente prueba del programa de auditora.

2.- TRABAJO REALIZADO

Se encuentra en el cuerpo del papel de trabajo. Su contenido depender del tipo de trabajo que se haya realizado, como veremos en el siguiente apartado:

3.- CONCLUSIONES Las conclusiones suelen aparecer al final de cada rea. Recogen la opinin que el auditor se ha formado acerca del rea despus de concluir el trabajo que tena previsto.

EJEMPLOS DE CONCLUSIONES: rea De Tesorera. De acuerdo con el trabajo realizado y puesto que no nos hemos encontrado con ninguna incidencia significativa, los saldos del rea son razonablemente correctos. rea De Cuentas A Cobrar. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por los ajustes y reclasificaciones que hemos propuesto, los saldos del rea son razonablemente correctos. rea De Existencias. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por la limitacin al alcance encontrada, los saldos del rea son razonablemente correctos.

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CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

La Norma Octava indica que los papeles de trabajo deben formularse con:

Claridad: Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas permitan que la informacin presentada pueda ser entendida por cualquier persona, aun la no versada en el tema. Pulcritud: Deben ser elaborados con esmero y limpieza. Exactitud: Deben incluir toda la evidencia que se requiera para fundamentar la opinin del auditor. -Es importante mencionar que el costo de los papeles de trabajo debe ser mnimo, tanto en el proceso de elaboracin como en el de supervisin. La Norma Octava menciona tambin que los papeles de trabajo deben consignar todos los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones especficas examinadas, as como sobre las desviaciones que se presentan respecto de los criterios y normas establecidas o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basen las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora. La Norma Sptima indica que: La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos: A) Suficiencia.- Si basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. B) Competencia.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico. C) Relevancia.- Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. D) Pertinencia.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora. 5. ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organizacin de los legajos de auditora. Por consiguiente, el marco en que se encuadran los papeles de trabajo de auditora puede describirse brevemente en la forma que sigue: - Hojas de Trabajo.- Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentacin de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo. - Cdulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal de los estados financieros debe existir unas cdulas sumarias, en estas se deben relacionar las cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los estados financieros. La cdula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podr incluir las cuentas del mayor general para materias primas, productos en

proceso, productos terminados y materiales y suministros. - Relaciones de Cuentas.- Cuando las cuentas de mayor tienen subcuentas se requiere de cdulas llamadas relaciones que integran el saldo de dichas cuentas, debern elaborarse las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o acumulativa. 6.- TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO: En funcin de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, stos se podrn clasificar en tres grupos: a) Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella b) documentacin que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos b) Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditora consiste en la verificacin de los saldos que aparecen en el balance de situacin a auditar. c) Preparados por el auditor. Este ltimo grupo estar formado por toda la documentacin elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes captulos de los estados financieros, cuentas, transacciones, EL ARCHIVO PERMANENTE Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la informacin necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada. Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al da los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de inters. Entre otros datos, el archivo permanente deber contener: - Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurdica, referidos a la vida social - Otros documentos legales y contratos importantes - La descripcin de la empresa y de su actividad - Un organigrama con la estructura de la direccin y la distribucin de las principales funciones EL ARCHIVO PERMANENTE Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la informacin necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.

Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al da los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de inters. Entre otros datos, el archivo permanente deber contener: - Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurdica, referidos a la vida social - Otros documentos legales y contratos importantes - La descripcin de la empresa y de su actividad - Un organigrama con la estructura de la direccin y la distribucin de las principales funciones 7.- NDICE DE LAS HOJAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO En auditora se denominan ndices a aquellos smbolos utilizados en la preparacin de los papeles de trabajo, con el objeto de que queden ordenados de una manera lgica y faciliten, de esta forma, su manejo y archivo. Los ndices de referencia se escriben en rojo en la esquina superior derecha de las hojas de trabajo al objeto de facilitar su identificacin. Las hojas base son el sumario de todas las cuentas de activo, pasivo y prdidas y ganancias de una determinada rea o seccin. Contienen la informacin que es enviada desde las hojas gua o sumarias y las hojas de pormenores o detalle. Las columnas que conforman una hoja base son: a) Nmero del Plan General de Contabilidad de la cuenta o cuentas que b) se examinan c) Descripcin de la cuenta d) ndice o referencia e) Saldo de la auditora anterior o ejercicio anterior no auditado f) Saldo a la fecha de la auditora g) Reclasificaciones y ajustes deudores y acreedores 8.- REFERENCIA DE LAS MARCAS DE SUPERVISIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados (la foliacin no sustituye a la referenciacin) a fin de permitir su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditora. La referenciacin debe efectuarse durante el curso de trabajo. Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o su analtica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

9. PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilizacin que va ms all de la Auditora del perodo en que estos se realizaron, pues son origen de la informacin para futuras Auditoras, bien sea que las realice el mismo Contador Pblico u otro colega. Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditoras posteriores.

Estos papeles de trabajo estn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Cdigo de tica profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco aos.