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ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educacin Superior Fundacin Misin Sucre Ministro de Educacin Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Polticas Acadmicas Maruja Romero Ypez Asesor de Contenido Prof. Tania Salazar Diseadora Instruccional Prof. Rosaura torres

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIN Y SISTEMAS

horas Trabajo Acompaado Trabajo Independiente Horas por semana Total horas por trimestre 3 3 6 42

Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS Conocimientos Grales. del proceso administrativo Elaboracin de normas o procedimientos Marco Legal y fiscal para la administracin Tcnicas y principios de mercadeo Desarrollo Tcnicas y econmico y procedimientos social contables Habilidades y Destrezas Identificar problemas o necesidades Elab informes. Administ Elab edos financ. Formular proyectos Actitudes y valores Elaborar normas y Relaciones procedmientos asertiva.s Compromiso social

DAD MTICA

Parti desa end

Pg. UNIDAD 1 Las organizaciones


Principios de la administracin. Los sistemas: concepto, caractersticas, funciones Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas Perfil del analista de Organizacin y Sistemas Definicin de trminos propios en Organizacin y Sistemas DIAGRAMACIN Definicin y caractersticas Utilidad Criterios fundamentales para su elaboracin Tipos de diagramas Definicin y objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboracin de organigramas Caractersticas: Sencillez, uniformidad, presentacin Norma: definicin, caractersticas Procedimiento: definicin y caractersticas Tipos de procedimientos Redaccin Definicin Smbolos usados en lo diagramas de flujo Tcnica para realizar los flujograma

UNIDAD 2 ORGANIZACIN Y SISTEMAS

UNIDAD 3

UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS

UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS

Recomendaciones para usar y aplicar smbolos Definicin y objetivos Diseo del formulario Consideraciones para la elaboracin del formulario

UNIDAD 7 FORMULARIOS

Control de formularios UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS


Nociones generales Caractersticas de los manuales Clasificacin Tipos de manuales Procedimiento general para elaborar manuales administrativos Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recoleccin de los datos Anlisis de los datos Formulacin de recomendaciones Implementacin Seguimiento, evaluacin y control Redaccin del informe tcnico

UNIDAD 9 METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

Bibliografa

PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo General: Al finalizar la unidad curricular el estudiante estar en capacidad de abordar el diseo, control y mejoramiento de los procesos de una organizacin aplicando los principios generales de organizacin y sistemas, de una manera sistemtica, racional y ordenada. Sinopsis de contenido

UNIDAD 1. LAS ORGANIZACIONES.


o o

Principios de la administracin: Planificacin, organizacin, direccin y control. Los sistemas: concepto, caractersticas, funciones

UNIDAD 2. ORGANIZACIN Y SISTEMAS


o o o o o o

Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas Perfil del analista de Organizacin y Sistemas Definicin de trminos propios en Organizacin y Sistemas

UNIDAD 3. DIAGRAMACIN

Definicin Caractersticas Utilidad Criterios fundamentales para su elaboracin Precisin Sencillez Uniformidad Presentacin

Tipos de diagramas (organigramas, flujogramas, pictogramas, mapas de procesos) UNIDAD 4. LOS ORGANIGRAMAS

Definicin Objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboracin de organigramas Caractersticas: Sencillez, uniformidad, presentacin

UNIDAD 5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


o o o o

Norma: definicin, caractersticas, Procedimiento: definicin y caractersticas Tipos de procedimientos Redaccin

UNIDAD 6. FLUJOGRAMAS

Definicin o Smbolos usados en lo diagramas de flujo o Tcnica para realizar los flujograma o Recomendaciones para usar y aplicar smbolos -En cuanto a dibujo -En cuanto a su contenido -Simulacin de procesos

UNIDAD 7. FORMULARIOS
o o o o o

Definicin Objetivo Diseo del formulario consideraciones para la elaboracin del formulario control de formularios

UNIDAD 8. MANUALES ADMINISTRATIVOS


Nociones generales Caractersticas de los manuales Clasificacin Tipos de manuales -Organizacin y Funciones -Normas y procedimientos
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-Usuario -Manual de Calidad -Otros

Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

UNIDAD 9. METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO


Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recoleccin de los datos Anlisis de los datos Formulacin de recomendaciones Implementacin Seguimiento, evaluacin y control Redaccin del informe tcnico

Estrategias Metodolgicas Exposicin del Profesor Asesor. Dinmica Grupal Asincrnica. Dilogo Didctico mediado por la Nuevas Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (NTIC) Prcticas en Laboratorios de Computacin Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo

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INTRODUCCIN El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar. Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente. Este modulo instruccin al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes, ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar tcnicas que permitan lograr mejores resultados en el rea de organizacin y sistemas. El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y sistemas, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe contener los analistas del mismo. Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano. El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector informacin til, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tpicos principales del rea. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda el estudio de organizacin y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza de la carrera, funciones Caractersticas de los analista de Organizacin y Sistemas, Perfil y Definicin de trminos propios del rea.

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En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramacin entre ellos: Definicin, Caractersticas, Utilidad, Criterios fundamentales para su elaboracin y Tipos de diagramas. La tercera unidad desarrolla la plataforma tcnica para definir y plasmar la estructura de la organizacin de forma tal que traduzca su objeto y razn de ser en funcin de su contexto, con este fin se revisan su Definicin, Objetivos, Utilidad, Tipos de organigramas, Criterios para la elaboracin y Caractersticas. La cuarta unidad seala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definicin, caractersticas y Tipos de procedimientos as como la forma adecuada de Redactarlo. La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesin de operaciones necesarios para realizar una actividad, all encontramos la definicin, Smbolos usados en lo diagramas de flujo, Tcnica para realizar los flujogramas, Recomendaciones para usar y aplicar smbolos. La sexta unidad aborda la Definicin, Objetivo, Dise del formulario y algunas consideraciones para su elaboracin y control. La sptima unidad resea los aspectos que deben orientar el planteamiento, elaboracin, implantacin y seguimiento de manual administrativos se incluyen. Nociones generales, Caractersticas de los manuales, Clasificacin, Tipos de manuales y procedimiento general para elaborarlos. La octava unidad refiere la Metodologa de simplificacin del trabajo con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aqu se describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora), Recolectar los datos, Anlisis de los datos, Formulacin de recomendacin, implementacin, Seguimiento, evaluacin, control y Redaccin del informe tcnico Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y actividades que permitan emplear de manera especfica la tcnica trabajada. Al final se incluye bibliografa que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los tpicos desarrollados.

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Unidad I ORGANIZACIN Y SISTEMAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Definir de manera precisa Organizacin y Sistemas. Identificar las caractersticas bsicas de Organizacin y sistemas. Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempear Organizacin y Sistemas en una Organizacin. Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y sistemas en una organizacin dada.

CONTENIDOS

Origen, antecedentes Definicin. Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas Perfil del analista de Organizacin y Sistemas

La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional. Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran.
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Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene la responsabilidad de la seleccin de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa. 1.-Origen de Organizacin y Sistemas La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin. Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de varios acuerdos Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en otros, donde
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inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, mtodos y organizacin del trabajo. En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas, persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia.

2.-Definicin El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin. Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio. Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin. Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
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conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza. Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello. 3.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas. Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organizacin en las cuales pareciera determinante la necesidad de que sta ejerciera dentro de la institucin un carcter ejecutivo. Caractersticas De La Funcin Asesora:

Elaborar estudio diagnstico. Analizar el estudio. Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organizacin de las ventajas que se lograran alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva. Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea

Dirigir el estudio. Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones .

Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este caso solo necesita la aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.

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Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas debe tener un carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva. 4.-Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
o o o o o o o

Conocer el hecho o la situacin que se analiza. Describir tal hecho o situacin. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las caractersticas que distinguen los anlisis de la unidad de Organizacin y Sistemas, las cuales se denotan as:
o o o o o o

o o o

Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
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relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Sistemas, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis. Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas.

5.-Perfil del analista de Organizacin y Sistemas El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin. Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.

El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes, realice las siguientes actividades. 1. Elabore un cuestionario que incluya:
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a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Nombre de una empresa ubicacin. Numero de empleados. Unidades administrativas. (Identifquelas). Unidad de organizacin y sistemas. Estructura interna. Objetivos. Funciones. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza. ventajas y desventajas de esta unidad.

2. Visite una organizacin que posea una unidad de organizacin y sistemas, entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado. 3. En relacin a las respuestas obtenidas y a la informacin recabada en la entrevista, realice el anlisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de organizacin y sistemas. 4. Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y Sistemas en la organizacin seleccionada.

Unidad II DIAGRAMACION OBJETIVOS ESPECIFICOS.


Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organizacin con diagramas y mapas de proceso. Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una organizacin. Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organizacin Aplicar la diagramacin para resumir en forma ordenada operaciones, formatos y mtodos de trabajo.

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CONTENIDOS

Definicin Objetivos Tcnicas para formular diagramas Clasificacin de los diagramas Caractersticas

La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. 1.- Definicin Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos. (Benjamn. 2004). Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos y organizaciones porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la secuencia de una accin, lo que contribuye a conformar una slida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisin. En las organizaciones este mtodo les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensin de su dinmica organizacional y la simplificacin del trabajo. (Benjamn 2004). OBJETIVOS 1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con diagramas y mapas de procesos. 2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organizacin para desempearse eficazmente.
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Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos tcnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a travs de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lgica y consistente.

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio, diseo y presentacin.

Estudio de los diagramas

Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organizacin. En esta etapa la exploracin se refiere bsicamente a la forma en que se est ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su totalidad los procedimientos. El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades de perfeccionamiento Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.

Diseo de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarn minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrar la representacin administrativa.

Presentacin de los diagramas

La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la gerencia o administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son presentados en su
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totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser tomado por la administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total. TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS Planeacin y evaluacin Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que respecta a los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar y qu informacin debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible. La evaluacin es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus tcnicas y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de la organizacin. Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es necesario adems considerar la informacin verbal recabada en su momento. Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lgica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando? En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la tcnica de diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento. SIMBOLOGA BSICA
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Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no convencional trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin, se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa. CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMA La bibliografa existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a continuacin sealaremos aquellos ms conocidos. a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones. b. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos. c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de autoridad, responsabilidad y funcin. d. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razn fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos, se facilita la presentacin de las diversas clases de diagramas de sistemas, si se verifica en funcin del campo que describe cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categoras. e. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen grficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas lgicos relativos a programas de computadoras. f. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal. g. Grficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.

Convencin para trazar los diagramas

a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. 2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. 3. Nombre de la persona que prepar el diagrama. 4. Nmero de personas o puestos involucrados.
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5. Nmero de pasos. b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos. c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones. e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la esquina inferior derecha. f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usar el nmero uno; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente. h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos, El movimiento se representa por una sola lnea. j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una lnea para cada forma o grupo de formas. k. La secuencia se muestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo. m. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin. n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin.

Presentacin De Las Formas En El Diagrama a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior derecha, el nmero de la copia en cuestin. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamao, forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un nmero para identificarlas b. Las formas con copias deben representarse como sigue. En caso de tener muchas copias, deben presentarse as. c. Si una forma se destruye se representa de este modo.

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Si se tiene una alternativa, se traza una lnea horizontal y se anota con un lpiz usando para toda la grfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la lnea. En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si slo se tuviera un color, entonces sese lnea de puntos o ms clara. En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre ms frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usar el smbolo. d. Si las lneas tuvieran que encontrarse entre s, se usar la siguiente convencin e. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la ms alejada para evitar que se crucen. f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. g. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el plinto en que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas: Sinttica La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto, dejan de ser prcticos. Simbolizada La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. La razn primordial para el empleo de smbolos es que stos estandarizan las actividades, "encasillndolas" en grupos compactos de actividades similares. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn presentes los smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
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La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo del proceso; sin embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama. Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; as pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta tcnica, llevando a la prctica el diagramado de algn proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. Formatos para captura de informacin La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a travs de: la investigacin documental, la encuesta, la observacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depender del diseo y la presentacin que se d a los cuestionarios. Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que intervienen y los formatos que se utilizaran. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. b. El tipo de operacin mediante un smbolo. 1. Operacin. 2. 3. 4. 5. Transporte. Inspeccin Demora Almacenamiento.

a. El tiempo neto en que se realiza la operacin. b. c. d. e. El tiempo total empleado para realizar las operaciones. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores). Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso. Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

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ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma escrita las siguientes actividades. 1. En que forma inciden en el desempeo de una organizacin los diagramas de flujo? 2. Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organizacin el disponer de informacin analtica y secuenciadas de sus acciones? 3. Favorece las relaciones de una Organizacin con su entorno el empleo de diagramas de flujo? 4. De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organizacin la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?

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UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir el concepto de organigrama Conocer las normas y recomendaciones tcnicas fundamentales para disear, elaborar y actualizar organigramas.

Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su naturaleza.

CONTENIDOS

Definicin Objetivos Tipos de organigramas Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama

Criterios para la elaboracin de organigrama

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Dentro de una Organizacin, los organigramas constituyen la representacin grafica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco est constituido por la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio, puede entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos internos de una organizacin en trminos concretos y accesibles. Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su preparacin. Por ello es importante tener una base de informacin homognea, que permita dar cohesin a este tipo de recursos. 1.-DEFINICIN DE ORGANIGRAMA. Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a travs de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos (Anderson 1981). El organigrama es la representacin* grafica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen (Benjamn. 2004). Es un documento que representa grficamente la estructura formal de una entidad (Carrasco. Cit. P. Rinosa) Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto operacional de organigrama definindolo como: La representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la lnea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerrquicos, entre otros aspectos 2.-OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma grafica y objetiva la composicin de una organizacin. En consecuencia, a continuacin se expresa la finalidad de un organigrama: 1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
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2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organizacin debidamente asignados por reas de responsabilidad o funcin. 3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organizacin y donde encaja cada uno dentro de ella. 4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo. 5. Indica relaciones de trabajo. 6. Representa las lneas formales de autoridad. 7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad

Proporcionan una imagen formal de la organizacin Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organizacin Representan un elemento valioso para el anlisis

Organizacional. 3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la organizacin que representan. En este sentido a continuacin se mencionaran varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por Benjamn (2004) Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organizacin, refiriendo informacin general o de alguna de las reas que la integran

Macroadministrativo s

Incluyen a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos

Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector o ramo especifico. Por su mbito:


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Generales

Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.

Particulares

Solo muestran una rea particular de la estructura en la organizacin. Por su contenido:

Integrales

Es la representacin grafica de todas las unidades administrativas de una organizacin.

Funcionales.

Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones.

De puestos, plazas y unidades.

Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad. Por su presentacin:

Verticales.

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.

Horizontales

Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.

Mixtos.

Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin.

De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios mas reducidos.
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DISEO Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de un organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.

Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4.-SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA. 1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

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2.-Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.

4.-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

Precisin Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

Sencillez De fcil comprensin, se recomienda evitar trazos innecesarios o una nomenclatura compleja

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Uniformidad Homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo

Presentacin En su presentacin deben considerarse criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.

Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorizacin y actualizacin, en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuacin se sealan:
o o o o o o o

Autorizacin Integracin del equipo de trabajo Preparacin del plan de trabajo Captacin de la informacin Clasificacin y registro de la Informacin Anlisis de la informacin Diseo del organigrama

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada e investigue: 1. La Organizacin posee un organigrama ubicado en lugar visible? 2. Si la organizacin no posee organigrama, considere las pautas recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural? 3. Enumere por lo menos, tres aspectos de la organizacin que se puedan visualizar en el organigrama? 4. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama? 5. Seale los tipos de organigramas segn la forma o disposicin geomtrica?.

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UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Definir norma y procedimiento? Sealar las principales caractersticas que deben considerarse al momento de elaborar un procedimiento. Distinguir los distintos tipos de procedimientos segn los criterios establecidos para su clasificacin. Describir correctamente un procedimiento administrativo

CONTENIDOS

Norma. Procedimiento Caractersticas de los procedimientos Clasificacin de los Procedimientos Descripcin de los procedimientos. Redaccin. Diagramacin de los procedimientos

En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organizacin mantener al da una serie de documentos que
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enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueos o accionistas principales estn presentes permanentemente. Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, se requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de produccin no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona. Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Esto ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinmica. la importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve reflejado en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos administrativos, mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la capacidad de reaccin de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios. A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin. 1.- NORMA Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente definidos por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de los objetivos organizacionales. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepcin general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos disponibles. Las normas tienen un amplio mbito de aplicacin entre los cuales mencionaremos los siguientes:

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o o o

En la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza administrativa. En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos de trabajo. Uso de conceptos, smbolos, representaciones de tipo general.

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. A continuacin se plantea un ejemplo. a. Procedimiento. Solicitud y entrega de materiales de oficina. Normas: 1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y tiles de oficina a travs de un formulario identificado como pedido de tiles de oficina. 2. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de oficina, ante el departamento de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal. b. Procedimiento. Seleccin de personal. Normas: 1. Todo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relacin al perfil especfico del cargo que aspira desempear. 2. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos segn sea el caso.

2.- PROCEDIMIENTO. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina. Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo especifico.

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Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea. 3.-CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos: 1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. 2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales. 3. Cubre un ciclo de accin. 4. Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo. 5. No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular. 6. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin continua y sistemtica. 7. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. 8. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. 9. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

4.- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa. A. Por su relacin con los objetivos Organizacionales: 1. Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiramos sealar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios, tendr como procedimientos sustantivos los siguientes:
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1. 2. 3. 4. 5.

Procedimiento: Preparacin de los alimentos. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. Procedimiento: Etiquetado. Procedimiento: Venta a crdito. Procedimiento: Exportacin de enlatados.

2. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Seleccin de personal. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios. B. Por su recorrido. 1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organizacin. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. -Procedimiento: Enlatado de alimentos. -Procedimiento: Elaboracin de nminas. 1. Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica. Ejemplo: Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin
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antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la institucin. 3) Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. Ejemplo: Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes sealadas. 5.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la Institucin y el estilo de los analistas. A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la descripcin de un Procedimiento Administrativo. 1. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. 2. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. 3. Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la Dependencia. (opcional). 4. Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento. 5. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (opcional). 7. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 8. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). 9. Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin, as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.

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6.- REDACTAR UN PROCEDIMIENTO. Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en el manual. Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. 1. 2. 3. 4. 5. Emplear frases claras y cortas. Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible. Tono formal. Evitar ambigedades. Uniformidad en el estilo.

Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guin teatral, ya que en stos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con xito los objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o departamento, si el proceso tiene lugar entre varios. A continuacin se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposicin de bienes de cambio.

UNIDADES RESPONSABLES. Seccin Almacenes

ACCIONES. 1.- Controla la existencia de mercanca a travs de la ficha de stock. Si est cerca del punto de pedido, prepara una solicitud de compra en dos ejemplares. 2.-Enva el original a compras y archiva el duplicado.

Departamento de Compras.

3.-Recibe y analiza la solicitud y la aprueba. 4.-Si la rechaza, archiva la solicitud y comunica a la Seccin Almacenes la causa. 5.-Si la Solicitud es aprobada, consulta el registro de proveedores para determinar quines estn en condiciones de
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Suministro.

7.- DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos tienen como denominador comn el anlisis de los siguientes elementos:

Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos. Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin. Los documentos utilizados o producidos. Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin. Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados en das, horas o minutos.

Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento representado, verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos:

Smbolos abstractos Smbolos figurativos.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE


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1. 2. 3. 4.

Cul es la diferencia entre Norma y Procedimiento? Cuales son las caractersticas que deben tener los Procedimientos? Como se clasifican los procedimientos segn su relacin con los objetivos? Visite una organizacin publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le describa verbalmente algn procedimiento o servicio que se ejecute en la institucin? 5. Tome nota de la descripcin efectuada por el trabajador de la institucin? 6. En base a la informacin recolectada, efectu la descripcin del procedimiento administrativo

UNIDAD V FLUJOGRAMAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.
o o o

Definir con claridad que es un flujograma. Caractersticas de los flujogramas. Tipos de flujogramas.
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o o

Conocer la simbologa mas utilizada en la elaboracin de un flujograma. Aplicar correctamente las pautas tcnicas recomendadas para la elaboracin de un flujograma.

CONTENIDOS
o o o o o o

Definicin Caractersticas De Los Flujogramas Tipos De Flujogramas Simbologa De Los Flujogramas Diseo Y Elaboracin De Flujogramas Recomendaciones Para El Uso Y Aplicacin De Los Flujogramas

Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lgica y consistente. En consecuencia un Flujograma es la representacin grfica de hechos, situaciones, movimientos o relaciones , por medio de smbolos, tambin se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos grficos ilustran la sucesin de operaciones que implican movimiento, desplazamiento o curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. 1.-DEFINICION El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc. (Gmez C. 1.997) Segn Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Segn Gmez Rondn Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin
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de cualquier mtodo, constituye adems un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensin de la dinamita organizacional y la simplificacin del trabajo. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas constituyen un instrumento de suma importancia en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, 2. CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: 1. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. 2. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. 3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: 1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. 2. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico. 3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento. Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995: 1. 2. 3. 4. 5. 6. De uso, permite facilitar su empleo. De destino, permite la correcta identificacin de actividades. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

3. TIPOS DE FLUJOGRAMAS Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:


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Segn su forma: a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos. Por su propsito: a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin. Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los individuos. b. De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical. c. De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. d. Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical.
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e. De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico. f. Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace). Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la columnas verticales estn los smbolos o convencionales ( de operacin, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecucin y le tiempo invertido. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo. b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos smbolos y convenciones que el vertical. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo. c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre s. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en el grfico. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. Segn Gmez Rondn, Francisco. (1.995) existe una clasificacin que considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentacin:

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a. De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. b. De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin. Por su formato: a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnas o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan Por su propsito: a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de operaciones. b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y en qu consiste sta. c. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas. d. Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para qu sirven. e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. f. Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada. g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos. h. Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de software. 4. SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: 1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la mencin de que la informacin ya ha sido procesada. 2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la informacin. 3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario al margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.
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4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas. 5. Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un documento tenga varias copias, estas debern presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y as sucesivamente. 1. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn destruyendo. 2. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar. 3. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. 4. Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final. Direccin de flujo: ( ): Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas. 1. Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe informacin de varias fuentes o condensa en una sola: 2. Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: 3. bien, cuando se recibe informacin de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Segn Chiavenato, Idalberto 1.993: 1. El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del proceso). Una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisin de un documento. 2. La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. O 1. El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificacin de una firma.
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2. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. 3. El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupcin casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995: 1. Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento. 2. Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. 3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. 4. Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. 5. Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramacin administrativa) Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contin el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
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Actividad. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. REPRESENTA SIMBOLO 5. DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS. Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: Convencin para trazar los diagramas: a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. 2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. 3. Nombre de la persona que prepar el diagrama. 4. Nmero de personas o puestos involucrados. 5. Nmero de pasos. b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones. e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la esquina inferior derecha. f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre

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se colocar el nmero uno; y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes. h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola lnea. j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de lneas para cada forma o grupo de formas. k. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo. m. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin. n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin. Presentacin de las formas en el diagrama: a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. b. Las formas con copias deben representarse como sigue. c. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la ms alejada para evitar que se crucen. d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. e. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el punto en que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales entre las cuales tenemos: a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
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b. c. d. e. f. g. h. i.

Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. Mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las lneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos das ("D"), horas ("O") o minutos (). Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el flujograma mediante una flecha interrumpida. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias lneas que se cruzan sin tener relacin, en este caso se indica mediante una inflexin en cualquiera de ellas. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina como sigue.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995: El analista experto adoptar su propio mtodo al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, segn se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con los smbolos recortados. d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas. f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su nmero. g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen. i. Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras. 6.- RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE LOS FLUJOGRAMAS
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1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. 3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice. 4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al smbolo. 5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. 6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE. i. Qu es un flujograma?

2. Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma? iii. Todo flujograma expone informacin bsica sobre tres aspectos Cules son estos tres aspectos? 4. Considerando las pautas sealadas en esta unidad seleccione un procedimiento y disee el flujograma correspondiente. UNIDAD VI FORMULARIOS

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OBJETIVOS ESPECIFICOS. i. ii. Valorar la importancia del empleo de formas en una organizacin. Conocer los aspectos metodolgicos para manejar efectivamente las formas. Conocer los criterios tcnicos para analizar disear y controlar formas. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una ventaja competitiva para una organizacin.

iii. iv.

CONTENIDOS i.

Definicin Objetivo Diseo Del Formulario Consideraciones Para La Elaboracin Del Formulario Control De Formularios

ii.

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iii.

Sistema De Control De Formularios

Actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean formularios, stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir informacin que es de suma importancia en la realizacin efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organizacin, dentro y fuera del rea de trabajo. Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sistematizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin. . 1.- DEFINICION. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo.2.- OBJETIVO:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehiculo de transmisin de datos e informacin organizacional sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.

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Objetivos especficos, Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones. 3.- DISEO DEL FORMULARIO El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fases para el diseo. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el formulario El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo. Se determin la necesidad de la existencia del impreso? Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? Son necesarias todas las copias previstas? Es lgica la secuencia de los datos? La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mnimo? Esta autorizado el diseo del formulario? Cul es el departamento origen? Cul es la finalidad del formulario? Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad? Es necesario un subtitulo?
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Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor? Con qu frecuencia se va a usar el formulario? Debe tener el formulario un nmero de serie? Este formulario elimina la necesidad de algn otro? Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya existentes? Fase del diseo: Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretacin. A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir, aunque no exista una estandarizacin. En impresora de equipo de cmputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos. Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase: Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario? Se encuentra en una posicin adecuada? Los datos fijos se comprenden fcilmente? El lenguaje es claro? Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren? Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? Las lneas son las adecuadas?
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Se han aplicado las lneas adecuadamente? Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo? Se identifican todas las copias del formulario? Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico? Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria? Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico? Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? Son correctos los espaciados horizontales y verticales? Se han especificado correctamente los mrgenes? Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario? Viene el formulario identificado con un nmero impreso? Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. El instructivo esta divido en:

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- Titulo del formulario - Objetivos (razn de la situacin) - Generalidades - Modo de llenado (maquina o a mano) - Medio de obtencin - Tiempo estimado Caractersticas de impresin: - Numero de copias - Papel (color, marca y base del original y copias) - Tinta, color de tinta. - Mrgenes (lado y ancho para archivar) - Indicar si lleva perforaciones. - Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas) - Juego (desglosables o sueltos) - Encolados - Indicar lado - Lomo abierto o cubierto - Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro - Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco. 4.-CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO. A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de formularios.

Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones. Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.

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Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin. Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una placa metlica plana. Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir elctrica o mecnica. Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas.

5.- SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS. Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Consideraciones generales de los sistemas de control. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. Nivel de organizacin. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios. Control de formularios. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

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El ndice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir. Pasos para elaborar el ndice funcional Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que le corresponde. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. Que importancia tiene para una organizacin el uso adecuado de los formularios? 2. En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organizacin? 3. Qu aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario? 4. Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada y aplique todas las interrogante previstas en el diseo de formularios?

UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS
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Definir que es un Manual Administrativo. Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos ms conocidos. Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicacin y la coordinacin en una organizacin. Valorar la importancia que tienen los manuales de organizacin, de procedimientos y de calidad para una organizacin. Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboracin de Manuales Administrativos. Elaborar un Manual Administrativo.

CONTENIDOS
o o o o o

Definicin Ventajas Y Desventajas Clasificacin De Los Manuales Administrativos - Tipos De Manuales Procedimiento General Para Elaborar Manuales.

Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:

La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organizacin

Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.

Segn Franklin F (2004) Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que desempee mejor su tarea.

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2.-Ventajas. Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales 1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2.- La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 3.- clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 5.- Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9.Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 10.- Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 12.- Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos. Desventajas. 1.- Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2.- Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
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3.- No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en :lo manuales. 4.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido. 3.-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicacin, entre ellos tenemos A.- Manual de Organizacin. B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista. E.- Manual del empleado. F.- Manual de Propsito mltiple. Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega otra clasificacin: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre la organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.

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Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones POR SU FUNCION ESPECFICA Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
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Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y
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Comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. ESPECIFICO: Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular. Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc. 4.-TIPOS DE MANUALES.

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Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos. 4.1 MANUAL DE ORGANIZACION Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica. 4.1.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, naturaleza y amplitud del trabajo. delimitando la

b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos, dentro de la institucin. c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin). e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa. Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin. Funciones Bsicas Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende Responsabilidad Caractersticas y Especificaciones de la Posicin.

4.1.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

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TITULO I GENERALIDADES 1. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas que contiene el Manual. 2. BASE LEGAL Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y gestin. 3. ALCANCE Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual. 4. APROBACIN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual. TITULO II DEL DISEO ORGNICO FUNCIONES GENERALES DEL RGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como parte integrante de la organizacin institucional. ESTRUCTURA ORGNICA DEL RGANO Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la institucin, en orden decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el ltimo escaln organizativo: De Alta Direccin De Direccin De consulta De Lnea De Apoyo De Asesora,
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De Control, y De descentralizacin RELACIN JERRQUICA DE UNIDADES ORGNICAS Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Lneas de Coordinacin. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa. CUADRO DE DISTRIBUCIN DE CARGOS POR RGANOS Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada. TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL RGANO Describir las funciones generales del rgano FUNCIONES ESPECFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente esquema: Denominacin del cargo Naturaleza del cargo (funcin resumen) Funciones especficas del cargo Lnea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinacin Requisitos mnimos de los cargos

** Conocimiento y/o Instruccin ** Experiencia laboral

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5.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas. Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.) Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501). Descripcin de los Procedimientos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario ndice Temtico. Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

5.3.-MANUAL DE CALIDAD. Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes: Identificacin 1. Logotipo de la organizacin.
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2. Nombre de la organizacin. 3. Nombre del manual. 4. Numero de procedimientos. 5. Nivel de revisin y/o aplicacin. 6. Titulo del procedimiento. 7. Fecha de revisin. 8. rea responsable de manejar el procedimiento. 9. Lugar y fecha de elaboracin. 10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. 11. Numero de pginas. 12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.

ndice O Contenido. En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que constituye el cuerpo del documento. Alcance. Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introduccin. Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin. Objetivos generales Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de. 1. 2. 3. 4. 5. La mejora de los procesos. adecuada atencin a los clientes. rentabilidad. El liderazgo en el mercado. El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional. Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. Responsabilidades.

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Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad. Documentos y referencias aplicables. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin, pueden variar de una organizacin a otra, segn la norma de aplicacin, su naturaleza, giro, tamao etc. Definiciones. Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad. Lista de distribucin Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el manual. Apndice para la codificacin de procedimientos Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo. 5.- PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente conveniente, tanto por su calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551, que se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos: Marco Introductorio A. Identificacin En este apartado se incluyen los siguientes datos:
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nombre oficial de la dependencia; nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual; nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados; lugar y fecha de elaboracin; responsables de su elaboracin; y

Cantidad de ejemplares impresos.

B. ndice Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. C. Introduccin Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir la circunstancia operativa o estratgica que genera u obliga la elaboracin del manual de procedimientos administrativo. Tambin sintetiza cmo se utilizar el manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. D. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el manual. E. Alcance del procedimiento Este apartado debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos, en qu circunstancias se harn y cules sern los lmites de esa aplicabilidad. La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en que intervienen dentro del procedimiento. F. Polticas y normas de operacin Las polticas o normas de operacin deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no estn previstos en la diagramacin del procedimiento. G. Instrucciones para el uso del manual En esta seccin, se debe explicar cmo usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes puntos:

estructura: indica la disposicin de las partes en que est ordenado el manual; codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de codificacin usados; y actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

Cuerpo Principal

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Normas de trmite En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos aspectos: Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:

momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso; responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso; informacin requerida; medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento; decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posible aplicacin; y controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del control.

Archivos utilizados; debe incluir:


informacin a contener; mtodo de clasificacin de la informacin contenida; mtodo de bsqueda de la informacin contenida; perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo; y responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar. Anexos varios Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de

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procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretacin. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. Organizados en grupos, los participantes con ayuda del material investigaran y discutirn aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades. 1.- Explique qu utilidad tiene el Manual para una Organizacin 2.- Cuales son los fines que persiguen los manuales? 3.-Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboracin de un Manual Administrativo 4.-Seleccione en su comunidad una organizacin pblica o privada, con la cual est familiarizado y proceda a recolectar informacin relacionada con: a. b. c. d. e. f. g. Objetivos Naturaleza de la funcin que ejecuta. Estructura. Funciones asignadas. Normas. Procedimientos, formularios. Instructivos.

5.-Ordene y clasifique la informacin recabada. 6.-Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere: Estructura, Funciones, Normas y Procedimientos.

Unidad VIII Metodologa de simplificacin del trabajo

OBJETIVOS
o o

Analizar la secuencia lgica y sistemtica de los pasos a seguir en la elaboracin de trabajos de organizacin y sistemas. Aplicar correctamente los pasos de la metodologa para la simplificacin del trabajo en una situacin dada

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CONTENIDO
o o o o o o

Planteamiento Del Problema Recoleccin De Los Datos Anlisis De Los Datos Formulacin De Recomendaciones Implantacin Seguimiento, Evaluacin Y Control

El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido comn, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de graficas, estimando, al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. Se necesita entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificacin y mejoramiento, los factores bsicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por que?, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas inmediatas a seguir estn vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc. Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos tcnicos de nacionalizacin de estructura y procedimientos, hayan establecido y aplicado con sus propias lneas de actuacin y por consiguiente ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la metodologa que se desarrolla. Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace que la superacin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una modalidad conveniente y continua. Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente, por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
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Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases: 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el alcance, los resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial humano requerido y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios: a. -Identificar el problema. Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan. b. Definir el problema. Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente, situacin econmica, poltica, social del pas etc.). c. Objetivo del estudio. Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la investigacin del problema. d. Alcance. Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es toda la organizacin. e. Profundidad. Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos, servicios etc.) f. Actividades. Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio. g. Recursos. Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo. En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades para atender los aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia.
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2. RECOLECCION DE DATOS. En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan datos relacionados a: a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades. b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio. c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados. d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente. e. Ambientacin material. f. Relacin o contactos con otras unidades. g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la unidad. Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos sern obtenidos a travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la observacin directa y la investigacin documental, dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener, posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas como el organigrama, grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros. 3. ANLISIS DE LOS DATOS. Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su ptima ejecucin y verificar como puede ser mejorado. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lgica, para esto se recomienda:

Relacionar los objetivos de la institucin y de los procedimientos. Relacionar factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen de demanda y la duracin de las etapas del trabajo. Necesidad y uso de los requisitos exigidos. Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento. Sistema de trmite documentario que se utiliza. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin. Composicin de la estructura organiza, especialmente niveles de decisin.

En este proceso de anlisis se sugiere algunas interrogantes bsicas que pudieran emplearse, para determinar si existe la necesidad de cambiar, simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. INTERROGANTES PARA EL ANLISIS CRTICO
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Propsito Qu se hace?

Lugar Dnde se hace?

Sucesin Cundo se hace?

Persona Quin lo hace?

Medios Cmo se hace?

Cantidad Qu cantidad de trabajo realiza?

Para qu se hace?

Por qu se Por qu se Por qu lo Por qu se Qu hace all? hace entonces? hace esa hace de ese constante es persona? modo? el trabajo? Qu otra persona podra hacerlo? De que otro Cules son modo podra las tareas hacerse? que absorben mayor tiempo Cmo debera hacerse? Cunto cuesta?

Qu otra En que otro Cundo cosa podra lugar podra podra hacerse? hacerse? hacerse?

Qu deber Dnde hacerse? debera hacerse?

Cundo debera hacerse o realizarse? Qu tiempo tomar realizarlo? Cules son los pasos? Estn comprendidos todos? Por qu es necesario este paso? Dnde debera realizarse este paso?

Quin debera hacerlo? Qu es lo que hace?

Cmo se Cunto se esta necesita? realizando?

4. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES. Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen. b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin. c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo.
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d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. e. No perder de vista el objetivo del estudio. f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad. g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos racionalizados. h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin. i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema. Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos: a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de equipos obsoletos. Etc. b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta. c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o procedimiento. d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo. e. Simplificacin de los mtodos de trabajo, de las funciones, de la estructura orgnica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de toma de decisiones. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentacin necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introduccin, un cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones, conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apndices. 5. IMPLANTACIN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realizacin, asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrn de iniciarse y terminar cada una de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material, planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios. Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecucin del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de organizacin y sistemas a travs de sus tcnicos, las responsables de implementar los cambios,
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contando con la participacin de las unidades involucradas, Ser necesario fijar el mtodo de implementacin entre los cuales tenemos: mtodo instantneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos, operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. Otro mtodo es el de proyecto piloto, se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la organizacin introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organizacin para luego hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una parte de la institucin lo sea para otra.Tenemos tambin el mtodo de implementacin en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura, consiste en la operacin simultanea por un periodo determinado, esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento vaya asentndose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se suspendan las operaciones del sistema anterior. Finalmente tenemos tambin el mtodo de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o procedimiento o pequeas fases del mismo, e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior. Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su capacitacin en funcin de que realice de manera correcta y adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento, tambin se har necesario evaluar los recursos materiales que previamente se estimaron necesarios. Cuando se inicie la implementacin ser necesario enviar comunicaciones con el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores. 6.-SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL. En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las medidas de mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de que se estn aplicando de acuerdo a los estudios realizados. Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluacin comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. La experiencia recomienda hacer una revisin peridica de los sistemas y procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos, cuestin que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organizacin en su conjunto. Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseados por los rganos centrales de control, para realizar la comprobacin de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos.

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ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. 1. Qu entiende ud. Por problema administrativo, comente con sus compaeros? 2. En que consiste el planteamiento del problema?Que aspectos es necesario considerar en la fase de recopilacin de datos cuando se inicia un estudio? 3. Cul ser el producto del anlisis de los datos recopilados? 4. En que consiste la formulacin de recomendaciones? 5. Cules son los mtodos de implementacin mas usados? 6. En que consiste el seguimiento?

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