2009 ReadSoft Technical Communication

Introduccin Tcnica a INVOICES 5-5

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Technical Introduction to INVOICES 5-5

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Introduccin Tcnica a INVOICES 5-5

Audiencia Objetivo: Staff Tcnico que requiere comprender a nivel bsico cmo funciona INVOICES 5-5

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1. Introduccin
Objetivo: Comprender las metas y contenido de esta seccin del entrenamiento

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1 of 5: Introduction

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Objetivos de esta seccin del entrenamiento

Esta seccin del entrenamiento dota a los participantes del conocimiento para entender:

Configuracin bsica de hardware para INVOICES en una red Objetos claves con los que se interacta Cmo funcionan el workflow de factura y sus status asociados Cmo funciona la optimizacin

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1 of 5: Introduction

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Contenidos de esta seccin

Esta seccin cubre:

1. 2. 3. 4. 5. Introduccin Hardware setup Objetos clave de configuracin Estados del workflow de facturas Resumen

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2. Hardware setup
Objetivo: Comprender cmo se efecta una configuracin bsica estandar de INVOICES en una red

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2 of 5: Hardware setup

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Hardware setup

Vara considerablemente dependiendo del volumen de facturas a procesar Una configuracin estndar incluye:

1 Servidor de Base de Datos

Aqu se almacena la base de datos que usa INVOICES Microsoft SQL u Oracle Consultar la gua de instalacin para requerimientos de versin

1 Servidor de Archivos para el almacenamiento de las imgenes de facturas 1 Servidor de Licencias

No requiere un servidor dedicado. Puede ser instalado en un equipo tambin usado para otras labores

1 equipo para Mdulos Interpret y Transfer (ejecutados como servicios Windows) 1 o ms equipos para Mdulos Verify 1 equipo para Mdulo Manager 1 equipo para Mdulo Optimize 1 o ms Escner con sus respectivos equipos

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2 of 5: Hardware setup

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Mdulos requeridos por tipo de instalacin

Nota: Esta informacin es slo una referencia, para ms detalles lea INVOICES System Configuration Guide.

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2 of 5: Hardware setup

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Instalacin de tamao Mediano

2 Estaciones de escano 1Servidor de BD 1 Servidor de Archivos

5 Estaciones de Verificacin

1 Interpret (servicio) 1 Transfer (servicio) 1 Servidor de Licencias

1 Interprete como Servicio

1 Mdulo Manager 1 Mdulo Optimize

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3. Objetos clave de Configuracin

Objetivo: Proporcionar un conocimiento ms profundo de los objetos de configuracin de INVOICES y su uso

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3 of 5: Key configuration objects

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Perfiles generales para paises en la primera interpretacin

Factura una factura en papel o formato electrnico

Perfil de factura descripcin general de la informacin que se quiere capturar de un grupo en particular de facturas

Por lo general estn asociados a pases, lo cual proporciona un conjunto de campos pre definidos (tipos de campo) que en general son usados para un pas en particular
Perfiles de factura GE procesan facturas de gastos generales (General Expense) Perfiles de factura PO procesan facturas asociadas a rdenes de compra

Cada compaa tiene por lo general uno o dos perfiles de factura (GE o/y PO) por lenguaje
Una compaa es denominada en INVOICES como comprador (buyer)

Un perfil de facturas puede ser utilizado para mltiples proveedores

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3 of 5: Key configuration objects

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Otros objetos de configuracin importantes

Descripcin de trabajo configuracin que indica qu es lo que los Mdulos Scan, Interpret, Verify y Transfer han que hacer Dice a INVOICES:
Qu Facturas se procesarn Qu mdulo usar Qu queremos que INVOICES haga Los Mdulos Scan, Interpret, Verify y Transfer son ejecutados mediante descripciones de trabajo Estas pueden ser editadas usando los Mdulos Manager, Scan, Interpret,Verify y Transfer

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3 of 5: Key configuration objects

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Otros objetos de configuracin importantes

Descripciones de Escner configuracin que indica al escner:

Tamao de papel Rotacin de papel Alimentacin de documentos Color de Imagen DPI

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3 of 5: Key configuration objects

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Otros objetos de configuracin importantes

Descripcin de transaccin indica al sistema con qu formato poner en el archivo de transferencia la informacin capturada desde las facturas.

Se crean en el Mdulo de Administracin (Manager) Se requiere de al menos una descripcin de transaccin por cada perfil de factura

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3 of 5: Key configuration objects

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Interpretacin basada en Plantillas (Templates) para proveedores conocidos

Definicin de factura especifica la posicin exacta y la descripcin de cada campo a ser capturado para el documento de un proveedor en particular. Se crea la primera vez la factura de que un proveedor ingresa al sistema

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3 of 5: Key configuration objects

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Interpretacin basada en Plantillas (Templates) para proveedores conocidos

A partir de la segunda vez que una factura de un proveedor ingresa a INVOICES, la definicin de factura es usada para capturar los campos y cmo capturarlos

Puede ser mejorada en el Mdulo de Optimizacin Cunado se edita una definicin de factura, esta se ve como una factura normal, pero hay que recordar que los cambios hechos a una definicin afectan a todos las facturas de ese proveedor

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3 of 5: Key configuration objects

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Acerca del Mdulo de Optimizacin

Es un mdulo independiente usado slo para mejorar la performance de interpretacin Permite ajustar definiciones de facturas Facturas que no pueden ser interpretadas automticamente deben ser ajustadas en el mdulo de optimizacin Incluso definiciones de facturas que fueron interpretadas por INVOICES pueden ser mejoradas para optimizar la interpretacin Tasas de interpretacin baja o inconsistente pueden ser corregidas usando el mdulo de Optimizacin

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4. Estados del Workflow de Facturas

Objetivo: Comprender los estados del workflow de facturas y la implicancia de cada uno de ellos en INVOICES

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4 of 5: Workflow statuses

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Workflow: Repaso

Las facturas ingresan al sistema en el escner u otro mtodo como por ejemplo: email, fax, etc.
Las facturas son interpretadas en el M. Intrprete

Dependiendo de la Descripcin de Trabajo algunas facturas podran pasar directamente al Mdulo Transfer.
Las Facturas pasan al Mdulo Verify donde pueden ser corregidas y aprobadas Las facturas son enviadas al M. Transfer donde son archivadas o borradas. La informacin extrada es almacenada en el archivo de trasferencia (especificada en la descripcin de transaccin)el que puede ser importado al sistema target

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4 of 5: Workflow statuses

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El flujo de facturas: Repaso

Un sistema modular organizado en base a tareas clave

ENTRADA:
Papel Archivo de imagen PDF XML fax email
Facturas

INVOICES
Configuracin & Administracin
MANAGER

SALIDA:
Archivos de
imgenes de facturas Datos de facturas

Production
SISTEMA TARGET

SCAN INTERPRET VERIFY TRANSFER

Afinamiento de la Interpretacin
OPTIMIZE

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4 of 5: Workflow statuses

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Los estados controlan qu mdulo es el siguiente en actuar sobre una factura

Los estado de las facturas son permanentemente actualizados

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5. Repaso
Objetivo: Repasar los contenidos de estas sesin del entrenamiento

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5 of 5: Summary

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Conceptos claves de esta sesin

INVOICES es un sistema escalable:

Leer INVOICES System Configuration Guide para ms detalles.

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5 of 5: Summary

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Conceptos claves de esta sesin

Instalacin de tamao mediano

2 Estaciones de escano 1Servidor de BD 1 Servidor de Archivos

5 Estaciones de Verificacin

1 Interpret (servicio) 1 Transfer (servicio) 1 Servidor de Licencias

1 Interprete como Servicio

1 Mdulo Manager 1 Mdulo Optimize

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5 of 5: Summary

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Conceptos claves de esta sesin

Qu hacen los objetos clave de configuracin?

1. 2. 3. 4. 5. Perfil de factura Descripcin de transaccin Descripcin de trabajo Definicin de factura Descripcin de Escner

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5 of 5: Summary

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Conceptos claves de esta sesin

Recuerdas qu est pasando en cada uno de los estados en la imagen de abajo?

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Introduccin Tcnica a INVOICES 5-5

Fin

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