MUNICIPIO DE FREDONIA Alcalda Municipal de Fredonia Centro Administrativo Orlando Durango Hernndez Fredonia

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

ELKIN ALEXANDER HURTADO GOMEZ (jefe de control interno).

Perodo evaluado: ENERO ABRIL DE 2013 Fecha de elaboracin: MAYO de 2013

Subsistema de Control Estratgico

Dificultades

Frente al Desarrollo del Talento Humano en el Manual de Funciones y Competencias no estn bien definidas algunas funciones adems como se han incorporado nuevos cargos as, se deben hacer las modificaciones correspondientes para actualizarlo por ser una herramienta indispensable para el eficiente desarrollo de los objetivos institucionales. . No se trabaja por procesos ni por procedimientos (Se encuentra en proceso de socializacin e implementacin) . Se encuentra un poco de resistencia en cuanto a la disponibilidad de los funcionarios para captar o asimilar la informacin en lo que tiene que ver con la implementacin del Sistema de Control Interno MECI para el fortalecimiento en los procesos crticos en la entidad. . No se encuentra evidencia sobre la implementacin y evaluacin de los planes de mejoramiento individual, los cuales son de vital importancia para identificar las falencias de cada servidor pblico y de esta manera poder desarrollar programas de reinduccin acorde a las necesidades de cada funcionario. . Frente al tema de las polticas de administracin del riesgo se deben implementar y socializar por parte de los funcionarios para hacer ms eficiente la administracin del riesgo. Avances A travs de convenio con la universidad pblica se actualizo el manual de funciones y competencias y se present como propuesta a la secretaria de gobierno y servicios administrativos. Los proyectos del plan de desarrollo se han venido ejecutando, de acuerdo a lo establecido y se le ha realizado su respectivo seguimiento a travs de la implementacin de los planes de accin por dependencia. Con la coordinacin de los Directivos la Institucin ha desarrollado diferentes actividades para dar cumplimiento a los programas de bienestar social y se adopt mediante Decreto el plan de bienestar laboral para la vigencia 2013. Se implementaron nuevos formatos para la evaluacin y calificacin del riesgo y se desarrollaron indicadores por cada proceso de acuerdo al procedimiento establecido en el acuerdo 137 y 138 de 2010.

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Se elabor y adopt el plan de bienestar laboral para la vigencia 2013. Se elabor y adopt el plan de capacitacin, induccin y reinduccin para la vigencia 2013: Se envi circular a los secretarios de despacho para la realizacin de concertacin de objetivos. evaluaciones de desempeo y la

Se adopt a travs de resolucin la metodologa de evaluacin para los empleados del municipio de Fredonia. Desde la oficina de administracin se han venido adelantando gestiones con la Comisin Nacional del Servicio Civil para aclarar conceptos sobre los pasos a seguir con el personal que se encuentran inscrito en carrera. Se han documentado y socializado los elementos de Acuerdos, compromisos y protocolos ticos, Desarrollo del talento humano, Estilo de direccin, Planes y programas, Modelo de operacin por procesos y la Estructura organizacional. Se actualizo el manual de procesos y procedimientos por dependencia, se ajustaron e implementaron nuevos procesos y adoptaron nuevos trmites. Se actualizo y ajusto la estructura organizacional del municipio, se document el normograma por proceso y se actualizo el mapa de procesos del municipio. Se deja evidencia fsica del cumplimiento de los requisitos establecidos en la implementacin del Modelo estndar de Control Interno en la vigencia 2013, en medio fsico y magntico como documento de consulta de los empleados del municipio. Se adoptaron las estrategias anti trmites y de atencin al ciudadano.

Subsistema de Control de Gestin Dificultades A pesar de contar con disponibilidad de recursos y de socializar el plan de capacitacin y las necesidades no ha sido posible la contratacin de las capacitaciones requeridas. Avances Con la participacin de los jefes de procesos se han venido implementando el plan de capacitacin, induccin y reinduccin y el plan de bienestar laboral para cada uno de los empleados del municipio. Se proyect en el presupuesto de egresos de la vigencia fiscal 2013 recursos para financiar el plan de capacitacin.

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Durante la vigencia 2013 se estn ejecutando actividades con la comunidad, interactuando con las Instituciones educativas, con las veredas y la comunidad en general con el fin de dar a conocer los procesos, programas y proyectos que se llevan a cabo en la administracin municipal. Para dar cumplimiento a la comunicacin informativa se continua con los programas radiales e informando a travs de otros medios como reuniones con la comunidad y carteleras temas relacionados con el municipio Los medios de comunicacin utilizados para informar a la comunidad sobre los servicios que presta el municipio y sus programas son: programas radiales, carteleras, reuniones con la comunidad, reuniones con lderes comunitarios e informacin personalizada. Estos canales de comunicacin estn activos y son utilizados para las diferentes actividades. Con el fin de fortalecer el proceso financiero, se realiz una auditoria general y se realizaron sugerencias frente a la aplicacin de los procesos establecidos en el sistema ARIES, los cuales se encuentran parametrizados y trabajan en red. Se adopt el acto administrativo por medio del cual se define el procedimiento para la atencin de sugerencias, quejas y reclamos y se asignaron las funciones a la secretaria de gobierno. Se adoptaron los manuales de informacin primaria y secundaria y se document el procedimiento para la rendicin de cuentas.
Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades

A pesar de que se implementaron y ajustaron las herramientas de evaluacin, estar deben ser socializadas e implementada con los funcionarios responsables. Se debe adoptar un Plan de Mejoramiento por procesos ya que en el momento no se tiene de esta manera presentar los ajustes y modificaciones que el entorno demanda debido al constante cambio que exige las normas y las obligaciones frente a los diferentes rganos de control y dems instituciones que requieren informaciones de mejora continua que se debe liderar en cada proceso y de esta manera presentar los ajustes es y modificaciones que el entorno demanda debido al constante cambio que exige las normas y las obligaciones frente a los diferentes rganos de control y dems instituciones que requieren informacin.

Avances

Se presentaron oportunamente los informes cuatrimestrales de la ley 1474 de 2011, las encuestas de autocontrol y el informe ejecutivo anual. Se proyect el informe de seguimiento y control de austeridad en el gasto.

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Con relacin al tema de auto evaluacin, se ha realizado a travs de Consejos de Gobierno, en donde se analizan los objetivos y metas alcanzadas en cada secretaria, cumpliendo con las metas plasmadas en el programa de gobierno y en el Plan de Desarrollo, sin embargo se hace necesario realizar mayor seguimiento y evaluacin de forma peridica, aplicando indicadores y dems mtodos que permitan consolidar la informacin y por ende facilitar la evaluacin de los resultados alcanzados. Se definieron los procedimientos para la evaluacin de control interno y de establecieron los manuales de evaluacin institucional e individual del municipio. La Directiva est comprometida con el desarrollo e implementacin del Modelo MECI para ello se ha contratado la asesora para la implementacin del Control Interno ya que es de vital importancia para el logro de los objetivos de la institucin enmarcados bajo unos principios de transparencia y eficiencia hacia su responsabilidad social. Se socializo con los empleados de la administracin municipal, especialmente secretarios de despacho el plan de mejoramiento de Contralora General de Antioquia y se proyectaron y revisaron las acciones de mejora para la vigencia 2013.

Estado general del Sistema de Control Interno

Se cuenta actualmente con una oficina asesora de Control Interno para desarrollar todas las etapas del Modelo Estndar de Control Interno dentro de la Alcalda contribuyendo as al mejoramiento de cada una de las reas que constituyen la Alcalda de Fredonia. La alcalda de Fredonia, Antioquia, viene trabajando desde ya hace varios aos en la implementacin del Modelo estndar de Control interno MECI con muy pocos resultados, ya que el incumplimiento de los elementos se puede evidenciar en la prctica diaria de las actividades, convirtindose esto en una dificultad para su aplicacin. Se han documentado y socializado los elementos de Acuerdos, compromisos y protocolos ticos, Desarrollo del talento humano, Estilo de direccin, Planes y programas, Modelo de operacin por procesos y la Estructura organizacional. Durante la vigencia fiscal 2013 se documentaron, ajustaron y actualizaron algunos de los componentes del Modelo Estndar de Control interno, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1599 de 2005. Asimismo, se inici con el proceso de implementacin y socializacin de cada uno de los componentes. Se actualizaron los manuales de procesos y procedimientos, as como la caracterizacin de los procesos y mapas de riesgos y se implement el normograma por proceso y se actualizo la metodologa para la calificacin y evaluacin de los riesgos definidos por cada proceso. Es importante resaltar que se deja evidencia fsica de cada uno de los elementos del MECI, con los actos

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administrativos debidamente firmados por el seor alcalde municipal. Se implement el manual anticorrupcin, el plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano de acuerdo a lo estipulado en la Ley 1474 de 2012.

Recomendaciones

Se deben realizar auditoras en algunas reas y programar el plan anual de auditoras. Socializar con el personal el tema relacionado con los incidentes y eventos adversos. Considerar la posibilidad de gestionar proyectos en la vigencia 2013 para la adquisicin de equipos y dotacin para el mejoramiento en la prestacin de servicios. La socializacin e interiorizacin de la plataforma estratgica y el cdigo de tica se debe continuar realizando con los servidores, utilizando para ello los canales de comunicacin existentes. La comunicacin es un proceso transversal y que compete a todos los servidores, por lo tanto se debe mantener a travs del tiempo la motivacin para que cada da este se fortalezca mas. Fortalecer las actividades a travs de la oficina de atencin al usuario, con el fin de que el usuario siempre reciba la informacin que necesita y se le pueda atender con calidad y oportunidad. Para garantizar la operatividad del sistema de control interno dentro de la Institucin es necesario implementar y colocar en marcha la documentacin actualizada y darle mantenimiento a los elementos de forma permanente, independiente de los directivos que se encuentren a cargo, ya que no son acciones para realizar una sola vez.