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MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL
Aprobacin:15-10-2010
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General - Oficina de Planeacin
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN
Presidente de la Repblica
Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR
Ministro de Defensa Nacional
Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Director General Polica Nacional
Mayor General RAFAEL PARRA GARZN
Subdirector General Polica Nacional Inspector General Polica Nacional Director de Seguridad Ciudadana
Mayor General ORLANDO PEZ BARN Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO
Contenido
Contenido
PRESENTACIN.............................................................................................. 7 RESOLUCIN. .................................................................................................. 9
1
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2
GENERALIDADES
DEFINICIN. .................................................................................................12 FINALIDAD. ...................................................................................................12 MBITO DE APLICACIN............................................................................12 ALCANCE LEGAL.........................................................................................12 MARCO CONCEPTUAL. ...............................................................................12 Concepto de control......................................................................................12 Concepto de control interno..........................................................................13
2 3
3.1 3.2
EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIN

ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL..........................................................................16 ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL.........................................17
2.1 2.2
HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.....................................20 PROCESOS..................................................................................................20 Procedimientos. .............................................................................................20 Polticas de operacin...................................................................................20 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES..................20 El Programa Anual de Auditoras..................................................................21 Auditora interna............................................................................................21 Informe ejecutivo anual.................................................................................22 Informe de control interno contable...............................................................22 Autoevaluacin..............................................................................................22 Subcomits de control interno y calidad. .......................................................23
3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6
Manual de Control Interno de la Polica Nacional
QU SE DEBE CONTROLAR
CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.....................................26 Control al direccionamiento estratgico........................................................26 Control a la gerencia de procesos. ................................................................26 Control a la gestin del talento humano........................................................26 CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. .................................27 CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN.......................................................27 CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN.......................................................28 CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN. .........................................................................29 Autoevaluacin de la gestin de los procesos..............................................30 Autoevaluacin de la gestin estratgica......................................................31 OTROS ASPECTOS A CONTROLAR. ..........................................................32 Evaluacin de la rendicin de cuentas..........................................................32 Evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias.......................................32 Evaluacin de la satisfaccin del cliente.......................................................32 Evaluacin del cumplimiento del Plan Estratgico Institucional....................32 Evaluacin del desempeo de los procesos.................................................33 Seguimiento y medicin del producto o servicio...........................................33 Evaluacin y seguimiento a la administracin del riesgo..............................33 Evaluacin y seguimiento del control del producto o servicio no conforme..................................................................................33 Seguimiento informacin relativa a la percepcin del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.................................33
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.3 4.4 4.5
4.5.1 4.5.2 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7 4.6.8 4.6.9
LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL
5.1 ANLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES. ......................................36 5.1.1 Anlisis de causas con enfoque preventivo..................................................36 5.1.2 Anlisis de causas con enfoque prospectivo................................................36 5.1.3 Anlisis de causas con enfoque reactivo......................................................36 5.2 FORMULACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO..............................36 GLOSARIO. ..................................................................................................................39 ANEXOS .....................................................................................................................49
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Presentacin
Presentacin
El control es un plan que prev todas las medidas administrativas necesarias en la Institucin, para el logro del direccionamiento estratgico, del modelo de operacin por procesos y del direccionamiento del talento humano; en este plan se establecen las polticas y procedimientos que persigue la Polica Nacional con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la informacin para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicacin de las polticas para el logro de metas y objetivos programados. Desarrollar un buen sistema de control interno se convierte en una herramienta que brinda una seguridad razonable para que los objetivos institucionales se cumplan, empleando para ello la evaluacin independiente aplicada a travs de las auditoras internas y una autoevaluacin que permita a cada comandante, director o jefe de unidad, verificar su propia gestin y de esta manera su aporte a los compromisos que la Institucin ha adquirido con el Gobierno y con los ciudadanos; de ah que la efectividad del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal que disea, administra y vigila el control interno de la entidad, actividad en la cual estamos comprometidos todos. El control interno es de vital importancia para la optimizacin de las operaciones y el crecimiento de la Institucin, tanto en lo administrativo como en lo operacional, y beneficia desde quienes estamos encargados de dirigirla, hasta el propio ciudadano, quien tendr un mayor grado de confianza sobre la entidad, la cual, a travs de su propio autocontrol, prevalecer en el tiempo aportando beneficios a la seguridad y estabilidad del pas. El presente manual compila los conceptos y la metodologa para ejercer el control interno en la Polica Nacional, a partir del concepto de control interno definido por el MECI 1000:2005 versin 2, la conceptualizacin institucional del proceso de control interno, los procedimientos de auditora, el fomento de la cultura del control, los subcomits de control interno y de calidad, la metodologa para el ejercicio de la autoevaluacin del control a los procesos y procedimientos, la valoracin del estado de operacionalizacin de los 29 elementos de control del sistema de control interno, y culmina con una metodologa para la autoevaluacin de la gestin de los procesos y de la estrategia; todos estos aspectos enfocados a la identificacin de desviaciones que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Este documento se convierte en la herramienta base para la aplicacin del control interno en la Institucin y tiene como propsito asegurar la eficiencia, eficacia y transparencia del ejercicio de las funciones de la Polica Nacional y de los servidores pblicos,
integrantes de la misma, desarrollando sus competencias con el fin de mejorar la prestacin del servicio de polica en cumplimiento de la misin constitucional y de los fines esenciales del Estado.
Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional de Colombia
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Publicacin basada en la
Resolucin No. 03296 del 15 de octubre de 2010,

Manual de Control Interno de la Polica Nacional.
mediante la cual el Director General expide el
CAPTULO
GENERALIDADES
1.1. DEFINICIN
El Manual de Control Interno se define como el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicacin del control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, en aras de ejercer un adecuado control en la entidad y as brindar una seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarn.
1.2. FINALIDAD
Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y la estrategia, en todos los niveles (estratgico, tctico y operativo) del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y unificar criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para mejorar el desempeo de la Polica Nacional y la calidad de su servicio.
1.3. MBITO DE APLICACIN

Aplica a todos los procesos y unidades que conforman los niveles estratgico, tctico y operacional de la Polica Nacional.
1.4. ALCANCE LEGAL

Las normas y parmetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos legales establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la Polica Nacional, y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incorporada al Sistema de Gestin Integral.
1.5. MARCO CONCEPTUAL

El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 versin 2, en la norma tcnica NTC ISO 19011, en la norma tcnica de calidad para la gestin pblica NTCGP 1000:2009, en el modelo Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (C.O.S.O.), en la Gua Rol de las Oficinas de Control Interno emitida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, y comprende los conceptos, herramientas y metodologas necesarios para el ejercicio del control interno y su contribucin para la mejora continua de la Institucin y la calidad de su servicio. Para tal fin se requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos:
1.5.1.
Concepto de control
Control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar, controlar; tambin es la situacin de estar bajo el dominio, direccin, regulacin o comando de algo o de
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Generalidades
alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal o institucional de regulacin o restriccin; y por ltimo como el estndar de comparacin en la experimentacin cientfica1. Tambin se define como la funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecucin de un programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realizacin de sus objetivos2. El control debe contener como mnimo los siguientes elementos: Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, lineamientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestin Integral. Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparndolo con la forma real como se aplica en la Institucin. Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identificacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia.
1.5.2.
Concepto de control interno
Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional3. El modelo C.O.S.O. define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables4.
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Fuente: es.wiktionary.org/wiki/control Fuente: www.elauditor.info/dicc_amp.php Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI 1000:2005. SEGUNDA VERSIN. Pg. 3 Informe C.O.S.O. (Committee of Sponsoring Organizations of Tread-way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting) Pg. 3
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CAPTULO
EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIN
Si se observan apartes de la definicin establecida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el Manual de Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el control interno se define como el conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad; esto implica que todos y cada uno de los servidores pblicos, uniformados o no uniformados, integrantes de la Institucin, estn comprometidos con el ejercicio del control. Es necesario entonces aplicar, por parte de quienes integran la Polica Nacional, los principios de autocontrol, autorregulacin y autogestin, que permitan controlar el trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los lineamientos institucionales y legales establecidos.
2.1. ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

En la Polica Nacional de Colombia, el rea de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artculo 3, a saber: Evaluacin y seguimiento. Por medio de las auditoras internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa Anual de Auditoras, las cuales pueden ser: auditoras integrales, auditoras especficas, auditoras de seguimiento y auditoras de calidad. Asesora y acompaamiento. A travs de los informes de las auditoras internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos y unidades, aportando herramientas a la alta direccin para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de Gestin Integral. De otro lado, ejerciendo la secretara tcnica del Subcomit Central de Control Interno y Calidad se acompaa el seguimiento a los compromisos de mejoramiento adquiridos por los dueos y responsables de los procesos. Fomento de la cultura del control. Realizado a travs de un programa anual de actividades de sensibilizacin, que socializa y actualiza al personal de las diferentes unidades policiales en el nivel central y desconcentrado, sobre los lineamientos que en materia de control interno, Sistema de Gestin Integral y mejora continua son expedidos por la Oficina de Planeacin como duea de los procesos de Direccionamiento Estratgico y Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, y por el rea de Control Interno como duea de los procesos de Control Interno y Mejora Continua. Relaciones con entes externos. Encarga al rea de ser el enlace entre los entes de control externo como Contralora General de la Repblica, Ministerio de Defensa Nacional, Alta Consejera para la Presidencia, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Contadura General de la Nacin, entre otras; para requerir infor-
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El ejercicio del Control Interno en la Institucin
macin dentro de la Institucin necesaria para la presentacin de los informes que solicitan dichos entes de control, tales como: plan de mejoramiento institucional ante CGR, informes de avance trimestrales de los planes de mejoramiento, informes de austeridad en el gasto pblico, informes de gastos de funcionamiento, informes de control interno contable, informe ejecutivo anual, informe de hallazgos representativos detectados por la Oficina de Control Interno dentro del Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupcin. Valoracin del riesgo. Realizada en el marco de la evaluacin independiente, detectando de forma anticipada la ocurrencia de eventualidades que obstaculicen el cumplimiento de los objetivos institucionales e informndolas a los dueos de proceso y la alta direccin, para que se adelanten las acciones preventivas que sean del caso. Frente al proceso Control Interno. El Jefe del rea de Control Interno es el dueo del proceso de Control Interno. Se encarga de liderar la gestin y el control del proceso, emitiendo los lineamientos en materia de evaluacin independiente, evaluacin del sistema de control interno, autoevaluacin del control y autoevaluacin de la gestin, socializando y verificando constantemente su correcta aplicacin. Frente al proceso Mejora Continua. Promueve la identificacin de oportunidades de mejoramiento y el cierre del ciclo de mejoramiento continuo PlanearHacer-Verificar-Actuar (P.H.V.A.) en la Institucin, que coadyuvan al incremento en el desempeo de los procesos que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, as como la bsqueda permanente de la mejora en la calidad del servicio. Frente al Subcomit de Control Interno y Calidad. El rea de Control Interno es la encargada de realizar la secretara tcnica del Subcomit Central de Control Interno y Calidad y emite los lineamientos que se requieran en la Institucin para el adecuado funcionamiento de estos subcomits, como elemento de control y monitoreo peridico de los subsistemas, componentes o elementos que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.
2.2. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno recae en todas y cada una de las unidades policiales que conforman la estructura orgnica de la Polica Nacional; el principio de autocontrol es fiel ejemplo de ello, por tanto se requiere de la participacin activa de todos los integrantes de la Institucin para el xito del proceso Control Interno y del Sistema de Control Interno, como eje fundamental para brindar a la alta direccin y la comunidad policial en general, seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarn.
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Las unidades policiales en todos los niveles (estratgico, tctico y operacional), como dueas, responsables o ejecutoras de procesos, y comprometidas en la contribucin para el logro de los objetivos estratgicos que conlleven a la Meta Estratgica Grande y Ambiciosa (M.E.G.A.), debern ejecutar adecuadamente los elementos de control del Sistema de Control Interno que le apliquen, as como implementar correctamente los puntos de control que aseguren que las actividades crticas de procesos y procedimientos se cumplan, facilitando el logro de los objetivos tanto en los procesos como en la estrategia. Como elemento de consulta permanente, y con el compromiso que debe ser actualizado peridicamente por el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, en la medida que se emita doctrina institucional por parte de los diferentes dueos de proceso, se presenta en el Anexo No. 1 del presente manual, una tabla que resume las evidencias mnimas que posee la Institucin para cumplir y dar aplicacin a los 29 elementos de control del Modelo Estndar de Control Interno.
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CAPTULO
HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
3.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El mando institucional dispuso la expedicin de un Manual del Sistema de Gestin Integral, que describe de manera detallada todas las caractersticas de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactan, las reglas bsicas para su adecuado funcionamiento y, en general, cada uno de los mtodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestin coherente del talento humano y todos los recursos necesarios para lograr con xito la labor de dar seguridad a los colombianos. Dicho manual resulta el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestin Integral, puesto que la Institucin debe aplicarlo en todos sus niveles para contribuir al logro de los objetivos.
3.2. PROCESOS
Los procesos en s mismos se convierten en herramientas para el control, puesto que cuentan en su estructura con varios apartes que sirven para tal fin, como son las entradas y salidas, los documentos asociados, los instrumentos de seguimiento y evaluacin, las actividades de verificar, los puntos de control, los riesgos y las polticas de operacin; incluso la matriz de caractersticas y estndares, as como la matriz de productos, usuarios y clientes cuando aplique, puesto que se convierten en criterios que al compararlos con la realidad (forma como son aplicados realmente en su ejecucin) y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.
3.2.1. Procedimientos
Adems de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad o tarea de un proceso, es decir, especifican el mtodo o secuencia lgica con la que deben operar los servidores pblicos de la Institucin que los ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, y al verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos que componen.
3.2.2. Polticas de operacin

Se considera como otro criterio para el ejercicio del control, puesto que definen las directrices para garantizar el xito de la operacin del proceso, asegurando que las actividades crticas del proceso coadyuven al logro de los objetivos del mismo.
3.3. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que adems de cumplir con las caractersticas anteriores, es el proceso que
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Herramientas para el Control
permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el sistema y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la Institucin y en cada proceso que la compone. Busca garantizar el examen autnomo y objetivo del Sistema de Gestin Integral y comprende los procedimientos necesarios para dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional. Este proceso est compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institucin de que los objetivos se alcanzarn, tales como:
3.3.1. El Programa Anual de Auditoras

Compila y agenda los ejercicios de evaluacin independiente que en la Institucin se van a realizar durante cada vigencia, generando con ello un orden en el control que se ejercer sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestin Integral, para detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejoramiento que permitirn al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a la estabilidad de la Polica Nacional. En la Polica Nacional para el inicio de cada vigencia se genera un acto administrativo que expide el programa anual de auditoras.
3.3.2. Auditora interna

Es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. La auditora interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del sistema, que analiza las debilidades y fortalezas del control, as como el desvo de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios vlidos, y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. Las clases de auditoras que realiza el rea de Control Interno son: Auditoras internas integrales. Evalan y verifican todos los aspectos de una unidad policial o proceso, de tal manera que se obtenga una visin completa del estado en que se encuentra y se promueva la identificacin de oportunidades de mejoramiento. Auditoras internas especficas. Generalmente ordenadas por la alta direccin y realizadas extraordinariamente al programa anual de auditoras, para evaluar, verificar, medir, o establecer el estado actual de un proceso, procedimiento o aspecto puntual, sobre el cual se requiere tomar medidas o decisiones inmediatas.
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Auditoras internas de seguimiento. Permiten identificar el grado de cumplimiento y efectividad de los planes de mejoramiento y as determinar si la mejora continua est arrojando los resultados esperados. Auditoras internas de calidad. Evalan el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica o la norma ISO 9001 que se encuentre vigente, para efectos de establecer el grado de conformidad del sistema y su nivel de preparacin para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.
3.3.3.
Informe ejecutivo anual
Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para evaluar el Sistema de Control Interno. En la actualidad se le incorporaron algunos elementos para evaluar aspectos clave del Sistema de Gestin de la Calidad. Esta evaluacin permite identificar las oportunidades de mejoramiento de los dos sistemas, que de manera estructural se aplicarn en la Institucin, para contribuir al aseguramiento de los objetivos. En la Institucin esta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, interviniendo, entre otras, las Oficinas de Planeacin, Control Interno, Secretara General, Direccin Administrativa y Financiera, Inspeccin General, Direccin de Talento Humano. El informe es generado en un aplicativo va web, que incluye varias encuestas a manera de listados de chequeo y las conclusiones formuladas a partir de los resultados de cada elemento, componente y subsistema del Sistema de Control Interno, as como de los requisitos ms relevantes del Sistema de Gestin de la Calidad.
3.3.4.
Informe de control interno contable
Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluacin independiente a los estados contables y a la informacin soporte que los genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles que posee la Institucin para garantizar una informacin contable veraz, oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.
3.3.5.
Autoevaluacin
La autoevaluacin es uno de los elementos del Modelo Estndar de Control Interno que permite determinar el estado, aplicacin y efectividad de los controles, as como el anlisis de los resultados de la gestin en procesos y estrategia basada en indicadores. Se divide en dos: Autoevaluacin del Control. La autoevaluacin del control en la Polica Nacional permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos que buscan asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La autoevaluacin del control, adems, permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de Control Interno
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Herramientas para el Control
en cada unidad y en la Institucin, estableciendo el grado de avance en la implementacin del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operacin. Autoevaluacin de la Gestin. Se define la autoevaluacin de la gestin como el elemento de control que, basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los planes y programas y en los procesos de la Polica Nacional, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e identifica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la entidad, hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. La autoevaluacin de la gestin favorece el monitoreo de los factores crticos de xito de los procesos y de la estrategia, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia o meta, para establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operacin y la satisfaccin de los objetivos de la entidad.
3.3.6. Subcomits de control interno y calidad

Adicional a lo establecido en la resolucin que se encuentre vigente sobre el particular, que regule el funcionamiento de los Subcomits de Control Interno y Calidad en la Institucin, estos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la Institucin. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del mbito institucional, para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones, a travs de la formulacin de acciones de mejoramiento que permitan reencauzar en los niveles estratgico, tctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeo de los mismos. Existen tres tipos de subcomits en la Polica Nacional: Subcomit central de control interno y calidad. Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el director o subdirector general, en el que dirimen y toman decisiones de carcter institucional en cualquier mbito o tema que afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestin Integral. Subcomits regionales de control interno y calidad. Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de regin de polica e integrado de conformidad con la estructura orgnica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y dems unidades de tercer nivel, en los mbitos operativo, administrativo y docente, segn sea el caso. Subcomits locales de control interno y calidad. Presidido por los directores, comandantes o jefes respectivos de unidades de tercer nivel como: policas metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formacin, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y dems unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los mbitos operativo, administrativo y docente, segn sea el caso.
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CAPTULO
QU SE DEBE CONTROLAR
A partir de esta seccin, el Manual de Control Interno presentar los sistemas, subsistemas, componentes o elementos que deben ser controlados y explica la metodologa para tal fin.
4.1. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El control al Sistema de Gestin Integral es el ms complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institucin; sin embargo, la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
4.1.1.
Control al direccionamiento estratgico
Debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeacin como duea del proceso Direccionamiento Estratgico, dentro de la evaluacin del desempeo del mismo, realizada a travs de la medicin y anlisis a sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. De otro lado, realiza la medicin y anlisis a los indicadores del cuadro de mando integral institucional y del cuadro de mando integral de cada direccin y oficina asesora. Esta evaluacin permite medir la gestin en la estrategia y detecta desviaciones u oportunidades de mejoramiento. Similares herramientas emplea el evaluador independiente y evaluador externo para identificar en un ejercicio de auditora, por medio de la comparacin de evidencias reales contra el criterio de auditora (que para el caso son las metas establecidas para los indicadores del cuadro de mando integral o del proceso), para brindar a la alta direccin informacin que conduzca a la toma de decisiones para la mejora.
4.1.2.
Control a la gerencia de procesos
Se debe evaluar el modelo de operacin por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentacin de los procedimientos, la interaccin entre procesos, las responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administracin del riesgo y la gestin ambiental y toma como punto de comparacin los lineamientos establecidos en el Manual del Sistema de Gestin Integral, con sus anexos, las actividades del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral y de los procedimientos que de este se desprendan.
4.1.3.
Control a la gestin del talento humano
Se evala a travs del proceso Direccionamiento del Talento Humano con sus despliegues y procedimientos, del Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias, adems, mediante los objetivos estratgicos de la perspectiva Cliente Interno y del eje estratgico Talento Humano de los mapas estratgicos que se encuentren vigentes en la Institucin; para identificar oportunidades de mejoramiento en aras de incrementar el desempeo de este componente bsico del Sistema de Gestin Integral.
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Qu se debe controlar
4.2. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Este control se realiza por medio de la evaluacin al cumplimiento de los requisitos, los principios, los procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, contemplados en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 que se encuentre vigente. El control a este Sistema en la Institucin se realizar a travs de la autoevaluacin del control, de las auditoras internas de calidad y de las auditoras realizadas por el ente certificador.
4.3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

El control a la aplicacin y efectividad de los 29 elementos que componen el Sistema de Control Interno se realiza por medio de la autoevaluacin del control, de la evaluacin independiente al sistema de control interno con el ejercicio de auditoras internas, y por medio del informe ejecutivo anual. Para enriquecer el contenido del presente manual se profundizar sobre la forma de ejercer control sobre el sistema de control interno por medio de la autoevaluacin del control, as: La herramienta de autoevaluacin de los elementos de control del sistema de control interno para cada unidad es la lista de chequeo (Anexo 2) del presente manual. Son responsables de autoevaluar los elementos de control del sistema de control interno todas y cada una de las unidades policiales, de acuerdo con su nivel. Cada unidad policial (regiones de polica, policas metropolitanas, departamentos de polica, escuelas de formacin, colegios de bienestar, seccionales de sanidad, centros vacacionales, centros sociales) presenta a la unidad inmediatamente superior, de acuerdo con la estructura orgnica de la Polica Nacional, una sola autoevaluacin consolidada de los elementos de control del sistema de control interno presentes en su unidad. Con base en lo anterior, las unidades del nivel central (direcciones y oficinas asesoras), una vez recibida la autoevaluacin de sus unidades desconcentradas y de sus dependencias subordinadas, presentan una sola autoevaluacin consolidada ante el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral. El dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, con base en los resultados obtenidos de la autoevaluacin de los elementos de control del sistema de control interno en las unidades de primer, segundo y tercer nivel, aplicar, con su equipo de mejora, las acciones de mejoramiento al control que sean necesarias utilizando para ello la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua que se encuentre publicado en la Suite Visin Empresarial.
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Las unidades policiales, para obtener la informacin de su autoevaluacin, pueden efectuar muestras selectivas de sus unidades desconcentradas y dependencias subordinadas, previendo para las unidades operativas incluir, entre otras, estaciones de Polica; esta muestra deber emplear herramientas estadsticas reconocidas en el mbito acadmico, conservando los registros respectivos, sin que sea inferior al 20% del total de la poblacin en cada caso por unidad que consolida de acuerdo a su nivel, de tal forma que el margen de confiabilidad de la informacin sea aceptable. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, a partir de la publicacin del presente manual, la autoevaluacin de los elementos de control del Sistema de Control Interno se efectuar una vez transcurridos tres trimestres calendario de cada vigencia y se contar con un plazo de un mes para su realizacin. Una vez ejecutada la autoevaluacin existir un plazo de 15 das hbiles para la consolidacin de los resultados de la autoevaluacin del Sistema de Control Interno y su envo al dueo del proceso de Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral (por tratarse de uno de los subsistemas del Sistema de Gestin Integral), quien formular las acciones de mejoramiento con la metodologa y plazos establecidos por el proceso Mejora Continua.
4.4. CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

Para el control a los procesos y procedimientos, adems de tener establecida en la Institucin la herramienta de auditoras internas, se posee una herramienta para que cada dueo de proceso pueda detectar de primera mano las debilidades en los controles (puntos de control) asociados a sus procesos y procedimientos, denominada autoevaluacin del control, as: La herramienta a emplear para la autoevaluacin de los controles que se encuentran en los procesos y procedimientos es el anexo No. 3 del presente manual. Esta herramienta debe ser aplicada a cada control en forma individual. Deben existir informes trimestrales de autoevaluacin del control de los procesos y procedimientos presentados ante el dueo del proceso respectivo, dentro de los 15 das hbiles siguientes al corte de cada trimestre calendario, de manera que al trmino de cada vigencia se haya autoevaluado por lo menos una vez, la totalidad de los controles existentes en los procesos y los procedimientos que ejecutan. Cada dueo de proceso, de acuerdo con su nivel, es responsable de realizar un programa de autoevaluacin, donde especifique las fechas, unidades a nivel pas, y los responsables de autoevaluar los controles de los procesos y procedimientos que aplican. Este cronograma de autoevaluacin debe estar elaborado dentro de los primeros 45 das calendario al inicio de cada vigencia. Los dueos de proceso de primer nivel, autoevalan los controles de su proceso y procedimientos que ejecuten, programan las unidades y dependencias que deben
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autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel. Una vez autoevaluados los controles a su proceso y a los procedimientos que se desprenden en forma directa del primer nivel, el dueo de proceso de primer nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, la analiza conforme a la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua y formula acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos. Los dueos y responsables de los procesos de segundo nivel autoevalan los controles de su proceso y programan las unidades que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel. Una vez autoevaluados los controles a estos, recopilan la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y reportan una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso de primer nivel respectivo o, en su defecto, previa coordinacin con este ltimo, analizan, proponen o formulan segn sea el caso, con sus equipos de mejora, acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos. Los responsables y ejecutores de proceso de tercer nivel, cuando aplique, autoevalan los controles de su proceso y programan las unidades y dependencias que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del tercer nivel. Una vez autoevaluados los controles a los procedimientos que se desprenden en forma directa del tercer nivel, recopila la informacin de las unidades o dependencias que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y reportan una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso; de lo contrario, y previa coordinacin con el mismo, analizan y proponen acciones de mejoramiento participando en las reuniones de los equipos de mejora de cada proceso, o ejecutan las acciones de mejoramiento formuladas por los mismos. Si el dueo de proceso considera imprescindible y cuenta con los recursos necesarios, podr realizar visitas de acompaamiento a algunas de las unidades desconcentradas que ejecutan su proceso, como mecanismo de recoleccin de la informacin para la autoevaluacin del control de su proceso; para ello deber incluirlo previamente dentro del programa de autoevaluacin del control para la vigencia.
4.5. CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

Este control se desarrolla comnmente a travs de la evaluacin del desempeo de los procesos, de la auditora interna y de la autoevaluacin en la que bsicamente se profundizar en el presente manual, as: La Suite Visin Empresarial es la herramienta bsica para la obtencin de la informacin relacionada con los resultados de los indicadores de gestin para planes, programas y procesos.
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La autoevaluacin de la gestin integra la autoevaluacin de la gestin estratgica y la autoevaluacin de la gestin de procesos. Debern realizarse informes de autoevaluacin de la gestin de manera trimestral, con corte trimestre calendario, y rendirlo dentro de los 10 das hbiles siguientes a las fechas de corte ante el dueo de proceso respectivo. Para presentar el informe de autoevaluacin de la gestin se utilizar el formato anexo No. 4 del presente manual.
4.5.1.
Autoevaluacin de la gestin de los procesos
Cada dueo de proceso es el responsable de realizar la autoevaluacin de la gestin correspondiente a su proceso, obtenida del resultado arrojado por los indicadores del proceso y de su plan de manejo de riesgos, comparndolo con los criterios de medicin establecidos en la ficha tcnica del indicador respectivo. Los dueos de proceso de primer nivel autoevalan la gestin de su proceso y requieren a las unidades o dependencias que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel, para que autoevalen la gestin en los segundos y terceros niveles. Una vez autoevaluada dicha gestin, el dueo de proceso de primer nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza y formula acciones de mejoramiento con sus equipos de mejora, aplicando la metodologa que expida el proceso Mejora Continua. Los dueos y responsables de proceso de segundo nivel autoevalan la gestin de su proceso y requieren a las unidades que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel, para que autoevalen la gestin en los terceros niveles. Una vez autoevaluada la gestin, el dueo de proceso de segundo nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza o propone con sus equipos de mejora las acciones de mejoramiento respectivas. Los responsables de proceso en los terceros niveles autoevalan la gestin de su proceso. Una vez autoevaluada la gestin, recopilan la informacin, la consolidan, analizan y proponen acciones de mejoramiento ante el dueo del proceso respectivo. Los resultados de la autoevaluacin de la gestin de procesos debern ser remitidos en ltima instancia ante cada dueo de proceso de primer nivel, para la toma de decisiones a que haya lugar dentro de su proceso, aplicando la metodologa que sobre el particular expida el proceso Mejora Continua. Para la toma de decisiones estructurales a que haya lugar frente a la gestin del sistema, el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral recibir los resultados de la autoevaluacin de la gestin de los 17 procesos de primer nivel, empleando igualmente la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua.
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4.5.2. Autoevaluacin de la gestin estratgica
La autoevaluacin de la gestin estratgica se realiza comparando los resultados de los indicadores que miden la gestin de los objetivos estratgicos del cuadro de mando integral, contra las metas, rangos o criterios de medicin que figuren en la ficha tcnica de cada indicador, de tal forma que se identifiquen las desviaciones positivas o negativas de la gestin estratgica real frente a la planificada. De conformidad con las responsabilidades y facultades que en materia de planificacin estratgica se asignen desde la alta direccin en la Institucin, los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin de polica, comandantes de policas metropolitanas, comandantes de departamentos de polica, directores de escuelas de formacin, rectores de colegios de bienestar, administradores de centros vacacionales, administradores de los centros sociales y dems unidades de tercer nivel, son responsables de realizar la autoevaluacin de la gestin estratgica correspondiente a su unidad. El dueo del proceso de Direccionamiento Estratgico deber consolidar las desviaciones detectadas a la gestin estratgica, que sea enviada por los directores, comandantes y jefes de unidad, y analizar las causas, de tal forma que formule o proponga, segn sea el caso, las acciones de mejoramiento a que haya lugar para optimizar el desempeo de la gestin estratgica en la Institucin. En las unidades de segundo nivel, tercer nivel, los responsables y ejecutores del proceso Direccionamiento Estratgico recopilarn y reportarn ante el dueo de proceso Direccionamiento Estratgico de primer nivel, la informacin correspondiente a su unidad frente a la autoevaluacin de la gestin estratgica. En caso de que las directrices institucionales en materia de planificacin estratgica no faculten a las unidades desconcentradas para medir su gestin estratgica por medio de la metodologa de cuadros de mando integral, la autoevaluacin de la gestin de cada unidad surgir de la sumatoria de los resultados de la gestin de los procesos que ejecutan, es decir, de la comparacin de los resultados de los indicadores del proceso contra los criterios de medicin establecidos en la ficha tcnica de cada indicador, previa coordinacin con la Oficina de Planeacin y con el rea de Control Interno de la Direccin General, para efectos de estandarizar el mtodo de obtencin, reporte y consolidacin de los resultados, que en todo caso emplear el formato Anexo No. 4 del presente documento. Es importante tener en cuenta algunas consideraciones finales frente al control a travs de la autoevaluacin: La consolidacin de los resultados de las autoevaluaciones realizadas o recopiladas, en todos los casos resultar de la aplicacin del promedio matemtico, es decir, de sumar los resultados obtenidos y dividirlos por el nmero de autoevaluaciones realizadas o aspectos evaluados.
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Los resultados de la autoevaluacin, en cualquiera de sus modalidades, se denominarn compromisos para la mejora y forman parte de las oportunidades de mejoramiento que surgen de la evaluacin externa, evaluacin independiente, la autoevaluacin y la revisin por la direccin; todas ellas requerirn posteriormente aplicar el procedimiento y metodologa provenientes del proceso Mejora Continua. El rea de Control Interno efectuar verificacin, seguimiento y evaluacin a la aplicacin del presente manual, por medio de la evaluacin independiente, de la aplicacin de las polticas de operacin y de los puntos de control del proceso control interno.
4.6. OTROS ASPECTOS A CONTROLAR

La dinmica institucional ha generado otros aspectos bien importantes para ejercer control en los diferentes mbitos y son aplicados en forma similar a la autoevaluacin; los resultados de la implementacin de estos permiten identificar oportunidades de mejoramiento que debern ser tratadas con base en la metodologa establecida por el proceso de Mejora Continua.
4.6.1.
Evaluacin de la rendicin de cuentas
Escenario donde, adems de rendir cuentas al cliente interno y externo, se obtiene de primera mano retroalimentacin del mismo, vital para la toma de decisiones que conlleven a la mejora del servicio.
4.6.2.
Evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias
Obtenida principalmente en las Oficinas de Atencin al Ciudadano, donde se recopila informacin del cliente externo e interno que llevan a tomar correcciones, acciones preventivas, correctivas o de mejora en la prestacin del servicio y productos que genera la Institucin a travs de los diferentes procesos.
4.6.3.
Evaluacin de la satisfaccin del cliente
Realizada normalmente a travs de encuestas o entrevistas aplicadas inmediatamente despus de suministrado el producto o prestado el servicio, para establecer el nivel de satisfaccin del cliente e identificar oportunidades de mejoramiento para los mismos.
4.6.4.
Evaluacin del cumplimiento del Plan Estratgico Institucional
Evaluacin realizada para establecer el grado de cumplimiento de la estrategia institucional y determinar qu tanto se encuentra la Institucin encaminada al logro de los objetivos estratgicos y la MEGA, a partir del anlisis de los resultados de los indicadores del Cuadro de Mando Integral; momento que debe generar la toma de decisiones, es decir, identificar las oportunidades de mejoramiento para encauzar o reencauzar la estrategia institucional.
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4.6.5. Evaluacin del desempeo de los procesos
Informacin clave para identificar gilmente las oportunidades de mejoramiento que requieren los procesos para incrementar su desempeo, o recuperar el desempeo esperado. Se realiza con metodologa similar pero en forma independiente de la autoevaluacin de la gestin, ante requerimientos del mando institucional o iniciativa propia del dueo de proceso, donde se mide el desempeo de los procesos a partir del resultado de uno o varios de sus indicadores, comparndolos contra el desempeo esperado que figura en la ficha tcnica del indicador.
4.6.6.
Seguimiento y medicin del producto o servicio
Por iniciativa del dueo de proceso, por requerimiento de la alta direccin, o por autorregulacin, se realizan revisiones posteriores a la entrega del producto o la prestacin del servicio, se detectan debilidades frente a las caractersticas o estndares mnimos esperados del mismo, que motivan la toma de decisiones para ajustar o mejorar dicho producto o servicio.
4.6.7.
Evaluacin y seguimiento a la administracin del riesgo
Al evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la administracin del riesgo en cada proceso o en la Institucin, se detectan debilidades o desviaciones que impulsan la mejora de este componente y contribuyen al aseguramiento en el logro de los objetivos institucionales.
4.6.8.
Evaluacin y seguimiento del control del producto o servicio no conforme
Realizado previo a la entrega o en el momento de entrega al cliente final, del producto o servicio que genera cada proceso, de tal manera que se detecten los productos o servicios defectuosos, es decir, los que no cumplen con las caractersticas o estndares mnimos establecidos y se adopten medidas para la mejora de los mismos.
4.6.9.
Seguimiento informacin relativa a la percepcin del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos
Tambin realizado con encuestas tales como Invamer Gallup o verificaciones presenciales que pretenden establecer si el cliente percibe que se estn cumpliendo los requisitos del producto o servicio conforme a sus necesidades o expectativas reales, con lo cual se identifican igualmente oportunidades para mejorar esa percepcin.
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CAPTULO
LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL
La mejora continua es el resultado de un proceso constante o peridico en cada entidad u organizacin que permite detectar de manera preventiva, reactiva o prospectiva, las necesidades de incrementar el desempeo actual en la bsqueda permanente de la satisfaccin del cliente, creando la ruta ms adecuada para alcanzarlo.
5.1. ANLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES

En la Polica Nacional existen tres momentos bsicos en los cuales se desarrolla anlisis de causas y tienen que ver directamente con el enfoque desde el que se pretenda impulsar la mejora continua, esto es: la preventiva, la reactiva y la prospectiva:
5.1.1.
Anlisis de causas con enfoque preventivo
Se realiza principalmente con la metodologa de administracin del riesgo, en la que se analiza un contexto estratgico, por medio del empleo de herramientas bsicas tales como la lluvia de ideas, la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas), la matriz PESTA (Polticos, Econmicos, Sociales, Tecnolgicos, Ambientales), entre otras, que permiten analizar de manera tcnica las causas raz que podran llegar a generar la materializacin de uno o varios riesgos. Sobre esta metodologa se puede profundizar consultando la doctrina que sobre el particular expide el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral en la Institucin.
5.1.2.
Anlisis de causas con enfoque prospectivo
Se realiza un diagnstico estratgico y emplea bsicamente la matriz DOFA, sin descartar el empleo de otras herramientas que permiten identificar las causas o factores internos y externos que inciden en la problemtica actual de la Institucin, en la que se visualizan las brechas entre el desempeo actual y el deseado, como insumo principal para actualizar o emprender una nueva planificacin estratgica a mediano o largo plazo. Sobre esta metodologa se puede profundizar y consultar la doctrina que sobre el particular expide el dueo del proceso Direccionamiento Estratgico en la Institucin.
5.1.3.
Anlisis de causas con enfoque reactivo
Se emplea para las acciones de mejoramiento que comprenden las acciones correctivas y acciones de mejora, como resultado de una evaluacin independiente o autoevaluacin e identifica los factores internos y externos que incidieron para la deteccin de hallazgos u oportunidades de mejoramiento. En esta se emplean metodologas para el anlisis de causas establecidas en el procedimiento y la metodologa expedida por el dueo del proceso Mejora Continua.
5.2. FORMULACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Para el caso en que se deban implementar correcciones inmediatas o acciones de contingencia, no se requiere de un anlisis de causas, pero s de unas rdenes y deci-
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La mejora como resultado del Control
siones inmediatas o de unos planes de contingencia preestablecidos para reaccionar adecuadamente ante las eventualidades presentadas. Una vez agotada la etapa de anlisis de causas, se procede a realizar la formulacin de acciones de mejoramiento que contrarresten las causas identificadas. Para esta etapa, as como la de anlisis de causas, se emplear la metodologa establecida por el dueo del proceso Mejora Continua.
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Glosario
Glosario
Accin correctiva: acciones para eliminar las causas de las no conformidades o hallazgos, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Accin de mejora: son las diferentes actividades que emprende la entidad, la unidad policial, el rea o grupo, con el fin de mejorar los resultados de su gestin. Estas acciones comprenden desde aquellos proyectos de avance significativo formulados hasta las iniciativas estratgicas emprendidas en los diferentes planes de accin. Accin de mejoramiento: se refiere a las acciones correctivas, preventivas o de mejora que surgen del ejercicio de auditoras integrales, auditoras especficas, auditoras de seguimiento, auditoras de calidad, autoevaluacin, revisin por la direccin y auditoras por entes certificadores o acreditadores. Accin preventiva: acciones para eliminar las causas de no conformidades, hallazgos potenciales o riesgos, para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Adecuacin: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. Administracin del riesgo: es la capacidad que tiene la Institucin para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales y protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Adquisicin de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad. Alta direccin: persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico, que dirigen y controlan una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Aspectos por mejorar: se entiende como aspectos por mejorar aquella informacin contenida en los informes presentados por los entes certificadores y acreditadores que no alcanzan la connotacin de no conformidad pero que deben ser tenidos en cuenta para formular acciones preventivas, ya que representan riesgos potenciales.
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Auditora interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Autocontrol: es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente de su nivel jerrquico dentro de la Institucin, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garantice el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz. Autoevaluacin: conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la entidad pblica, permite en la Institucin medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. La autoevaluacin evala los controles y monitorea la operacin de la entidad a travs de la medicin de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseo y operacin en un perodo de tiempo determinado, por medio de la medicin y el anlisis de los indicadores, cuyo propsito es tomar las decisiones relacionadas con la correccin o el mejoramiento del desempeo. Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. Cliente: organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio; el trmino cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Competencia: aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Compromisos para la mejora: son los resultados contenidos en los informes que surgen de la autoevaluacin, realizada por las diferentes unidades de la Institucin y la revisin por la alta direccin. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Control: funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecucin de un programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realizacin de sus objetivos.
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El control debe contener como mnimo los siguientes elementos: Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, lineamientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestin Integral. Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparndolo con la forma real como se aplica en la Institucin. Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identificacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia. Control de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Control Interno: conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. El modelo COSO define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables Conveniencia: grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales. Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Diseo y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica, programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o sistema, producto o servicio. Documento: informacin y su medio de soporte. Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
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Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en procesos: gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Entidades: entes de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. Especificacin: documento que establece requisitos. Estandarizacin: actividad sistemtica de una organizacin para establecer y utilizar estndares. Estandarizacin de procedimientos: consiste en que todas las personas que intervienen en las actividades y tareas, las ejecuten tal como estn establecidas, lo cual permite unificar el quehacer policial y garantizar los resultados. Estructura orgnica: distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del marco de la Constitucin y la ley. Equipo de mejora: grupo de personas de cada proceso con la capacidad de liderar el anlisis de la informacin y con las competencias necesarias en el uso de las diversas metodologas para lograr en forma efectiva que la determinacin de las causas que generan las oportunidades de mejora sean correctas. Evento: un incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo especfico. Funcin de una entidad: se entiende como el objeto social o la razn de ser de la entidad. Frecuencia: es una medida expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado. Ej.: una vez cada da / una vez cada semana / una vez cada 15 das/ una vez cada mes. Gestin: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Habilidad: capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempear una actividad.
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Hallazgo: resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditora, recopilada frente a los criterios de auditora; en la Polica Nacional se determina hallazgo nicamente a los identificados por el rea de Control Interno en las auditoras que ella realice y a los encontrados por la Contralora General de la Repblica (CGR) en el ejercicio de las auditoras que ellos desarrollen en la Institucin. Identificacin del riesgo: elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en riesgo el logro de los objetivos, la misin, estableciendo su descripcin, agentes generadores, causas y los efectos de su ocurrencia. Impacto ambiental: la alteracin del medio ambiente, provocada directa o indirectamente por un proyecto o actividad en un rea determinada. Informe de auditora: documento firmado por los auditores, elaborado por el Lder de la Auditora, que debe ser presentado durante los prximos diez (10) das hbiles despus del cierre de la auditora, remitido en comunicado oficial, firmado por el Director General de la Polica Nacional. Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. Iniciativa estratgica: acciones adelantadas para lograr un objetivo estratgico. Lluvia de ideas: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Se busca la generacin de la mayor cantidad posible de ideas o identificacin de riesgos, partiendo del principio del pensamiento divergente. La lluvia de ideas es una tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado y se da la oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto aprovechando la capacidad creativa de los participantes. Manual de calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una entidad. Nota: los Manuales de calidad pueden variar en cuanto al detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada entidad en particular. Mapa de procesos: es una representacin grfica, que permite visualizar en forma genrica la interrelacin de los procesos que desarrolla la Entidad en cumplimiento de su misin, para satisfacer las necesidades de sus clientes. Mapa de riesgos: es el documento que consolida los riesgos, la probabilidad, el impacto, la evaluacin, la valoracin de controles, las opciones de manejo, las acciones, los responsables, el cronograma y los indicadores. Mecanismos: medios prcticos integrados que se emplean para desarrollar un determinado fin institucional. Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
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Meta: punto mximo cuantificable de desarrollo o resultado de un proceso. Misin: la Misin responde al para qu fue creada la Polica Nacional, cul es su razn de ser, establece el campo propio de actuacin de la Institucin, es decir, a qu debe dedicarse para cumplir con el mandato constitucional. Monitoreo: comprobar, supervisar, observar crticamente o registrar el progreso de una actividad, accin o sistema en forma sistemtica, para identificar cambios. No conformidad: incumplimiento de un requisito; en la Polica Nacional se determina no conformidad nicamente a las identificadas por un ente certificador o acreditador. Objetivo: resultado especfico que la Institucin aspira a lograr a travs de su misin en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con los procesos. Objetivo de la calidad: concebidos como los logros inherentes a la calidad que la Institucin se ha propuesto alcanzar para mejorar la calidad del servicio; deben estar alineados con la Poltica de Calidad. Oportunidad de mejoramiento: en la Polica Nacional se determina oportunidad de mejoramiento a los hallazgos, no conformidades, aspectos por mejorar y compromisos para la mejora, las cuales sern nutridas de: auditoras realizadas por el rea de Control Interno, auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica (C.G.R), auditoras realizadas por entes certificadores o acreditadores, la autoevaluacin y la revisin por la direccin, segn el caso. Partes interesadas o grupos de inters: son las organizaciones y las personas que pueden afectar, ser afectadas por una decisin o actividad (clientes, proveedores, accionistas, empleados, aliados de negocios). Plan: estructura de objetivos y acciones estipulados en el tiempo y con asignacin de normas, procedimientos, presupuesto y responsables para ser implementados. Polticas: directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la accin institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones. Poltica de la calidad de una entidad: intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de la entidad. Polticas institucionales: son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden, que determina el sentido estratgico de la accin, desarrollado mediante objetivos identificados en el mapa estratgico institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel. Principios institucionales: definimos los principios ticos como verdades universales que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el quehacer en el desarrollo de las funciones policiales.
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Probabilidad: es la posibilidad de que ocurra un evento especfico o resultado, medido por la frecuencia y factibilidad de ocurrencia del riesgo y expresado de manera cualitativa y cuantitativa. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo. Proceso: es un conjunto de actividades interrelacionadas, definidas, repetitivas y medibles que transforman insumos agregndoles valor, convirtindolos en productos o servicio, para satisfacer necesidades de clientes. Procesos gerenciales: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de evaluacin y mejora: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos gerenciales, de soporte y los misionales. Procesos de soporte: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Programa: plan de un solo uso que abarca un grupo relativamente amplio de actividades y que especifica etapas importantes para su realizacin, conjuntamente con su orden y cronologa y las unidades responsables de cada etapa. Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto o servicio. Proyecto: conjunto de objetivos y acciones, claramente estipulados y ubicados en el tiempo, con precisin de recursos y resultados, encaminados a lograr la solucin de un problema que justifica y da origen al proyecto. Una caracterstica determinante de todo proyecto es la especificacin de un momento de inicio y un momento de terminacin. Proyecto de avance significativo: actividades planteadas en un plan de trabajo que decide adelantar una unidad policial, grupo o dependencia con el fin de mejorar el desempeo de su gestin en un determinado periodo de tiempo.
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Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Relacin costo-beneficio: es el mtodo utilizado para comparar y estimar el costo de la ejecucin de las acciones versus los beneficios obtenidos para la mitigacin del riesgo. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. Revisin por la direccin: compromiso de la direccin: Identificar, determinar y documentar los lineamientos o directrices que manifiesta la alta direccin con relacin al desarrollo de la gestin institucional y su documentacin. Garantiza el compromiso de la alta direccin de la entidad con el Sistema de Gestin de la Calidad, asegurando la identificacin continua de las necesidades y expectativas de los clientes, la asignacin de los recursos necesarios para su cumplimiento y la gestin sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que la poltica y objetivos de calidad se alcancen. Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de hechos o fenmenos internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos en la Institucin. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola lo define como la proximidad de un dao. Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de lograr un propsito. Sistema de Gestin de la Calidad para entidades: herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin. Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista. Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.
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Glosario
Visin: la Visin es un sueo con fecha. Est constituida por aquello en que es necesario que la organizacin se convierta, cumpliendo su Misin, para garantizar su permanencia exitosa en el tiempo. Vulnerabilidad: es la condicin en que se encuentran las personas y los bienes expuestos a una amenaza. Depende de la posibilidad de ocurrencia, de las medidas preventivas, de la propagacin, de la frecuencia del evento y de la dificultad en el control del mismo.
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ANEXOS
ANEXO No. 1
EVIDENCIAS MNIMAS PARA SOPORTAR LA APLICACIN DE LOS 29 ELEMENTOS DE CONTROL DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR
ELEMENTO
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
1. Subsistema Documento con de control los principios estratgico y valores de la entidad, construido participati1.1 Componente: vamente. ambiente de control Acto administrativo que 1.1.1 adopta el docuElemento: mento con los acuerdos principios y compromisos valores de la y protocolos entidad. ticos
Resolucin 05297 del 05/12/08 Por la cual se Todas las reformula la plataforma estratgica de la Polica unidades policiales Nacional, Artculo 5. del pas.
Resolucin 04069 del 17/09/08 Por la cual se Todas las crea el Comit tico Institucional instancia organi- unidades policiales zacional encargada de promover y liderar la Inte- del pas. gridad Policial. Verificar en todas las unidades. Artculo 6, Literal d. Resolucin 05293 del 04/12/08 Por la cual se fortalece el Sistema tico Policial, se incorporan los referentes ticos: Cdigo de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Cdigo de tica; Imperativos y Directrices ticas, y se modifica y adiciona la Resolucin 06340 del 28/12/06. Directiva Permanente 021 del 04/04/08 Instrucciones para el Desarrollo del Programa Cultura de la Legalidad en la Polica Nacional. Directiva Administrativa Permanente 013 del 07/10/08 Consolidacin y Fortalecimiento de la tica Pblica Integridad Policial.
Socializacin de los principios y valores de la organizacin a todos los servidores.
Actas de socializacin.
Todas las unidades policiales Conductas de entrada o salida en eventos de del pas. sensibilizacin o capacitacin. Encuestas realizadas sobre el tema. Autoevaluacin realizada al tema. Verificacin o evaluacin donde se compruebe la interiorizacin y aplicacin. Actas de induccin y reinduccin en cumplimiento al plan de induccin y reinduccin.
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Anexos
ELEMENTO 1. Subsistema de control estratgico 1.1 Componente: ambiente de control 1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Manual de Funciones y Competencias Laborales.
RESPONSABLES
Todas las Resolucin 02562 del 11 de agosto de 2010 Por unidades policiales la cual se crea el Manual del Sistema de Gestin del pas. Integral. Mediante el SIFRE Sistema de Informacin de Funciones y Requisitos para Desempear Cargos. Historias laborales del personal en cada unidad. Resolucin 05746 del 31/12/08 Por la cual se adopta el Manual de Funciones Especficas para el Personal Uniformado de la Polica Nacional y se deroga la Resolucin No. 6062 del 16 de octubre de 1986. Resolucin 0428 del 07/02/08 Por la cual se adopta el Manual Especfico de Funciones y Requisitos para los empleados pblicos civiles y no uniformados de la Polica Nacional y se deroga la Resolucin 3591 de 2005.
Plan institucional de formacin y capacitacin.
DINAE y apli Directiva Administrativa Transitoria que se expide cacin en todas cada ao por la cual se establece el Plan Anual de las unidades Capacitacin de la Polica Nacional. policiales del pas. Directiva Administrativa Transitoria que se expide cada ao por la cual se establece el Plan Anual de Formacin, Actualizacin y Entrenamiento. Informacin correspondiente para la ejecucin y seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin de estos planes, en cada unidad. Evidenciar la encuesta que realiz la Oficina de Talento Humano de la unidad, para identificar las necesidades de capacitacin del personal. Informes de evaluacin de las capacitaciones.
Programa de induccin realizado a los servidores vinculados a la entidad. Programa de reinduccin realizado en respuesta a cambios organizacionales, tcnicos o normativos.
Aplicacin de la Resolucin 01749 del 22/03/06 Todas las Por la cual se expide el Protocolo de Induccin unidades policiales y Reinduccin para el personal de la Polica del pas. Nacional, evidenciar cronograma y actas de induccin y reinduccin. Actas de induccin y reinduccin realizadas con base en los movimientos de personal ocurridos en la unidad y en los diferentes tipos de cargos.
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ELEMENTO
RESPONSABLES
1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano
Programa de bienestar.
Aplicacin de la Resolucin 1747 del 22/03/06 Todas las Sistema de Estmulos e Incentivos de la Polica unidades policiales Nacional. del pas.
Plan de incentivos.
Verificar que se estn aplicando los estmulos al personal y los criterios empleados para su ejecucin.
Seleccin merito- No aplica para la Polica Nacional de Colombia. crtica de cargos directivos (en las entidades que aplique).
No aplica.
Sistema de evaluacin del desempeo acorde con la normatividad que rige para la entidad.
Aplicacin del Decreto 1800 del 14/09/00 Por Todas las el cual se dictan normas para la evaluacin del unidades policiales desempeo del personal uniformado de la Polica del pas. Nacional. Artculo 54.
Ejecucin de la Resolucin 2037 del 07/06/01 Por la cual se establecen los parmetros para el diligenciamiento, aplicacin y trmite de los formularios de Evaluacin del Desempeo Policial para el personal uniformado de la Polica Nacional.
Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la gestin, en su seccin 2.
Formulario No. 2 diligenciado y actualizado seguimiento.
Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la gestin en su seccin 3.
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Anexos
ELEMENTO
RESPONSABLES
1. Subsistema de control estratgico
1.1 Componente: ambiente de control
Acuerdos de gestin suscritos y evaluados en las entidades a No aplica para la Polica Nacional de Colombia. las que les aplica el Ttulo VIII de la Ley 909 de 2004.
No aplica.
1.1.3 Elemento estilo de la direccin
Evidencias que soporten el compromiso de la alta direccin con la aplicacin de las herramientas y polticas que facilitan la implementacin del MECI y Sistema de Gestin de Calidad, donde se aplique.
Resolucin 03971 de 30/10/08 Por la cual se Todas las modifica la designacin del representante de la unidades policiales Direccin General para la implementacin del del pas. Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional basado en la complementariedad de los Sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo.
Resolucin 02319 de 30/05/08 Por la cual se crean los Grupos: Directivo, Operativo y Evaluador para la Implementacin del Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional y se asignan responsabilidades.
Directiva Administrativa Transitoria 065 del 06/08/08 Formulacin del Plan Estadstico e Implementacin y Estructuracin de la Lnea Base de Indicadores en la Polica Nacional.
Directiva Administrativa Transitoria 013 del 29/05/08 Capacitacin como Auditores Internos de Calidad de un Personal de la Polica Nacional.
Directiva Administrativa Transitoria 038 del 29/05/08 Diseo y Formulacin del Cuadro de Mando Integral para la Polica Nacional.
Directiva Administrativa Transitoria 039 del 18/07/08 Diplomado sobre los Procesos de Calidad para la Atencin al Ciudadano.
Directiva Administrativa Transitoria 082 del 18/11/08 Seminario Herramientas para la Revisin Gerencial dirigido al Nivel Directivo de la Polica Nacional, orientado por el ICONTEC.
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ELEMENTO 1. Subsistema de control estratgico 1.2 Componente: direccionamiento estratgico 1.2.1 Elemento: planes y programas
RESPONSABLES
La planeacin Diagnstico estratgico que para cada actuali- OFPLA DIPON. de la entidad zacin del Plan Estratgico Institucional se realiza, contempla: liderada por la Oficina de Planeacin del Nivel Documento diagCentral, teniendo en cuenta: nstico estratgico. La misin y visin institucionales adoptados y divulgados. Objetivos institucionales. Resolucin 05297 del 05/11/08, por la cual se reformula la Plataforma Estratgica de la Polica Nacional. Mapa estratgico Institucional. Mapa estratgico de cada direccin y oficina asesora. Cuadros de mando integral.
Conocimiento y aplicacin en todas las unidades Cada servidor pblico aporta a la consecucin policiales del pas. de los objetivos estratgicos y la MEGA, a travs de las tareas que le corresponda desempear o apoyar, relacionadas con un plan de accin en cada vigencia. Y por otro lado, aporta a la consecucin de los objetivos de los procesos, por medio de las actividades y procedimientos que desarrolla da a da en su cargo. Directiva Administrativa Transitoria que para cada Todas las vigencia se expida para la formulacin de planes unidades policiales de Accin para direcciones, oficinas asesoras, del pas. polica fiscal y aduanera y unidades de tercer nivel. Planes de necesidades y plan de compras anual. Planes de manejo de riesgos, planes de contingencia y dems planes que se manejan en la Institucin. Evidenciar la forma como se planea la prestacin de un servicio para el cliente, identificando algunos documentos que puede mencionar en donde se soporta la programacin de un servicio como son: - Plan de accin. - Polticas de operacin (caracterizacin) SVE. - Procedimientos. - rdenes de servicio. - Oficio de solicitud. - Llamada 123. - Plan de marcha. - Cronograma de actividades mensual que asigna responsabilidades, objetivos, etc.
Acciones, cronogramas responsabilidades y metas.
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Anexos
ELEMENTO 1. Subsistema de control estratgico 1.2 Componente: direccionamiento estratgico 1.2.1 Elemento: planes y programas
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Definicin de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permite medir y evaluar el avance en la ejecucin de los planes y programas. Proceso de seguimiento y evaluacin que incluya la evaluacin de la satisfaccin del cliente y partes interesadas.
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL Cuadro de mando integral. Caracterizacin de los procesos. Plan de manejo de riesgos. Suite Visin Scorecard. Empresarial, mdulo
RESPONSABLES
Direcciones y oficinas asesoras en su definicin, y todas las unidades del pas en su aplicacin, segn Balance corresponda.
Resultados arrojados por los indicadores de Todas las efectividad que son los que miden la calidad de unidades policiales los productos y la satisfaccin del cliente (se del pas. encuentran en la caracterizacin del proceso y en el cuadro de mando integral). Las encuestas de Invamer Gallup. Evidenciar las acciones y decisiones tomadas despus del anlisis de los resultados de la satisfaccin del cliente. Elementos de entrada para la revisin por la Direccin.
1. Subsistema de control estratgico
1.2 Componente: direccionamiento estratgico
Modelo de operacin por proceso que contemple procesos caracterizados (identificacin de las interrelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores, normas, entre otros) .
Resolucin 05295 del 05/11/08 Por la cual se Direcciones y adopta el Modelo de Operacin por Procesos para oficinas asesoras la Polica Nacional. en su definicin, y todas las unidades Caracterizacin de procesos: Se determina en del pas en su la caracterizacin del proceso en las entradas y aplicacin, segn corresponda. salidas de cada una de las actividades. Evidencias de la consulta que se realiz a los clientes de cada proceso, sobre sus necesidades para determinar las caractersticas y estndares del producto o servicio. Matriz de caractersticas y estndares, matriz de productos usuarios y clientes de cada direccin y oficina asesora duea de proceso. Portafolio de productos o servicios. Suite Visin Empresarial: mdulo calidad o procesos. Cada policial debe estar en condiciones de mencionar a qu proceso pertenecen, qu actividades realizan de la caracterizacin y/o procedimientos que ejecutan y si cuentan con la documentacin que les permite su ubicacin y explicacin.
1.2.2 Elemento: modelo de operacin por procesos
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ELEMENTO 1. Subsistema de control estratgico 1.2 Componente: direccionamiento estratgico 1.2.2 Elemento: modelo de operacin por procesos 1. Subsistema de control estratgico 1.2. Componente: direccionamiento estratgico 1.2.3 Elemento: estructura organizacional
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Mapa de procesos.
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL Mapa de procesos (I o II nivel) segn corresponda y explicar los procesos que le aplican.
RESPONSABLES DIPN, DIASE, DIBIE, DIJN, DINAE, DINCO, DIPOL, DIPRO, DISN, DISEC, DITAH, DITRA, OFITE, POLFA.
Mapa proceso DIASE Mapa proceso DIBIE Mapa proceso DIJN Mapa proceso DINAE Mapa proceso DINCO Mapa proceso DIPOL Mapa proceso DIPRO
Mapa proceso DISN Mapa proceso DISEC Mapa proceso DITAH Mapa proceso DITRA Mapa proceso OFITE Mapa proceso POLFA Mapa de Procesos Polica Nacional
Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestin por procesos.
Decreto 4222 del 23/11/06 con sus modificaciones. Todas las unidades policiales del pas. Resoluciones con la estructura orgnica de las direcciones, oficinas asesoras y dems unidades policiales vigentes. Manual de funciones por competencias, alineadas a las actividades de los procesos y procedimientos en que interviene cada cargo de la estructura orgnica. Publicacin en la gua de disposiciones de la Polired y en la Suite Visin Empresarial, entre otros.
1. Subsistema de control estratgico 1.3 Componente: Administracin de riesgos 1.3.1 Elemento: contexto estratgico
Definicin de la metodologa e instrumentos para adelantar el proceso de administracin del riesgo adoptados por la alta direccin.
Resolucin 04459 del 17/10/08 Por medio de la cual se adopta el Manual de Lineamientos Metodolgicos para la Administracin del Riesgo en la Polica Nacional y se deroga la Resolucin 04971 del 31 de diciembre de 2007. Resolucin 03633 del 08/10/07 Por medio de la cual se fijan las polticas para la Administracin del Riesgo en la Polica Nacional.
Definicin OFPLA DIPON, aplicacin todas las unidades policiales del pas.
Identificacin de factores internos y externos de riesgo.
Lluvia de ideas anexa al Instructivo No. 008 SUDIR Direcciones y OFPLA del 05/02/2010 Actualizacin mapa de oficinas asesoras riesgos de la vigencia. en su definicin. 1DS-FR-0006 Formato contexto estratgico.
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Anexos
ELEMENTO 1.3.2 Elemento: identificacin de riesgos
RESPONSABLES
Riesgos iden Resolucin 05343 del 09/12/08 Por la cual Direcciones y tificados por se adopta el Mapa de Riesgos Institucional por oficinas asesoras procesos que Procesos y el Plan de Manejo de Riesgos en la en su definicin. pueden afectar el Polica Nacional. cumplimiento de los objetivos de 1DS-FR-0007 Formato identificacin de riesgos. la entidad. Anlisis de la 1DS-FR-0008 Formato anlisis de riesgos. probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Anlisis del impacto de las consecuencias de los riesgos. 1DS-FR-0008 Formato anlisis de riesgos. Direcciones y oficinas asesoras en su definicin. Direcciones y oficinas asesoras en su definicin. Direcciones y oficinas asesoras en su definicin. Direcciones y oficinas asesoras en su definicin.
1.3.3 Elemento: anlisis de riesgo
Evaluacin de 1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos. los riesgos frente a los procesos. 1.3.4 Elemento: valoracin del riesgo Identificacin 1DS-FR-0009 Formato valoracin de controles. de los controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados. Evaluacin de los controles existentes para valorar los riesgos identificados. Determinacin de la valoracin del riesgo frente a los procesos. Definicin de acciones de control necesarias. Mapa de riesgos por proceso. 1DS-FR-0009 Formato valoracin de controles.
Direcciones y oficinas asesoras en su definicin.
1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos.
Direcciones y oficinas asesoras en su definicin.
Evaluacin de las acciones de control y se Direcciones y concluye la efectividad de estas y la propuesta o oficinas asesoras no de nuevos riesgos. en su definicin. Cumplimiento Instructivo No. 008 SUDIR OFPLA Direcciones y del 05/02/2010 Actualizacin mapa de riesgos de oficinas asesoras la vigencia. en su definicin, y todas las unidades 1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. del pas en su aplicacin, segn corresponda. 1DS-FR-0011 Formato de seguimiento. El procedimiento obligatorio de acciones preventivas se cumplir a travs del procedimiento Administrar riesgos en la Polica Nacional.
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ELEMENTO 1.3.5 Elemento: polticas de administracin del riesgo
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Mapa de riesgos institucional.
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL 1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos
RESPONSABLES
Direcciones y oficinas asesoras 1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. en su definicin, y todas las unidades del pas en su aplicacin, segn corresponda. Resolucin 03633 del 08/10/07 Por medio de la Direcciones y cual se fijan las polticas para la Administracin del oficinas asesoras Riesgo en la Polica Nacional. en su definicin, y todas las unidades Evidenciar los registros de cumplimiento en el del pas en su Formato de Seguimiento (1DS-FR-0011). De igual aplicacin, segn forma deber evidenciar cmo se les hace segui- corresponda. miento. Actas de socializacin. Direcciones y oficinas asesoras Conductas de entrada o salida en eventos de en su definicin, y todas las unidades sensibilizacin o capacitacin. del pas en su aplicacin, segn Encuestas realizadas sobre el tema. corresponda. Autoevaluacin realizada al tema. Verificacin o evaluacin donde se compruebe la interiorizacin y aplicacin.
Definicin por parte de la alta direccin de las polticas para el manejo de los riesgos.
Divulgacin del mapa de riesgos institucional y sus polticas.
2. Subsistema de control de gestin 2.1 Componente: actividades de control 2.1.1 Elemento: polticas de operacin
Polticas de operacin adoptadas por proceso.
Formato poltica de operacin (anexo a la carac- Direcciones y terizacin de cada proceso, acto administrativo). oficinas asesoras en su definicin, y Resoluciones que adoptan cada proceso de primer todas las unidades del pas en su y de segundo nivel en la Polica Nacional. aplicacin, segn Evidenciar el acta de Subcomit de Control Interno corresponda. y Calidad segn le aplique a la unidad (Central, Regional o Local), en cumplimiento a la Resolucin Nro. 3555 de 2007. Socializacin, interiorizacin y aplicacin polticas y objetivos de calidad.
Divulgacin de las polticas de operacin.
Actas de socializacin.
Direcciones y oficinas asesoras Conductas de entrada o salida en eventos de en su definicin, y todas las unidades sensibilizacin o capacitacin. del pas en su aplicacin, segn Encuestas realizadas sobre el tema. corresponda. Autoevaluacin realizada al tema. Verificacin o evaluacin donde se compruebe la interiorizacin y aplicacin.
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Anexos
ELEMENTO 2. Subsistema de control de gestin 2.1 Componente: actividades de control 2.1.2 Elemento: procedimientos
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Procedimientos a travs de los cuales se desarrollan los procesos.
RESPONSABLES
Resolucin 04894 del 12/11/08 Por la cual se Todas las adopta la Gua de Gestin Documental para la unidades policiales Polica Nacional. del pas. Resolucin 05316 del 05/12/08 Por la cual se adopta el Catlogo de Procesos y Procedimientos del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, y sus resoluciones modificatorias. Resoluciones que adoptan cada proceso de primer y de segundo nivel en la Polica Nacional. Interiorizacin y aplicacin correcta por cada servidor pblico, de los procedimientos que se desprenden de los procesos y que l ejecuta en la Polica Nacional.
Divulgacin de los procedimientos.
Resolucin 04894 del 12/11/08 Por la cual se Todas las adopta la Gua de Gestin Documental para la unidades policiales Polica Nacional. del pas. Procedimiento Control de documentos que se encuentran en la Suite Visin Empresarial. Aplicacin de los 6 procedimientos obligatorios de la NTCGP 1000.2009: Control de documentos, control de registros, auditora interna, control de producto o servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. No solo se trata de poseer soporte de socializacin, sino demostrar que se estn ejecutando los procedimientos tal y como fueron documentados.
2.1.3 Elemento: controles
Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad.
1DS-FR-0009 Formato valoracin de controles.
Todas las unidades policiales Mapa de riesgos, columna: acciones de control (8). del pas. Puntos de control (Verificar que estn asociadas a las actividades crticas del proceso y su aplicacin). Dentro de la prestacin del servicio evidenciar cules son los puntos de control, que garanticen que el uso del servicio sea seguro y correcto, como instrucciones, procedimientos, guas, etc. Aplicacin y registros del procedimiento Control de producto o servicio no conforme SVE. Puntos de control establecidos en cada procedimiento documentado en la Institucin. Cada policial debe estar en la capacidad de mencionar claramente cules son los puntos de control que aplican en su actividad, procedimiento o proceso y qu registros se generan de ello. Cuando aplique, ejecutar y evidenciar la calibracin de equipos para el servicio.
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ELEMENTO 2.1.4 Elemento: indicadores
RESPONSABLES Direcciones y oficinas asesoras en su definicin, y todas las unidades del pas en su aplicacin, segn corresponda.
Indicadores Caracterizacin de cada proceso: instrumentos de definidos seguimiento y evaluacin. por proceso para medir Resolucin 02550 del 16/06/08 Por medio de la eficiencia, la cual se adopta el Manual de Indicadores de la eficacia y efectiPolica Nacional. vidad del avance y cumplimiento Indicadores del proceso: medir el cumplimiento del en la ejecucin objetivo del proceso y de las actividades crticas. de planes y programas. Evidenciar la utilizacin de herramientas estadsticas para el anlisis de los resultados de los indicadores. Matriz de indicadores.
2.1.5 Elemento: manual de operaciones
Manual de opera- Manual del Sistema de Gestin Integral que se ciones adoptado encuentra publicado en la Suite Visin Emprey divulgado. sarial, y que recoge los manuales de operaciones y de calidad de la Polica Nacional.
Direcciones y oficinas asesoras en su definicin, y todas las unidades del pas en su aplicacin, segn corresponda.
2. Subsistema Mecanismos para de control de la recepcin, gestin registro y atencin de sugerencias, 2.2 Componente: recomendaciones, informacin peticiones, necesidades, quejas 2.2.1 o reclamos, por Elemento: parte de la ciudainformacin dana. primaria
Instructivo 033 del 19/04/05, las unidades deben Todas las tener implementadas las Oficinas de Atencin al unidades policiales Ciudadano. del pas. Instructivo 012 del 29/07/08, todas las Direcciones deben tener un punto de atencin. Directiva Permanente 008 DIPON INSGE del 30/01/08. Implementacin del Programa OAC. Pgina web - Lnea Directa - Buzn de sugerencias - Chat institucional - Correo institucional - Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas Comits de Vigilancia y Consejos de Seguridad. En los procesos misionales la satisfaccin del cliente se mide habitualmente con la encuesta de Invamer Gallup. Existen otras direcciones como la DISAN, DIBIE, DINCO, DITAH, en donde existen mecanismos propios de manejo de quejas y reclamos y medicin de satisfaccin del cliente.
Identificacin de las fuentes de informacin primaria.
Caracterizacin entradas.
de
cada
proceso:
columna Todas las unidades policiales del pas.
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Anexos
ELEMENTO
RESPONSABLES
2. Subsistema Mecanismos de de control de consulta con gestin distintos grupos de inters para 2.2 obtener inforComponente: macin sobre informacin necesidades y prioridades en 2.2.1 la prestacin del Elemento: servicio. informacin primaria Mecanismos para la obtencin de informacin requerida para la gestin de la entidad.
Mecanismos de consulta con los grupos de inters Todas las en cada direccin y oficina asesora. unidades policiales del pas. DIBIE, encuestas del clima organizacional. Pgina web, link Comntele al Director. Encuestas de percepcin (ejemplo: Invamer Gallup). DIRAF, pgina web, calidad de la dotacin. Existencia del plan de necesidades. Plan de compras. Plan de distribucin de elementos. Programacin presupuestal. Estudios de conveniencia y oportunidad. Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE. Oficiales de enlace ante diferentes organismos. Encuestas. Todas las unidades policiales del pas.
2. Subsistema Mecanismos de control de para recibir sugegestin rencias o recomendaciones 2.2 por parte de los Componente servidores. informacin 2.2.2 Elemento: informacin secundaria
Encuestas de clima organizacional. DISAN - SIAU. Pgina web. Lnea Directa. Buzn de sugerencias. Chat institucional. Correo institucional. Reuniones de Relacin General.
Todas las unidades policiales del pas.
Tablas de Retencin Documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad (Ley 594 de 2000).
Tablas de retencin documental de acuerdo con su misionalidad. Las tablas estn ajustadas a la actual estructura de la dependencia o unidad.
Fuentes de Gua de disposiciones. informacin Conocimiento de los aplicativos o sistemas de (manuales, informacin de acuerdo con la misionalidad de informes, actas, cada direccin y oficina asesora. actos administrativos) sistemati Navegar en la Suite Visin Empresarial hasta zadas y de fcil encontrar el listado maestro de documentos con acceso. la informacin de su proceso.
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ELEMENTO
RESPONSABLES
2. Subsistema Manejo orga Manual de Comunicaciones Oficiales. Todas las de control de nizado o sisteunidades policiales gestin matizado de la del pas. Procedimiento documentado de archivo y correscorrespondencia. pondencia. Sistemas de 2.2 Informacin. Componente: informacin 2.2.3 Elemento: sistemas de informacin Manejo organizado o sistematizado de recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos. Planes y formatos de mantenimiento correctivo y Todas las preventivo. unidades policiales del pas. Diligenciamiento de los formatos establecidos en los procedimientos: - Procedimiento 2TI-PR-0006 Realizar mantenimiento de repetidoras, bases y mviles y porttiles con formatos asociados. - Procedimiento 1LA-PR-0020 Mantenimiento de automotores. - Procedimiento 1LA-PR-0022 Mantenimiento de Instalaciones Policas. - Procedimiento 2TI-PR-007 Instalacin y mantenimiento de redes elctricas. - Procedimientos del proceso Logstica y Abastecimiento. ECO (Estudios de Conveniencia y Oportunidad) Registro en el SICE. Plan de distribucin de elementos. Cada servidor pblico debe estar en la capacidad de describir los equipos y medios requeridos o utilizados para la produccin del servicio, de cada actividad de la caracterizacin del proceso o del procedimiento ejecutado. Medios tecnol- Sistema de Informacin y Seguimiento de Atencin Todas las gicos o electral Ciudadano (SISAC). unidades policiales nicos disponibles del pas. (Ley 962 de 2005) para la atencin a las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos.
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Anexos
ELEMENTO
RESPONSABLES
2. Subsistema de control de gestin
Sistema documental institucional.
Manual de operaciones del SGI.
2.2 Componente informacin
Programa de Gestin Documental. Resolucin 2764 del 26/06/08.
Gua de Gestin Documental. Resolucin 4894 del 12/11/08.
2.2.3 Elemento: sistemas de informacin
Proceso de Gestin Documental.
Procedimientos de gestin documental: control documentos, control de registros, archivo central, archivo de gestin, archivo histrico, conservacin, consulta, disposicin final, tablas de retencin documental.
Informacin sistematizada y actualizada referente a recursos fsicos, tecnolgicos, humanos y financieros.
Aplicativos como: SIBIN - SICLI - SIATH - SINVE - SIGES - SIPCO - SIPROD - SICBI - SIVIDE - SIFAF - SIGOA - SISEC - SADAP - SISAC SIFAC - SIDIR - SIPRE - LSI - SIOPER - SIRAD - SIPDE - SICOVI - SARCV - SAGRE - SIPLAC SIKAR - SIGEA - SICCA - SIPAC - SIFRE - SICO, entre otros.
2.3 Componente: comunicacin pblica
2.3.1 Elemento: comunicacin organizacional
Poltica de comunicacin institucional definida: Proceso de comunicacin entre la direccin de la entidad y los dems servidores y entre los responsables de los procesos.
Resolucin 05318 del 12/12/08.
Actos administrativos (rdenes de servicio, comunicados oficiales y actas). La forma como se ha socializado la documentacin del sistema en su unidad/dependencia.
COEST lo definen, todas las unidades del pas, lo aplican.
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ELEMENTO 2.3 Componente: comunicacin pblica
RESPONSABLES COEST y direcciones operativas, definen las polticas de comunicacin pblica, y todas las unidades del pas lo aplican.
Poltica de comu- Polticas de operacin anexo a la caracterizacin nicacin institudel proceso Comunicacin Pblica. cional definida: Evidenciar la forma cmo se comunica con el Proceso de cliente, cmo le da a conocer las caractersticas, comunicacin 2.3.2 cambios a las caractersticas, condiciones de presentre la entidad Elemento: tacin del servicio y los registros de esa comuniy los ciudacomunicacin danos, grupos de cacin. informativa inters. Algunos registros de la comunicacin con el cliente pueden ser: correo institucional, carteleras, boletines, comunicaciones oficiales, portafolio de servicios, etc. Informes de resultados de la gestin.
Informe de gestin de la ltima vigencia. Instructivo Todas las 104. unidades policiales del pas. Ley 951 del 31/03/05. Acta informe de gestin. Directiva Permanente 032 del 23/12/04. Directiva Permanente 036 del 29/12/05. Resolucin 5674 del 24/06/05 de la CGR. Instructivo 104 DIPON OFPLA 19/12/08.
Informacin Los programas, proyectos, obras, su seguimiento Todas las sobre programas, y cumplimiento de cada direccin, oficina asesora unidades policiales proyectos, obras, y unidad policial. del pas. contratos y admi Publicacin de contratos en la pgina web: nistracin de los contratos.gov.co. Decreto 2434 del 2006. recursos. Seguimiento y ejecucin plan de compras. Publicacin plan de compras y los estados financieros en la pgina web. Rendicin anual de cuentas con la intervencin de los distintos grupos de inters, veeduras y ciudadana. Invitacin a los veedores ciudadanos para parti- Todas las cipar en la rendicin anual de cuentas. unidades policiales del pas. Resolucin 356 del 05/09/07 Contadura General de la Repblica, Cap. 2, Procedimiento No. 7. Audiencias pblicas de rendicin de cuentas. Evidenciar los momentos de participacin ciudadana y los procedimientos empleados para tal fin, como son el programa OAC para el tema misional e institucional, y para la DISAN, DIBIE y DINCO mecanismos de quejas y reclamos propios de sus servicios, la presentacin de rendicin de cuentas internas o a la comunidad, dependiendo de la Unidad.
Publicacin Trmites en la web asociados a cada uno de los Todas las de los trmites procesos y consolidado por unidades. unidades policiales y formularios del pas. oficiales a travs de los medios tecnolgicos o electrnicos (Ley 962 de 2005).
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Anexos
ELEMENTO
RESPONSABLES
2.3 Componente: comunicacin pblica
2.3.3 Elemento: medios de comunicacin
Medios de comunicacin entre la entidad, cliente, grupos de inters y organismos de control.
Pgina web e intranet; emisoras PONAL; lnea directa, Oficina de Atencin al Ciudadano; correo electrnico; boletines; comunicados y rueda de prensa; Gua de Disposiciones; revistas institucionales; programa de televisin.
rea de atencin al usuario que facilite el acceso a la informacin sobre los servicios que ofrece la entidad.
Las Oficinas de Atencin al Ciudadano y Punto de Atencin cumplen con el Numeral 14 del Anexo 2, de la Directiva Permanente 035 del 20/12/06.
Medios de acceso a la informacin con que cuenta la entidad
Existen entre otros: Pgina web, Polired; emisoras PONAL; lnea directa, Oficina de Atencin al Ciudadano; correo electrnico exchange; boletines; comunicados y rueda de prensa; Gua de Disposiciones; revistas institucionales; programa de televisin, especficos para cada direccin y oficina asesora.
Publicacin a travs de medios electrnicos (pgina web), de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de inters pblico (ley 962 de 2005).
De acuerdo con la Ley 962 los documentos de inters pblico relacionados con la direccin u oficina asesora estn publicados en la pgina web de la Polica Nacional.
OFPLA - DIPON. Documentos que imparten directrices institucionales para desarrollar esta actividad.
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ELEMENTO
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Actividades de sensibilizacin a los servidores sobre la cultura de la autoevaluacin del control.
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL Participacin de cada direccin, oficina asesora y dems unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el Programa Anual de Auditoras Internas y actividades de sensibilizacin sobre la Cultura del Control, a las unidades del pas, durante cada vigencia. Participacin en temas de cultura de autocontrol que haya contenido el Plan Anual de Capacitacin, aplicado en cada vigencia mediante Directiva Transitoria.
RESPONSABLES
3. Subsistema de control de evaluacin 3.1 Componente: autoevaluacin 3.1.1 Elemento: autoevaluacin del control
ARCOI, DINAE, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del pas, lo replican.
Herramientas de autoevaluacin de control definidas.
Seguimiento a la formulacin de los indicadores ARCOI, OFPLA, del plan de manejo de riesgos para cada proceso. definen lineamientos institucionales. Las Socializacin y cumplimiento del mapa de riesgo unidades asociado a los procesos. policiales del pas, lo replican. Socializacin del procedimiento de autoevaluacin del control. Socializacin del procedimiento de auditora interna. Realizacin de los Subcomits de Control Interno y los respectivos seguimientos de los compromisos adquiridos en estos. Registros de las visitas que, a manera de autoevaluacin, realicen los dueos de procesos a las unidades responsables y ejecutoras de los mismos, evidenciando las decisiones tomadas como resultado de la autoevaluacin. Registros aplicacin del procedimiento Control de producto o servicio no conforme con base en las caractersticas y estndares del producto o servicio establecidas por el cliente. Metodologa y autoevaluacin. procedimientos para realizar
Gua para elaborar planes de mejoramiento interno por procesos.
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Anexos
ELEMENTO 3.1.2 Elemento: autoevaluacin de la gestin
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Herramientas de autoevaluacin de gestin definidas.
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL Evaluacin de los resultados que arrojen los indicadores de planes, programas y procesos (en el cuadro de mando integral estn los indicadores asociados a la estrategia y en la caracterizacin estn los indicadores de la gestin asociados a los procesos) y compararlos contra las metas y objetivos trazados, realizando anlisis de ello. Evidenciar los anlisis y decisiones tomadas como resultado de la autoevaluacin de la gestin de los procesos y la estrategia. Para los anlisis emplear metodologas tales como: lluvia de ideas, anlisis causa - efecto, los cinco porqus, anlisis paretto, diagrama de distribucin de frecuencia, histogramas, espina de pescado, etc. Socializacin del procedimiento de autoevaluacin publicados en la S.V.E. Realizacin de los Subcomits de Control Interno y los respectivos seguimientos de los compromisos adquiridos en estos. Registros de las visitas que, a manera de autoevaluacin, realicen los dueos de procesos a las unidades responsables y ejecutoras de los mismos, evidenciando las decisiones tomadas como resultado de la autoevaluacin. Evidenciar evaluacin de los resultados del servicio prestado a la ciudadana o al cliente del proceso. Debe demostrar cmo, dentro de la planificacin, al momento de la prestacin se ha verificado que el servicio cuenta con las caractersticas establecidas en la matriz de producto, caractersticas y estndares, para garantizar el cumplimiento de las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas. Metodologa y autoevaluacin. procedimientos para realizar
RESPONSABLES ARCOI, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del pas, lo replican.
Gua para elaborar planes de mejoramiento interno por procesos. Actividades de sensibilizacin a los servidores, sobre la cultura de la autoevaluacin de la gestin. Participacin de cada direccin, oficina asesora y dems unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el Programa Anual de Auditoras Internas y actividades de Sensibilizacin sobre la Cultura del Control, a las unidades del pas durante cada vigencia. Participacin en temas de cultura de autocontrol y autogestin que haya contenido el Plan Anual de Capacitacin aplicado en cada vigencia mediante Directiva Transitoria. ARCOI, DINAE, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del pas, lo replican.
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ELEMENTO
RESPONSABLES
3.2 Informe ejecutivo En cada direccin y oficina asesora su partiComponente: anual. cipacin o conocimiento en la elaboracin del evaluacin informe ejecutivo anual. independiente 3.2.1 Elemento: evaluacin independiente al sistema de control interno 3.2.2 Elemento: auditora interna
OFPLA, ARCOI, lideran, apoyan direcciones y oficinas asesoras, conforme a cada Coordinacin entre la Oficina de Planeacin y el tema evaluado. rea de Control Interno para liderar el desarrollo del informe ejecutivo anual.
Procedimiento de Socializacin del proceso de control interno, del ARCOI, define auditora interna. proceso de autoevaluacin y del procedimiento de lineamientos auditora interna. y aplica auditoras internas como evaluador Socializacin de la Resolucin 4994 del 18/11/08 independiente. Adopcin de los seis procedimientos obligatorios DISAN y DINAE de la norma NTCGP 1000:2004. aplican evaluacin independiente conforme a normatividad legal vigente a su misionalidad. Herramientas de evaluacin definidas para la elaboracin del Plan de Mejoramiento Institucional. Procedimiento Ejecutar acciones de mejora- ARCOI define miento del proceso Mejora continua. lineamientos. Unidades Policiales del pas Gua para elaborar planes de mejoramiento insti- aplican. tucional, del proceso Mejora continua, publicado en la Suite Visin Empresarial. Documentacin relacionada con el cumplimiento y seguimiento del plan de mejoramiento ante CGR e interno por procesos. Directiva Transitoria emitida en cada vigencia para realizar el taller para la elaboracin y estandarizacin del Plan de Mejoramiento Institucional y por Procesos de la Polica Nacional ante la Contralora General de la Repblica. Los proyectos de avance significativo no van al plan de mejoramiento pero s son una accin de mejora para la Institucin y deben poseer registros. (Ejemplo: Vigilancia por Cuadrantes DISEC, Universidad de Polica DINAE, proyecto CENOP, Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias DITAH, entre otros).
3.3 Componente: planes de mejoramiento 3.3.1 Elemento: plan de mejoramiento institucional
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Anexos
ELEMENTO 3.3.2 Elemento: plan de mejoramiento por proceso
PRODUCTOS MNIMOS A EVALUAR Herramientas de evaluacin definidas para la elaboracin del Plan de Mejoramiento por Procesos.
RESPONSABLES
Procedimiento Ejecutar acciones de mejora- ARCOI, OFPLA miento del proceso Mejora continua. definen lineamientos. Unidades Gua para elaborar planes de mejoramiento policiales del pas interno por procesos, del proceso Mejora aplican. continua publicado en la Suite Visin Empresarial. Planes de mejoramiento y acciones correctivas, resultado de las auditoras internas realizadas por el rea de Control Interno, o como resultado de la autoevaluacin en cada proceso. Pueden generar acciones de mejoramiento (previo anlisis de causas) para plan de mejoramiento interno por procesos: - Compromisos adquiridos en los Subcomits de Coordinacin de Control Interno y Calidad. - Resultado de la evaluacin de la rendicin de cuentas. - Resultado evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias. - Resultado evaluacin de la satisfaccin del cliente. - Resultado cumplimiento Plan Estratgico Institucional. - Resultado evaluacin de la gestin y el control. - Resultado evaluacin del desempeo de los procesos. - Resultado seguimiento y medicin del producto o servicio. - Resultado administracin del riesgo. - Resultado control del producto o servicio no conforme. - Resultado seguimiento de la informacin relativa de la percepcin del cliente, con respecto al cumplimiento de los requisitos. Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento por cuanto no requieren anlisis de causas, sino de las acciones que se ordenaron para subsanar una debilidad detectada, por tanto, deben generar registros.
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ELEMENTO 3.3.3 Elemento: plan de mejoramiento individual
RESPONSABLES ARCOI, DITAH, definen lineamientos. Las unidades policiales del pas lo aplican.
Herramientas Procedimiento Ejecutar acciones de mejorade evaluacin miento del proceso Mejora continua. definidas para la elaboracin del Gua para elaborar planes de mejoramiento indiPlan de Mejoravidual, del proceso Mejora continua, publicado miento Individual. en la Suite Visin Empresarial. En las direcciones y oficinas asesoras, el desarrollo de los Artculos del 14 al 17 del Decreto 1800 del 14/09/00. Concertacin de la gestin, formato seguimiento, evaluacin del desempeo. Pueden generar acciones correctivas (previo anlisis de causas), para Plan de Mejoramiento Individual: - Evaluacin del desempeo del servidor pblico. Auditoras internas a las actividades que desempea el servidor frente a sus procedimientos o procesos en los que interviene. Autoevaluacin del control y/o de la gestin realizada a los procesos, procedimientos o unidad/dependencia donde labora e interviene el servidor pblico - Resultados subcomits Central, Regional o Local de Control Interno y Calidad. - Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento por cuanto no requieren de anlisis de causas, sino de las acciones que se ordenaron para subsanar una debilidad detectada, por tanto, deben generar registros.
Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo est sujeto a variaciones, en la medida en que se expida doctrina o autorregulacin en la institucin, que en todo caso ser la que se encuentre publicada en la Suite Visin Empresarial (SVE), regulada por el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral.
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Anexos
ANEXO No. 2
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Cdigo: 1CI-FR-0010 Fecha: Versin: 0 NIVEL Cargo
UNIDAD Grado, Apellidos y Nombres Unidad Regin
Fecha
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL MECI 1000 Y NTCGP 1000 Califique cada afirmacin del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoracin: No sabe No se cumple Se cumple insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente
1. Subsistema: control estratgico
1.1. Componente: ambiente de control
1.1.1. Elemento: acuerdos, compromisos y protocolos ticos Ha sido socializado. Verifique si el documento Est en proceso de socializacin e interiorizacin. que contiene los principios y valores ticos de Est interiorizado y conocido por el personal. Es aplicado conforme a lo establecido por la Polica o la Polica o Unidad: Unidad. 1.1.2. Elemento: desarrollo del talento humano Verifique si el Manual Contempla el propsito principal de cada puesto de de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal. tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeo Polica o Unidad: de cada puesto de trabajo. Est basado en un diagnstico institucional de necesidades de capacitacin. Verifique si el Proceso de Incluye la formulacin y aprobacin de un plan instituFormacin y Capacitacin cional de capacitacin para la vigencia. en la Polica o Unidad: Contempla la evaluacin de los resultados del plan de capacitacin correspondiente a la vigencia anterior. Verifique de acuerdo con El programa de induccin se aplic dentro de los plazos la Resolucin No. 1749 determinados por la norma. del 22 de marzo de 2006 por la cual se expide el Protocolo de Induccin El programa de reinduccin se aplic en respuesta a y Reinduccin para el cambios organizacionales, tcnicos o normativos. personal de la Polica Nacional si:
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Verifique si el programa de bienestar social de la Polica o unidad:
Verifique si el programa de incentivos de la Polica o unidad:
Verifique si el manejo de la gerencia pblica en la Polica o unidad incluye:
Verifique si el sistema de evaluacin del desempeo aplicado en la unidad, contempla:
Adicionalmente, solo para instituciones que se regulan por la Ley 909 de 2004/2009 o ISO 9001, verificar:
Est basado en un diagnstico institucional. Se adopt un plan de bienestar para la vigencia Tiene cobertura del 100% de los policiales de la Institucin o unidad. Contempla la evaluacin de los resultados del Programa correspondiente a la vigencia anterior. Incluye la medicin del Clima Laboral por lo menos una vez en los dos ltimos aos. Incluye la formulacin de planes de incentivos a los policiales para la vigencia. Contempla la evaluacin de la ejecucin del plan de incentivos correspondientes a la vigencia anterior. Procesos de seleccin meritocrtica para el ingreso a los empleos gerenciales (cuando aplique). Definicin de los perfiles y las competencias laborales de los empleos gerenciales. Definicin y seguimiento al cumplimiento de las metas del nivel directivo. Procesos de evaluacin del desempeo acorde con la normatividad que rige para la Polica. Correspondencia entre las metas individuales con las metas del rea o del proceso al que pertenece el policial (indicadores de gestin). Retroalimentacin sobre el desempeo individual de los policiales. Formulacin de acciones de mejoramiento individual. Seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual. Documentacin de las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento. Formulacin del Plan Institucional de Formacin y capacitacin con participacin del personal. Contenidos del plan de capacitacin enmarcados dentro de las reas temticas definidas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. Realizacin de programas de Proteccin y Servicios Sociales. El programa de incentivos contempla por lo menos seis de los incentivos sealados en el Artculo 33 del Decreto 1567 de 1998. Se tiene reglamentado el proceso para la seleccin y premiacin de los Equipos de Trabajo. Se ha adoptado el mtodo para la suscripcin y evaluacin de la concertacin de la gestin. Se suscribe la concertacin de la gestin con el 100% de los directores, dueos de procesos, jefes oficinas asesoras, comandantes de regin, comandantes metropolitanas, comandantes de departamentos, directores de escuelas, centros vacacionales, rectores de colegio y dems unidades de tercer nivel. Cada concertacin de la gestin contiene cronogramas, responsabilidades, metas e indicadores. Se ha evaluado la concertacin de la gestin de la vigencia anterior. Se utilizan los resultados de la concertacin de la gestin como referente para realizar la evaluacin individual de los policiales.
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Anexos
1.1.3. Elementos Estilo de Direccin Elemento que se evaluar a partir de los resultados de la evaluacin de los 28 elementos restantes, determinando as el impacto del estilo de direccin en el xito del Sistema de Control Interno. 1.2. Componente Direccionamiento Estratgico 1.2.1. Elemento Planes y Programas Est elaborado y socializado. Est en proceso de socializacin e interiorizacin. Est interiorizado y conocido por el personal. Contempla la misin y visin institucional. Contempla las polticias y objetivos institucionales. Contempla acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el quehacer misional de la Polica o Unidad. Contempla herramientas de seguimiento y evaluacin que midan el cumplimiento de metas (indicadores). Dicho esquema es coherente con el presupuesto anual y plurianual de la Polica o unidad. Dicho esquema es coherente con las necesidades de la Verifique si el (los) docu- ciudadana. mento(s) que contiene(n) Permite la planificacin de los productos y/o servicios el esquema de planeacin que presta la Polica o unidad. institucional, utilizado en Dicho esquema es coherente con las necesidades de la la unidad: ciudadana. Se ejecutan las acciones de acuerdo con lo planeado. Se ejecuta el presupuesto de acuerdo con lo planeado. Se cumplen los cronogramas. Se cumplen las metas. Se definen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir el avance en la ejecucin de los planes. Contempla un proceso de seguimiento y evaluacin documentado. Se ejecuta el proceso de seguimiento y evaluacin de los planes y programas de manera peridica. Se generan acciones correctivas o preventivas, ante posibles desvos en la planeacin. La poltica de calidad de la Polica o unidad responde al direccionamiento estratgico. Adicionalmente solo para La poltica de calidad toma en cuenta las expectativas Instituciones que estn de los usuarios. implementando la NTCGP 1000: NTCGP 1000:2009 La poltica de calidad refleja el compromiso de la Polica o Unidad por el mejoramiento continuo. o ISO 9001:2008 Los objetivos de calidad son coherentes con la poltica de calidad. 1.2.2. Elemento: modelo de operacin por procesos Verifique si el modelo de Presenta diseo del mapa de procesos. operacin por procesos de Contempla identificacin y clasificacin de procesos. la Polica o unidad cumple Incluye caracterizacin de Procesos. con las siguientes caracteEs conocido y comprendido por el personal. rsticas: Los procesos son aplicados adecuadamente en el desarrollo de la gestin institucional. En el mapa de procesos Posee puntos de control definidos. verifique: Contiene evaluacin de los objetivos de los procesos, a partir de los indicadores definidos para cada uno.
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1.2.3. Elemento: Estructura Organizacional Verifique si la estructura Facilita el desarrollo de los procesos. organizacional de la Es coherente con la Tabla de Organizacin Policial (TOP) Polica o unidad: y el manual de funciones y de competencias laborales. Verifique si el Manual Contempla el propsito principal de cada puesto de de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal. tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeo Polica o unidad: de cada puesto. Para cada uno de los elementos de la administracin del riesgo, verifique si de forma adecuada: Se identificaron los factores internos de riesgo. Se identificaron los factores externos de riesgo. 1.3.1. Elemento: contexto Se analiz y utiliz el contexto estratgico como fundaestratgico mento para el manejo del riesgo. Se definieron los parmetros para adelantar el proceso de administracin del riesgo. Se identificaron los riesgos con base en el contexto estratgico. 1.3.2. Elemento: identifi- Se identificaron los riesgos con base en los objetivos de cacin de riesgos los procesos institucionales. Se establecieron las causas y efectos de los riesgos identificados. Se analiz la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Se analiz el impacto de las consecuencias de los 1.3.3. Elemento: anlisis riesgos. del riesgo Se determin la vulnerabilidad de los procesos frente a los riesgos. Se definen los controles para prevenir o mitigar el impacto de los eventos que pueden generar riesgos para la Polica o Unidad. Se documentaron los controles para prevenir o mitigar los riesgos de la Polica o Unidad. 1.3.4. Elemento: Se mide la efectividad de los controles con relacin a la valoracin del riesgo ocurrencia del riesgo. Se priorizaron los riesgos teniendo en cuenta la efectividad de los controles. Se definieron acciones para mitigar los riesgos (ERCA: evitar, reducir, compartir o transferir, asumir). Se definieron los lineamientos para el manejo de los riesgos. Se divulgaron las polticas del tratamiento del riesgo a 1.3.5. Elemento: los policiales de la Institucin o Unidad. poltica de administracin Verificacin del cumplimiento de las polticas de tratade riesgos miento del riesgo. Resultados de las polticas de tratamiento del riesgo evaluadas. 2. Subsistema de Control de Gestin. 2.1. Componente: actividades de control. 2.1.1. Elemento: polticas de operacin Verifique si los linea- Se han definido. mientos internos para la Se estn identificando. accin y desempeo en Se adoptaron oficialmente. cada proceso: Solo si ya se adoptaron: Estn debidamente documentadas. Se han divulgado entre todos los policiales de la Institucin o Unidad. Los policiales las conocen y aplican.
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Anexos
2.1.2. Elemento: Procedimientos Verifique si el estado Se han definido. actual de las actividades a travs de las cuales se En proceso de definicin. desarrollan los procesos de la Polica o Unidad Ya se definieron. (Procedimientos): Se han adoptado por parte de los responsables de los procesos. Se han divulgado y son conocidos entre los policiales que intervienen en el desarrollo de cada proceso. Estn debidamente documentados. Se ejecutan tal como se han documentado, permitiendo el desarrollo efectivo de los procesos. Se revisan periodicamente, generando mejoras. 2.1.3. Elemento: Controles Se han definido. Verifique si el estado Se encuentran en proceso de definicin. actual de los controles: Ya se definieron. Se documentaron apropiadamente los controles para prevenir o mitigar los riesgos del proceso o la Institucin. Se divulgaron a los policiales de la entidad. Se conocen y se estn aplicando adecuadamente. Se definieron indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir el avance en la ejecucin de los planes y programas. 2.1.4. Elemento: indicadores Los indicadores definidos hacen parte del proceso de seguimiento y evaluacin de la Polica o Unidad. Se generan acciones correctivas o preventivas, a partir de la aplicacin de los indicadores definidos. Se divulgaron a los policiales de la Institucin o Unidad. Se conocen y aplican adecuadamente por todos los policiales. 2.1.5. Elemento: manual de operaciones Est diseado o construido. Verifique el estado del Se encuentra en proceso de diseo y construccin. Manual de Operaciones Se dise y construy a partir de la recopilacin e intede la Polica o unidad: gracin de la informacin que regula las actuaciones de la Polica o Unidad. Se adopt oficialmente. Solo si ya se adopt: Se ha divulgado entre todos los policiales. Se conoce y aplica adecuadamente por toda la polica. Adicionalmente, solo para instituciones que estn implementando la NTCGP 1000 o ISO 9001 Se ha diseado y construido. Verifique si el estado del Se encuentra en proceso de consolidacin. Manual de Calidad de la Se elabor bajo los lineamientos de la NTCGP 1000 o Polica o unidad: ISO 9001. Incluye el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, Solo si ya se dise y las polticas, objetivos de calidad y el mapa de procesos. construy: Es conocido y aplicado por toda la Polica.
Solo si ya se definieron:
Solo si ya se definieron:
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2.2. Componente: informacin 2.2.1. Elemento: informacin primaria Las sugerencias, recomendaciones peticiones, necesidades, quejas o reclamos, que presenta la ciudadana. Un registro sistematizado de las observaciones sobre la gestin de la entidad y los procesos contractuales que presentan las veeduras u otros grupos de control social. Verifique si los mecanismos para recepcin y registro de la informacin, tienen en cuenta: Informacin suministrada por las fuentes externas (comunidad, proveedores, oganismos de control o de regulacin, organismos de cooperacin o de financiacin, otras entidades u organismos, sean pblicos o privados) como insumo base para el desarrollo de los procesos. Acciones de consulta con distintos grupos de inters: comunidad, proveedores, organismos de control, cooperacin, veeduras, entre otros, desarrolladas para obtener informacin sobre necesidades y prioridades en la prestacin del servicio. 2.2.2. Elemento: informacin secundaria Se disearon y construyeron. Sugerencias y recomendaciones que presentan los policiales de la Polica o unidad. Tablas de retencin documental de acuerdo con lo Verifique si los meca- previsto en las normas archivsticas. nismos para organizar y Informacin referente a sus recursos fsicos y tecnolprocesar la informacin, gicos, identificada, conocida y aplicada. tienen en cuenta: Informacin referente a sus recursos humanos, edentificada, conocida y aplicada. Utilizacin de la informacin suministrada por las fuentes internas (manuales, informes, actas, actos administrativos) como insumo para el desarrollo de los procesos. 2.2.3. Elemento: sistemas de informacin Se disearon y construyeron. Sistematizacin y clasificacin de la correspondencia de manera organizada. Manejo organizado o sistematizado de los recursos fsicos y tecnolgicos. Manejo organizado o sistematizado del talento humano. Verifique si los sistemas Verificacin de la oportunidad y veracidad de la inforde informacin tienen en macin reportada a los diferentes sistemas gubernacuenta: mentales de informacin y a los grupos de inters o veeduras respectivas. Procesamiento oportuno de la informacin recopilada para agilizar y facilitar los procesos de control social por parte de las veeduras ciudadanas. Generacin y sistematizacin de la informacin originada en las consultas externas, presentada de manera clara y comprensible.
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Anexos
2.3. Componente: comunicacin pblica 2.3.1. Elemento: comunicacin organizacional Ya se defini. Canales de comunicacin entre la direccin de la Polica o Unidad y las dems policiales. Canales de comunicacin entre los responsables de los Verifique si la poltica de procesos de la Polica o unidad. comunicacin institucional Mecanismos de seguimiento y evaluacin al funcionade la entidad contiene: miento de los mismos. Hay una retroalimentacin oportuna con base en las sugerencias proporcionadas por los servidores de la Polica o unidad. 2.3.2. Elemento: comunicacin informtica Dar a conocer los informes de resultados de gestin de la entidad. Dar a conocer informacin de los programas, proyectos, obras, contratos y administracin de los recursos. Generar espacios que propicien la retroalimentacin en las audiencias anuales de rendicin de cuentas, con la intervencin de los distintos grupos de inters, veeduras y ciudadana. Trmites de competencia de la entidad, divulgados a travs de medios tecnolgicos o electrnicos (Ley Verifique si los canales 962/05). de comunicacin entre la Polica o unidad y Formularios oficiales divulgados a travs de los cuales las partes interesadas se formaliza la prestacin de los servicios o el desarrollo de los trmites de la entidad (Ley 962/05). permiten: Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de inters general, publicados a travs de medios electrnicos (Ley 962/05). Entrega a los usuarios de informacin referente a normas, funciones, servicios y trmites de su competencia, sin el requerimiento de la presencia personal y a travs de medios impresos, electrnicos, telefnico o por correo (Ley 962/05). Remisin de documentos solicitados a travs de correo electrnico y correo certificado (Ley 962/05). 3. Subsistema Control de Evaluacin 3.1. Componente: autoevaluacin Ya se definieron. 3.1.1. Elemento: evaluacin del control
Verifique si las herramientas para realizar Los servidores pblicos fueron sensibilizados sobre las la autoevaluacin del mismas. control: Son conocidos y aplicados adecuadamente. 3.1.2. Elemento: autoevaluacin de la gestin Ya se definieron. Verifique si las herraLos servidores pblicos fueron sensibilizados sobre las mientas para realizar mismas. la autoevaluacin de la Contempla un proceso de evaluacin y seguimiento gestin: documentado, con base en los indicadores.
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3.2. Componente: Evaluacin Independiente 3.2.1. Elemento: Evaluacin independiente del Sistema de Control Interno El informe ejecutivo anual de Control Interno se ha presentado de manera oportuna al Consejo Asesor Nacional en materia de Control Interno. Realiza otros ejercicios de evaluacin sobre el desarrollo e implementacin del MECI. Adicionalmente verifi- Informa al directivo responsable sobre las dificultades o que que el responsable debilidades en la implementacin del modelo. del control interno en la Hace recomendaciones resultado de las evaluaciones. Polica o unidad: Verifica las acciones correctivas y/o de mejoramiento que se aplican. 3.2.2. Elemento: auditora interna
Responda estas preguntas si usted, su unidad o su proceso, se encuentra facultado mediante acto administrativo por el Director General de la Polica Nacional para realizar evaluacin independiente.
Determine el estado Se ha definido. actual del Programa Anual Se defini pero no se ha ejecutado efectivamente. de Auditora en su Polica Se defini y se ejecuta de acuerdo con lo previsto. o unidad: Tiene en cuenta el procedimiento definido por la entidad, para realizar la auditora interna. Solo si se defini y se Dicho procedimiento debe incluir: la verificacin al ejecuta, verifique si cumplimiento de los objetivos de la entidad y la normacumple con las siguientes tividad que la regula; la verificacin de la eficacia, condiciones: eficiencia y efectividad de los procesos y del manejo de recursos, y la evidencia documental como soporte fundamental para su desarrollo. Estos se presentan basados en un soporte oportuno, claro y confiable, sustentado en las observaciones resultado de las auditoras de gestin y/o calidad. En cuanto a los informes Se les hace el seguimiento correspondiente para veride auditora, verifique si: ficar el logro y efectividad de las acciones correctivas o preventivas establecidas. Permiten el seguimiento de los mapas de riesgos de la entidad. Adicionalmente, solo para El programa anual de auditora incluye el desarrollo de instituciones que estn auditoras de calidad. implementando la NTCGP Se definieron planes de mejoramiento y/o acciones 1000: 2004/2009 o ISO correctivas o preventivas para eliminar las no conformi9001: dades detectadas en las auditoras de calidad. 3.3. Componente: planes de mejoramiento 3.3.1. Elemento: plan de mejoramiento institucional Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definicin. de mejoramiento institucional: Mejora sustancialmente el desempeo de la Polica o unidad. Atiende rigurosamente las osbservaciones hechas por la oficina de control interno. Solo si ya se definieron, Contiene las estrategias para hacer frente a los hallazgos verifique si: encontrados por los organismos de control respectivos. Contiene las acciones de mejora pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la Polica o unidad. Realiza una verificacin continua a las acciones establecidas para comprobar su efectividad.
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Anexos
3.3.2. Elemento: plan de mejoramiento por procesos Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definicin. de mejoramiento institucional: Proporcionan acciones de mejora para llevar a cabo la realizacin de los procesos de manera clara y enfocada al funcionamiento exitoso de la Polica o unidad. Proporcionan los mecanismos necesarios para mejorar Solo si ya se definieron, el cumplimiento de los procesos. verifique si: Guardan coherencia con el desarrollo de las estrategias de mejoramiento institucional. Cuentan con un mecanismo de contingencia en caso de presentarse fallas en algn nivel de desarrollo de los procesos. 3.3.3. Elemento: plan de mejoramiento individual Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan de En proceso de definicin. mejoramiento individual: Permiten la retroalimentacin sobre el desempeo individual de los policiales. Contienen la formulacin de acciones de mejoramiento Solo si ya se definieron, individual. verifique si: Facilitan el seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual. Documentan las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento. 4. Preguntas complementarias a la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad (solo diligenciadas por las entidades que se encuentran dentro del alcance de la Ley 872 de 2003 NTCGP 1000:2009 o ISO 9001). El control de documentos. El control de registros. 4.1. Verifique si la Polica o unidad cuenta con los Las auditoras internas. procedimientos exigidos El control del producto no conforme. por la norma en: La generacin de acciones correctivas. La generacin de acciones preventivas. Aprobando documentos antes de su emisin. Revisando y actualizando documentos cuando sea necesario. 4.2. Se controlan los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad: Identificando cambios y el estado de revisin actual de los documentos. Asegurando que las versiones actualizadas de los documentos se encuentren disponibles, previniendo el uso de documentos obsoletos. Asegurando que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables. Asegurando que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribucin.
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4.3. Se cuenta con mecanismo de control de registros que:
4.4. La alta direccin hace seguimiento del Sistema de Gestin de la Calidad en la Polica o unidad, por medio de:
Proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos y la operacin eficaz, eficiente y efectiva del SGC. Permanezcan legibles, fcilmente identificables y recuperables. Sean fcilmente identificables, almacenados, protegidos, recuperados y dispuestos, y se pueda determinar el tiempo de su retencin. Resultado de las auditoras. La retroalimentacin del cliente. El desarrollo de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio. El estado de las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin. Los cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad. Recomendaciones para la mejora. Los riesgos identificados por la Polica o proceso. Seguimiento a la planeacin institucional. Verificacin del cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad. Se han definido. Definidos pero no se implementan acorde con lo previsto. Se definieron y se implementan de acuerdo con lo previsto.
Se han definido e implementado mecanismos que den a conocer a todos los policiales de la entidad la poltica, los objetivos y directrices del Sistema de Gestin de la Calidad.
Se ha valorado su efectividad. Han contado con la participacin del 100% de los poliSolo si se definieron y se ciales o un porcentaje representativo en la Polica. implementan, verifique: Han contado con el apoyo y liderazgo del equipo directivo. La Polica o unidad ha optado por la certificacin en NTCGP 1000:2004 o NTCGP 1000:2009 o ISO 9001 ante un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio: Cul: La Polica o unidad se encuentra certificada en NTCGP 100:2004/2009 o ISO 9001 por un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio: Cul: Por favor escriba su opinin y sugerencias acerca del presente instrumento.
Elabor: MY. MAURICIO GMEZ M. IJ. DORLEY LEN LPEZ Fecha:
Revis: MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha: Fecha:
Aprob: CR. GABRIEL PARADA DAZ
Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo est sujeto a modificaciones, por tanto la versin actualizada se deber consultar en la Suite Visin Empresarial (SVE).
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Anexos
ANEXO No. 3
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO CONTROL INTERNO LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Cdigo: 1CI-FR-0008 Fecha: Versin: 0
Objetivo: Verificar, evaluar y determinar la calidad y efectividad de los controles establecidos en cada uno de los procesos y/o procedimientos, en funcin de contribuir al logro de los objetivos de la Polica Nacional. Instrucciones de diligenciamiento: Diligencie la informacin bsica inicialmente, previendo seleccionar un solo proceso por instrumento de autoevaluacin aplicado. El formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso o por el analista de procedimiento. El diligenciamiento del formulario debe ser en el archivo Excel, por cuanto se encuentran las opciones de respuesta predeterminadas. Califique cada pregunta, de acuerdo con la lista que aparece al dar clic en la celda CONTROL frente a cada pregunta. No haga modificaciones al formulario. Debe diligenciar todas las celdas CONTROL de las preguntas, para el nmero total de controles del proceso o procedimiento autoevaluado. Al finalizar la autoevaluacin para el total de los controles establecidos por el proceso o procedimiento, el sistema evala la necesidad de establecer acciones de mejora a los controles.
Cdigo y nombre proceso Cdigo y nombre procedimiento Grado, apellidos y nombres

No.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nivel del proceso Fecha
Diligenciamiento
Unidad
Cargo
Pregunta
El proceso o procedimiento en evaluacin tiene identificados puntos de control? El punto de control identifica claramente qu se quiere controlar? El punto de control define claramente el responsable de ejecutarlo? El punto de control permite identificar para qu se ejecuta dicho control? El punto de control define claramente el tiempo o periodicidad de ejecucin? Existe un mtodo definido para aplicar el control asociado a este proceso o procedimiento? El control puede detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin? El punto de control aporta directa o indirectamente a controlar las desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos del proceso? El punto de control se est aplicando actualmente en las unidades que le corresponden? El punto de control tiene relacin directa con una actividad crtica del proceso o procedimiento?
CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
10 Existen registros de la aplicacin del control? 11
81
No.
12
Pregunta
Para el control evaluado existen estndares o criterios de evaluacin o comparacin? El criterio establecido para el control permite comparar el resultado del desempeo del proceso, contra el que fue establecido como criterio, para verificar si hay desvo o variacin con relacin al desempeo esperado?
CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
13
Las personas que identifican o aplican el punto de control han sido 14 entrenadas debidamente y cuentan con las competencias necesarias para aplicarlo? 15 16 El control, al detectar e indicar errores actuales, puede prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin? Los costos, los recursos y el tiempo usado en la aplicacin del punto de control es adecuado para el desarrollo del mismo?
Es necesario adelantar acciones de mejora al control?

Comentarios u observaciones generales sobre los puntos de control:
Elabor: MY. MAURICIO GMEZ M. IJ. DORLEY LEN LPEZ Fecha:
Revis: MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha: Fecha:
Aprob: CR. GABRIEL PARADA DAZ
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Anexos
ANEXO No. 4
FORMATO AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN EN PROCESOS Y ESTRATEGIA
PROCESO CONTROL INTERNO AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN EN PROCESOS Y ESTRATEGIA
Pgina 1 de 1 Cdigo: 1CI-FR-0009 Fecha: Versin: 0
Objetivo: Verificar, evaluar y determinar, basado en un conjunto de indicadores de gestin, el comportamiento de los procesos, la obtencin de las metas y de los resultados previstos en la estrategia e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la unidad o Institucin, hacia el cumplimiento de sus objetivos. Instrucciones de diligenciamiento: Diligencie la informacin bsica inicialmente, seleccionando si se va a autoevaluar la gestin de un proceso o de una unidad. Para autoevaluar la gestin de los procesos, este formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso. Para autoevaluar la gestin de la unidad, este formulario debe ser diligenciado por el comandante, director o jefe. El informe de la autoevaluacin de la gestin debe ser trimestral. Para el diseo de las acciones de mejoramiento, se deber tener en cuenta los lineamientos establecidos por el proceso Mejora Continua. La informacin detallada de cada indicador debe ser extractada de la ficha tcnica del respectivo indicador.
Cdigo y nombre del proceso Fecha
Diligenciamiento
Nivel proceso (gestin proceso) Grado, Nombre

Quien diligencia el formato
Nivel unidad (gestin estrategia)

Quien diligencia el formato
Unidad
Cargo
Interpretacin del Indicador

Meta Resultado
del Indicador (criterio, rango, estndar)
Nombre Indicador
Frmula de Clculo
Parmetro de comparacin
Anlisis del resultado del Indicador
Accin de mejoramiento
Anlisis de la gestin total del proceso o la unidad: Elabor IJ DORLEY ENRIQUE LEN LPEZ Fecha: Fecha: Revis: MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha: Aprob: CR. GABRIEL PARADA DAZ
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ANEXO No. 5
CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS
La informacin relacionada con el proceso Control Interno se encuentra publicada en la Suite Visin Empresarial (herramienta bsica para la documentacin oficial del Sistema de Gestin Integral), con el cdigo 1CI-CP-0001 y sus anexos como aparece a continuacin:
Cdigo
Nombre
Versin
Fecha Versin
05/oct./2009 11:42:36 04/oct./2009 22:37:01 25/jun./2010 18:42:29 29/jul./2010 18:38:11 04/oct./2009 22:54:03 04/oct./2009 22:18:58 04/oct./2009 23:03:27 05/oct./2009 11:20:45 05/oct./2009 11:10:58 05/oct./2009 11:28:16
1CI-PR-0001
AUDITORA INTERNA
1CI-FR-0002
CONTROL ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIN
1CI-CP-0001
CONTROL INTERNO
1CI-DP-0001
DESPLIEGUE DEL PROCESO CONTROL INTERNO
1CI-FR-0003
EVALUACIN ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIN
1CI-FR-0001
FICHA TCNICA EVENTO DE SENSIBILIZACIN
1CI-PR-0003
FOMENTAR LA CULTURA DEL CONTROL INTERNO
1CI-FR-0005
LISTA DE VERIFICACIN
1CI-FR-0004
PLAN DE AUDITORA
1CI-FR-0007
PRUEBAS DE APOYO
Nota aclaratoria: la informacin registrada en este anexo est sometida a variaciones, en la medida en que el dueo del proceso Control Interno actualice y publique, previo control de documentos, informacin relacionada con los productos y anexos del mismo, en la Suite Visin Empresarial (SVE), herramienta donde se podr consultar la versin actualizada.
84
1CI-MA-0001 VER:0
Anexos
ANEXO No. 6
CARACTERIZACIN PROCESO MEJORA CONTINUA CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS
La informacin relacionada con el proceso Mejora Continua se encuentra publicada en la Suite Visin Empresarial (herramienta bsica para la documentacin oficial del sistema de gestin integral), con el cdigo 1MC-CP-0001 y sus anexos como aparece a continuacin:
Cdigo Nombre Versin Fecha Versin
22/jul./2009 10:02:34 23/jul./2010 11:01:09 25/jun./2010 15:10:38 22/jul./2009 09:45:42 25/jun./2010 17:04:27 25/jun./2010 17:29:18 25/jun./2010 16:44:10 01/jun./2010 10:31:30
1MC-PR-0004
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
1MC-DP-0001
DESPLIEGUE MEJORA CONTINUA
1MC-PR-0005
EJECUTAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO
1MC-FR-0002
FORMATO TRATAMIENTO DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
1MC-GU-0002
GUA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO POR PROCESOS
1MC-GU-0003
GUA PARA ELABORAR PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
1MC-GU-0001
GUA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
1MC-CP-0001
MEJORA CONTINUA
1MC-FR-0003
PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO
25/jun./2010 14:19:17
Nota aclaratoria: la informacin registrada en este anexo est sometida a variaciones, en la medida en que el dueo del proceso Mejora Continua actualice y publique, previo control de documentos, informacin relacionada con los productos y anexos del mismo en la Suite Visin Empresarial (SVE), herramienta donde se podr consultar la versin actualizada.
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Direccin y Conceptualizacin
Brigadier General JANIO LEN RIAO Jefe Oficina de Planeacin Coronel GABRIEL PARADA DAZ Jefe rea de Control Interno Coronel LEN GUILLERMO BARN CALDERN Jefe Oficina Comunicaciones Estratgicas Teniente Coronel GUSTAVO FRANCO GMEZ Jefe Grupo Doctrina y Servicio de Polica
Elaboracin y redaccin
Intendente Jefe DORLEY ENRIQUE LEN LPEZ Asesor Mejora Continua y Fomento de la Cultura del Control ARCOI
Colaboradores
Grupo Impresos y Publicaciones COEST
Diagramacin e impresin
Imprenta Nacional de Colombia Bogot, D. C., Colombia, 2010.
87

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MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR

Ministro de Defensa Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Polica Nacional

Mayor General RAFAEL PARRA GARZN

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIN

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.3 4.4 4.5

LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Resolucin No. 03296 del 15 de octubre de 2010,

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

1.3. MBITO DE APLICACIN

1.4. ALCANCE LEGAL

1.5. MARCO CONCEPTUAL

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Concepto de control interno

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIN

2.1. ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

El ejercicio del Control Interno en la Institucin

2.2. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

3.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

3.2.2. Polticas de operacin

3.3. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Herramientas para el Control

3.3.1. El Programa Anual de Auditoras

3.3.2. Auditora interna

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Informe ejecutivo anual

Informe de control interno contable

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Herramientas para el Control

3.3.6. Subcomits de control interno y calidad

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

4.1. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Control al direccionamiento estratgico

Control a la gerencia de procesos

Control a la gestin del talento humano

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

4.2. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

4.3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

4.4. CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

4.5. CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Autoevaluacin de la gestin de los procesos

Manual de Control Interno de la Polica Nacional