Auditorria de Gestion

ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO
EXTENSIN LATACUNGA
CARRERA DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA
AUDITORA DE GESTIN AL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA
PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE INGENIERA EN FINANZAS, CONTADOR PBLICO AUDITOR
GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES
Latacunga, noviembre 2010
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA
CERTIFICADO
DRA. MARTHA HIDALGO ING. GALO VSQUEZ Certifican que el presente trabajo titulado Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, desarrollado por la seorita Geovanna Alexandra Vasco Amores, ha sido guiado y revisado peridicamente y cumple normas estatutarias establecidas por la ESPE, en el Reglamento de Estudiantes de la Escuela Politcnica del Ejrcito. Debido a la importancia que, por su contenido representa la investigacin para lograr el mejoramiento en el cumplimiento de las actividades que se desarrollan en la Unidad de Talento Humano de la ESPE-L, as como por la capacidad investigativa demostrada por la autora, s se recomienda su publicacin. El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco compacto, el cual contiene los archivos en formato porttil de Acrobat (pdf). Autorizan a Geovanna Vasco Amores que lo entregue al Director de la Carrera. Latacunga, noviembre 2010.
----------------------------------Dra. Martha Hidalgo DIRECTORA DE PROYECTO ii
----------------------------------Ing. Galo Vsquez CODIRECTOR DE PROYECTO
DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES
DECLARO QUE: La tesis de grado titulada AUDITORA DE GESTIN AL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA, ha sido desarrollado con base a una investigacin exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las pginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografa.
Consecuentemente este trabajo es mi autora.
En virtud de esta declaracin, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance cientfico de esta tesis de grado en mencin. Latacunga, noviembre 2010.
------------------------------------------------Geovanna Alexandra Vasco Amores

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AUTORIZACIN
Yo, GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES
Autorizo a la Escuela Politcnica del Ejrcito, la publicacin, en la Biblioteca Virtual de la Institucin del trabajo denominada Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, cuyo contenido, ideas y criterio son de mi exclusiva responsabilidad y autora.
Latacunga, noviembre 2010.
------------------------------------------------Geovanna Alexandra Vasco Amores

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AGRADECIMIENTO AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por ser mi fortaleza y gua en el transcurso de mi vida.
A mis padres Carlos y Graciela por su amor y sacrificio diario para brindarme las mejores oportunidades de crecimiento personal y profesional.
A mis hermanas Karla y Doris por su apoyo incondicional, su amistad y buenos consejos.
A la Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas y del Comercio por brindarme una educacin slida que servir para mi desarrollo profesional.
De manera especial a la Directora de este proyecto de grado, Dra. Martha Hidalgo; y codirector del mismo Ing. Galo Vsquez; quienes supieron brindarme la supervisin y colaboracin necesaria.
Al personal de la Unidad de Talento Humano, Mayo. de Com. Carlos Tapia, Dr. Ramiro Salazar, por dar la apertura y asistencia necesaria para el desarrollo del proyecto de grado.
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DEDICATORIA
La culminacin de este pregrado est dedicada a toda mi familia por ser mi fuerza y apoyo incondicional; por ensearme que los errores no son una derrota, sino una oportunidad de empezar de cero y alcanzar grandes metas.
De manera especial dedico el presente proyecto a mi madre; quien hoy comparte este logro junto a m, el mismo que no hubiera sido posible sin su amor y sacrificio. Gracias por ser doblemente mam.
A mi hija Rafaela Alejandra quien con su inocencia y alegra, logra borrar una tristeza e iluminar una esperanza. Rafaela eres mi referencia en el presente y en el futuro, t eres mi motivacin interna para hacer lo correcto, cueste lo que cueste.
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RESUMEN:
El presente proyecto de grado tiene como objetivo ejecutar una auditora de gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga; lo cual permita poner en prctica los conocimientos adquiridos en la educacin universitaria, as como tambin detectar el cumplimiento de la eficacia, efectividad y economa, que tiene como fin el logro de metas y objetivos institucionales.
La auditora de gestin constituye una herramienta superior de control; que puede ser aplicada tanto al sector pblico como privado. Sin embargo la mayora de firmas auditoras solo ofertan exmenes financieros aminorando la verdadera importancia de la auditora de gestin.
El sector pblico en la actualidad esta inmerso en un gran cambio, el mismo que prioriza el bienestar de los ciudadanos, la transparencia en el uso de los recursos, y el alcance de objetivos. La consecucin de este cambio debe ser verificada de forma continua mediante la ejecucin de auditoras de gestin.
El talento humano constituye el pilar fundamental en toda organizacin, pues son las personas las que hacen posible el cumplimiento de metas mediante sus actitudes.
La Auditora de Gestin al Departamento de Personal permitir detectar falencias en el sistema de administracin del talento humano; medir el cumplimiento de los objetivos del plan estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito, aportando conclusiones y recomendaciones necesarias para tomar medidas correctivas.
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NDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN______________________________________________________ - 1 I. CAPTULO _______________________________________________________ - 3 -
AUDITORA DE GESTIN Y TALENTO HUMANO ________________________ - 3 1.1. 1.2. INTRODUCCIN ___________________________________________________ - 3 DEFINICIONES Y CONCEPTOS SOBRE AUDITORA DE GESTIN ______ - 4 -
1.2.1. GESTIN _______________________________________________________________ - 4 1.2.2. CONTROL.- _____________________________________________________________ - 5 1.2.3. CONTROL DE GESTIN.- _________________________________________________ - 6 1.2.3.1. Instrumentos para el Control de Gestin _____________________________________ - 7 1.2.3.2. Elementos de Gestin: ___________________________________________________ - 8 1.2.3.2.1. Economa __________________________________________________________ - 8 1.2.3.2.2. Eficiencia __________________________________________________________ - 8 1.2.3.2.3. Eficacia ____________________________________________________________ - 8 1.2.3.2.4. Ecologa ___________________________________________________________ - 8 1.2.3.2.5. tica ______________________________________________________________ - 8 1.2.3.3. Trminos del Control de Gestin: __________________________________________ - 9 1.2.3.3.1. Rendimiento _______________________________________________________ - 10 1.2.3.3.2. Calidad ___________________________________________________________ - 10 1.2.3.3.3. Resultados _________________________________________________________ - 10 1.2.3.3.4. Impacto ___________________________________________________________ - 10 1.2.3.3.5. Excelencia Gerencial ________________________________________________ - 10 1.2.3.3.6. Control Interno _____________________________________________________ - 10 1.2.4. AUDITORA ____________________________________________________________ - 11 1.2.5. AUDITORA DE GESTIN _______________________________________________ - 11 1.2.5.1. Definiciones: __________________________________________________________ - 11 1.2.5.2. Propsitos ____________________________________________________________ - 13 1.2.5.3. Objetivos _____________________________________________________________ - 14 1.2.5.4. Alcance: _____________________________________________________________ - 14 1.2.5.5. Herramientas de la Auditora de Gestin: ___________________________________ - 15 1.2.5.5.1. Equipo Multidisciplinario ____________________________________________ - 16 1.2.5.5.2. Control Interno _____________________________________________________ - 17 1.2.5.5.3. Riesgos de Auditora ________________________________________________ - 18 1.2.5.5.4. Muestreo de la Auditora _____________________________________________ - 21 1.2.5.5.5. Evidencias Suficientes y Competentes __________________________________ - 23 1.2.5.5.6. Tcnicas ms utilizadas ______________________________________________ - 25 1.2.5.5.7. Papeles de Trabajo:__________________________________________________ - 27 1.2.5.5.8. Parmetros e Indicadores de Gestin: ___________________________________ - 35 1.2.5.6. Fases del Proceso de la Auditora de Gestin ________________________________ - 41 1.2.5.6.1. FASE I: Conocimiento Preliminar ______________________________________ - 42 1.2.5.6.2. FASE II: Planificacin _______________________________________________ - 46 1.2.5.6.3. FASE III: Ejecucin _________________________________________________ - 49 1.2.5.6.4. FASE IV: Comunicacin de Resultados.- ________________________________ - 53 1.2.5.6.5. FASE V: Seguimiento.- ______________________________________________ - 56 -
viii
1.3.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS DE TALENTO HUMANO ______________ - 59 -
1.3.1. TALENTO HUMANO ____________________________________________________ - 59 1.3.2. GESTIN DEL TALENTO HUMANO ______________________________________ - 60 1.3.2.1. Objetivos de la Gestin del Talento Humano ________________________________ - 60 1.3.2.2. Procesos de la Gestin del Talento Humano _________________________________ - 61 1.3.2.2.1. Admisin de Personas: _______________________________________________ - 63 1.3.2.2.2. Aplicacin de Personas: ______________________________________________ - 64 1.3.2.2.3. Compensacin de las Personas: ________________________________________ - 65 1.3.2.2.4. Desarrollo de Personas: ______________________________________________ - 66 1.3.2.2.5. Mantenimiento de Personas: __________________________________________ - 67 1.3.2.2.6. Monitoreo de Personas: ______________________________________________ - 69 -
II.
CAPTULO ____________________________________________________ - 70 -
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA____ - 70 2.1. 2.2. INTRODUCCIN __________________________________________________ - 70 ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA - 71 -
2.2.1. RESEA HISTRICA ____________________________________________________ - 71 2.2.2. PLAN ESTRATGICO 2008-2012 __________________________________________ - 73 2.2.2.1. Principios Filosficos ___________________________________________________ - 73 2.2.2.2. Valores Institucionales __________________________________________________ - 74 2.2.2.3. Misin _______________________________________________________________ - 74 2.2.2.4. Visin ESPE 2012 ____________________________________________________ - 75 2.2.2.5. Poltica General________________________________________________________ - 75 2.2.2.6. Poltica de Calidad _____________________________________________________ - 75 2.2.2.7. Estrategia General ______________________________________________________ - 76 2.2.2.8. Sistema ESPE _________________________________________________________ - 76 2.2.2.9. reas de Gestin Estratgica _____________________________________________ - 77 2.2.2.10. Polticas ___________________________________________________________ - 77 2.2.2.11. Direccionamiento Estratgico __________________________________________ - 79 2.2.3. ORGANIGRAMA _______________________________________________________ - 81 2.2.3.1. Organigrama Estructural_________________________________________________ - 81 2.2.3.2. Organigrama Funcional _________________________________________________ - 81 2.2.5 F.O.D.A. __________________________________________________________________ - 84 -
2.3.
DEPARTAMENTO DE PERSONAL ___________________________________ - 86 -
2.3.1. POLTICA ______________________________________________________________ - 87 2.3.1.1. Objetivo 1: ___________________________________________________________ - 87 2.3.1.1.1. Estrategias: ________________________________________________________ - 87 2.3.1.1.2. Indicadores: _______________________________________________________ - 87 2.3.1.2. Objetivo 2: ___________________________________________________________ - 88 2.3.1.2.1. Estrategias: ________________________________________________________ - 88 2.3.1.2.2. Indicadores: _______________________________________________________ - 89 2.3.1.3. Objetivo 3: ___________________________________________________________ - 89 2.3.1.3.1. Estrategias: ________________________________________________________ - 89 2.3.1.3.2. Indicadores: _______________________________________________________ - 89 2.3.2. BASE LEGAL___________________________________________________________ - 90 -
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2.3.2.1. Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico (LOSCCA) y su respectivo Reglamento. 90 2.3.2.2. Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. ____________________________________________________ - 90 2.3.2.3. Normas de Control Interno para el rea de Recursos Humanos __________________ - 91 2.3.3. ATRIBUCIONES Y DEBERES: ____________________________________________ - 91 2.3.4. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL: ________________________ - 92 2.3.4.1. Planificacin de personal: ________________________________________________ - 93 2.3.4.2. Provisin de personal:___________________________________________________ - 94 2.3.4.2.1. Seleccin de Personal: _______________________________________________ - 96 2.3.4.2.2. Ingreso de Personal__________________________________________________ - 99 2.3.4.2.3. Induccin del personal ______________________________________________ - 101 2.3.4.3. Aplicacin de personal _________________________________________________ - 102 2.3.4.3.1. Sanciones:_________________________________________________________ - 102 2.3.4.3.2. Responsables de la sancin: __________________________________________ - 105 2.3.4.4. Mantenimiento de Personal _____________________________________________ - 106 2.3.4.5. Desarrollo de Personal _________________________________________________ - 108 2.3.4.5.1. Capacitacin: _____________________________________________________ - 109 2.3.4.5.2. Carrera Administrativa: _____________________________________________ - 110 2.3.4.6. Seguimiento de personal ________________________________________________ - 111 2.3.4.6.1. Evaluacin: _______________________________________________________ - 111 2.3.4.6.2. Evaluacin del Desempeo __________________________________________ - 112 -
III.
CAPTULO ___________________________________________________ - 116 -
CASO PRCTICO ___________________________________________________ - 116 3.1. INTRODUCCIN: _________________________________________________ - 116 -
NDICE PARA EL ARCHIVO GENERAL DE AUDITORA ___________________ - 118 ARCHIVO PERMANENTE _______________________________________________________ - 119 PLANIFICACIN ESTRATGICA ______________________________________________ - 119 CONOCIMIENTO DEL ENTORNO ___________________________________________ - 119 DEFINICIN DE COMPONENTES ___________________________________________ - 125 SIGLAS DE AUDITORA ____________________________________________________ - 126 MARCAS DE AUDITORA __________________________________________________ - 128 PLANIFICACIN ESPECFICA ________________________________________________ - 129 CONOCIMIENTO DEL COMPONENTE _______________________________________ - 129 ARCHIVO CORRIENTE __________________________________________________________ - 174 FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR ______________________________________ - 174 FASE DE PLANIFICACIN ____________________________________________________ - 193 FASE DE EJECUCIN ________________________________________________________ - 223 PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL ______________________________ - 224 PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL __________________________________ - 250 PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL _________________________________ - 258 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL ____________________________ - 267 PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL _______________________________ - 272 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL _______________________________ - 281 -
PLANIFICACIN ESTRATGICA ____________________________________________ - 287 -
IV. CAPTULO ______________________________________________________ - 304 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES _____________________________ - 304 4.1. CONCLUSIONES: ___________________________________________________ - 304 4.2. RECOMENDACIONES: ____________________________________________ - 306 -
ANEXOS ___________________________________________________________ - 308 GLOSARIO DE TRMINOS ___________________________________________ - 338 BIBLIOGRAFA_____________________________________________________ - 341 -
xi
NDICE DE CUADROS
CUADRO N 1 SIMBOLOGA DE FLUJOGRAMAS ______________________________________ - 7 CUADRO N 2 ELEMENTOS DE GESTIN ___________________________________________ - 9 CUADRO N 3 TRMINOS DE CONTROL DE GESTIN ______________________________ - 10 CUADRO N 4 EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO _______________________________________ - 16 CUADRO N 5 RIESGOS DE AUDITORA ____________________________________________ - 19 CUADRO N 6 PONDERACIN DE RIESGO DE AUDITORA ___________________________ - 20 CUADRO N 7 NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA _____________________________________ - 20 CUADRO N 8 TCNICAS DE MUESTREO __________________________________________ - 22 CUADRO N 9 ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA _______________________________________ - 24 CUADRO N 10 CLASES DE EVIDENCIA ___________________________________________ - 24 CUADRO N 11 NIVELES DE CONFIABILIDAD ______________________________________ - 25 CUADRO N 12 TCNICAS DE LA AUDITORA DE GESTIN ________________________ - 26 CUADRO N 13 MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N1 _____________________________ - 30 CUADRO N 14 MARCAS DE AUDITORA ___________________________________________ - 35 CUADRO N 15 RESUMEN INDICADORES __________________________________________ - 40 CUADRO N 16 FLUJO DE FASES DE LA AUDITORA DE GESTIN __________________ - 41 CUADRO N 17 FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR ______________________________ - 44 CUADRO N 18 MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N2 ______________________________ - 45 CUADRO N 19 MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N3 ______________________________ - 45 CUADRO N 20 FASE II. PLANIFICACIN ___________________________________________ - 48 CUADRO N 21 MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N4 ______________________________ - 49 CUADRO N 22 FASE III: EJECUCIN ______________________________________________ - 52 CUADRO N 23 MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N5 ______________________________ - 53 CUADRO N 24 FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS ________________________ - 55 CUADRO N 25 FASE V: SEGUIMIENTO ____________________________________________ - 57 CUADRO N 26 LOS SEIS PROCESOS DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO ________ - 62 CUADRO N 27 REMUNERACIN TOTAL ___________________________________________ - 65 CUADRO N 28 POLTICAS PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL __________________ - 78 CUADRO N 29 DIAGNSTICO F.O.D.A. DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO_ 84 CUADRO N 30 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES PBLICOS ______ - 93 CUADRO N 31 DESCRIPCIN DE CARGO _________________________________________ - 94 CUADRO N 32 PUBLICACIN DE CONCURSO INTERNO ______________________________ - 97 CUADRO N 33 PUBLICACIN DE CONCURSO EXTERNO _____________________________ - 98 CUADRO N 34 REQUISITOS PARA EL INGRESO A LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO __________________________________________________________________________ - 99 CUADRO N 35 SANCIONES DISCIPLINARIAS SERVIDORES PBLICOS ESPE _________ - 103 CUADRO N 36 MODELO PLAN DE CAPACITACIN __________________________________ - 110 CUADRO N 37 FORMULARIO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO ___________________ - 112 CUADRO N 38 ESCALA DE CALIFICACIONES PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO - 114 -
xii
NDICE DE GRFICOS
GRFICO N 1 SISTEMA ESPE _______________________________________________________ - 76 GRFICO N 2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ESPE ________________________ - 80 GRFICO N 3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL __________________________________ - 82 GRFICO N 4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ________________________________________ - 83 -
NDICE DE ANEXOS
ANEXO N 1 INFORME DE NECESIDAD U.T.H. ________________________________________ - 309 ANEXO N 2 PARTIDA PRESUPUESTARIA ___________________________________________ - 316 ANEXO N 3 ACTA DE CONFORMACIN DE TRIBUNALES ____________________________ - 317 ANEXO N 4 ACTA DE BASES DEL CONCURSO Y DETERMINACIN DE CONCURSO ___ - 318 ANEXO N 5 PUBLICACIN CONCURSO EXTERNO ___________________________________ - 320 ANEXO N 6 PUBLICACIN DE CONCURSO INTERNO ________________________________ - 321 ANEXO N 7 ACTA DE PRESELECCIN DE CARPETAS _______________________________ - 322 ANEXO N 8 PRUEBAS DE CONOCIMIENTO _________________________________________ - 323 ANEXO N 9 ACTA DEL INFORME FINAL _____________________________________________ - 325 ANEXO N 10 REPORTES DEL RELOJ BIOMTRICO __________________________________ - 326 ANEXO N 11 MODELO ENTREVISTA SERVIDORES PBLICOS ESPE-L _______________ - 328 ANEXO N 12 TABULACIN DE ENCUESTAS _________________________________________ - 330 ANEXO N 13 EVALUACIN DEL DESEMPEO _______________________________________ - 334 -
xiii
INTRODUCCIN
En la actualidad las organizaciones se ven inmersas en un mundo cada vez ms competitivo que exige la maximizacin de los recursos. Es por ello que la bsqueda de la eficiencia, economa y eficacia en el desempeo de las entidades dejo de ser una opcin para convertirse en una necesidad.
Una de las herramientas que se utilizan para evidenciar este antecedente es la Auditora de Gestin, es por ello que el presente trabajo tiene como finalidad la ejecucin de una Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga.
El primer captulo contiene conceptos bsicos referentes a auditora y talento humano, los mismos que facilitarn el desarrollo de la auditora.
El segundo captulo abarca el conocimiento de la Escuela Politcnica del Ejrcito, mediante su plan estratgico 2008-2012, su anlisis F.O.D.A., su organigrama estructura y funcional. Tambin se detallan aspectos del Departamento de Personal que permitan comprender sus funciones y actividades.
El tercer captulo esta constituido por la ejecucin de la auditora de gestin; abarca el anlisis a los procedimientos que lleva a cabo el Departamento de Personal y la verificacin del cumplimiento de las polticas y objetivos detallados en la planificacin estratgica de la institucin. La ejecucin de la auditora se detalla en las siguientes fases:
FASE I. Conocimiento Preliminar: Consiste en obtener un juicio integral acerca de la actividad principal de la
entidad y de los componentes a auditar; mediante entrevistas con los principales funcionarios, visita a las instalaciones, evaluacin preliminar del control interno.
FASE II. Planificacin: Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos mediante la evaluacin especfica de control interno, determinacin de riesgos inherente, de control y deteccin para obtener el riesgo total de auditora; se establecern los programas de auditora de acuerdo al componente a analizar que en este caso es el Departamento de Personal de la ESPE-L.
FASE III. Ejecucin: Consiste en llevar a cabo lo planificado mediante la ejecucin de los programas de auditora; para ello se requiere del anlisis exhaustivo de todos los procesos y actividades que lleva a cabo el Departamento de Personal, para recopilar informacin suficiente, competente, relevante y pertinente que ayude a sustentar los hallazgos de auditora.
FASE IV. Comunicacin de Resultados Una vez desarrollado el anlisis se contar con los hallazgos de auditora, los mismos que deben poseer condicin, criterio, causa y efecto; adems de las conclusiones y recomendaciones que cada hallazgo generar para la
presentacin del informe final de auditora.
Por ltimo el cuarto captulo detalla conclusiones y recomendaciones del proyecto de grado las mismas que ayudarn a tomar acciones correctivas y lograr mejorar el desempeo del Departamento y de la Escuela.
-2-
I. CAPTULO AUDITORA DE GESTIN Y TALENTO HUMANO
1.1.
INTRODUCCIN
En este captulo, se realiza un anlisis exhaustivo de los diferentes trminos que intervienen en una auditora de gestin, as se lograr tener mayor comprensin de sta auditora. Se comparar las distintas definiciones de auditora de gestin. Hay diversos puntos de vista sobre la auditora de gestin sin embargo ningn autor pone en tela de juicio la importancia que tiene este tipo de auditora en la actualidad, pues el mundo ha evolucionado de tal manera que ya no se enfoca solamente en la deteccin de fraudes, sino en la consecucin de resultados.
Aunque la auditora de gestin no est tan desarrollada como la auditora financiera; se entiende al fin, que es importante que una organizacin planifique sus actividades, establezca objetivos y se fundamente en normas adecuadas; para as alcanzar economa, eficiencia, eficacia, ecologa y tica, lo que le permitir ser competitiva en un mundo cada vez ms exigente.
Adems se definirn varios temas relacionados con talento humano, as se comprender la evolucin que ha tenido el capital humano en la organizacin; partiendo desde el punto de vista que anteriormente se lo catalogaba como recurso humano es decir era considerado un instrumento; actualmente se lo describe como talento humano ya que se toma en consideracin que las personas son el capital principal de toda entidad, las cuales poseen habilidades y caractersticas que le dan vida, movimiento y accin a toda entidad.
-3-
1.2.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS SOBRE AUDITORA DE GESTIN
1.2.1. GESTIN
Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y polticas establecidos por el plan de desarrollo estratgico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad.1
La palabra gestin, proviene del latn geso y hace referencia a la accin y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata, por lo tanto, de la concrecin de diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. La nocin implica adems acciones para gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar.2
Se concluye que la gestin busca la correcta administracin de los recursos, mediante la gestin las entidades son capaces de realizar las actividades necesarias para el logro de metas previamente establecidas. Las actividades deben realizarse de manera ptima dentro de todos los niveles de la organizacin; para que as la entidad pueda desarrollarse adecuadamente y por ende expandirse.
La gestin cumple un papel vital en el proyecto de grado Auditora al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, permitir evaluar el correcto uso de los recursos
1 2
MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN; Contralora General del Estado; Segunda Edicin; Pg. 16 http://definicion.de/modelo-de-gestion/
-4-
por parte del departamento, adems dejar al descubierto la capacidad del mismo de dirigir y organizar al personal de manera tal que los resultados sean los esperados y la Escuela pueda crecer cada da.
1.2.2. CONTROL.-
Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseados y para que los actos administrativos se sujeten a las normas legales y a los referentes tcnicos y cientficos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organizacin social.3
George R. Terry manifest acerca del control que Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.4
En definitiva se puede acotar que el control es el proceso que permite medir el cumplimiento de actividades planificadas, enfocadas al logro y alcance de los objetivos. El control busca cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos, caso contrario se debern tomar medidas correctivas.
Se determinar que mecanismos de control utiliza el Departamento de Personal para valorar el alcance de objetivos tanto de su gestin, como los de la Escuela Politcnica del Ejrcito. As se citarn indicadores de gestin
3 4
MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN; Contralora General del Estado; Segunda Edicin; Pg. 16-17 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, George Terry; 1953.
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como: grado de nivel de satisfaccin del personal con el clima laboral, nmero de horas promedio de capacitacin por persona, entre otros.
1.2.3. CONTROL DE GESTIN.-
El control de gestin es el examen de la economa, efectividad y eficiencia de las entidades de la administracin en el ejercicio y potestad de los recursos; realizado mediante la evaluacin de los procesos
administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad y desempeo, as como los beneficios de su actividad.5
Vicente L. Perel manifest: El Control de Gestin es un instrumento bsico para la conduccin de empresas que provee a la alta direccin de un sistema de informacin integrado, cuyo diagnstico y recomendaciones facilitan y optimizan el proceso de toma de decisiones. 6
El control de gestin tiene como fin la evaluacin del gestionar de la empresa, mediante el alcance de objetivos, los cuales deben reflejar el correcto uso de los recursos. El control de gestin permite identificar las falencias de la entidad y as sirve como una herramienta en la toma de decisiones; que ayudarn a la misma a solucionar las reas crticas encontradas.
El control de gestin al aplicarlo al proyecto de grado denotar la manera en que el Departamento de Personal ha cumplido con los objetivos establecidos en el Plan Estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito mediante la ejecucin de ciertas estrategias como incentivos a los
5 6
MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN; Contralora General del Estado; Segunda Edicin; Pg. 17 http://admindeempresas.blogspot.com/2008/05/concepto-de-control-de-gestion.html
-6-
trabajadores, capacitaciones; etc., futuro.
que permitirn tomar decisiones a
1.2.3.1.
Instrumentos para el Control de Gestin
El control de gestin como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:
ndices: Permiten detectar variaciones con relacin a metas o normas. Indicadores: Son los cocientes y parmetros que permiten analizar rendimientos. Cuadros de Mandos: Permiten la direccin y enfoque hacia los objetivos. Grficas: Representacin de informacin (variaciones y tendencias) Anlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superacin. Control Integral: Participacin sistemtica de cada rea
organizacional en el logro de los objetivos Flujogramas: Representacin simblica o pictrica de un
procedimiento administrativo. A continuacin se presenta la simbologa de flujogramas:
CUADRO N 1 SIMBOLOGA DE FLUJOGRAMAS
SIMBOLOGA
DESCRIPCIN
Proceso Proceso de Control
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Decisin Documento Registros Tarjeta Perforada Papel Perforado Archivo Desplaza un documento para explicar desviaciones del Sistema Documento Conector Inicio o Fin
Fuente: Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
1.2.3.2.
Elementos de Gestin:
Los elementos de Gestin son los siguientes:
1.2.3.2.1. Economa 1.2.3.2.2. Eficiencia
1.2.3.2.3. Eficacia 1.2.3.2.4. Ecologa 1.2.3.2.5. tica
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CUADRO N 2
ELEMENTOS DE GESTIN
ELEMENTOS DE GESTIN Economa
DEFINICIN Es la adquisicin de recursos idneos en la cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado y al precio convenido, con relacin a los programas de la organizacin, procurando evitar desperdicios. Es la relacin entre los recursos consumidos y la produccin de bienes
Eficiencia
y servicios, se expresa comparando la relacin insumo-produccin con un estndar aceptable; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Es la relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y
Eficacia
metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos o actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa logra sus objetivos. Son las condiciones, operaciones y prcticas relativas a los requisitos
Ecologa
ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestin institucional de un proyecto, programa o actividad. Es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral
tica
y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias una sociedad.
Fuente: Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Auditora de Gestin, Maldonado Milton; Segunda Edicin, 2004. Elaborado por: Geovanna Vasco Amores
vigentes en
1.2.3.3.
Trminos del Control de Gestin:
A ms de las cinco E, son parte del control de gestin los seis trminos que a continuacin se indica:
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1.2.3.3.1. 1.2.3.3.2. 1.2.3.3.3. 1.2.3.3.4. 1.2.3.3.5. 1.2.3.3.6.
Rendimiento Calidad Resultados Impacto Excelencia Gerencial Control Interno
CUADRO N 3
TRMINOS DE CONTROL DE GESTIN
TRMINOS DEL CONTROL DE GESTIN Rendimiento:
DEFINICIN Es la gestin gerencial o desempeo en busca de la eficiencia con eficacia ms economa; es decir, la medicin de calidad de trabajo ms el logro de objetivos. Es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o
Calidad
servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Es la relacin con los niveles de calidad y mejoramiento
Resultados
obtenido sobre la base del anlisis de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los usuarios. Repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social,
Impacto
econmico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Es la bsqueda del logro de los objetivos corporativos, asegurar
Excelencia Gerencial
la dinmica de la organizacin, mantener una adecuada moral del personal, y principalmente buscar la satisfaccin de los clientes. Es un instrumento de gestin, por consiguiente, la
Control Interno
responsabilidad en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera instancia, al personal directivo
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1.2.4. AUDITORA
La auditora constituye la acumulacin y evaluacin de evidencia sobre informacin cuantificable de una entidad econmica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin y los criterios establecidos.7
La auditora puede definirse como un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.8
La auditora constituye una herramienta de control y supervisin que contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la organizacin y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organizacin.
1.2.5. AUDITORA DE GESTIN
1.2.5.1.
Definiciones:
La auditora de gestin, es el examen sistemtico y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la
7 8
ALVIN ARENS, AUDITORA UN ENFOQUE INTEGRAL; Glosario; pp. 886 http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_auditoria-el_concepto_de_auditoria/12650-3
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gestin operativa y sus resultados, as como, la eficacia de la gestin de una entidad, programa, proyecto u operacin, en relacin a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economa, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores ticos de la organizacin y, el control y prevencin de la afectacin ecolgica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-econmico derivado de sus actividades.9
Segn George R. Terry en 1953, en el libro Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora de gestin."10
En base a estas definiciones se concluye que la auditora de gestin es un examen sistemtico, objetivo, metdico, comprensivo; que tiene como propsito establecer el cumplimiento de los objetivos empresariales; en base a una estructura organizacional adecuada y relacionada; y adems se establece el grado de economa, eficiencia, eficacia, ecologa y tica en la planeacin, organizacin, ejecucin y control de los recursos empresariales, con el enfoque hacia la utilizacin ms racional y adecuada de los recursos.
El proyecto de grado Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, tiene por objetivo ejecutar un examen sistemtico, objetivo, metdico al
desempeo del Departamento de Personal; es decir verificar si las estratgicas establecidas son ejecutadas y no solo planificadas; as se
10
MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN; Contralora General del Estado; Segunda Edicin; Pg. 36 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN; George R. Terry; 1953.
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determinar si el departamento esta encaminado al logro de objetivos o debe de tomar acciones correctivas.
1.2.5.2.
Propsitos
Entre los propsitos de la Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga tenemos los siguientes:
Determinar si todos los servicios prestados por el Departamento de Personal son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; as como, efectuar sugerencias sobre formas ms econmicas de obtenerlos. Determinar lo adecuado de la organizacin del Departamento de Personal; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de polticas adecuadas; la existencia y eficiencia de mtodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos. Comprobar si el Departamento de Personal adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente y si realizan con eficiencia sus actividades y funciones. Cerciorarse si el Departamento de Personal alcanz los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operacin y de controles internos. Conocer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas en el caso de existir.
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1.2.5.3.
Objetivos
Los principales objetivos de la Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito son:
Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del presupuesto. Satisfacer las necesidades de los clientes.
1.2.5.4.
Alcance:
La auditora de gestin puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este ltimo caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones, etc.
La auditora de gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organizacin, por lo que, en la determinacin del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:
Logro de objetivos institucionales; nivel jerrquico de la entidad; la estructura organizativa; y la participacin individual de los integrantes de la institucin
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Verificacin del cumplimiento de la normativa tanto general como especfica y de procedimientos establecidos. Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos utilizados Medicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la informacin financiera y operativa. Atencin a la existencia de procedimientos ineficaces o ms costosos; duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificacin; exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios econmicos. Control sobre la identificacin, de riesgos su profundidad e impacto y adopcin de medidas para eliminarlos o atenuarlos Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos
Tomando en consideracin estos aspectos se determina que el alcance del Proyecto de Grado Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga comprender el periodo 01 Enero 2009 - 30 Junio 2010.
1.2.5.5.
Herramientas de la Auditora de Gestin:
Entre las herramientas que requiere la Auditora de Gestin tenemos las siguientes:
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Equipo Multidisciplinario Control Interno Riesgos de Auditora Muestreo de Auditora Evidencias Suficientes y Competentes Tcnicas ms utilizadas Papeles de Trabajo Parmetros e Indicadores de Gestin
1.2.5.5.1. Equipo Multidisciplinario
Para la ejecucin de Auditoras de Gestin es necesario la conformacin de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas, siclogos, mdicos, etc.
CUADRO N 4
EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
PERSONAL
DESCRIPCIN De este grupo, entre los ms experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrn la mxima responsabilidad de la Auditora de Gestin. Estos profesionales a ms de su capacidad deben tener la
Auditores:
Especialistas:
independencia necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditora, a fin de que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad.
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El Equipo Multidisciplinario que participar en el presente Proyecto de Grado ser:
Auditores:
Doctora Martha Hidalgo Geovanna Vasco
Especialista:
Ingeniero Galo Vsquez
1.2.5.5.2. Control Interno
La segunda norma de trabajo de campo de las NAGAS, queda como se indica:
Se obtendr una comprensin suficiente de la estructura de control interno, para planear la auditora y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a efectuarse.11
El informe COSO sobre el Control Interno presenta la siguiente definicin:
El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo administrativo, la direccin y el resto del personal de una entidad,
11
Normas de Auditora Generalmente Aceptadas. N 2.
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diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.12
Para fines de la Auditora de Gestin, se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos y procedimientos, incluyendo la actitud de direccin del Departamento de Personal, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos de control interno.
1.2.5.5.3. Riesgos de Auditora
Al ejecutarse la auditora de gestin, no estar exenta de errores y omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deber planificarse la auditora de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:
Criterio profesional del auditor Regulaciones legales y profesionales Identificar errores con efectos significativos
12
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
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En este tipo de auditora se toma en consideracin las siguientes categoras de riesgo:
CUADRO N 5
RIESGOS DE AUDITORA
RIESGOS DE AUDITORA
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de Deteccin
Relacionados a las caractersticas de la entidad
Concerniente a la incapacidad del Sistema de Control Interno
Referente a que los procedimientos de auditora no detecten errores
Fuente: MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin pp. 48-50 Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de auditora de gestin: Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza propia de la informacin. Considerar lo adecuado del diseo del sistema de control interno y probar la eficacia de sus procedimientos. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el sistema de control interno.13
El Riesgo de Auditora es igual a:
Riesgo Auditora = RI * RC * RD
13
http://www.monografias.com/trabajos43/auditoria/auditoria2.shtml
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La ponderacin que se expone a continuacin es referente al riesgo de auditora:
CUADRO N 6 PONDERACIN DE RIESGO DE AUDITORA
PONDERACIN DE RIESGO DE AUDITORA BAJO 41 60 MEDIO 61 80 ALTO 81 - 90 MUY ALTO 91 -100
Fuente: Dr. Ron; Poligrafiado, Auditoria de Gestin, 2007. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
Para analizar los resultados de la evaluacin de control interno, se utilizar el siguiente esquema:
Nivel de Confianza:
NC = CT * 100 PT
En donde: NC: CT: PT: Nivel de Confianza Calificacin Total Ponderacin Total
Nivel de Riesgo:
CUADRO N 7 NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA COLOR ROJO AMARILLO VERDE RANGO 15%-40% 41%-60% 61%-85% 86%-95% RIESGO Alto (-) Moderado (+) Moderado Bajo CONFIANZA Bajo (-) Moderado Regular (+) Moderado Bueno Alto
Fuente: Dr. Ron; Poligrafiado, Auditoria de Gestin, 2007. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
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1.2.5.5.4. Muestreo de la Auditora
Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditora que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una muestra.
El muestreo en auditora, es la aplicacin de un procedimiento de auditora a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propsito de evaluar alguna caracterstica del grupo.
La aplicacin del muestreo en auditora tiene los siguientes objetivos:
a. Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos b. Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluyen en los registros y controles.
Los auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como son:
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CUADRO N 8
TCNICAS DE MUESTREO
TCNICA DE MUESTREO De Apreciacin o no Estadstico
DEFINICIN Los tems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamao, seleccin y evaluacin de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es ms fcil que ocurran desviaciones. Aplica tcnicas estadsticas para el diseo, seleccin y
Estadstico
evaluacin de la muestra; provee al auditor de una medicin cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a: 1. 2. Disear una muestra eficiente Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida, y 3. Evaluar los resultados de la muestra.
El muestreo estadstico utiliza la siguiente frmula:
N *Z2 * p*q n= 2 e (N ) + Z 2 * p * q
En donde: n= muestra N= poblacin Z= probabilidad xito p= proporcin de xitos en la poblacin q= proporcin de fracasos en la poblacin e= error14
14
http://es.wikipedia.org/wiki/Tama%C3%B1o_de_la_muestra
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Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planeacin, elaboracin y evaluacin de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente puede proporcionar suficiente evidencia comprobatoria.
La diferencia entre los dos mtodos es el grado de formalidad y estructura involucrado en la determinacin del tamao de la muestra, seleccin de la muestra y evaluacin de los resultados.
Al escoger entre el muestreo estadstico y el no estadstico, el auditor debe considerar los objetivos de auditora y la naturaleza del universo objeto de la muestra; as como tambin las ventajas y desventajas de cada mtodo.
1.2.5.5.5. Evidencias Suficientes y Competentes
Las evidencias de auditora constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.
Atributos:
Para que sea una evidencia de auditora, se requiere la unin de cuatro atributos: evidencia suficiente, evidencia competente, evidencia relevante y evidencia pertinente; stas proporcionan al auditor la conviccin necesaria para tener una base objetiva en su examen.
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CUADRO N 9 ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA
SUFICIENTE Cantidad necesaria
COMPETENTE
Calidad necesaria
Atributos de la Evidencia
RELEVANTE
Que sirve para los fines de la auditora en ejecucin PERTINENTE Relacionada con lo que se desea sustentar
Fuente: Maldonado Milton, Auditora de Gestin. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
Clases:
La evidencia puede ser:
CUADRO N 10
CLASES DE EVIDENCIA
CLASES DE EVIDENCIA
Fsica
Testimonial
Documental
Analtica
Se obtiene por medio inspeccin observacin directa de y
Adquirida
en
Documentos logrados de
Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones legales.
entrevistas con respuestas verbales escritas y
fuente externa.
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Confiabilidad:
Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creble y confiable. La calidad de la evidencia vara considerablemente segn la fuente que la origina, como se demuestra en el siguiente cuadro:
CUADRO N 11
NIVELES DE CONFIABILIDAD
MAYOR CONFIABILIDAD Obtenida a partir de personas o hechos independientes de la entidad Producida por una estructura de Control interno efectivo Para conocimiento directo: Observacin, reconstruccin De la alta gerencia inspeccin o
MENOR CONFIABILIDAD Obtenida dentro de la entidad
Producida por una estructura de Control interno dbil Por conocimiento indirecto: Confianza en el trabajo de terceras personas. Del personal de menor nivel
1.2.5.5.6. Tcnicas ms utilizadas
En la auditora de gestin es fundamental el criterio profesional del auditor para la determinacin de la utilizacin y combinacin de las tcnicas y prcticas ms adecuadas, que le permitan la obtencin de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Se considera importante a continuacin definir las tcnicas y las prcticas que pueden ser ms utilizadas en este tipo de auditoras.
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CUADRO N 12
TCNICAS DE LA AUDITORA DE GESTIN
VERIFICACIN
TCNICAS
1. Comparacin: Es la determinacin de la similitud o diferencias
existentes en dos o ms hechos.
Ocular
2. Observacin: Es la verificacin visual durante la ejecucin de
una actividad para examinar aspectos fsicos.

3. Rastreo: Es el seguimiento y control de una operacin de un
punto a otro. 1. Indagacin: Es la obtencin de informacin verbal mediante averiguaciones o conversaciones.
Verbal
2. Entrevista: Entrevistas a funcionarios de la entidad y terceros con la finalidad de obtener informacin. 3. Encuesta: Encuestas realizadas, con el propsito de recibir una informacin mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser tabulados. 1. Anlisis: Consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los elementos, con el propsito de establecer su conformidad con criterios normativos.
Escrita
2. Conciliacin: Consiste en hacer que concuerde dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. 3. Confirmacin: Comunicacin independiente y por escrito, para comprobar la autenticidad de los registros y documentos. 4. Tabulacin: Consiste en agrupar resultados importantes.
Segmentos examinados que permitan llegar a conclusiones.

1. Comprobacin: Consiste en verificar la existencia, legalidad,
autenticidad y legitimidad de las operaciones realizadas por una
Documental
entidad.
2. Clculo: Consiste en la verificacin de la exactitud y correccin
aritmtica de una operacin o resultado, presentados en informes, contratos, comprobantes y otros.

3. Revisin Selectiva: Consiste en una breve revisin de una parte
del universo de datos.

1. Inspeccin: Esta tcnica involucra el examen fsico y ocular de
Fsica
activos, documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.
Fuente: Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Auditora de Gestin; Maldonado, Milton; Segunda Edicin 2004 Elaborado por: Geovanna Vasco Amores
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En la auditora de gestin, tambin se puede aplicar determinadas prcticas como las que se definen a continuacin:
Sntomas: Son los indicios de algo que est sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un rea crtica. Intuicin: Es la capacidad de respuesta o reaccin rpida manifestada por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos sntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo. Sospecha: Es la accin de desconfiar de una informacin que por alguna razn no se le otorga el crdito suficiente. Sntesis: Preparacin resumida de hechos, operaciones o
documentos de carcter legal, tcnico, financiero, administrativo o de otra ndole.
1.2.5.5.7. Papeles de Trabajo:
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor, producto de la aplicacin de las tcnicas, procedimientos y ms prcticas de auditora, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditora revelados en el informe.
Los propsitos principales de los papeles de trabajo son:
a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la auditora.
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b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditora. c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las NAGA.
Todo papel de trabajo debe reunir ciertas caractersticas, como las siguientes:
a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lgicas y un mnimo nmero de marcas b) Su contenido incluir tan slo los datos exigidos a juicio profesional del auditor. c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la informacin. d) Se adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.
Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:
Principales: Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor Cumplir con las normas de auditora
Secundarios: Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor.

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Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditora aplicados, como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinin del manejo de la entidad. Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero. Constituir un elemento importante para la programacin de exmenes posteriores de la misma entidad o de otras similares. Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas. Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor.
A continuacin se presenta un modelo de un papel de trabajo; el mismo que podr sufrir modificaciones de acuerdo a las necesidades del auditor.
Cada papel de trabajo servir como constancia de las actividades establecidas en los programas de auditora.
Toda auditora debe constar de un memorndum de planificacin, este tiene el formato siguiente:
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CUADRO N 13
MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N1
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN
Entidad: Auditora de Gestin a: Preparado por: (Jefe de Equipo) Revisado por: (Supervisor) 1. REQUERIMIENTO DE AUDITORA Informe de Auditora 2. 3. FECHA DE INTERVENCIN Orden de Trabajo Emisin del Informe Final de Auditora EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Coordinador Supervisor Jefe de Equipo Auditor Operativo Fecha Estimada Periodo: Fecha: Fecha:
(Nombres)
4. DAS PRESUPUESTADOS 60 Das Laborables distribuidos en las siguientes fases: FASE I.- Conocimiento Preliminar FASE II.- Planificacin FASE III.- Ejecucin FASE IV.- Comunicacin de Resultados 5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES Materiales, Viticos 6. ENFOQUE DE LA AUDITORA 6.1. Informacin General de la Entidad 6.2. Enfoque a: 6.3. Objetivos 6.4. Alcance 6.5. Indicadores de Gestin 6.6. Resumen de los resultados de la Evaluacin del Control Interno 6.7. Calificacin de los Factores de Riesgo 6.8. Grado de Confianza Programado y Controles Claves de Efectividad y Eficiencia 6.9. Trabajo a realizar por los Auditores en la Fase de Ejecucin 6.10. Trabajo de los otros profesionales en la Fase de Ejecucin 7. COLABORACIN DE LA ENTIDAD AUDITADA 7.1. Auditores Internos 7.2. Otros Profesionales 7.3. Otra Colaboracin 8. OTROS ASPECTOS 9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIN
10. FIRMAS DE APROBACIN DE LA PLANIFICACIN

Fuente: Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Elaborado por: Geovanna Vasco Amores
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Los papeles de trabajo son de propiedad exclusiva del auditor, el mismo que debe tener estos en custodia en un archivo activo por el lapso de cinco aos y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco aos, nicamente pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.
Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legados, carpetas o archivos que son de dos clases:
a) Archivo Permanente o Continuo:
Este archivo permanente contiene informacin de inters o utilidad para ms de una auditora o necesarias para auditoras subsiguientes. La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el ndice, el mismo que indica el contenido del legado.
La finalidad del archivo permanente se puede resumir en los puntos siguientes:
1. Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en un perodo de varios aos. 2. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de informacin de las auditoras realizadas. 3. Conservar papeles de trabajo que sern utilizados durante varios aos y que no requieren ser preparados ao tras ao, ya que no se ha operado ningn cambio.
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b) Archivo Corriente:
En estos archivos corrientes se guardan los papeles de trabajo relacionados con la auditora especfica de un perodo. La cantidad de legados o carpetas que forman parte de este archivo de un periodo dado vara de una auditora a otra y an tratndose de la misma entidad auditada.
Hallazgos de Auditora:15
Es un resumen de las deficiencias detectadas en los procesos analizados a fin de poder conocer cada una de las deficiencias encontradas con un prrafo explicativo de cada atributo que consta dentro de un hallazgo, como son: condicin, criterio, causa y efecto.
En cada hoja de hallazgo se deber poner un ttulo que corresponda a la deficiencia detectada y al final redactar una conclusin y una recomendacin que sea clara y precisa.
El conjunto de conclusiones y recomendaciones de las hojas de hallazgos servirn para la redaccin final de las conclusiones y recomendaciones a presentar en el informe.
Condicin: Se refiere a la situacin actual encontrada por el auditor al examinar un rea, actividad, funcin u operacin, entendida como lo que es.
15
MALDONADO, Milton; Auditora de Gestin; pp. 77-80.
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Criterio: Comprende la concepcin de lo que debe ser, con lo cual el auditor mide la condicin del hecho o situacin. Efecto: Es el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada, generalmente representa la prdida en trminos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales. Causa: Es la razn bsica (o las razones) por lo cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. Conclusiones: Son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y de obtener la opinin de la entidad. Su formulacin se basa en las realidades de la situacin encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e
independiente sobre lo examinado. Recomendaciones: Son sugerencias positivas para dar soluciones prcticas a los problemas o deficiencias encontradas, con la finalidad de mejorar las operaciones o actividades de la entidad.
ndices y Referencias:
Es necesaria la anotacin de ndices en los papeles de trabajo ya sea en el curso o al concluirse la auditora, para lo cual primeramente se debe definir los cdigos a emplearse que deben ser iguales a los utilizados en los archivos y su determinacin debe considerarse la clase de archivo y los tipos de papeles de trabajo.
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Es importante tambin que todos los papeles de trabajo contengan referencias cruzadas cuando estn relacionados entre s, esto se realiza con el propsito de mostrar en forma objetiva como se encuentran ligados o relacionados entre los diferentes papeles de trabajo. La codificacin de ndices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres formas:
1. Alfabtica 2. Numrica 3. Alfanumrica
Marcas de Auditora:
Las marcas de auditora, conocidas tambin como claves de auditora o tildes, son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer adems, cules partidas fueron objeto de la aplicacin de los procedimientos de auditora y cules no.
Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditora. Las otras marcas, cuyo contenido es a criterio del auditor, obviamente no tiene significado uniforme y que para su comprensin requiere que junto al smbolo vaya una leyenda de su significado.
A continuacin algunas marcas estndares que pueden utilizarse y que se encuentran relacionadas con las tcnicas y otras prcticas que contienen los procedimientos de auditora.
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CUADRO N 14 MARCA
MARCAS DE AUDITORA SIGNIFICADO Ligado Comparado
< ^
Observado Rastreado Indagado Analizado Conciliado
Sin Respuesta Confirmaciones, respuesta afirmativa Confirmaciones, respuesta negativa Inspeccionado Clculos
1.2.5.5.8. Parmetros e Indicadores de Gestin:
Indicadores como instrumentos de gestin:
Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la instituciones, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.
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Las actividades que se realizan en una organizacin requieren cuantificarse, es decir medirse, esa medida refleja en qu grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:
Qu medir? Dnde medir? Cundo medir? Contra qu medir?
Las medidas deben relacionarse con la misin de la organizacin.
Uso de indicadores en auditora de gestin:
El uso de indicadores en la auditora, permite medir:
La eficiencia y economa en el manejo de los recursos Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia) El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes va dirigido (calidad) Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relacin con la misin, los objetivos y las metas planteados por la organizacin
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Al indicador se le define como, la referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada. Esa referencia, al ser comparada con un valor estndar, interno o externo a la organizacin, podr indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administracin deber tomar acciones.
Clasificacin de los indicadores:
a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen peridicamente de los resultados de las operaciones. b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite adems evaluar, con un enfoque de planeacin estratgica la capacidad de gestin de la direccin y de ms niveles de la organizacin.
Parmetros e indicadores de general utilizacin:
Para la aplicacin en la auditora de gestin, se requiere del conocimiento e interpretacin de los siguientes parmetros: economa, eficiencia, eficacia, ecologa, tica, calidad e impacto.
ECONOMA.- El indicador de economa se relaciona con evaluar la capacidad de una institucin para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misin institucional. Por ejemplo un indicador de costo de personal:
Costo de Personal =
Gasto Total de N min a Nmero Total de Trabajadores
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El resultado obtenido permite establecer el valor unitario promedio por empleado.
EFICIENCIA.- Los indicadores de eficiencia, miden la relacin entre dos magnitudes: la produccin fsica de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera ptima. El indicador habitual de eficiencia es el costo unitario o costo promedio de produccin, ya que relaciona la produccin fsica, con su costo. Por ejemplo:
Pr oductividad =
Volumen de Pr oduccin o Pr estacin de Servicios Volumen de Insumos
EFICACIA.- Los indicadores de eficacia evalan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir en qu medida el rea, o la institucin como un todo, est cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Por ejemplo:
Cobertura =
Nmero de Usuarios Atendidos Nmero Potencial de Usuarios
ECOLOGA.- Los indicadores ambientales se pueden dividir en dos tipos:
Indicadores Ambientales de Calidad: Miden la condicin de las caractersticas ambientales claves. Indicadores Ambientales de Ejecucin: Miden la influencia de las actividades humanas en el medio ambiente.
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Por ejemplo en los indicadores de ecologa se podra considerar un indicador ambiental sobre la calidad del agua.
TICA.- An no estn desarrollados indicadores cuantitativos para medir el elemento tico, no obstante se requiere hacer un trabajo como auditora de gestin para confrontar la conducta tica, los valores y moral institucional con el cdigo de tica, reglamento orgnico funcional y ms normativas que permitan la comparacin entre lo escrito o lo estipulado versus el comportamiento y accionar de los administradores y empleados. Por ejemplo en el caso de indicadores de tica se podra establecer si la entidad enfrenta o no juicios en su contra o si estos juicios son entablados por trabajadores de la entidad, comunidad, o entidades de control.
CALIDAD.- Los indicadores de calidad miden la satisfaccin de los clientes con los atributos del servicio o producto. Por ejemplo el total de personas atendidas en un da con relacin al total de personas que solicitaron atencin.
IMPACTO.- Es la repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Por ejemplo ndice de devoluciones:
ndice de Devoluviones =
Ventas Devueltas Total de Ventas
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CUADRO N 15
RESUMEN INDICADORES
INDICADOR
FRMULA
ECONOMA
Costo de Personal =
Gasto Total de N min a Nmero Total de Trabajadores
EFICIENCIA
Pr oductividad =
Pr estacin de Servicios Volumen de Insumos
EFICACIA
Cobertura =
Nmero de Usuarios Atendidos Nmero Potencial de Usuarios
ECOLOGA
Calidad del Agua
TICA
Nmero de juicios que enfrente la entidad
CALIDAD
Total de personas atendidas con relacin al nmero de personas que solicitaron el servicio
IMPACTO
ndice de Devoluviones =
Ventas Devueltas Total de Ventas
Fuente: Estudio de Campo. Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
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1.2.5.6.
Fases del Proceso de la Auditora de Gestin
La auditora de gestin cumple con diferentes fases, las mismas que se detallan a continuacin:
CUADRO N 16
FLUJO DE FASES DE LA AUDITORA DE GESTIN
Inicio
FASE I. Conocimiento Preliminar Visita de Observacin a la entidad Revisin archivos papeles de trabajo Determinar indicadores Detectar el FODA Evaluacin Estructura de Control Interno Definicin de Objetivos y Estrategias Memorndum de Planificacin
FASE II. Planificacin Anlisis informacin y documentacin Evaluacin del Control Interno por componentes Elaboracin Plan y Programas
Programas de Trabajo
FASE III. Ejecucin Aplicacin de Programas Elaboracin de Papeles de Trabajo Hojas resumen hallazgos por componente Definicin estructura del informe Comunicacin de Resultados parciales.
Programas de Trabajo
Archivo Corriente
Archivo Permanente
FASE IV. Comunicacin de Resultados Redaccin Borrador de Informe Conferencia Final para la lectura del borrador Obtencin criterios entidad Emisin informe final.
Borrador del informe
Conferencia Final
FASE V. Seguimiento De hallazgos y recomendaciones al trmino de la auditora Recomprobacin despus de uno o dos aos Determinacin de responsabilidades.
Emisin del Informe Final
FIN FIN
Fuente: Manual de Auditora de Gestin, Contralora General del Estado. Elaborado por: Geovanna Vasco Amores
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1.2.5.6.1. FASE I: Conocimiento Preliminar
Objetivos:
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto del Departamento de Recursos Humanos, dando mayor nfasis a su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin,
ejecucin y consecucin de resultados de auditora y a un costo y tiempo razonables.
Actividades:
1. Visita a las instalaciones del Departamento de Personal, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto. 2. Revisin de los archivos corrientes y permanentes de los papeles de trabajo de auditoras anteriores, y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal sobre: a. La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos b. La actividad principal del Departamento de Personal. c. La situacin financiera, la estructura organizativa y funciones, etc. d. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo, ambiente organizacional, la visin y de la problemtica existente. 3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas.
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4. Detectar las fuerzas y debilidades, as como las oportunidades y amenazas en el ambiente del Departamento de Personal, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas. 5. Evaluacin de la Estructura de Control Interno que permite acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes relevantes para la evaluacin de control interno y que en las siguientes fases del examen se sometern a las pruebas y procedimientos de auditora.
Productos:
Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo. Documentacin e informacin til para la planificacin. Objetivos y estrategia general de la auditora.
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CUADRO N 17
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
FASE I.- CONOCIMIENTO PRELIMINAR
PASO Y DESCRIPCIN 1. Director de Auditora designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa 2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento. 3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo
Archivo Permanente
Papeles de Trabajo
Archivo
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen informacin y documentacin de la entidad 5. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades y, oportunidades y amenazas. 6. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse 7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios, parmetros e indicadores de gestin
8. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditora 9. Director de auditora emite la orden de trabajo.
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En la fase de conocimiento preliminar el auditor deber evaluar el sistema de control interno, para lo cual aplica un cuestionario de control interno, el cual que tiene el siguiente formato:
CUADRO N 18
N
1.
EVALUACIN PRELIMINAR ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CUESTIONARIO PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS SI NO N/A
En la entidad se ha implementado y se encuentra en aplicacin Estratgica? la Planificacin
2.
La entidad cuenta para medir resultados y evaluar su gestin con indicadores de gestin?
En esta fase tambin se determina el F.O.D.A. del Departamento de Personal, es decir las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; las mismas que se pueden detallar utilizando el formato siguiente:
CUADRO N 19
MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N3 ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA DIAGNOSTICO F.O.D.A.
FACTORES INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES
FACTORES EXTERNOS OPORTINIDADES AMENAZAS
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1.2.5.6.2. FASE II: Planificacin
Objetivos:
Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecer los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e indicadores de gestin del Departamento de Personal; la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsables, y las fechas de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora del Departamento de Personal, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.
Actividades:
Las tareas tpicas en la fase de planificacin son: las siguientes:
1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto del Departamento de Personal, comprender a actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin.
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2. Evaluacin de control interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores determinarn la naturaleza y alcance del examen, confirmarn la estimacin de los requerimientos de personal, programarn su trabajo, prepararn los programas especficos de la siguiente fase y fijarn los plazos para concluir la auditora y presentar el informe y, despus de la evaluacin tendrn informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora que son. a. Inherente b. De control c. De deteccin Los resultados obtenidos servirn para: Planificar la auditora de gestin Preparar un informe sobre el control interno 3. El auditor ms experimentado del equipo o grupo de trabajo, preparar un memorando de planificacin 4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados
especficamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 5 E (economa, eficiencia, eficacia, tica y ecologa), por cada actividad a examinarse dentro del Departamento de Personal.
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Productos:
Memorndum de planificacin Programas de auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad).
CUADRO N 20
FASE II. PLANIFICACIN
FASE II.- PLANIFICACIN
PASO Y DESCRIPCIN 1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan la informacin y documentacin recopilada. 2. Equipo multidisciplinario evala el control interno de cada componente 3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el memorndum de planificacin.
4. Supervisor y Jefe de Equipo preparan los programas de auditora
5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes
6. Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditora.
En la fase de planificacin los auditores elaborarn el correspondiente Memorndum de Planificacin, en el cual se detallarn todos los
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aspectos que intervendrn en la auditora. Ver CUADRO N 13

Tambin en esta fase se realiza un anlisis al sistema de control interno, este examen es especfico y su cuestionario tiene el siguiente formato:
CUADRO N 21
EVALUACIN ESPECFICA DE CONTROL INTERNO ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE: RESPUESTAS N 1. 2.
Hoja N
PREGUNTAS
SI
NO
N/A
COMENTARIOS
1.2.5.6.3. FASE III: Ejecucin
Objetivos:
En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria en calidad y cantidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y procedimientos
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definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.
Actividades:
Las tareas tpicas de esta fase son:
1. Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que
comprende la aplicacin de las tcnicas de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente mediante la utilizacin de: Estadsticas de las operaciones como base para detectar
tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse. Parmetros e indicadores de economa, eficiencia, eficacia y otros, tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares, organismos internacionales y otros. 2. Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante. 3. Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios. 4. Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones
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En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe canalizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados; igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado
adecuadamente por parte del auditor ms experimentado.
Productos.
Papeles de trabajo Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.
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CUADRO N 22
FASE III: EJECUCIN
FASE III.- EJECUCIN
PASO Y DESCRIPCIN 1. Equipo multidisciplinario aplica los programas que incluyen pruebas y procedimientos 2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes.
Papeles de Trabajo
Hojas Resumen
3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente. 4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones
5. Jefe de Equipo comunica resultados parciales a los funcionarios de la entidad 6. Jefe de Equipo y Supervisor definen la estructura del informe de auditora
En esta fase el Jefe de Equipo y Supervisor definen la estructura del informe de auditora, el mismo que puede presentarse en el siguiente formato:
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CUADRO N 23
ESTRUCTURA DEL INFORME Cartula ndice, Siglas y Abreviaturas Carta de Presentacin CAPTULO I.- Enfoque de la auditora Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes Auditados Indicadores Utilizados CAPITULO II.- Informacin de la Entidad Misin Visin Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Base Legal Estructura Orgnica Objetivo Financiamiento CAPTULO III.- Resultados Generales Comentarios, conclusiones y recomendaciones CAPTULO IV.- Resultados especficos por componente CAPTULO V.- Anexos y Apndices
1.2.5.6.4. FASE IV: Comunicacin de Resultados.-
Objetivos:
Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo hacia en las otras auditoras, sino que tambin contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte
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correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida, el precio de incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la entidad auditada.
Actividades:
En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:
1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. 2. Comunicacin de resultados; si bien se cumple durante el proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin, debe ser discutido en una conferencia final con los responsables de la gestin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legitima defensa.
Productos.
Informe de auditora Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora
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CUADRO N 24
FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS
FASE IV.- COMUNICACIN DE RESULTADOS

4
PASO Y DESCRIPCIN 1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe. 2. Subdirector informe. revisa el borrador del
3. Director revisa informe y autoriza realizacin de conferencia final 4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe. 5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados 6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentacin de funcionarios y terceros relacionados. 7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final. 8. Supervisor revisa el informe. 9. Director de Auditora previa revisin suscribe el informe.
5
10. Director de Auditora remite el informe a la entidad auditada.
En la fase de comunicacin de resultados se elabora el informe el mismo que contar con el formato detallado en el CUADRO N 23
MODELO DE PAPEL DE TRABAJO N5.
- 55 -
La lectura y entrega del Informe tambin se detallar en un acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora la cual servir de constancia que el Informe fue entregado a la entidad auditada.
1.2.5.6.5.
FASE V: Seguimiento.-
Objetivos:
Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora, debern realizar el seguimiento correspondiente.
Actividades:
Los auditores efectuarn el seguimiento en la entidad, con el siguiente propsito:
1. Para comprobar hasta qu punto la administracin fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), en el conclusiones informe y y las el
recomendaciones
presentadas
efecta
seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora. 2. De acuerdo al grado de deterioro de las 5 E y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditora, debe realizar una recomprobacin luego de transcurridos entre uno y dos aos de haberse concluido la auditora.
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3. Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio econmico causado y, comprobacin de su resarcimiento, reparacin o recuperacin de los activos.
Productos:
Documentacin
que
evidencie
el
cumplimiento
de
las
recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas. Comunicacin de la determinacin de responsabilidades. Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento.
CUADRO N 25 FASE V.- SEGUIMIENTO
FASE V: SEGUIMIENTO PASO Y DESCRIPCIN 1. Director de Auditora solicita a auditores internos y/o dispone a auditores externos realicen seguimiento auditora. 2. Auditor designado recaba de la administracin, la opinin sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones, de inmediato a la entrega del informe de auditora. 3. Auditor designado y funcionarios de la entidad establecen un cronograma de aplicacin de recomendaciones y correctivos. 4. Auditor designado recepta de la entidad auditada la documentacin que evidencie las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones y, evala sus resultados, dejando constancia en papeles de trabajo. 5. Auditor designado prepara informe del seguimiento y entrega al Director de Auditora
Papeles de Trabajo Archivo
6. Auditor designado prepara informe del seguimiento y entrega al Director de Auditora.
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La fase de seguimiento podra aplicar los modelos de papel de trabajo anteriores, pues se podr volver a aplicar un cuestionario de control interno, etc.; todos estos documentos se realizarn con posterioridad a la emisin del informe de auditora para as determinar si la entidad a acatado las recomendaciones que el auditor le brindo en el informe.
As
se
constatar
que
se
est
realizando
el
seguimiento
correspondiente.
- 58 -
1.3.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS DE TALENTO HUMANO
Anteriormente al capital humano que form parte de las entidades se lo denomin recurso humano pero se aclara que los recursos materiales hacen las cosas posibles; pero las personas las convierten en realidad; mediante sus conocimientos, experiencias, motivaciones, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.; convirtindose as en Talento Humano.
1.3.1. TALENTO HUMANO
Personas que ingresan, permanecen y participan en la organizacin, en cualquier nivel jerrquico o tarea. Las personas aportan a la organizacin sus habilidades, conocimientos, actitudes, comportamientos,
percepciones, etc. Sin importar el cargo que ocupen las personas cumplen diversos roles dentro de la jerarqua de autoridad y responsabilidad existente en la organizacin.16
El talento humano constituye el principal pilar para el crecimiento y xito de las organizaciones, pues son las personas las que dan vida a la entidad mediante el aporte de sus capacidades, habilidades, destrezas, etc.
La Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la ESPE-L tiene como finalidad analizar las condiciones en las que se desenvuelven los servidores pblicos de la Escuela.
16,
CHIAVENATO Idalberto; Administracin de Recursos Humanos, Quinta edicin; pp. 128.
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1.3.2. GESTIN DEL TALENTO HUMANO
La gestin del talento humano es un rea muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones. Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada organizacin, la estructura organizacional adoptada, las caractersticas del contexto ambiental, el negocio de la organizacin, la tecnologa utilizada, los procesos internos y otra infinidad de variables importantes.17
La gestin del talento humano debe permitir que la mayora de los seres humanos accedan a los conocimientos, tiempo atrs solo tenan acceso la gente de buena posicin econmica, esto ha cambiado por los adelantos tecnolgicos y ha permitido que todos nos involucremos en un mundo competitivo.
La gestin del talento humano es una funcin administrativa dedicada a la adquisicin, entrenamiento, desarrollo, evaluacin y remuneracin de los empleados. Involucra actividades como reclutamiento, entrevistas,
seleccin, capacitaciones y entrenamiento.
1.3.2.1.
Objetivos de la Gestin del Talento Humano
Los objetivos de la gestin de personas son:
1. Ayudar a la organizacin a alcanzar sus objetivos y realizar su misin. 2. Proporcionar competitividad la organizacin.
17
CHIAVENATO Idalberto; Gestin del Talento Humano; ao 2003; pp. 6.
- 60 -
3. Suministrar a la organizacin empleados bien entrenados y motivados. 4. Permitir el aumento de la autorrealizacin y la satisfaccin de los empleados en el trabajo. 5. Desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo. 6. Administrar el cambio 7. Establecer polticas ticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables.
1.3.2.2.
Procesos de la Gestin del Talento Humano18
La gestin del talento humano se relaciona con las cuatro funciones administrativas: planear, organizar, dirigir y controlar; pues se refiere a las polticas y prcticas necesarias para administrar el trabajo de las personas, a saber:
1. Anlisis y descripcin de cargos. 2. Diseo de cargos 3. Reclutamiento y seleccin de personal 4. Contratacin de candidatos seleccionados 5. Orientacin e integracin de nuevos funcionarios 6. Administracin de cargos y salarios 7. Incentivos salariales y beneficios sociales 8. Evaluacin del desempeo de los empleados
18
CHIAVENATO Idalberto; Gestin del Talento Humano, ao 2003; pp. 13
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9. Comunicacin con los empleados 10. Capacitacin y desarrollo de personal 11. Desarrollo organizacional 12. Higiene, seguridad y calidad de vida en el trabajo 13. Relaciones con empleados y relaciones sindicales.
Estas polticas y prcticas pueden resumirse en seis procesos bsicos que se detallan en el siguiente cuadro:
CUADRO N 26
LOS SEIS PROCESOS DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Gestin del Talento Humano
Admisin de Personas
Aplicacin de Personas
Compensacin de Personas
Desarrollo de Personas
Mantenimiento de Personas
Monitoreo de Personas
Reclutamiento Seleccin
Diseo de Cargos Evaluacin del Desempeo
Remuneracin Beneficios y servicios
Entrenamiento Programas de cambio Comunicacin
Disciplina Higiene, seguridad y calidad de vida Relaciones con los sindicatos
Bases de datos Sistemas de informacin gerencial
Fuente: Gestin del Talento Humano, Idalberto Chiavenato Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
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1.3.2.2.1.
Admisin de Personas:
Los procesos de admisin de personas constituyen las rutas de acceso de stas a la organizacin; representan la puerta de entrada, abierta slo a los candidatos capaces de adaptar sus caractersticas personales a las caractersticas predominantes en la organizacin.19
Dentro del proceso de admisin de personas se analizar:
RECLUTAMIENTO: es el proceso de generar un conjunto de candidatos para un cargo especfico. Debe anunciar la disponibilidad del cargo en el mercado y atraer candidatos calificados para disputarlo. El mercado en que la organizacin trata de buscar los candidatos puede ser interno, externo o una combinacin de ambos.20
SELECCIN: La seleccin de personas funciona como un filtro que permite que slo algunas personas puedan ingresar en la
organizacin. En trminos ms amplios, la seleccin busca los candidatos ms adecuados para los cargos de la organizacin, con el fin de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeo del personal, as como la eficacia de la organizacin.21
La ESPE-L selecciona personal de acuerdo a lo dispuesto en la LOSCCA y en el Reglamento del sistema de administracin de servidores pblicos. Se analizar si los procesos de seleccin de personal se convocan en primera instancia mediante concursos cerrados para brindar a los servidores de la Escuela la oportunidad de acceder a las vacantes.
CHIAVENATO Idalberto; Gestin del Talento Humano; ao 2003; pp. 82 Luis R. Gomes-Meja, David B. Balkin y Robert L. Candy. Managing Human Resoerces,, 1995, p. 193 21 CHIAVENATO Idalberto; Gestin del Talento Humano; ao 2003; pp. 111
19 20
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1.3.2.2.2.
Aplicacin de Personas:
Procesos utilizados para disear las actividades que las personas realizarn en la empresa, y orientar y acompaar su desempeo. Incluye procesos como:
DISEO DE CARGOS: Es la especificacin del contenido, de los mtodos de trabajo y de las relaciones con los dems cargos para satisfacer los requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales. En el fondo, el diseo de los cargos representa el modo como los administradores proyectan los cargos individuales y los combinan en la organizacin; adems se determina el grado de responsabilidad del ocupante.
EVALUACIN DEL DESEMPEO: Es una apreciacin sistemtica del desempeo de cada persona, en funcin de las actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial desarrollo; es un proceso que sirve para estimar el valor y excelencia de una persona y su contribucin a la organizacin.
Mediante la auditora de gestin se analizar el porcentaje de servidores pblicos que logran calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo, cumpliendo ms all de las metas y objetivos planificados; denotando as su comprometimiento e identidad con la Escuela.
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1.3.2.2.3.
Compensacin de las Personas:
Procesos utilizados para incentivar a las personas y satisfacer sus necesidades individuales ms sentidas. Dentro de estos procesos se encuentran:
REMUNERACIN: Es el paquete de recompensas cuantificables que un empleado recibe por su trabajo. Incluye tres componentes: remuneracin bsica, incentivos salariales y remuneracin indirecta y beneficios.22
El siguiente cuadro detalla que rubros constituyen cada componente:
CUADRO N 27
REMUNERACIN TOTAL
Remuneracin Total
Remuneracin Bsica
Incentivos Salariales
Beneficios
Salario Mensual o Salario por hora
Bonos Participacin de resultados, etc.
Seguro de vida Seguro de salud Restaurante o comedor subsidiado
Fuente: Gestin del Talento Humano, Idalberto Chiavenato Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
22
L.R. Gmez-Meja, D. B. Balkin y R. L. Cardy. Managing Human Resources, p- 356.
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BENEFICIOS Y SERVICIOS: Son regalas y ventajas que las organizaciones conceden a la totalidad o parte de los empleados como pagos adicionales de los salarios. Los beneficios y servicios sociales incluyen variedad de comodidades y ventajas ofrecidas por la organizacin, como asistencia mdica, seguro de vida, pago de tiempo no laborado, jubilacin, etc.
Los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga gozan de los siguientes servicios:
Centro mdico Sauna, turco, hidromasaje, gimnasio. Transporte (Ambato) Alimentacin
La Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la ESPE-L determinar el grado de satisfaccin de los servidores pblicos con los servicios proporcionados por la Escuela.
1.3.2.2.4.
Desarrollo de Personas:
Procesos empleados para capacitar e incrementar el desarrollo profesional y personal. Incluyen:
ENTRENAMIENTO: Es una manera eficaz de agregar valor a las personas, a la organizacin y a los clientes. Mediante el
entrenamiento las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades para alcanzar objetivos definidos.
- 66 -
PROGRAMAS DE CAMBIO: El cambio es un aspecto esencial de la creatividad y la innovacin en las organizaciones.
Cambio significa pasar de un estado a otro diferente. El cambio implica transformacin, interrupcin, perturbacin y ruptura. Sin el cambio las organizaciones no pueden ser competitivas.
COMUNICACIN: Toda organizacin se debe construir sobre una slida base de informacin y comunicacin y no solo sobre una base de jerarqua de autoridad.
En lo referente al desarrollo de personas mediante el presente proyecto de grado se analizar las capacitaciones que reciben los servidores pblicos de la ESPE-L; se verificar que las capacitaciones impartidas sean especficas al cargo de cada servidor. Adems se investigar que porcentaje de servidores pblicos ha optado por desarrollar un plan de carrera administrativa.
1.3.2.2.5.
Mantenimiento de Personas:
Procesos utilizados para crear condiciones ambientales y psicolgicas satisfactorias para las actividades de las personas. Incluyen:
DISCIPLINA: Se refiere a cmo se comportan las personas frente a las reglas y procedimientos de comportamiento aceptables para la organizacin; sin la necesidad de monitoreo externo.
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HIGIENE, SEGURIDAD Y CALIDAD DE VIDA:
HIGIENE LABORAL: Est relacionada con las condiciones ambientales de trabajo que garanticen la salud fsica y mental de todos los trabajadores.
SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Es el conjunto de medidas tcnicas, educativas, mdicas y psicolgicas utilizadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, instruyendo o convenciendo a las personas sobre la necesidad de implantar prcticas preventivas.23
CALIDAD DE VIDA LABORAL: Se refiere a la preocupacin por el bienestar general y la salud de los trabajadores en el desempeo de sus tareas; incluye aspectos fsicos,
ambientales y psicolgicos.
RELACIONES CON LOS SINDICATOS: Los gerentes supervisan a los subordinados y estos a su vez requieren atencin y
acompaamiento, pues enfrentan diversas contingencias internas y externas; varias de ellas sern resueltas sin ayuda, pero algunas requerirn el apoyo de sus superiores para llegar a soluciones adecuadas.
En el examen de auditora que se ejecutar al Departamento de Personal se analizar si la institucin cuenta con un plan de seguridad y salud ocupacional; se determinar el grado de satisfaccin del clima laboral en el que se desenvuelven los servidores de la ESPE-L.
23
CHIAVENATO, Idalberto; Recursos Humanos, edicin Compacta, 1998, p. 362.
- 68 -
1.3.2.2.6.
Monitoreo de Personas:
Procesos empleados para acompaar, orientar y controlar las actividades de las personas y verificar resultados. Incluye:
BANCO DE DATOS: Es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente codificados y disponibles para procesamiento y obtencin de informacin. Es un conjunto de archivos relacionados de manera lgica y organizada para mejorar el acceso a los datos y eliminar repeticiones.
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL: Es un procedimiento sistemtico para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organizacin con relacin a su talento humano y a sus respectivas actividades.
En lo referente al monitoreo de personas en la auditora se examinar algunos reportes del reloj biomtrico que permitan conocer si los servidores pblicos cumplen con su hora de ingreso y egreso de la Escuela, y si efectan las marcaciones establecidas.
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II. CAPTULO ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA

2.1. INTRODUCCIN
La Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga en la actualidad esta considerada como uno de los centros educativos a nivel superior ms importantes de la zona Centro y de todo el pas. La ESPE tiene la ardua tarea de formar profesionales en los diferentes campos, que aporten al desarrollo de sus localidades y del pas. Para ello la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga debe contar con el personal idneo en todas las reas; el mismo que debe acatar las polticas, objetivos y estrategias de la Escuela.
Al ser el talento humano un pilar fundamental
para el desarrollo de la
Escuela Politcnica del Ejrcito; es importante revisar su desempeo. Por esto se ha optado por la ejecucin de una Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga.
Mediante el conocimiento previo del plan estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito se determinar el grado de cumplimiento que el Departamento de Personal a dado al mismo.
Con el detalle de los procesos y actividades que ejecuta el Departamento de Personal se podr analizar sus logros y falencias, de esta manera la Auditora de Gestin se podr efectuar de manera ptima, obteniendo los mejores resultados.
- 70 -
2.2.
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA
2.2.1. RESEA HISTRICA24
Las instalaciones de la Escuela Politcnica del Ejrcito Extensin Latacunga, tienen un historial importante en el que hacer de la ciudad y el pas. Conocida como la Fbrica de Plvora, Casa de Artes y Oficios, CEMAI, ITSE y hoy simplemente la ESPE-L. Sus paredes han sido testigos de varias gestas patriticas de la Independencia, donde la plvora de Latacunga, sirvi para librar varios enfrentamientos armados. La casona data del siglo XVI con la Fbrica de Plvora que incluso export a Chile, Paraguay, Venezuela, Santa Fe de Bogot y Panam.
Hogar de Ciencia y Arte Llegado el ao de 1889, se procede a la demolicin total de la vieja fbrica levantndose as la Casa de Artes y Oficios con 4 talleres: mecnica, zapatera, carpintera y sastrera. De 1915 a 1925 la comparten con la escuela de los Hermanos Cristianos, hoy Escuela La Salle, en 1927 funciona el Colegio Vicente Len; de 1950 a a1956 el Colegio Simn Rodrguez lo ocupa y de 1960 a 1963 el Colegio Bilinge, actualmente la Escuela Politcnica del Ejrcito Extensin Latacunga.
Hogar Militar La relacin entre civiles y militares en Latacunga, se ha desenvuelto en sana armona desde los inicios de la Repblica, y sobra ver el aporte que hoy brindan al pas con las diferentes instituciones educativas al servicio de la ciudadana. La fbrica de plvora, en su mayora se convirti en
24
http://webltga.espe.edu.ec/site/index.php?option=com_content&view=article&id=70&Itemid=116
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hogar militar, as vemos como desde 1913 se establece el batalln constitucin, de 1930 a 1933 la Escuela Aeronutica y simultneamente el batalln de ingenieros. De 1962 a 1984 se crea el CEMAI, Centro de Aprendizaje Industrial en donde capacitan al personal en ramas tcnicas: mecnica automotriz, diesel, oficios metalrgicos, mecnica industrial y electricidad. El alto grado de perfeccin desarrollado permite que adicionalmente se ofrezca servicios a la industria del pas. Se destaca los ttulos de "Operario Calificado" conferidos a los estudiantes militares al trmino de los 12 meses de estudios.
Para llegar a lo que hoy es la ESPE-L se tuvo que cumplir con ciertos requisitos acadmicos que satisfagan las metas y se crea en 1984 a 1987 el Instituto Tecnolgico Superior de las Fuerzas Armadas (ITSFA), formando a tecnlogos militares y civiles por primera vez en 4 profesiones: Mecnica Automotriz, Control Automtico, Telecomunicaciones y
Electromecnica. Bajo la tutela total de la Fuerza Terrestre se crea el Instituto Tecnolgico Superior del Ejrcito (I.T.S.E), manteniendo las 4 tecnologas e implementando un rea de sistemas para obtener el ttulo de Tecnlogo Analista de Sistemas.
En la actualidad, la ESPE Extensin Latacunga, es un establecimiento de Educacin Superior, lder en la zona central del pas, ofrece a la juventud carreras profesionales de excelente futuro laboral y econmico,
respaldadas por docentes de gran experiencia y por la Fuerza Terrestre del Ecuador.
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2.2.2. PLAN ESTRATGICO 2008-201225
2.2.2.1.
Principios Filosficos
La Escuela Politcnica del Ejrcito, guiar y desarrollar sus sistemas y procesos por los siguientes principios:
a) La institucin se debe fundamentalmente a la nacin ecuatoriana; a ella orienta todo su esfuerzo, contribuyendo a la solucin de sus problemas, mediante la formacin profesional y tcnica, la investigacin, y el estudio y planteamiento de soluciones para los problemas del pas; b) Es una institucin abierta a todas las corrientes del pensamiento universal, sin proselitismo poltico, ni religioso; c) La bsqueda permanente de la excelencia a travs de la prctica de la cultura de la calidad en todos sus actos; d) La formacin consciente, participativa y crtica con libertad acadmica y rigor cientfico, que comprenda y respete los derechos fundamentales del ser humano y de la comunidad; e) El cultivo de valores morales, ticos y cvicos, respetando los derechos humanos con profunda conciencia ciudadana; coadyuva a la bsqueda de la verdad y forma hombres y mujeres de honor, libres y disciplinados; f) El mantenimiento de las bases histricas de la identidad nacional, para incrementar el orgullo de lo que somos, y as proyectarnos hacia el futuro; g) La conservacin, defensa y cuidado del medio ambiente y el racional aprovechamiento de los recursos naturales; y, h) La prctica de los valores tradicionales de orden, disciplina, lealtad, justicia, gratitud y respeto, en el contexto de la responsabilidad, la honestidad a toda prueba, el autocontrol, la creatividad, el espritu
25
ESPE Unidad de Desarrollo Institucional, Estudio de Campo.
- 73 -
democrtico, la solidaridad y la solucin de los problemas mediante el dilogo y la razn.
2.2.2.2.
Valores Institucionales
La conducta de todos y cada uno de los miembros de la comunidad politcnica, se mantendr siempre bajo la prctica de los valores institucionales que se describen a continuacin:
Honestidad a toda prueba. Responsabilidad Reconocimiento a la creatividad y perseverancia. Liderazgo y emprendimiento. Pensamiento crtico. Lealtad. Respeto a las personas. Igualdad de oportunidades. Orden y disciplina conscientes. Trabajo en equipo. Identidad institucional. Bsqueda permanente de la calidad Prctica de la justicia y solidaridad. Responsabilidad social. Cultivo del civismo
2.2.2.3.
Misin
Formar profesionales e investigadores de excelencia, creativos, humanistas, con capacidad de liderazgo, pensamiento crtico y alta conciencia ciudadana; generar, aplicar y difundir el conocimiento y,
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proporcionar e implantar alternativas de solucin a los problemas de la colectividad, para promover el desarrollo integral del Ecuador.
2.2.2.4.
Visin ESPE 2012
Lder en la gestin del conocimiento y de la tecnologa en el Sistema Nacional de Educacin Superior, con reconocimiento en Amrica Latina y referente de prctica de valores ticos, cvicos y de servicio a la sociedad.
2.2.2.5.
Poltica General
Orientar el esfuerzo institucional en forma sinrgica y participativa, hacia la modernizacin integral, que permita alcanzar la excelencia acadmica y organizacional.
2.2.2.6.
Poltica de Calidad
En la Escuela Politcnica del Ejrcito, nuestros estudiantes y usuarios son las personas ms importantes a las que tenemos que servir y satisfacer, cumpliendo con lo que ofrecemos en los plazos establecidos y mejorando permanentemente todos los procesos acadmicos y administrativos.
La exigencia acadmica, el bienestar y la seguridad de todos quienes formamos la comunidad ESPE y el respeto al medio ambiente son nuestras prioridades, para dentro de un marco de principios y valores, desarrollar una Cultura de Calidad Institucional.
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2.2.2.7.
Estrategia General
Innovar y mejorar continuamente los procesos institucionales, trabajando proactivamente y en equipo.
2.2.2.8.
Sistema ESPE
El diagrama que se muestra a continuacin, representa a la ESPE vista como un sistema y permite identificar las reas de gestin estratgica.
GRFICO N 1 SISTEMA ESPE
Fuente: Plan Estratgico ESPE 2008-2012 Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
- 76 -
2.2.2.9.
reas de Gestin Estratgica
Siendo la ESPE una Politcnica que de conformidad con los preceptos establecidos en la Constitucin Poltica de la Repblica, la Ley de Educacin Superior y su Reglamento, y el Estatuto vigente, est constituida por los sistemas de Docencia, Investigacin y Vinculacin con la Colectividad, que se integran en un Sistema Universitario, cuyo objetivo debe cumplir con la misin de la Universidad Ecuatoriana y con lo determinado en su Plan Estratgico.
Por consiguiente, se han establecido las siguientes reas de desarrollo del Plan Estratgico Institucional:
1. Gestin institucional 2. Gestin interinstitucional 3. Formacin profesional 4. Postgrado 5. Investigacin 6. Vinculacin con la Colectividad 7. Talento Humano 8. Infraestructura fsica y tecnolgica 9. Finanzas
2.2.2.10.
Polticas
Las polticas que rigen a cada rea de gestin son las siguientes:
- 77 -
CUADRO N 28
POLTICAS PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL POLTICAS Toda la comunidad politcnica desde sus diferentes reas de gestin coadyuvar de manera operativa a
REA DE GESTIN
Gestin Institucional
generar servicios de calidad como parte vital e importante del quehacer acadmico de la ESPE. Se intensificarn las relaciones de la ESPE con
Gestin Interinstitucional
todos los sectores de inters a nivel nacional e internacional y dando prioridad al sector Acadmico. Se orientarn todos los esfuerzos al mejoramiento de la calidad acadmica.
Formacin Profesional
Se mantendr un alto nivel de disciplina y exigencia acadmica en autoridades, docentes y estudiantes. Se mantendr un alto nivel de exigencia y
Postgrado
rigurosidad cientfico - acadmica en todo el Sistema de Postgrado. Se alinear la investigacin con las megatendencias y los problemas globales que afectan o impactan en
Investigacin
Latinoamrica y directamente en el Ecuador, en los campos determinados como prioritarios. Se impulsarn planes, programas y proyectos de
Vinculacin con la Comunidad
servicio a la colectividad que contribuyan a la solucin de sus problemas, con proyeccin a nivel nacional. Se priorizar el desarrollo del talento humano de la Institucin, direccionado a mejorar sus
Talento Humano
competencias, las relaciones humanas y la calidad del servicio al cliente. Se mantendr y desarrollar una infraestructura
Infraestructura Fsica y Tecnolgica
fsica y tecnolgica adecuada dando prioridad al equipamiento que requieren la docencia,
investigacin y la vinculacin con la colectividad. Se alinear el presupuesto al Plan Estratgico Institucional y a los planes operativos y se cumplirn Finanzas oportunamente las obligaciones financieras Todas las unidades operativas y acadmicas se orientarn hacia un autofinanciamiento.
- 78 -
2.2.2.11.
Direccionamiento Estratgico
El Direccionamiento Estratgico que la Escuela Politcnica del Ejrcito ha planteado es el siguiente:
- 79 -
GRFICO N 2
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ESPE
- 80 -
2.2.3. ORGANIGRAMA
El Organigrama es la representacin grfica de una serie de pasos a seguir que describen las operaciones que deben llevarse a cabo para obtener la solucin de un problema determinado. La finalidad de los organigramas es facilitar la comprensin de aquellos problemas que son complejos y muy extensos y, de esta manera, son ms simples de explicar a otras personas.26
2.2.3.1.
Organigrama Estructural
El organigrama estructural representa las dependencias que integran un organismo en sus relaciones jerrquicas. Existen diferentes variedades para este tipo de organigrama, tales como las que presentan las relaciones de comunicacin; tambin hay variaciones de formato en dichas variedades, tales como los organigramas verticales u horizontales.27 En la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga se maneja el Organigrama Estructural que detalla el GRFICO
N 3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
2.2.3.2.
Organigrama Funcional
El organigrama de tipo funcional presenta, como el estructural los rganos y las relaciones jerrquicas que integran una dependencia, pero, adems, proporciona una relacin de las funciones de cada de dichos rganos.28 El Organigrama Funcional que se encuentra en vigencia en la Escuela politcnica del Ejrcito extensin Latacunga se detalla en el GRFICO N 4
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Master Magazine; pg.web: www.mastermagazine.info/termino/6173.php MERCADO, Salvador H; Administracin Aplicada, 2004; Segunda Edicin. pp. 53 28 MERCADO, Salvador H; Administracin Aplicada, 2004; Segunda Edicin. pp. 54
26 27
- 81 -
GRFICO N 3
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
CONSEJO DE SEDE
DIRECCIN Comit de Vinculacin con la Comunidad

Procuradura de Sede Comit de Investigacin y Extensin Subdireccin de Investigacin y Extensin
Comit de Evaluacin Institucional
Comit de Docencia
Subdireccin de Docencia
D e p a r t a m e n t o 1 D e p a r t a m e n t o 2 C A R R E R A C A R R E R A C A R R E R A D e p a r t a m e n t o 3 D e p a r t a m e n t o 4 A B P D e p a r t a m e n t o 5 D e p a r t a m e n t o n
Admisin y Registro Bienestar Estudiantil Educacin Continua Educacin Presencial
C e n t r o 1
C e n t r o 2
C e n t r o m
Gestin de la Investigacin y Extensin Gestin de Posgrados
Marketing Biblioteca Jefatura Administrativa y Financiera Comit de Adq. Menores Finanzas Logstica Servicios Universitarios Tecn. Inform. y Comu.
Fuente: Organizacin ESPE, Estudio de Campo Elaborado por: Geovanna Vasco Amores
Desarrollo Humano
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GRFICO N 4
ORGANIGRAMA FUNCIONAL

CONSEJO DE SEDE Proponer Reformas al Estatutos Reformar la normativa particular de la Sede Aprobar la creacin de nuevas unidades administrativas Creacin de nuevas carreras Establecer polticas econmicas Proponer la proforma presupuestaria anual y gastos Establecer objetivos, polticas y estrategias
Comit de Vinculacin con la Comunidad Definir las polticas para la sede Planificacin y Cumplimiento del PEI a nivel de la Sede
DIRECCIN Gerenciar los Procesos de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin Ser el ordenador del gasto del presupuesto asignado a la Sede
Comit de Evaluacin Institucional Crear y aplicar un sistema de evaluacin a todos los procesos Cumplir con lo establecido en el PEI aplicable a la sede
Procuradura de Sede Apoya en los aspectos legales los diferentes procesos Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Comit de Docencia Definir polticas relacionadas con las actividades de docencia de la sede Cumplir con lo establecido en el PEI aplicable a la Sede
Comit de Investigacin y Extensin Dar apoyo a los procesos de investigacin y extensin de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Subdireccin de Docencia Gestionar los procesos de docencia de la sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin D e p a r t a m e n t o D e p a r t a m e n t o D e p a r t a m e n t o D e p a r t a m e n t o D e p a r t a m e n t o D e p a r t a m e n t o
Subdireccin de Investigacin y Extensin Dar apoyo a los procesos de investigacin y extensin de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Admisin y Registro Ser responsable de los procesos de admisin y registro de los programas de formacin y capacitacin que se ejecutan en la sede Ser la unidad certificadora de toda la informacin legal
C e n t r o
C e n t r o
C e n t r o m
Gestin de la Investigacin y Extensin Coordinar las actividades de los procesos de la cadena de valor de la investigacin y extensin de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Bienestar Estudiantil Gestionar los procesos relacionados con el servicio a los estudiantes de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
C A R R E R A A
Gestin de Posgrados Coordinar las actividades de los programas de cuarto nivel que se desarrollan en la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Educacin Continua Gestionar los procesos de formacin continua de la cadena de valor de docencia de la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin.
C A R R E R A
C A R R E R A
Educacin Presencial Apoyar a los procesos de graduacin, admisin y registro Responsabilizarse de los procesos de admisin y registro de los programas de formacin y capacitacin.
Marketing Estudio de mercado Publicacin y promocin
Biblioteca Actualizacin de biblioteca Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Jefatura Administrativa y Financiera Gerenciar las actividades de los procesos Administrativos de la Sede Ser ordenador del gasto presupuestario administrativo Todas las funciones asignadas por la Ley, el estatuto, los reglamentos, y manuales respectivos como Instituto de Educacin Superior
Comit de Adq. Menores Crear y aplicar un sistema de evaluacin a todos los procesos Cumplir y velar con lo establecido en el PEI aplicable a la Sede
Desarrollo Humano Gerenciar los procesos de administracin del capital humano Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Finanzas Gerenciar los procesos financieros Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Logstica Gerenciar los procesos de apoyo logstico Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
- 83 -
Servicios Universitarios Gerenciar los procesos relacionados con los servicios Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
Tecn. Inform. y Comu. Gerenciar los procesos relacionados con la tecnologa de la informacin y comunicaciones que se desarrollan en la Sede Cumplir con lo establecido en el PEI en su mbito de gestin
2.2.5 F.O.D.A.
CUADRO N 29
DIAGNSTICO F.O.D.A. DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO
FORTALEZAS 1. Prestigio institucional. 2. Solidez financiera. 3. Cobertura a nivel nacional a travs de Sedes y Centros de Apoyo. 4. Infraestructura fsica adecuada. 5. No se practica proselitismo poltico. 6. Buenas relaciones civil militar. 7. Respaldo de la Fuerza Terrestre. 8. Precios de aranceles competitivos 9. Capacidad de desempeo de los estudiantes de la ESPE
OPORTUNIDADES 1. Alta y creciente demanda de educacin de tercero y cuarto nivel. 2. La globalizacin. 3. La participacin del Ecuador en el TLC. 4. Apertura para el ingreso de Ecuador al MERCOSUR. 5. Alta demanda de capacitacin continua y asistencia tcnica. 6. Alta tendencia a la preservacin de la biodiversidad y del medio ambiente. 7. Presencia y posicionamiento de la ESPE en el CONESUP. 8. Demanda del sector productivo de profesionales capaces de manejar nuevas tecnologas. 9. Demanda de profesionales emprendedores. 10. Alta oferta de capacitacin en el exterior. 11. Apertura para la integracin universitaria. 12. Fuerte vinculacin con FF.AA. 13. Tendencia a la modernizacin de las organizaciones pblicas y privadas. 14. Predisposicin de apoyo de entidades gubernamentales. 15. Apertura del sector productivo e industrial a la suscripcin de convenios. 16. Participar activamente el los medios de comunicacin
- 84 -
DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. Dbil capacidad de gestin. Baja velocidad de respuesta al cambio. Baja continuidad de directivos. Sistema de remuneraciones inadecuado. Falta de marketing Institucional. Investigacin cientfica y tecnolgica incipiente. Insuficiente asignacin econmica para investigacin. Falta de hbito de mejoramiento e innovacin. Capacitacin insuficiente y no planificada. Servicio de Biblioteca incompleto e insuficiente. Desperdicio de tiempo y recursos a todo nivel. TICs deficientes e insuficientes. Administracin inadecuada del Recurso Humano. Incipiente vinculacin con la colectividad. Sistema de comunicacin interna y externa deficiente. Sistema de tutoras deficiente, presencial y a distancia. Servicio de atencin al cliente insatisfactorio. Sistema de educacin continua deficiente. Deficiente sistema de financiamiento para estudiantes. Procesos deficientes sin estandarizacin. Infraestructura tecnolgica limitada. Falta de una cultura para la formulacin de proyectos. Sistema de evaluacin institucional deficiente. Oferta acadmica insatisfactoria al mercado potencial. Normatividad desactualizada e incompleta. Sistema de informacin Institucional inadecuado. Dbil identidad institucional. Docentes a tiempo completo insuficientes. Alta desercin de profesores de experiencia. Alta desercin de estudiantes. Prctica insuficiente de valores institucionales. Incipiente nivel de publicaciones. Desarrollo de la masa crtica Falta de seguimiento integral a los egresados de la ESPE Falta de acercamiento con la Empresa y Sector productivo para transferencia educativa
AMENAZAS 1. Corriente de captacin de docentes calificados por parte de la competencia. 2. Dependencia tecnolgica creciente. 3. Oferta creciente de la educacin virtual a nivel internacional. 4. Competencia creciente de universidades e institutos tecnolgicos superiores a nivel nacional e internacional. 5. Disminucin de la capacidad econmica de la sociedad para acceder a la educacin superior. 6. Corrupcin generalizada en el Pas. 7. Disminucin de la oferta de empleo a nivel nacional. 8. Tendencia a reducir las asignaciones econmicas por parte del Estado. 9. Disminucin creciente de alumnos prospecto. 10. Deficiente formacin acadmica del nivel medio. 11. Inestabilidad socio-econmica en el pas. 12. Cambios en la identidad cultural influenciados por las tendencias postmodernistas. 13. Disminucin del tiempo de estudios para ingenieros de 5 a 4 aos.
- 85 -
2.3.
DEPARTAMENTO DE PERSONAL
Segn el Reglamento Orgnico de la Escuela Politcnica del Ejrcito, Ttulo XI, Captulo III; Art. 168, 169; se establece lo siguiente:
La Unidad de Talento Humano planifica, selecciona, evala y capacita al personal e implementa acciones para su desarrollo, para lo cual ejecuta procesos de gestin, de desarrollo y de bienestar del talento humano institucional. Es responsable de:
a) Planificar los recursos humanos b) Elaborar la clasificacin de puestos c) Reclutar y seleccionar personal d) Capacitacin y desarrollo profesional, a excepcin de la capacitacin docente y especializada del personal docente; e) Evaluar el desempeo a excepcin del personal docente; f) Administrar las compensaciones y los beneficios para el personal; g) Cumplir la normatividad institucional y las resoluciones emitidas por los rganos competentes.
Lo establecido en el Reglamento Orgnico de la Escuela Politcnica del Ejrcito concerniente al Departamento de Personal ser analizado en la Auditora de Gestin mediante cuestionarios de control interno, indicadores de gestin, recopilacin y anlisis de informacin que permitirn reportar el grado de cumplimiento del Reglamento por parte del departamento.
El plan estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito, con relacin al rea de Gestin de estudio manifiesta lo siguiente:
- 86 -
2.3.1. POLTICA
Se priorizar el desarrollo del talento humano de la Institucin, direccionado a mejorar sus competencias, las relaciones humanas y la calidad del servicio al cliente.
2.3.1.1.
Objetivo 1:
Implementar el Sistema de Gestin del Talento Humano de la institucin.
2.3.1.1.1. Estrategias:
Estructurar el sistema de gestin y mejorar su soporte informtico. Disear e implantar un sistema de relevo generacional en el
personal docente.
Implementar un plan de seguridad y salud ocupacional Actualizar el sistema de remuneraciones e incentivos, vinculados al
desempeo y logro de metas y resultados

Completar el orgnico del personal de la institucin de acuerdo a los
requerimientos y justificativos respectivos

Actualizar y mejorar el sistema de evaluacin del desempeo del
personal directivo, docente, administrativo y trabajadores sobre la base de resultados.
2.3.1.1.2. Indicadores:
Grado de satisfaccin de los clientes del Sistema de Gestin del
Talento Humano.
- 87 -
Servidores pbli cos satisfecho s con el Sis. de Gestin del T .H . * 100 Total servidores pbli cos
Nmero de accidentes y casos de enfermedad relacionados con el
trabajo
Nmero de servidores que presen tan accidentes o enfermedades * 100 Total servidores pbli cos
2.3.1.2.
Objetivo 2:
Lograr el crecimiento personal y mejorar el desempeo laboral de directivos, docentes, administrativos y trabajadores.
Elaborar y ejecutar programas anuales de capacitacin a nivel de
Vicerrectorados, Gerencia Administrativa Financiera y Sedes, acorde con los requerimientos institucionales.
Capacitar al talento humano de la institucin en gestin de procesos
y, en formulacin y gestin de proyectos.

Implementar programas de capacitacin humanstica y de tecnologa
para
la
comunidad
politcnica,
ajustndose
los
avances
tecnolgicos
Implementar planes y programas de informacin y orientacin
jurdica para la comunidad politcnica

Implantar procedimientos de induccin para directivos, docentes,
administrativos y trabajadores que se incorporan a la Institucin

Mejorar el Sistema de Becas para el personal de directivos,
docentes, administrativos y trabajadores.

- 88 -
Nmero de horas promedio de capacitacin cumplida por persona
(directivos, docentes, administrativos y trabajadores).

Total horas de capacitacin Total servidores pbli cos capacitados
2.3.1.3.
Objetivo 3:
Mejorar el clima organizacional
Implantar programas de desarrollo humano y motivacin para
alcanzar la satisfaccin del personal de la ESPE y la predisposicin voluntaria para el trabajo

Elaborar y ejecutar programas anuales de bienestar para los
miembros de la comunidad politcnica

Realizar eventos orientados a fortalecer los valores institucionales. Implantar un sistema recopilacin y manejo de ideas, sugerencias y
quejas del personal.
Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral Servidores pbli cos satisfechos con el ambiente laboral * 100 Total servidores pbli cos
- 89 -
Los indicadores que menciona el plan estratgico institucional son de gran ayuda para la ejecucin de la Auditora de Gestin al Departamento de Personal, mediante estos se podr analizar si se cumpli lo establecido en el plan y se obtendrn hallazgos de auditora los mismos que servirn para la elaboracin del informe final.
2.3.2. BASE LEGAL
El Departamento de Personal se rige a la siguiente normativa:
2.3.2.1.
Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico (LOSCCA) y su respectivo Reglamento.
El Servicio Civil y la Carrera Administrativa tienen por objetivo propender al desarrollo profesional y personal de los servidores pblicos, en bsqueda de lograr el permanente mejoramiento de la eficiencia, eficacia y productividad del Estado y sus Instituciones, mediante el establecimiento, funcionamiento y desarrollo de un Sistema Tcnico de Administracin de Recursos Humanos.
2.3.2.2.
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE.
Este reglamento regir en la Escuela Politcnica del Ejrcito, para regular las relaciones jurdicas que nacen en virtud de la prestacin de servicios sujetos a la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa
- 90 -
su
Reglamento.
Por
consecuencia, estn sujetos a sus prescripciones todos los
servidores y funcionarios de la ESPE, excepto los que pertenezcan a las Fuerzas Armadas en calidad de miembros profesionales de las mismas; los docentes, tcnico-docentes, investigadores, profesionales y directivos sujetos a la Ley de Educacin Superior; y, los obreros sujetos al Cdigo del Trabajo, conforme a la excepcin prevista en la misma Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, LOSCCA.
2.3.2.3.
Normas de Control Interno para el rea de Recursos Humanos
Se refieren a los mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeo de las funciones encomendadas al personal.
2.3.3. ATRIBUCIONES Y DEBERES:
A fin de que el Departamento de Personal aplique de modo general, homogneo y consistente, las polticas, normas y procedimientos institucionales sobre el Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos, tendrn las siguientes atribuciones y deberes:
Disear, difundir, evaluar y actualizar los procesos y procedimientos para la administracin de los servidores pblicos; Proponer los principios, polticas y normas generales relativas a la administracin de los servidores pblicos, para conocimiento y resolucin de las autoridades correspondientes;
Implementar los procesos del talento humano de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE;
- 91 -
Proporcionar, a travs de su personal, asesoramiento en materia de administracin de los servidores pblicos de manera directa, individualizada y descentralizada;
Elaborar y actualizar los manuales necesarios para la administracin de los servidores pblicos y velar por su cumplimiento; Participar en la difusin de la cultura de calidad para el mejoramiento continuo de los procesos; Proponer y desarrollar planes y programas relacionados con el bienestar de los servidores pblicos de la Institucin; Administrar el Sistema de Informacin de Talento Humano, a fin de ofrecer informacin gil y oportuna de la gestin del mismo a sus clientes internos y externos, para que los Directivos dispongan de los elementos necesarios que sustenten sus decisiones sobre el talento humano a su cargo.
Elaborar planes y programas de capacitacin y actualizacin de conocimientos desempeo. 29 y habilidades relacionadas con las reas de
Mediante el examen de Auditora de Gestin se verificar si el Departamento de Personal cumple con sus atribuciones y deberes; adems se analizar si los servidores pblicos de la ESPE se encuentran satisfechos con la atencin que el Departamento de Personal les brinda.
2.3.4. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL:
El Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos constituye un conjunto de normas, polticas, procedimientos, orientados a captar y desarrollar al Talento Humano de la institucin. As se detallan los procesos de administracin de los servidores pblicos:
29
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Art. 2. pp. 2.
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CUADRO N 30 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES PBLICOS
ADMINISTRACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS
Planificacin de personal
Provisin del personal
Aplicacin de personal
Mantenimiento de personal
Desarrollo de personal
Seguimiento de personal
Fuente: Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Art. 3. pp. 3. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
2.3.4.1.
Planificacin de personal:
Es el proceso que considera las necesidades de personal administrativo presentadas por las unidades y en aplicacin de las normas legales y reglamentarias del servicio civil y carrera administrativa, genera el Plan de Talento Humano Administrativo de la Institucin.
El mencionado plan es presentado a la Unidad de Desarrollo Institucional para su anlisis, revisin y posterior aprobacin por parte del Rector. Es responsabilidad de la UTH elaborar y presentar el informe anual sobre el cumplimiento del plan al Rector.30
Al ejecutar la Auditora de Gestin al Departamento de Personal, se evaluar el grado de cumplimiento del plan de talento humano, mediante la revisin de las actividades realizadas versus las actividades establecidas en el plan; y se determinar la razn por la cual no se llevaron a cabo ciertas actividades.
30
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. II, Art. 4. p. 3
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2.3.4.2.
Provisin de personal:
Abarca los procesos de seleccin de personal, induccin al personal nuevo y desarrollo del plan de carrera administrativa por parte de los servidores pblicos de la Escuela.
El proceso de seleccin de personal involucra la revisin de las caractersticas del puesto laboral en el manual de clasificacin de cargos de la Escuela.
A continuacin se presenta un ejemplo de descripcin de cargo:
CUADRO N 31
DESCRIPCIN DE CARGO
MANUAL DE CLASIFICACIN DE CARGOS
CDIGO: DRH 0.1. VERSIN: 1.0 FECHA DE ELABORACIN: 30/11/05
RECURSOS HUMANOS
CLASIFICACIN POR REA DE GESTIN FECHA DE LTIMA REVISIN: PGINA: 118
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO MANUAL DE CLASIFICACIN DE CARGOS DESCRIPCIN DEL CARGO CDIGO: 2.2.20
REA DE GESTIN: Administracin General NOMBRE DEL CARGO: Analista de Personal MISIN: Programar, organizar y ejecutar actividades de carcter administrativo para el diseo, implantacin y evaluacin de planes y programas de administracin y gestin de personal, orientados a elevar las competencias, motivacin y productividad del personal de la ESPE, en funcin de la aplicacin de los diferentes subsistemas de la Administracin de los Recursos Humanos. ACTIVIDADES ESENCIALES: Programar, organizar y ejecutar estudios especializados en materia de administracin
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de los recursos humanos institucionales, a fin de sistematizar los procesos, procedimientos, metodologa y herramientas de los Recursos Humanos, en concordancia con los objetivos de la Institucin, los planes operativos y los proyectos de mejoramiento institucional. Ejecutar actividades para el diseo, actualizacin o aplicacin de estudios de Clasificacin y Valoracin de Cargos, programas de Evaluacin del Desempeo, sistemas de Remuneraciones; procesos de Reclutamiento y Seleccin de Personal, Capacitacin y desarrollo del recurso humano, seguridad industrial, administracin del rgimen disciplinario y de control de los recursos humanos de la ESPE, a fin de cumplir con los procesos de mejoramiento de la administracin, en concordancia con los planes estratgicos de desarrollo institucional y mejoramiento de la calidad. Administrar los procesos de gestin de recursos humanos, concernientes a la concesin de beneficios econmicos, asuntos disciplinarios, elaboracin de partes de novedades de personal, mantener la base de datos del personal institucional y preparar estadsticas especializadas de diferente naturaleza y alcance; a fin de mantener actualizados los registros del personal, imponer sanciones e informar sobre la movilidad y otros aspectos especializados del recurso humano.
INSTRUCCIN FORMAL: Ttulo de Licenciado en Ciencias Administrativas, Recursos Humanos o Psicologa Organizacional. COMPETENCIAS TCNICAS: Dos aos de experiencia en el ejercicio de actividades especializadas de la Administracin de los Recursos Humanos Amplios conocimientos de la Ley de Educacin Superior, Cdigo de Trabajo, Ley Orgnica del Servicio Civil y Carrera Administrativa, reglamentos y resoluciones internas de la institucin. Recursos Humanos: conocimiento de las componentes sistmicos, de las polticas y prcticas de la Administracin de los Recursos Humanos, Seguridad Industrial y normatividad existente que dirigen los procesos y procedimientos de gestin de personal institucional.
COMPETENCIAS DE GESTIN: Generacin de ideas: habilidad para generar, establecer e implantar ideas o alternativas variadas y creativas para solucionar problemas especficos y elevar la productividad, en el ejercicio de sus actividades de gestin y control administrativo. Orientacin de servicio: habilidad para conseguir ayuda y cooperacin de las personas hacia la satisfaccin de demandas de los clientes internos y externos de la institucin
OTRAS COMPETENCIAS: Trabajo en Equipo Desarrollo interrelaciones
Fuente: Manual de clasificacin y descripcin de cargos de la ESPE Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
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2.3.4.2.1. Seleccin de Personal:
Es el proceso que se realiza para el personal de carrera y que permite captar, escoger e integrar personas que cumplan con el perfil de competencias que exige una plaza vacante, el mismo que se realiza a travs de los concursos de merecimientos y oposicin.31
Entindase por concurso el procedimiento tcnico que permite evaluar los mritos, efectuar el anlisis y calificacin de los documentos presentados por los concursantes que permitan determinar la conformidad con los requisitos y competencias establecidos para el puesto.
CLASES DE CONCURSOS: Los concursos de mritos y oposicin son de dos clases:
Cerrado: Se ejecuta mediante una circular al personal de la ESPE,
llamando a participar en el concurso; y,

Abierto: Se ejecuta mediante una convocatoria pblica a los
ciudadanos, que cumplan con los requisitos establecidos en las bases del concurso llamando a participar en el proceso que permita llenar una vacante.32
El concurso cerrado se publica en la pgina web de la ESPE www.espe.edu.ec, de manera obligatoria para cumplir con lo dispuesto en la Ley de Transparencia; a continuacin se presenta un ejemplo:
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica Del Ejrcito, ESPE. Cap. III, Art. 6. p. 4 32 Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica Del Ejrcito, ESPE. Cap. III, Art. 5. p. 4
31
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CUADRO N 32 PUBLICACIN DE CONCURSO INTERNO
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El concurso abierto se publica en uno de los diarios de mayor circulacin a nivel nacional; a continuacin se presenta un ejemplo:
CUADRO N 33 PUBLICACIN DE CONCURSO EXTERNO
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La Unidad de Talento Humano tendr a su cargo el proceso de seleccin basada en la LOSCCA.
Mediante la Auditora de Gestin se determinar si el proceso de seleccin de personal se rige a lo establecido en el Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito y la LOSCCA, es decir si existen concursos de mritos y oposicin transparentes que determinen a los candidatos idneos para ocupar los puestos vacantes.
2.3.4.2.2.
Ingreso de Personal
Para ingresar a la Escuela Politcnica del Ejrcito mediante concurso abierto, los aspirantes adems de cumplir con los requisitos establecidos en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las
Remuneraciones del Sector Pblico y su Reglamento, deben reunir los siguientes requisitos:
CUADRO N 34 REQUISITOS PARA EL INGRESO A LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO
REQUISITOS PARA EL INGRESO A LA ESPE No haber recibido indemnizacin por supresin de puestos o compensacin por compra de renuncia. No haber sido destituido de otra entidad del sector pblico por lo menos dos aos antes, contados desde la fecha del concurso, a excepcin de quienes hubieren sido destituidos por delitos de cohecho, peculado, concusin, prevaricato, soborno, enriquecimiento, quienes estarn definitivamente impedidos de ingresar a la Institucin; Presentar original y copia certificada de los siguientes documentos: cdula de ciudadana, certificado de votacin actualizado, registro de antecedentes
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penales, certificado mdico emitido por el Dispensario Mdico de la Institucin y tipo de sangre; Contar con la Declaracin Juramentada debidamente notarizada de no hallarse incurso en los casos de nepotismo; Entregar el Certificado de la SENRES, de no encontrarse impedido para desempear puesto pblico, sea a nombramiento o a contrato; Presentar una Declaracin Patrimonial Juramentada debidamente notarizada y autorizacin del levantamiento del sigilo de sus cuentas bancarias, de conformidad con la Constitucin Poltica de la Repblica y la Ley.
Fuente: Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. III, Art. 10. p. 5 Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
Una
vez
concluido
el
concurso
verificada
la
respectiva
documentacin, el Director de Talento Humano solicitar al Rector de la ESPE, el ingreso del aspirante ganador del concurso, para cuyo fin anexar los informes y dems documentacin que respalden el proceso de seleccin. La persona seleccionada estar sujeta a un perodo de prueba de seis meses; para dicho fin, se le expedir un nombramiento provisional sin perjuicio de la accin de personal correspondiente.
A la terminacin del perodo de prueba contemplado en el nombramiento provisional, siempre y cuando el servidor hubiere obtenido una evaluacin del desempeo mnima de muy buena, haya cumplido con todos los requisitos y presentado toda la documentacin exigida por la LOSCCA y su Reglamento y el Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la ESPE, el Rector expedir un nombramiento regular; caso contrario cesar en sus funciones.
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2.3.4.2.3. Induccin del personal
La Unidad de Talento Humano ejecutar un programa de induccin dirigido al personal de reciente ingreso, con la finalidad de que conozca la misin institucional, sus objetivos, estructura orgnica, procesos, responsabilidades, normas, reglamentos y dems
informacin que as corresponda, adems, estar a su cargo la coordinacin del proceso inductivo del Sistema de Gestin de la Calidad.33
El programa de induccin consiste en dar a conocer al personal nuevo aspectos de vital importancia sobre la Escuela, indispensables para su buen desenvolvimiento, algunos aspectos son:
Principios Valores Misin Visin Autoridades de la institucin Poltica general Poltica de calidad Cdigo de tica Horarios de la jornada laboral Normas de comportamiento laboral
33
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. III, Art. 15. p. 6
- 101 -
Proceso para obtener permiso, justificar faltas, aviso de enfermedad, etc.
La Auditora de Gestin en este proceso analizar si el personal nuevo presenta todos los documentos para el registro y si el mismo se encuentra en regla, as como tambin si el personal nuevo recibi induccin por parte del Departamento de Personal.
2.3.4.3.
Aplicacin de personal
Comprende el cumplimiento a la normativa, leyes y reglamentos impuestos por la Escuela Politcnica del Ejrcito para el normal desenvolvimiento de los servidores pblicos.
El Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la ESPE establece las siguientes sanciones en caso de
incumplimiento de las disposiciones:
2.3.4.3.1. Sanciones:
Los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE que infrinjan las normas contenidas en las leyes, en este Reglamento, en resoluciones y dems disposiciones internas, estarn sujetos a las siguientes sanciones:
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CUADRO N 35 SANCIONES DISCIPLINARIAS SERVIDORES PBLICOS ESPE
SANCIONES DISCIPLINARIAS SERVIDORES PBLICOS
Amonestacin verbal
Amonestacin escrita
Sancin pecuniaria
Suspensin temporal
Destitucin
Fuente: Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Ttulo IV. Cap. I. Seccin II. Art. 57. p. 16. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
AMONESTACIN VERBAL: La amonestacin verbal se aplicar por faltas leves, segn lo determinado en este Reglamento. Se consideran faltas leves a las siguientes:
a. No registrar el ingreso o salida de las jornadas diarias; b. Causar retraso o abusos en el servicio de transporte proporcionado por la Institucin; c. Ser reincidente en atrasos, por ms de tres ocasiones en el mismo mes calendario; d. Retardar injustificadamente el despacho de asuntos del servicio, e. Ejercer actividades ajenas a sus funciones durante la jornada de trabajo;
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f. Abandonar injustificadamente el trabajo o suspender sus labores sin la debida autorizacin; g. Faltar injustificadamente a una jornada de trabajo; y, h. Alterar el uniforme entregado por la Institucin.
AMONESTACIN ESCRITA: La amonestacin escrita se impondr cuando el servidor haya merecido durante un mismo mes calendario dos o ms amonestaciones verbales y en los dems casos, se impondr de acuerdo a la gravedad de la falta y de conformidad con este Reglamento. Se consideran faltas graves, a ms de las contempladas en la LOSCCA y su Reglamento, las siguientes:
a. No guardar la consideracin y cortesa debidas en sus relaciones con el pblico, con sus jefes inmediatos y personal directivo de la ESPE, motivadas por ejercicio de su cargo; b. Realizar actividades polticas o comerciales en uso de sus funciones y aprovechndose de ellas por cualquier medio; c. Realizar reclamos infundados o mal intencionados; d. Faltar injustificadamente a su trabajo por dos das consecutivos, dentro de un mismo mes calendario; e. Anteponer a los asuntos Institucionales, los personales a favor de s mismo, de su cnyuge, parientes hasta el cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad; f. Propagar rumores o crticas infundadas con el afn de causar dao o desprestigio a la Institucin, sus superiores o compaeros; y, g. Proponer o ejecutar actos inmorales en el ejercicio de sus funciones, siempre que aqullos no constituyan delito.
SANCIN PECUNIARIA ADMINISTRATIVA: La sancin pecuniaria no podr exceder del diez por ciento de la remuneracin mensual unificada del servidor sancionado, previa peticin escrita y motivada del Jefe inmediato,
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con indicacin del hecho violentado o acto inobservado por el servidor y la valoracin de las pruebas de descargo, que el servidor objeto de la sancin hubiere presentado en el trmino no mayor de un da contado a partir de la notificacin de los cargos o imputaciones que la motivaran.
SUSPENSIN TEMPORAL: La suspensin temporal del servidor pblico en el ejercicio de sus funciones, sin goce de remuneracin, no podr exceder de 30 das y ser impuesta nicamente por la autoridad nominadora previo el sumario administrativo actuando conforme a lo previsto en la LOSCCA y su Reglamento.
DESTITUCIN: La destitucin del servidor pblico, constituye la mxima sancin administrativa dentro del Sector Pblico; ser impuesta
nicamente por la autoridad nominadora con posterioridad al sumario administrativo respectivo y fundamentalmente por las causales sealadas en el Artculo 49 de la LOSCCA y el ordenamiento jurdico vigente. 34
2.3.4.3.2. Responsables de la sancin:
Las amonestaciones verbales, escritas, pecuniarias administrativas, sern impuestas, en la Matriz por el Director de Talento Humano; y, en las Sedes por el funcionario encargado de la administracin de personal de conformidad con el Reglamento de Sedes.35
La Auditora de Gestin detectar que porcentaje de los servidores pblicos incumple las disposiciones de la Escuela, mediante la indagacin del nmero de sanciones existentes en el periodo auditado; as como tambin un anlisis del uso del reloj biomtrico como medida de control interno y el
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Ttulo IV, Art. 57-62 pp.16-17 35 Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Ttulo IV, Art. 63 pp.17
34
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cumplimiento de los servidores en cuanto a su hora de ingreso, hora de salida, y marcaciones diarias en el reloj.
2.3.4.4.
Mantenimiento de Personal
Es el proceso mediante el cual se busca conservar y dar permanencia a los servidores pblicos que colaboran con la Escuela.
El reconocimiento al buen desenvolvimiento de los servidores pblicos constituye una forma de mantenimiento de personal, para esto el Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la ESPE manifiesta:
ESTMULO: Es el reconocimiento que hace la Escuela Politcnica del Ejrcito al servidor por el cumplimiento eficiente y ejemplar de sus funciones, previo informe y solicitud de jefe inmediato superior, a la Unidad de Talento Humano. Los estmulos que reconocer la ESPE, sern los siguientes:
Felicitaciones; Menciones honorficas; Condecoraciones; y, Becas para cursos de especializacin o formacin profesional.
FELICITACIONES: Son estmulos a los que se har acreedor el servidor y se darn a conocer mediante comunicacin escrita por parte de la mxima autoridad del organismo respectivo; su otorgamiento
corresponde a uno de los siguientes mritos:

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a. Excelente rendimiento en un trabajo especfico que se demostrar con el correspondiente informe dado por su superior; y, b. Participacin sobresaliente en alguna actividad acadmica, cultural o deportiva dentro o fuera de la Institucin.
MENCIONES HONORFICAS: Son estmulos a los que se har acreedor el servidor que se otorgarn mediante publicacin en Orden de Rectorado, por uno de los siguientes mritos:
a. Por haber realizado trabajos de relevante importancia para la Institucin, lo que se comprobar con la presentacin de obras escritas, inventos, modificacin o rectificacin de equipos y
maquinarias; b. Informes de sobresaliente actuacin en eventos de capacitacin auspiciados por la Institucin; c. Por acreditar dos felicitaciones solicitadas por su inmediato superior en el mismo ao, previa aprobacin de la Unidad de Talento Humano de la Escuela.
CONDECORACIONES:
La
condecoracin
SERVICIOS
DISTINGUIDOS se conceder al servidor que no haya recibido sanciones de suspensin temporal de servicios y que cumpla uno de los siguientes requisitos:
a. Cumplir 15, 20, 25, 30 y 35 aos de servicio acumulado en la ESPE. Los tiempos de servicios antes mencionados, se comprobarn mediante la respectiva liquidacin otorgada por el IESS; b. Haber recibido tres menciones honorficas durante su permanencia como servidor de la ESPE;
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c. Haberse hecho acreedor a una distincin o presea de carcter cientfico o cultural, otorgada por organismos o instituciones nacionales o internacionales legalmente reconocidos; d. Haber realizado actos a riesgo de su propia vida en el cumplimiento de sus obligaciones profesionales o particulares que contribuyan a mantener el prestigio de la ESPE.
BECAS: El servidor pblico que durante el desempeo de su funcin haya proporcionado un beneficio relevante para la Institucin, podr ser reconocido con una beca, de acuerdo al proceso establecido en el Reglamento correspondiente.36
Mediante la Auditora de Gestin se determinar que porcentaje de servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga se encuentran identificados con la institucin reflejando esto en su buen desempeo logrando obtener un estmulo por parte de la Escuela.
As tambin se analizar la satisfaccin de los servidores pblicos en cuanto a los beneficios que ofrece la entidad.
2.3.4.5.
Desarrollo de Personal
Establece las actividades encaminadas a mejorar las capacidades de los servidores pblicos, dentro de estas tenemos:
36
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Ttulo IV, Art. 65-69 pp.17-18
- 108 -
2.3.4.5.1. Capacitacin:
Constituye
un
proceso
programado,
dinmico,
sistemtico
permanente, orientado a desarrollar las competencias tcnicas, de gestin y personales del servidor para el cumplimiento eficiente del puesto que ejerce.
El procedimiento de la capacitacin se realizar de acuerdo a lo establecido en el art. 174 del Reglamento de la LOSCCA.
La capacitacin representa para la Institucin una inversin, la cual, se conceder a los servidores con base en las necesidades de la institucin.
La planificacin, ejecucin evaluacin, seguimiento y registro de la capacitacin estar bajo responsabilidad de la UTH de conformidad con las normas e instrumentos emitidos por la SENRES.
CAPACITACIN PROGRAMADA: La capacitacin programada es la que se puede planificar, presupuestar y ejecutar anualmente y sus caractersticas constarn en forma detallada en el Plan Anual de Capacitacin; tiene el propsito de capacitar al personal en los cambios de los procesos institucionales, tecnolgicos o de las responsabilidades y requisitos de los puestos. 37
La Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga al regirse por la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa debe brindar capacitacin especfica del cargo a cada servidor pblico; dicha
37
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. III, Art. 24-25. p. 8
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capacitacin debe encontrarse establecida en el plan anual de capacitacin.
A continuacin se presenta el modelo de un plan de capacitacin:
CUADRO N 36 MODELO PLAN DE CAPACITACIN
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA PLAN DE CAPACITACIN AO 2009

N NOMBRES Y APELLIDOS CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO DE LA CAPACITACIN FECHA HORARIO FIRMA DEL RESERVADO
SERVIDOR
T. H.
Fecha de elaboracin: ELABORADO POR: -------------------------------ANALISTA DE PERSONAL

Fuente: Organizacin ESPE-L Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
REVISADO POR: -----------------------------JEFE TALENTO HUMANO
2.3.4.5.2. Carrera Administrativa:
Es el desarrollo profesional del servidor pblico en diferentes posiciones de la estructura de puestos de la institucin, sobre la base
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de su mejoramiento y formacin acadmica como resultado de los concursos y evaluacin del desempeo.38
La Auditora de Gestin en este proceso evaluar si los servidores pblicos recibieron capacitacin especfica del cargo; se establecer el nmero de capacitaciones que recibi cada servidor pblico; adems se detectar el nmero de servidores que ha logrado desarrollar un plan de carrera administrativa en la ESPE-L.
2.3.4.6.
Seguimiento de personal
Establece que las capacitaciones impartidas deben ir en pro del incremento del desempeo de los servidores pblicos. Adems se
determina la ponderacin de las evaluaciones del desempeo aplicadas a todos los servidores con el fin de detectar niveles de desempeo deficiente y tomar medidas correctivas.
2.3.4.6.1. Evaluacin:
La Unidad de Talento Humano realizar la evaluacin anual del Proceso de Capacitacin, presentar sus resultados y sugerencias a la Unidad de Desarrollo Institucional y sta, a su vez, al Rector. Las observaciones y sugerencias de dicha evaluacin servirn de base para las medidas correctivas e innovacin del Proceso de Capacitacin. 39
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. VIII, Art. 36. p. 10 39 Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. VI, Art. 27. p. 9
38
- 111 -
2.3.4.6.2. Evaluacin del Desempeo
Es el conjunto de normas, tcnicas, mtodos y procedimientos que sistemticamente se orientan a evaluar mediante indicadores
cuantificados y objetivos, el desempeo de los servidores pblicos en funcin de los fines de la institucin.
El proceso se ceir a lo establecido en el Art. 190 literal d) inciso segundo del Reglamento de la LOSCCA. Las evaluaciones de los empleados administrativos, se realizarn por lo menos una vez al ao, en el mes de Octubre. 40
A continuacin se presenta el formato de evaluaciones del desempeo segn la SENRES.
CUADRO N 37 FORMULARIO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
FORMULARIO SENRES-EVAL-01
FORMULARIO PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO POR COMPETENCIAS PARA USO DEL JEFE INMEDIATO
DATOS DEL SERVIDOR:

Apellidos y Nombres del Servidor: Denominacin del Puesto que desempea: Ttulo o profesin: Apellidos y Nombres del jefe inmediato: Periodo de Evaluacin (dd/mm/aaaa) Desde: Hasta:
EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO

INDICADORES DE GESTIN DEL PUESTO: Descripcin Actividades de Indicador Meta del Periodo Evaluado(nmero) # Actividades: Cumplidos % de Factor: 60% Nivel Cumplimiento de
Cumplidos
A ms del cumplimiento de la totalidad de metas y objetivos se adelant y cumpli con objetivos y metas previstas para el
APLICA (marque una X) SI NO
% DE AUMENTO
40
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Cap. VII, Art. 29, 30. p. 9
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siguiente periodo de evaluacin? Total Actividades Esenciales: Nivel de
PROCEDIMIENTOS
# Conocimientos:
Factor: 8%
Conocimiento
Total Conocimientos: COMPETENCIAS TCNICAS DEL PUESTO DESTREZAS Relevancia # Competencias: Comportamiento Observable: Factor: 8% Nivel de Desarrollo
Total Competencias Tcnicas del Puesto: COMPETENCIAS UNIVERSALES # Competencias: Factor: 8%
ESTOS CAMPOS DEBEN SER LLENADOS OBLIGATORIAMENTE: DESTREZA Relevancia Comportamiento Observable Aprendizaje Continuo Conocimientos del Entorno Organizacional Relaciones Humanas Actitud al Cambio Orientacin a los Resultados Orientacin de Servicio Total Competencias Universales: TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO DESCRIPCIN RELEVANCIA COMPORTAMIENTO OBSERVABLE TRABAJO EN EQUIPO INICIATIVA LLENAR EL CAMPO DE LIDERAZGO, SOLO PARA QUIENES TENGAN SERVIDORES SUBORDINADOS BAJO SU RESPONSABILIDAD DE GESTIN LIDERAZGO Total Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo: OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO (EN CASO DE QUE LAS TENGA): QUEJAS DEL CIUDADANO (PARA USO DE LAS UARHS) INFORMACIN PROVENIENTE DEL FORMULARIO EVAL-02 Aplica Nombre de la persona que realiza la queja Descripcin N Formulario de descuento a la % DE REDUCCIN Factor: 16% Frecuencia Aplicacin de Frecuencia de Aplicacin
evaluacin del desempeo SI NO
Total: RESULTADOS DE LA EVALUACIN FACTORES DE EVALUACIN CALIFICACIN ALCANZADA
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Indicadores de Gestin del puesto Conocimientos Competencias tcnicas del puesto Competencias Universales Trabajo en equipo, Iniciativa y Liderazgo Evaluacin del ciudadano (-) FUNCIONARIO (A) EVALUADOR (A) Fecha: (dd/mm/aaaa): CERTIFICO: Que he evaluado al ( a la) servidor (a) acorde al procedimiento de la norma de Evaluacin del Desempeo Firma Fuente: www.senres.gob.ec Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
ESCALA DE CALIFICACIONES: El resultado de la evaluacin de desempeo, tendr la siguiente equivalencia:
CUADRO N 38 ESCALA DE CALIFICACIONES PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
EQUIVALENCIA a) Excelente: Es el que supera los objetivos y metas programadas. b) Muy bueno: Es el que cumple los objetivos y metas programadas. c) Satisfactorio: Mantiene un nivel mnimo aceptable de productividad. d) Deficiente: Obtiene resultados menores al mnimo aceptable de los usuarios. e) Inaceptable: Su productividad no permite atender las demandas de los usuarios.
PUNTAJE 19 a 20 17 a 18.99
14 a 16.99
12 a 13.99
00 a 11.99
Fuente: Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Elaborado por: Vasco Amores Geovanna
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Al desarrollar la auditora de gestin se detectar el porcentaje de servidores pblicos que lograron elevar su desempeo despus de recibir las capacitaciones pertinentes.
Se determinar el nmero de empleados que poseen calificacin de excelente, muy bueno, satisfactorio y deficiente.
Se analizar con nfasis la calificacin deficiente y las medidas correctivas que aplica el Departamento de Personal; y la calificacin excelente para determinar si los servidores pblicos que superan los objetivos y metas programados logran reconocimientos por parte de la Escuela.
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III. CAPTULO CASO PRCTICO
3.1.
INTRODUCCIN:
El presente proyecto de tesis denominado Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, tiene como finalidad aplicar los conocimientos desarrollados en los captulos anteriores y en toda la vida universitaria, mediante la ejecucin de una auditora, la misma que permitir medir el grado de eficiencia, efectividad y economa de los procesos llevados a cabo por la Unidad de Talento Humano de la ESPE-L.
Por otra parte la Auditora constituye una herramienta de control y supervisin que contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la organizacin y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organizacin, para tomar medidas correctivas.
La auditora de gestin constar de:
Archivo permanente Archivo corriente
Se desarrollarn las siguientes fases de auditora:
Fase I Conocimiento preliminar Fase II Planificacin

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Fase III Ejecucin Fase IV Comunicacin de resultados
Los procesos analizados sern:
Planificacin de personal Provisin de personal Aplicacin de personal Mantenimiento de personal Desarrollo de personal Seguimiento de personal
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NDICE PARA EL ARCHIVO GENERAL DE AUDITORA
Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito Del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
NDICE DE EXPEDIENTE PERMANENTE DE AUDITORA

AP o AP 1 AP 1 1.1. AP 1 1.2. AP 1 1.3. AP 1 1.4. o AP 2 AP 2 2.1. ARCHIVO PERMANENTE Planificacin Estratgica Conocimiento del Entorno Definicin de Componente Siglas de Auditora Marcas de Auditora Planificacin Especfica Conocimiento del Componente
NDICE DE EXPEDIENTE CORRIENTE DE AUDITORA

AC o AC1 1.1. o AC 1 1.2. o AC 1 1.3. AC 1 1.3.1. AC 1 1.3.2. AC 1 1.3.3. AC 1 1.3.4. AC 1 1.3.5. AC 1 1.3.6. AC 1 1.3.7. o AC1 1.4. ARCHIVO CORRIENTE Fase I. Conocimiento Preliminar Fase II. Planificacin Fase III. Ejecucin Proceso de Planificacin de Personal Proceso de Provisin de Personal Proceso de Aplicacin de Personal Proceso de Mantenimiento de Personal Proceso de Desarrollo de Personal Proceso de Seguimiento de Personal Planificacin Estratgica ESPE Fase IV. Comunicacin de Resultados - 118 -
ARCHIVO PERMANENTE
PLANIFICACIN ESTRATGICA CONOCIMIENTO DEL ENTORNO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano
AP 1 1.1 1/6
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO

La Escuela Politcnica del Ejrcito es una institucin de educacin superior, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, de derecho pblico, con domicilio en la ciudad de Quito, y sede principal en la ciudad de Sangolqu; se rige por la Constitucin Poltica de la Repblica, la Ley de Educacin Superior, y otras leyes conexas.
La ESPE abri sus puertas a la comunidad del centro del pas en el ao de 1997 mediante la creacin de la extensin Latacunga, la ESPE es una comunidad de autoridades, personal acadmico, estudiantes y personal administrativo.
MISIN: Formar profesionales e investigadores de excelencia, creativos, humanistas, con capacidad de liderazgo, pensamiento crtico y alta conciencia ciudadana; generar, aplicar y difundir el conocimiento y, proporcionar e implantar alternativas de solucin a los problemas de la colectividad, para promover el desarrollo integral del Ecuador.
VISIN 2012: Lder en la gestin del conocimiento y de la tecnologa en el Sistema Nacional de Educacin Superior, con reconocimiento en Amrica Latina y referente de prctica de valores ticos, cvicos y de servicio a la sociedad.
ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 16 Agosto 2010 23 Agosto 2010
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Entidad: Tipo de Examen: Componente:
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Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano
POLTICA GENERAL Orientar el esfuerzo institucional en forma sinrgica y participativa, hacia la modernizacin integral, que permita alcanzar la excelencia acadmica y organizacional. POLTICA DE CALIDAD En la Escuela Politcnica del Ejrcito, nuestros estudiantes y usuarios son las personas ms importantes a las que tenemos que servir y satisfacer, cumpliendo con lo que ofrecemos en los plazos establecidos y mejorando permanentemente todos los procesos acadmicos y administrativos. La exigencia acadmica, el bienestar y la seguridad de todos quienes formamos la comunidad ESPE y el respeto al medio ambiente son nuestras prioridades, para dentro de un marco de principios y valores, desarrollar una Cultura de Calidad Institucional. ESTRATEGIA GENERAL Innovar y mejorar continuamente los procesos institucionales, trabajando proactivamente y en equipo. REAS DE GESTIN: Siendo la ESPE una Politcnica que de conformidad con los preceptos establecidos en la Constitucin Poltica de la Repblica, la Ley de Educacin Superior y su Reglamento, y el Estatuto vigente, est constituida por los sistemas de Docencia, Investigacin y Vinculacin con la Colectividad, que se integran en un Sistema Universitario, cuyo objetivo debe cumplir con la misin de la Universidad Ecuatoriana y con lo determinado en su Plan Estratgico.
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Por consiguiente, se han establecido las siguientes reas de desarrollo del Plan Estratgico Institucional:
1. Gestin institucional 2. Gestin interinstitucional 3. Formacin profesional 4. Postgrado 5. Investigacin 6. Vinculacin con la Colectividad 7. Talento Humano 8. Infraestructura fsica y tecnolgica 9. Finanzas
ELABORADO POR: REVISADO POR:
Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo
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16 Agosto 2010 23 Agosto 2010
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PLANIFICACIN ESTRATGICA CONOCIMIENTO DEL ENTORNO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA DESCRIPTIVA
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ORGANIGRAMA ESPE
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Entidad: Tipo de Examen: Componente: FORTALEZAS
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Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano OPORTUNIDADES
1. Prestigio institucional. 2. Solidez financiera. 3. Cobertura a nivel nacional a travs de Sedes y Centros de Apoyo. 4. Infraestructura fsica adecuada. 5. No se practica proselitismo poltico. 6. Buenas relaciones civil militar. 7. Respaldo de la Fuerza Terrestre. 8. Precios de aranceles competitivos 9. Capacidad de desempeo de los estudiantes de la ESPE 1. Alta y creciente demanda de educacin de tercero y cuarto nivel. 2. La globalizacin. 3. La participacin del Ecuador en el TLC. 4. Apertura para el ingreso de Ecuador al MERCOSUR. 5. Alta demanda de capacitacin continua y asistencia tcnica. 6. Alta tendencia a la preservacin de la biodiversidad y del medio ambiente. 7. Presencia y posicionamiento de la ESPE en el CONESUP. 8. Demanda del sector productivo de profesionales capaces de manejar nuevas tecnologas. 9. Demanda de profesionales emprendedores. 10. Alta oferta de capacitacin en el exterior. 11. Apertura para la integracin universitaria. 12. Fuerte vinculacin con FF.AA. 13. Tendencia a la modernizacin de las organizaciones pblicas y privadas. 14. Predisposicin de apoyo de entidades gubernamentales. 15. Apertura del sector productivo e industrial a la suscripcin de convenios. 16. Participar activamente el los medios de comunicacin
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Entidad: Tipo de Examen: Componente: DEBILIDADES
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Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano AMENAZAS
1. Dbil capacidad de gestin. 2. Baja velocidad de respuesta al cambio. 3. Baja continuidad de directivos. 4. Sistema de remuneraciones inadecuado. 5. Falta de marketing Institucional. 6. Investigacin cientfica y tecnolgica incipiente. 7. Insuficiente asignacin econmica para investigacin. 8. Falta de hbito de mejoramiento e innovacin. 9. Capacitacin insuficiente y no planificada. 10. Servicio de Biblioteca incompleto e insuficiente. 11. Desperdicio de tiempo y recursos a todo nivel. 12. TICs deficientes e insuficientes. 13. Administracin inadecuada del Recurso Humano. 14. Incipiente vinculacin con la colectividad. 15. Sistema de comunicacin interna y externa deficiente. 16. Sistema de tutoras deficiente, presencial y a distancia. 17. Servicio de atencin al cliente insatisfactorio. 18. Sistema de educacin continua deficiente. 19. Deficiente sistema de financiamiento para estudiantes. 20. Procesos deficientes sin estandarizacin. 21. Infraestructura tecnolgica limitada. 22. Falta de una cultura para la formulacin de proyectos. 23. Sistema de evaluacin institucional deficiente. 24. Oferta acadmica insatisfactoria al mercado potencial. 25. Normatividad desactualizada e incompleta. 26. Sistema de informacin Institucional inadecuado. 27. Dbil identidad institucional. 28. Docentes a tiempo completo insuficientes. 29. Alta desercin de profesores de experiencia. 30. Alta desercin de estudiantes. 31. Prctica insuficiente de valores institucionales. 32. Incipiente nivel de publicaciones. 33. Desarrollo de la masa crtica 34. Falta de seguimiento integral a los egresados de la ESPE 35. Falta de acercamiento con la Empresa y Sector productivo para transferencia educativa
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Corriente de captacin de docentes calificados por parte de la competencia. Dependencia tecnolgica creciente. Oferta creciente de la educacin virtual a nivel internacional. Competencia creciente de universidades e institutos tecnolgicos superiores a nivel nacional e internacional. Disminucin de la capacidad econmica de la sociedad para acceder a la educacin superior. Corrupcin generalizada en el Pas. Disminucin de la oferta de empleo a nivel nacional. Tendencia a reducir las asignaciones econmicas por parte del Estado. Disminucin creciente de alumnos prospecto. Deficiente formacin acadmica del nivel medio. Inestabilidad socioeconmica en el pas. Cambios en la identidad cultural influenciados por las tendencias postmodernistas. Disminucin del tiempo de estudios para ingenieros de 5 a 4 aos.
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PLANIFICACIN ESTRATGICA DEFINICIN DE COMPONENTES Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
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La Auditora de Gestin a desarrollarse presenta como componente a la Unidad de Talento Humano o Departamento de Personal de la ESPE-L. Se analizarn los siguientes procesos:
Planificacin de personal Provisin de personal Aplicacin de personal Mantenimiento de personal Desarrollo de personal Seguimiento de personal
Adems se verificar el cumplimiento del plan estratgico Institucional mediante el cumplimiento de:
Implementar el Sistema de Gestin del Talento Humano de la institucin. Lograr el crecimiento personal y mejorar el desempeo laboral de directivos, docentes, administrativos y trabajadores. Mejorar el clima organizacional
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PLANIFICACIN ESTRATGICA SIGLAS DE AUDITORA Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
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Las siguientes siglas se utilizarn durante la ejecucin de la auditora:
PGR. PT. CCI. INF. PCCI. RA. H/H Memo P. P.C. 09 P.C. 10 P.P. C.P.C. 09 C.P.C. 10 D.C. 09 D.C. 10 PR. P. P.S.P. P.I. A.P. R.R.B. M.P. D.P. C.I. S.P. P.E. H.P.C.
Programa de Auditora Papel de Trabajo Cuestionario Control Interno Informe Ponderacin Cuestionario de Control Interno Riesgo de Auditora Hoja de Hallazgo Memorndum de Planificacin Plan de capacitacin 2009 Plan de capacitacin 2010 Planificacin de personal Cumplimiento plan de capacitaciones 2009 Cumplimiento plan de capacitaciones 2010 Detalle Capacitaciones 2009 Detalle Capacitaciones 2010 Provisin de personal Procesos de seleccin de personal Proceso de induccin Aplicacin de personal Reportes reloj biomtrico Mantenimiento de Personal Desarrollo de personal Capacitaciones impartidas Seguimiento de personal Planificacin Estratgica ESPE Horas promedio capacitacin
FECHA: FECHA:
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PLANIFICACIN ESTRATGICA SIGLAS DE AUDITORA Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
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AP AP1 AP1 1.1. AP1 1.2. AP1 1.3. AP1 1.4. AP 2 AP 2 2.1. AC AC 1 AC1 1.1. AC 1 1.2. AC 1 1.3. AC 1 1.3.1. AC 1 1.3.2. AC 1 1.3.3. AC 1 1.3.4. AC 1 1.3.5. AC 1 1.3.6. AC 1 1.3.7. AC1 1.4.
Archivo Permanente Planificacin Estratgica Conocimiento del Entorno Definicin de Componente Siglas de Auditora Marcas de Auditora Planificacin Especfica Conocimiento del Componente ARCHIVO CORRIENTE Anlisis de Procesos Fase I. Conocimiento Preliminar Fase II. Planificacin Fase III. Ejecucin Proceso de Planificacin de Personal Proceso de Provisin de Personal Proceso de Aplicacin de Personal Proceso de Mantenimiento de Personal Proceso de Desarrollo de Personal Proceso de Seguimiento de Personal Planificacin Estratgica ESPE Fase IV. Comunicacin de Resultados
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PLANIFICACIN ESTRATGICA MARCAS DE AUDITORA Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
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Las marcas a utilizarse en la ejecucin de la auditora son:
MARCA
SIGNIFICADO Ligado Comparado
< ^
Observado Rastreado Indagado Analizado Conciliado
Sin Respuesta Confirmaciones, respuesta afirmativa Confirmaciones, respuesta negativa Inspeccionado Clculos
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PLANIFICACIN ESPECFICA CONOCIMIENTO DEL COMPONENTE Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 BASE LEGAL
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La Unidad de Talento Humano de la ESPE se rige bajo la siguiente normativa:
REGLAMENTO ORGNICO ESPE:

TTULO IX: DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA CAPTULO III: DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Art. 168.- La Unidad de Talento Humano planifica, selecciona, evala y capacita al personal e implementa acciones para su desarrollo, para lo cual ejecuta procesos de gestin, de desarrollo y de bienestar del talento humano institucional. Art. 169.- Es responsable de: a) Planificar los Recursos Humanos b) Elaborar la clasificacin de puestos c) Reclutar y seleccionar personal d) Capacitacin y Desarrollo Profesional, a excepcin de la capacitacin docente y especializada del personal docente; e) Evaluar el desempeo a excepcin del personal docente; f) Administrar las compensaciones y los beneficios para el personal; g) Cumplir la normatividad institucional y las resoluciones emitidas por los rganos competentes.
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Art. 170.- La Unidad de Talento Humano contar con: a) Un Director; b) Personal administrativo: profesionales en gestin del talento humano; y, c) Personal administrativo: de apoyo. Art. 171.- El Director de la Unidad de Talento Humano, ser responsable de:
a) Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Unidad, as como de la evaluacin de sus resultados;
b) Gestionar el mejoramiento continuo y el desarrollo de la Unidad a su cargo;
c) Coordinar internamente con las unidades organizacionales correspondientes y externamente con organizaciones pblicas o privadas la ejecucin de las actividades de la Unidad para el logro de sus objetivos;
d) Cumplir lo establecido en el Plan Estratgico Institucional y Planes Operativos Anuales en su mbito de gestin; y,
e) Cumplir la normatividad institucional y las resoluciones emitidas por los rganos competentes.
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REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO, ESPE. TTULO I. MBITO CAPTULO NICO. FINALIDAD, ALCANCE Y RESPONSABILIDADES
Art. 1.- FINALIDAD Y ALCANCE: El presente Reglamento regir en la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE, para regular las relaciones jurdicas que nacen en virtud de la prestacin de servicios sujetos a la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento. Por consecuencia, estn sujetos a sus prescripciones todos los servidores y funcionarios de la ESPE, excepto los que pertenezcan a las Fuerzas Armadas en calidad de miembros profesionales de las mismas; los docentes, tcnico-docentes, investigadores, profesionales y directivos sujetos a la Ley de Educacin Superior; y, los obreros sujetos al Cdigo del Trabajo, conforme a la excepcin prevista en la misma Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, LOSCCA. Art. 2.- UNIDAD RESPONSABLE.- Conforme dispone la LOSCCA, la Unidad de Talento Humano, cuya sigla es (UTH) de la ESPE, es la responsable de la aplicacin de esta Ley y del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito. La responsabilidad de la Unidad de Talento Humano de la ESPE (UTH) se enmarca en un proceso sistmico integrado, que se sustenta en polticas, normas, procedimientos y mtodos, tendientes a alcanzar el desarrollo institucional, con base en: La Administracin del Talento Humano El Desarrollo del Talento Humano El Bienestar del Talento Humano La UTH, aplicar las polticas, normas, procedimientos y disposiciones sobre la gestin, desarrollo y bienestar del talento humano. A fin de que la citada Unidad aplique de modo general, homogneo y consistente, las polticas, normas y procedimientos institucionales sobre el Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos, tendrn las siguientes atribuciones y deberes:
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a) Disear, difundir, evaluar y actualizar los procesos y procedimientos para la administracin de los servidores pblicos; b) Proponer los principios, polticas y normas generales relativas a la administracin de los servidores pblicos, para conocimiento y resolucin de las autoridades correspondientes; c) Implementar los procesos del talento humano de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE; d) Proporcionar, a travs de su personal, asesoramiento en materia de administracin de los servidores pblicos de manera directa, individualizada y descentralizada; e) Elaborar y actualizar los manuales necesarios para la administracin de los servidores pblicos y velar por su cumplimiento; f) Participar en la difusin de la cultura de calidad para el mejoramiento continuo de los procesos; g) Proponer y desarrollar planes y programas relacionados con el bienestar de los servidores pblicos de la Institucin; h) Administrar el Sistema de Informacin de Talento Humano, a fin de ofrecer informacin gil y oportuna de la gestin del mismo a sus clientes internos y externos, para que los Directivos dispongan de los elementos necesarios que sustenten sus decisiones sobre el talento humano a su cargo. i) Elaborar planes y programas de capacitacin y actualizacin de conocimientos y habilidades relacionadas con las reas de desempeo.
TTULO II. DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS

CAPTULO I. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS Art. 3.- DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS: Es el conjunto de polticas, normas y procedimientos orientados a captar el talento humano administrativo de la Institucin; y fomentar su desarrollo. Est integrado por los siguientes procesos:
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Planificacin del Talento Humano; Clasificacin de Puestos; Seleccin e Ingreso de Personal; Capacitacin y Desarrollo; y, Evaluacin del Desempeo.
CAPTULO II. PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Art. 4.- DE LA PLANIFICACIN: Es el proceso que considera las necesidades de personal administrativo presentadas por las unidades y en aplicacin de las normas legales y reglamentarias del servicio civil y carrera administrativa, gener el Plan de Talento Humano Administrativo de la Institucin. El mencionado Plan es presentado a la Unidad de Desarrollo Institucional para su anlisis, revisin y posterior aprobacin por parte del Rector. Es responsabilidad de la UTH elaborar y presentar el informe anual sobre el cumplimiento del Plan al Rector, quien por razones tcnicas, econmicas o funcionales, podr disponer las siguientes acciones: a) La redistribucin de puestos por necesidades institucionales o de la ejecucin de procesos de reestructuracin de unidades o procesos; para lo cual se observar lo dispuesto en el artculo 65 del Reglamento a la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico; LOSCCA. b) La creacin de puestos indispensables para la consecucin de los objetivos previstos en la planificacin estratgica institucional; y, c) La supresin de puestos con sus correspondientes partidas presupuestarias en la Institucin, de acuerdo a lo que establece la LOSCCA y su reglamento CAPTULO III. CLASIFICACIN DE PUESTOS Art. 5.- DE LA CLASIFICACIN: Es el proceso que permite la descripcin, valoracin, clasificacin, determinacin del nmero, tipo y ubicacin y el grado al que corresponde, y su
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distribucin en la estructura orgnica, segn requerimientos de los procesos y objetivos institucionales. Para dicha clasificacin se aplicarn los principios y fundamentos previstos en la LOSCCA y su reglamento. CAPTULO IV. SELECCIN DE PERSONAL, CONTRATACIN E INGRESO DE PERSONAL Pargrafo 1. De la Seleccin de Personal por Concursos Art. 6.- DE LA SELECCIN DE PERSONAL: Es el proceso que se realiza para el personal de carrera y que permite captar, escoger e integrar personas que cumplan con el perfil de competencias que exige una plaza vacante, el mismo que se realiza a travs de los concursos de merecimientos y oposicin. La seleccin del personal de libre remocin, es potestad de la autoridad nominadora, de conformidad con la Ley. Art. 7.- CONCURSO.- Es el procedimiento tcnico que permite evaluar los mritos, efectuar el anlisis y calificacin de los documentos presentados por los concursantes que permitan determinar la conformidad con los requisitos y competencias establecidos para el puesto y difundidos mediante una circular o convocatoria segn el caso. La fase de oposicin, comprende diversas tcnicas como: pruebas, casos prcticos, sesiones de trabajo, simulaciones, entrevistas u otras, para establecer objetivamente el nivel de competencias de los aspirantes. Se entiende por competencia al conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas, motivaciones, actitudes y aptitudes observables en el talento humano, que producen comportamientos orientados al desempeo de excelencia. No podrn participar en los concursos convocados por la ESPE las personas que hubieren sido cesadas en sus funciones pblicas, por haber reprobado evaluaciones relacionadas con el cargo concursado.
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Art. 8.- CLASES DE CONCURSOS: Los Concursos de Mritos y Oposicin son de dos clases: a) Cerrado: Se ejecuta mediante una circular al personal de la ESPE, llamando a participar en el concurso; y, b) Abierto: Se ejecuta mediante una convocatoria pblica a los ciudadanos, que cumplan con los requisitos establecidos en las bases del concurso llamando a participar en el proceso que permita llenar una vacante. Los puestos vacantes se llenan mediante concurso cerrado; y, solamente en caso de no existir candidatos idneos para ocupar el puesto vacante, se proceder a llenar mediante concurso abierto. Cuando en un concurso cerrado no existiere al menos un candidato, que cumpla con el perfil bsico que exige una vacante el concurso se declarar desierto; luego de la declaratoria se convocar a concurso abierto; y, de presentarse igual situacin, tambin se declarar desierto el concurso. En adelante se convocar a concurso hasta que se declare un ganador y, mientras tanto, para llenar la necesidad institucional podr realizarse traslado administrativo o un contrato ocasional. Art. 9.- RESPONSABLE DEL PROCESO: La Unidad de Talento Humano tendr a su cargo el proceso de seleccin; el mismo que se ejecutara con base a lo establecido en Art. 70 de la LOSCCA y Art. 163 de su Reglamento. Pargrafo 2. Del Ingreso Art. 10.- REQUISITOS: Para ingresar a la Escuela Politcnica del Ejrcito mediante concurso abierto, los aspirantes adems de cumplir con los requisitos establecidos en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico y su Reglamento, deben reunir los siguientes requisitos: a) No haber recibido indemnizacin por supresin de puestos o compensacin por compra de renuncia. En caso de haber recibido indemnizacin por supresin de su puesto de trabajo, sta deber ser devuelta. Si fue recibida antes de la dolarizacin, ser calculada al tipo de cambio que estuvo vigente a la fecha de pago. Se excepta de este requisito a quienes fueren a desempear un puesto de libre nombramiento y remocin;
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b) No haber sido destituido de otra entidad del sector pblico por lo menos dos aos antes, contados desde la fecha del concurso, a excepcin de quienes hubieren sido destituidos por delitos de cohecho, peculado, concusin, prevaricato, soborno, enriquecimiento ilcito y en general por recibir cualquier clase de ddiva, beneficio, regalo o dinero ajeno a su remuneracin, quienes estarn definitivamente impedidos de ingresar a la Institucin; c) Presentar original y copia certificada de los siguientes documentos: cdula de ciudadana, certificado de votacin actualizado, registro de antecedentes penales, certificado mdico emitido por el Dispensario Mdico de la Institucin y tipo de sangre; d) Contar con la Declaracin Juramentada debidamente notarizada de no hallarse incurso en los casos de nepotismo; e) Entregar el Certificado de la SENRES, de no encontrarse impedido para desempear puesto pblico, sea a nombramiento o a contrato; y, f) Presentar una Declaracin Patrimonial Juramentada debidamente notarizada y
autorizacin del levantamiento del sigilo de sus cuentas bancarias, de conformidad con la Constitucin Poltica de la Repblica y la Ley. Art. 11.- INHABILIDADES: No podrn participar en los concursos abiertos para ingresar o reingresar a la Institucin: a) Los jubilados del IESS, ISSFA e ISSPOL, de acuerdo a lo normado en la LOSCCA y su Reglamento; y, b) Los ciudadanos inmersos en los casos de nepotismo, inhabilidades y prohibiciones previstas en la LOSCCA. Art. 12.- PERODO DE PRUEBA: Una vez concluido el concurso y verificada la respectiva documentacin, el Director de Talento Humano solicitar al Rector de la ESPE, el ingreso del aspirante ganador del concurso, para cuyo fin anexar los informes y dems documentacin que respalden el proceso de seleccin. La persona seleccionada estar sujeta a un perodo de prueba de seis meses; para dicho fin, se le expedir un nombramiento provisional sin perjuicio de la accin de personal correspondiente.
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Art. 13.- INGRESO DEFINITIVO: A la terminacin del perodo de prueba contemplado en el nombramiento provisional, siempre y cuando el servidor hubiere obtenido una evaluacin del desempeo mnima de muy buena, haya cumplido con todos los requisitos y presentado toda la documentacin exigida por la LOSCCA y su Reglamento y el Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la ESPE, el Rector expedir un nombramiento regular; caso contrario cesar en sus funciones. Art. 14.- REGISTRO: Para el registro del nombramiento, segn corresponda, la persona seleccionada deber presentar los siguientes documentos: Hoja de datos personales; Copias certificadas de ttulos, as como tambin certificados de cursos, seminarios, pasantas, y otros; Certificados de trabajo y de honorabilidad en originales o copias certificadas; Copias certificadas de cdula de ciudadana, cdula militar (en los casos pertinentes), certificado de votacin y carn de tipificacin sangunea de la Cruz Roja; Original de la historia laboral del IESS (consolidado); Original del Record Policial actualizado; Certificado original de no adeudar a la Municipalidad donde tenga la residencia; Certificado original de la SENRES de no encontrarse impedido para desempear puesto o cargo pblico. Este certificado se requerir adems, para la legalizacin de la designacin Servidor del Sector Pblico; Certificado mdico otorgado por el dispensario mdico de la ESPE; Declaracin Juramentada (notariada), en la que se certifique que no se encuentra inmerso en nepotismo, de acuerdo a lo establecido en el Art. 7 de la LOSCCA y en Art. 5, del Reglamento de la misma ley; Certificado de haber rendido caucin conferido por la Contralora General del Estado, de ser el caso; Declaracin juramentada de bienes y rentas y autorizacin expresa para que se levante el sigilo de sus cuentas bancarias, y se declare que el postulante no tiene intereses, o representacin de terceros, en las reas a las que fuere a laborar; y,
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Dos fotografas tamao carn de frente, dos de perfil y una tamao postal de cuerpo entero (actualizadas). Los documentos entregados para el ingreso a la ESPE, no sern requeridos nuevamente para el registro de nombramiento o contrato. Art. 15.- INDUCCIN: La Unidad de Talento Humano ejecutar un programa de induccin dirigido al personal de reciente ingreso, con la finalidad de que conozca la misin institucional, sus objetivos, estructura orgnica, procesos, responsabilidades, normas, reglamentos y dems informacin que as corresponda, adems, estar a su cargo la coordinacin del proceso inductivo del Sistema de Gestin de la Calidad. Pargrafo 3. Del Reingreso a la ESPE Art. 16.- PROHIBICIN: No podrn reingresar a laborar en la ESPE los ex servidores que hubieren sido indemnizados por la supresin de puesto de trabajo, por la compra de su renuncia o por cualquier otra modalidad. Se excepta de ese impedimento a quienes salieron por renuncia voluntaria y no recibieron ningn tipo de compensacin econmica o indemnizacin. Quienes cesaron en funciones por la modalidad de supresin de puesto, podrn hacerlo siempre y cuando devolvieren el valor de la indemnizacin recibida; si la recibieron antes de la dolarizacin, para su devolucin, sta se calcular al tipo de cambio vigente a la fecha de pago, de conformidad con la legislacin, segn el caso. CAPTULO V. DE LOS SERVICIOS OCASIONALES Y PROFESIONALES Art. 17.- DE LOS CONTRATOS OCASIONALES: Previo informe de la UTH, el Rector de la ESPE podr autorizar la suscripcin de contratos de servicios ocasionales, para satisfacer necesidades especficas de la Institucin, siempre y cuando existan los recursos presupuestarios respectivos.
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Para la suscripcin de tales contratos no se requiere la existencia de plazas vacantes ni que el aspirante haya sido seleccionado a travs de un concurso de mritos y oposicin. El plazo de vigencia de los contratos ser mximo hasta el 31 de diciembre de cada ao, excepcionalmente podr ser de hasta un ao. En ningn caso tales contratos podrn ser renovados ni prorrogados excepto en los casos que determina la LOSCCA o su Reglamento. Los contratos de esta clase no podrn celebrarse para cubrir vacantes de puestos de naturaleza permanente en la Institucin. No se considerar para la prestacin de servicios ocasionales a personas que hubieren sido reprobadas en procesos de seleccin o que hayan sido evaluadas negativamente, en la ESPE. Los contratos ocasionales se suscribirn al amparo de la LOSCCA. El personal contratado bajo este rgimen ocasional no formar parte del personal de carrera Institucional. Art. 18.- REMUNERACIN Y OTROS DERECHOS: Las personas contratadas percibirn la remuneracin mensual unificada que corresponda segn el puesto a desempear; el Dcimo Tercer y Dcimo Cuarto Sueldos en proporcin al perodo laborado; y, los dems derechos establecidos por la Ley. El personal contratado estar sujeto a los deberes, derechos y prohibiciones determinados en los Arts. 24, 25 y 26 de la LOSCCA y en los Arts. 27 y 28 del Reglamento de la misma. El personal contratado podr participar en los concursos abiertos para ingresar a la Institucin. Art. 19.RESPONSABILIDADES: Los Servidores y Directivos sern pecuniariamente
responsables de los gastos totales por contrataciones de personal no autorizadas por el Rector de la ESPE. Art. 20.- DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES: Con el propsito de satisfacer necesidades circunstanciales, especficas y temporales que no puedan ser atendidas con personal propio de la Institucin, y previo informe favorable de la UTH, el Rector de la ESPE autorizar la suscripcin de contratos de servicios profesionales con personas naturales o jurdicas. Por ser contratos de naturaleza civil no generarn relacin de dependencia con la Institucin. El profesional o la persona jurdica contratada bajo esta modalidad no formarn parte de la carrera institucional; y, percibir los honorarios profesionales conforme a las resoluciones pertinentes.
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Art. 21.- RGIMEN: Para la contratacin de servicios profesionales no ser necesaria la existencia de plazas vacantes ni que el aspirante haya sido seleccionado en un concurso de mritos y oposicin. El plazo mximo de vigencia del contrato ser de un ao y podr ser renovado hasta por una vez por igual o menor perodo, si las necesidades institucionales lo exigieran, siempre y cuando se cuente con los recursos econmicos respectivos. La informacin del personal
contratado por esta modalidad ser registrada en la base de datos de la UTH. Art. 22.- REGISTROS: La UTH mantendr un registro actualizado detallado de la informacin del personal contratado. CAPTULO VI. CAPACITACIN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Art. 23.- DE LA CAPACITACIN: Constituye un proceso programado, dinmico, sistemtico y permanente, orientado a desarrollar las competencias tcnicas, de gestin y personales del servidor para el cumplimiento eficiente del puesto que ejerce. El procedimiento de la Capacitacin se realizar de acuerdo a lo establecido en el art. 174 del Reglamento de la LOSCCA. La capacitacin representa para la Institucin una inversin, la cual, se conceder a los servidores con base en las necesidades de la institucin. La planificacin, ejecucin evaluacin, seguimiento y registro de la capacitacin estar bajo responsabilidad de la UTH de conformidad con las normas e instrumentos emitidos por la SENRES. Art. 24.- CAPACITACIN PROGRAMADA: La capacitacin programada es la que se puede planificar, presupuestar y ejecutar anualmente y sus caractersticas constarn en forma detallada en el Plan Anual de Capacitacin; tiene el propsito de capacitar al personal en los cambios de los procesos institucionales, tecnolgicos o de las responsabilidades y requisitos de los puestos. La capacitacin no programada es la que se realiza por excepcin de acuerdo a las normas expedidas por la SENRES, la cual, por inters institucional, debe ser ejecutada. Los recursos econmicos para sta se ubicarn dentro del rubro de imprevistos, constante en el Plan Anual de Capacitacin.
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Art. 25.- AUTORIZACIN: El Rector de la ESPE podr conceder, conforme a lo especificado en la LOSCCA, su reglamento y el presente Reglamento, los respectivos permisos y licencias a quienes fueren seleccionados para participar en cursos, seminarios, talleres, visitas de observacin, pasantas, en el exterior o en el pas, fuera de la Institucin. Los beneficiarios de estos permisos y licencias tendrn la obligacin de cumplir con todos los compromisos de Ley y se mantendrn laborando en la institucin, poniendo en prctica y entregando los nuevos conocimientos, por un lapso igual al doble del tiempo concedido para su capacitacin. En los casos en que las actividades de capacitacin sean ejecutadas dentro de la ESPE y bajo la responsabilidad y coordinacin de sus unidades de gestin, la autorizacin la otorgar el Director de la unidad a la que pertenezca el empleado o funcionario. Art. 26.- OBLIGACIN DE CELEBRAR CONTRATO.- El servidor pblico beneficiado para participar en un evento de capacitacin a los que se refiere el inciso primero del artculo precedente, previo a su participacin, deber suscribir un contrato para devengar la beca, de conformidad con las normas internas de la Institucin. Al trmino de cada actividad de capacitacin a las que asista el empleado o funcionario de la ESPE, ste presentar un informe relacionado con los contenidos de la misma adjuntando el material que se hubiere proporcionado en ella y sealando las actividades que ejecutar para socializar su aprendizaje. De su cumplimiento ser responsable el Director de Talento Humano en concordancia con el director de la unidad a la que pertenezca el servidor. Art. 27.- EVALUACIN: La Unidad de Talento Humano realizar la evaluacin anual del Proceso de Capacitacin, presentar sus resultados y sugerencias a la Unidad de Desarrollo Institucional y sta, a su vez, al Rector. Las observaciones y sugerencias de dicha evaluacin servirn de base para las medidas correctivas e innovacin del Proceso de Capacitacin. Art. 28.- INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES.- En caso de que el servidor o funcionario cese en sus funciones y no pueda cumplir con lo dispuesto en el artculo 27 del presente Reglamento, en la LOSCCA y su Reglamento, o haya reprobado sus estudios, la autoridad nominadora dispondr la adopcin de medidas administrativas o judiciales a que hubiere lugar.
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El servidor estar obligado a devolver a la Escuela el valor total o la parte proporcional de lo invertido en su capacitacin, en un plazo no mayor de 60 das, teniendo para el efecto jurisdiccin coactiva prevista en la LOSCCA. CAPTULO VII.EVALUACIN DEL DESEMPEO Art. 29.- DE LA EVALUACIN: Es el conjunto de normas, tcnicas, mtodos y procedimientos que sistemticamente se orientan a evaluar mediante indicadores cuantificados y objetivos, el desempeo de los servidores pblicos en funcin de los fines de la institucin. El proceso se ceir a lo establecido en el Art. 190 literal d) inciso segundo del Reglamento de la LOSCCA. Art. 30.- PERIODICIDAD: Las evaluaciones de los empleados administrativos, se realizarn por lo menos una vez al ao, en el mes de Octubre. El seguimiento del desempeo de los servidores de la Institucin ser continuo; los evaluadores y/o los servidores, segn el caso, debern registrar las observaciones, los avances sobre la ejecucin de la planificacin, por lo menos una vez cada trimestre. La medicin y registro de los factores que inciden en el rendimiento global del servidor debern registrarse al menos una vez al ao. Cuando se requiera, se realizar una nueva evaluacin a los tres meses, segn lo previsto en el Art. 87 de la LOSCCA. El servidor pblico para ser evaluado deber permanecer mnimo 6 meses en su funcin. Art. 31.- ESCALA DE CALIFICACIONES: El resultado de la evaluacin de desempeo, tendr la siguiente equivalencia: EQUIVALENCIA a) Excelente: Es el que supera los objetivos y metas programadas. b) Muy bueno: Es el que cumple los objetivos y metas programadas. c) Satisfactorio: Mantiene un nivel mnimo aceptable de productividad. d) Deficiente: Obtiene resultados menores al mnimo aceptable de los usuarios. e) Inaceptable: Su productividad no permite atender las demandas de los usuarios.
ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA:
PUNTAJE 19 a 20 17 a 18.99 14 a 16.99 12 a 13.99 00 a 11.99
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Art. 32.- UTILIDAD: Los resultados de la evaluacin del desempeo, se consolidarn una vez al ao o, a los tres meses, de ser el caso; proporcionarn informacin para retroalimentar a los servidores en la obtencin y desarrollo de competencias, apoyar el movimiento de personal horizontal o vertical y permitir el ingreso a la carrera administrativa. Art. 33.- EVALUACIONES ESPECIALES: Las evaluaciones del desempeo del personal que labora con nombramiento provisional se realizarn cada tres meses. El personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito que est prestando sus servicios en otra entidad del Estado o instituciones del sector pblico mediante comisin de servicios con o sin remuneracin, ser evaluado por el jefe inmediato en la entidad en la que est colaborando, con el proceso de evaluacin que se aplica en la ESPE. Art. 34.- INFORMES: La UTH deber presentar los resultados de las evaluaciones a la Unidad de Desarrollo Institucional y consolidar las sugerencias y estrategias de mejoramiento, con las cuales se estructurar el informe anual para poner en conocimiento del Rector. Art. 35.- BASE DE DATOS: La base de datos de la UTH deber contar con el resultado histrico y actualizado de la evaluacin de desempeo. CAPTULO VIII CARRERA INSTITUCIONAL Art. 36.- CARRERA ADMINISTRATIVA: Es el desarrollo profesional del servidor pblico en diferentes posiciones de la estructura de puestos de la institucin, sobre la base de su mejoramiento y formacin acadmica como resultado de los concursos y evaluacin del desempeo. Pargrafo 1. Del Ingreso a la Carrera Institucional Art. 37.- REQUISITOS: Para ingresar a la carrera institucional de la Escuela Politcnica del Ejrcito, es necesario que el servidor haya ingresado por concurso de mritos y oposicin y demostrado probidad y capacidad durante el perodo de prueba, evidenciada a travs de la evaluacin del desempeo.
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Art. 38.- CERTIFICADO: Sin perjuicio de lo que dispone la LOSCCA, con la misma fecha que el Rector haya extendido el nombramiento regular, la Unidad de Talento Humano otorgar un certificado que acredite la condicin de Servidor Pblico de Carrera. Sin embargo, el perodo de prueba se computar como tiempo de servicio en la Institucin para todos los efectos legales. Pargrafo 2. Del Desarrollo de Carrera Institucional Art. 39.- PLANES Y PROCESOS: La carrera institucional es el proceso que permite a la Unidad de Talento Humano, conjuntamente con los titulares de los puestos directivos y los involucrados, preparar, implementar, al menos una vez al ao, los planes de carrera institucionales e individuales; la evaluacin es competencia de la Unidad de Talento Humano. Dichos planes de carrera, cuando sea necesario, considerarn la medicin y mejoramiento del clima organizacional, el nivel de motivacin y la estabilidad psico-social del servidor. Tanto el plan cuanto los resultados sern presentados en la Unidad de Desarrollo Institucional, la misma que conocer el plan anual de desarrollo de carrera as como sus resultados. Art. 40.- TCNICAS PARA DESARROLLO DE LA CARRERA: Para desarrollar la carrera de los servidores, la Unidad de Talento Humano y los titulares de los procesos debern utilizar, entre otras, tcnicas tales como el diseo y rediseo de puestos de trabajo, la ampliacin y el enriquecimiento de los puestos, la gestin por competencias, la autoevaluacin, los centros de asesoramiento, la formacin, la capacitacin y las tutoras. Art. 41.- GARANTAS: El personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito que tenga la calidad de Servidor Pblico de Carrera, no podr ser excluido de la Carrera Institucional ni podr cesar definitivamente en funciones, sino por las causas establecidas en la Constitucin Poltica de la Repblica, en las leyes vigentes y en el presente Reglamento. TITULO III REMUNERACIONES, PROTECCIN LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL CAPTULO I. GENERALIDADES
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Art. 42.- DE LAS REMUNERACIONES: El proceso de remuneraciones as como la proteccin laboral y el bienestar social, se fundamentan en las polticas, normas y procedimientos orientados a mantener el Talento Humano y a fomentar su bienestar, satisfaccin laboral, motivacin y con estos la excelencia en el servicio. SECCIN I. De la Remuneracin Mensual Unificada Art. 43.- COMPONENTES: Remuneracin Mensual Unificada es el monto econmico con el cual se retribuye al servidor por la prestacin de sus servicios; es establecida segn la valoracin del puesto que desempea. No forman parte de dicha remuneracin los ingresos que corresponden al dcimo tercer sueldo, dcimo cuarto sueldo, viticos, subsistencias, dietas, horas suplementarias, extraordinarias, encargos, subrogaciones, aportes patronales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, fondo de reserva y reconocimiento institucional por aos de servicio y el bono Fuerzas Armadas. El servidor percibir, en mensualidades vencidas, la remuneracin mensual unificada ms, segn sea el caso, todos los conceptos que disponen la LOSCCA y su Reglamento y el presente instrumento. Art. 44.- BANDAS: Los valores en dlares de los puntos de las bandas remunerativas se incrementarn en funcin de las disponibilidades presupuestarias de la Institucin, basado en una propuesta del Rector que contar con el informe tcnico de la UTH y la Unidad Financiera. Las bandas salariales se aplicaran de conformidad con la ley. Art. 45.- APLICACIN: Todas las personas que ingresen a la Escuela Politcnica del Ejrcito, percibirn la Remuneracin Mensual Unificada correspondiente al punto inicial de la banda remunerativa del grupo ocupacional al que pertenezca su puesto, ms el Dcimo Tercero y Dcimo Cuarto Sueldos con aplicacin a la cuenta Masa Salarial. Art. 46.- PUESTOS DIRECTIVOS: Los servidores designados para ocupar puestos directivos percibirn, mientras dure su gestin, la remuneracin que corresponda a la valoracin del puesto a desempear.
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SECCIN II. De las Subrogaciones y Encargos Art. 47.- SUBROGACIN: El funcionario que, con autorizacin del Rector, subrogue a un superior jerrquico que est temporalmente ausente por vacaciones, licencia o comisin, sin perjuicio de los derechos del titular del puesto, recibir por concepto de pago por tal subrogacin, la diferencia que exista entre su remuneracin mensual unificada y la remuneracin mensual unificada del titular de ese puesto, durante el tiempo que dure el reemplazo, a partir de la fecha en que se inicia la subrogacin y hasta por un mximo de sesenta das al ao Art. 48.- ENCARGO DE VACANTE: El funcionario a quien el Rector le encargue un puesto vacante, percibir la diferencia que exista entre su remuneracin mensual unificada y la remuneracin mensual unificada asignada al puesto vacante, durante un plazo mximo de sesenta das al ao. Para el efecto, al puesto vacante se le asignar la remuneracin mensual que le corresponda segn su valoracin. Dentro del plazo mximo de sesenta das, el Rector deber designar como titular del puesto jerrquico superior a quien lo estaba desempeando por encargo; caso contrario, el servidor regresar a su puesto anterior, con la remuneracin mensual que perciba previo al encargo. SECCIN III. De los Viticos y subsistencias. Art. 49.- VITICO: Es el estipendio monetario o valor diario que por necesidades del servicio, reciben los dignatarios, autoridades, funcionarios, servidores pblicos para sufragar los gastos de alojamiento, alimentacin, transporte o movilizacin, segn sea el caso; a los servidores que deban laborar o capacitarse temporalmente fuera del lugar habitual de trabajo, en el pas o en el exterior. Art. 50.- SUBSISTENCIA: Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentacin de los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores pblicos que sean declarados en licencia de servicio y tengan que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo, hasta por una jornada diaria de labor y el viaje de ida y de regreso se efecte el mismo da. La forma de clculo y dems consideraciones sobre el pago de viticos y subsistencias se sujetar a las regulaciones contempladas en la LOSCCA
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Art. 51.- CASOS DE COMISIN DE SERVICIOS: Cuando los servidores se encuentren en comisin de servicio con o sin remuneracin para colaborar en otra entidad pblica, cuando as corresponda, percibirn los viticos en la Entidad en la que estn prestando sus servicios. SECCIN IV. De la Proteccin Laboral y Bienestar Social Art. 52.- Con el propsito de fomentar el desarrollo personal de los servidores pblicos y mejorar la eficiencia y la productividad, la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE brindar proteccin laboral y resguardar la integridad fsica, mental y psicosocial del servidor, mediante la provisin de: a) Seguro de vida y asistencia mdica, contratado por la Escuela, siempre y cuando el servidor, voluntariamente, pague el valor de la prima en el porcentaje que le corresponda; b) Servicio Mdico y Odontolgico (excluye material); c) Servicios de Laboratorio Clnico (excluye material) d) Transporte; e) Capacitacin; f) Anticipos de remuneraciones, segn lo establecido en la LOSCCA y su Reglamento;
g) La seguridad fsica y psicolgica que es responsabilidad de todos los funcionarios. Sin embargo la Escuela contar con un Comit de Salud Ocupacional y Seguridad Laboral, el mismo que se regir por su propia reglamentacin. Los beneficios sealados en los literales a), e) f) solo se concedern al personal que posea nombramiento regular TTULO IV. DEL RGIMEN LABORAL CAPTULO I. GENERALIDADES, DEBERES, DERECHOS, PROHIBICIONES, ESTMULOS Y RECONOCIMIENTOS Art. 53.- RGIMEN LABORAL: Es el conjunto de normas y procedimientos que rigen la relacin entre quienes prestan sus servicios y la Institucin, con el objetivo de lograr la satisfaccin laboral y con sta una cultura organizacional orientada a la excelencia en el servicio.
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SECCIN I. De los Deberes y Derechos Art. 54.- DEBERES: Son deberes de los servidores pblicos de ESPE; a ms de los establecidos en la LOSCCA, los siguientes: a) Guardar, en los casos dispuestos por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, estricta reserva de los datos o informes calificados, sin perjuicio de la obligacin de hacer conocer a su jefe cualquier acto incorrecto o delictivo. La obligacin de guardar reserva se mantendr an despus de haber cesado en el cargo; b) Informar a la UTH, los cambios de residencia, estado civil, nacimiento o fallecimiento de sus hijos, eventos de capacitacin y ms datos que se consideren necesarios para mantener actualizados los registros personales; c) Reportar a su inmediato superior cualquier suceso o novedad que se produzca dentro de su lugar de trabajo, que atente contra la moral, disciplina y seguridad de la Institucin; d) Informar a la UTH, el cumplimiento de las comisiones, licencias, permisos, as como de la salida y retorno de stos a la institucin; e) Promover y sugerir a su jefe inmediato el mejoramiento de actividades, procedimientos y procesos de trabajo; f) Colaborar como instructor en el desarrollo de programas de capacitacin, en materia de su especialidad, cuando la Institucin lo requiera, previa coordinacin con su jefe inmediato, a tal efecto se reconocer las horas extras debidamente autorizadas, cuando se cumpliere la capacitacin fuera del horario normal de trabajo. g) Asistir obligatoriamente a los eventos de capacitacin cuando fuere designado;
h) Concurrir a su lugar de trabajo debidamente uniformados, de acuerdo a la reglamentacin interna para cada labor; i) Acreditar su condicin de servidor de la ESPE, portar la credencial emitida por la Institucin durante la jornada laboral; j) Compartir los conocimientos y experiencias adquiridos durante el ejercicio del puesto o en cursos de capacitacin, seminarios, pasantas y otros, con el personal que lo requiera; k) Cumplir las medidas de seguridad, prevencin e higiene;
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l)
Cumplir la jornada normal de trabajo de ocho horas diarias efectivas, durante cinco das a la semana, excepto los das de descanso obligatorio; se excluye del horario normal de trabajo al personal que por la naturaleza de sus funciones deba laborar en jornadas especiales;
m) Responder por el rendimiento y disciplina del personal a su cargo.; n) Ejercer su cargo en forma regular, puntual y continua, con eficacia y eficiencia, en el lugar, horario y condiciones determinados por la Institucin; y, cumplir las normas establecidas por los reglamentos y disposiciones vigentes y de sus superiores; o) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Cdigo de tica y Valores Institucionales, Poltica de Calidad y dems normas disciplinarias de la Institucin; p) Guardar lealtad a la Institucin en el cumplimiento de las responsabilidades de su puesto; y, q) Mantener en forma permanente toda la consideracin y cortesa en sus relaciones con el pblico, con sus superiores, compaeros y colaboradores, motivadas por el ejercicio de su puesto. Art. 55.- DERECHOS.- Son derechos de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito: a) Percibir la remuneracin mensual unificada, el Dcimo Tercero y Dcimo Cuarto Sueldos, los servicios y prestaciones para la proteccin laboral y bienestar social, de acuerdo con la definicin y detalle contenidos en este Reglamento; b) Gozar de la estabilidad en su puesto luego del perodo de prueba, siempre y cuando hubiere obtenido una calificacin mnima de muy bueno en su evaluacin del desempeo, salvo lo dispuesto en la Ley y en el presente reglamento; c) Percibir los valores por trabajos realizados en horas suplementarias o extraordinarias debidamente autorizados, de conformidad con la Ley y el presente Reglamento; d) Hacer uso de los das de descanso obligatorio, feriados y los de vacaciones anuales remuneradas, segn las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento;
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e) Participar en concursos para ascensos a un puesto de mayor valoracin, quienes tengan la condicin de Servidores Pblicos de Carrera, de conformidad a los Art. 72, 73 y 75 de la LOSCCA y el Art. 158 de su reglamento; f) Solicitar licencias y permisos de acuerdo a lo establecido en la LOSCCA, su reglamento y el presente instrumento; g) Recibir la indemnizacin por eliminacin o supresin de puestos o partidas del personal, fallecimiento o incapacidad total o permanente del servidor pblico, de acuerdo al Art. 125 de la ley y el Art. 239 del reglamento; h) Disfrutar de treinta das de vacaciones anuales pagadas con base al art. 34 de la LOSCCA, las que sern distribuidos por la Unidad de Talento Humano, de acuerdo a la planificacin Institucional.; i) Ser restituido a su puesto de trabajo en los casos que existiere sentencia favorable del Juez u organismo competente a favor del servidor pblico suspendido o destituido; j) Organizarse y participar libremente en asociaciones creadas dentro de la Institucin, cuando stas no tengan finalidades polticas, partidistas, religiosas o que contravengan el normal desenvolvimiento de la ESPE; k) Recibir los estmulos y reconocimientos institucionales, de acuerdo a lo determinado en la Ley y el presente Reglamento; l) Recibir anualmente uniformes de acuerdo a la funcin que desempea y al presupuesto establecido; m) Acceder a beneficios normados internamente por la ESPE; y, n) Los dems contemplados en la Constitucin Poltica y leyes de la Repblica. Art. 56.- PROHIBICIONES.- Queda prohibido a los servidores de la ESPE, a ms de lo establecido en la LOSCCA y su Reglamento, lo siguiente: a) Permanecer en las oficinas de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE despus de las horas de labores y durante los das feriados y de descanso obligatorio, salvo en los casos en que as lo exijan las necesidades de trabajo y el servidor est autorizado por su jefe inmediato para ello;
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b) Abandonar injustificadamente y sin permiso, la jornada completa de trabajo o una fraccin de la misma; c) Utilizar los bienes y servicios de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE para fines que no sean autorizados de su trabajo, ni en casos especiales que no tengan autorizacin; d) Ejercer actividades ajenas a sus responsabilidades, durante el horario de trabajo establecido en la Institucin. e) Retirar los bienes de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE sin autorizacin y registro previos; f) Utilizar claves de terceros sin su autorizacin, para acceder a los diferentes servicios y aplicaciones informticas de la Escuela Politcnica del Ejrcito; g) Portar cualquier tipo de armas, salvo que por las responsabilidades del puesto el servidor est autorizado a ello; h) Retardar, negar o agilitar deliberadamente los trmites inherentes a las responsabilidades de su puesto, con el afn de perjudicar o beneficiar a terceros, o beneficiarse a s mismos; i) Acatar disposiciones dadas en contravencin a la ley, las regulaciones y ms normas. Se deber negar por escrito a acatar las disposiciones de los superiores jerrquicos que no se enmarquen en la Constitucin y las leyes; j) Dar a los servidores de la Institucin disposiciones que contravengan a la ley, a las regulaciones y dems normas; k) Frecuentar salas de juego de azar, especialmente cuando fuere depositario de valores, bienes o fondos del Estado o ejerciere funciones de control sobre los mismos; l) Consumir bebidas alcohlicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas dentro de la Institucin, o presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de estupefacientes o sustancias psicotrpicas; m) Hacer uso del cargo o puesto para ejecutar actos de proselitismo poltico o religioso, u ordenar respaldo poltico de cualquier naturaleza; n) Mantener relaciones comerciales o financieras, directa o indirectamente con contratistas de la Institucin, en los casos en que el servidor, en razn de sus funciones, deba atender asuntos de ellos;
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o) Resolver asuntos en los que el servidor est personalmente interesado, su cnyuge o su conviviente en unin de hecho, o sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o sus amigos ntimos o enemigos manifiestos; p) Intervenir por s o por una tercera persona en la suscripcin de contratos con la Institucin, que impliquen la concesin de privilegios por parte del servidor a favor de empresas en que ste, su cnyuge, su conviviente en unin de hecho legalmente reconocida, o sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad sean interesados; q) Solicitar, insinuar o recibir regalos, donaciones, beneficios, contribuciones y otros, para s mismo o para sus superiores, con el propsito de agilitar los trmites inherentes a las responsabilidades de su puesto, o de favorecer indebidamente a los usuarios de los servicios de la ESPE; r) Realizar actos inmorales de cualquier naturaleza en el ejercicio de sus funciones, y en general incumplir con el cdigo de tica de la ESPE; s) Negarse a participar en los eventos de capacitacin programados por la Institucin; siempre que no constituya casos de fuerza mayor o caso fortuito de conformidad con la ley t) Divulgar informacin de carcter reservada o confidencial, o aprovecharse de cualquier informacin relacionada con el trabajo en la Institucin para fines personales o en perjuicio de la Escuela Politcnica del Ejrcito o de terceros; u) Ejercer dos o ms puestos pblicos, salvo la docencia universitaria; v) Dar mal uso a las herramientas informticas que provee la ESPE, para el cumplimiento de las labores institucionales; w) Abrogarse funciones y suscribir documentos a nombre del titular; x) Ejercer la docencia en horas de trabajo recibiendo remuneracin adicional y de recibir remuneracin, no reponer las horas utilizadas; y) Realizar actividades que atenten al normal desenvolvimiento de la ESPE; y, z) Conformar organizaciones o grupos que atenten contra la Institucin, tanto en su jornada de trabajo, como fuera de ella. .
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SECCIN II. Rgimen Disciplinario Art. 57.- SANCIONES: Los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE que infrinjan las normas contenidas en las leyes, en este Reglamento, en resoluciones y dems disposiciones internas, estarn sujetos a las siguientes sanciones: Amonestacin verbal; Amonestacin escrita; Sancin pecuniaria administrativa; Suspensin temporal sin goce de remuneracin; y, Destitucin o terminacin de la relacin de trabajo previo sumario administrativo Art. 58.- AMONESTACIN VERBAL: La amonestacin verbal se aplicar por faltas leves, segn lo determinado en este Reglamento. Se consideran faltas leves a las siguientes: a) No registrar el ingreso o salida de las jornadas diarias; b) Causar retraso o abusos en el servicio de transporte proporcionado por la Institucin;
c) Ser reincidente en atrasos, por ms de tres ocasiones en el mismo mes calendario; d) Retardar injustificadamente el despacho de asuntos del servicio, e) Ejercer actividades ajenas a sus funciones durante la jornada de trabajo; f) Abandonar injustificadamente el trabajo o suspender sus labores sin la debida autorizacin; g) Faltar injustificadamente a una jornada de trabajo; y, h) Alterar el uniforme entregado por la Institucin. Se considerarn adems, como causales de amonestacin verbal, la prohibicin del literal a) del Art. 56 de este reglamento Art. 59.- AMONESTACIN ESCRITA: La amonestacin escrita se impondr cuando el servidor haya merecido durante un mismo mes calendario dos o ms amonestaciones verbales y en los dems casos, se impondr de acuerdo a la gravedad de la falta y de conformidad con este Reglamento.
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Se consideran faltas graves, a ms de las contempladas en la LOSCCA y su Reglamento, las siguientes: a) No guardar la consideracin y cortesa debidas en sus relaciones con el pblico, con sus jefes inmediatos y personal directivo de la ESPE, motivadas por ejercicio de su cargo; b) Realizar actividades polticas o comerciales en uso de sus funciones y aprovechndose de ellas por cualquier medio; c) Realizar reclamos infundados o mal intencionados; d) Faltar injustificadamente a su trabajo por dos das consecutivos, dentro de un mismo mes calendario; e) Anteponer a los asuntos Institucionales, los personales a favor de s mismo, de su cnyuge, parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; f) Propagar rumores o crticas infundadas con el afn de causar dao o desprestigio a la Institucin, sus superiores o compaeros; y, g) Proponer o ejecutar actos inmorales en el ejercicio de sus funciones, siempre que aqullos no constituyan delito. Se considerarn adems, como causales de amonestacin escrita, las prohibiciones de los literales: c, d, i, j, s del Art. 56 de este reglamento Art. 60.- SANCIN PECUNIARIA ADMINISTRATIVA: La sancin pecuniaria no podr exceder del diez por ciento de la remuneracin mensual unificada del servidor sancionado, previa peticin escrita y motivada del Jefe inmediato, con indicacin del hecho violentado o acto inobservado por el servidor y la valoracin de las pruebas de descargo, que el servidor objeto de la sancin hubiere presentado en el trmino no mayor de un da contado a partir de la notificacin de los cargos o imputaciones que la motivaran. El servidor reincidente que dentro de un perodo de seis meses consecutivos hubiere sido sancionado con dos o ms amonestaciones escritas, ser sancionado pecuniariamente. Sin embargo, por la gravedad de la falta, se podr imponer esta sancin sin necesidad de que precedan otras. Se considerarn adems, como causales de sancin pecuniaria, las prohibiciones de los literales: b, e, f, g, h, l, t, v, w, x del Art. 56 de este reglamento
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Art. 61.- SUSPENSIN TEMPORAL: La suspensin temporal del servidor pblico en el ejercicio de sus funciones, sin goce de remuneracin, no podr exceder de 30 das y ser impuesta nicamente por la autoridad nominadora previo el sumario administrativo actuando conforme a lo previsto en la LOSCCA y su Reglamento. El servidor pblico legalmente suspendido en sus funciones de manera temporal no asistir a su lugar de trabajo, ni ejercer sus funciones, tampoco percibir valor alguno por concepto de remuneracin mensual, durante el tiempo de su suspensin. Quien hubiere sido sancionado pecuniariamente dos o ms ocasiones dentro de un perodo continuo de seis meses, indefectiblemente ser sancionado con la suspensin temporal. Se considerarn adems, como causales de suspensin temporal, las prohibiciones de los literales: y, z del Art. 56 de este reglamento. Art. 62.- DESTITUCIN: La destitucin del servidor pblico, constituye la mxima sancin administrativa dentro del Sector Pblico; ser impuesta nicamente por la autoridad nominadora con posterioridad al sumario administrativo respectivo y fundamentalmente por las causales sealadas en el Artculo 49 de la LOSCCA y el ordenamiento jurdico vigente. En el caso de reincidencia dentro de un perodo de doce meses consecutivos, en el cometimiento de cualquiera de las causales sancionadas con suspensin temporal sin goce de remuneracin, el servidor ser destituido de su puesto con arreglo a la Ley. Se considerarn adems, como causales de destitucin, las prohibiciones de los literales: k, m, n, o, p, q, r, u; y en caso de reincidir en lo previsto en los literales y, z, del Art. 56 de este reglamento. Art 63.- RESPONSABLES DE LA SANCIN: Las amonestaciones verbales, escritas, pecuniarias administrativas, sern impuestas, en la Matriz por el Director de Talento Humano; y, en las Sedes por el funcionario encargado de la administracin de personal de conformidad con el Reglamento de Sedes Las sanciones de los literales d y e del art. 57, sern impuestas por el Rector de la ESPE, como lo establece la LOSCCA.
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Art. 64.- DEBIDO PROCESO: No podr destituirse a los servidores de la Institucin, sino por las causas y mediante los procedimientos establecidos en la Ley y en este Reglamento. SECCIN III ESTMULOS Y RECONOCIMIENTOS Art. 65.- ESTMULO: Es el reconocimiento que hace la Escuela Politcnica del Ejrcito al servidor por el cumplimiento eficiente y ejemplar de sus funciones, previo informe y solicitud de jefe inmediato superior, a la Unidad de Talento Humano. Los estmulos que reconocer la ESPE, sern los siguientes: a. Felicitaciones; b. Menciones honorficas; c. Condecoraciones; y, d. Becas para cursos de especializacin o formacin profesional. Art. 66.- FELICITACIONES: Son estmulos a los que se har acreedor el servidor y se darn a conocer mediante comunicacin escrita por parte de la mxima autoridad del organismo respectivo; su otorgamiento corresponde a uno de los siguientes mritos: a) Excelente rendimiento en un trabajo especfico que se demostrar con el correspondiente informe dado por su superior; y, b) Participacin sobresaliente en alguna actividad acadmica, cultural o deportiva dentro o fuera de la Institucin. Art. 67.- MENCIONES HONORFICAS: Son estmulos a los que se har acreedor el servidor que se otorgarn mediante publicacin en Orden de Rectorado, por uno de los siguientes mritos: a) Por haber realizado trabajos de relevante importancia para la Institucin, lo que se comprobar con la presentacin de obras escritas, inventos, modificacin o rectificacin de equipos y maquinarias; b) Informes de sobresaliente actuacin en eventos de capacitacin auspiciados por la Institucin; c) Por acreditar dos felicitaciones solicitadas por su inmediato superior en el mismo ao, previa aprobacin de la Unidad de Talento Humano de la Escuela.
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Art. 68.- CONDECORACIONES: La condecoracin SERVICIOS DISTINGUIDOS se conceder al servidor que no haya recibido sanciones de suspensin temporal de servicios y que cumpla uno de los siguientes requisitos: a) Cumplir 15, 20, 25, 30 y 35 aos de servicio acumulado en la ESPE. Los tiempos de servicios antes mencionados, se comprobarn mediante la respectiva liquidacin otorgada por el IESS; b) Haber recibido tres menciones honorficas durante su permanencia como servidor de la ESPE; c) Haberse hecho acreedor a una distincin o presea de carcter cientfico o cultural, otorgada por organismos o instituciones nacionales o internacionales legalmente reconocidos; Haber realizado actos a riesgo de su propia vida en el cumplimiento de sus obligaciones profesionales o particulares que contribuyan a mantener el prestigio de la ESPE. Art. 69.- BECAS: El servidor pblico que durante el desempeo de su funcin haya proporcionado un beneficio relevante para la Institucin, podr ser reconocido con una beca, de acuerdo al proceso establecido en el Reglamento correspondiente. Art. 70.- RECONOCIMIENTO INSTITUCIONAL: Es el estmulo valorado que se otorgar por los aos de servicio acumulado en la ESPE, materializada en la entrega pecuniaria legal y debidamente presupuestada. El reconocimiento Institucional por los aos de servicio consistir en el pago, por una sola vez, de los siguientes valores: a) Por cinco (5) aos de servicio, un Salario Bsico Unificado para los trabajadores privados. b) Por diez (10) aos de servicio, dos Salarios Bsicos Unificados para los trabajadores privados. c) Por quince (15) aos de servicio, una remuneracin mensual unificada; d) Por veinte (20) aos de servicio, dos remuneraciones mensuales unificadas. e) Por veinticinco (25) aos de servicios, tres remuneraciones mensuales unificadas.
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f)
Por treinta (30) aos de servicio, cuatro remuneraciones mensuales unificadas.
g) Por treinta y cinco (35) aos de servicio, cinco remuneraciones mensuales unificadas. Art. 71.- AGUINALDO NAVIDEO: Es el estmulo que se concede una vez al ao y consistir en el conjunto de especies que entrega la Institucin al servidores pblico en el mes de diciembre. CAPTULO II. DE LAS JORNADAS DE TRABAJO, VACACIONES, COMISIONES Y LICENCIAS Art. 72.- JORNADA Y HORARIO: Los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito laborarn ocho horas efectivas diarias, de acuerdo a lo especificado en el contrato o nombramiento. El horario matutino de trabajo ser de 07:00 a 15:30 durante cinco das a la semana, en el que est comprendido el tiempo para el consumo de un refrigerio, el cual no podr exceder de treinta minutos, incluido la movilizacin; se establecern turnos en cada oficina para garantizar su normal funcionamiento durante ese lapso. El horario vespertino ser de 13h30 a 21h30. Todos los Servidores de la Institucin cumplirn el horario a tiempo completo. De acuerdo a la necesidad institucional y previo informe de la Unidad de Talento Humano, el Rector podr fijar diferentes jornadas de trabajo de ocho horas. Art. 73.- CONTROL DE ASISTENCIA: Los Directores de la Unidades, controlarn la asistencia y puntualidad de los servidores en las reas a su cargo, ejecutarn o solicitarn se ejecuten las acciones que correspondan y remitirn las novedades e inobservancias a la Unidad de Talento Humano para la aplicacin de las sanciones correspondientes. Art. 74.- HORARIOS ESPECIALES: nicamente por razones de servicio, el Rector a pedido de los Vicerrectores Acadmico, de Investigacin y Vinculacin con la Colectividad, el Gerente Administrativo y Financiero y Director de Sede, segn sea el caso, podr autorizar el establecimiento de horarios especiales de trabajo,
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Art. 75.- Los servidores podrn trabajar horas extraordinarias y suplementarias, previa la autorizacin de la autoridad nominadora, por necesidades institucionales debidamente
establecidas y verificadas por el jefe inmediato y las UARHs, siempre y cuando la Institucin disponga de los recursos necesarios para cumplir esas obligaciones (Art. 121 de LOSCCA y Art. 223 del Reglamento de la LOSCCA) Art. 76.- VACACIONES: Despus de haber prestado servicio por lo menos durante once meses continuos, los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito, tendrn derecho al goce de treinta das de vacaciones anuales, en los que se incluyen los das que se otorgan al final de Diciembre. Las vacaciones se programarn en cada dependencia considerando la planificacin acadmica y que todo servidor debe hacer uso de treinta das cada ao, de los cuales por lo menos quince das debern ser continuos. El calendario anual de vacaciones, elaborado en base a esa programacin, lo presentar cada dependencia a la Unidad de Talento Humano en el mes de diciembre del ao inmediato anterior al de su vigencia; su cumplimiento ser obligatorio. Por razones de servicio, los ocupantes de puestos directivos podrn suspender las vacaciones de su personal y diferirlas para otra fecha dentro del mismo perodo. La suspensin deber constar por escrito y debern notificarla a la Unidad de Talento Humano. Las vacaciones a que tienen derecho los servidores que realizan estudios de postgrado, para lo cual se les otorg licencia con o sin remuneracin a tiempo completo, se asimilarn a las vacaciones comprendidas dentro de los perodos acadmicos. Las vacaciones no podrn ser compensadas en dinero, salvo el caso de cesacin de funciones, en el que se liquidarn las vacaciones no gozadas calculadas en base a la ltima remuneracin mensual unificada percibida. CAPTULO III. DE LAS LICENCIAS, COMISIONES DE SERVICIO Y PERMISOS Art. 77.- LICENCIAS CON REMUNERACIN: Los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito podrn hacer uso de licencias con remuneracin en los siguientes casos: a) Por enfermedad, hasta por sesenta das durante cada ao de servicio. Para su concesin el servidor deber presentar un certificado mdico conferido o validado por un facultativo del Dispensario Mdico de la ESPE, cuando la licencia fuera de hasta 3 das; si la licencia fuere por ms das, el certificado mdico deber ser conferido o validado por un facultativo del IESS.
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Concluidos los sesenta das, se conceder licencia por enfermedad sin remuneracin conforme a lo establecido en las regulaciones del IESS. Los permisos concedidos para atencin mdica en el Seguro Social se imputarn a la licencia por enfermedad. b) Por maternidad, las servidoras pblicas tendrn derecho por doce semanas, que pueden utilizarlas durante dos semanas anteriores y diez posteriores al parto o, acumuladas, con posterioridad al parto. El uso de esta licencia se justificar mediante la certificacin otorgada por el mdico tratante. c) Para cuidado del recin nacido, las servidoras pblicas tendrn derecho a esta licencia por dos horas diarias hasta que el menor cumpla un ao de edad. d) Por calamidad domstica, hasta por ocho das contados a partir de la fecha en que se produzca la calamidad. Por calamidad domstica deber entenderse el fallecimiento, accidente o enfermedad graves de su cnyuge o conviviente en unin de hecho legalmente reconocida, o de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad; e, igualmente a los siniestros que afecten gravemente al servidor, a su propiedad o a sus bienes. e) Para efectuar estudios regulares de postgrado en el pas o en el exterior, que sean de inters institucional, mediante licencia con remuneracin hasta por dos aos, por una sola vez, previo dictamen favorable de la Unidad de Talento Humano, siempre que el servidor hubiere cumplido por lo menos un ao de servicio en la Escuela Politcnica del Ejrcito. En caso de incumplimiento, el servidor deber pagar a la Institucin lo determinado en el contrato respectivo. No se conceder este tipo de licencia al personal que labore, bajo nombramiento provisional o ejerza cargo de libre remocin. f). Para participar como alumnos en cursos, seminarios, reuniones, pasantas, conferencias y otras actividades acadmicas que sean de inters para la Institucin, en el exterior. En este caso el servidor deber acreditar mnimo un ao de servicio. Los beneficiarios de estas licencias quedarn obligados, al trmino de las mismas, a prestar sus servicios en la Escuela Politcnica del Ejrcito por un lapso igual al doble del tiempo concedido para su capacitacin.
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g) Permiso para estudios o docencia universitaria, hasta por dos horas diarias. Este permiso se podr conceder para realizar estudios universitarios regulares vinculados al ejercicio de su funcin o cargo, o para el ejercicio de la docencia en establecimientos de educacin superior del pas legalmente reconocidos; en ambos casos se requerir la autorizacin de la autoridad nominadora. Para los casos de los estudiantes, debern certificar expresamente la aprobacin del curso correspondiente. Los permisos referidos en el presente literal no se concedern a los servidores que laboren a tiempo parcial. Art. 78.- RGIMEN DE EJECUCIN: En los das en que no haya asistencia a clases y durante el perodo vacacional de los Centros de Estudio, los beneficiarios de licencias con remuneracin, debern concurrir a trabajar con horario normal. Adems, estn obligados a compensar las horas de permiso sin derecho a pago de horas suplementarias. Las autorizaciones para el uso de las licencias definidas en los literales a), b), c) y d) del artculo precedente, sern conferidas por la Unidad de Talento Humano. Las licencias referidas en los literales e) y f) del mismo artculo, siempre y cuando sean por ms de sesenta das o si se realizan en el exterior, sern autorizadas por el Rector. Si acaso fueren por tiempo inferior al referido y en el pas, sern autorizadas por la Unidad de Talento Humano. El servidor que se beneficie con este tipo licencias tendr la obligacin de cumplir con todos los compromisos de Ley y lo que especifique la normativa del Escuela Politcnica del Ejrcito. La licencia mencionada en el literal g) del artculo anterior, ser autorizada por el Rector. Las autorizaciones y dems informacin pertinente debern ser registradas en la base de datos de Talento Humano. Artculo 79.- LICENCIAS SIN REMUNERACIN: Los servidores del Escuela Politcnica del Ejrcito se beneficiarn con licencias sin remuneracin en los siguientes casos: a) Por asuntos particulares: con sujecin a las necesidades del servicio, los Vicerrectores, el Gerente Administrativo y Financiero, segn sea el caso, podrn conceder a los servidores de su dependencia, licencia sin remuneracin hasta por quince das calendario lo que ser notificado oportunamente a la UTH; y, previo informe de la Direccin de Talento Humano, el Rector podr concederla, hasta por sesenta das, durante cada ao de servicio.
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Esta licencia sin remuneracin podr concederse consecutivamente con las licencias determinadas en los literales b), d) y e) del artculo 77. b) Para estudios de postgrado: como complemento a la licencia con remuneracin por estudios, referida en el literal e) del Art. 77, para efectuar estudios regulares de postgrado en instituciones de educacin superior y hasta por un perodo de dos aos, por una sola vez, siempre que el servidor hubiere cumplido al menos dos aos de servicio en la Escuela Politcnica del Ejrcito. Esta licencia se conceder por intereses institucionales y previa autorizacin de la autoridad nominadora. El beneficiario de esta licencia para estudios, al trmino de la misma, quedar obligado a prestar sus servicios en la Escuela Politcnica del Ejrcito por el doble del tiempo de duracin de la licencia. En caso de incumplimiento, el servidor deber devolver los valores que se hayan estipulado en el contrato respectivo. c) Para cumplir con el Servicio Militar: luego de concluido, el servidor deber reincorporarse a la Escuela Politcnica del Ejrcito en un plazo mximo de treinta das. Art. 80.- EFECTOS DE LA LICENCIA SIN REMUNERACIN: El uso de las licencias sin remuneracin suspenden la relacin laboral con la Institucin mientras sta tenga vigencia; por ello, tendr los siguientes efectos respecto del servidor con licencia: Perder la cobertura de plizas de seguros contratadas por la Escuela Politcnica del Ejrcito; a) El perodo de la licencia no se computar para la concesin de los beneficios que dependan del transcurso del tiempo de servicio en la Institucin. b) Las obligaciones de la Escuela Politcnica del Ejrcito con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se suspendern durante el tiempo de la licencia. Art. 81.- COMISIONES DE SERVICIO CON REMUNERACIN: Previo informe favorable de la Unidad de Talento Humano, la autoridad nominadora podr conceder a los servidores que tengan nombramiento regular, previa su aceptacin por escrito, comisiones de servicio con remuneracin hasta por dos aos, por una sola vez, para que puedan prestar su colaboracin en otras entidades del Estado.
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El servidor declarado en comisin de servicio tendr derecho a percibir la remuneracin mayor de entre la que percibe en la ESPE y la asignada en la entidad del Estado. Art. 82.- COMISIONES DE SERVICIO SIN REMUNERACIN: La prestacin de servicios mediante comisin sin remuneracin, obligar a la entidad solicitante a la expedicin de un nombramiento o a la suscripcin de un contrato de servicios ocasionales por el tiempo que dure la comisin. La remuneracin a pagarse para este tipo de contratos no podr ser diferente a la fijada para el puesto en la escala respectiva. Art. 83.- REINGRESO: El servidor declarado en comisin de servicios con remuneracin conservar los beneficios propios de la ESPE; luego de que sta concluya, ser reintegrado al proceso, grupo ocupacional y puesto en los que se encontraba ubicado o a uno equivalente si el anterior hubiere sido suprimido por decisin institucional. Art. 84.- COMISIONADOS EN LA ESPE: En el caso de que la ESPE sea solicitante de una comisin de servicios sin remuneracin, expedir a favor del servidor pblico, un nombramiento provisional de reemplazo o un contrato de servicios ocasionales que tendr vigencia por el tiempo de duracin de aqulla, con una remuneracin igual a la fijada para el puesto a desempear, segn la escala respectiva. CAPTULO IV. TRASLADOS, CAMBIOS ADMINISTRATIVOS Y TRASPASOS DE PUESTOS Art. 85.- TRASLADO ADMINISTRATIVO: Se entiende por traslado administrativo al movimiento de un servidor a otro puesto genrico o especfico vacante del mismo grupo ocupacional y de la misma valoracin del que ocupa. Podrn realizarse traslados administrativos entre los servidores, siempre y cuando se realice la compensacin de sus partidas presupuestarias en las reas a las que pertenecen. Art. 86.- AUTORIZACIONES: Por necesidades de servicio de la Institucin o por causas debidamente justificadas, previo informe favorable de la Unidad de Talento Humano Administrativo, el Rector podr autorizar traslados administrativos de los servidores entre macro procesos o entre procesos, segn sea el caso.
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El servidor a ser trasladado deber cumplir con los requisitos exigidos por el puesto vacante que va a desempear; por lo tanto, los traslados no implicarn en ningn caso que el servidor cambie a puestos de mayor valoracin. Por necesidades de servicio de la Institucin o por causas debidamente justificadas, previo informe favorable de la Unidad de Talento Humano, el Gerente Administrativo y Financiero podr autorizar los traslados administrativos internos de los servidores de los procesos o subprocesos ; en igual forma, estos traslados no implicarn que el servidor cambie a puestos de mayor valoracin. Art. 87.- CAMBIO ADMINISTRATIVO: Se entiende por cambio administrativo a la prestacin de servicios de un servidor en otra unidad por un perodo de hasta 10 meses en un ao calendario, siempre y cuando no implique modificacin presupuestaria y no se atente contra la estabilidad, clasificacin y remuneracin del servidor. Previo informe favorable de la Unidad de Talento Humano y por las razones legalmente establecidas, el Rector autorizar los cambios administrativos. Para realizar el cambio administrativo del servidor entre Sedes de la ESPE, segn la definicin de la Ley, se contar con su aceptacin escrita. Art. 88.- TRASPASO ADMINISTRATIVO: Por necesidades institucionales y previo informe favorable de la Unidad de Talento Humano, el seor Rector podr disponer el traspaso de puestos entre Unidades de la Institucin cumpliendo las exigencias de la LOSCCA y su Reglamento. TTULO V. DE LAS PRESCRIPCIONES Art. 89.- PRESCRIPCIN DE DERECHOS Y ACCIONES.- Los derechos contemplados en la Ley a favor del servidor pblico prescribirn en el trmino de 90 das, contados desde la fecha en que pudieron hacerse efectivos, salvo que tuvieren otro plazo especial para el efecto. Igualmente, prescribirn en el trmino de noventa das las acciones de la autoridad para imponer las sanciones disciplinarias previstas en la Ley, su Reglamento y el presente cuerpo normativo; y, las sanciones impuestas en cada caso. Dicho trmino correr desde la fecha en que autoridad tuvo conocimiento de la infraccin o desde que se decret la sancin.
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Art. 90.- IMPUGNACIONES: La ESPE reconoce como recursos administrativos para la impugnacin a la que tienen derecho sus servidores, lo establecido en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, LOSCCA y su Reglamento; para estos efectos, se estar a las disposiciones vigentes de este cuerpo normativo sobre esta materia, a la fecha de promulgacin del presente Reglamento. DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- Ratificase la gestin realizada por la Unidad de Talento Humano a partir de enero del 2008, para regularizar la situacin jurdica del personal que laboraba en la ESPE desde enero del 2006, mediante contratos de servicios personales y ocasionales, a fin de cumplir con el trmite legal previsto en la LOSCCA y extender el nombramiento provisional. SEDUNDA.- En lo que no estuviere previsto en el presente Reglamento, se aplicar lo determinado en el Reglamento de la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico y dems normas pertinentes. Para los casos en que se detectaren vacos en el presente Reglamento, el servidor pondr en conocimiento del Director de la UTH o el Gerente Administrativo Financiero dicha circunstancia, a fin de que se realice el correspondiente estudio y se formule el proyecto de reforma. TERCERA.- En caso de oposicin con normas superiores, se aplicarn las de mayor jerarqua. Si la oposicin se produjere con normas de similar jerarqua, se aplicar la norma ms favorable al servidor. CUARTA.- Las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito constarn en los respectivos manuales que sern aprobados por el Rector, previo informes favorables de la Unidad de Desarrollo Institucional y la Procuradura de la institucin. QUINTA.- Son responsables de la aplicacin del presente Reglamento todas las autoridades, funcionarios, empleados y servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
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PRIMERA.- Los servidores del Escuela Politcnica del Ejrcito que ingresaron con anterioridad a la expedicin de la Codificacin de la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, tendrn la condicin de Servidor Pblico de Carrera, a pesar de no habrseles extendido el certificado respectivo. SEGUNDA.- El personal que ha manteniendo una relacin jurdica con la ESPE, anterior al ao 2006, ya sea mediante contrato de servicios personales, ocasionales o profesionales, y que correspondan a funciones declaradas como permanentes por la Unidad de Talento Humano, se respetar su relacin laboral otorgando su respectivo nombramiento regular. TERCERA.- A los Servidores Pblicos de la ESPE que hayan laborado en otras Instituciones de Fuerzas Armadas, se les reconocer el tiempo de servicio en dichas instituciones para efectos de clculo de los aos de servicio, en la aplicacin de las Condecoraciones y Reconocimiento Institucional, previstos en este reglamento. Esta disposicin no se aplicar a los Servidores Pblicos que ingresen a partir de la vigencia del presente reglamento. CUARTA.- A fin de que se aplique el presente Reglamento y sin perjuicio de lo que en l se dispone como derechos y obligaciones, especialmente, se establece un perodo de 150 das a partir de su entrada en vigencia, para que se adecuen los procedimientos. Durante este perodo, la UTH elaborar las normas, manuales o instructivos que sean necesarios y se presentarn al Rector para su aprobacin, conforme corresponda. En ningn caso, la inexistencia de normas inferiores al Reglamento podr ser invocada como causa para su inobservancia. DISPOSICIN FINAL Derganse todas las normas reglamentarias o resoluciones institucionales que se opongan al presente Reglamento. Dr. Juan Carlos Orbe C. SECRETARIO GENERAL DE LA ESPE
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LEY ORGNICA DE SERVICIO CIVIL Y CARRERA ADMINISTRATIVA Y DE UNIFICACIN Y HOMOLOGACIN DE LAS REMUNERACIONES DEL SECTOR PBLICO (LOSCCA) Y SU RESPECTIVO REGLAMENTO. El Servicio Civil y la Carrera Administrativa tienen por objetivo propender al desarrollo profesional y personal de los servidores pblicos, en bsqueda de lograr el permanente mejoramiento de la eficiencia, eficacia y productividad del Estado y sus Instituciones, mediante el establecimiento, funcionamiento y desarrollo de un Sistema Tcnico de Administracin de Recursos Humanos. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO, SEGN LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO ECUATORIANO. 300 - 00 REA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE RECURSOS HUMANOS 300 01 TTULO: DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGOS Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase especfica de acuerdo al manual y que requiere de una partida presupuestaria especfica. La clasificacin ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por similitud de deberes y responsabilidades. La entidad contar con un manual de procedimientos que contenga la descripcin de los requisitos mnimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura administrativa. Este documento ser actualizado peridicamente, constituyndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de personal.
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300 02 TTULO: SELECCIN DE PERSONAL La seleccin de personal es un proceso tcnico que comprende la convocatoria, evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar cargos en la entidad. La seleccin permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia, debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad rena los requisitos establecidos en el manual ocupacional, los mismos que sern acreditados documentadamente por los aspirantes. Para seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del cargo y los requisitos que posea el interesado, as como tambin se analizar la necesidad de llenar los cargos vacantes tomando en consideracin que exista la disponibilidad presupuestaria. Para ocupar un cargo pblico ser condicin obligatoria, que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeo de un puesto anterior, segn las disposiciones legales pertinentes. No podrn ocupar cargos pblicos quienes no cumplan con los requisitos mnimos establecidos para cada cargo o funcin existente en el ente. Para cualquier subrogacin de funciones es necesario que la persona seleccionada rena los requisitos mnimos exigidos para ocupar el mencionado cargo. 300 03 TTULO: ACTUACIN Y HONESTIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Los servidores pblicos, cualquiera que sea el nivel en el que se encuentren en la organizacin institucional, estn en la obligacin de actuar con orden, moral, disciplina y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza del pblico. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningn momento estar subordinado a la utilidad o ventaja personal. El servidor ejecutar sus funciones observando los cdigos, normas y procedimientos que su profesin, oficio, actividad o especialidad le demanden, as como cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica.
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No podr recibir ningn beneficio directo o indirecto de personas sean stas naturales o jurdicas, y no intervendr en asuntos en los que tenga inters personal y en los que participen su cnyuge, hijos o parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad. 300 04 TTULO: CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE La mxima autoridad de cada entidad dispondr que los servidores sean entrenados y capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que desempean. La capacitacin es un proceso continuo de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institucin. La capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeo de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en relacin directa con el puesto que ocupan. El personal de la institucin recibir la capacitacin necesaria para el buen desempeo de sus funciones. En la seleccin del personal a capacitarse se considerarn fundamentalmente: 1. La misin y los objetivos de la entidad. 2. Las necesidades de capacitacin. 3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la funcin. 4. Las perspectivas de aplicacin del nuevo conocimiento en el desempeo de sus funciones, por parte de la persona seleccionada. 5. Que la designacin recaiga en una persona que no haya concurrido anteriormente a eventos similares.
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Los servidores designados por la entidad para recibir capacitacin externa, estn en la obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo. Para garantizar este proceso la entidad emitir un reglamento que contenga los aspectos inherentes a la capacitacin y las obligaciones que asumirn los servidores capacitados. 300 05 TTULO: ROTACIN, EVALUACIN E INCENTIVOS La rotacin del personal incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestin institucional. La rotacin de personal, es la accin que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevas funciones dentro de la misma rea de trabajo con el propsito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. Con el fin de aprovechar al mximo los esfuerzos y capacidades de los recursos humanos, se efectuarn cambios peridicos de tareas a los servidores que cumplen funciones similares dentro de las reas financiera y administrativa, esto les permitir que estn capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad. La mxima autoridad reconocer obligatoriamente los ttulos y grados acadmicos alcanzados por el servidor pblico, a nivel superior y de postgrado as como la publicacin de libros, entre otros. De presentarse vacantes en las instituciones, stas se llenarn con personal de la misma entidad previo la realizacin de un concurso interno de merecimientos, de no existir participantes, la vacante se llenar por profesionales que se sometern al mismo proceso de seleccin. Los resultados de estos concursos lo podrn conocer los participantes. La evaluacin del personal es un proceso tcnico que consiste en determinar si el servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
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La evaluacin de personal es de importancia vital y ser efectuada por el jefe que directamente supervisa la labor del servidor con la participacin de la Direccin de Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeo, a efecto de no distorsionar la informacin que frecuentemente se consigna en los formatos de evaluacin. Los resultados de la evaluacin de personal se utilizan tambin para otras acciones de personal, como son: la capacitacin, promocin y ascensos. La Direccin de Recursos Humanos formular polticas y procedimientos de evaluacin de personal y los someter a la aprobacin de la mxima autoridad de la entidad y los divulgar entre todos los servidores, con el propsito de que estn al tanto de la forma como se evala su rendimiento. As mismo, estn en la obligacin de comunicar a los servidores, el resultado de su evaluacin peridica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento. Se definir una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de la materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y dedicacin con que ha sido desempeado cada uno de los cargos.
300 06 TTULO: ASISTENCIA Y RENDIMIENTO En la entidad se establecern procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, as como el cumplimiento de las horas efectivas de labor. El control de asistencia y puntualidad est constituido por los mecanismos establecidos en los reglamentos que permiten controlar que los servidores cumplan con su responsabilidad conforme al horario establecido.
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Los directivos establecern y supervisarn el funcionamiento de dichos controles, y motivarn permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en una sana costumbre. El control de permanencia estar a cargo de los jefes de cada unidad administrativa, quienes controlarn no slo la presencia fsica de los servidores que estn bajo su responsabilidad, durante toda la jornada de trabajo, sino tambin que cumplan efectivamente con las funciones del cargo asignado, generando valor agregado para la institucin. El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las necesidades de la institucin, teniendo presente que el costo de la implantacin de los mismos, no debe exceder de los beneficios que se obtengan. Los controles de asistencia y permanencia incluir a todo el personal que labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente autorizadas.
300 07 TTULO: INFORMACIN ACTUALIZADA DEL PERSONAL En los expedientes individuales se consignarn la informacin de cada uno de los servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administracin, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones. Cada registro o expediente personal contendr el historial de cada servidor, siendo responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar los mismos, definiendo su estructura, para consignar la informacin bsica del trabajador.
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El personal de la entidad, tiene la responsabilidad de entregar oportunamente a la oficina de recursos humanos, la informacin que se requiera, para mantener actualizados los expedientes personales. El rea de personal o quien haga sus veces, verificar si la informacin presentada por el personal en copia simple, rene los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes.
300 08 TTULO: COMPENSACIN POR BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL PERSONAL Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudio en el pas o en el exterior, en forma previa al inicio de la beca de estudios suscribir un contrato de compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en los convenios pertinentes. La mxima autoridad de la entidad propender a que los nuevos conocimientos adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin institucional.
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ARCHIVO CORRIENTE
PROGRAMA DE AUDITORA FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano OBJETIVOS: Recopilar informacin suficiente, competente, relevante y pertinente para un estudio preliminar adecuado sobre la Unidad de Talento Humano N Realizar un diagnstico de las actividades y procedimientos que se llevan a cabo en esta rea de la Escuela PROCEDIMIENTO REF/PT PT. 1 1/1 PT. 2 1/3 - 3/3 G.A.V.A 01-SEP-10 REALIZADO POR: G.A.V.A FECHA 13-SEP-10 OBSER.
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Entrevista con el Jefe de Talento Humano Entrevista con el personal de la Unidad de Talento Humano Visita a las instalaciones de la Unidad de
Talento Humano para observar el desarrollo de sus actividades Recopilar informacin general acerca de la
PT. 3 1/1
G.A.V.A
02-SEP-10
Escuela Politcnica del Ejrcito, como: resea histrica, F.O.D.A., plan estratgico institucional, organigrama estructural, etc Determinar cul es la base legal que rige a la
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Captulo II
Unidad de Talento Humano Establecer las fortalezas, debilidades,
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oportunidades y amenazas de la Unidad de Talento Humano Elaborar un listado del personal que labora en la
PT. 5 1/1 PT. 6 1/1
G.A.V.A
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Unidad de Talento Humano Detallar las funciones y actividades de los
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miembros de la Unidad de Talento Humano; determinando si cumplen dichas funciones Obtener informacin de todos los procesos y
PT. 7 1/1 PT. 8 1/1 PT. 9 1/1 PT. 10
G.A.V.A
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subprocesos que se realizan en la Unidad Determinar los indicadores de gestin Ejecutar la evaluacin preliminar de control
G.A.V.A
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10 11
1/2 2/2 CCI. 1 1/1 PT.11 1/1 INF. 1 1/3 3/3 FECHA: FECHA:
G.A.V.A
13-SEP-10
interno mediante la aplicacin de un cuestionario
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Realizar una matriz de riesgo preliminar Emitir un reporte de los resultados que se obtuvieron en esta fase
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14-SEP-10
G.A.V.A
15-SEP-10 29 Agosto 2010 17 Septiembre 2010
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR ENTREVISTA CON LOS MIEMBROS DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 1 1/1
Nombre del Entrevistado: Cargo: Entrevistador: Da Previsto:
13 Septiembre 2010
Mayo. de Com. Carlos Tapia Jefe de Talento Humano Geovanna Vasco Amores Hora: 2:30 pm
1. En trminos generales cul es su opinin acerca de la Unidad de Talento Humano de la ESPE extensin Latacunga. La Unidad de Talento Humano tiene falencias de procesos ya que las leyes y reglamentos son cambiantes y no se ha actualizado a los responsables. La Unidad de Talento Humano debe ser fortalecida con nuevo personal, para distribuir las actividades. Esto se ha solucionado con la contratacin de un Analista de Personal I. Los procesos que presentan falencias son: Procesos contractuales Planes de capacitacin ndices de bienestar del personal Falta de compromiso con la ESPE 2. Qu tiempo ejerce sus funciones en el rea y cul ha sido el principal inconveniente en este tiempo? Asum la Jefatura de Talento Humano hace tres semanas atrs, 23 de agosto 2010. El principal inconveniente en este tiempo ha sido el no tener procesos administrativos respaldados; no disponemos de carpetas actualizada. No existe una carpeta de consignas de procedimientos y actividades. Ej.: estadsticas de retrasos, asistencia. No existe un reglamento orgnico que permita incentivar o sancionar a los servidores pblicos; pues siempre se depende de la Matriz. 3. Dentro del Plan Estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito, la poltica enfocada al rea de Talento Humano dice: "Se priorizar el desarrollo del Talento Humano de la Institucin, direccionado a mejorar sus competencias, las relaciones humanas y la calidad de servicio al cliente" De qu manera la Unidad de Talento Humano de la ESPE-L ha contribuido para el alcance de la poltica establecida? Mediante la capacitacin individual y colectiva, reuniones de diagnstico para conocer la situacin del personal; problemas y dificultades. 4. Dentro de los procesos y actividades que lleva a cabo la Unidad de Talento Humano, considera Ud. que existe algn factor crtico? Cul es este? Un factor crtico es la lealtad a la institucin y a sus autoridades; existen crticas, inconformidades annimas que afectan a la institucin y a la labor de sus autoridades. Tambin un factor crtico es la falta de responsabilidad por parte de los servidores pblicos de la ESPE hacia las actividades extra laborales, ejemplo la realizacin de deportes que muchos servidores no practican. 5. Cmo calificara el ambiente de trabajo en la ESPE extensin Latacunga? Favorable, la ESPE dispone de buenas instalaciones, de buenos servicios; econmicamente se cumple con todos los entes relacionados como docentes, servidores.
ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 Septiembre 2010 17 Septiembre 2010
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PT. 2 1/3
01 Septiembre 2010
Dr. Ramiro Salazar Analista de Personal II Geovanna Vasco Amores Hora:
12:30 am
1. Cules son las principales funciones que tiene a cargo la Unidad de Talento Humano? Planificacin: Realizar una planificacin estratgica de recursos humanos en la cual debe constar el presupuesto para el pago de salarios, hacer inventarios y estadsticas de personal de todo tipo. Provisin: Concierne los procesos de reclutamiento y seleccin de personal conjuntamente con la Induccin; basados en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa Aplicacin: Funciones y responsabilidades que deben cumplir los servidores pblicos que tienen un determinado cargo, no se puede contratar a una persona para un cargo y que desarrolle otras funciones ya que aparte de infringir la Ley. Mantenimiento: Estructura salarial en base a las polticas establecidas en la Ley, la Escuela anualmente revisa la estructura salarial como beneficios para el trabajador; adems en este proceso se habla sobre la Seguridad Industrial, que es sobre la prevencin de riesgos del trabajo e higiene. Desarrollo: Permite aplicar a travs de una planificacin estratgica el clima y la cultura organizacional, permite establecer indicadores para ver en que estado se encuentra la organizacin, conjuntamente con un nivel de comunicacin interna en lo posible horizontal. Seguimiento: Evaluacin y control, que van de la mano con la auditora de gestin, para lo cual tenemos las herramientas que nos permite medir el rendimiento de los trabajadores. 2. Cules son las normas, leyes y reglamentos que rigen a la Unidad de Talento Humano? Las normas que rigen a la Unidad de Talento Humano son: Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE Ley orgnica de servicio civil y carrera administrativa LOSCCA y su reglamento, y Constitucin del Estado Ecuatoriano. 3. Describa el nmero de personas en el rea Existe a partir del 01 de Sep. del 2010 tres personas en el rea de Talento Humano: JEFE DE TALENTO HUMANO Mayo.de COM. Carlos Tapia Vaca ANALISTA II Dr. Ramiro Salazar ANALISTA I Psi. Ind. Sofa Jaramillo Se hace hincapi que durante el periodo a analizar en la auditora de gestin no se contaba con Analista I en la Unidad. 4. Cmo se encuentra estructurada la Unidad de Talento Humano?
JEFATURA U.T.H.
ANALISTA DE PERSONAL II
ANALISTA DE PERSONAL I
FECHA: FECHA:
01 Septiembre 2010 17 Septiembre 2010
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PT. 2 2/3
01 Septiembre 2010
Dr. Ramiro Salazar Analista de Personal II Geovanna Vasco Amores Hora:
12:30 am
5. Posee autonoma para la ejecucin de sus actividades? Hasta cierto punto s, en un 90% existe autonoma; el 10% restante est relacionado con la ESPE Matriz que es la entidad nominadora y los procesos deben estar debidamente coordinados. 6. Cmo calificara el ambiente de trabajo? Cuantitativamente: Se realiz un estudio de clima laboral, el mismo que arroj un resultado del 80% de un nivel muy bueno de clima laboral y cultura organizacional. Cualitativamente: Al no existir quejas, denuncias de los trabajadores, y clientes externos; estamos indicando que se maneja un buen nivel de comunicacin, tomando en consideracin la evaluacin del CONEA la ESPE est como una de las mejores universidades, son indicadores que denotan que la entidad est en un nivel muy alto 7. Qu tiempo ejerce funciones en el rea y cul ha sido el principal inconveniente en este tiempo? Siete aos. El mayor inconveniente a sido la necesidad de personal en el rea de talento humano para fortalecer los subsistemas en vista que una sola persona no es suficiente, lo cual hemos logrado con la contratacin de un Analista I. 8. Cuntos servidores pblicos laboran en la ESPE-L? Actualmente son 87 servidores pblicos, personal de planta; ms cuatro personas que ingresan a partir de septiembre 2010 9. En qu periodo existe un mayor nmero de contratos ocasionales? En el periodo de matrculas se requiere un nmero mayor de personal debido a la afluencia de estudiantes, con el fin de brindar un servicio eficiente y eficaz; estos contratos tienen una duracin de seis meses. 10. Cuntos servidos masculinos existen en la ESPE-L? 11. Cuntos servidores femeninos existen en la ESPE-L? 53 Servidores 34 Servidoras
12. Detalle el estado civil de los servidores pblicos de la ESPE-L Solteros 13 Casados Divorciados 4 Viudos
69 1
13. Dentro del Plan Estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito, la poltica enfocada al rea de Talento Humano dice: "Se priorizar el desarrollo del Talento Humano de la Institucin, direccionado a mejorar sus competencias, las relaciones humanas y la calidad de servicio al cliente" De qu manera la Unidad de Talento Humano de la ESPE-L ha contribuido para el alcance de la poltica establecida?
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PT. 2 3/3
Nombre del Entrevistado: Dr. Ramiro Salazar Cargo: Analista de Personal II Entrevistador: Geovanna Vasco Amores Da Previsto: 01 Septiembre 2010 Hora: 12:30 am En primera instancia dando cumplimiento a las leyes y reglamentos que es la normativa legal vigente, que es el instrumento jurdico que permite saber que los procesos se llevan de manera correcta, esto constituye una garanta para las personas que ingresan a trabajar y para los clientes externos. En segundo lugar como polticas de calidad tenemos mejorar el bienestar de personal mediante los incentivos como capacitacin y el desarrollo de un plan de carrera; otra motivacin es ayudar a los servidores pblicos cuando existe una vacante. La mejor carta de presentacin es la acreditacin de la ESPE lo cual denota que los procesos se realizan de manera efectiva. 14. Existe un plan de talento humano administrativo de la institucin? S, existe un plan administrativo; detalla aspectos de capacitacin, evaluacin, planificacin, dotacin de recursos humanos segn las necesidades. El plan lo elabora de manera macro la ESPE Matriz y de manera micro lo hacemos internamente segn nuestras necesidades, Ej.: plan de capacitaciones. En el 2009 se cumpli en un 60 a 70% el plan de talento humano, esta deficiencia se ocasion por la presencia de otros procesos que restaron tiempo para aplicar el plan de capacitacin, y al trabajar una sola persona no se alcanza. En el ao 2010 hasta la presente fecha el plan de talento humano se cumple en un 100%. 15. Cules son las fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas de la U.T.H.? FORTALEZAS: Cumplimiento de normativa. Prontitud en el despacho de los requerimientos de los clientes internos y externos. Hacer cumplir las normas y reglamentos. OPORTUNIDADES: Coordinacin con todas las reas de la Escuela para el desarrollo de la organizacin. Talento Humano no solo maneja la parte laboral sino la parte personal de los empleados cada uno tiene distintas actitudes y se logra conjugar los aspectos para crecimiento institucional. Tendencia a la modernizacin de los sistemas. DEBILIDADES: Falta de personal. Falta de presupuesto. AMENAZAS: Inestabilidad de las leyes, normativas. 16. Los procesos que ejecuta la U.T.H. como: seleccin de personal, induccin de personal, capacitaciones, evaluacin del desempeo se encuentran establecidos por escritos? Todos los procesos se encuentran detallados en el reglamento y en la LOSCCA. No cuentan con flujos de procesos porque constantemente estn cambiando a travs de resoluciones se modifica la Ley y Reglamentos, lo que se hace hoy se puede cambiar maana. 17. Cree usted que dentro de los procesos de administracin de los servidores pblicos existe algn factor crtico? Hay que prestar ms atencin al proceso de seleccin de personal ya que conjuga una serie de subprocesos los cuales deben estas de acuerdo a la normativa legal vigente, es un proceso que involucra varias personas, es un proceso largo; al efectuar un mal proceso se tiene problemas de ndole legal; la Escuela no ha tenido problemas de este tipo. 18. Qu persona est encargada del manejo y organizacin de los archivos de la Unidad? El archivo es manejado por m persona, se lleva un registro diario por lo que est actualizado
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR VISITA A LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 3 1/1
Ubicacin de la Entidad: Quijano y Ordoez s/n y Hermanas Pez Al efectuar un recorrido por las instalaciones de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, se pudo constatar que el espacio fsico en el que se realizan las operaciones
administrativas es adecuado y se encuentra distribuido segn las reas de trabajo.
La Unidad de Talento Humano se encuentra ubicada en el segundo piso de la casona central anteriormente conocida como Casa de Artes y Oficios.
En la Unidad laboran en la actualidad tres miembros: Jefe de Talento Humano Analista de Personal II Analista de Personal I Mayo. de Com. Carlos Tapia Vaca Dr. Ramiro Salazar Psi. Ind. Sofa Jaramillo
Cabe recalcar que la analista de personal I inici sus actividades el 01 de septiembre de 2010.
Cada miembro de la Unidad de Talento Humano cuenta con un espacio adecuado para ejercer sus funciones; cuenta con una estacin de trabajo; una silla; rea de espera, un computador; un archivador y suministros de oficina suficientes para sus actividades.
La Unidad de Talento Humano tiene cercana a la Unidad de Adquisiciones, Unidad de Logstica, Jefatura Administrativa Financiera; y Direccin.
Los servidores de la ESPE extensin Latacunga tienen total apertura para acercarse a la Unidad de Talento Humano cuando lo requieran; ya sea para realizar trmites como permisos, notificaciones y quejas.
Los servidores pblicos de la ESPE tienen un horario de atencin al pblico matutino de 7am a 1pm y de 2pm a 4pm; un horario vespertino de una sola jornada de 13pm a 21pm.
La ESPE- L se encuentra resguardada todo el tiempo por personal del Ejrcito ecuatoriano, el mismo que solicita una identificacin personal para poder ingresar a la Escuela; as el Ejrcito brinda seguridad a todo el personal que labora, estudia y visita la entidad.
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR BASE LEGAL QUE RIGE A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 4 1/1
El rea de Talento Humano se rige a la siguiente normativa:
Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico (LOSCCA) y su respectivo Reglamento. El servicio civil y la carrera administrativa tienen por objetivo propender al desarrollo profesional y personal de los servidores pblicos, en bsqueda de lograr el permanente mejoramiento de la eficiencia, eficacia y productividad del Estado y sus Instituciones, mediante el establecimiento, funcionamiento y desarrollo de un sistema tcnico de administracin de recursos humanos.
Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ESPE. Este reglamento regir en la Escuela Politcnica del Ejrcito, para regular las relaciones jurdicas que nacen en virtud de la prestacin de servicios sujetos a la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa. Por consecuencia, estn sujetos a sus prescripciones todos los servidores y funcionarios de la ESPE, excepto los que pertenezcan a las Fuerzas Armadas en calidad de miembros profesionales de las mismas; los docentes, tcnicodocentes, investigadores, profesionales y directivos sujetos a la Ley de Educacin Superior; y, los obreros sujetos al Cdigo del Trabajo, conforme a la excepcin prevista en la misma Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, LOSCCA.
Normas de Control Interno para el rea de Recursos Humanos Se refieren a los mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeo de las funciones encomendadas al personal.
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR F.O.D.A. UNIDAD DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 5 1/1
FORTALEZAS
Prestigio institucional Infraestructura fsica adecuada. Profesionales en el rea preparacin acadmica de nivel superior. Capacitacin permanente a todo el personal. Acreditacin de la ESPE por parte del CONEA. con
OPORTUNIDADES
Mejorar dictados y actualizar
DEBILIDADES
la Dbil gestin. capacidad de
AMENAZAS
Modernizacin del
capacitacin con cursos por personal
sector pblico puede incluir la supresin de entidades y
velocidad de tanto del sector pblico Baja respuesta al cambio. como del privado. Incremento por lo los Baja continuidad directivos. estudiantes en la ESPE-L, de que deber Las establecidas reglamento Presencia posicionamiento de ESPE en el CONESUP. Apertura para y la funcional compatibles realidad. de
actividades e incluso reduccin personal. Competencia de
incrementarse el personal de la Escuela.
funciones en el
creciente universidades nacionales internacionales. Disminucin capacidad econmica sociedad acceder a de de
de
orgnico no con son la
la
la Manual de clasificacin de cargos integracin universitaria. desactualizado Falta implementacin plan de seguridad salud laboral Poca identidad de los servidores Escuela con la de del y
la para la
educacin superior. Corrupcin generalizada pas. en el
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR PERSONAL DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 6 1/1
La Unidad de Talento Humano cuenta con:
JEFE DE TALENTO HUMANO
Mayo.de COM. Carlos Tapia Vaca
ANALISTA II
Dr. Ramiro Salazar
ANALISTA I
Ing. Sofa Jaramillo
Existe falta de continuidad en la jefatura de la Unidad ya que es dirigida por oficiales del Ejrcito Ecuatoriano quienes por caracterstica de su carrera militar son reasignados a otros repartos.
Por lo que se hace necesario detallar que en el perodo auditado la jefatura estuvo a cargo de:
Capt. De MG. Edison Clavijo
Capt. De Com. ngelo Semanate
Adems las funciones de la analista I. Psi. Ind. Sofa Silvana Jaramillo Pea empezaron el 01 de septiembre del 2010.
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR FUNCIONES DEL JEFE DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Jefe de talento Humano Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano Mayo. de COM. Carlos Tapia SI NO CUMPLE CUMPLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PT. 7 1/1
OBSERVACIN
Supervisar la programacin, organizacin y ejecucin de estudios especializados de los en recursos materia de

X
administracin
humanos
institucionales, a fin de sistematizar los procesos, procedimientos en concordancia con los objetivos de la Institucin. Controlar la ejecucin de actividades para el diseo, actualizacin o aplicacin de estudios de clasificacin y valoracin de cargos; Programas de evaluacin del desempeo, Sistemas de remuneraciones Reclutamiento y seleccin de personal Capacitacin y desarrollo del personal Seguridad industrial Administracin del rgimen disciplinario Control de los recursos humanos Vigilar la administracin de los procesos de gestin de recursos humanos, concernientes a la concesin de beneficios econmicos, Elaboracin de partes de novedades del personal; Mantener la base de datos del personal institucional Preparar estadsticas especializadas; Mantener actualizados los registros del personal; Informar sobre la movilidad de los recursos humanos
X X X X X X X X
X X
La ESPE Matriz elabora el plan de seguridad Se aplica disciplina en lo posible ya que se depende de la U.T.H. de
la ESPE Matriz
X El Jefe actual de Talento Humano solicita que se le brinden estadsticas de asistencia y atrasos del personal, para una mejor administracin.
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR FUNCIONES DEL ANALISTA DE PERSONAL II Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Analista de Personal II Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano Dr. Ramiro Salazar SI CUMPLE NO CUMPLE
PT. 8 1/1
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
OBSERVACIN
Programar, organizar y ejecutar estudios especializados en materia de administracin a fin de de los recursos los humanos procesos,
X
institucionales,
sistematizar
procedimientos en concordancia con los objetivos de la Institucin. Ejecutar actividades para el diseo, actualizacin o aplicacin de estudios de clasificacin y valoracin de cargos; Programas de evaluacin del desempeo, Sistemas de remuneraciones Reclutamiento y seleccin de personal Capacitacin y desarrollo del personal Seguridad industrial Administracin del rgimen disciplinario Control de los recursos humanos Administrar los procesos de gestin de recursos humanos, concernientes a la concesin de beneficios econmicos, Elaboracin de partes de novedades del personal; Mantener la base de datos del personal institucional Preparar estadsticas especializadas; Mantener actualizados los registros del personal; Informar sobre la movilidad de los recursos humanos
X X X X X Por actividades diarias se releg la actualizacin de la base de datos; pero se est actualizando. X X X X Las capacitaciones X X X no se ejecutan en su totalidad. No es especialista en seguridad industrial.
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
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PROCESOS Planificacin: Realizacin de una planificacin estratgica de la Unidad de Talento Humano en la cual debe constar el presupuesto que requiere la Unidad. Provisin: Con la autorizacin de la planificacin se llega a la ejecucin. Aplicacin: Funciones y actividades que deben cumplir los servidores pblicos Mantenimiento: Estructura salarial en base a las polticas establecidas por la Ley Desarrollo: Mejorar la calidad de vida de los servidores pblicos de la ESPE-L
SUBPROCESOS
Presupuesto Previsin de recursos humanos, tecnolgicos, etc. Reclutamiento de personal Seleccin de personal Ingreso a la ESPE Induccin al personal Cumplir con las normas de la institucin y su cdigo de tica Cumplir con la jornada de trabajo Remuneracin Incentivos Capacitacin del personal Desarrollo del plan de carrera administrativa
Seguimiento: Evaluacin y control de las actividades que realizan los servidores pblicos
Evaluaciones de Desempeo Seguimiento de la capacitacin que tuvo el servidor.
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR INDICADORES DE GESTIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 10 1/2
Planificacin:
Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin=
Nmero de capacitaciones requeridas * 100 Nmero de capacitaciones que estipula la planificacin
Necesidades de capacitacin de las diferentes Unidades de la Escuela atendidas en la planificacin=
Nmero de capacitaciones requeridas por las Unidades de la Escuela *100 Nmero de capacitaciones del plan que atienden las necesidades de las Unidades
Actividades planificadas y ejecutadas =
Capacitaci ones planificad as y ejecutadas *100 Total capacitaci ones planificad as
Provisin:
Procesos de seleccin de personal en orden = Pr ocesos de seleccin en orden * 100 Total procesos de seleccin Concursos cerrados exitosos =
Concursos cerrados exitosos * 100 Total consursos de mritos y oposisin
Concursos abiertos exitosos
Concursos abiertos exitosos *100 Total consursos de mritos y oposisin

Personal nuevo que recibi induccin *100 Total personal nuevo
Ejecucin del proceso de induccin =
Aplicacin: Incumplimiento de jornada de trabajo= Nmero de servidores que incumple la jornada laboral (8 h ) * 100 Total servidores analizados Incumplimiento de hora de ingreso= Nmero de servidores que presen tan ms de 3 atrasos en el mes *100
Total servidores analizados
Incumplimiento de cuatro marcaciones= Nmero de servidores que no ejecu tan 4 marcacione s diarias * 100
FECHA: FECHA: ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo 13 Septiembre 2010 17 Septiembre 2010
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR INDICADORES DE GESTIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
PT. 10 2/2
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Incumplimiento de
disposiciones de la Escuela=
Nmero de servidores que reciben amonestaci ones de conducta * 100 Total servidores
Mantenimiento: Incentivos entregados = Servidores que han recibido incentivos por parte de la ESPE L *100 Total servidores Satisfaccin del cliente
interno=
Servidores que se encuentran satisfecho s con la Escuela * 100 Total servidores
Desarrollo: Ejecucin de capacitaciones=
Servidores que no recibieron capacitaci n * 100 Total servidores
Ejecucin de capacitaciones especficas del cargo=
Servidores que reciben capacitaci n especfica *100 Total servidores
Desarrollo del plan de

carrera administrativa=
Servidores que desarrolla n un plan de carrera adm . * 100 Total servidores
Seguimiento: Seguimiento de
capacitaciones=
Servidores que ele var on su desempeo despus de capacitaci n * 100 Total servidores pbli cos
Evaluaciones del desempeo excelentes=
Evaluaciones del desempeo excelentes * 100 Total evaluaciones del desempeo
Evaluaciones del desempeo deficiente=
Evaluaciones del desempeo deficientes * 100 Total evaluaciones del desempeo

FECHA: FECHA: 13 Septiembre 2010 17 Septiembre 2010
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR EVALUACIN PRELIMINAR DE CONTROL INTERNO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Entidad: Tipo de Examen: Componente: N 1 Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano RESPUESTAS PREGUNTA SI NO N/A
CCI. 1 1/1
COMENTARIOS
Los fines y actividades principales de la entidad corresponden a prestacin de servicios
La
Escuela e
Politcnica
forma de
profesionales
investigadores
excelencia, para promover el desarrollo integral del Ecuador.
En la entidad se ha implantado y se encuentra en aplicacin la planificacin estratgica
La Escuela Politcnica del Ejrcito se encuentra aplicando su plan estratgico 2008-2012.
En la institucin se encuentra definido: Metas Misin Visin Objetivos X X X X X La ESPE cuenta con indicadores de gestin para cada objetivo del plan estratgico, los cules no son En el plan estratgico ESPE 20082012; se encuentran detallados los puntos mencionados.
La institucin cuenta con indicadores de gestin para medir resultados y evaluar su gestin
especficos para el anlisis

5
La
institucin
ha
detectado
sus
X La entidad cuenta con un FODA, el mismo que se detall en el captulo II X Los organigramas tanto funcional como X estructural se encuentran detallados en el cap. II X El manual existente data del ao 2007. X
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

6
La ESPE-L cuenta con organigrama estructural Organigrama funcional
Existe un manual de clasificacin y descripcin de cargos
Se encuentra actualizado el manual de clasificacin y descripcin de cargos
La
ESPE
cuenta
con
reglamento
La Escuela cuenta con el reglamento orgnico. X La ESPE-L depende de la matriz para la elaboracin del plan de seguridad.
orgnico
10
Cuenta la escuela con un plan de seguridad y salud ocupacional?
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR MATRIZ DE RIESGOS PRELIMINAR Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano RIESGOS DETECTADOS N COMPONENTE Identificacin Efecto Potencial CALIFICACIN Alto Medio Bajo
PT. 11 1/1
ENFOQUE DE AUDITORA
La Escuela cuenta 1 Planificacin estratgica con un plan
Incumplimiento estrategias
de por X
Pruebas
de
estratgico 20082012 Existen indicadores de son para
desconocimiento del plan
cumplimiento
Indicadores de gestin
gestin,
no
Anlisis
general
y no
especficos
especfico de resultados.
Pruebas sustanciales
los procesos de cada rea Desconocimiento Inexistencia 3 F.O.D.A. FODA Unidades de por cada Unidad de de sus y para de las X Pruebas de
fortalezas oportunidades beneficiarse mismas Al no
cumplimiento
encontrarse las Pruebas de
Manual 4
de
actualizadas Existe un manual de cargos que
clasificacin y descripcin de cargos
funciones y requisitos de cada puesto de trabajo, es difcil determinar si es necesario o no contratar nuevo personal. Los servidores a estn riesgos X X
data del 2007
cumplimiento
Plan 5 seguridad salud
de y
Inexistencia de un plan de seguridad y ocupacional salud
expuestos
laborales y la institucin podra incurrir en gastos mdicos este error. para reparar
Pruebas
de
cumplimiento
ocupacional
FECHA: FECHA:
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FASE DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR REPORTE PRELIMINAR Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
INF. 1 1/3
Latacunga 15 de septiembre de 2010 Seor DIRECTOR ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA Presente.De mi consideracin:
Realizada la visita preliminar a la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, se detectaron algunos puntos que requieren atencin, estos son: Desconocimiento del Plan Estratgico Institucional El plan estratgico institucional detalla la misin, visin, poltica general, poltica de calidad y los objetivos a cumplirse especificados por cada rea de gestin; los cuales no gozan de una buena difusin.
Indicadores de Gestin Generales Los indicadores de gestin que establece el plan estratgico estn enfocados a verificar el cumplimiento de los objetivos y no existen indicadores que permitan evaluar los procesos que realiza cada rea.
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas La Escuela Politcnica del Ejrcito cuenta con un anlisis F.O.D.A. general, que permite a los servidores, docentes y estudiantes conocer de manera macro el ambiente en el que se desenvuelve la entidad. No existe un Anlisis F.O.D.A. por cada rea de gestin o Unidad de la Escuela, dificultando as que los servidores pblicos logren maximizar sus fortalezas y oportunidades y minimizar sus debilidades y amenazas.
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INF. 1 2/3
Manual de clasificacin y descripcin de cargos desactualizado La Escuela Politcnica del Ejrcito cuenta con un manual de clasificacin de cargos que data del ao 2007, esto puede alterar el desarrollo de las actividades del
personal ya que algunas actividades no se encuentran establecidas en el manual de clasificacin de cargos y esto conlleva retraso en su ejecucin. Puede existir duplicidad de funciones.
Inexistencia de un Plan de Seguridad y Salud Ocupacional Los servidores pblicos de la Escuela no cuentan con un plan de seguridad y salud ocupacional que los proteja de cualquier percance en el ejercicio de sus actividades laborales; por lo que la Escuela podra enfrentar gastos mdicos o problemas legales por no brindar una adecuada seguridad a sus servidores.
RECOMENDACIONES: DIRECTOR DE LA ESCUELA POLITCNICA DEL JERCITO EXTENSIN LATACUNGA Designar a la Unidad de Marketing la tarea de socializar en toda la Escuela el Plan Estratgico Institucional 2008-2012 para que todo servidor pblico tenga
conocimiento del mismo. Disponer a los Jefes de Unidades que difundan a sus subordinados los objetivos y estrategias que establece el Plan Estratgico Institucional de acuerdo al rea de Gestin que les corresponda. Habilitar a los Jefes de Unidades para que establezcan indicadores de gestin especficos que permitan evaluar el desempeo de cada unidad y el cumplimiento de los procesos y procedimientos encomendados. Gestionar con la ESPE Matriz para que se elabore y ejecute lo ms pronto posible un plan de seguridad y salud ocupacional que brinde a los servidores pblicos la confianza y tranquilidad necesaria en el desenvolvimiento de sus actividades.
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INF. 1 3/3
JEFES DE UNIDADES Difundir a todos sus subordinados los objetivos y estrategias concernientes a su Unidad. Establecer indicadores de gestin especficos para su Unidad; que permitan medir el cumplimiento den todos los procesos y procedimientos que ejecuta la Unidad. Determinar las fortalezas, oportunidades y debilidades, amenazas que posee su Unidad para potencializar las primeras y reducir las segundas. JEFE DE TALENTO HUMANO Acordar con la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz una fecha especfica para ejecutar la actualizacin del manual de clasificacin y descripcin de cargos; necesarios para el buen desarrollo de las actividades de la Escuela. Identificar las reas crticas de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga que constituyen un riesgo potencial en la salud y seguridad de los
servidores pblicos, para que sean integradas en la elaboracin del plan de seguridad y salud ocupacional. En base al conocimiento preliminar y la matriz de riesgos desarrollada se evalu un riesgo inherente moderado por la naturaleza de la entidad del 29%; a pesar de que su informacin fue proporcionada ampliamente y se ha evaluado la misma en cantidad y calidad, se establece este nivel de riesgo por el sector al cual pertenece la institucin, ya que en forma general, el sector pblico siempre depender de distintos factores internos y externos para desempear sus actividades. Particular que le comunico para los fines consiguientes. ATENTAMENTE Geovanna Vasco Amores Auditor Jefe
- 192 -
PROGRAMA DE AUDITORA FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
PGR. 2 1/1
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano OBJETIVOS Establecer los procedimientos y actividades que requieren mayor anlisis. Preparar los programas de auditora para cada rea de estudio.
REALIZADO N PROCEDIMIENTO REF/PT CCI. 2 1/4 4/4 POR: FECHA OBSER.
Evaluacin especfica del control interno Ponderacin del cuestionario de control
G.A.V.A 21-SEP-10 G.A.V.A. 21-SEP-10 G.A.V.A. 22-SEP-10
interno para obtener el riesgo de Control Determinar los riesgos inherente, de
PCCI. 1 1/4 4/4 RA. 1 1/2 2/2
control y de deteccin para obtener el riesgo de auditora
H/A 1 1/1
G.A.V.A. 23-SEP-10 G.A.V.A. 24-SEP-10 G.A.V.A. 24-SEP-10 G.A.V.A.
Redactar los hallazgos, en caso de existir Emitir un reporte dela evaluacin
H/A 2 1/1 H/A 3 1/1 INF. 2 1/3 3/3 MP. 1
especfica de control interno
Elaborar el memorndum de planificacin Elaborar los programas de auditora por
1/6 6/6
8 8.1 8.2 8.3 8.4. 8.5 8.6 8.7
cada subcomponente de estudio: Planificacin Provisin Aplicacin Mantenimiento Desarrollo Seguimiento Cumplimiento planificacin estratgica
PGR. 3 - 9 PGR. 3 PGR. 4 PGR. 5 PGR. 6 PGR. 7 PGR. 8 PGR. 9 FECHA: FECHA: 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1
24-SEP-10 G.A.V.A. G.A.V.A. G.A.V.A. G.A.V.A. G.A.V.A. G.A.V.A. G.A.V.A. 24-SEP-10 24-SEP-10 24-SEP-10 24-SEP-10 24-SEP-10 24-SEP-10 24-SEP-10
- 193 -
FASE DE PLANIFICACIN EVALUACIN ESPECFICA DE CONTROL INTERNO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CCI. 2 1/4
Entidad: Tipo de Examen: Componente: N 1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano RESPUESTAS PREGUNTA SI NO N/A
COMENTARIOS
La Unidad de Talento Humano tiene especificadas sus principales labores en el reglamento orgnico de la institucin?
El reglamento orgnico funcional hace mencin a la Unidad de Talento Humano en el Ttulo XI, "De la Gerencia
Administrativa Financiera" Captulo III, Art. 168-171

2
Existe un reglamento interno para la administracin del personal?
Es
el
reglamento
del
sistema
de
administracin de los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito.
Se da cumplimiento al reglamento del sistema de administracin de los
El
reglamento
del
sistema
de
administracin de los servidores pblicos se acata en su totalidad X Cuenta con jefatura y dos analistas de personal X El cual detalla la mayora de puestos laborales; pero no se encuentran todos. X Se actualizar prximamente Ref. H/H. 1
servidores pblicos?
4
La Unidad de Talento Humano cuenta con estructura orgnica?
Existe un manual de funciones en la institucin?
Se encuentra actualizado el manual de clasificacin de cargos?
El
personal
de
la
Escuela
tiene
Cada persona conoce sus funciones en el proceso de Induccin
conocimiento acerca de las funciones que deben realizar?

8
El personal esta cumpliendo funciones segn el puesto para el que fue
El personal labora en el puesto adecuado
nombrado?
9
La Unidad de Talento Humano tiene establecido los procesos de: Planificacin del talento humano Clasificacin de puestos Seleccin e ingreso de personal Capacitacin y desarrollo Evaluacin del desempeo
X X X X X
Tanto el Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE y la Ley orgnica de servicio civil y carrera administrativa detallan estos procesos.
10
La
Unidad
de
Talento
Humano
Tambin se da atencin a trmites y actividades que surgen de manera
administra en programas?
funcin de planes y
imprevista da a da
Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 21 Septiembre 2010 27 Septiembre 2010
- 194 -
CCI. 2 2/4
COMENTARIOS
El
plan
estratgico polticas,
institucional objetivos y
El plan estratgico de la ESPE detalla poltica, objetivos, estrategias de la
establece
estrategias para esta Unidad?

12
Unidad de Talento Humano X Todos los miembros de la Unidad
Los miembros de la Unidad conocen lo establecido institucional? en el plan estratgico
conocen el plan estratgico institucional, este se difunde por la pgina web de la ESPE.
13
Para la clasificacin de puestos se aplica los fundamentos previstos en la LOSCCA?
Todos los procesos y actividades se basan en la LOSCCA
14
La seleccin de personal se efecta por concurso de mritos y oposicin?
Los
aspirantes
cualquier
puesto
vacante en la ESPE, deben someterse al concurso de mritos y oposicin
15
Los concursos de mritos y oposicin son en su mayora cerrados?
Como poltica de la ESPE, se brinda la oportunidad a los empleados de acceder a las vacantes
16
Los contratos y nombramientos son emitidos en el tiempo adecuado?
Los empleados nuevos deben reunir los requisitos contratos para poder elaborar los
17
El personal de reciente ingreso recibe induccin por parte de la Unidad?
Todas las personas que se integran a la ESPE reciben induccin
18
Se brindan capacitaciones al personal de acuerdo a lo establecido en el plan de talento humano?
Se trata de dar el mayor cumplimiento al plan de capacitaciones
19
Existen programas de capacitacin de aos anteriores?
La Unidad cuenta con un registro de las capacitaciones anteriores brindadas en aos
20
El personal recibe capacitacin de acuerdo a su rea de trabajo y
Los empleados se agrupan de acuerdo al rea de trabajo para acceder a las capacitaciones X Reciben capacitaciones conjuntas segn el rea pero no especficas de cada cargo Ref. H/H .2
funciones?
21
Todo el personal recibe capacitacin especfica del cargo, por lo menos una vez al ao?
FECHA: FECHA:
- 195 -
CCI. 2 3/4
COMENTARIOS
Existe un sistema de evaluacin de desempeo?
La evaluacin del desempeo cuanta con un sistema adecuado
23
Se evala al personal por lo menos una vez al ao?
Se evala dos veces al ao a todo el personal
24
Se presentan informes sobre los resultados de las evaluaciones a la Unidad de Desarrollo Institucional?
Los informes se presentan a la ESPE Matriz quien toma medidas correctivas de ser el caso
25
Existe
un
plan
de
carrera
Todos los servidores pueden acceder al plan de carrera administrativa
administrativa?
26
Existe un sistema de control de asistencia?
El reloj biomtrico permite controlar la asistencia, los empleados deben registrarse cuatro veces diarias
27
Todo el personal cumple con la jornada de trabajo?
El personal que tiene algn imprevisto, tramitar el permiso correspondiente
28
Se verifica que el personal se encuentre en su sitio de trabajo?
Al inicio de cada jornada se verifica la asistencia mediante la observacin directa del Analista de Personal II
29
Se
presentan
informes
sobre
Se presentan informes semanales al Jefe Administrativo y Financiero
asistencia y puntualidad?
30
Se
presentan
justificaciones
de
Con
la
debida
autorizacin
del
Jefe
inasistencia de manera oportuna?

31
inmediato del servidor X Los servidores de la ESPE se mantienen en su sitio de trabajo
Existe ausentismo en la entidad?
32
El ausentismo de la entidad es bajo Medio Alto?
El ausentismo es imperceptible en la ESPE
33
Las licencias anuales del personal son planificadas?
El personal tendr licencia a finales del mes de diciembre y al trmino del perodo acadmico
34
Los
manuales,
reglamentos,
Existen modificaciones continuas y por ello se requiere una revisin constante de los reglamentos
polticas en materia de administracin de talento humano son revisados con regularidad?

FECHA: FECHA:
- 196 -
CCI. 2 4/4
COMENTARIOS
Cuenta la Institucin con un cdigo de tica?
Es
un
manual
que
favorecer
el
autoconocimiento, la reflexin y la prctica activa de valores
36
Cuenta la institucin con un plan de seguridad y salud ocupacional?
La ESPE-L inici un estudio sobre plan de seguridad; el mismo que se anul, la extensin no puede actuar por cuenta propia sino en directriz de la Matriz
Ref. H/H 3
37
El lugar donde se desempean las actividades del personal es adecuado y no atenta a su salud?
X Las instalaciones son limpias y seguras
38
El personal cuenta con algn tipo de motivacin?
Motivaciones como capacitaciones, reconocimientos, etc.
39
Existe un sistema de recopilacin de sugerencias y quejas por parte del personal a la Unidad de Talento Humano?
Existen buzones de quejas y sugerencias; se puede dar atencin en las instalaciones de la Unidad
40
El rgimen de remuneracin se encuentra sujeto a leyes de escalafn profesional?
Se encuentra establecido en el Art. 112 de la LOSCCA
41
El personal esta conforme con sus salarios?
Por decreto presidencial los servidores recibieron un aumento salarial en el ao 2009
FECHA: FECHA:
- 197 -
N
PCCI. 1 1/4
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO N/A
PONDERACIN
PUN. BTENID. PUN. PTIMO
OBSERVACIN
La Unidad de Talento Humano tiene especificadas sus principales labores en el reglamento orgnico de la institucin?
10
10
Existe un reglamento interno para la administracin del personal?
10
10
Se da cumplimiento al reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos?
10
10
La Unidad de Talento Humano cuenta con estructura orgnica?
10
10
Existe un manual de funciones en la institucin?
10
10
Se encuentra actualizado el manual de clasificacin de cargos?
10
Ref. H/H. 1
El personal de la Escuela tiene conocimiento acerca de las funciones que deben realizar?
10
10
El personal esta cumpliendo funciones segn el puesto para el que fue nombrado?
10
10
La Unidad de Talento Humano tiene establecido los procesos de: Planificacin del talento humano Clasificacin de puestos Seleccin e ingreso de personal Capacitacin y desarrollo Evaluacin del desempeo X X X X X X 2 2 2 2 2 10 2 2 2 2 2 10
10
La Unidad de Talento Humano administra en funcin de planes y programas?
FECHA: FECHA:
- 198 -
N
PCCI. 1 2/4
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO N/A
PONDERACIN
OBSERVACIN
11
El plan estratgico institucional establece polticas, objetivos y estrategias para esta Unidad?
10
10
12
Los miembros de la Unidad conocen lo establecido en el plan estratgico institucional?
10
10
13
Para la clasificacin de puestos se aplica los fundamentos previstos en la LOSCCA?
10
10
14
La seleccin de personal se efecta por concurso de mritos y oposicin?
10
10
15
Los concursos de mritos y oposicin son en su mayora cerrados?
10
10
16
Los contratos y nombramientos son emitidos en el tiempo adecuado?
10
10
17
El personal de reciente ingreso recibe induccin por parte de la Unidad?
10
10
18
Se brindan capacitaciones al personal de acuerdo a lo establecido en el plan de talento humano?
10
10
19
Existen programas de capacitacin de aos anteriores?
10
10
20
El personal recibe capacitacin de acuerdo a su rea de trabajo y funciones?
10
10
21
Todo el personal recibe capacitacin especfica del cargo, por lo menos una vez al ao?
10 Ref. H/H. 2
22
Existe un sistema de evaluacin de desempeo?
10
10
FECHA: FECHA:
- 199 -
N
PCCI. 1 3/4
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO N/A
PONDERACIN
OBSERVACIN
23
Se evala al personal por lo menos una vez al ao?
10
10
24
Se presentan informes sobre los resultados de las evaluaciones a la Unidad de Desarrollo Institucional?
10
10
25
Existe un plan de carrera administrativa?
10
10
26
Existe un sistema de control de asistencia?
10
10
27
Todo el personal cumple con la jornada de trabajo?
10
10
28
Se verifica que el personal se encuentre en su sitio de trabajo?
10
10
29
Se presentan informes sobre asistencia y puntualidad?
10
10
30
Se presentan justificaciones de inasistencia de manera oportuna?
10
10
31 32
Existe ausentismo en la entidad? El ausentismo de la entidad es bajo Medio Alto? X
10 5
10 5 3 2
33
Las licencias anuales del personal son planificadas?
10
10
34
Los manuales, reglamentos, polticas en materia de administracin de talento humano son revisados con regularidad?
10
10
35
Cuenta la institucin con un cdigo de tica?
10
10
36
Cuenta la institucin con un plan de seguridad y salud ocupacional?
10 Ref. H/H. 3
- 200 -
N
PCCI. 1 4/4
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO N/A
PONDERACIN
OBSERVACIN
37
El lugar donde se desempean las actividades del personal es adecuado y no atenta a su salud?
10
10
38
El personal cuenta con algn tipo de motivacin?
10
10
39
Existe un sistema de recopilacin de sugerencias y quejas por parte del personal a la Unidad de Talento Humano?
10
10
40
El rgimen de remuneracin se encuentra sujeto a leyes de escalafn profesional?
10
10
41
El personal esta conforme con sus salarios?
10
10
TOTAL
375
410
- 201 -
FASE DE PLANIFICACIN MEDICIN DE RIESGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA
RA. 1 1/2
RIESGO DE CONTROL NIVEL DE CONFIANZA
NC =
CT * 100 PT 375 NC = * 100 410 NC = 91,46%
NIVEL DE RIESGO
NR = 100% NC NR = 100% 91,46 NR = 8,54%

MATRIZ DE RIESGO Y CONFIANZA COLOR ROJO AMARILLO 61%-85% VERDE INTERPRETACIN: Una vez aplicado el cuestionario de control interno en la fase de planificacin; se determina que existe un nivel de confianza del 91,46%; y un nivel de riesgo del 8,54%; lo cual demuestra que existe un RIESGO BAJO y una CONFIANZA ALTA. Bajo estos parmetros la Auditora de Gestin aplicada al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga tendr en consideracin que los procesos que se aplican por el Departamento en el control de sus procesos y actividades son confiables.
RANGO 15%-40% 41%-60%
RIESGO Alto (-) Moderado (+) Moderado Bajo
CONFIANZA Bajo (-) Moderado Regular (+) Moderado Bueno Alto
86%-95%
- 202 -
FASE DE PLANIFICACIN MEDICIN DE RIESGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 CDULA NARRATIVA Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano
RA. 1 2/2
RIESGO INHERENTE El riesgo inherente del Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga es del 29 %, esta afirmacin ha sido realizada en base a ciertos puntos en
consideracin: visita a las instalaciones para indagar las actividades diarias del Departamento; revisin del flujograma; entrevista con miembros del Departamento: Mayo. de Com. Carlos Tapia (Jefe de Talento Humano), Dr. Ramiro Salazar (Analista de Personal II).
RIESGO DE DETECCIN Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados se considera un riesgo de deteccin del 20%.
RIESGO DE AUDITORA
RA = (RI * RC * RD ) *100 RA = (0,29 * 0,0854 * 0,20) *100 RA = 0,49532%

INTERPRETACIN: En la Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito el riesgo de auditora ser del 0,50%, es decir que el informe final de auditora contar con informacin confiable para su elaboracin; adems que los procesos de auditora tendrn en consideracin todos los aspectos relevantes para no omitir informacin que podra afectar el resultado final de este examen.
- 203 -
FASE DE PLANIFICACIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 1 TTULO: MANUAL DE CLASIFICACIN DE CARGOS DESACTUALIZADO
H/H. 1 1/1
La Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga cuenta con un manual de

CONDICIN
clasificacin de cargos desactualizado. El manual que se encuentra en vigencia data del 2007. La Norma de Control Interno 300-01 Descripcin y Anlisis de Cargos detalla que una entidad pblica contar con un manual de procedimientos que contenga la descripcin de
CRITERIO
cada uno de los cargos de la estructura administrativa. Se establece que dicho manual debe ser actualizado peridicamente. Postergar la actualizacin del manual de funciones por parte de la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz, debido a que han existido actividades diarias que deban ser
CAUSA
atendidas, por lo que se ha ido relegando la actualizacin del manual de clasificacin de cargos. Al no encontrarse actualizadas las funciones y requisitos de cada puesto de trabajo, es
EFECTO
difcil determinar si es necesario o no contratar nuevo personal; afectando de manera directa a la partida presupuestaria de cada ao.
CONCLUSIONES: La Escuela no cuenta con un manual de clasificacin de cargos actualizado, esto puede alterar el desarrollo de las actividades del personal de manera eficiente y ordenada. Algunas actividades no se encuentran establecidas en el manual de clasificacin de cargos y esto conlleva retraso en su ejecucin. Existe personal que ha ingresado recientemente a la Escuela y no conoce con certeza cules son sus funciones. Puede existir duplicidad de funciones. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Gestionar con la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz la actualizacin inmediata del manual de clasificacin de cargos. Provisionalmente analizar y establecer cuales son las funciones que desempear cada empleado; informar al servidor cuales son sus funciones en caso de no tener conocimiento de alguna de ellas; esto mientras se actualiza al manual de clasificacin de cargos.
- 204 -
FASE DE PLANIFICACIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 2 TTULO: DEFICIENTE CAPACITACIN ESPECFICA
H/H. 2 1/1
CONDICIN
La Escuela Politcnica del Ejercito extensin Latacunga no brinda capacitacin especfica del cargo a sus servidores.
CRITERIO
La Norma de Control Interno 300-04 Capacitacin y Entrenamiento Permanente establece que la capacitacin es un esfuerzo que la entidad realiza para mejorar el desempeo del servidor, por lo cual dicha capacitacin debe ser especfica del cargo.
CAUSA
Planificacin de capacitaciones inadecuada, que no toma en cuenta las capacitaciones especficas de cada cargo que debe recibir el trabajador; ya que solo se llevan a cabo capacitaciones generales.
EFECTO
Los servidores de la Escuela no desarrollan habilidades y destrezas que les permitan mejorar su desempeo habitual; cayendo as en un bajo nivel de eficiencia, eficacia y economa en el desempeo de actividades.
CONCLUSIONES: Las capacitaciones que brinda la Escuela Politcnica del Ejrcito sede Latacunga a sus servidores no son especficas al cargo de cada servidor afectando directamente al nivel de desempeo que tenga el mismo y por ende al nivel de eficiencia, eficacia y economa que la Escuela logra en sus actividades RECOMENDACIONES: Analistas de Personal: Elaborar un plan de capacitacin en el cual se tome en cuenta la capacitacin especfica del cargo que todos los servidores deben recibir, estableciendo fechas concretas que no afecten el desarrollo normal de las actividades de la Escuela. Jefe de Talento Humano: Supervisar y aprobar el plan de capacitaciones especfica de cada cargo para que los servidores logren elevar su desempeo gracias a una adecuada capacitacin que les ayude a fortalecer sus conocimientos y lograr desarrollarse.
- 205 -
FASE DE PLANIFICACIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 3 TTULO: INEXISTENCIA DE UN PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
H/H. 3 1/1
CONDICIN
La Escuela Politcnica del Ejrcito no cuenta con un plan de seguridad y salud ocupacional
CRITERIO
El Reglamento del Sistema de Administracin de los Servidores Pblicos de la ESPE, en su Ttulo III Remuneraciones, Proteccin Laboral y Bienestar Social, Seccin IV, Artculo 52 establece que la Escuela contar con un Comit de Salud Ocupacional y Seguridad Laboral.
CAUSA
La ESPE Matriz se encuentra desarrollando un plan de seguridad y salud ocupacional que regir en todas las extensiones. La ESPE-L anul el plan que realiz por cuenta propia ya que debe actuar de manera conjunta con la matriz.
EFECTO
Los servidores estn expuestos a riesgos laborales; la salud de los empleados se puede ver afectada y la institucin podra incurrir en gastos mdicos para reparar el descuido de la elaboracin y ejecucin de un plan de seguridad y salud ocupacional.
CONCLUSIONES: Los servidores pblicos de la Escuela no cuentan con un plan de seguridad y salud ocupacional que los proteja de cualquier percance en el ejercicio de sus actividades laborales, por lo que la Escuela podra enfrentar gastos mdicos o problemas legales por no brindar una adecuada seguridad a sus servidores. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Solicitar a la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz, presente peridicamente los adelantos del plan de seguridad y salud ocupacional para analizar su puesta en marcha en la extensin Latacunga; as como tambin constatar que las necesidades de la extensin sean tomadas en cuenta en la elaboracin del plan.
- 206 -
FASE DE PLANIFICACIN REPORTE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
INF. 2 1/3
Latacunga 24 de septiembre de 2010
Seor DIRECTOR ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA Presente.De mi consideracin:
Realizada la evaluacin del control interno a la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, analizando el Departamento de Personal a fin de determinar la eficacia, economa y eficiencia con la que se utilizan los recursos y se realizan las operaciones de lo cual se obtuvo los siguientes resultados preliminares: Manual de clasificacin de cargos desactualizado La Escuela no cuenta con un manual de clasificacin de cargos actualizado, esto puede alterar el desarrollo de las actividades del personal de manera eficiente y ordenada. Algunas actividades no se encuentran establecidas en el manual de clasificacin de cargos y esto conlleva retraso en su ejecucin. Existe personal que ha ingresado recientemente a la Escuela y no conoce con certeza cules son sus funciones. Puede existir duplicidad de funciones. Deficiente capacitacin especfica Las capacitaciones que brinda la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga a sus servidores no son especficas al cargo de cada servidor afectando directamente al nivel de desempeo que tenga el mismo y por ende al nivel de eficiencia, eficacia y economa que la Escuela logra en sus actividades - 207 -
INF. 2 2/3
Inexistencia de un plan de seguridad y salud ocupacional Los servidores pblicos de la Escuela no cuentan con un plan de seguridad y salud ocupacional que los proteja de cualquier percance en el ejercicio de sus actividades laborales; por lo que la Escuela podra enfrentar gastos mdicos o problemas legales por no brindar una adecuada seguridad a sus servidores.
RECOMENDACIONES:
Jefe de Talento Humano:
Gestionar con la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz la actualizacin inmediata del manual de clasificacin de cargos.
Provisionalmente analizar y establecer cuales son las funciones que desempear cada empleado; informar al servidor cuales son sus funciones en caso de no tener conocimiento de alguna de ellas; esto mientras se actualiza al manual de clasificacin de cargos.
Supervisar y aprobar el plan de capacitaciones especfica de cada cargo para que los servidores logren elevar su desempeo gracias a una adecuada capacitacin que les ayude a fortalecer sus conocimientos y lograr desarrollarse.
Analistas de Personal Elaborar un plan de capacitacin en el cual se tome en cuenta la capacitacin especfica del cargo que todos los servidores deben recibir, estableciendo fechas concretas que no afecten el desarrollo normal de las actividades de la Escuela.
- 208 -
INF. 2 3/3
En base a la fase de planificacin y al cuestionario de control interno que se aplic a la Unidad de Talento Humano se establece que existe un riesgo de control del 8,54%. En la fase de conocimiento preliminar se estableci que existe un riesgo inherente del 29% por que la entidad pertenece al sector pblico y esta expuesta al cambio constante de normativas. Tambin se determina que el riesgo de deteccin es del 20%, debido a que los auditores y especialistas que ejecutan la Auditora de Gestin al Departamento de Personal cuentan con amplia experiencia en este tipo de trabajos. El riesgo de auditora es de 0.50%, el mismo que denota que la informacin es confiable y el informe final de auditora contendr informacin honesta y vers.
Particular que le comunico para los fines consiguientes.
ATENTAMENTE
Geovanna Vasco Amores Auditor Jefe
- 209 -
FASE DE PLANIFICACIN MEMORNDUM DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
Memo P. 1 1/6
1. REQUERIMIENTO DE AUDITORA Informe de auditora, conclusiones y recomendaciones 2. FECHA DE INTERVENCIN Orden de trabajo Inicio de trabajo de campo Finalizacin de trabajo de campo Discurso del informe borrador con funcionarios Presentacin del informe final a la Direccin Emisin del informe final de auditora 3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Supervisora Jefe de equipo Especialista 4. DAS PRESUPUESTADOS Fecha estimada 30 agosto 2010 01 septiembre 2010 11 octubre 2010 18 octubre 2010 20 octubre 2010 22 octubre 2010 Dra. Martha Hidalgo Geovanna Vasco Amores Ing. Galo Vsquez
30 das laborables distribuidos de la siguiente manera Fase I. Conocimiento preliminar Fase II. Planificacin Fase III. Ejecucin Fase IV. Comunicacin de resultados 5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES USD. 120 USD. 80 5 das 5 das 15 das 5 das
Materiales (hojas papel bond, copias) Viticos y pasajes 6. ENFOQUE DE AUDITORA
6.1. Informe general de la entidad La ESPE Sede Latacunga, es un establecimiento de Educacin Superior, lder en la zona central del pas, creado en junio de 1984, ofrece a la juventud carreras profesionales de excelente futuro laboral y econmico, nicas en el pas y respaldadas por docentes de gran experiencia profesional y pedaggica, laboratorios de ltima tecnologa, excelentes servicios estudiantiles y el respaldo de la gloriosa Fuerza Terrestre del Ecuador. MISIN: Formar profesionales e investigadores de excelencia, creativos, humanistas, con capacidad de liderazgo, pensamiento crtico y alta conciencia ciudadana; generar, aplicar y difundir el conocimiento y, proporcionar e implantar alternativas de solucin a los problemas de la colectividad, para promover el desarrollo integral del Ecuador.
- 210 -
Memo P. 1 2/6
VISIN: Lder en la gestin del conocimiento y de la tecnologa en el Sistema Nacional de Educacin Superior, con reconocimiento en Amrica Latina y referente de prctica de valores ticos, cvicos y de servicio a la sociedad. POLTICA GENERAL: Orientar el esfuerzo institucional en forma sinrgica y participativa, hacia la modernizacin integral, que permita alcanzar la excelencia acadmica y organizacional. ESTRATEGIA GENERAL: Innovar y mejorar continuamente los procesos institucionales, trabajando proactivamente y en equipo. 6.2. Enfoque a: La Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, tiene un enfoque Gerencial-Operativo y de resultados, porque evala la gestin realizada para la consecucin de los objetivos y metas mediante la ejecucin de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones, expresados en el servicio prestado. 6.3. Objetivos: Objetivo General: Efectuar la Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, que permita determinar las oportunidades de mejora existentes en los procesos de administracin de personal; a fin de generar y aplicar indicadores de gestin tendientes a contribuir con el mejor desempeo de las funciones asignadas a esta rea. Objetivos Especficos: 1. Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin 2. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas en base al Plan Estratgico Institucional. 3. Verificar el manejo eficiente de los recursos 4. Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del presupuesto. 5. Satisfacer las necesidades de los clientes. 6.4. Alcance: La Auditora de Gestin a ejecutarse tiene como componente el Departamento de Personal; el mismo que va a ser analizado en el periodo 01 de enero 2009 - 30 de junio 2010; este examen se efectuar en 30 das laborables 6.5. Indicadores de gestin: Los indicadores de gestin fueron establecidos segn los procesos que lleva a cabo la Unidad de Talento Humano, adems se incluyen los indicadores establecidos en la planificacin estratgica de la Escuela.
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Memo P. 1 3/6
Entidad: Tipo de Examen: Componente: PLANIFICACIN Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin Necesidades de capacitacin de las Unidades de la Escuela atendidas en la planificacin Actividades planificadas ejecutadas
Nmero de capacitaciones requeridas * 100 Nmero de capacitaciones que estipula la planificacin

Nmero de capacitaciones requeridas por las Unidades de la Escuela *100 N de capacitaciones del plan que atienden las necesidades de las Unidades
Capacitaci ones planificad as y ejecutadas *100 Total capacitaci ones planificad as
PROVISIN Procesos de seleccin de personal en orden Concursos cerrados exitosos
Pr ocesos de seleccin en orden * 100 Total procesos de seleccin

Concursos abiertos exitosos
Concursos abiertos exitosos * 100 Total consursos de mritos y oposisin

Personal nuevo que recibi induccin * 100 Total personal nuevo
Ejecucin del proceso de induccin
APLICACIN Incumplimiento de jornada de trabajo
Nmero de servidores que incumple la jornada laboral (8 h ) * 100 Total servidores analizados
Nmero de servidores que presen tan ms de 3 atrasos en el mes *100 Total servidores analizados
Incumplimiento de hora de ingreso
Incumplimiento de 4 marcaciones diarias ELABORADO POR: REVISADO POR:
Nmero de servidores que no ejecu tan 4 marcacione s diarias *100 Total servidores analizados
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Memo P. 1 4/6
Entidad: Tipo de Examen: Componente: Incumplimiento de disposiciones de la Escuela
Nmero de servidores que reciben amonestaci ones de conducta * 100 Total servidores
MANTENIMIENTO Incentivos entregados
Servidores que han recibido incentivos por parte de la ESPE L *100 Total servidores
Satisfaccin del cliente interno
Servidores que se encuentran satisfecho s con la Escuela * 100 Total servidores
DESARROLLO Ejecucin de capacitaciones
Servidores que no recibieron capacitaci n * 100 Total servidores

Servidores que reciben capacitaci n especfica *100 Total servidores
Ejecucin de capacitaciones especfica del cargo
Desarrollo del plan de carrera administrativa
Servidores que desarrolla n un plan de carrera adm . * 100 Total servidores
SEGUIMIENTO Seguimiento de capacitaciones Evaluaciones del desempeo excelentes Evaluaciones del desempeo deficientes
Servidores que ele var on su desempeo despus de capacitaci n * 100 Total servidores pbli cos

Evaluacion es del desempeo deficiente s * 100 Total evaluacion es del desempeo
PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE Grado de satisfaccin de los clientes del sistema de gestin del talento humano ELABORADO POR: REVISADO POR:
Servidores pbli cos satisfechos con el Sis. de Gestin del T .H . *100 Total servidores pbli cos
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Memo P. 1 5/6
Nmero de accidentes y casos de enfermedades relacionados con el trabajo Nmero de horas promedio de capacitacin cumplida por persona Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral
Total horas de capacitacin Total servidores pbli cos capacitados

Servidores pbli cos satisfecho s con el ambiente laboral *100 Total servidores pbli cos
6.6. Resumen de los resultados de la evaluacin del control interno Una vez aplicado el cuestionario de control interno en la fase de planificacin se determina un riesgo de control del 8,54%. Bajo este parmetros la Auditora de Gestin aplicada al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga tendr en consideracin que los procesos que el Departamento en el control de sus actividades son confiables. 6.7. Calificacin de los factores de riesgo de auditora Riesgo inherente: Riesgo de control: Riesgo de deteccin: RIESGO DE AUDITORA 29,00% 8,54% 20,00% 0,50%
6.8. Grado de confianza programado El grado de confianza programado que arroj la evaluacin del control interno es de 91,46%, lo que indica que la informacin que proporciona el Departamento de Personal en la ejecucin de la Auditora de Gestin es confiable. 6.9. Trabajo a realizar por los auditores en la Fase de Ejecucin En la fase de ejecucin los auditores: Dra. Martha Hidalgo (Supervisor) y Geovanna Vasco (Jefe de Equipo) ejecutarn los programas de auditora establecidos para cada proceso y verificarn que se de cumplimiento a las leyes, normas y reglamentos que rigen al Departamento de Personal de la ESPE-L.
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Memo P. 1 6/6
6.10. Trabajo a realizar por los especialistas en la fase de ejecucin El especialista en Recursos Humanos Ing. Galo Vsquez, se encargar en la fase de ejecucin de cerciorar que los procesos que lleva a cabo el Departamento de Personal sean adecuados para el desarrollo y bienestar de todos los servidores pblicos de la Escuela. 7. COLABORACIN DE LA ENTIDAD AUDITADA 7.1. Jefe de la Unidad de Talento Humano 7.2. Analista de Recursos Humanos II 8. OTROS ASPECTOS Se anexa los programas de trabajo elaborados para cada proceso que ejecuta el Departamento de Personal. El archivo permanente fue creado y organizado en la presente auditora de gestin. El presente plan de trabajo fue elaborado en base al conocimiento de la entidad y de la informacin obtenida en la fase de conocimiento preliminar. 9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIN
Mayo. De COM. Carlos Tapia Dr. Ramiro Salazar
.. Geovanna Vasco Jefe de Equipo
.... Ing. Galo Vsquez Especialista en RR.HH.
FECHA: 24 Septiembre 2010 10. FIRMAS DE APROBACIN DE LA PLANIFICACIN
Dra. Martha Hidalgo Supervisor
FECHA:
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 3 1/1
OBJETIVOS:
N
Comprobar si la Unidad de Talento Humano realiza una planificacin adecuada de todas sus actividades Determinar si la Unidad de Talento Humano da cumplimiento a la planificacin establecida.
ACTIVIDADES A REALIZARSE REF/PT REALIZADO POR: FECHA OBS.
P.C. 09 1 Solicitar la planificacin de la Unidad de Talento Humano Procedimiento de Auditora: Indagar si la planificacin de la Unidad abarca los aspectos necesarios para el buen desenvolvimiento profesional de todos los servidores. 2 Obtener las solicitudes de capacitacin del personal perteneciente a las P.C. 10
1/4 - 4/4 1/3 - 3/3 G.A.V.A 27 SEP 10
P.P. 1 1/2 2/2 G.A.V.A
27 SEP 10
No existe
G.A.V.A
28 SEP 10
respaldo de solicitudes
diferentes Unidades de la Escuela Procedimiento de Auditora: Verificar si las solicitudes de las dems Unidades son atendidas en la 1/1 G.A.V.A P.P. 2 28 SEP 10
planificacin que establece la Unidad de Talento Humano.

D.C. 09 1/1 1/2 2/2
Requerir el detalle de cumplimiento de las actividades planificadas
D.C. 10
29 -30 SEP G.A.V.A 10
C.P.C. 09 1/4 4/4 C.P.C. 10 1/3 3/3
Procedimiento de Auditora: Establecer el nmero de las actividades que se llevaron a cabo en base a la planificacin
P.P. 3 1/2 - 2/2 G.A.V.A
29 -30 SEP 10
H/H 4 1/1 5 Redactar los hallazgos en caso de existir.

27 30 SEP G.A.V.A. 10
H/H 5 1/1 H/H 6 1/1

FECHA: FECHA:
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 4 1/1
OBJETIVOS:
N 1
Verificar si los procesos de seleccin de personal se desarrollan en forma correcta Comprobar si todos los servidores nuevos reciben induccin ACTIVIDADES A REALIZARSE Solicitar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal Procedimiento de Auditora: Analizar si los procesos de seleccin de personal se realizan de manera
REF/PT REALIZADO POR: FECHA OBS.
P.S.P. 1 1/1
G.A.V.A.
01 OCT 10
PR. P. 1 1/1
G.A.V.A.
01 OCT 10
transparente o si presentan novedades.

2
Analizar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal ejecutados Procedimiento de Auditora: Establecer cuntos procesos de
P.S.P. 2 1/1
G.A.V.A.
04 OCT 10
PR. P. 2 1/1
G.A.V.A
04 OCT 10
seleccin de concurso cerrado son exitosos Establecer cuntos procesos de
seleccin de concurso abierto son exitosos P.I.

3
Ejecucin del proceso de induccin
1/1
G.A.V.A
05 OCT 10
Procedimiento de Auditora: Indagar si los empleados nuevos reciben induccin al ingresar a la institucin. 4 Redactar los hallazgos necesarios
PR. P. 2 1/1
G.A.V.A
05 OCT 10
H/H 7 1/1
G.A.V.A.
04 OCT 10
FECHA: FECHA:
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 5 1/1
OBJETIVOS:
Comprobar que los servidores pblicos de la ESPE-L cumplan con las normas de la institucin. Verificar que los servidores pblicos de la ESPE-L cumplan con el cdigo de tica y disposiciones de la institucin
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF/PT
REALIZAD O POR:
FECHA
OBS.
Solicitar reportes del reloj biomtrico
R.R.B 1/1
G.A.V.A
06 OCT 10
Procedimiento de Auditora: Analizar los reportes del reloj biomtrico y determinar : Si los servidores cumplen con su jornada de trabajo; Si los servidores presentan ms de A.P. 3 1/1 A.P. 2 1/1 A.P. 1 1/1 G.A.V.A 06 OCT 10
tres atrasos en el mismo mes. Si los servidores cumplen con la
disposicin de la Escuela de efectuar cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico. 2 Solicitar el registro de amonestaciones de conducta de los servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Analizar las amonestaciones y establecer el nmero de empleados que no cumple con las disposiciones y el cdigo de tica de la institucin H/H 8 3 Redactar los hallazgos en caso de existir. H/H 9 1/1 1/1 G.A.V.A. 06-07 OCT 10
G.A.V.A
07 OCT 10
Encuesta
A.P. 4 G.A.V.A 1/1 07 OCT 10
H/H 10 1/1
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 6 1/1
OBJETIVOS: Comprobar si la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga ofrece incentivos a sus servidores en reconocimiento a su buen desempeo. Medir el grado de satisfaccin de los clientes internos de la ESPE-L REALIZADO POR: G.A.V.A.
REF/PT -
FECHA 08 OCT 10
OBS. Encuesta
Solicitar el registro de los incentivos que la ESPE-L a entregado a sus servidores Procedimiento de Auditora: Indagar que porcentaje de servidores
M.P. 1 G.A.V.A. 1/1
08 OCT 10
pblicos a recibido algn incentivo por parte de la ESPE-L en reconocimiento a su buen desempeo. 2 Satisfaccin de los servidores pblicos con los beneficios que ofrece la entidad. Procedimiento de Auditora: Consultar a los servidores pblicos si se encuentran satisfechos con los servicios que reciben de la ESPE-L. H/H. 11 3 Redactar los hallazgos en caso de existir. 1/1 H/H. 12 1/1
G.A.V.A.
08 OCT 10
Encuesta
M.P. 2 1/1
G.A.V.A.
08 OCT 10
G.A.V.A.
08 OCT 10
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 7 1/1
OBJETIVOS:
N
Establecer si la Unidad de Talento Humano de la Escuela se preocupa por el desarrollo de todos sus servidores Determinar que porcentaje de servidores pblicos aplica un plan de carrera administrativa
REF/PT C.I. 1/1 D.P. 1 1/2 2/2
REALIZADO POR: G.A.V.A.
FECHA 11 OCT 10
OBS.
Capacitaciones impartidas a servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Verificar si todos los servidores pblicos recibieron mnimo una capacitacin al ao.
G.A.V.A.
11 OCT 10
Capacitacin especfica del cargo Procedimiento de Auditora: Establecer si los servidores pblicos
D.P. 2 1/1
G.A.V.A.
12 OCT 10 12 OCT 10
Encuesta
G.A.V.A.
reciben capacitacin especfica del cargo que desempean. 3 Desarrollo administrativa Procedimiento de Auditora: Precisar si existen servidores que han aplicado un plan de carrera administrativa en la Escuela H/H. 13 1/1 4 Redactar los hallazgos en caso de existir. H/H. 14 1/1 H/H. 15 1/1
del
plan
de
carrera
G.A.V.A.
12 OCT 10
Encuesta
D.P. 2 1/1
G.A.V.A.
12 OCT 10
G.A.V.A.
11- 12 OCT 10
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 8 1/1
OBJETIVOS:
N
Determinar si las capacitaciones que reciben los servidores pblicos permiten elevar su desempeo laboral Establecer si existe un gran nmero de servidores con evaluaciones del desempeo deficientes
REF/PT -
FECHA 13 OCT 10
OBS. Encuesta
Seguimiento de capacitaciones servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Establecer en que grado las
S.P. 1 1/1
G.A.V.A.
13 OCT 10
capacitaciones han ayudado al personal a mejorar su desempeo 2 Evaluacin del desempeo G.A.V.A. 13 OCT 10 Fuente UTH Procedimiento de Auditora: Analizar los resultados de las evaluaciones del desempeo de los servidores pblicos de calificacin: 3 Excelente Deficiente H/H. 16 1/1 H/H. 17 1/1
S.P. 2 G.A.V.A. 1/2 2/2 13 OCT 10
Redactar los hallazgos en caso de existir.
G.A.V.A.
13 OCT 10
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PLANIFICACIN ESTRATGICA FASE DE PLANIFICACIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
PGR. 9 1/1
Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS:
Verificar si los objetivos establecidos en el plan estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito se han cumplido. Indagar si las estrategias establecidas se llevaron a cabo para la consecucin de los objetivos. REALIZADO POR: N ACTIVIDADES A REALIZARSE REF/PT FECHA OBS. 1 OBJETIVO 1: G.A.V.A. 14 OCT 10 Encuesta Implementar el sistema de gestin del talento humano de la institucin. Procedimiento de Auditora: Indagar si los servidores pblicos se encuentran satisfechos con el sistema de gestin de talento humano. Investigar el nmero de accidentes y enfermedades ocasionadas por el trabajo. OBJETIVO 2: 2 Lograr el crecimiento personal y mejorar el desempeo laboral de directivos, docentes, administrativos y trabajadores. Procedimiento de Auditora: Establecer cuantas horas de capacitacin promedio pblicos 3 OBJETIVO 3: Mejorar el clima organizacional Procedimiento de Auditora: Estipular que porcentaje de servidores G.A.V.A. 15 OCT 10 Encuesta recibieron los servidores H.P.C. 1/1 P.E. 4 G.A.V.A. 1/1 15 OCT 10 G.A.V.A. 15 OCT 10 P.E. 3 1/1 G.A.V.A. 15 OCT 10 P.E. 2 1/1 P.E. 1 G.A.V.A. 1/1 14 OCT 10
pblicos se encuentran satisfechos con su ambiente laboral 4 Redactar los hallazgos en caso de existir H/H. 18 1/1 H/H. 19 1/1 H/H. 20 1/1 G.A.V.A. 14- 15 OCT 10 24 Septiembre 2010 27 Septiembre 2010
FECHA: FECHA:
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PROGRAMA DE AUDITORA FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PGR. 10 1/1
OBJETIVOS Ejecutar los programas de auditora establecidos en la fase de planificacin. Elaborar los papeles de trabajo que sirvan de soporte para la elaboracin del informe de auditora REALIZADO N 1 PROCEDIMIENTO Ejecutar el programa de auditora del proceso de planificacin de personal 2 Ejecutar el programa de auditora del proceso de provisin de personal 3 Ejecutar el programa de auditora del proceso de aplicacin de personal 4 Ejecutar el programa de auditora del proceso de mantenimiento de personal 5 Ejecutar el programa de auditora del proceso de desarrollo de personal 6 Ejecutar el programa de auditora del proceso de seguimiento de personal 7 Ejecutar el programa de auditora de planificacin estratgica 8 Elaborar papeles de trabajos PGR. 7 1/1 PGR. 8 1/1 PGR. 9 1/1 P.C. 09 1/4- 4/4 P.C.10 1/3 - 3/3 D.C. 09 1/2 -2/2 D.C. 10 1/33/3 C.P.C.09 1/4-4/4 C.P.C.10 1/3-3/3 P.S.P. 1 1/1 P.S.P. 2 1/1 P.I. 1/1 R.R.B 1/1 C.I. 1/1 H.P.C. 1/1 H/H 4 1/1 H/H 20 1/1 FECHA: FECHA: G.A.V.A. 14-15 OCT 10 G.A.V.A. 13 OCT 2010 G.A.V.A. 11-12 OCT 10 REF/PT PGR. 3 1/1 PGR. 4 1/1 PGR. 5 1/1 PGR. 6 1/1 G.A.V.A. 08 OCT 10 G.A.V.A. 06-07 OCT 10 G.A.V.A. 01-05 OCT 10 G.A.V.A 27-30 SEP 10 POR: FECHA OBS.
G.A.V.A. 27 SEP 15 OCT 10
27 SEP 15 G.A.V.A. OCT 10 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
Elaborar hojas de hallazgos Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS: N 1
PGR. 3 1/1
Comprobar si la Unidad de Talento Humano realiza una planificacin adecuada de todas sus actividades Determinar si la Unidad de Talento Humano da cumplimiento a la planificacin establecida. ACTIVIDADES A REALIZARSE Solicitar la planificacin de la Unidad de Talento Humano Procedimiento de Auditora: Indagar si la planificacin de la Unidad abarca los aspectos necesarios para el buen desenvolvimiento profesional de todos los servidores. P.P. 1 G.A.V.A 1/2 2/2 27 SEP 10 REF/PT P.C. 09 1/4 - 4/4 P.C. 10 1/3 - 3/3 REALIZADO POR: G.A.V.A FECHA 27 SEP 10 OBS.
Obtener las solicitudes de capacitacin del personal perteneciente a las diferentes Unidades de la Escuela Procedimiento de Auditora: Verificar si las solicitudes de las dems Unidades son atendidas en la planificacin que establece la Unidad de Talento Humano.
D.C. 09
G.A.V.A 28 SEP 10
No existe respaldo de solicitudes
P.P. 2 1/1 G.A.V.A
28 SEP 10
1/1 1/2 2/2
Requerir el detalle de cumplimiento de las actividades planificadas Procedimiento de Auditora: Establecer el nmero de actividades que se llevaron a cabo en base a la planificacin
D.C. 10
29 -30 G.A.V.A SEP 10
C.P.C. 09 1/4 4/4 C.P.C. 10 1/3 3/3
P.P. 3 1/2 - 2/2 G.A.V.A
29 -30 SEP 10
H/H 4 1/1 4 Redactar los hallazgos necesarios H/H 5 1/1 H/H 6 1/1 ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: G.A.V.A.
27 30 SEP 10
23 Septiembre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
P.P. 1 1/2
PROCESO: Solicitar la planificacin de la Unidad de Talento Humano PROCEDIMIENTO: Indagar si la planificacin de la Unidad abarca los aspectos necesarios para el buen desenvolvimiento profesional de todos los servidores. APLICACIN: Para el estudio del proceso de planificacin de personal se analizar los planes de capacitacin de los aos 2009 y 2010. El plan de capacitaciones del ao 2009 cubre todas las necesidades de la Escuela ya que pretenda capacitar al 100% de los servidores pblicos como: Asistentes administrativas Asistentes financieros Mdicos y auxiliares, Analistas de sistemas y laboratoristas Bibliotecarios Personal de centro de produccin, etc.
INDICADOR: Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin. Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2009=
Nmero de capacitaci ones requeridas * 100 Nmero de capacitaci ones que estipula la planificac in
28 *100 28
Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2009=
Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2009= 100%
INTERPRETACIN: El plan de capacitaciones del ao 2009 abarca a todos los servidores pblicos por lo que atiende en un 100% las necesidades de la Escuela; es importante que la Unidad de Talento Humano incluya en la planificacin al total de servidores ya que as lograr elevar el desempeo de cada uno de ellos y por ende mejorar el rendimiento de la Escuela. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN PLAN DE CAPACITACIONES 2009 Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PLAN DE CAPACITACIN AO 2009
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 1 Mnica Jurado Silvana Herrera Germania Garcs Alexandra Santos Francisca Jcome Vernica lvarez Katty Ortiz Mara Berrazueta Ana M. Parreo Alicia Acosta Aida Herrera Marcela Karolys Martha Hidalgo Javier Labre Carla Acosta Mara Zurita Silvia Pilatasig Asistente Administrativa Destreza redaccin archivo en y Tcnicas redaccin archivo de y Al finalizar el curso las participantes estarn en capacidad de escribir sin errores y podrn archivar documentacin correctamente NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 09 1/4
FECHA
02-0209
Asistente Financiero
Conocimiento en contratacin pblica
Contratacin Pblica
Auxiliar de Enfermera
Conocimiento en rehabilitacin fsica
Terapias de rehabilitacin
Ral Rosas
Mdico
Especializacin en enfermedades respiratorias Especializacin en odontologa esttica
Enfermedades respiratorias
Mylene Carrasco
Odontlogo
Odontologa esttica
Rita Marn
Auxiliar de odontologa
Conocimiento del manejo de materiales de odontologa
Manejo materiales odontologa
de de
Al finalizar los participantes podrn realizar sus funciones de acuerdo a lo que establece la Norma Al finalizar el curso el curso la participante podr manejar de forma eficiente los equipos de rehabilitacin Al finalizar el curso el participante podr diagnosticar y tratar las enfermedades agudas respiratorias Al finalizar el curso, la participante podr mejorar la apariencia odontolgica de los pacientes Al finalizar el curso, la participante podr manejar adecuadamente los materiales que se requiere en el rea odontolgica Al finalizar el curso, los participantes podrn ofrecer un servicio ptimo en la reparacin de equipos informticos Al finalizar el curso, la participante podr realizar el control presupuestario de acuerdo a la norma Al finalizar el curso, el aspirante podr operar precautelando la vida de los trabajadores
12 al 16-0209
21 y 22-0209
12-0309
19 al 21-0309
22 al 23 mar09
Analistas de Sistemas (3) Fabin Montaluisa Patricio Espinel Tatiana Mayorga Patricia Cando
Conocimiento de reparacin de equipos informticos
7 8
Tcnicas de Mantenimiento y Reparacin de Equipos Informticos Gestin del Control Presupuestario Sistema de Gestin y Salud Ocupacional
26 al 28 abr09
Analista de Presupuesto (1) Electricista (1)
Conocimiento de Control Presupuestario Conocimiento de Salud Ocupacional
Juan Navas
01 al 03 may-09 28 al 30 may-09
FECHA: FECHA:
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OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 10 Carlos Orbea Arquitecto (1) Conocimiento en la elaboracin de proyectos Gerencia de Proyectos Al finalizar el curso, el aspirante estar capacitado para planificar y disear proyectos arquitectnicos de ltima generacin. Al finalizar el curso, los participantes, estarn en la capacidad de ahorrar tiempo y esfuerzo en el aseo de edificios NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 09 2/4
FECHA
11 al 15 jun09
11
12
Luis Chiluisa Fabin Chaluisa Carlos Mendoza Galo Molina Victor Fernndez Carlos Alemn Carlos Zurita Martha Velsquez Andrea Braganza
Mantenimient o y Limpieza (8)
Habilidad para el Mantenimiento y limpieza de edificios
Desarrollo de Habilidades Tcnicas en el mantenimiento de edificios
02-Jun09
Recepcionista (1)
Habilidad en el Servicio al Cliente
Atencin al cliente
13
Hugo Salgado Marcelo _Bassante Fernando Alvarado Marianela Robayo
Bodegueros (3)
Control de Inventarios
Planeacin General de Inventarios Gestin de Control Gubernamental Cocina Internacional
Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar la habilidad en el servicio a clientes externos e internos Al finalizar el curso los participantes podrn realizar un correcto control de los suministros Al finalizar el curso, la participante podr realizar su funcin de acuerdo a lo establecido en la Ley Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men variado (comida nacional e internacional) Al finalizar el curso, los participantes conocern las leyes de trnsito, para no infringir la Ley y evitar posibles accidentes Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar las distintas clases de bocaditos para recepcin, as como tambin estarn preparados para atender al pblico en general. Al finalizar el curso, los participantes podrn brindar un servicio gil y eficiente a los usuarios Al finalizar el curso, el participante podr realizar nuevos estilos de corte de cabello de acuerdo a la personalidad de los usuarios
28 y 29 jun-09
02 y 03 jun-09
14
Contador (1)
Conocimiento de Control Gubernamental Habilidades en el arte culinario
16 al 19 jun09 18 al 20 Ago09
15
Manuel Bocancho
Cocineros (1)
Conductor (2)
Conocimiento de Leyes de Trnsito
Leyes y Reglamentos de Trnsito
20 y 21 Ago-09
16 17
Cesar Cando Efran Eguez Jos Jimnez Geovanny Zambrano Juan de la Cruz
Auxiliar de cocina (3)
Habilidad en trabajos de salonera y preparacin de bocaditos
Preparacin de bocaditos y servicio de salonera
01 y 02 Sep-09
18
Rodrigo Morales Patricia Grijalva Fabin Jcome
Bibliotecarios (3)
Habilidad en el Manejo de bibliotecas universitarias Habilidad en el corte de cabello
Administracin de Bibliotecas
14 al 16 Sep09
19
Jaime Guamangallo
Peluquero (1)
Tcnicas de corte de cabello
28Sep-09
FECHA: FECHA:
- 227 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 20 Juan Proao Sastre (1) Destreza en el corte y confeccin de uniformes. Tcnicas de corte y confeccin Al finalizar el curso el participante podr realizar un adecuado corte y confeccin de uniformes, optimizando el material de sastrera. Al finalizar el curso, el participante podr manejar adecuadamente el Marketing universitario, con el objeto de captar ms cantidad de alumnos Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar los Records Acadmicos de acuerdo a la normativa vigente Al finalizar el evento, los participantes lograrn analizar, programar, implantar y mantener software y hardware de las diferentes unidades administrativas Al finalizar el curso, el participante podr dirigir, coordinar y asesorar a las autoridades en asuntos legales contenciosos administrativos Al finalizar el curso, el participante podr realizar los contratos de trabajo de acuerdo a la legislacin laboral vigente Al finalizar el curso, los participantes podrn identificar las causas de accidentes que pueden producir las mquinas y herramientas NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 09 3/4
FECHA
15 y 16 Oct-09
21
Romeo Carvajal
Relacionad or Pblico (1)
Marketing de Servicios universitarios
Marketing Universitarios
23 al 25 Oct09
22
Eduardo Vsquez Rodrigo Vaca
Secretarios Acadmicos (2)
Conocimiento de la actualizacin de Records Acadmicos Adiestramiento en el manejo de Software y Hardware
Actualizacin del proceso de records acadmicos Manejo Moderno de Paquetes Computacionale s
24 al 26 Oct09
23
Tatiana Estrella Mayra Salazar Mnica Llumitasig
Laboratorist a (3)
24 al 28 Oct09
24
Marcelo Jcome
Abogado de Sede (1)
Destreza en el Manejo de Leyes y Jurisprudencia
Normativa Gubernamental: Leyes y Reglamentos
5 al 8 nov-09
25
Ramiro Salazar
Unidad de Talento Humano (1)
Conocimiento sobre Legislacin Laboral Destreza para el Manejo de Equipos, mquinas y herramientas
Actualizacin en Legislacin Laboral (LOSSCA) Seguridad e Higiene Industrial
19 al 21 Nov09
26
Jos Cevallos Carlos Escobar Manuel Guanoluisa Ral Lema Julin Masapanta Jos Mullo Luis Zamora Juan Achig Nstor Achig Patricio Anchatua Edison Balarezo Marcelo Camalle Jos Guanoluisa Norberto Lozada Segundo Masapanta Alfonso Prez Luis Poma Wilson Sinchiguano Segundo Toca Freddy Ulloa Adn Velasco
Centro de Produccin (21)
03 al 07 Dic09
FECHA: FECHA:
- 228 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 27 Personal de Servidores Pblicos Personal de Servidores Pblicos Personal de Servidores Pblicos Trabajo en Equipo, Motivacin y Liderazgo Mejorar la Atencin al Cliente Programa de Construccin de Equipo Excelencia en el Servicio Fortalecer el Liderazgo, a travs de la Autoconciencia, de los dems y del mundo. Al final del evento los participantes estarn preparados para atender de forma eficiente y eficaz a los clientes externos e internos NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 09 4/4
FECHA
01 y 02 Abr-09
28
Personal de Servidores Pblicos
20 y 21 Jun-09
Latacunga, enero 6 2009
Elaborado por:
Revisado por:
Dr. Ramiro Salazar Analista de Personal
Capt. de MG. Edison Clavijo Jefe Talento Humano
Verificado por Auditora sin novedad
El Plan de capacitaciones del ao 2009 considera a todos los servidores pblicos y cuenta con capacitaciones especficas del cargo del personal. No existen novedades en el presente plan.
FECHA: FECHA:
- 229 -
PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
P.P. 1 2/2
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano PROCESO: Solicitar la planificacin de la Unidad de Talento Humano PROCEDIMIENTO: Indagar si la planificacin de la Unidad abarca los aspectos necesarios para el buen desenvolvimiento de todos los servidores. APLICACIN: El plan de capacitaciones del ao 2010 cubre las necesidades de la Escuela ya que pretende capacitar a la mayora de los servidores pblicos. En esta planificacin se excluy a servidores que por la labor que tienen los conocimientos ya estn sobre entendidos. Estos servidores son: Peluquero Sastre Auxiliar de Enfermera Auxiliar de Odontologa Personal Operativo del Centro de Produccin
INDICADOR: Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2010=
Nmero de capacitaci ones requeridas * 100 Nmero de capacitaci ones que estipula la planificac in
25 *100 25
Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2010=
Necesidades de capacitacin atendidas en la planificacin 2010= 100%
INTERPRETACIN: El plan de capacitaciones del ao 2010 abarca a la mayora de servidores pblicos atendiendo as en un 100% las necesidades de la Escuela, procurando elevar el desempeo de todos los servidores. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
- 230 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 1 Mnica Jurado Silvana Herrera Germania Garcs Alexandra Santos Francisca Jcome Vernica lvarez Katty Ortiz Mara Berrazueta Ana M. Parreo Alicia Acosta Aida Herrera Marcela Karolys Martha Hidalgo Javier Labre Carla Acosta Mara Zurita Asistente Administrativa Atiende a los funcionarios de la ESPE, docentes, estudiantes y pblico en general a fin de dar o recibir informacin. Conocimiento de Contratacin Pblica Tcnicas de Comunicacin Escrita y Oral Al finalizar el curso las participantes estarn en capacidad de comunicarse correctamente con todo el pblico NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 10 1/3
FECHA
04-Feb10
Ral Rosas
Mdico
Planificar y administrar planes de salud ocupacional
Mylene Carrasco
Odontlogo
Especializacin en Odontologa
Gestin de la Contratacin Pblica, Nuevo Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario Seguridad Industrial Ingiene Industrial, Seguridad en el trabajo Colegio de Odontlogos Actualizacin Mensual
Al fin del curso los aspirantes tendrn claros conocimientos de las normas y procesos de la Contratacin Pblica
12 al 16 feb10
Analistas de Sistemas (3)
5 6
Fabin Montaluisa Patricio Espinel Tatiana Mayorga Patricia Cando
Analista de Presupuesto (1)
Prepara manuales del usuario de las diferentes aplicaciones y evaluar la operacin de acuerdo con los estndares Desarrollo de Proyectos
Asesorar y auditar en proyectos y sistemas informticos
Al finalizar el curso, el participante podr identificar los riesgos y enfermedades a los que estn expuestos los Servidores Pblicos Al finalizar el curso, la participante podr mejorar la atencin a sus clientes por el aprendizaje y actualizacin de tcnicas Al finalizar el curso, los participantes podrn ofrecer un servicio ptimo en la reparacin de equipos informticos
12-Mar10
19 al 21 mar10
26 al 28 abr10
Paola Tapia
Construccione s
Desarrollo de Proyectos
Carlos Orbea
Arquitecto (1)
Habilidad en el uso del Portal de Compras Pblicas
Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Ley de Contratacin Pblica y uso del Portal
Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar proyectos
01 al 03 may-10
01 al 03 may-10 11 al 15 jun10
Al finalizar el curso, el aspirante estar capacitado para hacer uso del Portal de compras pblicas .
FECHA: FECHA:
- 231 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 9 Andrea Braganza Recepcionista (1) Atender al personal que requieren comunicarse telefnicamente con diferentes sitios o lugares Recibir, clasificar, identificar, registrar, organizar y controlar la integridad y conservacin de los materiales de oficina Conocimiento sobre la Ley de Rgimen Tributario Interno. Preparar los alimentos segn indicaciones y dietas establecidas por el supervisor Conducir vehculos livianos, semipesados, pesados dentro y fuera del cantn. Preparar los alimentos segn indicaciones y dietas establecidas por el supervisor Destreza en el manejo de Colecciones Ejecutar las actividades de relaciones pblicas y accin protocolar Atencin Telefnica / Orientacin de Servicio al cliente Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar la habilidad en el servicio a clientes externos e internos NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
P.C. 10 2/3
FECHA
28 y 29 jun-10
10
Hugo Salgado Marcelo Bassante Fernando Alvarado
Bodegueros (3)
Manejo y Administracin de bodegas;
Al finalizar el curso los participantes podrn realizar un correcto control de los suministros
02 y 03 jun-10
11
Marianela Robayo
Contador (1)
Nuevo Reglamento de la Ley de rgimen Tributario Interno Salud y Gastronoma
Al finalizar el curso, los aspirantes sern capaces de realizar sus funciones de acuerdo a lo establecido en la norma. Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men saludable y econmico Al finalizar el curso, los participantes podrn prevenir accidentes de trnsito
1 julio del 2010
12
Manuel Bocancho
Cocineros (1)
18 al 20 Ago10
Conductor (2)
Curso de manejo a la defensiva
20 y 21 Ago-10
13 14
Cesar Cando Efran Eges Jos Jimnez Geovanny Zambrano Juan de la Cruz
Salud y Gastronoma
Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men saludable y econmico El aspirante podr manejar de manera decuada las colecciones que posee la Escuela Al finalizar el curso, el participante podr manejar adecuadamente el Marketing universitario
18 al 20 Ago10
15
Rodrigo Morales Patricia Grijalva Fabin Jcome Romeo Carvajal
Bibliotecarios (3)
Catalogacin de Colecciones
16
Relacionador Pblico (1)
MARKETING RELACIONAL
del 22 al 26 de Sep 2010 23 al 25 Oct10
FECHA: FECHA:
- 232 -
OR. 17 NOMBRES Y APELLIDOS Eduardo Vsquez Rodrigo Vaca CARGO Secretarios Acadmicos (2) COMPETENCIA A DESARROLLAR Asistir al Decano o Director de la Unidad Educativa en todas las actividades secretariales y de trmite administrativo Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las mquinas, herramientas y equipos utilizados en el laboratorio Destreza en el Manejo de Leyes y Jurisprudencia NOMBRE DEL CURSO Atencin al cliente , Realizacin de Informes OBJETIVO DE CAPACITACIN Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar informes tiles para los Directores de departamentos Al finalizar el evento, los participantes lograrn dar un mantenimiento adecuado a todas las mquinas. Al finalizar el curso, el participante podr dirigir, coordinar y asesorar a las autoridades en asuntos legales contenciosos administrativos Al finalizar el curso, el participante podr implantar un Sistema de Gestin de Talento Humano adecuado Al finalizar el curso, el participante podrn disear nuevos artculos de oficina Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar proyectos
P.C. 10 3/3
FECHA 24 al 26 Oct10
18
Laboratorista (3)
Mantenimiento
24 al 28 Oct10
19
Marcelo Jcome
Abogado de Sede (1)
5 al 8 nov 10
20
Ramiro Salazar
Planificar y Administrar los subsistemas de recursos humanos.
Inteligencia Emocional, LOSSCA, Desarrollo de Competencias Autocad
19 al 21 nov 2010
21
Peaherrera Marlon
Centro de Produccin
Diseo de equipos y materiales de oficina
03 al 07 dic 10
Centro de Produccin 22 23 Beln Tern Personal Servidores Pblicos de Personal de Servidores Pblicos
Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Motivacin y Trabajo en Equipo
01 al 03 may 10 5y6 diciemb re 2010
Desarrollar un sentido de identidad laboral mediante trabajo en equipo. Normas de Contraloria Conocimiento de la Normativa que establece la Contralora General del Estado. Desarrollo Organizacional la
24
Personal Servidores Pblicos
de
Los servidores pblicos al finalizar el curso podrn trabajar en equipo y aportar sus ideas de mejor manera. Los servidores pblicos al conocer la normativa mejorar su desempeo laboral. Los servidores pblicos podrn aportar de mejor manera al desarrollo de la entidad. Revisado por:
15 de diciemb re 2010
25
de
Conocimiento sobre el Desarrollo de Organizaciones
Elaborado por. Ramiro Salazar
Capt. de MG. Edison Clavijo
Verificado por auditora sin novedad El plan de capacitaciones 2010 se encuentra bien elaborado contiene capacitaciones especficas
ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
- 233 -
P.P. 2 1/1
PROCESO: Obtener las solicitudes de capacitacin del personal perteneciente a las diferentes Unidades de la Escuela PROCEDIMIENTO: Verificar si las solicitudes de las dems Unidades son atendidas en la planificacin que establece la Unidad de Talento Humano. APLICACIN: El momento de realizar el plan de capacitaciones se indago que la Unidad de Talento Humano dialoga con los Jefes de las dems Unidades de la Escuela para investigar que capacitaciones requieren los servidores a su cargo y elaborar con dicha informacin el plan de capacitaciones para cada ao; ms no existe informacin por escrito. Al no existir informacin de respaldo se considerar con el especialista en talento humano si las capacitaciones impartidas atienden las necesidades de cada Unidad. INDICADOR: Necesidades de capacitacin de las diferentes Unidades de la Escuela atendidas en la planificacin. HALLAZGO
H/H. 4 1/1
Necesidades de capacitacin de las diferentes Unidades de la Escuela atendidas en la planificacin=
Nmero de capacitaci ones requeridas por las dist int as Unidades de la Escuela * 100 Nmero de capacitaci ones del plan que atienden las necesidade s de las Unidades
INTERPRETACIN: No existe documento de respaldo que abarque las necesidades de capacitacin de las diferentes Unidades de la Escuela de ninguno de los aos auditados, por lo tanto no se puede aplicar el indicador; sin embargo se sugiere a la Unidad de Talento Humano que solicite por escrito las diferentes necesidades de las dems Unidades para que sea posible verificar si son atendidas o no, ya que con las llamadas telefnicas a los Jefes Departamentales no basta ya que no hay constancia. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 28 Septiembre 2010 20 octubre 2010
- 234 -
FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 4 TTULO: NECESIDADES ATENDIDAS DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA ESCUELA CONDICIN
H/H. 4 1/1
La Unidad de Talento Humano no cuenta con respaldo de las solicitudes de las diferentes Unidades de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, las mismas que debe atender y tomar en cuenta en el proceso de planificacin
CRITERIO
Las solicitudes de las diferentes Unidades de la Escuela deben ser comunicadas de manera escrita para tener respaldo de ellas y medir la atencin que se da a las mismas.
CAUSA
La Unidad de Talento Humano recepta las solicitudes de las diferentes Unidades de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga de manera verbal y constancia de ellas. no existe
EFECTO
No es posible medir el grado de cumplimiento y atencin que la Unidad de Talento Humano brinda a las necesidades de las diferentes Unidades de la ESPE-L.
CONCLUSIONES: La Unidad de Talento Humano recepta las necesidades de las diferentes unidades de la ESPE-L de manera verbal; por ejemplo cuando se elabora el plan de capacitaciones, personal de la Unidad de Talento Humano dialoga con los Jefes de Unidades va telefnica para indagar las necesidades de capacitacin de los servidores pblicos a su cargo; de esta manera no existe constancia fsica de las necesidades de cada Unidad. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Solicitar a los Jefes de las distintas Unidades de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga remitan las necesidades de su departamento tanto de capacitacin, suministros de oficina, equipos tecnolgicos, etc. de manera escrita para que exista constancia de ellas y sea posible detectar si la Unidad de Talento Humano dio atencin a dichas necesidades y si las mismas fueron consideradas en el plan anual de talento humano. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 28 septiembre 2010 20 octubre 2010
- 235 -
P.P. 3 1/2
PROCESO: Requerir el detalle de cumplimiento de las actividades planificadas PROCEDIMIENTO: Establecer el nmero de actividades que se llevaron a cabo en base a la planificacin APLICACIN: Se compar el detalle de capacitaciones del ao 2009 contra el plan de capacitaciones del mismo ao y se detect que existen: 5 capacitaciones planificadas y ejecutadas; 23 capacitaciones planificadas no ejecutadas y 4 capacitaciones que se ejecutaron sin estar planificadas. HALLAZGO
H/H. 5
1/1
INDICADOR: Actividades Planificadas Ejecutadas
Actividades Planificadas Ejecutadas 2009=
Capacitaciones planificadas y ejecutadas * 100 Total capacitaciones planificadas

5 *100 28
Actividades Planificadas Ejecutadas 2009=
Actividades Planificadas Ejecutadas 2009= 17.85%
INTERPRETACIN: Del total de capacitaciones planificadas para el ao 2009 un 17.85% se ejecutaron; un 82.14% no se llevaron a cabo debido a que existieron asuntos que demandaron mayor atencin como procesos de seleccin de personal. El Analista de Personal I, no pudo ejecutar en su totalidad el plan de capacitaciones por encontrarse solo a cargo de la Unidad de Talento Humano, situacin que ha sido resuelta con la contratacin de un Analista de Personal II.
FECHA: FECHA:
- 236 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 1 Mnica Jurado Silvana Herrera Germania Garcs Alexandra Santos Francisca Jcome Vernica lvarez Katty Ortiz Mara Berrazueta Ana M. Parreo Alicia Acosta Aida Herrera Marcela Karolys Martha Hidalgo Javier Labre Carla Acosta Mara Zurita Silvia Pilatasig Asistente Administrativa Destreza redaccin archivo en y Tcnicas redaccin archivo de y Al finalizar el curso las participantes estarn en capacidad de escribir sin errores y podrn archivar documentacin correctamente NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 09 1/4
FECHA
02-0209
Conocimiento en contratacin pblica
Contratacin Pblica
Auxiliar de Enfermera
Conocimiento en rehabilitacin fsica
Terapias de rehabilitacin
Ral Rosas
Mdico
Especializacin en enfermedades respiratorias Especializacin en odontologa esttica
Enfermedades respiratorias
Mylene Carrasco
Odontlogo
Odontologa esttica
Rita Marn
Auxiliar de odontologa
Conocimiento del manejo de materiales de odontologa
Manejo materiales odontologa
de de
Analistas de Sistemas (3) 7 8 Fabin Montaluisa Patricio Espinel Tatiana Mayorga Patricia Cando
Conocimiento de reparacin de equipos informticos Conocimiento de Control Presupuestario Conocimiento de Salud Ocupacional
Tcnicas de Mantenimiento y Reparacin de Equipos Informticos Gestin del Control Presupuestario Sistema de Gestin y Salud Ocupacional
Al finalizar los participantes podrn realizar sus funciones de acuerdo a lo que establece la Norma Al finalizar el curso el curso la participante podr manejar de forma eficiente los equipos de rehabilitacin Al finalizar el curso el participante podr diagnosticar y tratar las enfermedades agudas respiratorias Al finalizar el curso, la participante podr mejorar la apariencia odontolgica de los pacientes Al finalizar el curso, la participante podr manejar adecuadamente los materiales que se requiere en el rea odontolgica Al finalizar el curso, los participantes podrn ofrecer un servicio ptimo en la reparacin de equipos informticos Al finalizar el curso, la participante podr realizar el control presupuestario de acuerdo a la norma Al finalizar el curso, el aspirante podr operar precautelando la vida de los trabajadores
12 al 16-0209
21 y 22-0209
12-0309
19 al 21-0309
22 al 23 mar09
26 al 28 abr09
Analista de Presupuesto (1) Electricista (1)
Juan Navas
01 al 03 may-09 28 al 30 may-09
FECHA: FECHA:
- 237 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 10 Carlos Orbea Arquitecto (1) Conocimiento en la elaboracin de proyectos Gerencia de Proyectos Al finalizar el curso, el aspirante estar capacitado para planificar y disear proyectos arquitectnicos de ltima generacin. Al finalizar el curso, los participantes, estarn en la capacidad de ahorrar tiempo y esfuerzo en el aseo de edificios NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 09 2/4
FECHA
11 al 15 jun09
11
12
Luis Chiluisa Fabin Chaluisa Carlos Mendoza Galo Molina Victor Fernndez Carlos Alemn Carlos Zurita Martha Velsquez Andrea Braganza
Mantenimient o y Limpieza (8)
Habilidad para el Mantenimiento y limpieza de edificios
Desarrollo de Habilidades Tcnicas en el mantenimiento de edificios
02-Jun09
Recepcionista (1)
Habilidad en el Servicio al Cliente
Atencin al cliente
13
Hugo Salgado Marcelo _Bassante Fernando Alvarado Marianela Robayo
Bodegueros (3)
Control de Inventarios
Planeacin General de Inventarios Gestin de Control Gubernamental Cocina Internacional
Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar la habilidad en el servicio a clientes externos e internos Al finalizar el curso los participantes podrn realizar un correcto control de los suministros Al finalizar el curso, la participante podr realizar su funcin de acuerdo a lo establecido en la Ley Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men variado (comida nacional e internacional) Al finalizar el curso, los participantes conocern las leyes de trnsito, para no infringir la Ley y evitar posibles accidentes Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar las distintas clases de bocaditos para recepcin, as como tambin estarn preparados para atender al pblico en general. Al finalizar el curso, los participantes podrn brindar un servicio gil y eficiente a los usuarios Al finalizar el curso, el participante podr realizar nuevos estilos de corte de cabello de acuerdo a la personalidad de los usuarios
28 y 29 jun-09
02 y 03 jun-09
14
Contador (1)
Conocimiento de Control Gubernamental Habilidades en el arte culinario
16 al 19 jun09 18 al 20 Ago09
15
Manuel Bocancho
Cocineros (1)
Conductor (2)
Conocimiento de Leyes de Trnsito
Leyes y Reglamentos de Trnsito
20 y 21 Ago-09
16 17
Cesar Cando Efran Eguez Jos Jimnez Geovanny Zambrano Juan de la Cruz
Habilidad en trabajos de salonera y preparacin de bocaditos
Preparacin de bocaditos y servicio de salonera
01 y 02 Sep-09
18
Rodrigo Morales Patricia Grijalva Fabin Jcome
Bibliotecarios (3)
Habilidad en el Manejo de bibliotecas universitarias Habilidad en el corte de cabello
Administracin de Bibliotecas
14 al 16 Sep09
19
Jaime Guamangallo
Peluquero (1)
Tcnicas de corte de cabello
28Sep-09
FECHA: FECHA:
- 238 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 20 Juan Proao Sastre (1) Destreza en el corte y confeccin de uniformes. Tcnicas de corte y confeccin Al finalizar el curso el participante podr realizar un adecuado corte y confeccin de uniformes, optimizando el material de sastrera. Al finalizar el curso, el participante podr manejar adecuadamente el Marketing universitario, con el objeto de captar ms cantidad de alumnos Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar los Records Acadmicos de acuerdo a la normativa vigente Al finalizar el evento, los participantes lograrn analizar, programar, implantar y mantener software y hardware de las diferentes unidades administrativas Al finalizar el curso, el participante podr dirigir, coordinar y asesorar a las autoridades en asuntos legales contenciosos administrativos Al finalizar el curso, el participante podr realizar los contratos de trabajo de acuerdo a la legislacin laboral vigente Al finalizar el curso, los participantes podrn identificar las causas de accidentes que pueden producir las mquinas y herramientas NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 09 3/4
FECHA
15 y 16 Oct-09
23 al 25 Oct09
21
Romeo Carvajal
Relacionad or Pblico (1)
Marketing de Servicios universitarios
Marketing Universitarios
22
Eduardo Vsquez Rodrigo Vaca
Secretarios Acadmicos (2)
Conocimiento de la actualizacin de Records Acadmicos Adiestramiento en el manejo de Software y Hardware
Actualizacin del proceso de records acadmicos Manejo Moderno de Paquetes Computacionale s
24 al 26 Oct09
23
Laboratorist a (3)
24 al 28 Oct09
24
Marcelo Jcome
Abogado de Sede (1)
Destreza en el Manejo de Leyes y Jurisprudencia
5 al 8 nov-09
25
Ramiro Salazar
Conocimiento sobre Legislacin Laboral Destreza para el Manejo de Equipos, mquinas y herramientas
Actualizacin en Legislacin Laboral (LOSSCA) Seguridad e Higiene Industrial
19 al 21 Nov09
26
Jos Cevallos Carlos Escobar Manuel Guanoluisa Ral Lema Julin Masapanta Jos Mullo Luis Zamora Juan Achig Nstor Achig Patricio Anchatua Edison Balarezo Marcelo Camalle Jos Guanoluisa Norberto Lozada Segundo Masapanta Alfonso Prez Luis Poma Wilson Sinchiguano Segundo Toca Freddy Ulloa Adn Velasco
Centro de Produccin (21)
03 al 07 Dic09
FECHA: FECHA:
- 239 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 27 Personal de Servidores Pblicos Personal de Servidores Pblicos Personal de Servidores Pblicos Trabajo en Equipo, Motivacin y Liderazgo Mejorar la Atencin al Cliente Programa de Construccin de Equipo Excelencia en el Servicio Fortalecer el Liderazgo, a travs de la Autoconciencia, de los dems y del mundo. Al final del evento los participantes estarn preparados para atender de forma eficiente y eficaz a los clientes externos e internos NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 09 4/4
FECHA
01 y 02 Abr-09
28
20 y 21 Jun-09
Latacunga, enero 6 2009
Elaborado por:
Revisado por:
Dr. Ramiro Salazar Analista de Personal
Capt. de MG. Edison Clavijo Jefe Talento Humano
Verificado por Auditora sin novedad
Analizado
Al comparar el detalle de capacitaciones con el plan del ao 2009 se pudo analizar que existieron 23 capacitaciones planificadas que no se ejecutaron; existieron 5 capacitaciones que se encontraban establecidas en el plan de capacitaciones 2009 y si se ejecutaron. Adems se detecto que se llevaron a cabo 4 capacitaciones diferentes a las establecidas en el plan las cuales se impartieron a 6 servidores pblicos; estas capacitaciones si estn relacionadas con el cargo que desempea el servidor, mas no son las capacitaciones que deban recibir segn lo estipulado en el plan. Servidores que recibieron otra capacitacin, diferente a la planificada Servidores que recibieron la capacitacin estipulada en el plan 2009
FECHA: FECHA:
- 240 -
PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN PLAN DE CAPACITACIONES 2009 Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 DETALLE DE CAPACITACIN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO AO 2009
O R. PARTICIPANTES DPTO. INSTITUCIN CURSO COSTO FECHA DURACIN ESTIPULADO EN EL PLAN SI 1 Marianela Robayo Martha Hidalgo Patricia Cando Financiero CONESUP Y AFAF Taller de capacitacin de segundo nivel de ESIGEF 60 USD. Del 20 al 23 de mayo 2009 32 horas NO X
D.C. 09 1/1
CAPACITACIN QUE DEBA RECIBIR
2 3 4 5
Sylvana Herrera Juan Navas Rodrigo Morales Mnica Llumitasig
Adquisiciones Construccione s Biblioteca Tics
FUNDACEL
Contratacin Pblica Sistema de gestin y salud ocupacional Especializacin en bibliotecologa Especializacin en diseo y animacin Web Actualizacin del proceso de record
299 USD. 500 USD. 1500 USD. 1400 USD 200USD 250 USD 200 USD. 300 USD.
23 Y 24 de mayo 27 Y 28 de agosto 18 de abril 07 marzo al 08 mayo 24 al 26 de octubre 24 al 28 de octubre 5 al 8 noviembre 19 al 21 de noviembre
16 horas 16 horas 1 ao 8 horas X
Gestin del control gubernamental Gestin de la contratacin pblica Gestin del control presupuestario Tcnicas de redaccin y archivo
X X Administracin de bodegas Manejo moderno de paquetes computacionales
CEPOS UTA UTA
6 7 8 9
Eduardo Vsquez Rodrigo Vaca Tatiana Estrella Marcelo Jcome Ramiro Salazar
Secretarios acadmicos Laboratorista Abogado de sede Unidad de Talento Humano
16 horas 16 horas 32 horas 24 horas
X X X X
UTA Fiscala SENRES
Manejo moderno de paquetes computacionales Normativa Gubernamental Actualizacin de la LOSCCA
Comparado Verificado por auditora sin novedad Al comparar el detalle de capacitaciones que recibi el personal administrativo con el plan de capacitaciones 2009, se identifico que existen 5 capacitaciones planificadas y ejecutadas y 4 capacitaciones que se dictaron sin estar planificadas ELABORADO POR: FECHA: Geovanna Vasco A. 27 Septiembre 2010 REVISADO POR: Dra. Martha Hidalgo FECHA: 20 octubre 2010
- 241 -
FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 5 TTULO: INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACIONES 2009 CONDICIN CRITERIO El plan de capacitaciones del ao 2009 se ejecut tan solo en un 17.85%.
H/H. 5 1/1
Un plan de capacitaciones debera tener una ejecucin mnima de un 80% para garantizar que la mayora de servidores pblicos goza mnimo de una capacitacin anual.
CAUSA
La Unidad de Talento Humano coordinadora de la ejecucin del plan de capacitaciones 2009 contaba con un solo servidor pblico (Analista de Personal I) que atenda todos los procesos de la Unidad; es por ello que actividades urgentes como procesos de seleccin de personal demandaron mayor atencin del analista, descuidando as la ejecucin del plan de capacitaciones 2009.
EFECTO
Un 17.24% del plan de capacitaciones 2009 se llevo a cabo; este porcentaje es bajo y denota que la mayora de servidores pblicos no recibieron capacitaciones en el 2009.
CONCLUSIONES: La Unidad de Talento Humano el momento de elaborar el plan de capacitaciones del 2009 tom en cuenta a todos los servidores pblicos de la ESPE-L; sin embargo la ejecucin del plan fue tan solo del 17.85%, este porcentaje es mnimo ya que la ejecucin de un plan de capacitaciones debera ser de un 80% para considerar exitosa a la planificacin. Adems si un 82.15% del plan de capacitaciones 2009 se quedo sin ejecucin se detecta que un gran nmero de servidores pblicos no recibieron capacitaciones en el 2009. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Supervisar la ejecucin de los planes de capacitacin anuales para que estos eleven su nivel de cumplimiento. Analistas de Personal: Distribuir las tareas y actividades segn la experiencia y afinidad de los analistas de personal, para poder llevar a cabo todo lo planificado y requerido. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 29 septiembre 2010 20 octubre 2010
- 242 -
P.P. 3 2/2
PROCESO: Requerir el detalle de cumplimiento de las actividades planificadas PROCEDIMIENTO: Establecer el nmero de actividades que se llevaron a cabo en base a la planificacin APLICACIN: Analizando el plan de capacitaciones 2010 con el detalle de capacitaciones del mismo ao, se pudo identificar que existieron: 9 capacitaciones planificadas y ejecutadas, 17 capacitaciones planificadas no ejecutadas, y 2 capacitaciones no planificadas y ejecutadas. HALLAZGO
H/H. 6
1/1
INDICADOR: Actividades planificadas ejecutadas
Actividades planificadas ejecutadas 2010=
Capacitaciones planificadas y ejecutadas * 100 Total capacitaciones planificadas 9 Actividades planificadas ejecutadas 2010= * 100 25
Actividades planificadas ejecutadas 2010= 36.00% INTERPRETACIN: Del total de capacitaciones planificadas para el ao 2010, el 36% se ejecutaron, el 64% no se llevo a cabo debido a que se brindaron capacitaciones conjuntas para todos los servidores pblicos de la ESPE-L, estas capacitaciones fueron sobre: Motivacin y trabajo en equipo Normas de la Contralora Desarrollo organizacional LOSCCA, formulario evaluacin del desempeo y horas extras y suplementarias
Adems al incorporar al equipo de talento humano a la Analista de Personal II se ha replanteado un nuevo plan de capacitaciones para el cuarto trimestre del 2010 para que todos los servidores pblicos gocen de capacitaciones especficas segn el cargo que desempean. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 30 Septiembre 2010 20 octubre 2010
- 243 -
OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 1 Mnica Jurado Silvana Herrera Germania Garcs Alexandra Santos Francisca Jcome Vernica lvarez Katty Ortiz Mara Berrazueta Ana M. Parreo Alicia Acosta Aida Herrera Marcela Karolys Martha Hidalgo Javier Labre Carla Acosta Mara Zurita Asistente Administrativa Atiende a los funcionarios de la ESPE, docentes, estudiantes y pblico en general a fin de dar o recibir informacin. Conocimiento de Contratacin Pblica Tcnicas de Comunicacin Escrita y Oral Al finalizar el curso las participantes estarn en capacidad de comunicarse correctamente con todo el pblico NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 10 1/3
FECHA
04-Feb10
12 al 16 feb10
Ral Rosas
Mdico
Planificar y administrar planes de salud ocupacional
Mylene Carrasco
Odontlogo
Especializacin en Odontologa
Gestin de la Contratacin Pblica, Nuevo Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario Seguridad Industrial Ingiene Industrial, Seguridad en el trabajo Colegio de Odontlogos Actualizacin Mensual
Al fin del curso los aspirantes tendrn claros conocimientos de las normas y procesos de la Contratacin Pblica
Analistas de Sistemas (3)
5 6
Fabin Montaluisa Patricio Espinel Tatiana Mayorga Patricia Cando
Analista de Presupuesto (1)
Prepara manuales del usuario de las diferentes aplicaciones y evaluar la operacin de acuerdo con los estndares Desarrollo de Proyectos
Asesorar y auditar en proyectos y sistemas informticos
Al finalizar el curso, el participante podr identificar los riesgos y enfermedades a los que estn expuestos los Servidores Pblicos Al finalizar el curso, la participante podr mejorar la atencin a sus clientes por el aprendizaje y actualizacin de tcnicas Al finalizar el curso, los participantes podrn ofrecer un servicio ptimo en la reparacin de equipos informticos
12-Mar10
19 al 21 mar10
26 al 28 abr10
Paola Tapia
Construccione s
Carlos Orbea
Arquitecto (1)
Habilidad en el uso del Portal de Compras Pblicas
Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Ley de Contratacin Pblica y uso del Portal
01 al 03 may-10
01 al 03 may-10 11 al 15 jun10
Al finalizar el curso, el aspirante estar capacitado para hacer uso del Portal de compras pblicas .
FECHA: FECHA:
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OR. NOMBRES APELLIDOS Y CARGO COMPETENCIA A DESARROLLAR 9 Andrea Braganza Recepcionista (1) Atender al personal que requieren comunicarse telefnicamente con diferentes sitios o lugares Recibir, clasificar, identificar, registrar, organizar y controlar la integridad y conservacin de los materiales de oficina Conocimiento sobre la Ley de Rgimen Tributario Interno. Preparar los alimentos segn indicaciones y dietas establecidas por el supervisor Conducir vehculos livianos, semipesados, pesados dentro y fuera del cantn. Preparar los alimentos segn indicaciones y dietas establecidas por el supervisor Destreza en el manejo de Colecciones Ejecutar las actividades de relaciones pblicas Atencin Telefnica / Orientacin de Servicio al cliente Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar la habilidad en el servicio a clientes externos e internos NOMBRE CURSO DEL OBJETIVO CAPACITACIN DE
C.P.C. 10 2/3
FECHA
28 y 29 jun-10
10
Hugo Salgado Marcelo Bassante Fernando Alvarado
Bodegueros (3)
Manejo y Administracin de bodegas;
Al finalizar el curso los participantes podrn realizar un correcto control de los suministros
02 y 03 jun-10
11
Marianela Robayo
Contador (1)
12
Manuel Bocancho
Cocineros (1)
Nuevo Reglamento de la Ley de rgimen Tributario Interno Salud y Gastronoma
Al finalizar el curso, los aspirantes sern capaces de realizar sus funciones de acuerdo a lo establecido en la norma. Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men saludable y econmico Al finalizar el curso, los participantes podrn prevenir accidentes de trnsito
1 julio del 2010
18 al 20 Ago10
Conductor (2)
Curso de manejo a la defensiva
20 y 21 Ago-10
18 al 20 Ago10
13 14
Cesar Cando Efran Eges Jos Jimnez Geovanny Zambrano Juan de la Cruz
Salud y Gastronoma
Al finalizar el curso, el participante estar en la capacidad de ofrecer un men saludable y econmico El aspirante podr manejar de manera adecuada las colecciones que posee la Escuela Al finalizar el curso, el participante podr manejar adecuadamente el Marketing universitario
15
Rodrigo Morales Patricia Grijalva Fabin Jcome Romeo Carvajal
Bibliotecarios (3)
Catalogacin de Colecciones
16
Relacionador Pblico (1)
MARKETING RELACIONAL
del 22 al 26 de Sep 2010 23 al 25 Oct10
FECHA: FECHA:
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OR. 17 NOMBRES Y APELLIDOS Eduardo Vsquez Rodrigo Vaca CARGO Secretarios Acadmicos (2) COMPETENCIA A DESARROLLAR Asistir al Decano o Director de la Unidad Educativa en todas las actividades secretariales y de trmite administrativo Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las mquinas, herramientas y equipos utilizados en el laboratorio Destreza en el Manejo de Leyes y Jurisprudencia NOMBRE DEL CURSO Atencin al cliente , Realizacin de Informes OBJETIVO DE CAPACITACIN Al finalizar el curso, los participantes podrn realizar informes tiles para los Directores de departamentos Al finalizar el evento, los participantes lograrn dar un mantenimiento adecuado a todas las mquinas. Al finalizar el curso, el participante podr dirigir, coordinar y asesorar a las autoridades en asuntos legales contenciosos administrativos Al finalizar el curso, el participante podr implantar un Sistema de Gestin de Talento Humano adecuado Al finalizar el curso, el participante podrn disear nuevos artculos de oficina Al finalizar el curso, la participante podr desarrollar proyectos
C.P.C. 10 3/3
FECHA 24 al 26 Oct10
18
Laboratorista (3)
Mantenimiento
24 al 28 Oct10
19
Marcelo Jcome
Abogado de Sede (1)
5 al 8 nov 10
19 al 21 nov 2010
20
Ramiro Salazar
Planificar y Administrar los subsistemas de recursos humanos.
Inteligencia Emocional, LOSSCA, Desarrollo de Competencias Autocad
21
Peaherrera Marlon
Centro de Produccin
Diseo de equipos y materiales de oficina
03 al 07 dic 10
Centro de Produccin 22 23 Beln Tern Personal Servidores Pblicos de Personal de Servidores Pblicos
Formato de Proyectos de la SEMPLADES, Contratacin Pblica Motivacin y Trabajo en Equipo
01 al 03 may 10 5y6 diciemb re 2010
Desarrollar un sentido de identidad laboral mediante trabajo en equipo. Conocimiento de la Normativa que establece la Contralora General del Estado. Normas de Contralora la
24
de
25
de
Conocimiento sobre el Desarrollo de Organizaciones
Desarrollo Organizacional
Los servidores pblicos al finalizar el curso podrn trabajar en equipo y aportar sus ideas de mejor manera. Los servidores pblicos al conocer la normativa mejorar su desempeo laboral. Los servidores pblicos podrn aportar de mejor manera al desarrollo de la entidad.
Verificado por auditora sin novedad
Analizado
Existieron 16 capacitaciones planificadas que no se ejecutaron, 9 capacitaciones planificadas y ejecutadas, dos capacitaciones no planificadas y ejecutadas ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
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O R. PARTICIPANTES DPTO. INSTITUCIN CURSO COSTO FECHA DURACIN ESTIPULADO EN EL PLAN SI 1 Silvana Herrera Patricia Cando Javier Labre Martha Hidalgo Hugo Salgado Fernando Alvarado Fabin Jcome Germania Garcs Beln Tern Paola Tapia Servidores pblicos Servidores pblicos Servidores pblicos Fernando Alvarado Beln Tern Patricia Cando Fernando Alvarado Beln Tern Paola Tapia Germania Garcs Logstica Produccin Analista Presu Logstica Produccin Construccin Financiero Adquisiciones Financiero Financiero Financiero Logstica Logstica Biblioteca Financiero Produccin Adquisiciones Min. Economa Contratacin Pblica s/n 11-02-10 8 horas X X X X X X Ecaubibliosoft ABCOS Catalogacin de colecciones Taller de Contratacin Pblica 90 USD. 180 USD. 22 al 26 de febrero 2010 9 y 10 febrero 2010 5 y 6 junio 2010 23 junio 29 junio 2010 15 al 18 de junio 2010 9 y 10 febrero 2010 15 horas 16 horas X X X X X X X X X X 16 horas X NO
D.C. 10 1/2
Manejo y administracin de bodegas
2 3
4 5 6 7
FUNDEL Auditora ESPE Matriz UTH ESPE Matriz SEMPLADES
Motivacin y Trabajo en Equipo Normas de la Contralora Desarrollo organizacional Formato de proyectos SEMPLADES
4.000
16 horas 3 horas 5 horas 32 horas
Manejo de bodegas
Manejo de bodegas
ABCOS
Ley de contratacin pblica y uso del portal
FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
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O R. PARTICIPANTES DPTO. INSTITUCIN CURSO COSTO FECHA DURACIN ESTIPULADO EN EL PLAN SI 9 Silvana Herrera Marcela Karolys Marianela Robayo Martha Hidalgo Javier Labre Servidores Pblicos Adquisiciones Financiero Nuevo reglamento de la Ley de rgimen tributario interno 1 julio 2010 5 horas X X X X 19 y 20 de agosto 2010 11 horas X NO X Tcnicas de comunicacin
D.C. 10 2/2
10
ESPE Matriz
LOSCCA, formulario de evaluacin del desempeo y horas extras y suplementarias
11
Silvana Herrera
Adquisiciones
ASSESORAT O
Nuevo reglamento de facturacin
27 de agosto 2010
8 horas
Este curso se dicto de improvisto por ser necesario para ejecutar las evaluaciones del desempeo Tcnicas de comunicacin
Verificado por auditora sin novedad Comparado
Al comparar el detalle de las capacitaciones que recibi el personal administrativo con el plan de capacitaciones 2010, se identifico que existen 9 capacitaciones planificadas y ejecutadas y 2 capacitaciones que se dictaron sin estar planificadas.
ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 27 Septiembre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 6 TTULO: INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACIONES 2010 CONDICIN CRITERIO El plan de capacitaciones del ao 2010 se ejecut en un 36%.
H/H. 6 1/1
Un plan de capacitaciones debera tener una ejecucin mnima de un 80% para considerar exitosa la planificacin y garantizar que la mayora de servidores pblicos goza mnimo de una capacitacin anual.
CAUSA
El alumnado de la ESPE-L ha incrementado en gran medida; sin embargo el nmero de servidores pblicos se mantiene constante, por lo cual es difcil capacitar al personal ya que el mismo debe permanecer en su sitio de trabajo para atender a la comunidad politcnica en sus diferentes necesidades.
EFECTO
Un 36% del plan de capacitaciones 2010 se ejecut, este porcentaje es mayor al del ao 2009 lo cual indica que la Unidad de Talento Humano ha brindado mayor atencin a la ejecucin del plan de capacitaciones 2010. Sin embargo el porcentaje se encuentra por debajo del 80% considerado como nivel ptimo de ejecucin de la planificacin.
CONCLUSIONES: La Unidad de Talento Humano a elevado el nivel de ejecucin del plan de capacitacin 2010 frente al plan del ao 2009; sin embargo no llega al nivel ptimo que es de un 80% para considerar exitosa la planificacin. El gran incremento de alumnos en la ESPE-L no permite que los servidores pblicos puedan suspender sus actividades laborales para recibir capacitaciones. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Coordinar con los Jefes de las diferentes Unidades de la ESPE-L las fechas en las que se llevarn a cabo las capacitaciones a los servidores pblicos para que con anticipacin organicen su trabajo y puedan acceder a las capacitaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 30 septiembre 2010 20 octubre 2010
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS: N 1
PGR. 4 1/1
Verificar si los procesos de seleccin de personal se desarrollan en forma correcta Comprobar si todos los servidores nuevos reciben induccin ACTIVIDADES A REALIZARSE Solicitar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal Procedimiento de Auditora: Analizar si los procesos de seleccin de personal se realizan de manera transparente o si presentan novedades. PR. P. 1 1/1 G.A.V.A. 01 OCT 10 REF/PT P.S.P. 1 1/1 REALIZADO POR: G.A.V.A. FECHA 01 OCT 10 OBS.
Analizar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal ejecutados Procedimiento de Auditora: Establecer cuntos procesos de seleccin de personal de concurso cerrado son exitosos Establecer cuntos procesos de seleccin de personal de concurso abierto son exitosos
P.S.P. 2 1/1
G.A.V.A.
04 OCT 10
PR. P. 2 1/1
G.A.V.A
04 OCT 10
P.I. 3 Ejecucin de los procesos de induccin Procedimiento de Auditora: Indagar si los empleados nuevos reciben induccin al ingresar a la institucin. 4 Redactar los hallazgos necesarios PR. P. 2 1/1 H/H 7 1/1 G.A.V.A. 04 OCT 10 G.A.V.A 05 OCT 10 1/1 G.A.V.A 05 OCT 10
FECHA: FECHA:
- 250 -
PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PR. P. 1 1/1
PROCESO: Solicitar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal PROCEDIMIENTO: Analizar si los procesos de seleccin de personal se realizan de manera transparente o si presentan novedades. APLICACIN: Se analiz los siguientes procesos de seleccin de personal efectuados en el periodo de auditora: PROCESOS DE SELECCIN DE PERSONAL N 1 2 3 4 5 6 AO 2009 Asistente Administrativa I AO 2010 Tcnico de Archivo Asistente Administrativa II Asistente Administrativa III Analista de Personal I Mdico
Se determina que los mismos deben presentar respaldo de: Informe de necesidad por parte de la Unidad de Talento Humano; Partida presupuestaria, Acta de conformacin de los Tribunales de Mritos y Oposicin y de Apelaciones, Acta de las bases del concurso; Actas de convocatoria a concurso cerrado y concurso abierto; Publicaciones internas y externas; Acta para la preseleccin de carpetas, Pruebas de conocimiento aplicadas a los aspirantes al cargo, Acta de informe final del Tribunal de Mritos y Oposicin. Los procesos de seleccin analizados no presentaron novedades pues renen toda la documentacin que avala su legitimidad y transparencia. INDICADOR: Procesos de seleccin de personal con documentacin de respaldo en orden Procesos de seleccin de personal en orden = Pr ocesos de seleccin en orden *100
Total procesos de seleccin

= 100%
Procesos de seleccin de personal en orden = 6 * 100 6 INTERPRETACIN:
Del total de procesos de seleccin de personal analizados el 100% cumple con los documentos de respaldo. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 01 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN PROCESOS DE SELECCIN DE PERSONAL ANLISIS DE DOCUMENTACIN DE RESPALDO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
Informe de Partida Presupuestaria
P.S.P. 1 1/1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano C O N T E N I
Acta de conformacin de tribunales Acta de bases del concurso Actas de convocatoria de concursos necesidad U.T.H.
O
Acta de preseleccin de carpetas Pruebas de conocimiento de aspirantes Acta de informe final
Publicaciones internas y externas
Proceso de Seleccin de Personal

Asistente Administrativa I
Tcnico de Archivo
Asistente Administrativa II
Asistente Administrativa III
Analista de Personal I
Mdico
Verificado por auditora sin novedad Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 01 octubre 2010 20 octubre 2010
- 252 -
PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
PR. P. 2 1/1
PROCESO: Analizar los procesos de reclutamiento y seleccin de personal ejecutados PROCEDIMIENTO: Establecer cuntos procesos de seleccin de personal de concurso cerrado son exitosos Establecer cuntos procesos de seleccin de personal de concurso abierto son exitosos HALLAZGO
APLICACIN: Los seis procesos de seleccin de personal analizados en primera instancia se abren como concursos cerrados para dar oportunidad a los servidores de la Escuela de aplicar al cargo y desarrollar un plan de carrera administrativa. Sin embargo en el anlisis se detect un reducido nmero de servidores que se presentan a los concursos cerrados y ninguno de ellos se queda con la vacante. INDICADOR: Concursos cerrados exitosos
H/H. 7
1/1
Concursos cerrados exitosos =
Concursos cerrados exitosos = 0 * 100 6 Concursos cerrados exitosos = 0 INDICADOR: Concursos abiertos exitosos
Concursos abiertos exitosos =
Concursos abiertos exitosos * 100 Total consursos de mritos y oposisin
Concursos abiertos exitosos = 6 * 100 6 Concursos abiertos exitosos = 100% INTERPRETACIN: El 100% de los concursos de mritos y oposicin exitosos son abiertos; determinando as que los servidores de la ESPE extensin Latacunga no aplican a las vacantes laborales que la Escuela oferta, rechazando la oportunidad de desarrollar un plan de carrera administrativa. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 04 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN CONCURSOS DE MRITOS Y OPOSICIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL CONCURSO CERRADO EXITOSO Asistente Administrativa I Auxiliar de Archivo Asistente Administrativa II Asistente Administrativa III Analista de Personal I Mdico Observado ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA:
P.S.P. 2 1/1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano CONCURSOS DE MRITOS Y OPOSICIN CONCURSO ABIERTO EXITOSO X X X X X X
04 octubre 2010 20 octubre 2010
- 254 -
FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 7 TTULO: ESCASOS CONCURSOS DE MRITOS Y OPOSICIN CERRADOS EXITOSOS
H/H. 7 1/1
Los concursos cerrados de mritos y oposicin que la Escuela Politcnica del Ejrcito ha CONDICIN llevado a cabo en su totalidad fracasaron y se procedi a ejecutar los concursos abiertos.
CRITERIO
El reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo II, captulo IV; art. 8 menciona: Los puestos vacantes se llenan mediante concurso cerrado; y, solamente en caso de no existir candidatos idneos para ocupar el puesto vacante, se proceder a llenar mediante concurso abierto. Mnima informacin de los servidores pblicos acerca de las vacantes que la Escuela oferta, desconocen el perfil del puesto y los requisitos del mismo. Adems al encontrarse el Manual de Clasificacin de Cargos desactualizado los perfiles de cada puesto son bajos ya que en muchas ocasiones solicitan ttulo bachiller mientras que los servidores pblicos cuentan con ttulo de tercer nivel.
CAUSA
EFECTO
La mayora de servidores pblicos no pueden beneficiarse de las vacantes que oferta la ESPE-L y relegan la posibilidad de desarrollar un plan de carrera administrativa.
CONCLUSIONES: La ESPE-L cuando presenta una vacante laboral la oferta mediante concurso cerrado de mritos y oposicin, esta oferta no es aprovechada por los servidores pblicos de la Escuela debido a desconocimiento de la vacante y del perfil del cargo; adems el Manual de Clasificacin de Cargos al encontrarse desactualizado hace mencin a perfiles de educacin media para cada cargo, dificultando as que los servidores que poseen ttulo de tercer nivel accedan a las vacantes. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Gestionar con la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz la actualizacin inmediata del Manual de Clasificacin de Cargos. Analistas de Personal: Propiciar una mayor difusin de las vacantes que ofertar la Escuela Politcnica del Ejrcito y de los perfiles del cargo para que los servidores pblicos puedan acceder a este beneficio. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 04 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Ejecucin del proceso de induccin
PR. P. 3 1/1
PROCEDIMIENTO: Indagar si los empleados nuevos reciben induccin al ingresar a la institucin. APLICACIN: Todos los empleados nuevos recibieron induccin por parte de la Unidad de Talento Humano al integrarse a la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga. En la Induccin el nuevo servidor adquiri conocimiento de: Principios Valores Misin Visin Autoridades de la institucin; Poltica general Poltica de calidad Cdigo de tica Horarios de la jornada laboral Normas de comportamiento laboral Proceso para obtener permiso, justificar faltas, avisos de enfermedad, etc.
INDICADOR: Ejecucin del proceso de induccin
Ejecucin del proceso de induccin = Ejecucin del proceso de induccin=
Personal nuevo que recibi induccin * 100 Total personal nuevo
6 *100 6
Ejecucin del proceso de induccin= 100%
INTERPRETACIN: El 100% de los servidores pblicos que ingresa a la Escuela Politcnica del Ejrcito sede Latacunga recibe Induccin por parte de la Unidad de Talento Humano; teniendo un conocimiento adecuado de la institucin en la que colaborarn. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 05 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN PROCESO DE INDUCCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: SERVIDORES NUEVOS DE LA ESPE-L NO RECIBI INDUCCIN Asistente Administrativa I Ing. Mara Beln Tern Herrera Tcnico de Archivo Ing. Julio Cesar Amores Ramos Asistente Administrativa II Ing. Victoria Almendriz Tern Asistente Administrativa III Ing. Yenid Semanate Analista de Personal I Psi. Ind. Sofa Silvana Jaramillo Mdico Dr. Manuel Proao Verificado por auditora sin novedad Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: X X X X X RECIBI INDUCCIN X
P.I. 1/1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano PROCESO DE INDUCCIN
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS:
PGR. 5 1/1
Comprobar que los servidores pblicos de la ESPE-L cumplan con las normas de la institucin. Verificar que los servidores pblicos de la ESPE-L cumplan con el cdigo de tica y disposiciones de la institucin
N 1
ACTIVIDADES A REALIZARSE Solicitar reportes del reloj biomtrico Procedimiento de Auditora: Analizar los reportes del reloj biomtrico y determinar : Si los servidores cumplen con su jornada de trabajo, Si los servidores presentan ms de tres atrasos en el mismo mes. Si los servidores cumplen con la disposicin de la Escuela de efectuar cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico. Solicitar el registro de amonestaciones
REF/PT R.R.B 1/1
REALIZADO POR: G.A.V.A
FECHA 06 OCT 10
OBS.
A.P. 1
1/1
G.A.V.A
06 OCT 10
A.P. 2
1/1
A.P. 3
1/1
de conducta de los servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Analizar las amonestaciones y establecer el nmero de empleados que no cumple con las disposiciones y el cdigo de tica de la institucin.
G.A.V.A
07 OCT 10
Encuesta
A.P. 4 G.A.V.A 1/1 07 OCT 10
H/H 8 3 Redactar los hallazgos necesarios H/H 9
1/1 1/1 G.A.V.A. 06-07 OCT 10 23 Septiembre 2010 20 octubre 2010
H/H 10 1/1 ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA:
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PROCESO DE APLICACIN DEL PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Solicitar reportes del reloj biomtrico PROCEDIMIENTO: Analizar los reportes del reloj biomtrico y determinar : Si los servidores cumplen con su jornada de trabajo.
A.P. 1 1/1
APLICACIN: El reloj biomtrico permite mediante su reporte de anlisis de tiempos trabajados segn marcaciones; detectar la hora de ingreso del servidor y tambin el cumplimiento de ocho horas laborales. De los 87 servidores pblicos de la ESPE-L se tom una muestra de 10 servidores para analizar detalladamente su hora de ingreso; el cumplimiento de su jornada laboral y si cumplen con las disposiciones de cuatro marcaciones diarias a excepcin de los servidores que aplican el rancho interno. Los resultados que arroj el anlisis fueron: Incumplimiento de la jornada laboral 4 servidores
HALLAZGO
H/H. 8
1/1
INDICADOR: Incumplimiento de jornada de trabajo Incumplimiento de jornada de trabajo=
Nmero de servidores que incumple la jornada laboral (8 h) *100 Total servidores analizados
Incumplimiento de jornada de trabajo= 4 * 100 10 Incumplimiento de jornada de trabajo= 40%
INTERPRETACIN: El 40% de servidores de la ESPE extensin Latacunga incumple con la jornada laboral de trabajo que es de ocho horas; esto sucede debido a que la mayora de los servidores no registra su salida es decir no marca en el reloj biomtrico y por ende este no puede establecer las horas que el servidor labor. El 60% de los servidores pblicos cumple su jornada laboral de ocho horas diarias. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 06 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE APLICACIN DEL PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Solicitar reportes del reloj biomtrico PROCEDIMIENTO: Analizar los reportes del reloj biomtrico y determinar : Si los servidores presentan ms de tres atrasos en el mismo mes.
A.P. 2 1/1
APLICACIN: El reloj biomtrico permite mediante su reporte de anlisis de tiempos trabajados segn marcaciones; detectar la hora de ingreso del servidor y tambin el cumplimiento de ocho horas laborales. De los 87 servidores pblicos de la ESPE-L se tom una muestra de 10 servidores para analizar detalladamente su hora de ingreso; el cumplimiento de su jornada laboral y si cumplen con las disposiciones de cuatro marcaciones diarias a excepcin de los servidores que aplican el rancho interno. Los resultados que arroj el anlisis fueron: Atrasos por ms de tres veces en el mismo mes 2 servidores
HALLAZGO
H/H. 9
1/1
INDICADOR: Incumplimiento de hora de Ingreso Incumplimiento de hora de Ingreso= Nmero de servidores que presen tan ms de 3 atrasos en el mes *100
Incumplimiento de hora de Ingreso=
2 * 100 10
Incumplimiento de hora de Ingreso= 20% INTERPRETACIN: El 20% de los servidores pblicos de la ESPE extensin Latacunga presentan ms de tres atrasos en el mismo mes. Lo cual segn el reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito, ttulo IV Del Rgimen Laboral, captulo I; seccin II Rgimen Disciplinario; artculo 58, genera una amonestacin verbal al servidor. El 80% de los servidores de la ESPE-L cumple con la hora de ingreso a sus jornadas laborales. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 06 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE APLICACIN DEL PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Solicitar reportes del reloj biomtrico PROCEDIMIENTO: Analizar los reportes del reloj biomtrico y determinar :
A.P. 3 1/1
Si los servidores cumplen con la disposicin de la Escuela de efectuar cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico
APLICACIN: El reloj biomtrico permite mediante su reporte de anlisis de tiempos trabajados segn marcaciones; detectar la hora de ingreso del servidor y tambin el cumplimiento de ocho horas laborales. De los 87 servidores pblicos de la ESPE-L se tom una muestra de 10 servidores para analizar detalladamente su hora de ingreso; el cumplimiento de su jornada laboral y si cumplen con las disposiciones de cuatro marcaciones diarias a excepcin de los servidores que aplican el rancho interno. Los resultados que arroj el anlisis fueron: Incumplimiento de cuatro marcaciones diarias 6 servidores
HALLAZGO
H/H. 10
1/1
INDICADOR: Incumplimiento cuatro marcaciones diarias Incumplimiento de 4 marcaciones diarias=
Nmero de servidores que no ejecu tan cuatro marcacione s diarias * 100 Total servidores analizados
Incumplimiento de 4 marcaciones diarias = 6 *100 10 Incumplimiento de 4 marcaciones diarias = 60% INTERPRETACIN: El 60% de los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga no ejecuta las cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico, infringiendo de esta manera la disposicin sobre el uso del reloj. El 30% de los servidores de la ESPE extensin Latacunga no efecta las cuatro marcaciones diarias debido a que es participe del rancho interno, es decir no salen de las instalaciones de la Escuela. El 10% de los servidores de la ESPE-L no cumple con el nmero de marcaciones establecidas ya que su horario es vespertino y se considera una sola jornada, por lo que ejecutan solamente dos marcaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 06 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN ANLISIS REPORTES DEL RELOJ BIOMTRICO Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: UNIDAD DEL SERVIDOR ANALIZADO ATRASOS Policlnico Unidad de Talento Humano Produccin Unidad TICS Marketing Biblioteca Bodega de Bienes Subdireccin Docencia Financiero Admisin y Registro ^ Indagado Calculado Inspeccionado Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: + + ^ JORNADA COMPLETA + + + +
R.R.B. 1/1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano REPORTES RELOJ BIOMTRICO 4 MARCACIONES +
- Rancho interno + + + - Jornada vespertina - Rancho interno +
- Rancho interno +
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 8
H/H. 8 1/1
TTULO: INCUMPLIMIENTO DE JORNADA DE TRABAJO CONDICIN El 40% del total de servidores pblicos de la ESPE-L no cumple con las ocho horas de jornada laborable CRITERIO La Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa en su ttulo II Del rgimen interno de administracin de recursos humanos, captulo I De los deberes, derechos y prohibiciones en su art. 24 Deberes de los servidores pblicos literal C manifiesta:
Cumplir, de manera obligatoria, la semana de trabajo de cuarenta horas, con una jornada normal de ocho horas diarias y con descanso de los sbados y domingos. CAUSA La mayora de Servidores Pblicos de la ESPE-L no registra su hora de salida es decir no realiza la marcacin en el reloj biomtrico ya sea porque el reloj biomtrico se encuentre inhabilitado por dao en su software, o por descuido del Servidor Pblico. EFECTO Al no cumplirse con la marcacin de la hora de salida el reloj biomtrico no puede establecer las horas que el servidor labor. CONCLUSIONES: Del total de servidores pblicos de la ESPE-L un 40% no registran su hora de salida en el reloj biomtrico, esto ocasiona inconvenientes debido a que no es posible establecer las horas que el servidor labor. Los registros no se efectan debido a daos en el software del reloj biomtrico o descuido de efectuar las marcaciones por parte de los servidores pblicos de la Escuela. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Gestionar con la Direccin de la Escuela la contratacin de un tcnico especializado que brinde el mantenimiento preventivo al software del reloj biomtrico para que este no se inhabilite. Ejecutar la amonestacin verbal que estipula el Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo IV Del rgimen laboral, seccin II Rgimen disciplinario, el art. 58 literal A manifiesta: No registrar el ingreso o salida de las jornadas diarias Analistas de Personal : Informar a los servidores pblicos las polticas del uso del reloj biomtrico, sealando que el no registrar su hora de salida o ingreso ocasiona inconvenientes en el momento de establecer sus horas laboradas. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 06 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 9 TTULO: INCUMPLIMIENTO DE HORA DE INGRESO CONDICIN
H/H. 9 1/1
El 20% del total de servidores pblicos registran ms de tres atrasos a su jornada laboral al mes. En las Normas de Control Interno para el rea de recursos humanos se encuentra la 300-06
CRITERIO
Asistencia y Rendimiento que manifiesta: Los directivos establecern y supervisarn el funcionamiento de dichos controles de asistencia y puntualidad, y motivarn
permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en una sana costumbre. CAUSA Falta de compromiso e identidad por parte del servidor pblico con la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga EFECTO Existe un porcentaje del 20% de servidores pblicos que no ingresan a la hora debida a su jornada laboral. CONCLUSIONES: Del total de servidores pblicos existe un 20% que presenta ms de tres atrasos en el mismo mes, este incumplimiento a la hora de ingreso demuestra el deficiente compromiso e identidad de un porcentaje de los servidores para con la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Fomentar la identidad y compromiso de los servidores pblicos con la ESPE-L mediante talleres de motivacin y trabajo en equipo. Ejecutar la amonestacin verbal que estipula el Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo IV Del Rgimen Laboral, seccin II Rgimen Disciplinario, el art. 58 literal C manifiesta: Ser reincidente en atrasos, por ms de tres ocasiones en el mismo mes calendario ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 06 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 10 TTULO: INCUMPLIMIENTO DE CUATRO MARCACIONES EN EL RELOJ BIOMTRICO CONDICIN
H/H. 10 1/1
Existe un 60 % de los servidores pblicos de la ESPE-L que incumplen con la disposicin de la Escuela de realizar cuatro marcaciones en el reloj biomtrico. En las Normas de Control Interno para el rea de recursos humanos, se encuentra la
CRITERIO
norma 300-06 Asistencia y Rendimiento que manifiesta: En la entidad se establecern procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, as como el cumplimiento de las horas efectivas de labor. El control de asistencia y puntualidad est constituido por los mecanismos establecidos en los reglamentos que permiten controlar que los servidores cumplan con su responsabilidad conforme al horario establecido.
CAUSA
Inhabilitacin del reloj biomtrico por problemas en su software y descuido de los servidores pblicos en realizar las cuatro marcaciones diarias pertinentes.
EFECTO
Existe un alto nivel de servidores pblicos que no acatan la disposicin de la Escuela en lo relacionado a las cuatro marcaciones diarias que deben efectuar en el reloj biomtrico ya que esto constituye un procedimiento de control de asistencia y horas de labor.
CONCLUSIONES: Del total de servidores pblicos un 60% incumple la disposicin de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga de efectuar cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico durante la jornada. RECOMENDACIONES: Analistas de Personal: Verificar que el reloj biomtrico se encuentre en perfecto estado y no sea causa para que los servidores pblicos no efecten sus cuatro marcaciones diarias.
FECHA: FECHA:
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PROCESO DE APLICACIN DEL PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
A.P. 4 1/1
PROCESO: Solicitar los registros de amonestaciones de conducta de los servidores pblicos PROCEDIMIENTO: Analizar las amonestaciones y establecer el nmero de empleados que no cumple con las disposiciones y el cdigo de tica de la institucin. APLICACIN: La pregunta N 2 de la encuesta aplicada a los servidores pblicos es: Usted ha recibido algn tipo de amonestacin en los dos ltimos aos? Las respuestas que se obtuvieron fueron:
RESPUESTA
SEXO FEMENINO MASCULINO TOTAL
SI 2 6 8
NO 20 25 45
TOTAL 22 31 53
8 servidores pblicos han recibido alguna amonestacin en los dos ltimos aos. Las amonestaciones recibidas fueron: Verbal Escrita 6 servidores 3 servidores
Cabe aclarar que un servidor ha recibido amonestacin verbal y escrita. INDICADOR: Incumplimiento de disposiciones de la Escuela Incumplimiento de disposiciones de la Escuela =
Nmero de servidores que recibieron amonestaci ones * 100 Total servidores

53
Incumplimiento de disposiciones de la Escuela = 8 *100 Incumplimiento de disposiciones de la Escuela = 15.09% INTERPRETACIN: Un 15.09% del total de servidores pblicos han recibido amonestacin debido a incumplimiento de las disposiciones, normas, reglamentos y cdigo de tica de la Escuela. Un 84.91% del total de servidores pblicos no presentan novedades acerca de amonestaciones recibidas; por lo que se concluye que el comportamiento de los servidores pblicos es adecuado y en su mayora acatan las disposiciones de la ESPE-L. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 07 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS:
PGR. 6 1/1
Comprobar si la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga ofrece incentivos a sus servidores en reconocimiento a su buen desempeo. Medir el grado de satisfaccin de los clientes internos de la ESPE-L
N 1
ACTIVIDADES A REALIZARSE Solicitar el registro de los incentivos que la ESPE-L a entregado a sus servidores Procedimiento de Auditora: Indagar que porcentaje de servidores pblicos a recibido algn incentivo por parte de la ESPE-L en reconocimiento a su buen desempeo
REF/PT -
FECHA 08 OCT 10
OBS. Encuesta
M.P. 1 G.A.V.A. 1/1
08 OCT 10
Satisfaccin de los servidores pblicos con los beneficios que ofrece la entidad. Procedimiento de Auditora: Consultar a los servidores pblicos si se encuentran satisfechos con los servicios que reciben de la ESPE-L.
G.A.V.A.
08 OCT 10
Encuesta
M.P. 2 1/1 H/H. 11
G.A.V.A.
08 OCT 10
Redactar los hallazgos en caso de existir
1/1 H/H. 12 1/1
G.A.V.A.
08 OCT 10
FECHA: FECHA:
- 267 -
PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
M.P. 1 1/1
PROCESO: Solicitar los registros de los incentivos que la ESPE-L a entregado a sus servidores PROCEDIMIENTO: Indagar que porcentaje de servidores pblicos a recibido algn incentivo por parte de la ESPE-L en reconocimiento a su buen desempeo APLICACIN: En la encuesta aplicada a los servidores pblicos, la pregunta tres deca: Ha logrado percibir algn tipo de estmulo de la ESPE-L debido a su buen desempeo? Se obtuvo las siguientes respuestas:
RESPUESTA
HALLAZGO
H/H. 11
NO 13 27 40 TOTAL
SI 9 4 13
1/1
22 31 53
De los 53 servidores pblicos que colaboraron en la encuesta apenas 13 de ellos han recibido algn estmulo por parte de la ESPE-L. Los estmulos recibidos son los siguientes: Felicitaciones Menciones Honorficas Becas Reconocimiento institucional 7 1 3 2
INDICADOR: Incentivos entregados Incentivos entregados=
Servidores que han recibido incentivos por parte de la ESPE L * 100 Total servidores
Incentivos entregados= 13 *100 53 Incentivos entregados= 24.52% INTERPRETACIN: El 24.52% de los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga han recibido algn estmulo por parte de la Escuela debido a el cumplimiento eficiente y ejemplar de sus funciones. El 75. 48% de los servidores de la ESPE extensin Latacunga no han recibido ningn estmulo por parte de la Escuela, denotando as que no se encuentran plenamente identificados con la misma y por ende solo ejecutan sus funciones ms no le brindan un valor agregado a sus actividades y desempeo. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 08 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 11
H/H. 11 1/1
TTULO: BAJO NIVEL DE INCENTIVOS ENTREGADOS CONDICIN El 24.52% de los servidores de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga han recibido algn estmulo por parte de la Escuela debido a el cumplimiento eficiente y ejemplar de sus funciones. CRITERIO Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo IV Del Rgimen Laboral, seccin III Estmulos y Reconocimientos, art. 65 manifiesta: Es el reconocimiento que hace la Escuela Politcnica del Ejrcito al servidor por el cumplimiento eficiente y ejemplar de sus funciones, previo informe y solicitud de jefe inmediato superior, a la Unidad de Talento Humano. CAUSA Los servidores pblicos de la ESPE-L no se encuentran plenamente identificados con la institucin, por ende solo ejecutan sus funciones ms no le brindan un valor agregado a sus actividades y desempeo. Falta de comunicacin de los Jefes de Unidades a la Unidad de Talento Humano acerca del buen desempeo de algn servidor pblico. EFECTO Existe un bajo porcentaje de servidores pblicos que ha logrado percibir un estmulo en base a su buen desempeo. CONCLUSIONES: La Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga ha entregado un 24.52% de estmulos a sus servidores pblicos, mientras que el 75.48% no ha percibido estmulo alguno debido a que no se encuentran plenamente identificados con la Institucin y no bridan un valor agregado a sus funciones. Falta mayor comunicacin entre los Jefes de Unidades y la Unidad de Talento Humano para notificar el buen desempeo de un servidor que por ende merece algn estmulo. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Solicitar a los Jefes de las distintas Unidades de la Escuela que notifiquen cuando un servidor pblico merezca algn estmulo debido a su buen desempeo. Pues la Unidad de Talento Humano debe estar presta a incentivar a los Servidores y no solo a amonestarlos. Analistas de Personal: Investigar que porcentaje de servidores ha recibido algn estmulo por parte de la ESPE-L y compararlo con el porcentaje de servidores pblicos que obtuvo excelente en sus evaluaciones del desempeo, pues estos porcentajes debern encontrarse a la par. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 08 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
M.P. 2 1/1
PROCESO: Satisfaccin de los servidores pblicos con los servicios que ofrece la entidad. PROCEDIMIENTO: Consultar a los servidores pblicos si se encuentran satisfechos con los servicios que reciben de la ESPE-L. APLICACIN: La pregunta seis de la encuesta aplicada a los servidores pblicos de la ESPE-L ayuda a establecer su satisfaccin con los servicios que reciben. La pregunta deca: Cmo calificara Ud. los siguientes servicios proporcionados por la ESPE-L? Las respuestas fueron :
SERVICIOS CALIFICACIN MUY BUENO BUENO REGULAR MALO MUY MALO NO RESPONDE TOTAL: F 0 7 10 4 0 1 22 SALUD M 3 6 16 4 2 0 31 T 3 13 26 8 2 1 53 TRANSPORTE F 1 4 5 7 1 4 22 M 2 5 8 9 3 4 31 T 3 9 13 16 4 8 53 ALIMENTACIN F 1 5 5 4 3 4 22 M 1 5 12 7 3 3 31 T 2 10 17 11 6 7 53
HALLAZGO
H/H. 12
1/1
Para determinar la satisfaccin de los servidores pblicos se tomar en cuenta las respuestas Muy bueno y Bueno, ya que estas demuestran que los servidores estn satisfechos con los servicios. As tenemos: Salud 16 servidores, Transporte 12 Alimentacin 12 Dando un promedio de 13 servidores satisfechos con los servicios de la ESPE-L INDICADOR: Satisfaccin del cliente interno Satisfaccin del cliente interno=
Servidores que se encuentran satisfechos con la Escuela * 100 Total servidores

= 24.52%
Satisfaccin del cliente interno= 13 * 100 53 INTERPRETACIN:
El 24.52% de los servidores pblicos se encuentran satisfechos con los servicios que les brinda la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga. Existe un 35.22% de servidores pblicos que considera que los servicios son regulares. Un 27.04% considera que los servicios son malos; por lo que la Unidad de Talento Humano debe analizar las necesidades de todos los servidores para poder brindar mejores servicios. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 08 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 12 TTULO: BAJO NIVEL DE SATISFACCIN DEL CLIENTE INTERNO CONDICIN
H/H. 12 1/1
El 24.52% de los servidores pblicos de la ESPE-L se encuentra satisfecho con los servicios proporcionados por la Escuela.
CRITERIO
Para que se considere que los servicios ofertados por la ESPE-L satisfacen a sus servidores pblicos debe existir un porcentaje mayor al 60% del total de Servidores que consideren que los servicios son muy buenos y buenos.
CAUSA
La mayora de los servidores pblicos no acceden a todos los servicios que oferta la Escuela, por ello los considera regulares. Por ejemplo existe transporte solo para el personal de Ambato, la gran mayora de servidores no utiliza este servicio y otorgan una mala calificacin
EFECTO
Insatisfaccin de los servidores pblicos de la ESPE-L con la entidad debido a que pueden gozar de todos los servicios que ofrece la Escuela ej. transporte; todos los servidores requieren un buen servicio.
CONCLUSIONES: Del total de servidores pblicos el 24.52% se encuentra satisfecho con los servicios que les brinda la
Escuela. La gran mayora de los servidores pblicos considera que los servicios son regulares pues no pueden acceder a todos los servicios ejemplo transporte. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Gestionar para que los servicios que oferta la ESPE-L en beneficio a sus servidores pblicos mejoren; logrando elevar el grado de satisfaccin de los clientes internos. Verificar que los servidores pblicos sean bien atendidos el momento que acceden a cualquier servicio que oferta la Escuela. Analistas de Personal: Analizar las principales causas que determinen el por qu la mayora de servidores consideran regulares los servicios ofertados por la ESPE-L. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 08 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS: N 1
PGR. 7 1/1
Establecer si la Unidad de Talento Humano de la Escuela se preocupa por el desarrollo de todos sus servidores Determinar que porcentaje de servidores pblicos aplica un plan de carrera administrativa ACTIVIDADES A REALIZARSE Capacitaciones impartidas a servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Verificar si todos los servidores pblicos recibieron mnimo una capacitacin al ao. Capacitacin especfica del cargo D.P. 1 1/2 2/2 G.A.V.A. 11 OCT 10 REF/PT C.I. 1/1 REALIZADO POR: G.A.V.A. FECHA 11 OCT 10 OBS.
2 Procedimiento de Auditora: Establecer si los servidores pblicos reciben capacitacin especfica del cargo que desempean. Desarrollo del plan de carrera 3 administrativa Procedimiento de Auditora: Precisar si existen servidores que han aplicado un plan de carrera administrativa en la Escuela 4 Redactar los hallazgos en caso de existir
D.P. 2 1/1
G.A.V.A.
12 OCT 10 12 OCT 10
Encuesta
G.A.V.A.
G.A.V.A.
12 OCT 10
Encuesta
D.P. 2 1/1 H/H. 13 1/1 H/H. 14 1/1 H/H. 15 1/1
G.A.V.A.
12 OCT 10
G.A.V.A.
11- 12 OCT 10 23 Septiembre 2010 20 octubre 2010
FECHA: FECHA:
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PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
D.P. 1 1/2
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano PROCESO: Capacitaciones impartidas a servidores pblicos PROCEDIMIENTO: Verificar si todos los servidores pblicos recibieron mnimo una capacitacin al ao. APLICACIN: Del total de servidores pblicos encuestados 8 no han recibido ninguna capacitacin en todo el periodo auditado. En el ao 2009, existieron 23 servidores pblicos que no recibieron ninguna capacitacin. En el ao 2010, existieron 17 servidores pblicos que no recibieron ninguna capacitacin. INDICADOR: Ejecucin de capacitaciones HALLAZGO
H/H. 13
1/1
Ejecucin de capacitaciones 2009=
Servidores que no recibieron capacitacin en el 2009 * 100 Total servidores

23 *100 53
Ejecucin de capacitaciones 2009= 43.40% INTERPRETACIN: Un 43.40% del total de servidores pblicos de la ESPE-L no recibieron ninguna capacitacin durante el ao 2009. Lo cual indica que no se cumpli en su cabalidad el plan de capacitaciones. Un 35.85% de los servidores recibieron una capacitacin en el ao 2009. Un 13.20% de los servidores recibi dos capacitaciones en el ao 2009. Un 5.66% de los servidores recibi tres capacitaciones en el ao 2009. Mientras que un 1.89% de los servidores pblicos recibi cuatro capacitaciones en el ao 2009. La Unidad de Talento Humano debe cerciorarse que todos los servidores reciban por lo menos una capacitacin al ao ya que es ilgico que un servidor reciba cuatro capacitaciones mientras que varios de sus compaeros no reciben una sola capacitacin. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 11 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
D.P. 1 2/2
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano PROCESO: Capacitaciones impartidas a servidores pblicos PROCEDIMIENTO: Verificar si todos los servidores pblicos recibieron mnimo una capacitacin al ao. APLICACIN: Del total de servidores pblicos encuestados 8 no han recibido ninguna capacitacin en todo el periodo auditado. En el ao 2009, existieron 23 servidores pblicos que no recibieron ninguna capacitacin. En el ao 2010, existieron 17 servidores pblicos que no recibieron ninguna capacitacin. INDICADOR: Ejecucin de capacitaciones HALLAZGO
H/H. 13
1/1
Servidores que no recibieron capacitacin en el 2010 * 100 Total servidores

17 *100 53
Ejecucin de capacitaciones 2010= 32.08% INTERPRETACIN: Un 32.08% del total de servidores pblicos encuestados no han recibido ninguna capacitacin en lo que va del ao 2010. El 30.19% de los servidores pblicos de la ESPE-L han recibido una capacitacin en el ao 2010 El 35.85% de los servidores han recibido dos capacitaciones en el presente ao y tan solo un 1.89% han recibido tres capacitaciones. Al igual que el ao 2009 existe un incumplimiento del plan de capacitaciones ya que no todos los servidores pblicos de la Escuela son capacitados, ante este hecho se deben tomar acciones correctivas para lograr desarrollar a todo el personal. Es importante mencionar que un 15.10% del total de servidores pblicos no recibieron ninguna capacitacin en el ao 2009 y en lo que va del ao 2010. Es necesario brindar atencin a este porcentaje de servidores ya que por ms de un ao no han logrado capacitarse y su desempeo puede verse afectado. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 11 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN CAPACITACIONES IMPARTIDAS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
C.I. 1/1
Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano AO 2009 F M 13 10 6 2 0 31 TOTAL 23 19 7 3 1 53 F 9 4 8 1 0 22 AO 2010 M 8 12 11 0 0 31 TOTAL 17 16 19 1 0 53
N CAPACITACIONES RECIBIDAS
0 1 2 3 4 TOTAL Analizado ELABORADO POR: REVISADO POR:
10 9 1 1 1 22
FECHA: FECHA:
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 13 TTULO: CAPACITACIONES NO IMPARTIDAS A TODOS LOS SERVIDORES PBLICOS CONDICIN
H/H. 13 1/1
En el ao 2009 existi un 43,40% de servidores pblicos que no recibieron capacitacin ese ao; en el 2010 el porcentaje disminuyo a 32,08% en lo que va del ao y se espera disminuya an ms. Adems existe un 15.10% de servidores pblicos que no a recibido capacitaciones en todo el periodo auditado.
CRITERIO
Entre las Normas de Control Interno para el rea de recursos humanos se encuentra la norma 300-04 Capacitacin y Entrenamiento Permanente, la cual manifiesta: La capacitacin es un proceso continuo de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales.
CAUSA EFECTO
Incumplimiento del plan de capacitaciones Varios servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito no acceden a capacitaciones por lo que no adquieren nuevos conocimientos que los ayuden a desarrollar sus habilidades y destrezas, fundamentales para elevar su desempeo laboral.
CONCLUSIONES: En el periodo de auditora 01 enero 2009 al 30 de junio 2010, se detecto que un 15.09% del total de servidores pblicos no recibi capacitacin en dicho periodo. En el ao 2009 el porcentaje de servidores que no recibi capacitacin fue de 43.40%; en lo que va del 2010 esta cifra a disminuido a 32,08% y se aspira que al terminar el presente ao sea inferior al 10%. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano Supervisar el cumplimiento del plan de capacitaciones de cada ao, para lograr capacitar a la mayora de servidores pblicos. Analistas de Personal: Elaborar el plan de capacitacin en coordinacin con las diferentes Unidades de la Escuela para que planifiquen sus labores y puedan acceder a las capacitaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 11 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Capacitacin especfica del cargo
D.P. 2 1/1
PROCEDIMIENTO: Establecer si los servidores pblicos reciben capacitacin especfica del cargo que desempean. APLICACIN: Dentro de la encuesta aplicada a los servidores pblicos de la ESPE-L se indag si las capacitaciones que recibieron en el periodo auditado fueron especficas al cargo que desempean; las respuestas fueron:
RESPUESTA
HALLAZGO
H/H. 14
SI NO NO RESPONDE 2 5 7 TOTAL
SEXO
1/1
FEMENINO MASCULINO TOTAL 16 20 36 4 6 10 22 31 53
Los servidores pblicos que recibieron capacitacin especfica del cargo ascienden a 36. No recibieron capacitacin especfica al cargo que ejercen 10 servidores pblicos y 7 servidores no respondieron la interrogante. INDICADOR: Ejecucin de capacitaciones especficas del cargo Ejecucin de Capacitaciones especfica del cargo= Servidores que reciben capacitaci n especfica * 100
Total servidores
Ejecucin de capacitaciones especfica del cargo=
36 * 100 53
Ejecucin de capacitaciones especfica del cargo= 67.92% INTERPRETACIN: El 67,92% de los servidores pblicos de la ESPE-L han recibido capacitacin especfica al cargo que desempean; mientras que un 18.87% no recibi capacitacin especfica del cargo. Un 13,21% no responde a esta interrogante debido a que no recibi ninguna capacitacin en el periodo auditado. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 12 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 14 TTULO: CAPACITACIN ESPECFICA DEL CARGO CONDICIN
H/H. 14 1/1
El 67.92% del total de servidores pblicos recibi capacitacin especfica del cargo, un 18.87% no recibi capacitacin especfica. Mientras que un 13.21% de los servidores pblicos no contestaron la pregunta debido a que no recibieron ninguna capacitacin.
CRITERIO
La Norma de Control Interno 300-04 Capacitacin y Entrenamiento Permanente establece que la capacitacin es un esfuerzo que la entidad realiza para mejorar el desempeo del servidor, por lo cual dicha capacitacin debe ser especfica del cargo.
CAUSA EFECTO
Incumplimiento del plan de capacitaciones Existen servidores pblicos que no reciben capacitacin especfica del cargo y se encuentran desactualizados en cuanto a las tcnicas y procedimientos necesarios para elevar su desempeo en cada cargo.
CONCLUSIONES: La Norma de Control Interno 300-04 Capacitacin y Entrenamiento Permanente hace mencin que la capacitacin debe ser especfica al cargo de cada servidor. A pesar de que el porcentaje de servidores pblicos de la ESPE-L que reciben capacitacin especfica se encuentra en 67.92% que es una buena cifra se debe gestionar para que esta cifra se eleve y lograr que un 90% de servidores pblicos reciban capacitacin especfica. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Verificar que el plan de capacitacin de cada ao contemple capacitacin especfica del cargo para todos los servidores pblicos. Supervisar el cumplimiento del plan de capacitaciones de cada ao, para lograr capacitar a la mayora de servidores pblicos. Analistas de Personal. Elaborar el plan de capacitaciones anual contemplando capacitaciones especficas del cargo para cada servidor pblico de la ESPE-L ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 12 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
D.P. 3 1/1
PROCESO: Desarrollo del plan de carrera administrativa PROCEDIMIENTO: Precisar si existen servidores que han aplicado un plan de carrera administrativa en la Escuela APLICACIN: Se indago que 18 servidores pblicos de la ESPE-L conocen sobre el plan de carrera administrativa. Al cuestionar a los servidores pblicos si han desarrollado un plan de carrera administrativa, las respuestas son las siguientes:
RESPUESTA
HALLAZGO
H/H. 15
SEXO
SI
NO
NO RESPONDE 1 2 3
TOTAL
1/1
22 31 53
FEMENINO MASCULINO TOTAL
6 9 15
15 20 35
15 servidores pblicos de la ESPE-L han optado por desarrollar un plan de carrera administrativa, mientras que 35 servidores no han desarrollado un plan de carrera administrativa debido a que no conocen con exactitud de lo que trata. 3 servidores pblicos no contestaron la interrogante. INDICADOR: Desarrollo del plan de carrera administrativa
Desarrollo del plan de carrera adm. =
Servidores que desarrolla n un plan de carrera adm. * 100 Total servidores
Desarrollo del plan de carrera adm. = 15 * 100 53 Desarrollo del plan de carrera adm. = 28.30% INTERPRETACIN: Un 28.30% del total de servidores pblicos de la ESPE-L han desarrollado un plan de carrera administrativa. Un 71.70% del total de servidores pblicos de la ESPE-L no han desarrollado un plan de carrera administrativa porque desconocen sobre el mismo. La Unidad de Talento Humano debe difundir toda la informacin pertinente al plan de carrera administrativa para que los servidores pblicos conozcan las oportunidades de desarrollo que ofrece la Escuela. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 12 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 15
H/H. 15 1/1
TTULO: BAJO PORCENTAJE DE SERVIDORES PBLICOS DESARROLLA UN PLAN DE CARRERA ADMINISTRATIVA CONDICIN Un 71.70% del total de servidores pblicos de la ESPE-L no han desarrollado un plan de carrera administrativa porque desconocen sobre el mismo. Apenas el 28.30% del total de servidores pblicos ha desarrollado un plan de carrera administrativa EL Reglamento de la LOSCCA en su captulo V De la Carrera Administrativa, art. 199 CRITERIO Planificacin de la Carrera manifiesta: La planificacin de la carrera estar orientada a identificar, definir y estructurar las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin de los servidores pblicos. Las UARHs establecern los mecanismos de desarrollo y promocin de los servidores pblicos, dentro de la estructura ocupacional genrica de puestos, en concordancia con las polticas, normas e instrumentos tcnicos emitidas por la SENRES.
CAUSA
La mayora de servidores pblicos no han desarrollado un plan de carrera administrativa por desconocimiento del mismo.
EFECTO
Los servidores pblicos de la ESPE-L no pueden desarrollarse en diferentes posiciones de la estructura de puestos organizacional.
CONCLUSIONES: Existe un 71.70% de servidores pblicos de la ESPE-L que desconocen sobre el plan de carrera administrativa y por ende no han podido desarrollar sus capacidades en diversos puestos laborales. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Supervisar la identificacin, definicin y estructuracin de las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin de los servidores pblicos. Analistas de Personal: Identificar, definir y estructurar las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin de los servidores pblicos. Comunicar a los servidores pblicos todo lo referente al plan de carrera administrativa y cuales son las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin a las que pueden acceder. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 12 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS: N 1
PGR. 8 1/1
Determinar si las capacitaciones que reciben los servidores pblicos permiten elevar su desempeo laboral Establecer si existe un gran nmero de servidores con evaluaciones del desempeo deficientes ACTIVIDADES A REALIZARSE Seguimiento de capacitaciones servidores pblicos Procedimiento de Auditora: Establecer en que grado las capacitaciones han ayudado al personal a mejorar su desempeo S.P. 1 1/1 G.A.V.A. 13 OCT 10 REF/PT REALIZADO POR: G.A.V.A. FECHA 13 OCT 10 OBS. Encuesta
Evaluacin del desempeo Procedimiento de Auditora: Analizar los resultados de las evaluaciones del desempeo de los servidores pblicos de calificacin: Excelente Deficiente H/H. 16 H/H. 17 1/1 1/1 S.P. 2
G.A.V.A.
13 OCT 10
Fuente UTH
G.A.V.A. 1/2 2/2 13 OCT 10
Redactar los hallazgos en caso de existir
G.A.V.A.
13 OCT 10
FECHA: FECHA:
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PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
S.P. 1 1/1
Entidad: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Tipo de Examen: Auditora de Gestin Componente: Unidad de Talento Humano PROCESO: Seguimiento de capacitaciones servidores pblicos PROCEDIMIENTO: Establecer si las capacitaciones han ayudado al personal a mejorar su desempeo APLICACIN: A los servidores pblicos que recibieron alguna capacitacin en el periodo auditado se les pregunto: Piensa Ud. que las capacitaciones recibidas ayudaron a elevar su desempeo? Las respuestas fueron:
RESPUESTA
HALLAZGO
H/H. 16
SEXO
SI
NO
NO RESPONDE 3 5 8
TOTAL
1/1
16 22 38
3 4 7
22 31 53
INDICADOR: Seguimiento de capacitaciones Seguimiento de capacitaciones =
Servidores que ele var on su desempeo despus de capacitaci n * 100 Total servidores pbli cos 38 Seguimiento de capacitaciones = * 100 53
Seguimiento de capacitaciones = 71.70% INTERPRETACIN: Las capacitaciones impartidas han sido beneficiosas para un 71.70% del total de servidores pblicos de la Escuela; los mismos que consideran que las capacitaciones recibidas ayudaron a elevar su desempeo. El 13.21% de servidores pblicos consideran que las capacitaciones no ayudaron a elevar su desempeo. Mientras que un 15.09% del total de servidores pblicos no ha recibido ninguna capacitacin en el periodo auditado. Al no recibir capacitaciones este porcentaje de servidores pblicos se suman al porcentaje anterior, as se considera que un 28.30% de servidores pblicos no han logrado elevar su desempeo. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 16 TTULO: SEGUIMIENTO DE CAPACITACIONES CONDICIN
H/H. 16 1/1
El 13.21% de los servidores pblicos consideran que no lograron elevar su desempeo con las capacitaciones recibidas. Un 15.09 % de servidores al no recibir capacitaciones tampoco han logrado elevar su desempeo
CRITERIO
El Reglamento de administracin de servidores pblicos en el captulo VI Capacitacin y Desarrollo art. 27 Evaluacin, manifiesta: La Unidad de Talento Humano realizar la evaluacin anual del Proceso de Capacitacin, presentar sus resultados y sugerencias a la Unidad de Desarrollo Institucional y sta, a su vez, al Rector. Las observaciones y sugerencias de dicha evaluacin servirn de base para las medidas correctivas e innovacin del Proceso de Capacitacin.
CAUSA
Los servidores que consideran que las capacitaciones no elevaron su desempeo en su mayora son quienes no recibieron capacitacin especfica del cargo.
EFECTO
Existe en total un 28.30% de servidores pblicos que no elevaron su desempeo, lo cual afecta a la eficiencia, eficacia y economa de las actividades de la Escuela.
CONCLUSIONES: Existe un 28,30% de servidores pblicos de la ESPE-L que no lograron elevar su desempeo; de este total un 13.21% corresponde a servidores que a pesar de recibir capacitacin consideran que esta no les ayudo a elevar su desempeo debido a que la capacitacin no fue especfica del cargo; mientras que un 15.09% no elev su desempeo ya que no recibieron capacitacin. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Supervisar el cumplimiento del plan de capacitaciones de cada ao, para lograr capacitar a la mayora de servidores pblicos. Comunicar a quien corresponda que existe un 28.30% de servidores que no lograron elevar su desempeo en el periodo analizado por auditora para que se tomen acciones correctivas. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Evaluacin del Desempeo
S.P. 2 1/2
PROCEDIMIENTO: Analizar los resultados de las evaluaciones del desempeo de los servidores pblicos del ao 2009 de calificacin: excelente y deficiente HALLAZGO
APLICACIN: En el ao 2009 existieron 85 servidores pblicos al servicio de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, los mismos que se sometieron a la respectiva evaluacin del desempeo; a excepcin de Acosta Nuez Alicia Cristina, que se encuentra de comisin de servicio sin remuneracin. Los resultados fueron:
EVALUACIN SEXO MASCULINO FEMENINO TOTAL E. = MB. = S.= D.= Excelente Muy Bueno Satisfactorio Deficiente E. 37 13 50 MB. 17 10 27 S. 2 5 7 D. 0 0 0 TOTAL 56 28 84
H/H. 17
1/1
Un total de 50 servidores pblicos obtuvieron excelente en sus evaluaciones del desempeo; 27 servidores obtuvieron una calificacin de muy bueno; 7 servidores obtuvieron satisfactorio y no se registraron evaluaciones deficientes. INDICADOR: Evaluaciones del Desempeo Excelentes Evaluaciones del Desempeo Excelentes=
Evaluaciones del Desempeo Excelentes= 50 * 100 84 Evaluaciones del Desempeo Excelentes= 59.52%
INDICADOR: Evaluaciones del Desempeo Deficientes Evaluaciones del Desempeo Deficientes=
Evaluaciones del desempeo deficientes * 100 Total evaluaciones del desempeo
=0
INTERPRETACIN: Un 59.52% del total de servidores pblicos lograron una calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo, lo que denota que superan los objetivos y metas programados. Estos servidores deberan recibir algn tipo de estmulo debido a su buen desempeo, pero como analizamos anteriormente la Escuela solo a entregado estmulos a un 24.52% de sus servidores existiendo as un dficit. No existen evaluaciones deficientes en la ESPE-L. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: PROCESO: Evaluacin del Desempeo
S.P. 2 2/2
PROCEDIMIENTO: Analizar los resultados de las evaluaciones del desempeo de los servidores pblicos del ao 2010 de calificacin: Excelente y Deficiente HALLAZGO
APLICACIN: En el ao 2010 existieron 87 servidores pblicos al servicio de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, los mismos que se sometieron a la respectiva evaluacin del desempeo; a excepcin de Acosta Nuez Alicia Cristina, que se encuentra de comisin de servicio sin remuneracin. Los resultados fueron:
EVALUACIN SEXO MASCULINO FEMENINO TOTAL E. = MB. = S.= D.= Excelente Muy Bueno Satisfactorio Deficiente E. 48 18 66 MB. 9 11 20 S. 0 0 0 D. 0 0 0 TOTAL 57 29 86
H/H. 17
1/1
Un total de 66 servidores pblicos obtuvieron excelente en sus evaluaciones del desempeo; 20 servidores obtuvieron una calificacin de muy bueno y no se registraron evaluaciones de calificacin satisfactorio y deficiente. INDICADOR: Evaluaciones del desempeo excelentes Evaluaciones del desempeo excelentes=
Evaluacion es del desempeo excelentes * 100 Total evaluacion es del desempeo
Evaluaciones del desempeo excelentes= 66 * 100 86 Evaluaciones del desempeo excelentes= 76.74% INDICADOR: Evaluaciones del desempeo deficientes Evaluaciones del desempeo deficientes= INTERPRETACIN: Un 76.74% del total de servidores pblicos lograron una calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo, lo que denota que superan los objetivos y metas programados. Un 23.26% obtuvieron muy bueno. No existen evaluaciones de calificacin satisfactoria y deficiente en la ESPE-L. Al comparar estos resultados con las evaluaciones del ao 2009 se observa un incremento en el nmero de servidores que obtuvieron calificacin excelente lo que es digno de reconocer y felicitar pues los servidores buscan mejorar su desempeo. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 octubre 2010 20 octubre 2010
Evaluacion es del desempeo deficiente s *100 Total evaluacion es del desempeo
=0
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 17 TTULO:
H/H. 17 1/1
GRAN NMERO DE EVALUACIONES DEL DESEMPEO EXCELENTES Y MNIMO
PORCENTAJE DE SERVIDORES PBLICOS QUE ALCANZAN ESTMULOS POR PARTE DE LA ESPE-L CONDICIN Existe un 59.52% de servidores pblicos que obtuvieron calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo; esta cifra se incremento a 76.74% en el ao 2010. CRITERIO La LOSCCA en su captulo VI De la evaluacin del desempeo art. 88 Resultado de la calificacin manifiesta: La calificacin obtenida en la evaluacin del desempeo constituir antecedente para la concesin de los derechos y estmulos que establece la ley as como para sugerir recomendaciones relacionadas con el mejoramiento y desarrollo de los recursos humanos. CAUSA A pesar de que existe un gran nmero de servidores pblicos que han logrado excelente en sus evaluaciones del desempeo denotando que cumplen eficientemente con su trabajo; la ESPE-L no los ha incentivado adecuadamente. EFECTO El personal de la ESPE-L se encuentra desmotivado afectando directamente a su nivel de identidad con la Escuela. CONCLUSIONES: El 59.52% del total de servidores pblicos en el 2009 logr en sus evaluaciones del desempeo una calificacin de excelente. En el 2010 este porcentaje se elev a 76.74%. Al existir un gran porcentaje de servidores que superan los objetivos y metas programados; mientras que los incentivos entregados se ubican en 24.52% denotando que la ESPE-L no incentiva adecuadamente a su personal, disminuyendo el grado de comprometimiento con la institucin en algunos casos. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Gestionar con el rgano Superior correspondiente la entrega de estmulos a los servidores pblicos que lo merecen debido a su buen desempeo. Analistas de Personal: Identificar a los servidores pblicos que logrando una calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo no han recibido ningn estmulo por parte de la Escuela ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 13 octubre 2010 20 octubre 2010
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PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA PLANIFICACIN ESTRATGICA FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVOS:
PGR. 9 1/1
Verificar si los objetivos establecidos en el Plan Estratgico de la Escuela Politcnica del Ejrcito se han cumplido. Indagar si las estrategias establecidas se llevaron a cabo para la consecucin de los objetivos. REALIZADO POR: N ACTIVIDADES A REALIZARSE REF/PT FECHA OBS. 1 OBJETIVO 1: G.A.V.A. 14 OCT 10 Encuesta Implementar el sistema de gestin del talento humano de la institucin. Procedimiento de Auditora: Indagar si los servidores pblicos se encuentran satisfechos con el sistema de gestin de talento humano. Investigar el nmero de accidentes y enfermedades ocasionadas por el trabajo. OBJETIVO 2: 2 Lograr el crecimiento personal y mejorar el desempeo laboral de directivos, docentes, administrativos y trabajadores. Procedimiento de Auditora: Establecer cuantas horas de capacitacin promedio pblicos 3 OBJETIVO 3: Mejorar el clima organizacional Procedimiento de Auditora: Estipular que porcentaje de servidores G.A.V.A. 15 OCT 10 Encuesta recibieron los servidores H.P.C. 1/1 P.E. 4 G.A.V.A. 1/1 15 OCT 10 G.A.V.A. 15 OCT 10 P.E. 3 1/1 G.A.V.A. 15 OCT 10 P.E. 2 1/1 P.E. 1 G.A.V.A. 1/1 14 OCT 10
pblicos se encuentran satisfechos con su ambiente laboral 4 Redactar los Hallazgos en caso de existir H/H. 18 1/1 H/H. 19 1/1 H/H. 20 1/1 G.A.V.A. 14- 15 OCT 10 23 Septiembre 2010 20 octubre 2010
FECHA: FECHA:
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PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente:
P.E. 1 1/1
OBJETIVO: Implementar el sistema de gestin del talento humano de la institucin. PROCEDIMIENTO: Indagar si los servidores pblicos se encuentran satisfechos con el sistema de gestin de talento humano APLICACIN: La Unidad de Talento Humano debe atender a los clientes internos de manera adecuada para que ellos se sientas satisfechos. Se interrog a los servidores pblicos lo siguiente: Considera Ud. que la Unidad de Talento Humano atiende sus necesidades laborales, cuando lo ha requerido? Las respuestas fueron:
RESPUESTA SEXO NUNCA CASI NUNCA A VECES CASI SIEMPRE SIEMPRE TOTAL
HALLAZGO
H/H. 18
1/1
1 3 4
3 6 9
13 11 24
3 10 13
2 1 3
22 31 53
INDICADOR: Grado de satisfaccin de los clientes del sistema de gestin del talento humano. Grado de satisfaccin de los clientes del sistema de gestin del talento humano=
Servidores pbli cos satisfechos con el Sis. de Gestin del T .H . * 100 Total Servidores Pbli cos
Grado de satisfaccin de los clientes del sistema de gestin del talento humano= 16 * 100 53 Grado de satisfaccin de los clientes del sistema de gestin del talento humano= 30.19% INTERPRETACIN: Un 30.19% del total de servidores pblicos de la ESPE-L se siente satisfecho con el sistema de gestin del talento humano. El 45.28% del total de servidores pblicos considera que la Unidad de Talento Humano atiende sus necesidades A veces, a este porcentaje se lo considera como neutro ya que no llegan al nivel de satisfaccin. Un 24.53% del total de servidores pblicos consideran que la Unidad de Talento Humano atiende sus necesidades Casi nunca y Nunca; este porcentaje se lo considera insatisfecho con el sistema de gestin del talento humano. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 14 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 18 TTULO:
H/H. 18 1/1
BAJO GRADO DE SATISFACCIN DE LOS CLIENTES DEL SISTEMA DE GESTIN DEL
TALENTO HUMANO CONDICIN El 30.19% del total de servidores pblicos de la ESPE-L se encuentra satisfecho con el Sistema de Gestin del Talento Humano. El Reglamento de la LOSCCA en su art. 103 Unidad de Administracin de Recursos CRITERIO Humanos manifiesta: La Unidad de Administracin de Recursos Humanos -UARHs-, es la unidad tcnica que al interior de la institucin es responsable de administrar el sistema integrado de desarrollo de recursos humanos del servicio civil, y el de desarrollo institucional, de manera desconcentrada y descentralizada, bajo los lineamientos, polticas, normas e instrumentos emanados por la SENRES. En el periodo de la auditora enero 2009 a junio 2010, se encontraba una sola persona a CAUSA cargo de la Unidad de Talento Humano, quien estaba encargada de la ejecucin de todas las actividades. Existe un bajo grado de satisfaccin de los servidores pblicos con el sistema de gestin EFECTO del talento humano; debido a que eran atendidos de acuerdo a las posibilidades del nico servidor de la Unidad de Talento Humano de la ESPE-L. CONCLUSIONES: El 30.19% del total de Servidores Pblicos se encuentra satisfecho con el sistema de gestin del talento humano; este porcentaje es bajo debido a que en el periodo auditado solo un servidor pblico se encontraba a cargo de las actividades y procesos de la Unidad de Talento Humano RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Incluir en Plan Estratgico de la Unidad de Talento Humano nuevas estrategias para brindar un mejor servicio al cliente interno. Analistas de Personal: Distribuir las tareas y actividades segn la experiencia y afinidad de los analistas de personal, para poder llevar a cabo todo lo planificado y requerido. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 14 octubre 2010 20 octubre 2010
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P.E. 2 1/1
OBJETIVO: Implementar el Sistema de Gestin del Talento Humano de la institucin. PROCEDIMIENTO: Investigar el nmero de accidentes y enfermedades ocasionadas por el trabajo. APLICACIN: Dentro del Plan Estratgico de la Escuela para el logro del objetivo 1, se establece la estrategia de implementar un plan de seguridad y salud ocupacional. Estratgica que se encuentra en marcha, se cuenta con la contratacin de una persona especialista en seguridad y salud ocupacional para que elabore un plan. Esta persona se encuentra en la ESPE Matriz y ser la encargada de desarrollar el plan para toda la comunidad politcnica incluyendo la extensin Latacunga.
INDICADOR: Nmero de accidentes y casos de enfermedad relacionados con el trabajo
Nmero de accidentes y casos de enfermedad relacionados con el trabajo=
Nmero de accidentes y casos de enfermedad relacionados con el trabajo=
4 * 100 87
Nmero de accidentes y casos de enfermedad relacionados con el trabajo= 4.60%%
INTERPRETACIN: El 4.60% de servidores pblicos present accidentes y casos de enfermedades relacionadas con el trabajo; se detect que personal del rea de produccin sufra de jaquecas y eran afectados por las limallas debido a la manipulacin del tol. Estos accidentes no se consideran graves, sin embargo se espera que pronto se ponga en marcha el plan de seguridad y salud ocupacional para prevenir accidentes mayores.
FECHA: FECHA:
- 290 -
P.E. 3 1/1
OBJETIVO: Lograr el crecimiento personal y mejorar el desempeo laboral de directivos, docentes, administrativos y trabajadores. PROCEDIMIENTO: Establecer cuantas horas de capacitacin promedio recibieron los servidores pblicos APLICACIN: Durante el ao 2009 existieron 30 servidores pblicos que recibieron capacitaciones. El total de horas de capacitacin en el 2009 fue de 224 horas. HALLAZGO
H/H. 19
En el ao 2010 las personas capacitadas fueron 36; mientras que el total de horas de capacitacin fue de 135 horas. INDICADOR: Nmero de horas promedio de capacitacin cumplida por persona Nmero de horas promedio de capacitacin=
1/1
Total horas de capacitaci n Total servidores pbli cos capacitado s
Nmero de horas promedio de capacitacin 2009=
224 30
Nmero de horas promedio de capacitacin 2009= 7.46 horas
Nmero de horas promedio de capacitacin 2010=
135 36
Nmero de horas promedio de capacitacin 2010= 3.75 horas
INTERPRETACIN: El nmero de horas promedio de capacitacin cumplida durante el ao 2009 fue de 7.46 horas; mientras que en el 2010 fue de 3.75 horas. El promedio de horas disminuyo de ao a ao debido a que el curso Especializacin en Diseo y Animacin Web desarrollado en el 2009 tuvo una duracin de nueve semanas y cada semana present 8 horas de duracin esto incremento las horas de capacitacin del ao 2009 y por ende el promedio es mayor.
FECHA: FECHA:
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PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE
H.P.C. 1/1
FASE DE EJECUCIN
HORAS PROMEDIDO DE CAPACITACIN CUMPLIDA POR PERSONA Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
AO
TOTAL HORAS CAPACITACIONES
TOTAL SERVIDORES CAPACITADOS
HORAS PROMEDIO DE CAPACITACIN
2009
224 H
30
7.46 H 3.75 H
2010
135 H
36
Analizado ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 15 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 19
H/H. 19 1/1
TTULO: BAJO NIVEL DE HORAS PROMEDIO DE CAPACITACIN CUMPLIDA POR PERSONA CONDICIN El promedio de horas de capacitacin cumplida por persona en el 2009 fue de 7.46 horas, mientras que en el 2010 fue de 3.75 horas.
CRITERIO
El promedio mnimo de horas de capacitacin cumplida por persona ser de 30 horas estipulado as por la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz.
CAUSA
Incumplimiento del plan de capacitaciones
EFECTO
Los servidores pblicos de la ESPE-L al no cumplir las horas establecidas de capacitacin no profundizan los conocimientos tomndolos solo como charlas y conferencias.
CONCLUSIONES: En el 2009 el promedio de horas de capacitacin cumplida por persona fue de 7.46 horas; en el 2010 el promedio de horas de capacitacin fue de 3.75 horas; promedios que se encuentran por debajo del mnimo de horas de capacitacin estipuladas por la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz que es de 30 horas. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Coordinar con la Analista de Presupuesto la asignacin oportuna de los recursos econmicos para el cumplimiento del Plan de capacitacin anual. Analistas de Personal: Elaborar un plan de capacitaciones anual en el que se considere las horas mnimas de capacitacin por cada servidor de la Escuela. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 15 octubre 2010 20 octubre 2010
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PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE FASE DE EJECUCIN Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 Entidad: Tipo de Examen: Componente: OBJETIVO: Mejorar el clima organizacional
P.E. 4 1/1
PROCEDIMIENTO: Estipular que porcentaje de servidores pblicos se encuentran satisfechos con su ambiente laboral APLICACIN: Los servidores pblicos de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga fueron interrogados acerca de: Cmo define Ud. el clima de trabajo con sus compaeros?
RESPUESTA SEXO MUY BUENO BUENO REGULAR MALO MUY MALO TOTAL
HALLAZGO
Las respuestas fueron:
H/H. 20
1/1
FEMENINO MASCULINO TOTAL 1 5 6 14 9 23 5 14 19 1 3 4 1 0 1 22 31 53
As las respuestas Muy bueno y Bueno se consideraran como satisfechas. La opcin Regular se considerar neutral. Las opciones Malo y Muy malo se consideran insatisfechas. INDICADOR: Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral=
Servidores pbli cos satisfechos con el ambiente laboral * 100 Total servidores pbli cos
Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral= 29 * 100 53 Grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral= 54.72%
INTERPRETACIN: Un 54,72% se encuentran satisfechos con el ambiente laboral que tienen en la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga. El 35.85% consideran que su ambiente laboral es regular y un 9.43% estn insatisfechos con el ambiente laboral que poseen. ELABORADO POR: REVISADO POR: Geovanna Vasco A. Dra. Martha Hidalgo FECHA: FECHA: 15 octubre 2010 20 octubre 2010
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FASE DE EJECUCIN HOJA DE HALLAZGOS Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010 PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE Entidad: Tipo de Examen: Componente: Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga Auditora de Gestin Unidad de Talento Humano HALLAZGO N 20 TTULO: GRADO DE SATISFACCIN DEL PERSONAL CON EL AMBIENTE LABORAL CONDICIN
H/H. 20 1/1
El 54.72% del total de Servidores Pblicos se encuentra satisfechos con el ambiente laboral que propicia la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga.
CRITERIO
El grado de satisfaccin del personal con el ambiente laboral debera ser mnimo de un 80%.
CAUSA
Limitada identidad con la Escuela. Falta de motivacin por parte de la Escuela.
EFECTO
Los servidores pblicos que se encuentran insatisfechos con el ambiente laboral disminuyen su desempeo, trabajan solo lo necesario y no se comprometen con la Institucin.
CONCLUSIONES: El 54.72% del total de servidores pblicos de la ESPE-L se encuentran satisfechos con el ambiente laboral que propicia la Escuela sin embargo se debe llegar a un grado de satisfaccin del 80% para que la Escuela mejore su productividad. RECOMENDACIONES: Jefe de Talento Humano: Mejorar las relaciones interpersonales a travs de capacitaciones, actos culturales, deportivos y sociales.
FECHA: FECHA:
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FASE DE EJECUCIN INFORME FINAL DE AUDITORA Perodo: del 01 de enero 2009 al 30 de junio 2010
INF. 3 1/8
Latacunga 18 de octubre de 2010
Seor DIRECTOR ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA Presente.De mi consideracin:
Despus de un minucioso examen a los procesos administrativos que cumple la Unidad de Talento Humano de la Escuela como: Planificacin de personal Provisin de personal Aplicacin de personal Mantenimiento de personal y Seguimiento de personal,
Conjuntamente con un anlisis del cumplimiento al plan estratgico de la Escuela de manera especfica a: polticas, objetivos, metas e indicadores concernientes al rea de Talento Humano; se encontraron los siguientes hallazgos de auditora: PROCESO DE PLANIFICACIN DE PERSONAL: La Unidad de Talento Humano recepta las necesidades de las diferentes unidades de la ESPE-L de manera verbal; por ejemplo cuando se elabora el plan de capacitaciones, personal de la Unidad de Talento Humano dialoga con los Jefes de Unidades va telefnica para indagar las necesidades de capacitacin de los servidores pblicos a su cargo; de esta manera no existe constancia fsica de las necesidades de cada Unidad.
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INF. 3 2/8
La Unidad de Talento Humano el momento de elaborar el plan de capacitaciones del 2009 tom en cuenta a todos los servidores pblicos de la ESPE-L; sin
embargo la ejecucin del plan fue tan solo del 17.85%, este porcentaje es mnimo ya que la ejecucin de un plan de capacitaciones debera ser de un 80% para considerar exitosa a la planificacin. Adems si un 82.15% del plan de capacitaciones 2009 se quedo sin ejecucin se detecta que un gran nmero de servidores pblicos no recibieron capacitaciones en el 2009. La Unidad de Talento Humano a elevado el nivel de ejecucin del plan de capacitacin 2010 frente al plan del ao 2009; sin embargo no llega al nivel ptimo que es de un 80% para considerar exitosa la planificacin. El gran incremento de alumnos en la ESPE-L no permite que los servidores pblicos puedan suspender sus actividades laborales para recibir capacitaciones.
PROCESO DE PROVISIN DE PERSONAL: La ESPE-L cuando presenta una vacante laboral la oferta mediante concurso cerrado de mritos y oposicin, esta oferta no es aprovechada por los servidores pblicos de la Escuela debido a desconocimiento de la vacante y del perfil del cargo; adems el manual de clasificacin de cargos al encontrarse desactualizado hace mencin a perfiles de educacin media para cada cargo, dificultando as que los servidores que poseen ttulo de tercer nivel accedan a las vacantes. PROCESO DE APLICACIN DE PERSONAL: Del total de servidores pblicos de la ESPE-L un 40% no registran su hora de salida en el reloj biomtrico, esto ocasiona inconvenientes debido a que no es posible establecer las horas que el servidor labor. Los registros no se efectan debido a daos en el software del reloj biomtrico o descuido de efectuar las marcaciones por parte de los servidores pblicos de la Escuela.
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INF. 3 3/8
Del total de servidores pblicos existe un 20% que presenta ms de tres atrasos en el mismo mes, este incumplimiento a la hora de ingreso demuestra el deficiente compromiso e identidad de un porcentaje de los servidores para con la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga.
Del total de servidores pblicos un 60% incumple la disposicin de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga de efectuar cuatro marcaciones diarias en el reloj biomtrico durante la jornada laboral.
PROCESO DE MANTENIMIENTO DE PERSONAL: La Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga ha entregado un 24.52% de estmulos a sus servidores pblicos, mientras que el 75.48% no ha percibido estmulo alguno debido a que no se encuentran plenamente identificados con la Institucin y no bridan un valor agregado a sus funciones. Falta mayor comunicacin entre los Jefes de Unidades y la Unidad de Talento Humano para notificar el buen desempeo de un servidor que por ende merece algn estmulo. Del total de servidores pblicos el 24.52% se encuentra satisfecho con los
servicios que les brinda la Escuela. La gran mayora de los servidores pblicos considera que los servicios son regulares pues no pueden acceder a todos los servicios ejemplo transporte. PROCESO DE DESARROLLO DE PERSONAL: En el periodo de auditora 01 enero 2009 al 30 de junio 2010, se detecto que un 15.09% del total de servidores pblicos no recibi capacitacin en dicho periodo. En el ao 2009 el porcentaje de servidores que no recibi capacitacin fue de 43.40%; en lo que va del 2010 esta cifra a disminuido a 32,08% y se aspira que al terminar el presente ao sea inferior al 10%.
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INF. 3 4/8
La Norma de Control Interno 300-04 Capacitacin y Entrenamiento Permanente hace mencin que la capacitacin debe ser especfica al cargo de cada servidor. A pesar de que el porcentaje de servidores pblicos de la ESPE-L que reciben capacitacin especfica se encuentra en 67.92% que es una buena cifra se debe gestionar para que esta cifra se eleve y lograr que un 90% de servidores pblicos reciban capacitacin especfica.
Existe un 71.70% de servidores pblicos de la ESPE-L que desconocen sobre el plan de carrera administrativa y por ende no han podido desarrollar sus capacidades en diversos puestos laborales.
PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL: Existe un 28,30% de servidores pblicos de la ESPE-L que no lograron elevar su desempeo; de este total un 13.21% corresponde a servidores que a pesar de recibir capacitacin consideran que esta no les ayudo a elevar su desempeo debido a que la capacitacin no fue especfica del cargo; mientras que un 15.09% no elev su desempeo ya que no recibieron capacitacin. El 59.52% del total de servidores pblicos en el 2009 logr en sus evaluaciones del desempeo una calificacin de excelente. En el 2010 este porcentaje se elev a 76.74%. Al existir un gran porcentaje de servidores que superan los objetivos y metas programados; el porcentaje de incentivos entregados se ubica en 24.52%, denotando que la ESPE-L no incentiva adecuadamente a su personal, disminuyendo el grado de comprometimiento con la institucin en algunos casos. PLANIFICACIN ESTRATGICA ESPE El 30.19% del total de servidores pblicos se encuentra satisfecho con el sistema de gestin del talento humano; este porcentaje es bajo debido a que en el periodo auditado solo un servidor pblico se encontraba a cargo de las actividades y procesos de la Unidad de Talento Humano
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INF. 3 5/8
En el 2009 el promedio de horas de capacitacin cumplida por persona fue de 7.46 horas; en el 2010 el promedio de horas de capacitacin fue de 3.75 horas; promedios que se encuentran por debajo del mnimo de horas de capacitacin estipuladas por la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz que es de 30 horas.
El 54.72% del total de servidores pblicos de la ESPE-L se encuentran satisfechos con el ambiente laboral que propicia la Escuela sin embargo se debe llegar a un grado de satisfaccin del 80% para que la Escuela mejore su productividad.
RECOMENDACIONES: La firma de auditora GAVA Solutions propone las siguientes recomendaciones para lograr la eficiencia, economa y eficacia del la Unidad de Talento Humano: JEFE DE TALENTO HUMANO: Solicitar a los Jefes de las distintas Unidades de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga remitan las necesidades de su departamento tanto de capacitacin, suministros de oficina, equipos tecnolgicos, etc. de manera escrita para que exista constancia de ellas y sea posible detectar si la Unidad de Talento Humano dio atencin a dichas necesidades y si las mismas fueron consideradas en el plan anual de talento humano. Supervisar la ejecucin de los planes de capacitacin anuales para que estos eleven su nivel de cumplimiento. Coordinar con los Jefes de las diferentes Unidades de la ESPE-L las fechas en las que se llevarn a cabo las capacitaciones a los servidores pblicos para que con anticipacin organicen su trabajo y puedan acceder a las capacitaciones.
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INF. 3 6/8
Gestionar con la Unidad de Talento Humano de la ESPE Matriz la actualizacin inmediata del manual de clasificacin de cargos.
Gestionar con la Direccin de la Escuela la contratacin de un tcnico especializado que brinde el mantenimiento preventivo al software del reloj biomtrico para que este no se inhabilite.
Ejecutar la amonestacin verbal que estipula el Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo IV Del rgimen laboral, seccin II Rgimen disciplinario, el art. 58 literal A registrar el ingreso o salida de las jornadas diarias manifiesta: No
Fomentar la identidad y compromiso de los servidores pblicos con la ESPE-L mediante talleres de motivacin y trabajo en equipo.
Ejecutar la amonestacin verbal que estipula el Reglamento del sistema de administracin de los servidores pblicos de la ESPE, en su ttulo IV Del Rgimen Laboral, seccin II Rgimen Disciplinario, el art. 58 literal C manifiesta: Ser reincidente en atrasos, por ms de tres ocasiones en el mismo mes calendario
Solicitar a los Jefes de las distintas Unidades de la Escuela que notifiquen cuando un servidor pblico merezca algn estmulo debido a su buen desempeo. Pues la Unidad de Talento Humano debe estar presta a incentivar a los servidores y no solo a amonestarlos.
Gestionar para que los servicios que oferta
la ESPE-L en beneficio a sus
servidores pblicos mejoren; logrando elevar el grado de satisfaccin de los clientes internos. Verificar que los servidores pblicos sean bien atendidos el momento que acceden a cualquier servicio que oferta la Escuela. Supervisar el cumplimiento del plan de capacitaciones de cada ao, para lograr capacitar a la mayora de servidores pblicos.
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INF. 3 7/8
Verificar que el plan de capacitacin de cada ao contemple capacitacin especfica del cargo para todos los servidores pblicos.
Supervisar la identificacin, definicin y estructuracin de las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin de los servidores pblicos.
Comunicar a quien corresponda que existe un 28.30% de servidores que no lograron elevar su desempeo en el periodo analizado por auditora para que se tomen acciones correctivas.
Gestionar con el rgano Superior correspondiente la entrega de estmulos a los servidores pblicos que lo merecen debido a su buen desempeo.
Incluir en Plan Estratgico de la Unidad de Talento Humano nuevas estrategias para brindar un mejor servicio al cliente interno.
Coordinar con la Analista de Presupuesto la asignacin oportuna de los recursos econmicos para el cumplimiento del Plan de capacitacin anual.
Mejorar las relaciones interpersonales a travs de capacitaciones, actos culturales, deportivos y sociales.
ANALISTAS DE PERSONAL: Distribuir las tareas y actividades segn la experiencia y afinidad de los analistas de personal, para poder llevar a cabo todo lo planificado y requerido. Propiciar una mayor difusin de las vacantes que ofertar la Escuela Politcnica del Ejrcito y de los perfiles del cargo para que los servidores pblicos puedan acceder a este beneficio. Informar a los servidores pblicos las polticas del uso del reloj biomtrico, sealando que el no registrar su hora de salida o ingreso ocasiona inconvenientes en el momento de establecer sus horas laboradas. Verificar que el reloj biomtrico se encuentre en perfecto estado y no sea causa para que los servidores pblicos no efecten sus cuatro marcaciones diarias. - 302 -
INF. 3 8/8
Investigar que porcentaje de servidores ha recibido algn estmulo por parte de la ESPE-L y compararlo con el porcentaje de servidores pblicos que obtuvo excelente en sus evaluaciones del desempeo, pues estos porcentajes debern encontrarse a la par.
Analizar las principales causas que determinen el por qu la mayora de servidores consideran regulares los servicios ofertados por la ESPE-L.
Elaborar el plan de capacitacin en coordinacin con las diferentes Unidades de la Escuela para que planifiquen sus labores y puedan acceder a las capacitaciones.
Elaborar
el
plan
de
capacitaciones
anual
contemplando
capacitaciones
especficas del cargo para cada servidor pblico de la ESPE-L Identificar, definir y estructurar las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin de los servidores pblicos. Comunicar a los servidores pblicos todo lo referente al plan de carrera administrativa y cuales son las posiciones secuenciales de desarrollo y formacin a las que pueden acceder. Identificar a los servidores pblicos que logrando una calificacin de excelente en sus evaluaciones del desempeo no han recibido ningn estmulo por parte de la Escuela Elaborar un plan de capacitaciones anual en el que se considere las horas mnimas de capacitacin por cada servidor de la Escuela. Particular que comunico para los fines consiguientes. ATENTAMENTE
Geovanna Vasco Amores Auditor Jefe
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IV. CAPTULO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. CONCLUSIONES:
La Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la Escuela Politcnica del Ejrcito extensin Latacunga, constituye una herramienta de vital importancia para evaluar el desempeo de los procesos y actividades de este departamento; enfocada a la consecucin de la economa, eficiencia y eficacia de los procesos y actividades que se desarrollan en la Escuela Politcnica.
Mediante la Auditora de Gestin al Departamento de Personal de la ESPEL, se detect que el manual de clasificacin y descripcin de cargos dentro de su condicin de desactualizado exige, como requisito para la reubicacin o ascenso administrativo un perfil de educacin media, requisito que afecta directamente a los servidores pblicos de la ESPE-L que al alcanzar niveles de educacin superior no pueden optar por estos beneficios
El plan de capacitacin anual elaborado por el Departamento de Personal se ejecut en un 17.24% en el 2009 y un 34.62% hasta junio del 2010, debido a que mencionado plan no considera un sistema de rotacin del personal que permita mantener la atencin al cliente y cumplir con la capacitacin del 100% de su personal administrativo.
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En el periodo 2010 existe un 76,74% de servidores pblicos que logran
calificacin de excelente en su evaluacin del desempeo profesional, al comparar esta cifra con el 24,52% de estmulos otorgados por la ESPE se evidencia el incumplimiento de la entrega de estmulos institucionales proporcionales al nivel de desempeo profesional alcanzado anualmente por el personal de servidores pblicos.
El Departamento de Personal para mantener el control del tiempo trabajado
utiliza el sistema de reloj biomtrico cuyo empleo establece una frecuencia de cuatro marcaciones durante la jornada diurna, esta disposicin es cumplida apenas en un 40% por el personal administrativo de la ESPE.
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4.2. RECOMENDACIONES:
Por lo expuesto anteriormente se recomienda:
La Escuela Politcnica del Ejrcito, debe promover y apoyar la ejecucin de Auditoras de Gestin en sus diferentes departamentos para detectar falencias y tomar medidas correctivas adecuadas para el cumplimiento eficiente de su misin y razn social.
Gestionar con la ESPE Matriz la actualizacin inmediata del manual de clasificacin y descripcin de cargos; el mismo que deber tomar en consideracin los nuevos perfiles acadmicos y laborales, los cuales permitan a los servidores pblicos de la ESPE desarrollar un plan de carrera administrativa.
Coordinar la elaboracin del plan de capacitacin anual con los jefes de los diferentes departamentos de la Escuela, para establecer una planificacin concreta, mediante la incorporacin de un proceso de rotacin de personal el mismo que permita que el personal administrativo de la ESPE-L reciba capacitacin sin alterar el normal desempeo de las actividades de la Escuela.
Disponer a los Jefes Departamentales que apliquen los procedimientos establecidos para el reconocimiento a los servidores que cumplan con sus funciones ms all de los objetivos y metas planificados, para poder brindar
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el estmulo adecuado, logrando un mejor ambiente laboral y satisfaccin profesional.
Informar a los servidores pblicos el uso adecuado del reloj biomtrico y dar a conocer las sanciones pertinentes para el incumplimiento de las disposiciones de la Escuela.
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ANEXOS
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ANEXO N 1 INFORME DE NECESIDAD U.T.H.
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ANEXO N 2 PARTIDA PRESUPUESTARIA
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ANEXO N 3 ACTA DE CONFORMACIN DE TRIBUNALES
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ANEXO N 4 ACTA DE BASES DEL CONCURSO Y DETERMINACIN DE CONCURSO
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ANEXO N 5 PUBLICACIN CONCURSO EXTERNO
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ANEXO N 6 PUBLICACIN DE CONCURSO INTERNO
- 321 -
ANEXO N 7 ACTA DE PRESELECCIN DE CARPETAS
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ANEXO N 8 PRUEBAS DE CONOCIMIENTO
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ANEXO N 9 ACTA DEL INFORME FINAL
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ANEXO N 10 REPORTES DEL RELOJ BIOMTRICO
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ANEXO N 11 MODELO ENTREVISTA SERVIDORES PBLICOS ESPE-L
ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO EXTENSIN LATACUNGA OBJETIVO: DETERMINAR EL GRADO DE SATISFACCIN DEL CLIENTE INTERNO.
Buen da estimado Servidor Pblico, su opinin es muy importante por favor conteste con sinceridad. Sexo: Femenino.. Masculino. 1. Considera Usted que la Unidad de Talento Humano atiende sus necesidades laborales, cuando lo ha requerido? a. Nunca b. Casi Nunca c. A veces d. Casi Siempre e. Siempre Usted ha recibido algn tipo de Amonestacin en los dos ltimos aos? a. Si b. No i. En caso de haber recibido alguna amonestacin especifique si fue: 1. Verbal 2. Escrita 3. Sancin Pecuniaria Administrativa Ha logrado percibir algn tipo de estmulo de la ESPE-L, debido a su buen desempeo? a. Si b. No i. En caso de que s lo ha recibido, especifquelo: 1. Felicitaciones 2. Menciones Honorficas 3. Condecoraciones 4. Becas 5. Reconocimiento Institucional o econmico Su Jefe inmediato, tiene una actitud abierta respecto a sus puntos de vista y escucha sus opiniones respecto a cmo llevar a cabo sus funciones? a. Nunca b. Casi Nunca c. A veces d. Casi Siempre e. Siempre i. Usted participa en la determinacin de Metas y Objetivos de trabajo? 1. Si 2. No 5. Conoce Ud. los servicios que la ESPE-L ofrece a sus servidores pblicos? a. Si b. No i. Mencione los servicios que conoce 1. .. 2. .. 3. ..
2.
3.
4.
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6.
Cmo calificara usted, los siguientes servicios proporcionados por la ESPE-L?: Calificacin Salud Transporte Alimentacin Muy Bueno Bueno Regular Malo Muy Malo En relacin a las condiciones fsicas de su puesto de trabajo (iluminacin, temperatura, ventilacin, espacio, volumen de ruidos, etc.) usted considera que ste es a. Muy confortable b. Confortable c. Soportable d. Incomodo e. Muy Incomodo Cmo define Ud. el clima de trabajo con sus compaeros? a. Muy bueno b. Bueno c. Regular d. Malo e. Muy Malo Mencione tres aspectos que la ESPE-L debe fortalecer para mejorar el bienestar de sus servidores: a. . b. . c. Cuntas veces al ao recibi capacitacin laboral? Ej. 2008 4 veces.. 2009 2010 .. .. i. Dichas capacitaciones fueron especficas al cargo que desempea? 1. Si 2. No ii. Piensa Ud. que las capacitaciones recibidas ayudaron a elevar su desempeo? 1. Si 2. No Dispone Ud. Del Reglamento Interno de la ESPE? a. Si b. No Tiene conocimiento alguno del Plan de Carrera Administrativa que ofrece la ESPE? a. Si b. No i. Ha optado Ud. por desarrollar un Plan de Carrera Administrativa? 1. Si 2. No Por favor escriba un comentario que Ud. considere relevante hacia el objetivo de esta encuesta
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
GRACIAS POR SU COLABORACIN
- 329 -
ANEXO N 12 TABULACIN DE ENCUESTAS

Tomando en consideracin la poblacin de 87 servidores pblicos y aplicando el muestreo estadstico se obtiene una muestra de 53 servidores a encuestar 1.Considera Usted que la Unidad de Talento Humano atiende sus necesidades laborales, cuando lo ha requerido?
RESPUESTA SEXO MUY BUENO BUENO REGULAR MALO MUY MALO TOTAL
1 5 6
14 9 23
5 14 19
1 3 4
1 0 1
22 31 53
2.Usted ha recibido algn tipo de Amonestacin en los dos ltimos aos?

RESPUESTA
SI 2 6 8
NO 20 25 45
TOTAL 22 31 53
En caso de haber recibido alguna amonestacin especifique si fue:

RESPUESTA
Verbal 1 5 6
Escrita 1 2 3
Sancin 0 0 0
TOTAL 2 7 9
3.Ha logrado percibir algn tipo de estmulo de la ESPE-L, debido a su buen desempeo?
RESPUESTA
SI 9 4 13
NO 13 27 40
TOTAL 22 31 53
En caso de que s lo ha recibido, especifquelo:

RESPUESTA
Felicitaciones
Mencin Honorfica
Beca
Reconocimiento
TOTAL 8 5 13
7 0 7
0 1 1
1 2 3
0 2 2
- 330 -
4.Su Jefe inmediato, tiene una actitud abierta respecto a sus puntos de vista y escucha sus opiniones respecto a cmo llevar a cabo sus funciones?
RESPUESTA SEXO Nunca Casi nunca A veces Casi siempre Siempre TOTAL
2 1 3
4 1 5
4 8 12
9 7 16
3 14 17
22 31 53
Usted participa en la determinacin de Metas y Objetivos de trabajo?

RESPUESTA
Si 14 21 35
No 8 10 18
TOTAL 22 31 53
5.Conoce Ud. los servicios que la ESPE-L ofrece a sus servidores pblicos?
RESPUESTA
Si 15 22 37
No 7 9 16
TOTAL 22 31 53
Mencione los servicios que conoce Los servicios mencionaron como los servicios que conocen a: Mdico Biblioteca Alimentacin Transporte y gimnasio 6.Cmo calificara usted, los siguientes servicios proporcionados por la ESPE-L?:
SERVICIOS CALIFICACIN Muy bueno Bueno Regular Malo Muy malo No responde TOTAL: F 0 7 10 4 0 1 22
SALUD M 3 6 16 4 2 0 31 T 3 13 26 8 2 1 53
TRANSPORTE F 1 4 5 7 1 4 22 M 2 5 8 9 3 4 31 T 3 9 13 16 4 8 53
ALIMENTACIN F 1 5 5 4 3 4 22 M 1 5 12 7 3 3 31 T 2 10 17 11 6 7 53
- 331 -
7.En relacin a las condiciones fsicas de su puesto de trabajo (iluminacin, temperatura, ventilacin, espacio, volumen de ruidos, etc.) usted considera que ste es
RESPUESTA SEXO
Muy confortable Confortable Soportable Incmodo Muy incmodo
TOTAL
1 5 6
14 9 23
5 14 19
1 3 4
1 0 1
22 31 53
8.Cmo define Ud. el clima de trabajo con sus compaeros?

RESPUESTA SEXO Muy bueno Bueno Regular Malo Muy malo TOTAL
1 5 6
14 9 23
5 14 19
1 3 4
1 0 1
22 31 53
9.Mencione tres aspectos que la ESPE-L debe fortalecer para mejorar el bienestar de sus servidores: Los servidores pblicos en esta opcin catalogaron a: Mejorar servicios, Mayor capacitacin Mejorar el clima organizacional 10.Cuntas veces al ao recibi capacitacin laboral? N CAPACITACIONES RECIBIDAS 0 1 2 3 4 TOTAL F 10 9 1 1 1 22 AO 2009 M 13 10 6 2 0 31 TOTAL 23 19 7 3 1 53 F 9 4 8 1 0 22 AO 2010 M 8 12 11 0 0 31 TOTAL 17 16 19 1 0 53
Dichas capacitaciones fueron especficas al cargo que desempea?

RESPUESTA
SEXO
SI
NO
NO RESPONDE 2 5 7
TOTAL
16 20 36
4 6 10
22 31 53
- 332 -
Piensa Ud. que las capacitaciones recibidas ayudaron a elevar su desempeo?

RESPUESTA
SEXO
SI
NO
NO RESPONDE 3 5 8
TOTAL
16 22 38
3 4 7
22 31 53
11.Dispone Ud. Del Reglamento Interno de la ESPE?

RESPUESTA
SI 12 16 28
NO 10 15 25
TOTAL 22 31 53
12.Tiene conocimiento alguno del Plan de Carrera Administrativa que ofrece la ESPE?
RESPUESTA
SI 8 14 22
NO 10 21 31
TOTAL 18 35 53
i. Ha optado Ud. por desarrollar un Plan de Carrera Administrativa?

RESPUESTA
SEXO
SI
NO
NO RESPONDE 1 2 3
TOTAL
6 9 15
15 20 35
22 31 53
- 333 -
ANEXO N 13 EVALUACIN DEL DESEMPEO
- 334 -
- 335 -
- 336 -
- 337 -
GLOSARIO DE TRMINOS
Alcance de una auditora.- Se refiere a los procedimientos de auditora
considerados necesarios en las circunstancias para lograr el objetivo de la auditora.

Auditora de gestin.- La confrontacin peridica de la planeacin,
organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora de gestin
Comunicacin de resultados.- Es presentar los resultados de la auditora
en un informe que permita a la mxima autoridad la toma de correctivos.

Control interno administrativo o gerencial.- Comprende el plan de
organizacin,
polticas,
procedimientos
prcticas
utilizadas
para
administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas, as como los sistemas para medir, presentar informes y monitorear la ejecucin de las actividades.
Diseo de Cargos: Es la especificacin del contenido, de los mtodos de
trabajo y de las relaciones con los dems cargos para satisfacer los requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales. En el fondo, el diseo de los cargos representa el modo como los administradores proyectan los cargos individuales y los combinan en la organizacin; adems se determina el grado de responsabilidad del ocupante.
Economa.- Se refiere a los trminos y condiciones conforme a los cuales
se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible.
Eficacia.- Es el grado en que los programas estn consiguiendo los
objetivos propuestos.
Eficiencia.- Consiste en lograr la utilizacin ms productiva de bienes
materiales y de recursos humanos y financieros.

tica.- Parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones del
hombre.
Evaluacin del Desempeo: Es una apreciacin sistemtica del
desempeo de cada persona, en funcin de las actividades que cumple, de

- 338 -
las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial desarrollo; es un proceso que sirve para estimar el valor y excelencia de una persona y su contribucin a la organizacin.
Evidencia de auditora.- Se denomina evidencia al conjunto de hechos
comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan los comentarios y conclusiones del auditor. Viene a ser la informacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su opinin.
Gestin del Talento Humano.- La gestin del talento humano es un rea
muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones. Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada organizacin, la estructura organizacional adoptada, las
caractersticas del contexto ambiental, el negocio de la organizacin, la tecnologa utilizada, los procesos internos y otra infinidad de variables importantes.
Hallazgo de auditora.- Este concepto es utilizado para describir el
resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin.
Indicadores.- Herramienta de medicin que relaciona dos o ms datos
significativos,
que
tiene
un
nexo
lgico
entre
ellos,
permitiendo
proporcionar informacin sobre aspectos crticos o de importancia vital para el desarrollo del proceso.
Manual de procedimientos.- Son aquellos instrumentos de informacin en
los que consignan, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa.
Papeles de trabajo.- Pueden ser en forma de datos almacenados en
papel, pelcula, medios electrnicos y otros medios.

Programa de auditora.- Un programa de auditora expone la naturaleza,
oportunidad y grado de los procedimientos de auditora planificados que se requieren para implementar el plan de auditora global. El programa de auditora sirve como un conjunto de instrucciones para los auxiliares involucrados en la auditora y como un medio para controlar la ejecucin apropiada del trabajo.
- 339 -
Reclutamiento.- es el proceso de generar un conjunto de candidatos para
un cargo especfico. Debe anunciar la disponibilidad del cargo en el mercado y atraer candidatos calificados para disputarlo. El mercado en que la organizacin trata de buscar los candidatos puede ser interno, externo o una combinacin de ambos
Riesgo de auditora.- Por lo tanto el riesgo de auditora es el proceso por
el cual, a partir del anlisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso.
Riesgo Inherente.- Es la posibilidad de errores o irregularidades en la
informacin financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseados y aplicados por el ente.
Riesgo de Control.- Est asociado con la posibilidad de que los
procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditora interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativas de manera oportuna.
Riesgo de Deteccin.- Existe al aplicar los programas de auditora, cuyos
procedimientos no son suficientes para descubrir errores o irregularidades significativas.

Seleccin de Personal: La seleccin de personas funciona como un filtro
que permite que slo algunas personas puedan ingresar en la organizacin. En trminos ms amplios, la seleccin busca los candidatos ms adecuados para los cargos de la organizacin, con el fin de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeo del personal, as como la eficacia de la organizacin
Talento Humano: Personas que ingresan, permanecen y participan en la
organizacin, en cualquier nivel jerrquico o tarea. Las personas aportan a la organizacin sus habilidades, conocimientos, actitudes,
comportamientos, percepciones, etc. Sin importar el cargo que ocupen las personas cumplen diversos roles dentro de la jerarqua de autoridad y responsabilidad existente en la organizacin.
- 340 -
BIBLIOGRAFA
ALVIN, Arens, Auditora Un enfoque integral, EDITORIAL Pearson, 2007. ARENS, Alvin; Auditora de Gestin: Un Enfoque Integral, 1995. BADILLO, Jorge; Gua de Auditora de Gestin de la Calidad, Abril 2007;
CIUDAD: Quito, Ecuador.

CHIAVENATO, Idalberto; Gestin del Talento Humano. ao 2003 FERNANDEZ, Jos Antonio; Auditora Administrativa. FRANKLIN, Benjamn; Auditora Administrativa; EDITORIAL: McGraw
Hill Interamericana S.A.; EDICIN: 1a. Edicin; CIUDAD: Mxico, 2007.

GMEZ RONDON, Francisco; Auditoria Administrativa, 2007. MALDONADO, Milton; Auditora de Gestin; Segunda Edicin, 2004. ANUAL DE AUDITORA DE GESTIN; Contralora General del Estado;
Segunda Edicin. 2003.

MERCADO, Salvador H; Administracin Aplicada, 2004; Segunda Edicin. WILLIAM P. Leonard; Auditora Administrativa.
- 341 -

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ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO

CARRERA DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES

Latacunga, noviembre 2010

ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

----------------------------------Dra. Martha Hidalgo DIRECTORA DE PROYECTO ii

----------------------------------Ing. Galo Vsquez CODIRECTOR DE PROYECTO

ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES

Consecuentemente este trabajo es mi autora.

------------------------------------------------Geovanna Alexandra Vasco Amores

ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

Yo, GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES

Latacunga, noviembre 2010.

------------------------------------------------Geovanna Alexandra Vasco Amores

fx xwx tuxzt x wtx t t? vx| x xt|wtw wx xxxA

Agradezco a Dios por ser mi fortaleza y gua en el transcurso de mi vida.

f |yt x x w |x x xtt uvt t t v|vtv|t t vxt | t xvxtA

DEFINICIONES Y CONCEPTOS DE TALENTO HUMANO ______________ - 59 -

DEPARTAMENTO DE PERSONAL ___________________________________ - 86 -

CAPTULO ___________________________________________________ - 116 -

CASO PRCTICO ___________________________________________________ - 116 3.1. INTRODUCCIN: _________________________________________________ - 116 -

PLANIFICACIN ESTRATGICA ____________________________________________ - 287 -

ANEXOS ___________________________________________________________ - 308 GLOSARIO DE TRMINOS ___________________________________________ - 338 BIBLIOGRAFA_____________________________________________________ - 341 -

presentacin del informe final de auditora.

I. CAPTULO AUDITORA DE GESTIN Y TALENTO HUMANO

DEFINICIONES Y CONCEPTOS SOBRE AUDITORA DE GESTIN

1.2.3. CONTROL DE GESTIN.-

administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad y desempeo, as como los beneficios de su actividad.5

trabajadores, capacitaciones; etc., futuro.

que permitirn tomar decisiones a

Instrumentos para el Control de Gestin

organizacional en el logro de los objetivos Flujogramas: Representacin simblica o pictrica de un

procedimiento administrativo. A continuacin se presenta la simbologa de flujogramas:

CUADRO N 1 SIMBOLOGA DE FLUJOGRAMAS

Proceso Proceso de Control

Los elementos de Gestin son los siguientes:

1.2.3.2.1. Economa 1.2.3.2.2. Eficiencia

1.2.3.2.3. Eficacia 1.2.3.2.4. Ecologa 1.2.3.2.5. tica

ELEMENTOS DE GESTIN Economa

Trminos del Control de Gestin:

1.2.3.3.1. 1.2.3.3.2. 1.2.3.3.3. 1.2.3.3.4. 1.2.3.3.5. 1.2.3.3.6.

Rendimiento Calidad Resultados Impacto Excelencia Gerencial Control Interno

TRMINOS DE CONTROL DE GESTIN

TRMINOS DEL CONTROL DE GESTIN Rendimiento:

1.2.5. AUDITORA DE GESTIN

ALVIN ARENS, AUDITORA UN ENFOQUE INTEGRAL; Glosario; pp. 886 http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_auditoria-el_concepto_de_auditoria/12650-3

Herramientas de la Auditora de Gestin:

1.2.5.5.1. Equipo Multidisciplinario

El Equipo Multidisciplinario que participar en el presente Proyecto de Grado ser:

Doctora Martha Hidalgo Geovanna Vasco

Ingeniero Galo Vsquez

1.2.5.5.2. Control Interno

La segunda norma de trabajo de campo de las NAGAS, queda como se indica:

El informe COSO sobre el Control Interno presenta la siguiente definicin:

Normas de Auditora Generalmente Aceptadas. N 2.

1.2.5.5.3. Riesgos de Auditora

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

En este tipo de auditora se toma en consideracin las siguientes categoras de riesgo:

Relacionados a las caractersticas de la entidad

Concerniente a la incapacidad del Sistema de Control Interno

Referente a que los procedimientos de auditora no detecten errores

El Riesgo de Auditora es igual a:

La ponderacin que se expone a continuacin es referente al riesgo de auditora:

CASO PRCTICO ___ - 116 3.1. INTRODUCCIN: _ - 116 -

ANEXOS _____________________________________ - 308 GLOSARIO DE TRMINOS _ - 338 BIBLIOGRAFA_________________________________ - 341 -