PRODEDIMIENTO DE ACTUALIZACION DE LA CARPETA ELECTRONICA DE LOS TRIPULATES

Cul es el objetivo de este procedimiento? Mantener constantemente la actualizacin de los documentos contenidos en la carpeta electrnica de cada personal embarcado. Dnde se aplica este procedimiento? En ambas bases de operacin. Cundo se aplica este procedimiento? Cada vez que se genera un documento nuevo del personal embarcado, en cada procedimiento de cambio de guardia o cuando el personal renueva algn documento vencido. Quines son responsables por la aplicacin y verificacin de este procedimiento?
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Documento Requeridos Formato de Antidoping Constancia de habilidades FOR-DC3 Curriculum vitae Credencial de la empresa Vale de EPP Refrendo/Libreta de mar Examen mdico de la SCT Curso de seguridad STCW/95 Formato de Revisin mdica Documentos Personales Certificado mdico del sector salud Certificado de OPB Certificado de GMDSS Posicionamiento Dinmico DP CURP Credencial de elector Pasaporte Acta de nacimiento Cartilla de vacunacin Comprobante de domicilio. Certificado de estudios. Nmero del seguro social Personal Responsable Coordinador y Asistente de personal Asistente de Documentacin. Asistente de Documentacin. Asistente de Documentacin. Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Personal Responsable Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal

Cuadro 1: Desglose de Responsabilidades.

DEFINICIONES

Currculum vitae (CV).- Es un documento requerido del personal que participa en el proceso de reclutamiento, el cual entre otras cosas debe contener los datos de competencia del candidato. OPB: Certificado de oficial de proteccin de buque. GMDSS: Operador del sistema mundial de socorro y seguridad martima. EPP: Equipo de proteccin personal. FOR-DC3: Es un formato llamado constancia de habilidades presentado ante la STPS el cual contiene el curso impartido por empresa a cada trabajador.

LINEAMIENTOS

Deben tenerse presente los siguientes lineamientos: CV.-Todo candidato interesado en ser contratado para ocupar una posicin que afecte la conformidad con los requisitos del servicio, debe proporcionar su currculum vitae. Documentos requeridos.- Todo personal embarcado debe contar con un registro electrnico como evidencia para el cumplimiento con los requisitos de los contratos de fletamento con Pemex para el anexo SSPA en su apartado II. Requerimientos comunes, seccin II.1 Para todo licitante proveedor o contratista, inciso e y g; seccin II.9 Auditorias, Inspecciones y verificaciones, (II.9.2). Constancias de Habilidades (FOR-DC3).- Todo personal debe estar capacitado y adiestrado en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental para el cumplimiento de los requisitos del anexo SSPA en su apartado III. Requerimientos de Capacitacin, seccin III.1, inciso a, e, o, y w. Identificacin del Personal-.- Los trabajadores debe portar una identificacin que los acredite como personal de su compaa en cumplimiento del apartado IV. Requerimientos de Seguridad Fsica, seccin IV.1Registro e Identificacin, IV.1.2 del anexo SSPA. Competencia del Personal.- Todo Personal embarcado debe contar con su libreta de mar/Refrendo vigente avaladas por la Direccin General de Puertos y Marina Mercante, en cumplimiento con el apartado V. Requerimientos de Seguridad Industrial, seccin V.7 del anexo SSPA.

Equipo de Proteccin Personal.-El personal embarcado debe contar con su equipo completa de proteccin personal acorde a las actividades que realiza para el cumplimiento de los requerimientos del anexo SSPA en su apartado V. Requerimientos de Seguridad Industrial, seccin V.11 Equipo de Proteccin Personal, V.11.3 en sus especificaciones (V.11.3.1, V.11.3.2, V.11.3.3., V.11.3.5, V.11.3.6.).

PASOS 1.- Se recibe la documentacin por correo de las oficinas de Paraso y Carmen. 2.- Descargar del correo electrnico los archivos recibidos (Antidoping, Vales de EPP, Revisiones Mdicas, Documentos del Tripulante, Otros). 3.- Guardar los documentos descargados en la carpeta Mis Documentos 4.- Revisar cada documento de acuerdo al tipo de documento, nombre, vigencia, legibilidad y llenado de campos. 5.- En caso de no cumplir con los requerimientos se regresa el documento para realizar la correccin. 6.- Se procede a Codificar los documentos con los siguientes criterios: Nombre del Documento, Nombre del Tripulante, Fecha, segn el tipo de documento. Ver anexo 1. 7.- Se anexa cada documento codificado a la carpeta "REQUERIDO" del tripulante con el programa SCRDT instalado en la computadora. 8.- Fin del Procedimiento.

REGISTRO

IDENTIFICACIN

ALMACENAMIENTO

PROTECCIN

RECUPERACIN

RETENCIN

DISPOSICIN

Actualizacion de carpeta del tripulante Costa Afuera CDC Personnel Records

Los registros se identifican por medio del nombre del tripulante

Electrnico, en un disco duro PC. Los datos son respaldados cada semena.

El disco duro es guardado en el archivero. Solo el asistente de documentacin y gerente de RRHH tienen acceso.

Mediante bsqueda electrnica y extraccin del archivo.

Mximo 2 aos

Cuando se renueva un documento, el obsoleto se pasa automticamente a la carpeta de obsoleto

DIAGRAMA DE FLUJO (Actualizacin de la Carpeta Electrnica de los Tripulantes)

DIAGRAMA PARA ACTUALIZACION DE LAS CARPETAS ELECTRONICAS DE LOS TRIPULANTES

Pasos Asistente de Documentacin

Asistente de personal
Enviar la documentacion por correo de las oficinas de Paraiso y Carmen.

Asistente deNomina Asistente de Capacitacin Coord. de Personal Radioperador Gerente de RRHH

Descargar del correo los archivos electrnicos recibidos

Guardar los documentos descargados en la carpeta Mis Documentos

Revisar cada documento de acuerdo al tipo de documento, nombre, vigencia, legibilidad.

NO

CUMPLE

SI Codificar los documentos

Anexar cada documento codificado a la carpeta "REQUERIDO" y "PERSONAL"

Fin del Procedimiento

Diagrama 1: Diagrama de Flujo.

Anexo 1:
DOCUMENTOS REQUERIDOS
No.

Nombre de documento

Codigo Antidoping CH CR CV EPP L RM SCT STCW CM OPB GMDSS

Codificacin Antidoping-Apellidos y nombre_fecha realizada. CH-Apellidos y nombre. CR-Apellidos y nombre. CV-Apellidos y nombre. EPP-Apellidos y nombre_fecha realizada. L-Apellidos y nombre. RM-Apellidos y nombre_fecha realizada. SCT-Apellidos y nombre. STCW-Apellidos y nombre. CM-Apellidos y nombre_fecha vencimiento. OPB-Apellidos y nombre. GMDSS-Apellidos y nombre. DP_Ba-Apellidos y nombre.

Vigencia o vencimiento 1 ao 2 aos 31-dic-13

1 Antidoping 2 Constancia de habilidades 3 Credencial 4 Curriculum vitae 5 Equipo de proteccin personal 6 Licencia 7 Revisin medica 8 Constancia de aptitud fsica de SCT 9 Curso de seguridad bsica STCW/95 10 Certificado mdico sector salud Certificado de competencia para oficial de 11 proteccin de buque. 12 Certificado GMDSS Posicionamiento dinmico (Bsico, Avanzado 13 y Lic.). 14 CURP 15 Credencial de elector. 16 Pasaporte 17 Acta de nacimiento 18 No de IMSS 19 Analisis clnicos. 20 Cartilla de vacunacin. 21 Comprobante de domicilio. 22 Certificado de estudios.

5 aos

2 aos 5 aos 6 meses 4-5 Aos 5 aos

DOCUMENTOS PERSONALES

DP

DP_AV-Apellidos y nombre. L-DP-Apellidos y nombre.

CURP IFE P AN IMSS AC CartV CD CE

CURP-Apellidos y nombre. IFE-Apellidos y nombre. P-Apellidos y nombre. AN-Apellidos y nombre. IMSS-Apellidos y nombre. AC-Apellidos y nombre CartV-Apellidos y nombre. CD-Apellidos y nombre. CE-Apellidos y nombre. Varia