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Pirmides, sistemas e gesto de projetos Gerenciar escopo, prazo e riscos fundamental na administrao de projetos.

. Que diferena h entre erguer uma pirmide no Egito Antigo e implementar um moderno e complexo sistema de informaes? Inmeras, mas duas chamam a ateno: a construo de uma pirmide tinha prazos elsticos (geraes) e recursos virtualmente infinitos (material e escravos, milhares de escravos). O desenvolvimento de sistemas de software de mdia/grande complexidade nos coloca o desafio de especificar, implementar e testar autnticas obras de engenharia em prazos enxutos (poucos meses ou anos) e com recursos finitos (oramentos, plataformas tecnolgicas e equipes de projeto). provvel que os egpcios usassem formas rudimentares de administrao de suas grandes obras (faranicas, de fato), como de resto todas as grandes obras de engenharia e arquitetura ao longo da histria da humanidade devem t-lo feito. A Revoluo Industrial contudo trouxe nova exigncia: eficincia. A produo em larga escala guiada pela otimizao de tempos, movimentos e custos. Assim, a partir do sculo XIX, com o advento dos conceitos de Administrao Cientfica e a introduo de controles e previsibilidade nas organizaes, inicia-se a formalizao de prticas e ferramentas de administrao de projetos. Contudo, so os programas militares e espaciais americanos iniciados nos anos 50, os grandes impulsionadores da disciplina de Gesto de Projetos. Mais recentemente, instituies como o PMI (Project Management Institute), nos EUA ou o IPMA (International Project Management Association), na Europa vm contribuindo para a consolidao terica e a difuso de experincias e melhores prticas na rea. Em ltima instncia, prticas bem-definidas e sistemticas de gesto de projetos visam a garantir que objetivos claramente estabelecidos entre contratante e contratado sejam atingidos em prazos aceitveis (para ambas as partes), com alocao tima de recursos. Ou seja, tempo e dinheiro so recursos escassos e como tal devem ser administrados. Neste sentido, escopo, prazo, recursos, riscos e comunicao so fatores crticos cuja administrao ao longo de um projeto, por prticas rigorosas e consistentes, permitem garantir o alcance de objetivos, minimizando riscos, e antecipando problemas. Vamos aqui nos deter em trs desses fatores. Escopo delimita as entregas (conjunto de funcionalidades de um sistema) que devem ser apresentadas ao final de um projeto para o cumprimento de seus objetivos. o mais elementar de todos os fatores a serem gerenciados no projeto de sistemas. Contudo o mais negligenciado. Isso decorre quase sempre da informalidade com a qual as referidas caractersticas so descritas. como se algum construsse uma casa sem suas especificaes arquitetnicas (planta baixa, eltrica e hidrulica); ou seja, corre-se o srio risco, durante a obra, de descobrir que o banheiro principal ficou do lado de fora da casa. No projeto de sistemas a falta da especificao tcnica para a delimitao e detalhamento de escopo leva invariavelmente a surpresas desagradveis, para contratantes e contratados. Em ltima instncia, escopo uma ferramenta de comunicao na qual o contratador expressa necessidades, expectativas, regras inerentes ao domnio da aplicao (regras de negcio) e outros aspectos relevantes compreenso, por parte do contratado, do que se espera da aplicao final. Ausncia de escopo claramente definido resulta freqentemente em clientes insatisfeitos e fornecedores irritados quando no quebrados.

Prazo o mais mensurvel e sensvel dos fatores de projeto. Mensurvel por razes evidentes pois trata-se de uma medida do tempo materializada num cronograma; e sensvel porque qualquer estimativa errada de projeto (ex.: recursos) o atinge diretamente. Gerenciamento de prazo uma atividade que envolve monitorar e avaliar os demais fatores de forma a garantir que o progresso fsico do projeto (quanto das funcionalidades previstas no escopo foi implementado) est em linha com seu progresso no tempo. Quase sempre h diferenas para pior (falta tempo no fim do projeto). Muitos desentendimentos entre contratados e contratantes no projeto de sistemas decorrem de uma viso errada de que prazo um alvo fixo. Infelizmente no . E por que no ? Porque no projeto de sistemas de mdia/alta complexidade h diversas fontes de interferncia que afetam o prazo, entre eles: (a) a dinmica das organizaes e dos mercados (novos requerimentos); (b) o amadurecimento interno dos contratantes, que revem definies e necessidades (reviso de requerimentos); e (c) a eventual falta de maturidade das plataformas tecnolgicas envolvidas no projeto. Todos os pontos citados podem afetar o prazo e talvez nenhum deles possa ser previsto e controlado de forma efetiva no incio do projeto. Portanto, prazo um alvo mvel, e o que podemos assegurar a probabilidade de atingi-lo dados os recursos disponveis e os eventuais riscos envolvidos. Riscos so eventos que no queremos que ocorram, mas que podem ocorrer. Portanto devemos monitor-los. Mesmo assim, de forma geral e, no projeto de sistemas em particular, a mentalidade de avaliao estruturada de riscos pouco difundida (pelo menos no Brasil). No mbito da gesto de um projeto, riscos afetam (eventualmente de forma irreversvel) a viabilidade de prazo ou recursos tais como estipulados originalmente. A identificao, anlise, qualificao, ponderao e mitigao (execuo de aes de contorno) devem ser realizadas recorrentemente de modo a perseguir as metas vigentes, ou ainda antecipar o seu descumprimento de forma a permitir que alternativas sejam consideradas a tempo. O tema em questo amplo e haveria muito outros pontos a considerar. Mas vale por fim lembrar que a aplicao de tcnicas de gesto de projetos no desenvolvimento de sistemas deve caber a contratados, mas tambm a contratantes. Em particular, escopo, prazo e riscos so fatores a serem geridos de forma aberta e compartilhada pelos envolvidos (cliente e fornecedor). No Brasil hoje possvel identificar um movimento ainda que tmido nesta direo atravs da criao de PMOs (Project Management Office, instncia de auditoria e suporte terico e prtico aos projetos), junto s reas de sistemas de grandes empresas. Desta forma, ganha-se enorme eficcia e reduzem-se os riscos de chegar a pirmides inacabadas. Fonte REIS, Abel. Pirmides, sistemas e gesto de projetos . Revista Business Standard, [S.l.], jul. 2003. Disponvel em: < http://noema.typepad.com/dizeres/2006/03/pirmides_sistem.html >. Acesso em: 08 jan. 2007.