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2010
SECCION: A
El Instituto Tecnolgico Computacional INSTEC no cuenta con un sistema computarizado para el control de la informacin en las reas de: Direccin, Secretaria; Administracin y Consejera, lo que causa conflicto en la siguiente forma: rea de Direccin: o Manejo y actualizacin del inventario general de la institucin. o Control de docentes y sus inasistencias. o Control para evaluacin y supervisin de docentes. rea de Secretaria: o Retraso al momento de entregar notas parcial. o Problemas en la tabulacin de datos de matrcula inicial al momento de elaborar el informe para la oficina Distrital de Educacin. o Dificultad al momento de calcular los ndices y promedios acadmicos estudiantiles. o Dificultad para la realizacin de actas de graduacin, certificaciones de estudio, y de conducta. o Control de documentos necesarios para el proceso de matrcula. o Reporte de alumnos reprobados por asignatura y por parcial. rea de Consejera: o Control de excusas e inasistencias estudiantiles. o Control disciplinario. o Control de habilidades y talentos. rea de Administracin: o Dificultad en el control de pago por parte de las mensualidades de los estudiantes. o Dificultad al momento de emitir planillas de pago tanto al personal docente y de servicio. o Control de ingresos, egresos y ganancias en cafetera escolar y otros ingresos.
Con lo anterior podemos plantearnos los siguientes objetivos: OBJETIVOS DE LOS PROCESOS: Acelerar un proceso. Optimizar un proceso al eliminar pasos innecesarios. Reduccin de errores en la captura de informacin mediante la modificacin de formularios y pantallas de despliegue. Reduccin de almacenamiento redundante de datos. Reduccin de salidas redundantes. Mejora de la integracin del sistemas.
OBJETIVOS CORPORATIVOS: Mejora de las ganancias. Apoyo a la estrategia competitiva de la organizacin. Incremento al apoyo de la toma de decisiones internas para que estas sean ms eficaces. Incremento en la moral de los empleados. Mejorar el control en el rea de administracin de la empresa. Mejorar el servicio al cliente.
Cada uno de los objetivos anteriores se ha propuesto con la meta de mejorar la calidad del sistema tanto en procesos como para el rea corporativa. La siguiente cuadricula de viabilidad le muestra el impacto que tienen los objetivos propuestos para el sistema, comparando cada uno de los procesos y as usted podr determinar qu tan necesario le es implementar o no el nuevo sistema informtico en su empresa. Desde ya le aseguramos que le es totalmente viable su implementacin.
inventarios
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R Control docente Informes de inventario Informes de inasistencia docente Informe de evaluacin y supervisin docente Control de calificaciones S E estudiantiles Control de matricula
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C Informe de R calificaciones por E estudiante y por T parcial A Informe matricula R inicial I Informe matricula A final Informe de actas de graduacin Informe de certificacin de estudios Informe de constancias de conducta Informe de alumnos reprobados por asignatura y por parcial
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Acelerar un proceso
C Control de O inasistencias N Control disciplinario S Control de E habilidades y talentos J Informe de E inasistencias con y R sin excusas I A
A Control de pago D estudiantil M Control de planillas I N I S Control de operaciones varias Control de cafetera Informe disciplinario
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Incremento al apoyo de la toma de decisiones internas para que estas sean ms eficaces
D Administracin de I E C C I O N
S
inventarios
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R Control docente Informes de inventario Informes de inasistencia docente Informe de evaluacin y supervisin docente Control de calificaciones S E estudiantiles Control de matricula
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C Informe de R calificaciones por E estudiante y por T parcial A Informe matricula R inicial I Informe matricula A final Informe de actas de graduacin Informe de certificacin de estudios Informe de constancias de conducta Informe de alumnos reprobados por asignatura y por parcial
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Incremento al apoyo de la toma de decisiones internas para que estas sean ms eficaces
C Control de O inasistencias N Control disciplinario S Control de E habilidades y talentos J Informe de E inasistencias con y R sin excusas I A
A Control de pago D estudiantil M Control de planillas I N I S Control de operaciones varias Control de cafetera Informe disciplinario
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DETERMINACION DE RECURSOS VIABILIDAD TECNICA: Requisitos mnimos de sistema: Software Windows XP. Espacio en Disco Duro 512 MB. RAM 256 MB. VIABILIDAD OPERATIVA: La implementacin del sistema es viable operativamente dado que existe la necesidad ltete de manejar un sistema computarizado para el manejo de la informacin y la realizacin de procesos. TIEMPO REQUERIDO:El tiempo que necesitamos para el anlisis del sistema fue de 15 das distribuyendo las actividades de acuerdo a un orden jerrquico.
II.
Para poder determinar los requisitos del sistema es necesario tener informacin sobre la empresa, por lo que utilizaremos el mtodo de recopilacin de informacin de la Encuesta. Elaborando as 4 encuestas dirigidas a personas y reas diferentes. El siguiente es el formato de las mismas
AREA DE DIRECCION
ENCUESTA CERRADA Ing. Gloria Karina Valdivieso Directora del Instituto Tecnolgico Computacional.
Objetivo: Determinar los requerimientos del sistema en el rea de direccin. 1. Cuenta con un sistema computarizado para el control de la informacin que maneja en su rea? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. Cada cunto tiempo revisa o actualiza el inventario de la institucin? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. Cuntos de sus empleados estn en forma permanente? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Cada cunto tiempo contrata personal de forma interino? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. Cmo maneja la informacin de las inasistencias de su personal? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 6. Qu tan importante es para usted la evaluacin del trabajo que realiza el personal a su cargo?
___________________________________________________________________ ______________________________________________________________ 7. De qu manera influye o como afecta el resultado de la evaluacin del personal a su cargo? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________
AREA DE SECRETARIA
ENCUESTA CERRADA Licda.: __________________________________________ Secretaria Escolar del Instituto Tecnolgico Computacional.
Objetivo: Optimizar el proceso de matrcula y calificaciones en el instituto. 1. En promedio Cuntas Certificaciones de estudio elabora el mes? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. En promedio Cuntas constancias de conducta elabora al mes? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. Cada cunto tiempo tiene que actualizar el banco de notas estudiantiles? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Cmo realiza el proceso de llenado y entrega de calificaciones? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. Cul es el procedimiento para obtener los promedios estudiantiles? ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________ 6. A quin est dirigida la informacin del banco de datos de toda la matricula estudiantil? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________
AREA DE ADMINISTRACION
ENCUESTA CERRADA Profa.: _____________________________________________ Administradora del Instituto Tecnolgico Computacional.
Objetivo: Determinar la importancia del control administrativo para la toma de decisiones de la empresa. 1. Cul es el procedimiento que sigue para el control de pagos estudiantiles? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 2. Qu tan valioso es saber que personas estn morosos con la institucin? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 3. Qu proceso realiza al momento del pago de planilla a su personal? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 4. Cmo lleva el control del valor de inversiones que realiza a la institucin? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 5. Qu control existe con los egresos y otros ingresos a la institucin? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. Diferente a el pago de los estudiantes Qu ingresos tiene la institucin? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________
AREA DE CONSEJERIA
ENCUESTA CERRADA Lic.: ____________________________________________ Directora del Instituto Tecnolgico Computacional.
Objetivo: Enumerar los procesos de control que se manejan en consejera. 1. Mencione 2 necesidades ms grandes que surgen para el buen control de las operaciones que usted maneja? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. Qu tan importante es el control de talento que los estudiantes manejan? Por qu? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. En promedio Cuntos estudiantes son sancionados por mes? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 4. En promedio Cuntos estudiantes presentan inasistencias al mes? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. De qu forma afecta el informe de las inasistencias es la toma de decisiones? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 6. De qu forma afecta el informe disciplinario para la toma de decisiones? ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________
Tabulacin de datos, resultado de la encuesta: PREGUNTA Cuenta con un sistema computarizado para el control de la informacin que maneja en su rea? Cada cuanto tiempo revisa o actualiza el inventario de 2 veces: al inicio y al Al llevar un control sistematizado final del ao. de su inventario ahorra tiempo al momento de elaborar informes y la bsqueda de un objeto. Cuntos de sus empleados estn en forma permanente? 5 de personal administrativo, el contrato se renueva cada ao para los maestros. Cmo maneja la informacin de las inasistencias de su personal? Qu tan importante es para usted la evaluacin del trabajo que realiza el personal a su cargo? De qu manera influye o como afecta el resultado de la evaluacin del personal a su cargo? escritos de consejera basado en diarios pedaggico. Es indispensable, ya que peridicamente se debe evaluar y dar retroalimentacin a los docentes. Se espera mejorar la eficiencia y la calidad educativa. Al tener una autoevaluacin docente el mismo se dar cuenta de su resultado y entender en que est fallando. Adems de la observacin, puede realizar la evaluacin mediante un programa de computadora, que se llamara autoevaluacin docente. La implementacin de un software que le permita llevar el control de los datos del personal en forma permanente y con los docentes que renuevan contrato cada ao. control de inasistencias docentes en el departamento de consejera. RESPUESTA No, No contamos con un sistema computarizado. SOLUCION La implementacin de un sistema mejora el control de la informacin.
rea de Direccin
la institucin?
rea de Secretaria
Tabulacin de datos, resultado de la encuesta: PREGUNTA Mencione 2 necesidades ms grandes que surgen para el buen funcionamiento de las operaciones que Ud. maneja? Qu tan importante es el control de talento que los estudiantes manejan? Por qu? Es importante identificar las habilidades y destrezas debido a que es un recurso que debe aprovechar para fortalecer valores institucionales. En promedio Cuntos estudiantes son sancionados por mes? Aproximadamente en un rango de 5 a 8 estudiantes (incluyen llamados de atencin por escrito) En promedio Cuntas En un rango de 5 a 8 estudiantes presentan inasistencias al mes? De qu forma afecta el informe de las inasistencias en la estudiantes por curso. Justificadas e injustificadas. Afecta en el buen rendimiento acadmico. Esto significa que es necesario tener un banco de datos que se utilizara para llevar un mejor control de los sancionados y emitir informes de estudiantes que ameritan expulsin. Un control de inasistencias le permitira tener acceso a la informacin que necesita en el momento indicado. Al llevar un control de las inasistencias la institucin tiene documentacin que le avala y Un programa informtico puede llevar el control de que estudiantes son hbiles de acuerdo al rea y emitir informes de los mismos. RESPUESTA Carencia de una oficina especial de consejera y carencia de un departamento de orientacin. SOLUCION Se recomienda la asignacin de espacio fsico que se asigne como oficina de consejera.
rea de Consejera
toma de decisiones?
Incrementa los ndices de reprobacin en caso de que un estudiante sea sancionado con una expulsin. Veo ms productivo un informe disciplinario es una herramienta de trabajo que contribuir mas a mejorar las normas de convivencia escolar porque se establecen estrategias para que mejoraran la conducta en estudiantes y docentes.
Informes peridicos disciplinarios el ayudaran a mejorar calidad educativa y le permitira hacer mediante una forma sistematizada. Trayendo importantes avances a sus sistema manual actual.
III.
Por medio de los siguientes diagramas de flujo mostraremos el flujo de la informacin y posibles decisiones estructuradas que tomemos para que el sistema sea mucho ms eficaz: Flujo de datos para el control de inventario:
Inventario
Si el estado es bueno.
Archivo de informacin del inmueble Determinar el estado en que se encuentra Si el estado es malo. Bueno/mal os Cambiar el valor igualndolo a Lps. 0
Inventario
Personal de servicio
Crear registro de los datos personales de los estudiantes Crear registro de los datos de la persona encargada del alumno Asignar modalidad, curso y seccin Asignar valor de mensualidades y fechas de pago
Matricula estudiantil
Llenar registro de fecha de inasistencia, a quien se presenta, por quien es presentado y al mes a que corresponde
Inasistencias Estudiantiles
Buscar en el diario pedaggico el nmero de inasistencias por mes y llenar registro en banco de datos
Inasistencias Estudiantiles
Habilidades y talentos Archivo de informacin del estudiante Crear registro del RNE del estudiante Archivo de informacin de habilidades y talentos
Inasistencias Estudiantiles
Tablas de retencin
Conciliacin de planilla Calcular sueldo neto Crear archivo de conciliacin de planilla Archivo maestro de empleados Imprimir planilla del empleado
Planillas
PROPUESTA
Se creara un sistema capaz de generar planillas sin error en os calculo, adems llevara control de cuadro de salidas e ingresos extras, prdidas y ganancias, emitir informe de morosidad de los alumnos aumentando las ganancias corporativas; en cuanto a secretaria ser capaz de controlar la informacin necesaria para matricula, generar informes de matricula inicial y final, ahorra tiempo de llenar calificaciones manualmente pues ser capaz de generar sus propias boletas de calificaciones a partir de su banco de notas, reducir el trabajo de bsqueda pues ser capaz de generar certificaciones de estudio y constancias de conducta. Tendr control disciplinario influyendo en la toma de decisiones al momento de expulsar un estudiante si su nmero de faltas muy graves exceden a 3. Ser capaz de realizar evaluaciones docentes influyendo estas en la toma de decisiones direccional del instituto.
CONCLUSIONES
La empresa necesita un cambio en la forma de realizar sus operaciones y un sistema informtico es el que se adapta mejor a la situacin.
Con la implementacin del software de reduciran mrgenes de error al momento de generar planillas. Aumento en ganancias corporativas por constante actualizacin del informe de morosidad permitiendo tomar medidas con los mismos. Mejora la disciplina e imagen de la institucin al momento de aplicar sanciones de una forma ms eficiente segn sea necesario. Reduccin de pasos innecesarios eliminando el control manual de llenado de calificaciones. Mejora del control de inventario en la institucin, mediante el control de inventario general.
ANEXOS