PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

Revis: Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin Vicerrector Administrativo Aprob: Vicerrector Acadmico

Cdigo : PSE.01 Versin : 06 Pgina 1 de 12 Fecha de aprobacin: Noviembre 19 de 2007 Resolucin N 1736

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditoras internas en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los lineamientos de la Institucin y las normas aplicables segn los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad.

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditoras Internas que se realicen a los procesos y elementos de los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad y a los Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditacin de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC ISO 19011:2002

Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007 Norma NTC ISO 17025:2005

Norma NTC ISO 15189:2007

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Sistema de Gestin: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la poltica y adems para definir y controlar una Organizacin con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibracin. Alcance de la Auditora: El alcance describe la extensin y lmites de la auditora en trminos de localizacin fsica, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditora. Auditado: Organizacin o persona que se somete a una auditora. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Auditor Lder: Persona externa o funcionario de la Organizacin que coordina y direcciona el desarrollo de la auditora interna y que cumple con el perfil establecido. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Auditora Interna: Proceso sistemtico, objetivo e independiente realizado por la misma Organizacin. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Conclusiones de Auditora: Resultados de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la misma. Criterios de la Auditora: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditora.

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DEFINICIONES

Equipo Auditor: Una o ms personas que llevan a cabo una auditora, con el apoyo de expertos tcnicos, si se requieren. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora y que sea verificable. Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la auditora, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES

El Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin, debe definir el programa de formacin para los Auditores Internos que contribuyan al fortalecimiento de sus competencias y desempeo, teniendo en cuenta los siguientes parmetros : a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad (Anexo No. 1 del PSE.01). La actualizacin del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versin ni descripcin de los cambios realizados en el Documento. b) La informacin registrada en la base de datos de las hojas de vida de los auditores. c) La certificacin de las experiencias en auditoras. d) Las evaluaciones de competencias y desempeo realizadas por el equipo auditor. La asignacin del tiempo de auditora requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor lder correspondiente junto con su equipo auditor, durante la preparacin del Plan de Auditoras Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditora, cada proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditora anteriores. El equipo auditor realizar el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditoras Internas y Externas; as mismo, el cierre de dichas acciones estar a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:
ACCIONES CORRECTIVAS Calidad Seguridad y Salud Ocupacional Ambiental Laboratorios RESPONSABLE DE CIERRE NC de Auditora Interna: Auditor Interno que identific la No Conformidad. NC de Auditora Externa: Lder del Proceso Seguimiento Institucional. Lder del Proceso de Talento Humano Lder del Proceso de Gestin Ambiental Auditor Lder de Laboratorios

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Inicio/Fin

Actividad

Decisin

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

Conector

Conector de pgina

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

PROGRAMACIN DE AUDITORAS 1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de Gestin adoptados por la UIS o de los Laboratorios, teniendo en cuenta los siguientes aspectos, segn aplique: a) Grado de intervencin de los requisitos crticos de norma en cada uno de los procesos, segn la Matriz de interrelacin de requisitos incluida en el Manual del Sistema de Gestin Integrado o Manuales de Calidad de los Laboratorios. b) Nmero de No Conformidades detectadas durante la auditora anterior. c) Grado de intervencin de determinado proceso en los dems procesos del S.G.I (transversalidad). d) Criticidad de los Riesgos. e) Nmero de Accidentes/Incidentes. f) Indicadores. g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales. 2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad. Para la programacin de las auditoras internas, es necesario considerar que todos los procesos, subprocesos, y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al ao. - Informe de Auditoras previas. Director de Control - Caracterizaciones de Interno y Evaluacin de los procesos. Gestin y Auditor Lder - Matriz de Interrelacin de Requisitos. Anexo 1 Manual del Sistema de Gestin Integrado MDI.01

1. Revisin del estado de los Procesos, Subprocesos o Unidades del SGI-UIS o Laboratorios

2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin y Auditor Lder

- FSE.01 Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

Propuesta Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

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DIAGRAMA DE FLUJO
1

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3. Presenta al Comit del SGI el Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

3. Presenta al Comit del SGI el Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

FSE.01 Programa Anual Director de Control de Auditoras Internas Interno y Evaluacin de de los Sistemas de Gestin Gestin.

Requiere ajustes? Si 4. Realiza los ajustes correspondientes. No

4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin, de acuerdo a las observaciones efectuadas por Comit del SGI.

Director de Control FSE.01 Programa Anual Interno y Evaluacin de de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin Gestin. FSE.01 Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

5. Aprueba el Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

5. Aprueba el Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

Comit del SGI

Acta de Comit del SGI

PLANEACIN DE AUDITORAS
6. Elabora el Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin (FSE.02), definiendo entre otros, los siguientes aspectos: Objetivo. Alcance. Equipo auditor. Fechas y tiempos de realizacin de auditoras.

Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

-FSE.02 Plan de Auditor Lder y equipo Auditoras Internas de auditor los Sistemas de Gestin.

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DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. Aprueba y Comunica el Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

7. Aprueba y comunica el Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin al lder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio a auditar, segn aplique. Cualquier modificacin al Plan de Auditora Interna debe ser acordada entre las partes antes de continuar con el proceso de auditora. PREPARACIN DE AUDITORAS 8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo de la auditora.

Director de Control Interno y Evaluacin de -FSE.02 Plan de Gestin. Auditoras Internas de los Sistemas de Auditor Lder de Gestin. Laboratorios

8. Consulta los documentos del SGI pertinentes.

Comunicacin del Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

- Documentos y/o registros de los Auditor Lder y equipo Procesos, auditor subprocesos, unidades o Laboratorios auditados.

9. Prepara la documentacin para la realizacin de auditoras internas de los Sistemas de Gestin.

9. Prepara los documentos necesarios con base en la revisin de la informacin pertinente relacionada con sus asignaciones de auditora. Entre dichos documentos se encuentran las listas de verificacin creadas por cada auditor.

Auditor Lder y equipo auditor

-FSE.03 Lista de verificacin.

EJECUCIN DE LAS AUDITORAS

10. Realiza reunin de apertura.

10. Realiza la reunin de apertura, en la cual se presenta el Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin, y se resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la reunin en el registro FTH.33 Control de Asistencia.

Equipo auditor

Control de Asistencia a la reunin de apertura

-FSE.02 Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin. - FTH.33 Control de Asistencia

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DIAGRAMA DE FLUJO
3

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

11. Desarrollo de auditoras en el sitio.

11. Recolecta y verifica la informacin de los procesos, subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados, a travs de la revisin de documentos y registros, observacin directa y entrevistas al personal; confrontndolo con los criterios de auditora para generar los hallazgos segn corresponda, diligenciando el Formato Lista de Verificacin FSE.03. NOTA: Durante la auditora, el auditor lder puede reunirse peridicamente con el equipo auditor para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar trabajo entre los auditores, segn se requiera. 12. Informa al lder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio y al personal involucrado los principales hallazgos una vez terminada la auditora.

Equipo Auditor

-FSE.03 Lista de Verificacin.

Lista de Verificacin

12. Informa al lder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio los principales hallazgos.

Auditor Lder

13. Prepara el Informe de Auditora.

13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditora, diligenciando el Formato FSE.04

Auditor Lder junto a su equipo auditor

-FSE.03 Lista de Verificacin. -FSE.04 Informe de Auditora Interna de los Sistemas de Gestin.

Informe de Auditora Interna de los Sistemas de Gestin.

14. Realiza reunin de cierre.

14. Realiza la reunin de cierre presidida por el auditor lder y las personas responsables de los procesos, subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para presentar el Informe de Auditora haciendo nfasis en: a) Los hallazgos de la auditora. b) Las conclusiones de la auditora. Esta informacin se presenta para que sea comprendida y reconocida por el auditado. Nota: El director de Control Interno y Evaluacin de Gestin podr asistir a las reuniones de cierre.

Auditor Lder

FSE.04 Informe de Auditora Interna de los Sistemas de Gestin.

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DIAGRAMA DE FLUJO
4

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y MEJORA 15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE.02 - PSE.02 Procedimiento Acciones Preventivas / Correctivas Auditor Lder - FSE.08 Evaluacin de Lder del Proceso/ Desempeo del Subproceso Auditor Interno. Jefe de Unidad Director de Laboratorio

15a. Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE.02

15b. Realiza evaluacin de desempeo.

15b. Realiza la Evaluacin de Desempeo a los miembros del equipo auditor.

16. Analiza resultados obtenidos de la Evaluacin de Desempeo.

16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluacin de Desempeo del Auditor Interno para ser comentados con el equipo auditor y presentar reporte al lder de proceso de Seguimiento Institucional.

Auditor Lder y equipo - FSE.08 Evaluacin de Desempeo del auditor Auditor Interno.

17.Evaluacin de desempeo al auditor lder

17. Realiza la evaluacin de Desempeo al Auditor lder, con su respectiva retroalimentacin.

Lder Proceso Seguimiento Institucional

- FSE.20 Evaluacin de Desempeo del Auditor Lider.

18. Anlisis de la Evaluacin de desempeo

18. Analiza conjuntamente con el auditor lder el reporte de la Evaluacin de desempeo aplicada al equipo auditor con el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el proceso

Lder Proceso Seguimiento Institucional

- FSE.08 Evaluacin de Desempeo del Auditor Interno.

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 02 03 04 05

Noviembre 19 de 2007

Creacin del Documento Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminacin de las Actividades No. 16, 17. 18 y 19 por inclusin del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18 Inclusin de la consideracin relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditoras externas. Inclusin en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluacin de Desempeo del Auditor Lder como documento de referencia. Cambio del nombre del procedimiento. Inclusin de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025, actualizacin de la NTC GP 1000:2009. Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestin. Inclusin de los Laboratorios en el Alcance. Ajuste en la definicin de Sistema de Gestin. Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusin de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad. Inclusin de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusin del Auditor Lder como responsable de la actividad No. 7, modificacin de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunin de Apertura por el Registro FTH.33, inclusin del Director de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b. Inclusin de los Sistemas de Gestin en la Actividad No. 1, as como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental. Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusin de los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad y los lderes de proceso/subproceso y jefes de unidad. Inclusin del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01

Octubre 03 de 2008 Marzo 11 de 2009 Abril 15 de 2009 Septiembre 21 de 2009

06

Mayo 24 de 2011

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ANEXOS PERFIL DEL AUDITOR INTERNO

PERFIL NTC - ISO 9001:2008 / NTC GP 1000:2009 NTC OHSAS 18001:2007 Profesional/Tecnlogo en cualquier rea - Diplomado NTC ISO 9001:2008 NTC - Diplomado NTC OHSAS GP1000:2009 Diplomado 18001 Diplomado en Sistemas Sistemas de Gestin de la Integrados HSEQ. Calidad. - Formacin como Auditor - Formacin como Auditor Interno Interno. - Formacin en los siguientes temas: Formacin NTC ISO 14001:2004 NTC - ISO 17025:2005 NTC ISO 15189:2007 Certificados Normas Integradas Registros

Educacin

Profesional en reas Bacterilogo, Sumatoria de requisitos relacionadas con Microbilogo o Analista definidos en cada Norma laboratorios de Laboratorio Clnico

- Diplomado NTC- ISO 14001:2004 Diplomado en Sistemas Integrados HSEQ.

- Diplomado NTC- ISO - Diplomado NTC- ISO 17025:2005. 17025:2005. - Formacin como Auditor Interno en NTC ISO 170252005. - Formacin como Auditor Interno en NTC ISO 170252005.

- Formacin como Auditor Interno.

- Formacin en los siguientes temas: 1.Metodologa para 1.Metodologa para identificacin identificacin de aspectos y de peligros y evaluacin de riesgos evaluacin de impactos 2.Requisitos legales aplicables a 2.Requisitos legales aplicables SISO a ambiental 3.Controles operacionales 3.Controles operacionales 4.Planes de emergencia y 4.Planes de emergencia y contingencia contingencia 5.Inspecciones planificadas en 5.Programas de gestin SISO 6.Investigacin de incidentes 7.Programas de gestin

Sumatoria de requisitos definidos en cada Norma

Certificados

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ANEXOS PERFIL DEL AUDITOR INTERNO

PERFIL NTC - ISO 9001:2008 / NTC GP 1000:2009 Laboral: Laboral: NTC OHSAS 18001:2007 NTC ISO 14001:2004 Laboral: Laboral: NTC - ISO 17025:2005 NTC ISO 15189:2007 Normas Integradas Registros

Laboral: Mnimo 6 meses de Mnimo 6 meses vinculado a la Mnimo 6 meses de vinculacina vinculacin a la UIS o 6 Mnimo 6 meses vinculado a la Mnimo 6 meses vinculado a UIS o dos aos de experiencia la UIS o 6 meses de experiencia meses de experiencia UIS. la UIS. laboral. laboral en Laboratorios. laboral en Laboratorios Clnicos. Como Auditor: Como Auditor: Como Auditor: Como Auditor: Como Auditor:

Experiencia

Participacin como auditor Participacin como auditor Participacin como auditor Participacin como auditor Participacin como auditor observador en dos procesos acompaante en dos (2) observador en dos procesos observador en dos procesos o observador en dos laboratorios o unidades con una duracin laboratorios con una con una duracin mnima de unidades con una duracin mnima con una duracin mnima de diez mnima de diez (10) horas de duracin mnima de 30 Sumatoria de requisitos diez (10) horas de auditora. de diez (10) horas de auditora. y seis (16) horas de auditora. auditora. horas. definidos en cada Norma Participacin como auditor Participacin como auditor Participacin como auditor Participacin como auditor acompaante en tres (3) acompaanteen tres (3) procesos acompaante en tres (3) acompaante en dos (2) procesos con una duracin o unidades con una duracin procesos o unidades con una laboratorios con una duracin mnima de 15 horas. mnima de 15 horas. duracin mnima de 15 horas. mnima de 30 horas. En ausencia de las dos En ausencia de las dos anteriores, anteriores, experiencia como experiencia como Auditor Interno Auditor Interno en mnimo en mnimo dos auditoras en dos auditoras en entidades entidades externas a la UIS. externas a la UIS. En ausencia de las dos En ausencia de las dos anteriores, anteriores, experiencia como experiencia como Auditor Interno Auditor Interno en mnimo en mnimo dos auditoras en dos auditoras en entidades entidades externas a la UIS. externas a la UIS.

Certificados

Habilidades

Trabajo en equipo. Liderazgo. Capacidad de anlisis. Planificacin y organizacin. Facilidad de comunicacin verbal. Comunicacin escrita adecuada.

Certificados. Pruebas Sicotcnicas. Evaluacin de Desempeo de Auditor Lder

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ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL AUDITOR PLANEACIN - Elaborar conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de Auditoras Internas de Calidad (FSE.02) PREPARACIN EJECUCIN SEGUIMIENTO Y MEJORA

- Planear y desarrollar las tareas -Realizar la reunin de apertura, en - Realizar seguimiento a las acciones asignadas por el Auditor Lder la cual se presenta el Plan de correctivas que son resultado de la Auditoras Internas de Calidad, y auditora. se resuelven las dudas existentes, dejando evidencia de los participantes, en el Formato FTH33. Control de Asistencia. -Consultar los documentos - Ejecutar la auditora. Recolectar pertinentes para el desarrollo y analizar las evidencias de de la auditora. auditora que sean pertinentes y suficientes para obtener conclusiones. -Preparar los documentos necesarios para la realizacin de las auditoras. Entre dichos documentos se encuentran las listas de verificacin. - Elaborar y entregar al Auditor Lder el Informe de Auditora con sus respectivos soportes en los tiempos establecidos. - Verificar que la documentacin - Realizar los ajustes y correcciones est a disposicin y sea a los que haya lugar al informe de comprendida por el auditor auditora observador o acompaante asignado. -Participar en las actividades de Evaluacin del Desempeo de Auditores Acompaantes y Observadores.

- Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Lder.

INTERNO

- Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluacin de desempeo.

-Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como auditor.

-Apoyar el Proceso de formacin de auditores observadores y acompaantes en cada una de las etapas del procedimiento, segn corresponda.

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ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL AUDITOR

PLANEACIN

PREPARACIN

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y MEJORA -Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como auditor.

Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Lder.

- Consultar los documentos -Participar en la Reunin de pertinentes para el desarrollo apertura, Auditora en sitio y de la auditora. Reunin de cierre. - Preparar los documentos -Participar en la elaboracin del necesarios con base en la informe de auditora. revisin de la informacin pertinente, relacionada con sus asignaciones de auditora segn orientaciones del Auditor interno.

Conocer el Plan de Auditoras Aprobado ACOMPAANTE

- Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluacin de desempeo.

Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Lder. OBSERVADOR

-Consultar los documentos -Participar en la Reunin de pertinentes para el desarrollo apertura. de la auditora asignada. -Interactuar Interno. con el Auditor -Participar como observador en la auditora en sitio.

-Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como auditor.

Conocer el Plan de Auditoras Aprobado

-Interactuar con el Auditor Interno. - Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluacin de desempeo.