UNIDAD 5 :

FUNCIN COMPRAS
(PUEDE RECIBIR EL NOMBRE DE ABASTECIMIENTO O SUMINISTROS )

Tarea bsica: Obtener en tiempo, cantidad, calidad y al mnimo costo, los materiales, equipos, elementos y servicios que requiera la organizacin para su operacin.

Es un rea de fundamental importancia en cualquier organizacin por su incidencia en la economa y finanzas (maneja un porcentaje elevado del presupuesto general en materiales y contratos).

Adems est directamente comprometida con el cumplimiento de las metas productivas programadas, debido a su responsabilidad en las entregas.Segn el manejo de los pedidos, la administracin del rea Compras puede CENTRALIZADA : Las rdenes pasan casi en su totalidad a travs del departamento Compras DESCENTRALIZADA : El trmite lo realiza cada sector directamente SISTEMA MIXTO: Se aplican ambos criterios segn el tipo de pedido o contrato

ser:

Relaciones con otras reas :

Est directamente vinculada a Produccin, Planificacin, Control de Calidad, Mantenimiento e Ingeniera.

Compras
Circuito simplificado de solicitudes de materiales :
PRODUCCION MANTENIMIENTO
NOTA DE PEDIDO ORDEN DE COMPRA

COMPRAS
INGENIERIA OTROS SECTORES
ENTREGAS

PROVEEDOR
OFERTAS

ALMACENES

CONTROL DE CALIDAD

Contadura

Asistencia computarizada: Actualmente el rea de compras puede estar totalmente informatizada, existiendo programas destinados a administrar y controlar el circuito de solicitudes, adquisiciones y contratos para cualquier tipo de organizacin. Seguidamente se dan aplicaciones tpicas del uso de ordenadores en este sector.

Las empresas grandes implementan lo que se define como sistemas

informticos integrados ( tales como SAP o ADABAS). Estos sistemas permiten unificar las opera-ciones de todos los sectores de la empresa relacionadas con el abastecimiento de ma-teriales o servicios a contratar.

Algunas empresas estn implementando sistemas de licitacin y adjudicacin va internet. Incluso se da el caso en que los proveedores realizan ofertas conociendo las de sus competidores ( Bidding) ( Remate)

Reposicin automtica de stocks:

La informacin de existencias en Almacenes y en lneas, volcada a una base de datos, permite reponer elementos por medio de la emisin automtica de un pedido de compra, cuando los niveles de stock llegan a un valor mnimo preestablecido.-

Recepcin automatizada: Es usado donde se mueven grandes cantidades de cajas con artculos a depositar o ingresar. Una cmara lectora a distancia (Charge Coupled Device - CCD) incorporada en una auto-cargadora, permite leer el cdigo (normalmente de barras) de un contenedor ubicado hasta unos 3 metros de distancia.

Este dato es transmitido por la antena del vehculo a un centro donde se procesa toda la informacin y documentos relacionados con la compra y su recepcin. El sistema tambin permite al operador de la auto-cargadora ubicar el material recibido en el estante correspondiente del depsito.

Bases de datos del sector Compras:

- Registro de proveedores : Por categora y por producto o servicio, nacionales e internacionales - Registro de pedidos y rdenes de compra - Planillas de seguimiento y control de entrega - Control de inventarios (stocks, curva ABC)

JIT (Just in Time) : Con la implementacin de este sistema de entrega de materiales ajustado en tiempo y forma a las necesidades de la empresa, cambiaron algunas reglas. El proveedor es el que debe tener disponibilidad del elemento o materia prima necesaria, y en algunos casos (por contrato) puede no ser controlado dicho material por la empresa solicitante Es el caso de materiales de gran consumo, donde incluso el proveedor 3

llega a ser responsable de la entrega al pi de lnea (de mecanizado, montaje u otra operacin)

Ejemplo: Compra y entrega de amortiguadores en la fbrica de automotores Ford DOCUMENTACION BASICA : 1) Emitida : - Ordenes de compra : Es el principal documento y pueden ser : - a) Abiertas : Adquisiciones menores repetitivas (papelera, lmparas, rodamientos) - b) Cerradas : Compras puntuales ( equipos ) - c) Programadas : Compras repetitivas ( Materias primas, insumos en general) - Pedido de cotizaciones - Planillas o tablas comparativas de ofertas (Registros) - Contratos especiales ( Las OC son contratos de rutina) - Informes ( de proveedores, materiales, stocks, servicios, estadsticas, evaluaciones) Control de inventarios ( Curva ABC )

2) Recibida :

- Notas de pedidos : solicitudes de mate-riales, equipos, servicios de los sectores - Programas de produccin y mantenimiento : Con requerimientos de elementos varios - Ofertas: Cotizaciones o propuestas de proveedores - Catlogos y nmina de proveedores - Planos y especificaciones para contratar (enviados por Dpto. Ingeniera) - Documentacin para importacin de productos - Notas de aprobacin de calidad (enviadas por Produccin, Calidad, Ingeniera u otro sector usuario) Remitos y facturas (para envo a Cuentas a pagar (Dpto. Contable)

Modelo de organigrama : El sector Compras puede depender de la gerencia de Produccin, de la gerencia general o de la gerencia de Planta.-

Compras
Modelo de organigrama : El sector Compras puede
depender de la gerencia de Produccin, de la gerencia general o de la gerencia de Planta.DEPTO COMPRAS
COMPRAS LOCALES ADMINISTRACION

ALMACENES

IMPORTACION